Guida ai Congressi Medico Scientifici 2023

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI 2023

› Progettazione e organizzazione

› Aggiornamenti ECM

› Eventi ibridi e virtuali

› Hotel, centri congressi e destinazioni

› Organizzatori congressuali, provider ECM, partner tecnologici

Dopo due anni di sospensione riprende la pubblicazione annuale della Guida ai Congressi Medico-Scientifici, strumento molto richiesto e apprezzato sia dagli operatori congressuali sia dai molti professionisti della sanità coinvolti nell’attività di formazione e di aggiornamento della classe medica italiana. Si tratta di un manuale che affronta a trecentosessanta gradi tutte le problematiche – spesso complesse e articolate –dell’organizzazione di congressi medico-scientifici e di corsi ECM, con un approccio pratico e operativo, contraddistinto dalla chiarezza e dalla completezza delle informazioni, arricchite non solo da una componente infografica di particolare impatto, ma anche dalla presentazione delle migliori strutture – hotel e centri congressi –, destinazioni, agenzie e servizi specializzati nel settore.

Ringrazio Margherita Franchetti e la Redazione per l’ottimo lavoro svolto, augurandomi che grazie alla sua capillare distribuzione questa Guida possa costituire un supporto più che valido per il numero più ampio di lettori.

La presente edizione della Guida riprende il filo delle precedenti nell’intento di fornire un’informazione esaustiva sui processi di progettazione e organizzazione di un congresso medico affrontandone tutti gli aspetti – normativi, logistici, tecnici, economici, di comunicazione – in maniera chiara, sistematica e concreta.

Questa nuova edizione si presenta notevolmente arricchita nei contenuti, sia di testo sia dell’apparato infografico: oltre agli aggiornamenti sul programma ECM e sull’evoluzione del ruolo del Provider, si segnala l’ampio spazio dedicato agli eventi ibridi e virtuali che si sono affermati nel periodo della pandemia, con approfondimenti sui modelli di business a essi legati, sui nuovi format di sessione, sulle tecnologie interattive che è possibile applicarvi.

La Guida è dunque oggi uno strumento di consultazione a tutto tondo, un manuale pratico e attuale che offre a operatori e portatori di interesse una panoramica completa sull’organizzazione dei congressi medici e sulle tematiche a essi correlate.

MARCO BIAMONTI Presidente Ediman

MARGHERITA FRANCHETTI Autrice del Manuale

Per aggiornare i contenuti di questa edizione della Guida ai Congressi Medico-Scientifici abbiamo intervistato diversi professionisti del settore. A loro vanno i nostri più sentiti ringraziamenti per la disponibilità, la competenza e la generosità nel dedicarci il loro tempo per condividere il loro know how.

Alberto Boccanelli

Sales Director, TC Group

Mattero Bruno Calveri

Amministratore Delegato, Summeet | Coordinatore GIFES e Rappresentante Provider ECM, Federcongressi&eventi

Veronica Del Fiacco

Head of Operations Milano, Triumph Group International

Fabio Gilardenghi

Consulente ECM, Formatore, Auditor

Susanna Priore

CEO, Formedica | Presidente, ECM Quality Network

Rosangela Quieti

Managing Director Congress Department, AIM Group International

Lavinia Ricci

Business Manager, AIM Group International

Elena Sanguinetti

Customer Manager, Womblab

Gianluca Trezzi

Press & Media Relations Officer, AIM Group International

Mauro Zaniboni

Presidente e Amministratore Delegato, MZ Events

Simone Zappatini

Co-founder, Digital Health

“Guida ai Congressi Medico-Scientifici” 2023 è una pubblicazione

Ediman Srl

Via Vittorio Salmini, 1 - 20135 Milano

Telefono 02 57311511 - Fax 02 55231486 info@ediman.it - www.ediman.it

Direttore responsabile: Marco Biamonti

A cura di: Margherita Franchetti

Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa

Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola

Consulenza testi:

Alessandra Boiardi

Grafica: Alice Franchini

Susanna Chiara Toscani

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Hanno collaborato: Alessandra Boiardi, Simona P.K. Daviddi, Andrea Matteucci, Mariangela Traficante

Fotolito e stampa: Logo Srl - Ciserano (Bg)

I prodotti editoriali Ediman

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AL SERVIZIO DELL’EDUCAZIONE CONTINUA

APPROFONDIMENTI

Indice degli operatori e delle location congressuali

Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, servizi tecnici, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida.

Aim Group International – Milano ................................................212-245

Albergo dell’Agenzia – Pollenzo-Bra (Cn) ...........................................274

Arthotel San Francesco al Monte – Napoli ..........................................357

Auditorium Antonianum – Roma .........................................................343

Auditorium della Tecnica – Roma .......................................................344

Auditorium Parco della Musica – Roma...............................................324

Best Western CTC Hotel Verona – Verona-San Giovanni Lupatoto ..........278

Best Western Plus Tower Hotel Bologna – Bologna ...............................307

Bettoja Hotels – Roma .......................................................................348

Bhotel – Lagonegro (Pz) ..............................................................388-389

Ble & Associates – Caserta ................................................................213

Bluevents – Roma .............................................................................214

Boccanegra – Firenze .......................................................................322

Bologna Congressi – Bologna..........................................32-33 cartoncino

BtCongress – Cagliari, Roma ..................................................10-215-220

Buone Vacanze Hotels – Roma ....................................................326-327

Carlo Magno Hotel Spa & Resort – Madonna di Campiglio (Tn) ............292

CCI Centro Congressi Internazionale – Torino......................................216

CDShotels – Lecce ......................................................................368-369

Centro Congressi Auditorium Aurelia – Roma ......................................345

Centro Congressi Stazione Marittima – Napoli ....................................352

Centro Congressi Unione Industriale Torino – Torino .............................275

Centro Congressi Veronafiere – Verona ..............................................286

Centro Congressi Ville Ponti – Varese .................................................264

Centro Giovanni XXIII – Roma-Frascati ................................................328

Chorus Group – Milano ....................................................................246

Complesso San Lorenzo Maggiore – Napoli .......................................355

Congress Venezia - 2GM – Venezia ...................................................217

Convention Bureau Napoli – Napoli ..................................................354

Courtyard by Marriott Rome Central Park – Roma ................................329

Crowne Plaza Padova – Padova ........................................................279

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s – Roma .............................................330

Different Web – San Giorgio Bigarello (Mn) ..........................................13

Distretto Turistico dei Laghi – Stresa (Vb) .......................................268-270

Doc Congress – Milano ....................................................................247

Doubletree by Hilton Hotel Venice North – Mogliano Veneto (Tv) ...........280

Doubletree by Hilton Trieste – Trieste ..................................................298

Dueci Promotion – Bologna ...............................................................216

Dynamicom Education – Milano.........................................................218

Ega Worldwide Congresses & Events – Milano, Roma ....................219-248

Esse Events – Cagliari .......................................................................220

Eubea – Napoli ...............................................................................221

Event Planet Group – Capri, Napoli, Roma, Trieste ..............................222

Everywhere – Verona........................................................................223

Expopoint – Mariano Comense (Co)...................................................224

FH 55 Hotels – Firenze, Roma .....................................................318-320

Finivest Congressi – Catania .............................................................224

Formedica – Lecce .....................................................................250-251

FormeDiverse – Roma, Milano ...........................................................225

Forte Village – Santa Margherita di Pula (Ca) ......................................398

Gold Tower Lifestyle Hotel – Napoli..............................................358-359

Grand Hotel Costa Brada – Gallipoli (Le) ......................................370-371

Grand Hotel Pianetamaratea – Maratea (Pz) .................................390-391

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi – Lecce ................................372-373

Grand Hotel Vanvitelli – Caserta ........................................................356

Green Hall-Lounge Arch – Verona ......................................................287

Habita79 Hotel & Spa Pompeii MGallery – Napoli ..............................360

Hinovia – Firenze, Milano, Roma, Treviso .....II cop.-3-226-227-228-229-252

Holiday Inn Naples – Napoli.............................................................361

Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici – Roma ..................................331

Hotel Caravel – Roma.......................................................................332

Hotel Cenobio dei Dogi – Camogli (Ge) .......................................304-305

Hotel Commercio – Battipaglia (Sa) ....................................................363

Hotel Excelsior Bari – Bari ...........................................................374-375

Hotel Gio’ - Perugia Centro Congressi – Perugia ............................316-317

Hotel Indigo Verona - Grand Hotel Des Arts – Verona ...........................281

Hotel Leon d’Oro – Verona................................................................284

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci – Bari.............................376-377

Hotel Monaco & Grand Canal – Venezia......................................282-283

Hotel Monte Sarago – Ostuni (Br) ................................................378-379

Hotel Regina Margherita – Cagliari....................................................399

Hotel Ripa Roma – Roma ..................................................................333

Hotel The Building – Roma ................................................................339

Il Piccolo Mondo – Roma ..................................................................334

In&Fo&Med – Milano .....................................................................5-225

Infodyn – Milano..............................................................................230

Iseolago Hotel – Iseo (Bs) ..................................................................258

Kassiopea Group – Cagliari ..............................................................230

Kolbe Hotel Rome – Roma .................................................................335

Letscom E3 – Roma ..........................................................................231

Lloyd’s Baia Hotel – Salerno ..............................................................362

Loano 2 Village – Loano (Sv) .............................................................303

Lu’ Hotel Carbonia – Carbonia (Su)....................................................400

M&P Informatica – Genova ...............................................................121

Malpensafiere – Varese-Busto Arsizio .................................................265

Mediacom – Bagheria (Pa) ................................................................232

Meet and Work – Padova-Abano Terme ..............................................233

Meeting Art and Congress Center Pisa – Pisa ......................................323

Mercure Eur Roma West – Roma ........................................................336

Mercure Lecce Hotel President – Lecce ..........................................380-381

Mezzini - Mib Milano Restaurant Cafè – Milano ..................................266

Mezzini - The Gallery Café Meravigli – Milano ...................................267

More Comunicazione – Roma ...........................................................234

My Meeting – Ozzano dell’Emilia (Bo) ...............................................235

Mz Events – Milano ................................................................IV cop.-236

OIC Group – Firenze........................................................................237

Padova Congress – Padova...............................................................290

Padova Convention & Visitors Bureau – Padova ...................................291

Palacongressi di Rimini - IEG– Rimini ............................................310-311

Palazzo Doglio – Cagliari .................................................................401

Palazzo Viceconte – Matera ........................................................392-393

Park Hotel Ai Cappuccini – Gubbio (Pg) .......................................314-315

Present&Future – Catanzaro ..............................................................238

Proeventi – San Severo (Fg) ...............................................................239

Quark Hotel Milano – Milano ............................................................259

Radisson Blu GHR Rome – Roma ........................................................337

Riva del Garda Centro Congressi – Riva del Garda (Tn) .......................293

Riviera Cruising & Events – Napoli .....................................................365

Roma Convention Center La Nuvola – Roma .......................................346

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi – Roma ......................347

Roma Meeting Center – Roma ...........................................................349

San Servolo Servizi – Venezia ...........................................................285

Sanremo Mice – Sanremo (Im) ...........................................................302

Sardiniameeting – Cagliari ...............................................................238

Savoia Hotel Regency – Bologna .......................................................308

Sem 2000 – Bologna .................................................................118-240

Four Points By Sheraton Catania Hotel & Conference Center

Aci Castello (Ct)............................................................................III cop.

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre

Ferno (Va) .......................................................................................260

Sheraton Milan San Siro – Milano .....................................................261

Smy Aran Blu – Lido di Ostia (Rm)......................................................338

Smy Bologna Centrale – Bologna .......................................................309

Smy Carlos V – Alghero (Ss)..............................................................402

Spazio Novecento – Roma ..........................................................350-351

STF Sedie – Vinci (Fi) ........................................................................254

Studio Visio – Firenze .........................................................................6-7

Summeet – Varese ............................................................................241

Target Motivation – Mestre (Ve) ..............................................................9

Tecnoconference – TC Group – Firenze, Monterotondo (Rm), Settimo Milanese (Mi) ...............................................210 (cartoncino)-242

Ten Education – Rho (Mi)...................................................................255

The Hive Hotel – Roma ...............................................................340-341

The Nicolaus Hotel – Bari..................................................................383

Torre Cintola Natural Sea Emotions – Monopoli (Ba) ......................384-385

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast – Castellammare di Stabia (Na) ....364

Trieste Convention & Visitors Bureau – Trieste ................................294-296

Trieste Convention Center – Trieste .....................................................299

Triumph Italy - Triumph Group International – Roma, Milano ..................243

UNAHOTELS MH Matera – Matera ..............................................394-395

Vanessa Cerrone – Roma ..................................................................244

Vicenza Convention Centre - IEG – Vicenza ..................................288-289

Victory Project Congressi – Milano .....................................................244

Villa Erba – Cernobbio (Co) ..............................................................256

Villa Quaranta Tommasi Wine Hotel & SPA .........................................276

Villa Tuscolana – Frascati (Rm) ...........................................................342

Vivaio Digitale - Murgia Valley – Gravina in Puglia (Ba) .................386-387

Voco® Milan-Fiere – Milano ..............................................................262

Winter Garden Hotel – Bergamo-Grassobbio ......................................263

Il valore dei congressi e l’eredità della pandemia

Un congresso è un incontro professionale fra molte persone – solitamente promosso a cadenza regolare da un’associazione professionale locale, nazionale o internazionale – che si riuniscono per dibattere idee o problemi legati a una disciplina accademica, a un settore professionale o a un tema specifico. I partecipanti sono in genere accademici e professionisti, ma qualche volta, quando è parte in causa degli argomenti in programma, partecipa anche il pubblico, per esempio le associazioni di pazienti nei congressi medici. Nella maggior parte dei casi il congresso si compone di un programma di conferenze, relazioni e sessioni con contenuti professionali, di attività di networking per i partecipanti affinché possano condividere esperienze e sviluppare una rete di rapporti professionali, e di un’area espositiva alla quale partecipano le aziende che hanno interessi commerciali nel campo tematico trattato. Nel caso dei congressi medici si tratta di aziende farmaceutiche e aziende produttrici di dispositivi

medici, le quali acquistano stand o postazioni nell’area expo, slot di tempo per organizzare i propri simposi o presentazioni e, in generale, spazi pubblicitari e di visibilità presso i partecipanti.

L’importanza di incontrarsi in presenza

Il congresso è quindi per definizione un evento aggregativo “in presenza”. La partecipazione agli eventi professionali in presenza non ha mai conosciuto flessione, nemmeno nel pieno dell’era digitale: nonostante internet renda informazioni e conoscenza accessibili a tutti, e nonostante la tecnologia renda possibile riunire virtualmente persone e comunità professionali, l’evento in presenza continua a essere considerato il mezzo più efficace per trasmettere e condividere il sapere, per costruire relazioni professionali, per avviare rapporti di collaborazione e stimolare nuove idee. Il successo del format “in presenza” risiede nel potere dell’incontro faccia a faccia fra le

persone, capace, più dei collegamenti virtuali, di costruire fiducia, produrre confronto e scambio di conoscenza, generare opportunità e portare innovazione in tutti i campi dell’attività umana.

L’impatto della pandemia sui congressi

La pandemia da Covid 19 ha naturalmente cambiato tutto, producendo un impatto devastante sull’attività congressuale in presenza: le restrizioni adottate per contenere i contagi hanno prima vietato e poi fortemente limitato le possibilità di incontro fra le persone, determinando nel biennio 2020-2021 un crollo degli eventi in presenza in tutto il mondo. Secondo l’Unione delle Associazioni Internazionali (UIA), nel 2019 si sono svolti nel mondo 12.472 congressi internazionali promossi da associazioni. Nel 2020 il numero è sceso a 4.242, molti dei quali svolti in modalità ibrida, cioè con una parte dei partecipanti in presenza e una parte collegata da remoto, se non addirittura in modalità completamente virtuale. I dati ICCA (International Congress and Convention Association) indicano che, dei congressi internazionali pianificati per svolgersi nel 2020, il 44% è stato posticipato, il 14% cancellato, il 30% svolto in modalità virtuale e il 2% svolto in modalità ibrida. Ancora nel 2021, segnala ICCA, il 93% dei congressi internazionali è stato condizionato dalla pandemia e quindi cancellato, posticipato, spostato in una diversa destinazione oppure trasformato in evento ibrido o virtuale. In particolare, nel 2021 sono aumentate rispetto all’anno precedente le percentuali degli eventi svolti in modalità ibrida (13%) e virtuale (47%) ed è diminuita la percentuale degli eventi cancellati (4%), a conferma che gli attori del mercato, dopo un primo momento di incertezza, sono rapidamente riusciti a proporre ai committenti valide soluzioni alternative agli incontri in presenza per la veicolazione di contenuti professionali.

Per quanto riguarda l’Italia, i dati dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi promosso dal Federcongressi&eventi indicano che nel 2020 il numero degli eventi svolti sul territorio nazionale è calato dell’84% rispetto all’anno precedente e che la parziale ripresa del 2021 (+24%), si stima abbia compreso un 21% di eventi svolti in modalità ibrida.

L’eredità della pandemia: l’accelerazione digitale

Nel biennio della pandemia il mercato congressuale ha dunque subito non solo una drastica riduzione in termini numerici, ma

l’impatto del covid sulla spesa per congressi internazionali

Perdita sulla spesa virtuale-ibrida/altro

Perdita dovuta a posticipazione eventi Perdita dovuta a cancellazione eventi

Perdita dovuta a riduzione dei volumi

anche una radicale trasformazione digitale, con l’introduzione di formati virtuali e ibridi prima di allora quasi completamente inutilizzati. Nel 2022, con la graduale eliminazione delle misure restrittive, si è assistito alla rapida ripresa della programmazione e dell’organizzazione di congressi ed eventi in presenza in Italia e nel mondo, a conferma che l’interazione di persona continua a costituire uno straordinario valore aggiunto per tutti gli attori coinvolti. La componente digitale non è però scomparsa ma, al contrario, si è trasformata da necessità in opportunità, soprattutto per alcune tipologie di eventi medici. I formati virtuali e ibridi, anche in assenza di future emergenze pandemiche, sono dunque arrivati per restare, portando con sé nuove soluzioni e nuove modalità organizzative.

Fonte: 2021 ICCA Ranking

Il formato virtuale

Il formato virtuale, cioè l’evento a partecipazione interamente online che tanto è servito per dare continuità alla formazione medica e alle attività delle società scientifiche durante i periodi di lockdown e di restrizioni agli incontri di persona, oggi non è quasi più utilizzato per i congressi propriamente detti, il cui valore intrinseco risiede proprio nell’aggregazione in presenza. È invece molto utilizzato per altri tipi di formazione medica: eventi brevi per piccoli gruppi su tematiche specifiche, per esempio, che prima della pandemia erano in presenza e ora sono stati trasformati in webinar più o meno sofisticati per evitare ai partecipanti lunghi spostamenti; oppure gli incontri dei direttivi delle società scientifiche che, sempre per ragioni di tempo e di comodità, adesso organizzano la maggior parte delle riunioni interamente online e si vedono in presenza solo due o tre volte l’anno.

Soprattutto, l’accelerazione digitale imposta dalla pandemia ha portato a uno straordinario sviluppo della formazione medica online (che già esisteva, ma era poco utilizzata) e al moltiplicarsi di progetti appositamente studiati per la fruizione live da remoto. In genere rivolti a un numero contenuto di partecipanti e strutturati in corsi anche articolati nel tempo, questi progetti oggi sono caratterizzati dall’utilizzo di format e tecnologie specifiche per l’interazione e il coinvolgimento attivo dei discenti, permettendo anche la gestione interattiva di casi clinici e sessioni pratiche online.

Il formato ibrido

L’eredità permanente che la pandemia ha lasciato ai congressi è invece il formato ibrido, che prevede cioè sia la partecipazione in presenza – quindi un evento “tradizionale” che si svolge dal vivo in una location fisica, con un’audience in

L’eredità digitale della pandemia

EVENTI VIRTUALI

Partecipanti interamente online

Piccoli eventi di formazione di breve durata

Riunioni dei direttivi delle società scientifiche

Progetti e corsi di formazione interattivi live

Sessioni accessibili anche dopo l’evento

CONGRESSI IBRIDI

Partecipanti presenti in location fisica e collegati da remoto in diretta streaming

Sessioni e contenuti accessibili anche dopo l’evento

Ampliamento dell’audience del congresso Maggiore diffusione dei contenuti scientifici

platea e relatori sul palco – sia la fruizione delle sessioni e dei contenuti da remoto da parte di partecipanti collegati online. In genere il formato è definito ibrido se sono gli iscritti al congresso a partecipare da remoto: il collegamento a distanza di uno o più relatori non è infatti più considerato un formato ma una modalità ormai “acquisita” che rientra nella normale prassi organizzativa. Nel congresso ibrido i partecipanti da remoto possono seguire le sessioni trasmesse in diretta streaming e, ormai nella maggior parte dei casi, anche vederle o rivederle in modalità on demand successivamente al loro svolgimento. Il formato ibrido è oggi più spesso utilizzato nei congressi internazionali e nei nazionali: i congressi più piccoli ne fanno meno uso proprio perché la richiesta prevalente, da parte delle società scientifiche che li promuovono, è quella del ritorno all’evento in presenza.

Il formato del congresso ibrido ha tuttavia alcuni vantaggi:

Permette la partecipazione anche a chi non può viaggiare, per questioni di tempo o per qualunque altra ragione. Consente alle società scientifiche di ampliare la propria audience (e membership) coinvolgendo segmenti professionali altrimenti poco raggiungibili (per esempio i medici specializzandi) oppure paesi a bassa capacità di spesa che altrimenti non sarebbero presenti. Il congresso diventa dunque più inclusivo e diffonde formazione e conoscenza scientifica a un più ampio bacino di utenti. Rende possibile ai partecipanti da remoto (ma anche a quelli in presenza) la fruizione dei contenuti dell’evento per un lasso di tempo più lungo, grazie alla pubblicazione degli stessi online e alla loro fruibilità on demand.

I congressi medici sul totale

Sul totale dei congressi organizzati nel mondo, il settore medico è quello che tradizionalmente ne esprime il maggior numero. Lo sviluppo scientifico e i progressi nel campo della medicina rendono infatti necessario il costante aggiornamento del personale medico e sanitario; inoltre in molti paesi, compresa l’Italia, l’obbligo della formazione continua per gli operatori della Sanità contribuisce a generare fabbisogno di congressi ed eventi. I congressi medici sono circa il 17% di quelli totali organizzati nel mondo (stima ICCA 2018).

Il secondo comparto per attività congressuale

è la tecnologia, che promuove circa il 14,2% dei congressi, superando il segmento scientifico, che si attesta al 13,5%.

Il valore economico dei congressi

Il valore economico di un congresso, che abbia poche centinaia o diverse migliaia di partecipanti, è tipicamente misurato sul suo impatto di brevemedio termine sulle destinazioni che li ospitano. Amministrazioni locali e governi centrali ne misurano la ricaduta economica, che è data dalla spesa di organizzatori e partecipanti (impatto diretto) e dall’indotto generato sul territorio (impatto indiretto).

La ricaduta economica a sua volta genera posti di lavoro e sostiene le imprese locali, soprattutto quelle della filiera turistica (alberghi, ristoranti etc). Un congressista, dicono tutte le statistiche internazionali, spende nella destinazione che lo ospita da una volta e mezzo a due volte quello che spende un turista.

Impatto economico diretto

È costituito dalla spesa per la progettazione e produzione di tutti gli aspetti del congresso (location, alberghi, catering, tecnologia etc) e dalla spesa dei partecipanti (viaggio, quote di iscrizione, ristoranti etc).

Impatto

economico indiretto

È costituito dall’insieme delle attività economiche che i congressi supportano in altri settori produttivi. Per esempio: l’industria alimentare per fornire cibo ai catering e ai ristoranti, oppure l’industria dell’audiovisivo per produrre le attrezzature per i centri congressi, e così via.

La più recente stima di valore economico di eventi e congressi a livello mondiale è contenuta nello studio Global Economic Significance of Business Events promosso dall’Events Industry Council, secondo il quale il totale degli eventi professionali organizzati nel mondo nel 2017 ha prodotto un impatto economico diretto stimato in 1.070 miliardi di dollari e sostenuto 10,3 milioni di posti di lavoro diretti.

La stima dell’impatto indiretto, cioè l’indotto generato dagli eventi, è invece di 2.530 miliardi di dollari, per un totale di 25,9 milioni di posti di lavoro supportati. La stima riguarda naturalmente tutte le tipologie di eventi professionali, quindi non soltanto i congressi delle associazioni, né tantomeno solo i congressi medici, ma anche gli eventi delle aziende, degli enti e delle istituzioni.

IL VALORE ECONOMICO DI UN CONGRESSO MEDICO

IMPATTO DIRETTO ricaduta sulla destinazione: spesa per la produzione e spesa dei partecipanti

IMPATTO INDIRETTO

le attività economiche che i congressi supportano in altri settori produttivi

DIFFUSIONE DI CONOSCENZA SCIENTIFICA

costruzioni di relazioni accademiche e professionali

VALORE DEI CONTENUTI SCIENTIFICI PRESENTATI tempo impIegato dai relatori per produrre le presentazioni, valore dei fondi per la ricerca correlati

POTENZIALE VALORE FUTURO innovazione, miglioramento nella pratica medica, collaborazioni e avanzamento scientifico

La punta dell’iceberg

I congressi valgono però molto più del loro impatto economico immediato, che ne è solo la punta dell’iceberg. Nel computo del valore entrano anche fattori relativi a ciò che i congressi “producono” in termini di diffusione di conoscenza, costruzione di relazioni accademiche, scientifiche, professionali e imprenditoriali: un’eredità intangibile e di lungo termine (la “coda lunga” del congresso) di cui governi e amministrazioni locali – che attraverso la legislazione possono favorirne o meno lo sviluppo e lo svolgimento – sono ancora largamente inconsapevoli, visto che il loro interesse si traduce spesso solo nella reale ma riduttiva equazione che lega i congressi esclusivamente all’occupazione alberghiera e alla ricaduta sull’economia turistica delle città.

Quanto valgono i contenuti del congresso

Un altro tema da considerare è il valore economico della conoscenza generata dal congresso, cioè delle informazioni e dei contenuti professionali trasmessi ai partecipanti durante le sessioni. Una stima è stata fatta dalla Società Europea di Radiologia per il proprio congresso 2018, che si è svolto a Vienna con 28mila persone: calcolando il valore del “tempo professionale” impiegato dai 230 relatori (e il valore dei fondi per la ricerca correlati) per produrre le 3.331 presentazioni che si sono svolte durante il congresso e considerando che l’89% di esse era stato preparato in esclusiva per l’evento,

il valore della conoscenza professionale veicolata dal congresso è stata quantificata in 813 milioni di euro, più di dieci volte il valore stimato dell’impatto economico diretto sulla città.

Il potenziale valore futuro

Occorre infine soffermarsi sull’eredità strategica del congresso, cioè sul suo potenziale valore futuro. Tale valore potenziale è costituito da ciò che la conoscenza diffusa durante il congresso e che le relazioni professionali che lì si sono create e consolidate produrranno nel tempo in termini – nel caso di un congresso medico – di miglioramento della pratica medica, di nuovi progetti di ricerca e nuove collaborazioni che, a loro volta, porteranno a nuovi progetti, scoperte o innovazioni. È molto difficile misurare questo tipo di valore futuro, ma basti un esempio per capirne le potenzialità. Cinque congressisti che a fine giornata prendono l’aperitivo insieme generano un impatto economico diretto in termini turistici pari al valore dei drink consumati, che potrebbe essere 70 euro. L’impatto diretto non tiene però conto di ciò che avviene durante quell’aperitivo e di quali ne saranno gli effetti: i congressisti potrebbero stare discutendo su come avviare una nuova ricerca da 70mila euro nei successivi due anni, oppure di un progetto da 70 milioni di euro che si concretizzerà dopo cinque anni. Il congresso diventa dunque l’elemento catalizzatore che potrebbe portare, magari anni dopo, a collaborazioni di respiro globale, grandi innovazioni e avanzamento scientifico.

L’ECM e la figura del provider

Il programma diEducazione Continua in Medicina

La formazione obbligatoria

L’ECM è il programma di Educazione Continua in Medicina istituito in Italia nell’anno 2000 dal decreto legislativo 229/1999, che stabilisce l’obbligatorietà della formazione e dell’aggiornamento professionale per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato, dipendenti e liberi professionisti. Programmi simili sono in vigore nella maggior parte dei paesi avanzati. Oggi il programma ECM coinvolge 30 categorie professionali che operano nel campo della salute: dal medico chirurgo al tecnico di laboratorio, dal farmacista all’infermiere, dal veterinario all’igenista dentale – tanto per citarne alcune – per un totale di circa 1,5 milioni di addetti. Il programma è entrato a regime il 1° gennaio 2002 divenendo parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari.

L’indipendenza della formazione

Obiettivo del programma di Educazione Continua in Medicina è erogare a tutti i professionisti della Sanità italiana contenuti di formazione e aggiornamento di qualità e indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria farmaceutica e biomedicale (che è peraltro chiamata a sponsorizzarne una parte significativa), verificando nel contempo che i professionisti partecipino agli eventi e alle iniziative di formazione e conseguano i crediti richiesti nell’interesse dei pazienti, del servizio sanitario e quindi, in definitiva, della salute collettiva. Cardine del sistema sono i crediti formativi, che ogni operatore della Sanità deve obbligatoriamente acquisire su base triennale attraverso la partecipazione a eventi o iniziative di formazione accreditati al programma ECM secondo le regole stabilite dal Ministero della Salute.

LE 30 PROFESSIONI SANITARIE CON L’OBBLIGO DELLA FORMAZIONE

digitale negli eventi ecm in italia

EVENTI RESIDENZIALI EVENTI IBRIDI O VIRTUALI (FAD)

La riforma attesa

Il programma è regolamentato da una pletora di normative e indicazioni che, come di frequente accade, non sempre sono aggiornate alle evoluzioni in atto. Da tempo si parla dunque dell’esigenza di riformare il programma ECM per adeguarlo ai cambiamenti delle modalità di formazione, per colmarne le lacune e per uniformarne alcuni aspetti. La riforma è sentita come necessaria anche alla luce dei cambiamenti portati dalla pandemia e dalla riorganizzazione della Sanità prevista dal PNRR. A prendere in mano il tema della riforma sarà la nuova Commissione Nazionale per la Formazione Continua (l’organo direttivo del sistema ECM), ricostituita con decreto ministeriale il 27 settembre 2022 e presieduta dal Ministro della Salute Orazio Schillaci. Le associazioni dei provider (si vedano le pagine seguenti) hanno richiesto ufficialmente di poter dare il proprio contributo alla riforma, portando le proprie proposte alla Consulta ECM.

Il numero di eventi ECM in Italia

Proprio in virtù dell’obbligatorietà della formazione e della vastità della domanda, la maggior parte dei congressi ed eventi medici organizzati oggi in Italia è accreditato, in toto o in parte, al programma ECM. L’emergenza sanitaria Covid ha determinato, nel biennio 2020-2021, una drastica riduzione degli eventi ECM e la trasformazione della maggior parte di essi dal formato in presenza al formato digitale. Nel 2019, prima della pandemia, il 90% della formazione ECM era erogata attraverso eventi residenziali di varia tipologia (36.135 eventi

di formazione totali, di cui 32.638 in presenza); nel 2020, a fronte di una riduzione di circa il 50% del numero di eventi accreditati, solo il 40% si è svolto in presenza. Il formato digitale ha prevalso anche nel 2021, anno che ha segnato la parziale ripresa delle attività. Nel 2022 si è assistito alla ripresa della formazione in presenza: i dati Agenas aggiornati a novembre 2022 (quindi non definitivi) indicano che sono stati svolti o programmati per svolgersi nell’anno 30.740 eventi, di cui 21.278 (il 69%) in formato residenziale, cioè in presenza, e 7.037 (il 22,8%) in formato FAD, cioè online. L’eredità digitale della pandemia, costituita dall’incremento percentuale della formazione online, è dunque una realtà anche a emergenza sanitaria terminata: nonostante la vivace ripresa degli eventi in presenza, il digitale, nell’ECM, è arrivato per restare.

La formazione medica non accreditata ECM

La maggior parte dei promotori di congressi ed eventi medici (società scientifiche, ospedali, aziende sanitarie locali, provider di formazione) sceglie di accreditare i propri eventi al programma ECM per dare agli operatori sanitari che vi partecipano la possibilità di acquisire i crediti prescritti dalla legge e per incrementare la partecipazione stimolando le iscrizioni di chi deve adempiere all’obbligo dell’accumulo crediti. C’è tuttavia una percentuale di eventi che non viene accreditata ECM, e sono principalmente di due tipologie: i congressi nazionali delle società scientifiche e gli eventi promossi dalle aziende farmaceutiche o di dispositivi medici.

Fonte: sito Agenas, aggiornamento novembre 2022

Perché le società scientifiche non accreditano i congressi più grandi

Otterrebbero pochi crediti ECM

La prima ragione per cui le società scientifiche scelgono di non accreditare i propri congressi nazionali è perché otterrebbero pochi crediti: il sistema ECM privilegia infatti la valenza formativa dell’evento, cioè le sessioni con metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. I grandi congressi, o per lo meno le sessioni plenarie da migliaia persone con relazioni frontali, sono considerate avere un limitato valore didattico, a prescindere dal loro valore scientifico.

Gli sponsor hanno più spazio

La seconda ragione sono gli sponsor che hanno interesse a partecipare proprio ai congressi nazionali di grandi numeri. L’assenza dell’accredito ECM consente a committente e organizzatore di avere più libertà nel dare visibilità allo sponsor e ai suoi prodotti. Un’ulteriore ragione per cui le società scientifiche possono non volere accreditare i propri eventi è quando vi si fa uso di strumenti o macchinari con il nome di brand (le regole ECM lo vietano, anche se sono ammesse deroghe) nelle dimostrazioni, nei workshop o nelle sale operatorie collegate in streaming con l’evento.

Quando non si possono accreditare La seconda tipologia di eventi che non viene accreditata all’ECM – perché non può essere accreditata – sono quelli organizzati dalle aziende farmaceutiche o biomedicali per presentare nuovi prodotti. Obiettivo del programma di Educazione Continua in Medicina è infatti erogare contenuti di formazione e aggiornamento indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria.

Quando si possono accreditare

Sono tuttavia accreditabili gli eventi monosponsor con contenuti scientifici relativi alle aree terapeutiche di pertinenza dello sponsor: gli eventi promossi dalle aziende sono infatti sempre meno di carattere promozionale (pochi vi parteciperebbero) e sempre più di alta caratura scientifica e conformi alle prescrizioni sia dell’ECM sia dei codici etici delle associazioni di categoria di riferimento (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici). Quando non accreditati ECM, gli eventi danno naturalmente più spazio alla visibilità dell’azienda promotrice.

L’accreditamento degli eventi medici promossi dalle aziende

La governance del sistema ECM

Gli organi di governo

Gli organi di governo del programma ECM fanno capo al Ministero della Salute e sono definiti dall’Accordo Stato-Regioni. Partecipano alla governance anche le Regioni insieme agli Ordini, ai Collegi e alle associazioni delle 30 diverse professioni sanitarie soggette all’obbligo della formazione continua. Il sistema è complesso e regolato da numerose normative che vengono aggiornate periodicamente ma che in molti casi sono disomogenee, magari lacunose, oppure lasciate all’interpretazione degli addetti ai lavori. Chi opera nell’organizzazione dei congressi medici non può quindi prescindere dalla conoscenza delle regole che governano il programma della formazione professionale obbligatoria e dei soggetti che, a vario titolo, vi sono coinvolti. Di seguito presentiamo i principali regolatori istituzionali del sistema e le loro funzioni.

Commissione Nazionale per la Formazione Continua

È l’organo direttivo del sistema ECM: definisce gli obiettivi formativi nazionali e coordina quelli regionali, disciplina l’accreditamento di eventi e attività di formazione, stabilisce le norme sui crediti formativi, definisce criteri e procedure per l’accreditamento dei soggetti deputati a erogare la formazione (provider) e ne verifica la sussistenza, stabilisce gli indirizzi per l’organizzazione dei programmi di formazione, valuta la qualità e l’accessibilità delle attività formative, promuove la sperimentazione di nuove metodologie di formazione e la verifica delle ricadute dell’ECM sulla qualità delle prestazioni professionali degli operatori sanitari.

Chi ne fa parte

La Commissione rimane in carica tre anni ed è presieduta dal ministro della Salute; i vicepresidenti sono il coordinatore della Commissione Salute presso la Conferenza Stato-Regioni e il presidente della FNOMCEO, la Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri.

Componenti di diritto sono il direttore generale dell’Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali, il direttore generale delle Risorse umane e delle professioni sanitarie del Ministero della Salute e il segretario, responsabile del supporto amministrativogestionale della Commissione. I circa 30 membri sono designati, rispettivamente, dal Ministero, dalla Conferenza StatoRegioni e dalle federazioni degli Ordini e dei Collegi professionali interessati. La nuova Commissione, dopo il decadimento di quella in carica fino a giugno 2022, è stata ricostituita con decreto ministeriale il 27 settembre 2022. L'insediamento è atteso all'inizio del 2023.

Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali (AGENAS)

È l’organo responsabile della gestione amministrativa del programma ECM e del suo coordinamento in supporto alla Commissione; garantisce la governance dell’intera architettura, dove si collocano sia la Commissione sia i suoi organi ausiliari. AGENAS è un ente pubblico che affianca il Ministero della Salute e le Regioni nelle strategie di sviluppo e innovazione del servizio sanitario nazionale. Analizza e valuta l’erogazione delle prestazioni con l’obiettivo di garantire il rispetto degli standard di qualità, quantità, efficacia, efficienza ed equità dei servizi erogati ai cittadini dalle strutture sanitarie su tutto il territorio nazionale.

Comitato di Garanzia per l’Indipendenza

della Formazione Continua in Sanità Vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali, monitora i piani formativi e i singoli eventi formativi, controlla l’applicazione della normativa ECM in materia di sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse e istruisce i procedimenti di verifica nei confronti dei provider. Opera con ispezioni a sorpresa nelle sedi dei provider e degli eventi formativi.

LA GOVERNANCE DEL PROGRAMMA ECM

L’ORGANO DIRETTIVO

Commissione Nazionale per la Formazione Continua

LA GESTIONE AMMINISTRATIVA

Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali (AGENAS)

COMMISSIONI ECM REGIONALI

L’ANAGRAFE DEI CREDITI FORMATIVI

Consorzio per la Gestione Anagrafica delle Professioni Sanitarie (COGEAPS)

Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua in Sanità Monitora la qualità dei contenuti degli eventi formativi, rileva la coerenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati e verifica che gli aspetti procedurali, logistici e organizzativi dell’evento siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento dell’evento stesso. Opera con ispezioni in sede di evento, generalmente concordate con il provider.

Consorzio per la Gestione Anagrafica delle Professioni Sanitarie (COGEAPS)

Il COGEAPS ha il compito di raccogliere i crediti formativi maturati dal professionisti della Sanità. Gli Ordini, i Collegi e le associazioni delle professioni sanitarie coinvolte nel programma ECM devono verificare che i propri iscritti

GLI ORGANI DI CONTROLLO E DI CONSULENZA

Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua in Sanità

Consulta

Nazionale della Formazione Permanente

Comitato di Garanzia per l'Indipendenza della Formazione Continua in Sanità

Comitato Tecnico delle Regioni

assolvano all’obbligo formativo, certificare il numero di crediti maturati da ciascuno e monitorare i percorsi di formazione, valutandone l’appropriatezza rispetto agli obiettivi formativi nazionali, regionali e professionali. Il COGEAPS invece riceve dai provider i report delle partecipazioni alle attività di formazione accreditate, sulla base dei quali compila e gestisce l’anagrafe dei crediti formativi ECM a livello nazionale. All’anagrafe COGEAPS attingono le società scientifiche e le associazioni professionali per attestare il percorso formativo dei propri iscritti, ma anche le Regioni per monitorare le attività di formazione dei professionisti sanitari che operano sia nelle strutture pubbliche e private accreditate sia in quelle in convenzione. I singoli operatori della Sanità possono consultare l’anagrafe e verificare il saldo dei propri crediti ECM registrandosi al sito COGEAPS.

Consulta Nazionale della Formazione Permanente

È un organo tecnico di cui la Commissione si avvale per avere pareri non vincolanti su questioni di carattere generale. È composto da esperti che rappresentano le categorie interessate dalla formazione continua in Sanità: società scientifiche, provider (pubblici, privati, nazionali, regionali), università ed enti di ricerca, organizzazioni sindacali dell’ambito sanitario.

Comitato Tecnico delle Regioni

Supporta la Commissione nell’attività di armonizzazione del sistema ECM nazionale e dei sistemi ECM regionali. In particolare, fornisce pareri non vincolanti su temi e norme che hanno ricadute sugli enti accreditanti regionali e partecipa al procedimento di approvazione degli eventuali manuali regionali di accreditamento per l’erogazione di attività di formazione.

L’Accordo Stato-Regioni definisce la normativa ECM

Il principale riferimento normativo per l’Educazione Continua in Medicina è l’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017, nello specifico il documento La formazione continua nel settore salute. L’Accordo e i suoi documenti sono prodotti dalla Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano (detta anche Conferenza Stato-Regioni), l’organo deputato a favorire la collaborazione istituzionale fra lo Stato e gli enti locali in diverse materie, fra cui quella della formazione continua nel comparto della Sanità.

L’ECM nazionale e gli ECM regionali

Il programma di Educazione Continua in Medicina si articola su due livelli paralleli, quello nazionale e quello regionale. L’Accordo Stato-Regioni stabilisce infatti che “la formazione continua è un sistema integrato e solidale tra il livello nazionale, regionale e provinciale basato su regole comuni e condivise che ne assicurano l’omogeneità sul territorio nazionale e una chiara ripartizione dei compiti tra i rispettivi ambiti di azione”. La Commissione nazionale provvede alla governance, pianifica gli obiettivi formativi nazionali e stabilisce requisiti di accreditamento e standard minimi di qualità omogenei su tutto il territorio nazionale. Le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano, invece, programmano sul proprio territorio la formazione

dei professionisti sanitari alla luce delle specifiche esigenze locali e organizzano i programmi regionali per la formazione continua.

Sistemi regionali non omogenei

Gli enti abilitati a concedere l’accredito ECM, sia agli eventi sia ai provider, sono dunque la Commissione Nazionale da una parte e le Regioni e Province autonome dall’altra. Non tutte le Regioni hanno un proprio sistema ECM per l’accreditamento dei provider: lo hanno Piemonte, Lombardia, Veneto, Liguria, Emilia Romagna, Toscana, Valle d’Aosta, le province autonome di Trento e Bolzano, Friuli Venezia Giulia, Marche, Umbria e Molise. Le rimanenti Regioni operano in convenzione con AGENAS. Nonostante le regole siano comuni, le normative regionali però presentano alcuni aspetti di disomogeneità. Per esempio, non tutte hanno un regolamento (regionale) su sponsor e conflitto di interesse; non tutte ammettono sponsorizzazioni per eventi accreditati da provider regionali; non tutte prevedono la valutazione degli eventi. I crediti formativi attribuiti ai professionisti della Sanità da un provider accreditato a livello regionale hanno però sempre e comunque valore nazionale.

I manuali operativi dell’ECM

L’Accordo Stato-Regioni approva le norme che regolano l’ECM indicate dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ma ne rimanda l’applicazione a quattro manuali operativi, che le raccolgono e illustrano nel dettaglio, costituendo il vero e proprio disciplinare ECM stabilito dalla Commissione. I manuali sono disponibili sul sito di AGENAS.

Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

Presenta la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa ai requisiti minimi e standard di accreditamento dei provider e alla disciplina generale sugli eventi ECM. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.

Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario

Contiene la disciplina nazionale ECM stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua specificatamente rivolta ai professionisti sanitari. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.

Manuale delle verifiche dei provider

Illustra la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa alle attività di verifica di struttura e requisiti dei provider e di vigilanza del rispetto della normativa ECM negli eventi di formazione compiute dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari. È presentato dall’Osservatorio Nazionale ECM. La più recente edizione è entrata in vigore il 2 marzo 2021.

Manuali regionali e delle Province autonome di Trento e Bolzano di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

Ogni regione ha la facoltà di pubblicare un proprio manuale che tratta la disciplina regionale in materia di ECM e gli eventuali ulteriori requisiti di accreditamento, purché questi siano oggettivamente idonei a elevare la qualità dell’offerta formativa e rispettino gli standard minimi stabiliti a livello nazionale.

I MANUALI OPERATIVI DELL' ECM

MANUALE NAZIONALE DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM

MANUALE SULLA

FORMAZIONE CONTINUA DEL PROFESSIONISTA SANITARIO

MANUALE DELLE VERIFICHE DEI PROVIDER

MANUALI REGIONALI E DELLE PROVINCE AUTONOME DI TRENTO E BOLZANO DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM

Il provider: requisiti e responsabilità

La figura cardine del sistema ECM

Il provider è l’unico soggetto che il Ministero della Salute riconosce e abilita per legge a erogare attività di formazione e accreditarle al programma di Educazione Continua in Medicina. Il provider è il soggetto, pubblico o privato, che progetta e realizza i contenuti di formazione per le 30 professioni sanitarie coinvolte nell’ECM in base a obiettivi e fabbisogni formativi. Il provider è il responsabile e garante della qualità e dell’indipendenza della formazione erogata nonché della conformità delle modalità di erogazione della stessa alle norme vigenti. In altre parole, il provider è il “produttore” della formazione ECM nelle sue diverse tipologie ed è la figura abilitata sia ad accreditare le attività di formazione come facenti parte del programma ECM sia ad assegnare a tali attività i crediti ECM che i partecipanti potranno poi conseguire. Con la legge 62/2022, cosiddetta Sunshine Act, entrata in vigore a giugno 2022, lo Stato ha riconosciuto al provider di formazione ECM accreditato lo status di “organizzazione sanitaria”.

Il processo di accreditamento

Il soggetto che vuole essere riconosciuto come provider deve ricevere il relativo accreditamento da parte della Commissione Nazionale per la Formazione Continua oppure di una Regione o Provincia autonoma: in presenza dei requisiti richiesti, deve sottoporsi a un iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard che deve essere rinnovato ogni 4 anni. Il procedimento di accreditamento provvisorio viene avviato con la presentazione della domanda: può conseguire l’accreditamento provvisorio qualsiasi soggetto che risponda ai requisiti. Una volta ricevuto l’accreditamento, i provider sono inseriti in uno specifico albo nazionale o regionale e possono operare a livello nazionale o regionale, a seconda dell’ente accreditante. Nel 2022 i provider accreditati operanti in Italia erano 1.166.

I PROVIDER ECM NEL 2022

1159

PROVIDER NAZIONALI ACCREDITATI

1.166

con accreditamento RES

con accreditamento provvisorio con accreditamento standard 1° rinnovo con accreditamento standard con accreditamento sospeso con accreditamento revocato definitivamente con accreditamento FAD

sono società, agenzie ed enti privati

sono società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

Fonte: sito Agenas, aggiornamento novembre 2022

La distribuzione dei provider per regione nel 2022

I requisiti per ottenere l’accreditamento

I requisiti necessari per ottenere l’accreditamento come provider sono illustrati nel dettaglio nell’allegato A al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, reperibile sul sito AGENAS. In generale e in sintesi, il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve:

Avere l’attività di formazione in ambito sanitario nel proprio oggetto di attività.

Avere esperienza pregressa in attività didatticoformative in campo sanitario.

Avere competenze scientifico-formative, cioè avere nominato un comitato scientifico (composto da almeno 5 soggetti qualora si richieda l’accreditamento generale per tutte le professioni sanitarie) incaricato di progettare e validare il piano formativo annuale e il programma dei singoli eventi.

Dimostrare affidabilità e solidità economicofinanziaria.

Disporre di infrastrutture fisiche e informatiche (proprie o per contratto) adeguate alle tipologie formative per le quali chiede l’accreditamento.

Avere una struttura organizzativa adeguata, cioè risorse umane, economiche e strutturali che configurano una organizzazione stabile e finalizzata alla formazione.

Avere adottato modalità di gestione per governare l’intero processo di accreditamento dell’attività formativa nelle sue diverse fasi.

Avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative.

Avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative.

Disporre di un sistema informatico idoneo alla gestione, archiviazione, conservazione e trasmissione dei crediti riconosciuti ai professionisti sanitari, al governo del processo di accreditamento e alla trasmissione delle partecipazioni al COGEAPS e all’ente accreditante.

Versare un contributo economico a favore dell’ente accreditante.

Il provider deve nominare un comitato scientifico

Il comitato scientifico deve essere composto da almeno 5 persone: ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider stesso e di identificare, per ogni singolo evento, un responsabile scientifico garante della qualità dei contenuti erogati e incaricato di curare il reclutamento dei docenti/ tutor/formatori coinvolti nel progetto. Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati per titoli accademici e curriculum vitae, esperti nelle aree sanitarie in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider vuole includere nel suo target, tanto più ampia e variegata deve essere la composizione del suo comitato di specialisti, dal momento che avrà l’obbligo di documentare alla Commissione di essere in possesso di tutte le competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.

Le responsabilità del provider

Il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve inoltre dimostrare di avere adottato procedure strutturate per adempiere alle proprie mansioni, che sono:

Rilevare e analizzare i fabbisogni formativi

Definire gli obiettivi formativi e il target professionale cui si rivolge

Elaborare il piano formativo

Progettare l’evento di formazione

Verificare gli eventuali conflitti di interesse di docenti, tutor, moderatori e responsabili scientifici

Garantire la qualità del progetto/evento

Assicurare un processo efficace di erogazione dell’attività ECM

Rilevare il gradimento, la qualità percepita e l’apprendimento dei discenti

Attribuire i crediti ECM ed erogare gli attestati a partecipanti e docenti

Gestire i contratti di sponsorizzazione

Redigere una relazione annuale sull’attività formativa svolta

Realizzare eventi formativi in assenza di conflitto di interesse

I soggetti che possono chiedere l’accreditamento

Possono richedere l’accreditamento come provider i soggetti, pubblici e privati (anche consorziati) che rientrano nelle seguenti categorie:

Aziende sanitarie

Società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

Ordini e collegi delle professioni sanitarie Università, facoltà e dipartimenti universitari

i fabbisogni e gli obbiettivi formativi

il piano formativo

i conflitti di interesse la qualità dell’evento

Elaborare Progettare e Realizzare Verificare Garantire Rilevare e definire eventi in assenza di conflitto di interesse

le responsabilità del provider

Rilevare Attribuire Gestire Redigere Adottare processi efficaci per erogare formazione ECM

la qualità percepita e l’apprendimento dei discenti

crediti e attestati ECM a discenti e docenti

i contratti con gli sponsor

la relazione annuale sull’attività formativa svolta

Istituti scientifici del Servizio Sanitario Nazionale

Istituti di ricovero e cura a carattere scientifico (IRCCS)

Strutture di ricovero pubbliche e private Istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche Enti e agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario Fondazioni a carattere scientifico Case editrici scientifiche

Imprese, agenzie ed enti pubblici e privati

I soggetti che non possono chiedere l’accreditamento

Non possono invece ottenere l’accreditamento come provider i soggetti che:

Producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario, nemmeno in modo indiretto.

Intrattengono con imprese operanti in ambito sanitario rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione.

Hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario. Hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti aventi coniuge, parenti o affini fino al secondo grado che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario.

No al conflitto di interessi

Il provider è il garante dell’indipendenza della formazione da influenze o interferenze commerciali e deve operare in assenza di conflitti di interesse. Il conflitto di interessi del provider ECM è regolato sia nell’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 sia nel suo documento attuativo, il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.

Le attività vietate ai provider

L’Accordo Stato-Regioni stabilisce, all’art. 76.3, che “Il provider non può organizzare e gestire eventi con soggetti che producono, distribuiscono, commercializzano e pubblicizzano prodotti di interesse sanitario”; il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM puntualizza, al paragrafo 4.16, che “Il provider non può parallelamente esercitare attività formativa

ECM ed attività convegnistica, congressuale e/o formativa non accreditata nel sistema ECM caratterizzata da interventi nel campo pubblicitario e del marketing promozionale di prodotti di interesse sanitario, in favore di soggetti che producono, distribuiscono, commercializzano o pubblicizzano prodotti di interessi sanitario” e che “Il provider non può pianificare, progettare, erogare o partecipare, direttamente o indirettamente, all’organizzazione di eventi che hanno a oggetto l’informazione su prodotti di interesse sanitario a scopo promozionale”.

Il conflitto di interessi è violazione molto grave

Le sanzioni in caso di conflitto di interessi, che si applicano solo ai provider (non agli sponsor né ad altri soggetti portatori di interessi commerciali) sono normate dall’Accordo Stato-Regioni nell’art. 86.1 al punto g), dove si stabilisce che il mancato rispetto da parte del provider delle norme sul conflitto d’interessi costituisce violazione molto grave, e nell’art. 89.1 punto a), dove si prescrive che l’accreditamento del provider sia revocato nel caso in cui esso incorra in una violazione molto grave.

Esclusi i rapporti commerciali con le aziende di prodotti sanitari

Poiché questa norma ha un impatto sugli organizzatori professionali di congressi accreditati come provider ECM, è bene chiarirne alcuni aspetti. La limitazione all’attività del provider è riferita solo all’organizzazione di eventi formativi a scopo promozionale che, per definizione, non garantiscono la qualità né l’indipendenza della formazione. La normativa sul conflitto di interessi intende infatti salvaguardare qualità e indipendenza della formazione, tanto che la costituzione, da parte dei provider, di società di servizi non ECM non aggira la limitazione, ed è quindi vietata, perché né i soci di una società provider né i loro coniugi o parenti o affini fino al secondo grado possono fare parte di imprese che intrattengono rapporti commerciali con aziende operanti in ambito sanitario.

Cos’è un evento “a scopo promozionale”

Per capire l’ambito della limitazione all’attività del provider occorre dunque definire cos’è un evento “a scopo promozionale”. Non esistendone una definizione normativa, la definizione deve essere ricavata dai principi che regolano l’attività

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I REQUISITI CHE RENDONO UN EVENTO ECM “NON PROMOZIONALE ”

Assenza di nomi commerciali di prodotti o sponsor nei materiali didattici

Assenza di materiali pubblicitari all’interno delle aule di formazione

Indicazione del logo dello sponsor solo dove indicato dal Manuale

Presenza di massimo due rappresentanti dello sponsor nelle aule di formazione

ECM, tanto più che, in caso di visita ispettiva, per valutare se l’evento è promozionale o meno devono infatti sussistere elementi tangibili e ben identificabili. Il riferimento è allora il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, dove illustra (artt. 4.17 e 4.18) i quattro requisiti che rendono non conflittuale un evento formativo ECM:

Assenza di nomi commerciali di prodotti o sponsor nei materiali didattici Assenza di materiali pubblicitari all’interno delle aule di formazione

Indicazione del logo dello sponsor solo dove indicato dal Manuale Presenza di massimo due rappresentanti dello sponsor nelle aule di formazione

Gli eventi che rispettano questi requisiti sono da considerare non conflittuali (cioè non promozionali). Viceversa, se mancano uno o più requisiti, gli eventi sono conflittuali e sono quindi da considerare come eventi promozionali.

L’accreditamento del congresso al programma ECM

Il provider deve registrare sul sito AGENAS gli eventi per i quali vuole ottenere l’accredito ECM iscrivendoli nel Sistema di Accreditamento Provider, un’applicazione web raggiungibile all’indirizzo http://ape.agenas.it e dedicata ai provider accreditati, che vi possono accedere tramite le proprie credenziali. L’applicazione

permette di espletare le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento, gestire gli eventi già inseriti, effettuare i pagamenti e inserire i report obbligatori. La procedura è descritta nel manuale Accreditamento eventi sul sito AGENAS.

I tempi dell’accreditamento

L’accreditamento di un evento va richiesto entro 30 giorni prima del suo inizio. Per inserire l’evento sulla piattaforma AGENAS occorre fornire una serie di informazioni e documenti – come la bozza dettagliata del programma, i dati di tutti i docenti e le loro autocertificazioni sul conflitto di interesse, l’ammontare della quota di partecipazione, le fonti di finanziamento, il numero di partecipanti previsti, i contratti di sponsorizzazione, il numero di crediti attribuiti all’evento – che si rendono disponibili solo in fase di progettazione avanzata. L’accreditamento è dunque uno degli ultimi passi progettuali da compiere. A seconda della tipologia di attività di formazione (residenziale, a distanza, sul campo, mista) la piattaforma richiede di compilare un set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento. Una volta inseriti i dati richiesti e caricati i documenti necessari, il sistema pone gli eventi che necessitano di validazione in “attesa di validazione”: se la procedura ha esito positivo, gli eventi passano allo stato di “valido”, mentre se l’esito è negativo lo stato è “non accreditato”. “Sospeso” indica che l’evento è stato sospeso dalla Segreteria ECM per anomalie che possono essere di vario tipo (mancato accreditamento del provider, conflitti di interesse nelle sponsorizzazioni, etc.).

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

EQN – ECM QUALITY NETWORK

L’associazione è nata nel 2020 dalla volontà di 40 soci fondatori – provider pubblici e privati e società medico-scientifiche – allo scopo di migliorare le capacità professionali dei provider per contribuire al costante miglioramento del sistema ECM attraverso l’erogazione di progetti di formazione di qualità per tutte le professioni sanitarie.

I tavoli di confronto con le istituzioni

A oggi EQN, che conta circa 130 soci sotto la presidenza di Susanna Priore (CEO di Formedica), ha aperto tavoli di confronto con le istituzioni della Sanità e le aziende medicali su diversi temi: il riconoscimento del ruolo del provider e delle sue prerogative alla luce della legge 62/2022 “Sunshine Act” che tratta la trasparenza dei rapporti tra le imprese produttrici, i soggetti che operano nel settore della salute e le organizzazioni sanitarie; il superamento delle criticità nei contratti di sponsorizzazione fra provider e aziende medicali; l’armonizzazione dei regolamenti AGENAS e AIFA per un miglior funzionamento delle procedure di sponsorizzazione.

La formazione per i soci

Mission principale di EQN è la formazione dei soci, non solo in termini di novità normative: uno dei primi progetti realizzati dall’associazione è stato il corso di Progettista di Percorsi Formativi ECM, patrocinato da AGENAS, rivolto alle figure che hanno il compito di ideare i progetti di formazione per gli operatori della Sanità. Scopo del corso è certificare professionisti nelle competenze e metodologie dei processi di formazione per migliorare

la capacità progettuale dei provider, stimolandoli ad aumentare la proposizione formativa per intercettare i nuovi fabbisogni di formazione degli operatori sanitari generati dalle disposizioni del PNRR.

I corsi per i collaboratori

EQN organizza inoltre un corso di formazione per hostess responsabili di segreteria ECM, collaboratrici esterne cui il provider può affidare la gestione di piccoli eventi ECM, con le responsabilità che ciò comporta in termini di rispetto del regolamento, capacità di gestire le eventuali verifiche degli organi di controllo e competenze nell’espletare correttamente le procedure ECM. Il corso porterà all’istituzione di un Albo hostess e responsabili di segreteria ECM, cui i soci potranno fare riferimento per reclutare collaboratori.

Consulenze gestionali per supportare le imprese

EQN lavora sulle competenze dei soci anche sul fronte amministrativo e gestionale: attraverso l’analisi delle voci di costo di un evento di formazione (che non sono solo quelle della logistica, ma anche e soprattutto quelle per la progettazione e le competenze a essa legate) e l’intervento di commercialisti esperti nel settore, l’associazione fornisce consulenze ai soci su come gestire correttamente i propri margini di ricavo per garantire il buon andamento delle loro aziende. Infine, il digitale: fra i “soci sostenitori”

EQN conta alcuni player della tecnologia, che forniscono ai provider consulenze e soluzioni per progettiinnovativi che sfruttino le potenzialità della formazione ibrida e a distanza.

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

GIFES – GRUPPO ITALIANO FORMAZIONE ECM IN SANITÀ

Costituita nel 2020, è l’unità operativa dedicata all’Educazione Continua in Medicina di Federcongressi&eventi, l’associazione nazionale di imprese ed enti che operano nell’organizzazione di eventi e congressi. GIFES, che riunisce 134 provider ECM in tutta Italia, nasce per supportare le esigenze dei provider associati, rappresentarne gli interessi e tutelarne il ruolo.

La mission dell'unità operativa

Scopo dell’unità operativa è, da una parte, fornire ai provider servizi di formazione e consulenza che ne favoriscano la crescita professionale e il costante aggiornamento sulle normative ECM e, dall’altra, interloquire con le istituzioni della Sanità e le aziende medicali al fine di migliorare il sistema ECM nel suo complesso. GIFES è guidato da un direttivo composto da 5 provider ECM affiancati da un team operativo di 3 professionisti del settore e coordinato dal responsabile provider ECM di Federcongressi &eventi Matteo Calveri (CEO di Summeet).

Il protocollo deontologico

Una delle prime iniziative intraprese da GIFES è stata la redazione della Carta dei Provider, un protocollo deontologico con i principi e i comportamenti cui attenersi nell’esercizio dell’attività di provider. La Carta indica infatti i principi cardine in merito a trasparenza e indipendenza, etica, qualità scientifica, sicurezza e salute sul lavoro, responsabilità amministrativa, privacy e sicurezza dei dati che gli associati si impegnano a osservare nello svolgimento della propria attività e nelle relazioni con stakeholder, fornitori, partner, consulenti e competitor.

La collaborazione con UNI per la certificazione

Un’ulteriore iniziativa dell'unità operativa è stata la messa a punto di una prassi, adottata dall’Ente Italiano di Normazione-UNI, che riguarda l’attività specifica del professionista responsabile della progettazione e gestione del processo di aggiornamento degli operatori della Salute in ambito ECM; tale prassi è un approfondimento della norma UNI 11786, riferimento per la certificazione dell’attività (non regolamentata) del Meeting and Event Manager.

Percorsi di formazione e sessioni d'esame

I percorsi formativi e le sessioni d’esame specifici sul tema ECM organizzati da Federcongressi &eventi con il s upporto della propria unità GIFES permettono dunque a chi vi partecipa di ottenere la certificazione di Professionista di Eventi di Formazione Continua nel settore Salute secondo la normativa UNI che ne descrive i requisiti.

L'interlocuzione con le istituzioni della Sanità

Fra i temi su cui GIFES ha aperto tavoli di confronto con le istituzioni della Sanità e le aziende medicali che sponsorizzano gli eventi si citano in particolare il progetto di riforma del programma ECM, la revisione del sistema dei crediti, l’introduzione di una normativa che regolamenti gli eventi ibridi, l’uniformazione dei contratti di sponsorizzazione con le aziende e il lavoro del provider per adeguare l’offerta formativa ai cambiamenti che l’implementazione del PNRR porterà nel settore della Sanità.

Le tipologie della formazione ECM

Quattro modalità di formazione

Le modalità di formazione previste dal programma di Educazione Continua in Medicina, così come indicate nel documento La formazione continua nel settore salute approvato da Governo, Regioni e Province autonome, sono di quattro tipi:

Formazione residenziale (RES)

Attività formative che utilizzano il tradizionale metodo della didattica frontale, aggregando in uno stesso luogo e momento pochi docenti e molti discenti – congressi, convegni, conferenze, simposi, corsi, seminari, tavole rotonde etc. È la formazione cosiddetta “in presenza”, tornata dopo la pandemia a essere la modalità più diffusa.

All’interno della tipologia residenziale è prevista la modalità RES-videoconferenza, cioè “attività formative residenziali che prevedono forme di trasmissione a distanza usufruite dai discenti in simultanea in sedi definite e con la presenza del personale del provider e/o tutor e docenti”. In pratica, la normativa definisce RES-videoconferenza un evento dove ci sono diverse sedi residenziali collegate in diretta fra loro.

Formazione a distanza (FAD)

Attività formative svolte a distanza mediante l’utilizzo di supporti durevoli (cartacei, audio, video, informatici, elettronici, multimediali) che consentono la ripetitività illimitata della fruizione in tempi e luoghi diversi (docenti e discenti non interagiscono nello stesso momento). Più comunemente fanno parte di questa tipologia le attività di formazione online fruibili on demand tramite piattaforma web (FAD asincrona).

È prevista anche la modalità FAD sincrona, cioè la partecipazione a sessioni formative fruibili in diretta da remoto tramite piattaforma web. La sincronicità della partecipazione garantisce l’interazione fra docenti e discenti.

Formazione sul campo (FSC)

Attività formative finalizzate a sviluppare conoscenze, competenze, abilità, capacità relazionali e di comunicazione sfruttando per l’addestramento le capacità didattiche degli operatori sanitari mentre sono direttamente impegnati nelle attività assistenziali. Per esempio, il training in sala operatoria e le visite ai pazienti in reparto, ma anche le attività di ricerca, i gruppi di studio, la partecipazione a commissioni.

I progetti “blended”

Nei progetti di formazione più complessi le diverse tipologie di formazione possono essere integrate fra loro alternando, per esempio, momenti di formazione residenziale o fasi di training sul campo o apprendimento a distanza. In questo caso si dice che la formazione è blended, cioè “mista”.

Le deroghe per gli eventi ibridi e virtuali

L’emergenza Covid, i lockdown e le restrizioni che hanno imposto prima la sospensione e poi il ridimensionamento degli eventi aggregativi

hanno costretto i provider di formazione ECM a modificare in corsa eventi e congressi già programmati e accreditati ECM trasformandoli da residenziali in virtuali (completamente online) oppure ibridi (una parte dei discenti in presenza e una parte online).

In situazione d’emergenza, la Commissione Nazionale per la Formazione Continua ha quindi permesso ai provider di richiedere la conversione della tipologia formativa da RES a FAD oppure da RES a RES-videoconferenza per consentire la conclusione degli eventi già iniziati e lo svolgimento di quelli programmati e già inseriti nel sistema informatico. Terminato il periodo di sospensione degli eventi, ma in considerazione delle necessità di distanziamento che continuavano a permanere, è stata introdotta una deroga, rimasta in vigore fino al 31 dicembre 2022, che permetteva di accreditare come residenziali eventi che poi potevano essere svolti in modalità RES-videoconferenza per gli utenti che si collegavano individualmente da remoto. La modalità RES-videoconferenza così estesa ha potuto quindi essere utilizzata dai provider per gli eventi ibridi.

Dal 1° gennaio 2023, scaduta la deroga, tutto ciò che si svolge online deve essere accreditato come FAD, sincrona o asincrona. I congressi ibridi devono pertanto avere il doppio accredito (e il relativo doppio costo): RES per la parte in presenza e FAD per la parte online.

Questa Guida parla di formazione residenziale

Questa Guida ha come oggetto la formazione residenziale, in particolare congressi e convegni. Nelle prossime pagine ci soffermeremo dunque sulle regole ECM concernenti questa specifica tipologia formativa, pur con alcuni approfondimenti sulla FAD laddove questa diventa rilevante nella trattazione degli eventi ibridi. Per l’approfondimento delle altre tipologie di formazione si rimandano i lettori alla consultazione della sezione ECM del sito AGENAS (http://ape.agenas.it).

Chi stabilisce gli obiettivi della formazione

Le linee guida per la formazione degli operatori italiani della Sanità sono date dagli obiettivi formativi, elaborati periodicamente a livello nazionale dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e a livello regionale

GLI EVENTI ECM NEL 2022

dalle singole Regioni in base alle priorità del Sistema Sanitario Nazionale e delle realtà territoriali. A questi si aggiungono gli obiettivi che ogni azienda sanitaria stabilisce per il proprio personale e gli obiettivi professionali di ciascuno. L’insieme di questi obiettivi si armonizza e trova riscontro nel dossier formativo, lo strumento di programmazione della formazione a disposizione di ogni operatore sanitario.

Il dossier formativo

Il dossier formativo, introdotto a inizio 2017, segna il passaggio dalla formazione basata sulla quantità dei crediti a quella basata sulla qualità dei crediti, che sono da acquisire con attività di aggiornamento funzionali alla specializzazione del singolo professionista e coerenti con il suo lavoro, profilo e posizione organizzativa. Il dossier è uno strumento di progettazione e verifica della formazione che ogni professionista può “costruirsi”

Fonte: sito AGENAS, aggiornamento novembre 2022

sul sito COGEAPS (www.cogeaps.it) indicando il proprio fabbisogno formativo e gli obiettivi di formazione che si prefigge di raggiungere in un triennio. Gli eventi ECM ai quali parteciperà saranno registrati da COGEAPS nel dossier, attraverso il quale il professionista potrà verificare il proprio percorso formativo e le attività svolte.

Un osservatorio sulle necessità di aggiornamento

Adottare il dossier formativo permette di beneficiare di “sconti” sul numero di crediti da acquisire perché lo strumento è anche un osservatorio sulle necessità formative del personale sanitario, utile tanto ai provider per elaborare un’offerta formativa calibrata sulla domanda quanto alla Commissione ECM per monitorare l’effettivo soddisfacimento delle

esigenze di aggiornamento. Il dossier può essere anche di gruppo: in questo caso viene elaborato in genere dagli Ordini, Collegi o associazioni professionali in virtù del comune orientamento formativo degli iscritti.

Le spese per la formazione sono deducibili

I liberi professionisti possono dedurre integralmente le spese per la formazione indicando nella dichiarazione dei redditi i costi sostenuti nell’anno precedente. Le spese sostenute per l’iscrizione a convegni e congressi, comprese quelle di viaggio e soggiorno, nonché le spese di iscrizione a master e a corsi di formazione o di aggiornamento professionale, sono deducibili integralmente dal reddito di lavoro autonomo, fino a un massimo di 10.000 euro l’anno.

GLI OBIETTIVI FORMATIVI DELL’ECM

Obiettivi individuali stabiliti per se stesso dal singolo professionista

Obiettivi nazionali stabiliti dalla Commissione Nazionale ECM Obiettivi regionali stabiliti dalle singole Regioni

DOSSIER FORMATIVO

Obiettivi di categoria stabiliti da Ordini, Collegi e associazioni professionali

Obiettivi aziendali stabiliti dalle singole aziende sanitarie

L’assegnazione dei crediti ECM ai partecipanti

La formazione continua in medicina è un obbligo di legge

Secondo la legge italiana, il professionista sanitario ha dunque l’obbligo di aggiornare le proprie competenze professionali nell’interesse della salute individuale e collettiva. L’obbligatorietà della formazione continua, regolata e acquisita attraverso il programma ECM, è stabilita dal d.lgs. 502/1992: “La partecipazione alle attività di formazione continua costituisce requisito indispensabile per svolgere attività professionale in qualità di dipendente o libero professionista, per conto delle aziende ospedaliere, delle università, delle unità sanitarie locali e delle strutture sanitarie private”. L’obbligo dell’aggiornamento, precisa anche il d.lgs. 138/2011, non sorge in funzione del regime professionale (dipendente o libero professionista), bensì in virtù dello status di professionista sanitario.

L’acquisizione dei crediti è su base triennale

Il regolamento del programma di Educazione Continua in Medicina prescrive che i professionisti della Sanità devono acquisire crediti formativi ECM su base triennale. Al momento in cui questo volume è andato in stampa, la nuova Commissione Nazionale per la Formazione Continua, nominata ma non ancora insediata, non ha ancora stabilito il numero di crediti necessari per il triennio 20232025. Si presume però che confermerà in 150, come negli anni precedenti, il numero complessivo di crediti da acquisire. Ogni professionista può gestire in autonomia la distribuzione triennale dei crediti da acquisire.

Le attività che assegnano crediti di formazione

Il 40% dei crediti formativi deve derivare dalla partecipazione come discenti ad attività di formazione erogati da provider, mentre il 60% può essere acquisito con attività di docenza in

eventi ECM oppure con attività di “formazione individuale”. La partecipazione a un singolo evento formativo consente di maturare fino a un massimo di 50 crediti. Per una consultazione più dettagliata delle norme che regolano il sistema dei crediti si rimanda al Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario disponibile sul sito AGENAS.

Esenzioni e riduzioni

Il sistema dei crediti prevede esoneri per chi frequenta corsi universitari o equivalenti ed esenzioni in caso di sospensione dell’attività professionale; previste anche riduzioni per chi ha dimostrato di avere assolto con regolarità e continuità l’obbligo formativo negli anni precedenti così come per chi ha scelto di programmare il proprio aggiornamento professionale attraverso il dossier formativo, individuale o di gruppo.

Chi assegna i crediti

Il provider assegna all’attività di formazione che eroga (sia essa un evento residenziale, un progetto di formazione a distanza o un momento di formazione sul campo) un certo numero di crediti ECM, in base ai criteri stabiliti dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua. Tali crediti saranno poi quelli attestati al professionista che partecipa all’attività e che supera il test di valutazione dell’apprendimento. Il documento Criteri per l’assegnazione dei crediti alle attività ECM è disponibile per la consultazione sul sito dell’AGENAS.

Crediti regionali e crediti nazionali

I crediti possono essere rilasciati soltanto dai provider accreditati, gli unici soggetti che la legge autorizza a erogare formazione valida per il programma ECM. Hanno valore nazionale anche i crediti attestati da un provider accreditato a livello regionale. Al termine dell’evento formativo ECM, il provider deve comunicare all’ente accreditante e al COGEAPS i crediti ottenuti da ogni partecipante.

Premiato il valore didattico dell’evento

Il sistema ECM privilegia – attribuendovi, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato – le attività di formazione che prevedono metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. La formazione sul campo è pertanto la tipologia cui sono assegnati, proporzionalmente, il maggior numero di crediti, mentre le tradizionali relazioni congressuali, con un docente sul palco e centinaia di discenti in sala, sono quelle cui vengono attribuiti meno crediti causa il loro limitato valore formativo. Questo perché il programma ECM valuta esclusivamente la valenza formativa degli eventi, non la loro scientificità: ciò significa che una manifestazione di altissimo valore scientifico può non rispondere ai requisiti didattici richiesti e ottenere quindi pochi crediti, mentre un evento magari di minore richiamo ma con un’architettura più idonea all’apprendimento ne otterrà un numero maggiore.

L’attribuzione dei crediti per tipologia di evento

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua stabilisce il numero di crediti ECM che può essere assegnato a ogni evento di formazione in base alla sue tipologia. In questa sede prendiamo in considerazione le tipologie della formazione residenziale, che sono quattro:

Formazione residenziale classica

Convegni, congressi, simposi e conferenze RES-videoconferenza

Docenze e tutoring

Il regolamento ECM indica quanti crediti assegnare a ciascuna tipologia in base al numero di partecipanti e alle metodologie didattiche utilizzate. L’attestazione dei crediti ai partecipanti avviene dopo averne verificato la presenza all’evento, l’apprendimento dei contenuti e la percezione della qualità dell’evento stesso. Tutte le verifiche devono essere effettuate dal provider che eroga la formazione e che, in caso di esito positivo delle verifiche, valida l’acquisizione dei crediti da parte dei discenti. Di seguito le tabelle che indicano come calcolare il numero di crediti per ognuna delle tipologie di formazione residenziale e le verifiche che i partecipanti devono superare per poterli acquisire.

FORMAZIONE RESIDENZIALE CLASSICA

Meno di 200 partecipanti

DESCRIZIONE

Attività in aula con pochi docenti e molti discenti (non più di 200), con livello di interattività limitato alle domande e alla discussione.

Se il numero dei discenti è limitato (massimo 25 per tutor e massimo 50 in totale), può comprendere sessioni interattive come simulazioni, esercitazioni, attività di role playing e lavori di gruppo.

CREDITI ATTRIBUITI

Fino a 100 partecipanti 1 credito per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.

Da 101 a 200 partecipanti 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.

I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:

Il numero di partecipanti non è superiore a 25.

Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.

Le tematiche dell’evento sono di interesse regionale o nazionale.

VERIFICHE SUI PARTECIPANTI

Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider. Rilevazione della qualità percepita.

CONVEGNI, CONGRESSI, SIMPOSI E CONFERENZE

Più di 200 partecipanti

DESCRIZIONE

Attività in sedi di grande capienza con valore formativo limitato dato l’elevato numero dei partecipanti.

I crediti sono attribuiti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione del discente.

All’interno di congressi e convegni più grandi si possono svolgere sessioni (seminari, corsi teorici e workshop) con meno di 100 partecipanti.

CREDITI ATTRIBUITI

Più di 200 partecipanti 0,3 per ogni ora (non frazionabile). di partecipazione effettiva fino a un massimo di 6 crediti.

Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva, non cumulabili con quelli del congresso all’interno del quale si svolgono.

I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:

Il numero di partecipanti non è superiore a 25.

Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.

VERIFICHE SUI PARTECIPANTI

Più di 200 partecipanti

Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

Rilevazione della qualità percepita. Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti

Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider. Rilevazione della qualità percepita.

RES-VIDEOCONFERENZA DESCRIZIONE

È considerata un’attività formativa residenziale perché prevede, sebbene a distanza e mediata dalla tecnologia digitale,

la partecipazione simultanea di docenti/tutor e discenti in sedi definite.

Sebbene la normativa definisca RESvideoconferenza un evento dove ci sono diverse sedi residenziali collegate in diretta fra loro, fino al 31 dicembre 2022 è stato possibile causa Covid svolgere in modalità RES-videoconferenza anche eventi con partecipanti collegati da remoto individualmente.

CREDITI ATTRIBUTI

Il numero dei partecipanti è quello risultante dalla somma dei presenti nelle diverse sedi. Il numero dei crediti è calcolato con le regole della formazione residenziale classica ma senza la possibilità di incremento per metodologie interattive o numero contenuto di discenti.

VERIFICHE SUI PARTECIPANTI

Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento. Valutazione di apprendimento in base al numero di partecipanti come per le tipologie “Formazione residenziale classica” e “Convegni congressi simposi e conferenze”. Rilevazione della qualità percepita.

DOCENZE E TUTORING

DESCRIZIONE

Docenti o relatori a eventi residenziali, responsabile scientifico di eventi residenziali, tutor d’aula in eventi residenziali, moderatore in eventi residenziali.

CREDITI ATTRIBUITI A PARTIRE

DAL 1° GENNAIO 2023

Docenti/relatori

1 credito per ogni 20 minuti di docenza. Responsabile scientifico

20% dei crediti erogati ad evento

Tutor d’aula

1 credito per ogni ora (non frazionabile)

Moderatore

1 credito a sessione di moderazione.

I docenti che prendono parte alla stesura della prova di verifica dell’apprendimento o di una parte d’essa sotto il coordinamento del responsabile scientifico dell’evento non possono partecipare all’evento con il ruolo di discente né, quindi, maturare crediti.

VERIFICHE

Documentazione attestata dal provider.

L’incongruenza dell’attribuzione crediti nei congressi ibridi

Con l’affermazione dei congressi in formato ibrido, cioè con la partecipazione dei discenti sia in presenza in una location fisica sia da remoto con un collegamento online in diretta, è emersa un’incongruenza del sistema nell’attribuzione dei crediti tra formazione residenziale e formazione a distanza. A partire dal 1° gennaio 2023 non è infatti più possibile accreditare la parte online di un evento ibrido come RES-Videoconferenza, ma è necessario accreditarla come FAD. Nel caso della sessione di un congresso con più di 200 partecipanti in sala, accreditata RES, il numero di crediti attribuiti ai discenti è 0,3 per ora; quella stessa sessione, trasmessa in diretta e accreditata FAD (sincrona), vale per chi vi si collega da remoto 1,5 crediti per ogni ora. L’incongruenza è palese, e sarà verosimilmente oggetto di attenzione da parte della nuova Commissione ECM che dovrà indicare come sanarla.

Gli obblighi di verifica a carico del provider per attestare i crediti

Al termine dell’evento, o delle sessioni accreditate ECM, il provider ha l’obbligo di verificare l’apprendimento dei partecipanti e la loro percezione della qualità dell’evento.

La verifica dell’apprendimento avviene tramite un test somministrato a ogni discente per potergli

assegnare i crediti ECM maturati, mentre la percezione di qualità si rileva con questionari che ne raccolgono il feedback su programma, docenti, organizzazione dell’evento ed eventuale percezione di influenze di interesse commerciale nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato). Per poter attestare i crediti formativi ai partecipanti, il provider deve dunque predisporre tre tipi di verifiche: della presenza, dell'apprendimento e della qualità.

Verifica della presenza

La verifica della presenza agli eventi di formazione è sempre obbligatoria per poter attestare i crediti formativi al singolo partecipante. Il responsabile della verifica è il provider, che può utilizzare allo scopo sia il tradizionale foglio dove il discente appone la firma in entrata e in uscita dal congresso sia – ormai sempre più spesso – dispositivi tecnologici come badge elettronici, lettori di codici a barre, varchi con l’identificazione in radiofrequenza. Per le sessioni online la presenza viene rilevata dalla piattaforma e dalla tracciatura delle operazioni effettuate.

Verifica dell’apprendimento

L’apprendimento dei discenti deve essere verificato attraverso un apposito test, obbligatorio per gli eventi fino a 200 partecipanti (per quelli più grandi sono sufficienti un’autocertificazione e la presenza ad almeno il 90% dell’evento), che può essere effettuato con diversi strumenti a

COSA DEVE VERIFICARE IL PROVIDER

LA QUALITÀ PERCEPITA DAI DISCENTI

Dispositivi tecnologici

Fogli firma in entrata e uscita

Questionari strutturati online o cartacei da somministrare dopo la formazione

condizione che siano coerenti con gli obiettivi formativi: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, prova pratica, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. Il tempo dedicato alla verifica dell’apprendimento può essere incluso nella durata dell’evento (fino a un massimo del 10%) solo quando produce un documento o ne vengono condivisi esiti e risultati. Ecco alcune delle regole in proposito contenute nel Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.

Quando si supera la verifica La prova di verifica dell’apprendimento si supera con il raggiungimento di almeno il 75% dei contenuti formativi secondo i criteri utilizzati per la valutazione dal responsabile scientifico dell’evento.

Come strutturare le domande a risposta multipla Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato; le domande a risposta multipla devono prevedere 4 alternative, di cui una sola corretta. In questo caso, il superamento della prova coincide con il raggiungimento di almeno il 75% delle risposte esatte.

I questionari per eventi FAD

Per eventi ibridi con la parte online accreditata come FAD le prove di verifica devono essere effettuate attraverso un questionario a scelta

Percezione di influenze di interessi commerciali sui contenuti

Rilevanza del programma rispetto al bisogno formativo

Efficacia della formazione rispetto agli obiettivi formativi

Qualità formativa del programma e dei singoli docenti

Qualità dell’organizzazione e rispetto dei tempi per la formazione

multipla con variazione casuale delle domande e delle risposte a ogni tentativo. Se è possibile effettuare un numero di tentativi superiore a cinque, il provider è tenuto a somministrare ai discenti, a ogni tentativo di superamento della prova, un set di domande nuove in misura pari al 33%. Ciascun tentativo di superamento della prova è subordinato alla previa ripetizione della fruizione dei contenuti formativi.

La verifica delle competenze in ingresso

Prima dell’inizio dell’evento è possibile verificare le competenze in ingresso dei discenti tramite consegna agli stessi della documentazione di verifica dell’apprendimento (per esempio il questionario). Tale documentazione compilata dal discente deve essere ritirata dal provider prima dell’inizio dell’evento. A evento concluso, il provider consegna al discente lo stesso questionario, che il discente deve compilare sulla base di quanto appreso durante l'evento. Ai fini del riconoscimento dei crediti l’unica verifica di apprendimento valida è quella finale.

Il test online

Per gli eventi residenziali e FAD sincrona è possibile compilare online il questionario di verifica entro tre giorni dalla data di conclusione dell’attività formativa. Le prove di verifica degli eventi FAD asincrona (on demand) sono invece da svolgere entro il termine di conclusione della formazione.

Attribuzione dei crediti e consegna dell’attestato

Il provider deve documentare l’avvenuto rispetto delle modalità sopra descritte e la verifica dell’identità del professionista (anche per la modalità online). Nei giorni successivi all’evento e all’attribuzione dei crediti il provider deve consegnare o trasmettere ai partecipanti l’attestato di superamento del corso comprovante l’acquisizione dei relativi crediti ECM.

Verifica della qualità percepita

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua prescrive che il provider raccolga il giudizio dei discenti in merito a cinque aspetti dell’evento di formazione accreditato ECM cui hanno partecipato:

La percezione di influenze di interessi commerciali sui contenuti della formazione

La rilevanza del programma rispetto ai loro bisogni formativi e ruolo professionale

L’efficacia della formazione ricevuta rispetto agli obiettivi formativi

La qualità formativa del programma e dei singoli docenti

La qualità dell’organizzazione e il rispetto dei tempi per svolgere l’attività di formazione

In particolare, il questionario per la rilevazione della qualità percepita deve contenere:

La domanda sulla percezione di interesse commerciale sanitario nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).

La possibilità di segnalare il modo in cui lo sponsor oppure altra azienda commerciale in ambito sanitario abbia condizionato l’attività formativa.

La possibilità di segnalare eventuali anomalie riscontrate nel corso dell’evento tramite l’indirizzo e-mail ecmfeedback@agenas.it o tramite altre modalità di comunicazione messe a disposizione dall’Ente accreditante.

I nominativi dei discenti che effettueranno le segnalazioni non saranno comunicati ai provider.

Lo strumento per raccogliere il giudizio dei partecipanti è il questionario sulla qualità allegato al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che il provider deve proporre ai discenti senza alterarne il contenuto e fuori dalle ore destinate alla formazione, con la possibilità di integrarlo anche con altri

questionari o domande. Tale questionario obbligatorio deve essere compilato in forma anonima dai partecipanti e acquisito dal provider separatamente rispetto ai test di verifica dell’apprendimento laddove richiesti.

La trasmissione dei crediti erogati ai partecipanti

Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’ente accreditante (Commissione Nazionale o Regione) e al COGEAPS un rapporto dei crediti attestati ai singoli partecipanti. Tale rapporto, che è un consuntivo di fine evento, contiene sia le informazioni già richieste in fase di accreditamento (che devono quindi essere coerenti con quanto già dichiarato) sia i dati dei singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, la specifica se è libero professionista, dipendente o convenzionato e se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti ECM che gli sono stati assegnati.

La mancata acquisizione dei crediti è un illecito passibile di sanzioni

La legge 214/2011 ha sancito definitivamente che “La violazione dell’obbligo di formazione continua determina un illecito disciplinare e come tale viene sanzionato” sulla base di quanto stabilito dagli Ordini e Collegi professionali, che devono prevedere le sanzioni da applicare a chi non acquisisce i crediti ECM necessari a soddisfare gli obblighi formativi. Anche se finora chi non si è aggiornato non ha subito sanzioni effettive, l’orientamento di COGEAPS e Ordini professionali è quello di cominciare a comminarle a partire dal 2023. Il COGEAPS (che è l’anagrafe dei crediti) invierà comunicazioni agli Ordini o Collegi professionali, cui spetta il compito di controllare i crediti ECM conseguiti dai professionisti sanitari, per segnalare chi non è non ancora in regola. Ma il mancato conseguimento dei crediti ECM risulta penalizzante anche in mancanza di sanzioni: per esempio, per accedere all’assicurazione professionale occorre avere maturato almeno il 70% dei crediti formativi triennali; chi non assolve l’obbligo formativo può inoltre essere penalizzato in sede di concorso; il personale sanitario dipendente può vedersi decurtata la parte variabile dello stipendio; le strutture private che impiegano personale non in regola con l’ECM possono perdere la convenzione con il Servizio Sanitario Nazionale.

I contratti di sponsorizzazione

La formazione ECM deve essere libera da interessi commerciali

La formazione obbligatoria accreditata al programma di Educazione Continua in Medicina deve essere per legge indipendente dagli interessi commerciali dell'industria medicale.

Le sponsorizzazioni dell'industria sono tuttavia la principale fonte di finanziamento che consente la realizzazione dei congressi e convegni promossi dalle associazioni medico-scientifiche, dai provider privati e, in taluni casi, dalle aziende sanitarie. Per evitare che gli sponsor, portatori di interessi commerciali legati ai temi del congresso, possano influenzare i contenuti della formazione o l'orientamento dei partecipanti, l'Accordo StatoRegioni e il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM (suo documento operativo) contengono una serie di norme volte a tutelare l'imparzialità dei provider, e quindi dei loro progetti formativi, rispetto agli interessi commerciali, a stabilire gli obblighi degli sponsor e a indicare le modalità organizzative degli eventi di formazione atte a evitare conflitti di interesse.

Le 10 regole principali del contratto di sponsorizzazione

Sul sito AGENAS è disponibile un modello di contratto di sponsorizzazione fra provider e azienda – uno standard largamente utilizzato –che fa riferimento alle regole da rispettare. Di seguito ne riassumiamo le 10 principali, ricordando che tutti i contratti di sponsorizzazione devono essere inseriti sul sito AGENAS durante la procedura di registrazione dell'evento ECM.

Il provider si impegna a organizzare l'evento adottando le regole di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello sponsor, e a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi.

Il provider è responsabile del contenuto formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come

LE SPONSORIZAZZIONE DI EVENTI ECM SONO REGOLATE DA:

2. Regolamento ECM

3. Codici deontologici degli sponsor

4. Policy aziendali degli sponsor

dell'integrità etica di tutte le attività educative e formative che verranno svolte in occasione dell'evento, di cui indica il responsabile scientifico.

Il provider dichiara che sottoporrà a docenti e discenti un questionario in cui questi possano esprimere commenti e indicare se hanno percepito uníinfluenza di conflitto d'interessi nel materiale distribuito o nella gestione dell'evento. Il provider garantisce che il responsabile scientifico e il personale docente coinvolti nell'evento non trarranno alcun vantaggio dalla sponsorizzazione dell'evento.

Il provider si impegna a dichiarare in modo esplicito lo sponsor commerciale in fase di inserimento dell'evento nel piano formativo e sul materiale formativo indicando, ove richiesto, il supporto offerto dallo sponsor.

L'elenco dei partecipanti all'evento non sarà trasmesso allo sponsor o utilizzato a fini commerciali. Sarà possibile comunicare allo sponsor solo il numero complessivo dei discenti

1. Leggi dello Stato

presenti all'evento formativo. Nel caso di reclutamento diretto è possibile per il provider dare un riscontro solamente sui nominativi segnalati dallo sponsor.

Nessun compenso deve essere pagato dallo sponsor al responsabile scientifico dell'evento, a singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell'attività sponsorizzata. Tali pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal provider.

Il provider si impegna ad acquisire le necessarie dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del responsabile scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative.

La progett azione e l'erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal provider. Lo sponsor non deve e non può in alcun modo influenzare la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell'attività educazionale che sponsorizza.

Lo sponsor non può subordinare l'erogazione del finanziamento concordato a direttive o consigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative al normale svolgimento dell'evento formativo.

È consentito indicare lo sponsor all'ultima pagina di depliant, programmi di attività ECM e materiale informativo, nonché prima dell'inizio e dopo il termine dell'evento. In nessun caso potrà essere fatto riferimento al nome commerciale dei prodotti di interesse sanitario nel corso dell'evento e negli spazi dedicati alla formazione.

Esempi di violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni

Eventuali violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni riscontrate durante le ispezioni a sorpresa del Comitato di Garanzia (l'organo della Commissione per la Formazione Continua preposto a verificare l'applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità) possono avere conseguenze serie per il provider, lo sponsor e l'evento. È dunque consigliabile rivolgersi sempre a provider ECM esperti e dotati delle competenze necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi evitando errori che possono compromettere l'evento. Ecco alcuni esempi

(non esaustivi) di cosa non si può fare in tema di sponsor e sponsorizzazioni.

Non si può non dichiarare i conflitti di interessi: il provider deve raccogliere e conservare le dichiarazioni dei docenti e moderatori dell'evento riguardo gli eventuali rapporti di natura finanziaria e lavorativa con imprese commerciali operanti in ambito sanitario che hanno intrattenuto nei due anni precedenti l'evento. L'esistenza di tali rapporti deve essere dichiarata ai partecipanti allíinizio dell'attività formativa.

Non si può indicare alcun nome commerciale di prodotti di interesse sanitario, anche se non correlati con l'argomento trattato, durante l'evento. È consentita solo l'indicazione del principio attivo dei farmaci o del nome generico del prodotto.

Non si può non comunicare all'ente accreditante l'esatto supporto finanziario o di risorse fornite dallo sponsor commerciale. Il provider deve comunicarli all'AGENAS entro 30 giorni prima dello svolgimento dell'evento.

Non si possono realizzare durante l'evento attività sponsorizzate diverse da quelle previste dal contratto. Il provider è responsabile e garante della corrispondenza.

Non si può indicare il logo dello sponsor commerciale nell'esposizione dei contenuti formativi, nel foglio delle firme di presenza o sui badge, nei test di apprendimento, nella scheda della qualità percepita e in generale al di fuori degli spazi e dei tempi consentiti (che sono nell'ultima pagina dei materiali durevoli e prima dell'inizio e dopo la conclusione dell'evento).

Non si può consentire l'accesso all'aula di formazione di più di due rappresentanti dello sponsor commerciale, e ciò comunque a patto che non condizioni l'attività formativa (lo stesso vale per gli eventi online: non possono essere collegati alla sessione di formazione più di due rappresentanti dello sponsor commerciale).

Non si può non conservare o non rendere disponibili all'ente accreditante e agli organi di verifica i contratti di sponsorizzazione che descrivono le obbligazioni assunte delle parti (provider e sponsor).

Non si può inserire la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nel materiale didattico

10 ESEMPI DI VIOLAZIONI AL REGOLAMENTO ECM SULLE SPONSORIZZAZIONI

Realizzare attività sponsorizzate diverse da quelle previste dal contratto

Non comunicare ad AGENAS l’esatto importo (o risorse) della sponsorizzazione

Non dichiarare il conflitto di interessi di docenti e moderatori

Organizzare eventi non accreditati ECM per la promozione di prodotti di interesse sanitario (divieto per il provider)

Mostrare la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nelle aree dove si fa formazione

dell'evento (cartaceo, informatico o audiovisivo), nel programma, nei questionari di valutazione, nella scheda della qualità percepita, nel foglio delle firme di presenza o sui badge, nei pieghevoli, nella pubblicità dell'evento o in qualsiasi materiale cartaceo consegnato ai partecipanti né durante le pause dell'attività formativa nella stessa aula.

Non si può mostrare la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nelle aree dove vengono esposti i contenuti formativi (vale anche per le parti online degli eventi ibridi: le"stanze" virtuali della formazione devono essere nettamente separate da quelle dove appaiono messaggi sponsorizzati).

Il provider non può organizzare o partecipare all'organizzazione di eventi non accreditati ECM che hanno come oggetto la pubblicità di prodotti di interesse sanitario.

Indicare il nome commerciale di prodotti di interesse sanitario nei contenuti di formazione

Consentire l’accesso in aula a più di due rappresentanti dello sponsor

Non conservare o non rendere disponibili agli organi di verifica i contratti di sponsorizzazione

Indicare il logo dello sponsor fuori da spazi e tempi consentiti

Inserire la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nei materiali consegnati ai discenti

Lo sponsor non può interferire nell'evento

Il rispetto del regolamento sulle sponsorizzazioni È un obbligo anche per gli sponsor, che devono proporre ai provider contratti in linea con la normativa. Il riferimento specifico è contenuto nel Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM, al punto 4.17: "Lo sponsor commerciale è qualsiasi soggetto privato che opera anche in ambito sanitario che fornisce finanziamenti risorse o servizi a un provider ECM mediante contratti a titolo oneroso, in cambio di spazi o attività promozionale per il logo e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante in occasione dell'evento nei limiti consentiti dal presente Manuale".

Ciò significa che lo sponsor acquista visibilità e pubblicità per i propri prodotti, ma non ha il diritto di interferire in nessun aspetto

dell'organizzazione dell'evento, dei suoi contenuti e del suo svolgimento, che sono appannaggio esclusivo del provider.

Il provider non è un fornitore di servizi

Il provider non è un fornitore di servizi allo sponsor, bensì un'organizzazione sanitaria deputata alla progettazione ed erogazione di contenuti di formazione medico-scientifica.

I contratti fra provider e sponsor devono dunque rispettare il regolamento ECM e lo status del provider. Riportiamo alcune delle clausole che gli sponsor non possono inserire nel contratto con il provider.

Le clausole che i contratti di sponsorizzazione non possono contenere:

Chiedere al provider di realizzare e pubblicizzare l'evento (l'evento non è dello sponsor).

Revocare l'incarico al provider (il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di incarico, che lo sponsor non può quindi conferire).

Chiedere al provider materiali didattici, documenti ed elaborati dell'evento per acquisirne la proprietà (i materiali in genere sono dei docenti; se li ha realizzati il provider sono di sua proprietà).

Chiedere al provider di non organizzare eventi analoghi per un periodo di tempo (il vincolo di esclusiva si può richiedere soltanto a un fornitore, che il provider non è).

Richiedere di autorizzare eventuali fornitori del provider (il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di appalto, il provider gestisce in autonomia i propri fornitori).

Chiedere al provider il consuntivo delle spese sostenute e il dettaglio delle voci di spesa (la rendicontazione economica non può essere parte del contratto di sponsorizzazione).

Indicare al provider i limiti di spesa per i compensi ai docenti o le modalità con cui erogare il pagamento (la quantificazione dei compensi destinati ai docenti è di esclusiva competenza del provider, così come l'esecuzione dei pagamenti).

Chiedere al provider di comunicare l'importo dei compensi ai docenti o di inviare comunicazione dell'avvenuto pagamento (il contratto di sponsorizzazione consentito dalla normativa ECM prevede come controprestazione a favore dell'azienda sponsor esclusivamente la predisposizione di spazi di pubblicità o attività promozionali).

