HET
OC
BOEKJE
Versie 6: September 2012
INHOUDSOPGAVE
HET OC BOEKJE.......................................................................................................................................................................................................... 1 INHOUDSOPGAVE.................................................................................................................................................................................... 2
Inleiding..................................................................................................................................................................................................................... 3
1.ALGEMEEN ............................................................................................................................................................................................................. 3 1.1 WAT DOET DE OUDERCOMMISSIE ? ...................................................................................................................................... 3 1.2 WIE ZITTEN ER IN DE OUDERCOMMISSIE ?............................................................................................................................ 3 1.3 HOE WORD JE OC-LID ?.......................................................................................................................................................... 3 1.4 HOEVEEL TIJD NEEMT HET OC IN BESLAG ? ........................................................................................................................... 4 1.5 FINANCIﾃ起 ............................................................................................................................................................................. 4
2.DE OUDERCOMMISSIE AAN HET WERK.................................................................................................................................................................. 5 2.1 VERGADERINGEN VAN DE OC ................................................................................................................................................ 5 2.2 ACTIVITEITEN ......................................................................................................................................................................... 5 2.2.1 Open middag ......................................................................................................................................................................... 5 2.3 OUDERBIJDRAGEN ................................................................................................................................................................. 6
Bijlage A: TAKEN VAN DE OC LEDEN.......................................................................................................................................................................... 7 A.1 TAKEN VAN DE VOORZITTER.................................................................................................................................................. 7 A.2 TAKEN VAN DE SECRETARIS. .................................................................................................................................................. 7 A.3 TAKEN VAN DE PENNINGMEESTER. ....................................................................................................................................... 7 A.4 TAKEN VAN DE KLASSENOUDERS........................................................................................................................................... 7
2
1. Inleiding
1.
ALGEMEEN
1.1
WAT DOET DE OUDERCOMMISSIE ?
De oudercommissie (OC) heeft zich ten doel gesteld een helpende hand te zijn bij de organisatie en uitvoering van diverse activiteiten binnen en buiten de school. Samen met het team organiseren we een reeks activiteiten voor onze kinderen om zodoende een actieve en betrokken rol binnen de school van onze kinderen te zijn.
1.2
WIE ZITTEN ER IN DE OUDERCOMMISSIE ?
De OC bestaat uit ouders van leerlingen van de school en bij vergaderingen is de teamvertegenwoordiger (één van de leerkrachten van de school) aanwezig. Daarnaast kent de OC een dagelijks bestuur, dat bestaat uit een voorzitter, secretaris en een penningmeester; allen ouders van leerlingen.
1.3
HOE WORD JE OC-LID ?
Aan het begin van het nieuwe schooljaar wordt er een infomiddag georganiseerd. Hierbij geven de leerkrachten informatie over de desbetreffende groepen. De OC houdt verkiezingen in de combinatiegroepen 1/2 en de groepen 3 en 6. (Bij de groepen 1/2 en 6 zijn er geen verkiezingen wanneer de zittende klassenouder aanblijft.) Bij de verkiezingen kan elke ouder zich (weer) verkiesbaar stellen als klassenouder. Daarnaast kunnen verkiezingen worden gehouden, indien er tussentijds een ouder stopt. Je wordt klassenouder van die klas waarin je eigen kind zit. Je kunt maar voor één groep klassenouder zijn. Zie voor meer details 2.2.1 De leden van het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) zijn in principe geen klassenouder, maar worden rechtstreeks gevraagd door het zittende dagelijks bestuur. Dit na overleg met de teamvertegenwoordiger. Van het dagelijks bestuur treedt ieder jaar één lid af conform het aftreedrooster. Betreffende personen kunnen zich wel weer beschikbaar stellen. Het rooster ziet er dan als volgt uit : Aan het einde van het schooljaar 2013/2014 Aan het einde van het schooljaar 2014/2015 Aan het einde van het schooljaar 2012/2013
Secretaris treedt af. Voorzitter treedt af. Penningmeester treedt af. 3
1.4
HOEVEEL TIJD NEEMT HET OC IN BESLAG ?
Met uitzondering van de zomervakantie is er elke maand op de eerste maandagavond een vergadering, die ongeveer 1ﾂｽ uur in beslag neemt. Voorbereidingen voor de diverse activiteiten worden in overleg gepland en zijn qua tijdsduur afhankelijk van de activiteit. Incidenteel kun je gevraagd worden voor het begeleiden en/of het organiseren van groepsgebonden activiteiten.
1.5
FINANCIﾃ起
De belangrijkste inkomstenbron van de oudercommissie is de vrijwillige ouderbijdrage en de bijdrage voor de schoolreisjes, welke jaarlijks aan het begin van het nieuwe schooljaar aan de ouders wordt gevraagd. Alle in- en uitgaven worden door de penningmeester beheerd. In de begroting staat aangegeven wat het budget is voor elke activiteit voor dat jaar. Onverwachte uitgaven dienen altijd vooraf met de penningmeester te worden overlegd. Wat betreft attenties ten behoeve van bijzondere aangelegenheden gelden de volgende richtlijnen: - Geboorte (bij teamleden) - Huwelijk (bij teamleden) - 12 ﾂｽ jarig jubileum (bij teamleden) - 25 jarig jubileum (bij teamleden) - 40 jarig jubileum (bij teamleden) - Afscheid OC lid - Afscheid teamlid, korter dan 5 jaar in dienst - Afscheid teamlid, tussen 5 en 10 jaar in dienst - Afscheid teamlid, tussen 10 en 20 jaar in dienst - Afscheid teamlid, tussen 20 en 30 jaar in dienst - Afscheid teamlid, langer dan 30 jaar in dienst - Overlijden Is overleg vooraf niet mogelijk, dan beslist het dagelijks bestuur.
