LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 2/2015
Adminetin 5 hyötyä Data-analysaattori Sisäiset viestit
ANSIONIEMEN SÄHKÖ OY Kulurakenne kevyemmäksi
SÄHKÖ-SAARELAINEN OY Toiminnanohjaus nykyaikaan
JH-Sprinkleriurakointi Oy teki muutamassa vuodessa hurjan kasvun, nyt jo
YKSI ALAN ISOIMMISTA
sisältö pääkirjoitus
3
adminetin
jh-sprinkleriurakointi oy
4
sähkö-saarelainen oy
12
sisäiset viestit
7
data-analysaattori
15
ansioniemen sähkö oy
8
käyttäjävinkki
18
mitä kuuluu?
19
Yllättäviä hyötyjä paperittomasta kirjanpidosta Hurja kasvu muutamassa vuodessa, nyt jo yksi isoimmista Yrityksesi ilmoitustaulu Kulurakenne kevyemmäksi
5 hyötyä
Adminetin keskeisimmät hyödyt asiakkaille Toiminnanohjaus nykyaikaan
11
Työkalu tarkkaan seurantaan Ota käyttöösi toimittajien sopimushinnat Tanja Göllü
palveluksessanne
etunimi.sukunimi@admicom.fi
johto ilkka uusi-maahi toimialajohtaja: rakennusala 040 511 0606
matti häll toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja 044 300 0092
myynti, talotekniikka
ohjelmatuen puhelinnumerot Yleinen: 044 433 3200 Kirjanpito: 044 433 3202 Palkanlaskenta: 044 433 3207
after sales -palvelu
koulutus
antti noronen Etelä- ja Länsi-Suomi 044 715 0297
anna-maija ijäs koulutuspäällikkö 044 433 3201
ville koskiniemi projektipäällikkö, raporttikoulutukset 044 091 5375
simo ratilainen Itä- ja Pohjois-Suomi 045 278 1733
tero tykkyläinen käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3205
ari aarniovuori projektipäällikkö 040 552 1249
minna korpela Länsi- ja Keski-Suomi 045 674 3573
sanni bomberg käyttöönotot ja asiakaskoulutus 044 433 3203
Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29, 40100 Jyväskylä Pukinmäenaukio 2, 00720 Helsinki www.admicom.fi
2 | lvis-Maailma
Muut yhteyshenkilöt löydät nettisivuiltamme.
Admicom sosiaalisessa mediassa
Pääkirjoitus
Yllättäviä hyötyjä paperittomasta kirjanpidosta On itsestään selvää, että sähköinen kirjanpito tuo vapautuvan ajan muodossa paljon hyötyä yrityksen kirjanpitoa hoitavalle. Kun vähän laajennetaan näkökulmaa, voidaan huomata, että paperiton kirjanpito tuo myös merkittäviä hyötyjä työnjohdolle ja toimitusjohtajalle – yllättäviäkin hyötyjä. Mistä hyödyt syntyvät? Ensimmäisenä ja arjessa kaikkein selkeimmin näkyy tietysti se, että kaikki tulevat ja lähtevät laskut välittyvät sähköisesti. Tämä vähentää työmäärää sinänsä, varsinkin, jos laskut ohjautuvat tarkistettavaksi oikeille henkilöille automatiikalla. Toinen merkittävä asia on asentajien tuntien sähköinen tallennus. Kun sähköinen tuntikirjaus on yhdistetty laskutukseen ja urakkatyömaiden käsittelyyn, vähentyy työnjohdon kuorma entisestään – erityisesti, jos tarkistukset ohjautuvat oikeille vastuuhenkilöille. Kolmas hyötyä tuova asia on käteiskuittien käsittely: Jokainen joka on itse maksanut yritykselle kuuluvia ostoja tai käyttänyt vaikkapa yrityksen luottokorttia, skannaa kuittinsa järjestelmään ja kirjaa selitykset saadakseen rahat. Neljäs on kaikki käteismyynti: Kun kassajärjestelmä kirjaa tapahtumat suoraan kirjanpitoon, ei erillisiä kirjauksia ja tietojensiirtoja tarvitse tehdä. Viidenneksi asiaksi voi vielä todeta, että myös rahaliikenteen ja palkkojen pitää tukea paperitonta kirjanpitoa. Näillä asioilla säästetään hurjasti työaikaa turhasta paperien käsittelystä. Mistä se yllättävä hyöty sitten tulee? Yritykselle kertyy sähköinen arkisto, josta kaikki tapahtumat löytyvät muutamassa sekunnissa. Voit hakea vanhaakin tietoa nopeasti, vaikka muisto ei enää olisikaan kirkkaana mielessä. Hae vaikka asiakkaalla, kohteella, osoitteella, tuotteella, toimittajalla tai jollain muulla muistamallasi kriteerillä. Pääpointti on, että kaikki tieto on tallessa: jokainen myynti- ja ostolasku, maksut ja suoritukset, kuitit, palkat, osto- ja myyntitilaukset sekä kaikki, mitä asentaja tai työnjohtaja on koskaan asioihin kommentoinut.
Sähköisen arkiston ansiosta voit tehdä raportteja ja analysoida niiden tietoja juuri sillä tavalla, kuin se kyseisellä hetkellä on tarpeen. Nykyaikaisilla raportointityökaluilla voit porautua tietoihin vaikka tositetasolle asti: löydät jokaisen työmaan tai tilauksen rivit, laskut, ostolaskut ja sen, millä laskulla mikäkin tuote on tullut ja mistä. Tuo arkisto säästää toimitusjohtajan ja työnjohdon työtä ja on varsinainen aarreaitta toimintaa kehitettäessä.
Matti Häll toimitusjohtaja
lvis-Maailma
| 3
Jyväskylän Aholaitaan on rakenteilla Suomen viimeinen sotainvalidien palvelutalo. JH-Sprinkleriurakointi toteuttaa kohteeseen palosammutusjärjestelmän. Kuvassa Tomi Parkkinen (vas.) ja Jani Hämäläinen (oik.).