Le criticità del contratto di sponsorizzazione e il Sunshine Act

Le criticità che più spesso i provider rilevano nei contratti con gli sponsor sono legate alle richieste, da parte delle aziende, della rendicontazione delle spese sostenute per l'evento ECM, con il dettaglio delle voci, i giustificativi di spesa e le evidenze di pagamento delle fatture, come condizione necessaria per erogare la sponsorizzazione.

Tali richieste non sono a norma di regolamento secondo il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM , ma a confermarne ulteriormente l'illeggittimità è intervenuta la legge 62 /2022, detta Sunshine Act, entrata in vigore a giugno 2022. Il Sunshine Act impartisce disposizioni in materia di trasparenza dei rapporti tra le imprese produttrici, i soggetti che operano nel settore della salute e le organizzazioni sanitarie: l'art. 1 definisce organizzazioni sanitarie "i soggetti pubblici e privati che organizzano attività di educazione continua in medicina" (quindi i provider), e imprese produttrici "qualunque soggetto che esercita un'attività diretta alla produzione o all'immissione in commercio di farmaci, strumenti, apparecchiature, beni o servizi, anche non sanitari, ivi compresi i prodotti nutrizionali, ovvero all'organizzazione di convegni e congressi riguardanti i medesimi oggetti".

La legge prescrive dunque che le imprese produttrici pubblicizzino, in un apposito registro telematico denominato denominato "Sanità Trasparente" che sarà istituito sul sito del Ministero della Salute, le convenzioni e le erogazioni in denaro, beni, servizi o altre utilità effettuate in favore di un'organizzazione sanitaria se hanno un valore unitario maggiore di 1.000 euro o un valore complessivo annuo maggiore di 2.500 euro; egualmente devono pubblicizzare le erogazioni a favore di soggetti (partecipanti invitati, relatori etc) che operano nel settore della Salute se hanno un valore unitario maggiore di 100 euro o un valore complessivo annuo maggiore di 1.000 euro.

La differenza fra organizzatore congressuale e provider

Ciò significa che, mentre l'organizzatore congressuale in quanto tale è tenuto a rendicontare le spese sostenute per la realizzazione di eventi riguardanti prodotti sanitari (quindi non ECM), il provider, in quanto organizzazione sanitaria, non deve rendicontare le proprie spese, tantomeno allo sponsor. L'azienda medicale sponsorizza il provider per uno specifico progetto di formazione in cambio di visibilità, ma non può vincolare l'erogazione del pagamento alla rendicontazione delle spese sostenute dal provider.

Il tema è caldo, e le associazioni dei provider stanno dunque lavorando con AGENAS e le associazioni di categoria (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici) per la definizione di un contratto unico di sponsorizzazione che chiarisca in maniera definitiva questi aspetti.

Uniformare le regole di ingaggio fra provider e sponsor

Un altro fronte di criticità nei contratti di sponsorizzazione sono le clausole di salvaguardia per cause di forza maggiore (soprattutto il Covid), laddove nel biennio di pandemia non c'è stata uniformità di comportamento fra le aziende a fronte della necessità di trasformare un evento da residenziale in virtuale: secondo le testimonianze dei provider, alcune hanno accettato di riformulare i contratti con i provider, altre li hanno rescissi senza rifondere i provider del lavoro comunque svolto per la progettazione e pianificazione dell'evento. La richiesta delle associazioni dei provider è dunque quella di uniformare le regole di ingaggio con un contratto di sponsorizzazione standard, approvato da tutte le parti, che contenga clausole di salvaguardia anche a loro tutela.

Nel contratto con il provider lo sponsor non può

I codici deontologici delle aziende sponsor

Sponsorizzazioni autodisciplinate

Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, le due associazioni che riuniscono le aziende farmaceutiche e quelle biomedicali (cioè la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici), hanno emanato e aggiornato negli anni propri codici deontologici, ossia accordi volontariamente sottoscritti dalle aziende aderenti, contenenti le regole che tali aziende devono rispettare per poter sponsorizzare congressi o eventi medico-scientifici, anche quelli non accreditati al programma ECM.

Gli aspetti regolamentati

Le regole che le aziende si sono date per sostenere gli eventi di formazione in campo sanitario toccano diversi aspetti: le modalità di erogazione dei finanziamenti, le modalità di invito (reclutamento) dei professionisti sanitari agli eventi, la trasparenza dei finanziamenti erogati, le destinazioni e strutture dove si svolgono gli eventi, il tipo di ospitalità offerta ai partecipanti per gli eventi organizzati dalle aziende stesse e, più in generale, gli aspetti di scientificità e sobrietà richiesti agli eventi che le aziende organizzano o sponsorizzano.

Il codice deontologico di Farmindustria

Un intero capitolo del Codice, consultabile sul sito di Farmindustria, è dedicato alle regole che le imprese devono rispettare per partecipare (cioè finanziare, in qualunque forma) a eventi e congressi o per organizzarne di propri. Eccone i punti principali.

➤Divieto di nominare i relatori

Nell’ambito della sponsorizzazione di manifestazioni congressuali ECM è fatto divieto alle aziende di individuare e nominare direttamente o indirettamente i docenti relatori e i moderatori, nonché di interferire sui contenuti scientifici della stessa manifestazione congressuale, in conformità con la disciplina applicabile a tali tipologie di manifestazioni.

➤No all’invito nominativo

L’invito a eventi ECM rivolto a medici specialisti dipendenti di enti pubblici o di strutture private convenzionate non può essere nominativo. L’azienda sponsor deve inviare l’invito alla struttura sanitaria almeno 60 giorni prima dell’inizio dell’evento, la quale indica il professionista che fruirà dell’invito e parteciperà all’evento. L’invito deve specificare le spese di ospitalità sostenute dall’azienda (iscrizione, viaggio, alloggio) e allegare il programma scientifico dell’evento. In caso di mancato riscontro della struttura entro 30 giorni dall’inizio dell’evento, l’azienda è tacitamente autorizzata a invitare l’operatore sanitario da essa individuato. Anche quando indicato dalla struttura di appartenenza, il professionista sanitario è da considerarsi a tutti gli effetti “reclutato” dallo sponsor: i crediti ECM derivanti dall’evento rientrano dunque nel conteggio dei crediti ottenibili in qualità di “reclutati” (un terzo dell’obbligo formativo triennale, cioè 50 crediti). Il provider dell’evento riceve i nominativi dei partecipanti reclutati dallo sponsor, ne rendiconta come tali al COGEAPS i crediti ottenuti e dopo l’evento ne comunica l’elenco allo sponsor.

➤Trasparenza sulle somme erogate

L’obbligo di trasparenza riguarda sia il contributo economico erogato dall’azienda sponsor per il finanziamento di eventi formativi realizzati da organizzazioni sanitarie o terze parti sia la spesa sostenuta dall’azienda a favore di un singolo professionista sanitario per la partecipazione ad attività formative e promozionali da essa organizzate.

Il codice deontologico obbliga le aziende a rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti delle organizzazioni sanitarie, compresi i finanziamenti diretti o indiretti a eventi effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti (provider).

IL CODICE DEONTOLOGICO DI FARMINDUSTRIA

Anche i trasferimenti di valore effettuati nei confronti degli operatori sanitari devono essere resi pubblici: la pubblicazione dei dati, sul sito aziendale, deve essere su base individuale e riguarda anche le spese di partecipazione a convegni e congressi. Se l’operatore non acconsente al trattamento dei dati personali le aziende devono pubblicare i dati su base aggregata.

➤Obbligo di attinenza tematica

Le aziende possono sponsorizzare solo congressi su tematiche connesse al loro ambito di attività e invitarvi i medici se esiste attinenza tra la tematica della manifestazione e la specializzazione del medico. Non possono invitare lo stesso operatore sanitario più di due volte l’anno (esclusi i casi in cui l’operatore è indicato dalla struttura di appartenenza).

➤La formazione online

Le iniziative di formazione medico-scientifico realizzate online e fruibili da remoto non possono prevedere alcuna forma di ospitalità

e non sono soggette ad alcun vincolo sotto il profilo della durata dei lavori.

➤Ospitalità ridotta per eventi locali

È consentita la partecipazione a eventi regionali e locali solo se accreditati ECM, ma non vi può essere offerta alcuna ospitalità a eccezione del coffee break. Per gli eventi di durata superiore alle 6 ore può essere offerto un “light lunch” nella struttura dove si svolge la manifestazione.

➤

Vietati gli alberghi a 5 stelle

La partecipazione delle aziende agli eventi deve essere improntata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. Pertanto esse possono offrire agli operatori sanitari solo viaggi aerei in classe economica, viaggi in treno in tutte le classi esclusa la executive e soggiorno in alberghi con un massimo di 4 stelle. È vietata l’organizzazione o la sponsorizzazione di eventi che si tengono o che prevedono l’ospitalità dei partecipanti in resort, navi, castelli fuori dal contesto cittadino, masserie, agriturismi, golf club, musei, stadi, acquari e strutture termali.

➤I limiti per le località turistiche

Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare eventi che si svolgono in destinazioni turistiche nel periodo 1° giugno-30 settembre per le località di mare e 1° dicembre-31 marzo e 1° luglio-31 agosto per le località di montagna. Le località di mare che sono capoluogo di Regione o Provincia e sedi di università e ospedali sono esenti dal divieto. È comunque esclusa l’ospitalità in strutture ubicate in prossimità di tratti di mare attrezzati per la balneazione.

➤Vietati programmi sociali e turistici

Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare iniziative di tipo sociale, culturale o turistico e cene di gala nell’ambito di congressi, né Italia né all’estero. Sono invece consentite le cene sociali organizzate dal congresso per tutti i partecipanti e comprese nella quota di iscrizione. Esclusa l’ospitalità per accompagnatori a qualsiasi livello e sotto qualsiasi forma.

➤Le regole sui pasti

L’ospitalità offerta dalle aziende deve limitarsi a viaggio, alloggio e pagamento della quota di iscrizione. Può comprendere pasti e bevande entro un massimo di 60 euro per operatore, per pasto; il pasto deve essere offerto preferibilmente nella struttura alberghiera dove alloggia l’ospite o in strutture adiacenti.

ll codice etico di Confindustria Dispositivi Medici

Il codice etico dell’associazione che riunisce i produttori di dispositivi medici e diagnostici ricalca principi e linee guida del codice etico di Medtech Europe (la federazione di settore europea) in tema di regole per garantire l’integrità delle aziende associate nei rapporti con i medici e nella sponsorizzazione di eventi e congressi.

Il documento è consultabile sul sito di Confindustria Dispositivi Medici: eccone i punti principali.

➤Vietata la sponsorizzazione diretta

Le aziende non possono erogare direttamente ai singoli professionisti sanitari contributi economici finalizzati a sostenerne la formazione, sia come partecipanti sia come relatori a un’attività formativa. Fanno eccezione i simposi satellite, per i quali gli associati possono supportare direttamente i relatori ma non i partecipanti.

➤I finanziamenti si erogano al provider

Il contributo formativo deve essere erogato esclusivamente a favore di un’organizzazione sanitaria e/o di una terza parte, come per esempio il provider, che in modo indipendente e autonomo individuano i professionisti destinatari del contributo e definiscono il contenuto scientifico dell’iniziativa.

➤Controllo preventivo degli eventi di formazione

Prima di fornire qualsivoglia sostegno economico, le aziende devono verificare che gli eventi siano stati approvati dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), piattaforma che permette di verificare che congressi, corsi, seminari, workshop rispettino i requisiti generali del codice etico e che stabilisce in modo vincolante se è appropriato per le imprese associate supportare le iniziative con l’erogazione di contributi formativi, attività promozionali (allestimento di stand) o simposi satellite.

➤Obbligo di trasparenza sui trasferimenti di valore

Le aziende devono rendere pubblici ogni anno i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente ai professionisti del settore sanitario, alle organizzazioni sanitarie e alle terze parti. La pubblicazione dei dati, sul sito web aziendale, deve essere effettuata su base annuale.

Le aziende devono rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti di ciascuna organizzazione sanitaria o terza parte a titolo di contributo per il finanziamento di eventi formativi di natura scientifica.

Le aziende devono altresì rendere pubblico, su base individuale per ciascun destinatario, l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti dei professionisti sanitari per le spese di partecipazione ad attività formative, educazionali e promozionali su prodotti aziendali organizzate dai soci. Se il professionista non acconsente al trattamento dei dati personali le aziende devono pubblicare i dati su base aggregata.

➤Obbligo dell’attinenza tematica

Il programma dell’evento deve essere direttamente correlato alla specializzazione e alla pratica medica dei professionisti sanitari che partecipano all’evento o deve

VIETATA la sponsorizzazione diretta ai singoli professionisti sanitari

I FINANZIAMENTI si erogano al provider

CONTROLLO preventivo degli eventi di formazione

OBBLIGO di trasparenza sui trasferimenti di valore

OBBLIGO dell’attinenza tematica

IL CODICE ETICO DI CONFINDUSTRIA DISPOSITIVI MEDICI

ESCLUSE le località turistiche in alta stagione

MOTIVARE la scelta della sede dell’evento

TETTO di spesa per gli alberghi a 5 stelle

L’INTRATTENIMENTO non può essere sponsorizzato

NESSUN supporto economico agli accompagnatori

avere un’importanza tale da giustificare la partecipazione dei professionisti stessi.

➤Escluse le località turistiche in alta stagione

La località dell’evento deve essere facilmente raggiungibile e il periodo dell’anno stabilito non deve coincidere con la sua alta stagione turistica (periodo di divieto: 1 giugno-30 settembre per le località di mare; 15 dicembre-31 marzo e 15 giugno-15 settembre per quelle di montagna).

➤Motivare la scelta della sede dell’evento La scelta della sede dove si svolge l’evento deve essere motivata da ragioni di carattere logistico, scientifico, organizzativo ed economico. La sede non deve essere percepita come destinazione turistica o località di lusso o di vacanza e non deve costituire l’attrattiva principale per la partecipazione all’evento.

➤Tetto di spesa per gli alberghi a 5 stelle

Sono esclusi gli eventi organizzati in alberghi a 5 stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte, fatte

salve le disposizioni di cui ai protocolli siglati con le associazioni Federalberghi e Assohotel. Tali protocolli superano la distinzione tra hotel a 4 e 5 stelle e introducono appositi tetti di spesa per pernottamenti, ristorazione e altri servizi alberghieri. La sponsorizzazione è quindi ammessa negli hotel compresi in questi accordi, indipendentemente dal numero di stelle.

➤L’intrattenimento non è sponsorizzabile

Non è mai consentito il sostegno economico ad attività sociali, sportive, ricreative o altre forme di intrattenimento. L’intrattenimento deve essere escluso dal programma dell’evento e pagato separatamente dai partecipanti, non deve prevalere sul contenuto scientifico del programma, né interferire con lo stesso e non deve costituire l’attrattiva principale dell’evento.

➤Nessun supporto economico agli accompagnatori

Non sono consentiti il pagamento o l’agevolazione delle spese di viaggio, vitto, alloggio o di altra natura a favore degli ospiti dei professionisti sanitari quali coniugi, partner, familiari o altri accompagnatori.

Le ispezioni degli organi di vigilanza

Verifiche sul rispetto delle regole

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ente direttivo dell’intero sistema ECM, dispone di due organi di controllo – il Comitato di Garanzia per l’Indipendenza della Formazione Continua e l’Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua – il cui compito è verificare che le attività di formazione si svolgano nella corretta applicazione delle regole e che i contenuti formativi e i soggetti deputati a erogarli siano liberi da conflitto di interessi e quindi indipendenti dall’influenza commerciale degli sponsor. Le verifiche ispettive dei due organi di controllo interessano aspetti diversi e si svolgono con modalità diverse e complementari.

I controlli del Comitato di Garanzia

Il Comitato di Garanzia vigila sull’indipendenza della formazione dagli interessi commerciali in Sanità e si occupa di verificare l’applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità.

Valuta i materiali di formazione e le schede sulla qualità percepita compilate dai partecipanti, ma soprattutto esegue controlli a sorpresa con visite nelle sedi dei provider e nei luoghi di svolgimento degli eventi ECM per verificare che i contenuti formativi, i contratti di sponsorizzazione, la pubblicità di prodotti di interesse sanitario e le dichiarazioni sul conflitto di interesse rilasciate da relatori e responsabili scientifici siano conformi alle regole.

La procedura per violazione

I controlli del Comitato avvengono a campione, ma possono essere attivati anche da segnalazioni interne che provengono dalla Commissione o dai suoi organi oppure da segnalazioni esterne di discenti o di qualunque altro soggetto portatore di interesse. Se nel corso delle verifiche il Comitato di Garanzia rileva violazioni alle regole si apre una procedura che prevede la richiesta di chiarimenti al provider, l’apertura di un’istruttoria, l’accertamento della violazione e la trasmissione della documentazione alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua cui spetta la decisione finale sull’eventuale sanzione da comminare al provider.

I controlli dell’Osservatorio Nazionale

Il secondo organo di controllo è l’Osservatorio Nazionale, il cui compito è accertare la correttezza formale dell’evento formativo verificando che gli aspetti logistici, organizzativo-gestionali e didattici siano conformi a quanto dichiarato ad AGENAS dal provider in fase di registrazione dell’evento.

I DOCUMENTI CHE IL PROVIDER DEVE PRESENTARE AI CONTROLLI IN SEDE DI EVENTO

DA PRESENTARE SEMPRE

Dichiarazione di docenti e moderatori su loro rapporti con soggetti portatori di interessi commerciali in ambito sanitario negli ultimi due anni

Materiale didattico

Inviti o dichiarazioni dei discenti relative al proprio reclutamento

Documentazione sulla rilevazione delle presenze

Schede sulla qualità percepita

Documentazione sulla verifica dell’apprendimento (quando prevista)

Le verifiche dell’Osservatorio, che sono quasi sempre concordate preventivamente con il provider, sono condotte in genere da due controllori che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata o, nel caso l’evento duri più giorni, per un’intera giornata.

I criteri per le verifiche

I criteri di programmazione delle visite dell’Osservatorio prevedono verifiche sui provider provvisori (per controllare i soggetti che hanno ricevuto una valutazione esclusivamente documentale), sui provider che hanno erogato più eventi nell’ultimo anno (perché hanno un maggiore impatto sul

DA PRESENTARE SOLO SE NON GIÀ INVIATI AD AGENAS

Programma dell’evento

Curriculum del responsabile scientifico

Curriculum dei docenti

Curriculum dei moderatori

Contratti di sponsorizzazione

Contratti di partenariato

Documentazione su altre forme di finanziamento

sistema ECM) e sui provider o eventi oggetto di segnalazioni provenienti dalla Commissione e dai suoi organi oppure dall’esterno.

Gli ispettori dell’Osservatorio verificano la qualità dell’evento (contenuti formativi, tempi, modalità di verifica dell’apprendimento, coerenza degli obiettivi formativi, attrezzature adeguate alle tecniche didattiche e al numero di partecipanti, presenza di supporti didattici etc) e l’attività della segreteria organizzativa (per ciò che concerne fogli firme, gestione delle anagrafiche, questionari di valutazione della qualità, contratti di sponsorizzazione etc), controllando che tutto sia conforme alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento ECM.

Il verbale della visita di verifica

Il modello del verbale utilizzato dagli ispettori dell’Osservatorio durante le visite di verifica degli standard di qualità degli eventi residenziali si compone di 51 voci ed è consultabile sul sito AGENAS. Di seguito forniamo qualche esempio di tali voci per chiarire la natura dei controlli effettuati.

Le voci più significative del verbale

✓ L’evento si svolge nella sede dichiarata alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua tramite il sito AGENAS.

✓ Il Comitato scientifico è composto da un numero di soggetti appartenenti ad almeno il 50% delle professioni sanitarie per le quali il provider è accreditato Il provider, prima dell’inizio dell’evento, acquisisce le dichiarazioni dei partecipanti sul reclutamento.

✓ La durata dell’attività formativa corrisponde a quella dichiarata alla Commissione Nazionale tramite il sito AGENAS.

✓ Sono registrati gli orari effettivi di ingresso e di uscita dei discenti.

✓ A inizio evento sono presentati contenuti formativi, obiettivi, regole, tempi della formazione e modalità di verifica dell’apprendimento.

✓ I quesiti di verifica dell’apprendimento sono a scelta multipla (almeno 3 quesiti per ogni credito/per ogni quesito scelta quadrupla).

✓ All’interno dei locali dove si svolge l’evento e/o nel materiale didattico è assente pubblicità di qualsiasi tipo per specifici prodotti di interesse sanitario (farmaci, strumenti, dispositivi medico-chirurgici, etc.) o loghi dell’azienda sponsor se non nei casi previsti dalla normativa.

✓ I docenti stimolano la partecipazione attiva dei discenti.

✓ È presente un tutor d’aula con funzioni di facilitazione dell’apprendimento dei partecipanti.

L’organizzatore congressuale

Profilo e competenze dell’organizzatore professionale

I punti di forza del professionista

Ai servizi di un professionista esterno per organizzare i propri congressi fanno ricorso associazioni, società medico-scientifiche o enti che non hanno al proprio interno uno staff dedicato agli eventi. Le ragioni sono diverse: innanzi tutto, la progettazione, realizzazione, gestione finanziaria e amministrativa di un congresso necessitano di competenze specifiche e non possono essere curate da personale non preparato. In secondo luogo, un organizzatore professionale lavora con molti clienti e ha quindi una visione ad ampio raggio che gli permette di applicare a ogni congresso ciò che ha sperimentato funzionare bene in altri eventi. Un ulteriore valore aggiunto dell’organizzatore risiede nella sua conoscenza diretta dei fornitori e nel suo potere di negoziazione su tariffe e condizioni. Tutti elementi che contribuiscono a fare risparmiare tempo e denaro all’associazione, la quale si può così concentrare sui contenuti del congresso.

L’evoluzione del ruolo dell’organizzatore

La figura specializzata che si occupa dell’organizzazione del congresso è dunque il “professional congress organizer” (PCO), denominazione angolsassone che si riferisce alla persona con le competenze e l’esperienza per gestire l’evento di un cliente in forma professionale e che per estensione si usa più comunemente per indicare le imprese (agenzie) la cui attività è, appunto, organizzare congressi e convegni su incarico di un committente. Il PCO è responsabile di tutte le attività relative al congresso: dalla fase iniziale di progettazione all’organizzazione e gestione sul campo, fino alla conclusione e chiusura di tutti gli aspetti operativi, amministrativi e finanziari. Le imprese di organizzazione congressuale sono nate come “braccio operativo”

del committente del congresso, cioè come soggetto con una forte specializzazione nella gestione della logistica e degli aspetti organizzativi dell’evento, nel coordinamento dei fornitori e nella gestione dei partecipanti. Nel tempo si sono però molto evolute: il ruolo dell’organizzatore si è infatti ampliato, seguendo il cambiamento del mercato che ha visto emergere sempre più forti, all’interno del settore congressuale, i temi del marketing e della comunicazione e l’aspetto del design dell’evento, inteso come la disciplina che consente di trovare i format e i contenuti più adatti per aumentarne l’efficacia, allineandone le modalità di esecuzione agli obiettivi del committente e migliorando l’esperienza dei partecipanti.

Un consulente a tutto tondo

L’organizzatore professionale di congressi oggi non è più soltanto un fornitore di logistica, ma un partner strategico del proprio cliente, cui offre competenze ad ampio raggio che spaziano dall’association management al project management, dalla fiscalità al marketing digitale, dalle tecnologie per eventi alle tecniche di formazione, dalla gestione delle sponsorizzazioni ai rapporti con associazioni e interlocutori internazionali, dall’analisi economico-finanziaria del progetto al reclutamento di speaker e testimonial. Molto spesso i PCO lavorano anche con le aziende, organizzandone le convention, i lanci di prodotto, gli eventi motivazionali e di marketing; una “contaminazione” di competenze e conoscenze che li porta a essere consulenti a tutto tondo.

Le competenze in materia di ECM

Poiché il mercato congressuale è tradizionalmente dominato dagli eventi medico-scientifici, i PCO hanno solide basi, competenze e relazioni per organizzare questo tipo di eventi. Dall’entrata in

Perché scegliere un organizzatore congressuale professionale

Competenze specifiche in tema di progettazione, realizzazione, gestione finanziaria e amministrativa dell’evento

Capacità consulenziali trasversali

Visione ad ampio raggio per adottare le soluzioni più adatte a ciascun evento

Vasta conoscenza dei fornitori Capacità e potere di negoziazione su tariffe e condizioni

vigore del programma di Educazione Continua in Medicina, che oggi assorbe l’80% dell’attività convegnistica in campo medico, i PCO investono tempo e risorse per essere sempre aggiornati sulle complesse norme che lo governano; molti organizzatori sono oggi veri e propri specialisti in materia, capaci di orientarsi nel ginepraio delle regole per offrire al committente dell’evento (società medico-scientifiche, aziende sanitarie, università etc), un servizio mirato ed efficace.

Il passaggio a provider di formazione ECM

Tanti organizzatori, forti di anni di esperienza in campo medico-scientifico, sono andati oltre l’organizzazione e si sono strutturati per ottenere dal Ministero della Salute l’accreditamento come provider ECM. Al proprio interno si sono dotati di una struttura scientifica (un responsabile e un comitato) grazie alla quale sono in grado di occuparsi direttamente dei contenuti della formazione per i professionisti della Sanità, supportando per esempio quelle aziende sanitarie, associazioni mediche o università che non hanno le risorse per accreditarsi in proprio.

Competenza in materia di ECM

La resilienza degli organizzatori durante la pandemia

La capacità propositiva e consulenziale degli organizzatori di congressi è emersa con forza durante la pandemia da Covid 19, quando gli eventi aggregativi sono stati vietati e le attività delle agenzie completamente bloccate da lockdown e misure di contenimento del contagio. A fronte di congressi ed eventi cancellati o rimandati, gli organizzatori hanno “reinventato” il proprio lavoro ricorrendo alle tecnologie digitali per trovare soluzioni alternative agli incontri in presenza e permettere comunque ai loro clienti di svolgere i propri eventi dando continuità alla formazione medica e alla vita associativa. Le prime soluzioni prevedevano l’uso di semplici piattaforme web per organizzare i tradizionali webinar, ma in poco tempo la maggior parte dei PCO, che fino ad allora aveva lavorato soltanto con gli eventi in presenza, ha acquisito competenze digitali, formato gli staff e investito in tecnologia per offrire soluzioni digitali creative ed efficaci, con format congressuali reinventati da un giorno all’altro per aderire alla nuova modalità virtuale, raggiungendo rapidamente elevati standard in termini di esperienza di partecipanti, relatori e sponsor.

Terminata l’emergenza sanitaria, il patrimonio di competenze digitali acquisito permette agli organizzatori di offrire soluzioni di congresso ibride, eventi di formazione completamente virtuali, modalità di fruizione dei contenuti scientifici da remoto su piattaforme tecnologicamente avanzate. Il loro raggio d’azione si è dunque ulteriormente ampliato.

Le competenze del professionista degli eventi

Molti professionisti degli eventi si sono “fatti sul campo” in anni di esperienza, cominciando dal basso; alcuni hanno frequentato corsi specialistici, altri hanno conseguito le certificazioni professionali erogate dalle associazioni internazionali di riferimento. In ogni caso, le competenze che l’event manager di un congresso (cioè la persona responsabile dell’intero progetto) deve possedere per svolgere efficacemente il proprio lavoro sono diversificate e possono essere classificate in competenze “tangibili” (hard skills) e competenze “intangibili” (soft skills).

Competenze tangibili (hard skills)

Le competenze tangibili sono le conoscenze tecniche necessarie al mestiere, quelle che si possono acquisire attraverso la formazione e si maturano con l’esperienza del lavoro quotidiano.

Lingue straniere

Imprescindibile l’inglese, preferibilmente anche un’altra lingua.

Conoscenze gestionali

Elaborazione del piano economico dell’evento e del budget, monitoraggio del flusso di cassa, redazione del bilancio del congresso.

Norme amministrativo-contabili

Gestione dei contratti di lavoro e di fornitura, adempimenti amministrativi, applicazione delle normative di riferimento all’evento.

Tecniche di progettazione eventi

Definizione del format dell’evento, elaborazione del programma, pianificazione ed esecuzione del processo organizzativo.

Tecniche di formazione per adulti Ideazione e applicazione di format di sessione che facilitino l’apprendimento.

Normativa ECM

Corretta applicazione di regole e procedure; conoscenza dei codici deontologici degli sponsor.

Comunicazione

Impostazione di un piano di comunicazione integrata utilizzando canali online e offline. Conoscenze di marketing.

Tecnologia

Conoscenza degli strumenti per facilitare processi organizzativi, migliorare l’esperienza dei partecipanti, generare interazione nelle sessioni, progettare eventi virtuali e ibridi.

Settore del turismo

Gestione degli aspetti legati viaggio, ospitalità e attività sociali o collaterali di partecipanti, relatori e sponsor.

L’organizzazione di un congresso è un lavoro corale cui contribuiscono molte professionalità, e in ogni team organizzativo esistono figure esecutive specializzate. L’event manager deve però essere competente su tutti gli aspetti perché è la figura che ha la visione generale del progetto, che lo imposta, lo coordina e ne guida lo svolgimento.

Competenze intangibili (soft skills)

La competenze intangibili sono quelle più legate alle caratteristiche individuali di ognuno. Mentre le competenze tangibili si acquisicono, quelle intangibili sono, almeno in parte, innate. Ecco qualche esempio.

Capacità organizzativa

Il primo requisito per poter organizzare eventi è proprio avere capacità organizzativa. Occorre sapere organizzare un progetto mettendone insieme tutti i tasselli e assicurandosi che tutto ciò che deve essere fatto sia fatto nei tempi

LE COMPETENZE INDIVIDUALI DELL’ORGANIZZATORE DI CONGRESSI

Lingue straniere

Conoscenze gestionali

Norme amministrativo-contabili

Tecniche di progettazione eventi

Tecniche di formazione per adulti

Normativa ECM

Comunicazione

Tecnologia

Settore del turismo

hard skills soft skills

Capacità organizzativa

Attenzione al dettaglio

Capacità di problem solving

Capacità relazionali

Flessibilità

Gestione dello stress

e nei modi corretti, saper organizzare il team coordinandone il lavoro, sapere organizzare se stessi e il proprio lavoro dandosi le giuste priorità, dimostrandosi affidabili e guadagnandosi la fiducia dei clienti.

Attenzione al dettaglio

In un evento tutto è pianificato prima e per tempo, e il livello di attenzione al dettaglio che l’organizzatore esprime ne denota la professionalità. Non è solo un fatto “logistico”, cioè di attenzione a tutte le piccole cose che distinguono un evento bene organizzato da uno improvvisato, ma è anche una questione di visione globale: l’organizzatore attento è quello sempre aggiornato che sa cosa succede in ogni momento.

Capacità di problem solving

In un mestiere dove l’imprevisto è sempre dietro l’angolo la capacità di problem solving è quella che fa la differenza. E per trovare nuove soluzioni ai problemi, magari trasformandoli in opportunità, occorrono capacità di pensare fuori dagli schemi, creatività e attitudine all’innovazione.

Capacità relazionali

L’organizzatore deve capire il cliente e i suoi obiettivi, e per garantire il successo dell’evento deve lavorare bene e in sintonia con il proprio

team. Ciò significa che deve essere capace di ascoltare le persone e di comunicare con loro efficacemente, capendo chi ha davanti e toccando le corde giuste per dare al cliente ciò che vuole e ottenere il meglio dal proprio staff. Le capacità relazionali si possono sviluppare, ma chi le possiede come qualità innata ha una marcia in più in questo lavoro.

Flessibilità

Quando si organizza un evento tutto può cambiare all’improvviso o all’ultimo minuto: essere in grado di affrontare e gestire le situazioni nuove con flessibilità, trovando alternative quando si verificano imprevisti e adattandosi velocemente ai cambiamentinon pianificati è per l’organizzatore una qualità imprescindibile.

Gestione dello stress

Il professionista degli eventi deve essere in grado di gestire il proprio stress per non crollare alla prima situazione difficile o al primo imprevisto. Non meno importante, deve sapere gestire anche la tensione di chi gli sta intorno: che sia un partecipante scontento, un cliente preoccupato o un collaboratore ansioso, la capacità di rassicurare e placare gli animi è indispensabile.

Le specializzazioni all’interno del team organizzativo

Le imprese di organizzazione congressuale si sono attrezzate nel tempo per affrontare le nuove complessità di un mestiere che è sempre in evoluzione. I fondamentali del congresso quale momento aggregativo per la condivisione di conoscenza professionale sono rimasti pressoché inalterati nel tempo, ma contesti, strumenti, processi e format per organizzarlo sono in continuo cambiamento. Molti di questi cambiamenti sono dovuti allo sviluppo della tecnologia e all’accelerazione digitale imposta dalla pandemia, che hanno reso possibili innovazioni prima impensabili, ma anche al mutare delle dinamiche di mercato e all’evolversi del concetto di formazione medica. All’interno delle agenzie si stanno quindi sviluppando specializzazioni che portano nei team organizzativi competenze aggiuntive Di seguito ne proponiamo alcune.

➤Il designer del congresso

Il suo punto di partenza sono gli obiettivi del committente, in base ai quali progetta il congresso: sceglie i format e i tempi delle sessioni, valorizza l’esperienza dei partecipanti, analizza le esigenze degli sponsor e definisce il programma. È una figura di cui la tecnologia sta estendendo il raggio d’azione: il designer di eventi è oggi quel professionista che sa combinare elementi di progettualità creativa con solide conoscenze su come migliorare i format e i processi di apprendimento dei partecipanti, anche attraverso piattaforme e dispositivi tecnologici, per trasferire efficacemente i contenuti dell’evento.

➤Il manager del virtuale

Gli eventi virtuali e ibridi organizzati durante la pandemia da Covid 19 sono divenuti parte integrante dell’offerta degli organizzatori e in futuro continueranno a mantenere una propria domanda e quota di mercato. Si diffonde quindi la figura del professionista specializzato nella progettazione della “parte virtuale” del congresso: fra i suoi compiti, per esempio, quello di adattare i contenuti del congresso al format digitale, di selezionare la piattaforma o l’ambiente virtuale da utilizzare, di progettare i servizi legati alla partecipazione online e di curarne l’esecuzione.

➤L’analista dei dati

L’uso delle tecnologie digitali nell’organizzazione e gestione del congresso ha moltiplicato la quantità di dati che ogni singolo evento produce:

dalle registrazioni agli accessi alla location, dalle interazioni in sala a quelle online, dai comportamenti di collegamento da remoto alle condivisioni dei contenuti pubblicati sui social media, il patrimonio di informazioni cui attingere è davvero imponente. Agli analisti quindi il compito di raccogliere i dati e tradurli in informazioni rilevanti sia per il committente del congresso sia per l’organizzatore, che grazie alla profilazione dei partecipanti e dei loro comportamenti possono misurare l’efficacia dei diversi aspetti dell’evento e migliorarli ulteriormente nelle successive edizioni.

➤Il responsabile della comunicazione

Molti organizzatori e provider si sono strutturati per gestire internamente la comunicazione del congresso, tradizionalmente affidata a società esterne. Anche alla luce dell’accelerazione della comunicazione online imposta dalla pandemia, oggi la comunicazione deve essere continuativa, per tenere alta l’attenzione degli utenti anche fra un congresso annuale e l’altro, e integrata sui diversi canali. Le campagne di comunicazione, che prima erano finalizzate soprattutto a reclutare partecipanti, ora vanno a servire non solo il congresso, ma anche l’associazione che lo promuove, contribuendo a costruire comunità professionali online che “vivono” tutto l’anno.

➤Il social media manager

È una funzione specifica della comunicazione: i social media sono oggi uno dei principali mezzi per fornire informazioni sul congresso, generare interesse, reclutare partecipanti e aprire un canale di conversazione e interazione con la comunità medica di riferimento. Il social media manager entra nel team organizzativo portandovi la conoscenza delle dinamiche che governano le diverse piattaforme social, selezionando quelle da presidiare a seconda del tipo di congresso e di target di partecipanti, elaborando un piano editoriale dei contenuti da pubblicare nel corso delle varie fasi, gestendo le interazioni, analizzando i dati che le piattaforme raccolgono sui comportamenti degli utenti e sui risultati ottenuti dai singoli post.

➤Il responsabile della sostenibilità

Quanto più si afferma l’esigenza di ridurre l’impatto ambientale degli eventi tanto più sono necessarie figure specifiche con il compito sia di adottare soluzioni concrete di sostenibilità nelle pratiche organizzative del congresso sia di selezionare destinazioni, sedi e fornitori che

Le specializzazioni del team organizzativo

Il manager del virtuale

Ildesigner del congresso

Progetta il congresso, sceglie format e tempi valorizza l’esperienza dei partecipanti e degli sponsor, definisce il programma.

Ilsocial media manager

Progetta la “parte virtuale” del congresso: adatta i contenuti al digitale, seleziona la piattaforma web, progetta e cura i servizi online.

L'analista deidati

Gestisce una comunicazione continuativa e integrata fra un congresso e l’altro per costruire comunità professionali online.

Ilresponsabile della sostenibilità

Porta la conoscenza delle dinamiche social, seleziona quelli da presidiare, elabora il piano dei contenuti, gestisce le interazioni con gli utenti.

Stabilisce le pratiche per contenere l’impatto ambientale del congresso e lavora con tutti i soggetti coinvolti per garantirne l’adozione.

mettano in pratica misure analoghe. Il responsabile della sostenibilità deve quindi analizzare le fasi dell’organizzazione e della produzione del congresso, stabilire le migliori pratiche per contenerne l’impatto ambientale e lavorare con tutti i soggetti coinvolti per garantirne l’adozione.

➤Il safety manager Chi si occupa di verificare che l’evento sia organizzato in conformità alle norme di sicurezza è solitamente una figura consulenziale.

Raccoglie i dati digitali e li traduce in informazioni rilevanti per il committente e per l’organizzatore.

Verifica che l’evento sia organizzato in conformità alle norme di sicurezza e agli obblighi di legge per la gestione del rischio.

Ci sono infatti numerosi obblighi di legge per la gestione del rischio negli eventi: la sicurezza delle strutture, il rischio che deriva dal lavoro in contemporanea di fornitori diversi nella location, l’assistenza sanitaria, la prevenzione antincendio e, se l’evento si svolge in uno spazio pubblico, la valutazione delle vie di fuga, il piano di emergenza, gli accessi per le ambulanze e così via. La figura del safety manager, altamente specializzata, è decisiva non solo per prevenire i rischi ma anche per tutelare l’organizzatore, unico responsabile della sicurezza dell’evento.

Il responsabile della comunicazione

Il safety manager

Servizi offerti e requisiti da verificare

La gestione di tutti gli aspetti del congresso

Le imprese di organizzazione congressuale forniscono in genere un ampio ventaglio di servizi a copertura di tutti gli aspetti dell’evento prima, durante e dopo il suo svolgimento. Se lavorano regolarmente nel campo degli eventi medici hanno inoltre contatti, o dispongono di liste di contatti, delle principali aziende farmaceutiche e produttrici di dispositivi medici che utilizzano per ricercare sponsor. Le agenzie più grandi e strutturate possono occuparsi anche di association management, cioè forniscono alle società scientifiche servizi gestionali e amministrativi; quelle più piccole invece possono talvolta ricorrere a società terze per fornire alcuni servizi (per esempio la comunicazione). Ecco i servizi più comunemente forniti da un’organizzatore congressuale.

Event management

Progettazione e design dell’evento

Definizione dei format e sviluppo del programma

Piano economico-finanziario dell’evento

Gestione amministrativa e adempimenti fiscali

Gestione di pratiche e permessi

Richiesta patrocini

Ricerca, selezione e prenotazione

sede dell’evento

Ricerca, selezione e coordinamento fornitori

Ricerca e gestione relatori

Ricerca e gestione sponsor

Vendita e gestione area espositiva

Coordinamento allestimenti sede dell’evento

Gestione inviti e iscrizioni

Segreteria organizzativa

Software di gestione congressuale

Gestione piattaforma web per eventi ibridi

e/o virtuali

App dell’evento

Gestione abstract

Registrazione dei partecipanti

Gestione evento onsite e online (se ibrido)

Tutti gli adempimenti ECM

Elaborazione piano di sicurezza

Ospitalità

Ricerca, prenotazione e gestione alberghi

Gestione ristorazione/catering

Prenotazione voli e treni

Gestione trasporti e transfer di terra

Organizzazione cene e attività sociali

Organizzazione eventuale programma accompagnatori

Comunicazione

Piano di comunicazione e marketing online e offline

Realizzazione e gestione del sito internet dell’evento

Social media management

Attività di ufficio stampa

Realizzazione e stampa materiali di comunicazione Cartellonistica e segnaletica (digitale e non)

I requisiti dell’organizzatore da verificare

Poiché le competenze necessarie per organizzare un evento sono complesse e i servizi da richiedere sono numerosi, per selezionare la società di organizzazione congressuale cui affidarsi è sempre opportuno verificarne le credenziali. Federcongressi&eventi, l’associazione nazionale delle imprese che operano nel settore congressuale, ha stilato un vademecum con i requisiti da controllare e la documentazione da richiedere all’organizzatore per valutarne caratura professionale e affidabilità. I requisiti sono suddivisi in “vincolanti” e “aggiuntivi”: quelli vincolanti sono la base minima di credenziali che un organizzatore deve esibire per potere essere considerato ai fini di una collaborazione professionale.

Requisiti vincolanti

Curriculum ed esperienza Esperienza in eventi della stessa dimensione del congresso in questione

☑ Esperienza organizzativa di congressi medici simili

☑ Ha già lavorato nella città o destinazione del congresso

☑ È finanziariamente solido e ha una struttura fissa adeguata

☑ Ha una dotazione tecnologica adeguata alle esigenze del congresso

☑ Procedure adottate se i membri chiave dello staff sono indisponibili nei giorni precedenti e durante il congresso

☑ Esperienza nel reperimento di sponsor e nella vendita di spazi espositivi

☑ Competenze su procedure ECM e codici deontologici degli sponsor

☑ Subappalto di servizi a imprese terze, e se sì quali

☑ Offerta di servizi aggiuntivi utili al committente e/o al congresso

☑ Policy di sostenibilità ambientale

☑ Certificazioni di qualità

☑ Appartenenza ad associazioni professionali

☑ Modalità di comunicazione/reporting con il committente

☑ È coinvolto in dispute legali o finanziarie con clienti passati

Esperienza nell’organizzazione di eventi medico-scientifici

Solidità finanziaria

Struttura fissa commisurata all’evento in questione

Regolarità contributiva e iscrizione alla Camera di Commercio

Media del fatturato aziendale dell’ultimo triennio commisurato al congresso in questione

Dichiarazione che il legale rappresentante che non sia sottoposto a procedure processuali pendenti

Certificazione di qualità ISO

Appartenenza ad associazioni di categoria nazionali e/o internazionali

Documentazione da richiedere

Presentazione dell’impresa da cui si evinca un’esperienza di almeno cinque anni ed elenco degli eventi medico-scientifici organizzati simili a quello in questione

Certificato della Camera di Commercio con data inferiore ai sei mesi

Lettera di presentazione di affidabilità finanziaria da parte di almeno un istituto bancario

Dichiarazione resa dal legale rappresentante, che attesti sotto la propria responsabilità: numero dei dipendenti e collaboratori in essere al momento di presentazione dell’offerta numero medio dei dipendenti e dei collaboratori e soci operativi nell’ultimo triennio

autocertificazione relativa alla regolarità contributiva

fatturato generale e specifico dell’ultimo triennio commisurato al bando per cui ci si candida appartenenza ad associazioni di categoria nazionali e/o internazionali

Dichiarazione del legale rappresentante che non vi sono procedimenti processuali pendenti Proposta dettagliata del team di progetto che sarà dedicata all’organizzazione del congresso (funzionigramma del congresso) Copia del certificato di qualità ISO

I controlli sui requisiti dell’organizzatore

Requisiti aggiuntivi (non vincolanti)

Qualifica di provider ECM accreditato o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da AGENAS

Esperienza nell’area specialistica di riferimento del congresso in questione

Familiarità con il territorio dove si svolge il congresso

Dotazione tecnologica

Referenze dei committenti

Documentazione da richiedere

Numero provider ECM provvisorio/standard

Elenco degli eventi medico-scientifici

organizzati nell’area specialistica richiesta

Dichiarazione e descrizione della dotazione tecnologica: sistema informatico, software gestionale, eventuale piattaforma web per eventi ibridi

Elenco di referenze con relativi contatti

ll perché di alcuni requisiti

➤Solidità finanziaria e fatturato

Solidità finanziaria e fatturato dell’impresa congressuale sono parametri importanti da valutare perché da essi dipende la capacità dell’organizzatore di fare anticipi di cassa per sostenere i costi e di gestire la tesoreria dell’evento.

➤Struttura fissa commisurata all’evento

La struttura fissa della società di organizzazione congressuale deve essere commisurata alla dimensione del congresso per evitare che una piccola realtà, poniamo con 4 dipendenti, si cimenti nell’organizzazione di un evento da 5mila partecipanti che difficilmente avrebbe la forza di sostenere. Naturalmente non è vero il contrario, visto che una grande agenzia con 40 dipendenti può tranquillamente gestire un piccolo evento da 100 partecipanti.

➤Appartenenza ad associazioni di categoria

L’appartenenza ad associazioni di categoria non è da sottovalutare: le associazioni di solito ammettono fra gli iscritti solo chi risponde a requisiti e standard professionali ben precisi. Nella maggior parte dei casi, inoltre, le associazioni propongono ai membri regolari attività di formazione che ne garantiscono l’aggiornamento professionale.

Il “core PCO” partner della società scientifica

Con la definizione di “core PCO” (core in inglese significa nucleo, centro) si intende un’impresa di organizzazione congressuale – un PCO, dunque – che lavora con lo stesso committente per più di un evento oppure per un certo numero di anni, estendendo la relazione professionale oltre il singolo congresso. Per esempio, un core PCO segue tutti gli eventi di una stessa società scientifica o associazione, non soltanto il congresso principale; oppure del congresso principale organizza le varie edizioni che si succedono negli anni. Per il committente il vantaggio di lavorare nel tempo con un unico organizzatore è la continuità professionale, che evita il dover selezionare un nuovo organizzatore per ogni evento “briffandolo” ogni volta da zero. Dal punto di vista dell’organizzatore, maturare una conoscenza approfondita del cliente significa essere più efficace nell’aiutarlo a dare un’impostazione strategica ai congressi futuri, ideare nuovi eventi o sviluppare obiettivi di lungo termine.

I vantaggi di una relazione consolidata

Risparmio di tempo e lavoro su bando di gara, selezione dell’organizzatore e suo brief a ogni nuovo evento. Velocizza il processo organizzativo.

Evita la perdita di informazioni sul congresso, probabile invece se ogni edizione ha un organizzatore diverso.

Possibilità di negoziare una tariffa migliore se l’organizzatore ha un contratto pluriennale.

L’organizzatore può occuparsi degli aspetti strategici: nuove idee di sviluppo per il congresso, ricerca di prossime destinazioni e sedi, nuove proposte per gli sponsor e così via Possibilità di sviluppare una strategia di comunicazione e marketing a lungo termine per tenere viva l’attenzione della comunità professionale di riferimento fra un evento e l’altro.

La gara per selezionare l’organizzatore

I motivi per indire una gara

Se la società scientifica, azienda ospedaliera o università che intende organizzare un congresso medico non ha un organizzatore di riferimento può decidere di indire una gara d’appalto per selezionarlo. Chiamare più imprese di organizzazione congressuale a presentare le loro proposte significa avere la possibilità di valutare diverse opzioni, economiche e di progetto, per scegliere quella più in linea con le proprie esigenze. La gara d’appalto può riguardare l’affidamento dell’organizzazione di un singolo evento oppure di più edizioni dello stesso congresso, con un contratto che in genere si estende su tre anni.

Come si conduce la gara

La conduzione di una gara d’appalto è una procedura che comporta diversi passaggi e che può richiedere tempo. È bene dunque organizzarsi

con anticipo, tenendo naturalmente conto anche dei tempi di progettazione del congresso. I passaggi che illustriamo di seguito sono rilevanti per un evento complesso e per un contratto pluriennale con l’organizzatore; congressi più semplici o richieste di contratto per un solo evento possono richiedere meno passaggi e la procedura risultare quindi più rapida.

1Redigere il bando di gara

Il bando di gara deve essere dettagliato. Il tempo dedicato a redigerlo sarà ricompensato dal fatto che le proposte saranno più pertinenti, più in linea con le aspettative e, in definitiva, più soddisfacenti. Quante più informazioni preliminari un organizzatore riceve in merito all’evento che è chiamato a gestire, tanto più facilmente potrà infatti formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista progettuale,

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tecnico ed economico. Da includere nel bando sono sia le specifiche sul congresso oggetto di gara sia lo storico delle edizioni precedenti (numero partecipanti e sponsor, budget etc), avendo cura di inserire informazioni sul soggetto committente, la sua attività e i suoi obiettivi. FISM (Federazione Italiana delle Società Medico-Scientifiche) e Federcongressi&eventi (associazione delle imprese congressuali) hanno prodotto un documento congiunto con le linee guida – si veda il paragrafo successivo I contenuti del bando di gara – per la stesura dei bandi di gara per i congressi. L’obiettivo è, da una parte, fornire al committente del congresso uno strumento che lo aiuti a strutturare il progetto dell’evento e a presentarlo all’organizzatore, dall’altra aiutare l’organizzatore a ottenere informazioni il più dettagliate possibile sul progetto per poter formulare un’offerta mirata.

2Selezionare le agenzie da invitare

Una volta messo a punto il bando è necessario selezionare le imprese di organizzazione congressuale da invitare alla gara. Le “buone pratiche” nella conduzione della gara suggeriscono di contattare non più di tre agenzie oltre a quella che ha organizzato la precedente edizione del congresso, se si ritiene di coinvolgerla. La selezione può essere fatta in base ad alcuni criteri oggettivi: esperienza nell’organizzazione di congressi simili a quello in oggetto, immagine e reputazione dell’agenzia, numero di anni di attività sul mercato, dimensione dell’impresa, ubicazione geografica della sede o degli uffici, affiliazione ad associazioni professionali. Tutte le agenzie dovrebbero essere informate di chi sono le concorrenti in gara.

3Consegna del bando di gara

Il bando va consegnato contemporaneamente a tutte le agenzie invitate, che devono ricevere lo stesso bando, con le stesse informazioni. Contestualmente alla consegna è bene indicare anche quali saranno i tempi di valutazione delle offerte che si riceveranno e come e in quali tempi saranno condotti gli eventuali approfondimenti e richieste di informazioni aggiuntive. Nel bando devono essere indicati chiaramente i tempi concessi per la presentazione dell’offerta, che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto.

4Valutazione delle offerte

Se il bando è correttamente impostato le offerte economiche saranno facilmente comparabili. L’offerta economica non è tuttavia l’unico parametro sul quale valutare un’agenzia candidata, perché sono da considerare anche elementi quali la completezza e accuratezza delle informazioni fornite nonché la loro rilevanza, la creatività del progetto presentato, gli eventuali valori aggiunti di un concorrente rispetto a un altro. L’importante è avere chiaro quali sono i servizi forniti: se qualcosa non è esplicitato con sufficiente chiarezza è opportuno chiedere all’agenzia di specificare cosa include concretamente il servizio fornito.

5Controllo referenze

Una volta selezionata l’agenzia più interessante (o le due agenzie più interessanti) si può chiedere loro di fornire le referenze. Il committente potrà così contattare i clienti per cui hanno già organizzato congressi o con cui stanno lavorando al momento, e magari anche alcuni fornitori (centri congressi, hotel, convention bureau) per avere un riscontro.

LA CORRETTA CONDUZIONE DELLA GARA

Tutte le agenzie ricevono lo stesso bando con le stesse informazioni

6Colloqui di approfondimento

Una volta ricevuta l’offerta, e soprattutto se il contratto che si vuole sottoscrivere con l’organizzatore è pluriennale, il committente può richiedere una presentazione dell’agenzia e un colloquio con il suo rappresentante. Per la presentazione/colloquio di fronte al direttivo della società scientifica o associazione si prevede in genere una mezz’ora, lasciando un’altra trentina di minuti per le domande del board.

7Scelta del vincitore

L’agenzia che vince la gara è quella che ha le caratteristiche più consone e che presenta l’offerta più adatta alle esigenze del committente. Una volta selezionata si mettono per iscritto richieste e servizi e si firma il contratto. Molti organizzatori possono fornire contratti standard normalmente in uso, ma è sempre bene che il committente li faccia valutare da un proprio rappresentante legale a tutela dei propri interessi. Quando la decisione è stata presa è buona norma informare le agenzie perdenti prima che avvenga la comunicazione verso l’esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l’esterno dell’aggiudicazione da parte dell’agenzia che ha vinto la gara devono essere concordate con il committente.

Tempi concessi per la presentazione dell’offerta congrui alla complessità del progetto

Selezionato il vincitore, informare le altre agenzie prima della comunicazione all’esterno

I contenuti del bando di gara

Di seguito presentiamo alcune indicazioni per redigere il bando di gara basate sul documento FISM-Federcongressi&eventi. Il riferimento è per la gestione di congressi di dimensione almeno nazionale; eventi più piccoli richiedono meno dettagli.

➤Informazioni generali

La prima sezione del bando contiene le informazioni che permettono all’organizzatore di inquadrare l’evento – quando si terrà, di che tipo di evento si tratta, chi lo promuove e così via.

Sono dunque da inserire le seguenti voci:

Titolo dell’evento Committente

Date di svolgimento – previste ed eventuali date alternative

Città di svolgimento – indicare anche se la sede è già stata scelta e, se già opzionata, quando scade l’opzione Tipologia dell’evento – congresso o altro Formato dell’evento – solo in presenza, ibrido, virtuale Frequenza dell’evento – annuale, biennale o altro

Struttura dell’evento – allegare il programma definitivo dell’ultima edizione

Invitare non più di tre agenzie oltre a quella in carica

➤Presentazione dell’offerta e contratto

È la parte del bando che definisce le modalità di presentazione dell’offerta, la scadenza per presentarla, i tempi intermedi di interlocuzione e il tipo di contratto con cui si intende ingaggiare l’organizzatore.

Nome e recapiti del referente cui inviare l’offerta

Modalità di presentazione dell’offerta – email, corriere, posta raccomandata, altro Data ultima per la presentazione dell’offerta Scadenze di comunicazione intermedie –richieste chiarimenti, risposte chiarimenti, comunicazione della shortlist, incontro con le agenzie selezionate, esito gara Tipologia di contratto – appalto, mandato con rappresentanza, cessione del diritto di sfruttamento economico

➤Lo storico economico Generalmente si indicano i dati economici delle ultime tre edizioni del congresso. Informazioni dettagliate permettono all’organizzatore di valutare se la propria capacità economica è commisurata all’evento, visto che spesso ne anticipa le spese, e di esaminare l’entità dei ricavi voce per voce.

Storico del fatturato

Sponsorizzazioni – forme e costi

Simposi sponsorizzati – numero e importo delle vendite

Spazi espositivi – importo al mq, numero spazi venduti e totale mq venduti

Quote di iscrizione – numero partecipanti iscritti per categoria congressuale, importo della quota e scadenza di versamento

Altre forme di sponsorizzazione

➤Viaggi e alberghi

La sezione è dedicata alle spese di viaggio e alloggio per i relatori, alle indicazioni sulla tipologia di alberghi da prenotare per i partecipanti e ai transfer di terra.

Numero relatori e invitati cui viene offerto il viaggio e loro provenienza – Italia, Europa, extra UE

Classi di volo e di treno da utilizzare per ciascuna provenienza

Numero relatori e invitati cui viene offerta l’ospitalità alberghiera – numero notti e categoria hotel

Numero camere prenotate per i partecpanti nell’ultima edizione suddivise per categoria hotel

Servizio navetta per i partecipanti dall’hotel alla sede congressuale – sì/no

➤La sede dell’evento

Tutto ciò che è da prevedere nella sede dei lavori: le sale e i loro allestimenti, le aree espositive e di servizio necessarie, i servizi tecnici e tecnologici richiesti. Sulla base di queste informazioni l’organizzatore seleziona e propone la location se non è già stata scelta dal committente.

Numero giorni di utilizzo

Numero sale richieste – capienza e tipologia di allestimento di ciascuna

Area poster – numero e-poster previsti

Area espositiva – numero stand previsti, metri quadrati netti

Area catering per coffee break e pranzo

sì/no

Numero uffici richiesti – segreteria, sale riunioni, sala stampa

Servizi tecnici richiesti in ogni sala

Trasmissione in streaming delle sessioni

sì/no

Registrazione delle sessioni per la pubblicazione on demand – sì/no

➤Programma del congresso

Indicare nel dettaglio i servizi richiesti per ogni parte del programma permette all’agenzia che partecipa alla gara di individuare risorse e competenze da mettere in campo per il progetto.

Accreditamento ECM – sì/no

Cosa si accredita – intero congresso, singole sessioni, corsi precongressuali

Tipologia di accreditamento ECM –residenziale, FAD, entrambi

Categorie professionali a cui è rivolto l’evento Indicare se il committente è provider ECM –tipologia di accreditamento

Raccolta abstract – indicare se a cura dell’organizzatore o della segreteria scientifica

Numero di abstract accettati nell’ultima edizione

Numero di poster e comunicazioni orali accettati nell’ultima edizione Comunicazioni agli autori – indicare se a cura dell’organizzatore o della segreteria scientifica

Gestione esposizione e poster – sì/no

Gestione tesoreria – sì/no

Gestione onorari relatori – sì/no

COSA INSERIRE NEL BANDO DI GARA

Informazioni generali sul congresso

tipologia di contratto richiesto e modalità di presentazione dell’offerta

tipologia di sede

spazi e servizi richiesti

Programma scientifico

ed eventuale accreditamento ECM

Coffee break e pranzi – sì/no, indicare se inclusi nella quota di iscrizione e per quante persone

➤Programma sociale

Il programma sociale, anche se sobrio, è un’occasione per mostrare ai partecipanti qualcosa della destinazione ospite e può dare l’opportunità di inserire elementi creativi. Richiede uno sforzo logistico importante e per questo deve essere dettagliato fin dall’inizio.

Cocktail di inaugurazione –sì/no

Sede – eventuale ipotesi del committente

Trasferimento dei partecipanti in pullman

sì/no

Pranzo del presidente con solo relatori e ospiti – sì/no

Sede – eventuale ipotesi del committente

Trasferimento dei relatori in pullman sì/no

Cena di gala

Sede – eventuale ipotesi del committente

Inclusa nella quota di iscrizione – sì/no

Intrattenimento – sì/no

Trasferimento dei partecipanti in pullman –

sì/no

dati economici

delle ultime tre edizioni del congresso

Programma sociale

attività richieste

➤Comunicazione

viaggi, alberghi e transfer richiesti

comunicazione sito, social, ufficio stampa, app, progettazione grafica materiali

Nella maggior parte dei casi l’agenzia di organizzazione congressuale è strutturata al proprio interno per fornire servizi di comunicazione. È importante definire fin dal principio le voci, come il sito web, che incidono maggiormente sul costo della comunicazione.

Progettazione grafica dei materiali di comunicazione –sì/no

Costruzione sito web – sì/no

Funzionalità del sito da gestire – registrazioni online, raccolta abstract e valutazioni, prenotazioni hotel, integrazione con social media etc.

Social media management – sì/no

App dell’evento –sì/no

Ufficio stampa – servizi richiesti e obiettivi di visibilità

Materiali di comunicazione richiesti formato digitale o cartaceo (annunci, call for abstracts, programma, manifesto, locandina con programma, volume abstract/ atti, badge, cavalierini, attestato di partecipazione, inviti cene del presidente, kit congressuale, cartelle stampa etc)

Il contratto fra committente e organizzatore

Le due tipologie di contratto

Il contratto che regola il rapporto fra il committente dell’evento e l’organizzatore chiamato a gestirlo può essere di due tipi: di appalto o di cessione.

Le due tipologie di contratto presentano differenze sostanziali, per ciascun soggetto, in termini di facoltà decisionale sulle scelte operative, rischio imprenditoriale, procedure contabili e trattamento fiscale ed è quindi bene averne chiari i profili e le implicazioni per poter scegliere a ragion veduta la soluzione più adatta alle proprie esigenze.

Il contratto d’appalto Oggetto dell’appalto è in genere l’intera organizzazione del congresso. L’organizzatore opera come consulente e fornisce al committente tutti i servizi previsti dal bando di gara. Il committente ha pieno potere decisionale sull’evento (e quindi l’ultima parola sulla scelta dei fornitori) e si fa interamente carico del rischio imprenditoriale a esso legato. L’organizzatore gestisce entrate e uscite del congresso per conto del committente.

L’appalto include

La gestione e il coordinamento di tutti i fornitori, la gestione di tutte le entrate del congresso (sponsorizzazioni e quote di iscrizione) dalla fase di contrattualizzazione a quella di fatturazione fino all’incasso delle somme per conto del committente.

L’appalto non include gli adempimenti ECM

Se l’organizzatore è anche provider accreditato ai fini ECM (cioè ha, tra le società appartenenti al proprio gruppo, un provider ECM), può offrire al committente di svolgere anche le attività relative all’accreditamento ECM dell’evento, nonché di collaborare allo sviluppo del programma scientifico. Queste attività sono oggetto di un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider separato dal contratto d’appalto.

Capitolato dei servizi

Il capitolato dei servizi che l’organizzatore è chiamato a fornire è contenuto nel bando di gara, che proprio per questo deve essere molto dettagliato. È importante che ci sia chiarezza sui servizi oggetto dell’appalto. Al contratto di appalto va allegato il budget preliminare dell’evento, le cui voci rispecchieranno quelle del capitolato. Il budget è un documento fondamentale di controllo dell’attività dell’organizzatore. Stesura e aggiornamento del budget avvengono di comune intesa fra il committente e l’organizzatore.

Appalto con rappresentanza

L’appalto con rappresentanza è una modalità contrattuale che prevede che l’organizzatore agisca in nome del committente tramite procura. Ciò significa che può emettere direttamente le fatture a nome del committente. Al termine dell’evento l’organizzatore consegna al committente la somma degli incassi effettivi del congresso al netto del proprio compenso.

Appalto senza rappresentanza

Questa modalità contrattuale prevede invece che l’organizzatore agisca per conto del committente, ma in nome proprio. Ciò significa che fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate.

Il contratto fra committente e organizzatore

Contratto d’appalto Contratto di cessione

Il committente mantiene facoltà decisionale e si fa carico del rischio economico.

L’organizzatore opera come consulente.

Con rappresentanza

L’organizzatore opera in nome del committente ed emette fatture a suo nome.

Senza rappresentanza

L’organizzatore agisce per conto del committente ma a proprio nome. Fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate.

Al termine dell’evento il committente emette una fattura all’organizzatore pari al valore delle entrate effettive del congresso e l’organizzatore emette a sua volta una fattura al committente pari al compenso pattuito. In questo caso, l’incasso derivante da sponsorizzazioni e iscrizioni risulta nella contabilità dell’organizzatore come “ricavi di terzi”.

Il compenso dell’organizzatore

Non c’è una regola per determinare il compenso dell’organizzatore. In genere è un onorario d’agenzia calcolato in percentuale al fatturato complessivo dell’evento. Più raramente è un importo fisso. Oltre al compenso, che viene fatturato, l’organizzatore percepisce il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel budget e nel rendiconto consuntivo.

Pagamenti in ritardo. Ai pagamenti effettuati in ritardo vengono automaticamente applicati gli interessi di mora (d.lgs. 231/2002).

Acconti sul compenso. L’organizzatore può chiedere al committente dell'evento acconti sul proprio compenso se i fornitori richiedono pagamenti anticipati prima che siano stati realizzati incassi da sponsorizzazioni o iscrizioni al congresso.

Costo della fideiussione. Se il committente richiede una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento dell’organizzatore, il relativo costo va a carico del budget dell’evento.

L’organizzatore che compra i diritti sul congresso, ha autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene i costi e trattiene le entrate. Si fa carico del rischio economico.

Minimo garantito

È la somma minima che l’organizzatore deve versare al committente per la cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento.

Minimo sostenibilegarantito

Una parte fissa e una variabile: parte fissa tra il 10 e il 25% delle entrate del congresso; parte variabile legata all’utile e concordata fra le parti.

Recesso dal contratto

Il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto, ma deve rifondere all’organizzatore le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. I contratti di appalto possono contenere una clausola che protegge l’organizzatore da cause di forza maggiore che rendono impossibile la prosecuzione dell’organizzazione di un congresso (i lockdown del 2020 durante la pandemia Covid sono stati considerati causa di forza maggiore). In tal caso l’organizzatore può essere esonerato dall’adempimento e il committente è tenuto a pagargli il compenso per il lavoro svolto fino a quel momento.

Il contratto di cessione

Il contratto prevede che il committente ceda il diritto di sfruttamento economico del congresso all’organizzatore a fronte di un corrispettivo. L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ne diventa l’imprenditore: assume quindi piena autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene tutti i costi e trattiene tutte le entrate. In questo caso il rischio economico dell’evento è tutto a carico dell’organizzatore.

Quanto costano i diritti sul congresso

La somma che l’organizzatore paga al committente per acquisire il diritto di sfruttamento economico del congresso è di norma pari all’utile dell’evento. Può anche

essere un importo fisso, oppure un importo fisso con l’aggiunta di una percentuale dell’utile o, anche, una combinazione di tutte le opzioni descritte. In quanto titolare del diritto di sfruttare economicamente l’evento, l’organizzatore non è vincolato nella scelta di location e fornitori, nella gestione delle entrate e nella gestione operativa.

Il minimo garantito per il committente Con la dicitura “minimo garantito” si intende la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso (a prescindere quindi dall’effettivo esito economico dell’evento) versare al committente in cambio della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Tale somma è in genere garantita da fideiussione bancaria.

Proporzionare il minimo garantito alla dimensione economica dell’evento

Il “minimo garantito” viene stabilito in fase di stipula del contratto, quindi prima che il congresso si svolga e prima di sapere se ci saranno abbastanza entrate (sponsor e iscritti) per sostenerlo. Se il “minimo garantito” è troppo alto, cioè se l’importo che l’associazione chiede all’organizzatore è sproporzionato rispetto al rapporto tra entrate e uscite del congresso, il rischio è che l’organizzatore tagli in maniera consistente le spese (a scapito magari della qualità dell’evento) per non incappare in problemi finanziari se la manifestazione non dovesse portare i risultati economici sperati.

Prevedere una parte fissa e una variabile

Secondo Federcongressi&eventi un corrispettivo sostenibile è composto da una parte fissa e una parte variabile. La parte fissa, cioè il minimo garantito dall’organizzatore, dovrebbe attestarsi fra il 10 e il 25% delle entrate del congresso, a seconda delle caratteristiche del congresso stesso. La parte variabile, legata al risultato economico dell’evento (utile), può essere concordata fra le parti, che in questo modo sono entrambe incentivate a raccogliere più entrate e controllare le spese.

Stabilire una scala di priorità

A ulteriore tutela economica dell’evento, e quindi della sua buona riuscita, il contratto di cessione può indicare quali attività del congresso, con le relative spese, devono essere considerate prioritarie e quindi necessariamente svolte, a prescindere dal risultato economico dell’evento, e quali invece possono essere indicate come opzionali, cioè da realizzare solo in caso di entrate in grado di coprirne i costi.

Collaborazione sulla ricerca sponsor

Pur se con il contratto di cessione il rischio economico dell'evento ricade sull’organizzatore, per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso è importante che l’associazione medico-scientifica operi in partnership con l’organizzatore, soprattutto in tema di reperimento risorse.

Per esempio:

Contatti con gli sponsor. L’associazione deve favorire i contatti fra l’organizzatore e i potenziali sponsor, sensibilizzando questi ultimi sulla rilevanza scientifica del congresso per agevolare l’organizzatore nel reperimento delle sponsorizzazioni necessarie alla riuscita dell’evento.

I tempi degli sponsor. L’associazione deve rispettare rigorosamente i tempi di organizzazione del congresso, in particolare per ciò che riguarda la stesura del programma scientifico. È infatti sulla base del programma che gli sponsor identificano i temi di loro interesse, e il non predisporlo nei tempi richiesti dall’organizzazione potrebbe causare problemi con le sponsorizzazioni.

Le clausole contrattuali al tempo del Covid

Dopo i lockdown istituzionali imposti dalla pandemia e il termine delle restrizioni da emergenza sanitaria, la causa di forza maggiore non è più invocabile per eventuali recrudescenze del virus in contratti stipulati a pandemia avvenuta. Gli organizzatori possono però tutelarsi inserendo nel contratto clausole previsionali speciali sul rischio Covid: per esempio, stabilendo che se un congresso previsto in presenza deve essere “trasformato” in ibrido o virtuale, con la conseguenza dell’aumento dei costi e la contrazione delle entrate, l’accordo economico con il committente possa essere rinegoziato.

Il documento di progetto

Le prime informazioni da acquisire

Un congresso medico comincia con un progetto. Se il committente ha indetto una gara per selezionare l’organizzatore, il bando è stato plausibilmente redatto sulla base di un documento di progetto, che contiene le informazioni principali del congresso e ha molteplici funzioni: definisce il tipo di evento che si va a realizzare e le sue dimensioni, ne stabilisce gli obiettivi, indica chi sono i soggetti coinvolti e a quale titolo (dai partecipanti ai relatori, dagli sponsor ai fornitori) e permette di determinarne i tempi di progettazione e organizzazione. Le informazioni di base da inserire nel documento di progetto, cioè le prime decisioni da prendere riguardo al congresso, sono:

Obiettivi dell’evento

Accredito ECM sì/no o solo per alcune sessioni

Formato (residenziale, ibrido, virtuale)

Registrazione sessioni e presentazioni, sì/no

Data (già scelta o solo ipotizzata)

Numero dei partecipanti attesi (in presenza e in remoto)

Provenienza dei partecipanti (locale, nazionale, internazionale)

Durata del congresso

Destinazione (già scelta o solo ipotizzata)

Tipologia della sede congressuale

Numero di sponsor previsti

Area espositiva sì/no

Numero di relazioni ipotizzate

Numero di poster ipotizzati

Bozza del programma

Numero dei fornitori da coinvolgere

Quali sono gli obiettivi

Che cosa si vuole ottenere con l’organizzazione del congresso? È la prima domanda che si deve porre il committente, perché come tutte le attività anche i congressi devono avere uno o più obiettivi in base ai quali definire le strategie

organizzative e misurarne il raggiungimento una volta terminati. Gli obiettivi di un congresso medico, cioè i risultati che il committente vuole ottenere attraverso di esso, possono essere molteplici: se si tratta di un evento periodico, che si ripete a cadenza fissa, si potrebbe volere ottenere un risultato incrementale rispetto alla precedente edizione: più partecipanti, più sponsor, più relazioni, più utili finanziari. Se invece si tratta di un congresso alla prima edizione o di un evento singolo, per entrambi i quali è impossibile stabilire un benchmark rispetto al trascorso, gli obiettivi possono essere stabiliti prendendo a riferimento i risultati di eventi simili per dimensioni, temi o caratteristiche.

Una strategia per ogni obiettivo

Gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento, in modo da orientare la progettazione verso il loro conseguimento. Per esempio: se l’obiettivo è incrementare il numero di partecipanti, la strategia per raggiungerlo potrà essere quella di implementare una campagna di comunicazione mirata; se l’obiettivo è aumentare il numero degli sponsor, la strategia potrà essere quella di proporre modalità di sponsorizzazione innovative; se l’obiettivo è avere visibilità su media e social media, la strategia da perseguire può essere quella di affidarsi a un ufficio stampa e di reclutare qualche influencer del web; se, infine, l’obiettivo è generare o aumentare gli utili, la strategia sarà quella di aumentare iscritti e sponsor e tagliare i costi ovunque possibile.

La scelta del format

La nuova variabile che entra in gioco nel determinare la natura del progetto è il formato del congresso: in presenza, ibrido o virtuale. Come detto all’inizio di questo volume, con la fine delle limitazioni per l’emergenza sanitaria Covid il formato virtuale non è più utilizzato

Perché scegliere il format ibrido per il congresso

Per ampliare la platea dei partecipanti

Per dare ai partecipanti da remoto la possibilità di interagire in diretta

Per ridurre i costi per i partecipanti

Per ampliare la visibilità del congresso e dell’associazione committente

Per rendere fruibili i contenuti del congresso per un tempo più lungo

Per rendere fruibili i contenuti degli sponsor per un tempo più lungo

Per rendere il congresso più inclusivo (partecipanti da altri paesi, più categorie professionali coinvolte)

per i congressi propriamente detti, per i quali committenti, partecipanti e sponsor richiedono lo svolgimento in presenza. È però utilizzato per altri tipi di formazione medica: webinar, corsi, eventi per piccoli gruppi, progetti formativi su tematiche specifiche. Il format ibrido, cioè un congresso che si svolge in presenza in una location fisica, con un’audience in platea e relatori sul palco, ma anche con partecipanti che seguono i lavori da remoto, collegati online attraverso una piattaforma, è invece utilizzato, soprattutto nei congressi associativi nazionali e in quelli internazionali. Il format ibrido può essere adottato per perseguire diversi obiettivi.

Gli obiettivi del format congressuale ibrido

Ampliare la platea dei partecipanti

Il formato permette di seguire i lavori anche a persone distanti geograficamente o a chi non può, per ragioni progfessionali, prendersi il tempo per partecipare a un congresso di più giorni.

Dare ai partecipanti da remoto la possibilità di interagire in diretta

Il vero valore aggiunto dell’ibrido, cioè lo streaming in diretta, è che dà ai partecipanti da remoto la stessa possibilità dei partecipanti in presenza di interagire durante le sessioni grazie alle applicazioni per porre domande e partecipare a votazioni, ai canali chat e alle eventuali presentazioni interattive (descritte nel capitolo Le tecnologie congressuali). La generica registrazione delle sessioni da pubblicare successivamente online per la fruizione on demand non dà infatti l’opzione dell’interattività.

Ridurre i costi per i partecipanti

Il partecipante da remoto non ha spese di viaggio e la quota di iscrizione è generalmente inferiore del 20% rispetto a quella per la partecipazione in presenza. Ciò significa, per la società scientifica committente, poter coinvolgere quei segmenti professionali a minore capacità di spesa (per esempio gli specializzandi).

Ampliare la visibilità del congresso e dell’associazione committente

Il questo modo l’associazione può perseguire anche obiettivi di ampliamento della membership.

Rendere fruibili i contenuti del congresso per un tempo più lungo

Le sessioni del congresso registrate e trasmesse in streaming, così come abstract, poster e contenuti degli sponsor, rimangono in genere accessibili sulla piattaforma web per un tempo più o meno lungo (a discrezione del committente), che può variare da qualche mese oppure fino alla successiva edizione del congresso.

I modelli di business del formato ibrido

La scelta di adottare il formato ibrido dipende anche dal budget del congresso perché comporta costi tecnologici aggiuntivi di non poco conto. La decisione deve dunque essere presa sulla base della partecipazione numerica attesa, che se sufficientemente numerosa consente di coprire i costi, oppure sulla priorità dell’obiettivo di inclusione, considerando quindi l’ibrido come un investimento. Alcune società scientifiche, in accordo con gli organizzatori, comunicano la possibilità dello streaming in diretta soltanto un mese prima del congresso, puntando in questo modo a raccogliere il maggior numero di iscrizioni in presenza possibile e lasciando l’opzione della partecipazione da remoto soltanto alla fine, per “reclutare” chi comunque non sarebbe venuto in presenza. Un’altra opzione interessante è quella dei contenuti on demand, cioè le sessioni e le presentazioni che possono essere pubblicati online per la fruizione successiva al congresso. Alcune associazioni ne lasciano libero l’accesso agli iscritti al congresso o ai soci, proponendoli invece a pagamento a professionisti esterni.

I tempi dell’organizzazione

Il tempo di progettazione e organizzazione di un congresso medico-scientifico non è mai standard, perché dipende dalle caratteristiche del congresso stesso: variabili come la portata (locale, nazionale o internazionale), il numero di partecipanti, la periodicità (congresso annuale o evento singolo), l’accredito o meno al programma ECM e la destinazione dove si svolge, tanto per elencarne alcune, sono tutti elementi che

influenzano la durata del processo organizzativo. Dal punto di vista logistico, un evento con 3.000 congressisti provenienti da tutta Italia o da tutto il mondo è ovviamente più complesso da realizzare di un evento di dimensione locale con 100 partecipanti attesi. Le grandi strutture congressuali devono essere prenotate con largo anticipo, così come gli allotment alberghieri per un numero elevato di camere. Un evento con un programma complesso, con molte relazioni, sessioni parallele e simposi satellite, con attività sociali e cena di gala avrà senz’altro tempi di organizzazioni più lunghi rispetto a un evento più breve e semplice che coinvolge un numero minore di fornitori.

Calcolare i tempi per coinvolgere tutti i soggetti

Nella pianificazione del calendario organizzativo occorre tenere conto anche dei tempi di coinvolgimento di tutti i soggetti che gravitano intorno al congresso. La ricerca e l’acquisizione degli sponsor, per esempio, sono processi che comportano l’interlocuzione con i diversi uffici e le diverse funzioni che all’interno delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici (tradizionali sponsor dei congressi medico-scientifici) si occupano di marketing e che richiedono tempo per essere completati, soprattutto quando lo sponsor è più di uno. Lo stesso dicasi per i relatori, che devono essere contattati e coinvolti per tempo. Anche i partecipanti hanno le loro tempistiche: dal primo annuncio del congresso al suo svolgimento deve intercorrere un lasso di tempo sufficientemente lungo per fare comunicazione e promozione, informare tutto il potenziale target e raccoglierne le iscrizioni.

Quanto tempo prima partire con l’organizzazione

Pur se non esistono tempi standard per l’organizzazione dei congressi – perché ogni congresso è diverso dall’altro – è però possibile fare stime abbastanza precise e attendibili del tempo necessario a organizzarli se si ha un’accurata visione d’insieme, se si conoscono i tempi di azione e reazione di tutti i soggetti coinvolti e se ci si può basare dull’esperienza pregressa nell’organizzazione di eventi simili (per tutti e tre gli aspetti il riferimento migliore sono gli organizzatori di congressi professionali).

Un congresso internazionale con migliaia di partecipanti ha un tempo di organizzazione che

I modelli di business del formato ibrido

Annunciare il format ibrido da subito

Raccogliere fin dall’inizio iscrizioni per la parte online

Quote d’iscrizione più basse per i partecipanti da remoto

Ampliare il numero dei partecipanti

Annunciare il format ibrido un mese prima del congresso

Raccogliere il maggior numero di iscrizioni in presenza possibile

Lasciare l’opzione della partecipazione da remoto solo per chi non sarebbe venuto comunque

può arrivare fino a a 3 o 4 anni e in qualche caso perfino di più; per un congresso nazionale medio in genere si parte con un anticipo di 1 o 2 anni, mentre per eventi locali con poche decine di partecipanti sono sufficienti 1 o 2 mesi.

Procedure ECM e sponsor che influiscono sui tempi

Le scadenze imposte dalle varie normative coinvolgono tutti gli eventi medici, ma hanno un impatto sui tempi di progettazione soprattutto di quelli più piccoli e meno complessi.

L’accredito al programma in Educazione

Continua in Medicina (ECM) impone il rispetto delle scadenze AGENAS (Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali); la sponsorizzazione da parte di aziende farmaceutiche quelle di AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco) e del codice deontologico di Farmindustria; la sponsorizzazione da parte di aziende di dispositivi medici e diagnostici quelle del codice etico di Confindustria Dispositivi Medici.

registrazione delle sessioni

Pubblicazione sulla piattaforma per la fruizione on demand

Ad accesso libero per tutti

Ad accesso a pagamento per i non soci o i non partecipanti

Accredito ECM

AGENAS impone ai provider, gli unici soggetti autorizzati a erogare attività di formazione valide ai fini ECM, di registrare gli eventi sul proprio sito entro 30 giorni dalla data di svolgimento. Poiché la procedura di registrazione sul sito AGENAS richiede l’inserimento di molti dati specifici – durata dell’evento, numero di partecipanti previsti, nome del responsabile scientifico e del responsabile della segreteria organizzativa, codice fiscale di tutti i relatori – occorre fare in modo di arrivare ai 30 giorni prima della data di svolgimento con molta parte dell’organizzazione già pronta e definita.

Sponsor azienda farmaceutica

AIFA – AIFA impone alle aziende farmaceutiche di richiedere l’autorizzazione preliminare alla sponsorizzazione di congressi e convegni medici almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista. L’azienda farmaceutica può sponsorizzare l’evento se, entro 45 giorni

I tempi dell’ECM e degli sponsor

Nessuna azione necessaria no

Nessuna azione necessaria

È UN EVENTO ECM?

Necessaria registrazione su sito AGENAS fino a 30 giorni prima dell’evento

È UN EVENTO SPONSORIZZATO?

Tra gli sponsor ci sono aziende farmaceutiche?

Necessaria autorizzazione AIFA fino a 60 giorni prima dell’evento

Tra gli sponsor ci sono soci di Confindustria Dispositivi Medici?

no si

Tra gli sponsor ci sono aziende associate a Farmindustria? Non necessaria autorizzazione AIFA

Caricare l'evento sulla piattaforma SVC fino a 75 giorni prima dello svolgimento

dalla richiesta, AIFA comunica il proprio parere favorevole. È chiaro quindi che è necessario per l'organizzatore inoltrare la richiesta di sponsorizzazione ben prima della scadenza dei 60 giorni, per evitare di arrivare troppo vicino alla data dell’evento senza sapere se può o meno contare sullo sponsor.

Farmindustria – In tema di inviti ai congressi il codice deontologico di Farmindustria impone, solo per eventi accreditati ECM e solo per la partecipazione di medici specialisti dipendenti di strutture pubbliche o private convenzionate, di mandare l’invito non nominativo alla struttura almeno 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, con allegato il programma scientifico dell’evento.

Non è necessario caricare l’evento sulla piattaforma SVC

Eventi ECM: invito non nominativo alla struttura fino a 60 giorni dallo svolgimento

Nessuna ulteriore azione necessaria

Sponsor azienda di dispositivi medici e diagnostici

Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici impone alle aziende associate, prima di erogare qualsiasi tipo di sostegno economico al provider, di verificare che l’evento in questione sia stato approvato dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), la piattaforma che l’associazione utilizza per stabilire la conformità degli eventi ai requisiti del proprio codice etico. Il termine per il caricamento degli eventi sulla piattaforma SVC è di 75 giorni prima dello svolgimento dell’evento. È necessario inoltrare la richiesta prima della scadenza dei 75 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor.

La ricerca degli sponsor

Gli eventi medici si sostengono con le sponsorizzazioni

La ricerca degli sponsor è una delle attività più importanti nella fase di pianificazione del congresso. La maggior parte degli eventi medici sono realizzabili o economicamente sostenibili soltanto grazie al contributo finanziario di aziende terze (sponsor). La sponsorizzazione è un accordo commerciale con cui lo sponsor sostiene l’organizzazione del congresso attraverso un contributo finanziario o la fornitura di beni e servizi in cambio di visibilità del proprio marchio, del proprio messaggio e dei propri prodotti presso il pubblico dei partecipanti. I congressi medico-scientifici hanno infatti tre fonti di ricavo: le quote di iscrizione versate dai partecipanti, le sponsorizzazioni che arrivano da aziende attive nei settori farmaceutico e dei dispositivi medici e la vendita, a quelle stesse aziende, di stand e spazi nell’area espositiva del congresso.

I congressi associativi e gli sponsor privati

Le sponsorizzazioni di eventi medici sono tuttavia materia delicata, soprattutto se gli eventi sono accreditati al programma di Educazione Continua in Medicina (ECM). La legge istitutiva dell’ECM stabilisce infatti che ASL e ospedali devono investire per la formazione sanitaria obbligatoria dei propri dipendenti almeno l’1% del monte stipendi, ma lascia scoperto il finanziamento della formazione del personale sanitario non dipendente e degli eventi di formazione promossi dalle associazioni professionali. Da una parte, dunque, ci sono i progetti formativi aziendali di ASL e ospedali che, autoprodotti dalle ASL di maggiori dimensioni e acquistati da quelle più piccole, sono di solito gli eventi che hanno meno bisogno di sponsorizzazioni esterne. Dall’altra parte ci sono gli eventi residenziali promossi dalle associazioni professionali: generalizzando si tratta in gran parte dei tradizionali congressi nazionali o internazionali, importantissimi per la vita associativa, per la diffusione della

cultura scientifica, per il calibro dei relatori e per l’aggiornamento su nuove tematiche. Sempre generalizzando, sono gli eventi per cui è maggiormente richiesta la sponsorizzazione delle aziende private.

La disciplina delle sponsorizzazioni se c’è l’accredito ECM

È quindi prassi che le aziende farmaceutiche e di dispositivi medici portatrici di interessi commerciali sostengano i costi della formazione in ambito sanitario, divenendone la fonte primaria di finanziamento. Ma per garantire l’indipendenza della formazione obbligatoria dalle influenze commerciali, il Ministero della Salute disciplina la sponsorizzazione di eventi e attività accreditate ECM attraverso una lunga serie di norme e regole (descritte nel secondo capitolo di questa Guida) tese a prevenire che le aziende sponsor interferiscano con i contenuti degli eventi formativi e intacchino l’indipendenza dei formatori. Tali norme non si applicano invece a eventi e congressi non accreditati ECM, anche se le associazioni delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici) hanno propri codici etici che impongono vincoli alle sponsorizzazioni anche per eventi non ECM.

L’attività di reperimento sponsor

L’attività di reperimento sponsor, cruciale per la riuscita del congresso, viene condotta dal committente/provider dell’evento. Se c’è un’agenzia di organizzazione congressuale, questa in genere si occupa delle sponsorizzazioni con il supporto dell’associazione committente: l’associazione favorisce i contatti, sensibilizza le aziende e si fa garante della qualità dei contenuti scientifici, mentre l’organizzatore si occupa del processo di acquisizione degli sponsor, della costruzione del “pacchetto di sponsorizzazione” e della gestione della relazione con le aziende prima, durante e dopo l’evento.

Cosa inserire nella proposta di sponsorizzazione

Descrizione dell’evento

Descrizione del pubblico professionale cui è rivolto

Indicazioni sul numero di partecipanti previsti

Descrizione dei contenuti scientifici

Bozza di programma

Lista dei relatori

Indicazioni su data, destinazione e location

Opzioni di sponsorizzazione disponibili Possibilità di soluzioni personalizzate

Identificare i potenziali sponsor

Il primo passo per identificare i potenziali sponsor di un congresso è analizzare il mercato di riferimento, cioè le aziende che operano nel campo o nella disciplina oggetto del congresso. Ci sono settori della Sanità che hanno una maggiore densità commerciale e settori dove può essere più difficile trovare sponsor: in quest’ultimo caso l’evento dovrà in buona parte autofinanziarsi con le quote di iscrizione. Occorre inoltre tenere presente che le aziende farmaceutiche più grandi spesso hanno uffici marketing distinti per ogni linea di prodotto, ed è quindi consigliabile chiarirsi bene le idee rispetto alle attinenze fra i contenuti dell’evento e l’attività dei potenziali sponsor prima di avviare i contatti. I congressi che si svolgono annualmente sono avvantaggiati nella ricerca sponsor perché possono presentare i risultati delle edizioni precedenti per attirare nuovi investitori, mentre per gli eventi alla prima edizione o che hanno un’edizione unica occorre fare leva sulla qualità del progetto e dei contenuti scientifici in programma.

La proposta di sponsorizzazione

Una volta identificate le aziende potenzialmente interessate a finanziare il congresso occorre sottoporre ai loro uffici marketing una proposta di sponsorizzazione: tipicamente il documento contiene la presentazione dell’evento e dei suoi contenuti scientifici, una bozza di programma, la lista dei relatori, indicazioni su destinazione e location dove si svolgeranno i lavori e le opzioni di sponsorizzazione disponibili con i relativi costi,

che variano a seconda del grado di visibilità garantito all’azienda sponsor: si parte da un livello base, come per esempio la sponsorizzazione del coffee break, fino agli investimenti più cospicui in stand espositivi. La tradizionale offerta di pacchetti standard, che in sede di congresso garantiscono alle aziende visibilità attraverso l’esposizione del logo o la menzione nei materiali dell’evento, sta tuttavia lasciando il posto a formule personalizzate che raccolgono l’esigenza degli sponsor di massimizzare il valore dell’investimento.

Progetti a valore aggiunto

Alle aziende che sponsorizzano i congressi medicoscientifici i classici pacchetti di visibilità di brand infatti non bastano più: massimizzare l’investimento in sponsorizzazione significa oggi generare una relazione con il target di interesse ed estenderla oltre la durata del congresso attraverso soluzioni innovative. L’organizzatore deve dunque operare su due fronti: da una parte, garantire che il maggiore coinvolgimento dello sponsor non infici l’imparzialità dei contenuti e agire nel rispetto delle regole che governano l’ECM se l’evento è accreditato; dall’altra, rivedere le modalità di sponsorizzazione per offrire alle aziende opportunità personalizzate e ad alto ritorno. E se una volta il reperimento degli sponsor richiedeva “soltanto” la presentazione del progetto e del pacchetto, e la negoziazione era relativamente breve, oggi l’organizzatore deve cucire la proposta su misura del singolo sponsor e concordare con lui la soluzione ottimale in un processo più lungo e articolato.

Proporre il congresso dal punto di vista dello sponsor

Trovare sponsor per un congresso significa, di fatto, “vendere” quel congresso a qualcuno. E come tutte le attività di vendita, anche anche quella relativa alle sponsorizzazioni deve essere strutturata in un processo che punta a sottolineare la qualità del prodotto/congresso e il suo valore aggiunto per il cliente/sponsor. Una proposta di sponsorizzazione efficace tiene conto del fatto che lo sponsor non guarda l’evento con la stessa prospettiva del partecipante. Non si può quindi presentare il congresso alle aziende potenzialmente interessate a investirvi con le stesse descrizioni usate per la promozione ai partecipanti, magari copiandone e incollandone i testi dai materiali di marketing. Per parlare con uno sponsor è necessario vedere le cose dalla sua prospettiva e sottolineare, del congresso e della proposta di sponsorizzazione, ciò che più gli interessa sapere: quanta visibilità avrà e come questa visibilità sarà ottenuta.

Sottolineare i vantaggi di business

La narrazione del progetto che si fa al potenziale sponsor deve essere convincente ed esaustiva: è vero che una presentazione prolissa risulta fastidiosa, ma se è troppo stringata e contiene poche informazioni l’azienda cui si propone la sponsorizzazione faticherà a trovare buone ragioni per accordarla. Una presentazione efficace mette in luce quali benefici la sponsorizzazione porta al business dello sponsor e perché lo sponsor dovrebbe volere associare il proprio nome a quello del congresso in questione.

Dopo il virtuale nuove forme di sponsorizzazione in presenza

Terminato, di fatto, il periodo dei congressi completamente virtuali, nella grande maggioranza dei casi gli sponsor sono tornati a privilegiare gli investimenti nei congressi in presenza. Dopo gli stand virtuali in 3D, gli avatar, le agende di appuntamenti in chat, le soluzioni di gaming per invitare i partecipanti online a visitare le esposizioni virtuali, le aziende – per lo meno per quanto riguarda i congressi – desiderano tornare alla presenza e sono ricettive a proposte innovative che diano loro visibilità apportando un valore aggiunto attrattivo per i partecipanti.

Per poter fare ciò è necessario che gli sponsor siano coinvolti già nella fase iniziale della progettazione del congresso e che gli

LA PROPOSTA DI SPONSORIZZAZIONE PIÙ EFFICACE

ad hoc per quello specifico sponsor

quanta visibilità avrà lo sponsor

come la visibilità sarà ottenuta

della sponsorizzazione per il business dello sponsor soluzioni di sponsorizzazione personalizzate

format di sponsorizzazione innovativi

organizzatori sappiano mettere da parte i modelli tradizionali delle sponsorizzazione in presenza per sviluppare idee e attività creative. Ecco alcuni esempi che facilmente possono incontrare l’interesse degli sponsor.

Breakfast con lo sponsor

Format per piccoli gruppi di partecipanti che si incontrano in occasione della prima colazione con uno sponsor che presenta loro novità o prodotti aziendali.

“Pillole” video delle relazioni

Filmati di tre minuti in cui i relatori anticipano i contenuti del loro intervento al congresso. Da pubblicare sul sito della società scientifica e diffondere via social.

Sessioni scientifiche

Sponsorizzazione di una sessione scientifica, in presenza o in streaming, da pubblicare poi come progetto FAD per la fruizione nel tempo da parte degli utenti.

Esempi di format di sponsorizzazione

Breakfast con lo sponsor

Invio email con contenuti o aggiornamenti scientifici

Pillole video di anticipazione delle relazioni

Sessioni scientifiche (con eventuale pubblicazione online come FAD)

Video dimostrativi di prodotti e strumenti dello sponsor

Promozione dei simposi sponsorizzati

Pubblicità o alert sulla app del congresso

Soluzioni di gaming online o allo stand

Video con gli highlight del congresso

Video dimostrativi

Sono una formula efficace che sostituisce le dimostrazioni agli stand. Si realizzano anche se lo sponsor ha uno stand fisico e si pubblicano nella sezione sponsor del sito del congresso.

Promozione dei simposi sponsorizzati

Post o video sui canali social del congresso dedicati a promuovere i simposi delle aziende e i loro contenuti.

Invio email

Email con contenuti o aggiornamenti scientifici legati alle tematiche del congressi e afferenti la specialità dello sponsor.

La app del congresso

Lo sponsor può acquistare pubblicità sulla app oppure alert specifici che ricordino ai partecipanti quando si svolge il suo simposio sponsorizzato.

Soluzioni di gaming online

Stimolano gli utenti online a visitare lo stand dello sponsor per ottenere premi o riconoscimenti.

Eventi off congress

Video con gli highlight del congresso

Pubblicato sul sito della società scientifica e diffuso via social, è un ricordo per i partecipanti e uno strumento promozionale dell’edizione successiva.

Eventi “off congress”

Sono eventi rivolti al grande pubblico che si svolgono fuori dalla sede del congresso con contenuti di approfondimento delle tematiche del congresso in forma divulgativa. Può essere anche un evento ludico come una corsa (run), oppure un’installazione dove vengono effettuati check-up gratuiti ai cittadini su patologie afferenti il tema del congresso.

I simposi-satellite per presentare contenuti scientifici

Quello del simposio è uno dei format congressuali tradizionali più appetibili per gli sponsor, che lo utilizzano per presentare a gruppi ristretti di partecipanti contenuti scientifici relativi alla loro area di attività oppure risultati di studi e ricerche da loro commissionati. I cosiddetti simposi-satellite

si svolgono in genere nell’ambito dei congressi più grandi, di dimensione nazionale o internazionale o comunque con centinaia di partecipanti: sono piccoli eventi di approfondimento su un tema molto specifico con iscrizioni a numero chiuso che possono essere promossi sia dal comitato scientifico del congresso sia, come spesso accade, dalle aziende sponsor. Vediamone le caratteristiche.

Momenti di cultura scientifica

Anche quando sponsorizzati, i simposi-satellite sono di solito eventi ad alta caratura scientifica: è vero che le aziende che li promuovono sono portatrici di interessi commerciali, ma è anche vero che quelle stesse aziende vogliono fare cultura scientifica nel proprio settore di attività e divulgare nei consessi scientifici i risultati dei progetti di ricerca e sviluppo sui quali investono. È quindi raro che un simposio venga utilizzato come palcoscenico per un lancio di prodotto o per un’esplicita attività di marketing. Per questo motivo i simposi sono momenti che arricchiscono il congresso, e quando ben progettati e gestiti possono contribuire a una migliore esperienza generale dei congressisti.

L’accredito ECM non è possibile I simposi di solito si rivolgono a una specifica categoria di partecipanti all’interno del più ampio pubblico dell’evento: le aziende possono per esempio invitare a prendervi parte gli specialisti delle discipline o pratiche mediche più legate alle tematiche scientifiche proposte nel simposio. Naturalmente i simposi sponsorizzati non possono essere accreditati ECM: da un lato quindi non sono assoggettati ai vincoli e alle procedure del sistema di Educazione Continua in Medicina, dall’altro però chi vi partecipa non acquisisce crediti.

Presentarli come contenuti sponsorizzati

Pur svolgendosi nell’ambito del congresso, i simposi sponsorizzati ne sono una componente secondaria e come tale non devono sovrapporsi ai contenuti del programma principale.

Le aziende di norma prenotano una sala del centro congressi e uno slot di tempo, mediamente dai 60 ai 90 minuti. Nel programma dell’evento i simposi delle aziende sono segnalati in coda ai contenuti scientifici promossi direttamente dal committente/provider e sono distinti dal punto di vista grafico per sottolinearne la natura di contenuti sponsorizzati.

Proprio perché promossi da sponsor, i simposisatellite possono (e in un certo senso devono, per una questione di trasparenza) esporre il logo dell’azienda che li organizza in modo ben visibile.

I relatori del simposio

I relatori del simposio sono invitati dall’azienda che lo promuove e di solito sono specialisti ed esperti chiamati ad approfondire uno specifico tema clinico o scientifico oppure ricercatori che presentano i risultati di studi o ricerche. Se lo ritiene, il comitato scientifico del congresso può chiedere all’azienda sponsor di visionare i contenuti del simposio già in fase di pianificazione, ferma restando l’esigenza di differenziarlo adeguatamente dal resto della manifestazione.

