CU
MAGAZIN FÜR DIE DIGITALE WELT VON HEUTE
2016/03
JEDERZEIT & ÜBERALL RECHNUNGEN UND GUTSCHRIFTEN EINHEITLICH ERFASSEN, BEARBEITEN UND FREIGEBEN MIT DEM ER-COCKPIT. SEITE 4
SMARTE CITIES MIT ZÄHLERTAUSCH-APP UND „KOI INSTANDHALTUNG“. SEITEN 8 UND 9
VERWALTUNG 4.0 SCHNELL EINFACH SICHER Vom Abgleich aller Register bis zur VRV 2015 – was GeOrg alles kann. Seiten 6 und 7
WILLKOMMEN IN DER VERWALTUNG 4.0! Sehr geehrte Leserinnen und Leser, geschätzte Partner! Sie ist in aller Munde: Die Industrie 4.0. Vernetzte Systeme an der Schnittstelle von Mensch und Maschine entlang der Wertschöpfungskette bilden die essentiellen Ausrichtungen der Zukunft. Ähnlich wie bei der neuen Form der kommunalen Verwaltung. Nennen wir sie Verwaltung 4.0. Der Übergang von Kameralistik zu betriebswirtschaftlicher Buchführung, modernste Kommunikationsmittel sowie die Digitalisierung sind längst Realität. Wir als Comm-Unity sehen unsere Aufgabe darin, mit unserem technischen Know-how und unserer Erfahrung diesen Übergang für die Gemeinden so effektiv und einfach wie möglich zu gestalten. Genau diesem Thema ist die aktuelle Ausgabe gewidmet. Es geht um mehr Effizienz in der Verwaltung, das Freispielen wertvoller Personalressourcen und mehr (Rechts-) Sicherheit für alle Beteiligten. Angepasste und laufend aktualisierte Checklisten und ein permanenter Datenabgleich innerhalb der Systeme – jederzeit und überall. Die automatische Synchronisation mit öffentlichen Registern sorgt für permanent aktualisierte Daten und die lückenlose Dokumentation ist im System integriert. Unsere Werkzeuge dafür haben viele Namen: ER-Cockpit, Zählertausch-App, KOI Instandhaltung, um nur einige zu nennen. Lesen Sie mehr dazu im vorliegenden CU!
DI MICHAEL STARK, GF
HERBERT MISSMANN, GF
DI ULFRIED PAIER, GF
COMM-UNITY EDV GMBH Prof.-Rudolf-Zilli-Straße 4
IMPRESSUM
8502 Lannach
Für den Inhalt verantwortlich: Comm-Unity EDV GmbH, Konzeption und Gestaltung: Kufferath Wer-
T +43 (0) 3136 800-500
beagentur, Graz. Fotografie: Shutterstock/racorn, Fotolia/WavebreakMediaMicro, Fotolia/Andrey Pop-
F +43 (0) 3136 800-123
ov, Shutterstock/Gajus, Fotolia/pico, Fotolia/psdesign1, Melanie Hütter, Sissi Furgler Fotografie, Josef
office@comm-unity.at
Possegger, Foto Steinhalle: Petru Rimovetz, Comm-Unity/Josef Assmayr. Ausgabe 13, 4. Jahrgang,
www.comm-unity.at
2016. Alle Inhalte und Darstellungen vorbehaltlich Satz- und Druckfehler. Änderungen vorbehalten.
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VERMÖGENSERFASSUNG UND BEWERTUNG FÜR GEMEINDEN Das neue Tool von Comm-Unity unterstützt die systematische und vollständige Erfassung und Bewertung von Vermögen. Die Voranschlags-und Rechnungsabschlussverord-
Das kann die Vermögenserfassung und -bewertung
nung, kurz VRV 2015, bringt die Einführung eines
von Comm-Unity:
3-Komponenten-Rechnungswesens mit Ergebnis-,
• Unterstützung der Mitarbeiter in der Vorbereitung
Finanzierungs- und Vermögensrechnung. Im Zentrum
• Reduktion von Arbeitsaufwand und Vermeidung von
des neuen Systems steht eine Vermögensrechnung
Fehlern durch geführtes System
(Bilanz), die als Wertespeicher zwischen der Finanzie-
• Unabhängig von der eingesetzten Gemeindelösung
rungsrechnung und der Ergebnisrechnung steht. Für die
• Web-Anwendung, Zugriff via Internet von überall
im Rahmen der VRV 2015 notwendige Eröffnungsbilanz ist die vollständige Erfassung des Gemeindevermögens (Grundstücke, Gebäude, Straßen, Grünflächen, Abwasserentsorgung und Wasserversorgung, …) notwendig.
