ESTATUTOS ARTICULO I NOMBRE Y SEDE a) Se designa con el nombre de Federación Panamericana de Squash a la Organización creada el 18 de Noviembre de 1.989 en la ciudad de Houston USA, con la Asistencia de 22 países del Continente Americano. La Federación Panamericana de Squash hará negocio como Confederación Panamericana de Squash. b) Su sede principal será la oficina del Presidente de la FPS y mantendrá su domicilio social según lo requiera el Certificado de Registro correspondiente.
ARTICLES OF ASSOCIATION ARTICLE I BACKGROUND a) The Federación Panamericana de Squash, was originally established as an unincorporated regional association of squash federations on 18 November 1989 in Houston, Texas with the backing of the squash federations of twenty two countries within the American Continents. The Federation is also known as the ‘FPS’.
b) Its principal headquarters shall be the office of the President of the FPS and it shall maintain its registered office as required by the applicable Certificate of Formation.
c) El 12 de Julio de 2011 fue registrado d) On July 12 2011 a Certificate of Formation el documento en La Oficina de la of a Nonprofit Corporation was filed in the Secretaría del Estado de Texas, Office of the Secretary of the State of USA, la corporación sin fines de lucro Texas forming a Nonprofit Corporation bajo el nombre “Federación entity under the name ‘Federacion Panamericana de Squash” para Panamericana de Squash’ to assume all asumir las responsabilidades y responsibilities and activities of the actividades de la federación. federation. e) El ____ de junio de 2018 se suscribió e) On June __ 2018 a Memorandum of un Memorando de Asociación como Association for a Non-Profit Organización Sin Fines de Lucro Organization incorporated in the constituida en las Islas Cayman de Cayman Islands pursuant to its Nonconformidad con su la Ley de Profit Organizations Law (2017) (the Organizaciones Sin Fines de Lucro ‘MOA’) was filed to supersede the (2017) (el MOA) para reemplazar el Texas Certificate of Formation and Certificado de Formación de Texas, thereby create a new legal entity that USA, y crear así una nueva entidad thereupon assumed all responsibilities legal que asume todas las and activities of the FPS on behalf of its responsabilidades y actividades de la member nations. FPS en nombre de sus naciones miembros. 1|Page of 17
ARTICULO II OBJETIVOS. a) Esta federación es el cuerpo que gobierna el Squash en el continente americano y deberá promover en todo momento el desarrollo de la competencia en el deporte del Squash. b) Fomentar la amistad y el interés por el Squash entre las naciones, mediante la organización de competencias y apoyo a las actividades de la FPS. c) Administrar los Campeonatos Panamericanos de acuerdo con el Reglamento de la Federación Mundial de Squash (WSF). d) Esforzarse por cumplir los objetivos del Comité Olímpico Internacional y los requisitos de los Comités Olímpicos de cada uno de los países miembros. e) Preservar la integridad del deporte del Squash. f) Minimizar, a través de la coordinación con otros países miembros, los conflictos en la programación de todas las competencias. g) Mantener informado a los países miembros de las políticas de la FPS y razonablemente aceptar sus puntos de vista acerca de las decisiones de FPS. h) Brindar apoyo y estímulo para la participación de mujeres en donde los programas masculino y femenino se conducen de manera separada sobre una base internacional.
ARTICLE II OBJECTIVES. a) This FPS shall be the regional governing body of squash on the American Continents and shall at all times seek to advance competition in the sport of squash. b) To foster friendship and interest in Squash among the nations through organizing competitions and supporting the activities of the FPS. c) To administer the Pan American Championships in accordance with the Regulations issued by the World Squash Federation (WSF). d) To strive to comply with the objectives of the International Olympic Committee and the requirements of the Olympic Committees of each of the member countries. e) To preserve the integrity of the sport of Squash. f) Minimize, through coordination with other member countries, conflicts in the scheduling of all competitions. g) Keep the FPS membership informed of policy matters and reasonably accept the member nation´s views in FPS´s policy decisions. h) Provide support and encouragement for participation by women where separate programs for male and female athletes are conducted on an international basis.
i) Animar y apoyar programas i) Encourage and support sports programs in deportivos en el deporte del Squash the sport of squash for people with para personas con discapacidad y la disabilities and the participation of participación de individuos con handicapped individuals in squash activity, limitaciones en actividades del including, where feasible, the expansion of squash, incluyendo donde sea opportunities for meaningful participation posible, la expansión de las by people with disabilities in programs of oportunidades para la participación athletic competition for able bodied significativa de personas con individuals. discapacidad en los programas de competencia atlética para personas sin limitaciones. 2|Page of 17
j) Proveer y coordinar la información técnica sobre el entrenamiento físico, diseño de equipos, arbitraje, entrenadores y análisis del rendimiento; y k) Promover y apoyar la investigación, el desarrollo y la difusión de la información en las áreas de medicina deportiva y seguridad en el deporte. l) Mantener una activa presencia en lós médios electrónicos a fin de la Panamericana proveer accesos a las comunicaciones y noticias en toda la región. ARTICULO III MIEMBROS a) Elegibilidad La membrecía de la FPS está abierta a las Asociaciones Nacionales de Squash del Área Panamericana, así como a las Asociaciones Regionales y las Asociaciones cuyo objetivo sea la promoción y desarrollo del Squash en el Continente Americano.
