Instrumento Público. Edward Cortés García1.
SUMARIO: Introducción. 1. Concepto de instrumento público. 2. Instrumentos Públicos Notariales. 2.1. Clases de Instrumentos Públicos Notariales. 3. La Fe Pública. 4. La Norma. 5. Conclusión.
Introducción. En la obra Teatro de la legislación universal de España é Indias por orden cronológico de sus cuerpos y decisiones no recopiladas de Antonio Javier Pérez y López, impresa en la imprenta de don Antonio Espinosa, en el año de 1797 y dentro de sus 406 páginas se menciona que el instrumento público, es el que es hecho por Escribano con asistencia de tres testigos, y las demás solemnidades que nuestras leyes exigen, nos menciona el autor de la obra de marras que hay además el instrumento auténtico, que es el sellado con sello auténtico, como del Príncipe, Obispo, Abad, Monasterio, Orden, Milicia, Conde, Concilio o Grande, que tiene bandera, y hace prueba contra el que mandó que se sellase. El instrumento Público, cuando tiene todas las solemnidades que se requieren, hace plena fe. Más recientemente en el libro Fundamentos de Derecho Civil 2, en el Volumen 5 de José Puig Brutau3, en la página 228 refiere que "Por instrumento público o auténtico debe entenderse la escritura pública, bien autorizada por Notario, o bien por agente 1 Estudiante de Derecho Universidad Panamericana. Asistente Contraloría de Servicios HMTV. 2 Fundamentos de derecho civil, Volumen 5, Fundamentos de Derecho Civil, José Puig Brutau, Edición 2, Editor Bosch, 1961, paginas 227-228. 3 Sobre el Jurista Puig Brutau http://noticias.juridicas.com/articulos/00-Generalidades/2003071895919510341691.html visto 10/03/2011 a las 16:00 PM.
diplomático o consular en funciones notariales en el extranjero. Ahora un poco más en nuestra época podríamos decir que instrumento público son aquellos que reuniendo los requisitos de forma impuestos legalmente, cuentan con la intervención de un oficial público capaz, en razón de haber sido nombrado para el desempeño de su cargo por autoridad pública competente y que él a su vez, debe ser competente en razón de lugar, dentro del ámbito donde ha sido designado, y en la materia sobre la que trata el instrumento, que aparece autorizando. Entonces podemos observar como el concepto a pesar de variar ha mantenido un núcleo pétreo, que es el hecho de necesitar que “El instrumento Público tenga todas las solemnidades que se requieren”. Este artículo versa sobre los requerimientos para dar el título de instrumento público a un documento en Costa Rica y el trato que tanto el Código Notarial como los respectivos instrumentos Civiles le dan.
1.
Concepto de Instrumento Público.
En los artículos 369 del Código Procesal Civil, 70, 80 y 101 del Código Notarial definen que serán instrumentos públicos la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter. El instrumento público es, entonces, una categoría del género documento notarial, que estaría integrada además por las actas notariales (artículo 101 Código Notarial) y las protocolizaciones (en tanto se constituyen a través de escrituras públicas). En lo que concierne al concepto genérico de documento, el artículo 368 del Código Procesal Civil expresa: "Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, los radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo". Y en este mismo cuerpo procesal, el artículo 369 distingue entre documento público e instrumento público. Documento público es aquel redactado o extendido por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones. Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter. Tanto el documento
público, como el instrumento público, mientras no sean argüidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de los hechos que el oficial público afirme en ellos haber realizado él mismo, o haber pasado en su presencia, en el ejercicio de sus funciones (artículo 370 del Código Procesal Civil). Siendo entonces este un documento emitido por un Notario, el mismo tiene presunción de autenticidad4, pueden impugnarse, pero deberá probarse la falsedad. La doctrina de manera uniforme en cuanto al concepto de documento e instrumento, ha considerado al primero como al género y al segundo como la especie. Colocando al documento como todo objeto físico que representa y sirve para demostrar la realidad de otro objeto de un hecho o de un acontecimiento cualquiera y al instrumento como todo objeto material representativo del pensamiento mediante la escritura. En síntesis el instrumento público es aquel que representa la voluntad y pensamiento dentro de un documento emitido con las solemnidades de ley por funcionario competente. En estos, ha intervenido un funcionario público en ejercicio de sus funciones, el mismo deja constancia de: hechos realizados en su presencia, declaraciones de las partes, hechos propios del funcionario u expide copias certificadas de los documentos originales que existen en su poder. La copia del documento público tiene el mismo valor que el original, si está certificado según corresponda.