VERMÖGEN ERFASSEN
1. Objekt erfassen
ohne Installation möglich
2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
Besprechungszimmer 2. OG Bezeichnung
• Unterschiedliche Bewertungsansätze werden unterBesprechungsraum
Amts-, Betriebs- und Geschäftsausstattung / Amtsgebäude Vermögenswert
stützt (Anschaffungswerte, Referenzwerte) 029 Amtsgebäude
Vertretungskörper und allgemeine Verwaltung / Hauptverwaltung Vermögensansatz
• Arbeitsteilung im Erfassungs- und BewertungsproBesprechungszimmer 2. OG Gev. Standort
Diese ist wohl eine der dringlichsten und ressourcen
zess möglich: Gleichzeitige Erfassung durch mehrere
intensivsten Vorarbeiten für die VRV 2015.
Abteilungen
?€
?€
Anschaffungs- bzw. Neuwert
?€
Abgeschrieben
?€
Afa jährlich
ukt. Buchwert
• Vorschau auf die Eröffnungsbilanz VERMÖGEN ERFASSEN
FINANZIERUNGS RECHNUNG
VERMÖGENS RECHNUNG
ERGEBNIS RECHNUNG
VERMÖGEN ERFASSEN
1. Objekt erfassen
Der Fahrplan 1. Objekt erfassen
2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
Arbeitspl.
25 Menge
Besprechungszimmer 2. OG
30
Bezugsgröße
% Abweichung vom Standard
Gemeinsam mit externen Experten aus dem FinanzBezeichnung
AKTIVA
2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
15
70
Erhaltungszustand
Nutzungsdauer
PASSIVA
Besprechungsraum
management öffentlicher Verwaltungen werden wir Amts-, Betriebs- und Geschäftsausstattung / Amtsgebäude Vermögenswert
Einzahlungen
Vermögen
Eigen kapital
Auszahlungen Finanzmittelsaldo
Liquide Mittel
Fremd kapital
029 Amtsgebäude
Erträge
ab Q1/2017 in mehreren Veranstaltungen vor Ort
Aufwendungen
die Aufgabenstellungen im Zusammenhang mit der
Vertretungskörper und allgemeine Verwaltung / Hauptverwaltung Vermögensansatz
Besprechungszimmer 2. OG Gev. Standort
Eröffnungsbilanz vorstellen. Die genauen Termine und 13.000,00 €
Ergebnissaldo
Die Vermögensrechnung im Zentrum des 3-Komponenten-Systems
?€
Anschaffungs- bzw. Neuwert
?€
Abgeschrieben
?€
3.900,00 €
Anschaffungs- bzw. Neuwert
?€
Afa jährlich
866,67 €
Abgeschrieben
Afa jährlich
9.100,00 € ukt. Buchwert
ukt. Buchwert
weitere Informationen erhalten Sie in Kürze. VERMÖGEN ERFASSEN 1. Objekt erfassen
VERMÖGEN ERFASSEN 2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
1. Objekt erfassen
Arbeitspl.
25 Menge
Bezugsgröße
2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
Besprechungszimmer 2. OG
30 % Abweichung vom Standard
70
15 Erhaltungszustand
Nutzungsdauer
Neben der fachlichen Begleitung stellt Comm-Unity den Kunden ein ausgereiftes Werkzeug für die Vermö-
VERMÖGEN ERFASSEN 1. Objekt erfassen
genserfassung und -bewertung zur Verfügung. Unabhängig davon, welche Gemeindelösung Sie im Einsatz
2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
Besprechungszimmer 2. OG Bezeichnung
13.000,00 €
Anschaffungs- bzw. Neuwert
3.900,00 €
Abgeschrieben
866,67 €
9.100,00 €
Afa jährlich
13.000,00 €
ukt. Buchwert
3.900,00 €
Anschaffungs- bzw. Neuwert
Abgeschrieben
866,67 € Afa jährlich
9.100,00 € ukt. Buchwert
Besprechungsraum Amts-, Betriebs- und Geschäftsausstattung / Amtsgebäude Vermögenswert
haben (GeOrg, IKS, GEMsoft oder Lösung eines anderen
029 Amtsgebäude Vertretungskörper und allgemeine Verwaltung / Hauptverwaltung Vermögensansatz
Anbieters), können Sie mit der Erfassung und Bewertung des Gemeindevermögens über die einfache und intuitiv bedienbare Web-Applikation beginnen.
