Nærings-Nøkkelen 2013/2014 by skattebetaleren

NÆRINGS-NØKKELEN 2013/2014

Forsidebilde: Sats: Trykk: Opplag:

Sverre Schyberg Olsen 07 Aurskog AS 07 Aurskog AS 700

OLE ANDERS GRINDALEN ERLAND NØRSTEBØ

NÆRINGS-NØKKELEN 2013/2014 Veiledning ved utfylling av Næringsoppgave 1 med tilhørende skjemaer for personlige næringsdrivende

OSLO, FEBRUAR 2014

FORORD I en tid hvor skattemyndighetene legger stadig med vekt på kontroll av næringsdrivende og deres ligningsoppgaver, stilles det store krav til det regnskap som føres og de ligningsoppgaver som leveres. Korrekt utfylling av skjemaene er svært viktig, men like viktig er det å forstå hva som står i skjemaene når de er utfylt. Nærings-Nøkkelen er hjelpemiddelet for korrekt utfylling av næringsoppgaven og andre ligningsskjemaer for næringsdrivende. I tillegg har Skattebetalerforeningen «Skatte-Nøkkelen» som bidrar til korrekt utfylling av selvangivelsen. Nærings-Nøkkelen gir utførlige kommentarer til den enkelte post i Næringsoppgave 1 og de andre mest aktuelle skjemaene, som den personlige næringsdrivende skal fylle ut for inntektsåret 2013. Skjemaene endres hvert år, slik at det er viktig å være oppdatert. I tillegg til at boken har grundige kommentarer post- for- post og er rikt illustrert med eksempler, omtaler den også mer inngående emner som er aktuelle både ved oppstart og løpende drift av næringsvirksomheten. Boken er derfor et nyttig hjelpemiddel for personlige næringsdrivende og deres rådgivere i hele 2014. Forfatterne av Nærings-Nøkkelen, Ole Anders Grindalen og Erland Nørstebø, har lang erfaring i behandling av næringsdrivendes ligningsoppgaver og skattespørsmål for øvrig. Det gjør at Skattebetalerforeningen som utgiver trygt kan anbefale denne boken til landets næringsdrivende.

Oslo, februar 2014 Karine Ugland Virik Administrerende direktør

1 – Innledning

2 – Formelle regler

3 – Næringsoppgave 1 (RF-1175)

4 – Gjennomgang av tilhørende skjema

5 – Aktuelle emner

6 – Selvangivelsen med skatteberegning

7– Aktuelle lovbestemmelser

8 – Viktige datoer

9 – Stikkordregister

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 – Innledning 11 2 – Formelle regler 14 2.1 – Regnskapsføring 14 2.1.1 – Innledning 14 2.1.2 – Næringsbegrepet 15 2.1.3 – Formålet med regnskapet 17 2.1.4 – Regnskapsplikt 17 2.1.5 – Regnskapsbøker 18 2.1.6 – Kontoplan 19 2.1.7 – Bokføring 20 2.1.8 – Resultatregnskapet 20 2.1.9 – Balansen 20 2.1.10 – Periodiske avslutninger 21 2.1.11 – Kassedagbok 22 2.1.12 – Kontobok for mellomvær med fordringshaver og skyldner (reskontro) 23 2.1.13 – Hovedbok 24 2.1.14 – Periodisering 24 2.1.15 – Bilag og legitimasjonsregler 25 2.1.16 – Egen bankkonto 27 2.1.17 – Avstemminger 27 2.1.18 – Oppbevaring av regnskapet 28 2.1.19 – Årsoppgjøret 28 2.1.20 – Privatkonto 28 2.1.21 – Dataprogram for regnskapsføring 29 2.1.22 – Autorisasjon av regnskapsførere 29 2.1.23 – Bokføringspålegg og tvangsmulkt 29 2.2 – Revisjonsplikt 30 2.2.1 – Innledning 30 2.2.2 – Revisjonspliktige 30

3 – Næringsoppgave 1 (RF-1175) 31 Innledning 31 3.1 – Næringsoppgaven – side 1 32 6

3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

– Næringsoppgaven – side 2 42 – Næringsoppgaven – side 3 75 – Næringsoppgaven – side 4 106 – Endringer i Næringsoppgave 1 fra 2010 til 2011 124 – Andre aktuelle skjemaer 124 – Kontoplan/Avgiftsbehandling i regnskapet 125 – Utfylt Næringsoppgave 1 126 – Kontroll av kontantbevegelse 130

4 – Gjennomgang av tilhørende skjema 131 4.1 – Avskrivningsskjema (RF-1084) 131 4.1.1 – Innledning 131 4.1.2 – Saldogrupper og avskrivningssatser 132 4.1.3 – Behandlingen av gevinst og tap ved realisasjon (salg mv.) av avskrivbare driftsmidler 134 4.1.4 – Lineære avskrivninger 136 4.1.5 – Ikke-avskrivbare driftsmidler 136 4.1.6 – Gjennomgang av avskrivningsskjema 136 4.1.7 – Avskrivningsskjemaet 144 4.2 – Gevinst- og tapskonto (RF-1219) 145 4.2.1 – Innledning 145 4.2.2 – Oppgjør av kontoen 146 4.2.3 – Gjennomgang av skjemaet 146 4.2.4 – Skjema for gevinst- og tapskonto 152 4.3 – Personinntekt (RF-1224) 153 4.3.1 – Innledning 153 4.3.2 – Personinntekt i næringsvirksomhet 154 4.3.3 – Eierkravet 155

__________________________________________________________ INNHOLDSFORTEGNELSE

4.3.4

– Skjermingsfradrag/Beregnet kapitalavkastning 155 4.3.5 – Verdsettelsesmetodene 158 4.3.6 – Lønnsfradrag 159 4.3.7 – Samordning av personinntekt 159 4.3.8 – Negativ personinntekt 160 4.3.9 – Fremføring av negativ personinntekt 160 4.3.10 – Gjennomgang av skjema for beregning av personinntekt 161 4.3.11 – Overføring til selvangivelsen 171 4.3.16 – Skjema for beregning av personinntekt (RF-1224) 172

5 – Aktuelle emner 174 5.1 – Arbeidsgiveravgift 174 5.1.1 – Innledning 174 5.1.2 – Lønnsmottaker eller selvstendig næringsdrivende 175 5.1.3 – Arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget 176 5.1.4 – Avgiften og soneinndeling 177 5.1.5 – Lønn o.l. 178 5.1.6 – Naturalytelser 178 5.1.7 – Utgiftsgodtgjørelser 179 5.1.8 – Utland 179 5.1.9 – Beregning og oppgjør av arbeidsgiveravgiften 179 5.1.10 – Arbeidsgiveravgiften i regnskapet 183 5.1.11 – Skattemyndighetenes kontroll med arbeidsgiveravgiften 183 5.1.12 – Gjeld i regnskapet 183 5.1.13 – Endringsoppgave 183 5.1.14 – Årsoppgave 183 5.1.15 – Lønns- og pensjonskostnader 2011 187 5.1.16 – Skjønnsfastsettelse og innfordring 191 5.1.17 – Aktuell litteratur 191 5.2 – Arbeidsgiver-/ Arbeidstakerregister 191 5.2.1 – Innledning 191 5.2.2 – Hvem skal registreres 191

