DEPARTEMEN Keberhasilan kegiatan (dinilai per kegiatan) Tidak ada pemunduran jadwal Target jumlah peserta Tanggapan peserta atas hasil angket Surplus/ Defisitnya Anggaran kegiatan Dll HASIL QUISSIONAIRE Pertanyaan untuk masing-masing kelompok responden dinilai tersendiri. Hasil dari beberapa kasus : 1. kemandirian dan wawasan 2. kemampuan menerima kritik 3. kemampuan menghadapi kondisi yang kurang menyenangkan 4. kemampuan menilai IAAS secara obyektif 5. kemampuan membuat analisa SWOT sederhana 6. pandangan tentang diri sendiri (IAAS). *) Prosentase keberhasilan : a.) bila sudah dibuat = 100 %, b.) bila belum selesai dibuat menulis prosentase yang telah selesai dari pekerjaan yang bersangkutan, c.) bila tidak dibuat = 0%. 3. Mekanisme Kerja Untuk memperlancar tugas CCLC, harus dibuat suatu mekanisme sistem kerja yang dipatuhi oleh semua anggota CCLC, yaitu : Ada hari khusus yang disepakati per minggunya untuk mengecek E-mail. Anggota CCLC dibagi dalam bidang-bidang kerja. Bidang tersebut adalah: 1) financial dan administrasi (auditting) 2) VCP dan HRD 3) research and development. Masing-masing anggota CCLC harus rutin membuat outline/ overview kepada koordinator CCLC. Masing-masing anggota CCLC harus membuat laporan lengkap (terutama yang terkait dengan bidang kerjanya) secara periodik, dan membuat rekomendasi kepada LC berdasarkan hasil analisa dalam laporan tersebut. Masing-masing anggota CCLC (bukan koordinator saja) bertanggungjawab langsung kepada LCC. 4. Anggaran Dalam menjalankan tugas-tugasnya, CCLC perlu memiliki sumber dana tersendiri. Usulan mengenai dana CCLC harus dibuat dalam LCC untuk didiskusikan proporsinya dan nantinya harus dimasukkan dalam anggaran LC. Selama ini, segala pengeluaran CCLC masih menggunakan dana pribadi anggota CCLC. E.
Standar Operasional Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka CCLC harus memiliki dokumen-dokumen berikut : PD/PRT/PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide), Laporan Pertanggungjawaban CCLC periode sebelumnya, Keputusan-keputusan yang dihasilkan dala LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group, Program Kerja LC pada periode yang sama, Hasil-hasil National Congress IAAS Dokumen-dokumen dari periode-periode CCLC sebelumnya, Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.
III. Detail Managing Project A.
Penyusunan Konsep Komponen : wakil EC/ wakil CCLC/ wakil departemen/ pembina/ orang yang ditunjuk oleh EC Job Description/ Fungsi : Vacancy kepanitiaan Menyusun garis besar kegiatan, maksud tujuan, target, kisaran waktu, tema dan bentuk kegiatan Membuat susunan panitia yang dibutuhkan Mengarahkan dan mengontrol kegiatan dari awal sampai evaluasi serta tersusunnya LPJ Mendampingi saat audiensi (bila diperlukan) c. Tim SC paling lambat kerja delapan minggu sebelum kegiatan a. b.
B.
Vacancy
Vacancy dibuka setelah sekitar 50% konsep terealisasi untuk mengantisipasi jika kegiatan dibatalkan, tidak disetujui, dsb. Penutupan vacancy paling lambat enam minggu sebelum kegiatan dilakukan. Vacancy dibuka untuk IAASer dan SC akan mencantumkan posisi yang dibutuhkan. Vacancy non-IAASer tidak dilakukan untuk memaksimalkan sumber daya manusia IAASer kecuali dalam situasi dan kondisi yang sudah mendesak. Standar dalam melakukan vacancy adalah : merekrut panitia sesuai dengan standar teknis dan non teknis (lihat standar teknis dan non teknis) menyeleksi panitia sesuai dengan standar teknis dan non teknis C.
Skala Keberhasilan 1. 2. 3.
Pengertian skala keberhasilan adalah suatu patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai suatu kegiatan. Arti penting skala keberhasilan, dapat digunakan sebagai masukan untuk penyempurnaan kegiatan dikemudian hari Cara merumuskan suatu tolak ukur keberhasilan, ada beberapa hal yang dijadikan tolak ukur antara lain:
IAAS Indonesia LC UNIBRAW
8