SPREMLJANJE IN NADZOR IZVAJANJA AKCIJSKEGA NAČRTA E-POSLOVANJA V JAVNI UPRAVI Barbara Wohinz, Ministrstvo za javno upravo, e-pošta: barbara.wohinz@gov.si mag. Irena Intihar, IPMIT d.o.o.
1 POVZETEK S sprejetjem Strategije razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc (v nadaljevanju: SREP), v juniju 2009, je Vlada RS opredelila okvir in cilje za nadaljnje uresničevanje novih in že zastavljenih dejavnosti razvoja elektronskega poslovanja v javni upravi do leta 2015. Konkretizacijo in operacionalizacijo SREP predstavlja Akcijski načrt eposlovanja v javni upravi (v nadaljevanju: AN SREP). Prispevek opisuje izkušnje z nadzorom in poročanjem o izvajanju Akcijskega načrta v preteklih obdobjih ter izhodišča za izvajanje in nadzor AN SREP do 2015. Izvajanje in nadzor AN SREP bosta potekala po ustaljenih postopkih v okviru določene projektne organizacijske strukture in ob podpori ustreznega informacijskega sistema za projektno vodenje. Ključne besede: akcijski načrt, nadzor in poročanje, Metodologija vodenja projektov v državni upravi, informacijska podpora projektnemu vodenju
1.1 ABSTRACT By accepting E-business development and exchange of information from official records Strategy (hereinafter called the “SREP”), in June 2009, the Government of the RS defined framework and goals for the realization of new and existing activities for e-business in the Public Administration until 2015. Concretisation and implementation of SREP is presented in the Action Plan of e-business in the Public Administration (hereinafter called the: “AN SREP”). The article describes the experience with the execution of e-government program and supervision of the implementation of e-services, presented in the action plan in the past and starting point for execution and supervision of the implementation of AN SREP until 2015. The execution and supervision will be performed by already established procedures within the appointed project organizational structure and with the support of appropriate project management information system. Key words: action plan, supervision and reporting, Project Management Methodology in the Public Administration, project management information support
2 UVOD Vlada RS je junija 2009, s sprejetjem Strategije razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc (v nadaljevanju: SREP), opredelila temeljne strateške usmeritve za nadaljnje uresničevanje novih in že zastavljenih dejavnosti razvoja elektronskega poslovanja v javni upravi do leta 2015. Začetek omenjene naslednje faze sega v april 2010, ko je Vlada RS obravnavala Akcijski načrt e-poslovanja v javni upravi (v nadaljevanju: AN SREP) in ga sprejela. Hkrati je Vlada RS za nadzor nad izvajanjem in realizacijo AN SREP ustanovila Svet Republike Slovenije za informatiko v javni upravi (v nadaljevanju: Svet RS za informatiko v JU) in imenovala člane Projektne koordinacije e-poslovanja v javni upravi (v nadaljevanju: projektna koordinacija) po posameznih resornih organih za izvajanje AN SREP. AN SREP je dokument, v katerem so na enem mestu zbrani projekti s področja informatizacije različnih resorjev državne uprave, ki so načrtovani v obdobju naslednjih petih let. Projekti so prikazani po prioritetah. Vsak projekt ima okvirno ocenjeno vrednost in časovnico, v kateri je načrtovana realizacija ter potrebni kadrovski resursi. Skupna ocenjena vrednost projektov v naslednjih petih letih znaša 268 milijonov evrov, od tega je 22% sredstev predvidenih iz evropskih virov. Ključen koncept AN SREP je razvoj elektronskega poslovanja skozi centralne horizontalne podporne funkcije in storitve (v nadaljevanju: centralne funkcije in storitve). Centralne funkcije in storitve bo v večjem delu zagotovilo Ministrstvo za javno upravo (v nadaljevanju: MJU) in bodo na voljo za uporabo vsem institucijam v javni upravi ob zagotovljenih tehničnih, organizacijskih, kadrovskih in finančnih pogojih. S tem bo omogočen lažji razvoj novih elektronskih storitev, čas za njihovo implementacijo bo krajši, stroški nižji, obenem pa bo zagotovljena interoperabilnost med institucijami in med rešitvami. Iz AN SREP izhaja dokument Poslovnik AN SREP, ki bo opredeljeval način izvajanja AN SREP. V dokumentu bodo opisani: organizacijska struktura izvajanja AN SREP, informacijska podpora izvajanju projektov AN SREP, postopki poročanja in nadzora AN SREP in delovanje projektne koordinacije s pripadajočimi obrazci.