4
15 euro 15 euro 15 euro 25 euro 35 euro 15 euro 15 euro 20 euro 25 euro 35 euro 50 euro 50 euro
2.
DE OUDERCOMMISSIE AAN HET WERK
2.1
VERGADERINGEN VAN DE OC
De vergaderingen van de OC vinden in principe op de eerste maandag avond van de maand plaats en beginnen om 20.00 uur. Minimaal één week voorafgaand aan de vergadering worden de agenda en de notulen van de afgelopen vergadering door de secretaris verspreid. Tegenwoordig gebeurt dit voornamelijk via e-mail. Voor diegenen die geen e-mail hebben, bestaat er de mogelijkheid een geprint exemplaar te krijgen. Indien OC-leden onderwerpen op de agenda geplaatst willen hebben, kunnen deze bij de secretaris aangemeld worden.
2.2
ACTIVITEITEN
Voor elke activiteit wordt aan het begin van het schooljaar een commissie samengesteld, bestaande uit OC-leden en teamleden. Bij het samenstellen van de diverse commissies blijft in principe één OC-lid en één teamlid zitten. Dit om als ervaren commissieleden de organisatie van de activiteit soepel te doen verlopen. De commissies gaan te werk volgens de besluitvormingsstructuur. Zie bijlage. De commissies zijn : -
2.2.1
Infomiddag Zwaluwenbal Sinterklaasfeest Kerstfeest Theaterdag Pasen Het goede doel Thema-avond Avondvierdaagse Afscheid & musical groep 8 Schoolfeest PR Schoolreis Kas Schminken
Open middag
Tijdens de open middag wordt er informatie over de OC gegeven. In de groepen 1/2, 3 en 6 kunnen er verkiezingen zijn, welke geleid worden door de voorzitter van de OC. Ouders kunnen zich aanmelden als kandidaat klassenouder. Dit aanmelden kan vooraf of op de open middag. Is er dan maar één kandidaat, dan wordt diegene de klassenouder. Zijn er meerdere kandidaten, dan kunnen zij zich schriftelijk voorstellen, waarna er schriftelijk gekozen wordt. Per kind mag één stem uitgebracht worden. Dit gaat ook schriftelijk. De telling gebeurt buiten het lokaal en in aanwezigheid van een tweede, onafhankelijke persoon. Bij een gelijk aantal stemmen bepaalt het lot, middels een dobbelsteen. In overleg bestaat de mogelijkheid om met zijn tweeën het klassenouderschap aan te gaan. 5
2.3
OUDERBIJDRAGEN
Elk schooljaar worden er met medewerking van en op kosten van de oudercommissie diverse activiteiten voor de leerlingen georganiseerd. De belangrijkste inkomstenbron van de oudercommissie is de vrijwillige ouderbijdrage en de bijdrage van de schoolreisjes, welke jaarlijks aan het begin van het nieuwe schooljaar aan de ouders wordt gevraagd. U kunt gebruik maken van een machtiging, of het geld zelf overmaken. Dit mag ineens of in twee of drie termijnen. Mocht u in aanmerking komen voor een bijdrage van Stichting Deventer Leergeld, kunt u dit aangeven. Mensen waarvan we rond november nog geen bijdrage hebben ontvangen, krijgen via de post een herinnering.
6
Bijlage A: TAKEN VAN DE OC LEDEN. A.1
TAKEN VAN DE VOORZITTER. • • • •
A.2
Het leiden van de vergaderingen van de OC. Het coördineren van de taken binnen de OC. Vervult een klankbordfunctie voor de individuele OC leden en moet de OC leden kunnen aanspreken op hun functioneren. Het verzorgen van de presentatie van de OC naar buiten en het onderhouden van contacten met de directie van de school en derden.
TAKEN VAN DE SECRETARIS. • • • •
A.3
Het verzorgen en verzenden van de agenda en notulen voor de OC vergaderingen. Het verzorgen van het jaarverslag. Het verzorgen van de in- en uitgaande stukken/correspondentie. Het toezicht houden op het bijhouden van de draaiboeken door de diverse commissies.
TAKEN VAN DE PENNINGMEESTER. • • • •
A.4
Het verzorgen van de organisatie van het innen van de ouderbijdrage. Het op een overzichtelijke en adequate manier bijhouden van de inkomsten en uitgaven. Het maken van een financieel jaarverslag van het betreffende kalenderjaar met een begroting voor het komende kalenderjaar. Het bewaken van de uitgaven van de commissies op basis van de gemaakte begroting.
TAKEN VAN DE KLASSENOUDERS. • • •
Het aanwezig zijn op de OC vergaderingen. De data hiervan staan vermeld op de schoolkalender. Bij verhindering afmelden bij de secretaris. Het begeleiden van groepen bij excursies, schoolreisjes, toneel/schouwburgbezoek, feesten etc., één en ander in overleg met de groepsleerkracht. De organisatie en uitvoering van specifieke activiteiten binnen een daarvoor ingestelde commissie.
7