Het volledige aanbod in je gemeente verzamelen? Het kan! Mis geen enkele activiteit in je gemeente meer
Sint-Gisleinstraat 62 I BE-1000 Brussel I tel. +32 2 551 18 70 I fax +32 2 551 18 99 I info@cultuurnet.be I www.cultuurnet.be
1/20
Inhoudstafel
1 2 3 4
Context, voordelen & vereisten Stap 1: De 3 invoertypes Stap 2: Organisatoren traceren Stap 3: De juiste boodschap naar de juiste doelgroep 4.1 De verschillende communicatiedoelen en -media 4.2 De juiste boodschap naar de juiste doelgroep 5 Stap 4: Praktijkvoorbeelden 5.1 Gemeentelijk infoblad 5.2 Website 5.3 Aanvraagformulieren (online & offline) 5.4 E-mail 5.5 Uitleendienst 5.6 Andere gemeentelijke diensten 5.7 Invoeropleiding 5.8 Subsidiereglement Samengevat 6 Wat met onbekende verenigingen? Gebruik het campagnemateriaal. 6.1 Adstop 6.2 Bierviltje 6.3 Flyer 6.4 Placemat 6.5 Sticker
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
3 5 6 8 8 9 11 11 12 14 14 16 16 17 17 17 18 18 18 19 19 20
2/20
1 Context, voordelen & vereisten Vele vrijetijdsactiviteiten in je gemeente komen voort uit het initiatief van actieve inwoners en verenigingen. Zulke initiatieven hebben doorgaans een grote sociale draagkracht en kunnen rekenen op een oprecht geïnteresseerd publiek. Het aanbod van je plaatselijke CC, bib en van je eigen jeugd-, sport- en cultuurdienst heb je natuurlijk in het vizier. Maar hoe kan je ervoor zorgen dat je altijd én op tijd op de hoogte bent van de kleinere, lokale, soms zelfs eenmalige initiatieven? Hoe zorg je ervoor dat je àlle organisatoren bereikt én hen aanzet om in UiTdatabank in te voeren? CultuurNet Vlaanderen ontwikkelde een leidraad die ervoor zorgt dat geen enkele activiteit door de mazen van het net glipt. Het gevolg is dat de informatie in je UiTcommunicatie heel volledig is, waardoor elke inwoner altijd weet wat er te doen is in zijn buurt. Zo word jij als gemeente voor je inwoners een heel betrouwbare communicator over het vrijetijdsaanbod. En uiteraard creëer je met UiT een sterk merk, met een uitstekende reputatie. Deze leidraad bevat… 1. Een efficiënte manier om de organisatoren in je gemeente te traceren en op te delen volgens hun invoertype 2. Een strategie en voorbeelden van een doelgerichte communicatie 3. Uitleg bij gebruik van speciaal ontwikkeld campagnemateriaal om nieuwe verenigingen te bereiken
Voordelen voor de gemeente -
Door systematisch aandacht te hebben voor al de activiteiten in je gemeente, ben je goed op de hoogte van wat er leeft en beweegt in je gemeente. Dit kan helpen om initiatieven beter op elkaar af te stemmen, om activiteiten te bundelen, om samenwerkingen op te zetten, kortom: om het aanbod dat er is beter te laten renderen
-
Doordat je als gemeente een goed zicht hebt op alle grote én kleine initiatieven van bewoners, helpt dit om een beleid te voeren dat voeling heeft met wat er in je gemeente leeft.
-
Doordat je contact zoekt en neemt, krijg je een betere relatie met de verenigingen en de inwoners achter de organisaties.
-
Door met deze portfolio aan de slag te gaan, maak je UiT goed zichtbaar bij organisatoren en zorg je voor een blijvende herinnering en motivatie om activiteiten in te voeren. Dit zorgt ervoor dat je over een zo volledig mogelijke UiTkalender beschikt.
-
Een goede UiTkalender wordt vaker geconsulteerd, en zorgt er voor dat je UiTmerk een sterke en kwaliteitsvolle reputatie krijgt.