j) Provide and coordinate technical information on physical training, equipment design, refereeing, coaching and performance analysis; and
b) Clases de Miembros Existen dos categorías de Miembros: Miembro Activo y Miembro Asociado. Miembro Activo es quién además del reconocimiento de la FPS paga los derechos de membrecía. Miembros Asociados son las Asociaciones Nacionales reconocidas por la FPS. Sin embargo, no están obligados a pagar cuotas y no tienen derecho a voto. Adicional a los Miembros, existen las Organizaciones afiliadas tal como se expresa en el literal a). . b.1) Miembro Activo Derechos Participar en las asambleas de la FPS con derecho a voz y voto Proponer mociones y candidatos
b) Classes of Members There are two categories of Members: Full Member and Associate Member. In addition to being acknowledged by the FPS, Full Members pay membership fees.
k) Encourage and support research, development and dissemination of information in the areas of sports medicine and sports safety. l) Maintain an active online presence in order to provide the member nations with access to communications and news about the sport of squash across the region. ARTICLE III MEMBERS a) Eligibility Membership in the FPS is open to National Squash Associations in the Pan-American region, as well as Regional Associations and Associations whose objective is the promotion and development of Squash throughout both American continents.
Associate Members are National Associations acknowledged by the FPS. However, Associate Members are not required to pay fees and have no voting rights In addition to the Members, there are affiliated Organizations as outlined in sub-item (a).
b.1) Full Member Rights To take part in the Meetings of the FPS with the right to speak and vote. To propose motions and put forward candidates for the Executive Committee Ser elegido. To be elected Participar en todas las actividades de To participate in all the activities of the FPS la FPS.
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Apelar ante el Comité Ejecutivo de la FPS en casos de conflicto. Recibir información periódica sobre las actividades y reuniones de la FPS Utilizar el logo de la FPS en cartas y en todas las actividades oficiales.
To appeal to the Executive Committee of the FPS in cases of dispute To receive regular information on the activities and meetings of the FPS To use the FPS membership insignia on letterheads and for all official activities as sanctioned by the Executive Committee. Obligaciones Obligations Cumplir con los Estatutos de la FPS y To comply with the MOA and By-Laws of las decisiones tomadas en la Asamblea. the FPS and the decisions handed down by the Executive Committee. Elaborar sus propios estatutos de To draw up its own By-Laws in a manner manera que no se opongan a los de la that does not clash with those of the FPS FPS. Acatar las políticas deportivas de FPS To comply with the sports policy of the FPS así como las normas de buena conducta as well as the rules of good conduct in en los eventos internacionales international events Cumplir estrictamente con el pago de To ensure strict compliance with payment cuotas y obligaciones. of fees and obligations Suministrar oportunamente la To supply the information requested by the información solicitada por la FPS. FPS in a timely manner Informar a la FPS los cambios en los To advise the FPS of alterations in the Comités Directivos dentro de los 60 días Executive Board within sixty days of the de ocurridos. occurrence thereof Mantener actualizada la información To keep information on the headquarters, de la sede, dirección, teléfono, Fax e E- address, telephone, Fax and e-mail of the mail, de la Organización. Organization updated
b.2) Miembros Asociados. Derechos Participar en las Asambleas de la FPS con derecho a voz, pero sin voto. Participar de todas las actividades de la FPS, de acuerdo con la normativa que para el efecto expida el Comité Técnico y de Competencia.
b.2) Associate Members Right To take part in the Meetings of the FPS with the right to speak, but with no vote To participate in all the activities of the FPS in accordance with the regulations issued to this effect by the Technical and Competitions Committee
Recibir información periódica sobre las actividades y reuniones de la FPS Utilizar el logo de la FPS en cartas y en todas las actividades oficiales. Obligaciones Cumplir con los Estatutos de la FPS y las decisiones tomadas en la Asamblea. Elaborar sus propios estatutos de manera que no se opongan a los de la FPS.
To receive regular information on the activities and meetings of the FPS To use the FPS membership insignia on letterheads and for all official activities Obligations To comply with the MOA and By-Laws of the FPS and the decisions handed down by the Executive Committee To draw up its own By-Laws in a manner that does not clash with those of the FPS
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Acatar las políticas deportivas de FPS así como las normas de buena conducta en los eventos internacionales Suministrar oportunamente la información solicitada por la FPS. Informar a la FPS los cambios en los Comités Directivos dentro de los 60 días de ocurridos. Mantener actualizada la información de la sede, dirección, teléfono, Fax e Email, de la Organización
To comply with the sports policy of the FPS as well as the rules of good conduct in international events To supply the information requested by the FPS in a timely manner To advise the FPS of alterations in the Executive Board within sixty days of the occurrence thereof To keep information on the headquarters, address, telephone, Fax and e-mail of the Organization updated
ARTICULO IV ASAMBLEA a) La Asamblea Anual de las naciones Miembro será celebrada conjuntamente con la realización del Campeonato Panamericano de Squash en la ciudad en la cual se este jugando. La agenda para la Reunión Anual de la Asamblea la deberá circular el Secretario General a las naciones miembro sesenta (60) días antes de la fecha de la reunión. b) La Asamblea es el cuerpo legislativo de la FPS y se constituye por un delegado de cada país miembro con derecho a voto. c) Cada Miembro puede designar dos observadores sin derecho a voz ni voto. d) Toda persona del Área Panamericana que sea miembro del Comité Ejecutivo de la WSF tendrá derecho a participar con voz en la Asamblea. e) Las reuniones extraordinarias de las naciones miembro puede ser convocadas por el presidente con treinta (30) días de anticipación a todas las naciones miembro ya sea personalmente, mail, telegrama, teléfono, e-mail o fax, indicando la hora, lugar y propósito de la reunión. En adición, las reuniones extraordinarias pueden ser convocadas cuando el Comité Ejecutivo lo apruebe o cuando 2/3 de los miembros activos lo soliciten al Presidente. f) En las reuniones de la Asamblea cada País Miembro debe estar al día en los pagos de todas las cuotas de la FPS
ARTICLE IV ASSEMBLY a) The Annual Meeting of the Member Nations shall be held in conjunction with the holding of the FPS Championships in the city in which such Championships are being played. The Agenda for the Annual Meeting shall be circulated by the Secretary General to the member nations sixty (60) days prior to the date of the Annual Meeting of the Assembly. b) The Assembly is the legislative body of the FPS, and consists of a delegate from each member country with voting rights. c) Each member may appoint two observers with no right to speak or vote d) Each person in the Pan-American Area who is a member of the Executive Committee of the WSF will have the right to speak at the Meeting of the Assembly e) Special Meetings of the member Nations may be called by order of the President on thirty (30) days notice to each member nation either personally or by mail, telegram, telephone, e-mail or facsimile stating the time, place, and purpose of the meeting. In addition, special meetings may be called when the Executive Committee approves, or when two thirds of the full members so request of the President.