Chi organizza il simposio sponsorizzato

La logistica del simposio può essere affidata dall’azienda sponsor all’organizzatore che si occupa dell’intero evento (ma non al provider, se il congresso è accreditato ECM) oppure a un organizzatore diverso, che ne curerà quindi tutti gli aspetti di evento nell’evento – dagli inviti alla promozione, fino al catering – coordinandosi con la segreteria organizzativa generale. Se i simposi sono in capo all’organizzatore del congresso, questi deve interloquire con le aziende che li promuovono per intendersi fin da subito su tempi, spazi, numero dei partecipanti coinvolti, attività di reclutamento e contenuti del programma.

Gli stand degli sponsor nell’area espositiva

Estensione e caratteristiche dell’area espositiva di un congresso variano a seconda delle dimensioni dell’evento, del numero di espositori e della loro tipologia. Negli eventi più piccoli l’area espositiva può comporsi di semplici postazioni con desk e sedie, mentre nei congressi più grandi, nazionali e internazionali, gli espositori hanno a disposizione veri e propri stand di tipo fieristico che possono allestire in maniera completamente personalizzata.

Soluzioni allestitive con realtà aumentata e 3D

Come per le sponsorizzazioni, anche per le formule allestitive degli stand le aziende ricercano soluzioni nuove e innovative sulle quali investire: depliant e brochure dei prodotti quindi lasciano sempre più

Stimolare il passaggio dei visitatori posizionando servizi ed eventi nell’area espositiva

Informare gli espositori sulle “best practice” per raggiungere il proprio target

Offrire agli stand credenziali di interazione per una sessione scientifica sponsorizzata

Organizzare la visita agli stand degli opinion leader del congresso Proporre all’espositore anche uno spazio online

Aiutare l’espositore a valorizzare il proprio stand

spesso il posto a installazioni di realtà aumentata dove i visitatori possono, per esempio, vedere in 3D nuovi macchinari diagnostici oppure viaggiare nelle molecole di un nuovo farmaco.

Come l’organizzatore può aiutare l’espositore a valorizzare lo stand

Per le aziende che hanno interessi commerciali in Sanità lo stand nell’area espositiva di un congresso è un investimento di marketing che deve dare un ritorno per essere giustificato. Tale ritorno non è però più rappresentato solo dalla quantità dei visitatori allo stand, bensì dalla loro “qualità”, cioè la capacità di acquisto o di influenzare l’aquisto di quello specifico prodotto o macchinario. Ecco alcuni suggerimenti su come l’organizzatore può aiutare gli espositori a massimizzare il proprio investimento.

Il briefing agli espositori

Condividere con gli espositori (magari con un webinar) le “best practice” per raggiungere efficacemente il proprio target prima, durante e dopo l’evento. Non tutti ne avranno bisogno, ma sarà un gesto apprezzato da tutti.

Stimolare il passaggio dei visitatori

La premessa per un espositore soddisfatto è un’area espositiva frequentata. Per stimolare il passaggio dei partecipanti

l’organizzatore può inserire nel programma del congresso momenti specifici dedicati alla visita dell’area espositiva. Anche posizionarvi servizi ed eventi speciali (il bar, la presentazione di un libro, l’incontro con un testimonial o una personalità) contribuisce a generare traffico.

Offrire credenziali di interazione per una sessione scientifica

L’azienda che sponsorizza una sessione scientifica può offrire ai partecipanti che visitano il proprio stand l’abilitazione a funzionalità di interazione durante una sessione scientifica sponsorizzata attraverso l’erogazione di credenziali apposite.

Incontro con gli opinion leader del congresso

Aprire l’area espositiva mezz’ora in anticipo per una visita esclusiva del comitato direttivo della società scientifica committente del congresso dà modo alle aziende di incontrare gli opinion leader della specialità medica.

Proporre uno spazio online

Uno stand virtuale o una pagina o sezione dedicata sulla piattaforma o sul sito dell’evento dove l’espositore carica i propri contenuti ne permette una fruizione prolungata nel tempo da parte degli utenti.

Dove organizzare il congresso

Il principio di rotazione

I congressi medico-scientifici di dimensione nazionale e con cadenza periodica (il congresso nazionale annuale di una società scientifica italiana, per intenderci) in genere si svolgono ogni anno in una città diversa, che deve essere selezionata per ogni edizione. Per gli eventi più piccoli di portata locale o regionale, promossi dalle ASL, dalle aziende ospedaliere o dalle società scientifiche stesse, il tema della scelta della destinazione è meno rilevante, visto che le opzioni di solito si limitano alla città dove ha sede il committente oppure al capoluogo o principale centro urbano della zona.

La destinazione può fare la differenza

La selezione della destinazione è uno dei capitoli più rilevanti nella realizzazione di un congresso perché il luogo in cui l’evento si svolge può fare la differenza in termini di partecipazione, efficienza organizzativa, sostenibilità economica, visibilità generale del tema e della manifestazione. Ogni associazione o società scientifica sceglie la destinazione in base alle proprie priorità o esigenze specifiche, siano esse di natura strategica, logistica o economica, ma esistono comunque alcuni criteri generali che guidano le considerazioni dei decisori. Vediamo quali sono.

Accessibilità e sistema dei trasporti

Dal punto di vista logistico, il primo criterio di scelta è quello dell’accessibilità della destinazione rispetto alla provenienza dei partecipanti. Se il congresso è nazionale in genere si privilegiano città facilmente raggiungibili con il treno (alta velocità) e con buoni collegamenti autostradali. Altrettanto importante è il sistema dei trasporti locali: a parità di condizioni si privilegiano destinazioni dove per i partecipanti è più facile muoversi grazie a mezzi pubblici funzionanti e presenza di parcheggi.

Sede congressuale e alberghi

Il secondo aspetto che pesa nella selezione della destinazione è la presenza di una sede congressuale e di un’offerta alberghiera adeguate. La sede congressuale deve soddisfare le esigenze dell’evento in termini di dimensioni, spazi, dotazioni e servizi, mentre gli alberghi devono essere di categoria adeguata (solitamente quattro e tre stelle) e in numero sufficiente per alloggiare tutti i partecipanti. La poca disponibilità in Italia di alberghi con grande capacità ricettiva rende infatti necessario ripartire i partecipanti in più strutture, quelle medio-piccole tipiche dell’hotellerie nostrana. Infine, le distanze: a parità di strutture, sono avvantaggiate le città dove la sede congressuale è raggiungibile a piedi dagli alberghi, a beneficio della comodità dei partecipanti, della semplificazione logistica per l’organizzatore, e della sostenibilità dell’evento.

Le tariffe alberghiere

Quanti più sono i partecipanti, tanto più numerosi sono gli alberghi con cui l’organizzatore deve interloquire e dai quali deve cercare di ottenere tariffe più o meno omogenee, a parità di categoria, per poter proporre ai partecipanti opzioni alberghiere dai costi non troppo dissimili. In questo senso, un organizzatore di congressi professionista può risultare molto efficace nella negoziazione con gli alberghi, con i quali intrattiene in genere relazioni consolidate e verso i quali ha una buona forza contrattuale.

Il supporto economico della città

Il terzo aspetto in ordine di importanza su cui si gioca la scelta della destinazione è il fattore costo: della sede congressuale, degli alberghi, della location per la cena di gala, dei servizi e delle attrezzature. Anche a livello nazionale le tariffe possono variare significativamente da una città all’altra, soprattutto quelle degli alberghi. In particolare per i congressi nazionali più

grandi, quelli che portano con sé un significativo impatto economico diretto, le amministrazioni comunali possono contribuire a ridurre i costi organizzativi, per esempio mettendo a disposizione gratuitamente spazi pubblici per la cerimonia di inaugurazione o la cena di gala, oppure concedendo sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città. La destinazione viene valutata anche per la visibilità che può dare al congresso (tramite azioni di marketing e comunicazione), la quale a sua volta porta maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori.

Gli obiettivi strategici dell’associazione

Oltre a quelli logistici ed economici, ci sono altri fattori che giocano un ruolo importante nella selezione della destinazione. Attraverso i congressi, le associazioni medico-scientifiche vogliono infatti perseguire anche obiettivi strategici: per esempio, incrementare il numero dei soci, ampliare la propria base geografica, elevare la professionalità degli associati, divulgare la propria mission. Sono inoltre più attente a generare ricavi e più portate a utilizzare criteri “professionali” nella selezione e scelta delle destinazioni. Una società scientifica potrà quindi volere portare il proprio congresso nazionale in una città dove ha pochi soci con l’obiettivo di incrementare la propria base associativa su quel territorio. O ancora, la destinazione può avere in passato ospitato e contribuito a realizzare

congressi medici simili nella struttura o nel tema e avere dunque una reputazione congressuale che ne moltiva la scelta.

Il legame con il tema del congresso

Contribuiscono a determinare la scelta della destinazione anche considerazioni legate al tema del congresso: per esempio, se la destinazione ospita strutture – ospedaliere, universitarie o di ricerca – di eccellenza nel campo oggetto dell’evento, oppure se vi risiedono e lavorano personalità di spicco di quella specifica specialità medica, o ancora se vi esistono laboratori o centri di interesse professionale che i partecipanti possono volere vistare.

L’attrattiva turistica

Infine, l’attrattiva generale della destinazione. Anche se il programma del congresso non prevede attività turistiche o di svago, l’immagine positiva e la buona reputazione turistica di una città contribuiscono a invogliare i potenziali partecipanti a iscriversi: il contenuto rimane sempre la ragione principale per partecipare, ma una destinazione di appeal esercita certamente un richiamo sui congressisti che a fine giornata possono goderne delle attrattive.

I vincoli posti dagli sponsor

I codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, che rappresentano la maggior parte dei potenziali sponsor di

I FATTORI LOGISTICI

Accessibilità Sistema di trasporto locale

Sede congressuale

Costo Alberghi

Collegamenti aerei, ferroviari, stradali

Facilità di muoversi in città

Spazi, attrezzature, servizi Di sede, alberghi e fornitori

Numero camere, categoria, vicinanza alla sede dei lavori

I FATTORI STRATEGICI

obiettivi strategici della associazione

Incremento soci, divulgazione temi, innalzamento professionalità degli associati in quell'area

Legame con il tema del congresso

Strutture di eccellenza nella specialità medica oggetto del congresso

Supporto economico

Servizi gratuiti messi a disposizione dall’amministrazione comunale

Attrattiva

Appeal generale della destinazione

congressi medico-scientifici, vietano ai propri soci di sponsorizzare eventi che si svolgono in località turistiche nei periodi di alta stagione. Lo scopo è evitare di sponsorizzare eventi dove gli elementi turistici e di svago prevalgono su quelli scientifici e di formazione.

Farmindustria esclude le località di mare dal 1° giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 1° dicembre al 31 marzo e dal 1° luglio al 31. Se però le località di mare sono capoluoghi di regione o provincia e hanno strutture

vincoli posti dagli sponsor

Divieti per le località turistiche nei periodi di alta stagione

universitarie e ospedaliere di rilievo sono esenti del divieto, ma i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono essere nel contesto cittadino ed escludere strutture con attrezzature per la balneazione.

Confindustria Dispositivi Medici invece non prevede deroghe e vieta le località turistiche per periodi più o meno simili: escluse quindi le località di mare dal 15 giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 15 dicembre al 30 marzo e dal 15 giugno al 15 settembre.

Considerazioni nella scelta della destinazione per un congresso nazionale

Selezionare la sede congressuale

L’Italia è ricca di sedi per eventi

Centri congressi, alberghi con sale meeting, strutture ex industriali, quartieri fieristici, spazi universitari e istituzionali, dimore storiche, musei: l’Italia è ricchissima di location attrezzate per ospitare congressi. L’offerta si concentra soprattutto nellle regioni del Nord (52,5% delle strutture censite) e del Centro (25,6%), mentre nel Sud ne racoglie il 13,7% e le Isole l’8,2%.

I più recenti dati dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi promosso da Federcongressi&eventi indicano che nel 2021 (anno in cui le restrizioni sugli eventi aggregativi erano ancora in vigore) la tipologia di location più utilizzata sono stati gli alberghi congressuali, che hanno ospitato il 73% degli eventi in presenza svolti nel paese. I centri congressi e le sedi fieristicocongressuali ne hanno ospitato soltanto il 4,4%, ma occorre specificare che le normative in vigore nel 2021, in particolare quella riferita al distanziamento obbligatorio fra le persone, hanno favorito le sedi di grandi dimensioni: le strutture con una capacità complessiva di oltre 2.500 posti hanno infatti aumentato del 73% gli eventi ospitati.

La scelta in base alle dimensioni dell’evento

La ricerca e selezione della location per un congresso medico-scientifico dipendono innanzi tutto dal numero di partecipanti previsti: in genere per i congressi di dimensione nazionale servono centri congressi o altri tipi di sedi dotati di una sala plenaria e di molte sale più piccole per le sessioni parallele e i simposi. Gli alberghi in questi casi sono meno utilizzati, perché in Italia solo in alcune delle maggiori città ce ne sono con spazi congressuali adeguati ai grandi numeri.

Le sedi che gli sponsor non ammettono

Un vincolo imprescindibile nella scelta della location è quello posto dai codici etici degli sponsor: Farmindustria e Confindustria Dispositivi

Medici, che associano la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici, vietano ai propri membri di sponsorizzare eventi, anche non accreditati ECM, che si svolgono in alcune specifiche tipologie di location al fine di evitare di sovvenzionare eventi dove gli elementi turistici prevalgono su quelli scientifici e di formazione. Salvo deroghe eccezionali, le aziende aderenti a Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici non sponsorizzano quindi congressi che si svolgono nelle seguenti tipologie di strutture:

Alberghi di categoria superiore alle 4 stelle (Confindustria Dispositivi Medici ha siglato protocolli d’intesa con alcune associazioni alberghiere e ammette i 5 stelle solo nell’ambito di tali accordi).

Castelli che si trovano fuori dal contesto cittadino

Resort

Ristoranti senza spazi congressuali

Agriturismi

Masserie

Golf club

Musei

Stadi

Acquari

Navi

Strutture Termali

Le prime verifiche da fare

Una volta individuata la location adatta a ospitare il congresso nella destinazione di interesse occorre verificarne caratteristiche, dotazioni e servizi per stabilirne la qualità e la capacità di rispondere efficacemente alle esigenze tecniche e logistiche dell’evento. Il primo passo è quello di consultarne la scheda tecnica, facendosela inviare oppure cercandola sul sito internet. Se ben fatta ed esaustiva, la scheda tecnica è in grado di fornire molte informazioni preliminari su spazi e attrezzature tecniche sulla base delle quali stabilire se vale la pena procedere con ulteriori verifiche.

Planimetrie e capacità delle sale

Una scheda completa dovrebbe riportare la planimetria degli spazi e indicare, di ogni sala, la superficie e le singole misure (lunghezza, larghezza e altezza). In genere vi si indica la capienza massima effettiva di ogni sala in base al tipo di configurazione scelta per tavoli e sedie (a teatro, a ferro di cavallo, cocktail, cena etc) e la fonte di illuminazione (luce naturale o artificiale). Generalmente comprese nella scheda tecnica sono anche le informazioni sulle attrezzature tecniche disponibili. Alcune location danno la possibilità di effettuare tour virtuali dal proprio sito internet, dove magari pubblicano anche foto di eventi già ospitati in modo da potersi fare un’idea di ciò che è possibile realizzarvi.

Le dotazioni tecniche e gli spazi accessori

Tutto ciò che non è esplicitamente contenuto nella scheda tecnica deve essere approfondito informandosi direttamente presso la struttura. A seconda dell’evento, possono essere necessarie la connessione wi-fi in tutta la location, una banda internet sufficientemente ampia per permettere lo streaming delle sessioni o il collegamento da sale operatorie remote, gli schermi per mostrare i video live: tutti elementi che vanno verificati prima ancora di organizzare il sopralluogo. Egualmente da verificare sono dotazioni e caratteristiche degli spazi: che ci siano spazi adeguati per l’area catering e per la segreteria, che l’area espositiva sia

abbastanza ampia e dotata di una capacità elettrica sufficiente per illuminazione e prese di corrente di tutti gli stand, che ci sia un’adeguata possibilità di parcheggio e di carico/scarico merci, che ci siano montacarichi per trasportare le attrezzature eventualmente previste.

Valutare le dotazioni per gli eventi ibridi e multihub

Nel periodo dell'emergenza sanitaria Covid alcune strutture – soprattutto centri congressi – hanno investito in tecnologia per poter ospitare eventi ibridi o multihub e gestire collegamenti da remoto complessi, dotandosi di piattaforme web per l’evento, cablature in tutte le sale, capacità di banda per lo streaming in diretta in contemporanea da più sale, attrezzature di regia, set televisivi per realizzare video e interviste, green studios di registrazione per i relatori. La presenza di queste dotazioni è un elemento vincente per le location, che possono offrire agli organizzatori soluzioni chiavi in mano per la gestione dell’intero evento.

Fissare il sopralluogo

La verifica da lontano di spazi e dotazioni in genere non è comunque mai sufficiente e si rende pertanto necessario il sopralluogo alla location. Detto anche site inspection, il sopralluogo è il momento decisivo nella scelta della location: all’organizzatore serve infatti non solo per verificarne l’adeguatezza degli spazi in relazione al congresso da realizzare, ma

anche per testarne la qualità del servizio, la capacità di capire le esigenze organizzative, la disponibilità a fornire assistenza

Il sopralluogo è necessario per:

Verificare la dimensione e collocazione degli spazi Valutare come si presenta la location

Confermare le informazioni già acquisite Valutare il servizio attraverso la preparazione degli interlocutori e la qualità dell’assistenza

Elementi logistici da verificare:

Ubicazione e raggiungibilità della location

Accessibilità per i fornitori (carico e scarico)

Accessibilità per i disabili

Spazi e attrezzature

Presenza di staff dedicato per l’assistenza in sala Aree per coffee break e ristorazione

Come condurre il sopralluogo

Durante il sopralluogo l’occhio esperto di un organizzatore professionale riconosce facilmente gli svantaggi che sfuggono ai non addetti ai lavori: per esempio, pilastri al centro della sala, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea, assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo. Il sopralluogo si rende necessario per la maggior parte dei congressi, e molti ne richiedono più di uno nelle diverse fasi del processo organizzativo. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttarlo al meglio.

Verificare le soluzioni proposte a richieste specifiche

Prima del sopralluogo, comunicare alla persona di riferimento nella location se si hanno specifiche richieste tecniche o di accessibilità, se i partecipanti hanno esigenze non standard o qualunque richiesta diversa dal solito. Il sopralluogo sarà l’occasione per farsi mostrare le soluzioni ad hoc proposte dalla location.

Visitare tutti gli spazi

Gli spazi da utilizzare sono la prima scelta da fare, che deve essere ovviamente concordata con la location: in alcuni casi è necessario visitare tutti gli spazi quando sono vuoti, in altri può essere utile vederli “in attività”. È comunque importante vedere tutti gli spazi cui si è interessati: se qualcosa non è accessibile è meglio rimandare il sopralluogo.

Il percorso come da programma

Il percorso del sopralluogo deve ricreare, per quanto possibile, il percorso di fruizione dello spazio da parte dei partecipanti all’evento per capirne le eventuali criticità. Si comincia dunque con l’area della registrazione, per passare a quella del welcome coffee, alla sala plenaria e alle sale per le sessioni parallele per poi arrivare allo spazio dove viene servito il pranzo, all’area espositiva e all’area poster. Per farlo occorre fare riferimento al programma dell’evento specifico.

Recuperare il report dell’edizione precedente

Recuperare il report della precedente edizione del congresso e verificare quali sono stati i punti di forza e di debolezza della location precedente in rapporto alle esigenze dell’evento e partire da quelli per risolvere eventuali criticità o adottare soluzioni che hanno funzionato.

Altre considerazioni prima di effettuare la scelta

La sede dell’evento concorre per tanta parte a determinarne il successo. Nella fase di selezione l’organizzatore deve valutarne dunque tutti gli aspetti, inclusi la qualità del servizio, la capacità di affrontare gli imprevisti, la flessibilità dello staff, gli eventuali fornitori in esclusiva. Di seguito un breve elenco (certamente non esaustivo) degli aspetti da considerare prima di scegliere la struttura che ospiterà il congresso.

Controllare le referenze

Nella fase di ricerca della location si può controllarne le recensioni online.

Le più facili da reperire sono quelle sugli alberghi, pubblicate dagli ospiti sulla loro esperienza alberghiera e non relative agli eventi ospitati. Ma anche le recensioni “turistiche” sono utili per cogliere il sentiment generale verso la struttura. Sulle location specifiche per eventi, inclusi i centri congressi, non è difficile trovare su Google, Facebook o Twitter recensioni o commenti di chi vi è stato per un evento. Pur valutandole con le opportune cautele, possono dare un’idea di quale è stata l’esperienza dei partecipanti.

Le recensioni (e referenze) più affidabili sono naturalmente quelle di altri organizzatori o clienti, che è sempre bene contattare per avere un riscontro diretto.

Il sopralluogo preliminare

Visitare tutti gli spazi cui si è interessati

Percorrere la location come lo farebbero i partecipanti secondo il programma dell’evento

Verificare le proposte di soluzioni a richieste specifiche

Controllare le criticità della location precedente per assicurarsi che siano risolvibili nella location attuale

Il primo contatto

L’atteggiamento dello staff rivela molto di una location: se al primo contatto la risposta arriva dopo tre giorni o il follow up della persona competente tarda ad arrivare, oppure se si rileva poca comprensione delle questioni organizzative, le premesse non sono fra le migliori. Uno staff preparato, inoltre, lascia all’organizzatore la parola durante il primo contatto per capirne esigenze e richieste e organizzare preventivo e sopralluogo di conseguenza: chi parte in quarta magnificando i propri spazi mostra poca capacità di ascolto e rischia di non sapere proporre soluzioni in linea con le aspettative.

Configurazioni su misura

La flessibilità degli spazi è oggi un elemento rilevante anche per i congressi medici tradizionali, che necessitano di sale plenarie non più così grandi (non tutti i i congressisti partecipano alle sessioni plenarie) e invece di molti spazi per

workshop, laboratori, sessioni specialistiche. Importantissimi nei congressi sono i momenti di networking, che richiedono spazi adeguati con allestimenti personalizzati. Verificare quanto la location consente configurazioni su misura.

La scelta dei fornitori

Verificare se la location fornisce i servizi richiesti direttamente (catering, audiovisivi, tecnologie, allestitori) o tramite fornitori. Se tramite fornitori, è bene controllare che per ogni categoria di fornitori richiesti ci sia una vera scelta e, se rilevante, che l’organizzatore possa portare fornitori propri.

Flessibilità del personale

Per ospitare un evento è necessaria una certa dose di flessibilità, capacità di affrontare gli imprevisti e disponibilità a risolvere le controversie. Meglio non aspettare il vero imprevisto il giorno prima dell’evento o durante l’evento per testare questo aspetto della location. È consigliabile quindi chiedere qualche

Elementi di valutazione di una location

Controllare le referenze Primo contatto positivo ed efficace

Ubicazione favorevole, accessibile e ben collegata

Prima impressione sui dettagli

Spazi, attrezzature e tecnologie adeguate

Possibilità di configurazioni e allestimenti su misura

Verifica dei fornitori proposti e possibilità di portare i propri

Misure a favore della sostenibilità ambientale

Personale preparato

Risposte tempestive alle richieste

Qualità dell’assistenza Preventivo accurato

Prezzi trasparenti

Disponibilità a negoziare le tariffe

Flessibilità nell’accogliere i cambiamenti richiesti

cambiamento al progetto iniziale o inserire qualche richiesta speciale per capire come il personale gestisce le criticità.

I dettagli rivelatori

La valutazione della location passa anche dalla prima impressione sui dettagli: sale polverose, lampadine mancanti, tendaggi lisi, toilette poco pulite, moquette macchiate non depongono mai a favore della scelta.

Il tema dell’accessibilità

Quanto è accessibile la location? È facilmente raggiungibile a piedi dagli alberghi, è servita dai mezzi pubblici, ha sufficiente capacità di

parcheggio? È ubicata in un’area sicura della città? È facile trovarla? Sono tutte domande da porsi prima avviare le negoziazioni.

Le iniziative per la sostenibilità

I bandi di gara per i congressi internazionali quasi sempre richiedono che la location implementi azioni di sostenibilità. Che si tratti di soluzioni per il risparmio idrico ed energetico, per la raccolta del cibo non consumato o la raccolta differenziata dei rifiuti, per il riciclo dei materiali o di iniziative di compensazione delle emissioni, anche la sostenibilità ambientale dovrebbe entrare nei parametri di selezione degli organizzatori.

Motivazioni e aspettative dei partecipanti

I fattori che influenzano la scelta di partecipare al congresso

Una volta stabiliti le finalità e gli obiettivi del congresso, cioè quello che l’associazione committente si propone di ottenere con la sua organizzazione, è necessario considerare le motivazioni che determinano la decisione del pubblico di riferimento di parteciparvi e quali sono le aspettative che l’evento deve soddisfare. L’analisi di motivazioni e aspettative dei potenziali partecipanti è la chiave per costruire un programma – in termini di formato, contenuti, scansione delle attività – capace di portare iscrizioni e presenze. I medici sono la categoria di operatori sanitari che dispone dell’offerta formativa più ampia e diversificata, che va dai congressi delle società scientifiche di appartenenza ai corsi di formazione ECM, dagli eventi organizzati dalle aziende farmaceutiche o biomedicali a quelli delle ASL o degli ospedali di riferimento. Inevitabile dunque che selezionino accuratamente le iniziative cui partecipare, scartandone probabilmente più della metà. Che cosa, dunque, rende un evento più attrattivo di un altro? Più in generale: perché i professionisti della Sanità si iscrivono o non

si iscrivono a un evento che riguarda i temi o la specialità di cui si occupano? Per chi promuove o organizza il congresso capire quali sono i fattori che influenzano la scelta di partecipazione significa poter intervenire per renderlo più attrattivo massimizzandone il potenziale.

La priorità sono i contenuti

I contenuti del congresso – tematiche, relatori, sessioni principali e collaterali – sono nel 90% dei casi la ragione principale che spinge un professionista della Sanità a iscriversi a un congresso. La ragione è semplice: fruire di contenuti scientifici aggiornati e di qualità risponde all’esigenza primaria di formazione cui medici e operatori sanitari devono avere accesso per svolgere la propria professione. La possibilità di acquisire nuove conoscenze scientifiche, di incontrare esperti nel proprio campo di specializzazione, di confrontare esperienze e metodologie di lavoro sono il primo fattore che viene considerato in fase di valutazione della partecipazione. La comunicazione pre-evento deve quindi evidenziare, innanzi tutto, il valore e le peculiarità dei contenuti.

Il valore dell’interazione

La fruizione dei contenuti scientifici di per sé non è però sufficiente, perché il valore del congresso agli occhi del potenziale partecipante risiede anche nella possibilità di discutere questi contenuti, di relazionarsi con i docenti, di porre domande, di parlare con i propri pari, di confrontarsi in gruppi di lavoro: in una parola, di interagire. È per questo che oggi tutti i format congressuali (in presenza, ibridi o virtuali) prevedono forme sofisticate di interazione, in genere mediate dalla tecnologia ma non solo, se si tratta di eventi in presenza.

Il networking informale è il plus non replicabile dell’evento in presenza

Un importante fattore di attrattiva è poi l’opportunità di fare networking con i colleghi, conoscerne di nuovi e acquisire nuovi contatti professionali. La maggior parte delle persone in un congresso cerca infatti occasioni di relazioni con i propri pari, esigenza che è necessario soddisfare con momenti strutturati dedicati al contatto diretto fra i partecipanti, che sia durante il coffee break, il pranzo o la cena sociale. Il networking informale è una specificità dell’evento in presenza: durante il periodo del lockdown e dei congressi virtuali sono state tentate soluzioni tecnologiche che lo stimolassero, ma senza risultati degni di nota. La stretta di mano, l’incontro nel corridoio del centro congressi o la chiacchierata davanti a un caffè continua a essere il plus non replicabile dell’evento in presenza.

I crediti ECM

L’accredito ECM è certamente un elemento di attrattiva per i professionisti della Sanità, che per obbligo di legge devono acquisire 150 crediti formativi in un triennio. E se in genere i congressi nazionali delle società scientifiche danno pochi crediti perché si sviluppano intorno a sessioni con molti partecipanti considerate a limitata valenza didattica, in molti casi si organizzano all’interno dell’evento principale sessioni collaterali più piccole su tematiche specifiche, oppure laboratori pratici che vengono accreditati al sistema ECM. In altri casi il committente può decidere di non accreditare nessuna sessione del congresso, magari per lasciare maggiore spazio agli sponsor, ma di includere nella quota di iscrizione un corso di formazione FAD accreditato che i partecipanti possono seguire successivamente acquisendo crediti.

Le valutazioni sulla destinazione

A influire nella scelta di partecipazione, soprattutto per quanto riguarda i congressi di livello nazionale o internazionale, è anche la destinazione di svolgimento, soprattutto con il ritorno massivo degli eventi in presenza. Gli aspetti che vengono valutati sono l’appeal generale della destinazione, quanto è facile arrivarci, i costi di soggiorno e permanenza e, anche, l’opportunità di visitare un luogo dove non si è mai stati. Nella decisione entrano anche considerazioni sulla sicurezza della destinazione, sulla facilità di muoversi e sulle cose da fare e da vedere nel tempo libero dalle sessioni.

Le ragioni per non partecipare in presenza e il format ibrido

Anche se sussistono tutti i “pro” prima elencati, ci sono diverse ragioni per cui i medici possono decidere di non prendere parte a un evento legato alla propria specialità professionale.

Mancanza di tempo per partecipare a un evento di più giorni

Distanza della sede dell’evento

Costi di viaggio e alloggio

Costo della quota di iscrizione

Mancanza di tempo da dedicare all’organizzazione del viaggio e del soggiorno

In questo momento storico, disaffezione verso il viaggio per timore di contagi

La scelta di utilizzare il format di congresso ibrido, dando quindi la possibilità ai medici di seguire alcune sessioni in diretta streaming dal proprio studio, e magari di vederne altre successivamente come registrazioni on demand, può risolvere molte delle ragioni del “no” e contribuire ad aumentare le iscrizioni.

Come cambia il congresso in presenza

La decisione di iscriversi a un congresso in presenza, facendone prevalere i “pro” e accantonandone i “contro”, porta dunque con sé una serie di aspettative da parte del

partecipante. Contenuti scientifici, networking, costi e destinazioni accessibili, ritorno di valore sul tempo investito, ma anche l’aspettativa che l’evento offra interazione, dibattito, partecipazione attiva, attività pratiche, sessioni snelle (la soglia di attenzione si è drasticamente ridotta), percorsi formativi a misura delle proprie specifiche esigenze. La tradizionale formula del congresso medico, rimasta quasi immutata per anni – sessioni plenarie frontali, sessioni parallele, sessioni poster, qualche dibattito – adesso è cambiata: committenti e organizzatori introducono e sperimentano nuovi format consapevoli che nel progettare il congresso è necessario avere sempre in mente il partecipante e le ragioni per cui vi si è iscritto. Ecco qualche esempio.

Il congresso personalizzabile

La fruizione di contenuti online avviene in forma molto personalizzata, laddove ognuno “costruisce” i propri palinsesti, percorsi o tematiche in base ai propri gusti e interessi. L’aspettativa di personalizzazione tocca anche i congressi in presenza e segna la fine del tradizionale programma da seguire dal principo alla fine così come pensato e strutturato dall’organizzatore. L’evoluzione va verso un’esperienza non lineare anche dell’evento in presenza, che assume le caratteristiche di una “piattaforma” a partire dalla quale ogni partecipante può personalizzare la propria esperienza di formazione. Ciò significa, per

Mancanza di tempo per partecipare a un evento di più giorni

Possibilità di seguire online solo le sessioni di interesse

Possibilità di seguire i lavori dal proprio posto di lavoro o da casa

Assenza di costi di viaggio e alloggio

Costo inferiore della quota di iscrizione

Disaffezione verso il viaggio

Le ragioni per scegliere di partecipare da remoto al congresso ibrido

esempio, prevedere meno sessioni plenarie (con meno partecipanti) e, di contro, sessioni parallele più numerose e diversificate nei format.

Spazi e tempi dedicati al networking

Gli organizzatori si sentono spesso frustrati quando preparano un programma fittissimo, denso di sessioni e contenuti di alto livello, e poi trovano molti partecipanti in giro per foyer e corridoi a chiacchierare. Ciò accade non perché i congressisti pensano che l’evento sia mediocre o noioso, ma perché vogliono incontrare i colleghi per costruire e mantenere relazioni professionali. Occorre quindi prevedere pause nella giusta quantità e della giusta lunghezza per soddisfare questa esigenza. Meglio ancora sarebbe strutturare questo tempo o parte di esso con attività che facilitano il networking.

Sapere prima chi ci sarà

L’esigenza del networking professionale porta con sé un’altra aspettativa del partecipante: quella di sapere prima chi altro sarà presente a quel congresso. Per l’organizzatore è un’aspettativa semplice da soddisfare, perché basta chiedere a chi si iscrive il permesso di mostrare il suo nome nella lista dei partecipanti, oppure inserire

pulsanti social per condividere (su LinkedIn o Facebook) la conferma di registrazione. La strategia del mostrare “chi altro c’è” è efficace anche per incrementare le iscrizioni sfruttando il meccanismo psicologico per cui le persone tendono a fare ciò che fanno i loro pari, in questo caso i colleghi. È quello che del resto fa da sempre Facebook con gli eventi pubblicati sulla propria piattaforma: gli utenti vedono subito chi dei loro contatti ha confermato la partecipazione, e ciò ne influenza la decisione di partecipare a loro volta.

Aggregare le “community”

Viviamo nell’era delle community, cioè gruppi di persone che condividono interessi specifici e che, grazie alla tecnologia e ai social media in particolare, si incontrano “virtualmente” per discutere e confrontarsi sui temi di comune interesse. Questo tipo di aggregazione “di nicchia” è rilevante anche nell’ambito del congresso: a fronte di eventi sempre più multidisciplinari e rivolti a professionalità diversificate (gli argomenti sono trasversali), l’idea di community si afferma con sessioni e tecnologie pensate per facilitare l’aggregazione e la collaborazione delle persone in piccoli gruppi.

Sviluppare il programma del congresso

Il programma scientifico

I contenuti di un congresso medico vengono organizzati nel programma scientifico, vera struttura portante dell’evento. La definizione degli argomenti che compongono il programma è in capo a un referente scientifico se si tratta di un piccolo evento e a un comitato scientifico se si tratta di un congresso più grande. Tale comitato, che può essere espresso dalla società scientifica promotrice dell’evento oppure dal provider, propone o seleziona i contenuti sulla base di diverse variabili: le priorità di aggiornamento indicate dall’associazione, le esigenze formative della categoria professionale cui sono indirizzati, i nuovi sviluppi scientifici o tecnologici, l’attualità legata alla specifica specialità medica.

Individuare i format: il concetto di design dell’evento

Una volta messi a punto i contenuti scientifici, il compito dell’organizzatore è duplice: individuare i format più adatti per trasmetterli ai partecipanti e costruire un programma che li valorizzi.

È il concetto del “meeting design”, secondo il quale il valore di un evento risiede nella sua capacità di modificare il comportamento dei partecipanti attraverso ciò che apprendono: il modo in cui l’evento è progettato, cioè la sua struttura e il modo in cui i contenuti sono veicolati, è ciò determina l'efficacia dell'apprendimento e che consente quindi ai partecipanti di modificare il loro comportamento nella professione clinica in base alle nuove informazioni acquisite durante l'evento.

Un programma diversificato e multiformat

All’interno di uno stesso congresso le sessioni possono quindi avere format molto diversi fra loro: si va dalla sessione plenaria, dove i contenuti sono trasmessi attraverso una tipica relazione di stampo frontale, fino ai workshop, cioè piccoli gruppi di lavoro dove i partecipanti si attivano per

fare qualcosa sotto la guida di un tutor. La gamma delle possibilità intermedie è molto ampia, e sta all’organizzatore – di concerto con il comitato scientifico e i relatori – sviluppare un programma diversificato che alterni i momenti di comunicazione frontale a format più partecipativi e interattivi.

Le sessioni pratiche e interattive hanno più crediti ECM

Un programma che include format diversificati è necessario anche per soddisfare i requisiti del sistema di Educazione Continua in Medicina che, come illustrato nel primo capitolo di questa Guida, premia il valore didattico delle attività di formazione condotte con pochi discenti, attività pratiche e metodologie interattive assegnandovi, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato rispetto alle relazioni frontali con molti discenti in sala, considerate invece di valore formativo limitato. La diversificazione dei format del programma serve quindi sia a rendere più efficace la formazione valorizzandone i contenuti sia, di conseguenza, a massimizzare l’attribuzione di crediti ECM.

Il processo di apprendimento

Tutti gli esperti di formazione concordano nell’affermare l’importanza dell’interazione e dell’“esperienzialità” nel processo di apprendimento, soprattutto degli adulti professionisti: quanto più il discente ha infatti competenza diretta sul tema trattato, tanto meno efficace risulta essere, ai fini dell’apprendimento del nuovo, la lezione frontale di stampo universitario. Per i professionisti con conoscenze strutturate e competenze acquisite, come è generalmente il caso di chi partecipa a un congresso medico-scientifico, risulta quindi essere molto più significativa una formazione fatta di sessioni di confronto con i colleghi, di discussione di casi clinici reali, di lavoro comune su situazioni operative concrete.

La soglia di attenzione nelle presentazioni

Quando il format è quello della comunicazione frontale, con il relatore sul palco e i discenti seduti ad ascoltare, è bene tenere presente che la mente umana è incapace di mantenere alta l'attenzione per un lungo periodo di tempo. Il picco dell’attenzione si ha dopo i primi 5 minuti dall’inizio della presentazione, ma già dopo 15 minuti l’attenzione comincia a calare, per ridursi dell’80% intorno ai 30 minuti dall'inizio. La soglia di attenzione è inoltre molto più difficile da mantenere se il partecipante segue la sessione online, seduto di fronte al proprio computer: occorre quindi ripensare le presentazioni per stimolare i partecianti. Ecco alcuni suggerimenti che gli organizzatori possono dare ai relatori

Più momenti di interazione

La discussione e il confronto con gli altri tengono alta l’attenzione e facilitano l’elaborazione delle informazioni apprese. Anche nelle sessioni plenarie si possono intervallare le presentazioni con più momenti di dialogo fra relatori e discenti (domande e risposte), oppure con momenti di scambio di opinioni ed esperienze fra i partecipanti suddivisi in piccoli gruppi.

Presentazioni interattive

Sono presentazioni all’interno delle quali vengono inserite applicazioni di interazione:

in questo modo, mentre il relatore conduce la propria presentazione e proietta le slide sullo schermo di sala, il pubblico può intervenire –sulle quelle stesse slide, che vede sul proprio smartphone – in diversi modi. Se ne parla più estesamente nel capitolo Le tecnologie congressuali di questa Guida.

Più momenti di discussione e dialogo

RIPENSARE LE PRESENTAZIONI PER TENERE ALTA L'ATTENZIONE

Presentazioni più visive

Presentazioni interattive con tecnologie per la partecipazione attiva Sessioni frontali più brevi o intervallate da altri format

3’5’10’15’20’25’30’35’40’

LA TIPICA STRUTTURA DEL PROGRAMMA CONGRESSSUALE IN PRESENZA

Poche informazioni per volta

Il cervello assorbe meglio le informazioni se gli viene dato il tempo di assimilarle. Uno degli errori più comuni nella comunicazione – e dunque anche nelle presentazioni – è quello di trasmettere una grande quantità di informazioni tutte in una volta. È vero che in una relazione medico-scientifica le informazioni sono molte, ma spezzandola in parti di 15 minuti ciascuna risulta cognitivamente più “digeribile” di un’ora e mezzo di discorso ininterrotto.

Rendere la comunicazione più visiva

La vista è il senso che domina su tutti gli altri. Mentre un testo deve essere decodificato, un’immagine è percepita immediatamente e ricordata più e meglio della parola, scritta o verbale che sia. Chi ascolta una presentazione tre giorni dopo ne ricorderà il 10%. Se alla presentazione si aggiungono elementi visivi (anche video) il ricordo sarà del 65%. Il suggerimento è di rendere più visiva la comunicazione, risparmiando alla platea slide infarcite di testo fittissimo.

Comporre il programma del congresso in presenza

Un congresso medico in presenza si compone tipicamente di tre tipi di attività: le sessioni scientifiche; le visite all’area espositiva e all’area poster; le attività di networking durante eventi sociali e pause. Nella stesura del programma occorre dare spazio a tutte le attività: la ripartizione del tempo totale del congresso è idealmente come segue:

Programma strutturato (sessioni): 60-65% del tempo totale

Visite area espositiva e area poster: 10-15% del tempo totale

Attività di networking/eventi sociali/pasti: 25-30% del tempo totale

Nel comporre il palinsesto – nel dare cioè una sequenza e una durata alle diverse attività –bisogna tenere conto dei tempi medi di attenzione del pubblico, dei tempi fisici degli spostamenti delle persone nonché dei tempi necessari per servire e consumare i pasti.

Il programma del congresso ibrido

Il programma di un evento di formazione completamente virtuale è strutturato per essere fruito interamente da remoto e quindi, considerata la difficoltà dei discenti di rimanere davanti a un computer per l’intera giornata, è in genere distribuito su molti giorni, con sessioni giornaliere di due o tre ore, oppure con sessioni nel weekend, o soltanto in alcune fasce orarie a seconda del target (ospedalieri, liberi professionisti etc). Il programma di un congresso ibrido nella maggior parte dei casi segue invece i tempi dell’evento in presenza, proprio perché ne è la “trasmissione” in diretta. Per chi segue i lavori da remoto ciò può costituire una criticità, soprattutto per quei congressi che durano tre o quattro giorni con sessioni che si susseguono per l’intera giornata.

Facilitare i partecipanti da remoto nel congresso ibrido

Rispettare i tempi del programma per evitare “tempi morti” davanti al computer

Prevedere un moderatore che si interfacci con gli utenti remoti

Costruire percorsi tematici per collegamenti solo alle sessioni di interesse

Creare alcune sessioni specifiche di durata più breve

Soluzioni per facilitare i partecipanti da remoto

Suddividere le presentazioni più lunghe in moduli e renderli disponibili on demand

Pubblicare online tutte le sessioni in presenza per la fruizione on demand

Il rispetto delle tempistiche nella trasmissione ibrida

La difficoltà di seguire un congresso da remoto può essere ovviata in diversi modi, che committenti, provider e organizzatori stanno via via proponendo e sperimentando. Ecco alcuni esempi.

Costruire percorsi tematici, con iscrizioni ad hoc, articolati su specifiche sessioni giornaliere. Il partecipante a distanza interessato a quel percorso si può così collegare solo alle sessioni di suo interesse.

Creare alcune sessioni specifiche per la fruizione da remoto, con durata più breve rispetto alle relazioni in presenza.

Rendere disponibili le registrazioni delle sessioni in presenza sulla piattaforma web dell’evento per la fruizione on demand, affinché ciascun utente a distanza possa vederle nei tempi a lui più consoni.

Suddividere le presentazioni più lunghe in moduli e renderli disponibili on demand, per facilitarne la visione a distanza.

Un ulteriore tema da considerare nello sviluppo del programma di un congresso ibrido è la necessità di rispettare i tempi delle sessioni: se in presenza le presentazioni hanno inizio con un po’ di ritardo, in platea nessuno se ne preoccupa. Chi invece segue da remoto, e si collega all’ora stabilita per l’inizio della sessione, non può rimanere davanti al computer guardando un palco vuoto. Il ritardo di una sessione significa poi lo sforamento del tempo a disposizione e il conseguente ritardo della sessione successiva. Se tutto ciò in presenza viene gestito con relativa facilità, nell’ibrido non possono esserci “tempi morti” per gli utenti a distanza. L’organizzatore deve quindi prevedere questo tipo di imprevisti per offrire un’esperienza soddisfacente anche ai partecipanti da remoto. Per esempio:

Trasmettere (anche in sala) presentazioni pre-registrate: il relatore sarà comunque presente per rispondere alle domande.

Ideare sigle, animazioni grafiche, stacchi musicali con cui la regia può “riempire” i tempi morti di chi è collegato da remoto.

La figura del moderatore

Negli eventi ibridi introdurre la figura del moderatore diventa una scelta quasi obbligata. Il suo ruolo è infatti quello di fare rispettare i tempi delle presentazioni, di aprire e chiudere i momenti dedicati alle domande e all’interazione, e in generale, di gestire le sessioni. In particolare, il moderatore si pone anche come tramite fra la platea in presenza e quella virtuale, facilitando la comunicazione con i relatori, moderando e gestendo le domande e i commenti che arrivano sia eventualmente a voce dai presenti in sala sia attraverso gli strumenti di interazioni messi a disposizione dalla tecnologia tramite applicazioni, utilizzabili sia dai presenti in sala che dagli utenti a distanza.

Le liberatorie

Nei congressi dove sono previste riprese video e registrazione delle sessioni, ma in particolare negli eventi ibridi, è necessario che i relatori rilascino all’organizzatore un’autorizzazione specifica riguardo la diffusione dei propri interventi e delle proprie presentazioni. Tale autorizzazione, definita liberatoria, deve essere rilasciata e sottoscritta dal relatore, in base alle richieste dell’organizzatore.

Nello specifico, il relatore deve autorizzare:

La ripresa in video della propria persona e della propria presentazione per la registrazione in sede di evento.

La ripresa in video della propria persona e della propria presentazione per la trasmissione in streaming in diretta.

La ripresa in video della propria persona e della propria presentazione per la pubblicazione online della registrazione al fine della fruizione on demand della stessa.

La diffusione della propria presentazione (slide, video etc) per intero o con l’omissione alcune parti di contenuto, per esempio dati sensibili.

La diffusione della propria presentazione a scopo divulgativo presso gli iscritti al congresso o anche a scopo commerciale (contenuti FAD a pagamento), con gli eventuali diritti a esso legati.

Se sono previste registrazioni video in sede di evento occorre informarne anche i partecipanti, che devono autorizzarle in fase di iscrizione.

Stabilire i format delle sessioni

Il programma deve essere multiformat

I congressi sono solitamente aperti e chiusi dalle plenarie, sessioni di carattere generale cui partecipano tutti gli iscritti. In mezzo, fra plenaria inaugurale e plenaria conclusiva, c’è il cuore del congresso, cioè la presentazione e discussione dei contenuti tecnici e scientifici nelle sessioni parallele, organizzate con diversi format. Per comporre un programma che tenga conto di tutte le esigenze di apprendimento è necessario quindi stabilire fin dalla pase progettuale quali temi possono essere trattati con format frontali e quali invece necessitano di format con attività pratiche, interattive o esperienziali, in modo da darne comunicazione per tempo, valorizzando le caratteristiche delle singole sessioni, e permettere così ai partecipanti di iscriversi agli eventi cui sono interessati.

La scelta in base al contenuto

In tema di scelta dei format delle sessioni è fondamentale la consulenza dell’organizzatore professionale di congressi, capace di individuare quelli più adatti al contenuto e alle esigenze di composizione del programma ma capace anche di idearne e testarne di nuovi e innovativi. Ecco alcuni dei format (esperienziali e non) che entrano nel programma di un congresso medico-scientifico.

Sessione plenaria

La sessione plenaria è il format inaugurale e conclusivo del congresso. La plenaria di apertura comprende i momenti istituzionali di saluto e di avvio dei lavori, gli interventi su tematiche di carattere generale, il keynote speech con la relazione di punta oppure il panel con i relatori più importanti.

Al termine dell’evento la sessione plenaria serve per ricapitolare i contenuti delle sessioni parallele e darne un’idea a chi non vi ha partecipato, per gli interventi e le riflessioni conclusive, per le comunicazioni associative e i saluti finali.

Lectio magistralis

È una “lezione d’autore” tenuta da una personalità particolarmente nota ed eminente nel suo campo su un argomento di grande rilevanza oppure sullo stato dell’arte del settore di riferimento. Il format è di grande prestigio e lo si utilizza per dare lustro al programma quando si coinvolge nel congresso un’autorità scientifica di chiara fama.

Masterclass

Uno o più medici esperti su un tema specifico presentano casi clinici, terapie o pratiche chirurgiche a un piccolo gruppo di partecipanti. La ridotta dimensione del gruppo consente approfondimenti, domande e risposte, discussione e confronto sui temi.

Collegamenti in diretta con le sale operatorie

La tecnologia consente oggi non solo il collegamento live con le sale operatorie, ma anche l’interazione in tempo reale fra il chirurgo che sta operando e la platea dei discenti che assiste in diretta a procedure chiurgiche nuove o innovative. Il chirurgo risponde quindi in diretta alle domande sull’intervento in corso poste dai colleghi in sala.

Tavola rotonda

È un panel di relatori chiamati a dare il proprio contributo su uno specifico tema. La tavola rotonda può anche avere un taglio divulgativo ed essere aperta al grande pubblico o comunque a un target più ampio. I relatori sono tutti esperti del tema trattato, ma possono avere provenienze diverse: il format si presta a dare spazio a più punti di vista, per esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Scopo della tavola rotonda è il confronto fra i partecipanti, non il semplice succedersi degli interventi: pertanto è necessario prevedere la figura un moderatore che stimoli il dibattito, tenga le fila del discorso e i tempi degli interventi.

Workshop e seminario

Spesso usati come sinonimi, indicano però attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio pratico finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha invece un’impostazione di relazione frontale. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con i discenti.

Fishbowl session

È un momento di confronto e partecipazione attiva pensato per gruppi di una trentina di persone al massimo, che si dispongono in due cerchi: uno più esterno di uditori e uno interno

con alcuni partecipanti che pongono domande al relatore il quale, seduto al centro, presenta un caso clinico o l’esito di una ricerca. Nel cerchio interno c’è sempre una sedia vuota dove a turno chiunque dal cerchio esterno può sedersi per porre domande o prendere parte alla discussione.

In the ring

In uno spazio fisico delimitato, come fosse il ring di un incontro di boxe, due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti sullo stesso tema per evidenziare i pro e i contro della questione. Un moderatore gestisce il confronto alternando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.

I FORMAT CONGRESSUALI PIÙ DIFFUSI

Il format esperienziale con manichini Sessioni parallele con simulazioni su manichini o pratiche chirurgiche su cadaveri

Simposio Breve incontro di approfondimento con commenti ai contenuti esposti

Meet the expert

Un esperto si mette a disposizione per rispondere alle domande dei colleghi

Speakers corner Angolo degli oratori nell’area espositiva dove le aziende illustrano le novità di prodotto

Science slam Competizione fra giovani medici per la migliore presentazione del proprio lavoro di ricerca

Sessione plenaria Momento di apertura e chiusura del congresso

Lectio magistralis Lezione d’autore tenuta da una personalità eminente

Masterclass

Esperti presentano un tema a un piccolo gruppo di partecipanti

Collegamenti in diretta con le sale operatorie

Il chirurgo che opera risponde in diretta alle domande

Tavola rotonda

Panel di relatori che si confrontano su un tema specifico

Workshop e seminario

Il workshop

In the ring Due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti

è un laboratorio pratico, il seminario una relazione frontale

Fishbowl session

Confronto attivo con i partecipanti disposti in due cerchi concentrici

Science slam

Sul modello del poetry slam, competizione in cui i poeti recitano i loro versi e vengono valutati da una giuria di pubblico, qui i giovani medici sono chiamati chiamati a presentare i loro lavori di ricerca in modo coinvolgente e accattivante. A votare la presentazione migliore è una giuria composta da altri partecipanti al congresso.

Speakers corner

Come all’Hyde Park di Londra, anche nei congressi medici ci può essere un “angolo degli oratori”: in genere si trova nell’area espositiva e viene utilizzato dalle aziende sponsor per illustrare ai congressisti che visitano gli stand le loro prossime novità di prodotto.

Meet the expert

Un medico esperto in una disciplina o pratica clinica si mette a disposizione per rispondere alle domande di approfondimento dei colleghi. I colloqui possono essere sia individuali sia in piccoli gruppi.

Simposio

In ambito congressuale il simposio è un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico, spesso organizzato e condotto da un gruppo di delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, che devono essere

corredate un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando i “discussant”, cioè coloro che hanno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore sottolineandone le eventuali criticità. Per il suo elevato potenziale formativo, e a differenza delle sessioni plenarie, il simposio di solito viene accreditato per il rilascio di crediti ECM.

Il format esperienziale con manichini

Il programma di un congresso medico è oggi frutto del lavoro congiunto di società scientifiche, provider e agenzia di organizzazione congressuale per innovare i format, aumentare l’efficacia della formazione e potenziare il coinvolgimento dei partecipanti.

Il format esperienziale è quindi adottato in maniera crescente anche nell’ambito dei congressi, laddove le società scientifiche sono sempre più interessate ad arricchire i propri eventi di opportunità di apprendimento pratico. Un esempio sono i cosiddetti “cadaver lab”, cioè le sessioni parallele in seno ai grandi congressi dove i discenti imparano nuove tecniche chirurgiche praticandole sui corpi donati alla scienza. Oppure le simulazioni con manichini, che vengono usate soprattutto negli eventi di formazione in medicina di emergenza e rianimazione.

Valorizzare il programma attraverso la location

Scelte di allestimento efficaci

La sede che ospita il congresso deve essere allestita con l’obiettivo primario di garantirne una fruizione agevole da parte dei partecipanti in ogni momento del programma. Che ci siano 100 o 1.000 partecipanti il principio non cambia: gli spazi devono essere sfruttati secondo un principio di funzionalità che agevoli la logistica, gli spostamenti delle persone e le diverse attività previste, tanto nelle sale meeting quanto nelle altre aree della struttura. Scelte di allestimento poco razionali possono creare rallentamenti in fase di registrazione o di ritiro dei badge, all’entrata o all’uscita delle sale, durante il coffee break o il pranzo. Egualmente, allestimenti efficaci possono potenziare la circolazione dei partecipanti in zone come l’area espositiva o l’area poster, il cui successo si basa sull’afflusso di visitatori. Ecco qualche suggerimento.

Individuare le soluzioni logistiche

Prima di progettare l’allestimento può essere utile confrontarsi con lo staff della location: nessuno la conosce meglio di chi ci lavora, che è sicuramente in grado di suggerire le soluzioni logistiche più adatte alle esigenze specifiche.

Aree dedicate per le diverse attività

L’allestimento deve garantire che ci siano spazi adeguati per tutte le attività che si svolgono durante il congresso: non è sufficiente dunque concentrarsi sulle sale per le sessioni, ma occorre dare attenzione anche a spazi espositivi, area catering, foyer per la reception e le registrazioni, aree lounge per il networking informale.

La segnaletica determina la fluidità del movimento

La segnaletica della location deve essere affiancata da quella del congresso che indica, per esempio, in quale sala si tiene quale sessione e a che ora. Cartelli visibili e indicazioni chiare: una segnaletica efficace è un servizio ai partecipanti e un fattore di fluidità logistica.

Informazioni all’ingresso

Per quanto visibile e ben congegnata, la segnaletica non può sostituire l’essere umano in quanto a chiarezza ed esaustività. Posizionare un desk informazioni proprio all’ingresso della location evita perdite di tempo a partecipanti e relatori.

Separare i desk di assistenza a seconda della loro funzione

Per una più rapida gestione dei flussi di partecipanti è bene tenere separati i servizi: al desk di segreteria le procedure tecniche e in altri punti l’assistenza e le informazioni generali.

I servizi multipoint

Se lo spazio lo consente è sempre consigliato allestire più punti per uno stesso servizio, a prescindere dal numero di partecipanti. Per esempio, tre desk di registrazione, tre punti di ritiro dei badge (o totem per il self check-in), tre angoli per il ristoro e così via. In questo modo si evitano file, ritardi e irritazione dei partecipanti.

Indirizzare le persone verso tutti gli stand Soprattutto nelle aree espositive ci sono sempre alcune zone più sacrificate di altre, magari perché più distanti dagli ingressi o perché relegate in fondo alla sala. Per creare passaggio anche in queste zone, e garantire la giusta visibilità a tutti gli stand degli sponsor, vi si possono collocare desk di servizio oppure tavoli con il rinfresco.

Un open space per stand e poster

Un modo efficace di sfruttare il passaggio dei partecipanti è riunire insieme area espositiva e area poster in un unico grande open space continuo: in questo modo chi va a consultare i poster transita anche di fronte agli stand espositivi e viceversa.

Il posizionamento dell’area rinfresco

Quando si sceglie il luogo dove allestire i tavoli per il coffee break occorre domandarsi se è

chiara la direzione della fila, se si possono creare assembramenti, se i camerieri hanno abbastanza spazio per allestire e servire. In questo modo si evitano gli errori più comuni.

L’allestimento dell’area espositiva

L’area espositiva di un congresso è quella dove trovano posto gli stand nei quali le aziende sponsor presentano ai partecipanti le proprie novità di prodotto. Le dimensioni di quest’area variano da congresso a congresso, ma negli eventi più grandi possono essere piuttosto estese, come in una fiera vera e propria. Centinaia di stand, centinaia di persone coinvolte, migliaia di visitatori. Gli stand possono essere altamente tecnologici, oppure presentare macchinari voluminosi e delicati (per esempio quelli per la diagnostica), o ancora ospitare presentazioni che richiamano molte persone. La logica della gestione di quest’area è quella fieristica: in genere l’agenzia che organizza il congresso incarica un allestitore della costruzione degli stand e, in collaborazione con lo staff della location, coordina le operazioni.

Tenere conto dei flussi di partecipanti

L’area espositiva deve essere facilmente accessibile e commisurata non solo al numero di stand che deve ospitare, ma all’intero flusso di persone che si prevede la visiteranno.

È importante inoltre che lo spazio sia dotato dei servizi di base e della connessione a internet.

Collegamento fra espositori e allestitore

Nell’ambito di uno stesso congresso in genere si affida l’allestimento di tutti gli stand a un’unica società specializzata. La segreteria organizzativa

del congresso deve quindi fare da collegamento fra gli espositori e l’allestitore per specificare quanto necessario a ognuno.

Le opzioni espositive

L’organizzatore del congresso di solito propone agli espositori la scelta fra uno o due tipi di stand, diversi per misure, dotazioni e costi. Alcune aziende avranno poi richieste specifiche in base a ciò che devono esporre o alle attività che vogliono condurre nello stand.

La movimentazione dei macchinari

L’area della location dove allestire la parte espositiva del congresso deve offrire spazi sufficientemente ampi per movimentare macchinari e colli ingombranti come pannelli e mobili degli stand, impianti di illuminazione, macchinari presentati dagli espositori e così via.

Sorveglianza per i macchinari

Se ci sono aziende che espongono macchinari è necessario accertarsi che siano sempre presenti i tecnici addetti. Occorre inoltre garantire la sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor circa le coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti.

Le scadenze per aziende e allestitori

Per organizzare un’area espositiva è necessario che tutti rispettino le scadenze. Gli allestitori devono montare gli stand entro una certa data, quindi le aziende hanno una scadenza precisa per confermare le loro necessità tecniche all’allestitore. Nel dare le scadenze è meglio lasciare sempre uno o due giorni di margine per eventuali imprevisti.

Comunicare gli orari di accesso

Comunicare a tutti gli espositori orari e modalità di accesso all’area espositiva per preparare gli stand e disallestirli a fine evento. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere all’allestitore un paio di giorni di lavoro, anche di notte per ottimizzare i tempi.

Il servizio dell’allestitore È bene disporre che sia la location sia l’allestitore abbiano sempre almeno una persona presente nell’area espositiva durante lo svolgimento del congresso per rispondere alle richieste degli espositori, fare le eventuali riparazioni e risolvere eventuali problemi.

La mappa degli stand

Quanto più l’esposizione è grande tanto più apprezzata ne è la mappa, che si può sia stampare in formato depliant sia caricare sul sito, la piattaforma web o la app dell’evento per la consultazione da smartphone.

Gestire l’area poster

Nel contesto di un congresso medico-scientifico, un poster è un manifesto stampato dove l’autore pubblica i risultati delle proprie ricerche o un caso studio seguito. I manifesti stampati non esistono praticamente più, sostituti dagli e-poster, cioè quegli stessi documenti visualizzati su appositi monitor. I poster sono naturalmente disponibili per la consultazione anche sul sito o sualla piattaforma web dell’evento, ma in genere sono anche esposti in un ambiente comune aperto ai partecipanti affinché ne possano discutere i contenuti con gli autori nelle cosiddette “sessioni poster”. Queste sessioni sono un aspetto rilevante del programma scientifico: per i ricercatori, che presentano il proprio lavoro ai colleghi, sono un’occasione di visibilità, e per chi vi partecipa sono un’opportunità di confronto e

scambio professionale. Compito dell’organizzatore è facilitare gli autori nella produzione dei propri poster e gestirne l’area affinché sia il più funzionale possibile a rendere proficue tali sessioni.

Le indicazioni agli autori

L’efficacia di un poster è molto legata alla capacità dell’autore di dare una forma grafica ai contenuti. È quindi consigliabile fornire agli autori indicazioni su come realizzarlo: quali sezioni prevedere, come organizzare i contenuti, come impostare titolo e sottotitolo, fermo restando che gli autori sono comunque liberi di dare al poster l’aspetto che preferiscono.

Le specifiche per i poster digitali

Per gli e-poster, presentati su monitor o touch screen, occorre che l’area sia cablata. Agli autori devono essere fornite le specifiche tecniche per caricare il loro materiale (tipo di file, peso massimo dei file, tipo di supporto da utilizzare). I poster digitali (ma anche quelli tradizionali dotati di QR code) possono essere visualizzati su smartphone o tablet dal sito o dalla la app del congresso.

Per ogni poster uno spazio numerato

Gli spazi dove posizionare i totem con i poster devono essere ben visibili e numerati. Quando (prima dell’evento) il poster viene accettato l’autore riceve comunicazione del codice identificativo attribuitogli. A quel codice è associato lo spazio nell’area poster a lui riservato.

Attrezzatura e assistenza

Prevedere la presenza di un tecnico per risolvere eventuali problemi. A maggior ragione se si tratta di e-poster, e se quindi l’area è dotata di monitor o di totem con touch screen, è necessario il presidio di personale tecnico.

Definire l’agenda delle sessioni poster

Per dare a tutti i partecipanti la possibilità di partecipare alle sessioni poster è bene fissare fin da subito l’agenda degli incontri con gli autori, avendo cura di dividerli in più momenti per evitare sovraffollamenti.

Migliorare le interazioni nell’area poster

I siti o le app dei congressi sono spesso dotati di una funzione che permette di votare i poster migliori. Per migliorare l’interattività dell’area poster si possono incentivare i partecipanti a valutare i lavori esposti e a sottoporre domande e richieste di approfondimento direttamente agli autori.

Come strutturare il programma sociale

Perché organizzare un programma sociale

Una delle principali ragioni che spinge le persone a partecipare a un evento professionale, dopo l’interesse per i contenuti in programma, è l’opportunità di fare networking con i colleghi e ampliare la propria rete di contatti, interagendo e confrontandosi con i propri pari italiani e internazionali. L’occasione per incontrare informalmente i colleghi è data dal programma sociale del congresso, che può essere più o meno articolato a seconda che si tratti di un evento di portata nazionale oppure di dimensione internazionale. La funzione degli eventi sociali, che sono di fatto momenti ricreativi, è anche quella di permettere ai partecipanti di “staccare”

dal programma generalmente intensivo dei lavori per rilassarsi dopo una giornata di piena concentrazione, nonché di ringraziarli per avere preso parte al congresso, rendendolo possibile proprio grazie alle loro iscrizioni.

Il cocktail di benvenuto e la cena sociale

I due momenti più tradizionali del programma sociale sono il cocktail di benvenuto, organizzato a seguito della cerimonia inaugurale del congresso la sera prima dell’inizio dei lavori, e la cena sociale, che si svolge in genere (ma non necessariamente) l’ultima sera dell’evento. Entrambi sono spesso organizzati in location prestigiose: soprattutto

nel caso dei congressi internazionali possono essere palazzi e saloni storici messi a disposizione gratuitamente dall’amministrazione comunale come incentivo all’organizzazione del congresso nella propria città. La cena sociale, oltre al discorso del presidente del congresso, ai ringraziamenti e ai saluti, può prevedere uno spettacolo o un intrattenimento musicale.

L’opzione dei “post-tour”

Ferma restando l’esigenza di massima sobrietà delle attività sociali proposte durante il congresso, i programmi più articolati si hanno in genere nell’ambito degli eventi di dimensione nazionale o internazionale, dove l’organizzatore può proporre, nei giorni successivi al congresso, i cosiddetti “post tour”, cioè visite turistiche o culturali nella destinazione o nei suoi dintorni, a beneficio soprattutto dei partecipanti che arrivano dall’estero. Nei congressi nazionali il programma sociale consiste di solito in un’attività o una visita culturale in un luogo particolare della città ospite da effettuarsi nelle ore pomeridiane, prima della cena sociale.

Fare esperienza della destinazione

Il migliore spunto per l’organizzazione del programma sociale arriva in genere dalla destinazione dove si svolge il congresso: in particolare in Italia, ogni territorio ha le sue peculiarità e le sue attrattive. Che si tratti di un tour guidato, della visita a un museo, una bottega storica o uno stabilimento-simbolo, oppure di un concerto o uno spettacolo tipico locale, l’importante è dare ai partecipanti la possibilità di fare un’esperienza “autentica” della destinazione.

Attività che incontrino il gusto di tutti

Un programma sociale che incontri il favore dei partecipanti non deve essere né troppo ricercato né proporre attività troppo di nicchia: meglio puntare su qualcosa in grado di riscuotere ampio apprezzamento. Per individuare la giusta opzione fra più possibilità si può fare esprimere ai partecipanti la propria preferenza, per esempio con un sondaggio online da compilare al momento dell’iscrizione. Il valore dell’evento sociale risiede sia nell’opportunità di networking sia nell’esperienza che offre al partecipante, e non sono pertanto necessari grandi budget: un organizzatore professionale di congressi è anche in questo caso in grado di identificare attività e format originali da proporre.

Iscrizioni separate dal programma scientifico

Le aziende farmaceutiche e biomedicali che sponsorizzano il congresso non possono essere associate ad attività che hanno valenza turistica e ricreativa e chiedono quindi agli organizzatore di rispettare alcune regole affinché l’evento scientifico (che loro sponsorizzano) sia nettamente separato dall’evento sociale (che loro non possono sponsorizzare). Per esempio, rendendo facoltative le attività extra congresso e scorporandone il pagamento dalla quota di iscrizione, in modo che siano a carico del singolo partecipante. Oppure prevedendo un ampio intervallo di tempo (fra i 30 e i 45 minuti) fra la fine delle sessioni congressuali e l’inizio delle attività sociali.

Le tecnologie congressuali

120 L’accelerazione digitale negli eventi in presenza

126 L’affermazione del congresso ibrido

130 Le esigenze di banda e di connettività

133 L’evoluzione dei software gestionali

L’accelerazione digitale negli eventi in presenza

Tecnologia sempre più presente nel residenziale

L’accelerazione digitale imposta dall’emergenza Covid, che ha introdotto e consolidato l’utilizzo di format virtuali e ibridi per gli eventi, ha lasciato un’eredità anche sui congressi ormai tornati a essere svolti in presenza. Rispetto al periodo pre-pandemia, è infatti aumentata la richiesta di applicazioni digitali per creare interazione e di soluzioni di realtà aumentata anche per gli eventi puramente residenziali. La tecnologia ha dunque rivoluzionato il mondo degli eventi medicoscientifici rendendo la formazione in campo medico più interattiva, innovativa e interessante, migliorando l’esperienza che i partecipanti fanno degli eventi di formazione in presenza in termini di apprendimento, coinvolgimento, fruizione dei contenuti, efficienza logistica.

Una molteplicità di strumenti

Dal punto di vista dell’organizzatore la tecnologia tocca oggi ogni aspetto della realizzazione di un congresso: software che gestiscono procedure e adempimenti amministrativi, piattaforme web per la trasmissione in streaming delle sessioni, collegamenti in videoconferenza per relatori e opinion leader che intervengono da remoto, smart badge per regolare l’accesso dei partecipanti a determinate aree o servizi del congresso e registrazione delle sessioni per la successiva fruizione on demand dei contenuti da parte dei partecipanti sono solo alcune delle soluzioni utilizzate.

Identificare le tecnologie più adatte all’evento

I costi delle tecnologie continuano a scendere, rendendole sempre più accessibili; la sfida è quindi identificare quelle più adatte all’evento, alle caratteristiche del pubblico cui si rivolge e ai contenuti che deve veicolare. In altre parole, organizzatore e comitato scientifico devono identificare quelle che servono allo

specifico congresso per dargli valore aggiunto, contestualizzandole e finalizzandole a ottenere obiettivi specifici. Di seguito forniamo una breve e sicuramente non esaustiva panoramica di alcune delle tecnologie oggi comunemente in uso nell’ambito dei congressi medici svolti in presenza.

Tutti i materiali nei “contenitori” digitali

I partecipanti ai congressi medici non ricevono quasi più materiali stampati: materiali didattici, abstract, presentazioni, poster, questionari di apprendimento e gradimento e materiali degli sponsor sono generalmente caricati sul sito del congresso, oppure sulla piattaforma web che gestisce i collegamenti da remoto e la parte virtuale, o ancora sulle app appositamente sviluppate per l’evento. In questo modo i materiali sono facilmente ricercabili e consultabili dai partecipanti in qualunque momento tramite computer o dispositivo mobile. In molti casi, ormai, l’unico materiale cartaceo che viene distribuito ai partecipanti è il programma, spesso in formato “pocket”, quindi ridotto, sul quale può essere stampato un QR Code che riporta alla versione completa pubblicata online.

Relatori da remoto

L’intervento di uno o più relatori o opinion leader da remoto – da altre città o altri paesi – è divenuto ormai uno standard nei congressi residenziali, tanto che la presenza di questo tipo di collegamento non è sufficiente per definire ibrido l’evento. I relatori si collegano attraverso applicazioni di videoconferenza, in genere integrate nella piattaforma web del congresso, che garantiscono la ricezione istantanea del segnale audio/video alla platea riunita in sala.

Il format televisivo

Nel periodo degli eventi esclusivamente virtuali, gli organizzatori hanno mutuato alcuni aspetti della messa in onda televisiva per “spettacolarizzare” le sessioni trasmesse online e mantenere alta l’attenzione dei partecipanti

che seguivano i lavori dagli schermi dei propri computer. L’utilizzo di sigle, stacchi, intermezzi con animazioni grafiche, sottopancia (scritte in sovraimpressione sullo schermo con il nome del relatore o altre informazioni) è divenuto comune anche nei congressi in presenza: la tradizionale e semplice proiezione sullo schermo delle slide del relatore è oggi percepita come una modalità davvero minimale. Ne consegue che, se per l’evento in presenza prima era sufficiente un computer per proiettare le slide, ora è necessaria in sala una consolle di regia.

Interazione fra platea e relatori

Un’altra eredità del periodo degli eventi virtuali è l’aumentata digitalizzazione delle interazioni in sala per mantenere alta l’attenzione dei partecipanti. Ecco dunque il diffondersi di tecnologie interattive con applicazioni integrate nella piattaforma web o nella app dell’evento. Le funzionalità possono essere diverse: per esempio, permettono di porre domande ai relatori con lo smartphone: le domande vengono ricevute da un moderatore che le visualizza tramite tablet e seleziona quelle più adatte a essere discusse. Le domande possono anche venire poste dal relatore, e i discenti rispondono tramite smartphone scegliendo fra varie opzioni, oppure ordinando le risposte in scala di priorità. Domande, risposte e votazioni possono essere visualizzate sullo schermo di sala, anche in forma grafica. Un’ulteriore utilizzo di questa funzionalità è la somministrazione dei questionari di valutazione delle sessioni (se non già previsti dall’accredito ECM), ritenuti dai comitati scientifici utili strumenti di feedback.

Smart badge

L’accesso del partecipante alla sede congressuale, alle sale o all’area espositiva avviene attraverso un tradizionale badge con codice a barre o QR Code che si ritira presso il desk di registrazione oppure si stampa in autonomia con i totem dedicati. All’ingresso delle sale il personale valida il badge con l’apposito lettore registrando l’ingresso. Nei congressi più complessi, che offrono servizi acquistabili separatamente, può valere la pena utilizzare i badge RFID, dotati di un dispositivo a radio frequenza (un sottile adesivo) che inviano un segnale raccolto da appositi varchi o da lettori gestiti dal personale. Il sistema RFID è più costoso ma utile per associare l’accesso a servizi specifici: ogni dispositivo RFID abilita quindi il partecipante ad accedere, per esempio, all’area delle sessioni generali ma non a quella dove si svolgono i corsi accessori se la sua tipologia di iscrizione non lo prevede; oppure permette l’accesso all’area catering se il servizio è a pagamento.

Realtà aumentata

È la tecnologia che consente di sovrapporre elementi multimediali a una scena reale, visualizzandoli attraverso un qualsiasi display, tipicamente quello dello smartphone. Vi si accede inquadrando con la fotocamera un segnale chiamato marker, che può essere un adesivo o un cartello. In un congresso la realtà aumentata può avere diversi utilizzi: si può posizionare il marker all’ingresso della sede congressuale per fare visualizzare informazioni o la mappa delle sale; se posizionato sulla porta di una sala, il marker può aprire lo streaming di ciò che vi sta avvenendo all’interno. Negli stand degli sponsor, i marker possono dare accesso a contenuti video, testi e approfondimenti sui prodotti o le attrezzature esposte. La realtà aumentata si usa anche per rendere più realistico l’apprendimento nelle simulazioni di casi clinici: per esempio, il marker può essere posizionato su un manichino da esercitazione, in modo che i discenti possano visualizzare informazioni, video o immagini che li aiutino a formulare una diagnosi.

La app del congresso

L’affermazione delle piattaforme web per la gestione degli eventi ha di fatto ridimensionato la domanda di app per i congressi. Se prima le app fungevano da contenitore per tutti i materiali dell'evento, oggi questi contenuti sono già presenti sulle piattaforme web, rendendo le app uno strumento per lo più ridondante, che comporta costi per il regolare aggiornamento.

La richiesta di tecnologia negli eventi in presenza

Tutti i materiali in formato digitale

Disponibili sul sito, sulla piattaforma web del congresso, sul sito o sulla app.

Aumento delle interazioni in sala Applicazioni per stimolare la partecipazione attiva tramite smartphone.

Sempre più comuni i relatori da remoto

Collegati con applicazioni di videoconferenza integrate nella piattaforma del congresso.

Tecniche televisive

Sigle, stacchi musicali, intermezzi con animazioni per “spettacolarizzare” le sessioni e riempire le pause.

Presentazioni interattive

Nelle slide dei relatori applicazioni interattive che permettono ai discenti di intervenire sulle slide stesse con lo smartphone.

Realtà aumentata

Molteplici forme di utilizzo: scientifico, informativo, di visibilità per gli sponsor.

La app del congresso

Apportano un valore aggiunto nella gestione dell'interazione onsite e nella visibilità agli sponsor.

Smart badge

Badge con codice a barre o QR Code. Badge con dispositivi RFID per acquistare servizi aggiuntivi.

E-Poster

Riprodotti su monitor o schermi touch, integrano video, rendering o animazioni. Chi li consulta può lasciare commenti o valutarli.

sono però alcuni casi in cui la app del congresso continua ad apportare un valore aggiunto:

Per gestire le funzioni di interazione onsite (domande e risposte, votazioni e questionari)

Per gestire i sistemi di accesso tramite

QR Code

Per consultare programma e contenuti anche offline

Per dare maggiore visibilità agli sponsor: alert che ricordano il simposio sponsorizzato, messaggi promozionali che si visualizzano all’avvio della app, funzionalità di realtà aumentata da usare negli stand delle aziende.

E-poster

Sostituiscono ormai i poster stampati su supporti cartacei: gli e-poster ne sono la versione digitale in alta definizione, riprodotta su monitor o schermi touch (durante l’emergenza sanitaria Covid ne erano stati sviluppate anche versioni touchless) installati su appositi totem. In genere sono file in Power Point che integrano anche brevi video, rendering o animazioni, come per esempio rotazioni di modelli in 3D per rendere la presentazione visivamente più efficace. I poster digitali danno la possibilità a chi li consulta di lasciare

commenti o valutarli. Le postazioni di lettura permettono di effettuare ricerche per parole chiave e quindi di visualizzare immediatamente i poster di interesse. I poster sono ormai comunemente caricati anche sul sito o sulla piattaforma web dell’evento e consultabili tramite computer o dispositivi mobili.

Le presentazioni interattive

Molte delle tecnologie per eventi sviluppate negli ultimi anni sono nate per stimolare la partecipazione attiva delle persone: coinvolgere attivamente i discenti risponde infatti all’esigenza di tenere alta l’attenzione e di trasmettere contenuti in forma “esperienziale” e non più soltanto “unidirezionale”, migliorando in questo modo la didattica, l’apprendimento e la condivisione della conoscenza. Un’innovazione interessante sviluppata da fornitori specializzati è quella delle presentazioni interattive, che possono assumere diverse interfacce. Una delle interfacce possibili è quella delle slide, simili a quelle di Power Point, all’interno delle quali vengono inserite applicazioni di interazione: in questo modo, mentre il relatore conduce la propria presentazione e proietta le slide sullo schermo di sala, il pubblico può intervenire – sulle quelle stesse slide, che vede sul proprio smartphone – in diversi modi. Ne illustriamo alcuni per dare un’idea dell’ampia gamma di possibilità.

1Post-it

I partecipanti visualizzano la slide del relatore sul proprio smartphone o tablet e, su invito del relatore stesso, possono commentarla cliccando un bottone apposito e scrivendo una frase. I commenti inviati vengono moderati e poi appaiono sulla slide di sala con la grafica di un post-it, il noto foglietto adesivo giallo. Ai postit pubblicati sulla slide i partecipanti possono apporre il “like”. In questo modo il relatore ha un feedback immediato sul contenuto che sta proponendo.

2Mappe interattive

Si tratta di slide con immagini interattive predisposte per raccogliere i clic dei partecipanti. Si usano soprattutto per la diagnostica con immagini: per esempio, nella slide appare l’immagine di una radiografia polmonare. Alla richiesta del relatore, i partecipanti (che visualizzano la slide sul proprio smartphone) possono indicare in quale punto

dell’immagine si trova secondo loro la lesione da trattare. Sulla slide appariranno quindi i punti dove i partecipanti hanno cliccato: saranno verdi se posizionati sulla lesione (risposta giusta) e rossi se posizionati lontano dalla lesione (risposta sbagliata). Il relatore ha quindi modo di valutare la percentuale di risposte giuste e sbagliate e, se necessario, ritornare sull’argomento per spiegarlo meglio.

3Take on message

È una slide presentata alla fine della relazione e strutturata come tabella, dove ogni colonna indica un argomento trattato nella presentazione. Il relatore chiede ai partecipanti quali sono, per ogni argomento, i temi che hanno percepito come più importanti, quelli che “si porteranno a casa”. La tabella si popola così dei temi chiave della presentazione secondo chi l’ha ascoltata, dando origine a una slide di contenuti “prodotti” dalla platea. I temi inviati dai partecipanti possono anche essere votati dagli altri, e quelli che raccolgono più voti vengono automaticamente spostati sulla parte alta della tabella, producendo così una slide con i temi ritenuti prioritari dai discenti in maggiore evidenza.

4Drag and drop

È un formato di interattività che serve per valutare l’interesse dei partecipanti verso una determinata tematica. Il relatore presenta la propria slide con, poniamo, una serie di temi interenti la sua presentazione e chiede alla platea quali ritengano siano prioritari per la discussione, l’implementazione etc. Attraverso il proprio dispositivo mobile, ogni partecipante può muovere e riposizionare (drag and drop) i riquadri con i temi secondo una propria scala di interesse. Il software raccoglie tutte le interazioni e presenta così una slide con le tematiche ordinate secondo le preferenze espresse dagli utenti. Il relatore potrà così modificare o reindirizzare la propria presentazione recependo la richiesta “dal basso”.

5Escape room

È un formato di gamification che viene utilizzato anche per presentare i contenuti scientifici degli sponsor. Lo sponsor può per esempio presentare un caso clinico: il partecipante visualizza, in un ambiente magari fantasy, un personaggio con sintomi che deve riconoscere

I contenuti on demand nel congresso in presenza

contenuti promozionali e informativi

materiali aggiuntivi relativi alle presentazioni in corso

e inserire nella categoria appropriata. Se la risposta è giusta l’ambientazione della room cambia e al partecipante verrano proposti altri quesiti, per esempio a quali esami diagnostici sottoporre il paziente. A mano a mano che il partecipante procede, affrontando diversi tipi di interattività, le risposte corrette gli permetteranno di risolvere il caso e di “uscire” dalla stanza con un punteggio, che potrà essere visualizzato sullo schermo di sala in una classifica, anonima o meno.

Contenuti on demand

È sempre più comune che le società scientifiche che promuovono congressi solo in presenza richiedano la registrazione e la pubblicazione delle sessioni, o di alcune sessione, sul sito o sulla piattaforma del congresso per la fruizione on demand da parte degli utenti. I contenuti on demand possono essere pubblicati:

Prima dell’evento contenuti promozionali e informativi, brevi video dei relatori che anticipano le proprie presentazioni, video clip dei casi clinici che saranno trattati etc.

le registrazioni di tutte o parte delle sessioni, opportunamente editate

Durante l’evento materiali aggiuntivi relativi alle presentazioni in corso, contenuti scientifici extra, interventi registrati di relatori non presenti al congresso se non è previsto il collegamento da remoto.

Dopo l’evento le registrazioni di tutte o di una parte delle sessioni svolte in presenza, opportunamente editate e magari arricchite di sigle. Se previsto l’accredito ECM, tali registrazioni devono essere accreditate come FAD.

Tecnologia facile da usare

È vero che la tecnologia avanza, ma l’importante è non renderla complicata. Il grado di alfabetizzazione digitale del pubblico professionale è molto elevato, ma è bene comunque renderla accessibile a tutti. Una tecnologia di interazione specifica, per esempio, deve essere di uso facile e intuitivo e non richiedere al partecipante più di uno-due minuti per capirne il funzionamento. Il suggerimento, soprattutto per le tecnologie partecipative in sala, è quello di spiegare brevemente all’inizio della sessione come usare e sfruttare al meglio quella a disposizione per quella sessione specifica.

L’affermazione del congresso ibrido

Dal virtuale tecnologie molto sofisticate

Nel biennio 2020-2021 di pandemia Covid molti congressi, nazionali e internazionali, sono stati trasferiti su piattaforme digitali, divenendo, di fatto, completamente virtuali. Gli ingenti investimenti in tecnologia e la creatività di organizzatori e provider hanno permesso di produrre eventi virtuali molto sofisticati, svolti in perfette ricostruzioni in 3D dei centri congressi, con aree espositive in cui era possibile entrare negli stand con un’esperienza immersiva e, in alcuni casi, perfino dotarsi di un proprio avatar con il quale muoversi negli spazi virtuali del congresso, passando dall’area accoglienza alle aule di formazione, quasi come in un videogioco. Altre piattaforme erano in 2D ma non meno funzionali, con finanche aree coffee break dove i partecipanti potevano trascinare con il mouse la propria icona (foto personale) vicino a quella di un altro partecipante perché si aprisse un canale chat individuale per il networking. In breve tempo dunque, il mercato ha trovato soluzioni tecnologiche avanzate per la fruizione di contenuti scientifici in modalità virtuale, format di sessione con tecnologie per l’interazione e il gaming e soluzioni di networking virtuale per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione dei discenti collegati online.

Il passaggio al congresso ibrido

Al termine delle restrizioni sanitarie, i congressi propriamente detti hanno visto un massiccio ritorno alla presenza, voluta dalle società scientifiche committenti, dai partecipanti e anche dagli sponsor, i quali trovano, in particolare nei congressi di medi-grandi numeri, maggiore riscontro nella tradizionale stretta di mano dell’incontro faccia a faccia. Tuttavia il patrimonio tecnologico e di competenze accumulato con il full virtual non è stato certo accantonato, e la formula del congresso ibrido è ormai entrata stabilmente nella rosa dei formati possibili per l’organizzazione di un congresso. Il congresso ibrido prevede sia la

partecipazione in presenza – si tratta quindi di un evento “tradizionale” che si svolge dal vivo in una location fisica, con un’audience in platea e relatori sul palco – sia la fruizione da remoto delle sessioni e dei contenuti da parte di partecipanti e relatori collegati online. Le aspettative di esperienza virtuale che i partecipanti da remoto hanno in un evento ibrido sono ora però inferiori a quelle che avevano nei confronti degli eventi completamente virtuali: il grado di sofisticazione dell’esperienza online nell’ibrido (e i relativi investimenti) è pertanto ormai inferiore a quello dei corsi di formazione progettati specificatamente per il formato full virtual.

Le caratteristiche della piattaforma web

La parte online dell’evento ibrido è ospitata su una piattaforma web, la stessa utilizzata per gli eventi full virtual: ne sono state sviluppate di molti tipi, con diversi gradi di sofisticazione e con più o meno funzionalità. Alcuni organizzatori ne hanno sviluppate di proprie, altri le utilizzano su licenza di terzi, altri ancora le acquistano e le personalizzano. In generale, una piattaforma web per eventi ibridi/ virtuali deve avere le seguenti caratteristiche:

➤Multidispositivo

Accessibile e correttamente visualizzabile da computer, smartphone e tablet.

➤Intuitiva

Il partecipante deve intuirne rapidamente il funzionamento e potersi muovere con facilità tra le varie aree, funzioni, contenuti. Alcuni organizzatori predispongono tutorial per guidare i partecipanti all’uso della piattaforma.

➤Integrata

La piattaforma deve integrarsi all’applicativo gestionale del congresso, al sito del congresso e alla eventuale app del congresso in un unico sistema integrato. Deve potere integrare anche eventuali ulteriori software per le presentazioni interattive.

➤Modulare

Le diverse funzionalità della piattaforma devono poter essere attivate o disattivate a seconda delle esigenze dell’evento. Per esempio, un congresso non ECM non avrà la necessità di attivare il modulo con funzioni di tracciamento e reportistica richiesti da AGENAS. Oppure, committente e organizzatore potrebbero non ritenere opportuna l’attivazione del social wall con i commenti dei partecipanti se questa funzione non rientra fra i loro obiettivi di interazione.

➤Multistreaming

A seconda della complessità dell’evento la piattaforma deve potere essere multistreaming, cioè in grado di gestire trasmissioni in streaming da più sale in contemporanea.

➤Funzionalità di interazione

La piattaforma deve permettere ai partecipanti da remoto di interagire, differenziando così l’esperienza online da quella di un semplice webinar. Quindi: funzionalità per domande e risposte, votazioni, valutazioni delle sessioni in tempo reale durante la diretta (magari anche con reaction come i like tipici delle dirette Facebook), valutazioni poster e canali chat one-to-one fra i partecipanti, con i relatori, con gli sponsor e con l’organizzatore sono solo alcune delle opzioni.

➤Approfondimenti

La piattaforma può dare la possibilità di associare alle sessioni trasmesse in streaming approfondimenti tematici (PDF, video) da visualizzare in parallelo alla sessione.

➤Contenuti del congresso

La piattaforma deve avere aree specifiche dove i partecipanti da remoto (e anche quelli in presenza) possono visualizzare e scaricare programma, faculty, abstract, poster, slide delle presentazioni (se disponibili), survey, e tutta la documentazione relativa all’ECM, come questionari e crediti.

➤Area espositiva

La presenza virtuale degli sponsor nei congressi ibridi si è un po’ ridimensionata rispetto al periodo del full virtual, soprattutto in termini di investimento tecnologico. Ciò nonostante, le piattaforme presentano aree sponsor che possono ospitare sia stand virtuali navigabili sia semplici pagine web: in entrambi i casi gli spazi sponsor hanno contenuti (PDF, video, schede prodotti etc) e funzioni di interazione (chat individuali o di gruppo).

Accessibile da tutti i dispositivi Facile da usare

Integrabile al sito, al gestionale e all’eventuale app

Modulare Gestisce streaming da più sale in contemporanea

Contiene funzionalità di interazione

Può associare materiali (pdf, video) da visualizzare in parallelo alla sessione

Raccoglie tutti i contenuti del congresso

Offre aree sponsor (stand virtuali o pagine web)

Ha una sezione per i contenuti on demand

Contiene la congress bag con i materiali per i partecipanti

Orari del programma adattati al fuso orario del singolo partecipante

➤Contenuti on demand

I contenuti on demand possono essere pubblicati sulla piattaforma prima dell’evento (contenuti promozionali e informativi, brevi video dei relatori che anticipano le proprie presentazioni, video clip di casi clinici che saranno trattati), durante l’evento (materiali aggiuntivi relativi alle presentazioni in corso, contenuti scientifici extra) e dopo l’evento (le registrazioni di tutte o di una parte delle sessioni svolte in presenza, opportunamente editate e magari arricchite di sigle o di contenuti aggiuntivi. Se previsto l’accredito ECM, tali registrazioni devono essere accreditate come FAD).

➤Congress bag

Raccoglie tutta la documentazione congressuale per i partecipanti, inclusi i materiali degli sponsor.

La piattaforma web per il congresso ibrido

➤Time zone responsive È una funzionalità che serve per i congressi a partecipazione internazionale o comunque quando a collegarsi da remoto sono anche relatori di altri paesi. A fronte di un programma dove sessioni ed eventi vari sono presentati nell’orario del luogo fisico dell’evento, la piattaforma rimodula in automatico tutti gli orari a seconda del luogo dove si trova il singolo partecipante da remoto, che li trova quindi espressi nel proprio fuso orario.

La personalizzazione delle piattaforme

Solitamente le piattaforme hanno un alto grado di personalizzazione su più livelli. Grazie alla loro modularità, si possono innanzitutto personalizzare le funzioni in base al progetto dell’evento.

Il secondo grado di personalizzazione è quello grafico, con colori e immagini in linea con il progetto di comunicazione, il sito del congresso, la grafica dell’associazione committente. La personalizzazione si esprime anche sul layout della pagina di accesso per suggerire agli utenti i percorsi da seguire: si può avere in primo piano il menu delle funzioni, oppure le aree tematiche, o ancora i contenuti on demand. Durante il live, il layout metterà in particolare risalto gli streaming attivi in quel momento.

Il ciclo di vita della piattaforma

La piattaforma può essere attivata da mesi a giorni prima del congresso, a seconda delle necessità di comunicazione, di reclutamento partecipanti, di diffusione dei contenuti informativi on demand, di visibilità degli sponsor. Egualmente, la piattaforma può essere lasciata attiva online anche per molti mesi dopo l’evento, per continuare a offrire i contenuti on demand, per dare visibilità prolungata agli sponsor, per arricchirla di nuovi contenuti in vista della successiva edizione del congresso.

Tracciamento delle attività e reportistica

Inutile dire che le piattaforme web consentono di tracciare ogni attività che gli utenti vi svolgono e offrono una reportistica molto dettagliata su una miriade di aspetti: dal numero di sessioni online viste da ogni utente e per quanto tempo al tipo di documenti scaricati (abstract, poster), dai materiali sponsor effettivamente aperti e visualizzati al numero di visite agli stand virtuali, dal grado di partecipazione alle interazioni proposte durante le sessioni fino ai materiali del kit congressuale effettivamente consultati. Per la legge sulla privacy e la legge sui cookies, e per via di autorizzazioni molto specifiche difficili da ottenere dai partecipanti, questa mole di dati è di solito raccolta e analizzata in modalità aggregata, e mai riferita a un singolo partecipante.

La gestione dei relatori da remoto

L’intervento da remoto di un relatore, uno speaker o un opinion leader è un’occorrenza comune anche nei congressi svolti esclusivamente in presenza, non solo in quelli ibridi. Gli interventi da remoto possono avvenire in due modalità:

Presentazione in diretta

Presentazione registrata

Presentazione in diretta

Il relatore è collegato in diretta dalla propria postazione remota attraverso un’applicazione di videoconferenza integrata con la piattaforma dell’evento. Parla e condivide la propria presentazione dal suo computer senza alcun ritardo nella ricezione del segnale audio/video da parte della platea.

I partecipanti in sala possono porgli domande sia da un microfono dedicato, e in questo caso la domanda viene amplificata in sala e trasmessa al relatore remoto attraverso il canale di videoconferenza, sia per iscritto attraverso la funzione Q&A della piattaforma. I partecipanti da remoto invece possono fare le domande soltanto per iscritto con l’apposita funzione. Le domande vengono quindi trasmesse sul tablet del moderatore in sala che le seleziona e le indirizza al relatore.

I relatori da remoto sono generalmente assistiti dal service tecnico del congresso prima e durante la diretta. Nelle settimane che precedono l’evento, i relatori ricevono il link di collegamento ed

Ricevono il link di collegamento alla piattaforma Effettuano prove audio/video con un tecnico Registrano le loro presentazioni come backup

Si collegano alla piattaforma Entrano in una stanza virtuale per prova microfono e video con un tecnico Ricevono le ultime istruzioni dal moderatore

effettuano prove tecniche sotto la supervisione dei service. Mezz’ora prima dell’ora di inizio della loro presentazione si collegano alla piattaforma dell’evento ed entrano in una sorta di stanza virtuale dove vengono accolti dai tecnici per la prova microfono, la prova video, la prova condivisione schermo per le slide. A quel punto sono pronti per passare al live della sessione in onda. Spesso gli organizzatori predispongono piccoli manuali per spiegare ai relatori come gestire le presentazioni in diretta digitale: parlare davanti a un computer rivolgendosi a una platea di magari migliaia di persone è infatti ben diverso che avere quella stessa platea di fronte, in termini di tempi, feedback e così via.

Presentazione registrata

Le presentazioni dei relatori da remoto si registrano in anticipo se il relatore non è disponibile al collegamento in diretta nella specifica data e ora del suo intervento oppure come backup di sicurezza. Un’altra ragione per la registrazione preventiva è quella del rispetto delle tempistiche: in una sessione ibrida è molto importante rispettare i tempi in scaletta per non creare momenti morti o sovrapposizioni per chi segue da remoto. In questo caso la registrazione assicura il rispetto del tempo preventivato e il relatore è comunque collegato per rispondere alle domande. Anche nelle registraioni l’organizzatore interviene a supporto del relatore per guidarlo nella realizzazione del video.

Ricevono le domande del pubblico tramite il moderatore Tecnico sempre collegato in audio per eventuali istruzioni Video di rimando per vedere ciò che vedono i partecipanti Cronometro per il rispetto dei tempi

Le attrezzature necessarie

Per la trasmissione di un evento in streaming non è sufficiente la classica videocamera eventualmente utilizzata nei congressi tradizionali: occorrono attrezzature specifiche più complesse.

Attrezzature audio/video

per la ripresa professionale

Due telecamere sono la dotazione standard, laddove una riprende il campo lungo e l’altra tiene il campo stretto. Le telecamere sono collegate alla regia, che manda in onda (e quindi trasmette in streaming) le immagini provenienti dall’una o dall’altra telecamera a seconda del momento.

Sistema di illuminazione

di tipo televisivo

Come qualsiasi set televisivo, anche il palco di un congresso necessita di un sistema di illuminazione per la ripresa ottimale delle immagini.

La regia

Composta da una serie di computer, monitor e mixer audio/video, la regia riceve il segnale dalle telecamere, decide momento per momento a quale telecamera dare spazio, mixa in diretta le immagini con le slide, i risultati delle votazioni, le sigle video, i relatori da remoto e trasmette il segnale così mixato al sistema di messa in onda, che lo distribuisce poi via streaming per la fruizione da remoto.

Le esigenze di banda e di connettività

I fattori di cui tenere conto

Oggi qualunque congresso, che sia in formato ibrido o anche solo in presenza, ha esigenze di connessione alla rete internet. Anche gli eventi più piccoli e più “minimal” prevedono comunque qualche tipo di tecnologia basata su internet, che siano soluzioni di polling o Q&A, oppure un canale di chat fra partecipanti e relatori. Gli eventi ibridi, naturalmente, hanno esigenze di connettività molto superiori per trasmettere le sessioni in streaming e per collegare i relatori da remoto in videoconferenza. Le esigenze di connessione e di banda dipendono dunque dal format dell’evento, dal numero di relatori da remoto, dal numero di sale connesse, dal tipo di presentazioni che i relatori effettuano onsite (presentazioni interattive, video, collegamenti con sale operatorie) dal numero di partecipanti e dalle interazioni via web loro proposte. Gli espositori potrebbero avere applicazioni di realtà aumentata, lo staff tecnico potrebbe avere necessità di banda per la regia e la gestione della piattaforma.

Qualche definizione

Per avere chiare le esigenze di connettività è necessario prima di tutto chiarire alcuni concetti base.

Larghezza di

banda

La larghezza di banda esprime la quantità di dati che un canale di connessione può ricevere (download) o trasmettere (upload) in un dato periodo di tempo. Quanto più ampia la banda, tanti più dati potrà trasmettere e ricevere in un tempo più breve. È misurata in Megabits al secondo (Mbps). L’organizzatore del congresso deve verificare l’ampiezza di banda messa a disposizione dalla sede dell’evento e, se non sufficiente a coprire le esigenze, può portare una “propria” banda incaricando il fornitore di tecnologia.

