Version 1.0 – 05.03.2017 | MKS Computer & Internet Service • Bachstraße 25/1 • 68794 Oberhausen-Rheinhausen • (07254) 985145 • info@mks-pc-shop.de • www.so-sicher-ist-fernwartung.de
TeamViewer 12:
Kommunikations-Tools beim Zugriff
In diesem eBook zeige ich Ihnen einige Tools zur Kommunikation, die während eines Zugriffs genutzt werden können.
Inhaltsverzeichnis Funktionen-Fenster..................................................................................................................................................... 2 Video .......................................................................................................................................................................... 3 Audio .......................................................................................................................................................................... 4 Chat (Text-Nachricht) .................................................................................................................................................. 5 Dateien übertragen..................................................................................................................................................... 8 Alternative Übertragungswege ................................................................................................................................... 8 Auswirkungen durch andere Übertragungswege ......................................................................................................... 8 Direkte Übertragung mit TeamViewer......................................................................................................................... 9 Whiteboard .............................................................................................................................................................. 10 Verbindungsübersicht ............................................................................................................................................... 11 Funktion schließen .................................................................................................................................................... 12 Funktion in einem zusätzlichen Fenster anzeigen ...................................................................................................... 13
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Funktionen-Fenster Über das TeamViewer-Symbol (rechts unten in der Ecke), das während einer Verbindung von einem anderen Rechner aus zu sehen ist, lassen sich zusätzliche Funktionen für die Verbindung bzw. die Kommunikation nutzen.
Dazu klicken Sie dieses Symbol mit der linken Maustaste an.
Dadurch erscheint das Funktionen-Fenster, das direkt anzeigt, mit welchem PC (ggf. auch mehreren PCs, z. B. innerhalb eines Firmen-Netzwerks) gerade eine Verbindung besteht.
Hier sind verschiedene Symbole zu finden, mit denen – durch einen Klick mit der linken Maustaste – die jeweilige Funktion genutzt werden kann.
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Video Über die „Video“-Funktion lässt sich ein Video-Chat aufbauen, bei dem sich die jeweiligen Nutzer gegenseitig sehen können. Dazu klickt man auf das Kamera-Symbol im Funktionen-Fenster.
Technische Voraussetzungen Dies setzt jedoch zwei Dinge voraus: • An beiden Geräten ist je eine Webcam (alternativ: spezielle Video-Kameras oder Camcorder) angeschlossen, die die Aufnahme in ausreichender Qualität als Video übertragen kann. • Die Übertragungsgeschwindigkeit auf beiden Seiten ist ausreichend schnell, um nicht nur Monitorbild in guter Qualität und ohne Verzögerung oder Ruckler zu übertragen. Sondern zusätzlich das Video-Bild, das – abhängig von der Qualität der Webcam – mitunter mehr Daten als das eigentliche Monitorbild erzeugt, zu übermitteln. Diese Video-Übertragung besteht allerdings aus zwei Datenströmen, da von beiden Seiten ein Videostrom zum jeweiligen anderen Rechner übertragen wird. Die Bandbreite der Internet-Verbindung muss somit die Übertragung vom Monitorbild sowie von zwei Webcams übermitteln. Hier kommt es deshalb vor allem beim Rechner, auf den zugegriffen wird, auf eine hohe Upload-Geschwindigkeit an. Eine Video-Chat-Übertragung kann zusätzlich zur Video-Übertragung, das von der Webcam aufgenommen wird, eine Audio-Verbindung beinhalten. So dass sich die Gesprächsteilnehmer nicht nur gegenseitig sehen, sondern sich in einer Art Video-Konferenz unterhalten können. Allerdings hat nicht jede Webcam eine Audio-Funktion integriert. In diesem Fall ist ein zusätzliches Mikrophon, ein Sprach-Rekorder oder ein Headset (Kopfhörer + Mikrophon in einem) notwendig. Zusätzlich benötigt man einen Kopfhörer, ein Headset oder ein Paar Lautsprecher, um den Ton vom Gegenüber zu hören. Auf beiden Seiten müssen somit eine Webcam sowie passende Geräte zur Sprach-Aufnahme und -Wiedergabe vorhanden sein. Ist eine Video-Verbindung mit Audio-Übertragung möglich, ersetzt dies die Sprach-Übertragung. Somit kann in dem Fall ein zusätzliches Telefonat entfallen, was mitunter die Handhabung vereinfacht, da somit beide Hände frei sind, und ggf. auch Kosten spart. Sollte keine Video-Kommunikation möglich sein, lässt sich zwar die Funktion aktivieren. Aber es erscheint kein Video-Bild, sondern – sofern vom Nutzer angelegt - ein Profil-Bild oder ein graues Symbol.