f) At the Meetings, each member Nation should be up-to-date with the payments of all FPS fees in order to eligible to vote and take part in the FPS Championships. 5|Page
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para ser elegibles para votar y participar en los Campeonatos de la FPS. g) Un miembro puede delegar su voto en otro, cuando no pueda asistir a la Asamblea. Ningún miembro puede tener más de un poder para votar. Para delegar el poder es necesario escribir al miembro seleccionado, enviando copia al Secretario de la FPS. El Secretario será contactado directamente por la persona que nombra al representante y los apoderados, si los hay, serán presentados por el Secretario al Presidente antes de la Reunión. Sólo el delegado nombrado del país miembro, según lo confirmado por el secretario de la FPS, puede transmitir su representación del país ante el Secretario. h) Se requiere la presencia de la mitad de los miembros activos, incluyendo los votos por poder para conformar el quórum, pero si hay uno menor, la Asamblea podrá aplazar su inicio repetidas veces hasta que el quórum mínimo se dé. i) Las decisiones de la Asamblea se tomarán por mayoría de votos, excepto en los casos señalados en este estatuto. El término “mayoría” que se utiliza en este documento se define como más del 50%. j) Cualquier acción requerida o permitida para ser tomada por la asamblea o cualquier comité puede ser tomada sin una reunión si todos los miembros dan su consentimiento por escrito para adoptar la resolución que autoriza la acción. La resolución y los consentimientos escritos de los miembros de la asociación o comité serán archivados con las actas de las deliberaciones de la asamblea. ARTICULO V ELECCIONES - SISTEMA DE VOTACIÓN a) Las nominaciones para el Comité Ejecutivo deben ser enviadas al Presidente y al Secretario General con sesenta (60) días de anticipación a la
g) A member may delegate its vote to another, when unable to be present at the Meeting. No member may hold more than one proxy vote. In order to delegate these powers, it is necessary to write to the member selected, forwarding a copy to the Secretary of the FPS. The Secretary shall be contacted directly by the person appointing the representative and the proxies, if any, shall be forwarded by the Secretary to the President prior to the Meeting. Only the appointed delegate of the member nation, as confirmed by the secretary of FPS, may convey its nation´s proxy to the secretary.
h) The presence of one half of the full members is required, including proxy votes, in order to constitute a quorum, but fewer than a quorum shall have the power to adjourn from time to time until a quorum be present.
i) The decisions of the Assembly are taken by a majority vote, except in the cases stipulated herein in these By-Laws. As the term is used herein, the word “majority” is defined as more than fifty (50%) per cent. j) Any action required or permitted to be taken by the Assembly or any committee thereof may be taken without a meeting if all members of the Association or Committee consent in writing to the adoption of a resolution authorizing the action. The resolution and the written consents thereto by the members of the Association or committee shall be filed with the minutes of the proceedings of the Assembly.
ARTICLE V ELECTIONS - VOTING SYSTEM a) Nominations for the Executive Committee shall be forwarded to the President and the Secretary General sixty (60) days prior to the 6|Page
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Asamblea. La confirmación de estas nominaciones se hará durante la Asamblea. b) Período del Ejecutivo. La asamblea elige al Comité Ejecutivo durante la reunión que toma lugar durante la realización de los Juegos Panamericanos para el períodos de cuatro año que corresponde al ciclo Olímpico Panamericano c. La Votación es secreta. d. Sistema de votación. Los países tendrán tantos votos como resulten, después del cumplimiento de las siguientes condiciones: Por ser un miembro activo y estar a Paz y salvo en las obligaciones como miembro - 1 voto Por participar en un campeonato anual, de mayores o juvenil, cada país ganará 1 voto por año. El número máximo de los votos para este concepto será - 3 votos. Por ser el país anfitrión de al menos un campeonato Panamericano durante el período que corresponde al ciclo olímpico, excluyendo los Juegos Panamericanos, máximo - 1 voto. En conclusión, el número máximo de votos posibles será 5, y el mínimo 1. e. Para ser elegido, un nominado requiere la mayoría de votos como está definido en el Artículo IV (i). Cuando haya más de 2 candidatos para un cargo, si no se consigue la mayoría en la primera votación, el de menor votación es eliminado y se procede de nuevo a votar y así sucesivamente se vota hasta que un candidato obtenga más del cincuenta por ciento (50%) de los votos f. El orden de la votación comenzará por el Presidente, luego por el Vicepresidente, Secretario, Representante por Norteamérica, Caribe, Centroamérica y Sudamérica. g. El Comité Ejecutivo emitirá la Normativa de conformidad con las disposiciones expresadas en el punto anterior.
