Ausgabe 2012
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte
gotomaxx live
gotomaxx als Aussteller auf der CeBIT und der SoftENGINE BusinessCONVENTION
News
Workflow
Bezahlmöglichkeit in PDFDateien: PDF-Payment
zwischen PDF-Payment und ERP-System BüroWARE
Schnittstelle
PDFMAILER mit SMTP-Schnittstelle: Auf direktem Weg zum Ziel
Referenz
Buxbaum Automation GmbH: Jahrelanger Produktivitätsgewinn
Schluss mit dem Bezahl-Stress Die Abwicklung von Geschäftsprozessen auf elektronischem Weg wurde in den vergangenen Jahren immer bedeutender. Eine steigende Zahl der Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern aus, um so ihre Prozesse schneller und effizienter ausführen zu können. Gründe hierfür sind vielfältig: insbesondere versuchen Unternehmen durch diese Verbesserungen ihrer Abwicklungsprozesse ihre Kosten zu senken. Vor allem bei der elektronischen Rechnungsversendung ergeben sich hohe Einsparpotenziale. Somit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, eine entsprechende E-Mail mit PDF-Anhang zu erhalten.
Doch jetzt beginnt der Stress erst: Wie bei der guten alten Papierrechnung müssen sämtliche Zahlungsdaten zunächst mühsam per Hand übertragen werden. Etwas einfacher geht es bei ungeschützten PDF-Rechnungen, bei denen man immerhin auf die Kopierfunktion zurückgreifen kann. Trotzdem ist das Verfahren ein Anachronismus im Zeitalter durchgängiger, digitaler Prozesse. Wie einfach es sein kann, Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr zu harmonisieren, zeigt der PayPal PDFMAILER, der aus der Kooperation zwischen gotomaxx und dem Zahlungsdienstleister PayPal
entstanden ist. Bei der Konvertierung der Ausgangsrechnung ins PDF-Format fügt der PDFMAILER dem Dokument automatisch einen PayPal-Zahlschein bei. Die notwendigen Zahlungsinformationen sind darauf bereits enthalten. Daher genügen wenige Handgriffe, um zu bezahlen. Am Ende profitieren beide Seiten: Für Kunden wird es einfacher und Lieferanten erhalten schneller ihr Geld. Eine gute Idee, finden wir. Ihr gotomaxx Team
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Erfolgreich in Halle 5 gotomaxx auf der CeBIT 2012
Auf der diesjährigen CeBIT präsentierte gotomaxx Lösungen zum elektronischen Rechnungsversand – und lag damit voll im Trend. Immer mehr Unternehmen suchen nach Wegen, um ihre Verwaltungskosten zu senken. Trotz guter Konjunkturaussichten ist das Interesse an effizienten Technologien hoch. Kein Wunder, denn viele Unternehmen stehen unter einem hohen Wettbewerbsdruck. Deshalb suchten IT-Entscheider gezielt nach Wegen, Verwaltungsprozesse schlanker zu gestalten. Papierbasierte Abläufe zu digitalisieren, gilt dabei als „sichere Bank“.
