CODUL ETIC www.novingerklaus.ro
De la înfiinţare, compania noastră şi-a bazat creşterea, ca volum de vânzări şi număr de angajaţi, pe valorile noastre de bază. Aceste valori vor continua să existe ca un fundament pe care să ne clădim viitorul şi este important ca fiecare angajat Novinger Klaus Grup să înţeleagă modul în care dorim să obţinem succesul şi în continuare. Pentru că ne dorim o creştere continuă într-un mediu economic care se schimbă rapid, este necesar să ne declarăm valorile într-un document care să definească şi să clarifice modul în care vrem ca oamenii noştri să facă afaceri. Astfel, am pus pe hârtie principiile etice pe care vrem să le vedem aplicate în compania noastră. Novinger Klaus Grup nu va accepta niciodată practici ilegale sau lipsite de etică în cadrul companiei. Considerăm ca principiile menţionate în “Codul Etic al Novinger Klaus Grup” ne vor ajuta la dezvoltarea noastră continuă. Este important de precizat faptul că respectarea acestor principii etice intră în sarcina tuturor angajaţilor companiei. Trebuie să urmăm şi să aplicăm aceste reguli pe tot parcursul operaţiunilor zilnice şi în contact cu terţe părţi. Ne aşteptăm ca fiecare angajat să ştie principiile incluse în “Codul Etic al Novinger Klaus Grup” şi să le aplice. Dacă aveţi întrebări legate de principiile etice sau nemulţumiri în ceea ce priveşte conduita unora dintre angajaţii companiei, sunteţi obligaţi a le discuta pe toate acestea cu echipa de management a companiei. Puteţi de asemenea, comunica sesizările dumneavoastră prin intermediul internet-ului la adresa de email reclamatii@novingerklaus.ro . Vă garantăm confidenţialitatea oricărei persoane care face o sesizare prin intermediul acestei adrese de email. Ne aşteptăm ca fiecare angajat să adere la aceste principii şi astfel să contribuie la consolidarea şi păstrarea bunei reputaţii a companiei Novinger Klaus Grup în cadrul mediului de afaceri românesc.
Sabin Preda Director General
2
CODUL ETIC AL NOVINGER KLAUS GRUP CINE TREBUIE SĂ RESPECTE „CODUL ETIC AL NOVINGER KLAUS GRUP”? CE SE AŞTEAPTĂ DE LA AGAJAŢI? CE SE AŞTEAPTĂ DE LA MANAGERI? PROBLEMELE DE ETICĂ SEMNALAREA PROBLEMELOR DE ETICĂ CUM RAPORTEZ O PROBLEMĂ? SANCŢIUNI RESPECTAREA LEGILOR ŞI A REGULAMENTELOR RELAŢIILE CU PARTENERII DE AFACERI RELAŢIILE CU CLIENŢII RELAŢIILE CU FURNIZORII RELAŢIILE CU UNITĂŢILE BUGETARE CONCURENŢA LOIALĂ PRACTICI INTERZISE RESPONSABILITATEA FAŢĂ DE ANGAJAŢI PROTECŢIA MUNCII EGALITATEA ŞANSELOR CONDUITA LA LOCUL DE MUNCĂ REPREZENTAREA COMPANIEI CONFLICTUL DE INTERESE ABUZUL DE SUBSTANŢE POLITICA DE CONFIDENŢIALITATE ACURATEŢEA ÎNREGISTRĂRILOR FINANCIARE ALE COMPANIEI UTILIZAREA RESURSELOR COMPANIEI
3
CODUL ETIC AL NOVINGER KLAUS GRUP „Codul Etic al Novinger Klaus Grup” descrie standardele care trebuie respectate de către fiecare angajat Novinger Klaus Grup: În relaţie cu toţi clienţii şi furnizorii În relaţie cu ceilalţi colegi În comportamentul orientat către promovarea intereselor companiei Toţi angajaţii trebuie să acţioneze în limitele legii şi ale codului etic. Managerii şi angajaţii companiei sunt rugaţi să ia la cunoştinţă prevederile codului etic şi să sesizeze eventualele abateri de la lege sau de la politica firmei. CINE TREBUIE SĂ RESPECTE „CODUL ETIC AL NOVINGER KLAUS GRUP”? Toţi angajaţii, inclusiv managerii şi directorul general. Nimeni, de la niciun nivel al conducerii, nu are autoritatea de a cere sau a permite vreunui angajat să se abata de la normele de conduită prevăzute în „Codul Etic al Novinger Klaus