Ebner Stolz - DPR Broschüre by von Affenfels

WA S T U N , W EN N D I E DEU T SC HE P RÜFST EL L E FÜ R REC H N U N GSL EG U N G (D P R) KOMM T ?

STRENGE ANFORDERUNGEN FÜR KAPITALMARKTORIENTIERTE UNTERNEHMEN Unternehmen, deren Wertpapiere am sog. geregelten Markt notiert sind (kapitalmarktorientierte Unternehmen), unterliegen hinsichtlich ihrer Jahres- bzw. Konzernabschlüsse umfangreichen und strengen Anforderungen. Die Konzernabschlüsse kapitalmarktorientierter Unternehmen sind nach internationalen Rechnungslegungsstandards, wie sie in der EU anzuwenden sind, aufzustellen. Da kapitalmarktorientierte Unternehmen stets als große Kapitalgesellschaft im Sinne von § 267 HGB gelten, sind ihre Jahres- und Konzernabschlüsse (sowie Lage- und Konzernlageberichte) durch einen Wirtschaftsprüfer bzw. eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu prüfen. Der Zwischenabschluss kapitalmarktorientierter Unternehmen kann auf freiwilliger Basis einer prüferischen Durchsicht durch einen Wirtschaftsprüfer bzw. eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterzogen werden.

Zusätzlich zu einer Prüfung durch Wirtschaftsprü-

Wenngleich sich die DPR ausschließlich an Unter-

fer oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften führt

nehmen wendet, ist deren Wirtschaftsprüfer bzw.

die sog. „Bilanzpolizei“, genauer die „Deutsche

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in den meisten

Prüfstelle für Rechnungslegung“, kurz „DPR“, mit

Fällen in die Begleitung der Prüfung eingebunden.

Sitz in Berlin, seit mehr als zehn Jahren im Rahmen

Darüber hinaus ist die DPR verpflichtet, Tatsachen,

eines sog. Enforcement-Verfahrens – in Stichproben

die auf das Vorliegen einer Berufspflichtverletzung

oder anlassbezogen – Prüfungen des letzten fest-

des Abschlussprüfers schließen lassen, der Wirt-

gestellten Jahresabschlusses und Lageberichts oder

schaftsprüferkammer mitzuteilen. Die Tätigkeit der

des zuletzt gebilligten Konzernabschlusses und

DPR hat damit auch Ausstrahlungswirkung auf die

Konzernlageberichts sowie des zuletzt veröffent-

Arbeitsweise der Wirtschaftsprüfer.

lichten Zwischenabschlusses und Zwischenlageberichts kapitalmarktorientierter Unternehmen durch.

Ebner Stolz ist hinsichtlich der Anzahl der geprüften Abschlüsse von kapitalmarktorientierten Unter-

Wird eine fehlerhafte Rechnungslegung festge-

nehmen die Nr. 6 unter den deutschen Wirtschafts-

stellt, so ist dieser Tatbestand zusammen mit einer

prüfungsgesellschaften. In den letzten zehn Jahren

Begründung unverzüglich im Bundesanzeiger sowie

haben wir viele DPR-Verfahren begleitet. Die hier-

einem überregionalen Börsenpflichtblatt bekannt zu

bei gesammelten Erfahrungen finden Sie zusam-

machen. Zwar kann gegen die Anordnung der Feh-

mengefasst in diesem Leitfaden – aus der Praxis für

lerveröffentlichung Beschwerde eingelegt werden,

die Praxis.

diese hat jedoch keine aufschiebende Wirkung.

Einleitend möchten wir Ihnen in dieser Broschüre

der DPR noch verhältnismäßig hoch, so konnte in

einen Überblick über das deutsche Enforcement-

den vergangenen Jahren ein Trend zu einer gerin-

System geben und die gesetzlichen Aufgaben der

geren Quote festgestellt werden. DPR-Prüfungen

DPR kurz skizzieren. Ein Gefühl für die Durchfüh-

sind mittlerweile zu einem festen Bestandteil für

rung eines DPR-Verfahrens und die in diesem

kapitalmarktorientierte Unternehmen und ihre

Zusammenhang gemachten Erfahrungen aus Sicht

Abschlussprüfer geworden. Kommunikation, Prüf-

eines Beteiligten vermittelt Ihnen ein Interview, das

prozesse und das Zusammenwirken der Prozess

wir mit Herrn Thomas Stark, CFO der Cancom SE,

beteiligten haben sich eingespielt.

geführt haben. Abschließend geben wir Ihnen mit einem Ablaufplan in Form einer Checkliste ein

Für ein eventuell bei Ihnen anstehendes DPR-Ver-

praxisorientiertes Hilfsmittel an die Hand.

fahren wünschen wir Ihnen einen reibungslosen Ablauf. Sollte Ihnen dieser Leitfaden, der in der

Als Fazit aus zehn Jahren DPR lässt sich feststellen,

3. Auflage erscheint, dabei helfen, würden wir uns

dass die Qualität der Abschlüsse kapitalmarktorien-

über Ihr Feedback sehr freuen – vor allem auch,

tierter Unternehmen gestiegen ist. Dies lässt sich

wenn Sie ergänzende Erfahrungen gemacht haben.

an der Entwicklung der Fehlerquote ablesen. War

Selbstverständlich bieten wir Ihnen bei einem DPR-

die Fehlerquote in den ersten Jahren seit Bestehen

Verfahren auch unsere Unterstützung an.