Raumalaislähtöinen JH-Sprinkleriurakointi Oy teki muutamassa vuodessa hurjan kasvun,
NYT JO YKSI ALAN
ISOIMMISTA 4 | lvis-Maailma
Kasvutarinat
TEKSTI JA KUVAT: Katja Mäenpää
Automaattisia palosammutusjärjestelmiä toteuttavan JHSprinkleriurakoinnin kasvua on vauhdittanut kannattavuuteen ja tehokkuuteen panostaminen kaikessa toiminnassa. Adminetillä varmistettiin tehokas talouden ja projektien hallinta sekä reagointikyky tulevaisuuden muutoksiin. Kun JH-Sprinkleriurakointi vuonna 2008 perustettiin, se oli vielä yhden miehen yritys, joka teki alihankintana töitä muille sprinkleriyrityksille. Keväällä 2013 palvelua laajennettiin ja siitä alkoi huikea kasvutarina. – Tuolloin toimintaan tuli mukaan Tomi Parkkinen Jyväskylästä ja myöhemmin myös Jarmo Kemppainen Tampereelta. Ryhdyimme tekemään töitä avaimet käteen -periaatteella suunnittelusta asennuksiin ja dokumentointiin, JH-Sprinkleriurakoinnin perustaja ja toimitusjohtaja Jani Hämäläinen kertoo. Kokonaisvaltaiseen palveluun siirtyminen kannatti, sillä viimeisen kahden vuoden aikana kasvu on ollut hurjaa. Yritys on kolminkertaistanut liikevaihtonsa, joka huitelee nykyään noin neljässä miljoonassa, eikä kasvu näytä laantumisen merkkejä. – Tämänhetkinenkin liikevaihto näyttää kasvua, mutta tarkoitus on tehdä tulosta eikä liikevaihtoa. Taisimme tehdä jo ensimmäisenä toimintavuotenamme sekä euromääräisesti että prosentuaalisesti paremman tuloksen kuin yksikään kilpailijoistamme. Tällä hetkellä olemme jo yksi Suomen suurimmista sprinklerijärjestelmiin erikoistuneista yrityksistä, projektipäällikkö Tomi Parkkinen kertoo. Usein jo laki ja vakuutusyhtiöt sanelevat, minne sprinklerijärjestelmät on asennettava. JH-Sprinkleriurakointi toteuttaa automaattisia palosammutusjärjestelmiä kaikkiin kohteisiin, joissa niille on tarvetta. Tyypillisiä kohteita ovat esimerkiksi palvelutalot, liikerakennukset, hotellit, kauppakeskukset ja parkkihallit. – Olemme toteuttaneet alihankintana muun muassa Kuopion Ikean ja sen yhteydessä olevan kauppakeskus Matkuksen sprinklerijärjestelmät. Tällä hetkellä työn alla on myös palvelutaloja sekä Jyväskylän Seppälään rakennettavan Prisman sprinkleriurakka, joka on aika iso homma, Hämäläinen kertoo. Tätä nykyä yritys työllistää 26 asentajaa sekä seitsemän henkilöä johdossa ja hallinnossa Raumalla, Tampereella, Jyväskylässä ja Oulussa sijaitsevissa toimipisteissään. Lisäksi JH-Sprinkle-
toiminnanohjausratkaisuja ja Adminet osoittautui meidän alalle sopivimmaksi, Hämäläinen kertoo. Kannattavuus keskiössä – Tuttu LVI-yritys myös suositteli Adminettiä, joten ratkaisu oli helppo tehHämäläisen ja Parkkisen mukaan yri- dä, Parkkinen jatkaa. tys lähti niin vahvaan kasvuun, koska Ohjelmistoa valittaessa yrityksespelkästä työsuoritteen myynnistä siir- sä oli tutustuttu pintapuolisesti myös ryttiin materiaalihankinnat sisältävään pariin muuhun vaihtoehtoon, mutta urakointiin. Se ei kuitenkaan ole ainoa Hämäläisen mukaan tiukkaa mietintää selittävä tekijä, vaan kasvun mahdol- ei loppupeleissä tarvinnut tehdä. Käytlistajat on huomioitu koko yrityksen tökin sujuu jo rutiinilla alun opettelun toimintaprosessissa. Alkupäässä rek- jälkeen. rytoinneilla on iso merkitys. – Kyllähän alussa vähän sarvia hiot– Yrityksen tuottiin, mutta nyt tavuuden pohja läh- ”On ihan älyttömän tärkeää, jälkeenpäin voi tee rekrytoinnista. sanoa, että älytHyviä työntekijöitä että jokaisessa toimipisteessä tömän hyvä homon vaikea löytää ja päästään käsiksi tarvittaviin ma tämä oli. Olen se voi olla jossain tietoihin omalta koneelta.” myös firman sisälmäärin jopa kasvun -Tomi Parkkinentä kysynyt fiiliksiä hidaste. Me olemme ja kaikilla tuntuu aika kriittisiä siinä, keitä otamme töihin. olevan tästä positiivinen mieli. ErityiJotta homma onnistuisi, pitää löytää oi- sesti talouspuolen ja palkkahallinnon keat avainhenkilöt, Parkkinen kertoo. ihmiset kiittelivät ohjelman toimivuutta Prosessin loppupäässä kannatta- ja tuen nopeaa reagointia kysymyksiin, vuutta tuetaan varmistamalla asia- Hämäläinen avaa työntekijöiden tunkastyytyväisyys ja toimivat yhteistyö- temuksia. kumppanuudet. Adminetillä varmistettiin myös nel– Yksi yrityksen pääasia on, että pi- jän toimipisteen saumaton toiminta, detään asiakkaat ja yhteistyökumppa- kun kaikki tiedot löytyvät sähköisessä nit tyytyväisenä. Se on meille tärkeää, muodossa yhden järjestelmän sisältä. sillä asiakkaan tyytyväisyys ja suositte– Kun meillä on toimipisteitä laalu tuo todennäköisesti seuraavan työn. jalla alueella Suomessa, niin onhan se Negatiiviset asiat taas leviävät todella ihan älyttömän tärkeää, että jokaisessa nopeasti, varsinkin nykyajan viestintä- toimipisteessä päästään käsiksi tarvitkanavissa, Hämäläinen korostaa suh- taviin tietoihin omalta koneelta, Parkkidetoiminnan merkitystä. nen korostaa. Nappirekrytointien ja tyytyväisyyttään hehkuvan asiakkaan väliin jää se Projektinseuranta muuttui alue, jossa tulos käytännössä tehdään. täydellisesti JH-Sprinkleriurakoinnilla myös arjen työtavat on viilattu mahdollisimman JH-Sprinkleriurakoinnilla tarjouslastehokkaaksi. kenta on keskitetty yhteen toimipis– Kaikkia vahvuuksia ei saa paljas- teeseen, jossa voitettujen urakoiden taa, mutta toiminnan tehostaminen budjetit ja maksuerätaulukot lisätään ja kulujen pitäminen mahdollisimman Adminettiin. Tämän jälkeen projektien pienenä ovat avainasemassa, Parkki- tietojen käsittely sujuu kaikista toiminen kertoo. pisteistä ja kulut saadaan kohdistettua oikein. Adminet tehokkuutta varmistamaan – Kaikki kulut kohdistetaan projektille. Seuraamme välillä viikoittainkin Vahvan kasvun myötä arjen hallinta projektien edistymistä, jotta tuntuma alkoi käydä haastavaksi, joten tehok- pysyy koko ajan. Seurannasta näkee kuuden varmistamiseksi yrityksessä helposti esimerkiksi paljonko palkkootettiin käyttöön Adminet helmikuus- ja ja materiaaleja on laskettu, ja miten sa 2014. projekti etenee niiden suhteen. Kyllähän – Silloin kun toiminta oli vielä pie- sitä seurataan, että jos on jotain budjenemmässä muodossa, meillä oli pai- toitu ja summa alkaa lähestyä kun työ kallinen tilitoimisto hoitamassa asioita. on vielä kesken, niin sitten tutkitaan miYrityksen kasvaessa toimintaa alkoi olla tä on tapahtunut, Hämäläinen kertoo niin paljon, että se olisi vaatinut koko- projektinseurannasta. päiväisen ihmisen hoitamaan kirjanpitoa, taloushallintoa ja muitakin asioi- Jatkuu seuraavalla sivulla >> ta. Siitä syystä ryhdyimme tutkimaan riurakoinnilla on kymmenkunta alihankkijaa.
lvis-Maailma
| 5
”Siihen Adminet on hyvä järjestelmä, että tiedetään yrityksen taloudellinen tilanne koko ajan ja pystytään seuraamaan, että kehitys menee oikeaan suuntaan”, toimitusjohtaja Jani Hämäläinen kertoo.
– Meille on älyttömän helppoa, että vertailla tukkureiden hintoja. Se nopeuttyöntekijöiden tunnit kirjautuvat auto- taa ostotoimintaa ja varmistaa, että maattisesti myös kohteelle. Ei tarvitse hinta on kohdillaan. Ostotoiminnassa itse pitää mitään erityiskirjaa niistä ja täytyy pystyä ylläpitämään kilpailukyky, kaivaa tietoja tuntilapuista. Kyllähän tä- siitä ei saa antaa yhtään periksi, Hämämä tehostaa meidän toimintaa paljon, läinen korostaa. Parkkinen jatkaa. JH-Sprinkleriurakoinnissa käsitelJH-Sprinkleriurakoinnin urakat kes- lään vuositasolla valtava määrä ostotävät kuukaudesta laskuja. Aiemmin jopa 1,5 vuoteen. ”Seuranta on muuttunut ihan laskut saapuivat Ajantasaisella seumuotäydellisesti, kun näemme sähköisessä rannalla on iso dossa skannausmerkitys erityises- reaaliajassa missä projektit palvelusta, mutta ti pitemmissä pro- menevät.” niiden kohdista-Jani Hämäläinenjekteissa. minen oli työlästä. – Seuranta on Adminetin automuuttunut ihan täydellisesti, kun nä- maattikohdistuksella ostot saadaan emme reaaliajassa missä projektit me- ohjattua vaivattomasti kohteelle. nevät. Enää ei mennä jollain tuntumalla – Meille tulee ihan hirveästi ostolasja tehdä muutaman kuukauden päästä kuja. En tiedä tarkkaa määrää, mutta jälkilaskentaa, jotta nähtäisiin miten kuitenkin useampia tuhansia vuodessa. meni. Aiemmin ei tehty mitään välilas- Aiemmin laskujen tarkastaminen oli tosi kelmia, koska se oli niin työlästä. Kun hankalaa verrattuna nykyiseen tapaan, luvut näkee reaaliajassa, hahmottaa kun ostot kohdistettiin käsin kirjanpidon paremmin projektin kokonaiskuvan ja vientien yhteydessä. Nyt kun muistaa pystyy esimerkiksi painottamaan mak- tilatessaan mainita työnumeron, lassuerätaulukoita paremmin, Hämäläi- ku kohdistuu automaattisesti. Sitten ei nen kertoo. muuta kuin rasti ruutuun ja maksuun, Parkkinen kertoo.