Grup”. CE SE AŞTEAPTĂ DE LA ANGAJAŢI? Să citească şi să înţeleagă normele de conduită ale Novinger Klaus Grup. Compania se aşteaptă ca angajaţii să ştie ce se doreşte de la ei Să ceară ajutorul managerilor pentru a înţelege mai mult, dacă este cazul Să reclame orice încălcare a normelor de conduită ale Novinger Klaus Grup Să colaboreze la orice investigaţie referitoare la încălcarea normelor de conduită ale Novinger Klaus Grup CE SE AŞTEAPTĂ DE LA MANAGERI ŞI DE LA DIRECTORUL GENERAL? Managerii trebuie să respecte şi să promoveze cultura etică a companiei şi, de asemenea, să respecte legile, politicile şi procedurile atât în ceea ce-i priveşte pe ei înşişi, cât şi pe subordonaţii lor. Rolul managerilor cuprinde şi o serie de responsabilităţi adiţionale: Să fie un exemplu de conduită etică Să-i informeze şi să-i educe pe cei care apelează la ei Să fie proactiv în ceea ce priveşte legile şi „Codul Etic al Novinger Klaus Grup” Să identifice şi să investigheze orice încălcare a legilor sau a „Codului Etic al Novinger Klaus Grup” Să se asigure că orice angajat poate reclama o încălcare a legilor sau a „Codului Etic al Novinger Klaus Grup”, fară ca a acesta să se teamă de posibile repercusiuni Să acţioneze prompt pentru a soluţiona cazurile de nerespectare a normelor de conduită
4
PROBLEMELE DE ETICĂ SEMNALAREA PROBLEMELOR DE ETICĂ Ne dorim ca toţi angajaţii să dezvăluie orice problemă legată de etică. Acest principiu este menit să apere integritatea Novinger Klaus Grup şi a angajaţilor săi. Angajaţii au responsabilitatea de a comunica şi informa în legătură cu orice presupusă activitate ilegală sau încălcare a „Codului Etic al Novinger Klaus Grup”. Novinger Klaus Grup garantează: Confidenţialitatea: Identitatea angajaţilor care semnalează o neregularitate este strict protejată. Dacă doriţi, puteţi comunica în aceasta problemă cu managementul firmei fără a vă dezvălui identitatea. Fără repercusiuni: Novinger Klaus Grup nu tolerează repercusiunile sau intimidarea angajaţilor care semnalează o problemă de etică. Respectul pentru individ este o valoare fundamentală a companiei Novinger Klaus Grup.
CUM RAPORTEZ O PROBLEMĂ? Semnalarea unei neregularităţi în ceea ce priveşte aplicarea legilor sau a „Codului Etic al Novinger Klaus Grup” se poate realiza contactând fie şeful direct, fie Directorul General. Aşa cum s-a menţionat anterior, puteţi face şi o sesizare anonimă pe adresa de email reclamatii@novingerklaus.ro
SANCŢIUNI Nerespectarea legilor şi/sau a „Codului Etic al Novinger Klaus Grup”, tăinuirea de informaţii referitoare la o persoană care nu a respectat legile şi/sau „Codul Etic al Novinger Klaus Grup”, intimidarea, ameninţarea sau represaliile împotriva unei persoane care a semnalat o problemă de etică, sunt fapte care pot duce la acţiuni disciplinare, inclusiv desfacerea contractului de muncă. Novinger Klaus Grup îşi rezervă dreptul de a cere despăgubiri în instanţă ca urmare a nerespectării legilor sau a „Codului Etic al Novinger Klaus Grup”.
RESPECTAREA LEGILOR ŞI A REGULAMENTELOR Ca principiu general de bază, angajaţii Novinger Klaus Grup trebuie să se supună tuturor legilor şi regulamentelor în vigoare. Nimeni din cadrul companiei nu este autorizat să încalce legile ţării. Dacă există neclarităţi referitoare la conţinutul legilor sau reglementărilor care le vizează activitatea, angajaţii trebuie să solicite ajutor de specialitate înainte de a acţiona. În cazul unui proces, managerii trebuie să îl înştiinţeze pe Directorul General în cel mai scurt timp.