Weniger Papier im Büro Dementsprechend gut besucht war der gotomaxx Stand in Halle 5. Am Partnerstand von SoftENGINE zeigte das Pfälzer Softwarehaus bewährte Lösungen wie den gotomaxx PDFMAILER. Mit ihm genügen wenige Handgriffe, um Dokumente ins PDF-Format zu konvertieren und per E-Mail zu verschicken – kein Eintüten, kein Porto, kein Postweg. Bei der gotomaxx eRechnung stehen hingegen signierte PDF-Rechnungen im Fokus, die sich wahlweise per E-Mail versenden oder auf einem Rechnungsportal im Internet veröffentlichen lassen. Während Versender vor allem Kosten sparen, können Empfänger elektronische Rechnungen wesentlich schneller verarbeiten. Bezahlen per PDF Gemeinsam mit dem Zahlungsdienstleister PayPal präsentierte gotomaxx eine echte Messeneuheit: den
Impressum maxximum Mai 2012 Auflage: 5.000 Erscheinungsweise: 2 x pro Jahr Herausgeber: gotomaxx software GmbH Alte Bundesstr. 10/16 76846 Hauenstein Tel: 0049-6392-995 100 Fax: 0049-6392-995 599 E-Mail: presse@gotomaxx.de Internet: www.gotomaxx.de
PayPal PDFMAILER. Eine technische Innovation, die Unternehmen in die Lage versetzt, ihren Kunden ein bequemes Online-Zahlungsverfahren zu bieten – auch wenn sie über kein ausgefeiltes E-Commerce-System mit moderner Zahlungsabwicklung verfügen. „Das PDF-Payment verbindet Online- und Offline-Welt. Es ermöglicht Unternehmen, moderne Bezahlverfahren zu integrieren, die sonst außen vor bleiben würden“, unterstreicht Simon Götz, Technical Consultant bei gotomaxx. Hierzu gehören beispielsweise Einzelhändler mit einfachen Webshops ohne Zahlungssysteme oder Händler, die ihre Geschäftskunden auf Rechnung beliefern. Der PayPal PDFMAILER ergänzt PDF-Rechnungen um einen PayPalZahlschein. Ein Klick führt Rechnungsempfänger auf direktem Weg zur PayPalWebseite.
Konzeption / Realisation: Matthias Neumer, Corinna Müller, Eva Stadelmann, gotomaxx GmbH Layout / Grafik: Lingua Service SRL Fotos: Hersteller, Bildarchive Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine
Bezahlt werden kann beispielsweise via PayPal, Lastschrift oder Kreditkarte. Die Daten werden dabei direkt aus dem PDFDokument übernommen, sodass die manuelle Datenerfassung entfällt. Auf der CeBIT standen Mitarbeiter beider Unternehmen interessierten Besuchern Rede und Antwort. „Die Idee, Zahlungsverkehr und Dokumentenversand zu verknüpfen, kam beim Fachpublikum gut an. Viele Besucher nahmen den PayPal PDFMAILER genau unter die Lupe“, freut sich Simon Götz über das rege Interesse. Und vielleicht gibt es ja schon bald mehr zu sehen, deutet er an: „Auch wenn die Software gerade erst auf den Markt gekommen ist, fordern viele Interessenten bereits die Integration weiterer Zahlungsdienstleister. Dem können wir uns auf Dauer natürlich nicht verschließen.“
Gewähr übernehmen. Alle im Text erwähnten Produktnamen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit gotomaxx erlaubt. © by gotomaxx GmbH Fragen oder Anregungen? presse@gotomaxx.de
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Bequem zahlen – per PDF-Payment PDF-Payment
Mit dem PDF-Payment können Rechnungen schneller, sicherer und vor allem bequemer bezahlt werden. Ein Verfahren, von dem beide Seiten – Käufer und Verkäufer – gleichermaßen profitieren. Unser Workshop zeigt Ihnen am Beispiel des PayPal PDFMAILERS, wie die innovative Technologie funktioniert. Nach einer aktuellen Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln spielt das Internet – trotz des E-Commerce-Booms der letzten Jahre – gerade einmal bei der Hälfte der deutschen Unternehmen eine größere Rolle. Die Zahl klassischer Offline-Betriebe liegt bei rund 18 Prozent. Auf der anderen Seite erfreuen sich bequeme Zahlungsverfahren via Internet steigender Beliebtheit. Zudem locken elektronische Prozesse, wie etwa der PDF-Versand, mit erheblichen Kosteneinsparungen.
Um die Vorteile des PDF-Payments zu verdeutlichen, lohnt sich zunächst der Blick auf die traditionelle Rechnungsbearbeitung: Kauft beispielsweise ein Handwerker im Baugroßhandel auf Ziel ein, kommt die Rechnung meist per Post ins Haus. Die Zahlungsinformationen sind dann mühsam per Hand in das Überweisungsformular oder Onlinebanking-Formular einzutragen. Die Folge: Die Bezahlung der Rechnungen wird auf später verschoben, schnell passieren Fehler.