VERMÖGEN ERFASSEN 1. Objekt erfassen
Währing 2. Objekt bewerten
Div. Standort 3. Zusatzinformationen erfassen
Besprechungszimmer 2. OG
Beispielfoto
?€
?€
Anschaffungs- bzw. Neuwert
Abgeschrieben
?€
Afa jährlich
?€
ukt. Buchwert
VERMÖGEN ERFASSEN 1. Objekt erfassen
2. Objekt bewerten
3. Zusatzinformationen erfassen
Arbeitspl.
25 Menge
Bezugsgröße
30 % Abweichung vom Standard
70
15
13.000,00 €
Anschaffungs- bzw. Neuwert
3.900,00 €
Abgeschrieben
866,67Nutzungsdauer € Afa jährlich
9.100,00 € ukt. Buchwert
Erhaltungszustand
3
ER-Cockpit Das Eingangsrechnungs(ER)-Cockpit bringt System in die Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften.
startklar
Volle Transparenz Das ER-Cockpit bringt auch für alle Kunden mit der Stan-
Einheitliches Erfassen, Bearbeiten, Freigeben und Doku-
dardeinstellung viele Vorteile. Etwa den optionalen Einbau
mentieren aller Rechnungen und Gutschriften – nichts
einer zusätzlichen Prüfungsinstanz. So hat zum Beispiel
kann liegen bleiben oder übersehen werden. So wird die
die Amtsleitung jederzeit die Möglichkeit, das Dokument
Verwaltung effizienter – teure Nachforderungen oder
im Zuge der Erstprüfung vorab zu sehen, freizugeben oder
Mahnungen werden verhindert.
auch Notizen hinzuzufügen. Im Fall von Abwesenheit des AOB kann seine Vertretung selbstständig über den Arbeits-
Völlige Transparenz, wer welche Rechnung bearbeitet,
platz im System benannt werden.
gesehen und freigegeben hat und die lückenlose Dokumentation aller dieser Vorgänge. Das ER-Cockpit ist so
Mehr Sicherheit
etwas wie der „Autopilot“ für die Behandlung von
Auch die Verarbeitungssicherheit wird erhöht. Die generierten
Rechnungen und Gutschriften.
Belege aus der Mittelbindung landen jetzt direkt sachlich und rechnerisch richtig beim AOB. Ein vollständiges Sichern der
Alles im Cockpit
Rechnung ist nicht mehr notwendig. Zusätzlich besteht die
In GeOrg werden die Rechnungen und Gutschriften zu-
Möglichkeit, dass der AOB eine E-Mail bekommt, wenn eine
künftig vollständig im ER-Cockpit statt wie bisher aus dem
Rechnung oder Gutschrift von der Buchhaltung zur Anordnung
Arbeitsplatz heraus bearbeitet. In jenen Buchungskreisen,
bereitsteht. Der AOB kann die Anordnung einer Rechnung
in denen es keinen Anordnungsberechtigten (AOB) gibt,
oder Gutschrift auch elektronisch ablehnen und dazu auch
der elektronisch unterschreibt, bleiben die Prozesse wie
eine Begründung abgeben, die sofort der Buchhaltung zu-
gewohnt. Für Kunden, die bereits den elektronischen
gänglich gemacht wird. Neben zwingend vorzunehmenden
Rechnungseingangsakt verwenden, kommen einige neue
Ablehnungsbegründungen ist es jedem Sachbearbeiter mög-
Funktionen hinzu, zum Beispiel die zusätzliche Erfassung
lich, zusätzliche Notizen in Langtextform zu erfassen. Damit
von Bestellnummern im System.
kann keine Information zum Beleg verloren gehen.
Wir haben Gutes noch besser gemacht:
Feinschliff für Doc2GeOrg Das Verarbeitungstool für E-Mails und digitale Dokumente ist seit einem Jahr im erfolgreichen Kundeneinsatz. Mit der neuen Version wurden zahlreiche Neuerungen und Kundenwünsche umgesetzt. Einfach aus dem Outlook in Doc2GeOrg ziehen und schon sind Nachricht und angefügte Dokumente übersichtlich in einer Datei zusammengefasst, vollständig dokumentiert und fertig zur Weiterbearbeitung. Das hat überzeugt. Mehr als 30.000 gescannte Dokumente, die bisher elektronisch weiterverarbeitet wurden, sprechen eine klare Sprache: Doc2Georg wirkt. Ein Jahr nach dem Ausrollen dieser innovativen Softwarelösung hat Comm-Unity von vielen Kunden positives Feedback und Änderungswünsche erhalten. Für die Version 2.0 haben wir so viele Kundenwünsche wie möglich umgesetzt und Doc2GeOrg noch effizienter gemacht.
