Medarbejderinfo 2016 by Anders Sørensen

MEDARBEJDERINFO

2016

Kære medarbejder Vores festival er i vækst. I år forventes op mod 13.000 gæster at besøge Ringsted Festival – måske flere. For at sikre alle en god oplevelse, har vi et stort antal mennesker på arbejde i døgndrift under hele festivalen. Som medarbejder forventer vi, at du gør dit bedste for at skabe en god og sikker oplevelse for vores gæster på festivalen. I denne folder finder du en række informationer, der er vigtige at kende for alle medarbejdere. Målet er at klæde dig bedre på til dit arbejde på festivalen, og gøre dig i stand til at give korrekt information til vores gæster, samarbejdspartnere, leverandører og hvem du ellers måtte komme i kontakt med i løbet af festivalen. Informationerne skal formidles videre til så mange som muligt, der varetager en jobfunktion på Ringsted Festival. Hvis du er leder, har du et særligt ansvar for, at dine medarbejdere er informeret om indholdet af denne folder. Tak for din indsats, og fordi du er med til at skabe Ringsted Festival 2016. Mange hilsner Anders Sørensen Festivalleder

INDHOLDSFORTEGNELSE EN GOD OPLEVELSE..................................................................................5 CHECK-IN................................................................................................... 6 SYGDOM OG UDEBLIVELSE....................................................................... 6 ÅBNINGSTIDER.......................................................................................... 7 MEDARBEJDERPARKERING....................................................................... 8 KØRSELSTILLADELSER.............................................................................. 8 MEDARBEJDERCAMPING........................................................................ 10 T-SHIRT.................................................................................................... 10 ØREPROPPER............................................................................................ 10 FORPLEJNING.......................................................................................... 10 ADGANG TIL LUKKEDE OMRÅDER.......................................................... 10 ARBEJDSTID..............................................................................................11 ALKOHOLPOLITIK.....................................................................................11 PERSONALETOILETTER............................................................................11 ORDENSREGLEMENT............................................................................... 13 BEREDSKABSKONTORET (BRK) .............................................................. 13 VAGTER OG KONTROLLØRER................................................................... 13 FØRSTEHJÆLP......................................................................................... 13 AKUTHJÆLP............................................................................................. 14 BRAND...................................................................................................... 14 EVAKUERING............................................................................................ 14 VÆR OPMÆRKSOM.................................................................................. 15 KOMMUNIKATION................................................................................... 15 GLEMTE SAGER........................................................................................ 18 BØRN UDEN FORÆLDRE......................................................................... 18 HANDICAPTOILET................................................................................... 18 HÆVEAUTOMATER................................................................................... 18 VANDPOST................................................................................................ 18 ARBEJDSMILJØ........................................................................................ 18 LEDERANSVAR......................................................................................... 19 FESTIVALKONTOR.................................................................................... 19

En god oplevelse Ringsted Festival har et stort sikkerhedsberedskab stablet på benene, for at sikre alle en god oplevelse. En god oplevelse er ikke kun rettet mod sikkerhed, men i lige så høj grad mod driften af vores festival – som på sigt kan eskalere til en sikkerhedsrisiko. Vi vil derfor bede dig holde øjne og øre åbne og løbende rapportere, hvis du observerer noget relevant for vores sikkerhedsberedskab. Vær opmærksom, når du færdes rundt på pladsen, samt i dit arbejde med gæster. Hvad skal man kigge efter? Gæster som virker syge og hjælpeløse, måske dehydrerede Sovende gæster på pladsen Meget fulde eller aggressive gæster Børn som mangler deres forældre Uhensigtsmæssige ting på pladsen – f.eks. åbne hegn, teltpløkker man kan falde over, ledninger, huller i jorden m.m. Servicerelaterede ting – f.eks. toiletter der ikke virker, manglende rengøring, affald m.m. Bliver du opmærksom på noget, der ikke er i orden, er det vigtigt at du tager fat i din nærmeste leder, eller giver besked til festivalkontoret (se kontaktoplysninger bagerst i denne folder).

Check-in For at få dit armbånd, skal du møde op i check-in på Tværallé 5 (indgang fra Teglovnsvej), som åbner tirsdag d. 2. august 2016 kl. 16.00. Her modtager du, mod forevisning af din personlige voucher, et medarbejderarmbånd, som skal bæres under hele festivalen. Armbåndet er personligt, og giver dig adgang til relevante lukkede områder samt hele publikumsområdet. Det er kun muligt at få udleveret sit armbånd ved personligt fremmøde, samt forevisning af gyldig legitimation sammen med din personlige voucher. Gyldig legitimation er pas, kørekort eller sundhedskort. Voucheren kan du vise på din smartphone eller tablet, eller du kan vælge at udskrive den. Husk at møde i god tid! Der er mange medarbejdere, som skal checkes ind. Sørg for at check-in er klaret i god tid inden din vagt starter. Har du ikke modtaget en voucher, skal du kontakte din leder. Check-in kan ikke hjælpe, hvis du mangler din billet eller voucher. Sygdom og udeblivelse Bliver du syg, eller opstår der en akut situation der gør, at du ikke er i stand til at møde op som aftalt, er det vigtigt at du omgående giver besked til din nærmeste leder. Har du allerede fået udleveret dit armbånd, skal du aflevere armbåndet retur i check-in, som vil kvittere for armbåndet. Undlader du at følge denne procedure, eller udebliver du fra en vagt uden at orientere din leder, modtager du en regning på DKK 1.000, og du mister muligheden for at blive medarbejder på Ringsted Festival en anden gang. 6