Das PDF-Payment ist eine völlig neue Technologie, mit der auch traditionelle Groß- und Einzelhändler ihren Kunden eine bequeme, sichere und vor allem schnelle Zahlungsabwicklung via Internet anbieten können. Und zwar ohne, dass aufwendige E-Commerce-Systeme einzurichten sind.
Beim PDF-Payment erhalten Rechnungsempfänger ihre Rechnung als PDF-Anhang einer E-Mail. Das Schöne an der innovativen Technologie: Sie können den offenen Betrag direkt aus der PDF-Datei heraus bezahlen. Hierzu wird das PDF-Dokument um einen elektronischen Zahlschein ergänzt, der bereits alle Zahlungsinformatio-
nen enthält. Anschließend genügt ein Klick, um die Rechnung zu begleichen. Während Kunden dadurch bequemer bezahlen können, profitieren Verkäufer vom schnelleren Kapitalrückfluss. Für Zahlungsdienstleister eröffnet das PDF-Payment daher interessante neue Geschäftsfelder. Doch wie genau funktioniert das bequeme PDF-Payment eigentlich? Unser kleiner Workshop demonstriert den gesamten Prozess anhand eines praktischen Beispiels: Wir zeigen Ihnen, wie einfach es ist, PDF-Rechnungen inklusive PDF-Payment zu erzeugen und zu versenden, wie bequem die Bezahlung ist und wie schnell die Transaktionen in der Unternehmenssoftware gebucht sind. Unser Beispiel baut auf dem PayPal PDFMAILER und der kaufmännischen Software BüroWARE von SoftENGINE auf.
1. Die Rechnung in BüroWARE drucken Der Verkäufer erstellt eine Rechnung mit der Unternehmenssoftware BüroWARE. Das Dokument erscheint anschließend in der Belegliste und lässt sich per Mausklick aktivieren.
Belegerstellung BüroWARE – Im ersten Schritt wird die betreffende Rechnung ausgewählt
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Über den Belegdruck wird in BüroWARE der Druckdialog geöffnet. Im Aufklappmenü ist dann der PayPal PDFMAILER als „Drucker“ auszuwählen. Ein Klick auf Speichern öffnet den PayPal PDFMAILER.
Druckdialog BüroWARE – Der PayPal PDFMAILER ist bequem über die Druckauswahl zu erreichen.
2. Die PDF-Rechnung inklusive PDF-Payment erstellen Im Ausgabedialog des PayPal PDFMAILERS erscheint zunächst die Vorschau der Rechnung. Klicken Sie auf das PayPal-Logo in der Symbolleiste, um der Rechnung einen Zahlschein des Zahlungsdienstleisters PayPal hinzuzufügen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass ein Business PayPal-Konto existiert. Dieses muss dem PayPal PDFMAILER per Voreinstellung zugewiesen werden.
Sehen Sie sich auch die Videos zu PDF-Payment auf unserem YoutubeChannel an: http://www.youtube.com/ user/gotomaxxsoftware/ videos Ausgabedialog PDFMAILER – Per Mausklick lässt sich die Rechnung um einen Zahlschein ergänzen.
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3. Die PDF-Rechnung mit PayPal-Zahlschein versenden Ist alles in Ordnung, können Sie die fertiggestellte Rechnung mit einem Klick auf das Brief-Symbol versenden.
Ausgabedialog Zahlschein – Der Druckdialog zeigt Rechnung und Zahlschein an.
Der PDFMAILER öffnet daraufhin eine neue E-Mail im voreingestellten E-Mail-Client. In unserem Beispiel ist dies Microsoft Outlook. Geben Sie nun Betreff und Text der E-Mail ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Senden.
E-Mail – Die Rechnung mit Zahlschein ist nun im Anhang der E-Mail zu finden.
