Primair proces ondersteuning en portfolio
FUNCTIONEEL ONTWERP
PRIMAIR PROCES ONDERSTEUNING EN PORTFOLIO
1
2
Primair proces ondersteuning en portfolio
Onderhouden gegevens deelnemer
Intake
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Onderwijsintake
Verbintenis maken
Formuleren leervraag
DefiniĂŤren arrangeerbaar onderwijsproduct
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Organiseren examen
Verzamelen en delen producten
Opnemen bevroren producten
Uitvoeren examen
Opstellen plan Opnemen POP & PAP in portfolio
Adviesgesprek voeren
Individueel roosterprobleem oplossen
Afhandelen nietplanbare arrangementen
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Registreren incidenten
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Opstellen van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit deelnemer/ opleiding
Primair proces ondersteuning en portfolio
Inleiding In dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de primair proces ondersteuning en het portfolio. Dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. Dit staat los van de ondersteuning daarvan door een concreet ICT-systeem. De hier beschreven functionaliteit kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander ICT-systeem of als één of meer aparte ICT-systemen.
Beschrijvend en technisch gedeelte Dit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. Een beschrijvend gedeelte, waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch gedeelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten staan weergegeven. In het beschrijvend gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ontwerp geloodst. Daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uitgangspunten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. Tevens is aangegeven waar de keuzemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen zich bevinden. Het beschrijvende gedeelte bestaat uit vier delen. Ieder deel omvat een apart onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van de primair proces ondersteuning en portfolio. Elk deel valt uiteen in een aantal use cases. Aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases. In elk deel geven we onder de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspunten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. Daarna volgt een beschrijving van de use cases. Dit is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem. Legenda:
Na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp primair use case use case buiten dit ontwerp werkopdracht door de tijd getriggerd
proces ondersteuning en portfolio. Mocht u daarin geïnteresseerd zijn dan kunt u in het technische gedeelte de gedetailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat een ‘platte’ export uit de Triple A-wiki.
3
4
Primair proces ondersteuning en portfolio
InhoudSOPGAVE Inleiding Beschrijvend en technisch gedeelte
3 3
Beschrijvend gedeelte
5
Deel I: Leertrajectbegeleiding Uitgangspunten en keuzes Onderwijsintake Opstellen plan en begeleiding komende periode Monitoren voortgang Peilstok hanteren formatieve resultaten Adviesgesprek voeren
6 7 7 8 8 8 9
Deel II: Opleiden en vormen Uitgangspunten en keuzes Het beoordelen van competenties en kennis Het registreren van incidenten Reageren op afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer
10 11 11 11 12
Deel III: Portfolio van de deelnemer Uitgangspunten en keuzes Verzamelen en importeren instroomgegevens Onderhouden gegevens deelnemer Opnemen POP & PAP in portfolio Verzamelen en delen van producten Opnemen bevroren producten Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten Exporteren portfolio
13 14 14 14 15 15 16 16 16
Deel IV: Examineren Uitgangspunten en keuzes Het aanvragen van het examen Het beschikbaar stellen en organiseren van het examen Het uitvoeren van het examen Vastleggen summatief resultaat en diplomeren
17 18 18 18 19 20
Technisch gedeelte
23
Primair proces ondersteuning en portfolio
Beschrijvend gedeelte
5
6
Primair proces ondersteuning en portfolio
Deel I: Leertrajectbegeleiding
Onderhouden gegevens deelnemer
Onderwijsintake
Intake
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Verbintenis maken
Formuleren leervraag
DefiniĂŤren arrangeerbaar onderwijsproduct
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Organiseren examen
Verzamelen en delen producten
Opnemen bevroren producten
Uitvoeren examen
Opstellen plan Opnemen POP & PAP in portfolio
Adviesgesprek voeren
Individueel roosterprobleem oplossen
Afhandelen nietplanbare arrangementen
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Registreren incidenten
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Opstellen van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit deelnemer/ opleiding
Primair proces ondersteuning en portfolio
Uitgangspunten en keuzes - De leervraag van de deelnemer staat centraal in de onderwijsintake en begeleiding van de deelnemer - Er bestaat de mogelijkheid om de administratieve ‘intake’ en de ‘onderwijsintake’ geheel of gedeeltelijk samen te voegen - De ontwikkeling op lange en korte termijn wordt door instelling en deelnemer gezamenlijk geformuleerd en daarna vastgelegd in plan(nen) - Het formuleren en vastleggen van plannen en afspraken geeft de deelnemer houvast en de begeleider de hulpmiddelen om te adviseren en bij te sturen - De formatieve peilstok laat de formatieve resultaten zien en biedt zicht op de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer - Het is mogelijk de formatieve peilstok, op basis van een door de instelling gedefinieerd referentiekader, te gebruiken bij het definiëren van mogelijke leerroutes - Een adviesgesprek kan periodiek worden ingepland Het deelnemersdossier is de verzamelnaam voor het complete dossier van een In het fuctioneel ontwerp dat u nu
deelnemer. Dit dossier bevat alle documenten en gegevens die direct aan de deel-
gaat lezen worden verschillende
nemer gekoppeld zijn.
dossiers aangehaald. De samen-
Het deelnemersdossier bestaat uit een viertal onderdelen.
hang van deze dossiers vindt u in het schema rechts op deze pagina.
Deelnemersdossier
De verschillende dossiers worden
uitgelegd in de begrippenlijst.
dossier
Administratief
Begeleidings dossier
Zorg dossier
Examen dossier
Onderwijsintake Naast de administratieve intake die wordt vastgelegd in de kernregistratie deelnemergegevens is een onderwijskundige intake beschreven. Centraal in de onderwijsintake staat het bespreken van de achtergrond van de deelnemer en het onderzoeken van de mogelijkheden voor instroom. De administratieve intake en de onderwijsintake leveren samen de benodigde informatie op voor het maken van de verbintenis en het daarop volgende formuleren van de leervraag. Uitzondering op deze regel: als tijdens de onderwijsintake blijkt dat er een EVCbeoordeling moet plaatsvinden en de onderwijsorganisatie ervoor kiest om deze procedure op te starten nog voordat er met de deelnemer een verbintenis wordt aangegaan.
7
8
Primair proces ondersteuning en portfolio
Opstellen plan en begeleiding komende periode Na de onderwijsintake en het maken van de verbintenis of na het voeren van een adviesgesprek bespreken deelnemer en (leertraject)begeleider de leervraag en/ of ontwikkeling van de deelnemer. Dit leidt tot het opstellen of aanvullen van het Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP) voor de lange termijn ĂŠn een Persoonlijk Actie Plan (PAP) voor de eerstkomende periode. In het plan voor de korte termijn staat (de basis voor) de leervraag beschreven. Daarnaast maken deelnemer en (leertraject)begeleider afspraken over de gewenste begeleiding tijdens de komende periode. Het ontwikkelplan, actieplan en andere gemaakte afspraken worden opgenomen in het begeleidingsdossier en eventueel toegevoegd aan het portfolio. Dit is het vertrekpunt voor de deelnemer voor het volgen van het onderwijs en voor de begeleiding is het de leidraad in het monitoren van de voortgang.
Monitoren voortgang Op basis van informatie uit het primaire proces wordt de voortgang van de deelnemer gemonitord in het kader van zijn leerloopbaan. De resultaten van het monitoren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. De begeleider kan op ieder gewenst moment de stand van zaken bekijken en de voortgang van een deelnemer volgen. De formatieve peilstok toont de formatieve resultaten van de deelnemer en geeft de (leertraject)begeleider en de deelnemer inzicht in zijn vorderingen en ontwikkeling. De formatieve peilstok kan gebruikt worden om te beoordelen of een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen en voor het genereren van informatie voor de te adviseren leerroute. De summatieve peilstok biedt de deelnemer en de (leertraject)begeleider inzicht in de behaalde en nog te behalen summatieve resultaten voor de beoogde diplomering (uitstroomkwalificatie). Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om de resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers en te onderzoeken welke kwalificatie binnen bereik is. Alle gegevens worden geĂŻnterpreteerd, geanalyseerd en gebruikt voor het adviesgesprek met de deelnemer.
Peilstok hanteren formatieve resultaten De formatieve peilstok is hierboven beschreven als een onderdeel van de use case Monitoren voortgang deelnemer, maar kan ook vanuit andere use cases worden gebruikt.
Primair proces ondersteuning en portfolio
De formatieve resultaten van een deelnemer worden geregistreerd. Indien gewenst, is het mogelijk de (formatieve) vorderingen van de deelnemer af te zetten tegen een instellingspecifieke beoordelingssystematiek. Hieruit kan worden afgeleid wat de vordering of ontwikkeling van een deelnemer is in relatie tot bijvoorbeeld een leerroute (of een kwalificatiedossier). Het systeem geeft de stand van zaken weer middels een rapportage. Deze rapportage presenteert de formatieve resultaten in de structuur van de beoordelingssystematiek, met daarbij de studiebelastinguren. Op basis van een door de instelling gedefinieerd referentiekader is het mogelijk ĂŠĂŠn of meer mogelijke leerroutes te genereren.
Adviesgesprek voeren Adviesgesprekken kunnen periodiek worden ingepland om de voortgang met de deelnemer te bespreken. Daarnaast kan het zijn dat de deelnemer zelf een verzoek indient voor een adviesgesprek of dat er naar aanleiding van een signalering door een docent of andere gebeurtenis een gesprek wordt gepland. Er wordt ook een adviesgesprek gepland wanneer blijkt dat het arrangement (gedeeltelijk) niet planbaar is voor de komende roosterperiode of als blijkt dat de deelnemer het rooster niet accepteert. In het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de (leertraject)begeleiding samen de beste leerroute voor de deelnemer en worden eventueel andere relevante aspecten besproken. Wanneer er specifieke signaleringen met betrekking tot de houding of het gedrag van de deelnemer, incidenten of opmerkelijke veranderingen in de resultaten aan de orde zijn, wordt dat uiteraard in het gesprek meegenomen. Als de deelnemer zijn rooster niet heeft geaccepteerd of zijn arrangement is (deels) niet planbaar gebleken, komt dat uiteraard ook in het gesprek aan de orde. Tijdens dit adviesgesprek wordt gekeken of er aanpassing van het lopende plan (PAP) nodig is. Indien nodig, kan worden afgesproken het plan aan te passen. Daarbij kan worden afgesproken dat er bepaalde producten worden opgenomen in het portfolio. Bijvoorbeeld in het kader van een beoogde summatieve toets. Als uit de verzamelde gegevens en het adviesgesprek blijkt dat de deelnemer aangetoond heeft dat hij gereed is voor examinering, kan een examen worden aangevraagd. Dit kan door zowel de (leertraject)begeleider als de deelnemer gebeuren.
9
10
Primair proces ondersteuning en portfolio
Deel II: Opleiden en vormen
Onderhouden gegevens deelnemer
Onderwijsintake
Intake
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Verbintenis maken
Formuleren leervraag
DefiniĂŤren arrangeerbaar onderwijsproduct
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Organiseren examen
Verzamelen en delen producten
Opnemen bevroren producten
Uitvoeren examen
Opstellen plan Opnemen POP & PAP in portfolio
Adviesgesprek voeren
Individueel roosterprobleem oplossen
Afhandelen nietplanbare arrangementen
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Registreren incidenten
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Opstellen van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit deelnemer/ opleiding
Primair proces ondersteuning en portfolio
Uitgangspunten en keuzes - Alle constateringen die een docent, praktijkopleider of stagebegeleider doet tijdens de uitvoering van het onderwijs en die relevant zijn voor de begeleiding, worden geregistreerd in het begeleidingsdossier - Wanneer directe actie van de begeleiding noodzakelijk is, wordt naast de registratie een signaal aan de begeleiding gegeven - Formatieve resultaten zijn van belang voor het primaire proces en de begeleiding en geven zicht op de ontwikkeling en voortgang - Formatieve resultaten hebben, in tegenstelling tot summatieve resultaten, geen directe waarde voor de kwalificering of diplomering van een deelnemer
Het beoordelen van competenties en kennis Gedurende de tijd dat een deelnemer onderwijs volgt, in welke vorm dan ook, vinden er op allerlei manieren beoordelingen plaats. Dat kan een vooraf bepaald beoordelingsmoment zijn. Het kan ook een moment zijn waarop de deelnemer zelf vraagt om een beoordeling, bijvoorbeeld van producten die hij in zijn portfolio heeft verzameld. Het gaat hier om zogenaamde formatieve beoordelingen, die als belangrijkste doel hebben de deelnemer feedback te geven en zo inzicht te geven in zijn vorderingen in het leerproces. Een beoordeling vindt altijd plaats in het kader van een bepaald onderwijsproduct. De informatie die aan het onderwijsproduct is gekoppeld (de metadata), is hierbij heel belangrijk. Zo kan er bijvoorbeeld kennis beoordeeld worden (met een toets) of er kunnen competenties worden beoordeeld. De relevante competenties zijn dan af te leiden uit de beschrijvende kenmerken van het onderwijsproduct. Het kan ook zijn dat er een bepaald beoordelingsformat wordt gebruikt waarin is gedefinieerd welke aspecten of competenties worden beoordeeld, en op basis van welke criteria deze worden getoetst. Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsregistratie. Een beoordeling kan betrekking hebben op het hele onderwijsproduct, of bestaan uit beoordelingen per relevante competentie. In dit geval worden er dus ĂŠĂŠn of meerdere formatieve resultaten vastgelegd, die gekoppeld zijn aan het betreffende onderwijsproduct of aan een aantal specifieke competenties die voor dat product relevant zijn.
Het registreren van incidenten Een docent of andere betrokkene bij het onderwijs kan te maken krijgen met een incident. Een incident is een inbreuk op het huisreglement van de instelling waarop direct actie ondernomen moet worden. Het kan dan bijvoorbeeld gaan over het bedreigen van personeel of het plegen van vernielingen. Naast deelnemers kan
11
12
Primair proces ondersteuning en portfolio
het ook om incidenten gaan waarbij personeel van de instelling of buitenstaanders betrokken zijn. In het geval dat er een deelnemer bij betrokken is, moet worden beoordeeld of registratie van het incident in het begeleidingsdossier van de deelnemer nodig is. Doorgaans heeft een instelling procedures om ervoor te zorgen dat de afgesproken gedragsregels worden gehandhaafd en daarmee te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Het protocol voor het registreren en afhandelen van incidenten omvat onder andere het toetsen van een melding aan een aantal criteria, de registratie van het incident, de wijze van onderzoeken, rapporteren en escaleren en het uiteindelijk nemen van de passende maatregel.
Reageren op afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer Een docent, praktijkopleider of stagebegeleider kan tijdens de onderwijsactiviteiten een afwijkende houding of afwijkend gedrag van een deelnemer constateren. Een deelnemer die (al een tijdje) ongeĂŻnteresseerd in de groep zit of een deelnemer die belt tijdens een les. Maar ook een goede leerling die plotseling slechte cijfers haalt. Dit soort afwijkingen in de houding en het gedrag van een deelnemer zijn belangrijke signalen voor de begeleiding. In tegenstelling tot de registratie van incidenten leidt een afwijkende houding en/of afwijkend gedrag niet altijd tot directe actie, maar tot een registratie in het begeleidingsdossier van de deelnemer en eventueel een signaal naar de leertrajectbegeleiding. De signalering van deze afwijkingen in houding en gedrag van een deelnemer worden vastgelegd in het begeleidingsdossier van de deelnemer. De docent geeft daarbij aan of directe actie van de begeleider nodig is of dat de constateringen gewoon kunnen worden meegenomen in het begeleidingsproces. De leertrajectbegeleider zal op basis van deze registratie afspraken met de deelnemer maken en eventueel andere passende acties ondernemen en coĂśrdineren, zoals de inschakeling van een zorgteam of jeugdzorg. Naast de concrete formatieve en summatieve resultaten die een deelnemer behaalt is deze registratie van de houding en het gedrag van een deelnemer belangrijk voor het monitoren van de voortgang van een deelnemer.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Deel III: Portfolio van de deelnemer
Onderhouden gegevens deelnemer
Onderwijsintake
Intake
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Verbintenis maken
Formuleren leervraag
DefiniĂŤren arrangeerbaar onderwijsproduct
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Organiseren examen
Verzamelen en delen producten
Opnemen bevroren producten
Uitvoeren examen
Opstellen plan Opnemen POP & PAP in portfolio
Adviesgesprek voeren
Individueel roosterprobleem oplossen
Afhandelen nietplanbare arrangementen
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Registreren incidenten
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Opstellen van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit deelnemer/ opleiding
13
14
Primair proces ondersteuning en portfolio
Uitgangspunten en keuzes - Het portfolio is in principe van de deelnemer. De deelnemer is eigenaar en verantwoordelijkheid voor het vullen en bijhouden van het portfolio - Het portfolio kan breder worden ingezet dan binnen de onderwijsinstelling alleen (voor de hele leerloopbaan; een leven lang leren) - Instellingen kunnen kiezen op welke wijze het portfolio wordt ingezet
Verzamelen en importeren instroomgegevens Begint de deelnemer aan zijn eerste opleiding, dan wordt een start gemaakt met het opbouwen van zijn portfolio binnen de instelling. De onderwijsinstelling maakt het portfolio voor de deelnemer aan en vult het, indien beschikbaar, met de instroomgegevens van de deelnemer. In het geval dat de deelnemer een portfolio meeneemt uit een vorige opleiding, wordt dit geïmporteerd en omgezet in het format van de instelling. Het geïmporteerde portfolio wordt dan aangevuld en geactualiseerd. De deelnemer krijgt de mogelijkheid de gegevens te controleren en verbeteren. Als de deelnemer nog geen bestaand portfolio elders heeft opgebouwd, start hij na inschrijving met het vastleggen van de instroomgegevens in het nieuwe portfolio. Het betreft de volgende gegevens: - Persoonlijke gegevens (in geval van minderjarigheid ook gegevens ouders/ verzorgers) - Beschrijving van onderwijsachtergrond - Beschrijving van arbeidsachtergrond - Beschrijving van stages - Beschrijving van vrijwilligerswerk - Opnemen van EVC’s
Onderhouden gegevens deelnemer De gegevens van een deelnemer veranderen continu. Het kan gaan om wijzigingen in de NAW-gegevens, extra informatie over stages en vrijwilligerswerk of informatie over nieuw verworven kwaliteiten, competenties en/of certificaten. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor deze informatie en het actueel houden van zijn portfolio. De deelnemer vult of past zijn portfolio aan, voor wat betreft zijn reeds geregistreerde gegevens. Het gaat hier uitdrukkelijk niet om het opnemen van producten in het portfolio, dat gebeurt in de use case Verzamelen en Ordenen van producten.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Opnemen POP & PAP in portfolio De deelnemer formuleert op basis van hetgeen hij op de lange termijn wil bereiken een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Vervolgens maakt de deelnemer samen met de (leertraject)begeleider een persoonlijk activiteitenplan (PAP) voor elke nieuwe periode. Als deze plannen zijn opgesteld en goedgekeurd, kunnen ze worden opgenomen in het portfolio. De deelnemer kan bij elk nieuw of gewijzigd plan besluiten deze op te nemen in zijn portfolio.
