I N F O R M A T I E P R O T O C O L R A A D V A N T O E Z I C H T 1 .
2 0 1 5
I n l e i d i n g
De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht (artikel 3.1, lid 4 Zorgbrede Governancecode 2010). Anderzijds hebben de Raad van Toezicht en de leden van de Raad van Toezicht afzonderlijk een eigen verantwoordelijkheid om van de Raad van Bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de Raad van Toezicht behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed uit te kunnen voeren (artikel 11, lid 3 Reglement Raad van Toezicht). Om de informatieverantwoordelijkheid vanuit beide raden structureel vorm te geven zijn de afspraken met betrekking tot deze informatieverschaffing aan de Raad van Toezicht in dit informatieprotocol beschreven. Het informatieprotocol wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld. Dit Informatieprotocol is op 29 april 2015 vastgesteld door de Raad van Toezicht en treedt direct in werking na vaststelling. Het Informatieprotocol 2015 is geldig tot het Informatieprotocol 2016 is vastgesteld.
2 .
W e r k w i j z e
Voorbereiding vergaderingen Raad van Toezicht Ter voorbereiding van de vergadering van de Raad van Toezicht, het structureel informeren over ontwikkelingen en de actuele stand van zaken vindt periodiek (ten minste maandelijks) overleg plaats tussen de voorzitter Raad van Toezicht en de (voorzitter) Raad van Bestuur. Vergaderingen Raad van Toezicht De vergaderingen Raad van Toezicht vinden plaats middels een jaarschema, wat voorafgaand aan het jaar (laatste vergadering Raad van Toezicht van het voorafgaande jaar) wordt vastgesteld. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter Raad van Toezicht. Van iedere vergadering wordt (vooraf) een agenda opgesteld, en (achteraf) de notulen, actielijst en besluitenlijst. Commissies Raad van Toezicht Het toezicht dat door de Raad van Toezicht op verscheidene aspecten wordt uitgeoefend is divers en specialistisch van aard. Mede hierom heeft de Raad van Toezicht viertal commissies, waardoor tot een zodanige taakverdeling wordt gekomen dat het specialistische toezicht meer efficiënt en effectief kan worden ingericht. De voorbereiding op de toezichthoudende taken op de verschillende aspecten wordt hierbij vorm gegeven door het functioneren van deze vier commissies. De leden van de Raad van Toezicht geven gezamenlijk invulling aan deze commissies. De Remuneratiecommissie, de Auditcommissie, Commissie Kwaliteit, Zorg, Veiligheid en de Vastgoedcommissie zijn vaste commissies van de Raad van Toezicht. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de commissies. De notulen van de commissies vormen een vast onderdeel van de agendaonderwerpen en de bespreking in de eerst volgende reguliere Raad van Toezicht vergadering en worden expliciet benoemd in de notulen van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. (Zie ook het reglement Raad van Toezicht, bijlagen A ‘Commissies Raad van Toezicht’) Ondernemingsraad Ten minste eenmaal per jaar wordt in de algemene overlegvergadering van de Ondernemingsraad de algemene gang van zaken inzake het welzijn en de belangen van de in de onderneming werkzame personen besproken in aanwezigheid van één of meer leden van de Raad van Toezicht.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 2 van 9
Centrale Cliëntenraad Ten minste eenmaal per jaar wordt in de overlegvergadering van de Centrale Cliëntenraad de algemene gang van zaken besproken inzake de gemeenschappelijke belangen te behartigen van alle cliënten in aanwezigheid van één of meer leden van de Raad van Toezicht. Radendagen en contactmomenten De Raad van Bestuur organiseert jaarlijks Radendagen, waarbij de leden Raad van Toezicht van harte voor zijn uitgenodigd. Iedere Radendag vindt op informele wijze plaats en altijd in combinatie met Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. De Radendagen kunnen worden ingevuld door een dag/dagdeel met directeuren, leden lokale Cliëntenraden en Centrale Cliëntenraad en/of een dag/dagdeel met leden Ondernemingsraad. Ook kan de Raad van Toezicht zelf, na overleg met de bestuurders, een contactmoment organiseren met leidinggevenden, adviseurs en/of andere direct betrokkenen bij de organisatie Vitalis. Feeling hebben en houden met, het dialoog aangaan en ontwikkelingen volgen is de doelstelling