4 "Según Carnelutti, la autenticidad de un documento consiste "en la certeza de la procedencia del autor indicado en el mismo documento", o sea "en que el documento fue expedido por quien en el aparece como su autor". (...) "La palabra auténtico quiere decir fehaciente, autorizado, lo que vale por sí mismo. También se llama auténtico al documento que procede de la persona que en él se dice o aparece que lo expidió, el que hace prueba por sí mismo sin necesidad de ninguna otra probanza que lo perfeccione" (PALLARES (Eduardo). Diccionario de Derecho Procesal Civil. México, Editorial Porrúa S. A., decimonovena edición, 1990, p. 109).
2.
Instrumentos Públicos Notariales.
Son aquellos que el Notario, por mandato de la Ley o a solicitud de parte extiende o autoriza en ejercicio de su función o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley. Estos documentos autorizados por Notario, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie. Estos conceptos guardan concordancia con las funciones que la misma Ley le asigna al Notario, como profesional del derecho que está autorizado a dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos, a los que confiere autenticidad. Su función también comprende la comprobación de hechos y la tramitación de asuntos no contenciosos.
2.1
Clases de Instrumentos Públicos Notariales.
El artículo 80 del Código Notarial, establece la existencia de dos clases de documentos: los protocolares, como las escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones, y extraprotocolares como las certificaciones, actas y otros, obedeciendo esa distinción a su naturaleza disímil. Según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario. Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.
El Protocolo notarial es la colección ordenada de registros sobre la misma materia en los que el notario extiende los instrumentos públicos protocolares con arreglo a ley. Forman el protocolo notarial los siguientes registros: • Escrituras públicas, en el que se extienden las escrituras, las protocolizaciones y actas que la ley determine • Testamentos, donde se otorga el testamento en escritura pública y el cerrado, se lleva en forma directa por el Notario para garantizar la reserva que la Ley establece, y en el otorgamiento se observan las normas del Código Civil y las del Código Notarial. • Actas de protesto, donde se registran las constancias de protesto realizadas de conformidad con la Ley, autorizándose a que el Notario pueda llevar registros por separados para títulos valores distintos, pudiendo por excepción utilizar formatos impresos en lugar del papel sellado, que es obligatorio en todos los otros Registros del Protocolo. • Actas de transferencia de bienes muebles registrables; donde se extienden las actas de las transferencias de vehículos usados; y otros que la ley determine.
Las actas y certificaciones56, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesada, cumpliéndose las regulaciones que sobre el particular rigen. La autorización del notario de un instrumento público extraprotocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de la Ley, da fe de la realización del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos de la suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.
3.
La Fe Pública. El notario puede expedir cualquier tipo de certificación, ya que se encuentra
investido de la fe pública que le ha sido otorgada, y por ende esta fe pública hace prueba plena. Los efectos de la fe pública están plasmados en el numeral 31 del Código Notarial, que al respecto señala: “Artículo 31.Efectos de la fe pública
5 Este órgano superior consultivo ha ubicado a la certificación notarial dentro del concepto de documento extraprotocolar, entendiéndolo como aquel documento “autorizado por notario, en original, fuera del protocolo, con las formalidades de ley, en ejercicio de sus funciones y dentro de los límites de su competencia”, tal y como lo concibe el autor Carlos A. Pelosi, en su obra El documento notarial (Buenos Aires, Editorial Astrea, 1987, p. 249). (Dictamen C-116-96).