Voordelen voor verenigingen -
Grotere (cultuur)huizen of organisaties die mogelijkheden hebben om promotie te voeren, slagen er zo ook wel in om op te vallen. Maar kleinere initiatieven hebben niet altijd de mogelijkheid om opvallende affiches, advertenties, programmaboekjes enz. te verspreiden. Door in te voeren in UiTdatabank, valt hun aanbod toch op tussen alle andere activiteiten. Want ook voor de kleinere initiatieven is er zeker interesse, het moet alleen geweten zijn!
-
De verenigingen voelen zich gesteund en erkend door hun gemeente.
-
Voor de kleinere verenigingen betekent extra aandacht in de gemeentelijke infomatiekanalen kans op meer volk en interesse en draagkracht voor hun initiatieven. Het kan bv. betekenen dat verenigingen meer leden krijgen.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
3/20
Voordelen voor de inwoners -
Een gemeente die actief is en hierover goed kan communiceren, is aantrekkelijk(er) voor haar huidige en toekomstige inwoners
-
Als alle activiteiten gedekt worden, is het aanbod ook erg verscheiden van aard en voor verschillende (sub)doelgroepen. Hierdoor voelen alle mensen zich thuis in je gemeente.
-
Mensen zijn niet alleen ge誰nteresseerd in de gemeentelijke initiatieven. Zij willen vooral weten wat er allemaal in hun omgeving gebeurt, ook de kleine lokale activiteiten in hun eigen gehucht, wijk of straat interesseert hen. Sta dus open voor alle aanbod, ook wat niet door de gemeente zelf georganiseerd of gefaciliteerd wordt.
-
Als bij inwoners de overtuiging heerst dat kleine initiatieven gewaardeerd en zelfs ondersteund worden door de gemeente en dat er aandacht wordt besteed aan communicatie erover met de inwoners, kan dit andere mensen aanmoedigen om ook initiatieven te nemen. Daardoor wordt het aanbod nog rijker.
-
Door inwoners steeds te verwijzen naar UiTdatabank, leren ze ook de UiTcommunicatiekanalen kennen.
Vereisten - Er bestaat consensus binnen alle vrijetijdsdiensten van de gemeente om deze leidraad gezamenlijk toe te passen - De gegevensverzameling gebeurt via de UiTdatabank - Je hebt al een goed zicht op het verenigingsleven in je gemeente
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
4/20
Om te komen tot een volledige verzameling en dus ontsluiting van het vrijetijdsaanbod in je gemeente moet je in de eerste plaats een goed zicht te hebben op de organisatoren van dat aanbod. Vervolgens bepaal je tot welk invoertype elke organisator behoort. je deelt de organisatoren op in categorieën volgens ‘invoertype’. Per invoertype kan je dan op maat communiceren, met de juiste boodschap en via het best geschikte medium.
2 Stap 1: De 3 invoertypes Je kan organisatoren van activiteiten onderverdelen in drie types volgens hun invoer in UiTdatabank: de ‘toppers’, de ‘net-nieters’ en de ‘nog-nieters’. Elke categorie heeft een andere benadering nodig (stap …). Even een woordje uitleg bij de drie invoertypes: 1. Toppers Dit zijn verenigingen die plichtsbewust al hun publieke activiteiten invoeren in UiTdatabank. Zij hebben hun weg gevonden naar UiTdatabank. Hen moet je dus niet meer overtuigen om in te voeren, maar je kan wel een goed contact onderhouden, ondersteunen en positief bekrachtigen. Beloon hun inzet met bij voorbeeld een aparte pagina in het infoblad van de gemeente. Hun mond-totmondreclame kan inspirerend werken naar andere organisatoren! Kortom, dit zijn je ambassadeurs. 