enerzijds. Anderzijds is het een moment om de Raad van Toezicht als orgaan meer bekendheid te geven. Beleidsmatige onderwerpen worden op deze dagen niet besproken c.q. behandeld. Externe accountant De Raad van Toezicht en in het bijzonder de leden van de Auditcommissie heeft contact met de externe accountant, ten behoeve van de uitvoering van de taken van toezicht: de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid en de bezoldiging en eventuele niet-controle-werkzaamheden voor de tot de Vitalis WoonZorg Groep behorende stichtingen. De RvT en/of de Auditcommissie laat zich inlichten over de mate waarin de externe accountant andere financiële gegevens dan de jaarrekening beoordeelt. De RvT en/of de Auditcommissie neemt kennis van de bevindingen van de externe accountant met betrekking tot de jaarrekening. Leggen van contact en inwinnen van informatie Het reglement Raad van Toezicht beschrijft de bevoegdheden tot het leggen van contact en het inwinnen van informatie door een commissie. De Raad van Toezicht machtigt de commissie om binnen de reikwijdte van haar verantwoordelijkheden: elke vorm van informatie die het nodig heeft, in te winnen bij: de voorzitter van de Raad van Bestuur en alle externe (zakelijke) partijen, waarmee de tot de Vitalis WoonZorg Groep behorende stichtingen een relatie hebben onderhoudt c.q. hebben onderhouden na overleg met de Raad van Bestuur. extern juridisch of ander professioneel advies in te winnen, na instemming van de Raad van Toezicht en na overleg met de voorzitter van de Raad van Bestuur. ervoor te zorgen dat andere functionarissen van de tot de Vitalis WoonZorg Groep behorende stichtingen in voorkomend geval bij de bijeenkomsten van de commissie aanwezig zijn. Dit geschiedt in overleg met de voorzitter van de Raad van Bestuur. Het is van belang voor een goede uitoefening van de toezichthoudende taak om diverse informatiebronnen te raadplegen, zodat er een goed en volledig beeld ontstaat van (een bepaald onderdeel van) de organisatie op strategisch niveau. Het uitnodigen van betrokkenen zoals directeuren, managers en adviseurs uit de organisatie en het bezoeken van locaties en afdelingen draagt hieraan bij. Het gaat om het verzamelen van de meer dynamische en merkbare informatie. Nieuws, ontwikkelingen en achtergronden De Raad van Toezicht wordt geïnformeerd over belangrijke gebeurtenissen in en voor de organisatie. Indien er sprake is van tussentijds belanghebbende zaken, dan worden de leden van de Raad van Toezicht (per e-mail / telefonisch) direct op de hoogte gesteld. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen het organisatiemagazine ‘neXt’ waardoor zij op de hoogte worden gehouden van lopende zaken en achtergrondinformatie.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 3 van 9
Overige belanghebbenden De leden Raad van Toezicht kunnen voor de vergaderingen van de Raad van Toezicht onafhankelijke interne of externe deskundigen uitnodigen om informatie en/of advies in te winnen of vergaderingen van de commissies of Raad van Toezicht bij te wonen. Indien deskundigen worden uitgenodigd of benaderd voor de vergadering Raad van Toezicht, geschiedt dit in onderling overleg met de voorzitter Raad van Toezicht. Voor de vergaderingen van de commissies geschiedt dit in overleg tussen de voorzitter van de commissie en de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 4 van 9
R a a d
I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g v a n T o e z i c h t e n c o m m i s s i e s
Frequentie
Onderwerp
Tijdpad
Algemeen 1. Omvang en samenstelling Raad van Bestuur
Bij wijzigingen
N.v.t.
2. Contactgegevens leden Raad van Toezicht, Raad van Bestuur en secretaris 3. Vergaderschema
1x per jaar en bij wijzigingen
Eerste vergadering van het jaar
1x per jaar en bij wijzigingen
4. Informatieprotocol
1x per jaar en bij wijzigingen 1x per jaar en bij wijzigingen Bij wijzigingen
Laatste vergadering van het voorgaande jaar Eerste vergadering van het jaar Eerste vergadering van het jaar N.v.t.
5. Rooster van aftreden Raad van Toezicht 6. Reglement Raad van Toezicht, commissies Raad van Toezicht, Raad van Bestuur en Directieraad 7. Periodieke beleidsinformatie over veranderende wet- en regelgeving
Indien van toepassing per vergadering Bij vaststelling en bij wijzigingen Bij uitgifte
N.v.t.