ZEHN JAHRE ENFORCEMENT DER RECHNUNGSLEGUNG IN DEUTSCHLAND

DAS DEUTSCHE ENFORCEMENT-SYSTEM Die Einrichtung des zweistufigen Enforcement-Systems in Deutschland durch die DPR auf der ersten

ENFORCEMENT = Durchsetzung der Rechnungslegungsnormen

und die BaFin auf der zweiten Stufe erfolgte im Dezember 2004 mit dem Gesetz zur Kontrolle von Unternehmensabschlüssen (Bilanzkontrollgesetz –

ABSCHLUSSPRÜFER

AUFSICHTSRAT

DPR/BAFIN

BilKoG). Dieses Regelwerk ging auf europarecht liche Vorgaben zurück und sollte das Vertrauen in den Kapitalmarkt nach diversen nationalen und internationalen Bilanzskandalen (Enron, Flowtex, Comroad, Worldcom u. a.) wiederherstellen.

Die DPR bildet (zusammen mit der BaFin) – neben Abschussprüfer und Aufsichtsrat – die dritte Säule

Bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit am 1.7.2005

des deutschen Enforcement-Systems. Auf europä

setzte sich die DPR daher das Ziel, das Vertrauen

ischer Ebene arbeitet sie mittlerweile eng mit der

der Öffentlichkeit in die Rechnungslegung kapital-

Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbe-

marktorientierter Unternehmen zu stärken und

hörde (European Securities and Markets Authority –

dazu beizutragen, dass die anzuwendenden Rech-

ESMA) zusammen.

nungslegungsnormen von den Unternehmen und Konzernen beachtet und die Qualität der Rech-

Die Europäische Wertpapier- und Marktaufsichts-

nungslegung verbessert wird. Sie versprach sich vor

behörde (ESMA, European Securities and Markets

allem eine präventive Wirkung ihrer Tätigkeit.

Authority) wurde mit Wirkung zum 1.1.2011 errichtet. Sie ist Bestandteil des Europäischen Finanzauf-

Über die Absicht, eine Prüfung einzuleiten, über die

sichtssystems (ESFS, European System of Financial

etwaige Weigerung des betroffenen Unterneh-

Supervision), hat ihren Sitz in Paris und die Aufgabe,

mens, an der Prüfung mitzuwirken, sowie über das

zur Stabilität und Effektivität des Finanzsystems

Ergebnis der Prüfung und gegebenenfalls darüber,

beizutragen. Zusammen mit den nationalen Auf-

ob sich das Unternehmen mit dem Ergebnis der

sichtsbehörden der Mitgliedstaaten beaufsichtigt

Prüfung einverstanden erklärt hat, unterrichtet die

sie die Finanzmarktteilnehmer und ist als Akteur

DPR die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen

am kapitalmarktrechtlichen Rechtsetzungsprozess

(BaFin) mit Sitz in Bonn bzw. Frankfurt.

auf europäischer Ebene beteiligt.

Darüber hinaus werden zur Qualitätssicherung der

War die Quote an festgestellten Fehlern in den

(kapitalmarktorientierten) Rechnungslegung Sonder-

ersten Jahren des Bestehens der DPR mit durch-

untersuchungen

Wirtschaftsprüferkammer

schnittlich 25 Prozent noch relativ hoch, konnte in

(WPK)/Abschlussprüferaufsichtskommission (APAK)

den vergangenen Jahren ein erfreulicher Trend zu

bei den Abschlussprüfern kapitalmarktorientierter

einer geringeren Fehlerquote festgestellt werden:

Unternehmen durchgeführt sowie durch die WPK

Diese betrugen in

der

stichprobenweise Durchsichten von im Bundes anzeiger offengelegten Jahres- und Konzernabschlüssen vorgenommen.

› › ›

2012: 16 Prozent, 2013: 14 Prozent, 2014: 13 Prozent.

Gesetzliche Aufgabe der DPR ist es zu prüfen, ob der zuletzt festgestellte Jahresabschluss und Lage-

Die von der DPR monierten Fehler entstehen zum

bericht sowie der zuletzt gebilligte Konzernabschluss

einen nach wie vor überwiegend aufgrund der

nebst Konzernlagebericht bzw. der zuletzt ver

Komplexität der IFRS-Rechnungslegungsnormen

öffentlichte Zwischenabschluss und Zwischenlage-

bzw. bei der Abbildung von Nicht-Routinetrans

bericht eines Unternehmens den gesetzlichen

aktionen.

Vorschriften einschließlich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und den sonstigen

Zum anderen beruhen die festgestellten Fehler

durch Gesetz zugelassenen Rechnungslegungs-

häufig auf einer unvollständigen Berichterstattung

standards entsprechen.

im Konzernanhang oder im (Konzern-)Lagebericht.