Ringsted Festival kan bede om at få fremsendt en lægeerklæring i tilfælde af sygdom. Betaling af en eventuel påkrævet lægeerklæring sker for egen regning. Åbningstider Ringsted Festival er i drift fra onsdag 3. august kl. 12.00 til søndag 7. august kl. 12.00. I denne periode er der båndtvang. Det betyder, at du skal have et gyldigt armbånd for at kunne komme ind på området, og en kørseltilladelse, hvis du har en bil der skal ind. FESTIVALPLADSEN torsdag 12.00 - 01.00 fredag 12.00 - 02.00 lørdag 12.00 - 02.00 BILLETSALG OG INFORMATION onsdag 16.00 - 21.00 torsdag 10.00 - 01.00 fredag 12.00 - 02.00 lørdag 12.00 - 02.00 BILLETSCANNING/ARMBÅNDSPÅSÆTNING onsdag 16.00 - 21.00 torsdag 11.00 - 00.00* fredag 12.00 - 22.00* lørdag 12.00 - 22.00* *) Efter lukketid bliver armbånd påsat i informationen. FESTIVALKONTORET Festivalkontoret i Anlægspavillonen mandag tirsdag onsdag

10.00 - 18.00 10.00 - 18.00 08.00 - 22.00 7

torsdag fredag lørdag søndag

08.00 - 22.00 10.00 - 22.00 10.00 - 22.00 10.00 - 18.00

CHECK-IN TVÆRALLÉ Udlevering af armbånd for alle medarbejdere, leverandører og artist check-in tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag

16.00 - 20.00 08.00 - 22.00 08.00 - 00.00 08.00 - 00.00 08.00 - 00.00

VARELAGER onsdag torsdag fredag lørdag søndag

10.00 - 19.00 08.00 - 01.00 08.00 - 02.00 08.00 - 02.00 09.00 - 13.00

BAD I RINGSTED HALLEN* torsdag 08.00 - 15.00 fredag 08.00 - 15.00 lørdag 08.00 - 15.00 søndag 08.00 - 15.00 *) Åbningstider for campinggæster. Medarbejdere har adgang til bad i Ringsted Hallen døgnet rundt.

Medarbejderparkering Medarbejdere har ikke mulighed for at parkere biler, cykler og motorcykler inden for festivalens område. Vi henviser til området ved den gamle kaserne, ved siden af Camp Kompagniet. Kørselstilladelser Der kræves en kørselstilladelse for at få adgang til festivalens områder med bil. Kørselstilladelser udstedes kun til medarbejdere, der har en funktion, hvor det er nødvendigt at køre med bil på festivalens områder. Kørselstilladelsen skal bestilles via nærmeste leder. Medarbejdercamping Som medarbejder har du mulighed for at overnatte på vores medarbejdercamping. På denne campingplads skal der være nattero, af hensyn til de medarbejdere der lige har været på vagt - eller skal sove inden de møder på vagt. Kontakt din nærmeste leder, for anvisning af en plads på medarbejdercamping. T-shirt Ved check in modtager du 1 stk. medarbejder t-shirt, som skal bæres under arbejdet. Når du ikke er på vagt, må du ikke bære din medarbejder t-shirt. Ørepropper Skal selv medbringes. Forplejning I forbindelse med din vagt, modtager du madbilletter fra Ringsted Festival som kan indløses i medarbejderkantinen på Teglovnsvej. Hvis du arbejder for en forening, kan der være særlige aftaler, som gør at I selv 10