5
RELAŢIILE CU PARTENERII DE AFACERI Novinger Klaus Grup cere tuturor angajaţilor săi să adopte o conduită onestă şi integră în relaţiile cu partenerii de afaceri. RELAŢIILE CU CLIENŢII Obiectivul nostru este să dezvoltăm o relaţie de lungă durată cu clienţii noştri. În cadrul interacţiunilor cu clienţii, ne dorim ca reprezentanţii noştri să se comporte cu cel mai înalt nivel de respect cu toţi angajaţii clienţilor. Novinger Klaus Grup se va asigura de respectarea tuturor termenelor contractelor semnate. Forţa de vânzare a Novinger Klaus Grup se va asigura că toţi clienţii sunt informaţi în legătura cu toate promoţiile care le-ar putea fi utile. Angajaţii Novinger Klaus Grup vor evita crearea unor relaţii personale cu clienţii pentru a nu fi puşi în situaţia unui conflict de interese. Atunci când reprezentanţii de vânzări ai Novinger Klaus Grup plasează o comandă pentru un client, se vor asigura că acesta este pe deplin de acord cu acea comandă. Reprezentanţii de vânzări, operatorii back-office şi personalul de livrare trebuie să răspundă nevoilor clienţilor noştri şi să asigure îmbunătăţirea constantă a serviciilor noastre. RELAŢIILE CU FURNIZORII Relaţiile Novinger Klaus Grup cu furnizorii sunt bazate pe legalitate, eficienţă şi transparenţă, şi le dorim benefice pentru ambele părţi. În nici un caz, selecţia furnizorilor nu se va face pe baza eventualelor relaţii de prietenie sau a intereselor personale. Novinger Klaus Grup va respecta cu stricteţe prevederile contractuale şi termenele de plată negociate. Furnizorii companiei Novinger Klaus Grup trebuie să respecte la rândul lor legile, în special cele care interzic exploatarea copiilor, cele care reglementează normele de siguranţă în muncă şi legile privitoare la protecţia mediului. RELAŢIILE CU UNITĂŢILE BUGETARE Novinger Klaus Grup lucrează şi cu întreprinderi bugetare sau instituţii, şcoli, universităţi şi spitale. Angajaţii companiei trebuie să respecte cele mai înalte standarde etice în cadrul oricărei tranzacţii cu unităţile bugetare şi să se conformeze cu stricteţe legilor şi reglementărilor aplicabile acestor pieţe. Novinger Klaus Grup nu va oferi bani autorităţilor sau partidelor politice în scopul obţinerii unor oportunităţi de afaceri.
6
CONCURENŢA LOIALĂ Novinger Klaus Grup respectă întreaga comunitate de afaceri din România, inclusiv pe competitorii săi. Obiectivul nostru este dezvoltarea companiei, dar nu dorim ca această creştere să se facă prin orice mijloace. Novinger Klaus Grup nu va accepta înţelegeri sau aranjamente care să limiteze în mod neloial competiţia. Angajaţilor Novinger Klaus Grup nu le este permisă divulgarea informaţiilor confidenţiale către nimeni şi în special către competitori. Angajaţii care primesc informaţii confidenţiale aparţinând unor competitori, trebuie să le comunice prompt superiorilor.
PRACTICI INTERZISE MITA Novinger Klaus Grup nu va accepta mita (bani, avantaje, etc.) de la clienţi, furnizori sau o terţă parte pentru a obţine sau a facilita oportunităţi de afaceri. Novinger Klaus Grup se aşteaptă ca şi angajaţii săi să respecte acelaşi principiu. Orice tip de avantaj personal obţinut de către un angajat al Novinger Klaus Grup (bani, împrumuturi, angajarea unui membru al familiei, etc.) este strict interzis şi va fi considerat drept mită, expunând compania la sancţiunile legii. Angajaţii care acceptă mită vor trebui să suporte rigorile legii.
OFERIREA DE DARURI Angajaţii aflaţi în timpul serviciului nu ar trebui să accepte daruri sau invitaţii la evenimente sportive sau culturale. Prânzurile de afaceri sunt acceptabile în măsura în care îşi respectă scopul, sunt destul de rare şi au loc în restaurante cu preţuri moderate. Consumul de alcool în exces este strict interzis. Angajaţii Novinger Klaus Grup trebuie să dea dovadă de profesionalism tot timpul în atitudinea şi în comportamentul lor.