Ostot hallintaan
Kannattavaa projektien toteuttamista tuetaan ostoilla ja Adminettiä hyödynnetään hintaneuvotteluissa. – Adminetin ostohistoriasta voi nopeasti tarkistaa aiemmat ostohinnat ja 6 | lvis-Maailma
Adminet auttaa tulevaisuuden ennakoinnissa Hämäläinen ja Parkkinen kokevat, että isoimmat Adminetin myötä muuttuneen asiat ovat työajanseuranta,
ostojen hallinta ja projektinhallinta. Yhteinen nimittäjä on sähköinen tiedonsiirto yhden ohjelman sisällä, jossa tiedot ovat käytettävissä kaikkialla, missä niitä tarvitaan – aina kirjanpitoa myöten. – Sähköinen kirjanpito on kova juttu tämän kokoisessa yrityksessä. Nytkin olen joutunut muutamaa kuittia metsästämään vanhasta kirjanpidosta, niin on se aika työlästä. Siihen taisi tuhrautua melkein kokonainen työpäivä. Nykysysteemillä kun kirjoittaa hakusanan, niin järjestelmä hakee oikean kuitin vaikka vuosienkin takaa, Hämäläinen kertoo. Adminetin tarjoamaa reaaliaikaista tietoa hyödynnetään myös yrityksen tulevaisuuden suunnan määrittelemiseen. – Ihan käytännön tasolla seuraamme esimerkiksi laskutusta, erääntyneitä saatavia ja rahoitusennustetta. Se ohjaa aika paljon toimintaa, että näkee tulevaisuuttakin ja voi sen mukaan toimia, Parkkinen kertoo. – Joku hetki saattaa näyttää hyvältä, mutta maailma muuttuu ja tulevaan pitää reagoida. Siihen Adminet on hyvä järjestelmä, että tiedetään yrityksen taloudellinen tilanne koko ajan ja pystytään seuraamaan, että kehitys menee oikeaan suuntaan. Adminet on tehostanut toimintaamme – näyttö on kiistaton ja suosittelen ratkaisua myös muille, Hämäläinen toteaa.
Sovellusuutiset Sovellusuutiset
SISÄISET VIESTIT – yrityksesi ilmoitustaulu Tehosta yrityksesi tiedonkulkua sisäisillä viesteillä ja varmistat, että kaikki työntekijät pysyvät kartalla heitä koskevista asioista. Viestit-toiminto on erinomainen apu yrityksen sisäiseen tiedottamiseen ja se toimii samaan tapaan kuin perinteinen ilmoitustaulu – tosin sähköisessä muodossa. Uusi sovellus on maksutta kaikkien Adminet-asiakkaiden käytössä ja sillä voi lähettää viestejä muille Adminetin käyttäjille oman yrityksen sisällä. Saapuneita ja lähetettyjä viestejä pääsee tarkastelemaan Adminetin yläpalkin Viestit-linkistä.
Uutta viestiä lähetettäessä vastaanottajat on mahdollista rajata organisaatiotason avulla, jolloin tavoitat kerralla helposti esimerkiksi tiettyyn toimipisteeseen tai osastoon kuuluvat henkilöt. Varmistut myös siitä, että kaikki asianosaiset saavat heitä koskevan tiedon heti Adminettiin kirjautuessaan, sillä saapuneista viesteistä tulee käyttäjälle ilmoitus Adminetin etusivulle. Oletuksena kaikilla työntekijöillä on oikeus sovellukseen, mutta käyttäjäoikeuksia voidaan tarvittaessa muokata. Tarkemmat ohjeet sovelluksen käyttöön löydät Adminet Wikistä.
lvis-Maailma
| 7
TEKSTI JA KUVAT: Katja Mäenpää
Ansionimen Sähkö Oy:ssä halutaan
KULURAKENNE kevyemmäksi Ansioniemen Sähkössä on parhaillaan menossa sukupolvenvaihdos, jonka yhteydessä yrityksen kulurakennetta päätettiin keventää. Adminet on mahdollistanut kulujen karsimisen automatisoimalla toimistotöitä ja vapauttanut johdon aikaa toiminnan kehittämiseen.
Juhani Talikan vuonna 1993 perustamassa Ansionimen Sähkössä eletään muutosten aikaa, sillä vähitellen yrityksen ohjaimiin on astumassa Tomi Ikävalko. Tomi on saanut kasvaa toimitusjohtajan saappaisiin pikkuhiljaa ja lopullisesti sukupolvenvaihdos on tarkoitus saattaa loppuun kuluvan vuoden aikana. – Itse taisin juuri mennä ammattikouluun kun firma perustettiin. Siitä olen sitten ollut työharjoittelussa ja kiireapulaisena, ja heti valmistuttuani siirryin tänne asentajaksi. Viimeiset seitsemän vuotta olen ollut yrityksessä työnjohdossa ja osaomistajana, Ikävalko kertoo. Hartolasta ja Joutsasta käsin toimiva yritys tekee pääsääntöisesti kiinteistöjen sähkö- ja ilmalämpöpumppuasennuksia kaikkiaan 24 henkilön voimin. Vastuullinen rooli yrityksen johdossa ei Ikävalkoa hirvitä, mutta hän suhtautuu asiaan sen vaatimalla vakavuudella. – Olen saanut oppia tähän rooliin vuosien saatossa, mutta totta kai odotan muutosta jännityksellä. Siinä ei kuitenkaan ole enää vastuussa pelkästään itsestään, vaan kaikista työntekijöistä ja laajemmin koko liiketoiminnasta. Ikävalko ei hyppää yrityksen ohjaimiin ihan helpoimmassa mahdolli8 | lvis-Maailma
sessa raossa, sillä nykyinen talouden tilanne heijastelee myös Ansioniemen Sähkön toimintaan. – Työtilanne on niin kuin ajatkin, mutta on meillä kuitenkin töitä ihan kohtuullisen hyvin ja uusia etsitään aktiivisesti. Toivottavasti uusi hallitus saa jotain aikaiseksi, että saataisiin Suomi taas nousuun. Isompaan taloudenkuvaan emme voi vaikuttaa, mutta oman kilpailukykymme olemme varmistaneet nopealla reagoinnilla, toimitusvarmuudella ja loppuun asti viimeistellyllä työnjäljellä. Pidämme toiminnassamme kiinni yleisistä herramiessäännöistä ja keskitymme omiin vahvuuksiimme.
Iso nippu tarpeellisia ominaisuuksia Ansioniemen Sähkössä panostetaan toiminnan tehokkuuteen, sillä heti yritystä perustettaessa käyttöön otettiin alalle kehitetty taloushallinto-ohjelmisto. Lopulta kuitenkin Adminetin automatisoitu kokonaisuus vei voiton vanhasta ratkaisusta, joten Adminet otettiin käyttöön vuodenvaihteessa. – Pitkällisen veivaamisen jälkeen tultiin siihen tulokseen, että lähdetään ohjelmistoa vaihtamaan ja nyt näyttää, että se oli ihan kannattava temppu. Olemme olleet tosi tyytyväisiä ja positiivisella mielellä mennään eteenpäin.
