Acta Notarial. Eduardo León Mora1.
SUMARIO: Introducción.
1. Concepto de acta notarial.
2. Instrumentos Públicos
Notariales. 2.1. Motivo y Solicitante. 2.2. Representación. 2.3. Identidad del posible Notificad. 2.4. Formalidades. 2.5. Presencia del Solicitante. 2.6. Unidad del Acto. 2.6.1. Oportunidad de Redacción. 2.7. Referencias a Documentos. 2.8. Firma de requeridos y demás personas presentes. 2.9. Presencia de Peritos. 3. Clasificación Tradicional de las Actas Notariales. 3.1. Acta de Presencia. 3.2. Acta de remisión de documentos por correo. 3.3. Actas de notificación y requerimiento. documentos.
3.5. Actas de Referencia.
3.4. Actas de exhibición de cosas o
3.6. Actas de Notoriedad.
3.7. Actas de
Protocolización. 3.8. Actas de depósito ante notario. 4. Conclusión.
Introducción. Tradicionalmente se ha afirmado entre los notarialitas que la diferencia entre acta notarial y escritura pública radica en el contenido: mientras el contenido de la escritura es un negocio jurídico, un ’consentimiento negocial’, el contenido del acta notarial es un hecho. El Código Notarial de Costa Rica en el artículo 101 la define de la siguiente manera: ARTÍCULO 101.- Definición Las actas notariales son instrumentos públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su
1 Estudiante de Derecho Universidad Panamericana.
presencia, darles carácter de auténticos, o bien hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones procedentes según la ley. A las actas notariales les serán aplicables, en lo pertinente, las disposiciones de las escrituras públicas, con las salvedades resultantes de este capítulo.
Así que nuestra definición de Acta Notarial es acorde a la doctrina domínate, pues es muy clara al mencionar que tratara sobre hechos y no negocios jurídicos, por lo que podremos decir sin temor a equivocarnos que el acta notarial es aquel instrumento público notarial, emanado de competente notario y que no tiene carácter de escritura pública. De esta forma incluso estaremos acorde con la definición del diccionario de la Academia de la Lengua Española online que la define como "relación que extiende el notario, de uno o más hechos que presencia o autoriza". En el transcurso de este articulo veremos la legislación aplicable a estos documentos redactados y autorizados por el Notario en que se consignan hechos y circunstancias que presencia o le constan de propio y personal conocimiento y que, por su propia naturaleza no constituyen un contrato o negocio jurídico.
1. Concepto de Acta Notarial.
Se comentó solo unas líneas atrás que las actas notariales no son lo mismo que una escritura pública, este último lo define Wikipedia de la siguiente manera “Es un documento público en el que se hace constar ante notario público un determinado hecho, o un derecho, autorizado por dicho fedatario público, que firma con el otorgante u otorgantes, dando fe sobre la capacidad jurídica, del contenido, y de la fecha en que se realizó. La escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante el notario que lo complementa con los requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo del propio notario y, en su caso, ser susceptible de inscripción en los registros públicos que corresponda” (http://es.wikipedia.org/wiki/Escritura_p%C3%BAblica visto
30/03/2011 18:28 PM), mientras que según el Derecho en Costa Rica la escritura pública es un “documento público notarial en el que se recogen los negocios jurídicos” (por ejemplo una compra-venta de vivienda, una hipoteca, una herencia, etc.) transformándola en un Instrumento Público el cual es la piedra angular del sistema notarial latino y tiene tanta fuerza ejecutiva que sólo puede impugnarse por la vía judicial. Caso contrario y ya mencionado es el concepto encontrado en la norma notarial principal, cuando recalca que el acta notarial se referida a hechos. Las actas recogen actos jurídicos o constataciones o manifestaciones de personas que comparecen ante el notario. Las actas se diferencian de las escrituras públicas en que éstas recogen negocios jurídicos y muchas se inscriben en Registros públicos2. PELOSI considera que el aspecto más importante que las diferencia es que ambas especies de instrumentos están reguladas por requisitos formales distintos, ya que en las actas se introducen variantes o modificaciones a las formalidades exigidas para las escrituras públicas, con el propósito de simplificar el rigor de las solemnidades de estas últimas, a tono con su contenido.
