NQI - FOCUS N°9 Jeudi 14 mars Jennifer BOURGEOIS
NQI s'associe régulièrement avec des écoles de divers horizons (école d'informatique, école de commerces...), de divers profils (ingénieurs, BTS, secrétariat...) à travers des stages courts/longs, des contrats en alternances ou des projets/missions ponctuels. Dans ce contexte, nous avons confié une étude à un groupe d'étudiants de l'ESIEE (http://www.esiee.fr/) dans le cadre de leur cours de management de gestion de projet. Leur sujet d'étude était de réaliser une veille technologique orientée vers les outils collaboratifs pour projeter les pratiques des équipes projets en 2020, et de proposer une innovation de rupture. Nous vous présentons ici les résultats de leurs travaux en deux parties : Partie 1 : Les nouveaux outils collaboratifs, Partie 2 : La gestion de projet en 2020.
Les logiciels de gestion de projet sont devenus essentiels à l'organisation et à la mise en œuvre des activités de l'entreprise. Suivi et coordination des travaux de groupe, contrôle des flux d'informations, respect des deadlines et maîtrise des coûts : ces outils polyvalents sont adaptés aux besoins des petites entreprises comme des grandes structures, et sont souvent complémentaires des CRM et progiciels de gestion intégrée. En parallèle, la mise en place de certains outils collaboratifs permet de faciliter et d’augmenter la rapidité de communication, d’échange d’idées ce qui entraine une amélioration de la productivité et d’arriver à terme d’un projet beaucoup plus rapidement. Ces outils permettent de diminuer les coûts d’acquisition et d’utilisation, ils ont également comme objectif d’offrir des fonctionnalités clefs des outils de gestion de projets classiques (Gantt, pert, gestion des tâches…). L’optimisation significative due à la mise en place de l’ensemble de ces outils permet d’améliorer significativement la collaboration au sein de l’entreprise. Cependant, comment susciter l’adhésion de tous les acteurs à une nouvelle méthodologie de travail ? Comment prévoir les futurs besoins des utilisateurs ? Comment rompre avec ce qui existe aujourd’hui ? Comment sera l’outil de gestion de projet en 2020 voire au-delà ? Pour quel type de management devra-t-il être adapté ? Nous tenterons de répondre à ces problématiques dans ces deux parties succinctes.
Partie 1 : Les outils collaboratifs, une nouvelle méthodologie de travail Le partage d'informations et de travaux professionnels sont essentiels à la communication et à la productivité de l’entreprise. Grâce à certains outils sur internet, les collaborateurs peuvent créer, partager et modifier des fichiers de travail (ex : agenda, fichiers word, excel) en temps réel. Ces applications web sont simples d'utilisation. Elles permettent notamment d'améliorer la communication interne dans l'entreprise. Afin de comprendre les attentes des nouveaux managers en termes d’outils collaboratifs, il semble nécessaire d’étudier l’évolution de ces outils. Les logiciels de collaboration font partie des plus anciens domaines de l’informatique. Les premières communautés virtuelles remontent aux années 1960, dans les laboratoires et les universités. Le principe du courrier électronique date de 1966 et les premiers newsgroups ont été créés entre 1978 et 1988, avec l’ancêtre d’internet. Un pas décisif a été franchi à la fin des années 1980 avec le développement des logiciels de Computer Supported Cooperative Work (CSCW), dont l’exemple le plus connu est sans doute la plateforme Lotus Notes. Durant les 40 dernières années, le développement des systèmes d’information (SI) s’est opéré par vagues successives, pour arriver aux années 2000 qui marquent l’apparition des réseaux sociaux dans le grand public et du collaboratif en entreprise (Aaron et al. 2010). Aujourd’hui, pour les employés d’une entreprise, le travail s’organise souvent autour d’objectifs communs à atteindre. La collaboration entre les équipes voire entre les différents services est devenue primordiale et les interactions rendues nécessaires. De plus, à l’heure de la mondialisation, l’éloignement de des salariés les uns par rapport aux autres a transformé cette organisation du travail. La mise en place d’outils collaboratifs semble donc indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, notamment pour augmenter la productivité. 1
Aussi il n’est pas rare de constater le développement de ces solutions et la volonté grandissante qu’on les managers à faire accepter ces nouveaux outils par les salariés. Cependant, malgré leur mise en place, ces outils restent souvent très peu utilisés. L’usage est faible voire inexistant, seul l’échange de mail fait bonne figure. Pour finir, certaines PME ne possèdent pas du tout d’outils collaboratifs et/ou ne comprennent pas leurs utilités. Ces entreprises peinent en effet à formaliser et institutionnaliser ces nouveaux modèles organisationnels et à exploiter pleinement les spécificités de ces outils. Or, comment tendre à une meilleure utilisation ?
