/ ALGEMEEN ‘Kennis loskoppelen van de persoon’ Rob Pasman werkt als facilitair manager bij Stichting Scholengroep Gelderverste. Deze stichting bestaat uit negentien christelijke basisscholen in Oost-Gelderland. Ongeveer 2.900 kinderen bezoeken dagelijks deze scholen. “In januari 2014 hoorde ik voor het eerst van het ScholenDossier”, vertelt hij. “Mijn ervaring in de facilitaire wereld lag tot eind 2013 vooral buiten de sector. Ik was als nieuwkomer binnen de onderwijswereld op zoek naar ondersteuning op het gebied van onderhoudsplanning. We wilden de kennis loskoppelen van de persoon en eenvoudiger toegankelijk maken. Daarbij stuitte ik op het ScholenDossier. Op dat moment was het alleen nog een visie. Ik heb afspraken gemaakt met de betrokkenen en ben bij brainstormsessies geweest, waar je ook input kon geven. Ik heb vervolgens een voorstel neergelegd bij het college van bestuur van Gelderveste. Dat besliste positief en vanaf 1 januari 2015 hebben we het ScholenDossier geïmplementeerd voor onze onderhoudsplanning. Er zijn wel andere modulaire systemen beschikbaar, maar die zijn vaak veel gecompliceerder. Ze bevatten allerlei tools die je niet nodig hebt, of waarmee je niet kunt werken, zonder uitgebreide voorkennis. Het ScholenDossier is toegankelijk en gebruiksvriendelijk. En als ik ooit wegga, kan mijn opvolger gewoon verder aan de slag met het systeem.”
Controle Een MJOP heeft volgens Pasman als nadeel dat gegevens in de loop van de tijd achterhaald worden door de werkelijkheid. “Het is een
schilder kan zelfs zien hoeveel verf er wordt gebruikt voor de kozijnen in de zuidgevel en in welke kleur. Van een kapot lichtknopje tot een overall kwaliteitsmeting van de staat van schoolgebouwen; via het ScholenDossier is het allemaal inzichtelijk gemaakt en te managen.”
Nulmeting Het ScholenDossier is een ‘open’ applicatie. Hiermee kunnen scholen een nulmeting doen of laten doen. “Scholen kennen vaak al een MJOP. Deze planning is opgenomen in het ScholenDossier: maar niet als star, eenmalig rapport, maar als dynamische tool voor verdere planning en beheer. De nulmeting leidt tot een lijstje met problemen en een plan van aanpak van 10 of 15 jaar voor het onderhoud. Al die posten worden op die manier jaar na jaar inzichtelijk gemaakt en aangepast.” Hoe flexibel het ScholenDossier is, maakt ze duidelijk via een voorbeeld. “Schoolbesturen hanteren een budget voor onderhoud. Als uit het MJOP blijkt dat er geld te weinig is, kun je activiteiten eenvoudig doorschuiven. Het ScholenDossier zorgt daarmee, naast de eerder genoemde voordelen, ook voor een beter financieel draagvlak. Het leidt tot een antwoord op vragen als ‘Wat is belangrijk? En: wat kunnen we betalen?”
Data op één plek Praktisch en concreet, laagdrempelig, volledig en zonder investeringen vooraf. Gewoon beginnen en hulp inroepen als dat nodig is. Het is volgens de onderwijsadviseur allemaal van
niet-dynamisch rapport. Met het ScholenDossier kan ik heel eenvoudig dingen naar voren halen of verschuiven en bedragen aanpassen. Zie het als een continu actueel MJOP, waarmee ik perfect kan zien wat er gedaan is en wat er gedaan moet worden. Het is direct bruikbaar voor alle betrokkenen. Ondanks alle ad-hoc-zaken op een school behoud ik voortdurend totale controle over alle zaken betreffende het MJOP. Dat geeft me de mogelijkheid om me te richten op strategisch onderhoud. Stel, een school is toe aan groot onderhoud. Het ScholenDossier helpt met concrete informatie bij beslissingen als ‘kiezen we voor nieuwbouw of voor renovatie?’ en ‘welke onderdelen kunnen we naar achteren schuiven?’”
Elkaar scherp houden Is het ScholenDossier dan alleen maar heil en zegen? “Nee”, zegt Pasman lachend. “Het is nog niet optimaal. Logisch ook als je ziet dat het nog maar kort beschikbaar is. Sommige zaken verdienen verbetering. Wat wel zo prettig is: dit kun je melden en dan wordt het in behandeling genomen. Soms gaat dat snel, soms duurt het even. Wij maken soms onconventionele keuzes. Zo hebben we er bijvoorbeeld voor gekozen om de schoonmaak ‘in huis’ te halen. Daartoe hebben we 22 schoonmakers in dienst genomen. Hierdoor kan het voorkomen dat wij zaken in het ScholenDossier willen hebben die niet marktconform zijn en daardoor op dit moment niet passen in het systeem van het ScholenDossier. Maar door het te melden, hou je elkaar wel scherp.”
toepassing op het ScholenDossier. “Eigenlijk is het een basisdossier waarin alle relevante data op één plek worden bewaard en bijgehouden. Altijd direct inzichtelijk voor alle betrokkenen. En dus niet alleen ideaal voor schoolbesturen, maar ook voor toeleveranciers.” Ze vervolgt: “Naast kengetallen als vierkante meters, leerlingenaantallen, onderhoudskosten, adressen en nog veel meer, zijn we nu bezig om ook het feitelijke energie- en gasverbruik in het ScholenDossier te verwerken. Tijdens dit gesprek zitten we in de carnavalsperiode en je moest eens weten in hoeveel gesloten schoolgebouwen de verwarming nu staat te loeien.”
Juiste keuzes De kwaliteit van nogal wat schoolgebouwen laat te wensen over. Tegelijkertijd zijn financiële middelen niet altijd voorradig. Is de nieuwe wet juist geen molensteen? “Het ScholenDossier helpt om de juiste keuzes te maken”, vertelt Van der Pennen. “Wij staan in Nederland voor de uitdagende opgave duurzame omgevingen te realiseren met inspirerende en motiverende onderwijsgebouwen. Een toekomstbestendige leeromgeving kan een grote bijdrage leveren aan het ontdekken en het ontwikkelen van talenten van leerlingen. De toekomst van de leerlingen staat centraal, maar zeker ook die van het gebouw en het gebied. Mijn advies? Bouw niet voor leegstand, maar werk op een creatieve wijze samen met andere organisaties en doe dit alles op efficiënte wijze, zodat zo veel mogelijk geld overblijft voor het onderwijs zelf.”
Duurzame Scholen | april 2015 |
67