Yli kaksikymmentä vuotta käytössä olleeseen toimintatapaan on helppo jämähtää, mutta Ansioniemen Sähkössä lähdettiin rohkeasti kohti uutta. Päätöksen ratkaisi lopulta Adminetin monipuolinen kokonaisuus. – Adminetissä oli iso nippu pieniä ominaisuuksia, jotka katsottiin meille tarpeellisiksi: Ensinnäkin se, että kaikki toiminnot ovat yhdessä ohjelmassa ihan kirjanpitoa myöten. Lisäksi tärkeää oli sähköiset työmääräimet, ajantasainen projektiseuranta sekä ostamisen helppous päätukkureilta, kun saadaan hintavertailu suoraan tietokoneelta ilman, että tarvitsee soitella ja kysellä päivän hintaa. On tämä totta kai muuttanut tekemistä monellakin osa-alueella. Uuden ohjelmiston käytön opettelu vaatii aikaa, mutta Ikävalko suosittelee kuitenkin ottamaan koko ohjelman käyttöön kerralla. – Adminet on niin monipuolinen kokonaisuus, että tietenkin sen opetteluun meni aikaa, mutta alun paniikki meni ohi muutamassa viikossa. Suosittelen muille, että ihan rohkeasti ottaa vaan koko ohjelman kerralla käyttöön, eikä vain muutamaa palasta sieltä täältä. Kun vaan jaksaa opetella kokonaisuuden, Adminetistä saa puristettua täyden hyödyn ja se helpottaa tekemistä todella paljon.
Menestystarinat
”Käytännössä koko työtilausprosessin pyöräyttäminen hoituu toimiston osalta muutamassa minuutissa.” -Tomi Ikävalko-
Isoin muutos työtilausten käsittelyssä neet hävikkiä.
– Enää ei tarvitse aamulla pitää paAnsioniemen Sähkö tekee sekä pitkä- perisulkeisia, kun jokainen tietää jo etukestoista urakkaa että niin sanottua käteen minne on menossa. Asentajilla pistorasianvaihtokeikkaa. Adminetin on käytössään tabletit, joilla he käsitmyötä suurimman muutoksen on ko- televät tilauksia. Vaikka toimintatapa muuttui merkittävästi, varsinkin niin sakenut työtilausten hallinta. – Ihan koko työtilausprosessi tarvik- nottu nuorisoketju omaksui sähköisten keiden tilauksesta aina laskutukseen on työmääräinten käytön saman tien. Vanhemmassa kaartissa on opeteltu enemnopeutunut. Käymän, mutta käyttö tännössä tuon koko asian pyöräyttämi- ”Lasku lähtee sähköisesti on tehty asentajalle nen hoituu toimis- melko lailla samaan aikaan sen verran helpoksi, että vanhemmatkin ton osalta muutakuin asiakaskin.” ovat omaksuneet massa minuutissa. sen hyvin. Toiminnan te– Sähköisellä työmääräimellä hahostuminen näkyy jo tilausketjun alkupäässä, jossa yhden ohjelmiston ja luttiin eroon paperille kirjatuista masähköisen tietojenkäsittelyn hyödyt teriaaleista, jotta kaikki toimitetut osat tulisivat myös laskutettua. Ennen papetulevat selkeästi esille. – Meillä oli aiemmin tarpeeseemme rit joutuivat helposti hukkaan eli käytänteetetty nettikäyttöinen yrityskalente- nössä tarvikkeita lahjoitettiin asiakkailri taloushallintojärjestelmän rinnalla, le. Toimiston päähän sähköinen tilajotta työnjohto tietäisi missä asentajat ovat. Taloushallinnon ohjelmisto oli usten käsittely on tuonut helpotusta kuitenkin omalla palvelimella, joten var- kohdeajattelun ja nopean laskutuksen sinaisen työmääräimen teko ei onnistu- myötä. – Isoin muutos työnjohdon puolella nut kuin konttorilta. Nythän se onnistuu on kohdenumeroiden käyttö materiaalimistä vaan. Aiemmin työmääräimet jaettiin hankinnoissa, koska sellaista ei aiemmin asentajille aamuisin paperisena. Säh- ollut. Kun muistaa tilatessaan mainita köiset työmääräimet ovat helpotta- kohdenumeron, tavarat kohdistuvat neet töiden organisointia ja pienentä- automaattisesti oikealle tilaukselle, eikä
käsin kohdistamista tarvitse enää tehdä. Se helpottaa tosi paljon toimintaa täällä konttorin päässä. Nyt myös laskut lähtevät matkaan saman tien, kun työnjohto on tarkistanut tilauksen.
Lasku lähtee samaan aikaan kuin asiakaskin Kun toimitaan maaseudulla, myös tukkurit ovat kaukana. Ansioniemen Sähkö on varmistanut nopean reagointikyvyn pitämällä kattavia varastoja kummassakin toimipisteessä. Nyt tavaravirtojen hallintaan on otettu käyttöön Adminetin varastonhallintasovellus ja viivakoodikeräilijät tarvikkeiden käsittelyä varten. – Tulimme siihen tulokseen että varasto on pakko ottaa käyttöön, muutenhan meillä olisi kohta kaaos täällä. Viivakoodikeräilijät helpottavat erityisesti työmailta palautuvan materiaalin käsittelyä. Molemmissa toimipisteissä tehdään myös varastomyyntiä niin yrityksille kuin yksityisasiakkaille. Seudulla on kesäisin paljon myös loma-asukkaita joita halutaan palvella, sillä sähkötarvikkeita myyviä liikkeitä on harvassa. Jatkuu seuraavalla sivulla >> lvis-Maailma
| 9
Ansioniemen Sähkön kahdessa toimipisteessä tehdään myös varastomyyntiä yrityksille ja yksityisasiakkaille. ”Myymälään on tarkoitus ostaa lisää pientä yksittäispakattua tarviketta ja kasvattaa repertuaaria entisestään”, Ikävalko kertoo.
– Myymälään on tarkoitus ostaa li- erityisesti laskujen käsittelystä ja muissää pientä yksittäispakattua tarviketta ta paperitöistä. ja kasvattaa repertuaaria entisestään. – Papereiden kanssa värkkäämisEihän tämä bisneksen kannalta mikään tä on jäänyt hurjasti pois. Esimerkiksi kultakaivos ole, vaan ennen kaikkea työtilausten laskutus on poistunut toipalvelua. Adminet on helpottanut myös mistolta kokonaan, kun työnjohtajat myymälämyyntiä, kun tuotteet vaan klikkaavat laskun maailmalle tilausta luetaan viivakootarkistaessaan. Aidikeräilijällä ohjelpaperiset ”Papereiden kanssa värkkää- emmin maan. Jos kyseessä työmääräimet toion laskutusasiakas, mistä on jäänyt hurjasti pois. mitettiin konttorillasku lähtee säh- Arvioisin, että ainakin yhden le laskutettavaksi, köisesti melko lail- henkilön työpanoksen ver- joten niiden tekela samaan aikaan miseen ja selvittäkuin asiakaskin, jo- ran on pystytty siirtämään miseen meni aikaa. ten rahakierto no- resursseja muihin asioihin.” Arvioisin, että ainapeutuu tässäkin. kin yhden henkilön työpanoksen verKonttorin kulut kevyemmäksi ran on pystytty siirtämään resursseja muihin asioihin. Adminetin käyttöönotto tapahtui Ansioniemen Sähkössä meneillään olevi- Aikaa seurantaan ja kehittämiseen en muutosten kannalta hyvään aikaan, sillä sen avulla saadaan kevennettyä Jos muiden työmäärä on vähentynyt, yrityksen kulurakennetta. on Ikävalko haalinut itselleen lisää – Tässä sukupolvenvaihdoksen yh- vastuuta. Erityisesti hän on uhrannut teydessä vähennetään samalla kont- aikaa seurannalle nyt, kun tiedon saa torihenkilökuntaa. Vapaalle siirtyvien reaaliajassa. henkilöiden tilalle ei tarvitse palkata uu– Oma tekeminen on suoraviivaissia, koska täällä ei ole enää niin paljon tunut, joten sitä on pystynyt huolettotekemistä. Saadaan vähän kevennettyä masti ottamaan lisää, eikä tule sellaista yläpäästäkin, niin ei tule niin raskaita paniikinomaista tunnetta, ettei kerkeä kuluja sinne puolelle. tehdä. Seurantapuolella olen ruvennut Työaikaa Adminet on vapauttanut ottamaan enemmän vastuuta raport10 | lvis-Maailma
tien katselusta. Ikävalko seuraa Adminetin kuukausiraportteja ja erityisesti projektiraportteja. – Aiemmin projektiraportit eivät olleet niin reaaliaikaisia, nyt tilannetta on helpompi seurata. Mitä ahkerammin lukuja tutkii, sitä enemmän jää aikaa reagoida jos pitää tehdä muutoksia. Seuranta helpottaa myös tulevien projektien laskentaa, koska nähdään, jos on laskettu jotain pieleen, ja osataan tulevaisuudessa painottaa myös maksuerätaulukot paremmin. – Aikaa seurantaan tietenkin pitää uhrata ja paneutua asiaan. Helppohan niitä numeroita on tuijottaa, mutta se on aika turhaa, jos niitä ei millään tavalla analysoi. Itse olen erittäin kiinnostunut raporteista ja tutkin niitä säännöllisesti. Sillä tavalla pääsee paremmin sisään siihen, mitä yrityksessä tapahtuu. Ikävalko kertoo, että seurannan lisäksi hän käyttää nykyään enemmän aikaansa laajemminkin toiminnan analysoimiseen ja kehittämiseen sekä myyntiin ja markkinointiin. Visioita yrityksen kehittämiseksi on jo paljonkin. – Totta kai visioita on, mutta ne ovat salaisuuksia. Muutama ajatus pitää olla koko ajan ja niitä pikkuhiljaa paljastetaan. Maailma muuttuu, niin meidänkin on muututtava.