2. Net-nieters Deze verenigingen hebben ooit al een activiteit ingegeven, maar zijn daarna afgehaakt. Dat kan om verschillende redenen zijn. * Ze organiseren heel weinig activiteiten en zijn het bestaan van UITdatabank vergeten * Ze ondervonden moeilijkheden bij het invoeren en zijn bewust afgehaakt * Er is ondertussen een andere verantwoordelijke in de organisatie, die nog niet op de hoogte is of nog nooit heeft ingevoerd Deze verenigingen hebben nood aan een iets nauwgezettere opvolging: een steuntje in de rug of een opfrissing over het gebruik van UiTdatabank,… Herhaling in de communicatie is sowieso een goede zaak, maar bij deze groep zet je er best bewust op in. 3. Nog-nieters Deze verenigingen hebben nog nooit een activiteit ingegeven in UiTdatabank. We kunnen onderscheid maken tussen 2 groepen: de verenigingen die zijn aangesloten bij een adviesraad en degene die we niet kennen. Nog-nieters die bekend zijn bij de adviesraad: * ze hebben nooit informatie gehad over UiTdatabank * ze zien de meerwaarde er niet van in / vertrouwen het boeltje niet / zijn er bang van * ze zijn sowieso moeilijk te mobiliseren voor iets Nog-nieters die onbekend zijn bij de gemeente: * het gaat over eenmalige initiatieven (een eenmalig huiskamerconcert, een buurtfeest, een benefiet,... ) * ze organiseren activiteiten zonder hulp van de gemeenten, maar zouden het fijn vinden dat de gemeente communiceert over hun aanbod * zij komen nooit in contact met de gemeente en kennen UiTdatabank niet
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
5/20
3 Stap 2: Organisatoren traceren In deze stap traceren we de organisatoren. Daarna kan je ze verdelen volgens hun invoertype. 1) Vraag aan je partnermedewerker bij CultuurNet een lijst van alle verenigingen die het voorbije jaar hebben ingevoerd in UiTdatabank Leg deze lijst naast je eigen lijst van alle verenigingen die vertegenwoordigd zijn in de verschillende adviesraden: de cultuurraad, sportraad, milieuraad, seniorenraad,… Je krijgt van CultuurNet een lijst met de namen van de invoerders, dus je moet zelf opzoeken wie bij welke vereniging hoort. Omdat organisator geen verplicht veld is in de UiTdatabank, zou een lijstje van organisatoren minder volledig zijn. Haal gemeentelijke invoerders (bv de sportdienst,…), bovenlokale invoerders (scarabee-import, iedereen van cultuurnet,…) eruit. In de overzichtslijst staan ook enkele bovenlokale invoerders en invoerders die via gegevensimport (‘scarabee’) hun activiteiten invoeren. Kuis de lijst op door deze en de eigen, gemeentelijke invoerders (bvb. sportdienst, …) eruit te filteren, en ga dan aan de slag met je overzicht. Hieronder zie je een voorbeeld van UiTdatabankinvoerders in Huldenberg (2013).
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
6/20
2) In plaats van te kijken naar ‘wie’ iets organiseert, levert een focus op ‘waar’ ook erg bruikbare gegevens op In welke zaaltjes - die niet van de gemeente zijn - wordt vaak iets georganiseerd? Bv. een zaaltje achter of boven een café, een publieke ruimte zoals een park of plein, een cursusruimte voor kinderen (dans, muziek,…) of volwassenen (yoga, boetseren, computerlessen), een privézaal die verhuurd wordt aan externen,… . Door te screenen op infrastructuur in plaats van organisaties kom je andere initiatieven op het spoor: particuliere initiatieven en activiteiten van verenigingen die niet vertegenwoordigd zijn in de raden, eenmalige of jaarlijkse initiatieven, zoals een straat- of buurtfeest, middenstandsacties, het eindejaarsoptreden van de harmonie of academie,… Benader de eigenaars van zalen die regelmatig hun ruimtes verhuren en vraag hen de contactgegevens van de mensen of verenigingen die al gebruik gemaakt hebben van de ruimtes om een publiekelijke activiteit te organiseren. 3) Ten derde kan je nagaan op welke momenten kleine initiatiefnemers langs gemeentelijke diensten passeren voor de organisatie van hun activiteit. Soms hebben organisaties toestemming nodig om een straat af te zetten of willen ze materiaal huren (stoelen, tafels),… Denk hierbij aan: - Uitleendiensten van materiaal - Aanvraag van allerlei vergunningen Vraag bij elk van deze betrokken diensten op met wie en voor welke activiteiten zij het afgelopen jaar een aanvraag kregen. Zo kom je ongetwijfeld nog op enkele initiatieven die je op je lijst kan zetten. Hoe je gebruik kan maken van deze contactmomenten om hen de boodschap mee te geven om hun activiteit in te voeren in UiTdatabank wordt uitgelegd in stap 3.