Die von der DPR durchgeführten Prüfungen erfolgen entweder auf Stichprobenbasis oder anlassbezogen. Wird durch die Prüfung eine fehlerhafte Rechnungslegung festgestellt, so hat das betroffene Unternehmen auf Anordnung die festgestellten Fehler mit Begründung im Bundesanzeiger und einem überregionalen Börsenpflichtblatt zu ver öffentlichen. Gegen die Fehlerveröffentlichung ist zwar eine Beschwerde zulässig, sie hat jedoch keine aufschiebende Wirkung.

Anwendungs schwierigkeiten/IFRS

Anhang/ Lagebericht

Fehlerkategorien Anhangangaben

Anzahl Einzelfehler ohne thematische Zuordnung

Lageberichterstattung

Finanzinstrumente

Unternehmenserwerb und -verkauf/Goodwill

Ertragsrealisierung

Vorräte

Unternehmenserwerb Finanzinstrumente

Häufigste Fehlerarten laut Tätigkeitsbericht 2014 der DPR

Neben der Aufdeckung und Offenlegung wesent

Im Rahmen präventiver Maßnahmen werden von

licher Fehler sieht die DPR ihre zweite Kernaufgabe

der DPR darüber hinaus prüfungsbegleitend Hin-

in der Fehlerprävention. Hierzu hat sie in den ver-

weise gegeben, deren Umsetzung in Folgeab-

gangenen Jahren zahlreiche Maßnahmen etabliert.

schlüssen überprüft wird, fallbezogene Voranfragen beantwortet, Workshops mit Vorständen und

So werden von der DPR im vierten Quartal eines

Aufsichtsräten veranstaltet sowie regelmäßige Ge-

jeden Jahres die Prüfungsschwerpunkte für das fol-

spräche mit Vertretern von Wirtschaftsprüfungsge-

gende Kalenderjahr festgelegt und veröffentlicht,

sellschaften geführt und Vorträge im Rahmen der

damit diese bei den anstehenden Jahresabschluss-

allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit gehalten.

arbeiten berücksichtigt werden können. Die Auswahl der Prüfungsschwerpunkte ergibt sich aus den

Unabhängig von dem Risiko einer Fehlerfeststel-

Erfahrungen mit häufig fehlerhaft umgesetzten

lung ist die Prüfung eines Abschlusses durch die

Normen und dem Fehlerpotenzial bei neu anzu-

DPR eine besondere Zusatzbelastung für das ge-

wendenden Rechnungslegungsstandards. Daneben

prüfte Unternehmen. Die Fragen der DPR sind

orientiert sich die DPR an aktuellen wirtschaftlichen

häufig komplex und müssen unter Zeitdruck beant-

Entwicklungen, die auf die Bilanzierung und Be-

wortet werden.

richterstattung Einfluss haben können. Wir können Ihnen dabei helfen, die mit einer DPRDie Prüfungsschwerpunkte der DPR werden regel-

Prüfung verbundenen Herausforderungen, für die

mäßig um die einheitlichen europäischen Schwer-

im Unternehmen in der Regel keine Ressourcen

punkte der ESMA ergänzt.

vorgesehen sind, professionell zu bewältigen, um

1 2

Vgl. www.frep.info/pruefverfahren/pruefungsschwerpunkte.php Vgl. www.esma.europa.eu/system/files/2014_1309_esma_public_statement_-_2014_european_common_enforcement_priorities.pdf

einen möglichst reibungslosen Prüfungsablauf zu

mens, sondern auch dessen Bewertung an der

gewährleisten und personelle Ressourcen Ihres

Börse. Gerne unterstützen wir Sie daher bereits bei

Unternehmens zu schonen.

der Vorbereitung auf eine DPR-Prüfung zur Fehlervermeidung.

Vorsorge ist besser, denn werden Fehler festgestellt, stellt dies einen Compliance-Verstoß dar. Darüber

Bei uns sind Sie in guten Händen, wie auch die

hinaus beeinträchtigt die Bekanntmachung festge-

nachfolgende Übersicht zeigt:

stellter Fehler nicht nur das Image Ihres Unterneh-

DPR-VERFAHREN GESAMT

durchgeführte Feststellungen durchgeführte Feststellungen

Jahr

Prüfungen

EBNER STOLZ-MANDATE

Prüfungen

2005

–

2006

109

2007

135

2008

138

–

2009

118

–

2010

118

–

2011

110

–

2012

113

–

2013

110

–

2014

104

–

Summe

1.062

220

2005 – 14

21 %

2008 – 14

20 %

0 %

DPR-PRÜFUNG IN DER PRAXIS – INTERVIEW MIT THOMAS STARK

Die CANCOM SE wurde im Jahr 1992 gegründet. Das herstellerunabhängige IT-Systemhaus beschäftigt derzeit 2.700 Mitarbeiter und positioniert sich als Transformationspartner für Cloud Lösungen sowie als Anbieter von ITK-Komplettlösungen (IT-Handel, Service, Beratung usw.). Das Unternehmen ist im TecDAX notiert. Herr Thomas Stark, CFO der CANCOM SE, hat das Prüfungsverfahren, das kürzlich von der DPR durchgeführt wurde, verantwortlich begleitet. Er wurde dabei von Ebner Stolz unterstützt.

