TEMA 8: GESTIÓN DEL STOCK 8.1. LOS STOCKS O EXISTENCIAS Los stocks, existencias o mercancías son el conjunto de materiales que tiene la empresa almacenados hasta su utilización o venta posterior. Cuando nos referimos al stock, lo consideramos como una globalización de todos los materiales o productos almacenados; aunque no debemos olvidar que cada articulo es una unidad diferenciada e independiente del resto y se gestiona de forma individual. El surtido es el conjunto de productos que una empresa pone a disposición de sus clientes, mientras que el stock representa la cantidad acumulada de cada uno de dichos productos, es decir, el número de artículos disponibles para la venta. Ej. Heladería •
Surtido: 20 tipos de helados
•
Stock: 10 uds. de cada tipo
LO IDEAL ES TENER MÁS SURTIDO Y MENOS STOCK Partiendo de estos dos conceptos podemos definir: •
Stock económico o administrativo: Conjunto de productos, mercancías, etc., que pueden estar en puntos fijos (almacenes), en tránsito o camino desde el proveedor, en proceso de elaboración o transformación, en exposición para la venta, o destinados al propio consumo. Esto es, valor que tiene todo aquello que tengo en existencias.
•
Stock físico: Aquel formado por mercancías que necesitan espacio en el almacén y medios para su manipulación.
8.1.1. CLASIFICACIÓN DEL STOCK Los productos almacenados los podemos clasificar un función de los siguientes CRITERIOS: o
Según el punto de vista contable. Se asocia cada material o artículo con el concepto más apropiado.
o
Según la función que cumple dentro del ciclo económico. Se establece esta clasificación para determinar la cantidad que hay que almacenar de cada producto o referencia.
o
Según la inversión y otras variables. Se hace una clasificación por el método ABC, para establecer los productos que necesitamos con mayor importancia.
TIPOS DE STOCK
1. Stock de ciclo (Stock activo): Formado por los artículos que tiene la empresa para hacer frente a la demanda normal durante un período de tiempo determinado. Puede formar parte de un stock de 1
presentación o de un stock de almacén. Por ejemplo, camisas o zapatos en el escaparate forman parte del stock de presentación pero también podemos tener en el almacén cierta cantidad de esos mismos artículos. 2. Stock de seguridad: Tiene la función de satisfacer demandas imprevistas. Es complementario al stock activo o de ciclo y se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. 3. Stock óptimo: Nos permite atender la demanda sin necesidad de tener un stock de seguridad. 4. Stock cero: Utiliza la estrategia logística de almacenamiento basada en la técnica del "Just In Time", que consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan materias primas o mercancías y en la cantidad necesaria. Según este sistema, los stocks almacenados no tienen razón de ser y como consecuencia en la empresa no existen almacenes. 5. Stock de temporada (Stock puntual): Se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas, por cambio de estación o de temporada. 6. Stock de especulación: Sirve para hacer frente a una esperada demanda con antelación. Por ejemplo, cuando un modelo de coche se deja de fabricar los talleres de reparación acumulan piezas de repuesto; o cuando se conoce con antelación la subida del precio de la gasolina, las gasolineras suelen hacer un aprovisionamiento especial. 7. Stock en tránsito ("Stock en camino"): Aquél que se encuentra entre las diferentes fases de los procesos de aprovisionamiento, producción o distribución. 8. Stock de recuperación: Formado por artículos usados pero que son susceptibles de nueva utilización. Ej. Los palés. 9. Stock muerto (artículos obsoletos): Se compone de artículos viejos o nuevos; que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos.
8.2. TAMAÑO Y ESTRUCTURA DEL STOCK
Para la empresa es muy importante mantener un nivel de stock que guarde equilibrio con el ritmo de producción o las ventas de cada producto. Para mantener un stock equilibrado se deben conseguir los siguientes OBJETIVOS: o
Cubrir la producción o las ventas durante el período que transcurre entre dos aprovisionamientos.
o
Hacer frente a la producción o las ventas durante el plazo de entrega de los proveedores.
o
Tener la cantidad suficiente de stock para hacer frente a la demanda.
o
Estar preparado ante los posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas y los posibles retrasos en la entrega del suministro.