Als alles goed gaat, heb je na het doorlopen deze stap 2 een bruikbare lijst om verder mee aan het werk te gaan. Vervolgens bepaal je voor elke organisator tot welk invoertype die behoort. Is het een topper, een net-nieter of een nog-nieter? Deel elke organisatie in bij een van de drie categorieën.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
7/20
4 Stap 3: De juiste boodschap naar de juiste doelgroep Je weet nu al wie je moet bereiken en hebt de organisaties ondergebracht in de juiste categorie (toppers, netnieters, nog-nieters). Nu bekijken we met welke boodschap je hen kan benaderen. Algemeen zijn er verschillende communicatiedoelen 1. Het einddoel is wel steeds dat organisatoren worden aangespoord om hun activiteit bekend te maken door die in te voeren in UiTdatabank.
4.1 De verschillende communicatiedoelen en -media Aandacht trekken Je gaat voor een stijgende bekendheid van UiTdatabank door de voordelen ervan onder de aandacht te brengen. Gebruik hiervoor de (lokale) pers, je gemeentelijk infoblad, affiches op geschikte locaties, een folder of flyer, een persoonlijke brief, direct mail, mondelinge communicatie (aanspreken, telefoneren,…), een stand op een beurs of evenement, sms-berichten, e-mails en e-zine, sociale media… Informeren / kennis verhogen Alle info over invoeren in UiTdatabank is beschikbaar voor wie erom vraagt en voor wie ernaar zoekt. De mensen worden actief geïnformeerd, de informatie is kwaliteitsvol (tijdig, correct, bevattelijk, …). Dit kan je doen via een folder, flyer, brochure, direct mail, mondelinge communicatie (aanspreken, telefoneren, infolijn, vergadering, stand…), website en e-zine. Overtuigen en werven Soms moet je mensen echt overtuigen van het nut van het gebruik van UiTdatabank. Dit kan door te werken op verschillende niveaus, nl. door het besef (awareness), de houding (attitude) en het gedrag te beïnvloeden (behavior). Overtuigen kan ook door de boodschap uit te dragen dat UiTdatabank dé manier is om op een simpele manier je activiteit te promoten. Aangewezen kanalen hier zijn voornamelijk mondelinge communicatie (storytelling & getuigenissen), regionale televisie en sociale media. Ondersteunen Organiseer een opleiding of laat mensen langskomen in de bib of op kantoor om samen een activiteit in te voeren. Ook een (actieve) reminder om de deadline van de invoer onder de aandacht te brengen, is een vorm van ondersteuning. Communiceer duidelijk je beschikbaarheid voor wie nood heeft aan meer (gedetailleerde) info op maat. Zet hiervoor volgende media in: website, brochure, folder en sociale media. Vergeet ook mondelinge communicatie niet. Niet alleen jij kan de UiTdatabank promoten en de info verspreiden, schakel ook je collega’s in. Dit is een zeer belangrijke stap voor net-nieters. Onderhouden Wie verenigingen op duurzame wijze wil blijven bereiken, werkt aan een vaste regelmaat in de communicatie en aan het creëren van een gemeenschapsgevoel. Verenigingen herinneren aan de UiTdatabank moet een reflex worden in élk contactmoment. Positief omgaan met interactiviteit Reageer vanuit een positieve houding op personen die met vragen, kritieken, klachten, suggesties… zitten. Communiceer over je communicatie! Communiceer over je communicatie! Verwijs niet alleen bij al je 1
zoals gedefinieerd door Eric Goubin (Memori) Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
8/20
boodschappen door naar je andere communicatiekanalen, maar ook naar de UiTdatabank zelf. Voeg bij voorbeeld een doorverwijzing of link toe aan je Email-handtekening: ‘surf naar …’, ‘vraag onze brochure aan op…’, Volg ons op Twitter’, ‘neem een kijkje op onze facebook-groep..;’, enz. Je promotie werkt immers pas goed als de kanalen die je gebruikt bekend zijn bij je publiek.