Kam die Prüfungsankündigung der DPR für

Hatten Sie persönlichen Kontakt mit den

Sie überraschend?

zuständigen Mitarbeitern der DPR?

Die DPR übt ihre Tätigkeit ja bereits seit gut einem

Selbstverständlich, wir hatten z. B. bereits vor der

Jahrzehnt aus, die Grundsätze für die stichproben-

ersten offiziellen Terminsetzung einen groben

artige Prüfung gemäß § 342b Abs. 2 Satz 3 Nr. 3

Fahrplan mit dem für uns zuständigen Prüfer be-

HGB sind uns als seit 2012 im TecDax notierten

sprochen. Auch bei evtl. Fragestellungen hinsicht-

Unternehmen natürlich bekannt. TecDax-Unter

lich des Umfangs der Beantwortung der Fragen

nehmen haben ein Stichprobenintervall von rund

haben wir Kontakt gesucht. Eine Abstimmung hilft

drei bis vier Jahren, die Prüfungsanordnung kam

letztlich allen Beteiligten sowohl bei der Beantwor-

von daher nicht unerwartet. Wichtig war für uns,

tung der Fragen als auch bei der Prüfung selbst

dass es sich um eine Stichprobenprüfung und nicht

durch Vermeidung von evtl. Unsicherheiten.

um eine anlassbezogene Prüfung handelte. Die Kommunikation haben wir ganz bewusst über ausschließlich eine Person im Unternehmen geWas haben Sie nach Erhalt der Ankündigung

steuert.

getan? Wir haben der DPR unmittelbar unsere aktive Mit-

Wie lange dauerte das Verfahren?

wirkung zugesichert sowie dedizierte Ansprechpartner in unserem Hause und bei unseren unmittel-

Der Zeitraum vom Ankündigungsschreiben bis zum

bar kontaktierten Wirtschaftsprüfern benannt.

Ergebnisschreiben betrug rund neun Monate – dieser beinhaltete aber ja auch DPR-interne Abläufe

mittelbar nach Erhalt der Fragestellungen Feedback „ E INE ABSTIMMUNG HILFT ALLEN

zu unserem Verständnis gegeben und den Zeit-

B ETEILIGTEN SOWOHL BEI DER

raum bis zur Antwort angekündigt. Lag der Termin

B EANTWORTUNG DER FRAGEN ALS

um einen Quartalsabschluss herum, haben wir die

AUCH BEI DER PRÜFUNG SELBST

Zeit voll genutzt, immer aber in Abstimmung mit

DURCH VERMEIDUNG VON EVEN

dem für uns zuständigen Prüfer.

TUELLEN UNSICHERHEITEN.“ Wie hoch war der zeitliche Aufwand In Ihrem bis hin zur Kammersitzung und Beschlussfassung.

Unternehmen?

Die Prüfung von der ersten konkreten Fragestellung bis zur finalen Antwort dauerte rund sieben Monate.

Wir haben die sog. erste Analyse und nachfolgend die weitergehende Prüfung ohne eine Anhörung durchlaufen. Der Aufwand war überschaubar, es

Haben Sie die Anfragen der DPR so schnell

wurde ja auf bereits vorhandene Dokumentation

wie möglich beantwortet oder haben Sie die

zurückgegriffen, die entsprechend den Fragestel-

gesetzten Fristen voll ausgeschöpft bzw.

lungen der DPR zusammengestellt und ggf. für

sogar um Fristverlängerung gebeten?

Externe noch detaillierter erläutert werden musste. Grundsätzlich haben wir die Unterlagen geliefert

Nachdem der grobe Fahrplan bereits im Vorfeld im

und die Fragen beantwortet, sie jedoch von unse-

direkten Kontakt abgesteckt war, waren die Termine

rem Prüfer reviewen und ggf. ergänzen lassen.

keine Überraschung. Wir haben grundsätzlich un-

Welche wesentlichen Feststellungen seitens

Hat sich durch das DPR-Verfahren an Ihrem

der DPR gab es, z. B. Änderungen in den

Abschlusserstellungsprozess etwas geändert?

Zahlen der Bilanz oder GUV/zusätzliche Angabeerfordernisse im Anhang oder Lagebericht?

Als TecDax notiertes Unternehmen unterliegen wir

Führten diese Feststellungen zu einer Verän-

von jeher hohen gesetzlichen Anforderungen und

derung Ihres Abschlusses?

haben insbesondere den jährlichen Prüfungsschwerpunkten der DPR bereits in der Erstellung

Es gab glücklicherweise keine wesentlichen Fest-

des Abschlusses aktiv Rechnung getragen, z. B.

stellungen. Wäre dem so gewesen, hätte es sicher-

durch Second Opinions bei komplexen Sachverhal-

lich zu einer Fehlerfeststellung seitens der DPR

ten. Von daher hatten wir hinsichtlich der Prüfung

geführt. Die Antwort der DPR enthielt eine Emp-

keine Bedenken und auch an unserem Erstellungs-

fehlung zur künftigen Steigerung der Transparenz.

prozess selbst hat sich daher durch die Prüfung der

Hierzu haben wir Stellung genommen und unser

DPR nichts geändert. Zumal das Ergebnisschreiben

Vorgehen begründet. Letztlich sind wir der Emp-

ohne Fehlerfeststellungen aus unserer Sicht für

fehlung jedoch nachgekommen.

eine gute Qualität in unserem Rechnungslegungsprozess spricht.

