Code of Conduct (F)

Code of Conduct

POURQUOI UN CODE OF CONDUCT ?

2

NOS VALEURS

3

NOTRE COMPORTEMENT

4

1. Nous créons ensemble un climat de travail positif

4

2. Nous agissons avec intégrité

5

3. Nous évitons les conflits d'intérêts

6

4. Nous établissons des relations durables avec nos actionnaires

8

5. Nous traitons tout ce qui appartient à l’entreprise de manière responsable

8

6. Nous assumons nos responsabilités envers l’environnement et la société

10

MISE EN PRATIQUE DE NOTRE CODE OF CONDUCT

2011

11

Page 2

Pourquoi un Code of Conduct ?

Nous exerçons nos activités dans l’industrie de la communication commerciale et notre entreprise fait partie de la vie quotidienne de nos clients. Leurs attentes à l'égard de nos sociétés et de nos employés sont élevées.

Pour répondre toujours mieux à ces attentes, nous avons rédigé un Code of Conduct définissant les valeurs et les principes communs à toutes les sociétés de PubliGroupe. Elles nous servent de référence et nous nous engageons à les appliquer. Le Code est semblable à une boussole qui nous permet d'éviter de nous égarer.

Sous la pression du temps ou du stress, il est vite fait de perdre de vue la dimension légale ou éthique d’une situation. C’est pourquoi il est judicieux d'anticiper la résolution de conflits d'intérêts potentiels. En effet, les manquements à la loi et les comportements moralement répréhensibles mettent en péril l’intégrité et la réputation de PubliGroupe et, par conséquent, son succès. Dans nos affaires, nous ne voulons donc pas ignorer l’éthique pour satisfaire des intérêts à court terme.

Au contraire, nous souhaitons respecter les normes éthiques les plus élevées. A nos yeux, c’est même une condition préalable essentielle pour satisfaire nos clients, nos collaborateurs, nos partenaires commerciaux et nos actionnaires.

Avant de rédiger ce Code, nous avons organisé une série de workshops avec des collaborateurs, de manière à disposer d'un Code of Conduct aussi proche que possible de la réalité quotidienne de nos sociétés. Je souhaite remercier chaleureusement les participants à ces workshops pour leur engagement et leur contribution. Les situations de conflits et les défis éthiques qu’ils ont évoqués sont à la base de ce Code et des exemples qui y figurent.

Nous souhaitons ainsi encourager un dialogue ouvert sur nos valeurs et nos principes dans nos activités quotidiennes. Dans ce but, un outil E-learning est mis à disposition de chacun pour s'exercer, avec des cas concrets, à avoir un comportement approprié. Nous mettons également à disposition des canaux de communication par lesquels vous pouvez adresser vos questions et vos commentaires sur ce document. D'autre part, un chapitre du rapport annuel sera désormais consacré au Code, à sa mise en œuvre et, le cas échéant, aux écarts avérés.

Je vous prie de prendre le temps de lire et de bien comprendre notre Code of Conduct. Je vous demande également de contribuer pleinement et activement à faire de ce Code une partie intégrante de notre culture d’entreprise. Moi-même et l’ensemble du Conseil d’Administration nous nous engageons dans cette voie. Nous n’en attendons pas moins de la part de nos équipes de direction. C'est pourquoi ce Code est rédigé à la première personne du pluriel.

Hans-Peter Rohner Président du Conseil d’Administration et CEO PubliGroupe

Page 3

Nos valeurs Nos valeurs expriment nos idéaux et elles nous servent de repères dans notre activité quotidienne. Nous nous référons aux valeurs suivantes:

• Orientation client et service Notre engagement au service de nos clients constitue l’essence de notre activité. Ils attendent toujours davantage de notre part. Leur point de vue influence toutes nos actions et décisions.

Nous cultivons le contact avec nos clients, nous parlons leur langue, nous identifions leurs besoins et sommes constamment à leur écoute. C’est de cette manière que nous pouvons leur proposer les solutions et les services sur mesure dont ils ont besoin.

Avec nos clients, nous cultivons des relations de partenariat et de confiance. Ils apprécient de travailler avec nous. Nous tenons nos promesses. Nous considérons leurs réclamations comme une occasion de comprendre plus exactement leurs attentes et d’améliorer nos services.