5.2.3 5.2.4

– Registreringen 192 – Raportering av oppdrag gitt til utenlandske personer/ selskaper 193

5.3 – Bil 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8

193 – Innledning 193 – Driftsmiddel i næring 194 – Bilutgiftene 195 – Avskrivninger 195 – Yrkeskjøring 196 – Privat bruk 198 – Kjørebok 198 – Opplysninger i selvangivelsen 199 5.3.9 – Bilgodtgjørelse 199 5.3.10 – Tilbakeføring for privat bruk 200 5.3.11 – Fri bil for ansatte 202 5.3.12 – Bilskjema 202

5.4 – Egen pensjonsordning/ Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) 206 5.5 – Ettergivelse av skatt og avgift 206 5.6 – Feriepenger 207 5.7 – Foretaksnavn 207 5.7.1 – Innledning 207 5.7.2 – Krav til foretaksnavn 207 5.8 – Foretaks- og Enhetsregisteret 208 5.8.1 – Innledning 208 5.8.2 – Registreringspliktige 209 5.8.3 – Kostnader ved registrering 210 5.9 – Forskning og utvikling (FoU)/ Skattefunn 210 5.9.1 – Innledning 210 5.9.2 – Nærmere om ordningen 210 5.10 – Forskuddsskatt 211 5.10.1 – Innledning 211 5.10.2 – Utskrivning av forskuddsskatt 211 5.10.3 – Frister for betaling 212 5.11 – Forskuddstrekk 212 5.11.1 – Innledning 212 5.11.2 – Regelverket 212 7

INNHOLDSFORTEGNELSE __________________________________________________________

5.11.3 – Skattekort 213 5.11.4 – Ytelser det skal foretas forskuddstrekk i 213 5.11.5 – Lønn 213 5.11.6 – Utgiftsgodtgjørelser 214 5.11.7 – Naturalytelser 215 5.11.8 – Fritak for forskuddstrekk 217 5.11.9 – Påleggstrekk 217 5.11.10 – Fradrag i grunnlag for forskuddstrekk 218 5.11.11 – Utenlandske arbeidstakere 218 5.11.12 – Grunnlaget for forskuddstrekk 218 5.11.13 – Regnskapsføring og oppgjør 218 5.11.14 – Lønnsoppgave 219 5.11.15 – Oppbevaring av forskuddstrekkmidler 219 5.11.16 – Terminoppgave / Trekkoppgave 219

5.12 – Fylkesskattekontoret 222 5.13 – Gaver 222 5.13.1 – Innledning 222 5.13.2 – Kunder og leverandører 222 5.13.3 – Gaver til ansatte 222 5.13.4 – Behandling i regnskapet 223 5.14 – Hjemmekontor 224 5.14.1 – Innledning 224 5.14.2 – Direkte lignet bolig 224 5.14.3 – Leiet bolig 224 5.14.4 – Hjemmekontor i regnskapet 224 5.14.5 – Skattefelle ved hjemmekontor 225 5.14.6 – Avskrivbart næringsbygg 225 5.14.7 – Salg 226 5.15 – Kommunekassereren/ Skatteoppkreveren 226 5.15.1 – Innledning 226 5.15.2 – Skatter og avgifter 226 5.15.3 – Andre oppgaver 227 5.16 – Kontingenter 227 5.16.1 – Innledning 227 5.16.2 – Fradragets størrelse 227

5.16.3 – Hvor skal fradraget føres 228 5.16.4 – Serviceorganisasjoner 228

5.17 – Ligningskontoret 229 5.18 – Lønns- og trekkoppgaver 229 5.18.1 – Innledning 229 5.18.2 – Kodene 229 5.18.3 – Begrensing av lønnsoppgaveplikten 236 5.18.4 – Lønn til barn i foreldres bedrift 236 5.18.5 – Lønns og trekkoppgave 236 5.18.6 – Innlevering 236 5.18.7 – Korrigering av lønns- og trekkoppgaver 237 5.18.8 – Annen litteratur 237 5.19 – Merverdiavgift 237 5.19.1 – Innledning 237 5.19.2 – Avgiftsplikten 238 5.19.3 – Avgiftspliktig virksomhet 239 5.19.4 – Unntak fra avgiftsplikten 239 5.19.5 – Privat bruk 239 5.19.6 – Varer og tjenester unntatt fra avgiftsplikten 240 5.19.7 – Registrering 240 5.19.8 – Grunnlaget for beregning av mva 240 5.19.9 – Fradrag for inngående avgift 240 5.19.10 – Avgiftsfri og avgiftspliktig omsetning 241 5.19.11 – Utgående avgift 242 5.19.12 – Avgiftsoppgaven 242 5.19.13 – Legitimasjonskrav 245 5.19.14 – Merverdiavgiften i regnskapet 245 5.19.15 – Satser 247 5.20 – Reise og diett 248 5.20.1 – Innledning 248 5.20.2 – Selvstendig næringsdrivende 248 5.20.3 – Ansatte 249 5.20.4 – Diettgodtgjørelse 249 5.20.5 – Losjiutgifter 252 5.20.6 – Kilometergodtgjørelse 252 5.20.7 – Reiseregning 253

__________________________________________________________ INNHOLDSFORTEGNELSE

5.20.8 – Merutgifter ved arbeidsopphold utenfor hjemmet/ Tjenestereiser 257

5.21 – Representasjon 281 5.21.1 – Innledning 281 5.21.2 – Hva slags utgifter 281 5.21.3 – Representasjon med fradragsrett 281 5.21.4 – Gaver 282 5.21.5 – Bokføringen 282 5.22 – Skattekontoret 282 5.22.1 – Innledning 282 5.22.2 – Bindende forhåndsuttalelser 284 5.22.3 – Andre arbeidsoppgaver 285 5.22.4 – Næringsdrivende og skattekontoret 285 5.22.5 – Straffereaksjoner 286 5.22.6 – Aktuelle frister og lovregler 286 5.22.7 – Bokettersyn og frist for endring 286 5.22.8 – Stedbunden beskatning 288 5.23 – Skifte av selskapsform (Omdannelse) 288 5.23.1 – Innledning 288 5.23.2 – Omdannelse 289 5.24 – Sosiale ytelser/Velferdstiltak 290 5.24.1 – Innledning 290 5.24.2 – Krav til velferdstiltak 291 5.24.3 – Bedriftshytte 291 5.24.4 – Bedriftshelsetjeneste 291 5.24.5 – Lystbåt/Campingvogn 291 5.24.6 – Feriereise 292 5.24.7 – Julekurv o.l. 292 5.25 – Sykepenger 292 5.25.1 – Innledning 292 5.25.2 – Tilleggsdekning 292 5.26 – Tap på fordringer 293 5.26.1 – Innledning 293 5.26.2 – Inntektsfradrag 294 5.26.3 – Tidspunktet for tapsfradrag 294

5.26.4 – Når er tapet endelig konstatert 294 5.26.5 – Tapsfradragets størrelse 295 5.26.6 – Avsetning til fremtidig tap 295 5.26.7 – Senere innbetaling på avskrevet fordring 296 5.26.8 – Formuen 297

