Menestystarinat
TEKSTI JA KUVA: Katja Mäenpää
ki ja kun kassalla huomataan puutteita, tuotteet lisätään tilaukselle. Kun laittaa iltapäivällä tilauksen menemään, tavarat ovat aamulla valmiina. Tilanteen mukaan tavarat tilataan tukusta myymälään toimitettuna tai minä noudan ne. Ajantasaisen hintavertailun lisäksi suurin muutos ostotoiminnassa on laskujen tarkastus ja kohdistaminen. – Eniten on muuttunut laskujen tarkastus ja tavaran tulouttaminen. Se on tosi iso muutos ja helpotus aiempaan. Laskut tulevat nopeasti ovt:nä ja sovitut hinnat pitävät paikkansa. On huomattava etu, että tilatut tavarat kirjautuvat automaattisesti varastoon ja lisäävät varastosaldoa.
Kokonaisvaltainen muutos myymälätoimintoihin
käteisasiakkaista ja sen perusteella tehtiin kassakirja erikseen. Siinä ei ollut minkäänlaista automatiikkaa, nyt näemme kaiken suoraan koneelta.
Parempaa asiakaspalvelua Lahden LVI-Tarvikkeen asiakkaista iso osa on ammattilaisia, joten myymälämyynnistä noin puolet on laskumyyntiä. Sekä lasku- että käteismyynnissä tuotteet luetaan kassaan viivakoodinlukijalla. Laskut lähtevät asiakkaille enimmäkseen samana päivänä, mutta toisinaan hyödynnetään koontilaskutusta. – Meillä on sellainen käytäntö, että käymme aina päivän päätteeksi tai seuraavana päivänä laskumyynnit läpi ja lähetämme laskut. Asiakas voi myös hakea tarvikkeita ja palauttaa käyttämättä jääneet, jolloin pidämme tilausta auki ja laskutamme vasta toteutuneen käytön mukaan. Se on paljon helpompaa molemmille, kun ei tarvitse tehdä hyvityksiä. – Jos on paljon pieniä ostoja, käytämme koontilaskutusta. Pääasiassa laskutamme ostot erikseen, koska se on niin vaivatonta. Laskut lähtevät automaattisesti sähköisenä, joten laskutus ei ole sellainen paperishow kuin ennen. Jos aiemmin tuli paljon pieniä laskuja, niin niitähän sitten kirottiin ja tehtiin paljon koontilaskuina. Laskutuksen hoitaminen Adminetillä on helppoa, sillä oikea asiakas voidaan hakea ja valita nopealla hakutoiminnolla, minkä jälkeen tavarat kohdistuvat sähköiselle laskulle. – Jos huoltoyhtiö hakee myymälästä tarvikkeita, laskulle merkitään oikea taloyhtiö ja lopullinen lasku lähtee isännöintitoimistoon. Ostotapahtuma siis hakeutuu automaattisesti oikealle taloyhtiölle. Vaikka suurin osa Lahden LVI-Tarvikkeen asiakkaista on muita yrityksiä, asioi liikkeessä myös yksityishenkilöitä. Heidän ostoksensa hoidetaan käteismyynnillä, mutta tarvittaessa voidaan perustaa nopeasti myös uusi asiakkuus. – Yksityishenkilöillekin
Myymälän osalta Mansikka toteaa, että ”puuhailut ovat vähentyneet ihan älyttömästi”. Suurena syynä tähän on kassatoimintojen integrointi yrityksen muuhun toimintaan, joten tiedot ovat luotettavia ja ajan tasalla. – Jos asiakas tulee myymälään ja kysyy tuotteen hintaa, hänelle voi tehdä tarjouksen saman tien, koska koneen näyttämiin tietoihin voi luottaa. Myös myyntitoiminta on helpottunut aika paljon. Myyntihinnoissa on eroja, koska tukkurihinnastot ovat myynnin pohjana. Jos tuotteen ostohinnassa on lähes kahdenkymmenen euron ero, niin ei se ollenkaan istu asiakkaalle, että myyn tuotteen kalliimman hinnan mukaan. Adminetillä pystyy katsomaan oikean myyntihinnan ja inhimillistämään hinnat