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Audio In ähnlicher Form wie die Möglichkeit zur Video-Übertragung funktioniert auch der Bereich zur Audio-Übertragung, der über das Kopfhörer-Symbol aktiviert werden kann.
Auch diese Übertragung bietet den Vorteil, dass – z. B. bei Verwendung eines Headsets – die Hände frei bleiben und ggf. Kosten gespart werden können. Dies setzt - wie bereits im Abschnitt „Video“ beschrieben – zum einen die passenden Geräte zur Audio-Aufnahme und Sound-Wiedergabe sowie außerdem eine stabile und schnelle Internet-Verbindung voraus. Zwar werden im Audio-Datenstrom weniger Daten als bei der Video-Übertragung übermittelt werden. Allerdings erzeugt auch dies zusätzliche Daten, die zusammen mit dem Monitorbild übertragen werden müssen. Eine zu langsame oder ruckelnde Verbindung könnte außerdem dazu führen, dass die Sprach-Übertragung immer wieder Aussetzer hat, abgehackt klingt oder andere Störungen zeigt. Sollte dies der Fall sein, sollte die zusätzliche Audio-Übertragung beendet und auf konventionelle Telefone zurückgegriffen werden.
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Chat (Text-Nachricht) Eine ähnliche Kommunikationsform wie Audio und Video bietet der Chat-Bereich innerhalb des Programms. (drittes Symbol von links)
Damit können reine Text-Nachrichten übertragen werden, was im Vergleich zu Audio und Video Nachteile, aber auch einige Vorteile bietet.
Natürlich können ergänzend dazu auch andere Chat-Funktionen (z. B. in Facebook oder Google Plus) oder Messenger-Dienste (z. B. WhatsApp oder Skype) genutzt werden. Ggf. ist dazu allerdings zum Lesen und Schreiben der Wechsel zwischen den Programmen notwendig bzw. es muss ggf. ein zusätzliches Gerät (z. B. Fernwartung auf dem Rechner + WhatsApp auf dem Smartphone) verwendet werden. Deshalb bietet die Chat-Funktion in TeamViewer bei Übersichtlichkeit und Handhabung einige Vorteile. Ein Nachteil der Chat-Funktion, bei der im Vergleich zu Audio und Video der Gesprächspartner nicht zu sehen oder zu hören ist, ist die fehlende Visualisierung (Mimik, Gestik etc.), Betonung usw. Außerdem kann es teilweise länger dauern, einen Text zu schreiben statt dem Gesprächspartner eine kurze Zusammenfassung zu erzählen. Allerdings – u. a. auch, falls die Audio- / Video-Übertragung Probleme macht oder ruckelt – kann dies auch helfen, die Zusammenarbeit flüssiger zu gestalten. Denn einerseits lässt sich reiner Text (bei dem jedes Zeichen nur 1 Byte groß ist, somit 1.000 Zeichen gerade mal 1 KB) wesentlich schneller übertragen. Außerdem lassen sich damit auch klare Anweisungen, bei dem es auf die exakte Ausführung (Schritt für Schritt) ankommt, ebenso wie komplette Anleitungen oder auch Links zu einem Internet-Dokument (z. B. eine PDF-Datei) oder zu einer Website ergänzen.
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Einen Link (inkl. aller Striche, Punkte etc.) per Sprache zu übermitteln, ist - besonders, wenn dieser sehr lang ist - meist sehr umständlich. Beispiel: http://www.mks-computer.com/2017/02/google-chrome-registerkarten-tabs-neu-laden-aktualisieren-info-ursache.html
Das Chat-Fenster bietet die Funktion, dass ein Link – z. B. aus der Adressleiste im Browser oder von einem anderen Dokument – kopiert und im Chat-Fenster eingefügt werden kann. Der andere Gesprächsteilnehmer sieht den Link an seinem Rechner und kann ihn direkt anklicken, seinerseits kopieren und bei sich im Browser oder anderer Stelle (z. B. in einer Link-Sammlung in einem Word-Dokument) einfügen.
So kann ein langer Link kurzerhand übermittelt und beim Empfänger gespeichert werden, ohne dass Blatt und Stift genutzt werden müssen. Ebenso muss der erhaltene Link nicht von Hand abgetippt werden, sondern kann – dank Copy & Paste – an anderer Stelle eingefügt werden.