Tutkittua
5HYÖTYÄ Adminetin keskeisintä
Olemme koostaneet Adminetin keskeisimpiä hyötyjä 63 asiakkaan haastattelun perusteella. Aineistoa on kerätty eri kokoisista ja erilaista toimintaa tekevistä asiakasyrityksistämme, joilla on myös hyvin erilaisia taustoja ohjelmistojen hyödyntämisen suhteen. Löysimme viisi keskeistä hyötyä, jotka ovat olleet asiakkaillemme erityisen merkityksellisiä.
1
AJANSÄÄSTÖ RUTIINEISTA
HELPOMPI ARKI
Peräti 98 % asiakkaista korosti säästäneensä merkittävästi aikaa rutiininomaisesta toimistotyöstä, kuten ostolaskujen käsittelystä. Monet toimitusjohtajat kertovat säästäneensä jo omassa työajassaan 1-2 päivän verran viikossa, minkä lisäksi töitä ei tarvitse tehdä enää iltaisin ja viikonloppuisin. Toimistoon ei myöskään yleensä ole ollut tarvetta palkata väkeä edes yrityksen kasvaessa.
94 % kertoi töiden tekemisen olevan aiempaa helpompaa. Helpotusta on saatu mm. projektinhallintaan, töiden organisointiin, usean toimipisteen hallintaan, seurantaan, ostoihin ja laskutukseen.
Vapautunut aika on suunnattu tuottavampaan työhön, kuten asiakastapaamisiin, työmaakäynteihin, yrityksen kehittämiseen, myyntiin ja markkinointiin.
YKSI PILVIPALVELU YRITYKSEN TOIMINNAN HALLINTAAN
2
73 % koki työkuorman jakautuneen tasaisemmin yrityksen sisällä, kun esimerkiksi työtilausprosessi ei ole enää yhden henkilön harteilla. Moni toimitusjohtaja ja taloushallinnosta vastaava kertoi saaneensa huomattavaa helpotusta työmääräänsä. Monen haastateltavan mukaan myös asentajat ja rakennusmiehet ovat olleet tyytyväisiä voidessaan tehdä kirjauksia suoraan työmaalta.
79 %:lle asiakkaista paperittomuus on ollut erittäin tärkeä hyöty, sillä Adminetin myötä on voitu heittää hyvästit työlle paperisten tuntikorttien, laskujen, mappien ja kirjanpitoaineiston parissa. Esimerkiksi sähköinen kirjanpito säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa Adminetin muodostaessa kirjanpitoaineistoa automaattisesti sitä mukaa kun töitä tehdään.
3
63 % pitää merkittävänä hyötynä, että töitä voi nykyään tehdä missä ja milloin vain. Noin puolet myös korosti yhden sähköisen järjestelmän ratkaisun olevan heille tärkeä, sillä kaikki tiedot ja toiminnot ovat yhdessä paikassa.
4
TIETO REAALIAJASSA 70 % pitää ajantasaista ja tarkkaa seurantaa erittäin tärkeänä hyötynä. Raportit ja reaaliaikainen kirjanpito pitävät johdon kartalla yrityksen tilanteesta, helpottavat päätöksentekoa ja mahdollistavat nopean reagoinnin muutoksiin.
KUSTANNUSSÄÄSTÖT
5
Asiakkaat kokivat saavansa taloudellista hyötyä sekä suorina kustannussäästöinä että eri osa-alueiden kautta, kuten minimoimalla hävikin. 43 % haastatelluista kertoi näiden lisäksi saaneensa suoria kustannussäästöjä esimerkiksi Adminetin hintavertailulla ja automatiikan avulla säästyneen työajan kautta. Ajansäästö (kohta 1) ja kustannussäästö ovat kuitenkin usein saman kolikon kääntöpuolet, joista toinen helposti unohtuu. Johan sen vanha sanontakin kertoo, että aika on rahaa.
lvis-Maailma
| 11
Sähkö-Saarelainen ottaa Adminetin käyttöön keväällä 2015. Seuraamme juttusarjassa yrityksen odotuksia ja niiden toteutumista käyttöönoton edetessä.
Sähkö-Saarelainen Oy:ssä siirretään toiminnanohjaus
NYKYAIKAAN 12 | lvis-Maailma
Käyttöönotto
TEKSTI : Katja Mäenpää KUVAT: Pauli Järviluoto
Parhaillaan käyttöönotettavasta Adminetistä halutaan Sähkö-Saarelaisella nykyaikaiset työkalut toiminnanohjaukseen. Erityisen tärkeää on saada ajasta ja paikasta riippumaton ratkaisu sekä mobiilityökalut, joilla tiedonsiirto työmailta toimistolle saadaan reaaliaikaan. Varmaan harva enää muistaa vuonna 1936 perustettua Sähkö- ja Radio-Aitta Ivar Saarelaista, mutta nykyään SähköSaarelainen Oy:nä tunnettu yritys on monellekin tuttu. Ivar Saarelaisen perustama yritys on nykyään Joensuun seudun vanhin yksityinen sähköliike ja juhlii ensi vuonna jo 80-vuotispäiväänsä. Yhden miehen yrityksestä on vuosikymmenten saatossa kasvanut Joensuun alueen suurin sähköliike. Edelleen perheen omistuksessa oleva yritys työllistää nykyään keskimäärin 50 henkilöä sähköasennuksissa, huollossa, myymälässä, varastotoiminnoissa ja toimistolla. Noin 80 prosenttia yrityksen liikevaihdosta tulee sähköasennuksista, joita tehdään pienistä asennuskeikoista aina suuriin teollisuus- ja liikekiinteistöihin. Yrityksen vuotuinen liikevaihto pyörii 7-8 miljoonassa eurossa. – Toimintaamme kuuluu sähköasennukset, myymälä ja huoltotoiminta, johon liittyy lähinnä kodinkone- ja suurkeittiölaitteet. Lisäksi yhtiöllämme on kiinteistösijoitustoimintaa, SähköSaarelaisen liiketoiminnasta vastaava tekninen johtaja Jorma Tykkyläinen listaa yrityksen toimintoja. Sähkö-Saarelaisen menestyksen salaisuus tuntuu olevan arvostava suhtautuminen niin asiakkaisiin kuin työntekijöihin. Tätä kautta myös henkilöstö on äärimmäisen sitoutunutta. – Mielestäni täällä on erittäin hyvä ja ammattitaitoinen henkilökunta. Itse olen ollut Sähkö-Saarelaisen palveluksessa kohta viisi vuotta, mutta olen vasta ihan alussa muihin työntekijöihin verrattuna, sillä meillä työsuhteet ovat pitkiä, yrityksen taloushallinnosta vastaava talouspäällikkö Riitta Ronkainen kertoo. – Tietysti kun tämä on täysin perheyritys, ovat arvotkin melko erilaiset kuin vaikkapa jossain isossa pörssiyhtiössä, joten henkilöstön vaihtuvuutta on tosi vähän. Ja kyllä kait menestys tulee siitäkin, että meillä on jo niin monta vuotta takana, että on opittu tekemään näitä töitä, naurahtaa Tykkyläinen, joka itse on ollut Sähkö-Saarelaisen palveluksessa jo 32 vuotta.