4.2 De juiste boodschap naar de juiste doelgroep Bij sommige organisaties hoef je niet meer te doen dan de boodschap af en toe te onderhouden, bij andere doelgroepen moet je meer overtuigingskracht inzetten. Hieronder zie je welke boodschap bij welke invoercategorie past. Toppers Toppers moet je niet meer overtuigen om hun activiteiten in te voeren. Voor hen moet je voornamelijk genoeg herinneringen voorzien. Je kan nog een stap verder gaan en hen als volgt belonen voor hun flinke invoer: * Je zet hun activiteiten extra in de kijker * Je interviewt hen (zie Tessenderlo) * Je vermeldt hen als beste invoerder. Een beetje erkenning is immers altijd leuk Op deze manier maak je ambassadeurs van deze verenigingen. Je geeft ze erkenning, andere verenigingen kijken naar hen op en ze hebben een grote marketingwaarde voor je UiTagenda. Net-nieters Net-nieters voerden ooit al een activiteit in, maar deden dat niet voor al hun activiteiten. Je hebt hun gegevens via je partnermedewerker, dus je kan hen makkelijk contacteren.Misschien zijn ze afgehaakt om een welbepaalde reden, of zijn ze het gewoon vergeten… ze hebben in ieder geval meer informatie nodig dan toppers. * Informeer! Geef meer uitleg over hoe je invoert (handleiding) * Ondersteun! Geef opties om vragen te stellen: mail/tel/langskomen/opleiding * Onderhoud! Sommige verenigingen organiseren maar 1 of 2 activiteiten, UiTdatabank verdwijnt van hun radar, het is belangrijk om hen te herinneren aan de kansen voor de promotie van hun activiteit. Nog-nieters Sommige nog-nieters ken je omdat ze zijn aangesloten bij een adviesraad. Start met hen te wijzen op het bestaan van de UiTdatabank en geef hen meer uitleg over het concept. Zorg ervoor dat ze de weg vinden naar de UiTdatabank en dat ze de voordelen zien van het gebruik ervan voor de bekendmaking van hun eigen activiteiten. Bied hen hulp of een opleiding aan voor ze aan de slag gaan met het invoeren van hun aanbod.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
9/20
We gooien de doelgroep, de media en de boodschap even in tabellen: Wat zet je in je e-mail?
Toppers
Net-Nieters
Nog-Nieters
Aandacht trekken Informeren / kennis verhogen
x
x
x
x
overtuigen/werven Ondersteunen Onderhouden positief omgaan met interactiviteit
x x x
x
x x
Toppers Aandacht trekken
Net-Nieters
Nog-Nieters
lokale pers, infoblad, affiches op geschikte locaties, folder / flyer, persoonlijke brief, direct mail, mondelinge communicatie, e-mail, ezine, sociale media‌ folder/flyer, brochure, direct mail, mondelinge communicatie, website en e-zine
Informeren / kennis verhogen overtuigen/werven
mondelinge communicatie (storytelling & getuigenissen), TVredactioneel en sociale media.
Ondersteunen
website, brochure, folder, sociale media, mondelinge communicatie
onderhouden
website, brochure, folder, sociale media, mondelinge communicatie
positief omgaan met interactiviteit
infoblad
infoblad
Weet dat het welslagen van een communicatieplan iets van lange adem is. Volhouden is de boodschap. Jaar na jaar blijven herhalen bij de inwoners/verenigingen, Herinneren en blijven motiveren is de boodschap
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
10/20
5 Stap 4: Praktijkvoorbeelden
5.1 Gemeentelijk infoblad Voor veel verenigingen is het gemeentelijk infoblad het belangrijkste medium om promotie te voeren. Promoot het invoeren in de UiTdatabank door hen te laten weten dat hun activiteiten enkel in het infoblad worden opgenomen als ze ook in de UiTdatabank staan. Zet deze boodschap in het infoblad zelf, maar ook op de website of zelfs in een reglement.
Maak ook gebruik van onderstaande tips: -
neem de deadline voor invoer op
-
Een mini-invoerhandleiding publiceren is altijd handig om te ondersteunen en informeren. Zie bijlage ‘Oudenburg’.