D’une utilisation accrue… Avant toute chose, il parait essentiel de se poser les bonnes questions. Si un outil collaboratif n’est pas bien reçu de la part des salariés plusieurs points doivent êtres soulevés. L’ergonomie et la simplicité d’utilisation doivent être étudiées avec précaution. Trop d'entreprises perçoivent encore les outils collaboratifs avant tout comme des outils et non comme des vecteurs d'enrichissement personnel. Beaucoup de dirigeants, influencés par des informaticiens "orientés système" et non "orientés service" s'imaginent qu'il suffit d'implanter un logiciel, un portail collaboratif, un wiki ou autre outil de partage pour les individus se mettent à communiquer et à échanger des informations. Certains dirigeants ne se préoccupent que très peu de savoir s’il la solution est adaptée ou non au personnel qui devra l’utiliser. N’est-ce pas l’une des clefs du manque d’utilisation de ces outils qui devraient pourtant permettre de faciliter la communication ? Il est nécessaire de prendre en compte de l’ensemble des facteurs inhérents à l’implantation d’un nouveau système d’information collaboratif pour créer des conditions propices à l’adoption de la technologie et à la création d’une dynamique d’utilisation, de flexibilité et de construction de sens. Si la mise en place de système de travail collaboratif semble constituer une approche pertinente dans le cadre de la création de groupe humains autour d’un projet commun, il convient au préalable de conduire une étude approfondie sur les acteurs, les objectifs ainsi que les usages, afin d’obtenir un cahier de charges répondant aux besoins des utilisateurs. Avant de faire l’acquisition d’un outil collaboratif il est donc nécessaire de prendre en compte la dimension humaine et de se pencher sur les attentes des employés. On entend souvent qu’un bon outil ne corrigera jamais les défauts d’une mauvaise équipe mais qu’une bonne équipe pourra toujours palier les outils inadaptés. Un logiciel inadapté ne sera pas ou que très peu utilisé. Il faut donc prévoir des sessions de formation en amont. L’objectif étant d’accompagner les employés, de leur faire découvrir le logiciel, et de susciter l’envie et la motivation nécessaire à une utilisation optimale. Il est à noter que le logiciel doit être suffisamment ergonomique pour une utilisation instinctive. Un logiciel facilement intégrable et qui s’adapte facilement aux processus et méthodologies déjà mises en place offrira une adhésion plus rapide et plus forte. De plus, afin que les employés utilisent ce logiciel, il faut qu’ils se sentent concernés. Dans ce sens, il parait utile de savoir repérer et convaincre les éléments moteurs de l’entreprise qui à leur tour pourront convaincre les autres salariés d’utiliser l’outil. La difficulté dans la mise en place d’une solution collaborative réside dans le fait qu’il est souvent difficile de convaincre la direction de l’importance de l’utilisation de celle-ci. Dans un pays comme la France, où nous avons eu, historiquement, une culture de l’entreprise paternaliste, la direction est souvent considérée comme un exemple à suivre pour ses employés en ce qui concerne le management. Il est donc impératif, pour une entreprise qui veut faire l’acquisition d’un outil collaboratif, d’impliquer la direction ainsi que tous ses managers, responsables et autres chefs de projet. Dans ce cadre, les managers sont plus que jamais un maillon essentiel : ils sont le lien entre les individus appartenant à l’organisation, et sont garants de la cohésion générale.