Silloin ennen – myymälän mallia muutaman vuosikymmenen takaa.
(Kuva: Sähkö-Saarelainen) – Pärjätty on muuttuvissa olosuhteissa ja aina yritetään mennä eteenpäin joka osa-alueella, Tykkyläinen jatkaa. Kuluneiden vuosikymmenten ajan yrityksen toiminnan perustana ovat olleet korkeatasoisten palveluiden tarjoaminen ja perinteisten hyvien arvojen kunnioittaminen asiakassuhteissa. Näiden arvojen noudattaminen on luonut pohjan sille, että perinteikäs yritys kehittyy ja pysyy kilpailukykyisenä tänäkin päivänä. Siinäpä ohjenuoraa muillekin menestystä ja pitkää ikää janoaville.
Nykyaikaisempaan ratkaisuun Perinteikäs ei tässä tapauksessa suinkaan ole synonyymi perässähiihdolle, sillä Sähkö-Saarelaisella on aina eletty ajassa ja haluttu pysyä kehityksessä mukana. Tämä on näkynyt myös tehokkaan toiminnan varmistamisena, sillä yrityksessä on jo pitkään hyödynnetty erilaisia toiminnanohjausratkaisuja. Tarve pysyä kehityksessä mukana johti lopulta myös siihen, että yrityksessä päätettiin vaihtaa nykyinen ohjelmisto Adminettiin. – Olemme jo pitemmän aikaa miet-
tineet järjestelmän vaihtamista nykyaikaisempaan ja nyt se tuli ajankohtaiseksi, Tykkyläinen kertoo. Päätöstä ei tehty kevein perustein, sillä yrityksessä on jo useamman vuoden ajan pohdittu ohjelmiston vaihtamista ja sen etuja. – Ei tämä ajatus tullut meille mitenkään ykskaks yllättäen, mutta viime syksynä aloimme tosissaan miettiä, olisiko vaihto meille ajankohtaista. Halusimme pysyä kehityksessä mukana, joten meille oli tärkeää saada käyttöön pilvipalvelu ja mahdollisuus ohjelmiston mobiilikäyttöön, Ronkainen taustoittaa. Ajasta ja paikasta riippumattomien toimintojen lisäksi Sähkö-Saarelaisella oli halu saada järjestelmä, joka kehittyy ajan mukana. – Nykyinen ohjelmisto ei kehittynyt ihan siinä mittasuhteessa, kuin olisimme toivoneet. Halusimme sellaisen ratkaisun, jossa saamme kokonaisvaltaista palvelua ja esimerkiksi pienet lakisääteiset muutokset päivitetään ohjelmaan ilman, että meidän täytyy ostaa ja asentaa uutta päivitystä, Tykkyläinen kertoo. Jatkuu seuraavalla sivulla >> lvis-Maailma
| 13
”Siitä lähdettiin, että päästään mobiilityökaluilla laskutuksessa ja tuntikirjauksessa reaaliaikaan.” -tekninen johtaja Jorma Tykkyläinen-
Tavoitteena siirtää työaikaa kehittämiseen Adminetin avulla Sähkö-Saarelaisella halutaan erityisesti vapauttaa taloushallinnon työaikaa papereiden käsittelystä toiminnan kehittämiseen sekä saada tiedot työmailta reaaliajassa toimistolle. – Siitä lähdettiin, että päästään mobiilityökaluilla laskutuksessa ja tuntikirjauksessa reaaliaikaan. Samoin on äärimmäisen tärkeää, että pystyisimme hyödyntämään Riitan työpanosta edelleen yhtiön taloushallinnon kehittämiseen ja eteenpäin viemiseen, Tykkyläinen kertoo odotuksista. – Minullahan tämän nykyisen järjestelmän puitteissa on mennyt työaika kokonaan siihen, että olen saanut tehtyä arjen pakolliset asiat, kuten laskettua palkat ja pidettyä kirjanpidon ajan tasalla. Toiminnan analysointiin ja kehittämiseen ei välttämättä ole ollut hirveästi aikaa, Ronkainen kertoo. Paperinkäsittely onkin vähentymässä merkittävästi, sillä asentajien paperiset tuntikortit jäävät pian historiaan. Lisäksi kaikki laskutus saadaan sähköiseen muotoon, myös myymälän osalta, josta lähetteet ovat vielä tulleet paperisena taloushallintoon laskutettavaksi. – Tuntilappujen osalta jo niiden käsittely on aika mutkikasta: ensinhän ne menee työnjohdolle hyväksyttäväksi, sitten syötetään tiedot ja järjestellään paperit eri mappeihin, joten on siinä 14 | lvis-Maailma
”Luulen, että oma työnkuvani muuttuu ihan totaalisesti.” -talouspäällikkö Riitta Ronkainen-
papereita saanut pyöritellä, Ronkainen kertoo. Ronkainen odottaa Adminetistä merkittävää muutosta omaan työnkuvaansa: – Luulen, että oma työnkuvani muuttuu ihan totaalisesti. Tällä hetkellä paperien käsittelyyn menee paljon aikaa, se vähennee huomattavasti uuden järjestelmän myötä. Jatkossa seuraan asioiden etenemistä sähköisessä muodossa – ehkä työpöytäkin siistiytyy sitä mukaa, Ronkainen naurahtaa.
Käyttöönotto on asennoitumiskysymys Vielä ennen lopullista hankintapäätöstä Sähkö-Saarelaiselta käytiin tutustumassa toiseen Adminettiä käyttävään sähköalan yritykseen ja heidän kokemuksiinsa ohjelmasta. – Meille oli tärkeää käydä katsomassa, kuinka Adminet toimii käytännössä ja kuulla loppukäyttäjän kokemuksia. Sieltä sai myös hyviä vinkkejä, mihin kannattaa kiinnittää huomiota kun konkreettista vaihtoa tehdään. Heillä oli esimerkiksi pidetty alussa uutta ja vanhaa järjestelmää päällekkäin ja viesti oli, ettei näin missään tapauksessa kannata toimia. Niinpä meillä otetaan koko Adminet-kokonaisuus käyttöön kerralla, eikä nykyistä järjestelmää enää sen jälkeen käytetä, Tykkyläinen kertoo. Haastatteluhetkellä Adminetin käyttöönottoon on aikaa alle kaksi viikkoa. Sähkö-Saarelaisella on valmistauduttu hyvin ja kaikki asiat etenevät
aikataulussa: vaadittavat käyttöönoton tehtävät on tehty ja ydinporukka on saanut koulutusta. Vielä ennen käyttöönottoa koulutetaan myös työnjohtoa ja myymälän henkilökuntaa. Käyttöönoton sujuvuudesta vastaava Riitta Ronkainen pitää valmistautumista haastavana, mutta mielenkiintoisena: – Vähän haastavaahan se on, mutta samalla mukavaa kun saa tehdä erilaista työtä. Täytyy vaan järjestää asiat siten, että ehtii samalla hoitaa arjen pyörittämisen vanhalla järjestelmällä. Kaikki on mennyt hyvin kun on asennoitunut sillä tavalla, että jonkinnäköistä vaivaa pitää nähdä – eivät ne asiat itsestään hoidu. Ja jos itselle on tullut epäuskon hetkiä, Admicomin kouluttajat ovat valaneet uskoa siihen, että meillä on kaikki hyvällä mallilla. Uuden ohjelmiston käyttöönotossa on erityisen tärkeää valmistautua hyvin, varata riittävästi aikaa sekä motivoida itsensä ja henkilökunta tuleviin muutoksiin. – Olemme motivoituneita uuden järjestelmän käyttöönottoon. Asennoitumiskysymyshän tämä on. Olen varautunut siihen, että järjestelmän käyttöönoton alkuvaiheessa päivät ovat työntäyteisiä, mutta sitten se taas aurinko paistaa, Ronkainen kertoo. Entä millä mielin Sähkö-Saarelaisella odotetaan pian koittavaa Adminet-aikaa? – Innolla, toteaa Tykkyläinen lyhyesti ja ytimekkäästi.