Das ist neu bei Doc2GeOrg: • Direkte Zuordnung von Dokumenten zu Geschäfts
Neben der effizienten und zeitsparenden Verarbeitung ist
objekten (via „Barcode“). Die direkte Zuordnung statt
die Verwendung von Doc2GeOrg aktiver Umweltschutz.
über den Arbeitskorb spart Arbeitsschritte, wenn
Jedes E-Mail und jede elektronisch vorhandene Informa-
dieselbe Person, die die Mails erhält, sie auch mit GeOrg
tion, die nicht mehr auf Papier gedruckt werden muss,
weiter bearbeitet.
schont wertvolle Ressourcen. Übrigens: Auch in der Version
• Bei „Barcode“ sind keine zusätzlichen Metadaten
2.0 fallen für die GeOrg-Kunden natürlich keine Kosten an.
notwendig. Deshalb können mehrere Dokumente markiert und in einem Schritt ohne zusätzliche Eingaben auf Barcode „umgestellt“ werden. • Einfaches Kopieren/Einfügen des Barcodes vermeidet Fehler. • Mehrere Dateien können optional jetzt auch jeweils als eigenes PDF importiert werden, statt wie bisher immer zu einem PDF zusammengefasst zu werden. • Weniger Schritte sind notwendig, wenn mehrere Dateien gleichzeitig dem Importdialog hinzugefügt und einzeln verarbeitet werden. • E-Mails mit mehreren Anhängen, die einzelne PDFs werden sollen, können in wenigen Schritten archiviert
Doc2GeOrg 2.0 – das bedeutet für Sie: Flexiblere Anwendung Automatische „Barcode“-Generierung Reduzierung von Arbeitsschritten Individuelles Zusammenfassen/ Trennen von Dokumenten Keine zusätzlichen Kosten Ausrollung und Installation erfolgt automatisch
werden.
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DER PREMIUMANSPRUCH IN DER VERWALTUNG Für die Mitarbeiter am neuesten juristischen und verwaltungstechnischen Stand sein, die Anwender in komplexen Arbeitsvorgängen optimal unterstützen, alle Informationen und Arbeitsschritte lückenlos dokumentieren, langwierige Verfahren automatisiert beschleunigen und jederzeit von überall aus arbeiten können. Wer bringt so etwas zustande? GeOrg kann‘s. Eine moderne Verwaltung aus Comm-Unity-Sicht ist
VERMEIDUNG VON PAPIER, POST UND PORTO
jene, die ihre Aufgaben rasch und effizient erfüllt, so
GeOrg ist die optimale Grundlage für die papierlose
den Bewohnern der Gemeinden den Alltag erleich-
Verwaltung. Es erfolgt automatisch eine sofortige
tert und den Mitarbeitern der Verwaltung Sicherheit
Archivierung um auch zukünftig alle Informationen
gibt. Datenqualitätsmanagement, Digitalisierung und
digital für die Mitarbeiter bereit zu stellen. Der Zugriff
Vernetzung sind Mittel zu diesem Zweck. Deshalb ist
auf einen elektronischen Akt mit allen relevanten und
es auch so wichtig, dass es für die Fülle der Funktionen
aktuellen Daten erfolgt mittels einfacher Suchfunktion.
und Dienste einen einzigen Namen gibt: GeOrg kann
Natürlich sind alle Informationen auch am Laptop oder
Vieles sein und für jeden Mitarbeiter ist er etwas Ande-
Tablet außerhalb des Büros rund um die Uhr verfüg-
res – je nach Anforderung. Nur eines ist er immer – eine
bar. Das spart Arbeitszeit, Geld für Papier oder Porto
fleißige, umsichtige Assistenz für die Verwaltung.