sørger for bespisning. Kontakt din nærmeste leder hvis du er i tvivl. Adgang til lukkede områder Når du færdes i medarbejderområdet, såvel som på resten af festivalens områder, bedes du efterkomme anvisninger fra vagtpersonalet. Hvis din arbejdsfunktion giver dig adgang til lukkede områder, f.eks. artistområdet, må du ikke opholde dig i området når du ikke er på vagt. Respektér artisternes privatliv: Henvendelse til artister med henblik på autografer, billeder eller lignende er strengt forbudt. Opdager vi dette, bliver dit armbånd klippet øjeblikkeligt. Vagtplan Arbejdstid og vagtplan er planlagt sammen med leder og supervisor for de enkelte områder. Ved spørgsmål omkring din vagtplan, arbejdstider m.m. henvises derfor til din nærmeste leder. Alkoholpolitik Det er ikke tilladt festivalens medarbejdere at nyde nogle former for alkohol (øl, vin, spiritus etc.) så længe man er på vagt, ligesom det heller ikke tilladt at møde på vagt i påvirket tilstand. Overtrædelse af denne regel medfører øjeblikkelig bortvisning. Efter endt arbejde er det naturligvis tilladt at deltage i festivalen og nyde alkohol, men husk at tage din medarbejder t-shirt af. Det er ikke tilladt for medarbejdere at færdes i beruset tilstand på medarbejderområdet. Euforiserende stoffer er i sagens natur strengt forbudt – det gælder også på festivalen. Opdager vi besiddelse eller brug af euforiserende stoffer, bliver sagen politianmeldt og fører til øjeblikkelig bortvisning. 11

Personaletoiletter Der er toiletter med håndvask opstillet i medarbejderområdet på begge sider af Anlægsscenen. Derudover er det muligt at benytte de vandskyllende publikumstoiletter samt urinaler, som er opstillet på festivalpladsen. Ordensreglement Festivalen har et ordenreglement, som alle medarbejdere bør have kendskab til. Ordensreglementet kan findes på ringstedfestival.dk under fanen information. Beredskabskontoret (BRK) Herfra koordineres alle sikkerhedsmæssige og driftsmæssige opgaver. BRK er placeret sammen med festivalkontoret i Anlægspavillonen. Alle former for assistance fra vores eget beredskab eller fra politi og ambulance skal gå via BRK. BRK har åbent i døgndrift fra onsdag den 3. august kl. 12 til søndag den 7. august kl. 12 og kan kontaktes via radiokanal 1 eller telefon 7878 7744. Har man akut brug for hjælp, kontakt nødtelefon 7878 7743. Vagter og kontrollører Under festivalen vil der være professionelt uddannede vagter iført orange veste, påtrykt ”security” på ryggen. Vagterne har til opgave at holde ro og orden, samt at vejlede og hjælpe gæster. Alle vagter er certificerede og godkendte under Rigspolitiet. Hvis der opstår en situation, hvor du eller andre føler sig utrygge, skal du kontakte BRK, som sender en vagt til stedet. Alle porte (gates) er bevogtede med kontrollører i gule veste påtrykt ”service” på ryggen. Det er kontrollørernes opgave at holde opsyn med, at kun folk med rette adgang kan passere porten. Hjælp kontrolløren 13

– bær dit armbånd synligt når du nærmer dig, og sørg for at ingen uvedkommende kommer med igennem. Førstehjælp Førstehjælpsteltet er beliggende ved indgang nord ved Tennishallen (gate 4) og er bemandet i døgndrift fra onsdag den 29. juli kl. 12 til søndag den 2 august kl. 12. Akuthjælp Ved akut tilskadekomst kan ambulance, førstehjælp eller politi rekvireres gennem BRK, som er beliggende i Anlægspavillonen. Det anbefales, at man ikke selv ringer 1-1-2, da BRK har direkte kommunikation med politi, brand og redning. Den korteste responstid og mest effektive hjælp, opnås derfor ved at bestille ambulance og førstehjælp via BRK på alarmnummer 7878 7743 eller radiokanal 1. Brand Gør dig bekendt med, hvor der er placeret brandslukningsudstyr i nærheden af det sted, du skal arbejde, samt om der findes en evakueringsinstruks for dit arbejdsområde. I tilfælde af brand gør følgende: • Er det en mindre brand, så forsøg at slukke den – dog uden selv at komme til skade • Kontakt BRK • Advar andre i området • Få publikum væk fra området Festivalen har egen uddannet brandvagt. Brandvagten er til rådighed i døgndrift fra onsdag til søndag. Brandvagten patruljerer i området og fører brandteknisk tilsyn. 14

Evakuering Skulle det ske, at vi er nødsaget til at evakuere pladsen, er det vigtigt at vi kan regne med hjælp fra alle medarbejdere på festivalen. Orienter dig derfor om, hvor flugtveje er placeret allerede inden festivalen starter. En flugtvej er markeret med et grønt flugtvejsskilt. I tilfælde af evakuering, vil der være 2 scenarier: DELVIS EVAKUERING • Foregår hvis der opstår en mindre kritisk hændelse i f.eks. et stort telt eller lign. • Publikum evakueres fra den pågældende lokation til et andet sted på pladsen. FULDSTÆNDIG EVAKUERING • Foregår hvis der opstår en kritisk hændelse på selve pladsen, scenen eller lign. • Publikum evakueres • Information fra scene og sikkerhedspersonale • Publikum opfordres til at gå til boldbanerne ved fodboldhuset • Hjælp de personer der er omkring dig, og gå derefter straks til samlepunkt • Bevar roen og undgå panik Vær opmærksom Er du vidne til tyveri, vold, hærværk, brug af euforiserende stoffer eller lignende, så kontakt straks BRK eller en af vagterne på pladsen. Er pengehåndtering en del af dit arbejde på festivalen, så vær påpasselig. Vær opmærksom på personer der evt. holder øje med dig.