2.1 ORGANIZACIJSKA STRUKTURA ZA REALIZACIJO AN SREP Slika 1 prikazuje organizacijsko strukturo za realizacijo AN SREP. Svet RS za informatiko v JU je novoustanovljeno telo, sestavljeno iz predstavnikov ključnih institucij na področju informatike v javni upravi. Pristojnosti Sveta RS za informatiko v JU bodo opredeljene s Poslovnikom Sveta in s smernicami, ki jih bo pripravilo MJU. Svet RS za informatiko v JU bo med drugim spremljal uresničevanje SREP in izvajanje AN SREP ter poročal Vladi RS o napredku pri izvajanju AN SREP. Realizacija AN SREP se bo spremljala preko projektne koordinacije, ki jo sestavljajo imenovani predstavniki posameznih resornih organov oziroma
institucij, ki so nosilci realizacije projektov v AN SREP. Nosilci projektov AN SREP so posamezne institucije, ki so odgovorne za realizacijo razvojnih projektov na svojem področju v skladu z AN SREP. Predstavniki institucij so odgovorni za poročanje o stanju vseh projektov institucije v programskem orodju za spremljanje projektov in na seji projektne koordinacije. Nosilci projektov AN SREP v svoji instituciji vzpostavijo projektno organizacijo in izvedejo druge ukrepe, ki zagotavljajo realizacijo projektov v skladu z AN SREP. Odgovorni so za izvajanje ukrepov, ki jih potrdi Vlada RS, Svet RS za informatiko v JU in projektna koordinacija. Za operativno vodenje realizacije AN SREP je pristojen in odgovoren Vodja projektne koordinacije e-poslovanja v javni upravi. Odgovoren je za sklicevanje sej projektne koordinacije, za pripravo skupnega poročila o realizaciji AN SREP za sejo projektne koordinacije ter za pripravo poročila za Svet RS za informatiko v JU. Poleg tega pripravlja predlog ukrepov, ki jih Svet RS za informatiko v JU predlaga Vladi RS. Skladno z zahtevami AN SREP in Programa za OAO po novem pristopu h koordinaciji projektov so na strani MJU v okviru Direktorata za e-upravo in upravne procese za večino državnih organov imenovali po dva koordinatorja; eden pokriva področje informatike, drugi pa upravne procese, odpravo administrativnih ovir, zmanjšanje administrativnih bremen za 25% in boljše predpise. S sinergijo učinkov koordinacije informatike na eni strani ter normativne dejavnosti na drugi strani želijo doseči optimizacijo postopkov za njihovo nadaljnjo učinkovito in racionalno informatizacijo oziroma odpravo administrativnih ovir, zmanjševanje administrativnih bremen in izboljšanje predpisov. Temeljne naloge koordinatorjev so: spremljanje stanja realizacije informacijskih projektov po posameznih državnih organih v skladu z AN SREP, spremljanje stanja realizacije ukrepov odprave administrativnih ovir in zmanjševanja administrativnih bremen za 25% po posameznih državnih organih in poročanje o izvedenih nalog v zvezi s spremljanjem stanja na sestankih oddelkov/sektorjev/kolegija Direktorata za e-upravo in upravne procese in v bazi Koordinacija z državnimi organi.
Slika 1: Organizacijska struktura za realizacijo AN SREP
Projektna koordinacija spremlja realizacijo projektov AN SREP. To izvaja tako, da na dvomesečnih sestankih ugotavlja stanje in meri napredek realizacije AN SREP ter usklajuje dejavnosti z institucijami JU (prikazano na Sliki Slika 2). Hkrati za Svet RS za informatiko v JU pripravlja predloge ukrepov v primeru odstopanj realizacije od določil AN SREP ter pripravlja predloge za dopolnitve in spremembe AN SREP. Projektna koordinacija se sestaja najmanj dvomesečno oziroma v primeru zaznanih potreb v posameznih časovnih obdobjih tudi pogosteje. Po vsakem sestanku pripravi poročilo Svetu RS za informatiko v JU, ki v nadaljevanju posreduje poročilo in predloge Vladi RS. Člani projektne koordinacije so zadolženi za zagotavljanje uporabniških interesov institucij, iz katerih prihajajo, hkrati pa morajo zagotoviti ustrezen obseg sodelovanja njihovih institucij pri realizaciji AN SREP. Projektna koordinacija je odgovorna za organizacijo prenosa znanja med institucijami ter organizacijo sodelovanja med institucijami.