Außerdem lassen sich damit Tipp-Fehler vermeiden und es geht schneller. Ergänzend dazu gibt es bei der Nutzung der Chat-Funktion - während oder nach der Fernwartung - die Möglichkeit, den gesamten Chat-Verlauf (oder auch nur Teile davon) zu kopieren (z. B. manuell, zum Einfügen in ein WordDokument) oder als Text-Datei (Format txt) zu speichern.
Dies bietet den Vorteil, dass nicht nur der geschriebene Text inkl. aller Anweisungen, Anleitungen und Links enthalten sind.
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Sondern auch durch die ID bzw. den Namen des Gesprächspartners zusammen mit einem Zeit-Stempel genau zu erkennen ist, wer wann was geschrieben hat.
Das kann ggf. zum späteren Nachvollziehen von durchgeführten Änderungen, als Gedächtnisstütze und mitunter auch zur Beweissicherung dienen. Darüber bietet – wie jede andere Text-Datei auch (z. B. Word, Excel, PDF, Webseiten uvm.) – auch der Text vom ChatVerlauf die Möglichkeit, nach bestimmten Wörtern oder auch Zeit-Angaben zu suchen. Tipp: Zwar können auch Video und Audio aufzeichnet werden, wahlweise direkt im Programm TeamViewer oder durch zusätzliche Programme und Tools.
Allerdings ist eine Text- oder Word-Datei meist nur wenige KB groß, selbst wenn ein Chat viele Stunden dauern sollte. Eine Video- oder Audio-Aufzeichnung dagegen erzeugt – ähnlich die Monitor-Übertragung selbst – sehr viele Pixel (Bildpunkte) je Einzelbild und rund 25 Einzelbilder pro Sekunde. Eine Fernwartung, die mitunter auch mal eine halbe Stunde oder mehr dauern kann, erzeugt damit eine Videooder Audio-Aufnahme, die teilweise einige hundert MB oder sogar mehr als 1 GB groß sein kann. Eine Text- / Word-Datei verbraucht dagegen kaum Speicher auf der Festplatte, lässt sich auch kurzerhand zu einem Cloud-Speicher (z. B. Dropbox) oder per Mail, Facebook, WhatsApp, Skype etc. (z. B. an einen Arbeitskollegen) übertragen und kann außerdem sehr schnell auf einen USB-Stick (oder ein ähnlicher Datenträger) kopiert werden. Außerdem sind in der Video- oder Audio-Aufnahme keine Zeit-Stempel zu sehen, sondern müssen ggf. manuell durch Abspielen der Aufnahme geprüft werden. Ebenso gibt es hier – ohne zusätzliche Nachbearbeitung oder Tools – keine Möglichkeit der Suche, z. B. nach Stichwörtern. Die gute Nachricht: Der Chat-Bereich kann – quasi als Ergänzung – zusätzlich zur Audio- bzw. Video-Übertragung genutzt werden.
Damit lassen sich die Vorteile beider Bereiche miteinander verbinden und – je nach Inhalt der Information – der passende Übertragungsweg nutzen, der am schnellsten bzw. effizientesten funktioniert. - Seite 7 von 14 Version 1.0 – 05.03.2017 | MKS Computer & Internet Service • Bachstraße 25/1 • 68794 Oberhausen-Rheinhausen • (07254) 985145 • info@mks-pc-shop.de • www.so-sicher-ist-fernwartung.de
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Dateien übertragen Als vierte Option gibt es bei den Symbolen im Funktionen-Fenster die Auswahl „Dateibox“ (viertes Symbol von links).
Hierdurch lassen sich kurzerhand Dateien von einem Rechner zum anderen (in beide Richtungen) übertragen. Das kann etwa sinnvoll / notwendig sein, um Programm- oder Update-Dateien für die nächste Installation, Konfigurationsdateien, eine Anleitung, eine Info-Video / eine Sprach-Datei oder ein eBook mit zusätzlichen Informationen zu übertragen und viele Möglichkeiten mehr.