… vers l’adhésion de tous. L’implication et la responsabilisation de tous les acteurs des projets est un facteur clé pour sécuriser leur réussite. Démontrer l’intérêt que les employés et la direction ont à utiliser la solution collaborative est un défi qui mérite une attention particulière de la part de celui qui souhaite la mettre en place. Aussi, comment faciliter l’adhésion du personnel et de la direction d’une entreprise au nouvel outil collaboratif que l’on souhaite mettre en place ? Premièrement, pour qu’un outil collaboratif fasse partie intégrante de la vie de l’entreprise et surtout de celle de l’équipe projet, il faut que celui-ci fasse intégralement partie de la culture de l’entreprise. Or, ce qui est assez facile à faire accepter aux nouveaux salariés est souvent plus difficile pour les anciens qui ont des habitudes de travail bien ancrées, lesquelles seront bouleversées par l’arrivée de cet outil. L’être humain, est, par nature, réfractaire au changement. 2
Dans un second temps, l’implication forte de la direction est une condition sine qua non de la réussite de n’importe quel projet. Outre l’impulsion du projet, la direction joue un rôle très important de pilotage et d’arbitrage et la difficulté réside dans le fait que la mise en place d’un nouvel outil de travail ne doit pas être vécue comme une décision verticale imposée à tous. Le degré d'implication et de motivation des dirigeants de l'entreprise est un élément déterminant pour la réussite de tout projet. Dans cette perspective, le risque d'une certaine inertie interne ne peut être négligé. La direction devra donc soutenir l'effort collectif au sein de l'entreprise et notamment, être ellemême convaincue de l'intérêt d’utiliser la solution collaborative, savoir motiver les collaborateurs en leur démontrant les avantages et leur en expliquer les objectifs et les conséquences probables. Enfin, en ce qui concerne l’équipe et l’outil collaboratif, il est nécessaire de mettre en avant le fait que celui-ci fédère l’ensemble des actions du groupe ou de l’entreprise. Faire participer l’ensemble du personnel pour qu’il se sente concerné dans la démarche de mise en place de l’outil collaboratif permet de lever les résistances aux changements.
Partie 2 : La gestion de projet en 2020, vers une innovation de rupture ? Les outils collaboratifs évoluent sans cesse, leur utilisation aussi. Selon le Gartner, les entreprises vont continuer à s'équiper en applications collaboratives dans les années à venir. Le chiffre d'affaires du secteur représentait plus de 600 millions de dollars en 2010. Il devrait augmenter d'environ 15% avec près de 700 millions en 2015 et poursuivre sa progression en 2020 avec une prévision d'environ 900 millions de dollars. Il semble donc inévitable faire l’état des lieux des tendances actuelles et de se projeter dans le futur. Or, depuis quelques années, les systèmes d’information connaissent une nouvelle vague de développement en s’orientant vers des architectures plus collaboratives et ouvertes, caractéristiques du Web 2.0 ou «web social». Les technologies collaboratives impactent et modifient les frontières existantes des entreprises, en ouvrant la voie à de nouveaux modes d’échange, de partage et de communication affranchis des contraintes de temps et de lieu. Désormais les équipes peuvent travailler sur des fuseaux horaires différents, l’information étant, elle, disponible à n’importe quel moment. Au niveau de l'espace, pour un projet impliquant des collaborateurs dispersés, une plateforme commune devient un lieu virtuel de travail proche de chacun. Les médias sociaux, quant à eux, sont, désormais perçus comme autant de plateformes disponibles sur Internet permettant la création et l’échange de contenus (texte, audio, vidéo, etc.) entre utilisateurs grâce aux technologies « 2.0 ». Ces outils, déjà très fortement utilisés par le grand public, font désormais partie de l’environnement professionnel. Cependant, ce qui est nouveau aujourd’hui sera ancien demain. Et, tout comme il y a eu le web 2.0, qui centralisait le contenu autour de l'utilisateur et créait le web social, il y aura probablement un web 3.0. Aussi, au niveau de la gestion de projet, quelles sont les perspectives qui se dessinent pour les 10 prochaines années ? Quelles perspectives, mais surtout, quels passages obligés pour l’entreprise ?
Le cloud computing, une évolution majeure On entend parler depuis plusieurs années d’ « informatique dans le nuage » ou encore d’informatique dématérialisée, traduction de « Cloud computing ». Il s’agit de déporter sur un serveur éloigné le traitement informatique qui jusqu’ici s’effectue sur la machine de l’utilisateur ou du moins sur le serveur de l’entreprise. C’est une évolution majeure de l’informatique qui fait que les utilisateurs ou les entreprises ne sont plus gérantes de leurs serveurs informatique. Ils accèdent de façon souple et évolutive à de nombreux services en ligne sans avoir à gérer l’infrastructure. Les données de l’entreprise et les logiciels sont déportés de l’ordinateur vers le serveur distant, on ne sait où, d’où l’expression « dans le nuage ». Derrière les aspects purement techniques, économiques et commerciaux du cloud computing se cachent de fabuleux challenges technologiques qui nous conduisent peu à peu vers une transformation complète du marché de l'informatique. Aujourd’hui la technologie du Cloud Computing révolutionne le monde de l’entreprise et la sphère informatique. En effet l’informatique en nuage accroît la rapidité, la performance et la rentabilité des systèmes d’information traditionnels. Le Cloud Computing présente un indéniable avantage, en permettant à l’entreprise de convertir aisément des processus métier aux multiples composantes internes et externes en flux inter-entreprises complexes, mais néanmoins cohérents et adaptés à ses besoins.