Nous voulons construire des relations durables avec nos clients, basées sur la coopération et la recherche d’un bénéfice commun.

• Esprit d’entreprise et Intrapreneurship Nous considérons l’esprit d’entreprise comme l’un des principaux facteurs de notre réussite.

Identifier et saisir les occasions du marché, réaliser rapidement des idées innovantes et proposer des solutions parfaitement adaptées aux besoins de nos clients et de nos partenaires représentent les valeurs ajoutées qui nous démarquent de nos concurrents.

Quelle que soit leur place dans la hiérarchie, nos collaborateurs sont actifs, indépendants et responsables. Dans le but d’atteindre, voire de dépasser leurs objectifs, ils cherchent toujours à aller plus loin dans leur pensée et leur action. Ils prennent l’initiative et agissent dans l’intérêt de leur entreprise sans avoir à être sollicités, même s’ils doivent pour cela dépasser leur strict cahier des tâches.

Pour que nos collaborateurs puissent faire preuve d’esprit d’entreprise, nous leur accordons les ressources nécessaires et leur reconnaissons le droit à l'erreur. De plus, nous développons des structures qui favorisent la créativité et réduisent la bureaucratie.

• Transparence et intégrité De par nos métiers, nous sommes souvent le point de mire des médias. Pour conserver la confiance du public, il est important que nos activités commerciales soient transparentes et compréhensibles. Nous ne nous cachons pas derrière le silence et ne pratiquons pas la langue de bois.

Nous informons ouvertement tous nos interlocuteurs sur nos projets, décisions et processus, sans dépasser les limites de la confidentialité et sans nous exposer à la concurrence.

Nos collaborateurs connaissent la stratégie et la situation commerciale de notre entreprise.

Page 4

Notre comportement Une entreprise ne travaille pas dans un monde abstrait. Elle fait partie d’une société dans laquelle elle doit agir comme un partenaire responsable.

Pour maintenir et renforcer la confiance dans l’intégrité et la responsabilité de nos sociétés, nous nous engageons à respecter la loi, à appliquer les normes éthiques que nous formulons ici.

Ces normes ne peuvent pas répondre à toutes les questions éthiques et légales susceptibles de se présenter dans notre travail quotidien. Nous faisons donc confiance à la capacité de discernement de nos collaborateurs et attendons d’eux qu’ils prennent contact avec leur supérieur ou les RH en cas de doute ou de soucis.

1. Nous créons ensemble un environnement de travail positif Des collaborateurs moralement irréprochables, engagés et satisfaits sont le préalable indispensable à la promotion de l’intégrité dans l’entreprise. Voilà pourquoi il est tellement important de créer ensemble un environnement de travail positif dans lequel nous nous sentons à l'aise pour développer nos aptitudes et dans lequel nous pouvons exprimer ouvertement nos opinions critiques.

Un collègue te demande de l'aide sur un problème précis que tu peux, comme expert dans ce domaine, résoudre en 15 minutes. Mais tu es, à ce moment-là, débordé de travail.

Que fais-tu? (*)

Les relations entre employés se fondent sur le respect de la dignité de chacun et le principe d'égalité de traitement.

Nous tenons à ce que la collaboration soit imprégnée d'estime réciproque et d'esprit d'équipe.

Principes de management Notre management est conscient de jouer un rôle décisif dans la création d’une ambiance de travail positive et d’une culture du feedback. Il agit en conséquence.

Nos cadres confient des responsabilités à leurs collaborateurs et leur délèguent des tâches dans le respect des objectifs et des résultats à atteindre. Les félicitations sont spontanées et sincères; les critiques sont ouvertes, directes et équitables.

Nos cadres informent régulièrement et spontanément leurs équipes de tout ce qui est important concernant leur travail. (*) Vous trouverez les solutions dans le module Code of Conduct sur notre plateforme E-learning.

Page 5

Nous expliquons le sens de nos activités et pratiquons une communication interne efficace. Nous incitons nos collaborateurs à améliorer leur performance, à développer leur créativité et leurs compétences en investissant notamment dans des formations ciblées.