Alternative Übertragungswege Zwar lässt sich das teilweise auch per Mail, über einen Chat- / Messenger-Dienst oder mittels eines Cloud-Speichers (wie etwa Dropbox) übertragen. Up- und Download über zweite Plattform Allerdings muss hierzu erst die Datei zum gewünschten Dienst hoch- und nach dem Empfang beim Gegenüber heruntergeladen werden. Begrenzte Speichermenge Außerdem bietet nicht jeder Mai-, Chat- oder Messenger-Dienst eine unbegrenzte Speicher-Menge, so dass z. B. komplette Installations-Dateien mit mehr als 500 MB nicht verarbeitet werden können. Link anklicken Darüber hinaus muss, z. B. bei Nutzung eines Cloud-Speichers wie Dropbox, der Link ggf. erst vom Empfänger angeklickt / geöffnet werden, wodurch die Nutzung weiterer Programme notwendig sein kann. Auswirkungen durch andere Übertragungswege Dies bremst mitunter den Ablauf aus, da hier zusätzliche Handlungen sowie mehr Programme und damit mehr verbrauchter Arbeitsspeicher und Rechenleistung notwendig sind. Längere Übertragungsdauer Je nach Übertragungsweg – z. B. bei Mail – kann die Nachricht teilweise auch unnötig länger dauern. Etwa, weil die Mail erst nach einer halben Stunde im Postfach des Empfängers ankommt.
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Direkte Übertragung mit TeamViewer Diese Nachteile gleicht die Datei-Übertragung direkt per TeamViewer aus. Denn es muss kein zusätzliches Programm und kein zweiter Übertragungsweg außer den aktuellen bereits offenen Programmen (u. a. TeamViewer) geöffnet werden, die Übertragung kann direkt gestartet werden und die Datei erscheint nach der Übertragung sofort auf dem Rechner des Empfängers. Dateigröße Dabei ist es außerdem egal, ob die Datei nur einige KB, mehrere MB oder sogar mehr als 1 GB groß ist. Übertragungsgeschwindigkeit Die Übertragung kann – je nach vorhandener Internet-Geschwindigkeit – natürlich länger dauern, z. B. falls die Internet-Verbindung ohnehin nur max. 1 MB/s schafft und die Datei – zusätzlich zum übertragenen Monitorbild – übertragen werden muss. Die Verbindung sollte deshalb nicht nur schnell, sondern auch stabil sein, da ansonsten – z. B. im Fall von Unterbrechungen – die Übertragung neu gestartet werden müsste. Andere Übertragung als Ersatz Falls es wiederholt zu Abbrüchen oder Problemen während der Übertragung kommt, kann stattdessen jederzeit einer der o. g. Alternativen (z. B. Dropbox oder Mail) verwendet werden. Primär empfiehlt sich jedoch die Übertragung direkt per TeamViewer. Tipp: Als Quell-Daten können bei der Dateibox in TeamViewer nicht nur lokale Dateien, sondern auch Dateien aus einem Cloud-Speicher – genauer: von den großen Cloud-Anbietern Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive sowie Box – verwendet werden.
Die Einbindung einer Datei aus einem der vier Cloud-Speicher setzt jedoch ein Benutzer-Konto beim jeweiligen Dienst voraus. Da dies mitunter ein komplexes Thema ist, kann in dieser Anleitung nicht weiter auf diese Möglichkeit eingegangen werden.
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Whiteboard Zur Unterstützung der Fernwartung, z. B. um bestimmte Funktionen oder den Hintergrund einer Fehler- bzw. Hinweismeldung zu erklären oder eine Präsentation / Schulung durchzuführen, gibt es mit der fünften Funktion „Whiteboard“ eine sinnvolle Erweiterung im Funktionen-Fenster von TeamViewer.
Damit lassen sich auf dem Bildschirm des Gegenüber Zeichnungen, Text-Hinweise, Markierungen und Sprechblasen, z. B. mit dem Pinsel oder einem Text-Marker erstellt werden.
Dafür lassen sich verschiedene Funktionen nutzen bzw. die Änderungen mit dem Radierer rückgängig machen.
Der Vorteil dieser Funktion: Diese Gestaltungen sind nur temporär - also nur während der durchgeführten Fernwartung – auf dem Monitor zu sehen. Nachdem der Zugriff beendet wird, verschwinden diese automatisch. Außerdem hat das keinen Einfluss auf den Inhalt von ggf. offenen Dateien, z. B. einer Internet-Seite im Browser, einem Text in Word oder einer Zeichnung im Grafik-Programm Paint. Damit lassen sich die Gestaltungsfunktionen im Whiteboard dazu nutzen, um bestimmte Dinge optisch verständlicher zu machen oder schneller erkennen zu können. Beispiel: Mit einem Kreis um einen bestimmten Button, den ein Kunde anklicken soll, ist dies für diesen schneller zu finden als wenn dies mittels Sprache oder Text (z. B. im Chat) erklärt werden muss. Ggf. lassen sich diese zwei Funktionen auch verbinden, indem man dem Gegenüber erklärt, wohin dieser klicken soll. Zusätzlich markiert man die Stelle über eine Whiteboard-Funktion.