Sin embargo la opinión de quien escribe es que la
declaración de voluntad de un sujeto, en cuanto sustrato material, es tan hecho como cualquier otro y por consiguiente, puede ser constatado por cualquier medio, no necesariamente solo en el instrumento público, pues las declaraciones no son patrimonio exclusivo de las escrituras públicas. Algunos tratadistas que se inclinan a pensar de la manera expuesta mencionan que la diferencia entre la escritura y el acta estaría dada en el modo en que cada uno de estos documentos aprehende o capta la declaración. Así, el notario puede limitarse a declarar en el documento su ciencia o saber sobre la percepción que recibe de un sujeto que expone verbalmente unas palabras y, en ese caso, estaríamos en presencia de un acta. Pero, por otra parte, el notario puede declarar su ciencia o saber sobre la percepción que recibe de una 2 ARTÍCULO 80.- Clases de documentos Los documentos notariales son protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él. Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario. Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo. (Código Notarial CR).
persona que otorga el documento notarial, que asume la paternidad del contenido intelectual en él reflejado, y, en este caso, estaríamos en presencia de una escritura pública. En este sentido se pronuncia RODRÍGUEZ ADRADOS, quien afirma: “también las declaraciones de voluntad pueden ser objeto de acta, lo que ocurre en este caso es que las declaraciones de voluntad se producen fuera del documento y éste, entonces, sí que puede decirse que no hace otra cosa que representarla... La intervención del notario sólo acreditará que las partes han declarado éste o el otro contenido, esto es, se referirá a la declaración como un mero hecho, con un eficacia muy inferior a la escritura pública...”. Podemos entonces decir con certeza que el acta notarial no constituye instrumento público aunque verse sobre hechos u voluntades, por ser su naturaleza distinta según la norma a la escritura pública.
2. Requisitos. En el numeral 102 encontramos los requisitos que este documento público debe presentar, a continuación se explican brevemente algunos de ellos:
2.1 Motivo y Solicitante.
Menciona en el párrafo a) el artículo 102 del Código Notarial, que en la introducción, deberá hacerse constar a solicitud de quién se procede y el motivo por el cual interviene el notario. Es decir que antes de comenzar la diligencia, el notario debe identificarse ante el requerido y hacerle saber el motivo de la diligencia. Para identificarse le indicará su nombre y apellido y su condición de notario, y pondrá a su disposición la credencial que lo acredita, esto preferiblemente para mantener una seguridad tanto para el como para el requirente.
2.2 Representación.
Siguiendo el orden de la norma de cita, esta hace notar en su párrafo b) que en caso de representación, el notario indicará la que exprese la parte interesada, sin necesidad de comprobar la personería.
Esto porque en las actas no hay disposición de derechos
subjetivos, no hay contrato, no hay negocios, no es necesario acreditar la legitimación del requirente, ni tampoco el carácter de representante que se adjudica. Es irrelevante que el requirente actúe en nombre propio o en nombre ajeno, pues el requerimiento sólo tiene por objeto impulsar la actividad del notario, que no puede actuar de oficio. Por otra parte, acreditar la personería en las actas atenta contra la celeridad que las caracterizan, y muchas veces puede tornar imposible la diligencia, pues hasta que el requirente consigue la documentación habilitante, el notario la verifica y analiza, el hecho a constatar puede haberse extinguido, o al menos modificado.
2.3 Identidad del posible Notificado.
Aun cuando no existen derechos subjetivos, la norma insta al notario a conoces la identidad de quienes deben ser informados sobre el acto, así lo expresa el párrafo c) aleccionando al notario que no conozca a quienes debe notificar, informar, intimar o prevenir, procurar identificarlos y hacerles saber por encargo de quién procede, su calidad de notario, la diligencia por efectuar y el derecho que les asiste de hacer constar las manifestaciones que tengan a bien sobre esa diligencia, siempre que sean pertinentes a juicio del profesional. Esto con el fin de no causar una posible indefensión a algún interesado en concordancia con la norma constitucional.
2.4 Formalidades.
No tratándose el acta notarial de una escritura pública en sentido estricto, no le son aplicables las exigencias al respecto, sin embargo el parágrafo d) menciona algunas exigencias que deben estar presentes, narrándose las circunstancias necesarias para los fines
jurídicos de las diligencias y los detalles o condiciones solicitados, esta estructura básica, hade ser relatada de forma objetiva y concreta. Sin embargo, tengamos presente que si en algún momento la ley las subordine a los mismos requisitos de las escrituras, no significa que las confunda. Además no puede desconocerse que existen requisitos o exigencias que, por la misma naturaleza de las actas, no pueden pretenderse en ellas.