Connessione di rete cellulare 4G o 5G Sono i due più comuni protocolli di rete mobile. La rete 4G consente picchi di velocità tra i 100 Mbps e i 150 Mbps, mentre la rete 5G permette per il momento di toccare picchi massimi (quindi nelle migliori condizioni possibili) di 1,8 Gb. Per ciò che riguarda l’uso che i partecipanti fanno di internet nelle varie funzionalità di interazione o fruizione dei contenuti online proposte durante i congressi, le reti cellulari sono in genere sufficienti a coprire il fabbisogno del singolo utente, senza necessità, per l’organizzatore, di ricorrere a un sistema di copertura wi-fi. Questo a patto che nella location dell’evento la ricezione dati sia ottimale e che i partecipanti all’evento siano tutti italiani, dotati quindi di un piano dati cellulare flat o abasso costo. Se invece la location non ha una ricezione ottimale dei segnali 4G o 5G, oppure se i partecipanti sono di provenienza internazionale, quindi senza un piano dati italiano, è opportuno installare una rete wi-fi

Connessione internet wi-fi

Il wi-fi è la tecnologia che trasmette la larghezza di banda in un’area affinché possa essere ricevuta dai dispositivi wireless (smartphone,

Le opzioni di connettività in un congresso

Rete cellulare 4G o 5G

Partecipanti italiani

Ricezione ottimale del segnale 4G o 5G nella location

Wi-fi

Partecipanti stranieri

Cattiva ricezione del segnale 4G o 5G nella location

Connessione internet cablata

Connessione via cavo Ethernet: più affidabile e veloce delle reti wireless

Streaming Videoconferenza

Flusso monodirezionale di dati audio/video, trasmessi da una sorgente a una o più destinazioni. Lo streaming in diretta comporta un ritardo nella ricezione dai 10 ai 40 secondi

Applicazione per la trasmissione bidirezionale di audio, video e dati da un dispositivo a un altro. La videoconferenza non subisce ritardo nella trasmissione dei dati in diretta

tablet, computer). Il segnale wi-fi è trasmesso ai dispositivi dai cosiddetti “hotspot” installati nella location. Se gli hotspot sono obsoleti o in numero insufficiente, il segnale non basterà per tutti dappertutto. Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria per il wi-fi dedicato ai partecipanti, la regola di massima è che sono necessari fino a 25 Mbps (megabit per secondo) per 100 partecipanti “ad alto consumo” di banda (video, applicazioni partecipative, operazioni online) e 10 Mbps per 100 partecipanti “a basso consumo” di banda (email, navigazione generica). La valutazione va quindi fatta sul tipo di uso che gli utenti faranno del wi-fi, se solo un utilizzo generico per navigazione, email e social media oppure anche per app specifiche di interazione con i relatori o altri partecipanti, download di file pesanti, visualizzazione di contenuti on demand.

Connessione internet cablata

Diversamente dalle reti cellulari e dal wi-fi, la rete cablata è quella che consente di collegare diversi dispositivi a internet mediante cavi. Un’estremità del cavo è collegata a una presa Ethernet (del router o a parete), mentre l’altra estremità è collegata al computer o ad altri dispositivi. La rete cablata è sempre più affidabile e veloce delle reti wireless: tende a interrompersi con meno frequenza, non è influenzata da fattori architettonici come muri

o pareti e non è “condivisa” con altri utenti. Un congresso che necessiti di funzionalità di streaming e che abbia una consolle di regia anche solo per la trasmissione onsite deve quindi utilizzare una rete cablata (e naturalmente verificare che la cablatura della location abbia l’ampiezza di rete necessaria per sostenere le funzioni necessarie).

Streaming

Lo streaming è un flusso monodirezionale di dati audio/video, trasmessi da una sorgente a una o più destinazioni tramite la rete internet, che vengono riprodotti a mano a mano che arrivano a destinazione (i dispositivi degli utenti collegati). I dati in streaming sono generalmente trasmessi in formato compresso per alleggerire il carico sulla rete; nello streaming in diretta la compressione determina un ritardo nel flusso che può variare dai dieci ai quaranta secondi. L’ampiezza di banda necessaria a uno streaming non dipende dal numero di persone che vi si collegano da remoto, bensì da quanti streaming sono necessari per una sessione. Per esempio, se una presentazione deve essere trasmessa in streaming in 3 lingue (la lingua del relatore e due traduzioni simultanee), significa che si devono utilizzare 3 canali streaming, ognuno dei quali porta il segnale video (uguale per tutti) e il segnale audio della lingua specifica che arriva dal traduttore. Per ogni streaming la banda

Calcolare la banda internet necessaria

necessaria è di 20 megabits al secondo. Se si moltiplica questo numero per il numero di sale con trasmissioni streaming in contemporanea e l’eventuale numero di lingue per ogni sala, si comprende quale complessità comporti un evento ibrido trasmesso in diretta.

Videoconferenza

È un’applicazione che permette la trasmissione bidirezionale di audio, video e dati da un dispositivo a un altro attraverso un collegamento internet. Diversamente dallo streaming, la videoconferenza non subisce un ritardo nella trasmissione del flusso di dati in diretta, ed è per questa ragione che i relatori di un congresso, quando intervengono da remoto, sono sempre collegati in videoconferenza, permettendo così l’interlocuzione in tempo reale con la platea onsite. Le piattaforme web di gestione degli eventi in genere integrano applicazioni di videoconferenza anche di terzi (per esempio Zoom o similari). Nel caso di un evento ibrido, il

La

segnale di videoconferenza del relatore arriva alla regia dell’evento che lo convoglia poi in streaming ai fruitori da remoto. Pur essendo bidirezionale, una “linea” di videoconferenza necessita una banda di circa 10 megabit al secondo, la metà di uno streaming, perché il segnale è ulteriormente compresso.

L’acquisto della banda

L’organizzatore deve dunque accertarsi che la struttura dove si svolge l’evento sia in grado di soddisfare tutte le necessità di connessione e, in caso contrario, rivolgersi a un service tecnico esterno. In generale, l’acquisto della banda e del wi-fi (se necessario) è da negoziare subito, in fase di selezione della location. Richiederli succesivamente, una volta firmato il contratto, risulterà molto più costoso. Consigliabile anche acquistare banda in eccesso piuttosto che in difetto: se all’ultimo momento ci si rende conto che la banda acquistata non è sufficiente,

Lo streaming

L’evoluzione dei software gestionali

L’organizzazione informatizzata

La gestione delle tante operazioni necessarie per organizzare un congresso è oggi completamente informatizzata: tutti gli organizzatori professionali si sono dotati di moderni software gestionali per coordinare le procedure operative e logistiche, per raccogliere le iscrizioni e inviare le comunicazioni, per controllare il flusso degli abstract o per fatturare quote di iscrizione e sponsorizzazioni, tanto per elencare alcune delle funzionalità più comunemente informatizzate. I software gestionali si possono naturalmente interfacciare alle piattaforme web degli eventi ibridi o virtuali.

Cosa fanno i software gestionali

Il mercato offre un’ampia varietà di software congressuali che continuano a evolversi per migliorare le prestazioni, aumentare il numero delle funzionalità e accrescerne la facilità d’uso. In genere i produttori di tali software hanno un approccio consulenziale e forniscono i gestionali in versione base, aggiungendovi poi moduli e funzionalità specifiche a seconda delle richieste dell’organizzatore. Alcune società di organizzazione congressuale commissionano o sviluppano in proprio moduli o software adatti alle proprie esigenze o a quelle dei clienti. Di seguito una panoramica delle funzionalità più diffuse offerte da tali sistemi.

➤Moduli di iscrizione e autorizzazioni partecipanti

La principale funzionalità dei software congressuali è quella che permette di creare moduli di iscrizione online con cui i partecipanti si registrano all’evento. Ogni singola voce del modulo, una volta compilata, entra a far parte di un database dei partecipanti che serve all’organizzatore per espletare le procedure ECM, erogare i servizi predisposti dalla segreteria organizzativa e inviare a ognuno le comunicazioni rilevanti. La compilazione dei vari campi del modulo è in genere resa obbligatoria proprio per fare in modo che il partecipante fornisca tutte le informazioni necessarie a gestire i diversi passaggi, dall’iscrizione alla fatturazione della quota e fino all’assegnazione dei crediti ECM. Nei moduli di iscrizione l’organizzatore richiede al partecipante anche l’autorizzazione a inviargli successivamente informative su eventi simili, oppure l’autorizzazione a tracciarne i comportamenti online nel caso di eventi ibridi e virtuali. È pertanto importante che i moduli siano strutturati in maniera efficace per costruire un database completo, coerente e affidabile.

➤Flusso e revisione degli abstract

Nei congressi dove è prevista la presentazione di lavori scientifici, i gestionali per eventi integrano funzionalità per la gestione e l’archiviazione degli abstract. Una volta ricevuti gli abstract, grazie al software l’organizzatore può assegnare loro parole chiave e uniformarne la formattazione per renderli tutti graficamente coerenti. Li può distribuire ai revisori tenendo conto delle loro categorie e specializzazioni, associarli alla sessione più adatta per la loro presentazione e tenere sotto controllo il flusso delle revisioni per accertarsi che niente vada perduto. La gestione elettronica degli abstract consente di creare il documento degli atti in formato PDF per la distribuzione online o, ormai più raramente, di prepararlo per la tipografia per la stampa cartacea.

LE FUNZIONALITÀ DEI GESTIONALI

PER CONGRESSI MEDICI

Form di iscrizione online

Anagrafiche, dati e modulistica conformi al sistema ECM

Database partecipanti

Invio di comunicazioni ai partecipanti

Elaborazione

della documentazione per i partecipanti

Gestione e archiviazione degli abstract

➤Comunicazione e gestione ospitalità

I gestionali supportano anche le attività di comunicazione e marketing: per esempio l’invio di email promozionali dell’evento o la “call for abstracts”, le comunicazioni di richiesta dei curriculum o gli aggiornamenti logistici e, a congresso concluso, l’invio via email degli attestati di partecipazione a ciascun discente. Anche la gestione dei servizi di ospitalità –alberghi, trasporti, programma sociale – avviene tramite software, così come l’elaborazione della documentazione per i partecipanti – stampa dei badge con il codice a barre per gli accessi registrati e fogli firme, per esempio.

➤Controllo del budget, fatturazione e reportistica

La segreteria organizzativa si può avvalere di funzionalità dedicate alla gestione del budget che permettono di controllare le spese in corso d’opera, di produrre il consuntivo finale e di emettere le fatture per le quote di iscrizione versate da ogni singolo partecipante. I software congressuali facilitano la reportistica di fine evento permettendo di produrre i documenti consuntivi ed elaborare le statistiche, che è poi possibile rappresentare in forma grafica.

➤Gli adempimenti ECM

Gli applicativi per congressi permettono di gestire anche tutte le procedure ECM: sviluppatori e produttori di questi gestionali

Gestione del budget e controllo delle spese

Gestione servizi di ospitalità (alberghi, trasporti, programma sociale)

Elaborazione della rilevazione presenze

Calcolo dei crediti ECM per ciascun partecipante

Fatturazione

Reportistica post evento

hanno infatti dedicato al programma di Educazione Continua in Medicina moduli specifici dei propri software, che quindi supportano l’inserimento e il trattamento di tutte le informazioni richieste da AGENAS –titolo dell’evento, edizione, crediti assegnati a ogni partecipante, ore di formazione, massimale di partecipanti, obiettivi e tipologie formative, ente accreditante, sede, data, codice ECM assegnato all’atto della registrazione preliminare e così via. Grazie alle configurazioni specifiche del software, i dati che l’organizzatore raccoglie sono già conformi a quanto previsto dal regolamento ECM.

➤Rilevazione presenze e calcolo crediti ECM

Il database del gestionale può inoltre interagire con i sistemi elettronici utilizzati per il tracciamento delle presenze, come per esempio il badge elettronico: il sistema registra ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo così il controllo necessario per il conferimento dei crediti. Al termine dell’evento sarà il software stesso a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto non solo delle presenze ma anche dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a scelta multipla) o manualmente.

La comunicazione integrata e continuativa

L’incremento della comunicazione online

Una delle eredità più evidenti della pandemia è stata l’incremento esponenziale della comunicazione online, che ci ha abituato a un flusso continuo di messaggi su diversi canali per portare i contenuti rilevanti al pubblico di riferimento là dove esso si trova. Il forte impulso della comunicazione online si è registrato anche nell’ambito dei congressi medici: le società scientifiche che li promuovono ormai presidiano i diversi canali digitali anche prima e anche dopo l’evento, in un flusso di comunicazione idealmente continuativo per tenere viva l’attenzione degli associati non solo fra un congresso e l’altro, ma anche fra un evento di formazione e un altro. La comunicazione diventa quindi più ingaggiante, veloce, multicanale, meno focalizzata sul marketing e più sui contenuti scientifici.

Estendere la vita del congresso

La comunicazione di un congresso può cominciare già all’indomani della chiusura dell’edizione precedente, con la comunicazione delle nuove date e le informazioni eventualmente già disponibili. Materiali, video, immagini e interviste relativi al congresso concluso potranno essere pubblicati sugli stessi canali per estendere la vita dell’evento e mantenere viva le relazione con la comunità professionale di riferimento conducendola verso le nuove informazioni e le anticipazioni sui temi della nuova edizione del congresso a mano a mano che si rendono disponibili. Obiettivo della comunicazione è quello di promuovere il nuovo evento per raccogliere iscrizioni, reclutare sponsor, generare interesse nella comunità scientifica e stimolare relatori e docenti a portarvi le proprie presentazioni.

Le informazioni da comunicare

La vera comunicazione del congresso comincia mesi prima del suo effettivo svolgimento, e deve essere strutturata in un piano che si articola su diversi canali, soprattutto digitali, e scandita sulla base delle fasi organizzative: annuncio di luogo e data del congresso (save the date), definizione del programma e dei principali relatori/docenti, apertura iscrizioni e così via. Oltre ai messaggi scientifici per ingaggiare il target, la comunicazione del congresso deve focalizzarsi naturalmente anche sugli aspetti più concreti: quota d’iscrizione ed eventuali differenziazioni per soci e non soci dell’associazione che lo promuove; esistenza di una tariffa “early bird”, cioè se l’iscrizione entro una certa data consente di usufruire di una quota agevolata; il format dell’evento, se esclusivamente in presenza o se si prevede una parte ibrida: in certi casi può convenire annunciare lo streaming solo poco prima del congresso, per raccogliere più adesioni in presenza.

A mano a mano che ci si avvicina alla data di svolgimento la comunicazione produrrà “teaser” per stimolare le iscrizioni: mini video o interviste

Promuovere il congresso per raccogliere iscrizioni e sponsor, generare interesse, stimolare relatori a portarvi le proprie presentazioni.

Utilizzare i canali esistenti della società scientifica committente per avere una base utenti già consolidata.

Gli obiettivi della comunicazione

Informare sugli aspetti pratici e logistici del congresso.

Coinvolgere i destinatari della comunicazione con contenuti scientifici.

Svilupparsi sui diversi canali digitali da mantenere attivi tutto l’anno per aggregare community professionali.

Mantenere attiva la comunicazione prima, durante e dopo l’evento.

a speaker confermati, approfondimenti scientifici sui temi che saranno trattati, annunci di sessioni o format di sessione particolari, conferme di relatori particolarmente in vista nella comunità scientifica.

Pagine e profili attivi tutto l’anno

Il piano di comunicazione del congresso deve essere strutturato e svilupparsi su canali che esistono già e che per questo vanno mantenuti vivi e attivi tutto l’anno: le pagine e i profili social della società scientifica committente, per esempio, oppure il sito del congresso se si tratta di un evento a cadenza periodica. Le mailing list della società scientifica ed eventualmente dell’organizzatore, se dispone delle autorizzazioni dei recipienti per inviare loro comunicazioni, devono essere sempre aggiornate. L’analisi delle precedenti attività di comunicazione e dei canali attraverso cui si sono articolate permette di individuare i punti di partenza cui agganciare la nuova campagna.

Gestire comunità professionali online

Poiché la comunicazione del congresso non è più solo marketing, ma anche costruzione e mantenimento di comunità professionali online attraverso la produzione di contenuti scientifici rilevanti, è consigliabile affidare l’attività a professionisti esperti che conoscano la società

Estendere la vita dell’evento con la regolare pubblicazione di contenuti scientifici.

scientifica committente nonché il congresso e le sue tematiche. Questa la ragione per cui negli ultimi anni molte delle maggiori imprese di organizzazione congressuale hanno costituito al proprio interno vere e proprie unità dedicate che seguono le società scientifiche elaborandone una comunicazione coerente prima, durante, dopo e fino all’evento successivo.

I canali della comunicazione

I materiali stampati hanno ancora un qualche ruolo nel marketing dell’evento medico (per esempio i volantini e brochure distribuiti ai congressi per promuovere l’edizione dell’anno successivo o le affissioni di poster in ospedali e università), ma sono ormai i canali digitali ad assorbire quasi interamente le attività di comunicazione.

Sito web

Il sito web è il centro della comunicazione digitale del congresso, il luogo dove risiedono tutte le informazioni pratiche e logistiche, il programma, il form di registrazione e l’eventuale blog. Prima di prendere la decisione di iscriversi al congresso, i potenziali partecipanti quasi sicuramente visiteranno il sito, che deve essere progettato con una serie di accorgimenti per risultare efficace e generare interesse. A come costruire il sito web del congresso sono dedicate le pagine del capitolo Il sito web del congresso

Email marketing

È il canale che tradizionalmente genera la maggiore percentuale di conversioni, che nel caso di un congresso sono le iscrizioni. Attenzione però: poiché le email vengono generalmente spedite agli indirizzi professionali dei destinatari e non a quelli privati, è bene prendere nota che negli ultimi tempi ospedali, università, istituti scientifici e così via hanno elevato di molto il livello di protezione dei propri server dalle email indesiderate per timore di hackeraggi. A meno che i destinatari non ne autorizzino il mittente – cosa che avviene di rado – molte email finiscono così nello spam, rendendo così poco efficace l’invio massivo di messaggi. Inoltre il regolamento GDPR sulla protezione dei dati vieta l’utilizzo dei dati personali (e quindi anche degli indirizzi email) a meno di non averne avuto esplicito consenso da parte dei titolari, che devono così autorizzare l’organizzatore a inviare loro email informative o promozionali.

Gli organizzatori di eventi più strutturati che operano nel settore medico-scientifico dispongono solitamente di mailing list autorizzate di operatori sanitari suddivisi per discipline o specializzazioni. Un’altra soluzione per ovviare al problema dello spam è quella di inviare le comunicazioni utilizzando le newsletter e le mailing list delle società scientifiche, i cui associati hanno presumibilmente dato loro il consenso alla ricezione di tali messaggi.

Perché inviare email, newsletter e DEM (direct email marketing)

Per comunicare il “save the date”, annunciando la data del congresso

Per inviare il link di iscrizione

Per informare su scadenze e aggiornamenti logistici

Per comunicare informazioni utili

Per fornire anticipazioni sui temi del congresso

Per fornire contenuti scientifici

Per inviare comunicazioni pubblicitarie da parte degli sponsor

Per fornire le credenziali di accesso alla piattaforma dell’evento (se rilevante)

Per inviare i link agli eventuali contenuti on demand da fruire prima e dopo l’evento

Per evidenziare gli highlight del congresso dopo la sua conclusione

L’email marketing è uno strumento di contatto diretto di cui naturalmente non bisogna abusare, perché troppe email producono disaffezione e rischiano di venire ignorate se non addirittura bloccate. Un accurato piano di email marketing deve prevedere una periodicità regolare per l’invio delle newsletter con contenuti informativi, un calendario di invii per le email che richiedono l’attivazione del destinatario (iscrizione, compilazione di un modulo etc) e un’attenta pianificazione delle DEM pubblicitarie e promozionali.

Social media

Le piattaforme social sono strumenti imprescindibili sia per la comunicazione di un congresso sia per la costruzione di comunità accomunate dagli stessi interessi che sui social si informano, si incontrano e comunicano fra loro. Per questo molto spesso i profili o le pagine social utilizzati per promuovere un congresso medico sono quelli delle società scientifiche che li promuovono, forti di una base utenti già consolidata. Le piattaforme più presidiate per la promozione dei congressi medici sono in genere LinkedIn, Twitter, Facebook e Instagram. Ogni social svolge funzioni diverse e veicola contenuti e messaggi in forme molto diverse fra loro. Analizzando la presenza sui vari social del committente e la sua base utenti/follower, la decisione da prendere è quindi se utilizzare i suoi profili o se crearne di nuovi appositamente per il congresso, che saranno dunque da “popolare” di contenuti e follower.

LinkedIn

È il social network professionale per eccellenza, che può essere molto utile per ingaggiare le aziende sponsor. LinkedIn permette di creare gruppi che riuniscono professionisti di uno stesso settore o specialità medica, favorendo la diffusione di contenuti mirati e lo scambio di opinioni e commenti fra i membri. Si può quindi identificare un gruppo esistente di LinkedIn che possa avere interesse per il congresso, richiedere di entrarne a fare parte e avviare una conversazione con i membri informandoli sul congresso e fornendone gli highlight rilevanti.

Facebook Facebook è un social prettamente “privato” che, però data la sua capillare diffusione, permette di raggiungere qualunque target, anche attraverso annunci a pagamento. Se la società scientifica ha una buona base di utenti sulla propria pagina Facebook, può valere la pena utilizzarla per pubblicarvi post di contenuto, approfondimenti scientifici, anticipazioni sui temi dell’evento, videointerviste con relatori e docenti, blog post di opinion leader nella specialità medica di riferimento, annunci sulle attività degli sponsor, contest fotografici, informazioni logistiche. Facebook favorisce l’interazione fra gli utenti e mostra i post più cliccati, condivisi o commentati, rendendo potenzialmente anche molto lunga la “durata” di ogni post, che se molto cliccato può apparire nel newsfeed degli utenti anche a distanza di giorni dalla pubblicazione.

Twitter

Twitter è un canale per diramare rapidamente informazioni o commenti attraverso brevi messaggi di testo, rispondere alle domande, condividere le notizie tempestivamente, trasmettere i punti salienti di una sessione. I tweet sono più immediati di un post su Facebook, ma hanno durata inferiore perché scorrono più velocemente. Twitter collega le persone attraverso gli argomenti di comune interesse identificati con gli hashtag, parole chiave cui viene anteposto il simbolo “#”, che aggregano tutti i tweet che li contengono. L’hashtag del congresso – tipicamente #nomecongresso2023 – deve essere annunciato nelle primissime fasi della comunicazione per aggregare il pubblico di riferimento e segnalato nelle email, sul sito e anche nella sede dell’evento per stimolare il flusso di live tweet durante il suo svolgimento.

Instagram

È la piattaforma più “visuale”, basata sulla forza delle immagini e dei video, in genere utilizzata per intercettare il target dei più giovani. Permette di postare foto accompagnate da testi brevi, ma anche video, per esempio brevi clip di casi clinici che anticipano la trattazione che ne sarà fatta durante il congresso, così come mini interviste di testimonial che parteciperanno all’evento. Anche su Instagram, i contenuti vengono affiancati da un hashtag, per esempio #nomecongresso2023. È bene scegliere un solo hashtag per l’evento –verificando che non sia già in uso – e riproporlo su tutte le le piattaforma social.

La pubblicità online

La pubblicità online è una strategia efficace per promuovere il congresso a un pubblico molto ampio ma comunque mirato. Le campagne di search advertising permettono di fare apparire il sito del congresso nella prima pagina dei risultati dei motori di ricerca che gli utenti ottengono dopo aver cercato termini specifici, per esempio legati alle tematiche dell’evento. La pubblicità sui social media permette, attraverso il targeting, di “indirizzare” il proprio messaggio a specifici gruppi di utenti. Con LinkedIn, per esempio, si può scegliere di raggiungere gli utenti in base alla professione, all’organizzazione di riferimento (università, ospedale etc), al settore di attività, all’area geografica. Il retargeting, invece, è una forma di pubblicità online che si rivolge agli utenti sulla base delle loro precedenti azioni sul web: permette quindi di raggiungere chi ha visitato il sito del congresso ma non ha completato il form di registrazione con messaggi mirati a fargli concludere la registrazione.

L’annuncio con il save the date

Comunicare l’esistenza dell’evento

La prima comunicazione sul congresso, da mandare a tutti i potenziali interessati, è il “save the date”, cioè l’annuncio dell’esistenza dell’evento con l’invito a segnarsene in agenda la data per poter organizzare la propria partecipazione. Il “save the date” è inviato via email con congruo anticipo rispetto alla data di inizio dell’evento, e pertanto di solito non contiene molti dettagli perché l’organizzazione è ancora in divenire. Tuttavia, per motivare le persone a segnarsi davvero la data e a considerare la partecipazione, è pur sempre necessario fornire elementi che suscitino interesse: oltre a data, luogo e società scientifica promotrice, questo primo messaggio deve quindi già contenere indicazioni sui temi principali del congresso o un’anticipazione sui relatori di spicco. È opportuno inoltre inserire il link del sito web dell’evento e i contatti della segreteria organizzativa cui rivolgersi per avere informazioni.

L’invito con le informazioni utili

Al "save the date" farà seguito l’invito vero e proprio, che dovrà essere recapitato con tempistiche congrue per permettere al destinatario di organizzare la propria partecipazione, ma non troppo in anticipo per evitare che il congresso sia percepito come un accadimento ancora lontano nel tempo.

L’invito conterrà le informazioni che servono al destinatario per poter valutare se partecipare o meno e, soprattutto, le indicazioni affinché si possa iscrivere immediatamente. Quindi: data, luogo, orario, titolo dell’evento, comitato scientifico e link al programma completo. Ben visibile nel corpo del messaggio ci dovrà essere inoltre il link al form di registrazione, dove si illustrano le diverse le quote d’iscrizione (se differenziate) e cosa comprendono, le opzioni separate di iscrizione al programma sociale e alla cena sociale (se rilevante), le indicazioni sugli eventuali alberghi convenzionati e sulle procedure per prenotarli.

Confezionare inviti a prova di spam

Gli inviti (a iscriversi) ai congressi oggi sono nella quasi totalità dei casi inviati via email: è vero che l’email ha azzerato tempi e costi di spedizione, ma è anche vero che l’invito al congresso sarà uno delle decine di messaggi e newsletter che ogni utente riceve quotidianamente nella propria casella di posta. Per emergere, essere aperta e poi essere cliccata, l’email di invito deve quindi essere “confezionata” secondo le più aggiornate tecniche dell’email marketing: un oggetto accattivante, contenuti di qualità, un design compatibile con tutti i dispositivi, un orario di invio ponderato. La trappola da evitare è quella dei filtri antispam, attivi sui server di posta aziendali (di ospedali, università etc) così come sulle maggiori piattaforme come Gmail, Yahoo e Hotmail: a innescarli sono le parole del messaggio, se troppo pubblicitarie, le immagini, se troppo grandi, ma anche la punteggiatura (evitare i punti esclamativi, soprattutto nell’oggetto), i caratteri tutti maiuscoli (il tutto maiuscolo equivale a urlare), troppi colori e troppi link.

Le pre-iscrizioni per evitare numeri in eccesso

La principale preoccupazione degli organizzatori, in fase di invio degli inviti, è spesso quella di non riuscire a raccogliere iscrizioni sufficienti, ma è bene fare attenzione a che non si verifichi il fenomeno opposto, cioè avere più iscritti –soprattutto a sessioni collaterali, workshop, simposi etc – di quelli che in effetti si possono gestire in termini di dimensioni della sala o di rapporto numerico fra docenti e discenti (e quindi di crediti ECM). Per evitare il sovraffollamento di singole sessioni è utile prevedere una preiscrizione o scelta opzionale del partecipante, che per esempio indica in ordine di preferenza le sessioni cui desidera prendere parte e a cui l’organizzatore si riserva di rispondere. Solo se ci sono ancora posti disponibili si dà la possibilità di completare il processo di registrazione versando la relativa quota.

Promotore Data

Luogo

Indicazioni su temi e relatori

Link al sito Contatti segreteria

Email a prova di filtri antispam

“Confezionare” le email con accorgimenti specifici

L'annuncio del congresso

Utilizzare gli account email della società scientifica promotrice

La comunicazione su quote, tempi e modalità di pagamento

Se il congresso è promosso da un’associazione medico-scientifica, le quote di iscrizione di solito differiscono per soci e non soci, ma possono anche differire a seconda del momento in cui sono effettuate (una early registration può dare diritto anche al 10-20% di sconto rispetto a una late registration) o delle diverse categorie professionali che si iscrivono. Se è previsto che l’evento sia ibrido, cioè che le sessioni siano anche trasmesse in streaming per la fruizione da remoto, la quota di partecipazione in streaming è solitamente del 20% inferiore a quella in presenza. Deve comunque essere sempre ben chiaro che cosa comprende la quota di iscrizione e se il congresso offre servizi che devono essere pagati a parte (per esempio, cena sociale, programma sociale etc). Tutte queste informazioni devono essere specificate sul sito, con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica. Egualmente è da specificare il trattamento dei casi di annullamento: se e in che misura è previsto un rimborso della quota versata ed entro quale data tale rimborso sarà erogato. Di solito si corrisponde a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento, quando si ha il quadro dell’effettivo saldo economico della manifestazione.

Invito Promotore Data Luogo

Titolo del congresso Comitato scientifico

Link al programma

Link al form di iscrizione

Comunicazione sulle quote di iscrizione

Tariffe per early registration

Servizi compresi nella quota

Servizi da acquistare a parte

Policy per annullamento iscrizione

Tariffe per partecipazione da remoto

Le prescrizioni del Regolamento sulla protezione dei dati

Direttamente correlato al tema della spedizione degli inviti, e più in generale a quello del marketing e della comunicazione dell’evento, è il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation, abbreviato in GDPR), che impone agli organizzatori congressuali, come a chiunque, di gestire, archiviare e trattare i dati dei partecipanti partendo dall’assunto che per poter raccogliere e usare dati personali, cioè le informazioni riconducibili a una persona, occorre informare l’interessato e raccogliere il suo consenso, sia per i dati comuni che per i dati sensibili.

Le disposizioni principali del GDPR sono cinque:

Trattare solo i dati che servono in relazione alle finalità per cui vengono raccolti.

Proteggere i dati attraverso l’implementazione di appositi processi di trattamento.

Analizzare i rischi dei soggetti di cui si trattano i dati.

Documentare il trattamento dei dati.

Adottare misure di sicurezza adeguate e favorire l’anonimizzazione dei dati.

Responsabilità, DPO e registro del trattamento

I tre capisaldi del regolamento sono il principio di responsabilità, che demanda al titolare del trattamento dei dati il compito di individuare le misure per a tutelarli; l’introduzione del Data Protection Officer (DPO), che in azienda si occupa di verificare la corretta implementazione degli obblighi connessi con la protezione dei dati personali; la nascita del Registro trattamento dati, dove devono essere registrati cronologicamente i più importanti atti relativi a database aziendali e data protection.

I flussi di dati dalle società scientifiche ai partner

Anche le società medico-scientifiche si sono attrezzate per adeguarsi al GDPR: le loro principali attività, sia come promotori di congressi ed eventi formativi sia per la ricerca clinica, comportano la gestione di grandi volumi di dati personali di cui è necessario identificare, analizzare e impostare il corretto flusso da e verso tutti i partner coinvolti (aziende sponsor, organizzatori, provider ECM, etc.).

Cosa deve fare l’organizzatore congressuale

Di seguito alcuni esempi di come le prescrizioni del GDPR entrano nella pratica professionale dell’organizzatore congressuale legata alla comunicazione dell’evento, all’invio degli inviti e alla gestione dei dati di iscrizione.

➤ Il database dell’associazione medica

Se l’associazione mette a disposizione dell’organizzatore congressuale un database da utilizzare per promuovere un evento, l’organizzatore deve accertarsi preventivamente che i dati siano corretti e acquisiti legalmente, poi farsi nominare responsabile del trattamento dei dati e infine definire in un contratto le regole e i limiti di utilizzo degli stessi.

➤ I dati di chi si iscrive autonomamente

Per le iscrizioni a congressi ed eventi non è più necessario avere un consenso espresso per la gestione dei dati del partecipante. Se il partecipante si iscrive autonomamente all’evento (o alla newsletter) autorizza implicitamente a utilizzare i propri dati personali per l’iscrizione. È comunque necessario che l’informativa sul trattamento dei dati sia disponibile e che ci sia un segnale (flag o altro) con cui il partecipante può confermare di averne preso visione.

➤ La promozione di eventi simili ma diversi

Se l’organizzatore vuole utilizzare l’indirizzo e-mail del partecipante per una futura promozione di eventi della stessa linea scientifica o commerciale non sono necessari né autorizzazione esplicita né consenso preventivo.

Se invece vuole utilizzare i dati dell’iscrizione per promuovere eventi di altri settori, eventi commerciali, o vuole cedere i dati a terzi, è necessario avere un esplicito e preventivo consenso.

➤ I dati personali ricavati dal web

I dati personali disponibili su internet si possono utilizzare ma ad alcune condizioni. Se il soggetto individuato è potenzialmente interessato alla comunicazione da inviargli, l’uso è legittimo, ma occorre allegare (o linkare)

l’informativa per il trattamento dei dati e inserire un disclaimer in cui si comunica che il dato è stato recuperato da internet, dando così la possibilità all’utente di cancellare la propria iscrizione alla mailing list e non ricevere più ulteriori comunicazioni.

La “call for abstracts”, un invito alla comunità scientifica

La raccolta dei contributi scientifici

La comunicazione di un congresso non è finalizzata soltanto a generare iscrizioni o reclutare sponsor, ma anche a raccogliere quei contributi scientifici che andranno a costituire l’ossatura del programma congressuale. In questo caso il comitato scientifico del congresso emette una “call for abstracts”, cioè un invito rivolto a tutti i membri della comunità scientifica di riferimento a presentare un lavoro, uno studio o un contributo scientifico da inserire nel programma delle relazioni, delle comunicazioni orali o della sezione poster del congresso. Tale lavoro o studio deve essere sottoposto al comitato scientifico in forma di abstract, cioè di sintesi. Per assolvere al suo compito l’abstract deve essere chiaro, redatto in maniera accurata e riportare le informazioni più importanti sullo studio o lavoro in questione. Chiarezza, concisione ed esaustività sono infatti caratteristiche necessarie affinché l’abstract venga valutato positivamente e accettato per essere approfondito come relazione, comunicazione orale o poster.

Le linee guida per sottoporre i lavori scientifici

La “call for abstracts” deve essere accompagnata da indicazioni sui criteri in base ai quali gli abstract vengono valutati e ammessi (o non ammessi) nel palinsesto del congresso. Per esempio, occorre spiegare quali sono i requisiti richiesti a uno studio per poter essere presentato al congresso, chi sono i revisori e quali i loro parametri di giudizio, quali i criteri per cui gli abstract saranno accettati come comunicazioni orali (per esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) oppure come poster (i restanti). Il comitato scientifico del congresso deve inoltre specificare se il materiale deve essere originale o può essere già stato pubblicato, se il

tema dell’abstract deve riprendere uno dei temi del congresso o può essere anche solo correlato, se l’autore deve essere membro dell’associazione promotrice del congresso o se può esserne esterno. All’autore è in genere richiesto, in caso si tratti di relazione o comunicazione orali, di specificarne durata, struttura, eventuale tempo di discussione con i partecipanti. Alcuni comitati scientifici chiedono agli autori di indicare qual è la forma di presentazione che preferiscono (se comunicazione orale o poster), riservandosi poi la facoltà di accettare o meno l’indicazione. Se sono previsti premi o menzioni speciali è bene che le linee guida specifichino in quali categorie competono gli abstract (miglior poster, miglior giovane autore, etc.), e specificare le tabelle dei punteggi.

Le indicazioni di forma per la presentazione degli abstract

Le società medico-scientifiche di solito sviluppano proprie linee guida su come compilare un abstract in termini di struttura, contenuti e regole di scrittura. Tali linee guida, che spesso fanno riferimento agli standard internazionali delle pubblicazioni scientifiche, sono molto specifiche e rigorose, e includono anche indicazioni sulla lunghezza del testo, sulle norme redazionali e perfino su tipo e dimensione del carattere. Il fine è quello di garantire uniformità di presentazione fra tutti gli abstract, e affinché le linee guida siano effettivamente adottate occorre comunicarle per tempo ai membri della comunità scientifica cui è rivolto il congresso.

La comunicazione delle scadenze

Nel processo di raccolta e valutazione degli abstract è fondamentale stabilire le scadenze e monitorarle. Contestualmente alla “call for abstracts” l’organizzatore deve quindi fornire agli autori indicazioni chiare sulle date di:

➤ Prima scadenza di invio abstract.

➤ Comunicazione di accettazione/rifiuto/revisione.

➤ Seconda scadenza di invio abstract rivisti.

➤ Pubblicazione dei punteggi degli abstract con specifica di quali sono accettati come comunicazioni orali e quali come poster.

➤ Prima scadenza di invio poster.

➤ Comunicazione di modifiche ai poster.

➤ Eventuale seconda scadenza di invio poster rivisti.

La scadenza di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione, eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine. Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle linee guida per la redazione e la struttura generale dell’abstract.

Il lavoro dei revisori e il rispetto dei tempi

L’invio degli abstract avviene via web: gli autori caricano i file o i testi sulle apposite piattaforme dei software congressuali, che semplificano e centralizzano l’intero processo permettendo all’organizzatore di inoltrare subito ogni lavoro a un revisore o a un gruppo di revisori (i revisori di norma sono nominati dal comitato scientifico del congresso e non conoscono né il nome né la struttura di affiliazione degli autori). Occorre pertanto stabilire fin dall’inizio un lasso di tempo in cui i revisori devono leggere e valutare gli abstract e quindi accettarli, rifiutarli o chiederne modifiche e integrazioni agli autori.

Le piattaforme digitali consentono di gestire agevolmente questo flusso, ma è necessario controllare che revisori e autori rispettino le scadenze indicate (per esempio, massimo due settimane per sottoporre nuovamente l’abstract al revisore con le opportune correzioni), perché al termine di questo passaggio cominciano subito a decorrere i tempi per la preparazione e l’invio dei poster, con le relative linee guida, scadenze e modalità di valutazione.

Proposal

Redazione degli abstract scientifici: un esempio di linee guida

Requisiti di ammissione e criteri di valutazione

Materiale originale sì/no, autore membro dell’associazione sì/no, tema legato al congresso o solo correlato, chi sono i revisori, quali i criteri di valutazione, scadenze di consegna e revisione.

L’abstract deve essere impaginato in formato A4 in un file .doc o .docx (documento Word).

Anche se il congresso è di una associazione italiana, il comitato scientifico può richiedere che l’abstract sia redatto in inglese.

Sintetico, informativo e coerente con il contenuto. È la parte dell’abstract più letta e deve permettere di rintracciare lo studio nei database.

Autori

Si indicano tutti coloro che hanno contribuito allo studio con nome e cognome ma senza indicarne i titoli accademici.

Per ogni autore va indicata la struttura di appartenenza, completa di dipartimento, unità operativa, università e/o ospedale, città, stato.

Non può contenere tabelle, figure o simboli. Escludere i nomi degli autori e della struttura per garantire indipendenza di valutazione.

Il motivo per cui è stato intrapreso il lavoro di ricerca, il contesto, gli obiettivi coerenti con lo svolgimento e la metodologia utilizzata.

Come e con quali strumenti è stato condotto il lavoro di ricerca, il tempo di realizzazione e i criteri di valutazione dei risultati.

Devono essere riportati sempre e comunque, anche se negativi o non significativi.

Riepilogo del lavoro e significato dei risultati, eventuali indicazioni su come indirizzare i futuri progetti di ricerca sul tema.

Messaggi promozionali

Non deve contenere messaggi che promuovano società o prodotti né riportare il nome commerciale dei farmaci, solo il principio attivo.

Conclusioni Bibliografia

Pertinente al lavoro, aggiornata e numerata nell’ordine di apparizione nel testo.

Il sito web del congresso

Il cuore della comunicazione digitale

Il sito web è il cuore della comunicazione digitale del congresso: è una vetrina che lo racconta ai potenziali partecipanti evidenziandone valore e peculiarità, che raccoglie tutte le informazioni – logistiche e non – a esso relative e che permette agli utenti di effettuarvi l’iscrizione online. Il primo obiettivo del sito è generare l’interesse degli utenti verso il congresso affinché vi si iscrivano e, anche, affinché ne parlino e lo promuovano presso i propri colleghi e la propria cerchia professionale. Poiché il sito di un congresso è ormai un vero e proprio portale completo di tutti i contenuti (academy, abstract, poster etc), il secondo obiettivo da perseguire è quello di offrire agli utenti una buona esperienza di navigazione che renda facile trovare ciò che serve in termini non solo di “informazioni d’acquisto”, ma anche di contenuti a valore aggiunto. Ecco alcuni suggerimenti per costruire un sito efficace.

Il dove e il quando in apertura di homepage

Il sito deve innanzi tutto rispondere a due domande: dove e quando. Sono le informazioni preliminari che interessano al potenziale partecipante, spesso quelle in base a cui decide se può o meno prendere parte al congresso. Data, città e sede ospitante devono essere quindi molto evidenti sulla homepage. Nessuno ha voglia di navigare tutto il sito per sapere in quale location si svolge l’evento.

Facilità d’accesso a programma e link d’iscrizione

Le successive domande cui il sito deve rispondere sono il cosa e il come. Il “cosa” si riferisce a cos’è il congresso: format (in presenza o ibrido) temi, programma, sessioni, relatori, docenti. Il contenuto è la prima ragione che motiva la partecipazione e che determina la scelta di iscriversi e il sito deve evidenziarne il valore aggiunto. Il “come” è invece relativo alla partecipazione: come iscriversi, a quanto ammonta la quota di iscrizione, come si paga e quando. Anche “programma” e “iscriviti” sono elementi che devono quindi avere massima visibilità in homepage. Se il congresso è ibrido, e per quella parte risiede quindi su una piattaforma web, il link di accesso alla piattaforma per gli iscritti deve essere immediatamente visibile.

Le informazioni rilevanti in homepage

I social media hanno reso lo “scrolling” – cioè il fare scorrere sullo schermo la pagina web dall’alto in basso – preferibile, soprattutto quando i siti sono visualizzati sugli smartphone, i cui piccoli schermi rendono più laboriosa la navigazione tramite il menù in cima alla pagina. Anche a costo di essere “lunga”, la homepage del sito deve quindi contenere tutte le informazioni rilevanti, che poi possono essere approfondite in pagine dedicate. L’importante è che le informazioni siano bene organizzate e che la grafica sia chiara.

GLI ELEMENTI DI UN SITO WEB EFFICACE

Il sito deve essere consultabile da ogni dispositivo

Il sito deve essere “responsive”, cioè avere la funzionalità che ne adatta la visualizzazione alla dimensione dello schermo utilizzato dall’utente, ottimizzandola quindi per smartphone e tablet. Poiché il traffico internet da dispositivi mobili supera quello da computer fissi, un sito responsive è necessario per garantire una buona esperienza di navigazione per chi vi accede dallo smartphone.

Segnalare i canali social del congresso

In homepage devono trovare posto i pulsanti o le icone social per segnalare agli utenti quali sono le piattaforme che il congresso presidia con una propria pagina, account o hashtag. Se il sito ha un blog che viene aggiornato regolarmente i pulsanti social possono anche essere inseriti nelle pagine dei singoli post, stimolando in questo modo gli utenti a condividerli e commentarli.

Inserire il link di iscrizione alla newsletter

Il link di iscrizione alla newsletter della società scientifica permette di ampliare il database cui inviare non solo le notizie specifiche sul congresso, ma anche le informazioni sulle attività dell’associazione e i contenuti scientifici destinati alla sua community.

Un sito che risponde a tutte le domande

Quanto più esaustivo e ricco di informazioni, tanto più il sito sarà utile ai partecipanti e assolverà alla sua funzione di strumento di marketing. In apposite pagine con richiami in homepage vanno quindi evidenziati i crediti ECM che il congresso (se accreditato) consente di acquisire, chi sono gli sponsor, i profili dei relatori/docenti, il video dell’edizione precedente, brevi interviste video con speaker e testimonial. Egualmente importanti sono informazioni

come

alberghi ufficiali del congresso, le indicazioni su come raggiungere la location, i mezzi pubblici che la servono. Il suggerimento è quello di inserire nel sito anche una pagina FAQ (frequently asked questions) per cercare di rispondere a tutte le possibili domande degli utenti.

I nomi delle persone da contattare

I contatti della segreteria organizzativa devono essere ben visibili per incoraggiare chi ha comunque dubbi o domande a risolverli con una telefonata o una mail. Consigliabile anche inserire anche i nomi delle persone di riferimento: sapere che ci si può rivolgere a una persona, e non solo a un’organizzazione, può risultare più rassicurante.

Fare content marketing con il blog

Una buona idea di marketing è il blog, i cui post possono risiedere sul sito ed essere diffusi attraverso i social e la newsletter. I contenuti del blog – che possono essere contenuti scientifici, interviste, scritti di autori ospiti, personalità del congresso, specialisti noti – sono un’opportunità per creare interesse e mantenere il filo della comunicazione con il pubblico di riferimento, a patto che la pubblicazione sia regolare e non limitata al periodo di svolgimento dell’evento.

Il programma

in versione web e PDF

Immediatamente accessibile dalla homepage, il programma deve essere chiaro e dettagliato nelle pagine dedicate e consultabile senza troppi clic. È bene che il sito lo riporti sia in versione html (cioè sulla pagina web) sia in formato PDF. La pagina web può così venire indicizzata dai motori di ricerca e favorire il traffico organico al sito, mentre il file PDF si scarica e stampa facilmente.

Il pop-up per riprendere chi sta uscendo

Il pop-up – cioè quella finestra che appare improvvisamente sovrapponendosi alla pagina web – può essere funzionale al marketing del congresso, sebbene non si debba abusarne.

I pop-up “di uscita” vengono infatti visualizzati quando l’utente sta per lasciare il sito, attivati dall’accelerazione improvvisa del mouse che segnala l’intenzione di terminare la sessione. Se l’utente non si è iscritto, il pop-up può sottolineare un importante aspetto scientifico dell’evento, un format inedito o un relatore di grande rilievo. Se invece si è iscritto, il pop-up di uscita può chiedergli di iscriversi alla newsletter informativa oppure all’alert per le comunicazioni e gli aggiornamenti organizzativi.

Il budget del congresso

Sostenibilità economica dell’evento

Poiché il congresso è a tutti gli effetti un’attività commerciale, il primo obiettivo che occorre porsi è quello di renderlo economicamente sostenibile. Come tutte le attività, anche quella congressuale comporta infatti rischi economici, che ricadono o sull’associazione che promuove l’evento oppure, se fra le parti è stato stipulato un contratto di cessione, sul soggetto che lo organizza. Scopo del congresso è generare un utile che l’associazione promotrice possa poi impiegare per finanziare le proprie attività, ma in ogni caso è importante non perdere soldi e riuscire a chiudere il bilancio almeno in pareggio.

Il budget preliminare

Lo strumento di programmazione che permette di controllare l’andamento economico del congresso è il budget, che si redige non appena definiti il progetto, gli obiettivi e i tempi dell’evento. Esistono due versioni del budget: quello preliminare, con il quale si evidenziano le spese previste per sostenere tutti gli aspetti dell’organizzazione e si quantificano i ricavi attesi, e quello consuntivo, che si redige al termine del

congresso e che idealmente deve coincidere con quello preliminare. Il budget è in definitiva lo strumento che guida tutte le scelte economiche legate all’evento poiché mette in relazione diretta risorse e obiettivi e consente all’organizzatore di monitorare entrate e uscite e di controllare che le seconde non prevalgano sulle prime impedendo di raggiungere il pareggio di bilancio.

Le voci di spesa in dettaglio

Il budget è un documento senza particolari complessità che però deve essere redatto accuratamente: deve infatti entrare nel dettaglio per prevedere tutti i costi collegati all’evento ed evitare che in corso d’opera e a risorse già allocate si generino spese non preventivate.

Un budget preliminare ben fatto è quello che non riserva sorprese e che alla fine coinciderà con quello a consuntivo dell’evento.

La redazione del budget è compito dell’agenzia di organizzazione congressuale, che lo mette a punto in collaborazione con il committente del congresso. Oltre alle voci di spesa più evidenti, determinate dal format dell’evento e dalle scelte organizzative (location, attrezzature, tecnologie, fornitori, personale, relatori e così via), il budget deve individuare e includere anche i costi meno evidenti (come assicurazioni, rimborsi spese, permessi, parcheggi e simili) che se non previsti rischiano poi di incidere negativamente sul budget. Le entrate sono invece costituite dai ricavi che derivano dalla quote di iscrizione dei partecipanti e dai servizi aggiuntivi a loro forniti, dalle sponsorizzazioni, dalla vendita di spazi espositivi e di attività di comunicazione alle aziende sponsor.

Stabilire l’importo delle voci di entrata

La stesura del budget si basa sull’intero progetto del congresso e deve considerarne tutte le attività, sia quelle legate all’effettivo programma sia quelle di comunicazione che si sviluppano prima e dopo l’evento, quantificandone i costi attraverso la richiesta di preventivi ai

Costi fissi

Costi variabili

fornitori. Una volta chiaro il quadro delle spese si possono stabilire le voci di ricavo: per determinare l’importo della quota di iscrizione, per esempio, bisogna avere già chiaro il costo indicativo dei servizi che si vogliono garantire al singolo partecipante. Sarebbe infatti un errore di progettazione economica tenere basso il costo della quota di iscrizione per favorire una partecipazione numerosa e poi non avere abbastanza risorse per il rinfresco di benvenuto o il coffee break.

Le tipologie di costo

I costi per l’organizzazione di un congresso possono essere di diversa tipologia: fissi, variabili (per esempio in base al numero dei partecipanti), quantificabili a priori oppure non prevedibili con esattezza. Per una corretta progettazione economica dell’evento occorre classificare le voci di costo inserite nel budget in modo da avere sempre sotto controllo l’andamento della parte variabile.

Costi fissi e variabili

I costi fissi sono tali perché indipendenti dalle dimensioni dell’evento: per esempio il compenso dei relatori o il service tecnico, che rimangono invariati a prescindere che i partecipanti siano 100 o 500.

I costi variabili al contrario crescono in proporzione alle dimensioni dell’evento: il catering costerà di più all’aumentare del numero di iscritti, così come ogni altra voce di spesa “ad personam”.

Costi diretti

Costi diretti e indiretti

I costi diretti sono quelli direttamente legati al congresso: per esempio i costi della location, del catering, delle trasferte, della comunicazione e via dicendo, che si possono quantificare attraverso i preventivi dei fornitori. I costi indiretti sono di natura generale e non precisamente prevedibile: per esempio elettricità consumata, materiale di consumo, cancelleria, etc. Devono essere espressi con un forfait.

L’impostazione del budget

Per garantire la sostenibilità economica delle attività è opportuno impostare il budget in modo che le entrate variabili siano destinate alla copertura delle spese variabili: per esempio le quote d’iscrizione (che sono un'entrata variabile) copriranno il costo del catering (che è una spesa variabile calcolata sul numero di partecipanti).

La cena sociale, la visita a un centro di eccellenza del territorio e servizi simili possono essere resi facoltativi e dotati di un proprio bilancio indipendente, stabilendo una quota d’iscrizione aggiuntiva e separata da quella del congresso. Il budget prende quindi forma con il procedere dell’organizzazione e viene generalmente costruito e aggiornato analizzando tutte le componenti dell’evento a mano a mano che sono pianificate: tenere traccia di tutti i capitoli di spesa e di ricavo consente di ripartire le risorse in modo equilibrato senza perdere di vista le esigenze concrete del congresso.

con precisione, si esprimono a forfait

Le tipologie di costo di un congresso

Le voci di costo più comuni

Il budget è tanto più efficace quanto più è dettagliato e comprensivo di tutte le voci di costo. Benché ogni congresso abbia proprie specificità e possa quindi avere capitoli di spesa peculiari, esistono però costi comuni a tutti i congressi il cui inserimento a budget è imprescindibile. Eccone un primo elenco di massima, sicuramente non esaustivo.

➤ Location

Affitto spazi, allestimento generale, allestimenti stand espositori, attrezzature audio e video di base etc.

➤ Ristorazione

Servizio catering per pranzi e coffee break, cocktail di benvenuto, cena del presidente con relatori invitati, cena sociale per tutti i partecipanti.

➤ Trasporti

Biglietteria aerea e ferroviaria per i relatori invitati a spese del congresso, navette per loro trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali.

➤ Ospitalità

Sistemazione alberghiera per i relatori, gli opinion leader e gli eventuali ospiti invitati a spese del congresso.

➤ Personale

Hostess e steward, personale della segreteria organizzativa, compensi per relatori e moderatori, compensi per i collaboratori e i tecnici ingaggiati direttamente.

➤ Software

Se l’organizzatore non hai un proprio programma base occorre preventivare i costi di acquisizione o licenza di un software per la gestione di iscrizioni, conteggio crediti ECM etc.

➤ Piattaforma web

Per la gestione integrata delle sale, della regia, degli e-poster, la pubblicazione dei contenuti on demand, la gestione di eventi ibridi e virtuali. L’organizzatore la acquisisce su licenza se non ne ha sviluppata una propria.

➤ Streaming

Se l’evento è in formato ibrido sono da prevedere i costi di registrazione audio-video, la regia di trasmissione, il montaggio delle registrazioni per le messa online delle sessioni dopo l’evento.

➤ Comunicazione

Realizzazione del sito web del congresso, attività online e offline di comunicazione e promozione dell’evento, presidio dei social media e dei canali digitali (inserire i costi del personale dedicato).

➤ Stampati

Locandina del congresso, programma, badge, segnaletica, cartelloni e totem, eventuali altri stampati per gli allestimenti (inserire i costi di progettazione grafica, produzione testi e stampa).

➤ Materiali

Materiali didattici, eventuali dispense, questionari di valutazione, altri moduli necessari agli adempimenti ECM se rilevanti.

➤ Varie

Permessi, autorizzazioni, servizi accessori etc.

Principali costi e ricavi del congresso

Costi

Location

Ristorazione

Trasporti

Ospitalità

Personale

Software

Piattaforma web

Streaming

Comunicazione

Stampati

Materiali

Varie

Il formato del budget

Il budget può essere redatto come semplice foglio Excel, ma oggi è prodotto tramite i software gestionali per eventi, molti dei quali offrono funzionalità specifiche per la stesura del budget.

In genere si tratta di una grande tabella (o di un insieme di tabelle) suddivisa per macro temi o tipologie di spesa (per esempio location, personale, ristorazione, area espositiva) dove vengono riportate tutte le voci di costo e di ricavo previste.

A seconda del modello di budget impostato, negli importi può essere indicato solo il valore imponibile oppure anche il valore dell’Iva; a fianco del costo preventivato si può inserire una colonna che indica quanto dell’importo preventivato è già stato speso e un’altra che riporta il residuo ancora disponibile.

Ricavi

Quote d’iscrizione

Quote d’iscrizione agli eventi sociali (se non compresi nella quota principale)

Contenuti on demand (se a pagamento)

Sponsorizzazioni

Stand espositivi sponsor

Attività di comunicazione per gli sponsor

La disponibilità di cassa

Dopo il budget occorre impostare il flusso di cassa, cioè il documento che permette di programmare i tempi di pagamento delle spese e di incasso dei ricavi previsti lungo tutto il ciclo di vita dell’evento. I congressi sono eventi complessi ed entrate e uscite non hanno necessariamente andamenti simili: per esempio, le quote di iscrizione sono corrisposte a mano a mano che i partecipanti si iscrivono; per contro, per assicurarsi i servizi necessari (location, catering, trasporti) è necessario versare acconti ai fornitori anche con anticipo. Il flusso di cassa consente di programmare la differenza fra entrate e uscite in ogni fase dell’organizzazione per avere chiara la somma disponibile in cassa a fronte delle spese da sostenere in quel momento.

Contabilità e bilancio

I tempi della contabilità

La complessità della gestione contabile di un congresso dipende dalla sua dimensione: quanto più è grande e articolato, con un elevato numero di partecipanti e relatori, molti sponsor e molti espositori, tanto più impegnativi ne sono il bilancio e la contabilità: al termine di congressi con migliaia di partecipanti ci possono volere mesi per mettere insieme tutte le voci di spesa e di incasso, controllare gli importi definitivi e liquidare tutti i fornitori. Occorre inoltre considerare i contenuti scientifici e i contenuti degli sponsor eventualmente pubblicati online per la fruizione on demand alla fine del congresso: se l’on demand è a pagamento, il congresso continuerà a incassare fino a che i contenuti rimangono online, posticipando in questo modo la chiusura contabile. Lo stesso vale per i contenuti degli sponsor, che spesso pagano l’ultima tranche della sponsorizzazione al termine del periodo di pubblicazione online: più a lungo i loro contenuti rimangono online, più tardi sarà possibile chiudere il bilancio dell’evento.

I conti devono tornare

È dunque importante che, a partire dalla stesura del budget preliminare, l’event manager e l’ufficio contabile lavorino in sinergia: il primo gestisce il budget del congresso e ne aggiorna di volta in

volta le modifiche alle voci di spesa e di ricavo, mentre il secondo inserisce nel sistema di gestione della contabilità preventivi, contratti e fatture a mano a mano che vengono prodotti. Obiettivo della sinergia è che i due resoconti coincidano in ogni momento: tutti i movimenti contabili devono essere registrati nel budget e, viceversa, tutti i cambiamenti al budget preliminare devono essere inseriti nel software dell’ufficio contabilità. Se entrate e uscite non sono contabilizzate correttamente si possono generare errori nel bilancio del congresso.

Ecco le principali voci del bilancio da monitorare e aggiornare:

ENTRATE

Quote di iscrizione

Il controllo contabile va fatto sul numero di partecipanti effettivi, perché nel totale degli iscritti ci possono essere annullamenti o rinunce e quindi quote non corrisposte oppure da rimborsare, anche parzialmente. Il conteggio comprende naturalmente anche le quote degli eventuali partecipanti da remoto e gli eventuali pagamenti per i contenuti on demand. Oltre alle quote d’iscrizione, l’aggiornamento deve comprendere, se ci sono, anche i servizi accessori (per esempio gli eventi sociali) pagati via via dai partecipanti.

Sponsorizzazioni

I contratti con gli sponsor sono in genere definiti con largo anticipo e, nel caso di eventi ECM, devono essere caricati sulla piattaforma AGENAS al momento dell’accreditamento, cioè fino a 30 giorni prima dello svolgimento. È quindi insolito che gli importi delle sponsorizzazioni siano modificati in corso d’evento. Tuttavia i cambiamenti sono sempre possibili: uno sponsor potrebbe richiedere uno spazio espositivo più grande, un altro potrebbe volere aggiungere servizi al proprio pacchetto, un altro ancora entrare in corsa se l’evento non è ECM.

Le principali voci di bilancio del congresso

USCITE

Pagamenti ai fornitori

L’elenco dei fornitori di un congresso può essere alquanto lungo – sede, allestitori, service tecnologico, catering, trasporti etc – e spesso succede che la contabilità non coincida esattamente con il preventivo. Basta poco: la modifica a un allestimento, un proiettore in più, un viaggio aggiuntivo della navetta fra centro congressi e albergo, la variazione del numero dei coperti per il pranzo. Occorre dunque controllare tutte le modifiche che avvengono in corso d’opera (fondamentale tenere traccia scritta di qualunque variazione) e contabilizzarle.

Compensi dei relatori

I compensi dei relatori di solito non cambiano rispetto a quanto pattuito in anticipo, ma anche in questo caso è sempre opportuno verificare che gli importi a budget coincidano con quanto occorrerà versare. Il caso classico è il relatore che è dipendente pubblico e che, in quanto tale, deve chiedere alla propria struttura l’autorizzazione per percepire il compenso come docente al congresso: per evitare complicazioni e contenziosi, tale relatore può decidere di rinunciare al compenso, determinando quindi una variazione della voce inizialmente messa a budget.

Rimborsi spese

I rimborsi spese sono gestiti dall’organizzatore del congresso, che raccoglie gli appositi moduli compilati dagli interessati insieme ai giustificativi delle spese. Solo una volta pervenute tutte le richieste di rimborso si può procedere a contabilizzare la spesa. Il processo può però essere rallentato da chi ritarda a inoltrare i moduli nonostante i solleciti e magari arriva fuori tempo massimo, presentando la richiesta di rimborso a bilancio già chiuso. I rimborsi spese sono la voce più variabile da monitorare.

Contabilizzare costi e ricavi

Il percorso contabile di costi e ricavi del congresso, al fine dell’applicazione delle imposte dirette e indirette, non è univoco, ma dipende dalla natura del contratto fra committente e organizzatore. Le tipologie di contratto, come descritto nelle pagine precedenti, sono due: contratto di appalto e contratto di cessione. Nel primo caso, il committente del congresso (in genere la società medico-scientifica) si fa carico del rischio economico e ingaggia l’organizzatore in veste di consulente. Nel secondo caso, quello del contratto di cessione, l’organizzatore acquista i diritti sul congresso, di cui sostiene i costi e trattiene le entrate assumendosene il rischio economico.

I documenti della contabilità

Per comprendere come l’organizzatore deve contabilizzare costi e ricavi del congresso, e quindi come si determinano gli utili, è bene ricordare le definizioni di conto economico e stato patrimoniale.

Il conto economico è il documento contabile del bilancio di un’impresa che include tutti i costi e i ricavi di un determinato esercizio (periodo). Dalla loro differenza si ottiene il

risultato economico di quello specifico esercizio, che può essere in perdita o in utile, e di determinare l’ammontare dei guadagni o delle perdite.

Lo stato patrimoniale è il documento contabile del bilancio di un’impresa che fotografa il patrimonio dell’impresa in un dato momento. Permette di individuare le fonti di capitale e gli investimenti effettuati mettendo a confronto attività e passività. La voce “attività” indica il denaro in possesso dell’azienda e come questo viene speso, mentre la voce “passività” indica da dove tale denaro arriva (le fonti di reddito), incluso il capitale versato dai soci.

La contabilizzazione con il contratto di cessione

Il contratto di cessione prevede che l’organizzatore sostenga le spese relative al congresso e ne trattenga le entrate. In questo caso quindi tutte le voci entrano nel bilancio dell’organizzatore costituendone costi e ricavi. L’intera contabilizzazione del congresso è dunque in capo all’organizzatore, che può dedurre integralmente le spese per l’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione relativi all’organizzazione dell’evento.

COSTI E RICAVI SI CONTABILIZZANO IN BASE AL C ONTRATTO

CONTRATTO DI CESSIONE CONTRATTO D’APPALTO

COSTI

Tutte le spese per il congresso

RICAVI

Tutte le entrate del congresso

CONTO ECONOMICO ORGANIZZATORE

COSTI

Spese proprie dell’organizzatore

RICAVI

Compenso che l’organizzatore percepisce dal committente

CONTO ECONOMICO ORGANIZZATORE

La contabilizzazione con il contratto di appalto

Con il contratto d’appalto, invece, i costi dell’organizzatore sono costituiti dalle spese “proprie” che sostiene per l’organizzazione del congresso, mentre i ricavi sono rappresentati dal compenso che l’organizzatore riceve dal committente come stabilito dal contratto. Pertanto:

Le entrate che derivano dalle quote di iscrizione e dalle sponsorizzazioni costituiscono voci di debito che l’organizzatore ha nei confronti del committente, e in quanto tali devono essere inscritte nello stato patrimoniale e non nel conto economico. Tali entrate non concorrono alla determinazione dell’utile dell’organizzatore.

Le uscite che derivano dal pagamento di fornitori, relatori etc, non essendo spese “proprie” dell’organizzatore, costituiscono voci di credito che l’organizzatore ha verso il committente e devono essere inscritte nello stato patrimoniale, non nel conto economico. Sono considerati costi dell’organizzatore soltanto i compensi del personale dedicato alla gestione dell’evento, le spese di trasferta e i costi generali di struttura.

Crediti verso partecipanti e sponsor per iscrizioni e sponsorizzazioni. Crediti verso il committente per i costi del congresso

ENTRATE STATO PATRIMONIALE ORGANIZZATORE

Determinare la fiscalità degli utili

USCITE

Debiti verso il committente per iscrizioni e sponsorizzazioni. Debiti verso i fornitori per i costi del congresso

Gli utili derivanti dall’attività congressuale sono considerati dal punto di vista fiscale reddito d’impresa, determinato cioè dalla differenza fra i ricavi imponibili e i costi deducibili come per tutte le attività commerciali. Il loro trattamento fiscale dipende però dal tipo di contratto stipulato fra committente e organizzatore. Vediamo i due casi.

Contratto di cessione

La formula della cessione prevede che l’organizzatore acquisisca la titolarità delle entrate e sostenga l’onere economico (non solo come anticipazione) delle uscite del congresso. Il committente ha diritto al corrispettivo per aver dato all’organizzatore il diritto di sfruttamento dell’evento stesso (minimo garantito più in genere una parte dell’utile). Si tratta quindi di un compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) e per le prestazioni comunque erogate dal committente, tipicamente la cura degli aspetti di contenuto del congresso quali l’organizzazione del comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti etc.

CONTRATTO D’APPALTO CONTRATTO DI CESSIONE

OrganizzatoreCommittente

OrganizzatoreCommittente

Il committente acquisisce l’utile che gli spetta emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio dell’organizzatore.

Contratto di appalto

Il contratto di appalto prevede che l’organizzatore svolga un ruolo di consulenza e che come tale venga remunerato secondo una tariffa concordata. Alle scadenze convenute l’organizzatore emette quindi fattura con IVA ad aliquota ordinaria a carico del committente per i servizi erogati. Il residuo finanziario positivo dell’evento (l'utile) spetta al

committente, che lo acquisisce emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA.

Per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare all’organizzatore il totale delle entrate dell’evento e l’organizzatore è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Dopo tali reciproci addebiti lordi il residuo finanziario dell’evento, cioè l'utile, oppure la perdita finanziaria, nel caso l'evento abbia avuto un risultato economico negativo, vengono trasferiti al committente.

La fiscalità degli utili del congresso dipende dal contratto

La normativa sul compenso dei relatori

Il relatore è fattore di attrattiva per il partecipante

Relatori e docenti sono il vero “asset” di un congresso, perché il fattore principale che determina la decisione di un professionista della Sanità di partecipare a un evento medicoscientifico è il suo contenuto: tema, relatori e docenti sono nel 90% dei casi la ragione principale che spinge le persone a iscriversi a un congresso, a un corso o a un convegno. A fronte della loro prestazione professionale il committente generalmente accorda ai relatori un compenso, il cui importo è frutto della negoziazione e dell’accordo fra le parti.

Obbligo di autorizzazione per i dipendenti pubblici

Se il relatore o docente è un libero professionista o è dipendente di una struttura sanitaria privata la prestazione professionale e il relativo compenso non sottostanno a nessun vincolo; se invece è dipendente di una struttura sanitaria pubblica (un ospedale o una ASL) è obbligatorio richiedere alla sua azienda di appartenenza l’autorizzazione preventiva per potere erogargli il compenso. La legge di riferimento è la 165/2001 che regolamenta la possibilità di accordare compensi ai dipendenti pubblici, e nello specifico l’articolo 53 che tratta di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi. In tale articolo si legge che:

“I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza” e che l’autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”. Può capitare che un relatore dipendente pubblico, per evitare complicazioni e contenziosi, decida di rinunciare al compenso.

Le comunicazioni all’azienda di appartenenza

La legge obbliga dunque all’ottenimento dell’autorizzazione ma prevede anche casi limite, deroghe ed eccezioni che non è facile identificare e applicare. In primo luogo, distingue le casistiche in base al tipo di evento in oggetto e all’inquadramento professionale del relatore in questione: la regola non è la stessa per un convegno informativo o per un corso di formazione ECM, così come c’è differenza fra un dipendente pubblico a tempo pieno, un dipendente pubblico part time e un docente universitario. Tale varietà di casistiche rende difficile capire in quali casi sia obbligatoria l’autorizzazione preliminare e in quali no e quando sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore, anche se non obbligatoria. La legge, inoltre, prescrive non solo la comunicazione preventiva, ma anche che chi effettua il pagamento ne dia ulteriore comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.

I tempi dell’autorizzazione

Una volta inoltrata la richiesta di autorizzazione, per effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità amministrativa delle strutture pubbliche non vale la regola del silenzioassenso, bensì quella del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro 30 giorni il silenzio deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga rilasciata, ma arrivi oltre il limite dei 30 giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (i quali nel frattempo hanno probabilmente già tenuto il congresso e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

Convegno informativodivulgativo

Corso di formazione solo per dipendenti pubblici

Corso di formazione ECM

La legge 165/2001 non si applica

Borsista, co.co.pro e altri contratti atipici

Comunicazione facoltativa

Libero professionista

Dipendente privato

Autorizzazione non necessaria Comunicazione facoltativa per tutte le tipologie di relatori

Dipendente pubblico con attività libero-professionale (extra moenia)

Autorizzazione obbligatoria

Sanzioni per le inadempienze

Il responsabile dell'inadempienza alla legge sui compensi ai dipendenti pubblici è chi eroga materialmente il compenso al relatore, cioè il provider o l'organizzatore. Le infrazioni comportano sanzioni pecuniarie e la Guardia di Finanza effettua controlli anche in ambito congressuale. Pertanto, se in un congresso i relatori senza autorizzazione sono più di uno, l’entità della sanzione potrebbe avere un impatto sul budget dell’evento.

L’applicazione della norma

alle diverse casistiche

Federcongressi&eventi, l’associazione delle imprese congressuali, ha redatto un memo per inquadrare ogni caso e l'azione da intraprendere; per ogni situazione è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi. Ecco le casistiche possibili.

➤ Se non è previsto un compenso al relatore, a legge 165/2001 non si applica.

➤ Se è previsto un compenso occorre distinguere il tipo di evento.

Se si tratta di un convegno di natura informativa o divulgativa, o di un corso

Dipendente pubblico a tempo pieno

Autorizzazione obbligatoria

di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non si richiede l’autorizzazione preliminare. Per un corso di formazione per la pubblica amministrazione è consigliabile darne comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore.

Se si tratta di un corso ECM e non è rivolto solo a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore.

Se è un dipendente privato o un libero professionista la norma non si applica.

Se è un docente universitario part-time o full-time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico non è necessaria l’autorizzazione preliminare, ma è consigliabile tutelarsi con una comunicazione informativa alla struttura sanitaria di appartenenza.

Se è un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività libero-professionale extramoenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dalla struttura di appartenenza per non infrangere la legge 165/2001.

Le casistiche di trattamento del compenso al relatore È previsto il compenso al relatore?

Gestione del lavoro occasionale

Lo staff temporaneo per il congresso

Un aspetto caratteristico dell’attività di organizzazione congressuale è l’impiego del lavoro occasionale. Durante lo svolgimento del congresso l’organizzatore deve infatti affiancare al proprio personale “permanente”, uno staff temporaneo di lavoratori occasionali (hostess e steward soprattutto), tanto più numeroso quanto più l’evento è grande e il programma articolato. A meno che non siano ingaggiati attraverso un’agenzia specializzata che si fa carico di tutti gli adempimenti, i lavoratori occasionali devono essere quindi correttamente inquadrati dall’organizzatore, il quale deve applicare i regimi contrattuali e fiscali previsti dalla legge.

Le caratteristiche del lavoro occasionale

La legge prevede due tipologie di lavoro occasionale, a ognuna delle quali possono essere applicati diversi tipi di contratto. Il lavoro occasionale può essere:

AUTONOMO

quando è svolto senza orari, luogo di lavoro né controllo, pur nell’ambito delle direttive ricevute dal datore di lavoro.

Per esempio:

La hostess incaricata di gestire in loco un corso ECM svolge lavoro occasionale autonomo perché riceve le direttive, le informazioni e la documentazione necessaria, ma poi gestisce tutte le funzioni dell’evento (ricevimento e registrazione partecipanti, controllo presenze, gestione relatori, consegna e ritiro documentazione ECM, audiovisivi, catering etc) in autonomia.

SUBORDINATO

quando ci sono orari e luogo di lavoro specifici e il lavoro è coordinato e controllato continuativamente.

Per esempio:

La hostess che lavora per un congresso nazionale associativo di quattro giorni, inserita in un team di 30-40 fra hostess e steward e con l’incarico di gestire una sala. L’orario di lavoro è determinato, c’è un luogo di lavoro e la hostess svolge una funzione predefinita sotto supervisione e controllo e continuativi. La Cassazione ha stabilito che questa tipologia di lavoro è subordinato.

I contratti per il lavoro autonomo

Con lo staff occasionale che svolge lavoro occasionale autonomo – secondo la definizione riportata sopra – l’organizzatore può stipulare tre tipi di contratto:

➤ consulenza/collaborazione professionale con partita IVA

➤ lavoro autonomo occasionale “professionale”

➤ lavoro accessorio

I contratti per il lavoro subordinato

Con lo staff occasionale che svolge lavoro occasionale subordinato – secondo la definizione riportata nella pagina precedente – l'organizzatore può stipulare tre tipi di contratto:

➤ lavoro a tempo determinato

➤ lavoro accessorio

➤ lavoro a intermittenza o chiamata

Le regole del lavoro accessorio

Il lavoro accessorio è una tipologia di lavoro che ha forti vincoli economici ed è finora stata poco utilizzata dalle imprese di organizzazione congressuale. È retribuito con i buoni lavoro, le cui disposizioni di utilizzo sono state aggiornate con la Legge di Bilancio 2023. Ogni buono lavoro ha un valore di 10 euro lordi, che corrisponde al costo per intero del datore di lavoro (comprensivo quindi di contributi, copertura INAIL etc), e in questa cifra vengono destinati circa 7,5 euro netti al lavoratore.

Il lavoro accessorio può ora essere utilizzato da società ed enti che hanno fino a 10 dipendenti (il tetto fino all'anno scorso era 5 dipendenti).

Il compenso massimo che un singolo lavoratore può percepire con questa tipologia di lavoro è di 5.000 euro l’anno. Per le prestazioni complessivamente fornite da ogni lavoratore a favore del medesimo datore di lavoro i compensi non devono superare il tetto dei 2.500 euro l’anno.

Il limite massimo di voucher che una singola azienda può dispensare si è innalzato a

10.000 euro l’anno. Il tetto precedente, 5.000 euro l'anno, era troppo basso per le imprese congressuali.

Il lavoro accessorio non può essere utilizzato nei contratti d’appalto (vietato usare i voucher per lavori conto terzi).

Questo tipo di lavoro prevede l’obbligo di iscrizione ai sistemi INPS sia dell’azienda committente sia del lavoratore e la gestione del pagamento tramite INPS.

Le regole del lavoro a intermittenza

Il lavoro a intermittenza è soggetto a un contratto di lavoro subordinato, anche a tempo determinato, con il quale il lavoratore si mette a disposizione di un datore di lavoro che ne può utilizzare la prestazione lavorativa in modo discontinuo. Anche questa tipologia di lavoro è poco applicata dagli organizzatori congressuali perché poco favorevole dal punto di vista degli oneri economici. Esistono due forme di contratto di lavoro intermittente.

Con obbligo di disponibilità

Il lavoratore è obbligato a restare disposizione del datore per svolgere la prestazione lavorativa, quando il datore lo richiede. In tal caso è riconosciuta al lavoratore una indennità mensile di disponibilità pari al 20% dello stipendio.

Senza obbligo di disponibilità

Il lavoratore è libero di rifiutarsi di prestare la propria attività quando il datore lo richiede.

I contratti di lavoro applicabili al lavoro occasionale

Lavoro occasionale autonomo

• consulenza/collaborazione

professionale a partita IVA

• lavoro autonomo occasionale

“professionale”

• lavoro accessorio

Lavoro occasionale subordinato

• lavoro a tempo determinato

• lavoro a intermittenza o chiamata

• lavoro accessorio

Nessun trattamento economico maturato

Durante il periodo in cui resta disponibile, che sia in presenza dell’obbligo di disponibilità o meno, il lavoratore non gode dei diritti dei lavoratori subordinati e quindi non matura nessun trattamento economico, salvo l’eventuale indennità di disponibilità. In tale periodo entrambe le parti possono recedere dal contratto.

L’età anagrafica di applicabilità

Il contratto a intermittenza è applicabile soltanto ai lavoratori con meno di 24 anni di età e con più di 55 anni.

Le norme non facilitano gli organizzatori

La normativa attuale non facilita gli organizzatori congressuali nella gestione del lavoro occasionale, che pure costituisce una componente fondamentale della loro attività. Le soluzioni contrattuali proposte dal legislatore sono infatti difficilmente applicabili (come nel caso

del lavoro accessorio), oppure molto onerose (come le soluzioni del contratto a intermittenza o dell’assunzione a tempo determinato) o, ancora, applicabili solo al lavoro occasionale autonomo (la partita IVA, che però non si può applicare al lavoro di hostess o steward nell’ambito di un congresso strutturato perché è considerato lavoro subordinato).

Il lavoro “extra e di surroga” non è applicabile

Una soluzione normativa che permetterebbe agli organizzatori di gestire il lavoro occasionale in maniera più agile è quella che regola il “lavoro extra e di surroga”, istituto previsto per il comparto del turismo e per i pubblici esercizi e costruito su misura per aiutare le imprese del di quei settori a fronteggiare la grande variabilità della domanda di mercato. I rapporti di lavoro extra sono esclusi dal campo di applicazione della disciplina generale del lavoro a termine, deve esserne data comunicazione al Centro per l’impiego provinciale entro cinque giorni dall’assunzione e devono avere durata non superiore a tre giorni. L’adozione di tale istituto per l’attività congressuale non è però prevista.

Come si applica l’IVA

I criteri da seguire

L’applicazione dell’imposta sul valore aggiunto (IVA) non è uniforme quando si parla di congressi, ma varia a seconda della tipologia del servizio erogato, della natura e nazionalità fiscale del committente, del luogo dove si svolge l’evento. La legge italiana stabilisce che tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate in territorio italiano nell’ambito di attività commerciali o nell’esercizio di arti e professioni sono soggette all’IVA italiana. Se invece la cessione di beni o la prestazione di servizi si svolgono fuori dal territorio italiano, l’IVA è applicata ai sensi della legge del paese ove avvengono le operazioni (requisito di territorialità) e non della legge italiana. Ai fini fiscali, chi effettua cessioni di beni o prestazioni di servizi come impresa o nell’esercizio di arti o professioni è denominato “soggetto passivo”.

Il caso degli eventi virtuali

Diversamente dagli eventi in presenza e da quelli ibridi, gli eventi interamente virtuali non si svolgono in un luogo fisico e l’IVA non può

quindi essere applicata secondo il requisito di territorialità dell’evento. La legge prescrive quindi che si applichi l’IVA del luogo dove si trovano i partecipanti. Se i partecipanti sono tutti italiani la questione è semplice, ma se si tratta di un evento a partecipazione internazionale l’organizzatore si trova di fronte a una evidente difficoltà. Pur esistendo in Italia il MOSS, un regime “forfettizzato” di gestione dell’IVA che permette alle imprese di presentare le dichiarazioni IVA ed effettuare i pagamenti in un solo paese, senza bisogno di registrarsi presso le autorità fiscali di ciascun paese in cui si opera (in questo caso i paesi di ciascun partecipante), tale regime non è applicabile all’organizzazione di congressi. In assenza di una normativa specifica l’organizzatore italiano applica pertanto l’IVA italiana.

Esempi di corretta applicazione dell’IVA

La corretta applicazione dell’IVA, anche nel caso dei tradizionali eventi in presenza, è materia complessa: le indicazioni che seguono, senza voler sostituire la consulenza di un commercialista esperto, si propongono di illustrare sinteticamente le regole da seguire nelle casistiche tipiche dell’organizzazione congressuale.

1L’IVA sull’affitto della location congressuale

L’IVA sull’affitto della location deve sempre essere applicata, anche se il committente è uno straniero comunitario (che poi può ottenerne il rimborso con la relativa pratica comunitaria) oppure un straniero non comunitario (che può ottenerne il rimborso ingaggiando un consulente italiano che gestisca la pratica). Lo ha stabilito l’Agenzia delle Entrate con il principio di diritto n. 2 del 24 settembre 2018 in cui ha fornito chiarimenti in materia di prestazione di servizi relativi a beni immobili. Il testo recita: “Nell’ipotesi di una prestazione di servizi composta dalla concessione a titolo oneroso dell’uso di beni immobili ubicati

in Italia destinati ad attività congressuale e dalla fornitura di servizi effettuata in occasione di eventi sportivi, il committente non residente può ottenere il rimborso dell’IVA assolta in Italia se dall’esame delle circostanze del caso specifico emergono le seguenti constatazioni:

la concessione in uso degli immobili è essenziale e indispensabile per la prestazione del servizio;

i servizi pattuiti sono ancillari alla concessione in uso degli immobili, anche in relazione al loro valore economico.

2L’IVA sulle quote di iscrizione al congresso

Le quote di iscrizione sono qualificate come prestazioni di servizi per l’accesso a manifestazioni culturali, artistiche, sportive, scientifiche o educative, alle quali si applica l’IVA dello Stato dove si svolge l’evento. Ciò significa che le quote di iscrizione a un congresso che si tiene in Italia sono

soggette all’IVA italiana, indipendentemente dalla nazionalità fiscale del committente.

L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 22%.

Se il congresso si svolge invece in Germania, le quote di iscrizione sono soggette all’IVA tedesco, anche se il committente è italiano. L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 19% (che è aliquota IVA ordinaria in Germania), ma per farlo deve aprire una partita IVA tedesca. Lo schema esemplificativo è contenuto nella tabella 2 sottostante.

Le quote di iscrizione sono esenti da IVA se:

Sono corrisposte per la partecipazione a eventi ECM, aventi in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario.

Sono corrisposte da enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione.

2. L’IVA SULLE QUOTE DI ISCRIZIONE AL CONGRESSO

PrestatoreCommittente

UE (soggetto passivo)

UE (privato) extra UE (soggetto passivo) extra UE (privato) italiano (soggetto passivo)

italiano (privato) tedesco (privato)

Organizzatore italiano

Luogo evento

Territorialità IVA applicabile Nota

ItaliaItalia

GermaniaGermania

GermaniaGermania tedesco (soggetto passivo)*

UE (privato)

GermaniaGermania UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

GermaniaGermania extra UE (soggetto passivo)

Italia (fattura con IVA italiana)

Germania (fattura con IVA tedesca)

L’organizzatore, al fine di applicare l’IVA estera, dovrà aprire una partita IVA tedesca. Se tutti i partecipanti al congresso estero sono soggetti passivi IVA tedeschi, l’organizzatore non deve aprire la partita IVA in Germania perché i committenti possono applicare l’IVA del proprio paese mediante il meccanismo del reverse charge.

3L’IVA sui servizi di pernottamento, ristorazione e trasferimenti

Le spese di pernottamento, ristorazione e trasferimenti sono addebitate al partecipante con la quota di iscrizione. Se le si vogliono addebitare separatamente devono essere considerate come servizi accessori all’evento e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (vedi tabella 2). In Italia l’IVA applicata a questo tipo di servizi è del 10%.

4L’IVA sulle sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni dell’evento sono considerate prestazioni di servizi di natura

pubblicitaria e sono soggette a IVA quando erogate a favore di:

un soggetto passivo (impresa, libero professionista) con sede in Italia (luogo del committente).

un privato, ovunque sia residente (luogo del prestatore, cioè dell’organizzatore).

Nel caso l'erogazione della sponsorizzazione sia fatta a favore di privati la regola territoriale è derogata se il privato in questione non è domiciliato o residente nell’Unione Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi IVA. Lo schema esemplificativo è nella tabella 4 sottostante.

4. L’IVA SULLE SPONSORIZZAZIONI

PrestatoreCommittente

Organizzatore italiano

Territorialità IVA applicabile

UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA

extra UE (privato) luogo committentefattura senza IVA

italiano (soggetto passivo)luogo committentefattura con IVA

italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA

5L’IVA sullo stand congressuale

Mettere a disposizione uno stand espositivo nell’ambito di un congresso, generalmente con finalità commerciale e/o pubblicitaria,

è considerata una prestazione di servizi di tipo complesso perché include sia l’uso degli spazi nudi sia servizi aggiuntivi, quali noleggio attrezzature, personale dedicato, coffee break etc. Lo schema di applicazione dell’IVA sullo stand è nella tabella 5.

5. L’IVA SULLO STAND CONGRESSUALE

PrestatoreCommittente

Organizzatore italiano

Territorialità IVA applicabile

UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA

UE (privato)

luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA

extra UE (privato) luogo committentefattura senza IVA

italiano (soggetto passivo)luogo committentefattura con IVA

italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA

6L’IVA sul compenso dell’organizzatore

Il trattamento IVA del compenso percepito dall’organizzatore del congresso cambia a seconda dello status fiscale del committente.

Se il committente è un soggetto passivo IVA il

trattamento dell’imposta è determinato dalla sua sede territoriale (luogo del committente).

Se il committente è un privato il trattamento dell’imposta è determinato dalla sede in cui si svolge l’evento (luogo dell’evento).

Ecco lo schema nella tabella 6.

6. L’IVA SUL COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE

Committente soggetto passivo iva PrestatoreCommittente Territorialità IVA applicabile

Organizzatore italiano

extra UE

Fattura senza IVA ue italiano Fattura con IVA italiana

luogo del committente

Committente privato

PrestatoreCommittenteLuogo eventoTerritorialitàIVA applicabile

Organizzatore italiano

extra UE Italialuogo dell’evento fattura con IVA UE Italialuogo dell’evento italianoItalialuogo dell’evento extra UEUEluogo dell’evento fattura senza IVA

UEUEluogo dell’evento italianoUEluogo dell’evento extra UE extra UEluogo dell’evento UE extra UEluogo dell’evento italiano extra UEluogo dell’evento

Presidente MZ CONGRESSI

FOOD FOR GOOD è il progetto di recupero delle eccedenze alimentari dagli eventi a cura di Federcongressi&eventi, in collaborazione con le Onlus Banco Alimentare ed Equoevento.

Aderire al progetto è semplice, non comporta impegni gravosi né costi, e avviene nel rispetto delle normative della Legge Gadda.

Contatta FEDERCONGRESSI per conoscere le modalità di adesione al progetto.

www.foodforgood.it.

@ProgettoFoodforGood

Mauro Zaniboni

La riduzione dell’impatto

Il congresso sostenibile

La necessità di cambiare passo

L’incalzante cambiamento climatico ha reso evidente la necessità, non più procrastinabile, di ridurre l’impatto dell’attività umana sull’ambiente. Il settore degli eventi, di cui quello congressuale e quello specifico dei congressi medici non sono che una componente, è un mercato molto “impattante” a livello globale: non soltanto muove milioni di persone e genera miliardi di fatturato, ma ha anche effetti ambientali molto rilevanti che derivano appunto dalla generazione di traffico aereo e mobilità non sostenibile, dal consumo di acqua ed energia, dalla produzione di rifiuti e dallo spreco di cibo. Per contro, gli eventi producono molti posti di lavoro, portano sviluppo e crescita economica alle destinazioni, producono conoscenza e lasciano eredità di lungo termine. Come tutte le attività umane, anche quella congressuale ha quindi un impatto duplice, negativo e positivo: renderla sostenibile, o comunque più sostenibile, significa mitigarne gli aspetti negativi e massimizzarne quelli positivi intervenendo sul processo organizzativo e sulla filiera di fornitura.

L’impatto ambientale del congresso medio

Un’idea di quale sia l’impatto ambientale di un congresso di medie dimensioni (1.000 partecipanti) e di media durata (tre giorni) lo fornisce il calcolo effettuato nel 2019 dall’organizzatore di eventi americano MeetGreen, che ha elaborato i dati derivanti dalla misurazione della quantità di rifiuti prodotti dalle location e dal catering di 60 congressi. Ebbene, la risultanza è che un singolo partecipante produce in media 1,89 chili di rifiuti al giorno, di cui 1,16 chili vanno in discarica senza essere riciclati. Ciò significa che l’intero congresso produce 5.670 chili di rifiuti, 3.480 dei quali destinati alla discarica, per un totale di 530 tonnellate di anidride carbonica emessa solo in sede di evento. La stima è necessariamente in difetto, perché non tiene conto di viaggi e spostamenti di partecipanti, staff e fornitori né di altri elementi dell’organizzazione dell’evento (per esempio le attività del programma sociale). In un congresso da 5.000 partecipanti con area espositiva che si svolge in una location dove è attiva la raccolta differenziata, ha rilevato inoltre MeetGreen, tipicamente il 41% dei rifiuti va in discarica, il 35% viene riciclato, il 21% è umido organico (cibo) che va al compostaggio e il 3% viene donato. L’impatto ambientale complessivo dei partecipanti a quello stesso congresso è invece generato per l’84% dal viaggio per raggiungere la destinazione dell’evento (il 70% dai voli, il 10% dalle auto e il 4% dai treni), per l’8% dall’energia utilizzata nella camera d’albergo, per il 4% dall’energia utilizzata nella location dell’evento e per il 3% dai pasti.

Le emissioni di una fiera

Alcuni dati interessanti arrivano da Conventa, la fiera dedicata al settore eventi e congressi che si svolge annualmente a Lubiana, in Slovenia, e le cui dimensioni potrebbero essere paragonate all’area espositiva di un grande congresso. Gli organizzatori di Conventa hanno calcolato che nei quattro giorni dell’edizione 2022 della

manifestazione sono state emesse 272,4 tonnellate di anidride carbonica (cioè 255 chili di CO2 per partecipante, al giorno) che equivalgono a:

L’emissione media annua di CO2 di 30 cittadini europei

Lo scioglimento estivo di 751 metri cubi di ghiaccio artico

Le emissioni generate da 269.256 cicli di lavaggio in lavatrice a 60 gradi

Le emissioni generate per la produzione di 20.375 chili di carne di manzo

Il calcolo ha evidenziato che l’88,2% delle emissioni è stato generato dai viaggi e trasporti dei partecipanti. La seconda voce più rilevante di emissione è l’ospitalità alberghiera (6,1%) e la terza (2,5%) è il trasporto delle attrezzature e dei team tecnici. Le indicazioni ottenute dalle misurazioni effettuate saranno naturalmente utilizzate dagli organizzatori per sensibilizzare partecipanti e stakeholder della manifestazione nonché per mettere in atto misure di contenimento delle emissioni già dalla prossima edizione, nel 2023.

La filiera congressuale si organizza

A fronte di un’emergenza ambientale molto sentita, il settore congressuale guarda ora con maggiore attenzione a modelli sostenibili per proporre ai committenti degli eventi soluzioni che contengano gli effetti negativi sull’ambiente. Cresce infatti il numero delle agenzie di organizzazione congressuale che cerca di ridurre l’impatto rivolgendosi a una filiera di fornitori certificati e adottando pratiche organizzative più sostenibili, per esempio producendo materiali congressuali

digitali per ridurre il consumo di carta, scegliendo materiali ecocompatibili per gli allestimenti, recuperando le eccedenze di cibo e così via. Allo stesso tempo aumenta il numero delle strutture per eventi, soprattutto alberghi e centri congressi, che introducono modelli di gestione sostenibile delle proprie attività adottando soluzioni per il risparmio energetico e la riduzione del consumo di acqua e plastica, per il cibo a chilometro zero e il riciclo dei rifiuti.

La certificazione internazionale di sostenibilità

Adottare misure per ridurre l’impatto degli eventi non è un obbligo di legge (forse un giorno lo diventerà) e le azioni da intraprendere sono lasciate alla libera iniziativa degli organizzatori e al loro buon senso. Esiste tuttavia una norma internazionale, la UNI ISO 20121, che definisce gli standard di processo per gestire eventi con caratteristiche di sostenibilità. Secondo questa norma un congresso non è mai sostenibile in assoluto, ma lo è in modo relativo rispetto a se stesso se fosse gestito in modo diverso o rispetto a un congresso simile. Il concetto di sostenibilità di un evento non è quindi legato all’evento in sé, ma a come lo si organizza. Ne consegue dunque che non è il singolo evento a poter essere dichiarato conforme alla norma e certificato UNI ISO 20121, bensì il suo sistema di gestione.

Temi ambientali, sociali ed economici

La UNI ISO 20121 considera le tre principali fasi organizzative dell’evento – progettazione, realizzazione e rendicontazione – analizzandole rispetto ai tre principali parametri di

Gli elementi di maggior impatto ambientale di un congresso

Organizzare un congresso più sostenibile

Scegliere una destinazione centrale o vicina rispetto alla provenienza dei partecipanti Stimolare i partecipanti a usare i mezzi pubblici

Selezionare fornitori (hotel e catering inconparticolare) pratiche sostenibili Ridurre (o azzerare) i materiali cartacei

Posizionare nella location contenitori per la raccolta differenziata ei rifiuti Preferire la digitalesegnaletica a quella stampata

Eliminare gadget non riciclabili

Usare badge di carta e non di plastica

Proporre seraliprogrammi a walking distance

Utilizzare materiali riciclati

Recuperare ciò che non è stato usato per l’evento successivo Aderire a programmi di compensazione delle emissioni

sostenibilità: quello ambientale, quello sociale e quello economico. Il parametro ambientale prende in esame le misure adottate per la gestione ottimale degli impatti, nel rispetto delle migliori pratiche e con eventuali aspetti di compensazione per quelli non eliminabili. Quello sociale valuta invece le condizioni di lavoro delle persone coinvolte nella realizzazione dell’evento e gli effetti dell’evento stesso sulla comunità locale che lo ospita. Il parametro economico analizza infine voci come la fattibilità economica, la trasparenza nella gestione dei costi, la sottoscrizione di contratti equi. Scopo dell’analisi è valutare se il processo di gestione nelle sue varie fasi persegue la riduzione degli impatti negativi, il rispetto dei diritti umani, la valorizzazione dei fornitori locali. Chi vuole certificarsi non deve raggiungere traguardi definiti, ma darsi obiettivi di miglioramento ragionevoli e raggiungibili.

Un fattore di competitività

Gli standard di sostenibilità contenuti nella UNI ISO 20121 sono applicabili a eventi di tutte le dimensioni e a tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento, quindi non soltanto le agenzie di organizzazione congressuale. Possono infatti ottenere la certificazione anche le location (alberghi, centri congressi, centri fieristici) e le società di servizi (catering, sicurezza, tecnologia). L’implementazione di un sistema di gestione sostenibile per i propri servizi secondo la norma diventa così un fattore di competitività, tanto che per alcune tipologie di eventi è già un requisito indispensabile per poter partecipare alle gare o per ottenere gli appalti.

Congressi più sostenibili:

gli aspetti da considerare

Gli aspetti di un congresso che più determinano il suo impatto ambientale sono in genere i seguenti:

Viaggi e trasporti

Location dell’evento

Hotel

Catering

Allestimenti

Materiali stampati

Per ognuno di questi aspetti è possibile adottare buone pratiche di sostenibilità, a cominciare dalla scelta dei fornitori: la realizzazione di un congresso è infatti un processo corale in cui tutti gli attori devono essere coinvolti nell’obiettivo.

QUANDO UNA LOCATION È SOSTENIBILE

Team di persone che lavorano in diversi dipartimenti con il compito di coinvolgere i dipendenti nei programmi di riduzione dell’impatto.

Policy che prevedono l’acquisto, di prodotti biologici e a chilometro zero.

Raccolta differenziata dei rifiuti e procedure di smaltimento e riciclo. Acquisto di prodotti per la pulizia certificati come sostenibili.

Regolare raccolta del cibo non consumato durante gli eventi per la donazione alle strutture di assistenza del territorio.

Membro dello staff con titoli professionali specifici che implementa le azioni di sostenibilità.

Illuminazione a basso consumo, sensori di movimento per illuminazione, riscaldamento ed erogazione acqua, ricircolo dell’acqua per riscaldamento e raffredamento.

ENERGIE RINNOVABILI

Approvvigionamento energetico da fonti rinnovabili (almeno in parte). Produzione propria dell’energia tramite pannelli solari o fotovoltaici.

MOBILITÀ SOSTENIBILE

Rilevazione dei consumi annui di energia e acqua e della produzione di rifiuti. Capacità di rilevare i dati per singolo evento.

Le azioni per mitigare l’impatto

Riportiamo di seguito una lista delle azioni da compiere o da richiedere ai fornitori per migliorare il grado di sostenibilità ambientale del congresso.

Viaggi e trasporti

Selezionare per il congresso una destinazione e/o una sede centrali rispetto alla provenienza dei partecipanti o vicine al luogo di provenienza della maggior parte di essi.

Suggerire ai partecipanti l’uso del treno invece dell’aereo o dell’auto privata per raggiungere la destinazione.

Ridurre gli spostamenti dei partecipanti su navette e pullman privati durante le giornate/

Il personale commerciale fornisce supporto ai clienti sulle iniziative della struttura legate alla sostenibilità.

Raggiungibilità tramite il trasporto pubblico, postazioni per il parcheggio di biciclette e stazioni di ricarca per auto elettriche.

serate del congresso favorendo un programma percorribile a piedi.

Stimolare i partecipanti a usare i mezzi pubblici per raggiungere la sede dell’evento e per muoversi nella città ospite fornendo tutte le informazioni al riguardo.

Location dell’evento

Scegliere una location facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici.

Scegliere una location che abbia caratteristiche di sostenibilità: illuminazione a basso consumo, programmi di riduzione del consumo idrico, approvvigionamento da fonti energetiche rinnovabili, raccolta differenziata dei rifiuti,

RICICLO RIFIUTI E ACQUISTO PRODOTTI SOSTENIBILI

SUSTAINABILITY MANAGER

GREEN TEAM

CIBO BIOLOGICO A KM ZERO

RECUPERO DEL CIBO

EFFICIENZA IDRICA ED ENERGETICA

COMUNICA LA SOSTENIBILITÀ

acquisto prodotti alimentari a chilometro zero, etc. Preferire una location le cui sale e area espositiva siano illuminate da luce naturale. Prenotare la location solo per il tempo necessario evitando così l’uso non necessario di illuminazione, riscaldamento o condizionamento. Minimizzare l’uso di illuminazione ad alto wattaggio per i palchi. Spegnere luci e condizionamento nelle sale quando non sono in uso.