-
Schrijf een redactioneel artikel over UiTdatabank. Ideaal om de aandacht te trekken en te informeren. Zie bijlage ‘Tremelo’.
-
Bij wijze van praktijkvoorbeeld kan je een interview met een vereniging publiceren. Zie bijlage ‘Tessenderlo’.
Samengevat:
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
11/20
5.2 Website - Voorzie een algemeen artikel over UiTdatabank op je website. Het is een prima communicatiemiddel om uitleg te geven over UiTdatabank, de werking ervan, een handleiding, de regels,… Maak er een ideale overtuigingspagina van!
- Zijn er pagina’s op je website waar verenigingen veel naartoe surfen als ze een activiteit organiseren? Zorg er dan voor dat ook op die plaatsen vereniging eraan worden herinnerd dat ze hun activiteit moeten ingeven in UiTdatabank. Dat kan bv rechts bij ‘externe links’. Maar ook gewoon door een url in de tekst zelf te zetten, zoals in het voorbeeld hieronder.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
12/20
- Op deze pagina van www.asse.be kunnen verenigingen bv. terecht voor al hun vragen over activiteiten. Denk aan reglementen, aanvraagformulieren‌
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
13/20
5.3 Aanvraagformulieren (online & offline) In Dilsen-Stokkem moet je een aanvraagfomulier invullen als je een event organiseert. Er is een zelfs een hoofdstuk promotie en dat ziet er als volgt uit:
Publiciteit Hoe maak je de activiteit bekend? ▢ door het plaatsen van reclameborden langs gemeentewegen en/of gewestwegen ▢ ja, langs gemeentewegen: welke
plaatsen precies?
▢ ja, langs Gewestwegen: plaatsen zie document voorwaarden plaatsen reclameborden gewestwegen (www.dilsen-stokkem.be/ formulieren/ EVENEMENTEN/ voorwaarden …) TIP: Wil je de activiteit bekendmaken geef ze dan tijdig in via www.uitdatabank.be. Indien je dit doet voor de 1ste van de maand voorafgaand aan je activiteit, verschijnt deze in ‘UIT’ in Dilsen-Stokkem.
5.4 E-mail -
Je kan mailtjes op maat van de verschillende invoertypes maken. Stuur de toppers bv. jaarlijks een bedankingsmailtje en spoor hen aan om het jaar erna zeker hetzelfde te doen.
-
Een verwijzing in je e-mailhandtekening kan een geheugensteuntje zijn voor je verenigingen. Wij doen het bij CultuurNet zo:
Aanbevolen door mijn UiTiD: Forest swords in de Ancienne Belgique sam@cultuurnet.be UiTmedewerker Oost-Vlaanderen & Limburg CultuurNet Vlaanderen Sint-Gisleinstraat 62 - 1000 Brussel tel +32 (0)2 551 07 44 gsm +32 (0)473 58 33 75 Maak wat van je vrije tijd met UiTinVlaanderen.be. De leukste UiTjes met de kinderen ontdek je op UiTmetVlieg.be. Organiseer je zelf een activiteit? Voer ze in op UiTdatabank.be en ze verschijnt op meer dan 400 kanalen. Blijf je graag op de hoogte van onze projecten? Schrijf je in op onze e-zines.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
14/20
-
Je kan ook heel bewust e-mails uitsturen om verenigingen te contacteren. Deze e-mail van Tremelo bijvoorbeeld kan je sturen als actieve herinnering naar alle verenigingen een week voor de deadline van het infoblad.
Beste vereniging, Organiseert u activiteiten tijdens de maanden april of mei? En wenst u dat deze opgenomen worden in de volgende editie van het gemeentelijk informatieblad 'Info Tremelo'? Surf dan snel naar www.uitdatabank.be en voer uw activiteiten in vóór 12 maart! Hierdoor verschijnen ze automatisch op www.tremelo.be, www.uitintremelo.be en in tal van online agenda's van andere mediakanalen… én worden ze opgenomen in de UiTagenda van het gemeentelijk infoblad. Zo zet u uw activiteiten nog beter in de kijker! Met vriendelijke groeten,
-
Hadden verenigingen vroeger de gewoonte om hun activiteit door te mailen? Stop! Maak hen duidelijk via een standaardantwoord dat ze hun activiteit zelf in de UITdatabank moeten zetten.