und Platz für die Archivierung. Zudem werden allen Entscheidungsträgern, die nicht Vollzeit arbeiten, neue
SCHNELLIGKEIT UND AKTUALITÄT
Wege zur Aufgabenerledigung geboten. Damit steigt
Das modular aufgebaute System mit mehr als 30 Bau-
die Effizienz bei allen Beteiligten. Auch für die Mitar-
steinen kann in der Verwaltung so ziemlich alles, um
beiter in der Landesverwaltung bieten die innovativen
effiziente Verwaltungsprozesse zu ermöglichen. Der
Funktionen von GeOrg optimale Voraussetzungen. Das
Einstieg ins System ist für alle Mitarbeiter gleich und
Fördercockpit ermöglicht eine digitale Rechnungsprü-
das Wechseln zwischen unterschiedlichen Anwen-
fung vor den Auszahlungen von Fördergeldern. Das
dungen wird auf ein Minimum reduziert. GeOrg merkt
alles läuft ohne mühsames Zusammentragen, Analysie-
sich die wichtigsten Funktionen für den Anwender
ren und Versenden von Einzelrechnungen ab. Übrigens
und schafft einen Zugang für alles. Sämtliche Module
liegt der Rekord bei der Online-Förderabrechnung bis
und Funktionen in GeOrg sind miteinander vernetzt
zur Auszahlung derzeit bei nur 24 Stunden!
und greifen auf die gleichen Daten zu. Das integrierte Datenqualitätsmanagement vermeidet unmittelbar
TRANSPARENTES FINANZMANAGEMENT
Unklarheiten aufgrund fehlerhafter Daten. Alles muss
GeOrg bietet die vollständige Integration aller Finanz-
nur einmal ins System eingespielt werden. Ändern sich
ströme. Durch die automatisierte Erfassung hat GeOrg
die Daten an einer Stelle in GeOrg und werden diese
jederzeit den Überblick über die Einnahmen und Aus-
angepasst, arbeiten alle mit den aktualisierten Informa-
gaben der Gemeinde und liefert alle relevanten Daten
tionen.
für das Gemeindebudget. Damit wird das Monitoring
6
der Finanzen für die Verwaltung und die Politik nach-
angemessenen Schutz vor Schadensersatzforderungen.
haltig vereinfacht. Natürlich ist auch das Forderungs-
Auch für die Effizienzsteigerung in der Verwaltung ist
management automatisiert. So werden nicht verein-
diese umfassende Dokumentation extrem hilfreich.
nahmte Erlöse in den Bereichen Kommunalsteuer oder
So können Doppelgleisigkeiten in den Arbeitsabläufen
Müllgebühren sofort erkannt und die Gemeinde kommt
oder unnötige Verzögerungen bis hin zu Manipulati-
schneller zu ihrem Geld. Wiederkehrende Einnahmen
onsversuchen erkannt und korrigiert werden. Durch die
und Ausgaben werden automatisch fortgeschrieben. So
Anbindung an alle relevanten Verwaltungsregister wer-
kann die Gemeinde in einfacher Form die zukünftige
den in den Prozessen immer die aktuellsten Formulare,
Finanzplanung steuern und gefährliche Budgetsituati-
Vorlagen und Datensätze verwendet und so Formfehler
onen rechtzeitig erkennen. Durch die solide, korrekte
reduziert.
und lückenlos dokumentierte Finanzgebarung werden Überprüfungen durch die Gemeindeaufsicht oder den
DATENQUALITÄT UND -SICHERHEIT
Landesrechnungshof reine Formsache. GeOrg stellt
GeOrg und alle in den Funktionen und Modulen inte-
durch die Dokumentation aller Tätigkeiten im Rahmen
grierten Schutzmechanismen nehmen hier gegenüber
der Finanzgebarung die Basis für das interne Kontroll-
allen anderen Systemen eine Vorreiterrolle ein. Neben
system dar.
einer weitreichenden Steuerung der Anwenderrechte werden auch im Datenaustausch und der Verarbeitung
LÜCKENLOSE DOKUMENTATION
neueste Schutztechnologien eingesetzt. Um uner-
GeOrg sorgt für umfassende Rechtssicherheit. Wer hat
laubten Zugriff von innen und außen zu unterbinden,
in welchem Akt wann was gemacht? Wer hat welche
werden alle Daten im modernsten Rechenzentrum des
Überweisung freigegeben? Die lückenlose Dokumen-
Landes wie in einem Datentresor verwahrt. Selbstver-
tation von Arbeitsabläufen ist gerade bei der Beant-
ständlich hält das System alle Sicherheitseinstellungen
wortung von Beschwerden oder Rechtsstreitigkeiten
permanent auf dem neuesten Stand und die Daten im
eine große Hilfe. Mit GeOrg wird die korrekte Arbeit der
Archiv sind vor nachträglicher Veränderung geschützt.