Sehen Sie durch das DPR-Verfahren Vorteile

Aus Ihrer persönlichen Erfahrung, welche

für Ihre Aktionäre?

Empfehlungen würden Sie zur möglichst reibungslosen Abrichtung eines DPR-Verfahrens

Betrachtet man den Prozess der Abschlusserstel-

geben?

lung an unserem Beispiel, so führt z. B. die Fokussierung auf die im Vorwege veröffentlichten DPR-

Aus meiner Sicht war der stete und vorbehaltlose

Schwerpunkte mit Second Opinions – sozusagen

direkte Kontakt mit dem verantwortlichen Prüfer

„self fulfilling“ – zu einer entsprechenden Beur

der DPR ein wesentliches Kriterium für einen

teilung der GuV-Auswirkung und Bilanzdarstellung

reibungslosen Ablauf. Die Prüfer der DPR haben ja

wesentlicher Sachverhalte. Das kann sicherlich

selbst jahrelange Prüfungserfahrung und waren

hilfreich sein und im Vorfeld Fehler vermeiden.

aus meiner Sicht mit Wesentlichkeitsaspekten und

Insofern sehe ich DPR-Prüfungen auch als vertrau-

der Zielsetzung der Aufgaben der DPR vertraut.

ensbildende Maßnahmen zugunsten unserer Aktio

Insofern waren die Themen und Anforderungen an

näre, die sich auf die Ordnungsmäßigkeit unserer

uns durchaus nachvollziehbar und von daher gut

Rechnungslegung verlassen können. Ob jedoch die

bearbeitbar.

Summe aller stetig steigenden Anforderungen an Pflichtangaben in Abschlüssen dem Wunsch von Aktionären nach Transparenz noch entspricht, wird

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Stark.

oft diskutiert. Dies ist jedoch eher ein allgemeines, denn ein DPR- spezifisches Thema.

LEITFADEN FÜR DEN DPR-PRÜFPROZESS PRÜFUNGSEINLEITUNG

› › ›

Stichprobe Anlass

Abklärungen

Verlangen BaFin

KOMMUNIKATION UND FESTLEGUNG DER VERANTWORTLICHKEITEN: Der CFO unterrichtet die übrigen Mitglieder der Geschäftsführung sowie den Aufsichtsratsvorsitzenden bzw. den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses über die Einleitung des Verfahrens. Der CFO legt die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens fest. Der Leiter Rechnungswesen übernimmt in der Regel die operative Durchführung des Verfahrens. Er ist für die Organisation und Koordination zuständig. Zu seinen wesentlichen Aufgaben gehören die Beantwortung der Prüfungsfragen sowie die Sicherstellung der Dokumentation. Neben dem Leiter Rechnungswesen sollten, je nach Unternehmensorganisation, weitere interne Mitarbeiter bzw. Abteilungen eingebunden werden (z. B. Interne Revision, Controlling). Als externe Berater sind neben dem Abschlussprüfer ggf. auch ein weiterer Enforcement-Spezialist bzw. ein Rechtsanwalt in Erwägung zu ziehen. Der Wirtschaftsprüfer/die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und ggf. der Rechtsanwalt sind gegenüber der Prüfstelle von der Verschwiegenheit zu entbinden.

Vorbereitungen

AUFGABE STATUS

ERSTE MASSNAHMEN

AUFGABE STATUS

Entscheidung über Mitwirkung Das DPR-Verfahren findet auf der ersten Stufe auf freiwilliger Basis statt. Das Unternehmen muss daher zunächst entscheiden, ob eine Mitwirkung erfolgen soll bzw. ob diese ver weigert wird. Bei einer Entscheidung gegen die freiwillige Mitwirkung ist zu beachten, dass dies in der Regel zu einer verbindlichen Anordnung der Prüfung durch die BaFin führt (zweite Stufe). Die Prüfung der BaFin ist kostenpflichtig und wird auf Stundenbasis abgerechnet. Die BaFin kann die Einleitung des Verfahrens im Bundes anzeiger bekannt machen. BEURTEILUNG DES RISIKOPOTENZIALS

AUFGABE STATUS

Externe Kommunikation Die DPR macht ihre Prüfungen nicht öffentlich bekannt. Dennoch wird das Unternehmen abwägen, ob die Information der Aktionäre bzw. der Öffentlichkeit in Bezug auf die Eröffnung des Verfahrens geboten ist. In besonderen Fällen, insbesondere bei Anlassprüfungen, könnte eine Ad-hoc Meldepflicht bestehen. Dies ist durch einen Rechtsexperten zu klären. Vorbereiten von Unterlagen Während des Verfahrens werden von der DPR regelmäßig kurze Fristen zur Beantwortung von Fragen bzw. zur Vorlage von Dokumenten und Unterlagen gestellt. Das Unternehmen sollte sich auf diese Anforderungen einstellen und ggf. entsprechende Prozesse vorbereiten. Erstes Antwortschreiben Das erste Antwortschreiben ist von den gesetzlichen Vertretern zu unterzeichnen. In dem Schreiben wird der DPR mitgeteilt, ob das Unternehmen an dem Verfahren mitwirken möchte. Ist dies der Fall, sind des Weiteren die Auskunftspersonen zu nennen sowie die angeforderten Unterlagen zu übersenden.