Tip: je kan heel simpel een handtekening maken van zo’n standaardantwoord, zodat je niet telkens dat mailtje opnieuw moet schrijven.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
15/20
5.5 Uitleendienst Op de provinciale uitleendienst van Vlaams-Brabant, is dit zinnetje opgenomen in het standaarddocument: Betreft: bevestiging aanvraag voor het ontlenen van materiaal Als bijlage vindt u het afhaalformulier met een opsomming van het materiaal dat we voor u hebben gereserveerd. Materiaal afhalen en terugbrengen
• Afhalen: tussen 8:30u en 9:00u op woensdag 02 april 2014 te Leuven • Terugbrengen: tussen 8:30u en 9:00u op vrijdag 04 april 2014 te Leuven. Wat brengt u mee bij het afhalen? ▪ Het origineel afhaalformulier. ▪ Indien verplicht, betalingsbewijs van de verzekeringspolis. ▪ Identiteitskaart. Enkele belangrijke richtlijnen ● ● ● ● ●
Hou rekening met de maten en het gewicht van het materiaal (zie afhaalformulier). Kom met minstens 2 personen voor zwaar materiaal. Al het materiaal wordt vervoerd in een gesloten voertuig (uitgezonderd podiums). Op onze website http://www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst vindt u de wegbeschrijving en de parkeerrichtlijnen. Organiseer je met het materiaal een publieksactiviteit of -evenement? Vergeet die zeker niet in te voeren op www.uitdatabank.be. Zo maak je extra promotie via tal van mediakanalen!
5.6 Andere gemeentelijke diensten UiT is niet louter een verhaal van de communicatie- of cultuurdienst. UiT is een gemeentelijke verhaal, want het wil alle inwoners warm maken voor alle vrijetijdsaanbod in de eigen gemeente. Ook de jeugddienst, sportdienst, milieudienst,… hebben baat bij een mooi gevulde agenda en kunnen op hun beurt een steentje bijdragen. Ook zij zijn het gezicht van de gemeente voor hun achterban. Het is belangrijk dat zij… * zelf overtuigd zijn van de meerwaarde * de reflex hebben om andere collega’s te wijzen op de UiTdatabank * hun achterban wijzen op het bestaan van UiTdatabank * hun achterban motiveren om in te voeren * eerstelijnshulp kunnen bieden bij eventuele problemen * kunnen doorverwijzen naar de juiste persoon als ze zelf niet kunnen helpen Zorg er dus voor dat zowel jij als je collega’s de reflex hebben om naar UiTdatabank te verwijzen als je met verenigingen in contact staat, zowel aan de balie of aan de telefoon.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
16/20
5.7 Invoeropleiding Als UiTpartner ben je verplicht minstens 1 keer een invoeropleiding te organiseren, maar daarmee is de kous niet af. De UiTdatabank verandert, de verenigingen veranderen,… dus om de 2 jaar een opfrissessie is aangeraden. Dit is ideaal om net-nieters en nog-nieters te overtuigen. Zie http://www.uitnetwerk.be/leidraad/uitdatabank-informatieverzameling
5.8 Subsidiereglement Tot slot kan je ook het zwaar geschut inzetten en invoeren in UiTdatabank opnemen in het subsidiereglement. Het hoeft niet per se een verplichting te zijn, maar je kan bv. extra punten toekennen als verenigingen publiciteit maken via UiTdatabank. Belonen is immers altijd goed. Zie voorbeeld Tessenderlo. zelfde voorbeeld als hierboven.
Samengevat Met kleine eenmalige ingrepen (tekstjes toevoegen op websites, aanvraagformulieren,…) kan je ervoor zorgen dat verenigingen invoeren in UiTdatabank. Zorg dat het een gemeentelijk verhaal is, door alle diensten op de hoogte te brengen en te enthousiasmeren. Zorg ook voor een evenwicht tussen verschillende kanalen. Tot slot is het een werk van middellange adem: houd vol, Rome is ook niet op één dag gebouwd.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
17/20
6 Wat met onbekende verenigingen? Gebruik het campagnemateriaal. Verenigingen die niet aangesloten zijn bij adviesraden of die niet in contact komen met gemeentelijke diensten, vinden we via een campagne in de regionale media, het gemeentelijk infoblad en de vrijetijdslocaties in je gemeente. Je kan hiervoor campagnemateriaal ontwikkeld, dat je kan inzetten. We hebben het zo simpel mogelijk gemaakt: meestal moet je enkel je gemeentenaam aanpassen en de drukklare bestanden naar je drukker sturen.
