NQI ‐ FOCU US N°2 Mardi 19 A Avril 2011 Jennifer BO OURGEOIS
Commeent une so olution web collaborrative peutt‐elle aiderr une orgaanisation à à piloter son plaan pluriann nuel d’invesstissementts ? La plan nification dees investisse ements d’uune organisattion est un n exercice complexe c dû à l’oppositiion entre le princip pe d’annuallité budgétairre et la duréée de vie des opérations qqui peuvent êêtre menées ssur plusieurs a années. Une plaanification pluriannuelle p efficace ddes investisseements repose sur les actio ons suivantes : Action 1 : Disposer d’un recenssement exha austif et d’uune classificattion des opéérations en fonction de la priorisation politique d du mandat en n cours, de leeur caractèree obligatoire ou d’urgence e et de l’intérrêt local ou communautaaire de l’équipement (rou te, bâtimentt…).
Acction 2 : Organiser la programmatio p on des opérations en fo onction de la a capacité dde financeme ent de la co ollectivité da ans le resspect des équilibres fin nanciers. Acction 3 : Faaciliter la con ncertation et le dialogue p permanent en ntre la direction généraale, la direcction des fin nances, les dirrections opéraationnelles ett les élus. Po our mener à bien ces actiions, une solu ution web qu ui collecte, centralise et distribu ue les informations s’impose. CCe type de solution co ollaborative permet p aux oorganisations de passer faacilement de la phase préévisionnelle (PPI) à la ph hase opératio onnelle de pllanification et de suivi de es opérations.
…de la planificatio on stratégiique à la p lanification n opération nnelle
Comme outil de pilo otage du PPI, une solutiion collaboraative aide à réconcilier en permanencee la vision financière avec lla vision physique par le su ivi
prrécis des misses à jour duu PPI et le suivi des différents éléments (fi nancement, budget, marchés, délais m s) des opératioons.
Voici com mme un tel ou util peut aiderr la collectivitéé à gérer les deux visions :: Mise à jour et pilo otage du PP PI (planificatiion stratégique) : La prograammation dees opérations dans le tem mps doit être continue, à la fois, pour sse projeter daans l’avenir ssur une période constante, et dans le bbut de corrigger régulièreement la programmation en fonction des aléas et des difficultés rencontrés au niveau bu udgétaire et aau niveau des projets. La m ise à jour réggulière du PP PI doit égalem ment prendre en compte lees demandes formulées pa ar les servicess et les élus. La solution co ollaborative centralise touttes les inform mations des opérations o ett ainsi facilitee la revue des opérations inscrites au P PPI au regard de l’échéanccier. Elle perm met de créer des versions de simulatio on par : • • •
d des changeements de priorité ddes o opérations, par l’inscriptiion / désinscription de teelle o ou telle opéraation par la modiffication ou l’ajustement ddes montants pro ogrammés sur la période de référence
Les différrentes version ns des budgets validés/vottés sont consservées comm me référence.
Mise M à jour et pilotaage des opérations o (p planification et suivi opératiionnel) : To ous les acteu urs qui particcipent aux co omités de pilotage du PPI ont la respo nsabilité via la solution du u suivi et de la mise à jouur, des indicatteurs, des taableaux de bord b et dess échéancierss qui les co oncerne directtement. La coonstitution des tableaux de e bord repose sur des élééments calculés par la so olution (indica ateur d’avanccement, conso ommation bu udgétaire…) mais surtouut sur des éléments co omplémentairres (commenttaires, docum ments liés) affin de concentrer l’ensembble des éléme ents utiles de e chaque opé ération. Chaqque domaine e (finance, juridique, technique…) nécessite un u suivi paarticulier tout en s’inscrivvant dans un n schéma global de réalisation des o pérations. Le e planning global de l’opération regrouupe les phases / étapes de es domaines dans un timinng général. Le es acteurs pe euvent suivre l’avancementt des phases d des autres do omaines de l’opération. Laa solution collaborative co ontribue ainsii à améliorer r le taux de réalisation r de es opérationss par un pilootage et une e lisibilité acccrue en disp posant d’un éétat global de e planning prrévisionnel (budgétaire / ééchéancier) et d’un état d’’avancement de chaque pphase / étape e dans les différents doma aines.
En concclusion La réussite du dérou ulement d’un n plan pluria nnuel d’investissements requiert d’unne part une organisation n transversse s’appuyantt sur une solu ution collaboraative de planification et de e suivi et, d’aautre part, un n changementt dans les pratiques pou ur partager l’information ett travailler en n mode projett. L’outil doit rester simple et accessiblee pour l’en nsemble des acteurs a pour faciliter les m mises à jour, améliorer la lisibilité des informationss et rendre lee pilotage p plus efficace.
A propo os des solutions NQI : Depuis 2007, NQI est deevenu l’éditeur leader des soluutions web collaboratives de p pilotage d’activvités et de gestion de projets e facilitent la pour le ssecteur public. Les solutions NQI s’intègrennt complètement dans l’infrasstructure des oorganisations et commun nication, la coop pération et la c coordination de es acteurs. NQI propose des s olutions web c collaboratives q qui répondent on suivants : lee pilotage des p projets & des p portefeuilles, lee pilotage des o opérations en aux trois grands domaines d'applicatio égique des activvités. maîtrise d’ouvrage et lee pilotage straté