Meeting. Seconds of said nominations shall occur at the meeting of the Assembly. b) Period of the Executive. The Assembly elects the Executive Committee in the meeting that takes place during the Pan-American Games for the four-year period that correspond to the Pan-American Olympic cycle. c) Voting will be taken by a secret ballot d) Voting System. The countries will have as many votes as they will result, after fulfillment of the following conditions: For being an active member and being up to date in member dues – 1 vote For participating in an annual championship, senior or junior, every country will earn 1 vote per year. The maximum number of votes for that concept will be – 3 votes. For being the host country of at least one Pan-American Championship during the period corresponding to the Olympic Cycle, not including the Pan Am Games, maximum – 1 vote. In conclusion, the maximum number of possible votes will be 5, and the minimum 1.
e) To be elected, a nominee must receive at least a majority of the votes as that term is defined in Article IV (i) herein. Should there be more than two candidates for a seat, if no majority is reached in the first round of balloting, the candidate with the lowest number of votes is stricken and a new round of balloting is held successively until a candidate obtains over fifty percent (50%) of the votes. f) The voting order will start with the President, then the Vice-President, Secretary, Representative for North America, Caribbean, Central America and South America. g) The Executive Committee will issue the Regulations in accordance with the provisions given in the previous item.
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ARTICULO VI COMITÉ EJECUTIVO a. Definición El Comité Ejecutivo es el Órgano Ejecutivo de la FPS. b. Elección La Asamblea elige al Comité Ejecutivo por un período de cuatro años correspondientes al Ciclo Olímpico Panamericano, en la reunión realizada durante los Juegos Panamericanos. c. Composición. El Comité Ejecutivo estará compuesto por siete (7) miembros, así: Presidente Vicepresidente Secretario General Nota: Tres de estas personas deben representar como mínimo dos Regiones del Área Panamericana. Cuatro (4) Vice Presidentes Regionales: los cuales deben residir o ser ciudadano de un país de la región por la cual son nominados y electos: Vicepresidente Regional por Norte América Vicepresidente Regional por el Caribe Vicepresidente Regional por Centroamérica Vicepresidente Regional por Sudamérica Nota: Todos las personas del área Panamericana que sean miembros del Comité Ejecutivo de la WSF tienen derecho a participar con voz en todas las reuniones. d. Funciones d.1 Tratar los asuntos de la FPS de acuerdo a las decisiones de la Asamblea. Excepto disposición contraria a estos Estatutos, el Comité Ejecutivo fija sus propias reglas del procedimiento. Las reuniones de este comité serán convocadas por orden del presidente o a petición de cuatro de cualquiera de sus miembros con quince (15) días de aviso a cada miembro, personalmente o por correo, teléfono, telegrama, fax o e-mail, indicando la hora, el lugar y el propósito
ARTICLE VI EXECUTIVE COMMITTEE a) Definition The Executive Committee is the Executive Agency of the FPS b) Election The Assembly elects the Executive Committee for a four-year term of office, corresponding to the Pan-American Olympic cycle, at a meeting held during the Pan-American Games. c) Composition The Executive Committee will consist of seven members as follows: President Vice-President Secretary General Note: Three of these persons should represent at least the two Regions in the Pan-American Area. Four (4) Regional Vice-Presidents, each of whom must reside in the region, or be a citizen of a country in the region for which they are nominated and elected: Regional Vice-President for North America Regional Vice-President for the Caribbean Regional Vice-President for Central America Regional Vice-President for South America Note: All persons in the Pan-American area who are members of the Executive Committee of the WSF have the right to participate and speak at all the meetings. d) Functions d.1. To handle FPS topics in accordance with the decision of the Assembly. Except as otherwise provided in these By-laws, the Executive Committee shall fix its own rules of procedure. Meetings of this Committee may be called by order of the President or at the request of any four of its members on fifteen (15) days notice to each member, either personally or by mail, telephone, telegram, facsimile or e-mail. The call of the meeting shall fix the time, place and purposes thereof. Four of its members shall constitute a quorum, 8|Page
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de la reunión. Se constituirá quórum con cuatro de sus miembros, pero un quórum menor podrá aplazar hasta que el quórum mínimo esté presente. Cualquier acción requerida o permitida para ser tomada por el Comité Ejecutivo puede ser tomada sin una reunión si todos los miembros dan su consentimiento por escrito para adoptar la resolución que autoriza la acción y tales consentimientos escritos se incorporarán en las actas y registros de la reunión siguiente del comité ejecutivo. d.2 Determinar los procedimientos a seguir en casos diferentes a los establecidos en los Estatutos. d.3 Si se produce una vacante en el Comité Ejecutivo de la Federación por cualquier causa o motivo, será cubierta con el voto del Comité Ejecutivo de la FPS; sin embargo las vacantes del Comité ejecutivo será cubiertas con miembros que actualmente no ocupan un cargo en el Comité Ejecutivo. e. Reuniones e.1 El Comité Ejecutivo deberá reunirse regularmente cada año y una de sus cesiones debe ser inmediatamente antes de la Asamblea. Reuniones extraordinarias pueden ser convocadas por el Presidente o por solicitud de tres miembros. e.2 Si hay asuntos importantes que requieren una decisión inmediata sin necesidad de Reunión Extraordinaria, el Presidente puede autorizar una votación del Comité Ejecutivo por correo o fax o email o por cualquier otro método aceptado por el Comité Ejecutivo. f. Quórum Se requiere la presencia de cuatro miembros para constituir quórum del Comité Ejecutivo.