Nous sommes attentifs à l'équité dans nos politiques de rémunération.

Nous sommes convaincus que la diversité de nos collaborateurs est précieuse pour le succès de notre entreprise. Nous recrutons, rémunérons et encourageons nos collaborateurs sur la base de leur performance et de leur aptitude à accomplir leurs tâches, sans discrimination sur l’origine, la couleur de peau, le sexe, l'âge, la religion, l’orientation sexuelle, l’état civil, le handicap ou toute autre raison sans lien avec la tâche à accomplir.

Depuis un certain temps déjà j’ai l’impression que mes collègues de travail dans mon équipe m’excluent systématiquement en cessant leurs conversations quand j’entre dans la pièce, en ne m’informant pas des dates de réunions. C’est avec la peur au ventre que je pars au travail chaque matin.

Que dois-je faire ?

Nous ne tolérons en aucun cas les pratiques de mobbing ou de harcèlement sexuel conduisant à l’exclusion ou l’humiliation de quiconque.

2. Nous agissons avec intégrité* Nous sommes intègres avec nos clients C'est par notre intégrité, notre professionnalisme, nos compétences et la qualité de nos services, que nous gagnons notre réputation, la fidélité et la confiance de nos clients. Nous sommes toujours courtois, fiables, respectueux et honnêtes vis-à-vis de nos clients. Nous nous efforçons de créer une relation de coopération durable avec eux. Nous les écoutons attentivement afin de répondre de manière optimale à leurs besoins.

Un collaborateur travaille dans le service informatique et reçoit un coup de téléphone de son meilleur ami qui lui demande de lui révéler l’identité d’un annonceur ayant publié une offre d'emploi sous chiffre.

Que doit-il faire ?

Nos clients savent exactement quels services et produits ils peuvent obtenir et à quel prix.

Nous n'utilisons pas les méthodes de vente allant au-delà des limites d’une promotion légitime des ventes.

Nos contrats sont sans ambiguïté, compréhensibles et respectueux de la loi. Ils comprennent une clause de transparence par laquelle nous nous engageons à informer pleinement nos clients de tout accord avec nos partenaires d’affaires et de tout avantage en nature ou rémunération dont ils nous font profiter.

Un gestionnaire de grands comptes pour des clients nationaux et des agences médias essaie très souvent de générer autant de chiffre d’affaires que possible au moyen de services gratuits ou de ristournes. Cela perturbe ses collègues.

Que doivent-ils faire ?

* L'expression "avec intégrité" signifie incorruptible, légal et équitable

Page 6

Nous sommes intègres avec nos fournisseurs et nos partenaires Nous coopérons avec nos fournisseurs et partenaires et fondons notre coopération sur des principes d’égalité de traitement. Nous choisissons nos fournisseurs sur la base de leur performance, de leur fiabilité, de la qualité et des prix de leurs produits et services, de manière à assurer le succès de nos clients. Nous traitons confidentiellement les informations que nous transmettent nos fournisseurs. En retour, nous attendons de nos fournisseurs et partenaires la même intégrité.

C’est là le fondement d’un succès mutuel.

Nous sommes intègres avec nos concurrents Nous sommes engagés dans une concurrence ouverte et loyale pour la conquête de parts de marché. Nous nous conformons aux lois nationales anti-trust.

Pour exister durablement dans cet environnement concurrentiel, nous nous informons sur les stratégies de nos concurrents exclusivement par les sources du domaine public. Nous nous plions aux règles de la concurrence et ne nous engageons jamais dans des ententes sur les prix ou pour le partage exclusif de secteurs ou de clientèles.

3. Nous évitons les conflits d'intérêts Dans notre entreprise, nous séparons scrupuleusement les intérêts personnels de ceux de l’entreprise. Nous veillons à prévenir ne serait-ce que l'apparence d'un conflit d’intérêts.

Conflits d'intérêts personnels Un conflit d’intérêts peut survenir du fait d’un second emploi, de la prise en charge de fonctions directoriales, de l’entrée dans un Conseil d’Administration, de mandats de formation, d’une participation financière ou encore de relations familiales ou d’amitié. Ce genre d'occupation secondaire doit être documenté et approuvé par écrit par l'employeur. Le temps consacré à ces activités doit se situer en dehors des horaires de travail, sauf accord contraire.