5.27 – Telefon/Elektronisk kommunikasjon 297 5.27.1 – Innledning 297 5.27.2 – Fradrag for utgifter til elektronisk kommunikasjon/ Fri telefon til ansatte 297 5.28 – Underskudd 299 5.28.1 – Innledning 299 5.28.2 – Fremføring 299 5.28.3 – Bortfall av fremføringsadgangen 300 5.28.4 – Tilbakeføring 300 5.28.5 – Ektefeller 300 5.28.6 – Personinntekt 301 5.29 – Utdannelsesutgifter 301 5.29.1 – Innledning 301 5.29.2 – Fradrag for utdannelseutgifter som næringsdrivende 301 5.29.3 – Arbeidsgiver dekker ansattes utdannelsesutgifter 302 5.30 – Vareopptelling 302 5.30.1 – Innledning 302 5.30.2 – Krav til vareopptelling 302 5.31 – Vedlikehold/Påkostning 303 5.31.1 – Innledning 303 5.31.2 – Påkostning 303 5.31.3 – Vedlikehold 304 5.31.4 – Hvor går skille mellom vedlikehold og påkostning 304 5.31.5 – Aktivering og avskrivning 305 5.31.6 – Direkte utgiftsføring 305 5.32 – Åndsverksinntekt 306 5.32.1 – Innledning 306 5.32.2 – Fordeling av toppskatt og trygdeavgift 306 9

INNHOLDSFORTEGNELSE __________________________________________________________

6 – Selvangivelsen med skatteberegning 308 6.1 – Innledning 308 6.2 – Selvangivelsen 308 6.3 – Skatteberegning 314

7.3 – Forskrifter til Skattebetalingsloven 317 7.4 – Skatte- og avgiftssatser for 2011 og 2012 318 7.5 – Forskuddssatser for 2012 320

7 – Aktuelle lovbestemmelser og skattesatser 315

8 – Viktige datoer 322

7.1 – Bokføringsloven av 19. november 2004 315 7.2 – Skatteloven (sktl) av 26. mars 1999 nr. 14 (utdrag) og Finansdepartementets forskrift av 19. november 1999 nr. 1158 til utfylling om gjennomføring mv. av skatteloven 315

9 – Stikkordregister 323

1 1 – INNLEDNING For en personlig næringsdrivende er det et betydelig antall skjemaer som skal fylles ut og leveres skattemyndighetene. Bakgrunnen for disse skjemaene, er et minst like stort antall lover og forskrifter som en næringsdrivende må forholde seg til. Med denne boken håper vi imidlertid å gjøre hverdagen noe enklere. Både for deg som er næringsdrivende, regnskapsfører eller andre som i en eller annen form har befatning med ligningsoppgaver og skattespørsmål for næringsdrivende. Som næringsdrivende er du pliktig til å føre regnskap, og du er pliktig til å levere de ligningsoppgaver og andre oppgaver som kreves for den virksomhet du driver. Plikten til å føre regnskap kan imidlertid være begrenset. Men denne begrensningen medfører likevel ikke at du «slipper unna». Som fullt regnskapspliktig må du føre regnskapet ditt etter regnskapslovens og bokføringslovens bestemmelser, og du må korrigere dette for å komme frem til det skattemessige resultatet. Med begrenset regnskapsplikt kan du føre regnskapet ditt etter skattelovens og bokføringslovens bestemmelser, noe som blant annet betyr at det er de skattemessige verdiene som skal legges til grunn i balansen. For de som har full regnskapsplikt, vil det å se forskjellen mellom det regnskapsmessige resultatet og det skattemessige resultatet være av svært stor betydning. Det er faktisk slik at det resultat som fremkommer i regnskapet (etter regnskapslovens regler), sjelden vil være det samme som det skattepliktige resultatet. For de som er begrenset regnskapspliktige (se kapittel 2), er utfordringen å føre regnskapet etter skattelovens regler. Det innebærer blant annet at kostnader som etter skatteloven ikke er fradragsberettiget, ikke bør føres i regnskapet men kun som egenkapitalkorreksjoner. Det er således ikke vanskelig å forstå at for å komme frem til riktig skattepliktig resultat/næringsinntekt, er det viktig at ligningsoppgavene fylles ut korrekt, og at du forstår det som står i oppgavene. I Nærings-Nøkkelen 2013/2014 tar vi for oss de mest aktuelle skjemaene som en næringsdrivende med bokføringsplikt skal benytte for inntektsåret 2013, post for post (kapittel 3 og 4). For hver enkelt post gjør vi rede for hva som skal føres under posten, hvordan dette skal føres og hvordan denne posten påvirker andre poster i oppgavene. Gjennomgangen av skjemaene er rikt illustrert med eksempler. Det er i næringsoppgaven du kommer frem til skattepliktig inntekt/underskudd og det er denne som er utgangspunktet for føringen av de øvrige skjemaene. I 11

1 – INNLEDNING ________________________________________________________________

gjennomgangen av Næringsoppgave 1 (kapittel 3) er føringen av selve skjemaet forklart. I tillegg har vi også vist hvordan bokføring og avslutning av de enkelte kontoer vil se ut i regnskapet. Bilagsnummer og henvisning til reskontro er ikke gjennomført i vårt eksempel med Peder Ås, idet bokføringen ikke er vist i sin helhet. Dette vil imidlertid fremgå i kapittel 2, hvor vi i tillegg har gjort nærmere rede for formelle regler som en næringsdrivende skal følge. Gjennom hele boken følger vi et eksempel. Vi følger Peder Ås fra han starter opp sin virksomhet, som utfører konsulenttjenester, videre gjennom utfyllingen av ligningsoppgavene og frem til han har fylt ut sin selvangivelse. Eksempelet med Peder Ås vil du kjenne igjen ved at dette er markert med kursiv og symbolet i margen. I boken vil du i tillegg til eksempelet med Peder Ås, også finne mange andre eksempler på føringer og beregninger. Disse er også markert med kursiv og symbolet i margen. I kapittel 3 hvor vi tar for oss næringsoppgaven, vil du finne tekst som står i et grått felt og med symbolet i margen. Denne teksten er Skattedirektoratets egen rettledning til næringsoppgaven, og er gjengitt i sin helhet (med noen endringer av oss). Videre vil du i dette kapittelet møte dette symbolet . Symbolet er benyttet der hvor det er nødvendig å skille mellom den skattemessige verdien (av eiendeler og gjeld) som skal føres i balansen, og den verdien som skal legges til grunn ved beregningen av den skattepliktige formue. Gjennom hele boken er det henvist til poster og punkter. Henvisningen til poster refererer seg til de skjemaer som gjennomgås i boken (hovedsakelig til næringsoppgaven). Videre er henvisninger til regnskapets kontoer lik næringsoppgavens poster. Henvisningen til punkter refererer seg til de enkelte kapitler og underkapitler i boken. På enkelte steder i boken har vi funnet det nødvendig å gjengi tekst fra en lov eller forskrift. Denne teksten er markert med en enkel ramme. Det samme er årets nyheter. I kapittel 7 har vi henvisninger til sentrale lovbestemmelser og forskrifter. I Nærings-Nøkkelen vil du også finne et betydelig antall emner som er nærmer omtalt (kapittel 5). Boken er ikke ment å være en komplett lærebok, og vi har derfor ikke omtalt alle særtilfeller som det enkelte emne kan omfatte. Men vi har forsøkt å få frem hovedtrekkene innenfor det enkelte emne, og omtalt de mest vanlige problemstillingene. Det er ligningsoppgavene (Næringsoppgave 1 med vedlegg) for inntektsåret 2013 som er omtalt i Nærings-Nøkkelen 2013/2014. Med sine utfyllende kommentarer og omtale av aktuelle emner, vil boken imidlertid også være nyttig som oppslagsverk i løpet av 2014.