Verzamelen en delen van producten Het portfolio stelt de deelnemer in staat het eigen leerproces inzichtelijk te maken en te laten zien welke competenties hij beheerst. Verzamelen, ordenen, reflecteren en delen De deelnemer verzamelt producten in zijn portfolio ter ondersteuning van zijn leren. Dit kunnen verslagen of werkstukken zijn, maar ook foto’s van fysieke producten die de deelnemer heeft gemaakt. Deze producten kunnen met anderen worden gedeeld en ter beoordeling worden aangeboden. De volgende stappen worden onderkend in het portfolio: - Verzamelen: de deelnemer zorgt ervoor dat producten in digitale vorm beschikbaar zijn in het portfolio - Ordenen: om alle producten in het portfolio overzichtelijk te houden ordent de deelnemer de producten. Zo kan ook een verzameling producten worden samengesteld die kan worden gedeeld met anderen of ter beoordeling kan worden aangeboden. Dit kan in een al dan niet voorgeschreven structuur - Reflecteren: de deelnemer kan reflecteren op zijn leerproces en behaalde resultaten en kan deze reflecties vastleggen in het portfolio - Delen: de deelnemer kan producten beschikbaar stellen aan derden, bijvoorbeeld aan andere deelnemers, docenten of een begeleider of beoordelaar. Dit kan ter inzage zijn, voor feedback of ter beoordeling. Dit delen van producten wordt gedaan door rechten aan derden toe te kennen op (een verzameling van) producten. Bij inzage ontstaat er geen uitwisselingsproces met de deelnemer. Bij feedback is er de mogelijkheid om te reageren op de aangeleverde producten. Bij een beoordeling van producten ontvangt de deelnemer de beoordeelde producten later terug, voorzien van de formatieve of summatieve beoordeling
15
16
Primair proces ondersteuning en portfolio
Opnemen bevroren producten Als een product in het portfolio van een deelnemer is aangeboden voor een formatieve of summatieve beoordeling, wordt daar door een beoordelaar een resultaat aan toegekend. Dit product wordt dan inclusief het toegekende resultaat in “bevrorenâ€? toestand binnen de instelling bewaard als (formatief of summatief) bewijs. De deelnemer heeft de mogelijkheid om deze bevroren producten, die in de onderwijsinstelling digitaal bewaard worden, te kopiĂŤren en op te nemen in zijn eigen portfolio. Op deze manier kan de deelnemer in zijn portfolio bewijsmateriaal opbouwen waarmee hij zijn behaalde formatieve en summatieve resultaten kan aantonen.
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten Vanuit het portfolio heeft de deelnemer de mogelijkheid om zijn vorderingen qua formatieve en summatieve resultaten inzichtelijk te maken. De deelnemer heeft voor een deel toegang tot dezelfde hulpmiddelen die de begeleider ook kan gebruiken bij het monitoren: de formatieve en summatieve peilstok. Dit geeft de deelnemer inzicht in de behaalde formatieve en summatieve resultaten en hoe de deelnemer daarin staat ten opzichte van het afgesproken leertraject en de beoogde doelen (examinering en/of diplomering).
Exporteren portfolio Als de deelnemer verandert van opleiding of als hij na de opleiding gaat werken, kan hij zijn portfolio meenemen om het verder uit te bouwen (een leven lang leren), eventueel ook buiten onderwijsinstellingen. Er zijn in dit verband ontwikkelingen waarbij gemeenten leerresultaten, waaronder het portfolio, willen koppelen aan het DigID van de deelnemer om uitwisseling van leerresultaten tussen onderwijsinstellingen te bevorderen. Het exportbestand kan bestaan uit de volgende gegevens: - NAW-Gegevens - Ontwikkelingsvoorwaarden - Doelen & ambities - Interesses - Relaties & netwerken - Competenties - Activiteiten - Producten - Evaluaties - Niet-kwalificerende reflecties - Kwalificerende reflecties - Formele erkenningen
Primair proces ondersteuning en portfolio
Deel IV: Examineren
Onderhouden gegevens deelnemer
Onderwijsintake
Intake
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Verbintenis maken
Formuleren leervraag
DefiniĂŤren arrangeerbaar onderwijsproduct
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Organiseren examen
Verzamelen en delen producten
Opnemen bevroren producten
Uitvoeren examen
Opstellen plan Opnemen POP & PAP in portfolio
Adviesgesprek voeren
Individueel roosterprobleem oplossen
Afhandelen nietplanbare arrangementen
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Registreren incidenten
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Opstellen van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit deelnemer/ opleiding
17
18
Primair proces ondersteuning en portfolio
Uitgangspunten en keuzes - Per individu kan een examen(-onderdeel) worden aangevraagd -E xamens en EVC-beoordelingen zijn als product in de onderwijscatalogus opgenomen - Een examen of EVC-beoordeling leidt tot een summatief resultaat en telt daarmee mee voor de kwalificering of diplomering van de deelnemer -H et examendossier is een onderdeel van het deelnemersdossier en bevat de bewijsstukken, summatieve beoordelingen en examen- en EVC-rapportages - Summatieve resultaten worden behalve in het examendossier ook in de kernregistratie deelnemers vastgelegd ten behoeve van de diplomering
Het aanvragen van het examen Per individu kan een examen(-onderdeel) worden aangevraagd. Dit zal in veel gevallen gebeuren als gevolg van de afspraken die zijn gemaakt in het adviesgesprek met zijn leertrajectbegeleider. In dit adviesgesprek is duidelijk geworden dat de deelnemer gereed is voor examinering, bijvoorbeeld door te kijken naar de behaalde formatieve resultaten en andere informatie in het begeleidingsdossier. De formatieve peilstok kan in dit proces behulpzaam zijn, omdat deze inzicht geeft in de vorderingen en ontwikkeling van een deelnemer in relatie tot een beoogd examen. Voor bepaalde typen opleidingen, zoals VMBO en VAVO, worden de examens niet door de individuele deelnemers aangevraagd, maar collectief. De leertrajectbegeleider bepaalt dan welke deelnemers gereed zijn voor examinering. De examens worden vervolgens collectief aangevraagd voor de hele groep. Een examen kan de vorm hebben van een regulier examen met een beschreven opdracht of een portfoliobeoordeling waarbij de deelnemer producten uit zijn portfolio beschikbaar stelt op basis waarvan hij beoordeeld wordt. Deze situatie kan zich voordoen als een deelnemer EVC(‘s) wil laten toetsen. Bij het aanvragen van een examen is het wel belangrijk dat het examen past binnen het verbintenisgebied waarbinnen de deelnemer is ingeschreven. De aanvraag van het examen wordt geregistreerd in het deelnemerdossier van de deelnemer. In het onderwijslogistieke proces dat volgt op het adviesgesprek zal het betreffende onderwijsproduct worden opgenomen in de leervraag en het arrangement van de deelnemer.
Het beschikbaar stellen en organiseren van het examen Nadat een examen of EVC-beoordeling is aangevraagd, start binnen de instelling het proces om het examen beschikbaar te stellen en ervoor te zorgen dat het examen kan worden afgenomen.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Dit proces start met het in kaart brengen van de landelijke kwaliteitseisen, de standaardeisen aan het examen en de eisen en wensen van zowel de deelnemer(s) als de instelling. Hierbij wordt eventueel ook het zorgdossier van de deelnemer(s) geraadpleegd om te bekijken of er met bijzondere omstandigheden rekening moet worden gehouden. Als de eisen en wensen bekend zijn, kan er op verschillende manieren voor worden gezorgd dat het examenonderdeel daadwerkelijk beschikbaar wordt gesteld. De onderwijsorganisatie kan een summatieve toets uit de onderwijscatalogus selecteren of de deelnemer kan zijn eigen examenopdracht formuleren door bijvoorbeeld het opstellen van een onderzoeksvoorstel voor een werkstuk. De onderwijsorganisatie heeft daarnaast de mogelijkheid om een examen in te kopen of te besluiten zelf een nieuw examen te ontwikkelen. In het geval van een EVC-rapportage of portfoliobeoordeling gaat het alleen om het opstellen van een beoordelingsmodel. Vaststellen Wanneer het examen beschikbaar is moet het nog formeel worden vastgesteld. Dit is de taak van de examencommissie. Als het examen nieuw ontwikkeld is, wordt het, na vaststelling als summatieve toets, samen met het beoordelingsmodel als onderwijsproduct opgenomen in de onderwijscatalogus. Organiseren Zodra het examen daadwerkelijk beschikbaar is, kunnen alle organisatorische en logistieke acties in gang worden gezet om het examen ook daadwerkelijk te laten plaatsvinden. Dit betekent dat de juiste deelnemers aan het examenproduct worden gekoppeld door dit onderwijsproduct in hun arrangement op te nemen. Op basis daarvan zal het examen daadwerkelijk worden geroosterd, waarbij overigens soms de exacte datum vooraf al bekend is. De deelnemers worden dan ge誰nformeerd over het examenreglement en de concrete uitvoering van het examen. Eventueel kan in dat proces nog rekening worden gehouden met aanvullende wensen, zoals bijvoorbeeld locatie, tijdstip of omgeving van het examen. Ook het BPV-bedrijf kan eventueel aanvullende eisen stellen. Het examenbureau zorgt er uiteindelijk voor dat alles wat nodig is om het examen te kunnen laten plaatsvinden, wordt georganiseerd.
Het uitvoeren van het examen Het examen wordt uitgevoerd door de deelnemer in het bijzijn van en onder verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling. Tijdens of direct na de uitvoering vindt de beoordeling plaats met als resultaat een examenrapportage of in het geval van een EVC-beoordeling een EVC-rapportage.
19
20
Primair proces ondersteuning en portfolio
Er zijn grofweg twee manieren waarop een deelnemer in een examen kan aantonen dat hij aan de kwalificatie-eisen van het examen voldoet. - Het uitvoeren van examenopdrachten - Producten in een portfolio ter beoordeling beschikbaar stellen In het geval van een portfoliobeoordeling stelt een deelnemer uit zijn portfolio een bewijsmap samen. Dat is een verzameling producten in zijn portfolio waarmee de deelnemer wil aantonen aan de kwalificatie-eisen te voldoen. Deze producten kunnen vanuit het portfolio aan de beoordelaar beschikbaar worden gesteld. De aangeleverde bewijsmap of de uitgevoerde examenopdrachten worden gecontroleerd en beoordeeld. De beoordeling kan verschillende vormen hebben. Het kan bijvoorbeeld de observatie zijn van het proces, een criteriumgericht interview of een beoordeling van opgeleverde producten. Mogelijk kan ook de feedback van een BPV-bedrijf worden betrokken in de beoordeling. Vervolgens moet de deelnemer de mogelijkheid krijgen om iets met deze beoordeling te doen, om bijvoorbeeld de producten in zijn bewijsmap aan te passen en te verbeteren of om (een deel van) de examenopdracht opnieuw te doen. Uiteindelijk wordt, eventueel na een iteratief proces, de uiteindelijke bewijsmap of examenopdracht beoordeeld. Het beoordelingsmodel wordt ingevuld en er wordt een procesverslag gemaakt. Het resultaat wordt opgenomen in het examendossier en de uiteindelijke examen- of EVC-rapportage wordt gemaakt. Als afsluiting wordt het behaalde summatieve resultaat toegevoegd aan het examendossier van de deelnemer. De definitieve producten in de bewijsmap worden als bevroren product beschikbaar gesteld om opgenomen te worden in het portfolio van de deelnemer, inclusief het daarbij behaalde summatieve resultaat.
Vastleggen summatief resultaat en diplomeren Als het examen is uitgevoerd is er een examen- of EVC-rapportage opgesteld waarin ook het toegekende summatieve resultaat is opgenomen. Deze rapportages en bewijsstukken worden in het examendossier opgenomen, inclusief het examenresultaat, de onderbouwingen (zoals de namen van de examinatoren), (het) observatieverslag(en), de opgeleverde producten met een beschrijving en eventueel het reflectieverslag. Ten behoeve van de uiteindelijke diplomering wordt het behaalde summatieve resultaat ook opgenomen in de kernregistratie deelnemers. Nadat een summatief resultaat is vastgelegd wordt gecontroleerd of de deelnemer heeft voldaan aan de eisen voor diplomering voor de specifieke uitstroom waarvoor de deelnemer is ingeschreven. Dit wordt gedaan met behulp van de summatieve peilstok die, op basis
Primair proces ondersteuning en portfolio
van de behaalde summatieve resultaten en de regels in de criteriumbank voor de Het vastleggen van het summa-
toekenning van een diploma, bepaalt welke summatieve resultaten nog nodig zijn
tieve resultaat en het diplomeren
voor het betreffende diploma. Als blijkt dat de deelnemer alle summatieve resulta-
maken deel uit van de kernregis-
ten voor diplomering heeft behaald, wordt de diplomering in gang gezet.
tratie deelnemers. Deze worden
Als de deelnemer daadwerkelijk recht heeft op een diploma, certificaat of verklaring
hier ook kort beschreven omdat dit
wordt het document (fysiek) aangemaakt en uitgereikt.
onlosmakelijk met het proces van examineren verbonden is.
21
Primair proces ondersteuning en portfolio
technisch gedeelte
23
24
Primair proces ondersteuning en portfolio
Inhoudsopgave Inleiding
27
Use cases, activiteitendiagrammen en opsomming functies Onderwijs intake Opstellen plan en begeleiding komende periode Monitoren voortgang Peilstok hanteren formatieve resultaten Adviesgesprek voeren Beoordelen en registreren competenties en kennis Registreren incidenten Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag Verzamelen en importeren instroomgegevens Onderhouden gegevens deelnemer Opnemen POP & PAP in portfolio Verzamelen en delen van producten Opnemen bevroren producten Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten Exporteren portfolio Aanvragen examen Beschikbaar stellen examen Organiseren examen Uitvoeren examen Plaatsen summatief resultaat in examendossier Diplomeren
29 29 33 36 40 43 47 52 55 57 60 61 63 65 68 70 73 77 80 83 87 89
Functies Raadplegen deelnemergegevens Raadplegen onderwijscatalogus Vastleggen resultaten intake Aanvragen EVC-beoordeling Opnemen documenten in begeleidingsdossier Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier Analyseren situatie deelnemer Raadplegen formatieve peilstok Raadplegen summatieve peilstok Vastleggen advies in begeleidingsdossier Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag
92 92 93 95 95 96 96 98 99 101 102 102 103
Primair proces ondersteuning en portfolio
Beschikbaar stellen producten in portfolio Raadplegen producten in portfolio Vastleggen formatieve resultaten Plaatsen beoordeelde producten in portfolio Registreren aanvraag examen Vastleggen summatieve resultaten Aanmaken diploma Aanmaken portfolio Importeren portfolio Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio Plaatsen en ordenen producten in portfolio Exporteren portfolio
104 105 106 107 108 109 110 110 111 111 112 113
25
26
Primair proces ondersteuning en portfolio
Onderhouden gegevens deelnemer
Onderwijsintake
Intake
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Verbintenis maken
Formuleren leervraag
DefiniĂŤren arrangeerbaar onderwijsproduct
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Organiseren examen
Verzamelen en delen producten
Opnemen bevroren producten
Uitvoeren examen
Opstellen plan Opnemen POP & PAP in portfolio
Adviesgesprek voeren
Individueel roosterprobleem oplossen
Afhandelen nietplanbare arrangementen
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Registreren incidenten
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Opstellen van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit deelnemer/ opleiding
Primair proces ondersteuning en portfolio
Inleiding In dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van primair proces ondersteuning en portfolio vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met de deskundigen van de onderwijsinstellingen. In dit technische gedeelte vindt u een kopie van de informatie die door deze deskundigen is vastgesteld in de wiki. Het figuur op de linkerpagina geeft de samenhang van de use cases voor primair proces ondersteuning en portfolio weer. Een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit het perspectief van de gebruiker. Een use case heeft een concrete aanleiding en een concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem die moeten leiden tot dit concrete resultaat. De use cases zijn daarmee de eenheden van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’ Voor de beschrijving van een use case is een standaard format gebruikt dat is afgeleid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrijven. Dit format wordt hieronder weergegeven.