10. Ondernemingsplan (4 jaar) en/of strategische koers
1x per 4 jaar en bij wijzigingen
Einde planperiode
11. Tweejarenactiviteitenplan en/of doelstellingen RvB
1x per jaar en bij wijzigingen
Einde planperiode (februari)
8. Crisismanagementplan 9. Huisorgaan (informatiemagazine over de organisatie, bijvoorbeeld ‘neXt’) Beleid
N.v.t. Minimaal 4x per jaar
Financieel: Auditcommissie > Rvt 12. Begrotingen stichtingen
1x per jaar
November/ December
13. Jaarverslagen (inclusief rekeningen)
1x per jaar
April
14. Accountantsrapport
1 x per jaar
April
15. Managementrapportage (MARAP)
1x per kwartaal
Mei, juli, oktober, januari
16. Managementletter: bespreking
1x per jaar
Kwartaal 4 van ieder jaar
17. Managementletter: rapportages
1 x per jaar
Kwartaal 2 van ieder jaar
18. Liquiditeitsprognose
Per vergadering
Per vergadering
19. Treasury: statuut en uitvoering van het statuut
Statuut: bij vaststelling en bij wijzigingen Uitvoering: indien van toepassing per vergadering
N.v.t.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 5 van 9
Frequentie
Onderwerp
Tijdpad
Vastgoed: Vastgoedcommissie > RvT 20. Stand van zaken leegstand en financiële gevolgen (ontwikkeling leegstand per complex en ontwikkeling wachtlijst per complex) 21. Stand van zaken mutaties
Per vergadering
Per vergadering
Per vergadering
Per vergadering
22. Stand van zaken grootschalige renovatieprojecten
Per vergadering
Per vergadering
23. Stand van zaken grootschalig onderhoud
Per vergadering
Per vergadering
Zorg: commissie Kwaliteit, Zorg, Veiligheid > RvT 24. Resultaat cliënttevredenheidsonderzoek
Van toepassing in 2016
1x per 2 jaar
25. Informatie over de kwaliteit: normen verantwoorde zorg en kwaliteitskeurmerken 26. Overzicht van: - ingediende klachten bij directies/RvB door klanten en medewerkers; - meldingen aan Inspectie Volksgezondheid en/of Justitie
Per vergadering
Per vergadering
Per jaar Indien er sprake is van meldingen aan inspectie / justitie: direct melding aan RvT
Na afloop van jaar
27. Resultaat medewerkertevredenheidsonderzoek
Van toepassing in 2016
1x per 2 jaar
28. Resultaat vrijwilligertevredenheidsonderzoek
Van toepassing in 2016
1x per 2 jaar
29. Informatie over veiligheid: jaarverslag MIM, MIC en BHV
Kwartaal 1 over afgelopen jaar
Per vergadering
30. Ziekteverzuim
Per vergadering
Per vergadering
Per vergadering
Iedere vergadering RvT
Organisatie 31. Nieuws
32. Proces (planvorming, vaststelling, uitvoering en evalua- Indien van toepassing: per tie) van ontwikkelingen en veranderingen in de organisatiestructuur, juridische structuur, management- en/of vergadering besturingsstructuur. Bijlage: aanvullende informatie
Indien van toepassing: per vergadering
33. Informatie vanuit de centrale cliëntenraad (verslaglegging en eventueel aanvullende memo’s) 34. Informatie vanuit ondernemingsraad (verslaglegging en eventueel aanvullende memo’s) 35. Relevante kranten-/tijdschriftartikelen
Per vergadering
Per vergadering
Per vergadering
Per vergadering
Per vergadering
Bij behoefte: per vergadering
De informatievoorziening geschiedt via de uitgebreide agenda van de vergaderingen van de Raad van Toezicht.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 6 van 9
De agenda zal in ieder geval bestaan uit de volgende onderdelen (structuur): · Opening · Verslaglegging vergadering Raad van Toezicht (notulen, actielijst en besluitenlijst) · Ingekomen informatie en mededelingen · Statutaire onderwerpen (verslag Remuneratiecommissie) · Financiën (verslag Auditcommissie) · Vastgoed (verslag Vastgoedcommissie) · Informatie vanuit de zorg (verslag commissie Kwaliteit, Zorg, Veiligheid) · Organisatie · Rondvraag, evaluatie en sluiting De agenda biedt voldoende rubrieken om onderwerpen onder te brengen en zo nodig toe te lichten. Daarnaast wordt structureel ruimte geboden in de agenda en vergadering om de kernissues ten aanzien van zorg, financiën en vastgoed toe te lichten door de Raad van Bestuur. Uiteraard zal de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht informeren c.q. vragen om besluitvorming waarvoor de Raad van Toezicht bevoegd is, conform artikel 14 reglement Raad van Toezicht.