Un chef-produit veut travailler avec une agence de création pour rajeunir la marque de son produit. L’un de ses meilleurs amis vient tout juste d’ouvrir sa propre agence. Il est tenté de lui donner le mandat.

Que doit-il faire ?

Page 7

Les amitiés, de même que les relations financières entre des collaborateurs et des prestataires de services externes ou des fournisseurs doivent également être signalées. Le supérieur conseille son collaborateur sur la manière d'éviter un conflit d’intérêts.

Durant une procédure d’appel d’offre, je découvre que l’employé chargé de la sélection appartient à la même famille que le patron d'une entreprise soumissionnaire.

Que dois-je faire ?

Nous évitons toute forme de publicité commerciale ou de marketing au sein de l’entreprise, qui sert uniquement nos intérêts privés et qui se trouve en concurrence avec les produits et services de notre entreprise.

Remise de cadeaux et d'invitations Les invitations et les avantages en usage dans les relations commerciales (déjeuners, distribution d’articles promotionnels de valeur modeste comme des calendriers, stylos et autres) ne constituent normalement pas un conflit d’intérêts dans le cadre des relations professionnelles et sociales entre entreprises.

Lorsque nous offrons des cadeaux à nos partenaires commerciaux, nous appliquons les principes suivants : • Nous remettons les cadeaux de manière ostensible.

• Nous nous renseignons par avance pour savoir si notre partenaire possède des règles internes concernant les cadeaux.

• Nous évitons de donner l’impression d’attendre des services en retour et choisissons une période neutre pour la remise des cadeaux.

• Nous respectons la décision de refus d’un cadeau de la part d’un partenaire commercial.

Les cadeaux qui peuvent constituer un conflit d'intérêts, se caractérisent par l'enrichissement auquel ils donnent lieu, ainsi que par leur valeur disproportionnée et inhabituelle.

Nous ne versons jamais de dessous de table ni n’accordons d’avantages en nature.

Acceptation de cadeaux et d’invitations Les mêmes règles élémentaires s’appliquent lorsque nous acceptons des cadeaux ou des avantages en nature. Les invitations et les cadeaux doivent être refusés s’ils sont susceptibles d'influencer une décision. Les cadeaux de valeur symbolique peuvent être acceptés occasionnellement.

Dès que nous avons le sentiment qu’un cadeau pourrait influencer notre jugement, nous le refusons poliment.

J’ai reçu deux entrées pour un concert parrainé par l’un de nos partenaires d’affaires. Je sais que ces entrées sont chères. Nous sommes en pleine négociation sur la prolongation du contrat avec ce partenaire.

Que dois-je faire ?

Page 8

Dans le but de promouvoir la transparence et d’éviter les dépendances, nous informons notre supérieur de tout cadeau et invitation que nous recevons. S’il devait être impossible de refuser avec tact un cadeau de valeur disproportionnée, nous le remettons rapidement au service des RH qui en fera don à une bonne cause.

Par principe, il est strictement interdit d’accepter des cadeaux en numéraire.

4. Nous établissons des relations durables avec nos actionnaires Le succès de notre entreprise dépend largement de la confiance des marchés financiers.

Nous protégeons les intérêts de nos actionnaires et traitons tous les groupes d’investisseurs sur un pied d’égalité.

En nous appuyant sur l’engagement durable et responsable en faveur de nos actifs, nous visons un rendement attractif pour nos investisseurs.

Nous nous engageons à respecter les règles de bonne gouvernance d’entreprise de la Bourse suisse.

Nous informons nos investisseurs en toute honnêteté et suffisamment tôt de notre situation commerciale et de son évolution.

5. Nous traitons tout ce qui appartient à l’entreprise de manière responsable Nous traitons ce qui appartient à notre entreprise avec soin, comme s'il s'agissait de nos propres biens. Nous les préservons des dommages, de la fraude, du vol et des abus.

Nous utilisons uniquement les installations et les biens de l’entreprise dans un but professionnel. Dans des cas exceptionnels, une utilisation à titre privé est possible moyennant une autorisation écrite du supérieur.