2.5 Presencia del Solicitante.
No es necesaria, y nada quita o añade a la constatación, de que bien puede hacerse con la sola presencia del notario y de los requeridos y/o de otros sujetos según el caso. El requirente sólo debe obligatoriamente suscribir el requerimiento como modo de acreditar el impulso o la iniciativa a partir de la cual actúa el notario, salvo que su presencia fuera imprescindible por razones legales o fácticas (por ejemplo, para identificar al requerido, o un lugar, o un objeto, etc.). Así lo establece el párrafo e) de la norma de cita al mencionar que “La presencia del solicitante no es necesaria a menos que deba suscribir legalmente el acta”.
2.6 Unidad del Acto.
No es una exigencia de las actas, las que pueden redactarse en etapas sucesivas, con diferencia de día y hora, sin necesidad de que todo ocurra en un mismo momento y sin interrupción. Esto dependerá, indudablemente, del tipo de acta de que se trate y de las circunstancias en que las diligencias deban practicarse. Es aconsejable, para posibilitar el desdoblamiento, separar la estructura del acta en dos partes: el requerimiento y la diligencia. De este modo, ambas partes se independizan y las diligencias pueden realizarse en etapas sucesivas o distintas tendientes a cumplir y agotar el objeto del requerimiento (principio de rogación o instancia). En caso de iniciar una nueva diligencia, deberá dejarse constancia del día y hora en que la misma se realiza. Todas las diligencias deben constar en un mismo soporte físico, respetando la integridad del documento, en otras palabras, deben
consignarse en la parte libre del folio que quede después del requerimiento, o en los márgenes, pero no pueden extenderse en otro folio si entre éste y el requerimiento existe otra escritura u otra acta. En el supuesto de necesitar continuar con las diligencias y no contar con espacio para consignarlas en el documento, existiendo otro documento posterior, puede realizarse la diligencia en un nuevo documento en cabeza de folio (con nuevo número) que remita al requerimiento. Esto sería una interpretación extensiva de la norma que se transcribe, pero que creo en nada afecta el acto como tal: f) No es indispensable la unidad del acto ni del texto. Por tal razón, podrán extenderse actas al mismo tiempo que se comprueban los hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre que se confeccionen dentro de las veinticuatro horas siguientes. Podrán también separarse en dos o más textos, en orden cronológico, lo cual deberá advertirse.
2.6.1 Oportunidad de Redacción.
Constituye una habitual práctica del notariado -por razones de comodidad, de tiempo y de perfección- redactar las actas en la notaría luego de realizada la diligencia. Analicemos esta situación. Siendo el Notario poseedor de la fe este evidencia, la solemnidad y la objetivación en cada acto que realiza en un mismo tiempo. Lo que podemos interpretar como el hecho de que la fe pública sólo protege aquello que sucede dentro de ciertos límites de tiempo y que está dado por los hechos que el notario percibe por sus sentidos y que, con rigor formal, refleja o representa en el papel en forma simultánea a su producción. Por tal motivo las actas deben redactarse en tiempo presente y no en tiempo pasado, pues la fe pública sólo alcanza a lo percibido por el notario en forma inmediata y actual, pero no a los hechos percibidos con distante anterioridad respecto de su objetivación en el papel. Esta exigencia es una consecuencia de la nota de integridad de la fe pública que, a manera de válvulas de seguridad o de compuertas herméticas, no permite ir ni hacia atrás ni hacia delante del momento histórico en que los hechos ocurren.
Teniendo en cuenta los recursos tecnológicos con que cuenta el notario en la actualidad para confeccionar sus documentos (computadoras e impresoras portátiles y sin cables) no encuentro obstáculo para que en las actas la labor documentadora se realice en el lugar del hecho y en el momento de la constatación o diligencia. Y si el notario no cuenta con estos recursos, deberá hacerla de puño y letra extremando los cuidados para no omitir ningún requisito formal ni ningún dato de interés. Otro de los motivos por los que es importante este punto es que existe la probabilidad de que el Notario como ser humano, olvide algunos hechos o detalles, ya que está demostrado por investigaciones psicológicas y médicas la relación que existe entre la memoria y el transcurso del tiempo. De allí que resulta conveniente que la documentación sea inmediata a la realización de los hechos, o lo más cercana en el tiempo posible.