En resumen, el stock total se interpreta como las existencias máximas que se debe tener en un artículo y, generalmente, está formado por: 2
o
El stock activo o de ciclo que permita realimentar el almacén durante la recepción de dos pedidos consecutivos. Este stock debe cubrir las necesidades del centro de producción y la cadena de distribución.
o
El stock en exposición o presentación, se crea solo en las empresas con venta directa al público; está formado por los artículos que está expuesto en el lineal o estanterías.
o
El stock de seguridad es un stock de reserva para hacer frente a la demanda no prevista o retrasos de reaprovisionamiento. Con él se pretende evitar la rotura de stock y hacer frente a las consecuencias de variaciones imprevistas.
8.3. GESTIÓN DE STOCKS O EXISTENCIAS
La gestión de los stocks como objetivo resolver las siguientes preguntas: •
¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
•
¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
•
¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?
Pero a la hora de calcular el stock necesario se plantean varios problemas, como son: •
La dificultad de prever con exactitud el comportamiento futuro de la demanda y, por consiguiente las ventas futuras.
•
La necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de cada artículo.
•
Los problemas de entrega y suministro, pues los proveedores no pueden garantizar la entrega en los plazos previstos.
•
Los costes periódicos y repetitivos. Cuando se realizan muchos pedidos se incrementan los costes por emisión de pedidos, recuento de las mercancías recibidas, etc.
La planificación del aprovisionamiento y la gestión del stock se deben orientar para alcanzar los siguientes OBJETIVOS: •
Establecer un inventario suficiente
•
Minimizar la inversión en stocks, para reducir los costes de almacenamiento, por pérdidas o daños, etc.
•
Conocer el volumen óptimo de pedido, considerando los volúmenes de producción, la capacidad física del almacén, etc.
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•
Conocer el punto de pedido, para guardar un equilibrio entre un nivel de existencias mínimo y las necesidades de la empresa.
8.3.1. VARIABLES QUE AFECTAN A LA GESTIÓN DE STOCK
Para llevar a cabo una correcta gestión del stock, antes de tomar decisiones debemos tener en cuenta: - El nivel de servicio ofertado - Las previsiones de ventas de cada período concreto - Los costes de gestión y existencias almacenadas - Los plazos de entrega de proveedores
El nivel de servicio ofertado: Capacidad de poder ofrecer al cliente los productos que demanda en el momento de la compra, es decir, la relación que existe entre los productos disponibles en el almacén o en exposición y los que espera encontrar el cliente. Esto es:
Ventas x 100 Demanda
Un nivel de servicio alto significa que los clientes encontrarán la mayoría de los productos que desean adquirir. La previsión de ventas: Para hacer la previsión de ventas se recopilan datos estadísticos que permitan conocer la demanda futura. Para que las previsiones de ventas sean realistas debemos tener en cuenta los siguientes FACTORES: •
La evolución de las ventas de períodos anteriores
•
Las variaciones sobre las ventas de los últimos años
•
La situación general del mercado
•
La evaluación de la competencia
Los costes de gestión: Los costes que se originan en la empresa por la gestión de los stocks almacenados son de CUATRO TIPOS: 1. Los costes de adquisición, son el valor de la compra cuando la mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe de la factura y la suma de todos los gastos a cargo del comprador, tales como envases y embalajes, entre otros.
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2. Los costes de almacenaje, son costes de mantenimiento o tenencia, se producen como consecuencia de mantener los artículos en stock o depósito. Destacamos: Los costes de capital inmovilizado (el valor de los productos almacenados), los costes del riesgo al que está sometido el stock, los costes del local, las instalaciones y la maquinaria, los cotes para conservar y mantener en buen estado los productos almacenados, como calefacción o refrigeración. 3. Los costes de reaprovisionamiento , son gastos repetitivos que se originan en la sección de compras cada vez que se realiza un pedido, como gastos de teléfono, fax, etc. 4. Los costes de rotura de stock, se producen cuando no se puede satisfacer la demanda por carecer de existencias. El plazo de entrega de proveedores: Tiempo que transcurre desde que se emite la orden de pedido hasta que recibamos las mercancías y éstas se encuentran en disposición de ser vendidas o incorporadas en el proceso productivo. Si logramos reducir los plazos de entrega disminuye el stock total necesario; con ello, mejoramos la rentabilidad de la inversión y la rotación del stock.