6.1 Adstop Een adstop is een kleine afbeelding die je kan gebruiken in je gemeentelijk infoblad als zinvolle opvulling. Als je bladschikking niet uitkomt, kan je een adstopper toevoegen bij de activiteitenagenda. Het is een heel simpele, frisse afbeelding met een duidelijke boodschap. Het enige wat je nog moet doen is de verwijzende url (door je drukker laten) aanpassen naar de naam van jouw gemeente. Je vindt de drie meest courante formaten terug, in quadri, PMS en PDF.
6.2 Bierviltje Een bierviltje is een onderschat communicatiemiddel. Bierviltjes kan je verspreiden bij de lokale horeca of in de gemeentelijke zalen. We bieden 2 soorten bierviltjes aan. Enerzijds een algemeen kaartje met langs de ene kant een invoeroproep en langs de andere kant “Wil jij met mij …………. UiT in je Gemeente?” Op die manier kunnen mensen een persoonlijke boodschap naar mekaar schrijven, gelinkt aan je gemeente. Het bierviltje krijgt een persoonlijke meerwaarde en wordt meegenomen. DIt bierviltje is tijdloos, je kan het altijd gebruiken. Anderzijds hebben we ook een bierviltje met tips. Dit bierviltje is tijdelijk, omdat je langs één zijde promotie voert voor een of meerdere activiteiten. De meerwaarde hier is dat mensen dan de link gaan leggen tussen UiT en vrijetijdsactiviteiten. Op beide viltjes moet je de juiste gemeente toevoegen. Op het tips-exemplaar moet je uiteraard ook nog tips meegeven. Na deze kleine tekstuele ingrepen, kan je makkelijk en goedkoop bierviltjes bestellen, bij een van de vele aanbieders online.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
18/20
6.3 Flyer De flyer op A5-formaat vat heel kort samen hoe je een activiteit moet invoeren. De flyer is ideaal om uit te delen: a. b.
op adviesraden aan de balie (bv. als een organisatie een vraagt heeft over de organisatie van evenementen) c. op een verenigingenbeurs Maar je kan de flyer ook leggen op plaatsen waar veel organisatoren komen. Denk aan de gemeentelijke zalen, horecazaken. Ook hier moet je weer enkel je gemeentenaam aanpassen. De flyer kan je ook makkelijk zelf printen.
6.4 Placemat De placemat of onderlegger kan je gratis uitdelen aan horecazaken, in de gemeentelijke zalen leggen of in de cafetaria van het cultureel centrum. Het principe is simpel: terwijl mensen wachten op hun eten, kijken ze meestal wel wat er op de onderlegger staat. Zet hier enkel tips op en je hebt weer een inwoner of bezoeker wegwijs gemaakt in het interessante vrijetijdsaanbod in je gemeente. We hebben ook een versie met Vlieg, die de weg wijst naar leuke familieactiviteiten. Kinderen kunnen zich trouwens uitleven op de onderlegger, die als kleurplaat dient.
Wat moet je doen met de placemat? 1. 2. 3.
Gemeentenaam & tips aanpassen Drukken op A3 Verspreiden bij horeca / gemeentelijke zalen
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
19/20
6.5 Sticker Plak de sticker op al het uitleenmateriaal van de gemeente, op de deur van de gemeentelijke zalen, aan de balie,... kortom overal waar organisatoren komen. De boodschap is simpel: “Organiseer je een activiteit? Voer ze gratis in via www.databank.be en verschijn op meer dan 500 kanalen.� Ook hier hebben we 3 formaten voorzien, zodat de boodschap zeker blijft plakken.
Handleiding voor een optimale gegevensverzameling
20/20