Gemeinde nachhaltig dokumentiert und bietet daher
GEORG IST SICHER, KOMFORTABEL, IMMER AKTUELL, ZUVERLÄSSIG UND RUND UM DIE UHR VERFÜGBAR. GEORG IST EBEN PREMIUM. Der modulare Aufbau von GeOrg ist die flexible und stabile Basis jeder modernen Verwaltung.
Eigener Buchungskreis Haushaltsmanagement
Abgleiche Register GP (ZMR/LMR und UR)
Wirtschaftshof
Finanzbuchhaltung
Objektbezogene Steuern und Abgaben
Jagdpacht-Verwaltung
Allgemeiner Akt
Bauakt
Wirtschaftshof Projektzeitwirtschaft (PW-HR)
Elektronischer Kontoauszug
Selbsterklärer- Kommunalsteuer
Abgleiche Register AO (BEV und AGWR)
Fremdsystem anbindung
GIS-Integration Basemap
Barkasse
Selbsterklärer- Tourismus-I-Beitrag
Versandmodul
GIS-Integration TPL Ortung
Beschaffung (Bestellung)
Import Einheitswerte
Versorgungs- und Meldungsverpflichtung
Entscheidungs management (Sitzungsverwaltung)
Elektr. Archiv (Import ScanClient, Doc2GeOrg)
GIS-Integration Bauakt/IV
Kosten- und Leistungsrechnung Basis
Fakturierung Einmal erlöse (Anordnung)
Abfall Verwiegung / Entleerung
Bauabgabe und nschlussverfahren A
Abgleiche Register GISA
Friedhofs- und Gräber-Verwaltung
Einnahmenverteilung für Verbände
Eingangsrechnungsakt
VRV2015
Elektronischer Rechtsverkehr
Betriebskosten abrechnung
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Instandhaltung 4.0 Comm-Unity bietet mit „KOI Instandhaltung“ die Lösung für smarte Instandhaltung. „KOI Instandhaltung“ ist ein auf mobile Erledigung von
Kosteneinsparung: • Einsatz von handelsüblichen, vielseitig verwendbaren Android-Smartphones • Einfache und intuitive Benutzerführung in der App • Optimierte Wartungszyklen anhand strukturiert erfasster Inspektionen und Störungen
Instandhaltungsaufgaben ausgerichtetes System, das sich
• Dynamische Anpassung der Planung
flexibel anpasst und auf jedem handelsüblichen Smart-
• Optimierung der Arbeitseinsatzplanung und Wegstrecken
phone oder Tablet mit Android-Betriebssystem eingesetzt werden kann. Das Tool nutzt die vielfältigen Möglichkeiten dieser Geräte, wie zum Beispiel: • Erfassung von Bildern zur Dokumentation • Auslesen und Beschreiben von NFC Transpondern zur Identifikation und Dokumentation • Standortinformationen für Aufträge und Störungen • Kartenansichten zur Übersicht von offenen Aufträgen • Dynamische Routenplanung durch GEO-Informationen • Anruf über Kontaktinformationen der Aufträge • Elektronische Erfassung von Kundenunterschriften • Automatisierte Erfassung von Projektzeitdaten • Integration weiterer Systeme wie grafisches Informationssystem und Routenplaner • Integration weiterer Werkzeuge wie Barcodeleser oder Messwerkzeuge
... und noch mehr: • Identifizierung von Betriebsmitteln • Informationen über verbautes Equipment
Durch die permanente Synchronisation der mobil erfassten Daten ist der aktuelle Stand der Anlagen und Aufträge in allen Systemen ersichtlich. „KOI Instandhaltung“ wird seit vielen Jahren bei Energieversorgern erfolgreich eingesetzt. Auch für Gemeinden wird smarte Instandhaltung immer wichtiger. Etwa beim Management der Straßenbeleuchtung, Zählertausch von Wasserzählern, der Instandhaltung von Gebäuden oder der Straßenerhaltung.
• Dokumentation der Instandhaltungsarbeiten für konkrete Betriebsmittel • Instandhaltungsarbeiten sowohl serverseitig als auch vor Ort an den Transpondern gespeichert • Nachweis der Einhaltung der vorgeschriebenen Wartungsintervalle • Dokumentation auch von „positiven“ Instandhaltungs arbeiten (z.B. Revisionen) • Dokumentation von nicht durchgeführten Arbeiten (z.B.