Slika 2: Koncept organizacije in spremljanje izvajanja AN SREP
3 POROČANJE, SPREMLJANJE IN NADZOR NAPREDKA PROJEKTOV AN SREP Prvi Akcijski načrt e-uprave (v nadaljevanju: AN), ki ga je Vlada RS obravnavala in sprejela oktobra 2002, je bil pripravljen za obdobje do leta 2004. Po sprejetju AN na Vladi RS se je vzpostavil sistem poročanja, spremljanja in nadzora projektov e-uprave. V nadaljevanju so opisane izkušnje iz preteklosti, ki gotovo vplivajo na oblikovanje sistema poročanja, spremljanja in nadzora napredka projektov AN SREP do leta 2015.
3.1 AKCIJSKI NAČRT E-UPRAVE DO LETA 2004 Poročanje o izvajanju akcijskega načrta e-uprave (v nadaljevanju: AN) je potekalo mesečno prek poročil o napredku-izkaznic projekta (v nadaljevanju: izkaznica projekta) za obdobje od 15. v preteklem mesecu do 14. v tekočem mesecu. Izkaznice projektov je izdelal pristojen resorni organ za projekte, ki so bili v fazi priprave, vzpostavitve ali izvajanja. Na osnovi pisnih in predhodno oddanih izkaznic projekta so predstavniki resornih organov na sestankih usklajevalne skupine (v obdobju 2010- 2015 bo to projektna koordinacija) redno poročali o stanju na projektih oziroma estoritvah. Enkrat mesečno se je pripravilo zbirno poročilo o izvajanju AN (v nadaljevanju: zbirno poročilo) za potrebe usklajevalne skupine in vsake dva
meseca za potrebe Komisije Vlade RS za informatiko (podobno vlogo bo v obdobju 2010-2015 imel Svet RS za informatiko v JU). Za izdelavo zbirnega poročila je bil odgovoren vodja programa (v obdobju 2010-2015 je to vodja projektne koordinacije e-poslovanja v JU). Za potrebe Komisije Vlade RS za informatiko je PPP CVI vsake dva meseca izdelala tudi primerjavo uresničevanja e-storitev med Slovenijo in državami članicami EU ter izpostavila vsebino e-storitev, ki so se realizirale v zadnjem dvomesečnem obdobju. Komisija Vlade RS za informatiko je obravnavala zbirno poročilo in primerjavo uresničevanja e-storitev med Slovenijo in državami članicami EU ter poročala Vladi RS, ki je v skladu s svojimi pooblastili obravnavala napredek na področju e-uprave in sprejemala ukrepe v zvezi s poročilom o stanju na projektih oz. uresničevanju e-storitev.