Hotel

Selezionare per il congresso alberghi che abbiano caratteristiche di sostenibilità (programmi di riuso della biancheria da camera, illuminazione a basso consumo, programmi di riduzione del consumo idrico, approvvigionamento da fonti energetiche rinnovabili, acquisto prodotti alimentari a chilometro zero, accessibilità tramite trasporto pubblico, raccolta differenziata dei rifiuti, etc).

Catering

Selezionare un fornitore con caratteristiche o certificazioni di sostenibilità.

Scegliere menù con ingredienti a chilometro zero o comunque di produzione locale. Preferire menù vegetariani e vegani.

Evitare l’utilizzo di piatti, posate e bicchieri usa e getta, ma se necessario privilegiare quelli realizzati con materiali biodegradabili.

Evitare l’uso di condimenti in porzioni singole. Evitare il consumo di acqua in bottiglia: servire acqua (eventualmente filtrata) in caraffe, posizionare nella location boccioni d’acqua e invitare i partecipanti a riempire le proprie bottigliette invece di usarne di nuove. Recuperare e donare il cibo non consumato durante l’evento.

Allestimenti

Selezionare un allestitore con caratteristiche/ certificazioni di sostenibilità. Richiedere materiali riciclati per costruire gli stand (legno, moquette etc) e riutilizzarli, riciclarli o donarli dopo l’uso.

Per le decorazioni floreali usare piante e fiori finti: ne esistono di ottima qualità e possono essere riutilizzati per eventi successivi.

Evitare l’uso eccessivo di imballaggi per il materiale che deve essere trasportato nella location. Smaltire correttamente gli imballaggi se non possono essere riutilizzati.

Materiali stampati

Ridurre, o addirittura azzerare, i materiali cartacei distribuiti ai partecipanti durante il congresso. Rendere tutti i file dei materiali disponibili sulla piattaforma web, sito o app dell’evento.

Per ciò che deve essere stampato comunque, usare carta riciclata/ecologica/certificata e stampare i fogli su due lati.

Utilizzare badge di carta e non di plastica. Preferire la segnaletica digitale a quella stampata.

Invitare anche gli espositori a ridurre la produzione cartacea caricando i propri materiali informativi sulla piattaforma web, sito o app del congresso.

Nelle sale preferire l’uso di lavagne cancellabili (che possono essere riutilizzate) invece delle lavagne a fogli mobili.

In generale

Sostenere la raccolta differenziat a dei rifiuti posizionando gli appositi contenitori in tutta la location.

Incoraggiare gli espositori a ridurre, riusare, riciclare.

Non includere penne nell’eventuale materiale per i partecipanti e fornirle solo su richiesta. Ridurre o azzerare l’uso dei gadget da distribuire ai partecipanti e in particolare di quelli realizzati con materiali non riclclabili. Recuperare tutto ciò che non è stato usato e utilizzarlo per l’evento successivo.

Aderire a un programma di compensazione delle emissioni. Ci sono moltissimi programmi che permettono di acquistare carbon credit con cui finanziano la piantumazione di alberi o altre attività compensative. Il costo dell’iniziativa può essere sponsorizzato oppure assorbito in parte o toto nella quota di iscrizione al congresso.

Il recupero del cibo

La gestione del cibo in eccesso

In un congresso il numero esatto dei partecipanti è spesso incerto fino all’ultimo momento e la necessità di garantire a tutti un pasto, possibilmente abbondante, determina solitamente grandi quantità di cibo in eccesso e un alto tasso di spreco. Non esiste una stima di quanto cibo (buono) venga gettato via dopo eventi e congressi, ma Federcongressi&eventi, l’associazione degli operatori congressuali, calcola che in media il 25/30% del cibo preparato per un evento non venga consumato. In termini concreti, significa che per un congresso con 100 partecipanti si producono 20 chili di cibo in eccesso, sufficiente a sfamare circa 40 persone. Se poi si considera che in Italia si sprecano 6 milioni di tonnellate di alimenti ogni anno e che, viceversa, 4 milioni di persone non hanno i mezzi per assicurarsi un’alimentazione adeguata, si comprende che recuperare il cibo non consumato durante i congressi e donarlo a chi ne ha bisogno è un dovere sociale (che non costa niente) per chi promuove, organizza o ospita eventi.

Il programma Food for Good

Per incentivare e facilitare il processo di recupero e donazione del cibo non consumato durante gli eventi Federcongressi&eventi, con le onlus Banco Alimentare ed Equevento, ha istituito il programma Food for Good. La normativa cui fa riferimento il programma è la legge 155/2003, detta del “Buon Samaritano”, e la successiva legge 166/2016 Disposizioni concernenti la donazione e la distribuzione di prodotti alimentari e farmaceutici a fini di solidarietà sociale e per la limitazione degli sprechi.

Come si attiva il recupero

La procedura di recupero del cibo è semplice: l’organizzatore, la società di catering o la location comunicano per tempo a Federcongressi&eventi (compilando la richiesta sul sito federcongressi.it) data, luogo del congresso, numero di partecipanti previsti – la procedura si attiva preferibilmente per eventi con almeno 100 partecipanti – e contatto del catering incaricato. Federcongressi&eventi

Come funziona Food for Good

Contattare per tempo

Federcongressi&eventi (eventi con almeno 100 partecipanti)

Trasferire gli alimenti non consumati in vasche di alluminio

Conservarli a temperatura 0-4 °C per il consumo entro 24 ore

Conservarli in normale frigo per il consumo entro un’ora

Consegnare gli alimenti al personale di Banco Alimentare o Equoevento che arriva in loco e li porta alle strutture di assistenza

Costo dell’operazione: ZERO

1 2 3 4 5

inoltra quindi la richiesta a Banco Alimentare o Equoevento, a seconda della pertinenza territoriale, che inviano i propri volontari a raccogliere il cibo integro e non consumato al termine del congresso per consegnarlo alle strutture di assistenza (case famiglia, mense per i poveri e centri per rifugiati) più vicine.

Prima del recupero

Per consentire il corretto recupero del cibo il catering che serve l’evento deve dotarsi di vaschette di alluminio dove raccogliere le

Menù con opzioni vegane e vegetariane

Menù con alimenti che possono essere ritirati e donati

Esposizione del cibo sul buffet in modo progressivo

IL CATERING

Raccolta e compostaggio dei rifiuti organici

Prodotti locali e di stagione

Condimenti e zucchero in grandi contenitori (no confezioni monouso)

Prodotti di origine animale biologici, etici e sostenibili

Prodotti biologici

Stoviglie e posate riutilizzabili

SOSTENIBILE

Decorazioni floreali sostenibili

Acqua filtrata in caraffe

Raccolta e donazione del cibo non consumato

pietanze e di un abbattitore di temperatura, cioè un frigorifero molto potente che porta in breve tempo la temperatura degli alimenti fra gli 0 e i 4 °C. Le vaschette di alluminio devono essere conservate al freddo fino al momento del ritiro, per un consumo entro le 24 ore. Se manca l’abbattitore di temperatura il cibo può comunque essere raccolto e consegnato a una struttura che ne garantisce la consumazione entro un’ora.

Solidarietà senza costi aggiuntivi

Il recupero e la donazione del cibo richiedono un impegno minimo senza alcun tipo di costo. Non ci sono svantaggi, ma molti benefici: sociale (sostegno ai bisognosi), economico (riutilizzo e ottimizzazione della disponibilità di risorse), ambientale (meno inquinamento perché meno alimenti finiscono nelle discariche) ed educativo (si educa al rispetto per il valore del cibo e per la fatica umana nel prepararlo).

Gli alimenti che possono e quelli che non possono essere ritirati

Secondo le linee guida del programma Food for Good di Fedecongressi&eventi, ci sono alcuni alimenti che, per loro caratteristiche, si deteriorano più facilmente e più rapidamente di altri. Gli alimenti recuperati da eventi in ambito congressuale e alberghiero richiedono la raccolta in tempi molto ravvicinati rispetto alla loro preparazione al fine di ridurre i potenziali rischi connessi al loro riutilizzo. Per questa ragione il loro consumo deve essere limitato alle 24 ore successive al loro ritiro, ferme restando le idonee condizioni di conservazione.

Gli alimenti, anche se cotti, non devono essere conservati a temperatura ambiente per più di 2 ore dalla cottura e non devono essere sottoposti a ripetuti raffreddamenti e riscaldamenti. Al fine di un recupero in maggior sicurezza, è utile che gli alimenti vengano esposti sul buffet in modo progressivo.

Alimenti che si possono ritirare

Tartine e pizzette

Finger food salato

Primi piatti caldi e freddi

Secondi piatti di carne, pesce

Formaggi e salumi stagionati

Verdure cotte, verdure crude (se acidificate)

Torte e dessert cotti

Dessert freddi o semifreddi

Bevande

Gli alimenti dovranno inoltre essere accompagnati da copia della lista degli ingredienti utilizzati nelle diverse preparazioni.

Alimenti che non si possono ritirare

Verdure pastellate

Roast beef

Penne al salmone

Insalata di pollo

Polpettone

Spinaci lessati

Prosciutto cotto

Tomino con rucola

Piatti a base di pesce o carne cruda (per esempio carpacci, sushi)

Insalate già condite

I prodotti che contengono maionese e creme con uovo crudo non industriale

Sicurezza e ultimi controlli

178 Gestione del rischio (anche biologico) e norme di sicurezza

182 Cosa controllare prima del via

Gestione del rischio (anche biologico) e norme di sicurezza

L’organizzatore è sempre responsabile

I congressi, come tutti gli eventi aggregativi, sono per definizione potenzialmente esposti a una serie di rischi (imprevisti organizzativi, emergenze mediche, incidenti sul lavoro, guasti tecnici etc): l’organizzatore, responsabile ultimo di tutto ciò che succede nell’ambito dell’evento, deve quindi non soltanto ottemperare agli obblighi di legge e alle normative sulla sicurezza, ma deve anche prevedere piani di gestione del rischio e procedure di emergenza per contenere l’impatto degli imprevisti e tutelare la sicurezza di partecipanti, staff e fornitori. Nell’organizzazione di un congresso l’imprevisto è sempre dietro l’angolo: un fornitore sbadato, un malfunzionamento, un accadimento esterno possono avere un impatto importante e qualche volta generare un effetto a catena di conseguenze negative.

Elaborare un piano di gestione del rischio

È necessario dunque che l’organizzatore elabori un piano di gestione del rischio basato su cinque azioni principali:

Individuare tutti i fattori di rischio relativi allo specifico evento

Considerarne le possibili conseguenze

Pianificare le azioni da mettere in atto per prevenirli, affrontarli e contenerli

Tenere sotto continuo controllo le attività a maggiore rischio

Stipulare polizze assicurative che coprano i rischi previsti o prevedibili

I più comuni fattori di rischio

Gli imprevisti che possono danneggiare l’evento, soprattutto quando i partecipanti devono viaggiare per raggiungerne la destinazione, sono in genere dovuti ad avverse condizioni meteorologiche, mancanze da parte dei fornitori o mancanze da parte dei partecipanti. Le compagnie aeree sono la categoria di fornitori più spesso considerata responsabile di un danno al congresso a causa di cancellazioni dei voli, overbooking, ritardi o scioperi, ma i problemi possono arrivare anche dai trasporti di terra, dagli alberghi, dai service tecnici, dai catering o delle agenzie ricettive locali. Le cause sono principalmente l’overbooking negli alberghi, strutture e servizi non all’altezza, attrezzature non funzionanti, poca collaborazione, mancato rispetto dei contratti. I problemi che arrivano dai partecipanti sono di solito i no-show, il check-in in alberghi diversi da quelli convenzionati, la cattiva pubblicità dell’evento sui social.

Individuare

Il piano di gestione del rischio

Considerarne le possibili conseguenze

Avere sempre un’alternativa

Pianificare le azioni da mettere in atto per prevenirli, affrontarli e contenerli

Prevedere un “piano B” per ogni cosa è l’abc dell’organizzazione di eventi: se il cocktail di benvenuto è all’aperto, è necessario avere un’alternativa in caso di maltempo; se c’è un computer con tutti i dati, bisogna farne un backup in caso smetta di funzionare; se c’è un moderatore, è opportuno prevedere un sostituto in caso si ammali. Se un relatore si deve collegare da remoto, è bene pre-registrare l’intervento per evitare problemi di connessione che potrebbero ritardare la relazione. Benché i “piani B” non siano mai troppi, spesso è però troppo difficile (o costoso) prevederne uno per ogni cosa. Occorre pertanto concentrarsi su ciò che è prioritario, cioè ciò che causerebbe il maggior danno se andasse storto e ciò che è più probabile diventi fonte di problemi.

Il rischio biologico

Ai “tradizionali” fattori di rischio si è aggiunto in questi anni anche il rischio biologico legato alla diffusione del virus Covid 19. Dopo il primo periodo di blocco totale degli eventi, l’attività aggregativa ha potuto riprendere gradualmente solo se gli organizzatori potevano garantire il rispetto delle misure anti-contagio messe a punto dalle autorità sanitarie competenti (mascherine, distanziamento, controllo della temperatura, presidi sanitari di disinfezione), che nel tempo sono state via via modificate, ridimensionate e cancellate in base al positivo evolversi della situazione sanitaria.

Il Covid 19 non è tuttavia stato ancora estirpato, e aspetti di recrudescenza sono sempre teoricamente possibili. La sicurezza sanitaria di partecipanti, staff, collaboratori e fornitori deve dunque rimanere un fattore su cui l’organizzatore di eventi non deve abbassare la guardia, tendendosi pronto, in caso di necessità, ad attivare le misure necessarie a contenere il rischio biologico.

Il documento di valutazione del rischio biologico

Un utile e specifico strumento per gli organizzatori di eventi è il Documento del rischio biologico in evento (DVRE), elaborato nell’agosto 2020 da Federcongressi&eventi, l’associazione degli operatori della filiera congressuale, per fornire uno strumento operativo che permettesse loro di declinare, nel proprio specifico contesto di attività, le misure di contenimento imposte o raccomandate dalle autorità competenti. Gli operatori possono in questo modo dare anche evidenza documentale all’opera di valutazione e prevenzione del rischio biologico che, come per qualsiasi altro rischio sul lavoro, ogni organizzatore è chiamato a compiere e certificare. Con la fine dello stato di emergenza sanitaria a marzo 2022, il DVRE è stato aggiornato in una versione semplificata che consiste di tre checklist finalizzate alla definizione e al controllo delle misure di mitigazione del rischio da contagio: checklist di pianificazione pre-evento, checklist di verifica e controllo in sede di evento e checklist

di riesame e verifica post-evento. Il documento non ha carattere obbligatorio: è tuttavia un solido supporto che aiuta l’organizzatore ad adempiere agli obblighi di legge e rientra fra gli strumenti che qualsiasi organizzatore, nel quadro delle norme sulla sicurezza sul lavoro, può decidere di adottare per migliorare le proprie procedure interne e dare evidenza alla propria opera di prevenzione. Il DVRE può essere richiesto a Federcongressi&eventi tramite l’apposito form da compilare sul sito federcongressi.it.

La normativa sulla sicurezza del lavoro

In materia di sicurezza del lavoro, il primo obbligo per l’organizzatore è la redazione del Documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) dell’evento, cioè il documento tecnico e operativo che contiene le misure volte all’eliminazione dei rischi derivanti dalle “interferenze” lavorative fra le attività dei diversi fornitori che l’organizzatore chiama a prestare la loro opera – anche con discontinuità spaziale e temporale – nella sede o nel luogo dell’evento. L’organizzatore deve redigere il DUVRI (partendo dal DUVRI della struttura ospitante) e consegnarlo ai propri fornitori, verificare che questi

rispettino le norme di sicurezza e promuovere la cooperazione e il coordinamento tra le imprese. Il fornitore deve riferire all’organizzatore se si avvale di sub-fornitori e, a sua volta, consegnare loro il DUVRI dell’evento. In ogni caso, anche se non ci sono fornitori, l’organizzatore deve acquisire il DUVRI della struttura o, se non presente, il suo piano di sicurezza.

Le disposizioni in materia di strutture allestitive

Una seconda norma per la sicurezza del lavoro di operatori e fornitori è il Decreto interministeriale del 22 luglio 2014 (il cosiddetto decreto “palchi e fiere”) che contiene le disposizioni in materia di sicurezza da applicare agli spettacoli musicali, cinematografici e teatrali e alle manifestazioni fieristiche per ciò che riguarda le attività di approntamento e smantellamento di strutture allestitive, tendo-strutture o opere temporanee, compreso l’allestimento e disallestimento di impianti audio, luci e scenotecnici.

Il decreto “palchi e fiere”, nello specifico, stabilisce quando gli allestimenti di eventi e aree espositive rientrano nel Titolo IV del d.lgs. 81/2008 che dispone le misure per la salute e sicurezza dei lavoratori nei cantieri temporanei o mobili.

Assistenza sanitaria e vigilanza antincendio

Per ciò che riguarda le disposizioni in materia di assistenza sanitaria durante l’evento, la normativa di riferimento è l’Accordo StatoRegioni riguardante le Linee di indirizzo sull’organizzazione dei soccorsi sanitari negli eventi e nelle manifestazioni programmate .

Tale accordo classifica gli eventi in base alla tipologia, al luogo dove si svolgono e al numero di partecipanti per determinarne il livello di rischio. L’organizzatore calcola il livello di rischio –“molto basso/basso”, “moderato/elevato” oppure “molto elevato” – attraverso una tabella apposita. Se l’evento ha un rischio molto basso o basso, l’organizzatore deve darne comunicazione dello svolgimento al Servizio di Emergenza Territoriale 118 almeno 15 giorni prima dell’inizio; se invece il rischio è moderato o elevato la comunicazione deve avvenire almeno 30 giorni prima dell’inizio. Infine il servizio di vigilanza antincendio, che deve essere richiesto dalle strutture con capienza superiore a 1.000 posti o che ospitano esposizioni con superficie lorda superiore a 2.000 metri quadrati.

Sicurezza

del lavoro

Obbligo per l’organizzatore di redigere il DUVRI per eliminare i rischi delle “interferenze” lavorative fra le attività dei diversi fornitori.

Sicurezza del lavoro

Decreto “palchi e fiere”: disposizioni di sicurezza in materia di strutture allestitive, tendo-strutture, impianti audio, luci e scenotecnici.

Le regole minime da rispettare

Assistenza sanitaria durante l'evento

Documento sui soccorsi sanitari negli eventi che li classifica in base a tipologia, location e partecipanti per determinarne il livello di rischio

servizio di vigilanza

antincendio

Da richiedere alle strutture con capienza superiore a 1.000 posti o con esposizioni superiori a 2.000 mq.

rischio biologico

diffusione Covid 19

Il DVRE elaborato da Federcongressi &eventi: definisce le misure di mitigazione del rischio da contagio. Non ha carattere obbligatorio

Di seguito una breve sintesi delle norme di sicurezza minime da rispettare durante l’evento, anche il più piccolo.

Uscite d’emergenza

Devono essere aperte e segnalate, ed è sempre bene controllare che lo siano. È compito della location, ma responsabili e staff dell’evento devono conoscerne l’ubicazione e verificare lo stato delle porte antipanico.

Vie di fuga

Verificarne la presenza: ogni sala e spazio deve essere facilmente evacuabile e non devono crearsi strozzature che rendano difficile l’afflusso e il deflusso delle persone. È consigliabile procurarsi per tempo una planimetria degli spazi utilizzati per fare i controlli.

Spazi di passaggio

Gli spazi di passaggio vanno sempre lasciati liberi. La location di solito segnala dove è possibile collocare uno stand, il tavolo della segreteria o l’area catering e dove invece non è possibile.

Nelle aree espositive occorre lasciare un corridoio sufficientemente ampio per il passaggio, tenendo conto dei possibili capannelli di persone davanti agli stand o ai poster.

Estintori

Verificare la disponibilità degli estintori e il loro funzionamento. Controllare la presenza di segnaletica che ne indichi la posizione e le modalità d’uso.

Monitorare gli accessi

Nelle giornate di evento è bene fornire badge e pass a chi è autorizzato a circolare nella location e verificare che nessuno che non ne sia in possesso acceda senza controllo a sale, guardaroba e area espositiva. Il desk di accoglienza svolge in questo senso un’importante funzione di filtro in entrata.

Telecamere di sorveglianza

Centri congressi e alberghi in genere hanno impianti di sorveglianza a circuito chiuso. Per gli eventi più grandi o quelli con specifiche esigenze di sicurezza si può richiedere il servizio di personale di sorveglianza.

La normativa sui principali fattori di rischio

Cosa controllare prima del via

Il brief operativo

Nei giorni dello svolgimento del congresso sono presenti nella location, oltre al team organizzativo, anche una serie di persone di staff specificatamente ingaggiate, o messe a disposizione dalla location stessa, per gestire in loco tutti gli aspetti operativi, tecnici e logistici dell’evento interfacciandosi con partecipanti, relatori ed espositori. Prima che l'evento cominci e che si aprano le porte ai congressisti è necessario che l’organizzatore responsabile dell’evento riunisca tutte queste persone per dare loro le istruzioni operative.

Coinvolgere tutto lo staff

Il brief deve coinvolgere chiunque abbia un ruolo attivo nell’evento: addetti ai desk di registrazione e informazioni, segreteria organizzativa, hostess e steward presenti nelle sale, addetti al guardaroba e ai parcheggi, personale del servizio catering, tecnici di audio/video, regia, personale di supporto.

Il brief ha tre funzioni:

Ripassare con lo staff tutto il programma, dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza, per dare a tutti una visione d’insieme dell’evento

Ricapitolare qual è il compito di ognuno e stabilire con chiarezza chi fa cosa e dove.

Motivare le persone sul lavoro da svolgere durante l’evento.

Tutti devono sapere cosa succederà

Uno staff correttamente informato e istruito permette di offrire un servizio puntuale e un’accoglienza senza sbavature e garantisce quindi l’ottimale svolgimento del congresso. Ecco perché è bene che tutto il personale sia sempre al corrente di tutto.

Partecipanti ed espositori chiederanno informazioni logistiche a qualunque membro dello staff sia a portata di mano, a prescindere da qual è il suo compito specifico. È quindi necessario che tutti abbiano ricevuto informazioni adeguate sullo svolgimento del programma, sappiano dare indicazioni sugli spazi della location e siano aggiornati su cosa succede in ogni sala per poter rispondere alle domande e fornire assistenza a tutti. Per le informazioni legate al programma scientifico o alle procedure ECM è invece consigliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria congressuale, che dovrà essere chiaramente identificabile.

Quando tutto il personale operativo è al corrente di come si deve svolgere l’evento è più probabile che tutti sappiano individuare eventuali problemi, imprevisti o ritardi e siano in grado di segnalarlo a chi di competenza.

Ricapitolare i compiti di ognuno e il succedersi delle azioni operative serve anche alle persone di staff per coordinarsi con i colleghi affinché l’espletamento di tutte le procedure (registrazione, consegna badge, consegna materiali, rilevazione orari di ingresso e uscita, distribuzione dei questionari di valutazione etc) sia fluido e non produca intoppi, ritardi o contestazioni.

L’interazione con partecipanti ed espositori

Le persone di staff sono le prime – e spesso le uniche – con cui i partecipanti e gli espositori entrano in contatto: per fornire un servizio che risponda alle aspettative è necessario che l’assegnazione delle mansioni allo staff sia fatta in modo strategico, per anticipare le esigenze e facilitare i processi di risoluzione dei problemi durante l’evento.

Ecco tre esempi che possono fare la differenza.

1Comunicare con i partecipanti

Nei congressi, soprattutto se di più giorni, è importante monitorare il sentiment dei partecipanti in tempo reale. Assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con i partecipanti, raccogliendone il feedback sui diversi aspetti e nei diversi momenti dell’evento, serve per fare le eventuali, necessarie correzioni in corso d’opera e per acquisire informazioni che saranno utili per la successiva edizione del congresso.

2Facilitare il networking

Dedicare una o più persone dello staff a formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti. Il compito è quello di facilitare il networking e il coinvolgimento con momenti di aggregazione informali, che attraverso la discussione comune possono anche contribuire a riprendere e rafforzare i contenuti delle sessioni.

3Comunicare con gli espositori

Nei congressi dove è presente un’area espositiva occorre massimizzare la partecipazione delle aziende sponsor. A questo scopo è quindi utile assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con gli espositori, con modalità simili a quelle della comunicazione con i partecipanti: un monitoraggio continuativo per raccogliere feedback, migliorare l’esperienza, facilitare l’incontro con i partecipanti e preparare il terreno per il follow up dopo l’evento.

I controlli finali

Dopo il brief è il momento dei controlli finali: qualche ora prima del via il responsabile dell’evento deve verificare che tutto funzioni e che ognuno abbia portato a termine il proprio compito. Se tutto è a posto, l’organizzatore può poi effettuare l’ultimo sopralluogo con il proprio cliente. Ecco cosa controllare prima del via.

Desk d’accoglienza

Materiale di segreteria: lista dei partecipanti (e loro eventuale sistemazione alberghiera), programma, badge da distribuire, strumenti elettronici o fogli firme per la registrazione e rilevazione delle presenze, eventuali voucher per la cena sociale, questionari di valutazione.

Documenti di segreteria: se l’evento è accreditato ECM occorre avere sottomano copia

del via

Aggiornare lo staff sul programma

Dare allo staff una visione d’insieme dell’evento

Informare tutti su tutto

Ribadire i compiti di ognuno

Motivare le persone

dei contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento necessario in caso di ispezione.

Aree di passaggio

Corretto posizionamento della segnaletica.

Sale

Corretto allestimento di ogni sala a seconda del format della sessione Presenza e corretto posizionamento di segnaletica e locandine.

Presenza di cavalierini, segnaposto, bottiglie o caraffe d’acqua e bicchieri se prevista. Cancelleria sui tavoli dei partecipanti se prevista.

Eventuali decorazioni floreali.

Il brief operativo prima

Area espositiva

Verificare il funzionamento delle dotazioni previste agli stand: illuminazione, eventuale connessione wi-fi, logo azienda corretto e visibile.

Traduzione simultanea

Controllo funzionamento delle postazioni dei traduttori e delle cuffie per i partecipanti che ascoltano la traduzione. Le cuffie devono essere sistemate in ordine presso la reception.

Aree catering

Verificare insieme agli addetti che ci sia l’occorrente per i coffee break o il buffet e che tutto sia allestito correttamente.

Wi-fi

Effettuare test di funzionamento e segnalare eventuali username e password con cartelli in evidenza nelle aree coperte dal segnale.

Regia audiovisiva

Verificare che tutti i materiali da proiettare nelle sale siano stati caricati sul computer di regia, che i telecomandi per i relatori funzionino e che il caricamento delle slide e delle loro eventuali applicazioni interattive non dia problemi.

Regia streaming

Verificare telecamere, sistema audio, sistema di illuminazione, attrezzature di regia, funzionamento della connessione cablata.

Relatori da remoto

Farli accedere alla welcome room della piattaforma web per le ultime verifiche tecniche di collegamento audio e video in videoconferenza prima della messa in onda.

Provare comunque tutto prima

Non lasciare nulla al caso e provare sempre tutto prima: testare tutte le luci, proiettare tutte le slide almeno una volta, controllare che eventuali chiavette USB vengano lette correttamente, che i computer siano connessi a internet, che il videoproiettore non dia problemi, che i microfoni facciano il loro dovere, che gli altoparlanti non gracchino.

Personale tecnico

Assicurarsi che in ogni sala ci sia sempre un tecnico per l’assistenza e che nella plenaria ce ne siano almeno due, oltre a quelli che presidiano la cabina di regia. L’assistenza continuativa garantisce il pronto intervento in caso di problemi (incompatibilità fra dispositivi, audio che non si sente, lampadina del proiettore fulminata…).

Pulizia generale

Controllare che in tutte le aree la location sia pulita e sgombra da eventuali materiali residui degli allestimenti. Verificare che le toilette siano presidiate regolarmente da un team di pulizia.

Kit congressuale

Eventuali materiali per partecipanti e relatori pronti con ciò che si intende consegnare.

Cartella stampa

Verificare che i kit con comunicati e materiali stampa siano assemblati e pronti da distribuire.

Emergenze e assistenza sanitaria

Controllare presenza e funzionamento di uscite e presidi d’emergenza e dell’eventuale assistenza sanitaria d’urgenza. Per legge chi organizza un evento deve darne comunicazione per tempo al 118 e farsi carico delle spese previste dalla ASL di competenza.

Comunicare con i partecipanti e raccoglierne il feedback

I compiti strategici dello staff Facilitare aggregazione e networking

Comunicare con gli espositori e raccoglierne il feedback

Dopo il congresso

Le attività conclusive

Le riunioni di debrief

Al termine del congresso l’organizzatore incontra tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione del progetto per ascoltarne commenti e valutazioni sui diversi aspetti e trarre le considerazioni finali sull’andamento dell’evento. Tale feedback costituisce la base da cui partire per la progettazione dell’edizione successiva del congresso, in cui si farà tesoro degli elementi positivi e si correggeranno invece quelli meno riusciti. Il genere le riunioni di debrief coinvolgono, ognuno per la propria parte:

il committente dell’evento gli sponsor i membri del team organizzativo la sede dell’evento

È bene non lasciare passare troppo tempo per gli incontri di debrief, che risultano più produttivi quando l’esperienza dell’evento è ancora fresca: le persone ricordano meglio i dettagli, soprattutto organizzativi, ed è più facile raccogliere osservazioni, idee e suggerimenti che nel tempo potrebbero essere dimenticati.

I ringraziamenti

L’invio di lettere di ringraziamento al termine dell’evento è un atto di cortesia ma anche un modo di rafforzare le relazioni, segnalando a ognuno di averne apprezzato il contributo all’evento e condividendo la soddisfazione per avere portato a termine, anche grazie al loro supporto, il progetto. I messaggi di ringraziamento si inviano a:

partecipanti relatori e ospiti istituzioni sponsor fornitori

Il ringraziamento ai partecipanti può includere l’arrivederci alla successiva edizione del congresso, comunicandone le date, e l’invito a continuare a seguire i canali di comunicazione del congresso o della società scientifica (social, newsletter etc), mentre il ringraziamento ai fornitori può contenere un feedback sul servizio ricevuto. Al messaggio, soprattutto quello rivolto agli sponsor, si possono allegare i dati più significativi sull’andamento dell’evento per dare sostanza alla comunicazione

riunioni di debrief Il committente dell’evento

COSA INCLUDERE NEI RINGRAZIAMENTI

Partecipanti

Data della successiva edizione del congresso

Arrivederci alla prossima edizione

Fornitori Feedback sul servizio ricevuto

Invito a seguire i canali di comunicazione

Invito a iscriversi alla newsletter sponsor

Principali dati sull’andamento dell’evento

Invito a rinnovare la collaborazione per l’edizione successiva

e porre le basi per il rinnovo della collaborazione nella successiva edizione. I ringraziamenti vengono porti a nome dell’associazione committente e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico. Solitamente sono personalizzati e inviati via email.

La comunicazione

I canali utilizzati per promuovere il congresso, comunicare aggiornamenti e diffondere contenuti prima e durante il suo svolgimento (social, email, sito) devono rimanere attivi anche dopo che l’ultimo partecipante ha lasciato la location. Una comunicazione continuativa, che vive tutto l’anno, permette infatti di tenere alta l’attenzione di partecipanti e sponsor sulle tematiche del congresso e sulle attività della società scientifica che lo promuove, consentendo di tenere “ingaggiata” la comunità professionale di riferimento in vista della successiva edizione. Al termine dell’evento si aggiornano quindi i canali di comunicazione.

Sito web

Presentazioni e slide relatori, contenuti on demand, social wall con i post o tweet di commento o ringraziamento dei partecipanti, foto dell’evento concluso, eventuale rassegna stampa.

Social media

Foto e video dell’evento, brevi video di commento o ringraziamento di partecipanti e relatori, “pillole” video delle relazioni più importanti.

Email

Messaggi con link ai contenuti on demand, alle foto, ai video o alla rassegna stampa, invito a iscriversi alla newsletter.

La chiusura contabile

Alla fine del congresso l’organizzatore deve chiudere tutti gli aspetti economici per elaborare il consuntivo finanziario: da un lato, emettendo le proprie fatture e verificando la ricezione dei pagamenti relativi alle voci di ricavo, e dall’altro controllando le fatture ricevute ed effettuando i pagamenti relativi. La verifica deve comprendere:

Ricezione pagamenti

Quote d’iscrizione dei partecipanti

Servizi aggiuntivi erogati ai partecipanti

Sponsorizzazioni

Stand espositivi

Liquidazione pagamenti

Fatture fornitori

Compensi relatori

Rimborsi spese agli aventi titolo

Compensi personale temporaneo

Nei congressi di grandi dimensioni i tempi della chiusura contabile possono allungarsi notevolmente: i normali solleciti di pagamento o di emissione fattura, i controlli degli importi e la liquidazione dei pagamenti, se moltiplicati per un elevato numero di partecipanti, relatori, sponsor e fornitori, possono richiedere anche mesi.

Misurare i risultati

La riuscita del congresso

Misurare i risultati di un congresso, per decretarne o meno la riuscita, significa capire se l’evento ha soddisfatto le aspettative del committente. Non è infatti sufficiente basarsi su feedback estemporanei e rilevare che “è andato tutto bene” o che i partecipanti “erano contenti”: per capire se il congresso è stato o non è stato un successo l’organizzatore deve considerare quali ne erano gli obiettivi iniziali, concordati con il committente già in fase di progettazione. La valutazione dell’evento si basa quindi su indicatori capaci di misurare quanto i diversi aspetti hanno soddisfatto le specifiche aspettative (cioè gli obiettivi) della società scientifica che lo ha commissionato.

Gli obiettivi iniziali

Un congresso medico può avere molteplici obiettivi: se si ripete a cadenza periodica l’obiettivo della società scientifica è in genere incrementale rispetto all’edizione precedente (aumento dei partecipanti, degli sponsor, degli espositori, degli utili, della qualità scientifica), mentre se è una prima edizione oppure un evento che si svolge una sola volta gli obiettivi si stabiliscono su altre basi, per esempio prendendo come riferimento le performance di congressi con caratteristiche simili.

I principali indicatori

Le aspettative di risultato legate al congresso sono dunque soggettive e variano a seconda del tipo di evento e delle esigenze del committente. Per misurare la riuscita di un congresso medico si utilizzano tipicamente quattro indicatori principali, ai quali sono associati obiettivi specifici e misurabili.

1Numero di partecipanti

È il primo indicatore numerico da considerare. I partecipanti sono la componente fondamentale di ogni evento e il loro numero è rappresentativo dell’interesse che riscuote. Per gli eventi a cadenza periodica è consigliabile monitorare anno per anno il numero di iscritti in modo da poter stabilire obiettivi di incremento realistici. Per esempio, se le iscrizioni degli ultimi tre anni hanno registrato un aumento medio annuo del 5%, è realistico porsi il +5% come obiettivo di incremento. Nel caso di eventi ibridi l’indicatore di risultato comprenderà il numero di iscrizioni online e magari anche il tempo medio di collegamento di ognuno per avere un riscontro sull’effettiva partecipazione da remoto. Se fra gli obiettivi c’era l’incremento di partecipazione di categorie professionali specifiche, o di iscritti da paesi specifici, occorrerà analizzare i dati relativi.

Misurare i risultati

delle azioni intraprese

Se sono state intraprese azioni specifiche volte ad aumentare la partecipazione (introduzione del formato ibrido, quote di iscrizione più basse, programma scientifico più ricco, sede dell’evento più raggiungibile, potenziamento del marketing) è realistico aspettarsi risultati di incremento delle iscrizioni più elevati. Confrontando il numero di partecipanti effettivi con il numero di persone invitate o raggiunte dalla comunicazione del congresso si potrà misurare l’efficacia delle azioni preevento e stabilire in quale misura l’obiettivo è stato raggiunto.

Verificare i risultati del congresso in base agli obiettivi

Aumentare la partecipazione

Introduzione del formato ibrido, quote di iscrizione più basse, programma scientifico più ricco, sede dell’evento più raggiungibile, marketing potenziato

Generare utili

Obiettivi del committente

Fidelizzare i partecipanti

divulgare i contenuti del congreso oltre la platea dei partecipanti

2Risultati economici

La produzione di un utile economico che vada a favore dell’associazione promotrice è un indicatore fondamentale perché il congresso, prima ancora di essere un momento di formazione e divulgazione scientifica, è un’attività economica e in quanto tale deve generare un risultato di gestione positivo, o per lo meno in pareggio.

Più sponsor, più espositori, più servizi accessori ai partecipanti, contenuti on demand a pagamento

RISULTATO: Numero di partecipanti

RISULTATO: Risultati economici

Questionari di gradimento: una esperienza positiva porta le persone a iscriversi all’edizione successiva e a stimolare i colleghi a fare altrettanto

Strategia di comunicazione diversificata

RISULTATO: soddisfazione dei partecipanti

RISULTATO: visibilità esterna

Le edizioni passate come riferimento I risultati economici dell’evento si hanno dopo la chiusura contabile, dalla quale si evince se e di quanto le entrate hanno superato le uscite. Come per il numero di partecipanti, nei congressi che si svolgono a cadenza regolare è consigliabile monitorare ricavi e utili di ogni edizione in modo da poter stabilire eventuali obiettivi di incremento realistici.

3

Soddisfazione dei partecipanti

La soddisfazione dei partecipanti è un indicatore molto rilevante per determinare il risultato del congresso. Se la loro esperienza è stata positiva, è molto probabile che si iscriveranno anche all’edizione successiva e che parleranno bene del congresso ai colleghi, stimolandoli a partecipare anch’essi. Rilevare l’esperienza dei partecipanti consente inoltre a organizzatore e committente di notare eventuali criticità da correggere nelle edizioni successive.

Le aree di indagine

La soddisfazione deve essere rilevata in modo “scientifico”, attraverso un questionario da somministrare in sede di evento oppure via email qualche giorno dopo la sua conclusione. Due le aree su cui indagare il gradimento dei delegati: gli aspetti di contenuto (temi trattati, qualità dei relatori, qualità del programma scientifico, rilevanza delle sessioni etc) e gli aspetti logistici (organizzazione, destinazione, sede congressuale, catering, tecnologie utilizzate, staff etc).

Il questionario di gradimento

Deve essere anonimo e contenere domande brevi e specifiche per facilitarne la compilazione. Poiché i dati che raccoglie devono essere misurabili e comparabili, si consiglia di escludere le domande a risposta aperta. Sono da inserire invece domande a risposta multipla, per raccogliere dati quantitativi (molto soddisfatto, poco soddisfatto), oppure domande in cui si

chiede di dare un voto numerico alle diverse componenti dell’evento per raccogliere dati qualitativi. Negli eventi accreditati ECM il provider è tenuto a somministrare un questionario che indaga il gradimento della qualità della formazione e l’eventuale percezione di influenze commerciali sui contenuti erogati.

4Visibilità esterna

La visibilità esterna, cioè in rete e sui media (generalisti e specializzati, tradizionali e digitali), è l’indicatore da monitorare se fra gli obiettivi del committente c’è quello di divulgare i contenuti scientifici del congresso oltre la platea dei partecipanti, oppure di rendere noti al grande pubblico i risultati di studi o ricerche scientifiche presentati nel corso dell’evento, o ancora di sensibilizzare opinione pubblica e istituzioni su una specifica tematica o patologia.

Si misureranno quindi i risultati di visibilità (numero di articoli online e offline, di servizi radio e tv, di post sui social con relativo tasso di condivisioni e interazioni) in base agli obiettivi stabiliti dal piano di comunicazione e alle azioni intraprese.

Strategie diversificate

Per ottenere risultati di visibilità al di fuori della comunità scientifica di riferimento ci si affida in genere a un ufficio stampa e comunicazione in grado di relazionarsi tanto con i quotidiani quanto con le testate televisive, gli influencer della rete e le pubblicazioni medico-scientifiche, elaborando una strategia di comunicazione diversificata.

La relazione finale

Il documento di riepilogo

La relazione finale del congresso è il documento di riepilogo che illustra l’evento, ne presenta i dati e ne analizza i vari aspetti dandone una valutazione complessiva e ponendo le basi per la definizione delle strategie di progettazione futura. La sua compilazione è responsabilità dell’organizzatore, che lo redige per chiudere il progetto e per comunicarne i risultati al committente e ai soggetti portatori di interesse. La relazione assolve le seguenti funzioni:

Raccogliere dati numerici, statistici ed economici su tutti gli aspetti del congresso.

Analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato per evitare errori futuri.

Esprimere valutazioni sui diversi aspetti dell’evento fornendo indicazioni per le successive edizioni.

Valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti.

Stabilire indicatori e obiettivi per le successive edizioni del congresso. Informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori etc).

I dati da presentare

Il numero e la tipologia di dati che devono essere raccolti e inseriti nella relazione finale dipende dalle dimensioni dell’evento, dalle richieste del committente e dalle aspettative degli sponsor. La relazione può dunque essere più o meno dettagiata e più o meno ponderosa. Un documento completo redatto per una grande congresso di solito contiene informazioni dettagliate su:

Programma

Partecipanti iscritti

Partecipanti effettivi

Partecipanti per tipologia di iscrizione (soci, non soci, iscrizioni per fasce di valore)

Partecipanti per provenienza (regione italiana o paese estero)

Partecipanti per tipologia di specializzazione professionale (se rilevante)

Relatori, docenti, tutor

Abstract presentati

Abstract accettati

Sessioni orali e loro tipologie

Casi clinici presentati

Casi clinici accettati

Poster presentati

Poster accettati

Sponsor

Smposi sponsorizzati

Area espositiva

Espositori

Partner istituzionali

Dati di interazione dei partecipanti attraverso le applicazioni messe a disposizione

Dati di traffico sul sito web del congresso (visite, visitatori unici, pagine viste)

Numero download della eventuale app dell’evento

Rassegna stampa online (articoli e video online)

Rassegna stampa offline (articoli di giornale, servizi radio e tv)

Social media engagement (post, commenti, condivisioni, tweet e retweet)

Dati

Raccogliere dati numerici e statistici su tutti gli aspetti dell’evento

A cosa serve la relazione finale

Successo

Valutazioni

Valutare ilsuccesso del congresso in base agli obiettivi prestabiliti

Errori

Esprimere valutazioni su tutti gli aspetti del congresso e dare indicazioni per le successive edizioni

Se il congresso si è svolto in modalità ibrida la relazione dovrà riportare anche i dati relativi alla parte online:

Partecipanti online

Funzionalità della piattaforma web

Sessioni trasmesse live Sessioni registrate

Durata media del collegamento per sessione Durata media del collegamento alle sessioni live Durata media del collegamento alle sessioni on demand

Tipologia di interazioni dei partecipanti da remoto

Quantità di interazioni dei partecipanti da remoto Spazi espositivi virtuali

L’analisi dell’organizzatore

La relazione finale costituisce la base da cui partire per la progettazione dell’edizione successiva del congresso. È necessario quindi che l’organizzatore vi inserisca anche le proprie considerazioni. Per esempio:

Destinazione e sede dell’evento

Sono due elementi che giocano un ruolo importante nel determinare il successo del congresso. La relazione deve contenere valutazioni sull’accessibilità della destinazione, la sua capacità e qualità alberghiera, la disponibilità di sedi per l’evento in prossimità degli alberghi, i costi in generale.

Evitare errori futuri attraverso l’analisi di ciò che ha funzionato e ciò che invece non ha funzionato

Obiettivi

Stabilire metriche, indicatori e obiettivi per valutare le successive edizioni del congresso

Informazioni

Informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori etc)

Sulla sede dell’evento si inseriscono informazioni quali la qualità e flessibilità degli spazi, le dotazioni a disposizione, le attrezzature audiovisive, la qualità del catering e del servizio relativo, evidenziando eventuali criticità riscontrate durante il processo organizzativo.

Le sessioni e i contenuti

La struttura del programma (sessioni plenarie, sessioni parallele, eventi sociali) è oggetto di analisi, anche alla luce del gradimento espresso dai partecipanti, per identificare possibili aree di miglioramento futuro. Per esempio, quali format di sessione sono stati più frequentati, quali temi hanno riscosso più interesse, quale è stato il tasso di partecipazione alle attività sociali. Includere informazioni su come si sono reclutati gli speaker e sul processo di raccolta degli abstract, valutando se è necessario modificare qualcosa.

L’attività degli sponsor

Inserire nel report la descrizione e il numero degli sponsor, ognuno con l’attività che ha svolto all’interno del congresso e con quali risultati. Riportare i pacchetti di sponsorizzazione disponibili e includere eventuali considerazioni e feedback degli sponsor stessi per migliorare l’offerta loro dedicata.

Il gradimento dei partecipanti

Nella relazione finale si inseriscono i dati salienti emersi dall’analisi dei questionari compilati dai partecipanti, che serviranno per prendere decisioni riguardo alla successiva edizione del congresso.

A chi comunicare i dati del congresso

Il raggiungimento degli obiettivi

L’organizzatore inserisce una valutazione, a fronte dei dati presentati, sul raggiungimento degli obiettivi qualitativi e quantitativi posti dal committente.

A chi comunicare dati e risultati del congresso

Con l’eccezione delle valutazioni dell’organizzatore, che sono a uso interno, i dati del congresso possono essere comunicati ai diversi stakeholder, cui interessano per ragioni diverse.

All’associazione che promuove l’evento (il committente), per la quale i numeri del congresso costituiscono il riferimento sulla base del quale progettare l’edizione successiva, soprattutto se si tratta del congresso nazionale annuale o di un altro evento a cadenza periodica.

Agli sponsor, per i quali i numeri del congresso costituiscono la misura del ritorno sull’investimento effettuato: quanti più partecipanti, visitatori allo stand, partecipanti ai simposi sponsorizzati, visibilità mediatica del congresso e accessi al sito o commenti social,

tanto più alta sarà stata l’esposizione del brand dello sponsor.

Alla destinazione, per la quale i numeri costituiscono il riferimento sulla base del quale valutare l’impatto (economico e non solo) del congresso sul territorio, nonché il biglietto da visita da mostrare ad altri promotori e organizzatori per ospitarne i futuri congressi e alle proprie amministrazioni locali per ottenere politiche più favorevoli per il settore congressuale.

A partecipanti, relatori e fornitori, per i quali i numeri del congresso possono costituire motivo di gratificazione e prestigio.

La relazione finale è di solito una presentazione ad alto impatto visivo realizzata da un grafico ed è corredata di infografiche, tabelle o altre tecniche di rappresentazione di numeri e dati. Può includere immagini del congresso e della destinazione. Il suo grado di elaborazione visiva testimonia l’importanza che organizzatore e committente attribuiscono alla comunicazione dei risultati dell'evento.

In genere è inviata via email in formato PDF e pubblicata sul sito dell’evento.

L’evento in archivio

Perché conservare documenti e materiali

Dopo avere chiuso il bilancio del congresso, messo in ordine gli aspetti amministrativi e presentato la relazione finale, per l’organizzatore arriva il momento di archiviare i documenti e i materiali dell’evento. I motivi per costruire un archivio sono tre: il primo è che occorre poter dare risposta a qualunque futuro accertamento o richiesta di chiarimento o contestazione da parte di qualunque soggetto; il secondo è che i materiali del congresso e le informazioni su, per esempio, fornitori, sponsor e location potranno tornare utili in altre occasioni, sia per l’eventuale organizzazione della successiva edizione del medesimo congresso sia per altre manifestazioni. Il terzo è che per gli eventi accreditati ECM vige per il provider l’obbligo di legge di conservare una parte della documentazione.

I criteri dell’archiviazione

L’archiviazione è l’ultima fase del lavoro ma non la meno importante: occore infatti selezionare ciò che deve essere conservato e ciò che può essere eliminato, strutturare un metodo per organizzare i materiali conservati affinché le informazioni

possano poi essere ritrovate facilmente. Solo una volta completato il processo di riordino e archiviazione il “progetto congresso” può dirsi davvero concluso. Ognuno ha le proprie metodologie (aziendali e personali) di archiviazione, ma è comunque importante che la conservazione di documenti e materiali sia fatta seguendo due principi:

1Includere informazioni sui fornitori

Oltre alla documentazione che più evidentemente deve essere conservata, è consigliabile includere nell’archivio anche informazioni in apparenza meno rilevanti. Per esempio, se si è lavorato per la prima volta con un fornitore o una struttura, è bene inserire anche una nota dell’event manager con la valutazione del fornitore: in futuro potrebbe essere difficile ricordare come era andata, mentre recuperando il dossier dall’archivio una semplice nota chiarirà se quel fornitore può essere ricontattato o meno.

2Tutti devono poter trovare tutto

L’archivio deve funzionare efficacemente anche per chi non si è mai occupato del congresso specifico e non ne conosce tematiche, sponsor, fornitori, location. Se conservato e ordinato correttamente, il materiale deve mettere chiunque nelle condizioni di ricostruire con facilità l’evento nella sua interezza.

Il backup dei documenti digitali

La maggior parte di documenti e materiali possono essere conservati in forma digitale su un hard disk esterno, sul cloud oppure sui server interni: l’importante è farne sempre il backup per evitare che l’eventuale perdita dei dati a causa di virus informatici o problemi tecnici non sia irrimediabile. In forma cartacea vanno invece conservati contratti firmati, ricevute e note spese cartacee, stampati etc.

Perché archiviare documenti e materiali del congresso

Per dare risposta a futuri accertamenti, richieste di chiarimenti o contestazioni

Per conservare informazioni su destinazione, fornitori, sponsor e location per eventi futuri

Per utilizzare i dati relativi al comportamenton dei partecipanti online in vista della successiva edizione del congresso

Ordinare e conservare le email

L’organizzazione di un congresso implica in genere la produzione di centinaia di email, molte delle quali contengono informazioni che devono essere conservate. Per partire con il piede giusto è buona abitudine creare nel programma di posta elettronica cartelle e sottocartelle dove conservare tutti i messaggi fin dall’inizio del progetto. Per esempio, una cartella dell’anno in corso che contiene la cartella del congresso, all’interno della quale ci saranno tante sottocartelle quanti sono gli interlocutori con i relativi scambi di email: la corrispondenza con gli sponsor, con la location, con l’albergo e così via. È un sistema laborioso che però trasforma il programma di posta in un archivio che sarà poi facile da consultare. Naturalmente anche per le email è necessario provvedere al backup regolare.

La reportistica della parte virtuale e social

Le piattaforme web utilizzate per gestire la parte virtuale di un evento raccolgono molti dati relativi al comportamento online dei partecipanti che si collegano al congresso da remoto e generalmente possono produrre una reportistica molto

Per recuperare al bisogno moduli, questionari, contratti, documenti fiscali

Per poter riutilizzare o riadattare procedure e linee guida dell’evento

dettagliata (numero di partecipanti collegati, durata dei loro collegamenti, interazioni via chat, visite agli stand espositivi virtuali, download dei materiali sponsor e così via).

Tali informazioni, insieme ai report delle attività e delle interazioni sui social media, sono da conservare perché la profilazione dei partecipanti e dei loro comportamenti può indirizzare scelte e azioni nella progettazione della successiva edizione del congresso.

L’obbligo di conservare i documenti ECM

Nel caso di un congresso accreditato, il regolamento ECM impone al provider di conservare per 5 anni copia di tutta la documentazione relativa all’assegnazione dei crediti – inclusi quelli acquisiti dal professionisti sanitari tramite “reclutamento” da parte degli sponsor – con l’impegno a renderli disponibili, se richiesti, alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e al Comitato di Garanzia. Ciò comporta un’ulteriore necessità di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza.

ECM Quality Network

ECMQualityNetwork,natanel2020,hagiàraggiuntoimportanti traguardi,puntandosuaggiornamentoeformazione.

Neèunesempiolacertificazionedeiprimiprogettistidipercorsi formativiECM,eletanteleiniziativeatuteladeiprovider

L’associazione nazionale di categoria dei provider ECM è cresciuta in questi due anni fino a contare, a oggi, oltre 130 soci, tra provider privati, aziende sanitarie, società medicoscientifiche e università.

Molti i risultati raggiunti in questi primi anni di attività, tra cui audizioni con il Ministero della Salute e con altre istituzioni, comprese quelle con la Commissione Nazionale per la Formazione Continua e gli stakeholder del sistema.

Tra i traguardi, anche l’importante accordo con la FISM (Federazione Società Medico-Scientifiche Italiane) che si prefigge di rappresentare unitariamente gli interessi dei provider ECM e delle società medico-scientifiche associate nei confronti delle istituzioni, rappresentando in questo modo oltre trecento soggetti complessivi. Segni tangibili di quanto l’associazione sia riconosciuta come importante interlocutore della categoria dei provider ECM.

Cosa fa ECM Quality Network a supporto dei provider

Oltre a fornire ai suoi associati consulenze in materia assicurativa, fiscale, legale ed ECM, l’associazione propone un ricco programma di aggiornamento e formazione gratuita sotto la

guida di docenti di lunga esperienza nei diversi settori specifici di competenza. Tutto questo, sempre dettato dai precisi valori che ispirano ogni iniziativa che l’associazione intraprende, come, in primis l’autonomia e l’indipendenza della formazione post-laurea

in ambito sanitario, con lo scopo di migliorare i percorsi di prevenzione e di cura dei cittadini. La formazione erogata dai provider associati è rivolta infatti a tutte le professioni sanitarie e sviluppa percorsi educativi volti ad accompagnare l’aggiornamento dell’operatore sanitario per l’intero arco della sua professione.

Progettista di percorsi

formativi ECM:

l’importanza della formazione

Vero fiore all’occhiello di ECM Quality Network è il corso di “Progettista di percorsi formativi ECM”. Il corso, ideato e organizzato dall’associazione con il patrocinio di Agenas, ha l’obiettivo di migliorare le capacità progettuali, formative, manageriali e strategiche dei partecipanti. Progettare formazione ECM prevede, infatti, competenze specifiche che vanno oltre la preparazione scientifica di base.

Una proposta formativa di qualità permette ai discenti di migliorare il proprio livello di

conoscenze di procedure, norme e obblighi. Il corso approfondisce tematiche relative a leadership, comunicazione, motivazione e orientamento al risultato, ed anche quelle legate all’organizzazione di team building, team working, negoziazione, problem solving ed etica.

La prima edizione del corso ha coinvolto oltre 80 partecipanti e si è conclusa con un importante risultato: la nascita del “Registro dei progettisti di formazione ECM” e la certificazione dei primi trenta progettisti.

Nel 2023 verrà programmata la sua seconda edizione, con dieci moduli da quattro ore per un totale di quaranta ore di formazione in modalità webinar: ogni lezione prevede sia una parte teorica che pratica.

Ma qual è, più nel dettaglio, il ruolo specifico del progettista ECM certificato?

Il progettista certificato è colui che predispone il piano formativo annuale del provider, in collaborazione il comitato scientifico per tutte le attività di definizione, progettazione e controllo di qualità della formazione da erogare.

ECM Quality Network e la formazione che verrà

Provider Certificati a garanzia del miglioramento del sistema di Educazione Continua in Medicina

Il 2022 ha segnato un anno di demarcazione per la formazione ECM. Tanti sono stati i cambiamenti che i provider hanno dovuto effettuare in corso d’opera. Spesso i progetti formativi hanno subito modifiche sia nei contenuti che nelle modalità di formazione, dovute principalmente alle continue richieste di supporto da parte del mondo dei professionisti sanitari. E se il 2022 è stato un anno impegnativo, il prossimo triennio si preannuncia denso di attese e di novità. L’implementazione del PNRR porterà a un grande cambiamento nel mondo della sanità pubblica e privata.

Si passerà da una gestione del paziente concentrata principalmente nelle strutture ospedaliere a una diffusione sul territorio di tutte le attività relative alla gestione delle cronicità. A ciò bisogna aggiungere che le risorse del PNRR saranno principalmente utilizzate per ammodernare le strutture con dotazioni tecnologiche di ultima generazione che impatteranno sulla cura del cittadino, dalla diagnosi alla gestione chirurgica e clinica.

Inoltre, la telemedicina dovrà essere implementata al fine di garantire al paziente la possibilità di essere seguito anche a distanza con sistemi di Patient Support Program.

Tutti questi importanti cambiamenti e innovazioni non potranno avvenire se non saranno supportati da un preciso e corposo piano di formazione nazionale, locale e contestualizzato alle esigenze del singolo operatore sanitario.

Per anni i provider ECM hanno aspettato che ci fosse una vera “domanda” di formazione e che quest’ultima non fosse vista esclusivamente come un obbligo, non ben definito e senza chiare regole per il mancato conseguimento dei crediti formativi.

Ci avviamo ad una maggiore consapevolezza dei professionisti relativa alla formazione ECM come strumento necessario per partecipare in maniera attiva al cambiamento, svolgere meglio le proprie mansioni all’interno di una attività spesso multidisciplinare ed essere tutelati dal punto di vista legale.

Quindi questo sarà il triennio dei provider ECM che con impegno e professionalità hanno lavorato sulla costruzione del proprio board scientifico e ai rapporti con i centri di ricerca e università e che, grazie a un costante aggiornamento tecnologico, potranno ora raccogliere i frutti, aumentare la produzione di progetti da erogare e il numero di discenti da formare, aiutando il mondo sanitario a cavalcare il cambiamento in atto, a beneficio della salute di tutti noi cittadini. Tutti gli associati di ECM Quality Network sono sicuramente pronti ad affrontare questa sfida avendo negli ultimi tre anni lavorato molto sul loro aggiornamento, su quello dei propri dipendenti e sui nuovi progetti di formazione residenziale, sul campo e digitale.

Abbiamo oltre 130 Provider ECM che grazie alla formazione continua effettuata negli ultimi tre anni, saranno in grado di produrre oltre il 40% della formazione in sanità, formare gli operatori sanitari e di garantire il miglioramento che tutti ci aspettiamo.

a cura di SusannaPriore, Presidentedi ECMQuality Network

Progetto Albo hostess e responsabili di segreteria ECM nel segno della responsabilità

Per un provider, affidare la segreteria a un soggetto non appartenente alla propria organizzazione rappresenta un atto di responsabilità. Ecco

perché, ancora una volta la formazione ricopre un compito di grande importanza, a cui ECM Quality Network risponde con il “Corso per assistente congressuale” e dando vita all “Albo hostess e responsabili di segreteria ECM”. L’obiettivo del corso è quello di formare hostess esperte e affidabili e responsabili di segreteria ECM su tutto il territorio nazionale, due aspetti in cui non è mai possibile lasciare spazio all’improvvisazione, ma occorre seguire regole precise, nonché conoscere in maniera dettagliata il ruolo e le attività dei provider. Gli iscritti all’albo saranno chiamati a partecipare al corso di formazione FAD di sei ore propedeutico allo svolgimento di questa attività, oltre a seguire un corso di aggiornamento annuale. Responsabile e coordinatrice del corso è Ivana Termine, già autrice del “Manuale per assistenti congressuali”. Anche nel 2023 continua inoltre la collaborazione e la convenzione degli associati di ECM Quality Network con il gruppo Starhotels.

Il consiglio direttivo di ECM Quality Network insieme a Laura Baroncelli e Laura Marina Rodio del gruppo Starhotels

Susanna Priore Presidente ECM Quality Network e Ivana Termine Vicepresidente ECM Quality Network e responsabilee coordinatrice del corso per assistenti congressuali

ECM Quality Network ad Arezzo per parlare di formazione

La presidente di ECM Quality Network, Susanna Priore, è stata ospite del 17° Forum Risk Management Obiettivo Sanità e Salute, che si è tenuto ad Arezzo a novembre 2022 ed è stato definito dagli stessi organizzatori un “cantiere aperto partecipato” per condividere proposte e soluzioni concrete e costruire le nuove reti assistenziali nel territorio. La presidente è stata anche la relatrice della sessione organizzata da Agenas, un momento di confronto molto importante dedicato alla formazione obbligatoria per i professionisti sanitari.

Nell’ambito del dibattito, Priore è intervenuta valorizzando il ruolo ricoperto dai provider: «È arrivato il momento di un confronto strutturatoha affermato - perché il decreto ministeriale n. 70 e il PNRR porteranno a un grande cambiamento, che non potrà avvenire se non accompagnato dalla giusta formazione». «Il ruolo dei provider

è cruciale e, considerando che il 98% della formazione viene da privati, è giusto che tali soggetti siano supportati e tutelati dal sistema ECM stesso» ha concluso Priore.

Indirizzo:Via Augusto Riboty 21 00195 Roma (RM)

Contatti: Tel. 3517353411 segreteria@ecmqualitynetwork.it www.ecmqualitynetwork.it

ECM QUALITY NETWORK

GIFES Federcongressi&eventi

Unadivisione,tanteattivitàeunsoloobiettivo:sostenereesupportare laprofessionedelProviderEcm.QuestaèGifes,unteamdedicato eappassionatocheerogaformazione,fornisceconsulenzaedialoga conistituzioniestakeholder.

Nel 2020 Federcongressi&eventi ha dato vita a Gifes-Gruppo Italiano Formazione ECM in Sanità, divisione che ha come obiettivo realizzare attività dedicate ai soci che organizzano eventi formativi in educazione continua in medicina per i professionisti della sanità. I soci Provider ECM di Federcongressi&eventi possono quindi contare su una divisione interamente dedicata ai loro bisogni e necessità. Attualmente Gifes rappresenta 138 Provider ECM associati a Federcongressi&eventi titolari di circa il 27% dell’offerta formativa ECM nazionale. Quali sono le attività di Gifes? La divisione risponde davvero a tutte le richieste dei Provider in termini di rap-

Gifes: who is who

presentatività, formazione e consulenza. E lo fa ponendosi in ascolto diretto dei propri soci, così da recepirne in maniera immediata le istanze. Sinteticamente Gifes cura l’interazione con istituzioni e st akeholder della Sanità. Inoltre fornisce supporto tecnico ai Provider ECM e sviluppo di protocolli, modelli e strumenti operativi. Ma entriamo nel dettaglio. Per quanto riguarda la consulenza, questa si dirama in gratuita via mail e tramite la sezione “Gifes Risponde” sul sito con condivisione di domande e risposte e sempre gratuita via WhatsApp attraverso il gruppo dedicato ai Provider soci. Per questioni specifiche non mancano poi la

Il comitato di Gifes è composto da cinque provider ECM

Matteo Bruno Calveri (Summeet), coordinatore del Comitato in qualità di rappresentante provider ECM Federcongressi&eventi

Irene Bortolotti (Planning Congressi),

Monica Serratore (Delphi International),

Nicola Vicari (Medical Net),

Paolo Zona (Cluster)

A cura di : Comitato Gifes-Gruppo Italiano Formazione Ecm in Sanità-Federcongressi&eventi

consulenza legale con un consulente dedicato e quella specializzata a tariffe convenzionate in ambito ECM (processo di accreditamento Provider ECM provvisorio e standard, controllo della corretta gestione delle attività operative e organizzative, supporto durante il processo di verifica ispettiva finalizzata a valutare la conformità al regolamento ECM, raggiungimento delle certificazioni ISO 9001, 14001, 20121, pdr 125 e implementazione Modello 231).

La formazione? È bottom-up

La formazione riveste un ruolo decisivo nella mission di Gifes. Le attività, infatti, sono molteplici e capaci di dare supporto a tutte le tipologie di Provider, anche ai neo accreditati. Tante, costanti ed erogate dai più alti professionisti del campo le occasioni di formazione: seminari e webinar, formazione trasversale su normativa, fiscalità, privacy e sicurezza, retreat dei Provider ECM, seminari nell’ambito della Convention Nazionale di Federcongressi &eventi (nel 2023 a Firenze il 3 e 4 marzo). Appuntamenti di confronto e formazione sempre più partecipati sono gli incontri online Gifes Live Talk: come prepararsi alle eventuali verifiche in evento e la ripresa

delle attività ordinarie, le ultime delibere della Commissione ECM – feedback delle verifiche di accreditamento in sede provider e in sede di evento e modalità di prevenzione degli eventi ECM mono-sponsor sono tra i temi affrontati. Come dicevamo, la formazione di Gifes è bottom-up e coinvolge anche i giovani. Infatti Gifes è presente anche a Junior for Training, il percorso di formazione gratuito dedicato ai giovani che stanno muovendo i primi passi nel Mice, under trenta impiegati da non più di tre anni in aziende del settore. Uno dei quattro moduli di Junior for Training è dedicato agli eventi accreditati e verranno affrontate le tematiche ECM, Relatori, Webinar e Fad, Progetti monosponsor accreditati e non e Sponsor (Aifa).

L’invito al relatore? Con Gifes è corretto

Negli ultimi tempi si è registrato un notevole aumento dei controlli svolti da vari uffici deputati alla verifica dell’operato delle società che organizzano congressi e convegni con la partecipazione di dipendenti pubblici.

Proprio per questo Gifes-Federcongressi &eventi ha predisposto, ed è disponibile per tutti i soci,

Dasinistra: Fabio Gilardenghi, consulente Provider ECM di Federcongressi&eventi e i componenti del comitato Gifes: Monica Serratore, Matteo Bruno Calveri, Irene Bortolotti e Paolo Zona.

Un momento del Retreat dei Provider ECM soci di Gifes Federcongressi&eventi svoltosi a Roma lo scorso dicembre.

la procedura e la documentazione per la corretta gestione dell’invito di professori universitari o eminenti primari di ospedali pubblici come relatori di convegni. Nell’ambito dell’attività di organizzazione di eventi si incorre infatti nel rischio di violare le disposizioni in materia di incompatibilità dei pubblici dipendenti a svolgere incarichi extra-istituzionali conferiti da enti privati. La disciplina che regola l’incompatibilità è contenuta nel Testo Unico sul Pubblico Impiego, D.lgs. 165/2001, specificamente nell’art. 53, che impone al soggetto che conferisce l’incarico l’onere di ottenere l’autorizzazione dell’Ente presso il quale è in forza il pubblico dipendente. L’incompatibilità generale a svolgere incarichi extraistituzionali è però mitigata da alcune esclusioni che rendono possibile, a determinate condizioni, lo svolgimento di detti incarichi (e, cosa più importante, la corresponsione di emolumenti) anche senza autorizzazione.

Matteo Bruno Calveri: gli interlocutori e i punti di forza di Gifes

Una mission di Gifes e un suo punto di forza è la capacità di tessere relazioni con istituzioni e stakeholder per promuovere i bisogni dei Provider ECM.

Con chi sta interloquendo Gifes, con quali obiettivi?

Risponde a queste domande Matteo Bruno Calveri, rappresentante Provider ECM Federcongressi&eventi e coordinatore di Gifes: «Gifes sta interloquendo con Age.Na.S., Aifa, Confindustria Dispositivi Medici, Farmindustria, Ministero della Salute, Ordine dei Medici con l’obiettivo di garantire un’offerta formativa all’avanguardia studiando insieme agli stakeholder come migliorare, quindi, la formazione quotidiana. Credo che, anche in virtù della grande attenzione delle

istituzioni e al momento di grande cambiamento che stiamo attraversando, ci siano elementi concreti per pensare positivamente anche sul fronte della riforma ECM»

Gifes fa inoltre dell’ascolto un suo punto di forza. Come concretizza questa mission? «Tutto il comitato, così come il team di Federcongressi&eventi, è sempre disponibile ad ascoltare i soci così da fornire risposte tempestive ai loro dubbi. Quest’anno, inoltre, abbiamo dato via a un nuovo progetto che va proprio in questa direzione. Parliamo del roadshow Gifes-Federcongressi&eventi. L’iniziativa è infatti nata per incontrare sul territorio i Provider e rispondere concretamente ai loro bisogni in un periodo di grandi cambiamenti. Il primo incontro si è svolto a Napoli, con grande partecipazione di Provider e operatori del settore, poi Ancona e infine Roma in occasione del retreat annuale. Il roadshow si inserisce nel complesso dei nuovi progetti che

La carta dei Provider

Federcongressi &eventi sta promuovendo per consolidare il filo diretto con le imprese del settore, sviluppare le relazioni con i soci e presentare alle imprese che ancora non aderiscono all’associazione tutte le iniziative e attività introdotte per sostenerle e dare loro voce nelle sedi istituzionali. Il roadshow proseguirà nel 2023 con tanti appuntamenti, a cominciare dalle tappe di Padova e Milano».

Il nodo giuri-lavoristico degli assistenti congressuali

Federcongressi&eventi ha richiesto l’istituzione di un Tavolo di Lavoro Interministeriale finalizzato alla definizione di modalità operative pratiche ed efficaci per la gestione degli assistenti congressuali (hostess, guardaroba, controllo ingressi, e così via.), intese come gestione giuridica del contratto e non per gli aspetti fiscali, in quanto l’attività di hostess è intesa come lavoro subor-

La Carta dei Provider indica i principi cardine in merito a:

trasparenza e indipendenza etica

sicurezza e salute sul lavoro responsabilità amministrativa privacy

sicurezza dei dat i

che i Provider ECM aderenti a Federcongressi&eventi si impegnano a osservare nello svolgimento della propria attività e nelle relazioni con stakeholder, fornitori, partner, consulenti e competitor. Sottoscrivendo il documento i Provider manifestano la volontà non solo di rispettare le norme del settore, ma anche di adottare i valori, i principi e i comportamenti cui attenersi nell’esercizio dell’attività professionale per divulgare una vera e propria cultura dell’ECM Per la prima volta i Provider dispongono di un vero e proprio protocollo deontologico, un documento condiviso che qualifica ulteriormente la professionalità dei singoli soci dell’associazione che li rappresenta. È un grande traguardo per il riconoscimento della fondamentale valenza del settore della formazione sanitaria e del ruolo dei Provider ECM

La Carta dei Provider è scaricabile a questo link: tinyurl.com/cuhxyczk.

dinato e non autonomo. Da quando sono stati aboliti i voucher Inps nel 2017, a parte il lavoro intermittente con le sue limitazioni (ad esempio l’impossibilità di applicarlo a persone da 24 a 55 anni), siamo in carenza di normativa per quanto riguarda la corretta applicazione del diritto del lavoro nelle prestazioni e collaborazioni occasionali per il nostro settore. Infatti, l’unica formula attualmente corretta è il lavoro a intermittenza (o “a chiamata”), caratterizzato dalle prestazioni a carattere discontinuo rese dal lavoratore secondo le richieste dell’impresa. Nel caso si voglia contrattualizzare la prestazione in esclusiva del lavoratore intermittente è necessario garantire il 20% del compenso contrattuale mensile, anche in caso di inattività. Questa modalità di lavoro genera diverse criticità come il costo elevato per la singola prestazione, maggiore burocrazia nella gestione corrente e costo del consulente del lavoro, continuo rinnovo del gruppo hostess e incremento delle attività operative e di erogazione del servizio. Per le microimprese fino a cinque addetti si può anche applicare il contratto di

prestazione occasionale Inps, comunque molto limitativo per la nostra attività.

I tre elementi più sensibili delle verifiche ispettive

Dalle esperienze dei soci che hanno già sostenuto la visita per il rinnovo dell’accreditamento i tre punti sensibili delle verifiche ispettive sono:

1. La corrispondenza tra i requisiti dell’evento come accreditato sul portale Age.Na.S. e come realmente si svolge. Oltre a un corretto accreditamento dell’evento occorre infatti prestare attenzione alle modifiche che si possono verificare anche in prossimità dell’evento (per esempio: cambio del relatore o aggiunta di uno sponsor) così da gestirle al meglio direttamente o sul portale di accreditamento - se non ancora scaduti i termini per le modifiche - o con apposita comunicazione - se scaduti.

2. La dichiarazione del partecipante circa il proprio stato di reclutamento. La normativa chiede che il partecipante, prima della partecipazione

Tipologie di formazione e corretto accreditamento

Da qualche tempo è molto in auge la Formazione sul Campo (FSC) e, nello specifico, i Gruppi di Miglioramento. È una tipologia formativa con alcune caratteristiche peculiari: luogo di svolgimento (contesto lavorativo qualificato) relazione tra pari (non tra docente e discente) in piccoli gruppi con partecipazione attiva di tutti obiettivo della formazione: riguarda più il miglioramento della qualità dell’assistenza e delle prestazioni che l’innalzamento della cultura e della conoscenza da parte dei professionisti sanitari redazione di un documento di sintesi che raccolga quanto elaborato dal gruppo per consentire un trasferimento dalle conoscenze alla pratica clinica Gifes ha dedicato (e dedicherà) momenti di approfondimento di queste tipologie formative per consentire ai Provider di proporre progetti di formazione sul campo coerenti con gli obiettivi e le metodologie previste dalla normativa. .

Photo by Artem Maltsev on Unsplash

all’evento, dichiari se sia stato o meno reclutato. Questa dichiarazione va acquisita dal Provider sempre, per ogni corso ECM, anche per quelli gratuiti e svolti a livello locale senza viaggi o pernottamenti.

3. La prevenzione di eventuali influenze commerciali sull’evento, che si esplica in diversi ambiti quali:

visibilità attribuita agli sponsor conforme a quanto disposto dalla normativa ECM e riportata nel vademecum delle sponsorizzazioni (disponibili sul portale Age.Na.S. nella sezione “moduli e documenti”);

presenza delle autocertificazioni della faculty sulle eventual fonti di finanziamento, che la faculty stessa dovrebbe comunicare ai partecipanti; presenza dei contratti di sponsorizzazione per tutti gli sponsor presenti all’evento e riportati sull’accreditamento ECM dell’evento.

E, come sempre: attenzione alla presenza di

eventuali partner organizzativi o scientifici che devono essere inseriti in fase di accreditamento e sempre sensibilizzati affinché i loro comportamenti siano conformi alla normativa ECM.

GIFES FEDERCONGRESSI&EVENTI

Indirizzo: Via dei Cestari, 34 00186 Roma

Contatti: Tel. 388 7270838 gifes@federcongressi.it www.gifes.it

Aiutaci a far continuare il nostro viaggio

AL FIANCO DELLA COMUNITA' SLA

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI 2023

COME ORGANIZZARLI

Gli organizzatori congressuali, i provider ECM e i partner tecnologici per congressi medici

DOVE ORGANIZZARLI

La più ampia selezione di hotel, centri congressi e destinazioni adatte a ospitare eventi medico-scientifici

GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI 2023

AGENZIE PCO, PROVIDER E ALTRI SERVIZI

Nome Agenzia: AIM GROUP INTERNATIONAL

Indirizzo: Via G. Ripamonti, 129 – 20141 Milano Telefono: 02 566011

e-mail, sito web: info@aimgroup.eu www.aimgroupinternational.com

Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001-2015

• IAPCO International Association of Professional Congress Organizers

• MedTech Trusted Partner

• Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231

Breve profilo dell’agenzia:

AIM Group International è una multi-service, everchanging company. Continuiamo a cambiare, per rimanere fedeli a noi stessi.

Da oltre 60 anni.

Let’s__together

Ispiriamo e siamo ispirati, coinvolgiamo i nostri stakeholder e ne siamo coinvolti. Realizziamo progetti insieme.

È questo ciò che conta.

Meet, Engage, Think

Dal design thinking nasce il potere creativo.

Eventi, Comunicazione, Consulenza: tre team specializzati che interagiscono e lavorano insieme per progettare esperienze, idee e soluzioni.

Let’s Meet together

Eventi: la conoscenza attraverso l’esperienza.

Know-how, tecnologia e creatività si uniscono per costruire esperienze coinvolgenti e promuovere condivisione e cambiamento.

Canali, formati e touchpoint, siano essi in presenza, digitali o ibridi, vengono valorizzati per creare “augmented events” che durano nel tempo.

Let’s Engage together

Comunicazione: imparare ad ascoltare, decidere di condividere. Progettiamo comunicazioni costruttive che coinvolgono le comunità, in cui tutti possono riconoscersi.

Rafforzare le relazioni tra brand, organizzazioni e persone è ciò che ispira i nostri team nello sviluppo di idee forti.

Let’s Think together

Consulenza: il potere di immaginare il presente. Supportiamo aziende e associazioni a crescere e cambiare.

L’integrazione di diverse aree di competenza permette di ottenere il meglio da processi, tecnologie e cultura aziendale.

Let’s__together!

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Eventi digitali e ibridi

• Comunicazione

• Consulenza

• Servizi DMC

• Eventi Sportivi

Aree e discipline di specializzazione: Anestesiologia, Ipertensione, Oftalmologia, Pediatria, Reumatologia.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIR Società Italiana Reumatologia

• SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e terapia intensiva

• FIMP Federazione Italiana Medicina Pediatrica

• SIOT Società Italiana di Ortopedia e Traumatologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Allergan • Amgen • Bayer • Edwards • Ipsen • Grunenthal

• Gruppo Menarini • Novartis • Roche • Sanofi • Sobi • Teva

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• European Society of Hypertension Annual Meeting, ogni edizione dal 1983, ESH 2022 (4.000 pax, metà in presenza metà online);

• SIAARTI Congresso Nazionale 2022 ICARE (4.000 pax);

• Apimondia World Congress 2019 (Montréal, 5.500 pax);

• EAN European Academy of Neurology 2019 (Oslo, 6.000 pax);

• Lions International Convention 2019 (Milano, 25.000 pax).

Nome Agenzia: Ble&Associates

Indirizzo: Via Paul Harris snc - 81100 Caserta

Telefono: 0823 301653

e-mail, sito web: segreteria@bleassociates.it - www.bleassociates.it

Referente Agenzia: Barbara Colombo, CEO - bc@bleassociates.it - Tel. 0823 301653

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 5357 - 12/05/2016

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2015

Breve profilo dell’agenzia: Siamo organizzatori di Corsi di Formazione nel settore Salute dal 2016, operiamo su tutto il territorio nazionale e per tutte le professioni progettando ed erogando corsi residenziali (RES), di Formazione a distanza (FAD), di Formazione sul Campo (FSC) e Blended. La nostra mission è offrire un servizio completo e di qualità progettando con attenzione ogni dettaglio e curando tutte le fasi del processo: organizzazione, assistenza, logistica, comunicazione, grafica, tipografia. Con l’obiettivo di realizzare format innovativi e coinvolgenti progettiamo e sviluppiamo App e momenti di interattività in seno agli eventi in modo che l’utente possa potenziare il valore dell’esperienza e personalizzare l’accesso alle informazioni in ambienti protetti. Ci occupiamo inoltre di tutte le fasi amministrative, burocratiche e procedurali. Siamo un team 100% al femminile, la nostra presenza è capillare sul territorio con sede principale Caserta e sedi operative a Roma e Milano.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Gestione Delegazioni e riunioni di Board, servizi di biglietteria, transfer e

• prenotazioni alberghiere

Aree e discipline di specializzazione:

Anatomia Patologica, Cardiologia, Diabetologia, Reumatologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIUT (Società Italiana Urologia Territoriale

• SIF (Società Italiana di Flebologia)

• SHRO (Sbarro Health Research Organization)

• SCR ITALY (Stem Cell Research Italy)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

Abbot, Bristol Myers Squibb, Ipsen, Named, Novo Nordisk, Ecupharma, Sanofi, Recordati, Pierre Fabre

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XII Congresso Nazionale SIUT, 2022 - Roma

• 36° Congresso nazionale SIF, 2022 - San Benedetto del Tronto

• XI Meeting Stem Cell Research Italy, 2022 - Genova

Nome Agenzia: BLUEVENTS

Indirizzo: Via Flaminia Vecchia, 508 - 00191 Roma

Telefono: 06.36382038 – 06.36304489

e-mail, sito web, LinkedIn, Facebook, Instagram: info@bluevents.it www.bluevents.it

www.linkedin.com/in/bluevents-srl-2623a846/ www.facebook.com/blueventseventi/?ref=bookmarks

www.instagram.com/bluevents_srl/

Referente Agenzia: Chiara Ronconi – chiara.ronconi@bluevents.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Bluevents srl, Provider Standard Nazionale ID n. 836

Provider per l’erogazione di attività formative ECM dal 2003

Provider Standard Nazionale dal 10/10/2014

Certificazioni: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015 per l’attività di progettazione, erogazione ed organizzazione di eventi informativi, formativi ed ECM.

Breve profilo dell’agenzia:

Nata nel 2002 dall’unione di professionisti nel campo della comunicazione e formazione, Bluevents ha consolidato la propria esperienza grazie alla specializzazione nella progettazione e realizzazione di eventi organizzati nel settore MICE quali Congressi, Convegni, Workshop, Road Show e Corsi di Formazione con particolare riguardo agli eventi ECM.

Sempre attenta alle esigenze specifiche del cliente, Bluevents è alla ricerca costante della soluzione ottimale per ciascun fabbisogno informativo e formativo.

Il suo team, efficiente e dinamico ha il suo punto di forza nell’originalità di idee e soluzioni, nella creatività grazie ad un up-to-date tecnologico continuo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di Congressi, eventi ed attività extra congressuali

• Gestione di Associazioni Scientifiche

• Assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione:

• Congressi medici (tutte le specializzazioni)

• Meeting aziendali

• Segreteria e gestione associazioni

Partnership con Associazioni Medico Scientifiche:

• SEGi (Società Italiana di Endoscopia Ginecologica)

• Collegio nazionale dei primari di Chirurgia Plastica

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Medtronic, Karlstorz , Angelini Farmaceutica, Gedeon Richter, Collegio Nazionale dei Primari di Chirurgia Plastica, Air BP Italia, Società Italiana di Endoscopia Ginecologica (SEGi)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• World Congress ENDOMETRIOSIS2017 - From diagnosis to medical and

• surgical management: a stocktaking international experts’ meeting.

• - Napoli 14-16 Settembre 2017

• AIOE 1 st All In One Event - Bari 19-23 Novembre 2018

• 15 th AAGL International Meeting on Minimally Invasive Gynecologic Surgery

• in affiliation with the XIV Congresso Nazionale SEGi: Special Edition.

• - Florence, 7-11 May 2019

· 1 st Smart ENDO: Modern Times, tecnica e tecnologia al servizio della donna.

• On line - on demand 22-24 giugno 2020

Nome Agenzia: BT CONGRESS

Indirizzi:

Sede legale e amministrativa: Via P. Cugia, 1 – 09129 Cagliari

Ufficio Marketing e Sede operativa: Via Metauro, 19 – 00198 Roma

Telefono: sede legale 070/340293 – ufficio marketing 06/8546198

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@btcongress.com

www.btcongress.com

www.facebook.com/btcongress/

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider):

ID 111 – Accreditamento del 02.12.10

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Certiquality UNI EN ISO 9001:2015

MPI – CME Certified Meeting Executive Italia

Breve profilo dell’agenzia:

Da oltre 35 anni BTcongress opera nel settore degli eventi aziendali, nazionali e internazionali, con particolare attenzione all’organizzazione di congressi medici nel campo della Salute della Donna.

L’esperienza maturata nel settore degli eventi medici, unita alla forte propensione all’innovazione, definiscono oggi la BTcongress come una società all’avanguardia, in grado di fornire servizi integrati di alta qualità che comprendono l’implementazione di nuove strategie, l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati e un team di esperti altamente specializzato.

Dal 2000 la BTcongress è inoltre accreditata come provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti sanitari nazionali, nonché fornitore di accreditamenti UEMS-EACCME per i medici residenti nella UE e internazionali.

L’azienda è certificata ISO 9001:2015.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza in gestione finanziaria, strategie organizzative, marketing e communication

Aree e discipline di specializzazione:

• Congress e Association Management

• Destination Management per l’Italia (DMC)

• Consulenza finanziaria e scientifica per eventi

• Marketing e Communication Management

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• International Menopause Society (IMS)

• International Society of Gynecological Endocrinology (ISGE)

• European Society of Gynecology (ESG)

• International Academy of Human Reproduction (IAHR)

• Associazione Italiana di Ginecologia Endocrinologica (AIGE)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 20th World Congress on Gynecological Endocrinology – Firenze e diretta

• streaming 2022

• 18th World Congress on Menopause – Lisbona e diretta streaming 2022

• Corsi annuali di formazione online tenuti dalla ISGRE

• Corsi annuali di formazione in presenza tenuti dall’AIGE

Nome Agenzia: CCI - CENTRO CONGRESSI INTERNAZIONALE

Indirizzo: Via Guarino Guarini 4 - 10123 Torino

Telefono: 011 2446911

e-mail, sito web: info@ccicongress.com - www.ccicongress.com

Referente Agenzia: Giulio Ferratini - giulio.ferratini@ccicongress.com

Numero accreditamento ECM (ID Provider): Provider Standard Nazionale n° 3926

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015 n° IT20 - O4203A

Meeting & Event Manager: UNI 11786:2020

Breve profilo dell’agenzia:

Il core business di CCI è concentrato nella congress global organization e nell’association management. Progetta e sviluppa candidature ad eventi nazionali ed internazionali in Project Management ed ha esperienze di gestione di eventi congressuali, con clienti italiani ed esteri, fino a 7000 partecipanti. CCI gestisce segreterie amministrative di associazioni scientifiche per un totale di oltre 10.000 soci.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XXX AIP 2022, Associazione Italiana di Psicologia - 1800 partecipanti Pisa I

• VI WUWHS 2022, World Union Wound Healing Societies - 3000 partecipanti

• Abu Dhabi UAE

• XVI AIUC 2021, Associazione Italiana Ulcere Cutanee – 1650 partecipanti Roma I

Breve profilo dell’agenzia:

Dueci Promotion nasce a Bologna nel 1997. Si compone di un team di professionisti dedicato alla realizzazione di eventi in campo medico-scientifico in Italia e all’estero, con soluzioni “tailor made”.

In questi 25 anni Dueci Promotion ha organizzato congressi in partnership con società scientifiche, università e aziende ospedaliere, proponendo un’offerta globale di servizi con la formula “chiavi in mano”.

Nome Agenzia: DUECI PROMOTION

Indirizzo: Via Santo Stefano 75 - 40125 Bologna

Telefono: 051 4841310

e-mail, sito web: info@duecipromotion.com - www.duecipromotion.com

Referente Agenzia: Maria Chiara Fontanella - mcfontanella@duecipromotion.com

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): id 1463 – 21 maggio 2014

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2015

Nel 2018 DueCi Promotion ha aperto la sua seconda sede, a Milano.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione società scientifiche

Aree e discipline di specializzazione:

• Diabetologia • Pediatria • Oncologia • Endocrinologia

• Ematologia • Oculistica

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Eli Lilly • Ipsen • Theramex • Uriach • Novo Nordisk

Nome Agenzia: CONGRESS VENEZIA – 2GM

Indirizzo sede operativa: BusinessCenter@HiVe-M9, Chiostro M9

Via Poerio, 24 - 30171 Venezia

Indirizzo sede legale: 2GM srl

Via Cornarotta, 5 - 31100 Treviso

Telefono: 041 951112 e-mail, sito web: info@congressvenezia.it – www.congressvenezia.it

Referente Agenzia: Giuliamaria Dotto Pagnossin, CEO

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard n.1422 dal 08.06.2017

Certificazioni:

• Azienda Certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Meeting and Event Manager UNI 11786:2020

Breve profilo dell’agenzia:

Congress Venezia è un interlocutore professionale e affidabile per l’organizzazione dei vostri eventi congressuali, istituzionali e formativi, con una particolare attenzione all’ambito medico-scientifico, in quanto provider ECM. Siamo operativi ben dal 1992, una storicità accompagnata da una visione dinamica, che conferisce autorevolezza e flessibilità a ogni nostra azione, grazie anche a una solida rete di fornitori selezionati negli anni, che ci permette di operare con rigore in tutta Italia. Le tematiche trattate sono le più avanguardistiche e le competenze tecniche di livello, che assicuriamo nell’organizzazione di un evento, si uniscono a quelle umane dei professionisti coinvolti, per garantire la formazione continua e lo sviluppo di risorse rilevanti, a ogni ruolo. Agli eventi assicuriamo una qualità cercata fin nei dettagli: dai massimi livelli di docenza possibile all’attenzione per gli specialisti presenti, che ottengono l’obiettivo di uno sviluppo completo, personale e professionale, a favore di una concreta efficienza quotidiana. In un mondo che chiede competenze continuamente aggiornate, Congress Venezia è il vostro alleato ideale per la presa in carico di eventi che cercano l’eccellenza: ne curiamo l’intera filiera, dall’ideazione all’assistenza post-evento, passando per compiti di segreteria organizzativa, selezione del personale per l’accoglienza e le registrazioni, scelta di location e fornitori, comunicazione. Solo i professionisti possono capire le esigenze dei professionisti: vi aspettiamo in Congress Venezia.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES, FAD e FSC)

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Creatività e comunicazione

• Segreteria organizzativa (anche in white label)

• Programmi sociali

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Diagnosi e trattamento dell’anemia nell’ottica del Patient’s Blood Management (PBM), Venezia – novembre 2022 (RES)

• Corso teorico-pratico di elettroneuromiografia e tecniche neurofisiologiche: good clinical practice, Roma – novembre 2022 (RES)

• XLI Corso teorico pratico di Cultura in Elettromiografia e Neurofisiologia Clinica, Abano Terme (PD) – ottobre 2022 e precedenti edizioni (RES)

• Cervello e musica. Corso di neuromusicologia. I fondamentali per capirla e lavorarci meglio. – 2022 (FAD)

• Dolomiti Shoulder Experience – Cadaver Lab, Ortisei (BZ)luglio 2019 (RES)

Nome Agenzia: DYNAMICOM EDUCATION

Indirizzo: Viale Brianza, 22 - 20127 Milano

Telefono: 02 89693750

e-mail, sito web: info@dynamicom-education.it www.dynamicom-education.it

Contatto all’interno dell’Agenzia: Giorgio Maggiani

giorgio@maggiani.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 181 - 07/02/2013

Certificazione:

Sistema Gestione Qualità: ISO 9001/2015

Breve profilo dell’agenzia:

Dynamicom Education S.r.l. è una società milanese fondata nel 2001, specializzata nella formazione in ambito medico-scientifico.

Dynamicom Education ha iniziato a operare nel mondo dei congressi e dei corsi Ecm soprattutto in ambito muscolo-scheletrico organizzando i congressi della Società italiana di artroscopia, e del Collegio dei reumatologi italiani (CReI).

Negli anni a seguire Dynamicom Education consolida il proprio business entrando in Pneumologia, e attualmente è segreteria organizzativa della Società Italiana di Pneumologia Interdisciplinare (SIPI).

Dal 2019, Dynamicom Education ha la gestione organizzativa della Società italiana cardiologia ospedalità accreditata (Sicoa).

Dynamicom Education S.r.l. è Provider accreditato dal 07/02/2013 secondo il Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) – accreditamento standard n° 181.

Dynamicom Education è provider per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

Per la realizzazione di tutti i progetti formativi, Dynamicom Education S.r.l. si avvale della collaborazione di un Comitato Scientifico multidisciplinare e di consulenti di fama internazionale per tutti gli ambiti medico-scientifici di interesse.

Nel 2020 l’¬azienda ha partecipato alla fondazione dell’¬associazione di categoria dei provider “Ecm Quality Network”.

Nel corso del 2021 Dynamicom Education ha organizzato 769 eventi formativi ECM erogando un totale di 190.000 crediti formativi.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Digital marketing

• Social media

• Ortopedia

• Reumatologia

• Cardiologia

• Pneumologia

Aree e discipline di specializzazione:

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Siommms

• SICOA (Società Italiana Cardiologia Ospedalità Accreditata)

• Geodeit

• Antiage

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• ASTRAZENECA

• GRUPPO MENARINI

• AMGEN

• ELI LILLY

• BRUNO FARMACEUTICI

• NOVO NORDISK

• SERVIER

• BMS

• DAIICHI SANKYO

• DOC GENERICI

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• NEL CUORE DI SANTA

• CONGRESSO NAZIONALE SIOMMMS

• CONGRESSO NAZIONALE SIPAD

Nome Agenzia: EGA WORLDWIDE CONGRESSES & EVENTS

Indirizzo HQ: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma

Altre Sedi: Milano, Cortina, Matera, Lecce, Dubai

Telefono: 06 32812.1

e-mail, sito web, Twitter, pagina Facebook: gare@ega.it www.ega.it

@ega_worldwide

https://www.facebook.com/egaworldwidecongressesevents

Referente Agenzia:

Mario Liguori, Executive Director New Business Cell. 335 8751385 – email: liguori@ega.it

Gaetano Maria Dieni, Head of Marketing & Communication Cell. 392 2486666 – email: gmdieni@ega.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121

• Modello Organizzativo Conforme D. Lgs. 231

• IAPCO Quality Programme - Accredited

Breve profilo dell’agenzia: Ega Worldwide, da oltre 50 anni, organizza e gestisce con successo eventi nazionali ed internazionali attraverso un team di numerosi professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile.

Nata nel 1965, con la prima edizione in Italia del congresso mondiale del Rotary, grazie all’impegno e alla lungimiranza della fondatrice, Emma Golinelli Aru, è divenuta immediatamente un’azienda leader nel mercato congressuale e a partire dagli anni ’70 anche in quello degli eventi governativi.

La continua spinta al miglioramento, per offrire ai clienti soluzioni sempre nuove e creative, ha portato Ega a essere tra le prime agenzie a sperimentare e proporre idee innovative, come l’introduzione nel mondo dei congressi di tutte le nuove tecnologie (App, streaming, sistemi di votazione in presenza e a distanza, software di gestione, piattaforme di eventi virtuali e ibridi, RA, RV), e la creazione di accordi con le Università per riconoscere crediti formativi ai giovani studenti coinvolti negli eventi a vario titolo.

Oggi, siamo è in grado di operare in oltre 100 paesi con la stessa attenzione al dettaglio, grazie ai network internazionali IAPCO (una delle sole 3 agenzie italiane riconosciute) e World PCO Alliance (unica agenzia italiana).

Tipo di servizi forniti:

• organizzazione di congressi ed eventi

• servizi modulari per congressi ed eventi

• gestione candidatura destinazione

• gestione associazioni scientifiche incl. fundraising ed attività di engagement

• progettazione ed erogazione di attività formativa ECM residenziali e FAD

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, trapiantologia, traumatologia, psicopatologia, chirurgia generale.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo)

• AIIC (Associazione Italiana Ingegneri Clinici)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

• ENIT – Agenzia Nazionale per il Turismo

• World Tourism Organisation

• Automobile Club d’Italia

• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

• European Society of Vascular Surgery

• Società Italiana di Chirurgia Vertebrale

• Comune di Milano

• Expo 2015 SpA

• Ferrovie dello Stato Italiane

• Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo

• Fondazione Matera – Basilicata 2019

• Fondazione Policlinico Gemelli

• Ministero della Salute

• Presidenza del Consiglio dei Ministri

• Regione Lombardia

• Regione Puglia

• Sapienza Università di Roma

• Università Cattolica del Sacro Cuore

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• Assemblea Nazionale Federmeccanica (2022)

• Congresso Nazionale SITO (2022 - 2021 - 2020 - 2019 - 2018 - 2017 - 2016 - 2015 - 2014)

• Congresso Nazionale AIIC (2022 - 2021 - 2020 - 2019 - 2018)

• ESVS – European Society of Vascular Surgery Congress (2022)

• Global Youth Tourism Summit (2022)

• G20 Summit Rome (2021)

• EXPO Dubai 2020 – Padiglione Italia (2021/22)

• Contratto Quadro Comunicazione Eventi PON-IR (2023 – 2017)

• Worldsleep Congress (2021)

• Pontignano Conference (2021 – 2020)

• Global Health Summit Rome (2021)

• G20 Innovation League (2021)

• Conferenza Interministeriale Italia Africa (2021)

• Esera 2019 - European Science Education Research Association World Congress 2019

• Matera 2019 Capitale della Cultura Europea

• G7 Summit Taormina (2017)

• WAIMH World Congress (2017)

• WEF - World Engineering Forum (2017)

• Congresso Nazionale SIFO (2017 - 2016)

Nome Agenzia: ESSE EVENTS

Indirizzo: Via Sigmund Freud, 2 - 09126 Cagliari

Telefono: 070.306188

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@esseevents.it – www.esseevents.it https://www.facebook.com/EsseEvents/

Referenti Agenzia:

Direzione: Simona Casu – simona.casu@esseevents.it

Ufficio Congressi: Silvia Gaias – congressi@esseevents.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 3932 dal 2020

Breve profilo dell’agenzia:

La Esse Events nasce nel 2011 e si caratterizza sin da subito per la personalizzazione del servizio, l’attenzione ai dettagli e un rapporto di collaborazione e confronto con i propri clienti. Grazie alle ampie competenze del suo staff, la Esse Events offre una gestione globale dell’evento, che evita inutili dispersioni di tempo e di risorse.

Dalla scelta della location alla chiusura dell’evento, cura ogni aspetto dell’organizzazione; sa comprendere e soddisfare le esigenze dei propri clienti, ma anche anticiparle grazie ad intuito ed esperienza.