6 La doctrina ubica a la certificación como: “el documento extraprotocolar en el que el notario logra la adveración jurídica de hechos ocurridos a su presencia mediante su evidencia funcional. La finalidad es que el instrumento tenga todos los caracteres que le atribuye la fe pública.” Gatari, Carlos. Manual de Derecho Notarial. Ediciones Depalma, Buenos Aires, 1997, pág. 180. Asimismo, se les define como “ documentos que contienen atestaciones de verdad o de conocimiento del autor, suficientes para demostrar la existencia de determinadas condiciones, hechos o situaciones.” Caamaño Rosa, Antonio, “Delitos contra la fe pública en el derecho uruguayo”, en Revista de Derecho Español y Americano. Instituto de Cultura Hispánica, Madrid, octubre-diciembre, 1967 año XII págs. 61-96. En el mismo sentido, se dice que: “tiene por objeto hechos acaecidos respecto de los cuales no ha habido inmediación por parte del agente y cuya existencia éste ha verificado o comprobado a través de fuentes documentales o de otro tipo” Siri, Julia. Comprobación notarial de hechos; certificados notariales”, Trabajo presentado al X Congreso Internacional de Notariado Latino. Idéntica posición explica el tratadista Rafael Núñez Lagos al sostener que “tiene como hechos a documentar la videncia por el notario de meros documentos. “Clasificación y efectos de los documentos”, en Revista de la Asociación de Escribanos de Uruguay, año 1957, pág. 96 y siguientes.
El notario tiene fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones y con observación de los requisitos de la ley. En virtud de la fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los instrumentos y demás documentos autorizados por él.”
En un sentido estrictamente jurídico, “la fe pública es la autoridad legítima atribuida a determinadas personas para que los documentos que autoricen en debida forma sean considerados como auténticos y lo contenido en ellos sea tenido por verdadero mientras no se haga prueba en contrario”.
(REAL ACADEMIA ESPAÑOLA.
Diccionario de la Lengua Española. Espasa Calpe, 1997). La fe pública del notario reporta la capacidad para que aquello que certifica sea creíble. De ese modo, pretende dar confianza a quienes la requieran, ya que es el mismo Estado quien ha delegado esa fiabilidad colectiva. La certeza y seguridad jurídica que brinda la actuación del notario devienen precisamente de esa fe pública de la que goza ese profesional, lo cual hace presumir que todas las manifestaciones que se acreditan en el instrumento público son ciertas. Obviamente para que así opere, y por encontrarse de por medio el interés público, es necesario que el notario esté debidamente habilitado por la Dirección Nacional de Notariado, y la actuación haya sido autorizada o expedida con la certeza de un estado activo en el notario, que deberá ser conforme con la publicidad registral que a esos efectos otorga el Registro Nacional de Notarios. La Dirección Nacional de Notariado de Costa Rica ha indicado en diversos pronunciamientos “que la función notarial es una función objetiva del Estado, en virtud de la fe pública, cuya titularidad corresponde al Estado, y que es depositada en las personas que cumplan con todos los requisitos y condiciones previamente establecidas por el ordenamiento, mediante un acto de autorización a efecto de que realicen una serie de servicios determinados por los alcances que dicha función les permite (artículo 34 del Código Notarial ).”