Was bringt „KOI Instandhaltung“? Erhöhung von Effizienz und Servicequalität: • Vermeidung von Übertragungsfehlern durch medienbruchfreie Erfassung • Vollständige Durchführung der Aufträge durch Anleitungen in Checklistenform • Einhaltung von Terminen durch Übersichten auch am Smartphone • Zeitnahe Vor-Ort-Erfassung von Maßnahmen bei festgestellten Mängeln • Medienbruchfreie Planung und Nachverfolgung von erfassten Maßnahmen
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„Anlage bereits abgeschaltet“, ...)
ZÄHLERTAUSCH-APP Mit dem neuen Comm-Unity-Tool kommt praxisnahe und erprobte Instandhaltung jetzt auf jedes Android-Smartphone und Tablet. So einfach funktioniert‘s: Alle in einem bestimmten Zeitraum zu tauschenden Wasserzähler werden über die GeOrg-Eichliste bereitgestellt. GeOrg liefert zu den so erzeugten Aufträgen Daten zu Zähler, Anschluss aller technischen Plätze und Adressen. Wann und welche Zähler zugeteilt werden, kann jede Gemeinde und jeder Verband individuell abbilden. Mit einfachem Drag&Drop können zu tauschende Zähler in den Aufgabenkalender des Mitarbeiters gezogen werden. Die automatische Synchronisierung sorgt dafür, dass alle wichtigen Daten am Smartphone oder Tablet des Mitarbeiters landen.
Bei den Arbeiten an der Anlage zeigt sich, wie smart die Zählertausch-App ist: Vordefinierte Checklisten unterstützen den Mitarbeiter vor Ort. Es können auch Fotos von altem und neuem Zähler sowie Bilder der gesamten Anlage dieser Aufgabe hinzugefügt werden. Das vervollständigt die Dokumentation und erleichtert zukünftige Arbeiten. Die Erfassung der Zählerstände ist natürlich auch mit der App möglich. Sobald der Tausch abgeschlossen ist, werden alle Informationen mit der Instandhaltungsplattform synchronisiert. Dort erfolgt eine Prüfung, bevor die Daten wieder in GeOrg landen. Verfügbar ist die Zählertausch-App samt dazugehörender Plattform ab dem 01. 03. 2017. Sie haben schon jetzt Interesse daran? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter +43 (0) 3136 800-0.
Die Vorteile der Zählertausch-App auf einen Blick: • Individuelle Abwicklung der Zählertäusche • Optimale Ressourcenplanung • Umfassende Dokumentation • Datenaustausch mit GeOrg • Kein Nachbearbeiten in GeOrg erforderlich
9
HIGHLIGHTS 2016 ER-COCKPIT: KOMMUNALSTEUER-COCKPIT:
Mit der Einführung des Eingangsrechnungscockpits wird der
Damit erfolgt die gesamte Kom-
Rechnungseingangsprozess wesentlich
munikation mit FinanzOnline. Auto-
erweitert. Ein revisionssicherer Prozess
matisch werden sämtliche Erklärungen
in Verbindung mit einem revisionssiche-
und Prüfungen in das Cockpit über-
ren Archiv schafft die Grundlage eines
nommen. Damit hat man eine optimale
durchgängigen medienbruchfreien
Übersicht über sämtliche Kom-
Prozesses bei der Bearbeitung von
munalsteuer-Akten.
Eingangsrechnungen und
ELEKTRONISCHER AKT:
-gutschriften.
Durch die Implementierung der Strukturen in den elektronischen Akten können diese noch übersichtlicher, strukturierter und mit anderen Akten vernetzt
VERSORGUNGS- UND MELDUNGSVERPFLICHTUNG:
dargestellt werden.
Doc2GeOrg 2.0: Mit dem aktuellsten Update können im Doc2Ge-
Fehlende Versorgungen werden erkannt
Org Zuordnungscodes generiert
und die nicht durch die Gemeinde versorg-
werden. Diese werden mit Kopieren/
ten Liegenschaften mit Fremd/Eigenversor-
Einfügen ganz einfach am entspre-
gung verwaltet. Versorgungslücken werden
chenden Objekt in GeOrg hinterlegt,
ausgeschlossen. Umfangreiche Auswertungs-
wodurch das elektronisch einge-
möglichkeiten können durchgeführt werden.
langte Dokument verknüpft
Sämtliche Eigentümer der Liegenschaft mit den AGWR-Daten werden zusam-
BEHÖRDENBRIEF RSB-HYBRID – AUSLAND:
men mit den Abgabendaten
Über das gemeinsam mit der
sichtbar gemacht.