Leeswijzer Voor uw leesgemak worden in dit technisch gedeelte de volgende symbolen in de kantlijn gebruikt: Wanneer het een use case betreft Wanneer het een activiteitendiagram betreft
Naam
Naam van de use case
Aanleiding
De concrete aanleiding, voorwaarde of omstandigheid waarin deze use case start
Actoren
De actoren (rollen) die betrokken zijn in de uitvoering van deze use case
Doel
Het doel (van de actoren) met deze use case
Beschrijving van de acties
Beschrijving van de achtereenvolgende acties/stappen die worden uitgevoerd om te komen van de aanleiding naar het resultaat
Resultaat
Het concrete resultaat van deze use case voor de gebruiker
Frequentie
Het aantal keer dat deze use case naar verwachting wordt doorlopen
Een use case staat niet op zichzelf. Er liggen vaak verbanden tussen de verschillende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. Deze verbanden noemen we werkopdrachten. Een werkopdracht
Wanneer het een functie betreft
behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. In nevenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.
27
28
Primair proces ondersteuning en portfolio
Vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteitendiagram. In een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodelleerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. Er is per use case één activiteitendiagram gemaakt. Onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies gemaakt. Dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces te kunnen ondersteunen. Onder functies worden hier concrete onderdelen van een ICT-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties. De laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde beschrijving van de geïnventariseerde functies. Om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. Voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke ICT-functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Use cases, activiteitendiagrammen en opsomming functies Onderwijs intake Deze use case is een uitbreiding/aanvulling op de use case administratieve intake voor wat betreft de onderwijsinhoudelijke kant van de intake. Tijdens deze fase worden de mogelijkheden voor instroom onderzocht. Deze onderwijsintake volgt na de administratieve aanmelding (KRD) en zit als fase voor de use case Verbintenis maken en het daarop volgende formuleren van de leervraag. Uitzondering op deze regel is in het geval er een EVC-beoordeling moet plaatsvinden en de onderwijsorganisatie ervoor kiest om deze procedure op te starten nog voordat er met de deelnemer een verbintenis is aangegaan.
Use case Aanleiding - Een deelnemer heeft via een aanmelding zijn interesse kenbaar gemaakt of - Een deelnemer heeft intaketoets(en) gedaan Actoren - PotentiĂŤle deelnemer eventueel met zijn wettelijk vertegenwoordiger (i.g.v. minderjarig of ondertoezichtstelling) - Afhankelijk van de positie van de deelnemer kunnen ook anderen actoren zijn, te denken valt: hulpverlener, vertegenwoordigers van bedrijf, gemeente, uitkeringsinstanties e.d. - Intaker(s) Doel Dit onderdeel van het proces is erop gericht om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor plaatsing van een aangemelde deelnemer binnen de instelling. Beschrijving acties - Raadplegen gegevens De intaker raadpleegt de beschikbare gegevens over de deelnemer in het
kernregistratiesysteem, waaronder ook de eventuele resultaten uit een EVC-procedure en gegevens afkomstig van de aanleverende instelling (ELD). - Inwinnen advies De intaker wint advies in van toeleverende instantie(s), in elk geval bij een deelnemer met behoefte aan zorg.
29
30
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Inventariseren wensen deelnemer De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de wensen van de potentiële deelnemer te inventariseren met betrekking tot het gewenste onderwijs. Aspecten die hierbij aan de orde komen zijn het gewenste beroep, motivatie, toekomst, verwachtingen e.d. - Inventariseren mogelijkheden deelnemer De intaker voert een gesprek met de deelnemer om de mogelijkheden van de potentiële deelnemer te inventariseren. Dit heeft betrekking op zijn vooropleiding, werkervaring, fysieke en psychische beperkingen e.d. - Inventariseren mogelijke onderwijsproducten De intaker inventariseert de mogelijkheden vanuit de instelling, door de onderwijscatalogus te raadplegen. Op basis van de geïnventariseerde wensen en mogelijkheden van de deelnemer wordt gezocht naar passende onderwijsproducten. - Adviseren EVC-procedure De intaker adviseert de deelnemer eventueel om een EVC-procedure te starten middels de Werkopdracht Aanvragen EVC-beoordeling. Dit advies kan leiden tot een direct starten van de EVC-beoordeling of tot het maken van een verbintenis waarbij in het EVC als een regulier onderwijsproduct wordt aangeboden. - Adviseren mogelijkheden voor inschrijving De mogelijkheden voor inschrijving worden aan de deelnemer voorgelegd. De deelnemer kan het aanbod accepteren of niet. Op het moment dat een deelnemer het aanbod niet accepteert en leerplichtig is, verwijst de intaker de deelnemer terug naar de toeleverende school. Indien de deelnemer niet meer leerplichtig is, worden eventuele alternatieven (werk, scholing) aangedragen. - In gang zetten inschrijving Als de deelnemer het aanbod accepteert dan kan hij besluiten zich in te schrijven middels Werkopdracht Verbintenis maken
Primair proces ondersteuning en portfolio
Resultaat Verslaglegging van de onderwijskundige intake in het Begeleidingsdossier, waarin de volgende zaken opgenomen kunnen worden: - Advies inschrijving - Advies voor te volgen (optimale) leerroute en eventueel extra ondersteuning - Advies voor opstarten van een EVC-procedure - Melding van uitkomst intake aan toeleverende school/opdrachtgever/bedrijf - Bij afwijzing: aangedragen alternatieven (werk, scholing, etc.) Frequentie 1 maal per aangemelde deelnemer Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Aanvragen EVC-beoordeling
Onderwijsintake
Aanvragen examen
Aanvragen EVC-
Onderwijsintake
Verbintenis maken
31
32
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Raadplegen deelnemergegevens - Raadplegen onderwijscatalogus - Vastleggen resultaten intake - Aanvragen EVC-beoordeling
Primair proces ondersteuning en portfolio
Opstellen plan en begeleiding komende periode De deelnemer en de leertrajectbegeleider verwoorden de leervraag voor de lange termijn (POP) en korte termijn (PAP) in de taal van de deelnemer. Ook maken de leertrajectbegeleider en de deelnemer afspraken voor de begeleiding.
Use case Aanleiding - In het adviesgesprek is besproken dat (Werkopdracht Opstellen plan)
•
•
De deelnemer en de leertrajectbegeleider een eerste plan voor de komende periode gaan opstellen Naar aanleiding van het monitoren of het adviesgesprek bijstelling van het plan voor de komende periode nodig is
Actoren - Leertrajectbegeleider - Deelnemer Doel Bepalen van de leervraag in een voor de deelnemer begrijpelijke taal: -o p lange termijn (POP) -v oor de komende periode (PAP) Maken van afspraken over de begeleiding tijdens de komende periode ten aanzien van: -h et volgende gesprek met de leertrajectbegeleider -h et zorgdossier Beschrijving acties - Raadplegen Begeleidingsdossier Het begeleidingsdossier wordt geraadpleegd voor informatie vanuit de Onderwijsintake en begeleidingsgesprekken, en om te bepalen of de deelnemer (aanvullende) zorg nodig heeft. - Opstellen plan lange termijn (POP) De leertrajectbegeleider en deelnemer stellen samen het plan voor de langere termijn op. In principe is dit de verantwoordelijkheid van de deelnemer. - Opstellen plan korte termijn (PAP) De leertrajectbegeleider en deelnemer stellen samen het plan voor de korte termijn op. Dit is de basis voor het formuleren van de leervraag.
33
34
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Vaststelling/goedkeuring POP De leertrajectbegeleider keurt het POP goed voor een vastgestelde periode. - Vaststelling/goedkeuring PAP De leertrajectbegeleider keurt het PAP goed, waarmee deze wordt geformaliseerd. Op basis van dit goedgekeurde PAP wordt middels de werkopdracht Formuleren leervraag het onderwijslogistieke proces in gang gezet. - Opnemen POP en PAP in portfolio De deelnemer kan middels de Werkopdracht Opnemen POP en PAP in portfolio besluiten het POP en PAP in zijn portfolio op te nemen. -B epalen extra zorg De begeleider kan vaststellen dat er extra zorg nodig is. Als dat het geval is wordt er doorverwezen naar de 2e lijns zorg binnen de instelling. De planning rondom zorg wordt vastgesteld en het is aan de deelnemer om deze extra zorg op te nemen in het PAP. - Vaststellen benodigde begeleiding Op basis van het opgesteld plan kan bepaald worden welke begeleiding hierbij nodig is. Dit wordt vastgelegd in het Begeleidingsdossier en de bijbehorende afspraken worden gemaakt Resultaat - Een beschrijving van wat de deelnemer op de lange termijn wil bereiken (POP). - Een vastgesteld plan voor een bepaalde periode waarin zowel de leervraag en de begeleiding van de deelnemer is opgenomen (PAP). - Eventuele doorverwijzing naar tweedelijns zorg binnen de instelling - Gespreksverslag inclusief afspraken in leerlingvolgsysteem. - Rapportage aan opdrachtgever/ leerplichtambtenaar, indien nodig. Frequentie Minimaal 4 maal per jaar per deelnemer. De frequentie is verder afhankelijk van het te volgen traject en de daarbij behorende begeleiding.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Opstellen plan
Adviesgesprek voeren
Opstellen plan
Opnemen POP en PAP in portfolio
Opstellen plan
Opnemen POP en PAP in portfolio
Formuleren leervraag
Opstellen plan
Formuleren leervraag
Activiteitendiagram
Functies - Raadplegen deelnemergegevens - Opnemen documenten in begeleidingsdossier - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
35
36
Primair proces ondersteuning en portfolio
Monitoren voortgang Op basis van informatie vanuit het primaire proces wordt de voortgang van de deelnemer gemonitord in het kader van zijn onderwijsloopbaan. De resultaten van het monitoren worden gebruikt als basis voor het adviesgesprek. De begeleider kan op ieder gewenst moment de stand van zaken van een deelnemer checken. Bovendien dient dit werkproces voor de begeleider als voorbereiding op het te houden adviesgesprek met de deelnemer.
Use case Aanleiding 1. Periodiek:
- Het periodiek monitoren van de voortgang van een deelnemer door de leertrajectbegeleider
2. Signaleringen, Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding:
- Een docent/coach of begeleider (intern of extern) signaleert een concrete aan-
- In het primair proces wordt gesignaleerd dat de deelnemer klaar is voor een
leiding om de voortgang van de deelnemer te monitoren. summatief examen(onderdeel).
-H et systeem signaleert een situatie (aanwezigheid, cijfers, niet accepteren van rooster, incidenten e .d.) die aanleiding is om de voortgang van de deelnemer te monitoren.
3. Verzoek:
-e en opdrachtgever/bedrijf (extern) vraagt een rapportage van deelnemers op.
- Een deelnemer vraagt een gesprek aan over voortgang zijn voortgang
Actoren - Leertrajectbegeleider - Deelnemer - Externe toeleveranciers Doel Het verkrijgen van een zo goed mogelijk zicht op de voortgang van de deelnemer, door periodiek en n.a.v. signalen het totaal aan beschikbare informatie te interpreten en daaraan een advies te verbinden.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Beschrijving acties - Raadplegen begeleidingsdossier Het raadplegen van het begeleidingsdossier en andere relevante bronnen. Het gaat hier om het raadplegen van de kwalitatieve en de kwantitatieve gegevens over de deelnemer, beschikbaar gestelde gegevens in het portfolio van de deelnemer (formatieve gegevens), extern dossiers (bijvoorbeeld: evaluaties van docenten, groepsgegevens). - Analyseren van beschikbare gegevens Het statistisch analyseren van een aantal gegevens uit het begeleidingsdossier (het systeem berekent bijvoorbeeld aanwezigheidpercentage, afwijking van het gemiddelde, samenhang tussen ziekte en cijfers e.d.). - Raadplegen peilstok formatieve resultaten Middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. De formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te komen. - Raadplegen peilstok summatieve resultaten Middels de Werkopdracht summatieve peilstok hanteren van de summatieve peilstok om inzicht te krijgen in de te behalen summatieve resultaten voor de beoogde diplomering. Bovendien biedt deze peilstok de mogelijkheid om deze resultaten af te zetten tegen andere kwalificatiedossiers. - Opvragen aanvullende informatie De leertrajectbegeleiding kan, indien nodig, aanvullende informatie opvragen bij collega’s, praktijkbegeleiders enz. om een zo volledig mogelijk beeld van de deelnemer te krijgen. - Bepalen geadviseerde leerroute Leertrajectbegeleider meet/beoordeelt alle hierboven genoemde informatie en zet dit af tegen het POP en PAP van de deelnemer. Op basis daarvan wordt een geadviseerde leerroute bepaald. Deze leerroute is gebaseerd op het kwalificatiedossier en/of de producten uit de onderwijscatalogus.
37
38
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Plannen adviesgesprek Er wordt middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek een adviesgesprek gepland waarin o.a. de resultaten uit de monitoring met de deelnemer worden besproken. Pas na dit gesprek zullen eventuele conclusies uit de monitoring worden verwerkt in het POP, PAP en/of de leervraag. Resultaat - Totaaloverzicht van de voortgang van de deelnemer, dat gebruikt wordt als basis voor het adviesgesprek. - Voorlopig advies voor de te volgen leerroute (de te formuleren (volgende) leervraag) Frequentie Continu Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Signaal aan trajectbegeleiding
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Monitoren voortgang
Signaal aan trajectbegeleiding
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Monitoren voortgang
Signaal aan trajectbegeleiding
Registreren incidenten
Monitoren voortgang
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Monitoren voortgang
Verwerven begeleidingsdossier (-items)
Formatieve peilstok
Monitoren voortgang
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Formatieve peilstok
Monitoren voortgang
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Plannen adviesgesprek
Monitoren voortgang
Adviesgesprek
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Raadplegen deelnemergegevens - Analyseren situatie deelnemer -R aadplegen formatieve peilstok - Raadplegen summatieve peilstok - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Vastleggen advies in begeleidingsdossier
39
40
Primair proces ondersteuning en portfolio
Peilstok hanteren formatieve resultaten Onderstaande use case is een onderdeel van de use case Monitoren voortgang deelnemer, maar kan ook vanuit andere use cases worden gebruikt.
Use case Aanleiding Twee mogelijkheden, beide middels de Werkopdracht formatieve peilstok: - De deelnemer wil inzicht krijgen in de stand van zaken in relatie tot een taxonomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject of de te verwachte tijdsbesteding (in SBU). - De leertrajectbegeleider wil, als onderdeel van het Monitoren voortgang deelnemer inzicht krijgen in de stand van zaken van de deelnemer in relatie tot een taxonomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject of de te verwachte tijdsbesteding (in SBU). Actoren - De deelnemer - De leertrajectbegeleider - (Eventueel) een docent Doel Inzicht in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer in relatie tot een taxonomie bijv. een kwalificatiedossier of een afgesproken leertraject. Beschrijving acties - Verzamelen van gegevens Het systeem verzamelt de geregistreerde formatieve resultaten van onderwijsproducten behaald door de deelnemer. - Afzetten tegen een beoordelingssystematiek Het systeem zet de vorderingen van de deelnemer af tegen een instellingsafhankelijke beoordelingssystematiek waaruit kan worden afgeleid wat de vordering of ontwikkeling van de deelnemer is in relatie tot een bepaalde structuur zoals een kwalificatiedossier of een bepaald leertraject dat moet worden doorlopen. - Rapporteren van de stand van zaken Het systeem geeft de stand van zaken weer middels een rapportage. Deze rapportage presenteert de formatieve resultaten in de structuur van de beoordelingssystematiek.
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Genereren advies mogelijke leerroutes Het systeem genereert een of meer mogelijke leerroutes op basis van een formatieve criteriumbank. - Interpreteren rapportage en advies De leertrajectbegeleider en de deelnemer interpreteren de rapportage en de mogelijke leeroute(s) en gebruiken dit in het Monitoren voortgang deelnemer om gecombineerd met andere informatie tot de meest passende begeleiding te komen Resultaat - Rapportage over de stand van zaken m.b.t. de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer - Interpretatie van de rapportage en de mogelijke leerroute(s) gericht op het formuleren van een nieuw plan (PAP) van de deelnemer voor de komende periode. Frequentie Continu Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Formatieve peilstok
Monitoren voortgang
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Formatieve peilstok
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Peilstok hanteren formatieve resultaten
41
42
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Raadplegen formatieve peilstok
Primair proces ondersteuning en portfolio
Adviesgesprek voeren De leertrajectbegeleider voert een gesprek met de deelnemer in het kader van zijn studieloopbaan en kan daarbij gebruik maken van de gegevens die verzameld zijn bij het Monitoren voortgang deelnemer.
Use case Aanleiding 1. Periodiek: Het periodiek houden van begeleidingsgesprekken met de deelnemer. 2. Signaleringen: Vanuit monitoring is er concrete aanleiding tot het houden van een adviesgesprek, middels de Werkopdracht plannen adviesgesprek Het arrangement van een deelnemer blijkt (gedeeltelijk) niet planbaar te zijn voor de komende roosterperiode, middels Werkopdracht Adviesgesprek nav niet planbare arrangementen. De deelnemer accepteert het rooster niet, middels Werkopdracht Adviesgesprek nav Individueel roosterprobleem oplossen. 3. Verzoek: De deelnemer vraagt een adviesgesprek aan. Actoren - Leertrajectbegeleider. - Deelnemer. Doel De deelnemer en begeleider maken gezamenlijke afspraken om de voortgang van de deelnemer te optimaliseren Beschrijving acties - Uitnodigen deelnemer De deelnemer wordt uitgenodigd voor het adviesgesprek en het adviesgesprek wordt ingepland.