Je voudrais projeter un DVD dans un contexte privé et je souhaite emprunter un projecteur vidéo à l’entreprise.

Que dois-je faire ?

Page 9

Frais et temps de travail Nous consacrons notre temps de travail à l’exécution de nos tâches et relevons correctement nos heures.

Avant de préparer un voyage d’affaires, nous nous assurons toujours que ce déplacement sert effectivement les intérêts commerciaux de l'entreprise et nous essayons d’en maintenir les frais dans des limites raisonnables.

Nous relevons et communiquons nos frais de manière responsable et honnête.

Je suis l'assistante d'un directeur et je traite ses notes de frais mensuelles. Un jour, je remarque une note d’hôtel d’un montant exorbitant. Je n’ose pas demander d’explications au sujet du service en chambre et du champagne et je reporte simplement le montant sur la note de frais avec le commentaire « déplacement professionnel ». Mon chef signe la note de frais et je la transmets à la direction régionale.

Qu'aurais-je pu faire ?

Traitement des informations confidentielles Nous protégeons les informations confidentielles de nos clients. Nous ne révélons jamais d’informations confidentielles aux médias, à des concurrents ni à des tiers, y compris proches. Cette règle reste en vigueur lorsque nous quittons l’entreprise.

Si, dans l’exercice de notre activité, nous prenons connaissance d’informations non encore publiées relatives à la cotation de PubliGroupe ou de clients (acquisitions, nouvelles stratégies ou nouveaux produits), nous ne nous en servons pas pour négocier des actions à titre personnel et ne transmettons jamais ces informations à des tiers.

Comptabilité Nous rédigeons nos rapports financiers avec soin, honnêtement, sans rien omettre et en conformité avec les lois en vigueur.

Nous évaluons régulièrement nos risques et recherchons les mécanismes de contrôle appropriés et efficaces pour les éviter.

Procurations Nous agissons sans dépasser le cadre des responsabilités décrites dans notre contrat de travail. Nous évitons de conclure des accords avec des tiers avant d’en avoir reçu les compétences et d’en être dûment autorisé par notre supérieur ou par le département concerné. Cette règle s’applique à tous les accords verbaux et écrits qui nous engagent. Nous respectons toujours les processus et prescriptions correspondants.

Pendant un entretien de vente, mon client m’informe de l’évolution à venir de la cotation de son entreprise.

Que dois-je éviter de faire ?

Page 10

6. Nous assumons nos responsabilités envers l’environnement et la société Nous respectons les lois et les cultures des pays dans lesquels nous sommes présents. Nous observons les principes de la Déclaration universelle des droits de l’homme et respectons les diverses conventions de l’Organisation internationale du travail.

Nous respectons et assumons nos responsabilités de contribuable.

Nous encourageons nos employés à préserver l’environnement dans leur travail quotidien et à éviter le gaspillage des ressources.

Page 11

Mise en pratique de notre Code of Conduct La mise en pratique de ce Code est accompagnée d'une série de dispositions : - tous les employés ont accès au Code et peuvent en tester leur compréhension à l’aide d’un module E-learning; - le Code of Conduct fait partie intégrante du contrat de travail; - le Comité "Audit" et le Comité "Nominations et Rémunérations" du Conseil d'Administration reçoivent un rapport annuel sur les écarts au Code of Conduct. Les mesures nécessaires ou l’ajustement du processus de management sont discutés et décidés au sein de ces deux comités. Le Code sera éventuellement révisé pour qu'il soit applicable au quotidien et actualisé en fonction de l'évolution du contexte social, légal et commercial; - Le Chief Compliance Officer et les autres membres de la Direction générale rendent également compte chaque année devant ces deux Comités de leurs activités en liaison avec la mise en pratique du Code.

Responsabilité personnelle Ce Code of Conduct s’applique à tous les collaborateurs de toutes les sociétés de PubliGroupe.

Chacun est responsable de sa mise en œuvre et de son observation. En cas de questions sur la loi, de réserves ou de commentaires concernant le Code, il est conseillé de s’adresser à son supérieur ou au service des RH pour obtenir une aide.