Österreichischen Post entwickelte
wird.
Versandmodul können auch Behördenbriefe (nachrichtliche Sendungen) ins Ausland abgefertigt werden.
MESSBELEG-COCKPIT und www.zählerstand.at: Zählerstand.at wurde wesentlich erwei-
ELEKTRONISCHER KONTOAUSZUG:
tert. Mit Eigenablesung, Funkzähler, Ablese-
Mit der Umstellung auf Camt.053
matischem Scanvorgang und elektronischem
karte mit Rückantwort sowie autoPortal gibt es ein umfassendes Service
stehen sämtliche Vorteile des elektronischen Kontoauszuges im SEPA-Zahlungsverkehr zur Verfügung.
FÖRDER-/ PRÜFCOCKPIT:
für die Zählerstand-Ablesung. Mit dem
Mit diesem Tool erfolgt die För-
Bewegungen zu einer Liegen-
derabwicklung medienbruchfrei
schaft abgerufen werden.
auf elektronischem Wege. Analog zu Förderprojekten können auch Prüfungen online ab-
10
gewickelt werden.
Messbeleg-Cockpit können sämtliche
Ein Rückblick: Das Team von Comm-Unity im KompetenzEinsatz bei Veranstaltungen im ganzen Land.
COMM-UNITY AUF DER KOMMUNALMESSE Sie ist die größte kommunale Wirtschaftsschau des Landes. Mehr als 2.500 Gemeindevertreter aus ganz Österreich trafen sich am 6. und 7. Oktober in Klagenfurt, um Erfahrungen auszutauschen, Neues zu CU beeindruckt: GF Michael Stark mit
erfahren und sich über die Verwaltung der Zukunft zu informieren.
Gästen, u. a. Finanzminister Schelling und
Comm-Unity ist Spezialist und führender Entwickler von innovativen,
Gemeindebundpräsident Mödlhammer
effizienten und maßgeschneiderten E-Government-Lösungen von der Soft- bis zur Hardware. Kein Wunder, dass der Messestand von CommUnity beliebter Treffpunkt für die Entscheider in den Gemeinden war.
Gefragt waren Lösungen wie das Lokale Meldergister LMR und GeOrg, der Städte- und Gemeinde-Organisator. Auch Zählerstand.at, Publicware-HR und das Fremdenverkehrsabrechnungs-Modul FVA stießen auf großes Interesse. Davon haben sich auch Finanzminister Hans Jörg Schelling und Gemeindebundpräsident Helmut Mödlhammer am Comm-Unity-Messestand überzeugt.
15 JAHRE COMM-UNITY: SEEBODEN GEWINNT! Seeboden am Millstätter See hat mehr als 6.300 Einwohner, ist Tourismusmagnet und Luftkurort – und ab sofort Siegergemeinde. Auf unserer exklusiven Veranstaltung „15 Jahre Comm-Unity“ im Parkhotel Pörtschach am 20. September 2016 wurde unter allen teilnehmenden Gemeinden ein Workshop-Tag verlost. Seeboden am Millstätter See, vertreten durch Bürgermeister Wolfgang Klinar und Amtsleiter Mag. (FH) Josef Possegger, wurde als Gewinner-Gemeinde gezogen. Sie und ihre Kollegen freuen sich auf einen Tag voll mit Comm-Unity Know-how von Top-Experten zu den relevanten Themen ihrer Wahl. Wir danken allen Teilnehmern für diesen wunderschönen Tag und gratulieren den Gewinnern! Bürgermeister Wolfgang Klinar und Amtsleiter Mag. (FH) Josef Possegger
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NEUJAHRS
EMPFANG
2017 26. JÄNNER
Feiern Sie mit uns.
Wir möchten den Start ins neue Jahr zum Anlass nehmen, um mit Ihnen als Kunden, Partnern und Freunden zu feiern und uns zu bedanken. Lassen Sie uns das Erreichte reflektieren und die Gelegenheit nutzen, in die gemeinsame Zukunft zu schauen. Der Neujahrsempfang findet am Donnerstag, den 26. Jänner 2017 ab 13:00 Uhr in der Steinhalle in Lannach statt. Zuvor laden wir Sie gerne ab 10:00 Uhr zu einem „Tag der offenen Tür“ bei Comm-Unity ein. Wir freuen uns auf die gemeinsame Feier!