MOSTRELE Furnizorii acordă, de obicei, mostre pentru testarea noilor produse. Excesul de mostre trebuie predat managerilor. Niciodată nu vor fi vândute mostre sau cadouri de către angajaţi în folosul propriu
7
RESPONSABILITATEA FAŢĂ DE ANGAJAŢI PROTECŢIA MUNCII Novinger Klaus Grup lucrează în continuu pentru a oferi angajaţilor un mediu de lucru sigur şi sănătos, şi pentru a preveni accidentele la locul de muncă. Angajaţii trebuie să se comporte într-o manieră potrivită locului de muncă şi să respecte regulile de protecţie a muncii. EGALITATEA ŞANSELOR Angajările, promovările sau programele de training se fac în funcţie de calificări, abilităţi, experienţa profesională şi calitatea muncii prestate. Niciodată aceste decizii nu se vor lua în funcţie de sex, vârstă, dizabilităţi, rasă, culoare, orientare sexuală, convingeri religioase, cultură sau etnie. CONDUITA LA LOCUL DE MUNCĂ Novinger Klaus Grup nu va permite nici un fel de hărţuire (sexuală sau de alt gen) împotriva unui coleg, angajat, client sau furnizor. Hărţuirea este o încălcare a drepturilor fundamentale ale omului şi nu va fi tolerată nici de către Novinger Klaus Grup. Hărţuirea poate lua mai multe forme inclusiv (ca exemplu dar nu se limitează la atât) propuneri sau comentarii cu tentă sexuală, glume cu caracter etnic, rasist sau sexual, ori contactul fizic nedorit. Angajaţii trebuie să reclame prompt orice caz de hărţuire la locul de muncă. REPREZENTAREA COMPANIEI Atunci când reprezintă compania, angajaţii trebuie să acţioneze în favoarea intereselor companiei. Angajaţii trebuie să adopte întotdeauna o atitudine profesionistă. Angajaţii nu sunt autorizaţi să vorbească în numele companiei, cu excepţia cazului în care au fost desemnaţi de către Directorul General. CONFLICTUL DE INTERESE Angajaţii nu ar trebui să fie, la serviciu sau în timpul liber, în situaţia unui conflict de interese. Conflictul de interese există atunci când interesul personal al angajatului este opus interesului companiei Novinger Klaus Grup. Toţi angajaţii trebuie să acţioneze în favoarea intereselor companiei. ABUZUL DE SUBSTANŢE Novinger Klaus Grup nu tolerează utilizarea drogurilor şi nu acceptă consumul de alcool în timpul orelor de program, acestea fiind lucruri care pot afecta siguranţa şi reputaţia companiei. Conducerea autovehiculelor sub influenţa alcoolului sau a drogurilor contravine legilor. De aceea, atunci când livrează, şoferii companiei nu trebuie să fie sub influenţa niciunui tip de substanţe.
8
POLITICA DE CONFIDENŢIALITATE
Novinger Klaus Grup acordă o grijă deosebită informaţiilor privitoare la partenerii de afaceri, angajaţi şi terţe persoane. Angajaţii sunt datori să protejeze confidenţialitatea informaţiilor dobândite pe parcursul colaborării cu Novinger Klaus Grup. Ei trebuie să aibă grijă ca informaţiile să nu fie dezvăluite accidental, de exemplu prin discuţii în spaţii publice, prin împărtăşirea informaţiilor importante în discuţiile purtate cu prietenii sau familia, prin afişarea informaţiilor pe monitoarele computerelor în spaţii publice, sau lăsând documentaţia nesupravegheată. Informaţiile confidenţiale trebuie dezvăluite doar persoanelor îndreptăţite să le cunoască. Novinger Klaus Grup va şterge din baza de date, în limitele legii, diverse informaţii ale clienţilor sau furnizorilor, dacă aceşti îşi exprimă dorinţa în acest sens.
ACURATEŢEA ÎNREGISTRĂRILOR FINANCIARE ALE COMPANIEI Înregistrările financiare sunt esenţiale în evaluarea performanţelor unei afaceri. Acurateţea acestor înregistrări asigură onestitatea şi legalitatea nivelului performanţei noastre. Fiecare angajat Novinger Klaus Grup are datoria de a se asigura de faptul că acţiunile sale sunt corecte şi reflectate întocmai în situaţiile financiare ale companiei, şi de a raporta orice greşeală. Novinger Klaus Grup nu va accepta tranzacţiile sau raportările false ale angajaţilor în scopul de a atinge diverse ţinte sau obiective propuse. Aceste acţiuni vor fi considerate frauduloase şi compania va aplica o politică de toleranţă zero. Orice înregistrare sau prezentare de informaţii greşite este frauduloasă, iar exemple pot fi: - raportarea unui număr inexact de clienţi vizitaţi zilnic de către un reprezentant de vânzări - împărţirea costurilor în acte pe mai multe luni, din cauză că bugetul a fost depăşit - amânarea înregistrării facturilor diverselor bunuri pentru a ieşi bine la inventar Novinger Klaus Grup doreşte ca toţi angajaţii să sprijine desfăşurarea în bune condiţii a auditurilor interne sau externe. Angajaţii trebuie să respecte procedurile interne de validare a cheltuielilor şi a transferului de numerar.
UTILIZAREA RESURSELOR COMPANIEI Bunurile şi resursele companiei sunt folosite de către angajaţi în scopul dezvoltării companiei şi pentru a obţine obiectivele propuse. Risipa sau folosirea incorectă a resurselor companiei este un considerată o greşeală. Angajaţii trebuie să nu folosească bunurile companiei în folosul propriu sau în avantajul prietenilor. Doar în cazuri excepţionale poate fi utilizat echipamentul companiei (telefon, fax, calculator, etc.). De exemplu: utilizarea autovehiculelor de livrare în afara orelor de program sau pentru folosul personal nu este acceptată utilizarea de către angajaţi a resurselor companiei pentru uz casnic este interzisă Codul Etic al Novinger Klaus Grup va fi luat la cunoştinţă şi semnat de către toţi angajaţii companiei.
9