2.7 Referencias a documentos exigibles.
Si al momento de estar confeccionando el acto, esta se se refiriere a un documento y legalmente fuere exigible, se dejará en él una constancia suscinta de lo actuado, indicando el número de tomo del protocolo, la página y el instrumento en que se levanta el acta, así como su fecha. Esto para guardar las solemnidades de ley según el aparte g del artículo que se comenta.
2.8 Firma de requeridos y demás personas presentes.
No es necesaria la firma de las personas requeridas, pero sí la invitación a firmar que debe hacerle el notario y la constancia de la negativa a hacerlo y de los motivos expresados para no hacerlo. La omisión de tales constancias hace perder al acta su eficacia probatoria y viola el derecho de defensa garantizado por la Constitución Nacional. La
firma de las demás personas presentes que no revisten el carácter de requeridos o intimados, no es necesaria sino facultativa de éstos, por lo que el notario debe invitarlos a hacerlo. La explicación de esta dispensa es la siguiente: si el acta no pudiera extenderse válidamente sin la firma del requerido, bastaría con que éste se negare a firmar para tornar imposible la preconstitución de una prueba que pudiera perjudicarlo (pensemos por ejemplo en la negativa a firmar la diligencia de protesto por parte del obligado al pago). Así lo establece el art. 102 en su párrafo que se transcribe: h) En la conclusión, no se requiere leer el acta a los interesados; tampoco, su aprobación, y podrá llevar o no sus firmas. El notario autorizará el acta, aunque alguno no quiera o no pueda firmar, y dejará constancia del hecho.
2.9. Presencia de peritos.
Resulta conveniente la presencia de peritos o de personas entendidas en asuntos que escapan al conocimiento del notario, ya que toda declaración que éste haga y que no provenga de la percepción por sus sentidos o de un hecho realizado por él mismo será tomada como una simple opinión personal, subjetiva, falible y sin presunción de autenticidad. Es por eso que la norma en su párrafo i) señala que en las actas, podrán incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la naturaleza, las condiciones y consecuencias de los hechos comprobados. Se indicarán sus nombres, apellidos y calidades, y ellos deberán firmar el acta.
3. Clasificación Tradicional de las Actas Notariales. Como se ha mencionado en materia de notarios un acta es un documento escrito en el que se hace constar por el notario la relación de lo acontecido durante la celebración de un acto, durante la notificación de algo a otra persona, en un sorteo, etc. y de los acuerdos o
decisiones tomadas, hechos acaecidos, etc. Existen diversos tipos, entre las cuales podemos mencionar: 3.1 Acta de presencia.
Son actas notariales de presencia las que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Ej. El hecho de la existencia de una persona identificada previamente por el notario. 3.2 Acta de remisión de documentos por correo Es cuando consta en acta el envío de cartas u otros documentos por correo. Sólo acredita: •
El contenido de la carta o documento.
•
La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de correos.
•
La expedición del resguardo de imposición como certificado.
•
La recepción por el Notario del aviso del recibo.
•
El notario sólo debe comprobar que el contenido de la carta o del documento no es contrario a la ley penal, al orden público y a las buenas costumbres.
En la carta o documentos remitidos quedará siempre constancia de la intervención notarial. 3.3 Actas de notificación y requerimiento:
En este particular estamos hablando de dos tipos diferentes: •
Acta de notificación: tiene por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o decisión del que solicita la intervención notarial
•
Acta de requerimiento: compele o intima al requerido para que adopte una determinada actitud.
Dichas actas podrán efectuarse por el notario personándose en el domicilio o lugar en que deba personarse o bien siempre que la ley no indique lo contrario podrá hacerlo enviando cédula, copia o carta por correo certificado con aviso de recibo. En el acta se expresará la manera en que la notificación o el requerimiento se haya realizado; si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, a indicar su relación con el destinatario o a hacerse cargo de la cédula, copia o carta. El notificado tiene derecho a contestar ante el Notario dentro de la misma acta en el plazo improrrogable de los dos días laborables siguientes a aquel en que se haya practicado la diligencia o recibido el envío postal. Los derechos y gastos notariales de la contestación serán de cargo del que solicito dicho requerimiento. 3.4 Actas de exhibición de cosas o documentos:
En las Actas de exhibición de cosas, el notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará la matriz. Actas de exhibición de documentos:, el Notario además transcribirá o relacionará aquéllos documentos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente. Entre otros supuestos, este tipo de Actas sirve para dejar constancia en el protocolo de la existencia de cosas o documentos en poder de una persona o en un determinado lugar.