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Dans le futur, les entreprises aux activités complémentaires collaboreront grâce à l’interconnexion de leurs processus. Il sera de ce fait beaucoup plus facile pour le système d’information d’une entreprise de communiquer et d’échanger avec les SI d’autres organisations pour exécuter des processus métier qui dépassent leur périmètre habituel. À mesure que les entreprises évolueront vers un modèle cloud, il deviendra rentable de délocaliser ces processus métier qui, du fait même de leur simplicité, pourront être utilisés tels quels, sans adaptation préalable – un peu comme un service collectif auquel le système d’information de l’entreprise n’aura plus qu’à se raccorder. Pour les fournisseurs, cette simplicité ouvrira la voie à des économies d’échelle, dans la mesure où ils feront bénéficier du même processus métier à des milliers de clients, sans avoir à le modifier ni à le personnaliser. Pour résumer, les avantages du Cloud Computing vont bien au-delà de la facturation selon la consommation et de la réduction des coûts informatiques. Cette technologie offre un nouveau modèle d’informatique délocalisée appelé à transformer radicalement le paysage métier et technologique. Petit à petit, le cloud computing pourrait donc transformer durablement l'entreprise telle qu'on la connait en quelque chose de beaucoup plus vague, quelque chose à la fois plus humain et plus insidieux. Le Cloud computing est la tendance du moment et des années à venir. L'informatique en nuage n'a représenté que 21 milliards d'euros en 2012. Comparé au 1 295 milliards d'euros pour l'ensemble des technologies de l'information et de la communication (TIC), cela fait peu. Mais selon une étude d’IDC, il faut s'attendre à une croissance record dont le chiffre d'affaires pourrait atteindre 838 milliards d'euros à l'horizon 2015.
La gestion de projet en mode Saas « Le SaaS ou Software as a Service» est un modèle de déploiement de logiciels par lequel un éditeur offre à ses clients la licence d’utilisation d’une application à la demande. Le logiciel est consommé comme un service. Les fournisseurs de logiciels en régime Saas assurent soit l’hébergement de l’application sur leurs propres serveurs web, soit le téléchargement du logiciel sur l’environnement client (ils peuvent le désactiver après utilisation ou expiration du contrat). Les fonctionnalités à la demande peuvent être gérées en interne ou par un tiers fournisseur de services d’applications. Le mode SaaS et le cloud computing sont deux concepts qui se ressemblent mais qui ne signifient pas pour autant la même chose. Le cloud computing (informatique dans les nuages) va permettre à l’entreprise de bénéficier d’une infrastructure informatique complète à distance pour utiliser des applications. Ce fonctionnement, basé sur la mutualisation des ressources, permet d’avoir des capacités illimitées (tant en matière de stockage que de bande passante). Le mode SaaS consiste, quant à lui, uniquement à fournir un abonnement à une application via internet. Le cloud computing est donc une notion beaucoup plus large que le SaaS, et englobe à la fois la mise à disposition, via internet, des 4 services suivants : Applications, stockage de données, exécution des applications et infrastructure. Selon une étude du Gartner, en 2015 les logiciels en mode Saas devraient connaître une croissance mondiale de 20,7% et une croissance européenne variant entre 15% et 30% (selon les secteurs). Le Saas représente actuellement marché de 12,1 milliards de dollars et des applications en entreprise toujours plus variées. Le SaaS confirme sa position de moteur en faisant l'objet d'une demande forte au sein de toutes les entreprises, en priorité les PME (49 %, soit 10 points de plus qu'en 2010) et les TPE (44 %) qui présentent un plus fort taux de demandes soutenues. 83 % des prestataires interrogés pensent que le modèle traditionnel de vente de logiciels devrait basculer progressivement vers le modèle SaaS. Ils étaient 88 % en 2010, ce qui tend à montrer qu'un certain consensus s'est installé auprès des prestataires. Si la pénétration du cloud computing est aujourd'hui davantage poussée par le SaaS, les grandes entreprises et ETI, le marché français poursuit sa croissance et devrait atteindre 2,3 milliards d'euros (contre 1,9 Md€ en 2010). Markess prévoit ainsi qu'en 2013 le marché français du cloud computing représentera 3,3 milliards d'euros et plus de 7 % du marché des logiciels et services informatiques. Toutefois, malgré ces bons résultats, la France conserve une moyenne inférieure à la moyenne européenne : une fois encore, le SaaS fait exception (31 % de pénétration),