3.2 AKCIJSKI NAČRT E-UPRAVE DO LETA 2010 Akcijski načrt e-uprave do leta 2010 (v nadaljevanju: AN-2010) je bil sprejet na seji Vlade RS 25. januarja 2007. Skupaj z AN-2010 so bili pripravljeni Operativni postopki in navodila za vodenje projektne koordinacije e-uprave (v nadaljevanju: operativni postopki in navodila) ter Metodološke podlage in navodila za merjenje uspešnosti e-uprave (v nadaljevanju: Metodološka navodila). Z operativnimi postopki in navodili je bilo urejeno projektno vodenje in koordinacija na področju projektov e-uprava. Metodološka navodila so opredeljevala pristop in postopke merjenja uspešnosti e-uprave. Projektna koordinacija e-uprave (v nadaljevanju: PKEU) je bila vzpostavljena v začetku leta 2005, v njo pa so bili imenovani člani iz posameznih institucij javne uprave. Predvideno je bilo, da se bodo seje PKEU organizirale na dva do tri mesece. Glavne naloge PKEU so bile prijava, vzpostavitev, izvajanje in spremljanje projektov e-uprave ter spremljanje storitev in merjenje uspešnosti e-uprave (tudi v primerjavi z ostalo Evropo). Na sejah PKEU se je obravnavalo zbirno poročilo projektov ter ugotovitve o napredku projektov, ki jih je izpostavila institucija ali programsko projektna pisarna MJU/DEUP (v nadaljevanju: PPP MJU/DEUP). Predstavnik institucije je tudi pojasnil morebitna odstopanja na projektih institucije in predstavil ukrepe za njihovo odpravo. Na sejah PKEU so bile poleg projektov obravnavane tudi druge tematike v povezavi z e-upravo. Glavne naloge vsakega predstavnika institucije javne uprave v PKEU so bile prijava projektov svojega resorja, ki so ustrezali kriterijem Metodoloških navodil, spremljanje in redno poročanje o napredku (vsake tri mesece) projektov PPP MJU/DEUP, priprava plana storitev za projekte svoje institucije in aktivno sodelovanje na sejah PKEU. Za vsebinsko in tehnično podporo PKEU je ves čas skrbela PPP MJU/DEUP. PPP MJU/DEUP je skrbela za pregled nad vsemi projekti, nudila pomoč članom PKEU pri poročanju o stanju projektov, pripravljala statistiko izvajanja projektov ter zbirna poročila iz poročil članov PKEU in nudila podporo vodji PKEU.
Pregled napredka uresničevanja AN-2010 v obliki skrajšanega zbirnega poročila naj bi vsake tri mesece obravnavala Vlada RS, vendar v praksi do obravnave ni prišlo.
3.3 AKCIJSKI NAČRT E-POSLOVANJA V JAVNI UPRAVI DO LETA 2015 Sistem poročanja, spremljanja in nadzora napredka projektov AN SREP do leta 2015 se vzpostavlja. Nosilci projektov AN SREP bodo predvidoma vsake dva meseca oz. po potrebi tudi pogosteje poročali o napredku njihovih projektov projektni koordinaciji, ki bo merila in obravnavala napredek AN SREP. Projektna koordinacija bo poročala Svetu RS za informatiko v JU, ki bo poročal Vladi RS. Vlada RS bo, kot je to izvajala že v obdobju 2002-2004, skladno s svojimi pooblastili obravnavala napredek AN SREP in sprejemala ukrepe v zvezi s poročilom o stanju na projektih oz. uresničevanju AN SREP (Slika 3). Natančen proces in obdobje poročanja, nadzora oziroma spremljanja bodo še določeni.
Slika 3: Poročanje, spremljanje in nadzor napredka AN SREP
3.4 INFORMACIJSKA PODPORA AN SREP Za potrebe spremljanja AN SREP se na MJU vzpostavlja odprtokodno programsko orodje za pomoč pri vodenju in spremljanju projektov Project.NET. Aplikacija bo maksimirala učinkovitost pri spremljanju posameznega projekta, kakor tudi celotnega portfelja projektov. Project.NET združuje različne socialne medije (Wiki, Blog, Razprave), ki omogočajo lažje sodelovanje na projektih, in obširno projektno informacijsko ogrodje, ki upošteva potrebe projektne pisarne, članov projektov, vodij
projektov, vodij programov in vodstva organizacije, ki želijo imeti aktualne in točne podatke o statusih projektov. Aplikacija bo spletna in bo z uporabniškim imenom in geslom dostopna za vse udeležence AN SREP. V začetni fazi bo omogočala evidentiranje projekta AN SREP v aplikacijo z vnosom osnovnih podatkov o projektu in dokumenta Izkaznica projekta. Način prikaza seznama vseh projektov v aplikaciji prikazuje Slika 4. Podatki o prikazanih projektih so razdeljeni na tri elemente (stanje portfelja, proračun portfelja in drevesni pogled projektov).
Slika 4: Prikaz seznama projektov AN SREP v aplikaciji Project.NET
Nosilci projektov AN SREP bodo v dogovorjenih časovnih presledkih v aplikacijo vnašali odstotek realizacije posameznega projekta oziroma posameznih faz (Slika 5). Na projekt bo možno pripeti tudi dokument Poročilo o napredku projekta. Natančna uporaba aplikacije bo odvisna od postavljenih metodoloških pravil za poročanje, spremljanje in nadzor napredka projektov AN SREP.