Sovellusuutiset
DATA-ANALYSAATTORI -Työkalu tarkkaan seurantaan-
Adminetin data-analysaattorilla saat tarkkaan eriteltyä tietoa yrityksesi toiminnoista ja pääset porautumaan tietoihin syvemmälle ja syvemmälle haluamallasi tavalla. Sovellusta voidaan hyödyntää kirjanpidon, projektien hallinnan ja sisäisen laskennan tietojen analysointiin. Data-analysaattorilla voidaan valita millä tavalla tietoja kerätään, eritellään ja analysoidaan. Porautumispolku, sen erittelytekijät ja niiden järjestys ovat vapaasti valittavissa kulloisenkin tarpeen, mielenkiinnon ja mielikuvituksen mukaan. Jokaisesta raportin saldosta päästään porautumaan tietoihin tarkemmin. Työkalulla haetuista tiedoista saa tulostettua raportit pdf:nä tai Excelmuodossa kaikista näkymistä. Lisäksi voidaan tallentaa yritys- ja käyttäjäkohtaisia analyysimalleja, jolloin raportteja ei tarvitse joka kerta rakentaa erikseen.
Kirjanpito Työkalulla voidaan kerätä tietoja tuloslaskelmasta ja taseesta halutulta aikaväliltä. Esimerkiksi parilla klik-
kauksella pääsee vilkaisemaan, kenen asiakkaan tai kohteen tuloista liikevaihto koostuu. Kaikista tuloslaskelman ja taseen tiedoista pääsee porautumaan syvemmälle ja syvemmälle. Eli saat erittäin tarkkaa tietoa yrityksesi tuloista ja kuluista, saman tien. Tarjolla on useita erittelytekijöitä joita voidaan käyttää joko yksittäin tai peräkkäin. Esimerkiksi liikevaihdosta voidaan pyytää erittely vastuuhenkilöittäin, josta taas valitun vastuuhenkilön erittely kohteittain, josta edelleen valitun kohteen erittely kirjanpitotapahtumittain.
Sisäinen laskenta Työkalu mahdollistaa erilaisten organisaatioon liittyvien analyysien keräämisen ja niiden toteutumien ja budjettien vertailut sekä erittelyt monin tavoin.
Esimerkiksi organisaatioanalyysin voi tehdä toimipisteittäin, osastoittain tai toimialoittain ja porautua tarkemmin valittuihin tietoihin. Organisaatioanalyysin lisäksi sisäisen laskennan työkalut mahdollistavat seuraavien analyysien keräämisen: • Asiakasanalyysi: asiakas, asiakasryhmä, myyntialue • Kohdelajianalyysi: kohdelaji, toimipiste, asiakasryhmä • Segmenttianalyysi: toimiala, myyntialue, maa • Konsernianalyysi: asiakas, toimittaja, konsernikoodi • Henkilöanalyysi: vastuuhenkilö, henkilö Valitun analyysin tietoja voidaan paitsi rajata edellä mainituilla tekijöillä, myös eritellä eri sivuille ja sarakkeisiin. Jatkuu seuraavalla sivulla >>
Sisäisen laskennan analyyseissä tietoja voidaan hakea useilla eri valinnoilla. Esimerkiksi toimipaikkojen mukaan haettaessa tiedot jaetaan omille välilehdilleen. lvis-Maailma
| 15
Projektien hallinta Projektilaskennan työkalulla pystytään muodostamaan kohdetason analyyseja. Raportoitavien kohteiden joukon voi rajata useilla eri tekijöillä tai valita yksittäisen kohdenumeron. Tulostettavaksi voi valita perusversion halutulta jaksolta (esim. toteutumat työn alusta) tai muokata monirivisen vaihtoehdon. Tällöin mahdollistuu toteutumien raportointi eri ajanjaksoilta tai toteutumien, budjettien ja ennusteiden samanaikainen raportointi. Lisäksi voidaan määritellä laskennallisia vertailurivejä prosentti- tai europe-
rusteisesti. Esimerkiksi vertailtaessa toteumia budjettiin tai ennusteeseen, euroero kertoo suoraan odotettavissa olevat tuotot, kustannukset ja katteet. Raportoitavaksi rajattuja kohdenumeroita voi eritellä useilla eri tekijöillä. Esimerkiksi jos raportille on rajattu keskeneräiset urakkatyöt, sivuerittelyn kautta kohteet saadaan omille sivuilleen vaikka toimipisteittäin ja välisummat vaikka vastuuhenkilöittäin. Porautuminen on mahdollista samalla tavoin kuin muissakin analyyseissa: jokaisesta summasta selviää, millaisista projektitapahtumista se koostuu ja mitä yksittäisiä rivejä siihen sisältyy.
Esimerkiksi tarvikekustannukset voi eritellä koodeittain tai työkustannukset henkilöittäin, ja edelleen purkaa ne tarkoiksi projektitapahtumiksi. Perinteisten raporttivaihtoehtojen lisäksi data-analysaattori tarjoaa urakkakohteiden va-tilien erittelyn. Siinä on yhdistetty samaan raporttiin urakoiden ydinasiat kirjanpidollisista toteutumista ja valmistusasteen mukaisesta tilanteesta. Urakkakohteiden yhteydessä näytetään aina myös kunkin kohteen tuloutukseen ja va-laskentaan liittyvää tietoa. Kerätty analyysi hälyttää punaisella urakkakohteiden selkeistä virhetilanteista.
Valituilla rajauksilla tehdystä analyysistä pääsee porautumaan aina vain syvemmälle haluamiinsa tietoihin linkkiä klikkaamalla.
16 | lvis-Maailma
Sovellusuutiset Menestystarinat NÄIN ASIAKKAAT HYÖDYNTÄVÄT
DATA-ANALYSAATTORIA:
NEWLINER Business Controller Niklas Sundström
”Meillä on Suomessa viisi toimipaikkaa ja hyödynnämme Data-analysaattorin sisäisen laskennan työkaluja niiden seurannassa. Tällä hetkellä käytämme työkalua toimipaikkakohtaisten tuloslaskelmien seuraamiseen. Aikaisemmin seuranta tehtiin Excelissä, mutta kuluneella tilikaudella tuloslaskelma on otettu ulos vain ja ainoastaan dataanalysaattorista. Tiedon saa sitä kautta paljon nopeammin, tietoja ei tarvitse erikseen ylläpitää ja niiden oikeellisuuteen voi luottaa. Työkalun avulla saa aika monenlaista tietoa, vaikka ihan toimipaikkakohtaisesti budjetin ja toteuman edellisvuoteen verrattuna. Organisaation kannalta toimipaikkakohtainen tuloslaskelma on varmasti tärkein toiminto, mutta omasta näkö-
kulmastani controllerina kaikkein paras toiminto on porautuminen. Sen avulla pääsee nopeasti kiinni eri tietoihin, esimerkiksi mitä jossain tiliryhmässä on kirjattu ja tiedon saa nopeasti ihan lasku- tai tositetasolla. Kun saamme itse selkiytettyä mitä asioita meidän on tarkoituksenmukaista analysoida, tämä antaa aika helpon mahdollisuuden esimeriksi seurata toimialoja toimipaikkojen sisällä. Mielestäni tämän työkalun tehokasta käyttöä helpottaa kirjanpidon ja sisäisen laskennan osaaminen, koska kaikkiin asioihin ei välttämättä ole aina valmista vastausta, vaan ne pitää osata itse tulkita. Työkalu on mielestäni selkeä, kun ymmärtää kirjanpidon ja projektien välisen yhteyden.”