8.4. ROTACIÓN DEL STOCK La rotación del stock (Rn) es el número de veces que durante un período de tiempo (año, trimestre, etc.) se renuevan las existencias y recuperamos la inversión del capital circulante. 8.4.1. EL PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN (PMM) Tiempo que transcurre, por término medio, desde que se realiza la inversión monetaria en materias primas y otros gastos, para la transformación de las mismas, hasta su recuperación mediante el cobro de los productos fabricados y vendidos a clientes. El PMM económico en la empresa industrial se divide en cuatro subperíodos: 1. Período de almacenamiento de materias primas (PMa) 2. Período de fabricación (PMf) 3. Período de ventas (PMv) 4. Período de cobro a clientes (PMc)
PMM= PMa + PMf + PMv + PMc 1. Período de almacenamiento de materias primas (PMa). Tiempo que permanecen almacenadas las materias primas hasta que se incorporan al proceso de fabricación. El número de veces que se renueva el stock de las materias primas es (Ra): PMa = 365/Ra;
dónde:
Ra= Consumo de materias primas / Existencias medias de materias primas 2. Período de fabricación (PMf). Es el número de días que tarda la empresa en fabricar los productos. El número de veces que se renueva el stock en curso de fabricación se representa por (Rf): 5
PMf: 365/Rf;
dónde:
Rf= Coste total de la producción / Existencias medias de productos terminados 3. Período de ventas (PMv). Tiempo que están almacenados los productos elaborados en la empresa hasta su venta a los clientes. El número de veces que se renueva el stock de productos terminados (Rv): PMv: 365/Rv;
dónde:
Rv = Coste de ventas / Existencias medias de productos terminados 4. Período de cobro (PMc). Tiempo que se tarda en cobrar a los clientes que pagan a crédito. El número de veces que se renueva la deuda media de los clientes (Rc): PMc= 365/Rc;
dónde:
Rc = Ventas netas anuales / Saldos medios de clientes Ventas netas = Ventas - Devoluciones de ventas NOTA: Si al período medio de maduración económico le restamos el tiempo que tarda la empresa en pagar a los proveedores, obtenemos el período medio de maduración financiera (PMF). Por tanto: PMF = PMa + PMf + PMv + PMc - PMp
5. Período de pago (PMp). Número de días que los proveedores financian a la empresa, es decir, el tiempo que, por término medio, tarda la empresa en pagar sus deudas. Como es obvio (Rp) es el número de veces que se renuevan los saldos con los proveedores. PMp = 365/Rp;
dónde:
Rp = Compras netas anuales / Saldos medios de proveedores Compras netas = Compras - Devoluciones de compras EL PMM DE LA EMPRESA COMERCIAL Como en la empresa comercial no se desarrolla la fabricación de productos, el PMM sólo consta de dos subperíodos: 1. Período de ventas (PMv) 2. Período de cobro (PMc) PMM = PMv + PMc
1. Período de ventas (PMv). Tiempo que están almacenadas las mercancías. Rv, número de veces que se renuevan los stocks. PMv= 365/ Rv Rv = Coste de ventas / Existencias medias de mercaderías 6
2. Período de cobro (PMc). Tiempo que se tarda en cobrar a los clientes. Rc, número de veces que se renueva la deuda con los clientes. PMc = 365/ Rc Rc = Ventas netas anuales / Saldos medios de clientes
De igual modo: PMF = PMv + PMc - PMp 3. Período de pago (PMp). Tiempo que tarda la empresa en pagar las deudas a los proveedores. Rp, número de veces que se renuevan los saldos de proveedores. PMp = 365/Rp Rp = Compras netas anuales / Saldos medios proveedores
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