but fewer than a quorum shall have the power to adjourn from time to time until a quorum be present. Any action required or permitted to be taken by the members of the Executive Committee may be taken without a meeting if all members of the Executive Committee consent in writing to the adoption of a resolution authorizing the action, and such consents shall be noted in the minutes and records of the next meeting of the Executive Committee.
g.
g) Decisions The decisions of the Executive Committee will be taken principally on the basis of a consensus of its Members. In the lack thereof, agreement will be reached by a majority vote
Decisiones. Las decisiones del Comité Ejecutivo serán tomadas principalmente con base en el consenso de sus Miembros. En caso de no existir éste, se hará de acuerdo a la mayoría de votos.
d.2. To determine the procedures to be followed in cases other than those established in the By-Laws d.3. If a vacancy occurs in the Executive Committee of the Federation for any reason or cause, the vacancy shall be filled by vote of the Executive Committee of the FPS; however vacant seats on the Executive Committee shall be filled with members that do not currently hold seats on the Executive Committee e). Meetings e.1. The meeting of the Executive Committee should be held regularly each year, and one of its sessions should be scheduled immediately prior to the meeting of the Assembly. Extraordinary meetings may be summoned by the President, or at the request of three members. e.2 If very important matters require immediate decision with no need for an Extraordinary Meeting, the President may authorize the Executive Committee to vote by mail or fax or email or by such other method or methods agreed upon by the Executive Committee. f) Quorum The presence of four (4) members is required to constitute the quorum of the Executive Committee
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h. Responsabilidades de Miembros del Comité Ejecutivo.
los h) Responsibilities of the Members of the Executive Committee
h.1 Presidente h.1.1 El Presidente de esta Asociación, bajo la dirección de Miembros Activos, estará a cargo de la dirección de sus asuntos. Él deberá presidir las reuniones de los miembros de esta asociación, y del Comité Ejecutivo. Con excepción de lo dispuesto aquí, el presidente será, de oficio, ser un miembro sin voto de todos los comités especiales y permanentes de esta Asociación. Su presencia en esas reuniones no se tomará en cuenta para los propósitos del quórum. Desempeñará las demás funciones que se especifican en este Estatuto o le asigne el Comité Ejecutivo. Es el Jefe Ejecutivo y el representante legal de la FPS que debe elaborar la Agenda de las reuniones oficiales de la FPS. h.1.2 Enviar al Secretario General la correspondencia recibida para su archivo. h.1.3 Presidir las reuniones de la Asamblea y del Comité Ejecutivo. h.1.4 Dirigir, coordinar y ejecutar todas las actividades de la FPS. h.1.5 Deberá presentar un estado financiero a la Asamblea en cada reunión ordinaria. h.1.6 Puede ser re-elegido.por un período adicional. h.1.7. Los Invitados pueden asistir a las Asambleas Anuales solamente por invitación del presidente. Solo pueden hacer uso de la palabra cuando sean específicamente autorizados por el presidente.
h.1. President h.1.1. The President of this Association, subject to the direction of the Full Member Nations, shall be in charge of the direction of its affairs. He shall preside at the meetings of the Members of this Association, and the Executive Committee. Except as provided herein, the President shall, ex officio, be a non-voting member of all this Association's special committees and all of this Association's Standing Committees. His presence at their meetings shall not be counted thereat for quorum purposes. He shall perform such other duties as are specified in these By-laws or Executive Committee may from time to time assign him. This is the Executive Head and the legal representative to the FPS who should draw up the Agenda for all official FPS meetings. h.1.2. Forwards correspondence received to the Secretary General for his records.
h.2 Vice-Presidente h.2.1 Garantizar el cumplimiento y coordinación de las decisiones del Comité Ejecutivo a los países miembro y los Vicepresidentes Regionales. h.2.2 Reemplazar al Presidente en ausencia permanente o temporal. h.2.3 Apoyar las funciones del Presidente, de acuerdo con las decisiones del Comité Ejecutivo.
h.2. Vice-President h.2.1.Ensures compliance and coordination of the decisions of the Executive Committee to the member nations and the Regional VicePresidents. h.2.2.Replaces the President in the permanent or temporary absence thereof. h.2.3. Supports the functions of the President, in compliance with the decisions of the Executive Committee.
h.1.3. Chairs the meetings of the Assembly and the Executive Committee. h.1.4. Directs, coordinates and executes all the activities of the FPS. h.1.5. Should submit financial statements to the Assembly at each ordinary meeting. h.1.6. May be re-elected for one additional term. h.1.7. Guests may attend Annual Assembly meetings only upon invitation of the President. They may speak thereat only when specifically authorized to do so by the President.
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h.2.4 Puede ser período adicional.
re-elegido.por
un h.2.4. May be re-elected for one additional term.
h.3 Secretario General h.3.1 Mantener la comunicación entre los países miembro. h.3.2 Preparar, coordinar y distribuir entre los miembros del Comité Ejecutivo y de la FPS las propuestas para ser consideradas en la Asamblea. El Secretario General será responsable de los resultados de sus obligaciones según lo dispuesto en esta sección. Él citará a todas las reuniones de los miembros de esta asociación y llevará un registro en Actas. Hará tantas citaciones y registrará tantas Actas como sea requerido por estos estatutos o sea solicitado eventualmente por el Comité Ejecutivo. Conjuntamente con el Presidente, mantendrá un registro de todos los Miembros de esta Asociación con sus direcciones y certificará cuales Miembros están hábiles para propósitos de votación en las reuniones de la Asamblea. Llevará la correspondencia y mantendrá los registros, a excepción de los asuntos relativos a la oficina del Tesorero. Se asegurará de que las nuevas organizaciones y nuevos miembros son notificados por la Asociación de su elección como miembro y proporcionarles, a su solicitud, copias de estos Estatutos. Someterá un informe a la Asamblea Anual de las organizaciones en las cuales ha sido elegido durante los doce meses anteriores. h.3.3. Puede desempeñar las funciones del Tesorero como se describe en este documento. En el caso que el Comité Ejecutivo no designe un tesorero o el tesorero no pueda cumplir con sus funciones. h.3.4 Puede ser re-elegido.por un período adicional.