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4. Bezahlen mithilfe des PayPal-Zahlscheins Der Rechnungsempfänger öffnet die PDF-Rechnung aus dem Anhang der E-Mail. Ein Klick auf den PayPal-Button des elektronischen Zahlscheins leitet den Zahlungsvorgang ein. Hierzu wird automatisch die Webseite des Zahlungsdienstleisters – in diesem Fall ist es PayPal – über eine verschlüsselte Verbindung im Webbrowser geöffnet. Zahlungsrelevante Informationen wie Betrag, Verwendungszweck und Kundennummer werden ohne manuelle Erfassung übertragen. Bezahlt werden kann wahlweise über ein vorhandenes PayPal-Konto oder – über den Gastzugang – via Kreditkarte oder Lastschrift vom Bankkonto. Die Zahlungsdaten aus dem Zahlschein werden dabei automatisch übernommen.
PDF PayPal-Button – Ein Klick auf den PayPal-Button genügt, um den Zahlungsvorgang zu starten.
5. Transaktionen aus PayPal übernehmen Um die eingehenden Zahlungen in die Unternehmenssoftware – in unserem Fall ebenfalls BüroWARE – zu übernehmen, ist zunächst PayPal als Bankzugang einzurichten.
Bankstammdaten – Bevor die Transaktionen in BüroWARE übernommen werden, muss PayPal als Bankzugang eingerichtet werden.
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Anschließend lassen sich die Transaktionen auf dem PayPal-Konto in BüroWARE importieren. Um den einzelnen Vorgängen eine Rechnung zuzuordnen, muss in dem betreffenden Beleg die Zahlungsart PayPal hinterlegt sein.
Transaktionen abholen – Die Transaktionen in PayPal lassen sich mit wenigen Handgriffen in BüroWARE importieren.
6. Eingehende Zahlungen verbuchen Die Buchung der eingehenden Zahlungen in BüroWARE erfolgt mithilfe der Funktionstastatur. Der Vorgang wird dabei zunächst in den Buchungsstapel gestellt.
Transaktionen – Über die F10-Taste werden eingehende Transaktionen in BüroWARE gebucht.
Weitere Informationen finden Sie auf www.pdf-payment.de
www.pdf-payment.de
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Auf direktem Weg zum Ziel PDFMAILER mit SMTP-Schnittstelle
Die meisten E-Mailings erreichen über Umwege – zum Beispiel den E-Mail-Client Outlook – ihr Ziel. Entsprechend lang ist die Prozesskette. Die SMTP-Schnittstelle erlaubt es, Mailings via PDFMAILER direkt aus der Unternehmenssoftware zu versenden. Glaubt man einer alten VertriebsBinsenweisheit, so ist es wesentlich einfacher, einem bestehenden Kunden zusätzlich etwas zu verkaufen, als einen neuen Kunden zu gewinnen. Allerdings wäre es ein Fehler, passiv auf Anrufe zu warten. Besser, man wird selbst aktiv. Was früher der gute alte Werbebrief war, sind heute Newsletter und E-Mailings.
Aufwendige Aussendungen Sind die Kunden inklusive E-MailAdresse in der Unternehmenssoftware gespeichert, ist die Ausgangssituation passabel. Der traditionelle Versand über den E-Mail-Client ist jedoch ziemlich umständlich: Adressen exportieren, Text schreiben, Dokument anhängen, Adressen importieren, Mailingliste zusammenstellen – und ab geht die Mail. Da sich Verteiler schnell ändern, geht das lustige Spielchen bei jeder Aussendung von Neuem los. Ein Aufwand, der allenfalls bei kleineren Mailings gerade noch erträglich ist. Auf größere Volumen
sind Outlook & Konsorten ohnehin nicht vorbereitet. So kann es schnell passieren, dass die Technik überfordert ist und in die Knie geht. Dumm, wenn man anschließend nicht weiß, wer die Aussendung überhaupt erhalten hat.