asiakkaalle. Myymälässä työskentelee Arton lisäksi vain yksi henkilö. Pienellä kokoonpanolla voidaan toimia joustavasti, joten esimerkiksi hinnoittelua ei tehdä Adminetin hinnoitteluohjauksilla, vaan sovitaan keskenään muun muassa kausituotteiden hinnat. Sen sijaan alennusryhmiä on määritelty asiakkaille sekä tuoteryhmittäin että asiakasryhmittäin. – Esimerkiksi taloyhtiöille, huoltoliikkeille ja muille yrityksille on omat alennusryhmänsä. Alennusryhmien hallinta on aika yksinkertaista. Seuraavaksi olisi tarkoitus kokeilla alennuskampanjoiden toteuttamista Adminetillä. Automatisoitujen toimintojen an- – Ajanta sainen h siosta myymälätoiminnoista on jää- – A in u t o m aattiset nasto nyt paljon manuaalista työtä pois. varastok Erityisesti kassakirjanpito on muuttunut. – Integr irjaukset oit – Aiemmin kaikki laskettiin kä- – Nopea u myymäläsove sin. Ohjelmasta sai myyntiraportit ka ll
S aav u t
– Kaikki
et ut e d
ut :
us
ssaso yhdeltä vellus toimitta
jalta
voidaan perustaa asiakkuus saman tien, jos on vaikka joku remontti johon haetaan paljon tavaraa. Adminettiin voi nopeasti lisätä uuden asiakkaan ja tarkistaa luottotiedot, minkä jälkeen asiakas pystyy hakemaan tavaraa hyllystä ja palauttamaan ylimääräiset. Jos remonttiin hakee paljon tavaraa, niin eihän asiakas tiedä paljonko sitä lopulta menee. Sitten kun homma on valmis, laskutetaan toteutuneen tarvikekäytön mukaan. Pidemmissä remonteissa taas sovitaan koontilaskutus tietylle aikavälille. Korttimaksut on integroitu Adminettiin ja myyntitapahtumien suoritukset kohdistuvat automaattisesti oikealle myyntitapahtumalle. Integrointi helpottaa myös asiakaspalvelua, jos asiakas palauttaa tuotteen. – Jos tulee palautus, ei tarvitse pelata rahan kanssa. Järjestelmästä vaan haetaan myyntitapahtuman kuitti ja tehdään hyvitys, niin rahat menevät suoraan asiakkaan tilille. Muuttuneet myymälätoiminnot näkyvät asiakkaille nopeutuneena palveluna, eikä se ole jäänyt huomaamatta. – Asiakaspalvelu on nopeutunut huomattavasti ja asiakkaat ovat tykänneet hyvää. Pystymme esimerkiksi lennossa laittamaan ylös laskutusasiakkaan hakemat tuotteet, hänen tarvitsee hädin tuskin pysähtyä kassalla. Myös kortinlukulaite on nopeutunut. Asiakkaat kehuvat nopeaa palveluamme.
Hyötyä kokonaispalvelusta Adminetillä on saatu paljon helpotusta myymälän pyörittämiseen, kun toiminnot ovat automatisoituneet. – Sen tiedän, että iso homma on jäänyt pois Adminetin myötä, varmaan päivän verran viikossa. Ei me kahdestaan tässä pärjättäisi, jos ei olisi Adminettiä. Siihen oikeastaan perustin koko homman alusta alkaen: Oli ihan ykkösasia, että otan tämän ohjelmiston käyttöön, kun pistin yrityksen pystyyn. Merkittävä hyöty Adminetin hankkimisessa oli toimintojen keskittäminen yhdelle palveluntarjoajalle. Nyt esimerkiksi tilitoimisto on jäänyt välistä pois, kun myös kirjanpito ja palkanlaskenta tulevat Admicomin kautta. – Tiesin, missä kaikessa pystyn Adminetillä säästämään ja ettei mitään tarvitse ulkoistaa, kun Admicomilta saa kokonaispalvelun. Se oli pääajatus, ettei tarvitse erillisiä palveluntarjoajia ja kaikki toiminnot vaikuttavat toisiinsa, kun ne on integroitu samaan järjestelmään. lvis-Maailma
| 11