h.3. Secretary General h.3.1. Maintains communications among the member countries. h.3.2.Prepares, coordinates and distributes among the members of the Executive Committee and the FPS proposals for consideration at the meeting of the Assembly. The Secretary General shall be responsible for the performance of his duties as set forth in this Section. He shall give notice of all meetings of the Members of this Association and shall keep minutes thereof. He shall give such other notices and keep such other minutes as may be required by these By-laws or be requested from time to time by the Executive Committee. He shall, in conjunction with the President, keep a roll of the Members of this Association and their addresses and shall certify which Members are in good standing for purposes of voting at meetings of the Assembly. He shall ensure that new organizations and new Members are notified by the Association of their election to membership and provide them, upon request, with copies of these By-laws. He shall submit a report to the Annual Assembly of those organizations which have been elected during the preceding twelve months.
h.4 Vice Presidente Regional
h.4. Regional Vice-Presidents
h.3.3. May perform the duties of Treasurer, as that office is described herein in the event the Executive Committee does not appoint a Treasurer or the Treasurer is unable to serve.
h.3.4. May be re-elected for one additional term.
h.4.1 Ser los voceros de sus regiones h.4.1. Be the spokesperson for their regions to ante el Comité Ejecutivo de la FPS. the Executive Committee of the FPS. 11 | P a g e of 17
h.4.2 Incentivar la participación de la Asociaciones Nacionales de su región como Miembros Activos de la FPS. h.4.3 Mantener información actualizada de la situación del Squash en los países de su región. h.4.4 Organizar un Campeonato oficial de la FPS en su región al menos una vez cada cuatro años. h.4.5 Pueden ser re-elegidos.por un período adicional.
h.4.2. Encourage participation as Full Members of the FPS by National Associations in their regions. h.4.3. Provide updated information on the situation of Squash in the countries in their region. h.4.4. Organize an official FPS Championship at least once every four years in their region.
h. 5. Tesorero h. 5.1. El tesorero mantendrá los libros y los registros financieros de la Asociación. h. 5.2. El tesorero será responsable del resultado de sus deberes según lo dispuesto en esta sección. Recaudará las cuotas y otros ingresos y pagará todas las cuentas autorizadas de esta asociación. Someterá un proyecto de presupuesto para el año fiscal siguiente al Comité Ejecutivo en su reunión anual. Recibirá y guardará informes de los ingresos financieros y los desembolsos para los torneos de la federación. Supervisará el recaudo de las cuotas e inscripciones y las ventas de los artículos de la asociación, si los hay. h. 5.3. Presentará un informe de la condición financiera de la Asociación en la Reunión Anual de los Miembros. El informe será archivado con los registros de esta asociación y una copia de la misma con el Acta. h. 5.4. El Tesorero debe ser designado por El Comité Ejecutivo y durará en sus funciones por cuatro años a discreción del Comité Ejecutivo.
h. 5. Treasurer h. 5.1. The Treasurer shall maintain the financial books and records of the Association. h. 5.2. The Treasurer shall be responsible for the performance of his duties as set forth in this Section. He/she shall collect the dues and other revenues and pay all authorized bills of this Association. He/she shall submit a proposed budget for the forthcoming fiscal year to the Executive Committee at its Annual Meeting. He/she shall receive and keep reports of the financial receipts and disbursements for the Federation Tournaments. He/she shall supervise the collection of dues and fees and the sale of Association ítems, if any.
ARTICULO VII PRESIDENTE HONORARIO a. La Presidencia Honoraria se otorga a un Ex presidente en reconocimiento a logros importantes para el desarrollo del Squash en el Región Panamericana. b. Solo podrá haber un Presidente Honorario a la vez.
ARTICLE VII HONORARY PRESIDENT a) The position of Honorary President will be granted to a former President in acknowledgment of important achievements for the development of Squash in the PanAmerican Region. b) Honorary Presidents may be elected only once.
h.4.5. May be re-elected for one additional term.
h. 5.3. At the Annual Meeting of the Members, she/he shall present a report of the financial condition of the Association. The report shall be filed with the records of this Association and a copy thereof filed with the minutes. h. 5.4. The Treasurer shall be appointed by the Executive Committee and serve for a term of four years at the discretion of the Executive Committee.
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c. Tendrá derecho a participar con voz en todas las reuniones de Asamblea, Comité Ejecutivo y otros Comités de la FPS. d. Podrá representar la FPS en cualquier evento, previa autorización del Comité Ejecutivo e. La designación del Presidente Honorario deberá ser propuesta y aprobada por la Asamblea por 2/3 de los votos presentes en la Asamblea.
c) They will have the right to speak at all the meetings of the Assembly, the Executive Committee and other FPS committees.
Consejo Asesor a. Se crea el Consejo Asesor conformado por los Ex presidentes que la Asamblea proponga y designe por mayoría simple para tal honor. b. La integración de este Consejo no tendrá limitación en número. c. Este Consejo actuará como un Asesor Permanente para el Comité Ejecutivo por solicitud de éste ó de la Asamblea General
Advisory Council a) An Advisory Council is set up, consisting of the former Presidents proposed by the Assembly, and appointed a simple majority vote to this honor. b) There are no numerical limitations on the membership of this Council. c) This Council will act as a Permanent Advisor to the Executive Committee at its own request, or at the request of the General Assembly.