4 .
I n f o r m a t i e e n n i e u w e l e d e n
i n t r o d u c t i e
Informatiepakket nieuwe leden Raad van Toezicht Ieder nieuw lid van de Raad van Toezicht ontvangt een informatiepakket. Dit informatiepakket bevat enerzijds algemene informatie over Vitalis en de Raad van Toezicht, anderzijds wordt de informatievoorziening afgestemd op het profiel van het lid Raad van Toezicht (notulen desbetreffende commissie, e.d.). De algemene informatie over Vitalis bestaat minimaal uit: Statuten van (i) Stichting Vitalis WoonZorg Groep, (ii) Stichting Vitalis Zorg Groep, (iii) Stichting Vitalis Behandel Groep, (iv) Stichting Vitalis Sociale Woonvormen, (v) Stichting Vitalis Residentiële Woonvormen en (vi) Stichting Vitalis Participaties, Reglement Raad van Bestuur, Ondernemingsplan en/of strategische koers, Activiteitenplan en/of doelstellingen RvB, Juridische structuur Vitalis WoonZorg Groep, Organogram en besturingsstructuur Vitalis WoonZorg Groep, Begroting en laatste jaarverslagen, Het ‘smoelenboek’ voor de beeldvorming. De informatie over de Raad van Toezicht bestaat minimaal uit: Informatieprotocol Raad van Toezicht, Reglement Raad van Toezicht (inclusief bijlagen A, commissies RvT), Notulen, actielijst en besluitenlijst van de vergadering Raad van Toezicht en de notulen van de commissies van het voorgaande jaar, Vergaderschema, Crisismanagementplan (waarin de rol van de RvT-leden is geëxpliciteerd), Contactgegevens Raad van Toezicht, Raad van Bestuur en secretaris. Introductie nieuwe leden Conform de Zorgbrede Governancecode 2010 (artikel 4.2, lid 4) volgen alle leden van de Raad van Toezicht na benoeming een introductieprogramma / scholingsprogramma waarin in ieder geval aandacht wordt besteed aan algemene financiële, sociale en juridische zaken, de financiële verslaggeving door de organisatie, de specifieke aspecten die eigen zijn aan het type organisatie waar betrokkene als lid van de Raad van Toezicht aan verbonden is en aan de verantwoordelijkheden als toezichthouder. Vitalis geeft dit vorm, door nadat het informatiepakket is uitgereikt, in een persoonlijk gesprek tussen het nieuw lid Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur te inventariseren waar de kennisbehoefte c.q. naderende uitleg ligt. Aan de hand van deze output wordt de verdere introductie ingevuld.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 7 van 9
5 .
O p l e i d i n g
e n
t r a i n i n g
De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks op welke onderdelen de toezichthouders gedurende hun benoemingsperiode behoefte hebben aan training en/of een opleiding (artikel 4.2, lid 4 Zorgbrede Governancecode 2010). Jaarlijks wordt deze beoordeling gezamenlijk uitgevoerd door de Raad van Toezicht en vormt een vast onderdeel van de jaarlijkse zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. Tussentijds wordt periodiek het beschikbare scholingsaanbod aan alle leden Raad van Toezicht door de secretaris / door de vereniging (VTW/NVTZ) verstuurd (per e-mail). Verdere informatie en aanmelding e.d. verzorgt de secretaris. De voorzitter Raad van Toezicht wordt vooraf op de hoogte gesteld, indien leden zich aanmelden voor een bepaalde opleiding of training. Uiteraard kunnen leden Raad van Toezicht ook altijd op eigen initiatief aangeven behoefte te hebben aan een gerichte opleiding of training. Een gezamenlijke workshop, lezing, training organiseren en volgen met de gehele Raad is uiteraard ook een vorm van deskundigheidsbevordering, evenals het doornemen van vakliteratuur.