Conclusion générale Premièrement, comme nous l’avons vu préalablement, pour qu’un outil collaboratif s’impose il doit y avoir une synergie entre les fonctionnalités de l’outil et l’efficacité du management de l’entreprise. Gagner la confiance par l’exemplarité, repérer les leaders et les bons collaborateurs, trouver des animateurs d’espace pour la formation, 4
adapter l’outil aux utilisations des différents services, voilà les défis de demain pour instaurer une solution collaborative au sein d’une entreprise. De plus, donner la possibilité à tout membre de l’organisation de bénéficier d’un espace d’expression et d’échange signifie également revoir les processus de gestion des informations. En effet, permettre des échanges transversaux, affranchis des contraintes de temps, de lieu mais aussi de « contrôle » hiérarchique induit une nouvelle forme de management. Deuxièmement, les responsables informatiques doivent aujourd'hui contribuer "visiblement" à la productivité et à la croissance de l'entreprise. Une nouvelle tendance qui positionne le responsable informatique comme générateur de revenus, et à la source de la création de valeur. La stratégie informatique ne se résume donc plus à mettre en place des logiciels ou à assurer de la prestation de services aux utilisateurs. Désormais, le département IT doit identifier et déployer des solutions qui assurent l'autonomie des collaborateurs pour des niveaux de performance toujours plus élevés. L’avenir du système d’information et du management de projet en général passe sans doute par le cloud computing qui gagne et continuera de gagner du terrain assez rapidement. Le cloud computing offre une plus grande agilité, plus de flexibilité et de fiabilité, mais aussi des gains de productivité. La transformation de l'entreprise par le biais de l'IT implique donc un véritable changement de mentalité pour le DSI. Pour le Gartner Group, l'ampleur de l'impact du cloud computing sur les DSI aura une magnitude similaire à celle qu'a le commerce électronique. Cette prédiction n'empêche pas le cabinet d'analystes d'alerter sur les risques inhérents à l'utilisation de ressources et de services informatiques mis à disposition par des tiers, via Internet. L'avènement du cloud computing est encore devant nous, mais il est désormais certain que la machine est lancée et prête à dévorer la totalité des parts de marché qui appartenaient jusqu'à présent à un petit nombre d'acteurs majeurs du marché de l'informatique. En dernier lieu, réduction des coûts, facilité de déploiement, gains de temps pour les équipes informatiques en interne, le model SaaS a plus d’un atout ! De la logistique aux ERP en passant par la bureautique, les logiciels en ligne ont le vent en poupe. Cependant, le SAAS ne peut, et ne pourra jamais se construire seul, et personne ne pourra y remédier. Le cloud computing lui-même est un domaine soumis à énormément de mutations, qui nécessite un certain nombre d'aménagements technologiques et psychologiques dans la vie de tous les jours. Ce n'est qu'en supposant que ces aménagements affluent dans le sens du cloud computing que l'on pourra assister à une révolution. Malheureusement, ce n'est pas quelque chose qui peut se provoquer facilement, et ce sera avant tout de petites évolutions successives qui feront du SAAS et du cloud computing ce qu'il sera dans les années à venir. A l'heure actuelle, il est relativement impossible de prédire la nature des évolutions qui se produiront, tout comme il est impossible de prédire quelle forme prendra le SAAS dans les années à venir. On ne peut que lui souhaiter de bénéficier des mutations bénéfiques qui interviendront dans les mois et années à venir. A suivre donc…
A propos des solutions NQI : Depuis 2007, NQI est devenu l’éditeur leader des solutions web collaboratives de pilotage d’activités et de gestion de projets pour le secteur public. Les solutions NQI s’intègrent complètement dans l’infrastructure des organisations et facilitent la communication, la coopération et la coordination des acteurs. NQI propose des solutions web collaboratives qui répondent aux trois grands domaines d'application suivants :
le pilotage des projets & des portefeuilles, le pilotage des opérations en maîtrise d’ouvrage, et le pilotage stratégique des activités.
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