KESEKRETARIATAN
PENDAHULUAN Keberadaan sebuah organisasi tidak akan bisa dilepaskan dari kegiatan administrasi. Memimpin rapat, membuat surat, mengirim proposal, mengatur konsumsi, pelatihan persidangan, pelatihan komputer adalah sebagian dari kegiatan administrasi. Sudah barang tentu tiap-tiap aktifitas tersebut ada maksud dan tujuannya. Ordway Tead dalam bukunya Administration a fine art mendefinisikan administrasi sebagai usaha yang luas yang mencakup segala-galanya untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerja manusia yang ditujukan pada tujuan-tujuan/maksud-maksud tertentu [administration is the comprehensive effort to direct, guide and integrate associated human strivings which are focused toward some spesific ends or aims]. Untuk mewujudkannya, diperlukan sarana yang mendukung dan memadai agar setiap aktifitas yang dilakukan dapat tercata dan terdokumentasi dengan baik dalam sebuah arsip. Tujuannya adalah supaya aktifitas yang dilakukan dapat diketahui, diperbaiki dan dilanjutkembangkan periode selanjutnya. Sejalan dengan ide tersebut John Pfiffer dan Rovert Vauce Presthus dalam Public Administration menyatakan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan atau proses terutama mengenai cara-cara [alat-alat] sarana untuk mencapai tujuan yang ditentukan [administration is an activity of process mainly concerned with means for carrying out prescribed ends]. Kesekretariatan IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [IAAS LC UB] disusun dan berisi panduan administratif bagi pengurus dalam menjalankan aktifitas organisasinya. Apa saja instrumen rapat, bagaimana sistematika usulan kegiatan, membuat surat yang baik serta bagaimana mempublikasikannya adalah sebagian dari apa yang terdapat dalam kesekretariatan ini.
I. RAPAT DAN NOTULENSI 1.1. Rapat Adalah pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh anggota &/ dan atau pengurus baik dalam membahas program ataupun aktifitas yang dilakukan. Komponen utama yang harus tersedia dan disediakan pada saat melakukan rapat atau pertemuan ini adalah : 1. Agenda, yaitu hal-hal apa saja yang akan dibicarakan, 2. Peserta, siapa saja yang berkompeten dengan pertemuan yang diadakan, 3. Pimpinan, siapa yang bertanggung jawab memimpin/mengarahkan jalannya rapat. Pimpinan ini bisa juga berfungsi sebagai moderator [tidak membuat keputusan], 4. Daftar Hadir untuk mengetahui siapa saja peserta pertemuan, dan 5. Notulensi, catatan selama berlangsungnya rapat atau pertemuan 1.1.1. Prosedur Rapat/Meeting 1.
2. 3.
Pembukaan oleh Executive Secretary/Secretary [kegiatan], meliputi ; a. salam pembuka, b. doa, c. pembacaan agenda pertemuan, d. pengisian daftar hadir. Pembahasan agenda pertemuan dipimpin oleh LCD/Chief of Committee. Penutup, berisi : a. pembacaan resume meeting sesuai agenda, b. doa, c. salam penutup.
1.2. Notulensi Merupakan catatan selama berlangsungnya rapat/pertemuan yang diisi oleh Executive Secretary atau sekretaris kegiatan. Lihat lampiran 1. Sistematika lembar notulensi sebagai berikut : Lembar Notulensi Hari,tgl Acara Waktu,Tempat Agenda Pembicara* Moderator* Peserta*
: _________________ : _________________ [tulis apa nama acaranya] : _________________ [pukul berapa, dimana] : _________________ [tulis apa saja agenda yang _________________ dibicarakan] : _________________ : _________________ : _________________
IAAS Indonesia LC Unibraw
1