43
44
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Houden van het adviesgesprek Deelnemer en leertrajectbegeleider houden het adviesgesprek waarbij de resultaten van Monitoren voortgang deelnemer (de stand van zaken, en advies over de leerroute) het uitgangspunt zijn. Deze geadviseerde leerroute is slechts een advies; in het gesprek bespreken en bepalen de deelnemer en de leertrajectbegeleiding samen de beste leerroute en eventueel andere relevante aspecten. Wanneer er specifieke incidenten aan de orde zijn, of de deelnemer heeft zijn rooster niet geaccepteerd of zijn arrangement is (deels) niet planbaar gebleken, dan komt dat uiteraard in het gesprek aan de orde. - Besluiten over aanpassing plan De deelnemer en de leertrajectbegeleider besluiten tijdens dit adviesgesprek of er aanpassing van het lopende plan nodig is. Indien nodig geeft de leertrajectbegeleider de deelnemer de opdracht om het plan aan te passen middels de Werkopdracht Opstellen plan. - Aanzetten tot opnemen producten in portfolio De leertrajectbegeleider zet indien nodig de deelnemer aan tot het opnemen van specifieke producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht opnemen producten. Dit is in het bijzonder van belang als deze producten nodig zijn ten behoeve van een beoogde summatieve toets (examen(onderdeel)). - Aanvragen examen Als blijkt dat de deelnemer aangetoond heeft dat hij gereed is voor examinering, kan de deelnemer een examen aanvragen (met instemming van de leertrajectbegeleider). Het aanvragen van het examen(onderdeel) vindt plaats middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel. Dit kan de leertrajectbegeleider doen, of vraagt de deelnemer dit te doen. - Doorverwijzing naar zorg In het gesprek kan er aanleiding zijn om door te verwijzen naar tweede lijns begeleiding in de instelling, hulpverlening e.d. - Plannen volgende adviesgesprek Indien nodig wordt al direct een volgend (periodiek)adviesgesprek gepland. - Vastleggen afspraken Alle afspraken worden vastgelegd en verwerkt in het begeleidingsdossier.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Resultaat - Opdracht aan de deelnemer om zijn plan voor de komende periode op te stellen of bij te stellen, middels Werkopdracht Opstellen plan - Opdracht aan deelnemer om producten op te nemen in zijn portfolio - Vastlegging acties (w.o. doorverwijzing) en resultaten van het gesprek in het begeleidingsdossier. - Besluit tot toelating en aanvragen van een examen(onderdeel) middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel - Eventueel gepland vervolggesprek Frequentie Minimaal 4 maal per deelnemer. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Plannen adviesgesprek
Monitoren voortgang
Adviesgesprek voeren
Opstellen plan
Adviesgesprek voeren
Opstellen plan
Opnemen producten
Adviesgesprek voeren
Verzamelen en delen producten
Aanvragen examenonderdeel
Adviesgesprek voeren
Aanvragen examen
Adviesgesprek n.a.v. individueel roosterprobleem
Individueel roosterprobleem oplossen
Adviesgesprek voeren
Adviesgesprek n.a.v. niet planbare arrangementen
Afhandelen niet planbare arrangementen
Adviesgesprek voeren
45
46
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Vastleggen advies in begeleidingsdossier
Primair proces ondersteuning en portfolio
Beoordelen en registreren competenties en kennis In de persoonlijke planning van de deelnemer is vastgelegd welke activiteiten hij gaat ondernemen. Deze activiteiten hebben een relatie met de onderwijscatalogus. Zowel het proces als (het product van) de afgeronde activiteit van deze onderwijsactiviteit wordt formatief beoordeeld. De wijze van beoordelen hangt af van het type element uit de onderwijscatalogus. Bijvoorbeeld: - Er kan kennis worden beoordeeld (bv een toets) - Er kunnen competenties worden beoordeeld (de relevante competenties worden in de aan het onderwijsproduct gerelateerde taxonomie benoemd) - Bepaalde producten uit de onderwijscatalogus worden niet beoordeeld. Borging van de beoordelingskwaliteit: - Conform wettelijk vastgestelde kaders. Producten ter beoordeling kunnen bijvoorbeeld als volgt beschikbaar zijn/komen: - vanuit de methode (schriftelijk, digitaal, mondeling) - vanuit het resultaat van een (groeps)opdracht. In dit geval kan het product zijn vastgelegd in het portfolio - (vanuit een reflectie) - vanuit een stagesituatie/Onderwijsleerbedrijf - etcetera
Use case Aanleiding - Er is noodzaak tot beoordeling (van een competentie en/of kennis). Deze noodzaak kan op de volgende wijze ontstaan
•
De deelnemer doet het verzoek om een beoordeling te laten plaats vinden; ik ben klaar met de opdracht en wil graag de relevante competenties beoordeeld hebben. Dit kan plaatsvinden door producten uit het portfolio beschikbaar te stellen middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio
•
De beoordelaar initieert een beoordeling.
•
De trajectbegeleider doet het verzoek om een beoordeling te laten plaats vinden.
•
Er is een beoordelingsmoment, in de vorm van een product uit de onderwijscatalogus, geroosterd
47
48
Primair proces ondersteuning en portfolio
Actoren - Deelnemer - als verzoeker en beoordeelde - Coach/docent - als beoordelaar - Trajectbegeleider - als verzoeker - Praktijkopleider - als beoordeling - Stagebegeleider - als beoordeling - Mededeelnemer - als medebeoordelaar (bv 360gr feedback) Doel Inzicht verkrijgen in de vorderingen van de deelnemer voor wat betreft competenties en kennis, door middel van een formatieve beoordeling. Beschrijving acties - Beschikbaar stellen toetsmateriaal De deelnemer stelt de te beoordelen producten beschikbaar aan de deelnemer. Dit kan op verschillende manieren:
•
de deelnemer levert een toets, een werkstuk of andere producten in
•
de deelnemer geeft de beoordelaar toegang tot een verzameling gebundelde producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio
-B eoordelen Voor de beoordeling is de relevante informatie uit de onderwijscatalogus behorende bij het product noodzakelijk. De beoordeling vindt plaats aan de hand van bij het product behorende beoordelingscriteria uit de productcatalogus. Dit kan betekenen dat de producten worden beoordeeld op het toepassen van de competenties waaraan het product gekoppeld is, of dat een bepaalde toetsmatrijs (een beoordelingsformat) wordt gebruikt. - Vastleggen resultaten beoordeling Het resultaat van de beoordeling wordt vastgelegd in een beoordelingsregistratie.
•
•
competenties in een competentiematrix met eventueel als hulpmiddel een beoordelingsformat kennis in een cijferformat (voldoende/onvoldoende, 1..10, etc.)
De resultaten van de beoordelingen worden zo nodig beschikbaar gesteld aan de registrant (bijvoorbeeld: resultaten uit stages c.q. van leerbedrijven) - Signaleren noodzakelijke acties Zo nodig (indien de beoordeling hier aanleiding toe geeft) in het begeleidingsdossier een notitie opnemen ten behoeve van de trajectbegeleiding (bv een sugges-
Primair proces ondersteuning en portfolio
tie om de planning aan te passen). Deze acties worden gesignaleerd middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding. - Beschikbaar stellen beoordeeld product Het beoordeelde product (met de formele beoordeling) kan weer beschikbaar gesteld worden ter plaatsing in het portfolio. Dit gebeurt middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. De producten zijn in dat geval in het portfolio bevroren, zodat duidelijk is wat de exacte inhoud was van de producten die beoordeeld zijn. Resultaat - Een vastgelegd resultaat van een formatieve beoordeling, ter ondersteuning van bijvoorbeeld de trajectbegeleiding. - Beoordeelde producten beschikbaar gesteld ter plaatsing in het portfolio middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. - Gesignaleerde acties naar de begeleiding, middels de werkopdracht Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding Frequentie 15x per deelnemer per week. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Signaal aan trajectbegeleiding
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Monitoren voortgang
Beschikbaar stellen product uit portfolio
Verzamelen en delen producten
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Beschikbaar stellen beoordeeld product aan
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Opnemen bevroren producten
Overige opmerkingen In de onderwijscatalogus wordt bij een product verwezen naar bij dit product relevante elementen uit de taxonomie. Een beoordeling van dit product heeft dus ook alleen effect op deze elementen. Bij de registratie worden in het beoordelingsinstrument de relevante velden voorzien van een beoordelingswaarde. Daarbij zou gebruikt gemaakt kunnen worden van een middel om snel alle relevante velden met ĂŠĂŠn gelijke waarde gevuld te krijgen. Ook moet het mogelijk zijn om alle individuele elementen afzonderlijk een eigen waarde te geven.
49
50
Primair proces ondersteuning en portfolio
Voorbeeld: - aan een bepaald product uit de onderwijscatalogus zijn volgens de taxonomie drie elementen uit kerntaak 1 van het KD gerelateerd. Er wordt bij de beoordeling van het product een beoordelingswaarde toegekend die ingevuld wordt in de drie bij de elementen behorende velden. Daarna blijkt dat één element een lagere beoordeling behoeft en wordt dat betreffende element individueel aangepast. Het kan wenselijk zijn om ter ondersteuning van de beoordeling ergens een toelichting op te nemen. Voorbeeld: - bij de aanpassing van de beoordeling van één element, zoals beschreven is in voorliggend voorbeeld, kan het noodzakelijk zijn dat de beoordelaar daar een toelichting bij wil geven en vastleggen. Als de complexiteit van een opdracht niet beschreven is in de productbeschrijving of de onderliggende metadatering in de onderwijscatalogus, dan kan deze worden aangegeven in de waarde van de beoordeling. Voorbeeld: - Bij een element kan met uitgebreide distincte waarden (1..3, 1..10)aangegeven worden in hoeverre een bepaalde competentie is behaald. Als de complexiteit van een opdracht wel beschreven is in de onderwijscatalogus, dan kan de voldoende zijn om bij de beoordeling van een element aan te geven of het wel of niet behaald is. De kenniscomponent manifesteert zich als een cijfermatig gegeven. Er kan een noodzakelijkheid zijn om de resultaten van toetsen in de onderwijscatalogus, vast te leggen.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Beschikbaar stellen producten in portfolio - Raadplegen producten in portfolio - Raadplegen onderwijscatalogus - Vastleggen formatieve resultaten - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Plaatsen beoordeelde producten in portfolio
51
52
Primair proces ondersteuning en portfolio
Registreren incidenten Use case Aanleiding - Ongewenst gedrag van de deelnemer (conform gedragsregels onderwijsinstelling) - De aanwezigheid of ongewenst gedrag van een onbevoegde/buitenstaander. - Afwezigheid van de deelnemer die buitenproportioneel is, of buiten gemaakte afspraken om. - Onregelmatigheden tijdens examinering (afhandeling via examenreglement) Actoren - Deelnemer - Onbevoegden - Registrant (iemand met schrijfrechten in het begeleidingsdossier van de deelnemer) - Beveiliging Doel - Het monitoring en handhaven van afgesproken gedragsregels. - Voldoen aan de wettelijke verplichting - Tijdige signalering van incidenten - Het bereiken van gedragscorrectie Beschrijving acties Doorgaans heeft elke instelling voor het registreren en afhandelen van incidenten een protocol waarin o.a. het volgende is opgenomen: - Check, voldoet incident aan de criteria. - Beschrijving met registratie van het incident. (met o.a. de plaats, de tijd en datum, de betrokkenen, het feit.) - Onderzoek van het incident. - Rapportage aan de directie. - Uitspraak van de directie, vrijspraak, schorsing, straf of verwijdering van de deelnemer. - Afronding (administratief) van het incident met eventueel informeren van directie, mentor, ouders, leerplichtambtenaar, politie enz. De onderstaande acties beschrijven het proces van het registreren en afhandelen van incidenten. De precieze invulling van deze stappen is afhankelijk van het protocol dat de instelling daarvoor hanteert.
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Signaleren en registreren incident Er is gesignaleerd dat zich een incident heeft voorgedaan van dien aard dat registratie in het begeleidingsdossier van de deelnemer noodzakelijk is. De registratie vindt plaats door een begeleider die schrijfrechten heeft in het begeleidingsdossier van de deelnemer. - Beoordelen en onderzoeken incident Nadat het incident is geregistreerd, beoordeelt de registrant of escalatie noodzakelijk is. Als dat het geval is wordt het incident, onder verantwoordelijkheid van de directie, nader onderzocht. - Nemen van noodzakelijke maatregelen Op basis van het onderzoek naar het incident kunnen passende maatregelen worden genomen. In het geval dat er geen interne betrokkenen zijn, kan de beveiliging het incident afhandelen. In andere gevallen kan worden besloten tot één van de volgende maatregelen:
•
Signalering naar de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding. In dit geval zal de begeleider bepalen welke strafmaat van toepassing is en zullen er afspraken met de deelnemer worden gemaakt. Dit kan ook gaan over een aanvraag voor begeleiding van een zorgteam, externen, denk aan Leerplicht, Jeugdzorg enz.
•
Schorsing van de deelnemer. In dit geval wordt er ook een signalering gedaan naar de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding, zodat de begeleider afspraken kan maken met de deelnemer over een eventuele hervatting of een herplaatsing binnen of buiten de instelling.
•
Direct verwijdering van de deelnemer. Dit betekent dat de deelnemer direct wordt uitgeschreven, middels Werkopdracht Uitschrijven na incident
Noot: afhandeling van een incident moet altijd mogelijk zijn m.b.v./door/via de begeleiding. Resultaat - Volledige registratie van het incident in het begeleidingsdossier. - Mogelijke opstart van vervolg actie door de begeleiding, middels de Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding, of direct uitschrijving middels de Werkopdracht Uitschrijven na incident Frequentie 1x per deelnemer per jaar
53
54
Primair proces ondersteuning en portfolio
Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Signaal aan trajectbegeleiding
Registreren incidenten
Monitoren voortgang
Uitschrijven na incident
Beoordelen en registreren competenties en kennis
Uitschrijven
Overige opmerkingen Bij incidenten zal niet alleen een registratie plaats vinden maar ook een automatische melding. Eventueel ook een fysieke actie, b.v. verwijderen uit de les. Verwijzing naar coach / schoolleiding etc. De aangemaakte actie kan ook een vraag, of te wel een feedback inhouden. Deze feedback opnemen in flowchart.
Activiteitendiagram
Functies - Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
Primair proces ondersteuning en portfolio
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag Een actie voor de trajectbegeleider over houding en gedrag die niet ondergebracht kunnen worden in de formatieve (onderwijs catalogus) beschreven beoordelingen.
Use case Aanleiding - Houding en gedrag van de deelnemer is niet conform de op dat moment gewenste leerhouding en -gedrag en vraagt om rapporteren. (bijvoorbeeld: de deelnemer zit al een tijdje ongeïnteresseerd in de groep, de deelnemer belt tijdens een les) Actoren - Coach/docent - Praktijkopleider - Stagebegeleider Doel De coach/begeleider in staat stellen tot een optimale begeleiding. Beschrijving acties - Signaleren en registreren De aard van de houding en het gedrag dat van invloed kan zijn voor de studievoortgang wordt vastgelegd in het dossier. De docent, leertrajectbegeleider of stagebegeleider constateert een houding en/of gedrag die noodzaakt tot rapportage. De registratie omvat o.a:
•
Datum, plaats, registrant, deelnemer.
•
Opmerking en/of constatering met eventuele vragen.
- Informeren begeleiding De trajectbegeleider wordt (indien nodig) op de hoogte gebracht van een notitie in het dossier, middels de werkopdracht Werkopdracht signaal aan trajectbegeleiding - Ondernemen passende actie
•
•
De trajectbegeleider neemt aan de hand van de rapportage de beslissing voor, en wat voor een actie. De trajectbegeleider redigeert en beheert de actie naar b.v. zorgteam, jeugdzorg en informeert eventueel de registrant of het opleidingsteam.
55
56
Primair proces ondersteuning en portfolio
Resultaat Een up to date begeleidingsdossier Frequentie 1 x per maand. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Signaal aan trajectbegeleiding
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Monitoren voortgang
Overige opmerkingen De aangemaakte actie kan een vraag, of te wel een feedback inhouden. Deze feedback opnemen in flowchart.
Activiteitendiagram
Functies - Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
Primair proces ondersteuning en portfolio
Verzamelen en importeren instroomgegevens De deelnemer begint een nieuwe opleiding. Hij heeft de intake achter de rug en is een verbintenis aangegaan, en gaat een portfolio opbouwen. In geval de deelnemer een portfolio meeneemt uit een vorige opleiding dan moet dit worden geïmporteerd. Het geïmporteerde portfolio wordt aangevuld en geactualiseerd.
Use case Aanleiding De deelnemer is een verbintenis aangegaan, en start middels de Werkopdracht starten portfolio met het opbouwen van zijn portfolio binnen de instelling. Actoren - Deelnemer - Medewerker onderwijsorganisatie (ICT ondersteuning, administratief medewerker, begeleider) Doel De deelnemer de mogelijkheid bieden om zijn portfolio (verder) op te bouwen door deze beschikbaar te stellen, en indien van toepassing te vullen met de instroomgegevens van de deelnemer. Beschrijving acties - Klaarzetten portfolio Nadat de verbintenis tot stand is gekomen (de deelnemer is ingeschreven) verzoekt de administratie, of de deelnemer zelf, middels Werkopdracht starten portfolio om het klaarzetten van zijn portfolio. Er wordt dan een (nog leeg) portfolio aangemaakt, volgens het format dat de instelling daarvoor hanteert. De instelling zorgt ervoor dat de gegevens uit het kernregistratiesysteem automatisch gekoppeld worden met het overeenkomstige deel in het portfolio. - Vullen nieuw portfolio Als de deelnemer nog geen bestaand portfolio elders had opgebouwd, dan start hij met het vastleggen van de instroomgegevens in het nieuwe portfolio. Dit bestaat uit de volgende stappen. De deelnemer vult zijn persoonlijke gegevens in volgens het format van de
•
•
De deelnemer vult zijn onderwijsachtergrond in;
•
De deelnemer vult zijn arbeidsachtergrond in;
•
De deelnemer beschrijft zijn stages;
instelling (in geval van minderjarigheid ook gegevens ouders/verzorgers)
57
58
Primair proces ondersteuning en portfolio
•
De deelnemer beschrijft zijn vrijwilligerswerk;
•
De deelnemer neemt zijn EVC op.