ARTICULO VIII IDIOMAS Todos los asuntos de la FPS deben tratarse en dos idiomas: español e Inglés.
ARTICLE VIII LANGUAGES All matters involving the FPS should be in two languages: Spanish & English.
ARTICULO IX AÑO FISCAL El año fiscal debe ser del 1o. de Enero al 31 de Diciembre.
ARTICLE IX FINANCIAL YEAR The Financial Year should run from 1 January through 31 December
ARTICULO X CUOTAS Y GASTOS a. La Asamblea decide las cuotas anuales para los cuatro años siguientes las cuales deben pagarse antes del 31 de marzo de cada año.
ARTICLE X FEES & EXPENDITURES a) The Assembly decides on the annual fees for the following four years which should be paid prior to 31 March each year.
d) May represent the FPS at any event with prior authorization issued by the Executive Committee.. The appointment of the Honorary President should be proposed and approved by the meeting of the Assembly with two-thirds of the votes present thereat.
b. La Asamblea definirá las cuotas b) The Assembly will define the registration de inscripción a los Campeonatos fees for the Official Championships, as well as Oficiales y el costo del derecho de the costs of the right to host the tournament. adjudicación de los mismos. c. Si una Organización no paga su cuota, se suspenden sus derechos al voto hasta que esté al día en sus pagos. Además, se suspende el derecho a voz
c) Should an Organization fail to pay its fee, its voting rights are suspended until full payment thereof. Further, the right to speak at the annual meeting of the Assembly is 13 | P a g e
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en la reunión anual de la asamblea hasta suspended until full payment of its fees are que el pago completo de sus cuotas se made to the Treasurer and received by him. haya hecho al Tesorero y sea recibido por él.
ARTICULO XI MODIFICACIONES ESTATUTARIAS a. Las modificaciones al Estatuto deberán ser enviadas al Presidente y al Secretario General con por lo menos 90 días de antelación a la Asamblea Anual, y las modificaciones propuestas se deben circular a los países dentro del paquete de la Asamblea por lo menos 60 días antes de la fecha de la Asamblea Anual b. Se requieren 2/3 de los votos de los miembros presentes en la Asamblea Anual sea por derecho propio o por delegación del voto debidamente acreditado.
ARTICLE XI ALTERATIONS TO THE BY-LAWS a) Subsequent proposals for modifications to the By-Laws should be submitted to the President and the General Secretary ninety (90) days in advance of the AGM, and then said modifications and proposals for amendment shall be circulated to the member nations with the AGM package 60 days in advance of the AGM.
ARTICULO XII DESCALIFICACIÓN Y REMOCIÓN DE MIEMBROS DE COMITÉ EJECUTIVO Y OTROS MIEMBROS. Cualquier miembro del Comité Ejecutivo será removido en los siguientes casos:
ARTICLE XII DISQUALIFICATION AND REMOVAL OF MEMBERS FROM THE EXECUTIVE COMMITTEE, AND OTHER MEMBERS Any member of the Executive Committee will be removed in the following cases:
a. Por el uso indebido del nombre del cargo en la FPS o de sus activos. Esto deberá ser sometido y aprobado expresamente por la Asamblea General. b. Por renuncia escrita enviada a la FPS. c. Por ausencia confirmada que impida el cumplimiento de sus funciones. Esto deberá ser sometido y aprobado expresamente por la Asamblea General d. Por solicitud de 2/3 partes de los Miembros Activos representados en la Asamblea. e) Por la recomendación del comité de Disciplinario.
a) Improper use of the name of the position and the assets of the FPS. This shall be submitted to the General Assembly, and expressly approved thereby. b) Written resignation forwarded to the FPS.
ARTICULO XIII CAMPEONATO DE LA FPS
ARTICLE XIII FPS CHAMPIONSHIP
b) A two-thirds vote of the members present at the annual Assembly and those parties authorized to vote a member nation´s vote by duly authorized proxy is required for approval thereof.
c) Due to confirmed absence hindering compliance with the functions thereof, which should be proposed and expressly approved by the General Assembly. d) At the request of two-thirds of the Full Members represented at the meeting of the Assembly. e) Upon recommendation from the Disciplinary Committee.
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a. El evento se designa Campeonato Panamericano de Squash, el cual se realiza cada año de acuerdo con la normativa. Este Campeonato debe ser realizado siempre en el segundo trimestre del año y se debe programar en concordancia con el calendario de la WSF. b. Los campeonatos son organizados y realizados por los miembros seleccionados por la Asamblea entre las que se postulen para ser sede. c. Cuando un miembro se postula para ser sede , debe enviar la solicitud al Presidente , por lo menos noventa (90) días antes de la Asamblea con la siguiente información: c.1 Nombre de la ciudad c.2 Número de las canchas disponibles, pruebas del cumplimiento de los Estatutos y medidas de seguridad establecidas por lo menos seis meses antes del Campeonato. c.3 Fechas sugeridas para el Campeonato. c.4 Instalaciones hoteleras. c.5 Instalaciones disponibles para las reuniones de la Asamblea y del Comité Ejecutivo. c.6 Servicios de traducción, simultánea.
a) This event will be known as the PanAmerican Squash Championship, to be held each year in accordance with the regulations. These Championships should always be held during the second quarter of the year, and this date should be scheduled to fit in with the WSF calendar.
d. El Comité Ejecutivo designa uno de sus miembros para inspeccionar la sede del Campeonato y los preparativos para realizarlo, por lo menos seis meses antes del Campeonato. Los gastos son por cuenta de la Asociación Miembro.