Zum Glück ist das Ganze auch einfacher zu haben, denn der PDFMAILER lässt sich um eine SMTP-Schnittstelle ergänzen. Über das „Simple Mail Transfer Protocol“ werden im Internet E-Mails ausgetauscht. Mit der SMTPSchnittstelle ist der PDFMAILER in der Lage, mit einem E-Mail-Server Kontakt aufzunehmen und elektronische Nachrichten direkt zu versenden – ohne Unterstützung einer E-Mail-Software wie etwa Outlook. Hierzu genügt es, aus der Kundenverwaltung heraus per Listendruck E-Mails inklusive Empfängeradresse, Betreffzeile, Bodytext und PDF-Anhang zu erzeugen und zu versenden. Ein simples Verfahren, das gleich mehrere Vorteile hat:
• Da keine Daten zwischen Unternehmenssoftware und E-Mail-Client verschoben werden, sinkt der manuelle Aufwand und damit auch die Gefahr potenzieller Fehler. • Um Mailings zu versenden, ist weder ein E-Mail-Client noch eine spezielle Newsletter-Software erforderlich. • Der Datenversand läuft deutlich schneller als bei einer E-Mail-Software. In kürzerer Zeit werden mehr Empfänger beliefert.
Fazit Die SMTP-Schnittstelle zum PDFMAILER reduziert den Aufwand für elektronische Mailings und Newsletter. Dadurch sinken Kosten und Fehlerquote. Zudem arbeitet das Tool schneller und komfortabler als E-Mail-Clients. Davon profitieren vor allem Unternehmen, die regelmäßig auf Mailings setzen. Weitere Informationen erhalten Sie bei unseren Vertriebsmitarbeitern: 06392-995-100
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Jahrelanger Produktivitätsgewinn Referenzbericht “Buxbaum”
Als die Buxbaum Automation GmbH vor einigen Jahren den gotomaxx PDFMAILER einführte, verschwanden die Systembrüche beim Dokumentenversand. Die Effizienz der Verwaltung stieg und die Mitarbeiter hatten mehr Zeit für wichtigere Dinge.
wies sich als unpraktisch, da das virtuelle Faxgerät fest mit einer bestimmten E-Mail-Adresse verknüpft war. Die Produkte der Buxbaum Automation sind der Öffentlichkeit weitgehend unbekannt. Und doch sind sie – speziell für die österreichische Wirtschaft – von essenzieller Bedeutung. Denn ohne die Feldbusse, Netzwerk-Komponenten oder Bildsensoren des Unternehmens würde die Produktion vieler Betriebe ins Stocken geraten. „Unsere Technologien helfen, Produktionsprozesse zu automatisieren. Neben der Qualität sind dabei vor allem Serviceleistungen, wie etwa Expertenschulungen, kaufentscheidend“, erklärt Dietmar Buxbaum, Geschäftsführer von Buxbaum Automation GmbH. Einfacher Dokumentenversand In der Verwaltung des Unternehmens hielt sich das Automatisierungsniveau jedoch lange Zeit in Grenzen: Angebote und Auftragsbestätigungen wurden traditionell ausgedruckt und manuell per Fax verschickt. „Das Verfahren kostete unnötig viel Zeit und verursachte Papierberge, die wir ablegen und über Jahre archivieren mussten“, blickt Dietmar Buxbaum zurück. Die erste Idee – der Wechsel zu einem internetbasierten Faxdienst – er-
Dietmar Buxbaum suchte weiter nach einer Lösung, mit der seine Mitarbeiter kaufmännische Dokumente direkt aus der Warenwirtschaft per E-Mail oder Fax versenden konnten, und zwar, ohne sie vorher erst auszudrucken oder umständlich auf der Festplatte zu speichern. Der gotomaxx PDFMAILER erfüllte die Anforderungen. Im Schnelldurchlauf installiert Wenige Handgriffe genügten, um den PDF-Konverter einzurichten. „Jeder, der schon einmal einen Druckertreiber installiert hat, bekommt auch den PDFMAILER zum Laufen. Die Konfiguration ist absolut übersichtlich. Wir konnten die Software problemlos mit unserem Faxdienst und dem Exchange Server verbinden“, unterstreicht Geschäftsführer Buxbaum. Hoher Produktivitätszuwachs Mittlerweile leistet der gotomaxx PDFMAILER der Buxbaum Automation GmbH seit vielen Jahren treue Dienste. Anfangs vor allem für den vereinfachten Faxversand gedacht, erreichen heute die meisten Dokumente als PDF-An-
hang einer E-Mail ihre Empfänger. „Die Präferenzen unserer Geschäftspartner haben sich in den letzten Jahren grundlegend geändert. Mit dem PDFMAILER waren wir darauf optimal vorbereitet“, betont Dietmar Buxbaum. Wie hoch Effizienzzuwächse und Einspareffekte in den letzten Jahren waren, ist für ihn schwer zu beziffern. „Allein die Tatsache, dass wir mit dem PDFMAILER sämtliche Systembrüche beseitigen konnten, hat zu erheblichen Produktivitätsgewinnen geführt“, ergänzt der Geschäftsführer.