Responsabilité du management Nos managers endossent une responsabilité particulière concernant l'application du Code. Il leur incombe de s’assurer régulièrement que leurs collaborateurs connaissent le Code et se conforment à ses principes. Ils créent ainsi un climat de confiance qui encourage chacun à discuter ouvertement de sujets difficiles. Ils mettent au point et instaurent des mesures de mise en œuvre du Code dans leur entité et en évaluent régulièrement l’efficacité.

Les cadres sont attentifs aux écarts, ils donnent l'exemple et réagissent rapidement si cela est le cas.

En cas de nécessité, ils recourent à des mesures disciplinaires, s’efforcent de corriger les éventuels manquements et informent les RH.

Aide à la décision Le présent Code est un outil de base. Dans notre travail de tous les jours, nous sommes confrontés à des situations à la limite de ce qui est acceptable, légalement ou moralement, et auxquelles ni la loi ni le Code ne peuvent apporter de réponse claire. Dans de tels cas, il faut en discuter pour analyser la situation et rechercher des solutions au moyen des questions suivantes : • • •

Est-ce que ma décision est conforme à la loi ?

Est-ce qu’elle respecte les valeurs de PubliGroupe, les principes de son Code of Conduct et ses directives internes ?

Quels seront les effets de ma décision sur les autres personnes (clients, collègues de travail, fournisseurs, concurrents, collectivité) ?

Page 12

• • • •

Que se passerait-il si tout le monde faisait de même ? Est-ce que cela serait souhaitable pour moi-même et mon entreprise ?

Comment une tierce personne pourrait-elle interpréter ma décision ? Vu de l’extérieur, pourrait-elle être interprétée comme une faute professionnelle ?

Que se passerait-il si cela était publié dans les journaux ? Est-ce que je serais en mesure d’expliquer et de justifier ma décision de manière crédible ?

Est-ce que je dispose des informations pertinentes pour proposer une solution responsable ?

Aide pour la prise de décision et pour le signalement d’un comportement fautif Soucieux de promouvoir un dialogue ouvert sur nos valeurs et nos principes, nous pouvons échanger de manière informelle et spontanée sur des situations difficiles au moyen de la plateforme E-learning ou en envoyant un e-mail à code@publigroupe.com. De cette manière nous pouvons obtenir une aide avant que la situation ne se transforme en problème majeur. Nos intranets fournissent des exemples et une FAQ fréquemment remise à jour. Ces canaux d’information encouragent le dialogue ouvert au sujet du Code à travers toute l’organisation.

Le premier interlocuteur en cas de questions ou de problèmes sur un sujet lié au Code reste le supérieur direct. Si aucune solution satisfaisante ne peut être trouvée ou si le contact avec le supérieur est inapproprié pour quelque raison que ce soit, il faut alors s’adresser au département RH. De cette manière, le sujet est traité en toute confidentialité.

Si la conversation avec un supérieur ou avec les RH s’avère impossible, les questions, plaintes ou signalements peuvent être déposés sur le site internet Integrity Line de MOVIS (www.integrity24.com), une société de conseils neutre et externe. Ces alertes seront alors envoyées automatiquement, anonymement et d'une manière strictement confidentielle au Chief Compliance Officer du Groupe, qui a la responsabilité du traitement et de l'investigation des cas.

En signalant des manquements au Code of Conduct ou des comportements déviants, nous protégeons notre entreprise. En ne le faisant pas, nous nous en rendons complice. Les personnes qui signalent les comportements inadéquats en toute bonne foi sont protégées par la loi et ne peuvent donc être pénalisées. Il est clair aussi que ni la diffamation ni la calomnie ne sont tolérées.

Portée du Code Le Code fait partie du contrat de travail de tous les collaborateurs des sociétés dont PubliGroupe détient plus de 50 % des parts. Il engage également son Conseil d’Administration.

Le présent Code complète notre dispositif de directives internes. Nous tenons à ce que nos fournisseurs et partenaires soient informés eux aussi de son contenu.

Sanctions Les manquements au Code exposent les personnes concernées à des mesures disciplinaires qui peuvent aller de mesures financières à un licenciement ou à des mesures juridiques (par ex. recours en dommages et intérêts).