que le da al Concilio la capacidad de proveer los formularios electrónicamente. Con este formato el personal voluntario tiene la capacidad de grabar, imprimir, transferir los formularios electrónicamente a otros(as) líderes y al Concilio, copiar formularios completados anteriormente así como transferir datos de un formulario a otro. Algunos formularios se encuentran en español en el sitio Web www.gscnc.org. Para utilizar los formularios electrónicos, lo único que necesita es instalar el programa Formatta Filler. Puede accesar esta aplicación desde el sitio Web de GSCNC. Para un resumen de los formularios y ver cuándo se utilizan refiérase a la sección Recursos, páginas 98-100. Guías para mantener documentos de la tropa/grupo Los(as) líderes/consejeros(as) de tropa/grupo deben mantener en archivo los siguientes documentos por el tiempo especificado: Permiso de padres 3 años Historial de salud de la niña/ 3 años Registros financieros 3 años Formularios de inscripción 1 año Registros de ventas de productos 1 año
Responsabilidades de los padres o encargados Trate de que cada padre o encargado le ayude a asegurar la salud, la seguridad y el bienestar de las niñas. Comuníqueles claramente a los padres/encargados que se espera que ellos: • Concedan la autorización a sus hijas para que participen en Girl Scout, además de proveer consentimiento adicional para que puedan realizar actividades que se desarrollan fuera del lugar de reuniones, o que incluyen un viaje nocturno, el uso de equipo especial y la discusión de temas sensitivos. • Provean los medios para que las hijas puedan ir al y desde el lugar de reuniones o a otros lugares designados a tiempo e informen si alguna persona distinta de los padres/encargados entregará o se llevará a la niña. • Brinden a sus hijas la indumentaria y el equipo apropiado para las actividades, o que la(o) contacten a usted antes de las actividades para buscar al proveedor de la indumentaria y de los equipos necesarios. • Sigan la guía de seguridad de Girl Scout y motiven a sus niñas a hacer lo mismo. • Lo(a) ayuden a usted a planificar y a llevar a cabo las actividades programadas de la manera más segura posible. • Participen de las reuniones de padres y encargados. • Estén al tanto de las conductas adecuadas que se esperan de sus niñas, tal como están determinadas por el concilio y por usted. • Ayuden al personal voluntario si sus hijas tienen necesidades o condiciones especiales y presten su ayuda en caso de ser solicitada.
GSCNC – diciembre 2009 - Page 58