- Importeren bestaand portfolio Als de deelnemer elders al een portfolio had opgebouwd, kan dit worden geïmporteerd. Zie voor de manier waarop een portfolio kan worden geëxporteerd die use case Export van het portfolio. De export van het portfolio dat elders is opgebouwd, wordt aan de instelling beschikbaar gesteld en geautomatiseerd geïmporteerd en geconverteerd naar het gehanteerde format binnen de instelling. Vervolgens voert de deelnemer de volgende stappen uit. - De deelnemer controleert de gegevens wanneer het portfolio wordt geïmporteerd. - De deelnemer verbetert zijn portfolio gegevens wanneer nodig. Resultaat Het portfolio is aangemaakt en gevuld met de instroomgegevens van de deelnemer Frequentie Eenmalig per ingeschreven deelnemer Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Starten portfolio
Verbintenis maken
Verzamelen en importeren instroomgegevens
Overige opmerkingen Veranderen van gegevens bijv. bij verhuizing, valt onder Onderhoud gegevens deelnemer
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Aanmaken portfolio - I mporteren portfolio -O nderhouden gegevens deelnemer in portfolio
59
60
Primair proces ondersteuning en portfolio
Onderhouden gegevens deelnemer Om zeer uiteenlopende redenen kan de aanleiding ontstaan tot het aanpassen van bijv. gegevens over stage, vrijwilligerswerk etc. De deelnemer zal deze aanpassingen zelf in zijn portfolio actueel moeten houden. Het gaat hier niet om het opnemen van producten in het portfolio, dat gebeurt in Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten. Hier gaat het om de overige gegevens.
Use case Aanleiding Er zijn wijzigingen in de gegevens van de deelnemer. Actoren De deelnemer Doel Actuele deelnemergegevens in het portfolio. Beschrijving acties - Actualiseren portfolio De deelnemer vult- of past zijn portfolio aan, voor wat betreft de volgende gegevens:
•
Persoonlijke gegevens
•
Gegevens ouders/verzorgers in geval van minderjarigheid
•
Onderwijsachtergrond
•
Arbeidsachtergrond
•
Stages
•
Vrijwilligerswerk
•
EVC
Resultaat Een actueel portfolio voor wat betreft de gegevens van de deelnemer. Frequentie Een aantal keer per jaar, per deelnemer Werkopdrachten Geen werkopdrachten
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio
Opnemen POP & PAP in portfolio De deelnemer heeft een persoonlijk ontwikkelingsplan gemaakt. N.a.v. dit plan maakt hij voor elke nieuwe periode samen met de begeleider een persoonlijk activiteitenplan. De POP en de PAP moeten worden bewaard in het portfolio.
Use case Aanleiding Er is een plan voor de komende periode ontwikkeld (POP en/of PAP), wat middels de Werkopdracht Opnemen POP en PAP in portfolio is aangeboden om op te nemen in het portfolio. Actoren - De deelnemer Doel Het bewaren en inzichtelijk maken van het POP en PAP in het portfolio Beschrijving acties - Opnemen plannen in portfolio In Opstellen plan en begeleiding komende periode heeft de deelnemer vastgelegd wat hij op de lange termijn wil bereiken (POP), en wat hij gaat doen in de komende periode (PAP). Als deze plannen zijn opgesteld en goedgekeurd, komen ze beschikbaar om op te nemen in het portfolio middels de Werkopdracht Opnemen
61
62
Primair proces ondersteuning en portfolio
POP en PAP in portfolio. De deelnemer kan bij elk nieuw of gewijzigd plan besluiten deze op te nemen in zijn portfolio. - Delen plannen De deelnemer kan ervoor kiezen om het POP en/of het PAP te delen met anderen, zoals een leertrajectbegeleider of docent. Resultaat Een in het portfolio bewaart POP en PAP, eventueel gedeeld met anderen. Frequentie Het POP hoeft alleen voor de eerste keer te worden bewaard en alle keren als dit wordt bijgesteld. Voor elke nieuwe onderwijsperiode moet een PAP worden gemaakt. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Opnemen POP en PAP in portfolio
Opstellen plan
Opnemen POP en PAP in portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Plaatsen en ordenen producten in portfolio - Beschikbaar stellen producten in portfolio
Primair proces ondersteuning en portfolio
Verzamelen en delen van producten Use case Aanleiding - De deelnemer verzamelt producten omdat de opleiding dit voorschrijft; het initiatief hiervoor ligt bij de deelnemer - De begeleider kan in het adviesgesprek de deelnemer aanzetten tot het opnemen van (specifieke) producten in zijn portfolio, middels de Werkopdracht opnemen producten Actoren - De deelnemer - Derden die iets kunnen zeggen over het product en/of het functioneren van de deelnemer, bijvoorbeeld de leertrajectbegeleider, praktijkopleider, personeelsfunctionaris, decaan, docent etc. Doel Laten zien welke competenties de deelnemer beheerst of het eigen leerproces inzichtelijk maken. Beschrijving acties - Verzamelen van producten De deelnemer verzamelt producten in zijn portfolio, om zo zijn leerproces te ondersteunen, deze producten eventueel met anderen te kunnen delen en ter beoordeling aan te kunnen bieden. De volgende stappen worden onderkend.
•
De deelnemer zorgt dat hij/zij een digitale versie heeft van het product (verzamelen van producten). De deelnemer gaat in het kader van overzichtelijkheid de producten ordenen.
•
•
De deelnemer heeft de mogelijkheid om op zijn producten te reflecteren.
•
De deelnemer heeft de mogelijkheid om op zijn onderwijsproces te reflecteren.
Dit kan in een al dan niet voorgeschreven structuur (ordenen van producten).
- Beschikbaar stellen producten De deelnemer kan zijn producten beschikbaar stellen aan derden ter inzage, voor feedback of ter beoordeling (delen van producten). De deelnemer kent rechten toe aan personen die daarmee lees/kijkrechten krijgen op bepaalde producten.
•
Bij Inzage ontstaat er geen uitwisselingsproces met de deelnemer. De begeleider neemt dit ter kennisgeving aan.
•
Bij Feedback is er de mogelijkheid om te reageren op de aangeleverde producten.
•
Een (bundeling van) producten kan ter formatieve of summatieve beoordeling
63
64
Primair proces ondersteuning en portfolio
worden aangeboden middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio. Na een beoordeling wordt het product plus de beoordeling bevroren.
•
De deelnemer kan een kopie van het product en beoordeling inzien en eventueel kopiĂŤren naar zijn portfolio.
Resultaat -H et portfolio bevat producten die door de deelnemer zijn verzameld en geordend -B epaalde producten zijn beschikbaar gesteld aan derden t.b.v. inzage of feedback -B epaalde producten zijn aangeboden voor een formatieve of summatieve beoordeling middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio. Frequentie Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen is een doorlopend proces. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Opnemen producten
Adviesgesprek voeren
Verzamelen en delen producten
Beschikbaar stellen product uit portfolio
Verzamelen en delen producten
Beoordelen en registreren competentie en kennis
Beschikbaar stellen product uit portfolio
Verzamelen en delen producten
Aanvragen examen
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Plaatsen en ordenen producten in portfolio - Beschikbaar stellen producten in portfolio
Opnemen bevroren producten De deelnemer verzamelt zijn bevroren producten binnen zijn portfolio. Het eindproduct bestaat uit een product met beoordeling. Beide worden gekoppeld en in “bevroren” toestand bewaard als (formatief of summatief) bewijs. De deelnemer moet de mogelijkheid hebben om bevroren producten, die in de onderwijsinstelling digitaal bewaard worden, te kopiëren en op te nemen in zijn eigen portfolio.
65
66
Primair proces ondersteuning en portfolio
Use case Aanleiding De deelnemer krijgt (formatief of summatief) beoordeelde producten terug middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio Actoren - De deelnemer - Derden Doel - Inzicht krijgen in de mate van beheersing van kerntaken met de bijbehorende werkprocessen. - De mogelijkheid hebben om bewijsmateriaal te delen Beschrijving acties - KopiĂŤren bevroren producten Beoordeelde producten wordt als bevroren producten, inclusief de bijbehorende beoordeling, beschikbaar gesteld middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio. De deelnemer kan besluiten deze producten met bijbehorende beoordeling in zijn portfolio op te nemen. - Ordenen bevroren producten In de loop der tijd ontstaat er een veelheid aan bevroren producten met bijbehorende formatieve en summatieve beoordeling. Om inzicht te krijgen in de vordering kunnen deze producten worden geordend, bijvoorbeeld producten die van belang zijn voor een bepaald examen (kerntaak) of competentie. - Beschikbaar stellen bevroren producten De deelnemer maakt een selectie van bevroren producten en kent rechten toe (=delen) aan derden ter inzage hiervan. Derden kunnen zijn: leertrajectbegeleider, praktijkopleider, personeelsfunctionaris, decaan, etc. Resultaat - Beoordeelde producten zijn als bevroren producten opgenomen in het portfolio - De bevroren producten zijn geordend in het portfolio en eventueel gedeeld met derden. Frequentie Het verzamelen en ordenen van bevroren producten is een doorlopend proces.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio
Beoordelen en registreren competentie en kennis
Opnemen bevroren producten
Beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio
Uitvoeren examen
Opnemen bevroren producten
Activiteitendiagram
Functies - Plaatsen beoordeelde producten in portfolio - Plaatsen en ordenen producten in portfolio - Beschikbaar stellen producten in portfolio
67
68
Primair proces ondersteuning en portfolio
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten Use case Aanleiding De deelnemer wil weten in hoeverre hij de werkprocessen binnen bepaalde kerntaken beheerst. Actoren - De deelnemer Doel Inzicht verkrijgen in welke formatieve en summatieve resultaten er zijn behaald en hoe ver een deelnemer is met het afgesproken leertraject. Beschrijving acties - Opvragen overzicht resultaten De deelnemer gaat binnen zijn portfolio naar het overzicht van resultaten en vraagt zijn/haar resultaten op. Daar is het overzicht beschikbaar van alle behaalde formatieve en summatieve resultaten. - Inzichtelijk maken formatieve resultaten Middels de Werkopdracht formatieve peilstok hanteren van de formatieve peilstok om inzicht te krijgen in de vorderingen en ontwikkeling van de deelnemer. De formatieve peilstok geeft ook inzicht in de mate waarin een deelnemer gereed is om examen (summatieve toets) te doen, en de geadviseerde route om daar te komen. - Inzichtelijk maken summatieve resultaten Inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot diplomering m.b.v. summatieve peilstok middels Werkopdracht summatieve peilstok Resultaat De deelnemer heeft inzicht in zijn behaalde formatieve en summatieve resultaten en hoe hij daarin staat ten opzicht van beoogde doelen (examinering en/of diplomering). Frequentie Continu proces.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Formatieve peilstok
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Peilstok hanteren formatieve resultaten
Summatieve peilstok
Inzichtelijk maken formatieve en summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Activiteitendiagram
Functies - Raadplegen formatieve peilstok - Raadplegen summatieve peilstok
69
70
Primair proces ondersteuning en portfolio
Exporteren portfolio Als de deelnemer verandert van opleiding of als de deelnemer na de opleiding gaat werken wil hij of zij het portfolio meenemen en verder uitbouwen. Er zijn ontwikkelingen dat gemeenten leerresultaten waaronder het portfolio willen koppelen aan het DigID van de deelnemer om uitwisseling van leerresultaten tussen onderwijsinstellingen te bevorderen. Als een organisatie het format voor het digitaal portfolio (NTA 2035: E-portfolio NL) ondersteunt kan het portfolio via een digitaal medium verplaatst of gekopieerd worden om uitwisseling over organisatie- en systeemgrenzen mogelijk te maken. De uitwisseling vindt plaats door het exporteren uit het ene informatiesysteem naar het medium, waarvandaan het weer wordt geĂŻmporteerd door een ander informatiesysteem. Bron: Kennisnet Referentiearchitectuur e-portfolio. De uitwisseling kan plaatsvinden naast de uitwisseling van de administratieve gegevens, zoals bij de Digitale Overdracht Deelnemer Gegevens (DODG)
Use case Aanleiding Een deelnemer is uitgeschreven en gaat de instelling verlaten. Middels de Werkopdracht exporteren portfolio wordt het exporteren van het portfolio in gang gezet. Actoren - De deelnemer - De opleiding - ICT-systeem - De werkgever - De gemeente Doel Het mogelijk maken van een continue opbouw van het portfolio door uitwisseling daarvan tussen diverse organisaties. Beschrijving acties - Exporteren portfolio Wanneer een deelnemer de instelling verlaat, kan er een portfoliobestand worden geĂŤxporteerd. Dit kan via een digitaal medium. Het bestand voldoet aan de afspraak NTA 2035: E-portfolio NL zodat het door een andere instelling weer kan worden ingelezen.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Het exportbestand kan bestaan uit de volgende gegevens:
•
NAW Gegevens
•
Ontwikkelingsvoorwaarden
•
Doelen & Ambities
•
Interesses
•
Relaties & netwerken
•
Competenties
•
Activiteiten
•
Producten
•
Evaluaties
•
Niet kwalificerende reflecties
•
Kwalificerende reflecties
•
Formele erkenningen
Onderstaande afbeelding geeft een globaal overzicht van de structuur van een portfolio.
I. PERSOONLIJKE GEGEVENS
III SHOWCASE/CV
A. Identificatiegegevens B. Ontwikkelingsvoorwaarden
C. Doelen en ambities (POP)
D. Interesses
E. Relaties en netwerken
Opleidingsoverzicht
F. Competenties Te verwerven
Bereikte
EXTRACTIE
Ervaringsoverzicht
II. RESULTATEN Gegevens/ resultaten
G. Activiteiten (PAP)
Half-/eigen I. Evaluaties (metamateriaal)
H. Producten Beoordeelde Impressies J. Niet kwalificerende reflecties
K. Kwalificerende reflecties
Formele L. Formele erkenningen
De standaard voor een Export is gebaseerd op de IMS Specificatie. Onderdeel hiervan is dat de taal in XML is. Zie document: Referentie Architectuur
71
72
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Beschikbaar stellen aan andere instelling Wanneer een deelnemer zich inschrijft bij een andere instelling neemt hij zijn portfoliobestand mee. Ook kunnen er afspraken zijn tussen beide instellingen, dat geëxporteerde portfoliobestanden kunnen worden uitgewisseld. Hiervoor is wel de expliciete toestemming van de deelnemer noodzakelijk. - Importeren portfolio door andere instelling De andere instelling importeert het portfoliobestand zoals beschreven in het verzamelen en importeren van instroomgegevens. Resultaat Het portfolio van een deelnemer is geëxporteerd in een standaardformaat (informatiestandaard), zodat het door een andere instelling kan worden geïmporteerd. Frequentie Bij uitschrijving van elke deelnemer. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Exporteren portfolio
Uitschrijven
Exporteren portfolio
Overige opmerkingen Een export kan zijn: - Een bestand via een digitaal medium. (CD-ROM, DVD, USB-stick, etc.) - Gegevens worden digitaal uitgewisseld via een netwerk. (onderwijsinstelling A verstuurd het bestand via bv. de mail naar onderwijsinstelling B) - Een tussenorganisatie beheert de gegevens en wisselt uit. Dit alles natuurlijk na toestemming van de deelnemer, deze is de eigenaar.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Exporteren portfolio
Aanvragen examen De deelnemer vraag een examenonderdeel aan van een kwalificatiedossier/uitstroomprofiel. De deelnemer toont aan dat hij klaar is voor examinering.
Use case Aanleiding - De deelnemer geeft aan dat hij een examen(onderdeel) wil afleggen voor een bepaald kwalificatiedossier/uitstroomprofiel binnen een specifieke taxonomie, al dan niet in combinatie met een aanvullende certificering. Een dergelijke aanvraag komt meestal voort uit het adviesgesprek van de begeleider met de deelnemer, middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel.
73
74
Primair proces ondersteuning en portfolio
- De deelnemer levert (een verzameling gebundelde) producten uit zijn portfolio ter summatieve beoordeling beschikbaar, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio. - De onderwijsorganisatie onderzoekt of een deelnemer in aanmerking komt voor kwalificering of certificering. - Er moet een EVC beoordeling plaatsvinden, middels de Werkopdracht Aanvragen EVC-beoordeling. - De onderwijsinstelling vraagt voor ĂŠĂŠn of meerdere deelnemers collectief een examen aan (vooral van toepassing op VMBO en VAVO onderwijs) Actoren - Deelnemer - Begeleider Doel Het starten van een examenprocedure. Dat kan zijn: - Regulier examen met beschreven opdracht - Portfoliobeoordeling, mogelijk met als doel een EVC rapportage Beschrijving acties - Aanvragen examen De deelnemer vraagt het examen aan. Dit kan plaatsvinden als gevolg van de afspraken die zijn gemaakt in het adviesgesprek met zijn begeleider, middels de Werkopdracht Aanvragen examenonderdeel. In dat geval heeft de deelnemer aangetoond dat hij gereed is voor examinering (met behulp van de formatieve peilstok). De deelnemer kan ook een examen (of EVC beoordeling) aanvragen door producten uit zijn portfolio beschikbaar te stellen middels de Werkopdracht beschikbaar stellen product uit portfolio. - Collectief aanvragen examen Voor bepaalde typen opleidingen, zoals VMBO en VAVO, worden de examens niet door de individuele deelnemers aangevraagd, maar collectief. De begeleider bepaalt welke deelnemers gereed zijn voor examinering. De examens worden vervolgens collectief aangevraagd voor deze hele groep.