PRÜFUNGSDURCHFÜHRUNG DPR Erste Analyse

Unternehmen Erste Beantwortung

DPR Weitergehende Prüfung

DURCHFÜHRUNG DER PRÜFUNG Zunächst fordert die Prüfstelle die Jahres- und Konzernabschlüsse nebst dazugehörigem Lagebericht an. Diesem sind die Prüfberichte des Abschlussprüfers, die Aufstellung der nicht gebuchten Prüfungsdifferenzen sowie die Erklärung der gesetzlichen Vertreter beizufügen. Nach Durchsicht der angeforderten Unterlagen ergeht ein erstes Frageschreiben durch den verantwortlichen Prüfer der DPR. Die Fragen beziehen sich dabei sowohl auf Themen der Bilanzierung und Bewertung als auch auf den Anhang und den Lagebericht (in Abhängigkeit von den Prüfungsschwerpunkten). Als Frist zur Beantwortung der Fragen sieht die DPR in der Regel 14 Tage vor. Diese sollte nach Möglichkeit eingehalten werden, kann aber bei Vorliegen von Gründen vom verantwortlichen Prüfer verlängert werden. Die Fragen werden grundsätzlich per Post oder Fax beantwortet, die Kommunikation kann zusätzlich jedoch auch auf elektronischem Wege (vorab) geführt werden. Um den Prüfungsablauf effizient zu gestalten, können Fragen zum Verständnis von Sachverhalten oder verfahrenstechnische Fragen mit dem DPR-Prüfer telefonisch geklärt werden. Nach Abschluss der ersten Fragerunde ergeben sich in der Regel weitere Fragen durch den DPR-Prüfer, die wiederum schriftlich zu beantworten sind. Je nach Fall kann es in dieser Phase sinnvoll sein, einen persönlichen Besprechungstermin zu vereinbaren, bei dem Sachverhalte ausführlich dargestellt und erläutert werden. Auch bei weiteren Fragerunden wird in der Regel eine Frist von 14 Tagen gewährt. Sowohl bei der Beantwortung der Fragen als auch bei persönlichen Besprechungsterminen empfiehlt es sich, den Wirtschaftsprüfer bzw. externen Berater einzubeziehen.

Unternehmen Weitere Beantwortung

DPR Anhörung des Unternehmens

AUFGABE STATUS

PRÜFUNGSABSCHLUSS

Vorbereitung

Beschluss-

Kammersitzung

fassung

Reaktions des

Abschließende

Unternehmens auf die

Informations-

Prüfungsfeststellung

pflicht

ABSCHLUSS DER PRÜFUNG

AUFGABE STATUS

Rechnungslegung fehlerfrei Kommt die DPR zu dem Ergebnis, dass die Rechnungslegung fehlerfrei ist, so endet das Verfahren nach der ersten Stufe. Die DPR teilt der BaFin das Ergebnis mit. Vorläufige Feststellungen Ist aufgrund des Prüfungsverlaufes jedoch mit einer Fehlerfeststellung zu rechnen, erhält das Unternehmen zunächst ein Schreiben mit den vorläufigen Feststellungen. Die relevanten Sachverhalte sowie die Fehlerfeststellungen werden in diesem Schreiben ausführlich erläutert. Wiederum hat das Unternehmen die Möglichkeit, Stellung zu nehmen. Grundsätzlich kommen zwei Alternativen in Betracht:

›

Das Unternehmen akzeptiert die vorläufigen Feststellungen. Diese werden dadurch final.

›

Das Unternehmen macht eine Gegendarstellung und gibt weitere Erläuterungen zu (ggf. ausgewählten) vorläufigen Prüfungsfeststellungen.

Endgültige Prüfungsfeststellung Kommt die DPR zu dem Schluss, dass die Rechnungslegung fehlerhaft ist, teilt sie dies dem Unternehmen in der endgültigen Prüfungsfeststellung mit. Gleichzeitig erhält das Unternehmen die Aufforderung zur Stellungnahme. Dabei kann das Unternehmen entweder:

› ›

Das Ergebnis der Prüfung akzeptieren oder das Ergebnis der Prüfung nicht akzeptieren.