De conformidad con la potestad certificadora otorgada al notario, es que éste se encuentra en la capacidad para hacer constar hechos, situaciones o cualquier otra información que conste en los documentos que la ley indique y que haya podido verificar por sí mismo, por cuanto los ha tenido a la vista. También es posible que pueda hacer constar la fidelidad de una copia por haber tenido a la vista el documento original, en virtud de la fe pública. Por ende, el notario puede hacer constar documentalmente hechos, situaciones, datos o cualquier tipo de información que conste en escrituras públicas, inscripciones en registros, expedientes, resoluciones judiciales, o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como documentos privados. La manifestación que este profesional haga de este tipo de información queda cubierta por el sello de la fe pública, lo que le otorga la certeza jurídica de que ese documento adquiere valor, obviamente mientras no se demuestre lo contrario. Es decir, mientras no sea desacreditado a través de un documento idóneo. Mientras ello no ocurra, las manifestaciones que el notario haga constar se tendrán por ciertas a la fecha y hora en que haya sido expedida. En ese sentido, el sello de fe que imprime el notario brinda autenticidad y legitimidad respecto del documento, ya que opera una presunción de veracidad respecto al contenido y existencia del mismo. La validez deriva precisamente de la habilitación del notario, puesto que la misma fue extendida dentro de la competencia a él asignada para esos efectos.
4.
La Norma. En el TÍTULO IV del Código Notarial (Arts. 70-80) con el tema DE LOS
DOCUMENTOS NOTARIALES en su capítulo primero encontramos los conceptos que hasta el momento se han abordado. Explica la norma que se entenderá como documento notarial todo aquel que sea expedido o autorizado por el notario público o funcionario consular en el ejercicio de funciones notariales, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley, el mismo deberá redactarse en español, salvo los vocablos técnicos expresados en otro idioma, nombres de personas, marcas, sitios o lugares, cuya traducción no proceda, o las expresiones de uso común o que se considere necesario
introducir para la correcta comprensión y eficacia del instrumento. Si algún compareciente o interesado no comprendiera el español, deben intervenir un traductor oficial u otro aceptado por las partes y el notario público, salvo que este entienda el idioma del compareciente. En tal caso, el notario, bajo su responsabilidad, efectuará la traducción legal del texto, si todos los interesados en el acto o contrato lo consintieren. Los documentos notariales deben estar manuscritos o mecanografiados, caracteres legibles y tinta o impresión indelebles. Escribiéndose en forma continua, sin dejar espacios en blanco, respetándose los márgenes. No deberán usarse abreviaturas, símbolos ni signos, salvo los de puntuación, ortografía y los autorizados por la ley; tampoco deben expresarse los números con cifras. Para que todo esto se cumpla cita el: ARTÍCULO 76.- Uso de papel de tamaño oficio Todas las actuaciones del notario deben escribirse siempre en papel de tamaño oficio. Los documentos notariales deberán expedirse siempre en ese tipo de papel, el cual siempre deberá contener mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado.
Luego el Código Procesal Civil en su sección cuarte hace la diferenciación entre documentos e instrumentos públicos: ARTÍCULO 368.- Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. ARTÍCULO 369.- Documentos e instrumentos públicos. Son documentos públicos todos aquéllos que hayan sido redactados o extendidos por funcionarios públicos, según las formas requeridas y dentro del límite de sus atribuciones.
Las fotocopias de los documentos originales tendrán el carácter que este artículo establece, si el funcionario que las autoriza certifica en ellas la razón de que son copias fieles de los originales, y cancela las especies fiscales de ley. Es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter.
Mencionando como se ha dicho anteriormente que los instrumentos públicos, mientras no sean argüidos de falsos, hacen plena prueba de la existencia material de los hechos (Art 370). Esto por cuanto el documento otorgado por las partes ante un notario hace fe, no sólo de la existencia de la convención o disposición para la prueba para la cual ha sido otorgado, sino aun de los hechos o actos jurídicos anteriores (Art 371) que se relatan en él. En caso de que este instrumento fuese otorgado en el extranjero se actuara conforme al numeral que se cita: ARTÍCULO 374.- Documentos otorgados en el extranjero. Los documentos públicos otorgados en el extranjero se equipararán a los públicos del país, si reúnen los siguientes requisitos: 1) Que en el otorgamiento se hayan observado las formas y las solemnidades establecidas en el país donde se hayan verificado los actos los y los contratos. 2) Que la firma del funcionario expedidor esté debidamente autenticada.