Radiokommunikation (kun relevant hvis du bærer radio) Ringsted Festival har eget radionet. Radioer og kanaler tildeles af BRK og skal være bestilt på forhånd. Radiosystemet er tiltænkt som en optimering af vores interne kommunikation. Hurtig og præcis kommunikation skal gøre vores festivalprodukt bedre og mindske misforståelser og spildtid. Undgå unødig snak og brug radioen til professionel kommunikation. Kanal 1 ”ejes” af beredskabskontoret og er tiltænkt som envejskommunikation mellem BRK og dig – du skal derfor som udgangspunkt ikke kommunikere med andre personer via kanal 1. Ved et akut behov for hjælp er det tilladt at afbryde en radiokommunikation. Start din melding med ordlyden: Alarmsignal, Alarmsignal – og afvent af BRK er klar til din melding. Alle anmodninger om assistance fra andre funktioner eller spørgsmål med relevans for ledelsen, sikkerhed eller produktionen, skal meldes via kanal 1. Sikkerhed, førstehjælp, brand m.m. bestilles altid via beredskabskontoret. Det er vigtigt at BRK informeres om anormaliteter i driften, eller ændringer som har indflydelse for gæster mv. Husk at tale klart og tydeligt – kort og præcist. Vend ryggen til støj og vind. Interne arbejdskanaler: Visse funktioner har fået tildelt egen intern arbejdskanal – se kanalplan. Denne kanal kan I frit bruge til intern kommunikation. BRK lytter ikke som udgangspunkt med på jeres interne arbejdskanaler. BRK skal derfor kaldes op via kanal 1. 16

Glemte sager Hittegods skal bringes til informationen ved hovedindgangen, hvor det kan afhentes i åbningstiden. Børn uden forældre Børn, som er blevet væk fra deres forældre, skal bringes til festivalkontoret i Anlægspavillonen. Hvis I ikke selv har mulighed for at følge barnet, så kontakt beredskabskontoret. Handicaptoilet Handicaptoiletter er placeret til højre for Anlægsscenen. Handicappede får en gratis ledsager (med blåt ledsagerkort) med ind på pladsen, ved henvendelse til informationen. På alle campingområder er ligeledes placeret handicaptoiletter. Hæveautomater Der kan hæves kontanter i alle barer, der tager imod Dankort. Ved kontanthævning kan maksimalt hæves op til DKK 2.000,00 pr. transaktion. Det er dog altid op til barlederen at vurdere, om barens kontantbeholdning kan tillade kontante hævninger. Vandpost Rent drikkevand findes ved alle vandposterne ved toiletterne, samt ved isterningmaskinen på Tværallé. Arbejdsmiljø Et godt arbejdsmiljø er vigtigt for os alle på festivalen. Det kan ske, at du under festivalen bliver bedt om at udføre nogle arbejdsopgaver, som du ikke er vant til i hverdagen. Måske vil du også komme ud for at betjene maskiner, som du ikke har erfaring med. Tænk grundigt over 18

din arbejdssituation, snak eventuelt med kollegaer om udførelsen og undgå arbejdsulykker. Ser du andre udføre en arbejdsopgave som virker uforsvarlig, så tøv ikke med at gøre opmærksom på din bekymring. Lederansvar Deltager du på Ringsted Festival som leder eller supervisor, har du et særligt ansvar. Du skal først og fremmest sikre dig, at dine medarbejdere er bekendt med indholdet af denne håndbog. Hvis du arbejder i telt, bod, bar m.m. skal du sikre dig, at I har en lokal evakueringsinstruks. Alle skal vide hvordan I hurtigt forlader jeres arbejdsplads og kommer mod nærmeste udgang. Hvis der benyttes maskiner og udstyr, som dine medarbejdere ikke har erfaring med, skal du sikre dig, at dette sker forsvarligt og at dine medarbejdere har modtaget nødvendig vejledning i brugen. Festivalkontoret Festivalens administration er beliggende i Anlægspavillonen ud mod Tværallé. Her er festivalens ledelse samt beredskabskontoret (BRK) samlet, og der vil være mulighed for at henvende sig med spørgsmål eller brug for hjælp. Festivalkontoret kan kontaktes på telefon 7878 7730.

Vi ønsker dig en rigtig god festival! info@ringstedfestival.dk