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Controleren aanvraag examen De onderwijsorganisatie controleert of de deelnemer is ingeschreven op de juiste taxonomie voor het gewenste examen en indien van toepassing voldoet aan de eisen voor aanvullende certificering. Waar nodig wordt gecontroleerd of de deelnemer gereed is voor examinering (met behulp van de formatieve peilstok). Dit kan leiden tot goedkeuring of afkeuring van de aanvraag. In het geval dat de aanvraag is goedgekeurd, wordt aangegeven binnen welk tijdsbestek het examen zal plaatsvinden. - Opnemen in begeleidingsdossier De aanvraag en de eventuele goed- of afkeuring wordt in het begeleidingsdossier vastgelegd. Resultaat - Goedgekeurde of afgekeurde aanvraag voor een examen(onderdeel) - In gang zetten van het ontwikkelen of beschikbaar stellen van een examen(onderdeel) middels de Werkopdracht beschikbaar stellen examen Frequentie Per deelnemer plm. 5x gedurende de gehele studieloopbaan. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Aanvragen EVC-beoordeling
Onderwijsintake
Aanvragen examen
Aanvragen examenonderdeel
Adviesgesprek
Aanvragen examen
Beschikbaar stellen product uit portfolio
Verzamelen en delen producten
Aanvragen examen
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Beschikbaar stellen examen
75
76
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Registreren aanvraag examen - Raadplegen formatieve peilstok -V astleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Beschikbaar stellen producten in portfolio
Primair proces ondersteuning en portfolio
Beschikbaarstellen examen De onderwijsorganisatie ontwikkelt een examenopdracht en/of beoordelingsmodel. In het geval van een EVC rapportage/portfoliobeoordeling gaat het alleen om het beoordelingsmodel.
Use case Aanleiding De aanvraag voor een examen(onderdeel) of EVC rapportage is gehonoreerd en middels de Werkopdracht beschikbaar stellen examen is het beschikbaar stellen van het examen(onderdeel) in gang gezet. Actoren - De deelnemer - De examencommissie - Examenbureau (of diens gedelegeerden) Doel Er wordt een formeel vastgesteld examen beschikbaar gesteld dat aansluit bij de aanvraag van de betreffende deelnemer. In het geval van een EVC rapportage/ portfoliobeoordeling gaat het alleen om het beoordelingsmodel. Beschrijving acties - Formuleren opdracht voor ontwikkeling examen
•
De deelnemer geeft zijn wensen aan m.b.t. de vorm en uitvoering van het examen. Deze worden vastgelegd in zijn begeleidingsdossier
•
•
De onderwijsorganisatie controleert of er op grond van het zorgdossier speciale eisen gesteld moeten worden aan het examen; De onderwijsorganisatie controleert, indien van toepassing, de eisen voor aanvullende certificering;
Op basis van deze informatie is er een compleet beeld van het examen(onderdeel) dat beschikbaar gesteld moet worden. - Aanleveren bewijsmateriaal De deelnemer draagt, wanneer van toepassing, het bewijsmateriaal aan, bijvoorbeeld in het portfolio (bevroren producten). - Constructie examen(onderdeel) De instelling kan op verschillende manieren het examenonderdeel daadwerkelijk beschikbaar stellen:
77
78
Primair proces ondersteuning en portfolio
•
De deelnemer kan zijn examenopdracht formuleren, of:
•
De onderwijsorganisatie koopt een examen in, of:
•
De onderwijsorganisatie stelt beoordelingsmodel ter beschikking of ontwikkelt
•
dit (EVC procedure/portfoliobeoordeling), of: De onderwijsorganisatie stelt een bestaand examen ter beschikking of ontwikkelt een examen. -V aststellen examen(onderdeel) De examencommissie stelt het examen vast. Wanneer het examenproduct/beoordelingsmodel wordt afgekeurd wordt het opnieuw ter constructie aangeboden. - Plaatsen examen(onderdeel) in de onderwijscatalogus De onderwijsorganisatie plaatst het examen, inclusief metadatering, in de onderwijscatalogus (als het er nog niet in staat). Resultaat - Het examen is beschikbaar (ontwikkeld, ingekocht of een reeds ontwikkeld examen klaargezet cq. aangepast) en vastgesteld. - Het daadwerkelijk organiseren van het examen wordt in gang gezet middels de Werkopdracht organiseren examen Frequentie Per deelnemer plm. 5x tijdens zijn studieloopbaan. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Beschikbaar stellen examen
Aanvragen examen
Beschikbaar stellen examen
Organiseren examen
Beschikbaar stellen examen
Organiseren examen
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Registreren aanvraag examen - Raadplegen onderwijscatalogus - Plaatsen product in onderwijscatalogus
79
80
Primair proces ondersteuning en portfolio
Organiseren examen De deelnemer op de hoogte brengen van de eisen en beoordelingscriteria. Borging dat uitgevoerde examens voldoen aan de eisen.
Use case Aanleiding Een examen is aangevraagd en beschikbaar gesteld. Nadat het examen beschikbaar is gesteld, is het organiseren van het examen in gang gezet middels de Werkopdracht organiseren examen Actoren - Examenbureau en/of - Examinator en/of - Assessor - Deelnemer Doel Voorwaarden scheppen voor het kunnen uitvoeren van een examen. Beschrijving acties - Koppelen examenproduct aan deelnemer In Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel zijn examenproducten beschikbaar gesteld en vastgelegd in de onderwijscatalogus. Het juiste product moet worden geselecteerd. Hierbij moet rekening gehouden worden met de inhoud van het zorgdossier van de deelnemer, omdat daarin mogelijke beperkingen of aanvullende informatie zijn vermeld (bijvoorbeeld een rugzakje) die de keuze van het juiste onderwijsproduct (mede) bepalen. - Informeren deelnemer De deelnemer wordt ge誰nformeerd over het examen. Het gaat hierbij over informatie m.b.t. het examenreglement, de concrete uitvoering van het examen en de eisen die t.a.v. het examen worden gesteld. - Aanvullende wensen deelnemer De deelnemer kan aanvullende wensen kenbaar maken, waarmee in de organisatie van het examen rekening kan worden gehouden. Deze aanvullende wensen worden vastgelegd in het begeleidingsdossier. Dit kunnen wensen zijn met betrekking tot de examenlocatie, tijdstip of omgeving voor het examen.
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Aanvullende randvoorwaarden stage/BPV-bedrijf Ook het BPV-bedrijf kan aanvullende eisen stellen aan het examen. - Invullen randvoorwaarden Het examenbureau zorgt er uiteindelijk voor dat alles wat nodig is om het examen te kunnen laten plaatsvinden, wordt georganiseerd, rekening houdend met de wensen van de deelnemer en de randvoorwaarden van het BPV-bedrijf, bijvoorbeeld:
•
Minimaal 2 assessoren/examinatoren toewijzen
•
Bepalen van tijd en geschikte omgeving voor het examen
•
Vaststellen van de te gebruiken exameninstrumenten
•
Communicatie met alle betrokkenen (deelnemer, assessor, bedrijf/examenlocatie)
•
Inrichting examenlocatie
•
Exameninstructie voor deelnemer en assessor
•
Is er een aangepast examen nodig?
•
Zijn de deelnemerwensen gehonoreerd?
- Plaatsen examenproduct in arrangement Het geselecteerde examenproduct, inclusief alle wensen, randvoorwaarden en benodigde middelen, wordt in het arrangement van de deelnemer geplaatst. Dit betekent dat het examen zal worden geroosterd (mogelijk is de exacte datum al bekend, maar dat hoeft niet). Resultaat - De betrokkenen zijn op de hoogte gebracht van de eisen en beoordelingscriteria. - Er is geborgd dat het examen voldoet aan alle eisen. - Het examen kan worden uitgevoerd conform het examenreglement en het kwalificatiedossier, middels de Werkopdracht uitvoeren examen Frequentie … Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Organiseren examen
Beschikbaar stellen examen
Organiseren examen
Uitvoeren examen
Organiseren examen
Uitvoeren examen
81
82
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Registreren aanvraag examen - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Vastleggen arrangement (Onderwijslogistiek)
Primair proces ondersteuning en portfolio
Uitvoeren examen Een examen is ontwikkeld en georganiseerd en kan worden uitgevoerd. De bewijsmap wordt door de deelnemer gevuld met bewijsmateriaal. Deze bewijsmap krijgt een plaats in het portfolio en wordt daar ‘bevroren’. Dit kan een iteratief proces zijn waarbij de examinatoren de vulling bewaken en de deelnemer hierin sturen. Dit proces moet door het systeem worden ondersteund. Het examen wordt uitgevoerd door de deelnemer in het bijzijn van en onder verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling. Tijdens of na de uitvoering (conform examenreglement) vindt de beoordeling plaats met als resultaat een examenrapportage dan wel een EVC rapportage. Deze rapportage is opgesteld in termen van de taxonomie.
Use case Aanleiding Er is een examen georganiseerd en alle betrokkenen zijn geïnformeerd m.b.t. tijd en plaats van het examen. De uitvoering van het examen is geïnitieerd middels de Werkopdracht uitvoeren examen. Actoren - De deelnemer - Een betrokken bedrijf - Minimaal 2 examinatoren Doel Bepalen of de deelnemer aan de kwalificatie-eisen van het betreffende examen voldoet. Beschrijving acties - Vullen bewijsmap of uitvoeren examenopdrachten De deelnemer toont aan dat hij aan de kwalificatie-eisen van het examen voldoet door:
•
•
In zijn portfolio een bewijsmap samen te stellen en deze ter beoordeling aan te bieden De examenopdrachten uit te voeren zodat deze beoordeeld kunnen worden
83
84
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Controleren, beoordelen, uitdagen De aangeleverde bewijsmap, of de uitgevoerde examenopdracht wordt gecontroleerd en beoordeeld. Mogelijk geeft ook een betrokken BPV-bedrijf feedback. Het is mogelijk dat de deelnemer de mogelijkheid krijgt om met deze beoordeling iets te doen, bijvoorbeeld producten in zijn bewijsmap aan te passen of (een deel van) de examenopdracht opnieuw te doen. Een dergelijke beoordeling kan verschillende vormen hebben, bijvoorbeeld:
•
Observatie van het proces
•
Criteriumgericht interview (bij EVC-/portfoliobeoordeling)
•
Beoordeling product(en) (bij EVC-/portfoliobeoordeling uit het portfolio)
- Beoordelen bewijsmap of examenopdracht Uiteindelijk wordt, eventueel na een iteratief proces, de uiteindelijke bewijsmap of examenopdracht beoordeeld. Het beoordelingsmodel wordt ingevuld en er wordt een procesverslag gemaakt. Uiteindelijk wordt er een summatief resultaat toegekend. Het resultaat wordt opgenomen in het begeleidingsdossier en de uiteindelijke examen- of EVC-rapportage wordt opgemaakt. Het summatieve resultaat wordt toegevoegd aan het examendossier van de deelnemer middels de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier. - Afronding met deelnemer Eventuele opmerkingen of klachten van de deelnemer worden geregistreerd in het begeleidingsdossier. Onregelmatigheden met betrekking tot de geldende procedures worden gemeld bij, en afgehandeld door de examencommissie. De deelnemer wordt gevraagd een akkoordverklaring voor wat betreft de procedure in te vullen. - Bevriezen bewijsmap voor portfolio De definitieve producten in de bewijsmap worden als bevroren product beschikbaar gesteld om opgenomen te worden in het portfolio van de deelnemer, inclusief het daarbij behaalde summatieve resultaat, middels de Werkopdracht beschikbaar stellen beoordeeld product aan portfolio Resultaat - Het examen is uitgevoerd door de deelnemer, onder verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling. - De beoordeling heeft plaatsgevonden conform het beoordelingsprotocol behorend bij het examen. - Deze beoordeling wordt vastgelegd in de vorm van een examenrapportage dan wel een EVC rapportage, door middel van de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier in het examendossier geplaatst.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Frequentie Ongeveer 5x per studieloopbaan per deelnemer Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Uitvoeren examen
Organiseren examen
Uitvoeren examen
Beschikbaar stellen product uit portfolio
Verzamelen en delen producten
Uitvoeren examen
Beschikbaar stellen product uit portfolio
Uitvoeren examen
Opnemen bevroren producten
Summatief resultaat in examendossier
Uitvoeren examen
Registreren van summatieve resultaten
85
86
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Beschikbaar stellen producten in portfolio - Raadplegen producten in portfolio - Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier - Plaatsen beoordeelde producten in portfolio
Primair proces ondersteuning en portfolio
Plaatsen summatief resultaat in examendossier Deze use is een nadere uitwerking van de use case Registreren van summatieve resultaten in het kernregistratiesysteem. Deze use case wordt hier ook kort beschreven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren is verbonden. Er is een EVC rapportage of een Examenrapportage en op basis hiervan moeten summatieve resultaten worden toegevoegd aan het examendossier.
Use case Aanleiding Er wordt een EVC rapportage of een Examenrapportage (resultaat van Uitvoeren examen) aangeboden middels de Werkopdracht summatief resultaat in examendossier. Actoren - Examinator (regulier examen) - De deelnemer (EVC rapportage) - Examenbureau Doel - Toevoegen summatieve resultaten aan het examendossier. Beschrijving acties - Aanleveren examen- of EVC-rapportage Als het examen binnen de instelling is uitgevoerd, biedt de examinator, na beoordeling van het examen, de examen- of EVC-rapportage aan. Ook kan de deelnemer een elders afgegeven EVC-rapportage aanbieden. - Controleren geldigheid Het examenbureau controleert de geldigheid van de afgegeven examen- of EVCrapportage. Wanneer de geldigheid is vastgesteld wordt het summatieve resultaat in het examendossier vastgelegd. - Archivering bewijsstukken De EVC bewijsstukken of examenrapportage worden in het begeleidingsdossier geplaatst. De examinator of het examenbureau archiveert het examenresultaat inclusief onderbouwingen, zoals:
•
Namen examinatoren
•
Observatieverslag(en)
•
Het geleverde product/dienst en/of een beschrijving daarvan
•
Reflectieverslag
87
88
Primair proces ondersteuning en portfolio
Het archiveren van de examenproducten zelf geschiedt binnen het portfolio. De examenproducten worden in het portfolio bevroren; dit heeft al plaatsgevonden v贸贸r het examen, zie Uitvoeren examen. Het examendossier moet wettelijk 30 jaar bewaard blijven. De examenbescheiden en -onderbouwingen hoeven maar een half jaar bewaard te worden. - Vaststellen recht op diplomering Het systeem controleert of aan de eisen voor diplomering is voldaan, voor de specifieke uitstroom waarop de deelnemer is ingeschreven. Om dit te bepalen wordt de criteriumbank geraadpleegd middels de Werkopdracht summatieve peilstok. Als blijkt dat de deelnemer alle summatieve resultaten heeft behaald voor diplomering, dan wordt middels de Werkopdracht diplomeren de diplomering gestart. Resultaat - Het behaalde summatieve resultaat is geplaatst in het examendossier - De onderliggende bewijsstukken zijn toegevoegd aan het begeleidingsdossier - Er heeft een controle plaatsgevonden op het recht op diplomering, en indien van toepassing is de diplomering in gang gezet middels de Werkopdracht diplomeren Frequentie Max 5x keer per studieloopbaan. Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Summatief resultaat in examendossier
Uitvoeren examen
Registreren van summatieve resultaten
Summatieve peilstok
Registreren van summatieve resultaten
Beschikbaar stellen peilstokmeting
Diplomerenportfolio
Registreren van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding
Overige opmerkingen Aanleiding: Er is een summatief resultaat behaald voor een examen of EVC/portfolio beoordeling Actoren: De assessor/examinator Resultaat: Een examenonderdeel wordt in het examendossier geplaatst. Het onderdeel komt overeen met de onderdelen van het examenplan en worden tevens in de KRD opgenomen.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Activiteitendiagram
Functies - Vastleggen summatieve resultaten - Raadplegen summatieve peilstok
Diplomeren Deze use is een nadere uitwerking van de use case Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding in het kernregistratiesysteem. Deze use case wordt hier ook kort beschreven omdat dit onlosmakelijk met het proces van examineren is verbonden.
Use case Aanleiding Het systeem heeft gesignaleerd dat het examendossier compleet is (alle summatieve resultaten voor het beoogd diploma zijn behaald), nadat er een positief resultaat is toegevoegd aan het examendossier. Op basis daarvan is de diplomering in gang gezet middels de Werkopdracht diplomeren.