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gotomaxx live in Landau gotomaxx auf der BusinessCONVENTION
Der nächste große Auftritt von gotomaxx ist fest für das letzte August-Wochenende gebucht. Dann findet in Landau die 3. SoftENGINE BusinessCONVENTION statt. Der IT-Kongress informiert über aktuelle Trends und neue Technologien bei kaufmännischen Lösungen. gotomaxx Kunden haben nicht nur freien Eintritt, sie können auch Karten für die CONVENTION Night am Abend gewinnen.
Am 31.08.2012 findet in der JugendstilFesthalle in Landau die 3. SoftENGINE BusinessCONVENTION statt. Einen ganzen Tag lang dreht sich alles um betriebswirtschaftliche Software und effizientes Arbeiten. Neben dem Kongressprogramm mit zahlreichen Vorträgen informiert eine Fachausstellung über aktuelle Trends und neue Technologien. Die festliche CONVENTION Night am Abend beschließt den IT-Kongress. Genau das passende Umfeld für gotomaxx, um die neuesten Lösungen rund um Zahlungsverkehr, elektronische Dokumente und Rechnungen vorzustellen. Code exklusiv für gotomaxx Kunden: 5ywbn0t63chi5
Neue Lösungen zum PDF-Payment Wir arbeiten bereits daran, weitere Zah-
Eindrücke und Impressionen der BusinessCONVENTION und CONVENTION Night 2011
lungsdienstleister zu integrieren, und hoffen, bis zur BusinessCONVENTION neue Wege zu ebnen. Das Potenzial des PDF-Payments werden wir in einem Vortrag ausführlich erläutern. Darüber hinaus sind natürlich auch die aktuellen Versionen des PDFMAILERS und der gotomaxx eRechnung auf der BusinessCONVENTION zu sehen. Für gotomaxx Kunden ist die Teilnahme an der SoftENGINE BusinessCONVENTION übrigens kostenfrei. Zusätzlich verlosen wir 15 Freikarten für die CONVENTION Night am Abend. Nutzen Sie die Gelegenheit und treffen Sie gotomaxx live. Sammeln Sie einen Tag lang Anregungen und Ideen, die Ihr Unterneh-
men in Zukunft voranbringen. Weitere Informationen zur SoftENGINE BusinessCONVENTION finden Sie auf der Kongress-Webseite unter: www.businessconvention.de. Geben Sie auf der KongressWebseite bei Ihrer Anmeldung den nebenstehenden Code ein und Sie erhalten ein kostenfreies Ticket zur BusinessCONVENTION. Nutzen Sie auch die Gelegenheit, eine Teilnahme an der CONVENTION Night zu gewinnen und senden Sie bis 15.07.2012 eine E-Mail an anne.stoeckel@gotomaxx.de. Mit etwas Glück gewinnen Sie eine von 15 kostenfreien Tickets für die Abendveranstaltung.
Seite 12 2012 Anmeldung zur BusinessCONVENTION
Faxanmeldung an 06392-995 599 - z.Hd. Frau Eva Stadelmann
Anmeldung BusinessCONVENTION 2012
Hiermit melde ich mich zur BusinessCONVENTION am 31.08.2012 in der JugendstilFesthalle in Landau/Pfalz an. Mein Code für eine kostenfreie Teilnahme lautet: 5ywbn0t63chi5 Kontaktdaten: Firma Name Vorname Straße PLZ Ort E-Mail-Adresse Telefonnummer Eindrücke und Impressionen der BusinessCONVENTION und CONVENTION Night 2011