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Verbindungsübersicht Während eine Verbindung durch einen anderen Rechner aufgebaut wurde, erscheint automatisch im FunktionenFenster eine Verbindungsübersicht.
Dort sind alle Geräte mit ID bzw. Bezeichnung aufgelistet, die gerade Zugriff auf diesen Rechner haben. Das können neben anderen Rechnern auch Smartphones und Tablets mit Android, iOS oder Windows Phone sein. Diese Übersicht bietet jedoch über die reine Information, welche Geräte aktuell zugreifen, noch weitere Möglichkeiten. Denn damit kann u. a. eine einzelne Verbindung beendet oder deren Zugriffsrechte eingeschränkt werden. Das hat dann keine Auswirkungen auf andere Geräte, die zeitgleich auf den Rechner zugreifen. Möglich ist dies, indem in der Verbindungsübersicht neben der ID / Bezeichnung der kleine, graue Pfeil geklickt wird.
Dadurch wird eine Auswahl angezeigt, um die Verbindung zu schließen, die Steuerung durch den anderen Rechner zu deaktivieren oder mit diesem Gerät einen Chat zu beginnen.
Denn falls mehrere Geräte mit diesem Rechner verbunden sind, möchte man evtl. nur mit einem der Geräte, d. h. mit dem Nutzer an diesem einen Rechner kommunizieren. Deshalb kann hier ausgewählt werden, dass mit diesem einen Rechner der Chat begonnen wird.
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Funktion schließen Jede Funktion im Funktionen-Fenster kann jederzeit einzeln beendet werden. Dazu klickt man neben der Bezeichnung der Funktion (z. B. „Verbindungsübersicht“) auf das kleine Zahnrad-Symbol.
Hierdurch kann durch Klick auf „[Funktion] schließen“ die jeweilige Funktion beendet werden. Hinweis: Beim Chat gibt es in dieser Auswahl zusätzlich die Möglichkeit, durch Klick auf „Speichern“ den Chat-Verlauf als Text-Datei zu sichern.
Auch beim Video gibt es in dieser Auswahl eine zusätzliche Option, um die Video-Einstellungen anzupassen.
Ebenso sind für die Dateibox in der Auswahl zwei weitere Optionen vorhanden, um wahlweise Dateien vom lokalen Rechner oder von einem der 4 Cloud-Speicher auszuwählen.
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Funktion in einem zusätzlichen Fenster anzeigen Um den Überblick zu behalten, ist es für jede Funktion möglich, diese aus dem Funktionen-Fenster rechts unten in ein separates Fenster – nur für die eine Funktion – auszulagern. Hierzu klickt man neben der Bezeichnung der Funktion (z. B. für die Verbindungsübersicht) auf das kleine „Viereck mit Pfeil nach rechts oben“-Symbol.
Hierdurch wird die Funktion in ein separates Fenster ausgelagert, kann jedoch weiter mit allen Einstellungen genutzt werden.
Bereits vorhandene Inhalte, z. B. im Chat-Verlauf, werden automatisch übernommen. Je nach Funktion kann hier sogar die Fenstergröße geändert oder das Fenster an eine andere Position auf dem Bildschirm verschoben werden.
Umgekehrt kann das separate Fenster wieder zurück in das Funktionen-Fenster eingegliedert werden, indem man auf das kleine „Viereck mit Pfeil nach links unten“-Symbol (rechts oben in der Ecke zu finden) klickt.
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Ausnahme: Bei den Funktionen „Audio“ und „Whiteboard“ wird die Möglichkeit des Auslagerns in ein neues Fenster nicht angeboten.
Beim Whiteboard gibt es stattdessen die Funktion, diese zu aktivieren oder zu deaktivieren. Und damit vorhandene Zeichnungen + Text-Ergänzungen aus- und wieder einzublenden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Nutzung von TeamViewer 12. Sollten Sie vor einem Termin für die Fernwartung noch Hilfe bei Installation + Einrichtung benötigen oder Fragen zum weiteren Ablauf haben, können Sie mich gerne anrufen oder mir eine Nachricht senden.
Markus Scheurer
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