89
90
Primair proces ondersteuning en portfolio
Actoren - Examenbureau - Examencommissie Doel Het uitreiken van een diploma. Beschrijving acties - Laatste controle Er vindt een laatste controle plaats op de aanspraak op een diploma, certificaat of verklaring op basis van de gegevens in het begeleidingsdossier en de summatieve resultaten in het examendossier. Mogelijk wordt hierbij de criteriumbank geraadpleegd om het recht op een diploma te verifiÍren. - Genereren diploma Het diploma, certificaat of de verklaring wordt daadwerkelijk (fysiek) aangemaakt. - Uitreiken diploma Het diploma, certificaat of de verklaring wordt uitgereikt aan de deelnemer, en ondertekend door de deelnemer. - Archiveren en opschonen Een getekende kopie van het diploma, certificaat of de verklaring wordt gearchiveerd. Niet opgehaalde diploma’s worden ook gearchiveerd, en er wordt contact opgenomen met de deelnemer. Indien er voor de deelnemer geen andere verbintenissen actief zijn, zal hij de instelling verlaten. Het uitschrijven wordt in gang gezet middels de Werkopdracht uitschrijven na diplomering Indien de deelnemer de instelling verlaat wordt een deel van de gegevens in het begeleidingsdossier of examendossier geschoond, voor zover dat wenselijk is en is toegestaan. Resultaat Het diploma is uitgereikt en gearchiveerd Frequentie Normaalgesproken 1x per studieloopbaan per deelnemer.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Werkopdrachten Naam werkopdracht
Van use case
Naar use case
Diplomeren
Registreren van summatieve resultaten
Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding
Uitschrijven na diplomering
Kwalificeren vanuit de deelnemer/opleiding
Uitschrijven
Activiteitendiagram
Functies - Raadplegen summatieve peilstok - Aanmaken diploma
91
92
Primair proces ondersteuning en portfolio
functies Raadplegen deelnemergegevens Een generieke raadpleegfunctie waarmee een breed overzicht kan worden verkregen van alle relevante deelnemergegevens. Dit omvat dus o.a. de administratieve gegevens, het begeleidingsdossier, het examendossier en het zorgdossier.
Ondersteunt use cases - Onderwijsintake
•
Raadplegen beschikbare informatie
- Opstellen plan en begeleiding komende periode
•
Opstellen POP
•
Opstellen PAP
•
Bepalen begeleiding komende zorg
•
Bepalen extra zorg
- Monitoren voortgang deelnemer
•
Raadplegen begeleidingsdossier
Doel Verkrijgen van een volledig beeld van de administratieve en begeleidingsgegevens van een bepaalde deelnemer.
Korte beschrijving Deze functie geeft een totaalbeeld van de gegevens van een deelnemer, bestaande uit. - Administratieve gegevens (persoonlijke gegevens, gegevens van de aanmelding, intake en/of inschrijving) - Leerloopbaan (afgenomen onderwijs, aanwezigheid) - Examendossier (summatieve resultaten, EVC’s, diploma’s) - Begeleidingsdossier (Formatieve resultaten, incidenten, houding en gedrag) - Zorgdossier (Medische, psychische en sociale gegevens) Voor elke categorie van de hier genoemde gegevens gelden aparte autorisaties. De gebruiker moet over de juiste autorisaties beschikken om het betreffende deel van de gegevens te kunnen inzien.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Raadplegen onderwijscatalogus Dit is een breed toepasbare functie waarmee de onderwijscatalogus kan worden geraadpleegd om onderwijsproducten te zoeken, tonen en te selecteren.
Ondersteunt use cases - Intake - Formuleren leervraag
•
Zoeken passend aanbod in onderwijscatalogus
- Onderwijsintake
•
Inventariseren mogelijke onderwijsproducten
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
•
Beoordelen portfolio / toets
- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel
•
Beslissen inkopen, ontwikkelen of hergebruiken
•
Selecteren bestaand examen uit onderwijscatalogus
- Beheren BPV plaats
•
Registreren BPV plaats
- BPV-matching
•
Selecteren gearrangeerd onderwijsproduct
•
Bepalen zoekopdracht BPV plaats
•
Selecteren voorstellen BPV plaatsen
Doel Het om uiteenlopende reden zoeken, tonen en selecteren van onderwijsproducten uit de onderwijscatalogus.
Korte beschrijving Dit betreft een generieke zoek-, raadpleeg- en selectiefunctie. Deze functie werkt op hoofdlijnen als volgt. De functie start met het definiëren van de zoekcriteria. Afhankelijk van de situatie worden de zoekcriteria handmatig ingegeven, of zijn ze afkomstig uit de context van waaruit deze functie wordt aangeroepen. Grofweg zijn er drie belangrijke zoekingangen:
93
94
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Een bepaalde plek in de taxonomie. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een kwalificatiedossier of een andere plaats in de taxonomie wordt geselecteerd. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten die binnen die betreffende tak van de taxonomie vallen - De situatie van een deelnemer. Dit houdt in dat de situatie van een concrete deelnemer het vertrekpunt is. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten die voor deze deelnemer relevant zijn in relatie tot zijn verbintenisgebied en de reeds door de deelnemer afgenomen onderwijsproducten. - Zoekcriteria. Dit houdt in dat op elke gewenste metadateringsveld of een combinatie van velden zoekcriteria kunnen worden gedefinieerd. De zoekopdracht betreft dan alle onderwijsproducten die aan die criteria voldoen. Op basis van de gedefinieerde zoekcriteria wordt de zoekopdracht uitgevoerd met als resultaat een lijst met geselecteerde onderwijsproducten. Als de zoekopdracht geen, of zeer weinig resultaten oplevert is er de mogelijkheid opnieuw te zoeken, waarbij wordt gezocht naar suggesties of alternatieven door ook producten te tonen die niet aan alle zoekcriteria voldoen. Vervolgens kan de lijst met geselecteerde onderwijsproducten op verschillende manieren worden getoond en gesorteerd. Indien nodig kan een specifiek gewenst onderwijsproduct daaruit worden geselecteerd. Het tonen en selecteren kan op de volgende manieren. - Sorteren op relevantie in relatie tot de zoekcriteria. De onderwijsproducten die het best voldoen aan de zoekcriteria staan bovenaan - Sorteren op een of meerdere metadatavelden - Weergeven in de taxonomiestructuur. De onderwijsproducten worden getoond in de structuur van de taxonomie, bijvoorbeeld geordend per kwalificatiedossier, daarbinnen per werkproces etc. - Weergeven in de hiërarchie van de onderwijscatalogus door gebruik te maken van de aggregatieniveaus. Aanvankelijk wordt alleen het hoogste aggregatieniveau getoond. De lagere aggregatieniveaus kunnen vervolgens getoond worden in een soort mappenstructuur die kunnen worden uitgeklapt. De functie biedt de mogelijkheid om één of meerdere getoonde onderwijsproducten te selecteren. Hiertoe wordt er een aparte lijst bijgehouden van geselecteerde onderwijsproducten. Deze geselecteerde onderwijsproducten kunnen worden meegenomen naar de functie van waaruit deze functie is aangeroepen zodat deze daar verder kunnen worden gebruikt.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Vastleggen resultaten intake Dit betreft het vastleggen van de resultaten van de intake, voor zover dat niet direct in de administratieve gegevens of het begeleidingsdossier een plek heeft.
Ondersteunt use cases - Onderwijsintake
•
Inventariseren wensen deelnemer
•
Inventariseren mogelijkheden deelnemer
•
Formuleren advies m.b.t. mogelijk af te nemen onderwijsproducten of EVC
Doel Vastleggen van de resultaten van de (onderwijs)intake
Korte beschrijving Functie waarin de specifieke resultaten van de intake kunnen worden vastgelegd. - De wensen van de deelnemer - De in het intakegesprek vastgestelde mogelijkheden van de deelnemer - Opsomming van relevante onderwijsproducten, waaronder in veel gevallen een startonderwijsproduct en eventueel een EVC-beoordeling
Aanvragen EVC-beoordeling Dit is een specifiek vorm van het aanvragen van een examen.
Ondersteunt use cases - Onderwijsintake
•
Formuleren advies m.b.t. mogelijk af te nemen producten of EVC
Doel Het in gang zetten van een EVC-procedure
Korte beschrijving Deze functie registreert de aanvraag voor een EVC-beoordeling, bestaande uit: - Gegevens deelnemer - Verwijzing naar relevant onderwijsproduct of (als er geen passend product van het type EVC-beoordeling is) de taxonomiecode waarvoor een EVC-beoordeling wordt gevraagd - Opsomming van, en verwijzing naar de bewijsstukken
95
96
Primair proces ondersteuning en portfolio
Opnemen documenten in begeleidingsdossier Dit is een generieke functie om documenten, bijvoorbeeld een POP of PAP toe te voegen aan het begeleidingsdossier van een deelnemer.
Ondersteunt use cases - Opstellen plan en begeleiding komende periode
•
Opstellen POP
•
Vaststellen POP
•
Opstellen PAP
•
Vaststellen PAP
Doel Het opnemen van een document in het begeleidingsdossier
Korte beschrijving Aan het begeleidingsdossier van elke deelnemer kan een verzameling documenten worden gekoppeld. Aan elk document wordt een verzameling metadata gekoppeld, waaronder datum/tijd, auteur, status (concept, vastgesteld etc.) en een type document (zoals POP, PAP etc.) Documenten kunnen met deze functie worden geplaatst en opgevraagd. Ook kan er een nieuwe versie van een bestaand document worden geplaatst, of de metadata van een bestaand document worden gewijzigd. Deze documenten worden in een gestandaardiseerde mappenstructuur aan het dossier gekoppeld. De indeling van deze mappenstructuur is door de instelling te configureren.
Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier Een belangrijk onderdeel van het begeleidingsdossier is het vastleggen van de afspraken die met de deelnemer zijn gemaakt, de acties die de deelnemer, begeleider of anderen moeten gaan ondernemen. De maatregelen die de instelling neemt m.b.t. de betreffende deelnemer en de signalen die richting de begeleiding worden afgegeven.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Ondersteunt use cases - Opstellen plan en begeleiding komende periode
•
Doorverwijzen naar 2e lijns zorg
•
Vaststellen benodigde begeleiding
•
Maken vervolgafspraken
- Monitoren voortgang deelnemer
•
Conclusies trekken m.b.t. de geadviseerde leerroute
- Adviesgesprek voeren
•
Beslissen over te nemen vervolgacties
- Registreren incidenten
•
Beoordelen noodzakelijke escalatie
•
Beslissen over noodzakelijke maatregelen
•
Maken vervolgafspraken
- Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
•
Beoordelen noodzakelijke actie
- Beoordelen en registreren competenties en kennis
•
Beoordelen of direct actie noodzakelijk is
•
Signaleren noodzakelijke actie
- Aanvragen examen
•
Opnemen aanvraag in begeleidingsdossier
- Organiseren examen
•
Kenbaar maken aanvullende wensen
- Uitvoeren examen
•
Controleren, beoordelen, uitdagen
•
Leveren feedback
•
Opnemen in begeleidingsdossier
Doel Vastleggen en bewaken van gemaakte afspraken, geïnitieerde/geplande acties, genomen maatregelen en het opvolgen van signaleringen.
97
98
Primair proces ondersteuning en portfolio
Korte beschrijving Deze functie maakt het mogelijk om in het begeleidingsdossier van een deelnemer een lijst te onderhouden met de volgende typen acties/afspraken. - Acties Dit zijn concrete acties die door de deelnemer, docent, begeleider of anderen moeten worden uitgevoerd in relatie tot (de begeleiding van) de betreffende deelnemer. - Afspraken Dit zijn concrete afspraken die met de deelnemer zijn gemaakt. - Maatregelen Dit zijn maatregelen die de instelling, docent of begeleider hebben genomen, bijvoorbeeld naar aanleiding van incidenten of problemen in de houding of het gedrag van de deelnemer. - Signaleringen Dit zijn signaleringen, doorgaans van docenten, die in de begeleiding dienen te worden opgevolgd. Deze functie heeft de structuur van een takenlijst, waarin ook een eigenaar, begin/ einddata, status etc. kan worden aangegeven.
Analyseren situatie deelnemer Om de begeleiding te ondersteunen bij het vroegtijdig herkennen van problemen, kan middels deze functies een aantal verbanden worden gelegd die duiden op een probleem dat in de begeleiding aandacht behoeft.
Ondersteunt use cases - Monitoren voortgang deelnemer
•
Raadplegen begeleidingsdossier
Doel Vroegtijdig signaleren van (veel voorkomende) situaties en problemen die begeleidingsaandacht vragen.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Korte beschrijving Deze functie voert een aantal analyses uit op de gegevens van de deelnemer, en levert daarvan een rapportage. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de volgende analyses: - aanwezigheidpercentage overschrijdt een bepaalde minimumwaarde - ziekteverzuim overschrijdt een bepaald percentage - trendbreuk in resultaten, aanwezigheid, voortgang of ziekte - grote afwijking t.o.v. het gemiddelde in resultaten, aanwezigheid, voortgang of ziekte
Raadplegen formatieve peilstok Deze functie levert een “stand van zaken”-rapportage, en een advies voor leerroute op voor een aantal summatieve toetsen. De vorderingen van een deelnemer worden op een inzichtelijke manier gepresenteerd, en er wordt een overzicht gegeven van relevante en geadviseerde onderwijsproducten in relatie tot de betreffende summatieve toets(en).
Ondersteunt use cases - Monitoren voortgang deelnemer
•
Raadplegen peilstok formatieve resultaten
- Peilstok hanteren formatieve resultaten
•
Verzamelen gegevens
•
Genereren rapportage stand van zaken
•
Genereren advies mogelijke leerroute(s)
- Inzichtelijk maken van formatieve en summatieve resultaten d.m.v. een peilstokmeting
•
Inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot competenties en examinering m.b.v. formatieve peilstok
- Aanvragen examen
•
Controleren rechtvaardiging aanvraag
Doel Inzicht geven in de vorderingen en de geadviseerde leerroute in relatie tot een beoogde summatieve toets.
99
100
Primair proces ondersteuning en portfolio
Korte beschrijving Deze functie bestaat uit twee deelfuncties: - Rapportage “Stand van zaken” - Advies leerroute Beide deelfuncties kunnen worden uitgevoerd voor een specifieke deelnemer en een of enkele beoogde summatieve toetsen. Rapportage stand van zaken De rapportage “Stand van zaken” komt als volgt tot stand: - Selecteren relevante summatieve toets(en). De gebruiker maakt deze keuze. - Verzamelen van alle formatieve resultaten van de deelnemer, die relevant zijn voor de betreffende summatieve toets(en) - Structureren van de verzamelde formatieve resultaten langs een beoordelingssystematiek. Op basis van deze beoordelingssystematiek kunnen de formatieve resultaten worden afgebeeld op een schaal en/of worden ingedeeld in groepen. De schaal kan procentueel zijn t.o.v. een eindtotaal, of een schaal van complexiteitsklassen. De groepen kunnen bijvoorbeeld competenties, werkprocessen e.d. zijn. - Weergeven van de gestructureerde formatieve resultaten in een rapportage Advies leerroute De geadviseerde leerroute wordt op hoofdlijnen als volgt opgesteld. - De gestructureerde formatieve resultaten worden afgezet tegen het totaal aan beschikbare onderwijsproducten dat relevant is voor de betreffende summatieve toets - Er wordt een keuze gemaakt uit het totaal aan beschikbare onderwijsproducten, door een aantal (bedrijfs- of ervarings)regels toe te passen - De geadviseerde leerroute(s) worden weergegeven in een rapportage
Primair proces ondersteuning en portfolio
Raadplegen summatieve peilstok Deze functie geeft inzicht in de nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van een specifieke uitstroom.
Ondersteunt use cases - Monitoren voortgang deelnemer
•
Raadplegen peilstok summatieve resultaten
- Inzichtelijk maken van formatieve en summatieve resultaten d.m.v. een peilstokmeting
•
Inzichtelijk maken vorderingen in relatie tot diplomering m.b.v. summatieve peilstok
- Plaatsen summatief resultaat in begeleidingsdossier
•
Vaststellen recht op diplomering
- Diplomeren
•
Uitvoeren laatste controle
Doel Verkrijgen van inzicht in de nog te behalen summatieve resultaten ten behoeve van een beoogde uitstroom.
Korte beschrijving Deze functie wordt uitgevoerd voor een specifieke deelnemer en een specifiek beoogde uitstroom. De functie werkt op hoofdlijnen in de volgende stappen. - Verzamelen van alle relevante summatieve resultaten van de betreffende deelnemer. Het gaat hier om de summatieve resultaten die (in de taxonomie) relevant zijn voor de beoogde uitstroom - Toepassen van de regels in de criteriumbank voor de betreffende uitstroom op de behaalde summatieve resultaten -B epalen van de nog te behalen summatieve resultaten; dit kunnen verschillende routes zijn om met de reeds behaalde summatieve resultaten de kwalificatie voor de uitstroom te behalen -W eergeven van de route(s) van nog te behalen summatieve resultaten in een rapportage
101
102
Primair proces ondersteuning en portfolio
Vastleggen advies in begeleidingsdossier Naast de acties, afspraken en documenten in het begeleidingsdossier, is ook het advies van de begeleider m.b.t. de te volgen leerroute een belangrijk onderdeel van het begeleidingsdossier. Na het monitoren van de voortgang of het adviesgesprek kan er zo’n advies ontstaan.
Ondersteunt use cases - Monitoren voortgang deelnemer
•
Conclusies trekken m.b.t. de geadviseerde leerroute
Doel Vastleggen van de geadviseerde leerroute.
Korte beschrijving In deze functie kan de geadviseerde leerroute in het begeleidingsdossier worden opgenomen. Deze functie biedt de mogelijkheid om een geadviseerde leerroute op een van de volgende manieren vast te leggen: - Een tekstuele beschrijving van het advies m.b.t. de te volgen leerroute - Overnemen van de resultaten uit de functie Raadplegen formatieve peilstok. Dit is een verzameling onderwijsproducten, met eventueel een onderlinge volgorde. Deze lijst met onderwijsproducten kan nog worden aangepast door producten toe te voegen of te verwijderen. - Selecteren van een aantal relevante onderwijsproducten in een bepaalde onderlinge volgorde. Hierbij moet gekozen kunnen worden voor producten van een hoog aggregatieniveau.