______________________________________________________________________________

Nærings-Nøkkelen 2013/2014 er 18. utgave av denne boken, og det vil sikkert fortsatt være forhold som er uklare, mangler og svakheter ved boken. Men forhåpentligvis vil det meste av stoffet gi mening for den som bruker boken. Vi som er forfattere av denne boken, vil imidlertid sette stor pris på å få tilbakemeldinger fra brukerne, enten det er ris eller ros. Slike tilbakemeldinger kan gis til Skattebetalerforeningen på e-post: post@skatt.no. Eventuelle korreksjoner av feil/mangler i boken vil du finne på www.skatt.no – Litteratur. Våre kommentarer og synspunkter står for egen regning og risiko og trenger ikke å være i samsvar med vår arbeidsgivers oppfatning. Til slutt takker vi for alle innspill som er med på å forbedre denne boken. Ole Anders Grindalen og Erland Nørstebø

2 – FORMELLE REGLER 2.1 – Regnskapsføring 2.1.1 – Innledning Dette kapittelet gir ikke en fullstendig innføring i regnskapsføring, men det er lagt vekt på hvordan du kommer igang og litt om hvordan regnskapet skal føres. Det blir også gitt tips i forhold til praktisk innretning av regnskapsførselen. Mange eksempler er også inntatt i bokens kapittel 3. Det er lagt vekt på at leseren skal få en grunninnføring i regnskap. De som ønsker å lære mer om regnskap henvises til andre bøker innenfor dette emnet. Som hovedregel har alle som driver næringsvirksomhet regnskapsplikt etter regnskapslovens/bokføringslovens regler. Dette innebærer at bestemte prinsipper for inntekts- og fradragsføring skal benyttes (regnskapsprinsippet/realisasjonsprinsippet), og at en mengde formkrav må oppfylles i henhold til andre myndigheter. Regnskapet skal føres i bestemte «bøker» og innenfor bestemte frister. Det er videre krav om hvor lenge regnskapsmaterialet skal oppbevares. Regnskapet skal også føres på en slik måte at det er lett å kontrollere for myndighetene ved et eventuelt bokettersyn. Utgangspunktet for den skattemessige inntekten er regnskapet ført etter bokføringslovens legitimasjonsbestemmelser (krav til bilag o.s.v.). Du kan velge om du vil føre regnskapet på egen hånd eller sette regnskapet bort til regnskapsfører (se pkt. 2.1.22) . Det skattemessige årsoppgjøret skal gjøres etter reglene i skatteloven, bl.a. kapittel 14 og ligningsloven § 4-4. Alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven har plikt til å følge bokføringsloven. De samme gjelder de som skal levere næringsoppgave eller terminsoppgave til skatteetaten. Dette vil innebære at alle som driver næring og/eller har regnskapslikt skal følge bokføringsloven.

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

2.1.2 – Næringsbegrepet Et gjennomgående begrep som brukes innenfor skatteloven er «næring». Begrepet næring er i skatteloven noen ganger byttet ut med ordet «virksomhet». Disse ordene har lik betydning skattemessig. Etter skattelovens regler er næringsbegrepet definert ved at det: • • • • •

innebærer aktivitet; tar sikte på en hvis varighet; har et visst omfang; er egnet til å gi overskudd; drives for skattyters regning og risiko;

Det er ikke noe krav om at eieren av næringen deltar personlig i driften. Om virksomheten som drives anses for å være næring eller ikke, har betydning i forhold til periodisering (se pkt. 2.1.14), og i forhold til personinntekten i foretaksmodellen (se pkt. 4.3 «Personinntekt»). I kravet til aktivitet ligger at virksomheten utøver noe som medfører fysisk arbeid eller administrative gjøremål. Denne aktiviteten trenger ikke utøves av eieren selv, men kan gjøres av ansatte, ektefelle o.l. Dersom slikt arbeid er satt bort til andre, kan dette peke i retning av at man ikke driver næringsvirksomhet. Det mest normale er at eierne selv utøver en del av arbeidet i virksomheten, slik at kravet til aktivitet oppfylles. Det neste kravet er at næringen tar sikte på å ha en viss varighet. I dette ligger det at næringen i utgangspunktet skal drives over flere år. Et enkeltstående salg av f.eks. bøker vil ikke anses som næring, men som annen arbeidsinntekt. Salget beskattes på lik linje med lønnsinntekt. Alternativt vil forholdet bli ansett å være hobbyvirksomhet. Videre er det krav om at næringen skal ha et visst omfang. Det stilles her krav om at næringen skal drives over tid og med en form av aktivitet. Et enkeltstående salg vil ikke anses å være næringsinntekt. Dette betegnes som annen inntekt og skattlegges på lik linje med lønn pga. for lav aktivitet og lite omfang. Næringen skal objektivt sett gå med overskudd. I dette ligger det at næringen etter alminnelige prinsipper, og ikke etter egne meninger, må være egnet til å gi overskudd over tid. I de fleste næringer vil det i oppstartsperioden være drift med underskudd, pga. oppstartskostnader og innarbeidelse i markedet. Dette medfører at det over en lengre periode settes krav til at næringen som drives går med overskudd. Næringer som hele tiden går med underskudd vil trolig av ligningsmyndighetene oppfattes som hobbyvirksomhet som ikke gir rett til skattemessig fradrag.

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

Det siste kravet er at næringen drives for egen regning og risiko. I det ligger at man selv må være ansvarlig for næringens resultat. Dette anses å være forskjellen mellom å være lønnsmottaker og næringsdrivende. Som næringsdrivende stilles det krav til at du selv skaffer en kundemasse, holder driftsmidler og bestemmer hvordan oppdraget skal utføres. I Lignings-ABC (Skattedirektoratets håndbok) er følgende momenter vektlagt i spørsmål om hvorvidt det drives næringsvirksomhet: • • • • • • • • • • • • •

skattyteren har flere oppdragsgivere samtidig eller etter hverandre, oppdragsgiver dekker ikke skattyterens utgifter i tillegg til arbeidsgodtgjørelsen, skattyter holder materialer o.l., skattyteren har egne driftsmidler, skattyteren har egne ansatte, oppdraget omfatter bare et bestemt arbeid som ikke bare er avgrenset i tid, skattyteren har ikke krav på flere oppdrag fra oppdragsgiver, avregning skjer i fast beløp og ikke per tidsenhet, skattyteren har rett til å stille med andre enn seg selv personlig, oppdragsgiveren kan reklamere på arbeidsresultatet, for bierverv; at skattyteren for øvrig er næringsdrivende. skattyteren har eget kontor/produksjonslokaler mv., oppdragsgiver har ikke faglig instruksjonsmyndighet over hvorledes oppdraget skal utføres, • oppdragsgiver har ikke administrativ instruksjonsmyndighet over hvorledes oppdraget skal utføres, Oppregningen er ikke uttømmende. Momentene vil kunne ha ulik vekt i forskjellige tilfelle. Varighet og omfang av tjenesteytelser kan f .eks. ha sin forklaring i prosjektets og det enkelte oppdrags karakter. Det må foretas en samlet vurdering hvor ingen av momentene alene vil være avgjørende for resultatet. Det at enkelte av momentene ovenfor ikke er til stede, er ikke automatisk et moment som trekker i retning av et lønnsmottakerforhold. I tilfeller hvor oppdragstakers prestasjon er nært knyttet til oppdragsgivers øvrige drift, f.eks. når oppdragstaker arbeider sammen med oppdragsgivers ansatte om et bestemt prosjekt, vil f.eks. det at oppdragsgiver har den faglige og administrative instruksjonsmyndigheten ha mindre vekt. En vurdering av egen regning og risiko er ikke lett. Men vår erfaring er at ligningsmyndighetene her strekker seg langt ved å godta mye som næringsvirksomhet. Hvis næringen ikke oppfyller ovennevnte krav vil man ved arbeid hos eller for andre anses å være lønnsmottaker. Ved forvaltning/drift av egne midler f.eks. utleiegård som ikke oppfyller næringsbegrepet vil dette anses å være passiv kapitalplassering. Når det gjelder fast eiendom har Skattedirektorat anvist følgende tommelfingerregel på når utleie av fast eiendom skal anses å være næring:

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

Det må foretas en helhetsvurdering, men som utgangspunkt kan en gå ut fra at det er næringsvirksomhet å leie ut til: • forretningsformål, mer enn ca 500 kvm, eller • boligformål, 5 leiligheter eller mer. Hvis f.eks. utleie av leiligheter drives med mer enn 5 leiligheter vil dette omfattes av næringsbegrepet. Utleien omfattes da av skatteloven og bokføringslovens bestemmelser for regnskapsføring o.l. Hvis utleien er på under 5 leiligheter anses dette å være en passiv kapitalplassering på lik linje med f.eks. bankinnskudd. I disse tilfellene er det tilstrekkelig å føre «regnskap» etter egne noteringer.

2.1.3 – Formålet med regnskapet Regnskapet skal gi økonomisk informasjon om hvordan driften går. Målgruppen er eieren og offentlige myndigheter. Andre som også kan etterspørre regnskapet er f.eks. ansatt, långivere og leverandører.

2.1.4 – Regnskapsplikt Alle næringsdrivende har som utgangspunkt regnskapsplikt. Dette følger av regnskapsloven § 1-2. Etter regnskapsloven § 1-2 er imidlertid enkeltpersonforetak med eiendeler i balansen under 20 millioner eller mindre enn 20 ansatte unntatt fra generell regnskapsplikt. Denne gruppen har i stedet fått en begrenset regnskapsplikt etter bokføringsloven. Bokføringsplikten er regulert i bokføringsloven § 2 og omfatter de som er regnskapspliktig etter regnskapsloven og de som skal levere næringsoppgave og/eller omsetningsoppgave. De som har begrenset regnskapsplikt skal utarbeide et skattemessig årsoppgjør etter reglene i ligningsloven § 4-4. Slike foretak behøver dermed ikke følge regnskapslovens regler om verdsettelse, notekrav og årsberetning. Kunstnere er fritatt for regnskapsmessige regler ved vurdering av egenproduserte kunstverk. Kunstnerenes varelager skal vurderes til kr. 0 ved årets utgang. Dette medfører at denne yrkesgruppen kan fradragsføre alle utgifter selv om kunstverkene ikke er solgt. Enten man har begrenset eller full regnskapsplikt skal regnskapet føres etter god regnskapsskikk. Dette innebærer å føre regnskap etter de lover og regler, teori og praksis og innarbeidede regnskapsprinsipper som gjelder. Innenfor regnskapslovgivningen gjelder også regnskapsbestemmelser gitt i andre lover, som f.eks. skatteloven. Norsk Regnskaps Stiftelse (www.regnskapsstiftelsen.no) har gitt ut flere anbefalinger til god regnskapsskikk.

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

Utgangspunktet for regnskapsplikt/bokføringsplikt er at virksomheten anses å være næringsvirksomhet. Etter skattelovens regler er dette å forstå som næringsutøvelse over tid, og som er egnet til å gi overskudd og drives på egen regning og risiko, se pkt. 2.1.2. Forskjellen mellom det å være lønnsmottaker og næringsdrivende, er at som næringsdrivende disponeres egne driftsmidler og at risikoen for resultatet er hos den næringsdrivende. For personlig næringsdrivende er det eieren som skal sørge for at regnskapet er i samsvar med lovgivningen og god regnskapskikk. Den regnskapspliktige/bokføringspliktige kan ikke fri seg fra dette ansvaret ved å sette regnskapsføringen bort til regnskapsfører.

2.1.5 – Regnskapsbøker Personalliste Serveringssteder, frisører, skjønnhetspleie, bilverksteder og bilpleiebransjen skal fra 1. januar 2014 føre en daglig oppdatert oversikt over hvilke personer som til enhver tid er på jobb. Det er unntak fra krav om personallister når personalet kun består av innehaveren og dennes ektefelle/samboer eller barn under 16 år. Alle tilstedeværende må kunne fremlegge gyldig legitimasjon eller kopi av dette. I bokføringsloven § 5 er det stilt krav om hvilke regnskapsbøker som skal føres og en del andre formkrav. Det er også regler om hvordan regnskapet skal presenteres. Regnskapsbøkene skal gi opplysninger om den økonomiske situasjonen i virksomheten, både ovenfor den næringsdrivende, offentlige myndigheter og andre interesserte. Bøkene skal som utgangspunkt føres i norske kroner og norsk språk. Bokføringsloven setter som krav at de regnskapsbøker som er nødvendig av hensyn til virksomhetens art og omfang skal føres. Det er gitt minstekrav til at følgende bøker alltid skal føres: • kassabok for kontante inn- og utbetalinger • dagbok for alle andre forretningstilfeller (bokføringsspesifikasjon) • kontobok for mellomvær med fordringshaver og skyldnere (reskontro) (kunde - og leverandørspesifikasjon) • hovedbok for innføring av sammendrag av kontiene i kassabok og hovedbok (kontospesifikasjon) Det kan føres kombinert kassabok, dagbok og hovedbok, kombinert kassabok og sammendragsbok. Bøkene skal føres på en ordentlig og oversiktlig måte. I stedet for bøker er det gitt anledning til å bruke løse kort, blad, lister eller andre hjelpemidler når disse inngår i et betryggende system. Dette gjelder ikke hovedbok. Før bøkene 18

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

tas i bruk må sidene være nummerert. Det er ikke lov til å fjerne sider eller blad fra regnskapet, det som er ført i bøkene må ved retting være lesbart. Det er således tilstrekkelig å føre to regnskapsbøker: • kombinert kassabok, dagbok og hovedbok • kontobok for mellomvær med kunder og leverandør (reskontro)

Ny bokføringslov har følgende krav til regnskapsbøker: • • • • • • •

bokføringsspesifikasjon kontospesifikasjon kundespesifikasjon leverandørspesifikasjon spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet spesifikasjon av salg til eiere og deltakere spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det i tillegg utarbeides • spesifikasjon av merverdiavgift • spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser

2.1.6 – Kontoplan En næringsdrivende vil i regnskapet benytte kontoer utfra hva slags virksomhet som drives. Det er utarbeidet en standard kontoplan, Norsk Standard 4102. Denne bygger på regnskapsloven. Denne brukes av de fleste firmaer, og er et godt utgangspunkt for oppbygging av egen kontoplan. Skattedirektoratets næringsoppgave er bygd opp etter denne standarden. Dette medfører en enklere overføring fra eget regnskap til næringsoppgaven. Da enkeltpersonforetak kan føre regnskap etter skattelovens og ligningslovens regler er det fra ligningsmyndighetenes side kommet en skattemessig kontoplan. Denne er i samsvar med standarden i NS 4102 og fremkommer i Næringsoppgave 1 (RF-1175) Kontoplanen er delt inn i 8 klasser (klassen angir første siffer i kontonummeret): • klasse 1, eiendeler • klasse 2, egenkapital og gjeld • klasse 3, salgs- og driftsinntekter • klasse 4, varekostnad • klasse 5, lønnskostnad • klasse 6 og 7, av og nedskrivning, annen driftskostnad • klasse 8, finansinntekt og –kostnad, ekstraordinær inntekt og kostnad, skatt og årsresultat 19

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

2.1.7 – Bokføring Det skal være sammenheng mellom bilag og regnskapsbøker. Dette for at det skal være lett å finne ut hvordan bilaget er bokført, og slik at det fra regnskapsbøkene er lett å finne frem til bilaget. Bokføring bygger på det dobbelte bokholderiets prinsipp. Dette tilsier at føringen minst skal skje på to kontoer. I regnskapet inndeles hver enkelt konto i to sider: debet og kredit. Debet er til kontoen (pluss) og kredit er fra kontoen (minus). Dette kan illustreres slik: Et selskap skal overføre kr. 100.000 fra en bankkonto til en annen. 1920 Bankinnskudd B.nr

Dato

Tekst

21/01

Overførsel til bankkto.

Resk.

Debet

Kredit 100.000

1925 Bank Debet

Kredit

100.000

Kr. 100.000 krediteres konto for bankinnskudd (fra konto). Motposten er debetsiden på Banken (til konto). Debet og kredit gjør at posteringen går i null. Posteringen er dermed korrekt ført.

Regnskapet består av to hoveddeler: resultatregnskapet med inntekter og utgifter og balansen med eiendeler og gjeld.

2.1.8 – Resultatregnskapet Dette er en samleoppstilling av inntekter og utgifter i virksomheten. Det er i regnskaps-/bokføringsloven satt krav til hvordan denne oppstillingen skal se ut. Denne oppbyggingen er den samme som Skattedirektoratets Næringsoppgave 1 (RF-1175) er bygd opp etter. Ved å bruke samme kontoplan er det lett å overføre regnskapstallene til næringsoppgaven.

2.1.9 – Balansen Balansen viser hvilke eiendeler virksomheten har, og med hvilke midler disse er anskaffet. Balansen består også av to sider: eiendeler (debet) og egenkapital og gjeld (kredit). Hvordan balansen skal se ut etter regnskapslovens bestemmelser er ivaretatt i Næringsoppgave 1 (RF-1175). Bruken av balansen kan illustreres slik:

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

Ved oppstart av virksomheten måtte PC med tilbehør anskaffes til kr. 14.534. Dette ble finansiert ved låneopptak i den lokale banken. Samtidig satte Peder inn kr. 10.000 i banken av egne private midler for å ha penger til kommende utgifter. Balansen ved oppstart vil bli slik: Balansen Tekst

Debet

Kredit

Tekst

1280 Kontormaskin

14.534

10.000 2050 Annen EK

1920 Bankinnskudd

10.000

14.534 2220 Gjeld

Sum

24.534

24.534 Sum

I den daglige bokføringen kan følgende regler benyttes: Debet

EIENDELSKONTO

Økning av eiendelens verdi Debet

GJELDSKONTO

Reduksjon av gjeld Debet

Kredit Økning av gjeld

EGENKAPITALKONTO

Reduksjon av egenkapitalen Debet

Kredit Reduksjon av eiendelens verdi

Kredit Økning av egenkapitalen

RESULTATKONTO

Utgifter

Kredit Inntekter

2.1.10 – Periodiske avslutninger Etter bokføringsloven er det et minimumskrav om at regnskapet skal være à jour ved pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. For de som har vanlige merverdiavgiftsterminer (se pkt. 5.19.12) vil dette innebære at regnskapet må være à jour hver annen måned. For de som har årsoppgave for merverdiavgift (se pkt. 5.19.12) er ajourholdskravet hver fjerde måned. For de med årsoppgave og under 300 bilag (2014: 600 bilag) er det satt ajourholdskrav til en gang i året. Bokføringsloven stiller videre krav til hvor ofte de forskjellige regnskapsbøkene skal avsluttes. Etter regnskapsloven skal dette gjøres enten hver eller annen hver måned (kassabok og dagbok). Dette er også i egen interesse, da det ved en slik månedsavslutning (mest vanlig) vil fremgå en oversikt over resultat og balanse for denne måneden. Sammenholdt med de tidligere månedsavslutningen vil foreløpig årsresultat fremkomme. Det foreligger ikke noe krav til å gjennomføre månedlige «årsoppgjør», det er derfor ikke krav til vurdering av tap på fordringer, avskrivninger o.l. ved månedsavslutning. Disse samlesummene tas deretter inn i hovedboken. Hvordan dette gjøres kan illustreres med utgangspunkt i en betaling av husleie for leie av kontorlokaler (se eksempelet om Peder i næringsoppgavens post 6300).

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

1920 Bankinnskudd B.nr

Dato

Tekst

Resk.

Debet

Kredit

01/03

Inngående saldo

15/03

Leie kontorlokaler

4.000

31/03

Overført balansen

96.000

31/03

Overført resultat

31/03

Sum

6300 Leie lokaler Debet

Kredit

100.000 4.000

4.000 100.000

100.000

4.000

Denne postering medfører at bankinnskudd går ned med kr. 4.000 og kostnadene vedrørende leie av kontor øker med kr. 4.000. Inngående balanse neste måned blir bank debet med kr. 96.000 (overføres til motsatt side på neste måned, det samme gjøres ved årsavslutning). Av hensyn til eksempelet er det på konto «1920 Bankinnskudd» kun denne belastningen som er foretatt denne måned. Når tallene ovenfor overføres til henholdsvis resultat og balanse vil disse se slik ut: Resultat Tekst

Debet

Kredit

Tekst

6300 Leie lokaler

4.000

4.000 2080 Udekket tap

Sum

4.000

4.000 Sum

Her fremkommer det et underskudd (udekket tap) i resultatregnskapet. Dette underskuddet dekkes av egenkapitalen. Balansen Tekst

Debet

Kredit

Tekst

1920 Bankinnskudd

96.000

96.000 2050 Annen EK

Sum

96.000

96.000 Sum

Utgående beholdning bank kr. 96.000 overføres til neste måned som inngående saldo (debet).

Det vanlige årsoppgjøret foregår med utgangspunkt i de bokførte bilagene for det respektive året.

2.1.11 – Kassedagbok Det er gitt anledning til å føre kombinert kassabok, dagbok og hovedbok. I kassadagboken føres alle kontante inn- og utbetalinger samt alle andre forretningstilfeller.

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

En kassedagbok kan se slik ut:

B.nr

Dato

Tekst

Resk.