ABSCHLUSS DER PRÜFUNG

AUFGABE STATUS

Bei der Entscheidung sind folgende Auswirkungen abzu wägen: Wird das Ergebnis der DPR vom Unternehmen nicht akzeptiert, wird das Verfahren auf der zweiten Stufe von der BaFin fortgesetzt. Kommt auch die BaFin zu einer Fehlerfeststellung, sind die Kosten des Verfahrens vom Unternehmen zu tragen. Die BaFin rechnet hierbei nach Stunden ab. Daneben bindet die Fortsetzung des Verfahrens natürlich auch interne Ressourcen. Zudem kann die BaFin die Einleitung einer eigenen Prüfung anordnen. Wird die Fehlerfeststellung akzeptiert, endet das Prüfverfahren auf der ersten Stufe. Die BaFin ordnet daraufhin die Fehlerbekanntmachung an. Diese hat unverzüglich im Bundesanzeiger sowie entweder in einem überregionalen Börsenpflichtblatt oder über ein elektronisch betriebenes Informationssystem zu erfolgen. BAFIN VERFAHREN UND RECHTSSCHUTZ Einleitung einer eignen Prüfung durch die BaFin Entweder kann eine Prüfung durch die BaFin stattfinden, wenn das Unternehmen nicht an der DPR-Prüfung mitwirkt, oder das Unternehmen mit den Prüfungsergebnissen nicht einverstanden ist. Zweitens kann eine Prüfung durch die BaFin stattfinden, wenn die BaFin die Richtigkeit der Prüfungsergebnisse in erheblichem Umfang oder insgesamt die Ordnungsmäßigkeit der Prüfung durch die DPR anzweifelt. Drittens kann die BaFin jederzeit die Prüfung an sich ziehen, wenn die Prüfungen dieselben Gegenstände betreffen, die die BaFin im Rahmen einer Prüfung von Kredit- und Finanzinstituten bzw. von Versicherungsunternehmen durchführt oder bereits durchgeführt hat.

AUFGABE STATUS

BAFIN VERFAHREN UND RECHTSSCHUTZ

AUFGABE STATUS

Die Prüfung durch die BaFin erfolgt mit eigenem Personal der BaFin. Dieses arbeitet sich in der Regel in die Unterlagen der DPR ein, da zwischen der BaFin und der DPR ein Informationsaustausch stattfindet. Für das geprüfte Unternehmen ist es ratsam, einen Rechtsberater zu einer BaFin-Prüfung hinzuzuziehen, da das Unternehmen nicht freiwillig geprüft, sondern kontrolliert wird; mit allen zugehörigen hoheitlichen Rechtsbefugnissen. Nach Abschluss der Prüfung entscheidet die BaFin, ob und in welchem Umfang Fehler festzustellen sind. Die BaFin ist bei ihrer Prüfung nicht an die von der DPR getroffenen Feststellungen gebunden, d. h. die BaFin kann mehr oder weniger Fehlerfeststellungen als die DPR treffen.

VERÖFFENTLICHUNGSVERFAHREN Ggf. Fehler-

Veröffent-

Ggf. Rechts-

Veröffentli-

feststellungs-

lichungs-

behelfs-

chung durch das

verfahren

anhörung

anordnung

verfahren

Unternehmen

FEHLERBEKANNTMACHUNG DURCH DIE BAFIN

AUFGABE STATUS

Die Fehlerfeststellung und die Bekanntmachungsanordnung durch die BaFin erfolgt in zwei getrennten Verfahrens schritten. Die Fehlerbekanntmachung dient dem Zweck, die Kapitalmarktteilnehmer unverzüglich über Fehler in der Rechnungslegung zu informieren. Besteht allerdings kein öffentliches Interesse an der Veröffentlichung, kann von einer Fehler bekanntmachung abgesehen werden. Kein öffentliches Interesse besteht

› ›

bei Bagatellfällen, bei bereits offen gelegten korrigierten Jahresabschlüssen und

›

in Fällen, in denen lediglich den Sonderinteressen einzelner Aktionäre gedient wäre.

Die BaFin kann auch von der Bekanntmachungsanordnung absehen, wenn das Unternehmen darlegt, dass eine Bekannt machung geeignet wäre, den berechtigten Unternehmens interessen zu schaden. RECHTSSCHUTZ DURCH WIDERSPRUCH ODER BESCHWERDE Das Unternehmen kann als Adressat der Verfügungen der BaFin Widerspruch einlegen oder das Recht einer Beschwerde wahrnehmen, wobei das Widerspruchsverfahren zwingend vor dem Beschwerdeverfahren durchlaufen werden muss.