Vastleggen incidenten in begeleidingsdossier Met behulp van deze functie kunnen incidenten die zich voordoen in het primair proces worden geregistreerd in het begeleidingsdossier van de deelnemer.
Ondersteunt use cases - Registreren incidenten
•
Registreren incident
Doel Eenduidige registratie van incidenten
Primair proces ondersteuning en portfolio
Korte beschrijving Functie waarin een incident kan worden geregistreerd, gekoppeld aan het begeleidingsdossier van de deelnemer(s) die het betreft. Het volgende kan worden geregistreerd. - Registrant - Deelnemer(s) waarop het incident betrekking heeft - Andere betrokkenen - Datum, tijd en locatie van het incident - Toelichting / Omschrijving van het incident - Omschrijving vervolgactie(s) - Type incident (gestandaardiseerde typering van incidenten, door de instelling te definiĂŤren) Eventuele vervolgacties m.b.t. de deelnemer(s) worden apart vastgelegd in de functie Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier
Vastleggen onderwijsgerelateerde houding en gedrag Met behulp van deze functie kunnen waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde houding en gedrag worden geregistreerd in het begeleidingsdossier van de deelnemer.
Ondersteunt use cases - Registratie onderwijsgerelateerde houding en gedrag
•
Registreren onderwijsgerelateerde houding en gedrag
Doel Eenduidige registratie van waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde houding en gedrag.
Korte beschrijving Functie waarin waarnemingen omtrent de onderwijsgerelateerde houding en gedrag kunnen worden geregistreerd, gekoppeld aan het begeleidingsdossier van de deelnemer die het betreft. Het volgende kan worden geregistreerd. - Registrant - Deelnemer(s) waarop het incident betrekking heeft - Type waarneming (gestandaardiseerde typering van waarnemingen, door de instelling te definiĂŤren) - Periode waarop de waarneming betrekking heeft
103
104
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Onderwijsproduct / activiteit waarop de waarneming betrekking heeft - Toelichting / Omschrijving van de houding of het gedrag van de deelnemer - Omschrijving vervolgactie(s) Eventuele vervolgacties m.b.t. de deelnemer worden apart vastgelegd in de functie Vastleggen afspraken en acties in begeleidingsdossier.
Beschikbaar stellen producten in portfolio Deze functies stelt de deelnemer in staat om een verzameling producten in zijn portfolio beschikbaar te stellen ten behoeve van een formatieve of summatieve beoordeling.
Ondersteunt use cases - Beoordelen en registreren competenties en kennis
•
Beschikbaar stellen toetsmateriaal
- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten
•
Producten beschikbaar stellen
- Opnemen van bevroren producten
•
Bevroren producten beschikbaar stellen
- Opnemen van het POP & PAP in het portfolio
•
Beschikbaar stellen POP aan derden
•
Beschikbaar stellen PAP aan derden
- Aanvragen examen(onderdeel)
•
Aanvragen examen(onderdeel)
- Uitvoeren examen
•
Voert examenopdrachten uit / vult bewijsmap
Doel Beschikbaar stellen van producten in het portfolio, bijvoorbeeld ten behoeve van een toets of feedback van docent, begeleider of mededeelnemer.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Korte beschrijving Nadat er in het portfolio groepen van producten zijn gemaakt, kan de deelnemer per groep aangeven met wie deze producten gedeeld mogen worden. - Selecteren van een groep producten in het portfolio - Selecteren van de gebruikers of groepen van gebruikers die toegang krijgen tot de betreffende groep producten - Aangegeven van het autorisatieniveau (inzien, openen, downloaden)
Raadplegen producten in portfolio Met behulp van deze functie kan een beoordelaar de producten die een deelnemer beschikbaar heeft gesteld in zijn portfolio raadplegen.
Ondersteunt use cases - Beoordelen en Registreren competenties en kennis
•
Beoordelen portfolio / toets
- Uitvoeren examen
•
Controleren, beoordelen, uitdagen
•
Leveren feedback
•
Beoordelen bewijsmap
Doel Beoordelen van producten die de deelnemer in zijn portfolio beschikbaar heeft gesteld.
Korte beschrijving Deze functies geef een beoordelaar toegang tot de producten die een deelnemer aan hem ter beschikking heeft gesteld. Deze functie kent op hoofdlijnen de volgende mogelijkheden. - De beoordelaar opent het portfolio van een bepaalde deelnemer - Er wordt een overzicht gegeven van de verzamelingen van producten, waarvoor de deelnemer de betreffende beoordelaar toegang heeft gegeven - De beoordelaar kan een verzameling producten openen, zodat zichtbaar is welke producten er in zitten - De beoordelaar kan de betreffende producten open, bekijken of downloaden, afhankelijk van het type product (document, foto etc.) en de autorisaties die de deelnemer aan elk product heeft gekoppeld
105
106
Primair proces ondersteuning en portfolio
Vastleggen formatieve resultaten Met behulp van deze functie kunnen formatieve resultaten worden vastgelegd.
Ondersteunt use cases - Beoordelen en registreren competenties en kennis
•
Vastleggen resultaat bij onderwijsproduct
Doel Inzicht in de vorderingen van de deelnemer, door de resultaten van formatieve toetsing vast te leggen.
Korte beschrijving Middels deze functie kan een formatief resultaat worden geregistreerd. Dit vindt op hoofdlijnen als volgt plaats. - Selecteren deelnemer - Selecteren onderwijsproduct. Dit kan een product zijn van het type formatieve toets, maar het kan ook een ander onderwijsproduct zijn. Bij het selecteren van het onderwijsproduct kan de metadata van dat product gecontroleerd worden, bijvoorbeeld op de verwijzing naar de taxonomie en de competenties waaraan het product gekoppeld is. - Vastleggen resultaat bij het geselecteerde onderwijsproduct, voor de betreffende deelnemer, op een van de volgende manieren
•
Aan het onderwijsproduct zijn in de betreffende taxonomie geen competenties gekoppeld, of het onderwijsproduct is in de taxonomie op een hoger niveau dan het werkproces (dus kerntaak of hoger) gedefinieerd. In dat geval wordt het formatief resultaat bij het betreffende onderwijsproduct geregistreerd.
•
Het onderwijsproduct is in de taxonomie gekoppeld aan een werkproces, waarbij in de taxonomie aan het werkproces een aantal competenties is gekoppeld. In dat geval kan de gebruiker kiezen of het resultaat betrekking heeft op alle onderliggende competenties, of op een aantal daarvan. Het resultaat wordt vastgelegd als resultaat op de geselecteerde competenties binnen dat werkproces.
•
Het onderwijsproduct is in de taxonomie gekoppeld aan een of een aantal specifieke competenties. In dat geval kan de gebruiker kiezen of het resultaat betrekking heeft op al deze competenties, of op een aantal daarvan. Het resultaat wordt vastgelegd als resultaat op de geselecteerde competenties.
Primair proces ondersteuning en portfolio
Plaatsen beoordeelde producten in portfolio Met behulp van deze functie kan een beoordelaar een verzameling beoordeelde producten met bijbehorend (formatief of summatief) resultaat terugplaatsen in het portfolio van de deelnemer.
Ondersteunt use cases - Beoordelen en registreren competenties en kennis
•
Vastleggen resultaat bij onderwijsproduct
- Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten
•
Bevriezen beoordeelde producten
- Beoordelen examen
•
Beoordelen bewijsmap
Doel Beoordeelde producten aan de deelnemer beschikbaar stellen als bruikbaar bewijsmateriaal.
Korte beschrijving Deze functies geef een beoordelaar toegang tot het portfolio van een deelnemer, om producten die een deelnemer aan hem ter beschikking heeft gesteld te voorzien van het resultaat van de beoordeling. De beoordeling wordt in het portfolio gekoppeld aan een bevroren kopie van de betreffende producten. Deze functie kent op hoofdlijnen de volgende mogelijkheden. - De beoordelaar opent het portfolio van een bepaalde deelnemer - Er wordt een overzicht gegeven van de verzamelingen van producten, waarvoor de deelnemer de betreffende beoordelaar toegang heeft gegeven - De beoordelaar kan een verzameling producten selecteren en daarvan een bevroren kopie maken - De beoordelaar kan daar de beoordeling, zoals vastgelegd in Vastleggen formatieve resultaten of Vastleggen summatieve resultaten aan koppelen
107
108
Primair proces ondersteuning en portfolio
Registreren aanvraag examen Met behulp van deze functies kan voor een deelnemer, of groep van deelnemers een examen(onderdeel) (summatieve toetsing) worden aangevraagd.
Ondersteunt use cases - Aanvragen examen(onderdeel)
•
Aanvragen examen(onderdeel)
•
Collectief aanvragen examen(onderdeel)
- Beschikbaar stellen examen en/of beoordelingsmodel
•
Formuleren opdracht voor ontwikkeling examen
- Organiseren examen
•
Koppelen examen aan deelnemer
•
Invullen randvoorwaarden t.a.v. planning e.d.
•
Kenbaar maken aanvullende randvoorwaarden
Doel Kenbaar maken van de noodzaak/wens om te examineren, en het proces daarvoor in gang zetten.
Korte beschrijving Met behulp van deze functie kan in een aantal stappen de aanvraag voor een examen worden geregistreerd. De stappen zijn de volgende. - Selecteren deelnemer(s)
•
•
In het geval van een individueel examen of een EVC beoordeling wordt de betreffende deelnemer geselecteerd, waarvoor het examen wordt aangevraagd. In het geval van een collectieve aanvraag voor een groep deelnemers, wordt een groep van deelnemers samengesteld waarvoor de aanvraag wordt gedaan.
- Selecteren examenproduct
•
•
In het geval het een bestaand examen betreft, dan wordt een bestaand product van het type summatieve toets uit de onderwijscatalogus geselecteerd. In het geval er geen bestaand onderwijsproduct geselecteerd kan worden (omdat dat niet precies bekend is, of nog niet aanwezig is) wordt de plaats in de taxonomie geselecteerd (bijvoorbeeld de kerntaak) waarop het examen betrekking heeft.
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Registreren aanvullende voorwaarden en wensen
•
Er kunnen aanvullende randvoorwaarden en wensen worden geregistreerd, zoals de periode of dag waarop het examen dient plaats te vinden, de locatie, stagebedrijf, noodzakelijke faciliteiten, aanwezig gewenste docenten etc.
- Registreren opdracht voor ontwikkeling examen
•
In het geval het examen daadwerkelijk ontwikkeld of aangeschaft dient te worden, dient een duidelijke specificatie van het gewenste examen te worden opgesteld. Mogelijk kan hierin deels verwezen worden naar relevante delen van een kwalificatiedossier, opleidingseisen, prestatie-indicatoren etc.
Vastleggen summatieve resultaten Deze functie is onderdeel van het kernregistratiesysteem. Met behulp van deze functies kunnen summatieve resultaten wordt geregistreerd.
Ondersteunt use cases - Plaatsen summatief resultaat in examendossier
•
Toevoegen summatief resultaat aan examendossier
Doel Het vastleggen van een behaald summatief resultaat.
Korte beschrijving Middels deze functie kan een behaald summatief resultaat worden geregistreerd, op de volgende manier: - Selecteren deelnemer - Selecteren onderwijsproduct (van het type summatief resultaat) - Vastleggen behaald summatief resultaat - Vastleggen datum en beoordelaar Deze functie moet de mogelijkheid bieden om voor een groep deelnemers achtereenvolgens de resultaten vast te leggen op een bepaalde summatieve toets.
109
110
Primair proces ondersteuning en portfolio
Aanmaken diploma Deze functie is onderdeel van het kernregistratiesysteem deelnemergegevens. Middels deze functie wordt het daadwerkelijke diploma aangemaakt.
Ondersteunt use cases - Diplomeren
•
Genereren diploma, certificaat of verklaring
Doel Beschikbaar stellen van formeel kwalificerend document
Korte beschrijving Deze functie genereert het fysieke kwalificeren document, dat kan worden ondertekend. Dit document wordt aangemaakt op basis van een standaard sjabloon.
Aanmaken portfolio Met behulp van deze functies kan voor een (meestal net ingeschreven) deelnemer een nieuw, leeg portfolio worden aangemaakt.
Ondersteunt use cases - Het verzamelen en importeren van instroomgegevens
•
Klaarzetten portfolio
Doel Beschikbaar stellen van de portfolio faciliteit aan een deelnemer.
Korte beschrijving Dit is een niet-interactieve functie die wordt gestart als (bijvoorbeeld bij de inschrijving) is aangegeven dat voor een bepaalde deelnemer een portfolio beschikbaar gesteld moet worden. Deze functie voorziet op hoofdlijnen in het volgende: - Aanmaken van het portfolio conform de binnen de instelling geldende structuur - Vullen van het portfolio met de relevante administratieve gegevens die al binnen de instelling beschikbaar zijn, zoals gegevens over de deelnemer, de inschrijving en de startkwalificatie.
Primair proces ondersteuning en portfolio
- Aanmaken autorisaties, bijvoorbeeld om het portfolio via een deelnemersportaal of open leercentrum te kunnen benaderen. Mogelijk is een e-mailadres binnen de school een vereiste, waardoor deze ook moet worden aangemaakt. - Verzenden notificatie aan deelnemer, bijv. een email, waarin de inloggegevens e.d. bekend worden gemaakt.
Importeren portfolio Deze functie maakt het mogelijk om een export van een portfolio bij een andere instelling te importeren.
Ondersteunt use cases - Het verzamelen en importeren van instroomgegevens
•
Importeren bestaand portfolio
Doel Meenemen van een elders opgebouwd portfolio naar de nieuwe instelling.
Korte beschrijving Deze functie gaat uit van het importeren van een portfolio conform geldende internationale (IMS E-Portfolio) of Nederlandse (E-Portfolio NL) standaarden. De structuur van het portfolio is zodanig, dat de inhoud van volgens deze standaarden geëxporteerde porfolio’s, kan worden afgebeeld op de structuur van het portfolio van de instelling.
Onderhouden gegevens deelnemer in portfolio Deze functie voorziet in het onderhouden van de deelnemergegevens in het portfolio.
Ondersteunt use cases - Het verzamelen en onderhouden van importeren van instroomgegeven
•
Controleren geïmporteerd portfolio
•
Verbeteren gegevens
- Onderhoud gegevens deelnemer
•
Actualiseren portfolio
111
112
Primair proces ondersteuning en portfolio
Doel Actueel houden van de gegevens van de deelnemer in het portfolio.
Korte beschrijving Deze functie biedt de mogelijkheid om, bijvoorbeeld met een aantal tabbladen, de volgende gegevens te raadplegen en te wijzigen. - Persoonlijke gegevens - Gegevens ouders/verzorgers in geval van minderjarigheid - Onderwijsachtergrond - Arbeidsachtergrond - Stages - Vrijwilligerswerk - EVC’s
Plaatsen en ordenen producten in portfolio Deze functies stelt de deelnemer in staat om een producten in zijn portfolio op te nemen en te ordenen tot groepen van bij elkaar horende producten.
Ondersteunt use cases - Het verzamelen, ordenen, reflecteren en delen van producten
•
Verzamelen producten
•
Ordenen producten
- Opnemen van bevroren producten
•
Ordenen bevroren producten
- Opnemen van het POP & PAP in het portfolio
•
Opnemen POP
•
Opnemen PAP
Doel Het kunnen beheren van producten in het portfolio.
Korte beschrijving Met behulp van deze functie kan de deelnemer de volgende acties uitvoeren: - Het plaatsen van een product in zijn portfolio, op een van de volgende manieren
•
Het (elektronische) product (document, foto etc.) uploaden naar het portfolio
•
Een nieuwe versie van een bestaand product te uploaden
Primair proces ondersteuning en portfolio
•
Een verwijzing naar een externe locatie op te nemen (een URL)
•
Een tekstuele beschrijving te maken van het product
- Het definiëren van metadata van het product
•
Auteur(s)
•
Naam, omschrijving
•
Datum / periode waar het product betrekking op heeft c.q. is gemaakt
•
Vindplaats van een bijbehorend fysiek product
•
Onderwijsproduct(en) waar het product betrekking op heeft
- Bekijken van opgenomen producten
•
Doorlopen van een gesorteerde lijst
•
Zoeken op metadata velden
•
Producten openen of downloaden
- Ordenen van opgenomen producten
•
Groep / Map aanmaken van producten
•
Producten selecteren en deze in de map plaatsen
Exporteren portfolio Deze functie maakt het mogelijk om een portfolio van een deelnemer te exporteren, zodat deze bij een andere instelling kan worden geïmporteerd.
Ondersteunt use cases - Export van het portfolio
•
Exporteren portfolio
•
Exporteren portfolio op ander medium
Doel Meenemen van het bij de instelling opgebouwde portfolio naar een andere instelling.
Korte beschrijving Deze functie gaat uit van het exporteren van een portfolio conform geldende internationale (IMS E-Portfolio) of Nederlandse (E-Portfolio NL) standaarden. De structuur van het portfolio is zodanig, dat het portfolio kan worden geëxporteerd volgens deze standaarden, en op basis daarvan weer kan worden geïmporteerd bij een andere instelling.
113
Primair proces ondersteuning en portfolio
Colofon Triple A, Eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: Triple A, Zoetermeer Fotografie: Beeldsmaak Amersfoort Vormgeving en opmaak: Linda van Drie, Amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, Amersfoort Druk: Drukkerij Wilco, Amersfoort Op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing. Ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.
115
116
Primair proces ondersteuning en portfolio
Triple A ontwerp & onderzoek
Paletsingel 30
2718 NT Zoetermeer
Tel: 079 - 329 65 99
www.tripleaonderwijs.nl