Offriamo un’ampia gamma di servizi inerenti l’organizzazione di congressi, convegni, simposi, esposizioni, riunioni aziendali, affiancando il cliente attraverso una collaborazione discreta e puntuale, efficiente ed efficace, nonché dinamica e propositiva. Operiamo sui principali mercati elettronici della pubblica amministrazione.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Erogazione di attività formative online

Aree e discipline di specializzazione:

• Area medica, in particolare Cardiologia, Ematologia, Urologia;

• Pubblica amministrazione

Partnership con associazioni medico scientifiche: ARCA Sardegna, ANAAO, SIA

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• AOB, CNR, Neopharmed Gentili Spa, Bayer Spa, Sanofi, A. Menarini

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Incontro di riabilitazione cardiologica e prevenzione delle malattie cardiovascolari

• (2014-2022)

• Congresso ARCA Sardegna - Congresso di ecocardiografia clinica (2017-2022)

• Ematologia in Sardegna. Attualità in medicina trasfusionale, ematologia clinica

• e talassemie (2016-2022)

• Congresso GICR Campania 2018

• Congresso GICR Lazio 2018

• Comitato di sorveglianza PSR Sardegna 2014-2020 (2019)

• Conferenza regionale per le politiche del lavoro (2019)

• Congresso regionale sia della macroregione L.A.M.S. (2019-2022)

• Third International Conference on Fire Behaviour and Risk (2022)

Nome Agenzia: EUBEA

Indirizzo: Via M. Pietravalle, 11 – 80131 Napoli

Telefono: 081 5456125

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@eubea.it

www.eubea.it

www.facebook.com/Eubea.srl/

Contatto all’interno dell’Agenzia: Annalisa Mazza

annalisamazza@eubea.it - Mob. 3391702714

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): 360; 21/01/2015

Certificazione:

Sistema Gestione Qualità: ISO 9001: 2015 certificato num 8205/2

Certificazione Meeting & Event Manager personale: Annalisa Mazza - n° certificato: MEEV 2021-15

Breve profilo dell’agenzia:

Offriamo al cliente una soluzione completa alla realizzazione dell’evento: dall’idea progettuale al coordinamento scientifico, fino agli aspetti organizzativi e logistici, al supporto tecnologico e comunicazionale.

Siamo Provider accreditati presso il Ministero della Salute dal 2002 ed eroghiamo corsi ECM per tutte le categorie del settore sanitario sull’intero territorio nazionale secondo le diverse tipologie formative previste (Formazione RESidenziale, Formazione A Distanza – sincrona e asincrona, Formazione Blended). Realizziamo corsi e convegni di elevata visibilità utilizzando format didattici originali e metodologie all’avanguardia e coordinando in maniera attenta e puntuale tutte le fasi dell’evento per la perfetta riuscita dello stesso. La piattaforma per la formazione a distanza, realizzata dal nostro staff tecnico, accessibile mediante differenti dispositivi, garantisce una fruizione semplice, intuitiva e completamente automatizzata.

Abbiamo realizzato oltre 1300 eventi. L’esperienza trentennale del fondatore nel settore farmaceutico garantisce al nostro team un expertise e un know-how in grado di fornire una consulenza qualificata alle aziende farmaceutiche e sanitarie, alle Società Scientifiche e agli Istituti Universitari.

Il nostro team si contraddistingue per la sua poliedricità, per le spiccate diversificazioni delle competenze, per l’entusiasmo e per la passione per il proprio lavoro. Un qualificato board scientifico, composto da key opinion leaders di diverse aree terapeutiche, ci affianca nella ricerca di contenuti di elevata qualità, attualità e nella rilevazione dei bisogni formativi dei professionisti della salute.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Altri servizi: progettazione e gestione survey, indagini statistiche in campo sanitario, realizzazione software gestionali

• Oncologia

Arree e discipline di specializzazione:

• Malattie metaboliche e diabetologia

• Malattie dell’apparato respiratorio

• Dermatologia e venereologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• ADOI (Associazione Dermatologi Ospedalieri Italiani)

• ANDI (Associazione Nazionale Dentisti Italiani)

• SIFL (Società Italiana di Flebolinfologia)

• AMD (Associazione Medici Diabetologi)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Chiesi Italia

• Astrazeneca

• Lifescan

• Amgen

• Bristol Myers Squibb

• Azienda Ospedaliera Specialistica dei Colli Monaldi – Cotugno - C.T.O.

• AOU Federico II

• ASL Napoli 2 Nord

• ASL Salerno

• ASL Napoli 1 Centro

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 59° Congresso Nazionale ADOI “La dermatologia oltre la pelle, un approccio

• clinico integrato” – Riccione, 26-29 ottobre 2022

• “La carta di Matera” - I Convegno Nazionale sulle cure domiciliari

• Matera, 29-30 settembre, 01 ottobre 2022;

• “MELANOMA New Oncologic Medical Approaches”

• on site: Oreno di Vimercate (MB), 17 settembre 2021 e on line

Nome Agenzia: EVENT PLANET GROUP

Sedi: Capri, Napoli, Roma, Trieste Telefono: 081 5529399 e-mail, sito web info@eventplanetgroup.com - www.eventplanetgroup.com

Referente Agenzia: Paola Federico, CEO - paola.federico@eventplanet.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 3255 - 10/06/2020

Certificazioni:

- Sistema Gestione Qualità: ISO 9001

- Medaglia Silver Ecovadis 2021

Breve profilo dell’agenzia: Con oltre 12 anni di esperienza e più di 800 eventi organizzati, noi di Event Planet Group siamo una realtà esperta e attenta all’innovazione, capace di anticipare ogni novità e adattarci ai cambiamenti, per creare esperienze che innescano visibilità, coinvolgimento e crescita.

La nostra anima è fatta di passione: incarna l’autentico spirito del Mediterraneo, da sempre crocevia di culture. Con questo spirito supportiamo brand nazionali e multinazionali nella realizzazione di meeting, congressi e progetti aziendali di valore: siamo creatività, passione e, soprattutto, ricerca dell’eccellenza.

Collaboriamo con il mondo accademico, farmaceutico, della salute, del benessere, della scienza; siamo specializzati nel campo della comunicazione scientifica e nella gestione di meeting e rappresentiamo un network qualificato, formato da professionisti del settore.

Dal 2020 siamo provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti sanitari nazionali.

Dal 2015 l’Azienda è certificata ISO 9001 ed è Medaglia Silver Ecovadis 2021 per le pratiche aziendali : sostenibilità ambientale, diritti umani, etica.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES&FAD)

• Progettazione e erogazione di attività formative accreditate EACCME

• Organizzazione meeting, congressi, eventi

• Comunicazione Scientifica

• DMC

• Consulenza Strategica

• Incentive Meeting

Aree e discipline di specializzazione:

Procreazione Medica Assistita, Ginecologia, Cardiologia, Neurologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• European Evolutionary Developmental Biology (EuroEvoDevo) Society

• Società Entomologica Italiana

• Accademia Nazionale Italiana di Entomologia

• Med.E.A. Medical Education Academy

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Merck Healthcare KGaA, IBSA Institut Biochimique SA, Astrazeneca, Bayer, Sanofi, Guidotti, Menarini, Ferring, Fujifilm, Organon, Università degli Studi di Napoli Federico II – Facoltà di Agraria

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• Eshre 2022, Simposio scientifico, Milano 2022

• 1° Poseidon’s World Conference, Lisbona 2022

• 8th Conference of the EED, Napoli 2022

Nome Agenzia: EVERYWHERE

Indirizzo:

Piazza Cittadella, 3 - 37122 Verona

Telefono: 045 8006786

e-mail, sito web: congressi@everywheretravel.it www.everywheretravel.it

Referente Agenzia: Sabrina Poiega - sabrina@everywheretravel.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 683 - 02/12/2010

Breve profilo dell’agenzia:

Everywhere S.r.l. è sinonimo di professionalità, serietà e competenza dal 1981.

Grazie ad un team dinamico, capace e di comprovata esperienza, l’Azienda, che è ormai da molti anni Provider Ecm per il Ministero della Salute, propone diverse tipologie di servizi, per soddisfare anche i clienti più esigenti:

• organizzazione di congressi in ambito medico-scientifico e gestione di delegazioni in Italia e all’estero;

• realizzazione di presentazioni ed eventi aziendali di ogni tipologia, che sia il lancio di un nuovo prodotto, una convention o la celebrazione di una ricorrenza;

• fornitura e coordinamento di hostess per eventi;

• progettazione di pacchetti incentive per aziende, che possano stupire, motivare e premiare i collaboratori migliori, incentivandoli a dare sempre il meglio;

• ideazione, creazione e gestione di siti web aziendali e per Società Medico Scientifiche;

• emissione puntuale e veloce di biglietteria aerea, ferroviaria, marittima individuale e per aziende;

• ideazione di viaggi unici e indimenticabili in Paesi vicini e lontani grazie a itinerari personalizzati studiati con cura e attenzione, in modo da far vivere al cliente ogni volta un’esperienza emozionante e irripetibile.

Tipo di servizi forniti

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• organizzazione di congressi ed eventi

• gestione società scientifiche

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• ANEOP

• FISMAD Veneto - Trentino Alto Adige – Friuli Venezia Giulia

• GIBIS

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 27 - 29 Ottobre 2022 - Corso Nazionale di Nutrizione Clinica S.I.G.E.

• 28 - 30 Settembre 2022 - Convegno Nazionale G.I.B.I.S.

• 17 - 19 Settembre 2020 - Congresso Nazionale A.I.S.P.

Nome Agenzia:

EXPOPOINT Organizzazione Congressi Eventi Comunicazione

Indirizzo: Via Matteotti, 3 - 22066 Mariano Comense (Co) Telefono: 031 748814

e-mail, sito web: congressi@expopoint.it - www.expopoint.it

Referente Agenzia: Elena Monti - expopoint@expopoint.it

Numero e data di accreditamento ECM: Provider Standard Nazionale n° 2091

Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2011 Accreditamento standard del 14/09/2016

Breve profilo dell’agenzia: Società Comasca che dal 1996 opera nel campo dell’organizzazione di meeting, congressi, convegni, corsi di aggiornamento, eventi e manifestazioni con un’offerta di servizi e di consulenza a 360 gradi che rispondono alle esigenze organizzative della clientela più diversa. Expopoint accompagna il proprio cliente coordinando e gestendo tutti gli aspetti progettuali, organizzativi e normativi di un evento; opera su tutto il territorio nazionale collaborando con Enti Istituzionali, Società Scientifiche, Associazioni di Categoria, Opinion Leader. Provider ECM accreditato standard per la Formazione Residenziale e FAD, si avvale della supervisione di un comitato scientifico interno altamente qualificato. Il nostro approccio è di essere il partner operativo in grado di realizzare eventi formativi “chiavi in mano”, offrendo servizi integrati e consulenza operativa e scientifica in ogni fase dell’attività, con particolare attenzione alla comunicazione verso il target di riferimento.

Expopoint affianca le Società Scientifiche con servizi di segreteria organizzativa, servizi amministrativi, editoriali e di comunicazione oltre che nell’ambito dell’Educazione Continua in Medicina.

EXPOPOINT: il vostro PUNTO di RIFERIMENTO, perchè nulla sia lasciato al caso.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative in ambito sanitario

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Servizi nel settore della comunicazione e dell’editoria

Aree e discipline di specializzazione: Dipendenze Patologiche, Psichiatria, Cure Palliative, Pediatria e disabilità infantile

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• FeDerSerD – Federazione Italiana degli Operatori dei Dipartimenti e dei

• Servizi delle Dipendenze

• Ce.R.Co – Centro Studi Ricerche Consumi e Dipendenze

• SIAIP Sezione Lombardia – Società Italiana di Allergologia-Immunologia

• Pediatrica Sezione Lombardia

• Associazione La Nostra Famiglia – IRCCS Eugenio Medea

• Stella Polare Onlus

• Agorà 97 Onlus

Nome Agenzia: FINIVEST CONGRESSI

Indirizzo:

Via Gabriele D’Annunzio, 125 - 96126 Catania

Telefono:

095 383412 – 095 381133 - 329 6112533

e-mail, sito web: info@finivestcongressi.it www.finivestcongressi.it

Referente Agenzia: Dott.ssa Ivana Termine itermine@finivestcongressi.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 1569 del 2014

Breve profilo dell’agenzia:

Siamo Provider ECM (Educazione Continua in Medicina) accreditati standard presso Agenas – Agenzia Nazionale per i servizi sanitari Regionali e il Ministero della Salute con codice 1569. Attraverso il nostro Comitato Scientifico progettiamo eventi formativi ed eroghiamo formazione residenziale (RES), formazione a distanza (FAD), formazione sul campo (FSC).

Grazie ad un attenta e continua analisi dei mercati di riferimento, ideiamo progetti formativi creati ad hoc per le specifiche esigenze del target di riferimento.

A seguito del COVID-19 abbiamo sviluppato un APP per il controllo delle presenze senza toccare o condividere carta e penna e ci avvaliamo di una innovativa piattaforma tramite la quale tutta la documentazione ECM viene compilata on line.

Tutto questo supportato da 35 anni di consolidata esperienza nell’ambito dell’organizzazione di eventi e DMC in Sicilia.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Attività di DMC per congressi nazionali e internazionali con scelta di

• location particolari e organizzazione cene in luoghi fuori dai circuiti ,

• servizi hostess e stewart

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Celebrazioni della morte di Giovanni Verga (1922-2022), con 20 eventi

• commemorativi, letture verghiane e 3 convegni nel corso del 2022

• 2021: Giornata sulla prevenzione dell’osteoporosi – I centri di osteoporosi

• in Sicilia – 21 Ottobre 2021;

• L’endotelio dopo trapianto emopoietico – 30 Giugno 2021 – webinar

• internazionale

Nome Agenzia: FORMEDIVERSE

Sedi:

Roma - Milano

Telefono: 333.6168772

e-mail, sito web: info@formediverse.net www.formediverse.net

Referente Agenzia: Angela Vetrano – a.vetrano@formediverse.net

Numero ECM: n° 7306

Breve profilo dell’agenzia: In FormeDiverse diamo valore a ogni vostra idea e ne facciamo l’anima di un evento di successo.

Costruiamo congressi, gestiamo meeting e delegazioni. Curiamo ogni dettaglio relativo alla gestione amministrativa e organizzativa con un’ampia offerta di servizi.

Anche la comunicazione ha FormeDiverse, il nostro ufficio stampa individuerà quella che vi racconta meglio.

Provider accreditato per l’erogazione di congressi e corsi di formazione, riserviamo attenzione alla Formazione Continua in Medicina con eventi dall’elevata qualità formativa.

Siamo un team di persone le cui complementari competenze consentono di offrire ai clienti una lettura pluridisciplinare e soluzioni su misura.

Dalla comprensione dell’insight alla consegna dell’evento chiavi in mano, facciamo di UN evento IL VOSTRO EVENTO.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Comunicazione

• Ufficio Stampa e Social Media

• Eventi aziendali

• Convention

• Incentive

• Grafica

Nome Agenzia: IN&FO&MED

Indirizzo: Via San Gregorio, 12 - 20124 Milano

Telefono: 02 49453331

e-mail, sito web: segreteria@infomed-online.it - https://infomed-online.it/

Referente Agenzia:

Stefano Petrucci – Direttore Marketing e Sviluppo stefano.petrucci@infomed-online.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 275 - 17/7/2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO9001•2015

Breve profilo dell’agenzia:

IN&FO&MED è Provider standard – N. 275, accreditato dal 17/07/2013 al quale è seguito il primo rinnovo nel Febbraio 2022 come da Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) ; è provider per gli ambiti FAD (Formazione a Distanza), RES (Formazione Residenziale) e FSC (Formazione Sul Campo) e per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

IN&FO&MED offre un servizio completo nell’organizzazione di congressi, nell’i-

deazione, pianificazione e realizzazione di eventi ECM residenziali e digitali, nella gestione di Associazioni e Società Medico-Scientifiche.

Idea ed organizza con la collaborazione di Società Scientifiche ed Associazioni Pazienti campagne di awareness sulla cura e prevenzione della salute della popolazione.

È inoltre una Contrat Reasearch Organization (CRO) per lo sviluppo e la conduzione di studi osservazionali e registri di patologia.

Le aree terapeutiche in cui abbiamo sviluppato la maggiore esperienza riguardano la Pneumologia, l’Allergologia e l’Immunologia, Psichiatria, Cardiologia, la Medicina Generale,Reumatologia.

Più recentemente abbiamo potuto ampliare il nostro know-how anche nell’area della Otorinolaringoiatria, delle Malattie Rare e dell’Oncologia e del Diabete

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• CRO (Contract Research Organisation)

Aree e discipline di specializzazione: Pneumologia, Cardiovascolare, Psichiatria, Reumatologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Società Italiana di Pneumologia,

• Società Italiana di Allergologia,

• Asma ed Immunologia Clinica,

• Società Italiana di Psichiatria

• Associazione Medici Diabetologi

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Sanofi, Glaxo, Astrazeneca, Novartis, Takeda, Eli Lilly, Grifols Chiesi, Menarini, Neopharmed Gentili

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIP, Congresso Nazionale SIIAIC,

• WISC – Wao International Scientific Congress

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via del Mezzetta 2/P - 50135 Firenze

Telefono: 0422.1860100

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio

andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia: Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 30 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY 99: Ruolo della spirometria nella diagnosi e follow-up della BPCO” dal 12 marzo 2022 al 17 dicembre 2022

• “TOUCH POINT 2.0: Bisogni irrisolti e soluzioni per il paziente fragile anziano

• e con deficit cognitivo” dal 16 settembre 2022 al 12 novembre 2022

• “MED IN SPOTLIGHT: Aggiornamenti sulla gestione dei pazienti con tumore

• del rene e sarcoma dei tessuti molli in fase avanzata” 10-11 giugno 2022

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Chiaravalle, 11 - 20122 Milano

Telefono: 02.8903 1180

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio

andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia: Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 30 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo..

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY 99: Ruolo della spirometria nella diagnosi e follow-up della BPCO” dal 12 marzo 2022 al 17 dicembre 2022

• “TOUCH POINT 2.0: Bisogni irrisolti e soluzioni per il paziente fragile anziano

• e con deficit cognitivo” dal 16 settembre 2022 al 12 novembre 2022

• “MED IN SPOTLIGHT: Aggiornamenti sulla gestione dei pazienti con tumore

• del rene e sarcoma dei tessuti molli in fase avanzata” 10-11 giugno 2022

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Leone XIII, 95 - 00165 Roma

Telefono: 06.39870234

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio

andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 30 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY 99: Ruolo della spirometria nella diagnosi e follow-up della BPCO” dal 12 marzo 2022 al 17 dicembre 2022

• “TOUCH POINT 2.0: Bisogni irrisolti e soluzioni per il paziente fragile anziano

• e con deficit cognitivo” dal 16 settembre 2022 al 12 novembre 2022

• “MED IN SPOTLIGHT: Aggiornamenti sulla gestione dei pazienti con tumore

• del rene e sarcoma dei tessuti molli in fase avanzata” 10-11 giugno 2022

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Siora Andriana Del Vescovo, 5/C - 31100 Treviso

Telefono: 0422.1860100

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio

andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia: Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 30 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY 99: Ruolo della spirometria nella diagnosi e follow-up della BPCO” dal 12 marzo 2022 al 17 dicembre 2022

• “TOUCH POINT 2.0: Bisogni irrisolti e soluzioni per il paziente fragile anziano

• e con deficit cognitivo” dal 16 settembre 2022 al 12 novembre 2022

• “MED IN SPOTLIGHT: Aggiornamenti sulla gestione dei pazienti con tumore

• del rene e sarcoma dei tessuti molli in fase avanzata” 10-11 giugno 2022

Nome Agenzia: INFODYN

Indirizzo: Viale Brianza, 22 - 20127 Milano

Telefono: 02 89693750

e-mail, sito web: segreteria@infodyn.it - www.infodyn.it

Referente Agenzia: Gianluca Soldà: gianluca.solda@infodyn.it - 340 6261662

Breve profilo dell’agenzia: INFODYN srl è una agenzia di informazione e comunicazione con particolare attenzione al settore Medico e Farmaceutico.

INFODYN si occupa della progettazione e organizzazione di congressi, convegni non ecm, master, focus groups, investigators’ meeting, trasmissioni televise

INFODYN è in grado di offrire servizi professionali e qualificati quali: copywriting medico-scientifico, grafica promozionale e congressuale e progetti multimediali Nel campo dell’editoria scientifica, INFODYN è presente con testate giornalistiche dall’elevato contenuto scientifico, in versione cartacea e online.

INFODYN realizza il programma “Medicina, Chirurgia e.. dintorni”, un ciclo di trasmissioni televisive visibili sul canale 68 del digitale terrestre che affrontano temi legati al mondo della medicina, della chirurgia e degli integratori alimentari.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Editoria Scientifica , Grafica e Comunicazione

Nome Agenzia: KASSIOPEA GROUP

Indirizzo: Via San Tommaso D’Aquino, 20 - 09134 Cagliari

Telefono: 070/651242

e-mail, sito web, pagina Facebook e Instagram: Info@kassiopeagroup.com - www.kassiopeagroup.com

www.facebook.com/kassiopeagroup/ - @kassiopeagroup

Referente Agenzia:

Maria Teresa Sotgiu - 335/1905405 - mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider):

ID 305 - Provider ECM Standard gennaio 2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• Modello organizzativo conforme D.Lgs 231/01

• Meeting and Event Manager. N. certificato MEEV-2021-090 - Riconosciuto

• norma UNI 117086

Breve profilo dell’agenzia: Fondata nel 1998, Kassiopea Group si è specializzata nella programmazione e nell’allestimento di eventi nazionali ed internazionali, con un focus specifico nel campo medico-scientifico. Conosciuta e rinomata per l’efficienza della sua gestione e l’accurata selezione dei fornitori, Kassiopea Group progetta, organizza e gestisce l’evento, dando sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro.

Lo staff è composto da 15 professionisti dalla pluriennale esperienza. La dedizione e l’affidabilità del team garantisce la collaborazione con varie Associazio-

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Dermatologia, Reumatologia, Pneumologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Collegio Reumatologi Italiani (CREI)

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: Astrazeneca, Gruppo Menarini, Amgen, Eli Lilly, Bruno Farmaceutici, Novo Nordisk, Servier, Bms, Daiichi Sankyo, Doc Generici

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XXV Congresso Nazionale CReI: La Reumatologia del futuro: una nuova cultura per una nuova conoscenza - ROMA, 23/25 giugno 2022

ni e Società Scientifiche che continuano a scegliere Kassiopea Group non solo come segreteria organizzativa, ma anche come consulente in grado di proporre idee innovative e strategiche. Qualità e competenze al vostro servizio!

Tipo di servizi forniti:

• progettazione e erogazione di attività formative ECM

• organizzazione di congressi ed eventi

• gestione associazioni scientifiche

• altri servizi: gestione delegazioni, organizzazione incentive e convention; affitto propri spazi interni, con annessi servizi di segreteria, per organizzazione piccoli corsi, riunioni aziendali e consigli direttivi Società Scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Gastroenterologia, Chirurgia, Veterinaria, Oncologia, Ginecologia, Radioterapia, Medicina di Emergenza ed Urgenza.

Partnership con associazioni medico scientifiche: GIRC, NSoSOT, SICO, AcEMC, SIPAOC, SIUEC

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende private, Università, Istituti zooprofilattici.

Società Scientifiche: SICOB (Società Italiana di Chirurgia Bariatrica), SIMLA (Società Italiana di Medicina Legale e delle Assicurazioni), SOIPA (Società Italiana di Parassitologia), SIPO (Società Italiana di Pediatria Ospedaliera)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 8th International Workshop on Neonatology

“From Womb to Adulthood” - T Hotel - Cagliari, 19-22/10/2022

• XLIII Congresso Nazionale SICO 5th International Conference of Surgical Oncology Surgical Oncology beyong pandemic measures and Countermeasures

- Università degli Studi di Siena - 26/27 Settembre 2022

• I Farmaci: Contaminanti Ambientali Emergenti FAD https://formazione.kassiopeagroup.com/

Nome Agenzia: LETSCOM E3

Sede legale:

Via Archimede 10 - 00197 Roma

Sede operativa:

Via Grazia Deledda 81 - 00137 Roma

Telefono: 06 91502790

WhatsApp: 327 3522356

e-mail, sito web, pagina Linkedin: segreteria@letscome3.it

www.letscome3.it

www.linkedin.com/company/letscom-e3-srl

Referente Agenzia: Eugenio Francesco Valenzi

Responsabile del Provider e della Formazione

Cell. 392 0184767 – e.valenzi@letscome3.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 5452 – 25 gennaio 2017

Provider Standard Nazionale

Breve profilo dell’agenzia:

Letscom E3 è una società che opera su tutto il territorio nazionale, con esperienza pluriennale nella formazione, nell’organizzazione congressuale e nell’editoria scientifica.

Provider nazionale ECM accreditato per eventi residenziali, FAD e di Formazione sul Campo per tutte le professioni sanitarie.

Provider UEMS-EACCME per l’erogazione di crediti europei ed internazionali.

Mission: siamo fortemente orientati alla ricerca, progettazione e sviluppo di servizi e prodotti innovativi, non amiamo fermarci nella zona di confort ma agire e metterci in discussione. Puntiamo a mantenere alti standard qualitativi grazie al continuo aggiornamento del team, all’applicazione e verifica delle procedure interne di qualità, anche grazie alla collaborazione con EQN (ECM Quality Network), associazione nazionale per il miglioramento della qualità dei Provider ECM.

Principi fondanti: assistenza al cliente, cura del dettaglio, rispetto delle tempistiche, selezione di partner qualificati.

Certificazioni:

Certificazione ISO 9001:2015 – AJA EU/18/13974

Progettisti percorsi formativi ECM – SCH155 CEPAS

Aree e discipline di specializzazione:

Cardiologia, Cure Palliative, Gastroenterologia, Ginecologia ed Ostetricia, Malattie Infettive, Malattie Metaboliche e Diabetologia, Oncologia, Pediatria, Pneumologia, Psichiatria, Reumatologia, Scienza dell’alimentazione e Dietetica

Tipo di servizi forniti:

• accreditamento ECM e UEMS-EACCME

• eventi residenziali, virtuali e ibridi

• survey & pools, game scientifici, quiz

• editoria, report congressuali, medical writing

• campagne informative e di prevenzione

• ufficio stampa e piani di comunicazione social

• progetti per il paziente (patient support program)

• studio grafico e produzioni multimediali

• videoriprese eventi, streaming, podcast scientifici

• segreteria per Società scientifiche

Nome Azienda: MEDIACOM

Indirizzo:

Via Federico II, 19 - 90011 Bagheria (Pa)

Telefono: 091 7841127

e-mail, sito web: info@mediacomservice.it – www.mediacomservice.it

Referente Azienda: Alessandro Aiello – alessandro.aiello@mediacomservice.it

Breve profilo dell’azienda: Specializzati nella progettazione e realizzazione di servizi tecnologici per allestimenti audio video luci del settore congressuale, spettacolo ed eventi.

Negli anni grazie ad un collaudato Team di professionisti in continuo aggiornamento abbiamo perfezionato e consolidato soluzioni audiovisive e servizi atti a garantire ai nostri partner le migliori performance per una comunicazione di successo.

Inoltre, vantiamo partnership privilegiata con i produttori più all’avanguardia che ci garantiscono la fornitura di attrezzature dei migliori marchi per offrire sempre il meglio dell’innovazione tecnologica.

Risoluzione video indoor e outdoor con ledwall di ultima generazione, cabine e sistemi audio per traduzione simultanea, monitor, schermi, videoproiettori, impianti audio di altissima qualità e illuminazione scenica o architetturale con sistemi led ad alta efficienza.

Creatività, innovazione, conoscenza tecnica, passione ed entusiasmo sono valori insostituibili per la nostra azienda, tutto questo volto a personalizzare ogni evento e soddisfare i nostri clienti.

Nome Agenzia: MEET AND WORK

Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 Padova - Abano Terme

Telefono: 049.8601818

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com - www.meetandwork.com

Referente Agenzia: Mario Sbalchiero – 348.2616100

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2015 n. Q-0303-05

• Provider per i crediti europei UEMS-EACCME

• MEDTECH EUROPE Ethical Charter Trusted Partner

• Associato Federcongressi, EOM Quality Network

Breve profilo dell’agenzia:

MEET AND WORK è attiva nell’organizzazione di eventi congressuali prevalentemente in ambito medico-scientifico ed istituzionale. Negli anni ha approfondito e diversificato la propria attività, grazie alla collaborazione con aziende Farmaceutiche e Biomedicali e Società Medico-Scientifiche di rilievo nazionale e internazionale.

È attenta alle evoluzioni e alle sfide di un settore in costante cambiamento, che affronta grazie all’aggiornamento del proprio staff e adeguando procedure e software gestionali a nuove richieste e normative (Codice Etico, gestione privacy ecc).

Grazie alle competenze e all’esperienza maturata nel tempo, è in grado di fornire consulenze specialistiche su tutti gli aspetti di elaborazione dell’evento, dall’ideazione alla comunicazione, dalla ricerca sponsor alle procedure amministrativo-fiscali e all’organizzazione dei più sofisticati servizi tecnici, ottimizzando ogni volta il rapporto tra il budget disponibile e gli obiettivi da raggiungere.

Tipo di servizi forniti:

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM, RES, FAD, FSC

• organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero

• gestione associazioni scientifiche

• road-show

• viaggi incentive

• assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le professioni sanitarie

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XIX Congresso Nazionale SIS 118 – Sabaudia, marzo 2022

• XXXVII Congresso Nazionale SIAF – Modena, novembre 2019

• IEB 2022 – Symposium & 57th Inner Ear Biology Workshop

Trieste, settembre 2022

• HEAL 2022 – Hearing across the Lifespan – Cernobbio, giugno 2022

• 108° Congresso Nazionale SIO - La Nuvola – Roma, maggio 2022

• Corso di Dissezione Avanzato “The lateral skull base” – “The anterior skull base”

Padova, novembre 2017

• 109° Congresso Nazionale SIO - Milano, maggio 2023

Nome Agenzia: MORE COMUNICAZIONE

Indirizzo: Via Cernaia 35 - 00185 Roma

Telefono: 06 87678154

e-mail, sito web: info@morecomunicazione.it - www.morecomunicazione.it

Referente Agenzia: Alessandro Crupi alessandro.crupi@morecomunicazione.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n. 4950 – 12 aprile 2018

Breve profilo dell’agenzia:

Hai avuto un’intuizione? Raccontaci di cosa si tratta. La nostra passione è trasformare la tua intenzione in possibilità! More Comunicazione srl nasce nel 2012, ed è costituita da professionisti con esperienza pluridecennale nell’organizzazione di Corsi e Congressi in ambito medico-scientifico e in particolare nelle Neuroscienze.

Operante su tutto il territorio nazionale, si propone come unico referente a cui affidare il proprio progetto nella sua interezza. Provider ECM n. 4950, More Comunicazione si occupa di ogni aspetto dell’organizzazione relativamente a tutte le tipologie formative, dagli eventi residenziali alla formazione sul campo, fino alla formazione a distanza, sincrona e asincrona.

Tutte le attività sono integrate con i servizi di grafica , comunicazione e web che l’agenzia fornisce direttamente e senza intermediari.

Priorità costante è il cliente, dal pubblico al privato, con le sue esigenze e le sue aspettative. Competenza, spirito di osservazione e buon senso sono la logica operativa di More.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Organizzazione Corsi e Congressi RES, FAD e FCS in tutta Italia

• Attività di Provider ECM

• Servizi di Graphic Design

• Servizi integrati di Comunicazione

• Attività di Social Media Manager

• Progettazione PORTALI WEB specifici per Società Scientifiche, APP, piattaforme e-learning ECM, piattaforme per Congressi ibridi

• Servizi intergrati per le Società Scientifiche e segreteria operativa permanente

Aree e discipline di specializzazione: Neurologia, Neuroradiologia, Neurochirurgia, Psichiatria e Neuropsicofarmacologia su base nazionale

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Società dei Neurologi Neurochirurghi Neuroradiologi Ospedalieri (SNO)

• Società italiana di Neuropsicofarmacologia (SINPF)

• Società italiana Medicina di Genere (SIMEGEN)

Clienti come aziende o singoli enti/professori: Abbiamo un portafoglio clienti sull’intero territorio nazionale

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SNO

• Congresso Nazionale SINPF

• Congresso Nazionale SIMEGEN

Nome Agenzia: MY MEETING

Indirizzo: Via I Maggio, 33/35 - 40064 Ozzano dell’Emilia (BO)

Telefono: 051 796971

e-mail, sito web: info@mymeetingsrl.com - www.mymeetingsrl.com

Facebook, Instagram, LinkedIn: www.facebook.com/mymeetingsrl

www.instagram.com/mymeetingsrl/ www.linkedin.com/company/75733644/

Referente Agenzia: Cristina Federici – Amministratore Unico cristina.federici@mymeetingsrl.com

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): Provider per l’organizzazione di attività formative ECM dal 2007

Provider ECM Standard n. 1396 dal 12 luglio 2017

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015

Personale certificato Meeting and Event Manager: Norma UNI 11786:2020

Ethical MedTech Trusted Partner Associato Federcongressi&Eventi

Provider Socio GIFES • Gruppo Italiano Formazione ECM in Sanità

PCO Partner BCB Bologna Convention Bureau

Breve profilo dell’agenzia: Da 15 anni ci prendiamo cura di eventi formativi.

My Meeting è specializzata nell’organizzazione di congressi medico-scientifici, convegni ed eventi aziendali “chiavi in mano” e si pone al servizio del committente per soddisfare ogni esigenza rispettando il budget previsto.

Il nostro obiettivo? Creare un evento che lasci il segno a tutti coloro che ne prenderanno parte...non solo per l’importanza dei contenuti scientifici, ma anche per le emozioni che è in grado di trasmettere.

Per raggiungere questo obiettivo sono necessari ingredienti semplici, ma sempre efficaci come: esperienza, competenza, creatività oltre a una buona dose di intuito, cordialità e tanto entusiasmo. Operiamo con la massima serietà e professionalità, curando e seguendo direttamente ogni dettaglio fino alla realizzazione dell’evento.

Il nostro personale è certificato MEM Meeting&Event Manager, gli anni di esperienza maturati nel settore congressuale ci permettono di fornire l’adeguato supporto logistico e organizzativo, di suggerire le scelte più appropriate per realizzare un evento di successo che resterà memorabile e unico.

My Meeting è Provider Standard ECM n. 1396 nell’Albo Nazionale dei Provider, per la progettazione ed erogazione di attività formative residenziali RES, per la formazione sul campo FSC e per la formazione a distanza FAD, mettendo a disposizione la propria Piattaforma FAD per erogazione di formazione in modalità Sincrona e Asincrona.

Consulenza, progettazione, definizione e gestione dei servizi congressuali accessori, allestimenti, prenotazioni alberghiere, organizzazione di eventi sociali collaterali, questi sono alcuni dei servizi che siamo in grado di offrire.

Mettiamo il cuore in quello che facciamo perché...

My Meeting, Your Meeting... non un evento qualunque!

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Assistenza delegazioni e gestione Educational Grant in Italia e all’estero

• Attività di comunicazione e marketing

• Studi di fattibilità e fund raising

• Analisi dei fabbisogni formativi e creazione di progetti educativi

Aree e discipline di specializzazione: Tutte le aree e le discipline delle professioni sanitarie, in particolare chirurgia vertebrale, neurochirurgia, neuroscienze, sterilizzazione, nefrologia, malattie rare.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Club di Chirurgia Vertebrale

• Sezione Chirurgia Spinale SINch – Società Italiana di Neurochirurgia

• SIAN Società Italiana Area Nefrologica

• SIB Società Italiana Basicranio

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Club di Chirurgia Vertebrale

• IRCCS Humanitas Research Hospital, Rozzano (MI)

• IRCCS Istituto Ortopedico Rizzoli, Bologna

• IRCCS Istituto Ortopedico Galeazzi, Milano

• IRCCS Istituto delle Scienze Neurologiche, Bologna

• IRCCS Neuromed Istituto Neurologico Mediterraneo, Pozzilli (IS)

• SIB Società Italiana Basicranio

• Globus Italia

• Nuvasive Italia

• Stryker Italia

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XVI National Congress SIB Società Italiana Basicranio - Varese 2021

• 3a Edizione del Club di Chirurgia Vertebrale - Verona 2021

• Meeting Sezione Chirurgia Spinale SINch - Napoli 2022

Nome Agenzia: MZ Events

Indirizzo: Via Carlo Farini 81 – 20159 Milano

Telefono: 02.66802323

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@MZevents.it www.MZevents.it

www.facebook.com/MZEventsIT

Referente Agenzia: Stefano Montalbetti (stefano.montalbetti@MZevents.it, 335-8181961)

Monica Sellari (monica.sellari@MZevents.it, 393-9456075

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM n.966 dal 27/01/2011

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• Trusted partner Ethical MedTech

Breve profilo dell’agenzia:

Attiva dal 1987 nei diversi settori della Meeting Industry, MZ Events è oggi una holding di servizi con un’esperienza solida e internazionale. Lavoriamo al fianco dei nostri clienti in ottica di partnership, mettendo a loro disposizione un’offerta integrata di servizi e un team dedicato, competente e multilingue.

Siamo Professional Congress Consultant Organizer (PCCO) specializzati in campo medico-scientifico con Certificato ISO 9001:2015.

Lavoriamo ogni giorno con attenzione e professionalità per sostenere le attività di comunicazione di aziende, privati, enti e associazioni.

Il nostro obiettivo è quello di rendere unico ogni incontro e ogni evento, per questo siamo alla ricerca continua di idee e soluzioni innovative.

Da febbraio 2018 abbiamo ottenuto la certificazione come Trusted partner Ethical MedTech. Crediamo che la condivisione, la formazione e la diffusione della cultura scientifica e medica siano una missione sociale.

Pertanto sosteniamo con serietà l’attività di comunicazione delle Società e Associazioni medico scientifiche non profit.

I nostri settori di attività:

• Pianificazione e organizzazione di congressi ed eventi

• Incentive e business travel

• Formazione per il settore sanitario (provider ECM n.966)

• Servizi per associazioni non-profit e onlus

• Digital Communication per congressi ed eventi

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Eventi virtuali anche ibridi

• Agenzia DMC Heartbeataly

• Incentive & Convention

Aree e discipline di specializzazione:

• Congressi, convegni ed eventi, anche virtuali

• Corsi di formazione per il settore sanitario (provider ECM n.966)

• Gestione associazioni medico scientifiche non-profit e Terzo settore

• Business travel (Incentive, Convention, DMC)

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIMN – Associazione Italiana di Medicina Nucleare ed Imaging Molecolare

• AMCLI – Associazione Microbiologi Clinici Italiani

• EFLM – European Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine

• IFCC – International Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• CCM e IEO • CEVA • ESPT • ESRA • ORTHOPEA

• SIFE • SIPMeT • SIMPIOS • SIDO • The Combustion Institute

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• IFCC-WorldLab Congresses (core-PCO dal 1999)

• EFLM-EuroMedLab Congresses (core-PCO dal 1999)

• Congresso Nazionale AMCLI (core-PCO dal 1991)

Nome Agenzia: OIC GROUP

Indirizzo:

Viale della Giovine Italia, 17 - 50122 Firenze

Telefono:

055 50351

e-mail, sito web: info@oic.it - www.oic.it

Referente Agenzia: Pisana Merlo – p.merlo@oic.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 2836 – Accreditamento del 19/09/2012

Certificazioni:

Sistema qualità ISO 9001-2015

Medtech Trusted Partner

Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231

IAPCO International association of Professional Congress Organizers

Breve profilo dell’agenzia:

Fondata nel 1975 a Firenze, con oltre quattro decenni di esperienza, conoscenza e competenza, OIC Group è uno dei primi Professional Congress Organizer (PCO) in Italia. Il core business del Gruppo OIC è l’organizzazione e la gestione di eventi e congressi di ogni dimensione, in tutto il mondo.

Il Gruppo OIC in questi anni si è affermato come uno dei principali player nella Meeting Industry, supportando la crescita di Aziende Sanitarie, Società Scientifiche, Associazioni di Pazienti e Aziende Healthcare attraverso l’ideazione e la produzione di eventi, convention digitali e residenziali, campagne di comunicazione e piattaforme di e-learning. Questo è stato il risultato di un’attenta pianificazione strategica, investimenti in capitale umano e tecnologie, nonché un desiderio smisurato di fornire ai propri clienti e stakeholder la qualità e gli standard più elevati nella gamma di servizi offerti.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Servizi DMC, Comunicazione, Consulenza

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia

• Ortopedia

• Oftalmologia

• Immunologia

Partnership con associazioni medico:

• GISE – Società Italiana di Cardiologia Interventistica

• EGS – European Glaucoma Society

• AIDI – Associazione Igienisti Dentali Italiani

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: GSK, Almirall, Kedrion, Roche, Menarini, Lilly, Actelion, Abbott, Genzyme, Takeda, DrSchar, Angelini, GE Healthcare, Biomerieux, Otsuka, Recordati

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Global Spine Congress 2022 – Las Vegas, 1.200 pax

• European Glaucoma Society Congress 2022 - Atene, 2.500 pax

• Pueri Cantores 2022 – Firenze, 2.500 pax

• 43rd National Congress GISE – Milano, 2.000 pax

Nome Agenzia: PRESENT&FUTURE

Indirizzo: Via Ciaccio, 10 - 88100 Catanzaro

Telefono: 0961 744565 – 0961 552542 e-mail, sito web: congressi@presentfuture.it - www.presentfuture.it

Referente Agenzia: alfonsat@presentfuture.it

Numero accreditamento ECM (ID Provider): n° 6146

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: Rina ISO 9001

Breve profilo dell’agenzia: Società di consulenza e organizzazione congressuale, organizzazione di fiere e mostre che opera da oltre trent’anni a livello nazionale e internazionale anche nel turismo, nell’incentive, nello spettacolo e nella pubblicità.

L’esperienza maturata nella gestione di Associazioni Mediche in qualità di segreteria

di supporto permanente, fa della P&F un interlocutore in grado di fornire un servizio a tutto tondo con progetti su misura che rispondono alle esigenze organizzative della clientela più diversa.

P&F studia infatti l’idea creativa e di comunicazione insieme ai propri clienti proponendo soluzioni compatibili con il budget.

L’aspetto principale è quello di essere partner dei propri clienti, offrire un prodotto di altissimo livello cucito sul budget e sul progetto di comunicazione dell’evento con la passione e l’entusiasmo del primo giorno ma con l’esperienza di anni d’attività.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Supporto concerti e spettacoli

Aree e discipline di specializzazione: Pediatria, Audiologia, Dermatologia, Genetica medica

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Ordine dei Psicologi della Calabria

• Ordine dei Medici e Chirurghi e Odontoiatri di Catanzaro

• Ordine dei Medici di Ferrara

• U.M.G.

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• AOPC • ASP • Regione Calabria

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Corso di Management Ordine dei Medici di Ferrara e Ordine dei Medici di Catanzaro

• Corso CAO Ordine dei Medici di Catanzaro

• Convegno Audiologia U.M.G di Catanzaro

• MAORI U.M.G. di Catanzaro

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi aggregativi in genere

• Esperti nell’organizzazione di Green

Events

Nome Agenzia: SARDINIAMEETING

Indirizzo: Viale La Playa, 7 – 09123 Cagliari

Telefono: 070/664334 - mob. 329/4870166

e-mail, sito web: info@sardiniameeting.it www.sardiniameeting.it

Referente Agenzia:

Giulia Loche – giulialoche@sardiniameeting.it – 340/4004621

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider):

Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002

Provider ECM Standard n. 3527 - 27.04.2017

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015

• Abilitazione al Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione

• Membro PCO-Federcongressi-MPI

• Azienda 2030

Breve profilo dell’agenzia: Sardiniameeting è una agenzia di consulenza, organizzazione, servizi congressuali e formativi che opera in Sardegna dal 1999. Formata da un team di Professional Conference Organizers la Sardiniameeting offre servizi innovativi e di elevata professionalità, attraverso una struttura aziendale elastica e dinamica che consente di erogare un servizio di consulenza, organizzazione e assistenza globale per la soddisfazione dei clienti più esigenti..

• Segreteria e gestione associazioni

• Studi di fattibilità e fund-raising

• Programmi sociali, pre e postconference tour

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni medico-sanitarie.

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Novartis Farma

• Università degli Studi di Cagliari

• ARNAS G. Brotzu

• Comune di Cagliari

• Pfizer

• Bayer

• Sardegna Ricerche

• Roche

• Università degli Studi di Sassari

• Regione Sardegna

• Amgen

• Merck Serono

• CRS4

• Universität Bern

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• X Congresso Nazionale AIT – Giornate Italane dellaTiroide

• The Fifth International Renal Meeting with Mayo Clinic in Sardinia

• International Course Pediatric and Young Adults Bladder and Bowel Days

• ORCA goes Digital 2020

• JAMS-Junior Academy of Multiple Sclerosis 2021

• ORCA 2022 World Congress

Nome Agenzia: PROEVENTI

Indirizzo: Viale G. Matteotti, 36 - 71016 San Severo (Fg)

Telefono: 0882 242151

e-mail, sito web: info@proeventi.it - www.proeventi.it

Referente Agenzia: Maria Cinelli - maria.cinelli@proeventi.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 2773 del 27/09/2018

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001-2015

• Event Design Certificate Program

Breve profilo dell’agenzia:

UNA STORIA INNOVATIVA DI SUCCESSO AL FEMMINILE

La ProEventi, fondata da Maria Cinelli nel 1993 vanta 30 anni di esperienza

L’ attività come PCO e provider ECM n. 2773 RES e FAD permette di disegnare il progetto su misura del cliente, spaziando da RES, FAD sincrona, asincrona, eventi ibridi e virtuali

La ProEventi ha deciso di mettere il Partecipante al centro investendo in una app di nuova generazione.

In questo modo il Professionista può accedere al proprio profilo per iscriversi facilmente agli eventi di interesse, ricevere notifiche e reminder e rispondere in autonomia al quiz dell’apprendimento con rilascio istantaneo del certificato ECM

Una scelta paper free ai passi con la sostenibilità ambientale.

Valore aggiunto è certamente l’attività di digital communication e ufficio stampa mediante invio di newsletter multimediali, visibilità social, content management, divulgazione tramite le maggiori testate scientifiche e podcast. La proprietà di un importante database, inoltre, consente il raggiungimento di un target mirato in base alle specificità dell’evento.

Pertanto, decidere di avvalersi di ProEventi significa poter contare su una gestione a 360 gradi

Con le sedi operative di San Severo, Padova e Milano e la certificazione

ISO 9001:2015, ProEventi garantisce l’efficacia e l’efficienza del servizio, con l’obiettivo unico della massima soddisfazione dei progetti e dei Professionisti della Salute.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Segreteria associazioni scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: Ematologia, Infermieristica, Chirurgia, Cardiologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Associazione Infermieri di Camera Operatoria (AICO)

• Italian Society Of Hematologic Oncology (SOHO ITALY)

• Gruppo Interdisciplinare Italiano di Mobilizzazione e Aferesi (GIIMA)

• Associazione per la Prevenzione e lo Studio delle Infezioni (APSI)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 4th SOHO Italian Conference

• XXI Congresso Nazionale AICO

• Congresso Nazionale AIOS 2022

Nome Azienda: SEM2000

Indirizzo:

Piazza dei Martiri 1943-1945, 5/2 - 40121 Bologna

Telefono:

051 2960469

e-mail, sito web: info@sem-2000.it - www.sem-2000.it

Contatto: Morena Strollo - mstrollo@sem-2000.it

Breve profilo dell’azienda: Siamo un’azienda informatica altamente specializzata nel settore congressuale e degli eventi.

Ottimizzare le attività della segreteria organizzativa e scientifica è il nostro obiettivo principale.

Da più di vent’anni ci occupiamo della fornitura di strumenti di backoffice e servizi web che seguono il processo organizzativo in tutte le sue fasi, dall’ideazione alla realizzazione, fino alla valutazione.

Grazie al rapporto di scambio continuo instaurato con i nostri Clienti, siamo in grado di dare un servizio di assistenza e consulenza attento alle esigenze di ogni singolo evento.

Tipo di servizi forniti:

• Gestionale backoffice completo per gli organizzatori di eventi

• Software per la gestione degli abstract e del programma scientifico

• Iscrizioni online, raccolta e valutazione abstract

• Controllo accessi e rilevazione presenze

• Reception informatizzate e assistenza tecnica

• Piattaforma online per società scientifiche e associazioni

• Servizi online e non rivolti a provider ECM

Principali clienti:

• Ega Worldwide Congresses & Events

• AIM Italy

• Carlson Wagonlit Travel (CWT)

• MV Congressi

• MJ Eventi

• AbbVie

• European Society for Vascular Surgery (ESVS)

• Società Italiana di Parodontologia (SidP)

• Società Italiana di Malattie Infettive e Tropicali (SIMIT)

Eventi di particolare rilievo

a cui abbiamo partecipato negli ultimi 5 anni:

• 41st International Conference on High Energy Physics (ICHEP) – Bologna 2022

• ESVS 36th Annual Meeting – Roma 2022

• Farete 2022 Fiera organizzata da Confindustria Emilia – Bologna 2022

- G20 Summit - Roma 2021

- 19th European Vitreo Retinal Surgery meeting (EVRS) - Lisbona 2019

Nome Agenzia: SUMMEET

Indirizzo: Via Paolo Maspero, 5 - 21100 Varese

Telefono: 0332 231416

e-mail, sito web: info@summeet.it - www.summeet.it

Referente Agenzia: Luca Crivellari (Direttore Area Eventi) - l.crivellari@summeet.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n°604 – 24/02/2022 (rinnovo accreditamento standard)

Certificazioni:

- Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2015

- Sistema di Gestione degli Eventi Sostenibili: ISO 20121:2013

- Sistema di Gestione degli Eventi Informativi: ISO 27001:2017

- Modello di cui al D.Lgs 231/2001

Breve profilo dell’agenzia:

Summeet S.r.l. è una realtà giovane, dinamica e propositiva che dal 2009 opera con competenza e professionalità nel campo dell‘organizzazione di meeting, congressi, convegni, corsi di aggiornamento professionale, incentive ed eventi di varia natura ECM e NO ECM. Il team di Summeet progetta eventi con dinamicità, entusiasmo e capacità di problem solving ponendo al centro il cliente con le sue necessità e i suoi obiettivi. Questo permette di garantire le soluzioni migliori per le singole esigenze senza mai smettere di rinnovarsi.

La cura del dettaglio, l’attenzione verso il cliente, la costante ricerca della novità, l’instancabile impegno e la grande passione per questo lavoro sono le basi fondamentali per creare e vivere con successo un evento.

Summeet è composta da un team unico, dinamico, fidato e competente che mette sempre al centro le persone, e ritiene che questa sia la formula giusta per essere partner autentici e accompagnare in maniera professionale, nel cuore dell’evento.

Summeet è composta da tre divisioni:

• SUMMEET EDUCATION all’interno della quale si sviluppano progettazione, logistica, accreditamento ministeriale ed esecuzione dell’evento.

• SUMMEET DIGITAL che riguarda la formazione digitale sviluppata con l’ausilio di piattaforme che uniscono moderna tecnologia e strumenti all’avanguardia per offrire un servizio completo per l’organizzazione di eventi formativi.

• SUMMEET ADVICE che riguarda consulenze di alto profilo in ambito sanitario. Per offrire un servizio che sia il più qualificato e completo possibile collaboriamo con importanti Istituzioni ed Università d’Italia.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza di altro profilo in ambito sanitario

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Diabetologia, Pneumologia, Psichiatria

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIAC - Associazione Italiana di Aritmologia e Cardiostimolazione

• AMD - Associazione Medici Diabetologici

• ANMCO - Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• SIC - Società Italiana di Cardiologia

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• AMGEN

• ANGELINI

• ASTELLAS PHARMA

• ASTRAZENECA

• JANSSEN CILAG

• MENARINI

• NOVARTIS

• NOVO NORDISK

• PIAM FARMACEUTICI

• SANOFI

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Re-CHANGE IN CARDIOLOGY - Torino 07-09 aprile 2022

• 1° CONFERENZA NAZIONALE DEL CLUB DELLE UTIC ANMCO

• Firenze – 08-09 luglio 2022

• CAMPUS IN PSICHIATRIA – Roma 14-16 Luglio 2022

Nome Azienda: TECNOCONFERENCE

3 Sedi:

Via Dei Perfetti Ricasoli, 94-96 - 50127 Firenze

Via Evangelista Torricelli, 30 - 00015 Monterotondo (RM)

Via Curtatone, 8 - 20019 Settimo Milanese (MI)

Telefono: 055 32692.1

e-mail, sito web: info@tcgroup.it - https://tcgroup.it/

Referente Azienda: Lisa Grotti, C.E.O.

Certificazioni:

• La qualità del processo di fornitura del servizio è certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Il sistema di Gestione Ambientale è certificato ISO 14001:2015

• Il sistema di Gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro è certificato ISO 45001:2018

• Le Cabine di traduzione simultanea a norma ISO 4043

• Il personale tecnico preposto è certificato per conoscenza B2 della lingua inglese, “Technical Specialist BOSCH Dicentis” e “Technical Specialist Analog way”

• Tecnoconference è l’unica azienda italiana appartenente al Congress Rental Network internazionale fondato da BOSCH in considerazione dell’elevata competenza acquisita nella gestione degli impianti di traduzione simultanea e conference system

Breve profilo dell’azienda: Tecnoconference è punto di riferimento nella Meeting Industry da 40 anni, Partner tecnologico per affidabilità, innovazione e creatività nel mondo degli eventi.

Nata nel 1983 Tecnoconference è il cuore pulsante di TC Group. Al suo fianco Meetbit software house che da oltre 20 anni progetta e realizza software per eventi, dando vita a un business model AV&IT unico nel panorama tecnologico. Nel 2013 si aggiunge al Gruppo Kardo come agenzia di comunicazione in ambito scientifico per offrire consulenza mirata.

Tecnoconference con una presenza capillare sul territorio nazionale ed internazionale - oltre 60 dipendenti, più di 150 collaboratori esterni e 43 partner internazionali - gestisce una media di 1.500 eventi l’anno con 4.000 tecnici movimentati.

Tre i mercati di riferimento di elevata specializzazione: associativo, istituzionale e corporate; tre i format consolidati: residenziale, ibrido e virtuale nel quale si è imposta dal 2020 come Hybrid Specialist grazie ad un solido back-

ground di competenze IT, un’accurata consulenza progettuale e piattaforme software proprietarie per congressi e formazione ECM, soluzioni interattivi e infrastruttura rete garantita.

Tecnoconference offre servizi AV altamente qualificati per eventi, congressi grazie ad investimenti hardware audio, video e luci e un’accurata selezione e formazione del personale tecnico specializzato.

La Software Suite TC ideata 20 anni fa per i congressi associativi si presenta completamente rinnovata nel 2023, tramite un sistema modulare che funge da sistema centralizzato unificato, sia residenziale che remoto per la gestione informatizzata di tutti i contenuti del congresso e delle funzioni di interazione.

Tecnoconference nel ruolo di event project manager crea e progetta il tuo evento integrandolo con soluzioni IT per il coinvolgimento di partecipanti online, come onsite e con soluzioni grafiche creative per garantire un effetto wow.

Grazie alla Video Unit Production si occupa anche di concept grafico, video, regia, riprese ed editing. Dispone inoltre di studi di registrazione e broadcasting green screen e Ledwall a Firenze e mobili in tutta Italia.

Walkin è la Corporate Business Unit dedicata alla comunicazione aziendale, nata nel 2022 come risposta ad una crescente complessità progettuale nell’area corporate. Conta su un rinnovato parco materiali e nuove competenze con background ventennale in consulenza e progettazione corporate.

Tecnoconference dietro le quinte, ma da protagonisti trasforma le tue idee in progetti reali attraverso servizi tecnologici, competenze progettuali e creative d’eccellenza.

Principali clienti:

Acx – Adria Congrex, Aim Group International, Delphi international, Next Group, OIC Group, Over, PV Agency, Società italiana di Traumatologia e Ortopedia, Studio Ega, Triumph Group International

Nome Agenzia: TRIUMPH ITALY / TRIUMPH GROUP INTERNATIONAL

Indirizzi: Via Lucilio, 60 - 00136 Roma - Via San Vittore, 8 - 20123 Milano

Telefono: 06/355301; 02/89093800

e-mail, sito web: info.italy@thetriumph.com - www.triumphgroupinternational.com

Referente Agenzia: Chiara Rossi - presidency@thetriumph.com - 348 2873186

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N° 6213, dal 25 ottobre 2018

Certificazioni:

ISO 20121; ISO 9001; MedTech Trusted Partner; Rating di legalità

Breve profilo dell’agenzia: Triumph Group International è una tra le aziende più attive nel settore dell’Events & Live Industry.

Più di 35 anni di storia che nascono nel quartier generale di Roma nel 1986, e che vedono TGI ingrandirsi con l’apertura della sede di Milano e oggi anche di Firenze per approdare poi in Europa e in Asia, rispettivamente con sedi a Bruxelles, Shanghai e Singapore e con gli uffici di rappresentanza a Londra e Riad.

Triumph Group segue l’evento dall’ideazione alla produzione con spirito innovativo, assorbendo il meglio da ogni Paese in cui è attiva. Oggi è una grande realtà, con il cuore in Italia e la testa ovunque.

Nel corso degli anni l’azienda ha costruito un network solido di professionisti e un portfolio clienti diversificato che ha creato contaminazione tra le diverse tipologie di eventi

I congressi, pur mantenendo le peculiarità formative, scientifiche e di networking, beneficiano oggi anche delle esperienze corporate, coinvolgendo nuovi attori: istituzioni, comunità locale, territorio ospitante. In questo contesto, i programmi scientifici, che sono diventati a tutti gli effetti dei palinsesti, beneficiano di strumenti tecnologici e nuovi format creativi, proposti e gestiti dai dipartimenti digital e marketing che TGI ha in-house. Cresce anche l’attenzione alla sostenibilità, divenuta prioritaria non solo nella progettazione di eventi, ma anche come valore aziendale. Dal 2021 TGI è tra le prime realtà italiane del settore a trasformarsi in Società Benefit.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi scientifici ed erogazione di attività formative

• ECM (RES e FSC)

• Management strategico e operativo di associazioni scientifiche

• Consulenza e ideazione creativa

• Sviluppo format ad hoc e digital strategy

• Comunicazione e ufficio stampa

Aree e discipline di specializzazione: Dermatologia, Ginecologia, Ostetricia, Chirurgia Generale, Chirurgia Oncologica, Chirurgia Specialistica, Immunologia, Oncologia, Chirurgia Plastica, FetoNeonatologia e Pediatria, Radiologia, Microbiologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• The International League of Dermatological Societies (ILDS)

• Società Italiana di Dermatologia medica, chirurgica, estetica e delle Malattie • Sessualmente Trasmissibili (SIDeMaST)

• International Society of Dermatology (ISD)

• Associazione Italiana Dermatologia e Cosmetologia (AIDECO)

• European Federation of Colposcopy (EFC)

• Società Italiana di Colposcopia e Patologia Cervico Vaginale (SICPVC)

• Società Italiana di Chirurgia Colo-Rettale (SICCR)

• Società Italiana Unitaria di Endocrinochirurgia (SIUEC)

• Società Italiana Igiene Medicina Preventiva e Sanità Pubblica (SItI)

• Società Italiana di Microbiologia (SIM)

• European Dermatology Forum (EDF)

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• 50° Congresso Nazionale SIRM (ottobre 2022, Roma)

• 96° Congresso Nazionale SIDeMaST (giugno 2022, Milano)

• 96° Congresso Nazionale SIGO (dicembre 2021, Sorrento)

• 24 th World Congress of Dermatology – WCD2019 (giugno 2019, Milano)

• Work in progress: 25th World Congress of Dermatology –

• WCD2023 (luglio 2023, Singapore)

• Work in progress: XIV International Congress of Dermatology –

• ICD2025 (giugno 2025, Roma)

Nome Agenzia:

VANESSA CERRONE Events – Congresses - Consulting

Indirizzo: Via Nurachi 29, 00163, Roma

Telefono: 335 1434212

e-mail, sito web: congresses@vanessacerrone.events - www.vanessacerrone.events

ReferentiAgenzia: Vanessa Cerrone - 335 1434212 - info@vanessacerrone.com

Valentina Volpe - 339 2204539 - valentina.volpe@vanessacerrone.events

ECM (ID Provider): Svolgiamo attività di segreteria organizzativa.

Ci avvaliamo di Provider accreditati, nostri partner di fiducia.

Certificazioni: UNI PdR 113:2021

Breve profilo dell’agenzia: Vanessa Cerrone Event Project Manager, da due decenni presente sul mercato dell’organizzazione di eventi e congressi in Italia.

Negli anni la collaborazione con grandi professionisti della Event Industry, l’opportunità di lavorare nei diversi ambiti del settore eventi, la lungimiranza di volgere sempre lo sguardo al futuro le hanno permesso di affinare competenze nell’organizzazione di meeting, eventi ECM e progetti di consulenza. La realizzazione e la progettazione è full service e si avvale della competenza

Nome Agenzia: VICTORY PROJECT CONGRESSI Indirizzo: Via C. Poma, 2 – 20129 Milano

Telefono: 02/89053524

e-mail, sito web: info@victoryproject.it www.victoryproject.it

Referente Agenzia: Francesca Rovelli francesca@victoryproject.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1106 del 2010

Certificazioni:

Sistema Certificato UNI EN ISO 9001 – SC 11-3013/EA 37-35

Breve profilo dell’agenzia:

La VICTORY PROJECT CONGRESSI si occupa di consulenza e organizzazione congressuale. L’agenzia è in grado di fornire i servizi necessari per la gestione e organizzazione di eventi e congressi affinché tutto sia impeccabile.

La VICTORY PROJECT CONGRESSI da Dicembre 2010 è accreditata come Provider ECM per eventi residenziali. I nostri servizi sono:

• Assistenza amministrativa, definizione e pianificazione del budget

• Scelta location

• Gestione contatti (istituzioni, sponsor, espositori, ecc.)

• Logistica evento

• Fornitura materiale tipografico e congressuale

• Allestimento sede congressuale

• Segreteria congressuale

• Fornitura personale operativo

• Catering

di corrispondenti su tutto il territorio nazionale nonché di Provider nazionali accreditati per congressi ECM.

Un network di professionalità che con entusiasmo, talento, conoscenza del territorio e creatività contribuisce alla riuscita di ogni evento.

L’esperienza consente di coniugare competenza, soluzioni creative, il rigore necessario e la giusta flessibilità.

Inoltre, la ditta gestisce l’associazione Butterfly è Metamòrphosis, La cultura per il sociale A.P.S, che svolge attività e promuove progetti a supporto delle malattie rare; è federata ad UNIAMO Federazione Italiana Malattie Rare.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Accomodation & Transfer, Comunicazione: Editoria, WEB & Ufficio Stampa, Corsi Blended (FAD + RES), Safety and Security, Scouting Location, Segreteria organizzativa, Servizi tecnici, Servizio interprete nella lingua dei segni – LIS, Prodotti & ausili per persone con disabilità visiva / corredo cartaceo e mappe in braille, Traduzioni e interpretariato.

Tipo di servizi forniti:

• progettazione e erogazione di attività formative ECM

• organizzazione di congressi ed eventi

• gestione associazioni scientifiche

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia • Pneumologia

• Fisioterapia • Terapia del dolore

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIPaSiM – Associazione Italiana Pazienti con Sindrome Mielodisplastica

• ARIR - Associazione Riabilitatori Insufficienza Respiratoria

• Fondazione di Cultura per la Cardiologia Tonolli

• SIECVI Società Italiana di Ecocardiografia e CardioVascular Imaging

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Clinica Pneumologica Ospedale San Gerardo - Monza

• Emo Gvm Centro Cuore Columbus - Milano

• Ospedale Niguarda Ca’ Granda – Milano

• U.O. Pneumologia – Ospedale San Giuseppe – Multimedica - Milano

• Ecocardiochirurgia®

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Convegno Nazionale CARDIOLOGIA promosso dal

• A. De Gasperis Cardio Center dell’Ospedale Niguarda di Milano

• JIM - Joint Interventional Meeting

• International Meeting on Pulmonary Rare Diseases and Orphan Drugs

• PneumoMedicina

• Congresso Nazionale Ecocardiochirurgia®

AIM Group International

Archiviato il 2022 con 2.500 eventi organizzati, spesso con record di presenze, e 350.000 delegati coinvolti, AIM Group International progetta il futuro con una carica di novità, a partire da un completo rebranding

Il mercato degli eventi è in una fase di ripresa delle attività, cosa è cambiato e cosa si è imparato, negli ultimi anni? «Notiamo una ripresa della domanda, con un forte desiderio di ritorno agli eventi in presenza, tanto che molti dei 2.500 eventi organizzati nel 2022 hanno registrato numeri più alti rispetto al passato» spiega Gianluca Buongiorno, presidente di AIM Group. “Certo, abbiamo imparato innanzitutto ad avere maggiore flessibilità e creatività, rompendo gli schemi con nuove soluzioni, e anche che la tecnologia ci può essere utile per amplificare i risultati, creando eventi “aumentati”. Con questi obiettivi, abbiamo sviluppato una piattaforma proprietaria, AIM Phygital Platform, dove ospitare meeting ed eventi collaborativi online fino a mille persone, che ci aiuta a moltiplicare i format, amplificare l’audience, estendere la durata dell’evento, raggiungere più facilmente gruppi diversi e favorire la partecipazione e l’engagement, creando community che interagiscono prima, durante e dopo l’evento».

Unanuovabrandidentity

AIM Group International si presenta ora sul mercato con una nuova brand identity, ossia un nuovo logo, un nuovo sito internet e una nuova immagine coordinata. Perché questo cambio?

«La nuova brand identity corrisponde meglio alla nostra attuale personalità e all’immagine che vogliamo dare di noi oggi e in futuro» continua Gianluca Buongiorno. Il logo mette al centro il triangolo e l’interazione tra tre forme e lati diversi.

«Sono i tre pilastri fondamentali su cui si

articola il business del gruppo, le aree di elevata specializzazione – Meet (Eventi), Engage (Comunicazione) e Think (Consulenza) – che interagiscono, creano sinergie e si completano a coprire l’intero ciclo di un evento, dalla progettazione dei contenuti scientifici (in qualità di Provider ECM) alla promozione dell’evento, al branding e attività di comunicazione multicanale e sui social, fino alla realizzazione in format in presenza, ibridi o digitali. Il nostro nuovo payoff “Let’s together!” rappresenta il nostro modo di lavorare, in dialogo stretto e approfondito con i clienti così da realizzare insieme soluzioni e progetti di successo».

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: AIM Education Srl “Provider Standard”

93 del 04/12/2012

Indirizzo: via G. Ripamonti, 129 - 20141 Milano

Contatti: tel. 02 566011 info@aimgroup.eu www.aimgroupinternational.com

Persone di riferimento: Flaminia Roberti Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu

AIM GROUP INTERNATIONAL

Chorus Group

Chorus Group ha investito sul talento e sull ’expertise dei suoi team, por tando novità nella struttura aziendale, negli strumenti e nelle competenze. Il risultato sono nuovi prodotti e servizi, il mantenimento della qualità e un’offerta sempre più su misura del mercato e dei singoli clienti

Il complesso di doti intellettuali, le capacità, la bravura e l’ingegno, unite a dedizione, disciplina, creatività, curiosità, solidità e flessibilità, costituiscono il significato intrinseco del talento e fanno da volano a Chorus Group che non si è mai fermato, anticipando e adattandosi alle nuove esigenze e alle evoluzioni che il mercato richiede, senza mai perdere di vista la propria identità, rappresentata al meglio dalla professionalità e dall’expertise dei suoi collaboratori.

Chorus Group utilizza portali gestionali proprietari, tra i quali “Smart Mice”, creato per rendere semplice e veloce la richiesta dei servizi logistici a uffici acquisti e congress department attingendo a un database di fornitori validati e costantemente aggiornati in compliance con le specifiche policy aziendali, oppure “Preferred Guest”, un tool per ottimizzare l’esperienza di ospiti e sponsor nelle fasi pre-durante-post di congressi, meeting e convention.

Da un lato Doc Congress, provider ECM accreditato a livello nazionale, mette a disposizione la propria esperienza qualificata in tutte le fasi, dalla progettazione all’erogazione.

Tra i suoi punti di forza, un comitato scientifico di caratura internazionale, metodologi, coach e trainer specializzati nel mercato farmaceutico, analisi e profilazione degli HCP, comunicazione e creatività integrati.

Dall’altro lato Chorus S.p.A., MICE specialist, cura la progettazione e l’organizzazione di eventi aziendali e promozionali, dalla logistica alla live communication.

Appartenente allo stesso gruppo, dopo l’acquisizione nel 2007, Chorel S.A. con sede in Svizzera, sviluppa e supporta in modo sinergico e per il mercato internazionale servizi e prodotti digital per il gruppo come, ad esempio, una virtual location per eventi customizzabile al 100%.

Solidità e flessibilità potrebbero sembrare un ossimoro se pronunciate nella stessa frase, ma diventano in Chorus Group una realtà, che punta sull’integrità e investe sul talento.

Indirizzo: Via S. Giovanna D’Arco, 47 20099 Sesto San Giovanni (Mi)

Contatti: tel. 02.244491 fax 02 24449227 info@lachorus.com www.lachorus.com

Persone di riferimento: Roberta Semino General Manager cell. 345 6464081

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo nazionale provider: ID 246

Indirizzo: Via Dante, 153 20099 Sesto San Giovanni (Mi)

Contatti: tel. 02.244491 fax 02 24449227 info@doc-congress.com www.doc-congress.com

Persone di riferimento: Pietro Battista Marketing & Sales Manager cell. 340 7412478

Indirizzo: Via Coremmo, 1 CH-6900, Lugano Switzerland

Contatti: +41 91 9676803 - 02 86882050 info@chorel.eu www.chorel.eu

Persone di riferimento: Andrea Barzago CEO cell. +41 76 3386113

Roma,

Con oltre cinquant’anni di storia e con tre generazioni attive, Ega ha firmato alcuni dei più grandi eventi degli ultimi anni e, già pluripremiata, continua a puntare su passione ed empatia sempre in ottica innovativa e creativa

Sono più di cinquant’anni che Ega è sulla cresta dell’onda nella meeting industry.

Quattro Expo Universali, numerosi Summit G7, G8 e G20, undici edizioni dei Bnl Internazionali d’Italia e migliaia di eventi per enti pubblici e associazioni scientifiche, oltre che per grandi aziende e federazioni sportive sono solo alcuni numeri che spiegano qual è stato fino a oggi il suo ruolo, riconosciuto anche dal fatto che l’agenzia è l’unica italiana presente nel network internazionale World Pco Alliance e ha fondato il capitolo italiano di IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers)

Lastessapassionedatregenerazioni

Claudia, Alberto Zamboni, come Head of Operations & Partner e il figlio Gaetano Maria Dieni nel ruolo di Head of Marketing and Communication. Tre generazioni, tutte attive all’interno della società, che raccontano di una capacità imprenditoriale che, tra l’altro, ha saputo fare dell’empatia un suo modus operandi per consolidare attorno a sé un affiatato gruppo di lavoro. “La passione in persona”, come recita uno dei due claim di Ega, insieme all’altro “Il tuo evento, la nostra passione” diventano così una vera dichiarazione di intenti della società nel mettere sempre al centro le persone e le esigenze di tutti i suoi stakeholder, dipendenti, partner e naturalmente clienti: un marchio sempre riconoscibile, negli oltre cento Paesi in cui l’agenzia opera con la stessa attenzione. E i riconoscimenti sono anche quelli dei moltissimi premi ricevuti dall’agenzia nel corso degli anni, in particolare in occasione dei Bea (Best Event Awards) World e Italia, coronati nel 2022 dal premio alla carriera vinto da Emma Aru, assegnato alle personalità che hanno saputo dare un contributo alla crescita culturale ed economica della meeting industry. Emma, infatti, è stata la pioniera di quest’industria aiutando anche le istituzioni a comprenderne il valore, economico e culturale, per il territorio. Ega è così entrata nella top 15 mondiale delle agenzie più premiate al BEA World ed è stata riconosciuta come la seconda migliore agenzia italiana.

IgrandieventifirmatidaEgaWorldwidecongresses&events

Dall’ideazione del format alla comunicazione, dalle dinamiche di engagement al cerimoniale e protocollo, dalla logistica agli allestimenti, dalla comunicazione fino alla certificazione sostenibile, Ega si pone sempre in ottica innovativa e creativa anche per proporre ai suoi clienti nuovi formati basati sulle tecnologie ibride, virtuali così come su quelle immersive e non solo.

Ega ha quattro divisioni: eventi associativi medico/scientifici, eventi governativi, Expo e live show, eventi corporate e sportivi.

La prima divisione, provider ECM accreditata, si occupa di congressi medico-scientifici, eventi mono/multi sponsor e formazione residenziale, prendendosi cura degli eventi “chiavi in mano”, incluso l’intero processo di accreditamento ECM. È il cuore storico di Ega che negli ultimi anni è cresciuto con nuovi contratti pluriennali di Core PCO per associazioni nazionali e internazionali.

Altra divisione storica è quella dedicata agli eventi governativi e istituzionali, che è operativa dal primo Vertice G7 del 1980. Alla vocazione per gli eventi associativi e istituzionali si affiancano le più recenti divisioni dedicate agli Expo universali e progetti speciali, che ha seguito quattro Expo, e agli eventi aziendali e sportivi. Ega ha seguito alcuni dei più importanti eventi degli ultimi anni. Ne sono un esempio il G20 Roma dell’ottobre 2021, per cui Ega, insieme a Triumph Group e Studio 80 Group, si è occupata della gestione “chiavi in mano”, così come l’Expo Dubai 2020: Ega, in RTI con Triumph Group e Beyond Limits, si è occupata degli eventi e di tutte le operation del padiglione Italia durante il semestre ottobre 2021-marzo 2022. Ma l’elenco potrebbe diventare molto lungo, a partire dal Global Youth Tourism Summit (Gyts) che l’agenzia ha organizzato nel 2022 per Enit-Agenzia Nazionale del Turismo e Unwto (Organizzazione Mondiale del Turismo) riunendo quattrocento giovani provenienti da ottanta paesi a Sorrento per il primo forum mondiale sul turismo sostenibile, Matera 2019 Capitale Europea della Cultura, il G7 Taormina 2017, Expo Milano 2015.

In ambito medico-scientifico si possono citare tra i molti congressi di quest’anno: il 36esimo ESVS Annual Meeting, di cui Ega era core Pco, il World Sleep Congress, il Convegno Nazionale AIIC, il Congresso

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 1406

viale Tiziano 19 - 00196 Roma

Contatti: tel. 06 328121

ega@ega.it - www.ega.it

Persone di riferimento:

Gaetano Maria Dieni (Head of Marketing & Communication)

gmdieni@ega.it.it

Tel. diretto: 392 2486666

Nazionale SITO e il Congresso Nazionale SICV-GIS. ESVS e World sleep sono stati i primi 2 più grandi congressi in presenza post-pandemia tenutisi a Roma. Sono stati organizzati presso il Centro Congressi La Nuvola a Roma, dove si sono riuniti migliaia di specialisti vascolari di tutto il mondo e dei più importanti scienziati di ricerca sul sonno.In questi mesi Ega sta curando, insieme a Filmmaster, gli eventi in Italia e all’estero di promozione della candidatura di Roma per Expo 2030.

EGA WORLDWIDE CONGRESSES & EVENTS

Formedica

Promuove nuovi modelli formativi Formedica, da sempre impegnata in concreto - con impegno e professionalità - a dare il proprio contributo per il miglioramento dei percorsi di cura, attraverso tecnologie innovative, formazione sul campo e molto altro

Modelli formativi in ambito medico-scientifico sempre più funzionali per rendere l’apprendimento efficace, semplice e veloce: Formedica concentra tutti i suoi sforzi non solo per fare suoi i presupposti del piano di Educazione Continua in Medicina (Ecm), ma supportando, attraverso l’apprendimento continuo, il miglioramento dei percorsi di cura e dei servizi sanitari, come l’assistenza territoriale e quella domiciliare, anche grazie alla telemedicina, fino all’alta specializzazione per le malattie croniche degenerative e rare, per fare solo degli esempi.

«Collaboriamo con università, centri di ricerca, ospedali, società scientifiche e ci avvaliamo di un board scientifico costituito da specialisti delle diverse aree mediche» spiega

Rosario Gagliardi, Founder e General Ma-

nager di Formedica. «Inoltre, supportiamo le organizzazioni sanitarie ed equipe multidisciplinari nella realizzazione dei percorsi terapeutici, collaboriamo con associazioni di pazienti e con aziende private nella costruzione di percorsi educazionali finalizzati alla creazione della consapevolezza delle patologie, alla gestione delle terapie e alla prevenzione delle stesse. Tutto questo, trasmettendo atteggiamenti cognitivi efficaci e comportamenti virtuosi» conclude Gagliardi.

«Nel processo di sviluppo di Formedica - afferma l’amministratore unico della società leccese di Health Project Management Susanna Prioreoltre al ruolo delle tecnologie innovative, dalla realtà virtuale e aumentata alla digital health, puntiamo molto sulla formazione sul campo, nei reparti o in sala operatoria, fondamentale nel percorso di trasferimento di esperienze e comportamenti pratici riconducibili alla “real life. La nostra mission ricalca i principi del Pnrr, ossia investire nella formazione del personale medico e paramedico per rafforzare l’efficacia dei singoli operatori e delle organizzazioni sanitarie, così come del personale sanitario, e migliorare le competenze manageriali e digitali di tutti gli operatori impegnati nella gestione della salute dei cittadini».

FORMEDICA

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 157

Indirizzo: Via Aldo Moro, 71 73100 - Lecce

Contatti: tel. 0832 304994 - Fax 0832 279335 fax 06 96048445 ecm@formedica.it www.formedica.it

Persone di riferimento: Susanna Priore susannapriore@formedica.it - cell 3358116002

Treviso, Roma, Milano e Firenze - www.hinovia.com

Hinovia Group

Come il Machine Learning migliora l’organizzazione degli eventi? La risposta di Hinovia Group si chiama Constellation, un eco-sistema dedicato all’informatizzazione e alla semplificazione dei processi in ambito Pharma & Healthcare

Il Machine Learning è il processo di creazione di sistemi specificamente programmati per apprendere e migliorare da soli. L’obiettivo è progettare algoritmi che aiutino automaticamente un sistema a raccogliere dati e utilizzarli per saperne di più: ci si aspetta cioè che i sistemi cerchino modelli nei dati raccolti e li utilizzino per prendere decisioni vitali per se stessi. Come tutto questo può essere applicato al mondo degli eventi? Capiamo meglio di cosa si tratta.

ComefunzionailMachineLearning

In generale, il Machine Learning fa in modo che i sistemi mostrino un’intelligenza simile a quella umana. Nel mondo, esistono diversi modelli di Machine Learning in grado di eseguire attività come, per esempio, separare lo spam dalle e-mail effettive (come accade per esempio con il sistema di posta Google, Gmail) e la correzione di errori grammaticali e ortografici, come accade nella correzione automatica.

Altri risultati raggiunti da programmi che utilizzano il Machine Learning sono anche il riconoscimento di oggetti e immagini, il rilevamento di notizie false, la comprensione

di parole scritte o parlate, così come i bot utilizzati dai siti web per interagire con esseri umani e la guida autonoma delle autovetture. Si può suddividere la progettazione di un sistema di machine learning in sei fasi:

1-Raccoltadeidati

Le macchine inizialmente imparano dai dati che forniamo. È della massima importanza raccogliere dati affidabili in modo che il modello di machine learning possa trovare i modelli corretti. La qualità dei dati che si forniscono alla macchina determinerà l’accuratezza del tuo modello utilizzando dati errati o obsoleti, si avranno risultati o previsioni sbagliate e non pertinenti.

2-Preparazionedeidati

Una volta reperiti i dati, gli stessi vanno preparati effettuando diverse azioni, come mettere insieme tutti i dati e “randomizzarli” ed effettuare la pulizia degli stessi eliminando dati duplicati e valori mancanti garantendo che i dati gli stessi siano distribuiti uniformemente e che l’ordine non influisca sul processo di apprendimento.

3-Sceltadelmodello

L’output viene determinato dopo aver eseguito un algoritmo sui dati raccolti. È importante scegliere un modello che sia rilevante per il compito da svolgere. Nel corso degli anni, scienziati e ingegneri hanno sviluppato vari modelli adatti a compiti diversi come il riconoscimento vocale, il riconoscimento di immagini, la previsione, ecc.

4-Formazionedelmodello

La formazione è il passaggio più importante nel Machine Learning. Durante l’addestramento si passano i dati preparati per trovare modelli e fare previsioni. Il risultato è che il modello apprende dai dati

in modo da poter eseguire il set di attività. Nel tempo, con l’addestramento, il modello migliora nelle previsioni.

5-Valutazionedelmodello

Dopo aver addestrato il modello, si deve controllare come sta funzionando. Questo viene fatto testando le prestazioni del modello su dati mai visti prima ottenendo una misura accurata delle prestazioni del modello e della sua velocità.

6-Regolazionedeiparametri

Dopo aver creato e valutato il modello, si deve vedere se la sua accuratezza può essere migliorata in qualche modo, regolando i parametri presenti nel modello. I parametri sono le variabili nel modello che generalmente il programmatore decide.

Constellation,ilMachineLearningalservizio deglieventiPharma&Healthcare

Attraverso l’utilizzo di queste tecnologie è possibile effettuare predizioni su quando e dove organizzare un meeting, scegliendo dunque la migliore location in funzione dei costi e del periodo di interesse semplificando le attività di sourcing.

Questo significa che si possono automatizzare tutti i sistemi di congress & event management azzerando gli errori, semplificando le varie attività anche in ottica di saving.

Constellation è l’ecosistema di Hinovia Group dedicato all’informatizzazione e alla semplificazione dei processi documentali composto da sei singoli moduli per le varie aree strategiche di gestione in ambito Pharma & Healthcare.

I sei moduli sono:

REMINDER : gestione pratiche AIFA;

H.BI: business intelligence predittiva nella pianificazione eventi;

ONGOING: gestione dell’intero processo di Congress Services dalla raccolta del Brief all’analisi dello speso post evento;

PEOPLES: gestione lettere di incarico e lettere di invito agli Enti;

RESOURCE: gestione del Sourcing delle categorie di acquisto eventi e congressi;

RE_BATE : calcolo analitico automatizzato delle services fee nel rispetto degli SLA con relativa reportistica dedicata, rende chiaro al cliente il cumulo quotidiano di rebate e fornisce l’evidenza delle commissioni back to client.

Con la massima efficacia e precisione, Hinovia offre un servizio sartorializzato che permette di aderire a SLA stringenti e monitorare i vari KPI di area.

Hinovia Constellation è white label, customizzabile e adattabile a qualsiasi altra soluzione ERP anche di profilo internazionale in utilizzo alle subsidiaries italiane dialoga agevolmente con i vari tool di Meeting Management quali C-Vent, Starcite e Arcaneo Metron, offrendo all’utente local una chiara semplificazione della gestione e completamento dei dati.

via Siora Andriana del Vescovo 5/C 31100 Treviso Contatti: tel. 0422 1860100 info@hinovia.com - www.hinovia.com

Persona di riferimento: Tiziano Polledri (Amministratore Delegato) tiziano.polledri@hinovia.com Tel. 349 8556516

HINOVIA SRL HINOVIA EVENTS SRL

ABITARE GLI SPAZI. PROGETTARE SOLUZIONI.

Affidabilità e competenza per valorizzare ogni ambiente contract.

STF ha sede nel comune di Vinci nel cuore della toscana. Inizia la propria attività nel 1991, specializzandosi in forniture di tavoli e sedie. Il proprio successo è frutto di un’accurata e selezionata ricerca di tecnologie e materiali rispondenti alle attuali normative in tema di sicurezza e prevenzione incendi. L’esperienza maturata in forniture di arredi per hotel, congressi, sale conferenze e riunioni, teatri, ha contribuito ad elevare l’immagine aziendale di STF in ambito nazionale ed internazionale.

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE

Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano 50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692 web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE

Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano 50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692 web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

Ten Education

Competenza, efficienza e professionalità, ma anche originalità, tecnologia e creatività.

Questi sono alcuni tratti distintivi di Ten Education, che spiega il suo approccio innovativo alla formazione Ecm

Ten Education si occupa di progetti formativi per tutte le professioni sanitarie. A distinguerla è soprattutto la sua visione innovativa che va nella direzione dei nuovi criteri formativi, in linea con l’evoluzione del ruolo dei professionisti sanitari. A spiegarlo nel dettaglio è Cinzia Bonomo, Project Manager di Ten Education: «Il nostro intento non è solo quello di promuovere progetti formativi al passo con i tempi ma soprattutto quello di anticipare quelli che saranno i bisogni futuri delle professioni sanitarie nei diversi ambiti, come per esempio la multidisciplinarietà, il rapporto con il paziente e la telemedicina, a supporto degli obblighi professionali e deontologici». La formazione proposta da Ten Education promuove in particolare il concetto di medicina integrata, tema che tratterà, per esempio, in occasione del congresso mondiale promosso da Artoi (Associazione Ricerca Terapie Oncologiche Integrate) il prossimo settembre 2023 a Roma.

«Stiamo lavorando su corsi accreditati che prendano in considerazione i nuovi input per i medici per esempio sul tema lavoro di equipe o sull’approccio integrato al paziente, oltre la patologia» continua Cinzia Bonomo. «Affianchiamo anche diverse associazioni di pazienti - prosegue - per promuovere il ruolo del paziente attivo. Per questo, all’interno del percorso formativo proponiamo momenti di confronto e interazione tra medici e paziente. Un altro aspetto su cui ci stiamo concentrando è la telemedicina, uno strumento destinato a diventare sempre più diffuso per i suoi numerosi vantaggi, emersi durante la pandemia ma di cui si è già compreso il valore anche in una ottica futura».

Ten Education affianca anche importanti associazioni scientifiche nazionali nell’ambito delle certificazioni professionali per diverse figure sanitarie, con attività rivolte ai ruoli di Clinical Risk Manager (CRM) e Safety and Quality Manager (SQM).

«Il prossimo triennio prevede che i professionisti che non raggiungono almeno il 70% dell’obbligo formativo perdano la copertura assicurativa per la responsabilità professionale; un ulteriore aspetto che deve spronarli alla formazione e che sollecita Ten Education a realizzare corsi sempre piu’ efficaci ed accattivanti» conclude Cinzia Bonomo.

Ten Education è anche Provider di riferimento di Rossoevolution, azienda leader nel settore MICE. Questo unito alle competenze

trasversali e alla esperienza pluriennale del team, le permette di operare anche negli eventi tradizionali, offrendo un ventaglio di servizi logistici, organizzativi e di comunicazione altamente qualificati.

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 6726 via G. Di Vittorio, 1 - 20017 Rho (Mi)

Contatti: info@teneducation.it www.teneducation.it

Persone di riferimento: PM Cinzia Bonomo cinzia.bonomo@teneducation.it Tel. 351 8867759

TEN EDUCATION

Iseolago Hotel

Via Colombera, 2 25049 Iseo (BS) Tel. 030 98891 - Fax 030 9889299 info@iseolagohotel.it www.iseolagohotel.it

Iseolago è un Hotel quattro stelle e Centro Congressi immerso nel verde della Franciacorta, a due passi dal lago d’Iseo e dalla riserva naturale protetta “Le Torbiere del Sebino”. Si trova a 30 minuti dalle città di Brescia e di Bergamo ed è facilmente raggiungibile dalle principali autostrade e dagli aeroporti del nord Italia. Location ideale per incontri di lavoro, workshop e convegni, ma anche come punto di partenza per team building

Contatti: Manuela Monaldi, Responsabile Eventi eventi@iseolagohotel.it

Apertura: tutto l’anno

e incentive con attività all’aperto, visite in cantina e tour culturali. Il Centro Congressi è composto da tre sale, moderne, funzionali e personalizzabili negli allestimenti e in grado di ospitare fino a 225 persone complessivamente. La struttura dispone di 66 camere, di cui 56 standard e 10 suites, ognuna dotata di balcone e completa di ogni comfort, tra cui Wi-Fi e Smart TV. Completa l’offerta il ristorante interno L’Alzavola.

Quark Hotel Milano

Via Lampedusa, 11/a 20141 Milano

info@quarkhotelmilano.com

www.quarkhotelmilano.com

Nel cuore economico di Milano, a soli 4 Km dal Duomo in zona Università Bocconi, sorge il nuovo Quark Hotel Milano, 4 stelle full-service con centro congressi e spazi meeting tra i più ampi di Milano. Con le sue 283 camere, 6.200 mq di spazi congressuali e 42 sale meeting, è una struttura unica in città per l’organizzazione di eventi e congressi di ogni dimensione. Il progetto di restyle degli interni porta una firma tutta italiana che ha saputo reinterpretare l’esprit urbano del luogo con un design intelligente, elegante ma funzionale, bello da guardare e facile da fruire. Sotto la guida dello stellato Ribaldone, la cucina di Quark par-

Contatti: Alessandro Potenza alessandro.potenza@ariesgroup.it

Apertura: tutto l’anno

te dalla tradizione locale da gustare sia nel piatto che nel calice, esalta la freschezza delle materie prime, la diversità regionale e i piatti iconici del nostro paese adottando un approccio semplice ai metodi di preparazione. Al quinto piano dell’edificio, lo Studios’ Floor apre a un concetto di ospitalità ibrida e all’avanguardia, con confini fluidi per favorire incontro e connessioni. In una zona verde e vivace della città, Quark offre un respiro e spazi ineguagliabili. Una location privilegiata per una soluzione nuova, competitiva e logisticamente accessibile. La struttura e i servizi sono stati concepiti in piena compatibilità con il codice deontologico di Farmindustria e Assobiomedica.

QUASAR600550SI550

VIRGO210190SI190

DORADO116100SI100 ALFA10090SI90

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre

Strada Statale, 336 21010 Ferno (VA) Tel. 02 23351 - Fax 02 23353535 milanmalpensa@sheraton.com www.sheratonmilanmalpensa.com

Lo Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al Terminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq. La sala plenaria multifunzionale di 1.000 mq., che accoglie fino a 1.100 persone, può essere suddivisa in 8 sezioni , tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 22 altre sale, che vanno da 16 mq. a 295 mq. in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo

Contatti: Monica Biasia, Convention Manager events.malpensa@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

di incontro con vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink.

Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. Nei suoi ambienti luminosi potrete ritagliarvi una pausa dalla frenesia dell’aeroporto, grazie ad un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, che spazia da piatti della tradizione italiana a grandi classici della cucina internazionale.

Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilanmalpensa.com.

Sheraton Milan San Siro

Via Caldera, 3 - 20153 Milano Tel. 02 915221 events.milansansiro@sheraton.com www.sheratonmilansansiro.com

Sheraton Milan San Siro sorge in un’oasi verde nel quartiere residenziale di Milano a cui il nome si ispira. La sua posizione in quest’area circondata da ampi parchi e strutture di intrattenimento, lo rende un punto di riferimento strategico anche per i frequentatori dei grandi centri congressi e poli fieristici della zona. L’hotel è situato a breve distanza dall’omonimo stadio, oltre ad essere comodamente collegato ai principali aeroporti e all’autostrada di Milano, nonché ai suoi distretti della finanza e della moda.

Un’architettura modernista e curvilinea caratterizza i suoi spazi, che sono stati totalmente trasformati ricorrendo a un design milanese pulito e raffinato.

L’hotel è dotato di 310 camere, di cui 24 suite e una suite presidenziale. Gli ospiti potranno godere di tutte le esperienze e dei servizi del marchio Sheraton. L’hotel vanta anche un’ampia area esterna che comprende una piscina con bar adiacente, un giardino terrazzato e un ristorante Argentino, “El Patio del Gaucho, Javier Zanetti” che, oltre a proporre

Contatti: Convention Office events.milansansiro@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

un’offerta serale e il brunch della domenica, offre un menu per la banchettistica a base di Asado Argentino. Completa, poi, l’offerta culinaria “Silene Bar & Restaurant”, uno spazio luminoso e dinamico, dove socializzare e interagire. Le numerose zone living e un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, lo rendono la location ideale per pranzi di lavoro o per business meeting informali. Le 21 ampie strutture per conferenze e banchetti ospitano un totale di 2.500 mq di aree funzionali con luce naturale e spazi esterni, inclusa una sala plenaria senza colonne e con soffitti alti 5 metri, in grado di ospitare fino a 500 ospiti. L’hotel dispone anche di un parcheggio privato dotato di colonnine di ricarica per auto elettriche, ideale per i viaggiatori d’affari. Sheraton Milan San Siro è un’oasi urbana in una Milano dinamica, progettato come un luogo in cui connettersi e condividere esperienze. Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilansansiro.com.

Milano

www.milanfierehotel.com

Via Giorgio Stephenson, 55 20157 Milano Tel. 02 89617600 info@milanfierehotel.com www.milanfierehotel.com

Il voco® Milan-Fiere è situato a soli due minuti d’auto dalle autostrade A4 e A8, che collegano l’hotel agli aeroporti internazionali di Linate (LIN) e Malpensa (MXP). Inoltre è poco distante da Fiera Milano, MiCo Convention Center e MIND Milano Innovation District. Meeting, lanci di prodotto, riunioni e cene di gala: voco® Milan-Fiere soddisfa tutte le esigenze in fatto di eventi, gra-

Contatti: Ufficio Eventi events@milanfierehotel.com

zie ad un team professionale e un centro congressi con 7 spazi polivalenti in grado di ospitare fino a 630 persone. Specialità italiane, internazionali e locali nel moderno ristorante e bar garantiscono pranzi, cene o buffet di successo. A completare l’offerta un foyer per mostre ed esibizioni, un’area Gaming, Spa & Fitness Room oltre alle Business Suite, ideali per piccoli meeting.

BALLROOM(SPACE1+2+3)425380SI380210---240

SPACE1+2/2+3300300SI300153---130

SPACE2173150SI150844238-80

SPACE1125110SI110603024-50

SPACE3123110SI110603024-50

LOUNGE10280SI80603232--

SPACE46050SI50362016--

SPACE56350SI50362018--

SPACE65030SI30241815--

MEETINGSUITE3520SI20121212--

RISTORANTE:ONFIRE-GRILL&LOUNGE460-SI-----200

RISTORANTE:BETULLE470-SI----320220

FOYER2°PIANO316-SI----250-

Winter Garden Hotel

Via Padergnone, 52 24050 Grassobbio (BG) Tel. 035 587011 meeting@wintergarden-hotel.com www.wintergarden-hotel.com

La moderna struttura del Winter Garden Hotel è situata alle porte della città di Bergamo ed è il perfetto punto di partenza per raggiungere le principali città della Lombardia e i suoi aeroporti. La sua favorevole posizione, a soli 2 km dall’aeroporto di Milano/Bergamo (BGY) e in prossimità del casello autostradale, assicura una facile raggiungibilità con ogni mezzo, caratteristica ideale per l’organizzazione di eventi di successo. Il Winter Garden Hotel riserva

Contatti: Ilaria Gallizioli Responsabile Meeting meeting@wintergarden-hotel.com

Apertura: tutto l’anno

alle aziende ampi spazi congressuali allestiti con soluzioni tecnologiche di ultima generazione e un flessibile servizio organizzativo capace di rispondere in modo davvero soddisfacente a tutte le necessità. Inoltre la città di Bergamo e i suoi dintorni offrono numerose attività di tipo culturale e gastronomico da abbinare all’organizzazione di eventi, convegni, team building e corsi di formazione. L’albergo è dotato di 3 sale meeting che possono ospitare eventi fino a 250 persone. Questi ambienti offrono ampie metrature modulabili grazie a un sistema di pannellature, secondo le esigenze del momento. Le sale sono allestite con le migliori soluzioni tecnologiche come l’impianto di diffusione sonora di qualità superiore e il sistema di regia audio/video automatica con pc touch-screen. Inoltre, all’interno del centro meeting, sono disponibili spazi per l’organizzazione di guardaroba, uffici di segreteria organizzativa, ecc. Lo staff meeting è a disposizione per studiare configurazioni ad hoc sulla base delle necessità del cliente.

Centro Congressi Ville Ponti

Piazza Litta, 2 21100 Varese Tel. 0332 239130 - Fax 0332 295166 info@villeponti.it www.villeponti.it

Una struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa.

Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi affreschi di Scuola Lombarda

Contatti: Francesca Pareti, Responsabile Eventi info@villeponti.it

Apertura: tutto l’anno

delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio.

La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni.

Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.

SALANAPOLEONICA415400SI400

SALAANDREA310150SI15080-80150150

SALAE160140NO11040-60150140

SALABERTINI117120SI10042-44150120

SALASPOTORNO9470NO7020-228060

SALACARLOEMANUELE131110SI7030-30150110

SALAETTOREPONTI8780SI6024-3010080

Varese-Busto Arsizio – www.malpensafiere.it

MalpensaFiere

Via XI Settembre, 16 21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429 malpensafiere@va.camcom.it www.malpensafiere.it

Collocato in una zona strategica, a 15 minuti dall’aeroporto internazionale di Malpensa e sulla direttrice che da Milano porta in Svizzera, MalpensaFiere è una struttura polivalente che si sviluppa su una superficie di 75,000 mq dei quali oltre 20,000 mq coperti. È articolato in 3 padiglioni espositivi da 3,000 mq ciascuno, balconate, gallerie a cui è annesso un Centro congressi composto da 3 sale con capienza da 50 a 350 posti. il Centro è interamente climatizzato, cablato ed informatizzato. Lo staff offre alla Clientela un supporto a 360° per organizzare tutti i servizi necessari alla riuscita dell’evento: dall’assistenza,

Contatti:

Sabrina Guglielmetti malpensafiere@va.camcom.it

Apertura: tutto l’anno

alla predisposizione delle dotazioni tecnologiche, ai servizi catering, agli allestimenti.

Malpensafiere ospita abitualmente: congressi, convegni, meeting, riunioni forza vendita, conferenze stampa, videoconferenze; eventi fieristici e mostre; eventi espositivi aziendali e showroom per il lancio di nuovo prodotti/ servizi nelle aree sia interne che esterne; manifestazioni di natura sportiva; festival e spettacoli; colazioni di lavoro, cene di gala.