AUFGABE STATUS

RECHTSSCHUTZ DURCH WIDERSPRUCH

AUFGABE STATUS

ODER BESCHWERDE Der Widerspruch muss innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe der Fehlerbekanntmachung (Verwaltungsakt) bei der BaFin erfolgen. Da es sich bei jeder Fehlerfeststellung um einen eigenständigen Verwaltungsakt handelt, auch wenn die Fehler in einem Schreiben zusammengefasst wurden, muss ein Widerspruchverfahren für jede einzelne Fehlerfeststellung geführt werden. Es ist angebracht, vorher abzuwägen, ob ein Widerspruch zweckmäßig ist. Besonders bei unwesentlichen Fehlern (geringe quantitative Auswirkung oder kleinere formale Mängel) sollten die Einwendungen bereits bei der Fehlerfeststellung geltend gemacht werden und nicht erst bei der Anordnung der Bekanntmachung. Da ein Widerspruch keine aufschiebende Wirkung entfaltet, kann die BaFin trotz Widerspruchs die Anordnung der Fehlerbekanntmachung vollziehen. Das Unternehmen kann jedoch im Wege des einstweiligen Rechtsschutzes die Aussetzung der sofortigen Vollziehung beantragen. Zuständig hierfür ist das Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt am Main. Der Antrag kann bereits vor Einlegung des Widerspruchs bzw. der Beschwerde gestellt werden. Die Widerspruchsentscheidung der BaFin basiert auf der aktuelle Sach- und Rechtslage im Entscheidungszeitpunkt und berücksichtigt auch den aktuellen Entwicklungsstand (z. B. Veröffentlichung des korrigierten Jahresabschlusses). Ist der Widerspruch erfolgreich, werden die entsprechenden Verwaltungsakte aufgehoben und das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen. Ist der Widerspruch nicht erfolgreich, steht dem Unternehmen der Beschwerdeweg offen. In beiden Fällen hat der Widerspruchsbescheid bindende Wirkung für die BaFin, das Unternehmen und sonstige Beteiligte.

RECHTSSCHUTZ DURCH WIDERSPRUCH

AUFGABE STATUS

ODER BESCHWERDE Die Beschwerde muss zwingend innerhalb eines Monats nach Zustellung des Widerspruchbescheids schriftlich und mit Begründung beim OLG Frankfurt am Main durch einen zugelassenen Rechtsanwalt eingereicht werden. Auch die Beschwerde hat keine aufschiebende Wirkung. Daher muss auch bei der Beschwerde im Rahmen eines Eilverfahrens die Aussetzung der Vollziehung beantragt werden. Das Beschwerdeverfahren ist generell öffentlich. Im Beschwerdeverfahren kann der Streitgegenstand weniger Fehler fest stellungen umfassen als im Widerspruchsverfahren. Jedoch muss der Streitgegenstand zuvor zwingend das Widerspruchsverfahren durchlaufen haben. Ist die Beschwerde erfolgreich, wird die Verfügung der BaFin aufgehoben und rechtskräftig abgeschlossen. Ist die Beschwerde nicht erfolgreich, wird die Beschwerde zurück gewiesen. In jedem Fall hat die Beschwerdeentscheidung bindenden Charakter für alle Verfahrensbeteiligten. VERFAHRENSNACHGANG Fehlerkorrektur Die Auswertung der Prüfungsfeststellungen soll auch dazu dienen, Schwachstellen im Internen Kontrollsystem (IKS) des geprüften Unternehmens zu erkennen und zu eliminieren. Gegebenenfalls kann ein abschließender Bericht erstellt werden, der die Ergebnisse der DPR-Prüfung für das Unternehmen zusammenfasst und Schwachstellen aufzeigt. Die Entscheidung über eine Fehlerkorrektur trifft letzten Endes der gesetzliche Vertreter des Unternehmens. Er muss in Rücksprache mit dem Abschlussprüfer und auf Grundlage der anzuwendenden Rechnungslegungsstandards entscheiden, welche Bilanzierung anzuwenden ist und ob eine Korrektur in laufender Rechnung oder in einem bereits geprüften Jahresabschluss erfolgen muss (siehe insbesondere IDW RS HFA 6).

AUFGABE STATUS

VERFAHRENSNACHGANG

AUFGABE STATUS

Durch eine Fehlerfeststellung kann es z. B. zur

› ›

Nichtigkeit des Jahresabschlusses (§ 256 AktG) oder zum Erfordernis einer Nachtragsprüfung (§ 316 (3) S. 3 HGB) kommen FALLBEZOGENE VORANFRAGEN

AUFGABE STATUS

(PRE-CLEARANCE) Kapitalmarktorientierte Unternehmen, die dem Enforcement unterliegen, können Voranfragen an die DPR zu konkreten Bilanzierungssachverhalten stellen. Der konkretisierte Sachverhalt, die vom Unternehmen vorgeschlagene bilanzielle Behandlung sowie die Stellungnahme des Abschlussprüfers sind erforderliche Bedingungen einer schriftlichen Anfrage und müssen hinreichend begründet werden. Akzeptiert die DPR die Anfrage, werden die Bilanzierungssachverhalte in der Regel in einem Unternehmensgespräch erörtert. Anschließend teilt die DPR ihre Auffassung dem Unternehmen schriftlich mit. Die DPR-Entscheidung ist aus juristischen Gründen nicht verbindlich. Bei einem möglichen späteren Enforcement-Verfahren ist die DPR nicht an ihre Entscheidung gebunden. Präventives Ziel eines Pre-Clearance-Verfahrens ist es, dass Fehler bereits bei der Jahresabschlusserstellung vermieden werden.

Die grafische Darstellung des Prüfungsprozesses wurde der Internetseite der DPR entnommen (www.frep.info).

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Rechtsstand: 28.10.2015 Redaktionelle Gesamtverantwortung: Dr. Ulrike Höreth, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht, ulrike.hoereth@ebnerstolz.de Brigitte Stelzer, Rechtsanwältin, Steuerberaterin, brigitte.stelzer@ebnerstolz.de

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