MAXBUILD Talousjohtaja Petteri Kettunen
”Mielestäni projektien seurannassa on hyvä, että kohdekohtaisesta analyysistä pystyy avaamaan rivejä ja saa aina näkyviin lisää tietoa siitä, mistä luku muodostuu. Lähinnä käytän työkalua hakeakseni esimerkiksi laskutustöistä sellaisia, jotka ovat vielä jääneet laskuttamatta. Pystyn listaamaan vaikka kuukausitasolla kaikki laskutustyöt ja näen, mikä on tilanne, missä katteessa työt ovat menossa ja alkaako jonnekin kertyä kuluja, joita sinne ei ole laskutettu. Sitten tietysti urakkatöitä on kiva seurata, miten ne etenevät. Jos seurantaan on esimerkiksi ilmestynyt jokin yllättävä kulu, voin suoraan jakaa ulkopuoliset palvelut toimittajien mukaan ja katsoa, onko jostain tullut tavaraa enemmän kuin olen olettanut. Mielestä-
ni tietoihin pääsee porautumaan hyvin ja jaottelemaan niitä vaikka kuukausien tai toimittajan mukaan, jolloin on helppo paikantaa ongelmakohdat. Tietysti parasta on, kun ongelmia ei ilmene ja voi vain tyytyväisenä katsella kun katteet ovat kohdillaan. Esimerkiksi viikko- ja kuukausiraportteihin verrattuna tämä on hyvä työkalu sen takia, että pystyn porautumaan syvemmälle tietoihin yhdestä näkymästä. Siitä saa nopeasti yleisnäkymän vaikka kaikista urakoista ja jos joku asia pistää silmään, pystyy saman tien katsomaan mistä se johtuu eikä tarvitse jäädä pähkäilemään. On myös hienoa, että pystyy itse rakentamaan ja tallentamaan sellaisia raporttipohjia kuin haluaa.”
lvis-Maailma
| 17
Käyttäjävinkki
Ota käyttöösi toimittajien
TARJOUSHINNAT Tiesitkö, että Admicomin asiakkaana voit vastaanottaa toimittajilta edullisia tarjoushintoja ja ohjata ne halutessasi suoraan oston sopimushinnoiksi?
Ota toimittajien tarjoushinnat käyttöösi
Adminet varmistaa asiakkaalle edullisimman hinnan
Palvelu on käynnistynyt muutamien toimittajien tietyille asiakasryhmille kohdennetuilla hinta-aineistoilla, joiden pohjalta toivomme kuulevamme käyttökokemuksia.
Adminet vertaa tarjoushintaa voimassa olevaan sopimushintaan, ja vain jos tarjoushinta on pienempi, se luetaan sopimushintoihin hyväksyttäessä aineisto käsin tai automaattisesti. Perussopimushinnan voimassaoloa muutetaan tarvittaessa siten, että se on voimassa tarjoushinnan voimassaolon ulkopuolella. Esimerkiksi jos sopimushinta on voimassa 1.1.2015 alkaen ja uusi tarjoushinta hyväksytään ajalle 1.-30.4.2015, sopimushinta päätetään päivälle 31.3.2015 ja laitetaan uudelleen voimaan 1.5.2015 alkaen.
Aseta hintojen käsittelytapa Voit määrittää asetuksissa toimittajakohtaisesti tarjoushintojen käsittelytavan: • Automaattinen: Tarjoushinnat tallennetaan automaattisesti sopimushintoihin. • Hyväksyttävä: Tarjoushinnat käsitellään manuaalisesti, jolloin voit hyväksyä tai hylätä ne. (Tämä on oletusvalinta ja suosittelemme sen käyttöä.) • Ei tarjoushintoja: Tarjoushintoja ei vastaanoteta lainkaan.
Lisätietoja löydät Adminet Wikistä.
Hyväksy tarjoushinnat sopimushinnoiksi Mikäli olet valinnut automaattisen käsittelytavan, toimittajan uudet tarjoushinnat tallentuvat oston sopimushinnoiksi ilman erillisiä toimenpiteitä. Hyväksyttävien eli manuaalisesti käsiteltäväksi asetettujen toimittajien uusista tarjoushinnoista ilmoitetaan Adminetin etusivulla. Etusivun linkkiä napsauttamalla pääset tarkastelemaan saapuneita tarjoushintoja ja Näytä-linkki avaa koko aineiston. Voit joko hylätä tarjouksen tai hyväksyä sen, jolloin hinnat tallennetaan sopimushinnoiksi ja ne ovat käytettävissäsi välittömästi.
18 | lvis-Maailma
Toimittajalta saapuneet tarjoushinnat voi tallentaa sopimushinnoiksi, jolloin ne ovat välittömästi käytettavissä.
Mitä kuuluu?
Mitä työnkuvaasi kuuluu? Vastaan asiakkaiden lähettämiin tukipyyntöihin Adminetin käyttöön liittyen, erityisesti taloushallintoon liit tyvissä kysymyksissä.
Markku
Parasta työssäsi? Asiakkaat ja työkaverit eli teen koko ajan työtäni yhdessä erilaisten henkilöiden kanssa, vaikka työ muuten on melko teknistä. Adminetin paras ominaisuus? Hyviä ominaisuuksia löytyy paljonkin. Mielestäni parasta on, että Adminettiä kehitetään koko ajan vielä parempaan suuntaan. Kuinka vietät vapaa-aikasi? Teen mielelläni pihatöitä eli kesäisin kasvien hoitamista ja talvisin lumenluontia. Elämänohjeesi? Nauti elämästä!
TANJA GÖLLÜ ASIAKASTUKI Tanjan tavoitat tukipyynnöllä tai tuen numerosta 044 433 3202.
ADMICOM OY ON TOIMINNANOHJAUKSEN EDELLÄKÄVIJÄ Admicom on jyväskyläläinen avainhenkilöidensä omistama yritys. Avainhenkilöillämme on vuosikymmenten kokemus toiminnanohjausjärjestelmien kehittämisestä. Kokemuksen kautta saatu näkemys on tuottanut seuraavan ohjelmistosukupolven luomisen: pitkälle automatisoidut toiminnot yhdistettynä toimialakohtaiseen ohjelmistokokonaisuuteen. Adminetin avulla asiakasyrityksen toimintatavat muuttuvat niin, että yrityksen päivittäisten rutiinien tekeminen helpottuu olennaisesti. Säästämällä työaikaa tuottamattomista rutiineista, pystytään keskittymään ydinliiketoimintaan. Admicomin vahvuudet perustuvat liiketoiminnan ja toimialan tarpeiden ymmärtämiseen sekä uudenlaisten toimintatapojen läpiviemiseen ja edistyksellisiin sovellusratkaisuihin.
Admicom Oy Väinönkatu 26 A 29 Pukimäenaukio 2 myynti@admicom.fi 40100 Jyväskylä 00720 Helsinki www.admicom.fi
lvis-Maailma
| 19
admicom oy väinönkatu 26 a 29
40100 jyväskylä
Adminet on nettikäyttöinen talotekniikka- ja rakennusalan toiminnanohjausjärjestelmä, josta löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Johdon työkalut • Automaattiraportit • Sisäinen laskenta • Dokumentinhallinta • Asiakkuudenhallinta • Kalenteri • Data-analysaattori • Asentaja-analyysi
Taloushallinto • Ostolaskut • Myyntilaskut • Reaaliaikainen kirjanpito • Rahaliikenne Palkkahallinto • Palkanlaskenta • Tuntikortit • Matkalaskut • Lomat ja poissaolot Materiaalihallinta • Ostotarpeet ja ostotilaukset • Myyntitilaukset • Myymälä • Varastonhallinta • Yleinen hinnasto • Viivakoodikeräily
Haluatko tietää, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Antti Noronen myyntijohtaja 044 715 0297
Projektinhallinta • Asentajanruutu + Asentajan Mobiili • Työtilausten laskutus • Tarjouslaskenta • Projektinhallinta • Projektinvalvonta • Yleinen hinnasto
-kumppani tuloksen tekemiseen
-työkalut tuloksen tekoon
Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Alansa edelläkävijä LVIS-alan tunteva
Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Pitkälle automatisoidut toiminnot Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Nettikäyttöinen
Ota yhteyttä – arvioidaan yhdessä, kuinka suuri merkitys Adminetillä olisi sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi | www.admicom.fi