Mezzini-MIB Milano Restaurant Cafè

Via Gaetano Neri, 10 20123 Milano

Tel. 02 89093854

info@mibmilano.it www.mibmilano.it

MIB Milano Restaurant Cafè è la risposta ideale per coloro che cercano una location elegante e di design per il loro business. Un luogo d’incontro adiacente a Piazza degli Affari e a pochi passi da Piazza Cordusio. MiB Milano con la sua eleganza è la location ideale per ospitare eventi di lusso, meeting e cene aziendali, cocktail, feste private e occasioni speciali. È possibile usufruire di tutta la struttura, con una capienza di 700 persone in piedi circa e 350/400 persone sedute, o di una delle 5 sale,

Contatti: Entela Mezini, Pr & Event Manager entela@mibmilano.it

Apertura: tutto l’anno

differenti per colore e grandezza. Attraverso un portale in ottone a forma di scatola si accede ad una grande scala che conduce alla sala ristorante e bar, caratterizzata da due lucernari centrali in vetro. Sulla sala centrale si affacciano le differenti salette private. La cura di ogni dettaglio, il servizio impeccabile e l’eccellente proposta gastronomica creano la giusta atmosfera per vivere momenti speciali, unici nel loro genere ed eventi di successo.

Mezzini-The Gallery Cafè Meravigli

Via Gaetano Neri, 6 - Gallrria Meravigli 20123 Milano Tel. 02 89093854

info@thegallerymeravigli.com www.thegallerymeravigli.com

The Gallery Cafè Meravigli si trova all’interno della prestigiosa cornice della Galleria Meravigli realizzata in stile Liberty all’inizio del Novecento.

La presenza di piante verdi e fiori, parti fondamentali e “attive” del nostro ecosistema e della nostra cultura, vuole creare un’ambientazione fresca e naturale in una città metropolitana.

Un pezzo vivente di storia e architettura della città diventa la location ideale per ospitare eventi di lusso, meeting

Contatti: Entela Mezini, Pr & Event Manager entela@mibmilano.it

Apertura: tutto l’anno

e cene aziendali, cocktail, feste private e occasioni speciali, shooting e sfilate.

La Galleria si estende su una superficie di oltre 600 metri quadrati e fornisce diverse soluzioni in base all’evento.

Oltre alla Galleria Meravigli, The Gallery Cafè Meravigli dispone di un bar e di una sala interna, dallo stile e design ricercati, per gli eventi più riservati o da poter utilizzare in base alle esigenze dell’evento.

Crea la tua esperienza

business e bleisure più autentica!

Grazie a servizi altamente professionali la nostra destinazione rappresenta da sempre uno dei maggiori poli congressuali del Piemonte. Tra le proposte di maggior tendenza: ville e giardini, outdoor-itinerari e parchi avventura, enogastronomia, wellness ed esplorazioni spirituali.

Photo credit: Marco Benedetto Cerini, Piero Gatti, Zacchera Hotels, Regina Palace Hotel

Distretto Turistico dei Laghi

A due passi dalla Svizzera il territorio piemontese che spazia tra Lago Maggiore, Lago d’Orta, Lago di Mergozzo e Valli dell’Ossola offre spazi ricettivi e congressuali in contesti naturali che richiamano anche l’interesse internazionale

Lago Maggiore, Lago d’Orta, Lago di Mergozzo e Valli dell’Ossola sono le quattro punte di diamante in Alto Piemonte di una delle top destination MICE dell’intera regione, che si presenta al mondo congressuale con un’offerta che combina tesori artistici, scenari naturali tra specchi d’acqua, collina e alte vette, una originale proposta di turismo verde e una variegata offerta di strutture ricettive dedicate. Importante anche la posizione: il territorio confina sia con la Svizzera ticinese che con la Svizzera vallese, offrendo quindi distanze ridotte nelle zone limitrofe e rendendo comunque raggiungibile il Canton Ticino dal resto del territorio in circa un’ora, mentre il Canton Vallese si trova a un centinaio di chilometri di distanza massima. La destinazione è anche agevolmente raggiungibile dall’aeroporto internazionale di Malpensa, a circa 50 minuti da Stresa, e collegato oltre che con Milano anche con Torino – 140 chilometri - e Genova, 200 chilometri.

Lelocationpereventi

Le più importanti location con offerta MICE della destinazione accolgono, a testa, una media di 450 eventi l’anno. Tra grand hotels, centri congressi e dimore storiche il territorio può offrire oltre 50 sale meeting con capienza totale di oltre 1.600 posti. Sul fronte delle strutture ricettive e nello specifico in alberghi 4* e 5*L, invece, dispone di un’offerta di oltre 5.300 camere e oltre 1.200 posti all’interno delle sale meeting presenti. Rappresentano circa il 70% gli operatori internazionali – di varia tipologia - che si rivolgono al territorio per eventi, il 30% provengono invece dall’Italia.

Da sempre questo territorio è tra le principali location MICE del Piemonte con la sua combinazione di venue interessanti, servizi alta-

Lago Maggiore: Isole Borromee, Isola Pescatori - In alto, Lago Maggiore: Verbania (ph Archivio Fotografico Distretto Turistico dei Laghi)

mente professionali, tecnologie all’avanguardia, senza dimenticare la panoramica di esperienze slow tra i laghi e le Alpi per chi intende valutare anche l’opportunità di un soggiorno bleisure. Hotel sul lago, dimore storiche e alberghi nelle valli sono alcuni esempi della varietà dell’accoglienza congressuale e dell’offerta MICE di cui dispone la destinazione, che può anche contare sulla presenza di centri congressuali che sorgono nelle località più strategiche e capaci di accogliere convegni, eventi e attività aziendali e soddisfare le esigenze della clientela business.

Post-congresseattivitàpertuttelestagioni

Tra i punti di forza del territorio risiede dunque la capacità di poter combinare all’offerta congressuale di qualità, con le sue sedi e i suoi

servizi, un contesto paesaggistico e culturale che si presta sia a fornire una cornice piacevole ai lavori, sia a diventare protagonista di una prosecuzione del soggiorno per attività post congress. Si spazia dalle dolci atmosfere dei laghi all’imponenza delle Alpi, al patrimonio di natura, arte e storia, dai panorami delle Valli Ossolane al Monte Rosa, dal Parco Nazionale Val Grande ai Parchi Naturali Veglia Devero e Alta Valle Antrona: in poco più di un’ora, dai lidi di lago si possono raggiungere i piedi della seconda montagna più alta delle Alpi.

Lago di Mergozzo (ph Marco Benedetto Cerini)

Valle Formazza, Cascata del Toce (ph Marco Benedetto Cerini)

Lago d’Orta: Isola di San Giulio (ph Marco Benedetto Cerini)

Baveno: Sala Ballroom Carlo - Grand Hotel Dino

Stresa: Sala Camelia - Grand Hotel des Iles Borromées

Stresa: Villa Aminta (ph Piero Gatti)

Le proposte possono essere declinate in base alla stagione. In primavera per esempio un tour tra le ville e i giardini del Lago Maggiore e del Lago d’Orta può essere l’occasione di prolungare la permanenza post congress avvicinandosi a un turismo lento e consapevole, all’insegna del cosiddetto “garden tourism”. Tra le mete da poter inserire nella proposta figura il Parco della Rocca di Arona, una distesa verde affacciata sul Lago Maggiore con lo scenario delle rovine della fortezza dove Carlo Borromeo - il futuro San Carlo cui poco lontano è dedicata la colossale statua di 35 metri, tra le più alte al mondonacque nel 1538. Il Parco Pallavicino a Stresa è invece un giardino all’inglese di oltre 15 ettari che ospita una riserva di animali che vivono in habitat naturali. Nel 1632 Carlo III Borromeo volle la costruzione del palazzo e dei giardini che danno fama all’Isola Bella, dove visitare le sale arredate con arazzi, mobili, dipinti, stucchi e i giardini all’italiana. Sull’Isola Madre sorge un giardino all’inglese mentre la villa padronale espone i “teatrini delle marionette” del ‘600-’800 di proprietà della Famiglia Borromeo.

Un’altra meta di “garden tourism” è il Giardino Alpinia, sulle pendici del Mottarone, dove passeggiare tra aiuole rocciose di flora alpina con vista sul Lago Maggiore, mentre i Giardini Botanici di Villa Taranto a Verbania Pallanza custodiscono esemplari di tulipani, dalie, camelie, rododendri e azalee e terrazze con specchi d’acqua digradanti. Sempre a Verbania si segnalano due proprietà comunali: Villa Maioni, attuale sede della biblioteca cittadina, con il suo parco, esempio di stile neobarocco di fine Ottocento; e Villa Giulia, in origine dimora dell’aristocratica famiglia Branca inventrice del famoso liquore italiano Fernet. Ad Oggebbio si trova Villa Anelli, un giardino privato dove, a partire dalla seconda metà del Novecento, la famiglia proprietaria coltiva una collezione di camelie, nel 2010 nominata Camellia Garden of Excellence dalla International Camellia Society. Per un itinerario che combini natura e arte, i Sacri Monti Patrimonio Unesco, sulle alture di Ghiffa sul Lago Maggiore, Orta San Giulio sul Lago d’Orta e Domodossola in Ossola, hanno cappelle cinque-seicentesche che raccontano al visitatore moderno la storia di figure cardine del cristianesimo, quali Gesù e San Francesco d’Assisi.

Lago d’Orta: Orta San Giulio (ph Marco Benedetto Cerini)

Lago Maggiore: Cannero Riviera (ph Marco Benedetto Cerini)

Verbania: Giardini Botanici di Villa Taranto (ph Marco Benedetto Cerini)

Valle d’Ossola (ph Marco Garrone)

Valle Anzasca: Macugnaga (ph Marco Benedetto Cerini)

SlowtrekkingtraAlpi,treniefoliage

Come attività post congress si possono poi proporre esperienze di slow trekking sul territorio, per esempio tra le località ossolane di Masera e Trontano dove in autunno corre la passeggiata tra i vigneti del Prünent. I pendii terrazzati con vista sulle Alpi dal ‘300 a oggi sono coltivati a vite e danno origine al rosso DOC autoctono dal nome “Valli Ossolane”. Si può percorrere un sentiero lento che si immerge nei boschi di castagno fino a incontrare il Convento di Corcinesco detto anche “di Frà Dolcino”. Si prosegue poi verso i mulini del rio Graglia, un tempo usati per la macinatura della segale, e giungere al villaggio di Verigo. Tutto l’itinerario è attraversato dalla famosa Ferrovia Vigezzina Centovalli, che collega Domodossola a Locarno in Ticino (Svizzera) attraverso la Valle Vigezzo. Il suo Treno del Foliage è molto apprezzato in autunno per ammirare i colori della natura tra praterie, ponti, gole e caratteristiche borgate della cosiddetta “Valle dei Pittori”. L’itinerario a piedi tocca le stazioni di Creggio, Trontano e Verigo.

Il foliage si può ammirare anche immersi nel Parco Naturale Veglia Devero puntando sul Parco Naturale Veglia Devero, in particolare all’Alpe Devero con una passeggiata ad anello che attraversa i pascoli circondati dalle aspre cime delle Alpi. Si va così alla scoperta del Lago delle Streghe tra ginepri, mirtilli e rododendri, per poi esplorare l’alpeggio di Crampiolo, le cui baite in pietra si raggruppano attorno al piccolo Oratorio di S. Antonio Abate del XVII secolo. Qui agriturismi e piccole latterie offrono i salumi, il latte, lo yogurt e i formaggi chilometro zero. Presto la sterrata diventa un ripido sentiero che in pochi metri fa prendere quota fino a sbucare accanto alla diga di Codelago a 1.856 metri, per arrivare ad ammirare il grande Lago Devero. Un parco che per la sua bellezza wild viene chiamato

il “Piccolo Canada” del Piemonte. Si possono poi trascorrere momenti wellness tra le Valli dell’Ossola alle Terme di Premia o alle Terme di Bognanco dove l’acqua, proveniente dal cuore delle Alpi, è naturalmente calda e corrobora mente e corpo tanto nelle piscine quanto nel centro benessere. Altra esperienza sensoriale da provare sono lo yoga o il pilates immersi nella natura alpina di un’area protetta.

Parco Naturale Veglia Devero (ph Marco Benedetto Cerini)

Ferrovia Vigezzina Centovalli

Lago d’Orta: Parco Avventura Le Pigne

Grand Est di Devero (ph Marco Benedetto Cerini)

Azione promozionale realizzata nell’ambito del Progetto “SLOW BIZ” 2022-2023 del Distretto Turistico dei Laghi.

Pollenzo-Bra (Cn) – www.albergoagenzia.it Albergo dell’Agenzia

Via Fossano, 21 12042 Pollenzo-Bra (Cn) Tel. 0172 458600 info@albergoagenzia.it www.albergoagenzia.it

L’Albergo dell’Agenzia nasce da un’idea di Slow Food ed è sicuramente ideale per chi è alla ricerca dei piaceri del palato, un luogo insolito ma decisamente piacevole. Collocato all’interno del complesso che è sede dell’Università di Scienze Gastronomiche e della Banca del Vino, è il risultato del prezioso recupero di quelle che sono state le storiche costruzioni neogotiche dell’Agenzia

Contatti: Gisella Pechenino, Responsabile Ufficio Eventi eventi@albergoagenzia.it

Apertura: tutto l’anno (tranne dal 20 dicembre al 1 febbraio circa)

di Pollenzo di Re Carlo Alberto. L’Albergo dell’Agenzia è situato a pochi chilometri da Alba e Bra, tra due territori unici come le Langhe e il Roero, l’albergo dispone di ristorante, bar, piscina estiva, garage privato, sale meeting da 30 a 200 posti. Un parco di due ettari e il Golf Club Cherasco a pochi minuti, completano questa prestigiosa offerta alberghiera.

Torino – www.centrocongressiunioneindustriale.it

Centro Congressi Unione Industriali Torino

Via V. Vela, 17 10128 Torino Tel. 011 5718.471-389 l.tognacci@ui.torino.it www.centrocongressiunioneindustriale.it

Nel 1992 l’Unione Industriali di Torino ha costituito il Centro Congressi con la volontà di creare un punto di riferimento in città sui temi di maggiore interesse sociale, culturale e d’attualità e favorire interessi e attese del mondo dell’impresa, di enti, club, associazioni, università e dell’opi-

Contatti: Laura Tognacci, Booking Coordinator l.tognacci@ui.torino.it

Apertura: tutto l’anno

nione pubblica in generale. Nato per rispondere a tutte queste esigenze, il Centro Congressi oggi presenta due “anime”: quella congressuale e quella culturale; è strutturato per assicurare tutti i servizi necessari nelle diverse fasi delle attività: dalla creazione/progettazione, alla gestione, al post-evento.

G.AGNELLI465410NO410 PIEMONTE198173NO173 TORINO170100SI100606060180180

TRENTINO ALTO ADIGE

Verona-San Giovanni Lupatoto – www.ctchotelverona.com

Best Western CTC Hotel Verona

Via Monte Pastello, 28 37057 San Giovanni Lupatoto (Verona) Tel. 045 8754111 info@ctchotelverona.com www.ctchotelverona.com

Situato alle porte di Verona a breve distanza dal Polo Fieristico, il Best Western CTC Hotel Verona è un elegante hotel 4 stelle sviluppato su 7 piani, da cui è possibile raggiungere in poco tempo l’autostrada in direzione delle principali destinazioni del Nord Italia. L’Hotel dispone di 203 camere di diverse tipologie.

Contatti: Marika Magro, Mice Coordinator sales@ctchotelverona.com

Apertura: tutto l’anno

Un servizio navetta pratico e gratuito permette di raggiungere comodamente il centro storico di Verona. L’ampio centro congressi è composto da 9 attrezzate sale meeting di diverse metrature e layout, ideale per riunioni o congressi di ogni tipo. Il parcheggio gratuito, la sala fitness e il ristorante interno completano l’offerta.

MIRÒ420250SI250606060--

PICASSO250150SI150505040--

DALÌ5330SI30182418--

GOYA5330SI30182420--

MURILLO4730SI30181616--

SOROLLA4730SI30181616--

VELAZQUEZ5330SI30182420--

ZURBARAN4730SI30181616--

BUSINESS4215SI1586---

Padova – www.crowneplazapadova.com

Crowne Plaza Padova

Via Po, 197 - 35135 Padova

Tel. 049 8656511

info@crowneplazapadova.com www.crowneplazapadova.com

Il moderno hotel Crowne Plaza Padova si trova in posizione strategica a soli 3 minuti dal casello di Padova Ovest e al tempo stesso ottimamente collegato al centro e alla stazione di Padova. L’hotel consente inoltre di raggiungere comodamente gli aeroporti di Venezia e Treviso. A contrad-

Contatti: Laura Munari, Congress Manager meeting@crowneplazapadova.com

Apertura: tutto l’anno

distinguere la struttura sono un’ampia gamma di servizi, 177 spaziose camere di diverse tipologie e configurazioni, bar e ristorante, area wellness con sala fitness e sauna, ma soprattutto un ampio centro congressi che misura 1400 mq, dotato di 16 sale meeting in grado di ospitare sino a 600 persone.

GRANDEEVENTO-600SI600----600

SALONEDELLEFESTE373450SI450220--170300

MIRÒ270300SI300120--150220

MIRÒEFOYER460300SI-----300

MIRÒ1135150SI15060504570100

MIRÒ2135150SI15060504570100

KANDISKY125100SI1005040444850

KANDISKY16250SI5025242224-

KANDISKY26250SI5025242224-

BALLA4530SI30122015--

BOARDROOM3818SI--18---

MONDRIAN2312SI--12---

6BUSINESSROOMS--SI--8---

TEMPORARYOFFICE20-SI--6---

2SUIREREZ-30SI30-2015--

CLUBLOUNGE5330SI30151815--

DoubleTree by Hilton Hotel Venice North

Via Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (Tv) Tel. 041 5977001 VeniceNorth.Info@hilton.com www.VeniceNorth.DoubleTree.com

Il DoubleTree by Hilton Venice North è situato a Mogliano Veneto tra Venezia e Treviso. Dista 10 minuti dall’aeroporto di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. Design, modernità e tecnologia caratterizzano le 203 camere, tra cui 18 suite finemente arredate e dotate di tutti i comfort. Le 10 sale conferenza, con capienza massima di 800 pax, sono localizzate al piano

Contatti: Cristiana Vaccarino, Event Manager cristiana.vaccarino@hilton.com

Apertura: tutto l’anno

terra, dotate di luce naturale e anche di ingresso indipendente dall’Hotel. L’area è dotata di un Business Center e di un ampio parcheggio. Il Ristorante Arco ha una capienza di oltre 300 posti e propone un’esperienza culinaria raffinata ispirata alla tradizionale locale. L’hotel offre anche un esclusivo centro benessere, con piscina scoperta e una palestra, aperta h24, dotata delle più moderne attrezzature.

Hotel Indigo Verona Grand Hotel Des Arts

C.so Porta Nuova, 105 - 37122 Verona Tel. 041 5321630 info@indigoverona.com www.indigoverona.com

Dal design raffinato ed elegante, Hotel Indigo Verona - Grand Hotel Des Arts 4 stelle si trova a pochi passi dall’Arena e dal centro storico di Verona, appena fuori dalla ZTL e facilmente raggiungibile anche con la propria auto, che si può parcheggiare presso un garage convenzionato, a soli 20 metri di distanza dall’hotel.

Le 62 camere nelle tipologie Standard, Premium e Suite sono caratterizzate da un design raffinato e inconfondibile, mentre l’Arya Bar & Mixology vi stupirà con le sue

Contatti: Martina Patacca, Reservation Manager booking@indigoverona.com

Apertura: tutto l’anno

intriganti proposte. L’hotel offre 3 sale meeting modulari con capienza massima di 90 posti ed un patio interno con annessa corte, ideale per ospitare eventi di diversa tipologia.

A seconda delle esigenze del cliente è infatti configurabile con diversi allestimenti ed è utilizzabile per riunioni, convegni, seminari, incontri ed eventi. A disposizione dotazioni standard e servizi aggiuntivi su richiesta, oltre al supporto puntuale e professionale del team eventi dell’Hotel.

Location ideale per i vostri eventi nella città più romantica del mondo

Nel cuore di Venezia, l’Hotel Monaco & Grand Canal vi accoglie con 92 camere completamente rinnovate e vi offre 9 straordinarie sale del Ridotto, perfette per i vostri meeting ed incentive

San Marco, 1332 – Venezia events@hotelmonaco.it hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal

San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it

L’hotel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nello stile di vita veneziano.

Le 92 camere sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili che comprendono elementi tradizionali e innovativi. La sezione meeting dell’hotel si sviluppa nell’an-

Contatti: Marco Mulargia e Stefano Fieramonte Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it

Apertura: tutto l’anno

nesso Palazzo Dandolo Erizzo che diventò famoso come il primo Casinò del mondo. Oggi si è trasformato in uno spazio multifunzionale con la sala da ballo storica del Ridotto, che può ospitare fino a 270 persone, circondato da 8 sale riunioni supplementari. La terrazza ristorante “Grand Canal” rende questo hotel unico nel suo genere per la suggestiva vista.

Hotel Leon d’Oro

S

Viale Piave, 5 - 37135 Verona Tel. 045 8445140 info@hotelleondoroverona.com www.hotelleondoroverona.com

L’Hotel Leon d’Oro si inserisce con classe nella lunga tradizione dell’ospitalità veronese. Verona, il cui centro storico è Patrimonio Mondiale Unesco ed ambientazione dell’opera di Shakespeare Giulietta e Romeo, ospita l’Hotel Leon d’Oro, ottimo 4 stelle Superior situato a pochi minuti dalla zona pedonale della città. L’ingresso maestoso dell’Hotel introduce in un ambiente luminoso e raffinato, tra colonne di marmo chiaro e lampadari in vetro di Murano. Un’eleganza classica in linea con la città che lo ospita. Quando si tratta di business, l’Hotel Leon d’Oro

Contatti: Elena Fasoli,

Events Manager eventi@hotelleondoroverona.com

Apertura: tutto l’anno

ti sorprende con uno stile moderno, luminoso e funzionale. Il Meeting Centre, da sempre punto di riferimento della città e il confortevole Business Centre, esempio di alta versatilità e tecnologia, sono concepiti per soddisfare tutte le esigenze di lavoro e rendono il soggiorno completo sotto ogni punto di vista. Completano l’offerta un incantevole giardino d’inverno, poliedrico punto d’incontro per riunioni informali o per colloqui, e la Terrazza Leon d’Oro, presso la quale organizzare sensazionali aperitivi o cene esclusive.

MASCAGNI387380NO380140807040090

PONCHIELLIPLENARIA11090SI9045504510040

LEONARDO6555SI55202520-GALILEI6150SI50202520-PONCHIELLIA5140SI4020242040PONCHIELLIB5140SI4020242040MARCONI4030SI30101815--

LUMIERE2812SI--12---

NEWTON2712SI--12---

EINSTEIN2712SI--12--EDISON208SI--8---

San Servolo Servizi

Isola di San Servolo, 1 30124 Venezia Tel. 041 2765001 info@servizimetropolitani.ve.it www.servizimetropolitani.ve.it

Il complesso storico monumentale dell’Isola di San Servolo, a soli 8 minuti da Piazza San Marco, dispone di 11 sale congressuali, luminose ed accoglienti, con capienza dai 15 ai 240 posti. Dotate di moderne attrezzature audiovisive e copertura internet wi-fi, le sale possono essere allestite secondo le esigenze organizzative e logistiche più diverse; inoltre, collegando due o più sale con impianto a circuito chiuso, é possibile aumentare il numero di parteci-

Contatti: Vera Lipreri - Ufficio Congressi congressi@servizimetropolitani.ve.it Chiara Ballarin - Ufficio Eventi eventi@servizimetropolitani.ve.it

Apertura: tutto l’anno

panti ad una stessa sessione. Uno staff esperto e qualificato è a disposizione per assicurare la riuscita di qualsiasi evento. L’Isola di San Servolo offre ai suoi convegnisti la possibilità di alloggiare presso la propria struttura ricettiva, immersa in un magnifico e scenografico parco, coniugando così il luogo di lavoro con quello di alloggio dei partecipanti e garantendo una più funzionale organizzazione del congresso stesso.

AUDITORIUM234240SI240

SALATEATRO15190SI90484840--

ROOM68054SI54322420--

ROOM27148SI48242418--

ROOM35332SI32181821--

ROOM75632SI32271824--

ROOM85432SI32271824--

ROOM93420SI20151410--

GRECALESALAE453450SI----450300

SALABASAGLIA120150SI----150110

Centro Congressi Veronafiere

Viale del Lavoro, 8 37135 Verona Tel. 045 8298111 congressi@veronafiere.it www.veronacongressi.it

Il Centro Congressi Veronafiere è una struttura autonoma rispetto al quartiere fieristico, facilmente raggiungibile e con un ampio parcheggio antistante. Disposto su tre piani, può contare 8 sale attrezzate. Adiacenti alle sale si trovano alcune salette riunioni e un’ampia sala polifunzionale di 2.300 mq. Una spaziosa area ristorazione consente di ottimizzare i break, garantendo un servizio veloce e di qualità. Il Centro Congressi si propone al mercato dei grandi eventi con alcune offerte di eccellenza: un’area di

Contatti:

Nazzareno Giarola, Congress Centre Manager giarola@veronafiere.it

Apertura: tutto l’anno

10.000 mq che si trova al secondo piano del Palaexpo, il Padiglione 1 di 3.400 mq senza colonne e ingombri, è completamente oscurabile ed è dotato di una cucina industriale attrezzata. Si aggiunge, la recente apertura delle Gallerie Mercatali, una struttura di archeologia industriale unica nel suo genere. Un nuovo spazio polifunzionale di fronte al quartiere fieristico, che dopo un intervento di riqualificazione e valorizzazione dell’edificio, è ideale per ospitare eventi dal sapore esclusivo

GALLERIEMERCATALI100002200SI220022002200

PADIGLIONE134002400SI2400---12001000

PALEXPO2°PIANO(SALAPLENARIA)15001200NO1200---12001000

SALONEMARGHERITA21300900NO-----900

SALONEMARGHERITA1960700NO----700400

AUDITORIUMVERDI1470600NO600

SALAD'AUTORE420400NO300---400250

SALAARGENTO(ALL'INTERNODELSALONEMARGHERITA2)340300NO300----1200

SALAROSSA(ALL'INTERNODELSALONEMARGHERITA1)220150NO150-40---

Green Hall - Lounge Arch

Piazza Cittadella, 3 37122 Verona www.everywheretravel.it

Una location elegante e raffinata per ogni tipologia di evento?

Uno spazio versatile, ricercato e confortevole per cene, briefing aziendali, convegni o dibattiti?

Everywhere ha la risposta che cercate.

All’interno della splendida Villa Brasavola de Massa, sede dell’azienda veronese, a soli pochi passi dal centro storico, è fruibile da alcuni anni la Green Hall, spazio eventi

Contatti: Tel. 045 8006786 eventroom@everywheretravel.it

Apertura: tutto l’anno

allestito con 60 eleganti sedute modulabili, un podio in plexiglass, un moderno tavolo Relatori e attuali tecnologie audio-video tra cui schermo motorizzato, videoproiettore, mixer, amplificatore integrato, diffusori da soffitto, microfoni da tavolo e radiomicrofono. Dal 2021 è disponibile il più ampio “Lounge Arch” dalle caratteristiche volte a crociera, personalizzabile nell’allestimento sia per meeting che per banchetti o cene aziendali.

Vicenza Convention Centre - IEG

Stesso interlocutore e medesima qualità del servizio, il Vi cenza Convention Centre conferma la sua vocazione per gli eventi e le sinergie col Palacongressi di Rimini, firmate dalla regia di IEG, anche nella richiesta di rotazione delle sedi

Insieme al Palacongressi di Rimini, il Vicenza Convention Centre è l’altra struttura per l’organizzazione di eventi e congressi di casa Italian Exhibition Group, che offre così agli organizzatori congressuali i vantaggi di poter disporre di due sedi affidandosi a un unico punto di riferimento.

«Il Vicenza Convention Centre ha dimensioni differenti dal Palacongressi di Rimini. Il “software” è ovviamente il medesimo, mentre la struttura ha una sua vocazione più mirata agli appuntamenti intorno ai 700 ospiti» spiega Fabio De Santis, direttore Event &

VICENZA CONVENTION CENTRE

Numero max meeting room: 15

Capienza meeting room principale (pax): 709

Superficie meeting room principale (mq): 880

Aeroporto più vicino: Venezia Marco Polo

Indirizzo: via dell’Oreficeria, 16 36100 (VC) tel. 0444 969111

info@vicenzaconventioncentre.it www.vicenzaconventioncentre.it

Persona di riferimento: Federica Lucini

Marketing Manager Event & Conference Division Italian Exhibition Group spa

Conference Division IEG. «Si aggiunge poi un altro fattore: il grado di soddisfazione dei clienti si tramuta in fedeltà e quindi la rotazione delle sedi, che tante associazioni prediligono, trova una risposta sinergica immediata. Siamo in grado di offrire infatti due location diverse, gli stessi servizi e la stessa professionalità, ma mettendo in campo un unico interlocutore. Un indiscusso vantaggio per la società scientifica o associazione, economico e organizzativo» prosegue De Santis.

Fedeli alla volontà di far vivere in prima persona la flessibilità e la doppia proposta con un interlocutore unico, anche Vicenza ospiterà gli appuntamenti programmati dai vertici delle associazioni, iniziative in programma nel 2023.

«Un numero ristretto di persone che invitiamo, a cui facciamo vivere quella flessibilità di cui parliamo, con la possibilità di scoprire la città e le sue opportunità di visita, nella patria dell’oreficeria e patrimonio dell’Unesco, concludendo la visita a tavola con la tradizione di gusti e sapori. Il Board Day, lo abbiamo definito così, soddisfa la necessità di un luogo d’incontro dell’associazione e rappresenta un test per la possibile sede congressuale” conclude De Santis.

Vicenza - www.vicenzaconventioncentre.it

Vicenza Convention Centre - IEG

SALA PRINCIPALE: 709

In città Autostrada A4

Casello di Vicenza Ovest a Km. 2,2

Stazione di Vicenza a Km. 5

Aeroporto di Venezia a Km. 77

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 15

Sala principale: 709 posti

Dimensioni sala principale mq: 880

Altezza sala principale mt: da 2,45 a 10

BUSINESSCENTER

Postazioni di lavoro n° 50

Servizio di segreteria/Reception

Linee telefoniche dirette PC

Accesso a Internet via cavo

Wi-Fi gratuito

Fotocopiatrice

Altri servizi:

Accessibilità disabili Animali permessi Rental car service

Deposito bagagli

Cassette di sicurezza Negozi interni Cambiavalute Discoteca

Via dell’Orificeria, 16 36100 Vicenza

Tel. 0444 969111 info@vicenzaconventioncentre.it www.vicenzaconventioncentre.it

Contatti: Federica Lucini Marketing & Promotion Manager federica.lucini@iegexpo.it

Apertura: tutto l’anno

Aree espositive: 2 foyer fino a 1.700 mq

4 hall da 3.800 a 13.500 mq

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 1800

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Servizio catering: Catering con esclusiva

Libero

Catering convenzionati

Bar

Parcheggio: Interno scoperto

Coperto

Esterno

Garage convenzionato

Carte di credito: Tutte le principali

TEATROPALLADIO880709NO709-----

TIZIANO364290SI2901207256290240

GIOTTO228190SI160665242190130

CANOVA9680NO803034309560

HALL16099-NO-----HALL48704-NO------

HALL63799-NO------

HALL7135429000NO9000---9000-

HALL8.01700650SI----650445

HALL8.11650437NO----437330

Padova Congress

Inaugurato ad aprile 2022, è diventato un nuovo punto di riferimento per il congressuale in Veneto. Può accogliere oltre tremila delegati nelle sue sale modulabili, coniugando grandi spazi e versatilità, e contando su ottimi collegamenti logistici

Apochi passi dal centro storico di Padova e a meno di mezz’ora da Venezia, il nuovo centro congressi Padova Congress ha debuttato ad aprile 2022 ed è il più grande del Veneto, concepito come un contenitore in grado di accogliere in maniera flessibile un’ampia varietà di funzioni.

Gioiello architettonico che coniuga design, funzionalità e tecnologia, conferma la propria vocazione internazionale e l’accoglienza dei grandi numeri, essendo capace di ospitare eventi fino a 3.334 persone. Non solo: c’è la possibilità di utilizzare gli spazi attigui della

PADOVA CONGRESS

Numero max meeting room: 12

Capienza meeting room principale (pax): 1565

Superficie meeting room principale (mq): 1326

Aeroporto più vicino: Venezia Marco Polo

Indirizzo: via Tommaseo, 59

35131 Padova tel. 049 840497

info@padovacongress.it www.@padovacongress.it

Persona di riferimento:

Stefania De Toni (Congress manager)

fiera se i numeri dei delegati fossero ancora maggiori.

La sala principale Giotto, dotata della più avanzata stazione multimediale d’Europa per la congressistica, ha una capienza di 1.565 posti, ma è trasformabile in tre sale su tre piani, ognuna con eventi indipendenti. A questa sala si affianca la sala Mantegna, con capienza di 988 posti, anch’essa modulabile in tre sale su due piani.

Padova Congress ospita inoltre sei sale polifunzionali, una moderna press room e un ristorante con terrazza e un bistrot.

Fra i suoi punti di forza spicca anche l’accessibilità: la stazione ferroviaria si trova ad appena cinquecento metri di distanza. Il centro congressi è inoltre ben collegato all’aeroporto Marco Polo di Venezia e ai principali snodi viari e dispone di 1.400 posti auto interni e ottocento all’esterno.

Sono queste le caratteristiche che in pochi mesi hanno fatto di Padova Congress un luogo di riferimento per la congressistica medico–scientifica. Fra i congressi medici ospitati si evidenziano per esempio il Congresso nazionale SITI - Società Italiana di Igiene, Medicina preventiva e Sanità Pubblica, con 1.800 partecipanti, i corsi formativi SIUMBSocietà Italiana di Ultrasonologia in Medicina e Biologia e il 45esimo Congresso Nazionale Lega Italiana Contro l’Epilessia (LICE).

Padova Convention & Visitors Bureau

Padova scala le classifiche delle mete congressuali in Italia, anche grazie al ruolo del suo convention & visitors bureau, che agevola gli organizzatori come punto di riferimento e da oltre dieci anni sostiene la meeting industry nel territorio

Organizzare un congresso a Padova significa garantirsi due punti di forza. In primo luogo, l’opportunità di poter contare sul supporto e sui servizi offerti da Padova Convention & Visitors Bureau, che da oltre dieci anni opera con lo scopo di promuovere e sostenere la meeting industry nel territorio padovano.

Padova Convention & Visitors Bureau nasce dalla volontà della Camera di Commercio di Padova e vede nella sua compagine societaria le principali associazioni di categoria del territorio, Padova Hall e i consorzi di promozione turistica. Vanta inoltre una nutrita rete di affiliati privati, operatori di eccellenza e fornitori di servizi specializzati nel segmento Mice e congressuale. Rappresenta dunque il punto di riferimento per coloro che scelgono Padova per eventi e congressi, fornendo supporto, servizi qualificati, collaborazione, a sostegno delle candidature congressuali.

L’altro punto di forza è la destinazione stessa, Padova, città d’arte, una delle poche a vantare due siti Unesco, e sede dell’antica e al tempo stesso innovativa università. Tutti elementi che le hanno consentito di scalare velocemente le classifiche delle destinazioni italiane che ospitano il maggior numero di congressi associativi internazionali, piazzandosi –dato parziale sui dati ICCA 2022 - al settimo posto in generale e prima tra le città non capoluogo di Regione.

Padova è anche città di Petrarca, Giotto e Galileo, così come città dell’innovazione grazie a numerosi progetti sulla sostenibilità, sulla de-

stinazione smart e sulla ricerca, che la confermano location ideale per congressi ed eventi. Il Padova Convention Bureau è in grado di sostenere gli organizzatori di eventi con un programma di incentivi congressuali, garantendo alcuni importanti servizi, fornendo convenzioni con la rete di trasporti, con i pubblici esercizi e con il commercio, agevolando i contatti con le istituzioni e accompagnando passo dopo passo verso la conferma di un evento di sicuro successo in una città sempre più “meeting friendly”.

Indirizzo: P.zza Insurrezione XXVIII aprile’45, 1A Contatti: Tel. 049 6452575 info@padovaconvention.it www.padovaconvention.it Persona di riferimento: Laura Favaretti (Responsabile) laura.f@padovaconvention.it

PADOVA CONVENTION & VISITORS BUREAU

© Villa Molin

Riva del Garda Centro Congressi

Parco Lido 38066 Riva del Garda (Tn) Tel. 0464 570139 meeting@rivafc.it www.rivadelgardacongressi.it

Il Centro Congressi di Riva del Garda, situato nel cuore della cittadina e circondato da un parco secolare, combina una straordinaria collocazione sulle rive del lago ad uno strategico posizionamento, in quanto raggiungibile a piedi dalle strutture ricettive della località. La struttura dispone delle più innovative attrezzature tecnologiche e, con una superficie di 5.028 mq e grazie alla propria modularità, è adatta ad ospitare qualsiasi tipo d’evento.

Contatti:

Renata Farina, Congress Manager meeting@rivafc.it

Apertura: tutto l’anno

Ad una sala plenaria fino a 800 posti, modulabile in due sale da 600, 400 o 200 posti e 12 sale meeting modulabili da 30 a 250 posti, si affiancano un’area polivalente (2.000 mq) direttamente collegata al Centro Congressi e ideale per servizi catering e aree espositive e Spiaggia Olivi, location storica per eventi esclusivi fino a 600 persone. A supporto delle attività del Centro Congressi, l’agenzia incoming OnTheGo che si propone quale interlocutore unico per la gestione dei contingenti alberghieri, l’organizzazione di transfer e post-congress tour, nonché per la selezione di location esterne per cene e serate di gala.

Crocevia e luogo di scambi tra oriente e occidente, tra centro Europa e Mediterraneo.

Accogliente, multiculturale e multireligiosa, ricca di storia, di opportunità culturali, artistiche,

enogastronomiche. Sicura, organizzata e a misura d’uomo.

Trieste. Perfetta per i tuoi eventi, da piccoli meeting a grandi congressi. Contattaci, vieni a visitare la città e le nostre location.

TRIESTE CONVENTION & VISITORS

BUREAU Magazzino 26 Porto Vecchio Trieste +39 040 6759181 +39 334 6749034 mice@triestecvb.it

Trieste Convention & Visitors Bureau

Destinazione internazionale, crocevia di culture, ricca di location congressuali e di oltre trenta centri scientifici e di ricerca del territorio, il capoluogo del Friuli Venezia Giulia offre il valore aggiunto di un interlocutore unico

Trieste è una destinazione Mice in crescita e riconferma la sua vocazione congressuale con una visione internazionale: è infatti terra di confine, accogliente, sostenibile, crocevia di culture e religioni diverse, culla di scienziati, artisti e intellettuali. Per gli organizzatori Mice, italiani e stranieri, il Trieste Convention & Visitors Bureau è diventato l’unico interlocutore di riferimento: l’organismo è nato dalla collaborazione tra il Comune di Trieste, Regione Friuli Venezia Giulia tramite PromoTurismoFVG e gli operatori triestini.

La partecipazione alle fiere di settore, anche internazionali, le collaborazioni con le istituzioni e le attrazioni culturali sono solo alcune delle azioni mirate per utilizzare al meglio le alte potenzialità del settore congressuale cittadino che, insieme alla promozione come destinazione Mice e al consolidato rapporto con le università regionali e con gli oltre trenta centri scientifici e di ricerca del territorio, permettono alla città di potenziare il numero di candidature di associazioni scientifiche nazionali e internazionali interessate al capoluogo giuliano, puntando al tempo stesso anche sulla destagionalizzazione.

Si tratta di un territorio decisamente votato alla scienza: oltre ai centri di ricerca e alta formazione, può contare su sette distretti industriali e quattro acceleratori di innovazione.

Trieste unisce il fascino e la bellezza di una città affacciata sul mare a palazzi storici di pregio. È facilmente raggiungibile dalle maggiori città europee con voli diretti, in auto e in treno. Inoltre, è una città sicura,

aperta, accogliente ed è ideale per ospitare qualsiasi tipologia di evento grazie alla versatilità delle sue numerose location: dagli hotel di alta categoria alle dimore storiche, oltre alle varie sedi congressuali.

La città si apre agli eventi congressuali valorizzando il suo patrimonio storico e architettonico. Dopo molti anni, ha deciso di rinnovarsi sviluppando il progetto “Porto Vivo”, che ha la finalità di riqualificare e rigenerare il quartiere del Porto Vecchio, valorizzando l’area attraverso l’installazione di musei, istituzioni scientifiche e culturali e il nuovo Trieste Convention Center, che si è affiancato ai già presenti Stazione Marittima, Molo IV e Magazzino 42, gestiti dal Trieste Terminal Passeggeri. Ecco i dettagli:

TriesteConventionCenter

Tra i suoi plus, spiccano l’auditorium da 1.856 posti, cinque sale da 56 a 420 posti, spazi espositivi per cinquemila metri quadrati, ampi foyer, caffetteria, cucine e un grande terrazzo

© Fabrice Gallina

© Fabrice Gallina

di quattrocento metri quadrati affacciato sul mare. Grazie alle dimensioni, all’altezza e agli accessi, il Trieste Convention Center è la location ideale per organizzare congressi e convegni, capace di ospitare anche scenografie importanti, esposizioni di veicoli e altri prodotti di grandi dimensioni.

CentroCongressiStazioneMarittima

Lambito su tre lati dal mare, a pochi metri dal cuore pulsante della città, Piazza dell’Unità d’Italia, il centro congressi Stazione Marittima presenta nove sale da 25 a 550 posti, distribuite tra il piano terra e il primo piano, moderne e accoglienti, collegate da un’elegante scala di marmo. Negli ultimi vent’anni il Palazzo ha ospitato nei suoi spazi eventi internazionali: convegni medici, scientifici, economici, religiosi, sportivi ed è stato inoltre sede di corsi e di concorsi.

MoloIV

Nell’area di congiunzione tra il Porto Vecchio e il centro città, in una posizione prestigiosa e con bella vista sul lungomare cittadino, si trova il Molo IV. La struttura dispone di tre sale moderne e accoglienti, situate direttamente sul mare, che possono ospitare molteplici tipi di manifestazioni come congressi, fiere, spazi espositivi e cene di gala e di un’ampia terrazza con per una superficie complessiva di quattromila metri

quadrati, con possibilità di allestire buffet con vista mare per circa 1.200 persone.

Magazzino42

Si tratta di una struttura completamente rinnovata, che dispone di due ampie sale per un totale di circa tremila metri quadrati e una grande terrazza con vista panoramica sul golfo di Trieste. È l’ideale per ospitare esposizioni, cene di gala, concerti, congressi e ogni tipo di attività di intrattenimento o culturale e dispone, di circa trecento posti auto riservati e attigui alle sale.

Indirizzo: Magazzino 26 - Porto Vecchio - Trieste

Contatti: Tel. 040 6759181

mice@triestecvb.it - www.turismofvg.it www.discover-trieste.it

Persona di riferimento: Brenda Lee Fabbro

Business Developer Mice

brenda.fabbro@triestecvb.it

Tel. diretto: 334 6749034

© Fabrice Gallina

© Anja Cop

©

MIB Trieste

TRIESTE CONVENTION & VISITORS BUREAU

DoubleTree by Hilton Trieste

Piazza della Repubblica, 1 34122 Trieste

TRSDT_RES@Hilton.com

www.dttrieste.com

Tel. 040 9712950

Ospitato in un meraviglioso edificio storico del 1900 completamente ristrutturato, DoubleTree by Hilton Trieste occupa una posizione centralissima, nelle immediate vicinanze della Stazione Centrale e a pochi passi da Piazza Unità d’Italia. Oggi l’hotel accoglie i suoi Ospiti in un luogo circondato da storia, con 125 camere - di cui 25 suite - alcune delle quali vantano dettagli storici, oltre alla possibilità di Smart Working Room per il lavoro remoto, grazie a privacy, comodità e servizi di un 4 stelle. L’elegante spazio conferenze del DoubleTree by Hilton Trieste comprende 6 sale polivalenti.

Contatti:

Renata Manauzzi, Sales & Events Manager

TRSDT_RES@Hilton.com

Apertura: tutto l’anno

La Sala Adriatica, con luce naturale, è il principale spazio meeting dell’hotel. Le altre cinque sale riunioni sono ideali per incontri di piccole dimensioni, dotate di moderne tecnologie, cancelleria, bottiglie d’acqua gratuite per i relatori e connessione Wi-Fi. Un ristorante interno e un bar storico - Novecento Restaurant Trieste e Berlam Coffee Tea & Cocktail - offrono l’occasione di scoprire i sapori della raffinata cucina locale ed internazionale.

A completamento dei servizi offerti, spazi di co-working, area benessere e fitness center, ideali per rilassarsi anche quando si viaggia per lavoro.

SALAADRIATICA9080SI8060-4012050

SALADELDIRETTOREGENERALE4855SI251620-5540

SALARISERVA4840SI402020205540

SALADELLESEDUTE3235SI15-8-3520

SALADELSEGRETARIOI3025SI15-12102510

SALARISERVADELSEGRETARIOII2820SI--14-20-

Trieste Convention Center

Viale Miramare, 24/2 34135 Trieste events@triesteconvention.it Tel. 040 9778815

Con 10.000 mq sul mare, crocevia fra Italia, Europa nord-orientale e paesi balcanici, il Trieste Convention Center è il più grande centro congressi del nord-est italiano, nuovo green hub per scienza, innovazione, ricerca, cultura, sport e fiere internazionali. TCC è strutturato in due padiglioni, chiamati storicamente “Magazzini”, il “27” e il “28”, del Porto Vecchio di Trieste. 5000 mq di spazi espositivi e 5000 mq di aree congressuali, l’Auditorium Generali da 1.920 sedute e altre 5 sale minori indipendenti da 420, 272, 110, 56 e 56 sedute, oltre a spazi

Contatti: Roberto Morelli -

Presidente

Barbara Fabi - Responsabile Operations

Apertura: tutto l’anno

catering, 2 foyer, il bar caffetteria illy e la terrazza da 600 mq affacciata sul mare. TCC dà spazio all’immaginazione per ogni genere di evento, manifestazione, congresso e fiera. È sostenibile, grazie ai pannelli fotovoltaici e alla riqualificazione energetica degli edifici. È accessibile grazie alle rampe distribuite sui due siti e anche sul palco centrale. È digitalmente connesso grazie alla rete GARR/GEANT, l’ultra-fibra ad altissime prestazioni, a cui il centro è collegabile per dialogare con i centri della ricerca e del sapere di tutto il mondo.

AUDITORIUMGENERALI17201920SI1920864200114--

HALL2819271614SI-

HALL2718291280SI-

SALAA347420NO4201809260--

FOYERFERRANTE285186SI-

SALAC268272SI2721447248--

FOYERILLY306120SI-

SALAB135110NO110564428--

SALAE6556NO56242716--

BACKSTAGE6550NO-242924--

SALAD5756NO56242716--

IL TUO 5X1000

ALLA RICERCA TELETHON:

1. È l’unica speranza davanti a patologie poco conosciute.

2. Studia le malattie genetiche rare, ma ha un impatto sul futuro di tutti.

3. Si prende cura dei più fragili, senza lasciarli indietro.

4. Ha messo a punto terapie che stanno curando bambini di tutto il mondo.

5. Più sostegno riceve, più velocemente

Sanremo MICE

DESCRIZIONE DEL TERRITORIO

Sanremo è un luogo magico, incastonato nel cuore della Riviera Ligure. Sanremo è la città della musica e dei fiori. Il sole e il clima mite consentono di viverla in ogni stagione dell’anno.

Sanremo è cultura, con un susseguirsi di eventi nazionali ed internazionali di musica, arte e sport.

Sanremo è un luogo da vivere all’aria aperta, in riva al mare o in montagna. Sanremo è anche sinonimo di shopping, enogastronomia e divertimento.

Sanremo è un brand riconosciuto a livello internazionale e la nuova destinazione da scoprire per gli eventi MICE.

SERVIZI OFFERTI

Sanremo MICE è la nuova realtà dedicata alla promo-

Contatti: www.sanremomice.com

events@sanremomice.com

Tel. 349 4166989

zione del territorio nel settore della meeting industry. Supporta gli organizzatori che vogliano proporre Sanremo come destinazione ideale per eventi business, facilitando e coordinando il collegamento con i molti operatori presenti in città.

Sanremo MICE collabora con le istituzioni locali e supporta fornitori ed operatori sul territorio nella proposta di strutture, attività e servizi, garantendo una risposta integrata.

Grazie ad una conoscenza dettagliata del territorio, organizza site inspection ed educational personalizzati, e mette a disposizione il proprio know how per la preparazione di gare e candidature congressuali.

DATI ALBERGHIERI

Hotel 5 stelle: 2 – Totale camere: 188

Hotel 4 stelle: 7 – Totale camere: 485

Hotel 3 stelle: 22 – Totale camere: 721

DATI CONGRESSUALI (Sala principale)

Capacitò fino a 2000 posti: n° 1

Capacitò fino a 500 posti: n° 1

Capacitò fino a 400 posti: n° 6

Capacitò fino a 300 posti: n° 4

Capacitò fino a 200 posti: n° 8

Capacitò fino a 100 posti: n° 24

Loano (Sv) – www.loano2village.it

Loano 2 Village

Via Degli Alpini, 6 17025 Loano (Savona) Tel. 019 67911 info@loano2village.it www.loano2village.it

Nel cuore della Riviera ligure, Loano 2 Village, dispone di 360 confortevoli camere circondate da curati giardini. Il centro Congressi, grazie ai suoi ampi e polivalenti spazi, è la location ideale per ospitare diverse tipologie di eventi, dai piccoli meeting alle più importanti convention aziendali. Oltre alla sala plenaria, in grado di accogliere fino a 450 persone a platea, dispone di altre 5 sale me-

Contatti: Giovanni Guaglianone Responsabile Commerciale e Revenue congress@loano2village.it

Apertura: tutto l’anno

eting, di un’area espositiva di circa 650 mq e di numerosi spazi complementari e personalizzabili utili alla miglior realizzazione del vostro evento. Inoltre 2 sale ristorante con capienze da 500 e 380 persone oltre ad una sala banchetti da 250 persone e una terrazza mozzafiato; a disposizione degli ospiti, 3 piscine all’aperto, una vasca jacuzzi, una piscina coperta oltre ai campi da calcio, tennis e beach volley.

SalaPortofino610450NO4501604040--

SalaLunaRossa610230Sì----380230

SalaCapri8070NO70482824--

SalaTaormina4025NO25181616--

(Ge) – www.cenobio.it

Cenobio dei Dogi

Eleganza, tradizione, alta qualità dei servizi offerti e un centro congressi completo, versatile e attrezzatissimo: sono questi alcuni dei plus di un hotel unico, icona di ospitalità e professionalità, in uno dei luoghi più amati della riviera ligure

Da molto tempo icona dell’ospitalità alberghiera e professionale di garbo e charme, l’Hotel Cenobio dei Dogi - situato in uno degli angoli più affascinanti della riviera ligure di Levante e circondato da un parco con pini secolari e da un giardino fiorito - è un resort quattro stelle ideale per eventi di un certo interesse e di sicura riuscita, grazie a un ventaglio di servizi particolarmente completo e di alta qualità.

Ampi ed eleganti spazi, comuni e non, un servizio di ristorazione di elevato livello, una posizione invidiabile in uno scenario unico, comodamente raggiungibile dalla principale rete viaria e ferroviaria del nord Italia e dall’aeroporto di Genova: sono tutti plus ideali per chi cerca una location completa e dagli importanti atout, soluzione perfetta e di alto valore per convegni, congressi ed eventi medico-scientifici.

Cento sono le sue camere, eleganti e luminose, dotate di tutti i comfort e affacciate direttamente sul mare o con vista sul vicino promontorio di Portofino. Si dividono tra standard, classic e suite; le soluzioni estetiche e di arredamento sono differenti per ognuno degli ambienti, così come lo sono i colori che le contraddistinguono per uno stile tutto italiano all’insegna della signorilità e del buon gusto, unito a una assoluta praticità e a benefit e dotazioni di livello superiore.

Due invece i ristoranti panoramici interni, Del Doge e La Playa, dei quali il secondo è aperto nella sola stagione estiva, dal mese di maggio a quello di settembre: sono, entrambi, accomunati da scelte gastronomiche proprie sia della migliore cucina internazionale sia di quella della tradizione ligure più autentica in

ambienti eleganti, accoglienti e affacciati direttamente sul mare. Si presentano quindi come location ideali per cene di gala e pranzi di lavoro, per una capienza complessiva di duecento persone, con proposte gastronomiche nel nome del gusto e della qualità delle materie prime per occasioni conviviali dalla sicura riuscita.

Unmodernocentrocongressi,servizi eteamadhoc

Ma l’Hotel Cenobio dei Dogi è anche, come si scriveva più sopra, la soluzione perfetta per meeting, convegni ed eventi professionali e medico-scientifici destinati sia a un numero importante di partecipanti sia a platee che prevedono un numero più ristretto di ospiti. Al suo interno, la struttura presenta un vero e proprio centro congressi che si presta a qualunque tipo di occasione: ogni singola sala possiede infatti doti di versatilità e personalizzazione pressochè infinite, che permettono volumi, set-up e soluzioni diverse e la dotazione tecnologica, audio e video, è completa e all’avanguardia. Sei sono le sale disponibili, per una capienza minima di dieci persone sino a una massima di duecento, quella ospitata nel Salone a Mare. Sono ambienti, dotati di luce naturale, polifunzionali, configurabili quindi per qualsiasi esigenza professionale e convegnistica. Non mancano, per la perfetta riuscita di ogni singolo evento, un qualificato team tecnico e congressuale appositamente dedicato, in grado di seguire i clienti dell’hotel dal primo contatto fino

alla fine del convegno organizzato, il servizio di hostess, differenti ambienti interni ed esterni per l’accoglienza e la registrazione degli ospiti e per l’esposizione di prodotti, un bar interno per coffee break e welcome cocktail ed eleganti e suggestive terrazze con vista sul mar ligure. Di diverso tipo, anche, le possibilità per momenti di stacco dalle attività legate alla professione nel nome del benessere e del riposo: a pochi passi dall’hotel una esclusiva spiaggia privata, circondata dal verde della vegetazione, è a disposizione per i suoi ospiti, così come è presente una piscina con acqua di mare, perfetta per il relax e per tenersi in forma. Su richiesta, inoltre, lo staff dell’hotel può organizzare diverse attività di team building, incentivazione e post congress, come per esempio serate al teatro storico di Camogli ed escursioni di ogni tipo per andare alla scoperta del territorio ligure di Levante, delle sue caratteristiche cittadine e dei mille borghi che lo compongono.

Proprietà: Famiglia Ferrari - De Gregori

Numero di camere: 100

Numero max meeting room: 6

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 180

Superficie area espositiva (mq):

180 (se room principale libera)

Aeroporto più vicino: C. Colombo - Genova

Indirizzo: Via N. Cuneo, 34

16032 Camogli (Ge)

Contatti: tel. 0185 7241

fax 0185 772796

dogi@cenobio.it

www.cenobio.it

Persone di riferimento: Paola Pastine (vice direttore)

dogi@cenobio.it

HOTEL CENOBIO DEI DOGI

Best Western Plus Tower Hotel Bologna

Viale Lenin, 43 40138 Bologna Tel. 051 6024111 - Fax 051 6010621 info@towerhotelbologna.com www.towerhotelbologna.com

Il design contemporaneo, i servizi 4 stelle e la posizione strategica vicino alle principali arterie autostradali e a pochi minuti di auto dalla Fiera di Bologna, rendono l’Hotel la location ideale per l’organizzazione di meeting e congressi. Con i suoi 18 piani è l’Hotel più alto di Bologna e dispone di 149 camere di diverse tipologie, connessione internet Wi-Fi gratuita, palestra panoramica al 18° piano aperta 24/7, parcheggio e ampio garage. Il Bistrot Restaurant & Bar offre proposte personalizzabili

Contatti: Valentina Binda, Mice Coordinator events@towerhotelbologna.com

Apertura: tutto l’anno

per welcome coffee, coffee break, pranzi di lavoro o cene aziendali. Il Centro Congressi può ospitare fino a 845 persone totali: grazie a diverse metrature e layout, le 11 sale meeting sono perfette per riunioni ristrette, meeting periodici, conferenze di settore o lanci di prodotto. Modulabili, dotate delle più moderne attrezzature, le sale garantiscono flessibilità e personalizzazione mentre i servizi dedicati e lo staff professionale assicurano efficienza e puntualità.

FELSINA360400NO40018010085330330

FELSINA1181180NO1809060509696

FELSINA2181180NO1809060509696

DUETORRI8680SI804038357272

MAGGIORE7870SI703530306060

ARTEMISI7560SI603530304848

FOYER7860SI603530306060

GARISENDA7560SI603530304848

NETTUNO6340SI402020204848

RICCADONNA5230SI302020153636

BONONIA3525SI302520152424

ALTABELLA3220SI201216151616

TURRITA1410SI1010881010

Savoia Hotel Regency

Via del Pilastro, 2 40127 Bologna Tel. 051 3767777 congressi@savoia.eu www.savoia.eu

Il Savoia Hotel Regency è una delle sedi congressuali piu ampie ed attrezzate di Bologna, ideato per accogliere la più ampia tipologia di eventi. Ubicato alle porte della città, comodo alle principali vie di comunicazione e situato nelle immediate vicinanze della fiera di Bologna e del Palazzo della Cultura e dei Congressi, Savoia Hotel Regency offre oltre 3500 mq di area congressuale e 27 sale meeting in grado di ospitare fino a 2000 persone in

Contatti: Elisabetta Sardelli, Conference Manager congressi@savoia.eu

Apertura: tutto l’anno

due plenarie modulabili di 800 e 1200 posti; quest’ultima, il Savoia Auditorium inaugurato a febbraio 2019; è un ampio spazio altamente tecnologico che, assieme all’esperienza del nostro staff, permetterà di realizzare ogni vostro progetto. Le sale sono quasi tutte a luce naturale con la possibilità di accesso diretto di grandi macchinari o vetture. Il Savoia Hotel Regency dispone di 800 posti auto interni gratuiti su più parcheggi limitrofi.

Smy Bologna Centrale

Viale Angelo Masini, 4/3 40126 Bologna Tel. 051 0404281

info.bologna@smyhotels.com

www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

Lo Smy Bologna Centrale è un moderno hotel situato in ottima posizione a soli 150 mt dalla stazione centrale di Bologna e a soli 2 km dal Centro espositivo Bologna Fiere. L’Aeroporto di Bologna è raggiungibile in 7 minuti con il Servizio Marconi Express, treno ad alta velocità, che collega l’aeroporto alla Stazione Centrale di Bologna. Le 82 camere dell’hotel, tra Classic, Superior e Junior Suite, offrono tutti i servizi per un soggiorno confortevole che sia per lavoro o per vacanza. Moderne e di design dispongono di servizi privati con

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

doccia o vasca, connessione WiFi ad alta velocità, insonorizzazione, cassaforte, TV LCD, minibar. Smy Bologna Centrale offre soluzioni personalizzate per l’organizzazione dei vostri meeting, congressi, seminari ed eventi. Dispone di 3 sale meeting, indipendenti.

Gli spazi possono essere adattati alle diverse esigenze di business e sono supportati da tecnologia di ultima generazione. Affidatevi alla professionalità del nostro Staff che vi seguirà fino al termine dell’evento e ne garantirà il successo.

Rimini - www.riminipalacongressi.it

Palacongressi di Rimini - IEG

È tra i più grandi centri congressi d’Italia costruiti ex-novo, concepito per offrire la massima flessibilità, e può ospitare congressi in contemporanea anche fino a mille partecipanti, grazie alle facilities indipendenti e alla distribuzione degli spazi

Ètra i più grandi centri congressi d’Italia costruiti ex-novo, concepito per offrire la massima flessibilità, e può ospitare congressi in contemporanea anche fino a mille partecipanti, grazie alle facilities indipendenti e alla distribuzione degli spazi

Il Palacongressi di Rimini offre da sempre domicilio stabile ai congressi medico-scientifici e più recentemente anche il Vicenza Convention Centre (vedi nella sezione della guida dedicata al Veneto) si è affacciato su questo mercato.

A determinare la scelta delle sedi congressuali di Italian Exhibition Group sono valutazioni

PALACONGRESSI DI RIMINI

Numero max meeting room: 39

Capienza meeting room principale (pax): 4.700

Superficie meeting room principale (mq): 4.739

Aeroporto più vicino: Bologna (100km)

Indirizzo: via della Fiera ,23 - 47323 Rimini

Tel./Fax 0541 711500

info@riminipalacongressi.it

www.riminipalacongressi.it

Persona di riferimento: Federica Lucini

Marketing Manager Event & Conference

Division Italian Exhibition Group spa

e opportunità messe in risalto da Fabio De Santis, direttore Event & Conference Division IEG. «Qualità e flessibilità delle strutture, sinergia coi territori e professionalità sono le pietre angolari su cui è cresciuta un’offerta di successo»

«I numeri che esprimiamo - continua De Santis - fotografano una realtà in grado di adeguare proposte complete e competitive. Dal 2011 il Palacongressi di Rimini ha rivoluzionato il panorama dell’offerta nazionale. Rappresenta la più grande location in Italia costruita per ospitare congressi, ma non è solo questo il suo valore aggiunto. Il progetto di Volkwin Marg ha anche interpretato il desiderio di flessibilità che IEG immaginava vincente. Ospitiamo grandi incontri con migliaia di persone, ma anche congressi medico scientifici in contemporanea con cinquecento-mille partecipanti. Possiamo infatti contare su ingressi separati, parcheggi autonomi e una struttura organizzativa esperta nella gestione di queste attività. Per fare una sintesi, dico che quello che ci gratifica di più sono i complimenti a fine congresso, degli organizzatori che trovano il loro spazio ideale e le soluzioni più adatte alle loro esigenze».

Diverse le iniziative che arriveranno nel 2023 a sostegno dei congressi associativi ospitando gli appuntamenti programmati dai vertici, che diventano anche occasione di conoscere Rimini, il suo centro storico rivoluzionato e denso di monumenti di epoca romana e rinascimentale, il neonato museo multimediale dedicato a Federico Fellini e il lungomare, ora pedonalizzato, e collegato col Palacongressi da un parco.

Rimini - www.riminipalacongressi.it

Palacongressi di Rimini - IEG

SALA PRINCIPALE: 4700

In città Autostrada A14

Casello di Rimini Sud a Km. 2 Stazione di Rimini a Km. 2 Aeroporto di Bologna a Km. 100

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 39

Sala principale: 4700 posti

Dimensioni sala principale mt: 70 x 67,70

BUSINESSCENTER

Postazioni di lavoro n°

Servizio di segreteria/Reception

Linee telefoniche dirette PC

Accesso a Internet via cavo

Wi-Fi gratuito

Fotocopiatrice

Altri servizi: Accessibilità disabili Animali permessi Rental car service

Deposito bagagli

Cassette di sicurezza Negozi interni Cambiavalute Discoteca

Via della Fiera, 23 47923 Rimini Tel. 0541 711500 info@riminipalacongressi.it www.riminipalacongressi.it

Contatti: Federica Lucini Marketing & Promotion Manager federica.lucini@iegexpo.it

Apertura: tutto l’anno

Altezza sala principale mt: 12

Aree espositive mq: 11000

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 1800

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Servizio catering: Catering con esclusiva

Libero

Catering convenzionati

Bar

Parcheggio: Interno scoperto Coperto

Esterno Garage convenzionato

Carte di credito: Tutte le principali

PIAZZA(DIVISIBILEIN6SALE)47394700SI47002800--39502700

ANFITEATRO(DIVISIBILEIN2SALE)16801540NO1540-----

CASTELLO(DIVISIBILEIN2SALE)576580SI580308--480384

TEMPIO(DIVISIBILEIN2SALE)459440SI440224--380288

ARENGO305282SI282----ARCO318260SI2601407053265184

MARINA(DIVISIBILEIN2SALE)183165SI16588544915096

BORGO(DIVISIBLEIN2SALE)134110SI11064403511080

PARCO(DIVISIBILEIN2SALE)134110SI11064403511080

dimora storica contemporanea

L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni. Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze

In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.

Park Hotel Ai Cappuccini

Elegante e dotato di ogni comfort, l’hotel si propone come location ideale per un’utenza congressuale alla ricerca di un ventaglio di servizi particolarmente completo e di alta qualità, per eventi di ogni tipo in una cornice silenziosa e appartata

Il Park Hotel Ai Cappuccini, facilmente raggiungibile dalle principali località del centro Italia, è un convento del XVII secolo sapientemente restaurato, situato a due passi dallo splendido centro storico medioevale di Gubbio. Appartato e allo stesso tempo vicinissimo al cuore della città, è una struttura che unisce antichi ambienti e nuovi comfort.

Gli interni sono caratterizzati da ampi spazi d’incontro e di socialità, rilassanti luoghi di conversazione riscaldati da camini e impreziositi da arazzi, affreschi e dipinti d’epoca che convivono con opere d’arte contemporanea.

Le 92 camere, sia quelle ricavate nella parte antica del vecchio monastero sia quelle della parte nuova, comprese alcune esclusive junior suite e suite, sono silenziose, ampie e luminose, arredate con cura e stile e attrezzate con i più moderni comfort.

Gli ambienti dell’antico monastero dispongono di sale da pranzo di differente capienza, per ospitare cene di gala e pranzi di lavoro. Il ristorante Nicolao, impreziosito da affreschi, propone un menu à la carte dove, all’ambiente tranquillo, si unisce una cucina rispettosa della tradizione locale rivisitata con un pizzico di creatività e fantasia.

Completa e di qualità anche l’offerta dedicata all’utenza congressuale: 13 le diverse sale comprese nel centro congressi versatile e dotato di attrezzature audio e video tecnologicamente all’avanguardia, unita-

mente a uno staff professionale appositamente dedicato.

In più, oltre ai benefit interni riservati al relax per momenti di break, al Park Hotel Ai Cappuccini non mancano le possibilità di organizzare attività post congress per andare, per esempio, alla scoperta di Gubbio e delle vicine Assisi o Perugia e della splendida natura circostante.

Numero di camere: 92

Numero max meeting room: 13

Capienza meeting room principale (pax): 400

Superficie meeting room principale (mq): 432

Superficie area espositiva (mq): 350

Aeroporto più vicino: Aeroporto di Perugia San Francesco d’Assisi, Perugia (40 km)

Indirizzo: via Tifernate, 06024 - Gubbio (Pg)

Contatti: tel. 075 9234 fax 075 9220323 info@parkhotelaicappuccini.it www.parkhotelaicappuccini.it

Persone di riferimento: M. Carmela Colaiacovo info@parkhotelaicappuccini.it

PARK HOTEL AI CAPPUCCINI

Hotel Giò Perugia Centro Congressi

Versatilità, originalità e grande capacità congressuale: questa struttura, hotel di qualità e completo centro convegnistico, si presenta come una sede ideale per eventi e congressi in grado di soddisfare appieno l’utenza più attenta ed esigente

Originale e funzionale hotel e centro congressi, Hotel Giò - Perugia Centro Congressi si presenta come una struttura versatile tra le più grandi e complete di tutta la regione, punto di riferimento congressuale e non per il centro Italia.

Le sue 202 camere sono dedicate al mondo della musica jazz e a quello del vino, stanze dalla dotazione completa e caratterizzate da un look particolare che le rende uniche.

Il ristorante dell’hotel propone piatti della tradizione uniti a un’importante carta dei vini e si presenta come sede inconsueta e di forte appeal per cene e pranzi riservati alla sua clientela congressuale: la Wine Area ospita le proposte alla carta per piccoli meeting riservati, mentre nella Jazz Area, la Sala New Orleans offre ampi spazi, personalizzabili, fino a 520 persone. All’interno del centro congressi sono disponibili aree per esposizione fino a duemila metri quadrati, oltre ad ambienti dedicati al guardaroba e alla segreteria.

Tutte le sale - ben 26 in totale e caratterizzate da un ventaglio completo di attrezzature tecnologiche oltre che cablate in rete tra di loro - sono dedicate al jazz e prendono il nome da grandi musicisti o dagli strumenti musicali: ecco quindi accoglienti spazi come la Guitar Room, fino a venti posti, la Sax Area e Trumpet Area, entrambe modulabili o utilizzabili come spazio espositivo, e l’Auditorium Town Hall, che può accogliere fino a settecento persone, divisibile a 350 posti, sfruttando la prima parte come area espositiva.

Non manca un servizio di personal assistance dedicata per ogni tipo di

evento congressuale, dalla programmazione al suo termine. L’offerta business si completa con un grande parcheggio esterno, due hall con spazi appositamente studiati per incontri informali, living bar per aperitivi, coffee break e comodi angoli di lavoro e lettura.

Brand: Apice Hotels

Numero di camere: 202

Numero max meeting room: 26

Capienza meeting room principale (pax): 700

Superficie meeting room principale (mq): 660

Superficie area espositiva (mq): 2000

Aeroporto più vicino: San Francesco d’Assisi

Indirizzo: R. D’Andreotto, 19 06124 Perugia

Contatti: tel. 075 5731100 fax 075 5731100

direzione@perugiacentrocongressi.it www.hotelgio.it

Persone di riferimento: Paolo Fiandrini (direttore) direzione@perugiacentrocongressi.it tel. diretto: 075 5731100

HOTEL GIÒ PERUGIA CENTRO CONGRESSI

FH55 Hotels

È un concetto di ospitalità, quello del gruppo FH55 Hotels, riservato al mondo della convegnistica, del tutto nuovo: professionisti e professioni al centro di tutto, grazie anche alla competenza del Congress & Event Department, per seguire al meglio tutte le fasi dell’evento

Funzionalità, eccellenza nei servizi offerti, estrema professionalità: sono, queste, alcune parole che riassumono la mission del gruppo FH55 Hotels, da diversi anni protagonista, con le sue strutture, nel panorama alberghiero e congressuale delle città di Roma e Firenze. Sono hotel che si presentano con formule di accoglienza che rispondono alle precise esigenze dei clienti congressuali, per soddisfare al massimo le loro aspettative. Per ottimizzare i tempi ed evitare lavoro extra il gruppo si avvale, fin dal 2009, della professionalità del Congress & Event Department che segue convegni, congressi e i relativi committenti sin dal primo contatto fino alla fine dell’evento. Il Professional Congress

Organizer privilegia quindi la location più adatta alle singole necessità per fornire, oltre alle sale congressuali tecnologicamente attrezzate per le nuove esigenze di connessione, anche il pernottamento, i servizi ristorativi, le aree espositive e il garage. L’obiettivo è quindi quello di garantire un referente unico per fornire un servizio personalizzato e un’assistenza continua per tutta la durata dell’evento. Lo staff è in grado di soddisfare richieste particolari e organizzare qualsiasi attività, oltre a gestire con pronta risposta situazioni critiche nel nome della professionalità e della flessibilità.

GrandHotelPalatino

Posto al centro di Roma, a pochissimi passi dal Colosseo, il Grand Hotel Palatino è una struttura moderna a quattro stelle. Una posizione strategica, comodamente raggiungibile dalla stazione ferroviaria di Roma Termini e vicinissima alla fermata della linea B della metropolitana, che consente di raggiungere facilmente tutti gli angoli della città.

Le camere sono 198, di differenti tipologie, ampie, silenziose, luminose e dotate di tutti i comfort per il riposo e per il lavoro. Al suo interno il Grand Hotel Palatino presenta tre luminose ed eleganti sale ristorante con una cucina di mare e di terra; sono ambienti che possono essere dedicati anche ad eventi speciali, dalle cene di lavoro fino ai pranzi di rappresentanza. Il centro congressi Il Globo, con le sue sette sale dotate dei più moderni ausili tecnologici che possono essere allestite in diversi modi per venire incontro a ogni singola esigenza, offre una capienza massima di 360 persone. Le sale più grandi sono la Cesarini, che può accogliere fino a un massimo di duecento persone e permette, grazie anche alle tre breakout room comunicanti, di allestire isole di lavoro, esposizioni e workshop lab. La sala Tevere, anch’essa multifunzionale, ospita novanta delegati, mentre la sala Aniene è perfetta, con una capienza massima di venti persone, per eventi più pic-

coli e riservati. La sala Velino e la business room al primo piano completano l’offerta congressuale, per svariati utilizzi e richieste.

GrandHotelMediterraneo

La sua posizione è strategica, a 15 minuti a piedi da Ponte Vecchio e a soli sei chilometri dall’autostrada. Il Grand Hotel Mediterraneo, a Firenze, è una struttura quattro stelle moderna, interamente ristrutturata e pensata per un’utenza composta da donne e uomini d’affari e per le esigenze legate a convegni, eventi e congressi cui si affianca personale altamente professionale. Sono 327 le sue camere, disposte su sei piani, moderne, accoglienti, ricche di comfort e di diversa tipologia, arredate e progettate nei minimi dettagli. Tre invece i ristoranti, Arno, Fiesole e Taverna, perfetti per cene di gala così come per informali pranzi di lavoro. Si chiama Il Globo Il centro congressi interno, e rappresenta la soluzione professionale più grande di Firenze per 18 sale con luce naturale, incluse le salette riunioni, dotate di tecnologia audio, video e informatica completa e all’avanguardia, connessione internet con banda 1000 mb garantita: sedi perfette per organizzare piccoli e grandi eventi, congressi e convegni. Tre le sale meeting principali, che possono essere divise in diverse sottosale; queste si aggiungono alla disponibilità di altri ambienti più piccoli che possono ospitare da quattro a cento persone. Eventuali videoconferenze a circuito chiuso o

aperto fra i diversi saloni permettono di poter accogliere fino a seicento ospiti suddivisi in tre sale plenarie. Non mancano inoltre, nell’ottica di un servizio business oriented a 360 gradi, salette di segreteria, hall e aree espositive.

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 327

Numero max meeting room: 18

Capienza meeting room principale (pax): 300

Superficie meeting room principale (mq): 320

Superficie area espositiva (mq): 350

Aeroporto più vicino: Firenze A. Vespucci (10 km)

Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 - Firenze

Contatti: tel. 055 660241 fax 055 679560 mice.fi@fhhotels55.com www.fhhotels55.com

Persone di riferimento: Ilaria Tarchi - Adele Varrecchione

FH55

GRAND HOTEL PALATINO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 198

Numero max meeting room: 7

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 295

Superficie area espositiva (mq): 200

Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino (10 km)

Indirizzo: Via Cavour, 213 M - 00184 - Roma

Contatti: tel. 06 4814927 - fax 06 4740726

mice.rm@fhhotels55.com www.fhhotels55.com

Persone di riferimento: Silvia Marini

FH55 GRAND HOTEL MEDITERRANEO

Stazione di Pisa Centrale www.trenitalia.com

Aeroporto Internazionale Galilei www.pisa-airport.com

Autostrada A12 e Supestrada FI-PI-LI: uscita Pisa Centro

Un evento di successo ha bisogno di spazi all’altezza. A Pisa, in zona centrale vicino alla stazione ferroviaria e all’aeroporto, a due passi dal centro storico e Piazza dei Miracoli, il MACC Meeting Art Craft Center rappresenta una struttura unica per qualità e completezza di spazi e attrezzature. Meeting, esposizioni, corsi, seminari formativi, convegni, conferenze trovano il loro ambiente ideale nelle sale polifunzionali 450 persone e dotate di strumentazioni all’avanguardia. M.A.C.C. : MULTIFUNZIONALE, ACCESSIBILE, COMODO, CENTRALE Info: www.macc.pisa.it info@macc.pisa.it 050,512220/280

Pwww.sabait.it http://pisa-mover.com

Per informazioni turistiche: www.terredipisa.it

Auditorium Parco della Musica Ennio Morricone

L’Auditorium Parco della Musica, progettato da Renzo Piano e completato il 21 dicembre 2002, rappresenta il più importante intervento urbanistico e culturale realizzato a Roma, dagli anni ’60.

Il grande complesso polivalente, gestito dalla Fondazione Musica per Roma, vanta una sofisticata architettura musicale: oltre a essere la dimora di tutte le musiche e di tutte le arti, è anche un luogo d’eccellenza per l’organizzazione di una grande varietà di eventi, quali conferenze e congressi, anche in streaming. Coniugando qualità e cultura, spettacolo e divertimento, insieme a un’elevata professionalità, è capace di soddisfare ogni specifica esigenza dei pubblici più diversi.

Strutturalmente, l’Auditorium Parco della Musica vanta tre ambienti principali, che sono delle autentiche “casse armoniche”, tre enormi liuti sospesi su un parco pensile di oltre 38.000 metri quadrati. Il trittico si compone della Sala Petrassi (673 posti), della Sala Sinopoli (1.133 posti) e della Sala Santa Cecilia (2.744 posti).

Focus del progetto è la grande Cavea, intitolata al Maestro Luciano Berio, che arriva a ospitare fino a 5.000 persone sedute. Posta come uno scrigno al centro delle tre sale, è un’autentica piazza, un punto nevralgico che vanta una duplice funzionalità, di teatro all’aperto e vero e proprio luogo di incontro

Un ulteriore plus del complesso è la posizione strategica, a pochi minuti dal centro storico, tra le rive del fiume Tevere, la collina del quartiere Parioli e il Villaggio Olimpico.

L’Auditorium Parco della Musica, sede della prestigiosa Accademia Nazionale di Santa Cecilia, è un centro culturale vivo e pulsante, nonché un luogo d’elezione per eventi Mice.

Una location unica per ospitare i vostri eventi business e non solo, nella Città Eterna.

Viale Pietro de Coubertin 00196, Roma

Tel 06 802411

commerciale@musicaperroma.it

www.auditorium.com

BuoneVacanze Hotels

Tre location dal cuore contemporaneo pensate per una clientela congressuale attenta ed esigente, che qui troverà un bouquet completo di servizi ad alto valore aggiunto e un team di professionisti per l’organizzazione e la gestione di eventi

BuoneVacanze Hotels, nato dall’esperienza di un team affiatato e competente, da più di 25 anni opera nel mondo dell’hotellerie di qualità ispirandosi al valore che pone il cliente e la persona al centro. Frutto di un’accurata selezione e della sinergia tra professionisti e responsabili del settore, le strutture sono da sempre garanzia di affidabilità: fornitori scelti in modo scrupoloso, miglior rapporto tra qualità e prezzo, location in alcune tra le destinazioni più belle d’Italia. Tutti gli hotel aderiscono a standard di servizio ben identificabili che rendono il soggiorno dei propri ospiti un’esperienza di comfort e professionalità assicurati. Sono punti di riferimento per la meeting industry, che ha portato il gruppo alla creazione di un ufficio Mice, un team dedicato per la gestione e organizzazione di eventi, meeting e congressi.

BVGrandHotelAssisi

Il BV Grand Hotel Assisi, quattro stelle nel cuore dell’Umbria, è situato in posizione strategica, essendo ben collegato dalla principale rete viaria e si colloca, per dimensioni e qualità, ai vertici dell’ospitalità di tutta la regione. Le camere, di differenti tipologie, sono in tutto 155 e si distinguono per i comfort di livello superiore e le dotazioni particolarmente complete, mentre è presente un’ampia gamma di possibilità ristorative, che possono comodamente ospitare fino a 500 persone, ampi e versatili spazi perfetti per pranzi di lavoro e cene aziendali. Il centro congressi del Grand Hotel Assisi, mille metri quadrati dotati di un bouquet completo di attrezzature audio e video, è stato realizzato con il criterio di offrire ospitalità per la convegnistica di ogni dimensione.

Dalle salette adibite a uffici o a ospitare riunioni esecutive si passa alle sale Leonardo, in grado di accogliere dalle trenta alle sessanta persone, per poi arrivare all’Auditorium, con una capienza di cinquecento posti e divisibile in tre sale separate per ogni tipo di necessità. Adiacente al centro congressi, che conta dieci sale, si trova la sala Expo, per presentazioni di prodotti durante le convention.

BVOlyHotel

BV Oly Hotel è una moderna struttura alberghiera di 98 camere e cinque junior suite, situata a Roma nel cuore del quartiere San Paolo e Ostiense/Eur, a pochi minuti dal Colosseo, dal Circo Massimo e dal nuovo polo congressuale La Nuvola firmato Fuksas, dal Palalottomatica e dal complesso sportivo delle Tre Fontane. Si trova inoltre a 23 chilometri dall’aeroporto internazionale di Fiumicino e dalla Nuova Fiera di Roma e anche le fermate San Paolo e Marconi della linea B della metropolitana sono raggiungibili con un servizio di navetta dedicato (checkin e check-out). L’hotel mette a disposizione spazi per tutte le esigenze e un centro congressi

rinnovato nel 2018: mille metri quadrati, sei sale meeting modulari con luce naturale, allestimento audio e video professionali, connessione Wi-Fi dedicata, ampio foyer con un funzionale desk per la registrazione e la segreteria, una zona bar. L’auditorium è invece allestito ad anfiteatro con 210 poltrone fisse con ribaltine, cabina di regia e traduzione simultanea. Inoltre, è a disposizione un ampio parcheggio esterno gratuito.

BVPresidentHotel

Il BV President Hotel, quattro stelle dal concept moderno e dinamico, propone il concentrato ideale di servizi per il business. Camere classic e deluxe-superior, insieme alle esclusive suite completano l’offerta di 83 camere. La favorevole posizione del BV President Hotel, a un minuto dall’uscita autostradale A3 di Cosenza nord ed è a pochi passi dalla stazione ferroviaria, risulta funzionale per l’ospite congressuale: la struttura, che presenta anche spazi espositivi, dispone di un ampio foyer, dove tecnologia e comodità sono il connubio ideale per congressi, meeting e briefing per grandi congressi e piccoli incontri. Le cinque sale meeting accolgono un massimo di 250 partecipanti con la sala Pertini e, per riunioni, incontri e seminari risultano perfette le sale minori Einaudi, De Nicola, Mattarella e Cossiga. L’esperienza di specialisti nel settore e la qualità dei servizi offerti pongono come obiettivo del gruppo BuoneVacanze Hotels quello di rendere il BV President Hotel la struttura di riferimento dell’area commerciale di Cosenza-Rende.

BV GRAND HOTEL ASSISI

Brand di appartenenza: BuoneVacanze Hotels

Numero di camere: 154

Numero max meeting room: 10

Capienza meeting room principale (pax): 500

Superficie meeting room principale (mq): 500

Superficie area espositiva (mq): 280

Aeroporto più vicino: Perugia S. Francesco di Assisi

Indirizzo: Via Giovanni Renzi, 2 - Assisi

Contatti: tel. 075 81501 centrocongressi@bvgrandhotelassisi.com

Brand di appartenenza: BuoneVacanze Hotels

Numero di camere: 103

Numero max meeting room: 6

Capienza meeting room principale (pax): 220

Superficie meeting room principale (mq): 260

Superficie area espositiva (mq): 300

Aeroporto più vicino: Fiumicino/Ciampino

Indirizzo: via Santuario Regina degli Apostoli, 36 Roma

Contatti: tel. 06 594441 centrocongressi@bvolyhotel.com

BV PRESIDENT HOTEL

Brand di appartenenza: BuoneVacanze Hotels

Numero di camere: 83

Numero max meeting room: 5

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 208 mq

Superficie area espositiva (mq): 280

Aeroporto più vicino: Rende Cosenza

Indirizzo: via Alessandro Volta 47/49 Rende

Contatti: tel. 0984 838080 commerciale@bvpresidenthotel.com

Persona di riferimento: Gianni Gulli Mob. 338 9382984 gianni.gulli@buonevacanzehotels.com

BV OLY HOTEL

Centro Giovanni XXIII

Via di Colle Pizzuto, 2 00044 Frascati (Roma) Tel. 06 9416168 centrogiovanni@gmail.com www.centrogiovanni23.it

Il Centro Giovanni XXIII di Frascati accoglie i suoi ospiti in ambienti familiari e confortevoli. La struttura è circondata da un ampio parco verde, ideale per momenti di quiete, relax e svago, ritiri spirituali, incontri, seminari, raduni, campi scuola, congressi, capitoli e associazioni di categoria; si presta ad accogliere eventi di piccole, medie e grandi dimensioni. La casa offre ai propri ospiti

Contatti: Luigi Rossetti, Direttore centrogiovanni@gmail.com

Apertura: tutto l’anno

150 camere, dotate di servizi interni, telefono, televisore, aria condizionata e Wi-Fi, accessibili anche a persone con disabilità. Le camere vanno dalla singola alla sestupla fino ad arrivare a 2 miniappartamenti da circa 15 posti ciascuno con una capienza totale di 465 posti letto.

Il Centro dispone di 10 sale meeting di diverse dimensioni per garantire la perfetta riuscita dei vostri convegni ed eventi. Tra queste è presente un auditorium con una capienza complessiva di 150 posti e di una tensostruttura da circa 800 posti.

La struttura offre servizio di ristorazione in un’ampia sala ristorante, dove vengono proposti menu fissi, modificabili in base alle diverse esigenze del cliente. A disposizione per raccoglimento spirituale anche una Cappella. La struttura è dotata di un ampio parcheggio privato.

Courtyard by Marriott Rome Central Park

Via Giuseppe Moscati, 7 00168 Roma

Tel. 06 355741 06 35574852 Fax 06 3017932 info@hotelcentralparkroma.com sales@hotelcentralparkroma.com www.marriott.com

Situato in posizione strategica, affacciato sul parco del Pineto a Monte Mario, a 15 minuti dalla Città del Vaticano. L’hotel è adiacente al Policlinico “Gemelli”, all’Università Cattolica del Sacro Cuore, alla stazione della linea FL3 fermata “Gemelli” ed è a pochi minuti di auto dallo Stadio Olimpico e dall’Auditorium Parco della Musica. La struttura dispone di 162 camere dal design moderno ed elegante, con ampi balconi e vista panoramica della città e della cupola di San Pietro. Il Courtyard by Marriott Rome Central Park offre inoltre un ampio e luminoso centro congressi completamente rinnovato. 11 sale meeting modulari e a luce naturale, con una capienza massima di 300 ospiti nella

Contatti:

Simona Ferro, Sales and Marketing Director simona.ferro@hotelcentralparkroma.com Sara Gasbarri, Events Manager sara.gasbarri@hotelcentralparkroma.com

Apertura: tutto l’anno

sala plenaria e fino a 700 partecipanti nel suo complesso. Il centro congressi gode di un’entrata indipendente, eleganti foyers, connessione Wifi fino a 512 utenti simultaneamente ed è dotato di Video Wall di oltre 15 mq. di Led Wall, Digital Flip Charts e dei più moderni impianti audiovisivi. Il delizioso Bistro Ristorante “Moscati”, con le sue ampie terrazze, propone specialità mediterranee e piatti della cucina romana tradizionale. L’aeroporto internazionale Leonardo

Da Vinci Fiumicino dista circa 35 minuti dall’hotel. Staff multilingue e totalmente dedicato al segmento congressuale per garantire la massima efficienza ai propri ospiti nella realizzazione di eventi di successo.

ELETTRA-ATLANTE160150SI15080505080120

Roma – www.crowneplaza.com/rome-stpeters

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s

S Via Aurelia Antica, 415 00165 Roma

Tel. 06 66420 - Fax 06 6637190 crowneplaza@hotel-invest.com

www.crowneplaza.com/rome-stpeters

Il Crowne Plaza Rome - St. Peter’s, albergo 4 stelle Superior, è situato in una bellissima zona residenziale immersa nel verde di Via Aurelia Antica, a pochi metri dal parco di Villa Doria Pamphili, a 3 km dalla Città del Vaticano e 4 km dal centro storico di Roma.

Le 307 camere Standard, Premium Vista Piscina, Premium Vista Giardino e Suite sono spaziose e accoglienti, pensate per soddisfare le esigenze di chi viaggia per lavoro o per piacere. Per un ottimo risveglio, il ristorante Le Jardin d’Hiver

Contatti: Guendalina Scavia Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com

Maria Teresa Luti

Meetings & Groups Supervisor stpeters@hotel-invest.com

Apertura: tutto l’anno

serve tutte le mattine una ricca colazione americana a buffet. Per gli amanti della buona cucina, il Ristorante Papillon aperto a pranzo e a cena propone i migliori piatti della tradizione italiana.

Per chi cerca il luogo ideale per riunioni di lavoro l’hotel offre un moderno centro congressi con plenaria fino a 600 posti, luce naturale, WiFi e parcheggio gratuiti. È disponibile un servizio navetta a pagamento da/per Fiumicino, ad orari prestabiliti. Prenotazione anticipata richiesta.

FORIIMPERIALI510600NO600340150145470252

LEJARDIND'HIVER434400SI-----320

ADRIANO+COSTANTINO320350NO350200130125300144

ADRIANO+TRAIANO338320NO350190150145300150

FORODEICESARI230260NO260120807520084

FOYER1180250SI-

FOROTRAIANO180200NO200100807516072

FOROADRIANO155180NO18090706514066

FOROCOSTANTINO165180NO18090706514066

AUGUSTO+GIULIO166160NO15090706514060

TIBERIO+GIULIO127120NO11070504510054

AURELIA113110SI904545406036

FOYER288100NO-

FOROAUGUSTO9090NO904040357030

FOROGIULIO7580NO804035306030

Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici

Viale Castello della Magliana, 65 00148 Roma Tel. 06 65581 info@hirome-eur.it www.holidayinn.com/rome-parcoi

In posizione strategica tra l’Aeroporto di Fiumicino e il Centro Città, a pochi chilometri dall’Eur e dalla Fiera di Roma, l’Holiday Inn Rome Eur Parco dei Medici è la location perfetta sia per eventi che richiedono sale meeting sia per gruppi corporate che partecipano a Grandi Congressi presso altre sedi (es. La Nuvola, Centro Congressi dell’EUR). Dispone di 316 camere, ampio parcheggio, 2 piscine esterne e fitness center.

Grazie alla “Veranda” con vista sulla Piscina e al Ristorante “La Serra”, la struttura può organizzare in uno spazio moderno e completamente ristrutturato tutti i tradizionali servizi: Gala Dinner, Cocktail, Coffee Break, Business Lunch

Contatti: Antonella Evangelisti Group & Conference Director a.evangelisti@hirome-eur.it

Apertura: tutto l’anno

– anche con il diretto coinvolgimento degli ospiti, utilizzando la nuova Live Kitchen. L’ampio giardino è ideale per Barbecue e Aperitivi. Le 19 Sale Meeting, con allestimenti versatili e moderne attrezzature, possono ospitare Meeting, Riunioni Ibride, Eventi Digitali da 4 a 600 delegati, nonché congressi medico-scientifici che solitamente richiedono numerose breakout e ampi spazi espositivi. L’hotel è facilmente raggiungibile in auto tramite il G.R.A. e la rete autostradale ed è collegato con le principali Stazioni ferroviarie di Roma: Trastevere, Ostiense e Tiburtina, tramite linea FL1 (Stazione Muratella a pochi passi). Disponibile anche servizio Navetta.

Hotel Caravel

Via Cristoforo Colombo, 124/C 00147 Roma Tel. 06 5180789 - Fax 06 51600600 info@hotelcaravel.it www.hotelcaravel.it

L’Hotel Caravel è un albergo storico a Roma posizionato in una zona estremamente interessante sia per il turista che per l’uomo d’affari. Si trova infatti a 10 minuti dal centro storico (zona archeologica del Circo Massimo e del Palatino, le Terme di Caracalla, le Catacombe di San Callisto e Santa Domitilla, l’aventino, il Colosseo e Fori Imperiali, Piazza Venezia) e a 10 minuti dall’EUR, quartiere di Roma che offre strutture Congressuali e ludiche, dal PalaLottomatica, sede di concerti e di eventi sportivi, al “Mediterraneum

Contatti: Alessandro Sampieri Responsabile Congressi a.sampieri@hotelcaravel.it

Apertura: tutto l’anno

Acquario” di Roma, dal complesso sportivo delle Tre Fontane al nuovo centro congressi “La Nuvola di Fuksas”. Completamente rinnovato nel 2012 negli arredi e nel design, arredato in uno stile semplice e moderno, è dotato di tutte le più moderne tecnologie ponendo massima attenzione oltre che agli aspetti legati al design anche a quelli più legati alla qualità dei servizi al comfort e al risparmio energetico. Coibentazione e insonorizzazione sono state inoltre curate con grande attenzione.

Hotel Ripa Roma

Praticità, eleganza, personalità estetica, qualità e c ompletezza dei servizi offerti: si presenta così l’Hotel Ripa Roma, moderna struttura quattro stelle e location di design perfetta per eventi, riunioni e congressi innovativi nel cuore dell’urbe

Situato nel rione Trastevere di Roma, a pochissimi passi dal Vaticano e nel cuore della città eterna, a trenta minuti dall’aeroporto internazionale di Fiumicino e a venti dalla stazione ferroviaria di Termini, l’Hotel Ripa Roma è un moderno ed elegante hotel che unisce un design originale a caratteristiche e benefit di livello superiore. Sono 199 le sue camere, declinate in diverse tipologie, accomunate da dotazioni complete e caratterizzate da dimensioni generose e forte personalità estetica unite ad eleganza, praticità e luce. Il ristorante interno, Ripa Place, è perfetto per cene di gala e pranzi di lavoro, informali e non, e propone sia la cucina tradizionale romana sia piatti della gastronomia internazionale in un ambiente accogliente e personalizzabile in funzione delle esigenze della sua clientela congressuale. Il meeting & events center è invece una combinazione di pratica efficienza, per soddisfare ogni esigenza professionale: una struttura modulare da 150 posti, sale più piccole per riunioni da cinquanta a 15 ospiti, e infine lo spazio multifunzionale del White Space. Situate al piano terra e al primo livello dell’hotel, tutti gli spazi sono appositamente pensati per un utilizzo professionale, dotati

di luce naturale e di un plateau tecnologico, audio e video, completo e all’avanguardia e si presentano perfetti per qualunque tipo di evento, dal meeting al convegno, dalla riunione riservata a un numero ristretto di partecipanti fino a congressi che prevedono platee ben più numerose. A organizzazione e gestione provvede lo staff appositamente dedicato dell’Hotel Ripa Roma, in grado di seguire e consigliare i propri clienti con la soluzione più adatta e interamente personalizzabile, per un servizio tailor-made.

Numero di camere: 199

Numero max meeting room: 5

Dimensioni meeting room principale (pax): 150

Superficie meeting room principale (mq): 250

Superficie area espositiva (mq): 280

Aeroporto più vicino: Fiumicino

Indirizzo: via degli Orti di Trastevere 3 00153 Roma

Contatti: tel. 06 58611 fax 06 5814550 sales@hotelriparoma.com www.hotelriparoma.com

Persona di riferimento: Tiziana Alberati (Director of Sales & Marketing)

HOTEL RIPA ROMA

Il Piccolo Mondo

Nel cuore di Roma, a pochi passi dalla rinomata via Veneto, uno storico e raffinato ristorante propone piatti tipici della tradizione romana, pesce di primissima scelta, ricette vegetariane, carne di qualità superiore e squisiti dolci home-made

Il locale dispone di tre eleganti sale privatizzabili per eventi e ampi spazi esterni. Per gli ospiti che intendono pernottare e godere appieno il fascino della Città Eterna, il Piccolo Mondo dispone di quattro luxury suite esclusive, finemente arredate e dotate di area relax privata, con idromassaggio, cromoterapia e aromaterapia. La storia del ristorante il Piccolo Mondo inizia nel lontano 1954.

Nel giro di qualche anno, da semplice osteria si trasforma in un raffinato ristorante dagli interni sofisticati e dalla proposta enogastronomica legata alla tradizione. Il grande regista Federico Fellini lo elesse a suo luogo preferito in quella via Veneto che presto divenne l’emblema della “Dolce Vita”, e il ristorante se animò

Numero max meeting room: 5

Capienza meeting room principale (pax): 80

Superficie meeting room principale (mq): 35

Aeroporto più vicino:

Fiumicino - Ciampino (20 min.)

Indirizzo: via Aurora, 39 00187 - Roma

Contatti: tel. 06 42016034 - 3343965326

info@ristorantepiccolomondo.it www.ristorantepiccolomondo.it

Persone di riferimento: Stefano Ajelli tel. diretto: 06 42016034

dei suoi protagonisti come Brigitte Bardot, Nino Manfredi, Alain Delon, Jean-Paul Belmondo. Oggi il Piccolo Mondo, sempre nel solco della tradizione, reinterpreta i piatti tipici della cucina romana, con una proposta adeguata ai ritmi e ai gusti attuali, all’insegna della ricerca continua della qualità delle materie prime utilizzate. Per la clientela Mice sono a disposizione tre sale privatizzabili, nelle quali organizzare eventi, congressi e riunioni. Le sale, che possono ospitare oltre 160 persone, dispongono di Wi-Fi gratuito e impianto audio-video. Per coloro che avessero particolari esigenze, è possibile separare le diverse sale dal resto del ristorante. Inoltre, non si può non menzionare un ulteriore elemento di pregio: l’ampio spazio esterno in grado di accogliere comodamente circa settanta persone, per pranzare e cenare tutto l’anno all’aperto godendo del mite clima romano. Dal 2017 il Piccolo Mondo propone anche soggiorni esclusivi nelle sue luxury suite, poste sopra il ristorante, elegantemente arredate e dotate dei comfort più moderni: rete Wi-Fi gratuita ad alta velocità, bagno con doccia Jacuzzi, aromaterapia e cromoterapia, vasca idromassaggio e uno spazio comune con attrezzi sportivi. Alloggiare in una suite di lusso non è un capriccio futile, ma una scelta consapevole che denota la capacità di sapersi prendere cura di sé, scegliendo di trascorrere il proprio soggiorno immersi in un’atmosfera indimenticabile. Che si viaggi per lavoro o per piacere, è importante prediligere una sistemazione che faciliti gli spostamenti e consenta di godere appieno le bellezze del luogo, regalando al tempo stesso momenti all’insegna del relax, dell’estetica e del gusto. Tutto ciò si ritrova nella storica location romana, che propone un mix esclusivo di cibo di qualità e soggiorni da sogno nella Città Eterna.