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 8 van 9
B i j l a g e
A :
c h e c k l i s t o n d e r w e r p e n c o m m i s s i e K Z V
Voor de commissie Kwaliteit, Zorg, Veiligheid is een checklist opgesteld. Deze checklist is het hulpmiddel om structureel en periodiek de onderwerpen gericht op kwaliteit, personeelsbeleid, veiligheid en risicomanagement te agenderen en te bespreken. Aan de hand van deze checklist wordt de agenda van de vergadering van de commissie KZV opgesteld, waarmee borging van de bespreking van de onderwerpen plaatsvindt. Regelmatig kan bezien worden of alle onderwerpen behandeld worden. Voor de volledigheid is de checklist als bijlage A opgenomen. ONDERWERP
BEHANDELD Kwaliteit (van de dienstverlening)
Mutaties (instroom - uitstroom) Wachtlijst (per doelgroep) Tevredenheid: cliÍntgerichtheid deskundigheid goede bejegening betrouwbaarheid eigen regie Middelen: resultaten CQ, beoordelingen en uitingen van de kwaliteit van de dienstverlening (ronde tafelgesprekken, Zorgkaart.nl, exitinterviews, e.d.) De zorgvraag: ontwikkeling van de vraag in kwantiteit ontwikkeling van de vraag in kwaliteit Kwaliteit van zorg Middelen: meting Zorginhoudelijke Indicatoren (ZI, jaarlijks), exit interviews Geestelijke verzorging (vraag-aanbod, kwaliteit) Klachten: aantal behandeling (klachtenmanagement) soort (Inspectie, Onafhankelijke Klachtencommissie, bewonersvertrouwenspersoon, directie/ RvB/ RvT) Kwaliteitskeurmerken (soort, ontwikkeling, score) Productie realisatie relatie met en ontwikkeling bij zorginkopers (gemeente, Zorgkantoor, verzekeraar) bekostigingsmethodiek Zorgtechnologie (innovatie en ontwikkeling) (Formele) Medezeggenschap: contacten met CCR contacten met lokale cliÍntenraden Contacten met stakeholders: bekendheid van de organisatie en dienstverlening (bereikbaarheid, verwachtingen) imago PR (contacten media, samenwerkingsrelaties) Kwaliteit zorgorganisatie: uitvoering algemene voorwaarden (Actiz) dossiervoering: beschikbaarheid, kwaliteit en zorgleefplan inspraak informatievoorziening bereikbaarheid van de organisatie, beschikbaarheid personeel en toezicht (PG-afdelingen) ketenzorg en afstemming met derden (Her) Inrichting zorglandschap Personeelsbeleid Ziekteverzuim Instroom – uitstroom Opleidingsklimaat: opleidingsbeleid
Informatieprotocol RvT 2015 22 april 2015 blad 9 van 9
opleidingsactiviteiten (opleidingsplannen) genoten opleidingen (realisatie van de plannen) contacten en samenwerking met onderwijsinstellingen Organisatieontwikkelingen (Cultuurladder): welbevinden cultuur werkdruk veranderingsbereidheid Aanbod van personeel (zorg, artsen en behandelaren, vastgoed, ondersteuning) ontwikkeling van het aanbod in kwantiteit ontwikkeling van het aanbod in kwaliteit Waardering (fwg-systeem) Tevredenheid (MTO) Klachten: aantal behandeling van de klachten soort (Inspectie, medewerkervertrouwenspersoon, directie/RvB/RvT) Ontwikkelingen van de professie Medezeggenschap: contacten met OR contacten met Adviesraad Vrijwilligers Instroom – uitstroom Opleiding- en ondersteuningsklimaat (deskundigheid): opleiding- en ondersteuningsbeleid opleidingsactiviteiten (opleidingsplannen) genoten opleidingen contacten en samenwerking met onderwijsinstellingen /andere vrijwilligersorganisaties Organisatieontwikkelingen (Cultuurladder): welbevinden cultuur werkdruk veranderingsbereidheid Aanbod van vrijwilligers: ontwikkeling van het aanbod in kwantiteit ontwikkeling van het aanbod in kwaliteit Tevredenheid (VTO) Klachten: aantal behandeling van de klachten soort (coÜrdinatoren, directie/RvB/RvT) Ontwikkelingen van het vrijwilligerswerk: ronde tafelgesprekken Veiligheid Brandveiligheid beleid BHV uitvoering BHV beleid aantal meldingen Arbozorgsysteem: beleid Arbo en uitvoering arbozorgsyteem Gezondheidsmanagement HACCP (voeding) Materiaal (veiligheid van hulpmiddelen) Integriteit Diefstal (aantal meldingen, beleid, contacten met politie) Zorginhoudelijke veiligheid (preventiebeleid, risicosignalering) Calamiteiten (MIC, MIM) Minimale vrijheidsbeperking (BOPZ: middelen en maatregelen) Risicomanagement Risico-ontwikkeling gericht op kwaliteit, personeelsbeleid, vrijwilligers en veiligheid Beheersing van de risico’s