Entre los artículos 370 – 380 del Código de marras sumado a los anteriormente citados se encuentra la base jurídica que se le ha otorgado al Instrumento Público en nuestro país.
5.
Conclusión.
Se ha comentado desde la perspectiva de la doctrina en la época de las leyes de las Indias hasta nuestros días y en base al sistema jurídico vigente en lo relativo al concepto de Instrumento Público, dando como resultado el sugerir apartarse del concepto que esboza la Enciclopedia Jurídica Omeba, donde se asimilan los conceptos de instrumentos públicos y documentos públicos, definiéndolos así: "El instrumento público puede definirse elementalmente como el que autoriza un oficial público o quien, sin serlo propiamente se halle autorizado en Derecho para actuar como tal. De ahí que cuando en lo sucesivo se aluda al oficial público deberá entenderse comprendido el otro supuesto, el del autorizado en Derecho para actuar como tal". (pág.224). Esto pues se demostró que aunque "En ocasiones, el documento sirve de medio para el ejercicio de la función de "dar fe pública", que ejercen ciertos funcionarios públicos y particulares investidos de tal facultad (lo último cuando los notarios no tienen calidad de funcionarios públicos), sobre hechos jurídicos realizados con su intervención o ante ellos. En estos casos, esa fe pública no forma parte del contenido del documento, sino que constituye una calidad propia de éste, que le agrega la intervención del funcionario, quien asevera los hechos ocurridos en su presencia y a quien se da fe de estos, y puede ser requisito exigido por la ley para la validez o la existencia del acto jurídico documentado...., Sin autenticidad o prueba de su legitimidad el documento carece de eficacia probatoria (Hernando Devis Echandía, Teoría General de la Prueba Judicial, pág. 508-509)”. En pocas palabras y tomando como base el numeral 369 del Código Procesal Civil “… es instrumento público la escritura otorgada ante un notario público, así como cualquier otro documento al cual la ley le dé expresamente ese carácter”.
Bibliografía. Teatro de la legislación universal de España é Indias por orden cronológico de sus cuerpos y decisiones no recopiladas. Antonio Javier Pérez y López. Impresa en la imprenta de don Antonio Espinosa. Año 1797. Págs. 406, Pagina 8. Fundamentos de derecho civil, Volumen 5, Fundamentos de Derecho Civil, José Puig Brutau, Edición 2, Editor Bosch, 1961, paginas 227-228. PALLARES (Eduardo). Diccionario de Derecho Procesal Civil. México, Editorial Porrúa S. A., decimonovena edición, 1990, p. 109. Carlos A. Pelosi, en su obra El documento notarial (Buenos Aires, Editorial Astrea, 1987, p. 249. Gatari, Carlos. Manual de Derecho Notarial. Ediciones Depalma, Buenos Aires, 1997, pág. 180. Siri, Julia. Comprobación notarial de hechos; certificados notariales”, Trabajo presentado al X Congreso Internacional de Notariado Latino. Idéntica posición explica el tratadista Rafael Núñez Lagos al sostener que “tiene como hechos a documentar la videncia por el notario de meros documentos. “Clasificación y efectos de los documentos”, en Revista de la Asociación de Escribanos de Uruguay, año 1957, pág. 96 y siguientes. Caamaño Rosa, Antonio, “Delitos contra la fe pública en el derecho uruguayo”, en Revista de Derecho Español y Americano. Instituto de Cultura Hispánica, Madrid, octubrediciembre, 1967 año XII págs. 61-96. REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la Lengua Española. Espasa Calpe, 1997. Hernando Devis Echandía, Teoría General de la Prueba Judicial, pág. 508-509
Código Notarial CR http://tinyurl.com/CodNota visto 29/03/11 a las 20:00 PM. Código Procesal Civil CR http://tinyurl.com/CodCivCR visto 29/03/11 a las 20:00 PM.