Kolbe Hotel Rome

Antico e moderno per una struttura sostenibile e pluripremiata, che guarda al mercato congressuale nel cuore dell’Urbe romana. I suoi plus la rendono una location unica e identitaria, perfetta per una clientela Mice alla ricerca di servizi di eccellenza

La sua posizione è centralissima, a due passi dalla Roma più antica come quella del Foro Romano, ma il Kolbe Hotel Rome è anche una location ideale che fonde storia e contemporaneità, in virtù di molti dettagli, come quelli architettonici degli ambienti comuni.

La struttura è diventata recentemente, dopo un attento restyling, business-oriented grazie ai servizi offerti: l’hotel ha per esempio introdotto un’innovazione tecnologica unica, un assistente virtuale che permette di accedere con un comando vocale alle informazioni e ai servizi dalla propria camera, oltre a dare informazioni sui siti più importanti dell’area archeologica del Colosseo in cui è ubicato il Kolbe Hotel Rome.

L’hotel si propone come sede ideale per eventi e congressi: le sue sono quattro stelle uniche, sostenibili e pluripremiate per la qualità e completezza di tutto ciò che riserva.

Le sue 72 camere, suddivise in diverse declinazioni, presentano benefit superiori e soluzioni di design e arredamenti particolari e fortemente identitarie; alcune vantano una vista suggestiva sul vicinissimo colle Palatino. Nell’ampio e raffinato Unique Al Palatino Garden Restaurant i sapori della tradizione locale si mescolano con le novità legate alla creatività dello chef per cene e pranzi di lavoro di alto livello.

Ma Kolbe Hotel Rome vuol dire anche curatissimi spazi esterni, come il giardino e la terrazza, oasi di relax e verde per i convegnisti, per ritemprarsi nelle pause di lavoro. Il centro congressi interno, oltre alla sala plenaria da 150 posti, presenta 18 diversi ambienti, tra cui 16 breakout

room da dieci a trenta posti; sono sale dotate di un ventaglio completo di tecnologia audio e video. E, per venire incontro ancor più alle esigenze della clientela business, l’hotel dispone anche di un modernissimo smart corner, che permette di utilizzare due postazioni iMac e due postazioni iPad collegate a una stampante, e di utilizzare il wi-fi in terrazza o in giardino, oltre che nelle stanze e nelle aree comuni.

Numero di camere: 72

Numero max meeting room: 19

Capienza meeting room principale (pax): 120

Superficie meeting room principale (mq): 125

Superficie area espositiva (mq): 80

Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (29 km)

Indirizzo: via di San Teodoro, 48 00186 - Roma

Contatti: tel. 06 6798866

fax 06 6794975

info@kolbehotelrome.com

www.kolbehotelrome.com

Persone di riferimento: Carlo Izzo (direttore)

KOLBE HOTEL ROME

Mercure Eur Roma West

Via Eroi di Cefalonia, 301 00128 Roma Tel. 06 50834111

info@mercureromawest.com www.mercureromawest.com

Posizionato strategicamente nei pressi della zona Eur di Roma, vicino al nuovo Centro Fieristico, al Palalottomatica e ai 2 Aeroporti. Distanza dal centro città: 30 minuti con auto. 240 camere e suite spaziose e moderne, attrezzate con ogni comfort e le più moderne tecnologie. Moderno e funzionale Business Centre con capacità massimo di 800 persone, 2000 mq., 15 sale meeting attrezzate con le più moderne tecnologie e connessione wi-fi. “Aloe” Spa con piscina interna riscaldata, idromassaggio, sauna,

Contatti: Chiara Zonta Meeting & Congress Coordinator congress@mercureromawest.com

Apertura: tutto l’anno

bagno turco, sala fitness, trattamenti benessere. Parcheggio auto. Ristorante “De Gustibus” con cucina mediterranea e capienza di 200 persone, aperto 7 giorni su 7. “Divinus” Lounge Bar, aperto 7 giorni su 7.

Radisson Blu GHR Rome

Via Domenico Chelini, 41 00197 Roma Tel. 06 802291

info.ghr@radissonblu.com www.radissonblu.com

Nell’esclusivo quartiere Parioli il Radisson Blu GHR

Rome è situato tra il quartiere contemporaneo dell’Auditorium Parco della Musica, Maxxi Museum, Foro Italico, Villa e Galleria Borghese e ai Quartieri storici di Piazza del Popolo e Spagna. Il Radisson Blu GHR Rome rappresenta la storia dell’hotellerie della Capitale, albergo costruito negli anni 60, oggi si presenta al mercato della M&I e del mercato Leisure con l’affiliazione al prestigioso marchio internazionale Radisson Group, in seguito ad una ristrutturazione totale e con una capacità totale di 280 camere.

Contatti: Desideria Puccini, Mice Manager desideria.puccini@radissonblu.com

Letizia Palombini, Sales Manager letizia.palombini@radissonblu.com Gian Maria Vecchiarelli, Dosm gianmaria.vecchiarelli@radissonblu.com

Apertura: tutto l’anno

5 Sale Congressi totalmente rinnovate e multimediali, con cablaggio audio e video permettono di accogliere Convegni fino a 250 persone collocandole in più sale meeting. I nostri 3 Ristoranti, ognuno con un outlet diverso: “Holiday Immersive Banquet Hall 360°” la sola sala immersiva in tutta la città. Un elemento di grande appeal che contraddistingue la proposta Mice e Incentive dell’Hotel, Le Roof Panoramic Restaurant, per aperitivi e menù gourmet con vista sulla città, e il Bistrot & Garden Cavalieri con Giardino d’Inverno con apertura su strada.

HOLIDAYIMMERSIVERESTAURANT374250NO----250220

CIVININIPLENARYROOM166180SI180806560100LEROOFPANORAMICRESTAURANT70120SI----15080 EMPIREMEETINGROOM95100NO9050403510050

Smy Aran Blu

Lungomare Duca degli Abruzzi, 72 00122 Lido di Ostia (Rm) Tel. 06 56340225 info.aranblu@smyhotels.com www.smyhotels.com/en/smy-aran-blu

Questo hotel 4 stelle è situato sul lungomare di Ostia, a due passi dalla piacevole passeggiata all’interno del Porto Turistico. Dispone di 68 camere tutte con balcone, e la maggior parte con splendido affaccio sul mare. Dal Roof solarium dell’hotel è possibile godere di una magnifica vista sul Porto Turistico ed è possibile organizzare aperitivi, pranzi e cene in un scenario davvero unico. L’hotel dispone di un ristorante e un bar vista mare e garage privato. La sala meeting principale, con luce naturale, affaccia direttamente sul mare e dispone di accessi dall’esterno. Può essere allestita fino a 100 persone e dispone delle attrezzature tecniche per organizzare ogni tipo di meeting. Sulla terrazza di Roof sono disponibili altre due salette per 15 persone ciascuna per organizzare incontri di lavoro più piccoli.

Contatti:

Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

L’hotel è situato a soli 10 km dall’aeroporto di Fiumicino ed è particolarmente apprezzato perché sono facilmente raggiungibili i maggiori siti di interesse turistico-naturalistici come il sito archeologico di Ostia Antica, La Pineta di Castel Fusano ed il centro storico della Capitale.

BENVENUTI AL THE BUILDING

Posizionato in una zona strategica nel centro della Capitale.

L’Hotel The Building è una nuova struttura 4 stelle, di carattere storico, contraddistinta dalla conservazione di decorazioni e tratti architettonici originari, che si fonde al contempo con elementi di eleganza e benessere all’interno di un ambiente all’avanguardia, concepito secondo uno stile d’arredo moderno.

HOTEL THE BUILDING ****

Via Montebello, 126 - 00185 ROMA ITALY

T. +39 06 99340300 - info@thebuildinghotelrome.com

thebuildinghotelrome.com

Roma

www.blueglobehotels.com/it/the-hive/index

The Hive Hotel

Via Torino, 6 - 00184 Roma Tel. 06 40412000 info@thehiverome.com www.blueglobehotels.com/it/the-hive/index

Il The Hive, aperto nel 2018, è nel centro di Roma,a pochi metri dalla stazione Termini. Oltre a 189 camere, Spazio Wellness, una Palestra, 1.800 mt di Rooftop (open space) e sale interne dedicate alla Ristorazione, offre un Business Center dotato di 9 grandi spazi adatti a qualsiasi

Contatti: Claudio Garbo, Direttore gm@thehiverome.com Valentina Santucci sales@thehiverome.com marketing@thehiverome.com

Apertura: tutto l’anno

evento, con capienza dai 20 ad oltre i 200 posti, concepito per essere efficiente, modulare, elegante. La Sala Adalberto Libera, che può ospitare più di 200 persone, ha un’altezza di 9 metri il che la rende unica per eventi di straordinaria portata ed esigenza.

SALA"ADALBERTOLIBERA"285220NO2001008080220150

SALA"NERVI"120100NO54404040100SALA"ROOFTOP"200100SI80405080100100

SALA"L'ESSENZA"12080SI504050508050

SALA"ADALBERTOLIBERA"MINI6540NO3022--40SALA"BALBO"6535NO3020151535SALA"URBANA"6535NO3020151535-

SALA"BEESNEES"3030NO2015201530SALA"TERRAGNI"6030NO2415151530-

Villa Tuscolana

Via del Tuscolo Km 1,500 00044 Frascati (Rm) Tel. 06 942900 info@villatuscolana.com www.villatuscolana.com

Dimora Storica alle pendici del monte Tuscolo alle porte di Roma, Villa Tuscolana è una prestigiosa cornice per Meeting, Incentive, Conferenze ed Eventi di classe e si propone come moderno centro congressi con sale riunioni da 10 a 300 posti. Possibili diversi allestimenti interni ed esterni, videoconferenze per una capienza in contemporanea fino a 400 persone. Il centro congressi dispone di entrata indipendente ed ampio parcheggio adiacente. Tutte le sale meeting, con luce naturale, offrono numerosi servizi. Sono a disposizione più desk accoglienza/segre-

Contatti: Alessandro Benazzi, Meeting & Event Manager commerciale@villatuscolana.com

Apertura: tutto l’anno

teria e spazi dedicati per lo Staff. L’ampio Foyer del centro congressi è ottimo come zona expo ma anche per aperitivi e coffee break. L’hotel dispone di 92 confortevoli stanze di diversa tipologia e grandezza. Le 4 versatili e luminose sale ristorante sono ideali per pranzi di lavoro a buffet, cene servite, di gala o romantiche per festeggiare eventi e ricorrenze dal sapore unico. L’ampio gazebo, il giardino all’italiana e l’anfiteatro per servizi cocktail e buffet possono ospitare oltre 1000 invitati, con spettacolare vista Roma e immersi nel verde.

SALABORBONE165180SI180904035200150

SALAVITTORIOEMANUELE174180SI180904035200150

SALABELVEDERE10360SI6040304010060

SALACLEMENTE9560SI60252525100-

SALAVANVITELLI7050SI50-25--50

SALAFERRERI2015SI15-10--15

SALASFORZA2015SI15-10--15

Auditorium Antonianum

Viale Manzoni, 1 00165 Roma

Tel. 06 45582593

Fax 06 45582593

info@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it

In una storia lunga più di 65 anni, uniamo alla cortesia e alla professionalità delle persone un passato importante, dove all’eccezionalità storica dell’edificio si sposa il restauro e l’allestimento tecnologico degli spazi.

Il risultato non è solo un’ambientazione unica, nel cuore di Roma, di grande effetto scenografico e dall’acustica perfetta, ma un nuovo concetto di accoglienza: “saper ospitare” in una dimensione culturale e gestionale eco-efficiente e socialmente responsabile.

Il recente restauro ha restituito alla città di Roma, in pieno

Contatti: segreteria@auditoriumantonianum.it elisa@auditoriumantonianum.it

Apertura: tutto l’anno

centro storico, una struttura polivalente, in cui varie sale, diverse per forma e capacità di accoglienza, sono a disposizione per meeting e riunioni aziendali, corsi, convegni, conferenze, lanci di prodotto, mostre ed esposizioni, Lectiones Magistralis, ricevimenti e serate di gala, concerti, spettacoli teatrali ed altro ancora.

Soffitti altissimi, grandi vetrate oscurabili con tende automatizzate, interni luminosi e accessibili ai portatori di handicap, sono peculiari caratteristiche dell’Antonianum e garantiscono la qualità e il successo di ogni tipo di evento.

Viale Umberto Tupini, 65 00144 Roma Tel. 345 7248335 www.centrocongressi.confindustria.it

Uno storico spazio, reinterpretato in chiave contemporanea. Posto nel rinomato quartiere d’affari dell’EUR, è facilmente raggiungibile dagli aeroporti e dalle stazioni ferroviarie di Roma. L’Auditorium ha capienza massima di 800 posti ed è composto da palco, tavolo relatori e podio, modulari e removibili. Il sistema di videoproiezione centrale, laterale e videomapping, insieme alle sofisticate dotazioni illuminotecniche e audio, rendono la sala multifunzionale e suggestiva. A disposizione degli ospiti l’ampio Foyer, dove

Contatti:

Federica Bandini, Responsabile commerciale f.bandini@confindustria.it

Flavio Pompili e Giulia Cozzolino, Responsabili gestione eventi centrocongressi@confindustria.it

Apertura: tutto l’anno

sono ubicati 2 hospitality desk, il bar e il guardaroba, e 7 salette VIP ideali per ospitare riunioni e sessioni parallele. Contigue al Foyer, due sale da 1.200 mq totali destinabili a servizi espositivi e ristorativi.

I l Centro Congressi, collegato all’Auditorium, dispone di ulteriori 18 sale riunioni, alcune con pareti mobili, con capienza dalle 5 alle 250 persone.

Infine, la Terrazza Capogrossi, 2.230 mq scoperti e panoramici, un’esclusiva location per aperitivi e cene di gala.

Centro Congressi Auditorium Aurelia

Via Aurelia, 796 00165 Roma Tel. 06 5060338 info@geacongress.it www.geacongress.it

Nuova e prestigiosa location, il Centro Congressi Auditorium Aurelia a Roma in posizione ottimale per organizzare i Vostri eventi. A 2 Km dal raccordo anulare – e a una manciata dall’aeroporto di Fiumicino - e a soli dieci minuti dal centro, la location è provvista di tecnologia all’avanguardia, di ampio parcheggio ed è articolata in più spazi modulabili, incastonata in un parco con giardini curatissimi. L’Aula Magna, un anfiteatro di 266 posti dotata di strumentazioni tecniche di alto livello, tavolo relatori fino 9 pax, megaschermo, impianto di traduzione simultanea, wifi. Sullo stesso piano il foyer-spazio espositivo di 300 mq e la luminosa sala per catering fino a

Contatti: Gloria Calabresi, General Manager g.calabresi@geacongress.it

Apertura: tutto l’anno

300 ospiti seduti così come una pluralità di salette di segreteria e retropalco collegate alla sala regia dell’Aula. Al primo piano vi sono la Sala “Vega” da 100 persone e la Sala “Consiliare” di dimensioni più raccolte (per 30 ospiti), concepite per meeting aziendali, corsi di formazione, assemblee e incontri del top management oltre ad uffici di completamento. Al secondo piano la Sala “Sirio” per 100 ospiti e la saletta “Cassiopea” per 20 utilizzabili per qualsiasi tipo di evento come corsi di formazione, di approfondimento e presentazioni personalizzate. Varie salette sotto-segreteria sono collocate a ogni livello della location con collegamento esterno e indipendente.

SALAORIONE450300SI2001006560300300

AULAMAGNA400266NO266-----

SALASIRIO125100SI10070352510080

SALAVEGA125100SI10070352510080

SALACINEMA15035SI35-----

SALACONSILIARE10030SI--30---

SALACASSIOPEA2420SI201515---

Roma Convention Center La Nuvola

Viale Asia

00144 Roma

Tel. 06 54513710

Fax 06 54513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventioncenter.it

Il Roma Convention Center La Nuvola si sviluppa su tre livelli, su una superficie di quasi 26.000 metri quadrati con una capienza massima di 8.000 posti: è uno degli edifici più scenografici dell’intera città di Roma.

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

Inaugurato il 29 Ottobre 2016, il capolavoro dell’Architetto Massimiliano Fuksas è un’opera dallo straordinario valore artistico, caratterizzata da soluzioni innovative, un approccio eco-compatibile e materiali tecnologicamente avanzati.

Il Livello Sale Congressuali: 9.000 mq di spazio modulabile: - fino a 30 sale meeting da 40 a 3.000 Pax; - una “Plenaria” di 5.000 persone. - sale regia, VIP area, sala stampa, guardaroba e uffici.

Il Livello “Forum”: 7.300 mq di spazio polivalente dove la Nuvola è sospesa. Area espositiva, gala dinner, presentazione prodotti...

Il Livello “Auditorium”: 1.800 posti (1.200 in platea e 600 nella galleria) con n. 3 foyer esterni ed è contenuto in 14.000 mq di telo in fibra di vetro.

MEETINGHALLS73006000SI4785---60002800

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi

Viale della Pittura, 50 00144 Roma Tel. 06 54513710 Fax 06 54513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventioncenter.it

Il marmo bianco e l’eleganza senza tempo del Palazzo dei Congressi conferiscono solennità e ufficialità ad eventi che prevedano premiazioni, celebrazioni, anniversari ed encomi. Gli ampi spazi consentono di realizzare allestimenti e costruire strutture in massima libertà, rendendo agevole l’organizzazione di convegni, congressi, fiere, eventi di natura artistica, musicale, mostre o esibizioni. Questi gli spazi principali del Palazzo: Salone della Cultura: 1.450 mq adattabili ad area espositiva, cene di gala, convention, ecc.;

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

Auditorium Capitalis: 800 posti (Theatre Style) totalmente equipaggiato; Foyer Kennedy e Foyer Arte: di 800 mq ciascuno; sono adiacenti alle sale principali e possono servire da aree registrazione, area espositiva ed eleganti cene di gala; Primo Piano: superficie di 2.500 mq suddivisibile fino a 24 sale meeting grazie a pareti modulari; Terrazza: spettacolare spazio di 2.500 mq in totale, con vista sull’Eur e Roma, utilizzabili per cene di Gala, cocktail e eventi corporate.

Roma Meeting Center

Largo dello Scautismo, 1 00162 Roma

Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144

info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.it

Le sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, vicino al centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, concerti, focus group, work shop, corsi, cene aziendali ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Meeting Center mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e l’accoglienza degli ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e flessibilità è in grado di offrire accoglienze personalizza-

Contatti:

Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it

Apertura: tutto l’anno

te: welcome coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di soluzione. Sono presenti 5 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wifi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizionata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante interno che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo stanze private per gli ospiti che vogliono soggiornare e un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.

GRANSASSO6460SI603525254030

BADEN-POWELL5435SI203030402020

MOWGLI3525NO251515152020

Spazio Novecento

Meeting, cene di gala, cong ressi, esposizioni, fiere e mostre: una location unica, dove eleganza, versatilità e modularità degli spazi si fondono idealmente con la più avanzata tecnologia e la professionalità dello staff al servizio dei professionisti

Spazio Novecento, gioiello architettonico di bellezza marmorea, unico nel suo genere, risalente agli anni ’30, e di forte impatto nel panorama delle location di Roma, si configura come 1.300 metri quadrati di versatilità ed eleganza estetica nel cuore dell’Eur, quartiere romano tra i più moderni, a due passi dal centro della città e ben collegato al grande raccordo anulare e all’aeroporto di Fiumicino. Spazio Novecento si basa sull’idea di creare una location per eventi di forte personalità, la

SPAZIO NOVECENTO

Numero max meeting room: 1

Capienza meeting room principale (pax): 600

Superficie meeting room principale (mq): 700

Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino

Indirizzo: Piazza Gugliemo Marconi, 26/B

00144 Roma

tel. 06 54221107

info@spazionovecento.it www.@spazionovecento.it

Persona di riferimento: Rosanna

cui caratteristica è quella di avere doti di estrema versatilità e adattamento a qualsiasi esigenza realizzativa, grazie anche alla scenografica terrazza esterna di cinquecento metri quadrati che lo rende fruibile in tutti i periodi dell’anno.

È una struttura suggestiva e multifunzionale dagli interni di forte valenza architettonica, in grado di far fronte a ogni tipo di necessità, merito anche della modularità dei suoi raffinati ambienti, che possono ospitare fino a seicento persone sedute, e al suo ampio foyer d’ingresso. La dotazione tecnologica di ultimissima generazione di audio, video e luci di Spazio Novecento è paragonabile a un vero e proprio studio televisivo, e rende possibili innumerevoli combinazioni di allestimenti, fornendo agli addetti ai lavori la massima facilità nella messa in opera. Una location che si avvale di numerosi servizi aggiuntivi di altissima professionalità, tra cui il catering, il servizio di traduzione simultanea e l’attività di progettazione e realizzazioni di set-up interamente personalizzabili. La sinergia di queste attività è gestita da uno staff operativo altamente professionale e attento alla cura del singolo progetto per la realizzazione di convegni medico-scientifici e di tutte le altre tipologie di eventi.

Roma - www.spazionovecento.it

Spazio Novecento

SALA PRINCIPALE: 600

In città Autostrade Casello di a Km. Stazione di a Km. Aeroporto di a Km.

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 1

Sala principale: 600 posti

BUSINESSCENTER

Postazioni di lavoro n°

Servizio di segreteria/Reception

Linee telefoniche dirette PC

Accesso a Internet via cavo Wi-Fi gratuito Fotocopiatrice

Altri servizi:

Accessibilità disabili Animali permessi Rental car service Deposito bagagli Cassette di sicurezza Negozi interni Cambiavalute Discoteca

Piazza Guglielmo Marconi, 26/B 00144 Roma

Tel. 06 54221107

info@spazionovecento.it www.spazionovecento.it

Contatti: Sales Manager comunicazioni@spazionovecento.it

Apertura: tutto l’anno

Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 12

Aree espositive mq:

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 40

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Servizio catering: Catering con esclusiva Libero Catering convenzionati

Bar

Parcheggio: Interno scoperto Coperto

Esterno

Garage convenzionato

Carte di credito: American Express Diners Jcb MasterCard Visa

Convention Bureau Napoli

Destinazione sempre più richiesta per i congressi medico-scientifici, il capoluogo partenopeo offre una rete di location e servizi coordinati dall’attività mirata del convention bureau e in sinergia con i centri di eccellenza del territorio

Napoli si conferma destinazione congressuale in grande crescita. Già nel primo semestre del 2022 la richiesta per eventi congressuali era più che triplicata rispetto al 2021, e la città ha rilevato un incremento di richieste nazionali e internazionali di oltre il 20% anche rispetto al 2019, che finora si era attestato come anno record.

Il trend positivo è legato in particolare al settore medico-farmaceutico, che pesa per circa il 35% sul totale.

Il Convention Bureau Napoli, tramite il suo network di operatori, offre una consulenza

CONVENTION BUREAU NAPOLI

80144

Contatti: tel. 335 304350 info@cbnapoli.it www.cbnapoli.it

personalizzata, professionale e gratuita per l’organizzazione di eventi a Napoli e dintorni. Il suo raggio di promozione ha superato i confini del capoluogo, estendendosi ai principali operatori congressuali dell’area dei Campi Flegrei e Caserta, meta nevralgica per il comparto grazie agli alberghi congressuali e alla vicinanza all’aeroporto internazionale di Napoli, che ha incrementato ulteriormente il network dei collegamenti diretti con 108 tratte nazionali e internazionali. Si confermano le collaborazioni con le principali location partenopee, con gli alberghi ideali per il settore e i principali centri congressi –Terminal della Stazione Marittima, Città della Scienza e Mostra d’Oltremare – e anche con grandi sedi museali adatte all’organizzazione di eventi, come il Museo Ferroviario Nazionale di Pietrarsa e il complesso monumentale Donnaregina. Sono state attivate inoltre sinergie chiave con i centri di eccellenza del territorio e in particolare con l’università Federico II.

La partecipazione alle principali fiere di settore, la collaborazione con le istituzioni locali e regionali e l’intenso lavoro di promozione del territorio proseguirà per il convention bureau nel 2023 con azioni mirate a potenziare il numero di candidature con associazioni scientifiche nazionali e internazionali interessate a Napoli e alla Campania.

Indirizzo sede legale: Studio Leone via Miguel Cervantes de Saavedra, 64

Napoli

Persona di riferimento: Giovanna Lucherini

Arthotel San Francesco al Monte

Una struttura ricercata per un completo bouquet di servizi, caratterizzati dall’alta qualità: queste le caratteristiche principali a disposizione della clientela congressuale, che qui trova mille soluzioni, interamente personalizzabili

Arthotel San Francesco al Monte nasce dalla ristrutturazione del convento cinquecentesco di Santa Lucia al Monte, ed è affacciato sul golfo di Napoli, nel cuore della città. Le antiche celle dei francescani ospitano ora le 45 camere dell’hotel quattro stelle, declinate in differenti tipologie. Sono tutti ambienti panoramici, all’insegna di una ricercata e sobria eleganza e non mancano, al loro interno, comfort completi e di livello superiore. Diverse anche le proposte ristorative interne: La Terrazza dei Barbanti e il Ristorante il Vigneto si presentano con una cucina mediterranea rispettosa delle tradizioni del territorio, rivisitata nel nome del sapore e della qualità, ideali sia per cene di gala sia per veloci e informali pranzi di lavoro in ambienti interni ed esterni eleganti. Tre, invece, le sale destinate a meeting, convegni ed eventi: sono tutti spazi dotati di luce naturale, affreschi originali del XVI secolo e vista sul golfo di Napoli, con le più moderne attrezzature audio e video, e possono essere configurati e personalizzati in funzione delle singole esigenze. L’Antico Refettorio, che può accogliere fino a 180 persone, è disponibile per conferenze, meeting e cene di gala. Ai lati si trovano due piccole sale utilizzabili per riunioni di sottogruppi; un ulteriore ampio spazio permette di creare un angolo di registrazione, prima dell’accesso nella sala. La sala del Forno, trenta ospiti a platea, è perfetta per incontri di rappresentanza,

conferenze stampa e presentazioni. In ultimo la sala di San Giovan Giuseppe, che può ospitare fino a sessanta persone, presenta una grande vetrata affacciata sul golfo e si configura per qualsiasi tipologia di meeting; inoltre i terrazzini adiacenti sono perfetti per l’organizzazione di coffee break.

Numero di camere: 45

Numero max meeting room: 3

Capienza meeting room principale (pax): 180

Superficie meeting room principale (mq): 180

Superficie area espositiva (mq): 40

Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino

Indirizzo: corso Vittorio Emanuele, 328 Napoli

Contatti: tel. 081 4239111

info@sanfrancescoalmonte.it

www.sanfrancescoalmonte.it

Persone di riferimento: Marianna Sarno

ARTHOTEL SAN FRANCESCO AL MONTE

Gold Tower Lifestyle Hotel

Via Brecce a Sant’Erasmo, 185 80146 Napoli Tel. 081 19966381 info@goldtowerhotel.it www.goldtowerhotel.it

L’hotel offre un’esperienza intima in linea con la filosofia “Lifestyle”, garantendo il massimo del comfort per un’appagante e memorabile esperienza. Il complesso alberghiero vanta di 41 camere, tra cui una Executive Wellness Suite, due ristoranti, un lounge bar, un centro benessere di mille metri quadrati, una palestra, un centro congressi con due sale modulari fino a 170 persone, una zona esterna per coffee break, un giardino ed una terrazza panoramica per eventi esclusivi. L’hotel offre, inoltre, un ampio parcheggio gratuito e il servizio navetta. La sicurezza e la salute sono la nostra priorità. Il Gold Tower Lifestyle Hotel nasce dalla volontà di offrire una nuova esperienza di ospitalità basata sulla cura del dettaglio, ambienti raffinati e percorsi sensoriali dedicati. Un servizio erogato al singolo cliente, costruito su regole precise e chiare: trasparenza, tutela e tailor-made. Per noi l’alta qualità passa dalla garanzia di

Contatti:

Giuseppina Schiavullo, Responsabile Booking & Event booking@goldtowerhotel.it

Apertura: tutto l’anno

offrire ciò che promettiamo, il lusso abbinato ad un sistema certificato di sanificazione e igiene per godere al meglio di una nuova perla partenopea. Un luogo unico che sarà capace di trasportarvi in una dimensione di totale relax e dove riceverete “un’ospitalità sartoriale”, un servizio unico, in accordo con la grande tradizione sartoriale napoletana, “cucito” su misura, in base alle vostre esigenze. Non chiamatelo solo Hotel.

Habita79 Pompeii MGallery

Un hotel tecnologico, con standard a quattro stelle di alto livello, pensato per un’utenza congressuale esigente: è una soluzione ideale per chi cerca servizi top e spazi per convegni ed eventi in un contesto prestigioso e comodo da raggiungere

Comodamente raggiungibile dall’autostrada A3, situato a pochissimi passi dalla stazione ferroviaria di Pompei e a circa venti minuti da Napoli e dal suo aeroporto, Habita79 Pompeii MGallery, oggetto di una recente ristrutturazione, è situato all’interno di un importante ed elegante palazzo dei primi del ‘900, adiacente al Sito Archeologico. Si presenta come una struttura busi-

HABITA79 POMPEII MGALLERY

Brand di appartenenza: Accor

Numero di camere: 79

Numero max meeting room: 5

Dimensioni meeting room principale (pax): 180

Superficie meeting room principale (mq): 245

Superficie area espositiva (mq): 70

Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (circa 30 km)

Indirizzo: via Roma, 10 - 80045 Pompei (Na)

Contatti: tel. 081 5959625 www.habita79.it

Persona di riferimento: Valerio Catalano - valerio.catalano@accor.com

ness–oriented inserita nel portafoglio MGallery – Hotel Collection, brand del gruppo Accor.

La struttura dispone di 79 camere dal design contemporaneo e tailor made, ampie e luminose, tutte insonorizzate e declinate in differenti tipologie e caratterizzate, oltre che da arredi ricercati, anche da un ventaglio di servizi dagli elevati standard tecnologici per venire incontro a tutte le esigenze della propria utenza business. Varie le proposte ristorative di Habita79. In un setting Anni 50, circondato da incantevoli giardini, Il Circolo si presenta come un moderno social club che offre ai clienti il piacere di una full immersion nella tradizione enogastronomica campana. Il lounge bar The Roof, ubicato all’ultimo piano dell’hotel aperto da maggio a settembre, propone piatti locali abbinati a cocktail signature, e da quest’anno, anche il ristorante gourmet Raw – Sea Food Capsule per assaporare piatti raffinati e percorsi di degustazione ideati dallo chef. Tante sono le soluzioni per pranzi di lavoro e cene in occasione di un evento. Cinque, invece, è il totale delle sale destinate a meeting e congressi: quattro meeting room modulabili e una sala eventi, tutte dotate di luce naturale e attrezzate con le migliori tecnologie audio e video e con sistemi di domotica.

La sala eventi, con una capienza di 180 posti, si può collegare anche alle altre in videoconferenza per ospitare convegni e congressi fino a trecento persone. È dotata di cucina autonoma e si può comodamente utilizzare per banqueting. All’Habita79 Pompeii MGallery non mancano neppure ampi spazi all’aperto, aree espositive e colonnine di ricarica per auto elettriche a conferma dell’attenzione, da parte dell’hotel, alla salvaguardia e al rispetto dell’ambiente.

Napoli

Holiday Inn Naples

Via Aulisio centro direzionale, 6E 80143 Napoli Tel. 081 2250111 Fax 081 2250683 hinaples@hotel-invest.com www.holidayinn.com/naplesitaly

L’Holiday Inn Naples è un moderno hotel 4 stelle che gode di una posizione strategica facilmente accessibile dalle principali autostrade, dall’aeroporto internazionale di Capodichino e dalla stazione centrale di Piazza Garibaldi.

Se viaggiate in aereo, prenotate il transfer a pagamento da/per l’aeroporto di Capodichino (NAP). Per l’organizzazione dei vostri eventi ed incontri di lavoro il nostro Centro Congressi dispone di 8 sale meeting modulari, tutte dotate di luce naturale, connessione internet ad alta

Contatti: Guendalina Scavia, Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com

Milena Marchese, Meetings Network Manager m.marchese@hotel-invest.com

Apertura: tutto l’anno

velocità gratuita ed ampi spazi espositivi. L’hotel dispone di 312 camere tra Standard, Premium, Suite, Deluxe Suite ed Executive Suite, tutte ampie e adatte a soddisfare le diverse esigenze di coloro che viaggiano per affari o per svago.

Il bar Open Lobby propone cocktail e snack per trascorrere una serata all’insegna del relax.

Nel ristorante Bistrot Napoli potrete gustare i piatti del nostro Chef che armonizza abilmente la tradizione partenopea con gli ultimi trend culinari.

MIMOSAI+II311350SI300120---300

GINESTRA204200SI150704035-150

MIMOSAII187170SI130704035-150

AZALEAI+II124150SI100544035-110

MIMOSAI124150SI100544035-120

BIANCOSPINO113100SI80544035-90

AZALEAI6260SI40182015-50

AZALEAII6260SI40182015-50

CAMELIAI+II4340SI30152015--

CAMELIAI+II+III6040SI3526----

GLICINEI+II4340SI30152014--

GIGLIO4325SI25151510--

CAMELIAI3020SI1561410--

GLICINEI3020SI1561412--

VIPLOUNGE6416SI--16---

Lloyd’s Baia Hotel

Via Benedetto Croce, snc 84121 Salerno Tel. 089 7633111 meeting@lloydsbaiahotel.it www.lloydsbaiahotel.it

II Lloyd’s Baia Hotel è un elegante albergo 4 stelle di Salerno che unisce il piacere all’esigenza di chi cerca un luogo speciale per un convegno o un evento indimenticabile.

Il nostro centro congressi è la soluzione adatta ad ogni vostra richiesta. Le 7 sale meeting, dotate di ogni moderna attrezzatura, sono capaci di accogliere fino a 300 persone; inoltre, grazie alle ampie terrazze, soluzione ideale per coffee break e light lunch, potrete godere di un panorama unico al mondo.

L’hotel, che può ospitare gratuitamente 300 posti auto, è situato nei pressi dell’uscita dell’autostrada A3 di Vietri sul Mare ed è facilmente raggiungibile dal porto e dalla stazione AV di Salerno; inoltre, si trova a pochi minuti dagli

Contatti: Maria

Teresa Ventura, Business Department meeting@lloydsbaiahotel.it

Apertura: tutto l’anno

incantevoli paesini della Costiera Amalfitana. Questi e altri ancora i motivi per scegliere il Lloyd’s Baia Hotel e organizzare il vostro congresso in Costiera Amalfitana. Nel 2014 nasce il Ristorante Re Maurì, da un progetto ambizioso e completamente nuovo, frutto della creatività e dell’inventiva del Gruppo Marinelli e dal desiderio di realizzare, alle porte della meravigliosa Costa d’Amalfi e dopo i successi ottenuti con il Lloyd’s Baia Hotel, un moderno tempio della cucina ricercata. Dopo appena un anno arriva il Certificato d’Eccellenza di TripAdvisor e subito dopo anche la segnalazione nella Guida dell’Espresso “I Ristoranti d’Italia”. Nel 2016, quando ha soli due anni di attività, il curriculum vitae di Re Maurì si impreziosisce con la Stella Michelin.

H Hootetel l Co Commmer e ci cio, o t tra r s stitile le e ed d e ellegannza

Un l luo u go g ideeal a e peer r u un v viaiaggio io d’a a a ari i e di p piac a ere, l l’Hot o el l C Comommemerccio o s si i tr t ovva a in n u una na p pos o iz izioone e ceentntrrale l t tra i il l Cilento o e la C Cos o t tiier e a Am Amal al taanna. a Di Disppon o e d di s saale e me t etining g per evveenti, co connggresssi i ed d e esppos o i izioonni. 51 caammerre tr t a sttannda d r rdd, execcutivve e e immpportrtan a ti suiite d dottatte e di d o ogni i co c f mf m ort. t Al A piiaano terra a i il l rinooma m to o L Le Radici c R Res e ta t ur u ant t peer r faare r esperienzza di u un n ne e diining v varrieega g to, , trra a teerra a e ma m re, a rma a dello chhef f Ma Matt t eo e S Saangiioovanni.

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast

S.S Sorrentina 145 - Km. 12,400 80053 Castellammare di Stabia (Na) Tel. 081 3946700 - Fax 081 3946770 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com

Apochi Km dall’uscita autostradale di Castellammare di Stabia, vicina a Sorrento, Pompei, Napoli e la Costiera Amalfitana, il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast, è la prima struttura ricettiva situata all’inizio della Penisola Sorrentina.

Nato dal recupero industriale di un vecchio cementifico, caratterizzato da un design moderno e minimalista, l’Hotel dispone di 150 camere, tutte con vista mare, un parcheggio privato per 200 auto e 6 bus, ristorante, centro benessere, piscina, spiaggia privata e molo d’attracco privato.

Cinque sale meeting, da 10 fino a 250 posti, e il Convivio Ricevimenti, location esclusiva con terrazze panorami-

Contatti: Antonino Russo, Direttore Commerciale a.russo@sorrentocoasthotel.com

Adelaide Tornese, Groups & Events Coordinator info@towershotelsorrento.com

Apertura: tutto l’anno

che sul mare, per cene di gala, lanci di prodotto e altre tipologie di eventi, ne completano l’offerta.

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Più unico che raro

CDSHotels

Il gruppo pugliese, da oltre trent’anni realtà di eccellenza e qualità nel panorama alberghiero e congressuale in Puglia e Sicilia, si presenta con diversi hotel a forte vocazione congressuale, caratterizzati da un ventaglio completo di servizi

Una visione strategica, un percorso di costante crescita aziendale e di fatturato, un modello organizzativo, di formazione e valorizzazione delle proprie risorse umane attento e professionale, focus e mission sul cliente e sulle sue esigenze. Da oltre trent’anni CDSHotels rappresenta tutto questo ed è un punto di riferimento di eccellenza e qualità nel settore dell’ospitalità alberghiera e degli eventi congressuali. Una realtà consolidata sul territorio, con l’obiettivo di rendere sempre più protagonisti del panorama turistico il Salento, la Puglia e la Sicilia. La sua struttura organizzativa è suddivisa strategicamente in due macro aree: il centro servizi che, con l’headquarter a Lecce, raggruppa tutte le funzioni aziendali a supporto di tutte le location, e le singole strutture ricettive, diffuse nelle due regioni italiane. Diverse le strutture di proprietà del gruppo, accomunate da una forte brand identity, espressione di plus, standard qualitativi e di tutte le caratteristiche di CDSHotels. Il focus di questo articolo è su tre location pugliesi, perfette per l’organizzazione di eventi e congressi, anche in ambito medico-scientifico.

HotelBasiliani,congressinellacittàbianca

È un vero e proprio punto di riferimento dell’hotellerie della città di Otranto l’hotel Basiliani, quattro stelle a pochissimi passi dal centro storico della città bianca che presenta 128 camere di differenti tipologie e suite dagli arredi eleganti e raffinati, di differenti tipologie e accomunate da comfort di livello superiore. Sei le sale del centro congressi, che ha una

capienza totale di 350 persone, è illuminato da luce naturale e conta su un accesso diretto dall’esterno, oltre che su un ventaglio completo di attrezzature audio e video. Tre sale in particolare sono modulabili per poter essere personalizzate al meglio e tutte rappresentano la cornice ideale per congressi, meeting, seminari, conferenze, oltre che per esposizioni e incentive. Tre sono i bar interni, ai quali si affianca il ristorante con menu tipici della cucina pugliese uniti a piatti della gastronomia internazionale: una location perfetta per pranzi di lavoro, così come per cene di gala.

GrandHotelRivieranelcuoredelSalento

Si affaccia sul mare della costa ionica salentina e si inserisce nel pittoresco paese di Santa Maria al Bagno, nei pressi di Gallipoli: il Grand Hotel Riviera, storico albergo di categoria quattro stelle superior, ritornato agli antichi splendori dopo una completa e accurata ristrutturazione, si presenta con i suoi due ettari di giardino privato posto sulla scogliera

terrazzata sino al mare del Salento. Il centro congressi dispone di due sale per congressi, dotate di luce naturale e di tutte le attrezzature audio e video, rispettivamente da 75 a 190 posti, mentre tre eleganti terrazze con vista sul mare si propongono per ricevimenti e cocktail.

Le sue ampie e luminose camere sono 98, di diversa tipologia e dai plus di elevato livello, mentre l’offerta gastronomica del ristorante, per eleganti cene di gala e informali pranzi di lavoro, coniuga piatti e ricette della cucina tradizionale accompagnati da prelibatezze gourmet. Per i clienti dell’hotel sono disponibili anche due piscine, bar e lounge bar.

PortoGiardino,stilemediterraneoaMonopoli

Recentemente riaperto dopo un importante intervento di ristrutturazione, Porto Giardino è un’elegante struttura quattro stelle composta da un corpo centrale circondato da palazzine a schiera dallo stile mediterraneo ubicata a pochissimi passi dal centro di Monopoli e immersa in un verde parco di venti ettari che si affaccia sulla costa.

Il centro congressi, Albatros, è la sede ideale per congressi, eventi, seminari, workshop, così come per esposizioni e team building. Le otto sale con luce naturale, che possono ospitare sino a 850 persone, sono dotate delle migliori attrezzature tecnologiche audio e video. A disposizione, inoltre, uno staff dedicato all’assistenza tecnica e un servizio di interpretariato e hostess. Non mancano ampie zone per coffee break e aperitivi di benvenuto.

Le 219 dell’hotel, tra loro differenti, sono tutte dotate di patio o con balconcino, mentre tre sono i ristoranti, per un’offerta gastronomica che spazia dalle ricette della gastronomia internazionale a quelle della cucina regionale.

PORTO GIARDINO

Brand di appartenenza: CDSHotels

Numero di camere: 219

Numero max meeting room: 8

Capienza meeting room principale (pax): 850

Superficie meeting room principale (mq): 418

Superficie area espositiva (mq): 350

Aeroporto più vicino: Bari

Indirizzo: C. da Lamandia 16/A Località Capitolo 70043 , Monopoli

Brand di appartenenza: CDSHotels

Numero di camere: 98

Numero max meeting room: 3

Capienza meeting room principale (pax): 120

Superficie meeting room principale (mq): 382

Superficie area espositiva (mq): 100

Aeroporto più vicino: Brindisi

Indirizzo: via Emanuele Filiberto 172-174, Litoranea S. Caterina

73048 Santa Maria al Bagno, Nardò (Le)

BASILIANI

Brand di appartenenza: CDSHotels

Numero di camere: 128

Numero max meeting room: 6

Capienza meeting room principale (pax): 350

Superficie meeting room principale (mq): 150 mq

Superficie area espositiva (mq): 50

Aeroporto più vicino: Brindisi

Indirizzo: via T. Renis, 11, 73028 Otranto (Le)

Contatti: tel. 0832 351321

fax 0832 228794

eventi@cdshotels.it www.cdshotels.it

Persone di riferimento: Valentina De Nuzzo (Mice Manager)

GRAND HOTEL RIVIERA S

Gallipoli (Le) - www.grandhotelcostabrada.it

Grand Hotel Costa Brada

Sul litorale salentino, vicino a Gallipoli e di facile accesso dalle principali arterie di traffico, il Grand Hotel Costa Brada si è rinnovato coinvolgendo anche il centro congressi, dotato oggi di moderni strumenti tecnologici e flessibilità

Il Grand Hotel Costa Brada, struttura salentina sul litorale di Gallipoli, affacciato sul mare Jonio, si presenta alla meeting industry con un volto nuovo.

Negli ultimi cinque anni ha effettuato importanti interventi di ristrutturazione che hanno interessato diversi ambienti e servizi, dalla hall al nuovo bar, dal ricevimento alle tre spiagge, dalla spa – cui è stato anche aggiunto un in-

GRAND HOTEL COSTA BRADA

Numero di camere: 75

Numero max meeting room: 2

Capienza meeting room principale (pax): 210

Superficie meeting room principale (mq): 210

Superficie area espositiva (mq): 1000

Aeroporto più vicino: Brindisi

Indirizzo: via Lit. Km 3 Gallipoli S. Margherita di Leuca - Gallipoli

Contatti: tel. 0833 202551 info@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it

Persona di riferimento: Anio Iannuzizello direzione@grandhotelcostabrada.it

gresso separato in linea con i codici deontologici - alle camere deluxe, suite e junior suite. E non poteva mancare, nel progetto di rinnovamento, il centro congressi, ristrutturato lo scorso anno e dotato di avanzata tecnologia per audio e video e connessione Wi-fi e spazi ideali per gli eventi medico-scientifici.

Il centro congressi consente di ospitare dalle dieci alle 180 persone. La sala plenaria polifunzionale ha una capienza fino a 180 delegati e può contare, tra le varie dotazioni, anche su un podio con microfono e un tavolo relatori fino a sei postazioni. Accanto si trova la sala meeting, collegata con la plenaria da un’entrata interna e dotata al tempo stesso di un’altra entrata indipendente, con la capacità di accomodare fino a cinquanta persone a platea. Inoltre, all’insegna della flessibilità entrambe le sale sono dotate di sedie amovibili.

Il Grand Hotel Costa Brada continua poi a puntare sul miglioramento dei propri servizi. La ristrutturazione quest’anno interesserà le tre sale ristorante interne, il ristorante esterno e il pool bar situato all’esterno e vista mare.

Tra i punti di forza della struttura risiede anche la sua posizione. L’hotel si trova a soli ottocento metri dall’uscita della SS 274 a scorrimento veloce, ma al tempo stesso dista poco più di tre chilometri dal centro di Gallipoli. L’aeroporto di Brindisi è a circa ottanta chilometri e sono disponibili servizi di transfer, come anche un ampio parcheggio per auto e pullman.

Gallipoli (Le) - www.grandhotelcostabrada.it

Grand Hotel Costa Brada

SALA PRINCIPALE: 180 CAMERE: 75

Al mare

Autostrade A14

Casello di Bari a Km. 200

Stazione di Lecce a Km. 40

Stazione di Gallipoli a Km. 4

Aeroporto di Brindisi a Km. 80

Aeroporto di Bari a Km. 200

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 2

Sala principale: 180 posti

Dimensioni sala principale mt: 14,30 x 14,30

Altezza sala principale mt: 3,20

Lit. Km 3 Gallipoli - S. Maria di Leuca

73014 Gallipoli (Le)

Tel. 0833 202551 - Fax 0833 202555 info@grandhotelcostabrada.it direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it

Contatti: Anio Iannuzziello, Direttore direzione@grandhotelcostabrada.it

Apertura: tutto l’anno

Aree espositive mq: 1000

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 40

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 75

Doppie 43

Junior Suite 1 Suite 2

Triple 16

Deluxe 11

Disabili 2

Servizi nelle camere:

Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand

Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristorante:

Panoramico - Posti totali: n° 300

Tipo di cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Coperto per 8 auto

Esterno per 200 auto Garage convenzionato

Carte di credito:

American Express Diners Jcb

MasterCard Visa

Lecce

- www.grandhoteltiziano.it

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi

Un centro congressi da tredici sale, una capacità fino a 1000 delegati e la posizione strategica sia per le vie d’accesso che per il centro storico della città confermano la vocazione del 4 stelle salentino a ospitare convegni ed eventi

L’agevole posizione e l’ampia offerta di spazi per eventi sono due plus del Grand Hotel Tiziano e dei Congressi, indirizzo consolidato a Lecce e punto di riferimento per il settore. Il 4 stelle, con 273 camere si trova infatti idealmente alle porte del capoluogo salentino,

Numero di camere: 273

Numero max meeting room: 13

Capienza meeting room principale (pax): 800

Superficie meeting room principale (mq): 890

Superficie area espositiva (mq): 1500

Aeroporto più vicino: Brindisi

Indirizzo: viale Porta d’Europa, 5

Contatti: tel. 0832 272111 congress@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it

Persona di riferimento: Alessandro Lorenzo (MICE Manager)

il che lo rende facile da raggiungere per chi arriva dalle principali arterie di collegamento sul territorio, ma al tempo stesso dista solo pochi minuti dalle mura antiche, perfetto dunque anche per raggiungere il barocco centro storico della città, potendo anche scegliere di lasciare l’auto nell’ampio parcheggio.

La sua vocazione congressuale è valorizata da un centro congressi ampio e attrezzato con tecnologia d’avanguardia, che si declina in 13 sale riunioni e altre aree dalle funzioni versatili. La capacità dei singoli spazi congressuali varia dai dieci fino ai 1.000 posti totali disponibili nella sala plenaria.Ad accompagnare gli organizzatori è sempre disponibile il personale tecnico e convegnistico appositamente formato e dedicato, così come diversi foyer, altri ambienti indoor, una sala segreteria, diverse aree espositive, un locale dedicato alla regia. Quando la stagione e il clima lo permettono, entrano in gioco anche gli spazi esterni, ideali sia per appuntamenti di incontro professionale che per momenti conviviali per i congressisti, dai coffee break agli aperitivi, ai quali si può dedicare anche il giardino d’inverno. Cene e business lunch, anche per grandi numeri, sono accolte nelle due sale del Ristorante Michelangelo, che dispongono di150 e cinquecento posti.

GRAND HOTEL TIZIANO E DEI CONGRESSI

Lecce - www.grandhoteltiziano.it

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi

SALA PRINCIPALE: 800 CAMERE: 273

In città

Autostrada A14

Casello di Bari a Km. 160

Stazione di Lecce a Km. 2 Aeroporto di Brindisi a Km. 40

Servizio transfer da/a aeroporto

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 13

Viale Porto d’Europa, 5 73100 Lecce Tel. 0832 272111 info@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it

Contatti: Alessandro Lorenzo - Mice Manager congress@grandhoteltiziano.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 800 posti Altezza sala principale mt: 5 Aree espositive mq: 2000

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 273

Singole 41 Doppie 220 Suite Junior Suite 12

Servizi nelle camere: Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristoranti:

Michelangelo - Posti totali: n° 500

cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Interno scoperto Coperto n° 100 auto Esterno Garage convenzionato

Carte di credito: Tutte le principali

Hotel Excelsior Bari

Un mix di esperienza, professionalità e offerta congressuale di alto livello, in posizione strategica nel capoluogo pugliese: ecco i plus del quattro stelle che con otto sale è a disposizione di congressi in centro città, a due passi dalla stazione

Un quattro stelle che è ormai un consolidato punto di riferimento per il comparto congressuale del sud Italia: ecco l’Hotel Excelsior Bari, struttura del capoluogo pugliese che può contare su una posizione strategica. Situato in pieno centro città - in via Giulio Petroni – l’hotel si trova infatti in prossimità della

HOTEL EXCELSIOR BARI

Numero di camere: 146

Numero max meeting room: 8

Capienza meeting room principale (pax): 420

Superficie meeting room principale (mq): 500

Superficie area espositiva (mq): 500

Aeroporto più vicino: Bari Karol Wojtyla

Indirizzo: via Giulio Petroni, 15 - Bari

Contatti: tel. 080 5564386 congressi@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it

Persona di riferimento:

Ilaria Gagliardi (MICE Manager)

Nicola Romito (Direttore)

stazione ferroviaria centrale e si può raggiungere facilmente anche in auto poiché è ben servito dalla principale rete viaria.

Gli organizzatori qui troveranno una struttura di livello da 146 camere e soprattutto un centro congressi interno dotato di otto sale, alcune delle quali gestibili in maniera modulare per andare incontro alle differenti richieste. Distribuite su due livelli dell’hotel, sono tutte dotate di luce naturale e fornite di dotazione tecnologica completa.

Le quattro sale al piano terra (Piccinni, Verdi, Mozart e Toscanini), ampie e funzionali, grazie alla flessibilità garantita dalle pareti mobili permettono di declinare in diversi modi qualsiasi tipo di convegno, anche con numeri importanti di partecipanti. Quattro sono anche gli spazi al primo piano (Otranto, Castel del Monte, Castellana e Alberobello), sale riunioni particolarmente indicate per gli eventi farmaceutici e aziendali, break-out per i congressi medici e corsi di formazione. Gli ambienti dell’hotel, compresi il Bar Excelsior e il Ristorante Farhà, ben si prestano anche all’organizzazione dei momenti che vanno a corredare i lavori congressuali, dal coffee-break a una cena così come un servizio di catering per alti numeri di delegati. Il team dell’hotel appositamente formato e dedicato alla clientela professionale sarà a disposizione per seguire e supportare tutte le fasi della messa in opera dell’evento.

Bari

- www.hotelexcelsiorbari.it

Hotel Excelsior Bari

SALA PRINCIPALE: 420 CAMERE: 146

In città

Stazione di Bari Centrale a Km. 0 Aeroporto di Bari Palese a Km. 14

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 8

Sala principale: 420 posti

Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,5

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 146

Dus 67 Dbl 60

Suite 5 Triple 8 Francesi 6

Servizi nelle camere: Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand

Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristorante: Ristorante Farhà

Posti totali: n° 150

Via Giulio Petroni, 15 - 70124 Bari

Tel. 080 5564366 - Fax 080 5523377 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it

Contatti: Romito Nicola, Direttore direzione@excelsiorbari.it

Luana Magarelli, Mice Manager congressi@excelsiorbari.it

Apertura: tutto l’anno

Aree espositive mq: 500

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Tipo di cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Coperto per 50 auto

Esterno Garage convenzionato

Carte di credito:

American Express

Diners Jcb

MasterCard Visa

PICCINNI180420SI12663-42-TOSCANINI14098SI9842-30-MOZART9054SI5430-33--

VERDI9054SI5430-33--

OTRANTO7040SI4020-18--

ALBEROBELLO6430SI3015-13-CASTELLANA6430SI3015-13-CASTELDELMONTE6430SI3015-13--

Hotel Mercure

Villa Romanazzi Carducci

Antico e moderno si incontrano in questa struttura quattro stelle dove una dimora storica e un edificio contemporaneo immersi in un grande parco offrono una vasta scelta di spazi flessibili e accessoriati, comprese due sale completamente nel verde

Storia e contemporaneità si intrecciano

all’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci che, a Bari, offre ampi spazi indoor e outdoor per l’organizzazione di meeting, eventi e congressi.

L’hotel è infatti immerso in un parco secolare di

Numero di camere: 126

Numero max meeting room: 20

Capienza meeting room principale (pax): 450

Superficie meeting room principale (mq): 350

Superficie area espositiva (mq): 1200

Aeroporto più vicino: Bari Palese (km 12)

Indirizzo: via G. Capruzzi, 326 70124 Bari

Contatti: tel. 080 5427400 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com

Persona di riferimento: Carmen Fiocchi (MICE Manager) mice@villaromanazzi.com

ventitremila metri quadrati di verde e quiete, che accolgono una storica villa ottocentesca così come un moderno complesso per un totale di ben quarantamila metri quadrati. Sale e terrazze all’aperto possono ospitare cene di gala - anche a bordo piscina - o informali business lunch, mentre all’interno sono a disposizione venti spazi per un totale di 1.500 metri quadrati. Molte sale risiedono nella villa storica dell’hotel, Villa Rachele, tra cui la sala principale, denominata Federico II, dotata di luce naturale e con una capacità fino a cento delegati. Altri spazi meeting sono invece collocati nel moderno Giulia Centre, a cui si aggiungono infine altre due sale independenti: la splendida sala Scuderia con capacità massima di 200 persone e l’elegante Sala Europa, che può accogliere fino a 450 persone. L’hotel dispone inoltre di 126 raffinate e comode camere, tra cui spiccano due suite, quattro junior suite e nove camere privilege.

Molto curata è anche la ristorazione: il Ristorante Carducci accoglie infatti i commensali in una sala moderna, luminosa e dalla mise en place elegante. Si affaccia sul verde del parco e propone ricette della tradizione locale e regionale all’insegna di materie prime selezionate, di stagione e a chilometro zero, con il tocco personale dello chef.

HOTEL MERCURE VILLA ROMANAZZI CARDUCCI

Bari - www.villaromanazzi.com

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci

SALA PRINCIPALE: 450 CAMERE: 126

In città

Autostrade A14

Casello di Bari sud a Km. 8

Stazione di Bari Centrale a Km. 1

Aeroporto di Bari Palese a Km. 12

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 20

Sala principale: 450 posti

Dimensioni sala principale mt: 13x27

Altezza sala principale mt: 6,70

Aree espositive mq: 1200

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 126

Singole 19 Doppie 98 Junior Suite 4 Suite 2

Altre tipologie: 3 camere dependance all’interno del parco

Ser vizi nelle camere: Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristorante:

Carducci - Posti totali: n° 70

Via G. Capruzzi, 326 70124 Bari

Tel. 080 5427400 - Fax 080 5560297 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com

Contatti: Carmen Fiocchi, MICE Manager mice@villaromanazzi.com

Apertura: tutto l’anno

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 15

Americane attrezzate Amplificazione

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Tipo di cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Coperto per 50 auto Esterno per 250 auto Garage convenzionato

Carte di credito:

American Express Diners Jcb MasterCard Visa

Ostuni (Br) – www.hotelmontesarago.it

Hotel Monte Sarago

Una moderna struttura per un completo bouquet di servizi, caratterizzati dall’alta qualità: queste le caratteristiche principali a disposizione della clientela congressuale, che qui trova mille soluzioni, interamente personalizzabili

Situato a pochissimi passi dal centro di Ostuni, la celebre città bianca, e comodamente raggiungibile dalla principale rete viaria e ferroviaria, l’Hotel Monte Sarago è una moderna struttura quattro stelle pensata per una clientela congressuale alla ricerca di un ventaglio particolarmente completo di servizi di alto livello.

Sono 67 le sue luminose camere e suite dallo stile sobrio e al tempo stesso elegante, declinate in differenti tipologie e accomunate da benefit superiori, cui si aggiungono dieci ville indipendenti. Anche la ristorazione risponde ai medesimi standard qualitativi: l’Attico Rooftop 225, il ristorante panoramico interno all’hotel, si presta idealmente sia a pranzi di lavoro sia a cene di gala.

Tre invece le sale destinate a meeting, eventi, convegni e congressi: la sala Mazzini può accogliere fino a 210 persone, mentre la saletta Galleria ne ospita quaranta e, infine, la saletta Roccia ha una capacità complessiva di 25 persone. Sono tutti ambienti caratterizzati da una dotazione audio e video particolarmente completa e di prim’ordine, così come non manca personale appositamente dedicato, in grado di seguire tutte le fasi di congressi e occasioni di lavoro, dal primo contatto fino alla fine dell’evento, con soluzioni interamente personalizzate in base alle singole esigenze e necessità degli ospiti dell’hotel. E, ovviamente, non

mancano neppure ambienti dedicati ai servizi di segreteria, accoglienza e registrazione dei delegati e aree espositive interne alla struttura. La posizione dell’Hotel Monte Sarago, infine, si presta idealmente anche all’organizzazione, con la consulenza dello staff interno, di diverse attività di incentivazione e post congress.

Numero di camere: 67

Numero max meeting room: 3

Capienza meeting room principale (pax): 210

Superficie meeting room principale (mq): 270

Superficie area espositiva (mq): 500

Aeroporto più vicino: Brindisi (km 28)

Indirizzo: corso Mazzini, 233 72017 - Ostuni (Br)

Contatti: tel. 0831 334470 (whatsapp)

Fax 0831 306493

info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it

Persone di riferimento: Nicoletta Grassi (Sales Manager) Oronzo Sasso (Direttore)

HOTEL MONTE SARAGO

Mercure Lecce Hotel President

L’iconica location del capoluogo salentino rappresenta un’eccellenza dell’ospitalità alberghiera e si propone ai suoi ospiti Mice dopo un’attenta opera di rinnovamento, grazie all’alta e completa qualità dei servizi proposti e a spazi flessibili

Forte di un recente restyling totale il Mercure

Lecce Hotel President, storico quattro stelle di proprietà del gruppo Greenblu Hotels & Resort, rappresenta dagli anni Settanta il punto di riferimento per il mondo congressuale e convegnistico nel cuore della bella città barocca. Design, tecnologia, sostenibilità e un completo

Numero di camere: 150

Numero max meeting room: 9

Capienza meeting room principale (pax): 400

Superficie meeting room principale (mq): 387

Superficie area espositiva (mq): 387

Aeroporto più vicino: Brindisi (47 km)

Indirizzo: via Antonio Salandra, 6 - Lecce

Contatti: tel. 080 2229998

mice@greenblu.it

www.hotelpresidentlecce.it

Persona di riferimento: Daniela Vernice

restyling ne fanno un’eccellenza dell’hotellerie di qualità, per chi sceglie l’hotel in occasioni legate al mondo del lavoro, quali eventi e incontri professionali, inclusi i congressi medico-scientifici.

Le sue 150 camere sono suddivise tra classic, superior e privilege e sono tutte accomunate da benefit e servizi di alto livello, oltre che dall’eleganza degli arredi e dalla loro luminosità.

Anche gli spazi comuni della struttura sono stati profondamente rivisti, in funzione di una nuova socialità e di differenti esigenze da parte degli ospiti, così come gli ambienti destinati al banqueting consentono un’assoluta flessibilità per una personalizzazione tailor made. Le sue sale per convegni, nove in tutto e dotate di un ventaglio tecnologico audio e video completo e di prim’ordine, possono ospitare fino a quattrocento persone e, grazie alla loro modularità, si disegnano idealmente per adattarsi alle varie esigenze, dall’incontro professionale di poche persone fino al grande congresso per numeri ben più importanti. L’offerta del Mercure Lecce Hotel President si completa con il bistrot bar, per informali momenti conviviali e perfetto per un pranzo veloce, e il ristorante, per cene di gala a conclusione di meeting, congressi ed eventi. La collocazione dell’hotel, nel centro della città pugliese, consente di raggiungere ed esplorare le attrazioni più significative di Lecce, baricentro della penisola salentina e ideale per raggiungere i vari luoghi di interesse del territorio.

Brand: Mercure - Greenblu Hotels & Resort

MERCURE LECCE HOTEL PRESIDENT

Lecce - www.hotelpresidentlecce.it

Mercure Lecce Hotel President

SALA PRINCIPALE: 450 CAMERE: 150

In città

Autostrade A13

Casello di Bari a Km. 160 Stazione di Lecce a Km. Aeroporto di Brindisi a Km. 39

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 9 Sala principale: 450 posti

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 150

Classic Superior Privilege

Servizi nelle camere: Room service

Accesso a Internet

TV digitale

TV satellite

TV on demand

Minibar

Cassaforte Aria condizionata

Via Antonio Salandra, 6 73100 Lecce Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.hotelpresidentlecce.it

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Daniela Vernice daniela.vernice@greenblu.it

Apertura: tutto l’anno

Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 4 Aree espositive mq:

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Ristoranti: n° 3

Sole Restaurant, Sole Est e Sole Ovest Posti totali: n° 290

cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Interno scoperto Coperto per n° 30 auto a pagamento Esterno Garage convenzionato

Carte di credito: Tutte le principali

SOLEOVEST,SOLEEST387400SI400250-80-SOLEOVEST270250SI250150-60-IONIO274150SI15090-60-ADRIATICO21580SI8050-40-TRAMONTANA11080NO8050-40--

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Gli animali ringraziano per la concessione di questo spazio.

The Nicolaus Hotel

Via Cardinale A. Ciasca, 27 70124 Bari Tel. 080 5682023 events@nicolaushotel.com www.thenicolaushotel.com

Perfetto connubio tra standard internazionali e ospitalità locale, il The Nicolaus Hotel è la location ideale per eventi tailor-made di sicuro successo alla scoperta della Puglia. Situato a Poggiofranco, centro nevralgico ed economico della città di Bari, a metà strada tra il suggestivo centro storico e l’aeroporto internazionale di Bari Karol Wojtyla, il The Nicolaus Hotel è il centro congressi più grande della città. La struttura, attrezzata secondo i più

Contatti: Simona Sebastiani, Congress Manager simona.sebastiani@nicolaushotel.com

Apertura: tutto l’anno

alti standard tecnologici, dispone di 174 camere panoramiche,15 sale meeting con luce naturale e modulabili con possibilità di una sala plenaria da 1000 persone e un’area expo di oltre 350 mq. Un team completamente dedicato al MICE, le 4 location ristorative e la wellness area dotata di piscina coperta, palestra e area umida, rendono il The Nicolaus Hotel una vera location d’eccezione.

Monopoli (Ba) - www.torrecintola.it

Torre Cintola Natural Sea Emotions

Posizione privilegiata, qualità top level, un ventaglio particolarmente completo di servizi dedicati ai clienti business: sono le caratteristiche più salienti, ma non le uniche, della struttura pugliese, punto di incontro privilegiato dell’utenza Mice

Il Torre Cintola Natural Sea Emotions, quattro stelle appartenente al gruppo Greenblu Hotels & Resort, si presenta come una struttura di qualità, oltre che per una clientela leisure, per chi lo sceglie per eventi, congressi e per ogni occasione legata alle attività professionali. La sua posizione è indovinata e suggestiva,

TORRE CINTOLA NATURAL SEA EMOTIONS

Brand: Greenblu Hotels & Resort

Numero di camere: 283

Numero max meeting room: 5

Capienza meeting room principale (pax): 400

Superficie meeting room principale (mq): 300

Superficie area espositiva (mq): 300

Aeroporto più vicino: Bari Carol Wojtyla (66 km)

Indirizzo: C.da Capitolo - Monopoli (Ba)

Contatti: tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.torrecintola.it

Persona di riferimento: Daniela Vernice

sulla scogliera del Capitolo di Monopoli ed è comodamente raggiungibile sia dalla città di Bari, posta a quaranta chilometri, sia da Brindisi, poco più distante rispetto al capoluogo.

Rinnovato interamente nel 2018, l’hotel propone ai suoi ospiti 283 tra suite e camere di diversa tipologia, eleganti, ariose e dotate di comfort di livello superiore e un bouquet di servizi quali, per esempio, raffinati ristoranti per cene di gala e pranzi di lavoro, bar e terrazze.

Sono cinque le sale meeting, alle quali non manca una dotazione tecnologica, audio e video completa, cui si affianca personale dedicato; una struttura, quella del Torre Cintola Natural Sea Emotions, che dispone anche di sette ettari di aree eventi sempre con vista sul mare.

Tra gli spazi dedicati al lavoro spiccano sala Cupola e sala Corona. La prima è dotata di luce naturale e vista panoramica; può ospitare fino a quattrocento persone ed è anche collegata alle salette più piccole e alla terrazza esterna. La sala Corona invece, è perfetta in virtù della sua versatilità e può accogliere eventi di qualsiasi tipo fino a duecento partecipanti in simultanea; le aree sportive rappresentano un plus in più di supporto all’evento, per momenti di break tra un impegno e l’altro. I diversi spazi esterni e la posizione dell’hotel si presentano ideali per differenti attività di team building ed escursioni post-congress per andare alla scoperta del territorio.

Monopoli (Ba) - www.torrecintola.it

Torre Cintola Natural Sea Emotions

SALA PRINCIPALE: 400 CAMERE: 283

Al mare

Autostrada A14

Casello di Modugno a Km. 40

Stazione di Monopoli a Km. 13 Aeroporto di Bari a Km. 50

Servizio transfer da/a aeroporto e centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 5

Sala principale: 400 posti

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 283

Doppie Suite

Servizi nelle camere: Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite

TV on demand

Minibar Cassaforte Aria condizionata

Contrada Capitolo 70043 Monopoli (Bari) Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.torrecintola.it

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it Daniela Vernice daniela.vernice@greenblu.it

Apertura: da marzo a ottobre

Altezza sala principale mt: 5 Aree espositive mq:

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili Montacarichi Palco mobile PC Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Ristoranti: n° 3

Sfera, Globo e Terrazza Sole e Luna

cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Interno scoperto

Coperto

Esterno gratuito Garage convenzionato

Carte di credito: Tutte le principali

Gravina in Puglia

(Ba) – www.vivaiodigitale.it

Vivaio Digitale - Murgia Valley

Nella Murgia Valley pugliese, una location stimolante ed ecosostenibile, facilmente raggiungibile da Bari e da Matera, aperta a idee e imprese innovative, dove trovare spazi altamente tecnologici e versatili per l’organizzazione dei propri eventi

C’è un luogo in Puglia dove organizzare un evento significa trovarsi in un contesto stimolante e aperto all’innovazione:

è il Vivaio Digitale, a Gravina in Puglia, in provincia di Bari, dedicato alla formazione, alla comunicazione e agli eventi, aperto al territorio e alle aziende che vogliono innovare.

All’interno della nuova sede Macnil, una struttura di 4500 metri quadrati che offre un ventaglio di soluzioni per le diverse esigenze, Vivaio Digitale opera nel settore Mice e congressi e offre spazi, servizi e soluzioni innovative per

VIVAIO DIGITALE MACNIL

Indirizzo: Via L. Pasteur, 26 Gravina in Puglia (Ba) Contatti: tel. 080 2464245 info@vivaiodigitale.it www.vivaiodigitale.it

Persona di riferimento: Mariagiovanna Colonna Resp. marketing customercare@vivaiodigitale.it

Tel. diretto: 327 4209290

eventi personalizzati in una location Hi-tech e che lavora in rete con il territorio.

In piena Murgia Valley, la sede di Vivaio Digitale si trova in posizione strategica, a dieci minuti da Matera e 35 dall’aeroporto di Bari-Palese, e grazie alle principali vie di trasporto, è ben collegata con le più importanti destinazioni sul territorio pugliese, come Castel del Monte, Trani, Altamura, Alberobello, Ostuni.

Vivaio Digitale è inoltre convenzionato con le migliori strutture ricettive dei dintorni, che si trovano a un massimo di 15 minuti dalla struttura. Ad accogliere i clienti c’è una location altamente tecnologica, immersa nel verde e totalmente ecosostenibile, con un team dedicato che segue personalizzazione e logistica dell’evento, sfruttando al meglio i versatili spazi interni ed esterni.

Lo spazio meeting e fiere può accogliere fino a 600 persone ed è appositamente pensato per esposizioni, meeting, congressi e convention. A questo si affiancano l’anfiteatro da 100 posti, la Sala Giuseppe Costanza, con capacità fino a 250 persone, caratterizzata da una completa dotazione tecnologica e a cui si aggiungono gli ampi spazi nella hall. Completano il quadro le otto meeting room che possono accogliere da sei a 12 persone per l’organizzazione di riunioni e attività anche in modalità smart.

Vivaio Digitale offre infine un’area dedicata al coworking, con spazi e servizi adeguati alle esigenze di chi punta sul lavoro smart e condiviso.

Gravina in Puglia (Ba) – www.vivaiodigitale.it

Vivaio Digitale - Murgia Valley

SALA PRINCIPALE: 600

In città

Stazione di Gravina a Km. 3 Aeroporto di Bari Palese a Km. 50 Servizio transfer da/a aeroporto/centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 15

Via L. Pasteur, 26

70024 Gravina in Puglia (Bari) Tel. 080 2464245 info@vivaiodigitale.it www.vivaiodigitale.it

Contatti: Mariagiovanna Colonna mariagiovanna.colonna@macnil.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 600 posti Altezza sala principale mt: 5,1

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

BUSINESSCENTER

Postazioni di lavoro n° 80

Servizio di segreteria/Reception

Linee telefoniche dirette PC

Accesso a Internet via cavo Wi-Fi gratuito Fotocopiatrice

Altri servizi: Accessibilità disabili Animali permessi Rental car service Deposito bagagli Cambiavalute Discoteca

Servizio catering: Catering con esclusiva Libero Catering convenzionati Bar

Parcheggio: Esterno per n° 300 auto gratuito Parcheggio per pullman

Carte di credito: Tutte le principali

MEETINGEFIERE1000600SI2502508060600300 GIARDINOEANFITEATRO750500SI100---500COWORKING500150SI----250-

Siamo convenzionati con le migliori strutture ricettive del territorio, a massimo 15 minuti dalla nostra struttura.

BHotel

Moderno e dal design rinnovato, l’hotel quattro stelle in provincia di Potenza si trova in posizione strategica e propone tre spazi eventi flessibili e modulabili di diverse dimensioni, moderne dotazioni tecnologiche e staff dedicato

Comfort, tranquillità, tecnologia e posizione strategica: sono questi i plus di Bhotel, quattro stelle in provincia di Potenza, ubicato nei pressi dell’uscita Lagonegro Sud dell’autostrada del Mediterraneo A2. La sua collocazione rende l’hotel agevolmente raggiungibile in auto; per i clienti è anche disponibile, gratuitamente, un ampio parcheggio all’aperto interno alla struttura. Chi

BHOTEL

Numero di camere: 64

Numero max meeting room: 4

Capienza meeting room principale (pax): 300

Superficie meeting room principale (mq): 515

Superficie area espositiva (mq):

Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino

Indirizzo: Via Colombo, 76 - Lagonegro (PZ)

Contatti: tel. 0973 41188 reception@bhotelspa.it www.bhotelspa.it

Persone di riferimento:

Gennaro Ruggiero (Direttore)

Giamina Ielpo (Sales & Marketing)

invece dovesse preferire il trasporto pubblico, potrà contare, proprio davanti all’hotel, su diverse fermate di linee di autobus così come, a venti chilometri, sulla stazione ferroviaria di Sapri.

Bhotel si presta a soggiorni lavorativi, ma grazie alla sua posizione può diventare anche punto di partenza per diversi post congress, per esempio verso gli impianti sciistici del Monte Sirino, a 18 chilometri, o a Maratea, che dista trenta chilometri.

Dal design rinnovato e caratterizzata dalla cura del dettaglio, la struttura dispone di 64 camere di varie tipologie - classic, superior, attic, junior suite - tutte accessibili e gestite interamente in domotica.

Sono tre gli spazi meeting a disposizione. La sala Archi e la sala Nord sono multifunzionali e modulabili, luminose, caratterizzate da un design moderno e strutturate in modo da lasciare al cliente la flessibilità di decidere come indirizzare platea e proiezione. La sala centrale, più raccolta, offre un ambiente accogliente e si presta in modo particolare alla proiezione, vista l’assenza di luce naturale.

Per i clienti sono anche inclusi wi-fi ad alta velocità, impianto audio Bose, impianto video, flipchart e desk di accoglienza.

Tutti gli spazi eventi sono provvisti delle più avanzate tecnologie audiovisive. Inoltre, il personale dell’hotel è a disposizione per eventi su misura in tutte le fasi dell’organizzazione, dalla progettazione all’esecuzione e assistenza, Su richiesta, è possibile allestire coffee break, light lunch o dinner. E nei mesi più caldi è possibile organizzare anche aperitivi in giardino.

Lagonegro (Pz) - www.bhotelspa.it

BHotel

SALA PRINCIPALE: 250 CAMERE: 64

In città Autostrade A2

Casello di Lagonegro Sud a Km. 0 Stazione di Sapri a Km. 27

Aeroporto di Lamezia Terme a Km. 200 Aeroporto di Napoli a Km. 180

Servizio transfer da/a aeroporto

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 3

Sala principale: 250 posti

Dimensioni sala principale mq: 515

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 64

Singole Doppie Suite 2 Junior Suite 24

Servizi nelle camere: Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand

Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristorante:

Viale Colombo, 76 85042 Lagonegro (Pz) Tel. 0973 41188 sales.marketing@bhotelspa.it www.bhotelspa.it

Contatti: Giamina Ielpo Sales&Marketing Manager sales.marketing@bhotelspa.it

Apertura: tutto l’anno

Altezza sala principale mt: 2,97

Aree espositive mq:

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 30

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

La Dispensa - Posti totali: n° 150

cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Coperto Esterno Garage convenzionato

Carte di credito:

American Express MasterCard Visa

Grand Hotel PianetaMaratea

Un hotel di charme in un luogo suggestivo e riservato. Al Grand Hotel PianetaMaratea congressi e occasioni di lavoro trovano la loro location ideale, grazie anche a spazi, servizi e a uno staff dedicato di alta qualità, per un’offerta davvero completa

Meeting, riunioni, convegni trovano qui una dimensione davvero speciale: il Grand Hotel PianetaMaratea si trova infatti in una posizione strategica, facilmente raggiungibile dalla principale rete viaria, e di indubbio impatto paesaggistico, affacciato com’è sul golfo di Policastro. Quattro stelle di qualità declinate a una clientela leisure ma, ancor di più

Numero di camere: 150

Numero max meeting room: 6

Capienza meeting room principale (pax): 450

Superficie meeting room principale (mq): 320

Superficie area espositiva (mq): 400 mq interni, 800 mq esterni

Aeroporto più vicino: Napoli Capodichino

Indirizzo: Contrada Santa Caterina, 50 Maratea (Pz)

Contatti: tel. 0973 871966

fax 0973 871948

info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it

Persone di riferimento: direttore@grandhotelpianetamaratea.it

business oriented: ben sette i suoi piani, per un’offerta competa e di alto livello, adatta a qualunque esigenza e necessità, anche per un numero elevato di ospiti. Sono 150 le sue luminose camere, dagli arredi eleganti e pratici, complete di tutti i comfort e di terrazze private affacciate sul mare della suggestiva costa di Maratea suddivise in cinque diverse tipologie.

Spazi adattabili e funzionali ad ogni esigenza

L’utenza congressuale trova poi, al Grand Hotel PianetaMaratea, la location perfetta: sei le sale, con luce naturale, alcune modulabili tra loro, dotate di tutte le attrezzature tecniche necessarie alla riuscita di qualsiasi tipo di evento Mice e ampi spazi adiacenti perfetti per coffee break, accoglienza dei delegati e allestimenti per presentazioni di prodotto. Non manca uno staff appositamente dedicato, in grado di seguire la clientela dal primo contatto fino al termine del convegno stesso, inclusa la possibilità di organizzare momenti post congress personalizzati di diverso tipo. Il ristorante interno, che può ospitare fino a 600 persone, rappresenta la location perfetta per cene di gala, grazie anche alla sua suggestiva terrazza con vista sul mare, ed è in grado di offrire soluzioni di catering personalizzate in funzione di ogni necessità; la piscina esterna e il giardino dell’hotel si rivelano poi lo scenario ad hoc per cocktail e aperitivi di benvenuto. Non mancano ovviamente diverse opportunità di relax e di attività sportiva, destinate al benessere dopo un’intensa giornata di lavoro.

GRAND HOTEL PIANETAMARATEA

Grand Hotel PianetaMaratea

SALA PRINCIPALE: 450 CAMERE: 150

Al mare

Autostrade Salerno - Reggiocalabria

Casello di Lagonegro Nord a Km. 30

Stazione di Maratea a Km. 10

Aeroporto di Lamezia Terme a Km. 160

Aeroporto di Napoli Capodichino a Km. 208

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 6

L Via Contrada Santa Caterina, 50 85046 Maratea (Pz) Tel. 0973 871966 - Fax 0973 871948 info@grandhotelpianetamaratea.it www.grandhotelmaratea.it www.grandhotelpianetamaratea.it

Contatti: direttore@grandhotelpianetamaratea.it

Apertura: dalla settimana prima di Pasqua al 31 ottobre con possibilità di apertura Hotel in esclusiva anche nei periodi di chiusura, minimo 2 notti.

Sala principale: 450 posti

Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 3,30

Aree espositive mq: 800

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile

Americane attrezzate Amplificazione

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 150

Singole 150 Doppie 150 Junior Suite 14 Suite 8

Servizi nelle camere: Segreteria telefonica Room service Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristorante:

Le Nuvole - Posti totali: n° 600

Tipo di cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Coperto Esterno per 150 auto Garage convenzionato

Carte di credito: American Express Diners Jcb

MasterCard Visa

GLOBO+SATELLITE410450SI450180200190310300

GLOBO320350SI350150160150250240

LESTELLE550300SI400170100100250210

GALASSIA100100NO10060505010080

MERIDIANI+PARALLELI130100SI10050606010080

SATELLITE90100NO1003040406060

MERIDIANI6040SI402530305050

PARALLELI7040SI402530305050

Palazzo Viceconte

Un edificio storico nel cuore di Matera, con saloni elega nti e versatili sale meeting: Palazzo Viceconte è perfetto per ospitare convegni e congressi di diverse dimensioni, con un fattor comune: la più bella vista sui Sassi

Palazzo Viceconte è una dimora storica (XVI – XVIII sec.) finemente restaurata e con una meravigliosa vista sui Sassi, situata nella parte più antica e centrale della città di Matera, alla quale si accede alla struttura attraversando la celebre piazza Duomo, con l’imponente Cattedrale della Madonna della Bruna e di Sant’Eustachio.

Dal piano terra fino al roof-terrace, l’hotel ha a disposizione soluzioni modulabili adatte a ogni occasione, che si tratti di un meeting di lavoro, un congresso o persino un matrimonio:

PALAZZO VICECONTE

Numero di camere: 14

Numero max meeting room: 8

Capienza meeting room principale (pax): 150

Superficie meeting room principale (mq): 144

Superficie area espositiva (mq): 800

Aeroporto più vicino: Bari Karol Wojtyła - (60 km)

Indirizzo: Via San Potito, 7, 75100 - Matera

Contatti: tel. 0835 330699 info@palazzoviceconte.it www.palazzoviceconte.it

Persone di riferimento: Margherita Arena m.arena6146@gmail.com

le sale sono climatizzate e godono tutte di luce naturale. La vasta gamma di ambienti presenti nel Palazzo consente di trovare sempre la soluzione migliore: dal piano terra con la grande sala meeting che affaccia sulla corte interna fino al piano nobile dove le sale si susseguono in un rapido alternarsi.

Palazzo Viceconte dispone di una sala principale che ha una capienza fino a 150 persone, mentre le altre sei sale hanno una capienza da 20 a 90 persone. Questa versatilità rende la location il luogo ideale per ospitare business meeting, presentazioni formali, convegni e conferenze di ogni portata.

Non solo. All’interno dell’hotel vi è la Corte settecentesca e una scala monumentale che conduce agli eleganti saloni del piano nobile, arredati con mobili antichi, dove è ospitata una bella collezione di quadri dal XVII al XX secolo. Il grande terrazzo, con vista mozzafiato sui Sassi, sul fiume Gravina e sulla Murgia circostante, infine, consente di organizzare indimenticabili eventi open air.

Concludono l’offerta del Palazzo le 14 camere dalle quali si gode di una vista eccezionale sui Sassi di Matera o sul tranquillo cortile settecentesco.

Matera – www.palazzoviceconte.it Palazzo Viceconte

SALA PRINCIPALE: 120 CAMERE: 14

In città

Autostrada A14

Casello di Gioia del Colle a Km. 36 Staz. di Ferrandina-Pomarico-Miglionico a Km. 26 Aeroporto di Bari a Km. 60

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 7

Sala principale: 120 posti

Dimensioni sala principale mt: Altezza sala principale mt: 6,50

Aree espositive mq: 800

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 14

Singole Doppie 7

Junior Suite 5 Suite 2

Servizi nelle camere: Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand

Minibar

Cassaforte Aria condizionata

Servizio catering Bar

Via San Potito, 7 75100 Matera Tel. 0835 330699

direzione@palazzoviceconte.it www.palazzoviceconte.it

Contatti: Carmela Sciandivasci, Event Manager commerciale@palazzoviceconte.it

Apertura: tutto l’anno

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile 220 Kw

Americane attrezzate Amplificazione

Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

Parcheggio: Interno scoperto Coperto Esterno

Garage convenzionato

Carte di credito: American Express Diners

Jcb

MasterCard Visa

SALAMEETING144120SI120100804076110

SALADEGLIANELLI7750SI505450354264

SALADELLAMUSICA6040SI402524182636

SALADELLAMARGHERITA6630SI302414152028

SALAAZZURRA5018SI181812152127

SALAGIALLA3618SI181210121424

SALAROSSA3618SI181210121424

Matera - www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

UNAHOTELS MH Matera

Nella città dei Sassi e ben connesso sia in Basilicata che verso la Puglia – l’aeroporto di Bari Palese

è a soli 40 chilometri -, il quattro stelle UNAHOTELS MH Matera conta su un nuovo centro congressi ampliato e sulla sinergia con gli ambienti outdoor

Alle porte della città dei Sassi ad accogliere il mondo dei congressi c’è l’UNAHOTELS MH Matera, quattro stelle che sorge in un parco di cinque ettari tra le alture lucane ed è al tempo stesso agevolmente raggiungibile sia in auto che in treno, grazie all’accessibilità alle principali arterie ferroviarie e autostradali della zona, che lo rende un punto di riferimento sia per la Basilicata che

UNAHOTELS MH MATERA

Brand di appartenenza: Gruppo UNAHOTELS

Numero di camere: 132

Numero max meeting room: 12

Capienza meeting room principale (pax): 800

Superficie meeting room principale (mq): 1.000

Superficie area espositiva (mq): 1.000

Aeroporto più vicino: Bari Karol Wojtyla

Capodichino

Indirizzo: Via Germania SN - 75100 Matera (Mt)

Contatti: tel. 0835 215509 - fax 0835 259025 mice@mhmaterahotel.com www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mhmatera

Persone di riferimento: Nadia Petrino Rosa Lentini. Angelo Grisorio

per la Puglia. Inoltre, l’aeroporto di Bari Palese si trova a soli quaranta chilometri di distanza.

Le 132 camere, da poco ristrutturate, sono dotate di coffee station e di comfort anche per i momenti di lavoro. Si sono aggiunte inoltre quattro nuove suite e un loft di cento metri quadrati.

Fiore all’occhiello della struttura è il nuovo conference center, che nel 2019 si è aggiunto alle cinque sale meeting, ampliando l’offerta congressuale: un nuovo ed elegante contenitore per eventi estremamente modulabile, composto da ulteriori dieci spazi. Disposte su due piani, tutte le sale e le aree del centro congressi sono multifunzionali e dotate di luce naturale e possono ospitare fino a ottocento persone disposte a platea su due livelli. I congressisti troveranno attrezzature tecniche all’avanguardia, come l’impianto audio-video Bose con regia fissa, la telecamera per invio di immagini agli schermi e due monitor di rimando 65” disposti a metà sala che possono riprodurre le immagini del ledwall, con una regia in grado di ospitare eventi ibridi. Tutte le aree meeting e ristorative sono insonorizzate con accesso dedicato e permettono di ospitare diversi eventi in contemporanea garantendo l’esclusiva degli spazi. Oltre che su reception e guardaroba, il centro congressi può contare anche su un bar per ogni piano, con relativa cucina e spazi nel foyer. I diversi momenti di un convegno possono essere valorizzati anche dalla combinazione con gli ambienti outdoor, come le terrazze e i giardini, compresa la new entry del Jardin d’Hiver nei pressi del biolago, dove poter organizzare eventi in ogni stagione.

Matera - www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

UNAHOTELS MH Matera

SALA PRINCIPALE: 600 CAMERE: 132

In città

Autostrade A14

Casello di Bari/Altamura SS 96 Matera a Km. 50

Stazione di Matera Ferrandina a Km. 30

Stazione di Bari Centrale a Km. 60

Aeroporto di Bari Palese a Km. 45

Servizio transfer da/a aeroporto Servizio transfer da/a centro città

DATICONGRESSUALI

Numero massimo sale: 8

Via Germania, sn - Borgo Venusio

75100 Matera

Tel. 0835 215111 - Fax 0835 259025 hotel.matera@unahotels.it www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

Contatti:

Nadia Petrino, Sales & Conference mice.matera@unahotels.it

Rosa Lentini, Sales & Revenue Manager r.lentini@gruppouna.it

Angelo Grisorio, Sales & Development Manager a.grisorio@gruppouna.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 600 posti

Dimensioni sala principale mt: 22x18

Altezza sala principale mt: 6,00

Aree espositive mq: 1.000

Attrezzature congressuali

Accesso a Internet

Potenza elettrica disponibile Kw 15

Americane Americane attrezzate

Amplificazione Passerella per sfilate Cabina regia Lavagna a fogli mobili

Montacarichi Palco mobile PC

Schermi LCD/Plasma/Led Schermo fisso

Schermo mobile Tensostrutture

Traduzione simultanea TV circuito chiuso Video proiettore Videoconferenza

DATIALBERGHIERI

Camere totali n. 132

Doppie 132 Superior 14 Deluxe 2

Junior Suite 3 Executive Suite 1

Suite Open Space 1 Loft Suite 1

Servizi nelle camere:

Segreteria telefonica Room service

Accesso a Internet

TV digitale TV satellite TV on demand

Minibar Cassaforte Aria condizionata

Ristoranti:

La Piazzetta - Posti totali: n° 80

cucina: Tipica Nazionale Internazionale

Carrubi - Posti totali: n° 150

cucina: Tipica Nazionale Internazionale

Giardini Venusio - Posti totali: n° 400

cucina: Tipica Nazionale Internazionale Bar

Parcheggio: Interno scoperto

Coperto Esterno

Garage convenzionato

Carte di credito:

American Express Diners Jcb

MasterCard Visa

AZALEA600600SI500160-80-200

AULAMAGNA400400SI400150-100-200

AZALEA1220250SI25080-100-90

GARDENIA350250SI250120-60-110

AZALEA2150150SI15080-40-90

CORBEZZOLO+MELOGRANO145100SI10050-40-70

MELOGRANO8060SI5030-24-30

TIGLIO5050SI5015-28-30

CORBEZZOLO6440SI4015-15-30

BOARDROOM4035SI3515-15-25

Santa Margherita di Pula (Ca) – www.fortevillageresort.com

Forte Village

Loc. Forte Village 09010 Santa Margherita di Pula (Ca) Tel. 070 9218846 events@fortevillage.com www.fortevillageresort.com

Uno spazio ideale per qualunque meeting, evento, conferenza. A misura del vostro successo. Unicità e versatilità, queste le caratteristiche che rendono speciale il Centro Congressi del Forte Village, uno dei più moderni in Sardegna, uno dei più spettacolari in Europa. A vostra disposizione 18 sale meeting, di varie superfici e con un’altezza tale da consentire la presentazione di prodotti di notevole impatto scenografico. Per questo vi offriamo 4 ampie sale riunioni, dotate della più moderna tecnologia: la Conference Hall, divisibile in due ambienti

Contatti: Fabio

De Marco, C&I Director fabio.demarco@fortevillage.com

Apertura: tutto l’anno

con una capacità di 1000 persone, la Sala Panorama, che ospita fino a 350 persone, la Sala Baldacchino, perfetta per 180 partecipanti, e la nuova Sala Naturista, che accoglie fino a 100 invitati, disposti a teatro. Per approfondire ogni intervento, il nostro Centro Congressi dispone di 45 syndacate room, ideali per riunioni da 8 a 35 persone. Accanto, uno splendido foyer per esposizioni e coffee break. E poi, terrazze sul mare, bar, ristoranti e piscine. Il meglio per offrire ai vostri ospiti un cocktail, una cena, un galà memorabili.

CONFERENCEHALL7431000NO10004507570500SALABIANCA804450SI4502006055300SALAPANORAMA410350NO3502006060240SALAVERDE375350SI3502005055300FOYERCENTROCONGRESSI400200SI200150--150SALABALDACCHINO199180SI180904040120SALANATURISTA132100SI10050353590-

Hotel Regina Margherita

S Viale Regina Margherita, 44 09124 Cagliari Tel. 070 670342 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com

L’Hotel Regina Margherita è situato nel centro di Cagliari, nella via che dall’antico quartiere fortificato di Castello scende verso la passeggiata elegante davanti al porto. È un albergo moderno e accogliente che unisce eleganza e discrezione, che concilia il design con la tradizione dell’ospitalità. Vi offre tutti i comfort proprio nel centro storico, dove ogni angolo e ogni muro vi raccontano i

Contatti: Renato Barbon, Direttore booking@hotelreginamargherita.com

Apertura: tutto l’anno

secoli passati. È il luogo perfetto per il lavoro e le riunioni e insieme quello magico per le vacanze e il relax. Nell’ottica di un miglioramento compatibile con la natura e un progetto di crescita legato ad una politica basata sulla qualità, lo staff dell’hotel Regina Margherita ha sottoposto i propri processi produttivi a severi controlli qualitativi e sin dal 2000 è in possesso dei marchi derivanti la certificazione di qualità.

LU’ Hotel Carbonia

Via Costituente, snc 09013 Carbonia (Sud Sardegna) Tel. 0781 665020 info@luhotel.it www.luhotel.it

Il Lu’ Hotel Carbonia è una moderna struttura 4 stelle con un funzionale centro congressi composto da 4 sale dalla capacità totale sino a 450 posti.

È situata all’ingresso della città di Carbonia, a 50 minuti dall’aeroporto di Cagliari Elmas.

Dispone di 78 camere tra classic, deluxe, prestige e suite, dotate di ogni comfort per offrirvi il massimo relax anche nelle trasferte di lavoro. L’hotel offre inoltre un suggestivo ristorante design con veranda vista giardino, elegante American bar, un’area fitness attrezzata e un ampio parcheggio privato.

Il centro congressi è dotato delle più moderne tecnologie e spazi in grado di consentire l’allestimento di diverse tipologie di eventi, quali riunioni aziendali, corsi di formazione, lanci di prodotto, workshop, seminari ed esposizioni. L’area si compone di una sala

Contatti: Roberto Ghessa, General Manager direzione@luhotel.it

Alessandro Lusci, Sales & Marketing sales@luhotel.it

Apertura: tutto l’anno

congressi con una capienza di 200 posti, due salette modulabili fino a 25 posti e un salone eventi/spazio espositivo di circa 600 mq con una capacità modulabile da 50 a 450 posti.

Palazzo Doglio

Vico del Logudoro, 1 09127 Cagliari Tel. 070 64640 info@palazzodoglio.com www.palazzodoglio.com

Palazzo Doglio, situato nel cuore di Cagliari, si sviluppa attorno ad una ariosa piazza interna a cielo aperto, la Corte Doglio e consta di 72 camere suddivise in quattro diverse tipologie. ll Centro Congressi si compone di un ex teatro, situato a pochi passi dalla Corte, trasformato in suggestivo spazio congressuale capace di ospitare fino a 1000 partecipanti e di 3 sale meeting. Una vasta gamma di occasioni, da raccolti meeting dirigenziali a grandi eventi, trova qui la sua cornice ideale. Il Teatro Doglio rappresenta una location attrezzata e funzionale, perfetta per ospitare diverse tipologie di evento: congressi medici, presentazione di prodotti, convention, eleganti gala, attività di team building e molto altro ancora. Le 3 sale meeting, di cui due situate all’interno del

Contatti: Francesca Lucchese, Sales&Event Manager mice@palazzodoglio.com

Apertura: tutto l’anno

Teatro e una all’interno dell’Hotel, impreziosite dalla luce naturale, rappresentano la location ideale per ospitare meeting di lavoro di medie dimensioni o riunioni con un numero ristretto di partecipanti. Completano l’offerta 170 mq di spazio pensato per trasformarsi in area espositiva o catering. Tutte le sale sono dotate di tecnologie audiovisive all’avanguardia e collegamento internet in modalità wireless.

Alghero (Ss) – www.smyhotels.com/it/smy-carlos-v-alghero

Smy Carlos V

Lungomare Valencia, 24 07041 Alghero (Ss) Tel. 079 7920600

info.carlosv@smyhotels.com www.smyhotels.com/it/smy-carlos-v-alghero

L’Hotel Smy Carlos V ad Alghero, in Sardegna, è situato in posizione strategica a pochi minuti dall’aeroporto internazionale ‘’Riviera del Corallo’’ e dominante la costa. Offre spazi di grande respiro per godere di un soggiorno estremamente rilassante e confortevole ed è possibile raggiungere facilmente il centro storico di questa città storicamente conosciuta per le sue splendide spiagge di sabbia bianca e fine.

Il centro congressi dell’Hotel Carlos V può ospitare fino a 350 persone e dispone di sale modulari, completamente attrezzate, per ospitare meeting ed eventi e rispondere alle diverse esigenze di allestimento.

La lobby di alta classe con reception, è una gradevole

Contatti:

Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

armonia di forme e colori, frutto di uno studio improntato sull’architettura d’interni.

Dalla terrazza dell’hotel si può godere una vista panoramica con sconfinati orizzonti, dal promontorio di Capo Caccia che ridisegna la sagoma del gigante dormiente, alla litoranea che nasconde la città marina di Bosa. In estate è possibile organizzare buffet lunch o semplicemente godere della magnifica vista sorseggiando un aperitivo.

Sulla terrazza affaccia anche il nostro ristorante ‘’Del Emperador’’ con proposte à la carte della cucina tradizionale sarda mentre il ristorante ‘’Imperial’’ con gradevole vista giardino e piscina di acqua di mare, offre spazi più ampi ed è un’ottima location per banchetti e cene di gala.

IMPERIAL350350SI350

PLENARYMEETINGROOMS260300SI300

DELEMPERADOR220220SI220

SALÒNDELAINFANTA125150SI150

SALÒNDELAREINA135150SI150

SALÒNDELREY5030NO--30---

40 YEARS

1983 - 2023

QUARANT'ANNI DI OSPITALITÀ ED EVENTI IN SICILIA

Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center è dal 1983 il punto di riferimento in Sicilia per gli eventi. Inserito nella riviera dei Ciclopi, un contesto ideale per attività outdoor e post congress, l'hotel offre spazi funzionali ed eleganti, equipaggiati con le migliori attrezzature tecnologiche. Il nostro staff qualificato vi garantirà un'assistenza tailor-made