1920 Bankinnskudd

3100 Salg avg.fritt

Debet

Kredit

Balanse pr. xx.xx Periodens posteringer Råbalanse sum

Saldobalanse Overført resultat Overført balanse Sum

Kassadagboken brukes slik: Bilagsnummer påføres bilaget, dato for bokføring, henvisning til kontobok for mellomvær med fordringshaver og skyldner (Reskontro), se nedenfor. Deretter fremkommer kontoene som skal brukes til bokføringen av bilaget. Etter en eller to måneder summeres kontoen. Differansen mellom disse posteringene blir neste periodes inngående saldo (saldobalanse) og gjelder kun balansekontoene. Periodens posteringer foretas med en linje per bilag. Resultatkontoene føres direkte mot resultatet. Deretter foretas periodens avslutning mot resultatet eller balansen.

2.1.12 – Kontobok for mellomvær med fordringshaver og skyldner (reskontro) Her føres mellomværende med kunder og leverandører, dvs. varer og tjenester kjøpt eller solgt på kreditt. Hver kunde og leverandører tildeles en egen konto. Det er mest praktisk å ha en bok for kunder og en for leverandører. Kunder og leverandører tildeles ett kunde- og leverandørnummer, etter norsk standard er disse slik: • kunder konto 15xxx • leverandører konto 24xxx Reskontroen fungerer som en underkonto til varekjøp og varesalg. Inntektene i disse hovedpostene kan ved salg på kreditt gjenfinnes på reskontroen hos de forskjellige kundene. Dette medfører at postering av varekjøp skjer både i kontoboken og i hovedboken. Varekjøp på kreditt bokføres slik på reskontroen: Peder foretok varekjøp av bøker den 01.12. Kjøpet er behandlet på konto for varekostnad (se post 4005). Bøkene ble kjøpt på kreditt slik at beløpet ble ført på konto 2400 leverandørgjeld og så på reskontroen, se nedenfor. Bokkjøpet ble bokført slik i hovedboken: 1495 Varelager B.nr

Dato

Tekst

Resk.

01/12

Kjøp av bøker

15002

Debet 12.000

Kredit

2400 Leverandørgjeld Debet

Kredit 15.000

2710 Inng. mva Debet

Kredit

3.000

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

Bøkene ble kjøpt på 14 dagers kreditt og ble betalt 15.12. Betalingen ble bokført slik i hovedboken: 1920 Bankinnskudd B.nr

Dato

Tekst

Resk.

15/12

Betaling av bøker

15002

Debet

Kredit 15.000

2400 Leverandørgjeld Debet

Kredit

15.000

Da Peder her har kjøpt varer på kreditt, skal dettes føres i kontobok (reskontro). De to ovennevnte posteringene vil se slik ut i kontoboken: Leverandørnr: Navn: Adresse:

B.nr

15002 Bjørn Forlag AS Bjørnebærstien 33 9999 Skattvik

Dato

Tekst

01/12

Kjøp av bøker

15/12

Betaling av bøker

Debet

Kredit 15.000

15.000

Beløpet fra reskontroen, både når det gjelder leverandører og kunder, finnes igjen i hovedboken. Reskontroen skal stemme med det som er ført i hovedboken som leverandørgjeld og kundefordringer.

2.1.13 – Hovedbok Dersom det ikke benyttes en kombinert kassebok, dagbok og hovedbok, må regnskapet fra kombinert eller adskilt kassebok og dagbok overføres til hovedboken.

2.1.14 – Periodisering Regnskapet skal føres etter realisasjonsprinsippet (i praksis lik regnskapsprinsippet), dvs. at inntektene skal inntektsføres når de er innvunnet (normalt ved levering) og at utgiftene fradragsføres når de er påløpt. Både inntekter og utgifter periodiseres (og bokføres) uavhengig av når betaling skjer. Ved inngående faktura fra leverandør skal denne bokføres som utgift ved mottak av faktura uavhengig av når betalingen av fakturaen skal skje. Utgiften er påløpt ved levering av varen. Bokføres utgiften ved betalingstidspunktet vil dette være å føre regnskapet etter kontantprinsippet. Kontantprinsippet var den normale regnskapsmetoden hos enkeltpersonforetak før skattereformen kom i 1992. Regnskap etter kontantprinsippet tillates ikke ført i dag. Dette selv om det kun er en forskyvning av inntekter og utgifter.

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

Ved årsskiftet er det viktig å gjøre korrekt periodisering av regnskapstallene. Dette gjelder f.eks. skyldige feriepenger og arbeidsgiveravgift som må beregnes og bokføres som kostnad i opptjeningsåret (se post 5400/2770 i næringsoppgaven). Videre kan nevnes skyldige honorar, f.eks. til regnskapsfører. Dersom du i forbindelse med avslutning av regnskapet har kostnader som også vedrører neste år, f.eks. årsavregning strøm med fast avgift for neste år, skal den delen av regningen periodiseres til neste år. Den delen som vedrører dette året utgiftsføres, forskuddsbetalingen føres som forskudd til leverandører (se post 1599 i næringsoppgaven).

2.1.15 – Bilag og legitimasjonsregler Det er ikke skattemessig fradragrett for kostnader over kr. 10.000 hvis de er betalt kontant. Det samme gjelder for fradrag for inngående merverdiavgift. Får å få skattemessig fradrag må betalingen skje via bank eller annet foretak med rett til å drive betalingsformidling (bruk av kredittkort e.l). Delbetaling innenfor samme år for samme leveranse, tjeneste (f.eks. regnskap), kontrakt (f.eks. husleie) eller lignende vurderes som en betaling i forhold til beløpsgrensen på kr. 10.000. Hvis fradrag er gitt før betalingen er skjedd, og betaling skjer kontant vil tidligere fradrag måtte tas til inntekt i det år betalingens skjer. Etter bokføringsloven § 10 skal kostnader og inntekter være legitimert med bilag. Med bilag menes de dokumenter som regnskapet er bokført etter. Dette kan f.eks. være faktura fra leverandør, utgående faktura ved salg, kvittering på varekjøp o.l. Hva ett bilag skal inneholde er inntatt i bokføringsforskriften § 5-1-1 (www.lovdata.no/for/sf/fd/fd-20041201-1558.html). Et salgsdokument skal være nummerert, datert og angi: • navn og adresse til den næringsdrivende som leverer varen eller yter tjenesten; • organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov av 3. juni 1994 nr 15 om Enhetsregisteret etterfulgt av bokstavene MVA; • navn og adresse til den næringsdrivende som mottar varen eller tjenesten; • klar beskrivelse av varen eller tjenesten; • kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet; • vederlaget for varen eller tjenesten; og • stedet der varen er levert eller tjenesten ytet; Ved kjøp i enkelte forretninger vil ikke kassalappen tilfredsstille lovens krav. Dette er et formkrav, men i henhold til lovverket skal bilagene inneholde ovennevnte informasjon. Betaling med bankkort og kopi av kontoutskriften sammen med kassakvittering vil oppfylle kravene til bilag. 25

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

I enkelte tilfeller vil det ikke være mulig å få bilag som tilfredstiller bokføringslovens krav, som f.eks. bompenger og p-avgift. I disse tilfeller bør det utarbeides et eget «internbilag» som forklarer hva utgiften er. Hvis næringen driver med kontantomsetning og ikke har kassaapparat, er det krav til hvordan opptellingen av kontantbeholdningen foretas. Dette kan f.eks. gjøres med følgende skjema: DATO:

INN I KASSA

UT AV KASSA

Overført kassebeholdning Dagens kontantsalg Utbetalinger Andre innbetalinger Innsatt bank Uttatt bank Uttak privat Annet Sum Kassebeholdning ved dagens slutt Opptalt kassebeholdning Differanse føres kto. Attesteres:

Det skal være en klar sammenheng mellom bilag og regnskapsføring, Dette ivaretas ved at bilaget påføres et bilagsnummer som brukes i regnskapsføringen. Bilagsnummerne kan gå fra 1 og oppover innenfor hvert enkelt år. Det kan også benyttes forskjellige nummerserier for forskjellige bilag. På bilaget vil konteringen være påført, dvs. hvilke kontoer bilaget er bokført (merverdiavgift blir automatisk splittet i regnskapsprogrammer) på. Dette gjøres ofte ved hjelp av et stempel. Et bilag påført bilagsnummer og kontering kan se slik ut:

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

Ved interne transaksjoner må det lages egne bilag, såkalte egenprodusert dokumentasjon som er grunnlag for føringen. Det må fremgå klart av bilaget hva posteringen referer seg til, som f.eks. privatuttak kontanter av eier (se post 2061).

2.1.16 – Egen bankkonto Mange mindre næringsdrivende bruker i dag egen lønnskonto som bankkonto. Av hensyn til regnskapsførselen vil vi anbefale og opprette en egen konto for bruk i næringen.

2.1.17 – Avstemminger Ved å foreta avstemminger i regnskapet, kontrollerer du at det som er bokført er gjort korrekt. Dette kan f.eks. være å avstemme bankkontoutskrift mot banksaldoen i regnskapet. Er det avvik må denne korrigeres. Videre bør det 27

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

foretas følgende avstemminger: • avstemming av kasse • avstemming av reskontro mot hovedbok (kunder mot kundefordringer og leverandører mot leverandørgjeld) • avstemming av arbeidsgiveravgift, skattetrekk og merverdiavgift Ved å foreta slike avstemminger kan man finne ut om bankkontoen er belastet feilaktig av banken osv.

2.1.18 – Oppbevaring av regnskapet Ved regnskapsføring bør man innrette seg etter visse rutiner, det minste du bør gjøre er å sette bilagene inn i permer etter bilagsnummerrekkefølge. Etter bokføringsloven § 13 skal regnskapsmateriell oppbevares i minst 10 år. Dette omfatter også kassaruller, timebestillingsbøker og annet som er en del av regnskapet. Det er vedtatt endring i oppbevaringstiden fra 10 år til 5 år men i praksis har endringen ennå ikke trådt i kraft. Det kan i forskrift gis lengre oppbevaringstid. I bokføringsloven § 13 har såkalt sekundærdokumentasjon en oppbevaringstid på 3,5 år etter regnskapsåret slutt. Eksempel på sekundærdokumentasjon er pakkseddel.

2.1.19 – Årsoppgjøret Ved avslutningen av regnskapsåret skal du som næringsdrivende utarbeide et skattemessig årsregnskap. Dette inneholder normalt: • resultatregnskap • balanse • tilleggsopplysninger til regnskapet Utfylling av Næringsoppgave 1 tilfredsstiller kravene til et skattemessig årsoppgjør.

2.1.20 – Privatkonto Resultat av næringen som er grunnlag for skattemessig overskudd viser om næringen har gått med overskudd eller underskudd. Hvordan eieren har dispo28

_________________________________________________________ 2.1 – REGNSKAPSFØRING

nert resultatet har ikke noe med det skattemessige resultatet å gjøre. Privat uttak av penger fra virksomheten (ved kontantuttak eller ved belastning av privat utgifter), eller innskudd fra eier, føres mot konto for egenkapital. I den daglige bokføringen samles posteringene på kontoene for privatkonto (post 2061– 2078), se pkt. 3.7. Når regnskapet avsluttes, gjøres privatkonto opp mot egenkapitalen (post 2050).

Eksempel på bokføringen er inntatt under næringsoppgavens post 2063–2079.

2.1.21 – Dataprogram for regnskapsføring De fleste regnskaper føres nå ved hjelp av regnskapsprogrammer. Regnskapsprogrammer fører f.eks. reskontroen automatisk og beregner merverdiavgift. Programmene kan videre ta seg av lønn, fakturering osv.

2.1.22 – Autorisasjon av regnskapsførere De som påtar seg regnskapsføreroppdrag skal være registrert og autorisert av Finanstilsynet. Det skal opprettes skriftlig oppdragsavtale mellom oppdragsgiver og regnskapsfører.

2.1.23 – Bokføringspålegg og tvangsmulkt Skattekontorene (se pkt. 5.21) kan gi bokføringspålegg og bruke tvangsmulkt. Ved brudd på bokføringslovens regler om bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, kan ligningsmyndighetene pålegge den bokføringspliktige å innrette seg i samsvar med loven. Bokføringspålegg skal ikke ilegges ved mindre formalfeil. Fristen for å innrette bokføringen etter pålegget skal være minimum fire uker og ikke lenger enn ett år. Utsettelse kan gis. Hvis bokføringspålegget ikke er etterkommes innen fristen, kan skattekontoret ilegge dagsmulkt frem til forholdet er rettet. Tvangsmulkten utgjør normalt ett rettsgebyr per dag. I særlige tilfeller kan tvangsmulkten settes lavere eller høyere, men ikke høyere enn ti rettsgebyr per dag. Samlet tvangsmulkt kan ikke overstige kr. 1.000.000. Vedtak om tvangsmulkt kan påklages til Skattedirektoratet innen tre uker.

2 – FORMELLE REGLER ___________________________________________________________

2.2 – Revisjonsplikt

2.2.1 – Innledning Det er i lov om revisjon og revisorer av 17. juli 1998 fastsatt hvilke næringsdrivende som må ha revisor (se pkt. 2.2.2). Revisors oppgave er å kontrollere at regnskapet er behandlet og bokført etter regnskapsloven og god regnskapskikk.

2.2.2 – Revisjonspliktige Etter revisjonsloven har følgende revisjonsplikt: • enkeltpersonforetak med eiendeler av en verdi på over 20 millioner kroner eller at gjennomsnittlig antall ansatte er høyere enn 20 årsverk. Verdien av eiendelene eller antallet årsverk må overskride grensen 2 år på rad for å gi regnskapsplikt. • deltakerlignede selskaper med mer 5 deltakere (unntak for kommandittselskap der et aksjeselskap er komplementar); • andre når det følger av andre lover f.eks. aksjeselskaper, borettslag Revisor skal skrive under på noen av skjemaene som skal sendes til ligningsmyndighetene, bl.a. næringsoppgaven. Revisors årsberetning skal være en del av firmaets årsoppgjør. Aksjeselskaper som oppfyller samtlige vilkår unntas fra revisjonsplikt: • under 5 millioner kroner i driftsinntekter, • under 20 millioner kroner i balansesum og • gjennomsnittlig antall ansatte som ikke utfører mer enn 10 årsverk Disse får mulighet til å velge bort revisjon av årsregnskapet med virkning for regnskapsår som starter 1. januar 2011 eller senere. Aksjeselskapet kan ha revisorplikt etter andre lover.