Slika 5: Vnos odstotka realizacije projekta/faz
4 SKLEP Za uspešno vodenje oz. koordinacijo izvajanja AN SREP je pomembno, da so postopki projektnega vodenja jasno opredeljeni in vsem predstavljeni ter razumljeni. Pomembno pa je tudi, da so posamezniki, ki zasedajo projektne vloge, za svoje naloge na področju projektnega vodenja ustrezno usposobljeni. Pri realizaciji projektov AN SREP je ključna podpora najvišjega vodstva (Vlade RS), ki bo preko Sveta RS za informatiko v JU redno seznanjeno z napredkom projektov AN SREP. Pomembno je namreč, da podpora najvišjega vodstva ni samo enkratna, ampak, da se vodstvo tudi med izvajanjem AN SREP seznanja s stanjem na projektih in v primeru potreb tudi ukrepa. Za obdobje do leta 2015 se sistem šele vzpostavlja, pri čemer se je potrebno zavedati, da je potreben določen čas, da se ljudje na postopke navadijo in jih sprejmejo za svoje. V preteklosti se je sistem poročanja, spremljanja in nadzora projektov AN spreminjal tudi med izvajanjem, saj se je pokazalo, da so posamezni predpisani postopki premalo prilagojeni konkretnemu okolju in se v praksi težje izvajajo. Skladno s tem je, v začetnem obdobju, trajalo nekoliko več časa, da je sistem, ki se je izvajal skozi celotno obdobje, zaživel v končni podobi. Podobno prakso pričakujemo tudi v tem obdobju, saj se že z novim informacijskim sistemom podajamo na novo pot. Vse spremembe, ki bodo sledile, bodo nastale v želji po uporabniku prijaznejšem in seveda
učinkovitejšem sistemu poročanja, spremljanja in nadzora projektov AN SREP za vse udeležence. Pri snovanju postopkov pa bodo zagotovo koristne izkušnje iz preteklosti.
5 LITERATURA 1. 2. 3. 4. 5.
Strategija razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc – SREP. Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo RS, 19.6.2009. Akcijski načrt e-poslovanja javne uprave od 2010 do 2015. Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo RS, 7.4.2010 (različica 1.0). Lozinšek, Jure: Priročnik za uporabo aplikacije Project.NET – uporabniki, Spremljanje projektov v aplikaciji Project.net. Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo RS, 31.3.2010 (osnutek). Akcijski načrt e-uprave do leta 2010 (AN-2010). Ljubljana: Ministrstvo za javno upravo RS, januar 2007. Akcijski načrt e-uprave do leta 2004 (AN-2004), Center Vlade RS za informatiko, Ljubljana, december 2003 (verzija 1.3).
O avtorici: Barbara Wohinz Diplomirala je na Fakulteti za elektrotehniko v Ljubljani – smer računalništvo in informatika, leta1990. Od leta 1994 je bila zaposlena na Centru Vlade RS za informatiko, kjer je vodila Službo za sistem kakovosti, ki je vključevala tudi projektno vodenje in programsko projektno pisarno. Od leta 2004 je zaposlena na Ministrstvu za javno upravo, kjer dela na področju projektnega vodenja in na področju kakovosti. Bila je namestnica vodje medresorske skupine za projektno koordinacijo e-uprave in sodeluje v skupini za kakovost Ministrstva za javno upravo. O soavtorici: mag. Irena Intihar (Ranc) Leta 1996 je diplomirala na Fakulteti za družbene vede – smer sociologija kadrovski management in maja 2003 na Ekonomski fakulteti v Ljubljani uspešno zaključila magistrski študij podjetništva. Na začetku delovne kariere se je ukvarjala s kadri, pri čemer se je posvečala predvsem raziskavam na področjih delovnih karier ter bolezenske odsotnosti. Od samega začetka se je ukvarjala tudi s kakovostjo, saj je že v dveh podjetjih uspešno vodila projekt Uvajanja sistema vodenja kakovosti ISO 9001 v podjetje. Že deveto leto je zaposlena na Institutu za projektni management in informacijsko tehnologijo v Ljubljani, kjer vodi skupino za projektni management. Kot svetovalka je pridobila izkušnje na področju pridobivanja nepovratnih sredstev EU, od začetka pa je aktivna predvsem pri uvajanju projektnega vodenja v institucije in vzpostavitvi ter izvajanju nalog projektne pisarne v organih državne uprave.