d) The Executive Committee appoints one of its members to inspect the host venue of the Championships and the preparation involved, at least six months prior to the Championship, with the costs borne by the Member Association.
e. Si los preparativos no están de acuerdo al informe, el Comité Ejecutivo puede designar otra sede para el Campeonato. e.1 El Comité Ejecutivo podrá, a su criterio, imponer sanciones a cualquier miembro que cancela la organización del Campeonato sin justificación.
e) Should the preparations not be as stated in the report, the Executive Committee may appoint another venue to host for the Championship. e.1. At its own discretion, the Executive Committee may impose sanctions on any member, canceling the organization of the Championship without justification.
b) The Championships are organized and held by the members selected by the Assembly, from among those submitting bids to host them. c) When a member submits a bid as host, this should be forwarded to the President at least ninety (90) days in advance of the meeting of the Assembly, with the following information: c.1. Name of the town or city c.2. Number of courts available, proof of compliance with the By-Laws and security measures established at least six months prior to the Championship. c.3. Date suggested for the Championship. c.4. Hotel facilities. c.5. Facilities available for meetings of the Assembly and the Executive Committee. c.6. Simultaneous interpretation services.
f. Todas las normas del f) All the regulations of the Championship will Campeonato serán definidas por be defined by the decision of the Executive decisión del Comité Ejecutivo siguiendo Committee, following the suggestions of the 15 | P a g e of 17
las sugerencias del Comité Técnico y de Technical and Championship Committee, and Campeonatos, y enviado a las forwarded to the National Associations sixty Asociaciones Nacionales 60 días antes days prior to the Championship. del Campeonato. ARTICULO XIV REGLAS DE LA CONSTRUCCIÓN Todas las referencias al género en éste Estatuto incluirán el masculino y el femenino a menos que el contexto lo exija de otra manera. Se considerará que las palabras en singular incluyen el plural y viceversa.
ARTICLE XIV RULES OF CONSTRUCTION All references to gender in these By-laws shall include both the masculine and feminine unless the context requires otherwise. Words importing the singular shall be deemed to include the plural and vice versa.
ARTICULO XV COMITÉS Sección 1. Habrá cinco comisiones permanentes de esta Asociación, así: a) Comité de Grandes Juegos y Campeonatos. b) Comité Disciplinario; c) Comité de Entrenamiento y Desarrollo. d) Comité Técnico e) Comité de Árbitros. Los presidentes de los Comités serán seleccionados por el Comité Ejecutivo de la FPS para un término de cuatro años a discreción del Comité Ejecutivo. Los presidentes de cada comité presentarán informe al presidente de la FPS y presentar un informe anual a las naciones miembros en la Asamblea Anual. Cada presidente elegirá a los miembros de su comité sujetos a la aprobación por parte del Comité Ejecutivo; sin embargo, cada comité estará constituido por al menos un miembro del Comité Ejecutivo Sección 2. Cada Comité deberá tener un Capítulo por escrito para ser revisado y aprobado por el Comité Ejecutivo, estableciendo el alcance de las responsabilidades y los métodos de operación para el Comité, que pueden ser enmendados y actualizados periódicamente según sea necesario.
ARTICLE XV COMMITTEES Section 1. There shall be four standing committees of this Association, as follows: a) Championships and Major Games Committee; b) Disciplinary Committee; d) Coaching and Development Committee; and d) Technical Committee e) Officiating Committee. The Committee Chairpersons will be selected by the Executive Committee of FPS and serve for a term of four years at the ongoing discretion of the Executive Committee. Each Committee Chairperson shall report to the President of the Association and submit an Annual Report to the member nations at the Assembly. Each Chairperson shall select his or her committee members subject to review approval by the Executive Committee. Each committee shall be constituted to include at least one member of the Executive Committee
ARTÍCULO XVI
ARTICLE XVI
Section 2. Each Committee shall have a written Committee Charter to be reviewed and approved by the Executive Committee setting forth the scope of responsibilities and methods of operation for the Committee which may be amended and updated from time to time as needed.
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LEY PREVALECIENTE Estos Estatutos Totalmente Reformados y Redeclarados fueron adoptados y aprobadospor El voto unánime de todos lós miembros de La FPS y entrarán en vigência a partir de junio de 2018 simultáneamente al momento de de la presentación del MOA com El registrador de compañías de las Islas Cayman como Organización Sin Fines de Lucro de conformidad com la Ley de Organizaciones Sin Fines de Lucro (2017) reemplazando todos lós Estatutos anteriores. Em la medida en que alguna disposiciónde estos Estatutos pueda ser interpretada (inadvertidamente) em contradicción con el MOA, o cualquier disposición de la Ley de Organizaciones Sin Fines de Lucro (2017) de las Islas Cayma, dicha disposición se considerará inaplicable y nulo com lós términos del MOA y la aplicación de las Leyes de las Islas Cayman.
PREVAILING LAW These Fully Reformed and Re-Stated ByLaws were adopted and approved by the unanimous vote of all FPS Member Nations to be effective as of June__ 2018 simultaneously upon the filing of the MOA with the registrar of companies for the Cayman Islands as a Non-Profit Organization incorporated in the Cayman Islands pursuant to the Non-Profit Organizations Law (2017) superseding all previous By-Laws. To the extent any provisions(s) of these By-Laws might in any way be interpreted to (inadvertently) contradict the MOA, or any provisions of the Non-Profit Organizations Law (2017) of the Cayman Island, such provision(s) shall be deemed inapplicable and void with the terms of the MOA and applicable Cayman law being applied.
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