CZĘŚĆ II. FUNKCJONOWANIE DRUŻYNY
program możesz przedstawić do wglądu dyrekcji szkoły lub innej placówki, przy której działa drużyna, a także rodzicom harcerzy.
Dokumentacja pracy zastępów Dokumentację dotyczącą zastępów możesz przechowywać w oddzielnej teczce lub włączyć do książki pracy drużyny. Zadbaj przede wszystkim o programy pracy oraz listy członków zastępów. Ponadto zastępowi w swojej dokumentacji mogą uwzględnić obecność na zbiórkach zastępu, listę opłaconych składek, wykaz stopni i sprawności zdobywanych przez członków zastępu. Powinni też przechowywać plany zbiórek swoich zastępów.
Staranne i uczciwe prowadzenie dokumentacji programowo-wychowawczej i finansowo-gospodarczej jest ważnym obowiązkiem każdego drużynowego. Porządek w dokumentach drużyny świadczy o tym, że poważnie traktujesz przełożonych i swoją rolę wychowawcy-instruktora ZHP.
Teczka korespondencji drużyny
W niej przechowuje się wszystkie pisma wychodzące (czyli takie, które wysyłacie do kogoś – zarówno listy do rodziców, jak i pisma składane w komendzie hufca czy dyrekcji szkoły) i przychodzące – czyli te, które jako drużyna otrzymujecie.
DOKUMENTACJA FINANSOWO-GOSPODARCZA Zapoznaj się dokładnie z Instrukcją o działalności finansowej, gospodarczej i sprzętowej w drużynie ZHP. Wynika z niej, że działalność finansowa i gospodarcza drużyny musi znaleźć odzwierciedlenie w książce finansowej i książce inwentarzowej.
Książka finansowa Ta książka służy do notowania wszystkich operacji finansowych, jakie mają miejsce w drużynie, zatem są tam informacje o waszych wpływach i wydatkach. Muszą być poparte dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, kwity KP, polisy ubezpieczeniowe, bilety).
Książka inwentarzowa W książce inwentarzowej drużyny prowadzisz spis majątku trwałego. Stanowią go m.in. książki, sprzęt sportowy i turystyczny, sprzęt pionierski – wszystko to, co zakupiliście dla drużyny lub dostaliście w postaci nagrody rzeczowej (o ile są to środki trwałe). Do książki inwentarzowej nie wpisuje się np. materiałów biurowych, czyli takich rzeczy, które szybko się zużywają. Jeśli twoja drużyna działa w szczepie, powinieneś wiedzieć, że dokumentacja finansowo-gospodarcza może być prowadzona wspólnie dla całego szczepu.
47