3.5 Actas de referencia:
Son similares a las Actas de presencia, el texto será redactado por el Notario de la manera más apropiada a las declaraciones de los que en ella intervengan, usando las mismas palabras en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del
valor
jurídico
de
las
mismas
en
los
caso
en
que
fuese
necesario.
3.6 Actas de notoriedad: Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios o por todos conocidos sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica. Por medio de este Acta podrán legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificación, sin oposición de parte interesada, pueda realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso. La declaración que ponga fin al acta de notoriedad será firme y eficaz, por sí sola, e inscribible donde corresponda, sin ningún trámite o aprobación posterior (Vgr en el Registro de la Propiedad para inscribir un asiento reanudando el tracto sucesivo o cadena de transmisiones
cuando
la
misma
hubiese
sido
interrumpida).
3.7 Actas de protocolización:
En las actas de protocolización; el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el Notario el documento que deba ser protocolado, a la declaración de voluntad del requirente para la protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, ha de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos.
3.8 Actas de depósito ante notario:
Los Notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que por particulares y corporaciones se les confíen, bien como prenda de sus contratos, bien para su custodia. La admisión de depósitos es voluntaria por parte del Notario, quien podrá imponer condiciones al depositante. Cuando el Notario acepte los
depósitos en metálico, valores, efectos y documentos, se extenderá un acta que habrán de firmar el depositante o persona a su ruego, si no supiera o no pudiera firmar, y el Notario. En dicha acta se consignarán las condiciones impuestas por el Notario al depositante para la constitución y devolución del depósito y todo lo que fuere preciso para la identificación del mismo. Los depósitos en metálico y los de los objetos en que fuese necesaria su identificación se entregarán al Notario, cerrándolos y sellándolos a su presencia en forma que ofrezca garantía de no ser abiertos. Cuando proceda la devolución de un depósito se extenderá en la misma acta nota expresiva de haberlo efectuado, firmada por la persona que haya impuesto el depósito o por quien tenga de ella su derecho u ostente la representación legal o voluntaria, o por un testigo a su ruego (si no supiere o no pudiere firmar), por un testigo de conocimiento, si el notario no conociese al depositante o a quien le represente, y por el Notario mismo. El Notario rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario a las leyes, a la moral o a las buenas costumbres. Siempre que el Notario lo considere conveniente para su seguridad, podrá conservar los depósitos que se le confíen en un Banco, y en caja de alquiler arrendada a su nombre como tal Notario, advirtiéndolo así al depositante y consignándolo en el acta.
4. Conclusión.
El Acta Notarial la realiza siempre un Notario que es un fedatario público. Da fe tanto del contenido como de la persona que la solicita y por tanto un acta Notarial requiere siempre al solicitante el desplazamiento a la Notaría o viceversa.
Desde el punto de vista interno, en las actas notariales se hacen constar hechos y circunstancias que constan al Notario, por haberlos él efectuado o presenciado, esto lo diferencia de la escritura pública pues en ella se hacen constar negocios jurídicos, declaraciones de voluntad y manifestaciones del consentimiento. La misma no está obligada a las exigencias de la escritura pública, sin embargo si tiene algunas exigencias que el Código Notarial hace de conocimiento del Notario y este por principio de diligencia debe cumplir con ellas. Podemos concluir indicando que entre el acta notarial y la escritura pública, existentes diferencias, a saber: Con respecto a su contenido; con respecto a su estructura; y con respecto a sus efectos. Por lo que no podemos confundirlas, siendo incluso que el acta notarial tiene una subdivisión mayor que las escrituras públicas.
Bibliografía. FALBO, MARCELO, Naturaleza jurídica del acta notarial, en Revista Notarial nº 864, pág. 1370. NUÑEZ LAGOS, RAFAEL, Efectos sustantivos de las actas notariales, Cuaderno nº 23, serie Derecho Notarial, Ediciones Universidad Notarial Argentina. Código Notarial de Costa Rica Artículos 101-107.