Uppgiftsfördelning

Prevent förmedlar kunskap om hur man genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete kan skapa framgångsrika företag där alla är säkra och mår bra. Prevent vill inspirera och stödja arbetsplatsernas arbetsmiljöarbete. Det gör vi genom att: • informera om arbetsmiljöfrågor • utbilda och genomföra seminarier runt om i landet • ta fram enkla och användbara produkter och metoder. Prevent är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK, det vill säga fack och arbetsgivare tillsammans. Besök www.prevent.se – kunskaper för en bättre arbetsdag!

Prevent Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO & PTK

Upplaga 1:2 Projektledare

Gunnar Lagerström

Text

Krister Skoglund, Robert Jakobsson

Textbearbetning Sofia Thorsson Foto

Matton (omslag), Shutterstock (inlaga)

Grafisk form

Sofia Thorsson

Tryck

Danagård LiTHO, Ödeshög, januari 2015

Distribution

Prevent, Box 20133, 104 60 Stockholm

Telefon

08-402 02 00

Fax

08-402 02 50

E-post info@prevent.se Webb www.prevent.se ISBN 978-91-7365-186-8 Art nr 737

Innehåll Inledning................................................................................... 5 Uppgiftsfördelning �� 7 Delegering, fördelning och straffansvar................................ 7 Skriftlig eller muntlig uppgiftsfördelning.............................. 9 Anställda utan personalansvar.............................................. 9 Projektarbete ��10 Inhyrd arbetskraft �� 11 Entreprenörer �� 11 Uppgiftsfördelning utanför fast driftställe �� 11 Exempel på en dom om straffansvar vid arbetsmiljöbrott �� 12 Att fördela arbetsmiljöuppgifter �� 17 Planera �� 17 Genomför ��21 Följ upp �� 22 Guide för uppgiftsfördelning �� 23 Exempelföretaget AB �� 25

Inledning Alla tjänar på en god arbetsmiljö. De anställda trivs på jobbet, presterar bra och bidrar på så sätt till en konkurrenskraftig verksamhet. Detta genererar vinster till företaget, något som gagnar både arbetsgivare och anställda. En god arbetsmiljö kan komma naturligt, men i de flesta fall behövs systematik och rutiner för att uppnå detta. Huvuduppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att undersöka arbetsförhållanden, bedöma risker för ohälsa och olycksfall i verksamheten samt åtgärda riskerna. I ett företag med några få anställda kan vd:n eller platschefen själva genomföra arbetsmiljöuppgifterna. I ett lite större företag behöver uppgifterna i stället fördelas mellan flera personer. En väl utförd uppgiftsfördelning bidrar till att arbetsmiljöarbetet blir en naturlig del av verksamheten. Syftet med skriften Uppgiftsfördelning är att ge arbetsgivare kunskap och vägledning i att fördela uppgifterna i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skriften ger stöd vad gäller uppgiftsfördelning mellan berörda chefer, arbetsledare och andra arbetstagare, vem som ska göra vad och de befogenheter, resurser och kompetens som behövs för att lösa dessa uppgifter.

Prevent – Uppgiftsfördelning

Uppgiftsfördelning En väl utförd fördelning av arbetsmiljöuppgifter skapar tydlighet och trygghet för såväl arbetsgivaren som för den som har fått uppgifterna, men också för alla övriga anställda i organisationen. En tydlig uppgiftsfördelning är en förutsättning för ett effektivt och förebyggande arbetsmiljöarbete.

Delegering, fördelning och straffansvar Organisationer använder ofta begreppet delegera för att planera arbetet i verksamheten. Att delegera innebär att överlåta uppgifter och ansvar för någonting, till exempel att fatta beslut eller att utföra arbetsuppgifter. Arbetsgivaren kan delegera till personer eller funktioner i organisationen. Med överlåtelsen följer automatiskt ett ansvar för de aktuella uppgifterna. Enligt arbetsmiljölagen kan arbetsgivaren däremot inte avsäga sig sitt ansvar för arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet genom att lägga ut uppgifter på andra personer i organisationen. Med andra ord är det endast arbetsuppgifter som fördelas, inte ansvaret. För att inte blanda ihop fördelning av arbetsmiljöuppgifter med delegering av andra uppgifter inom verksamheten, har lagstiftaren i arbetsmiljösammanhang valt uttrycket uppgiftsfördelning. Det är därför som begreppet uppgiftsfördelning används i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Prevent – Uppgiftsfördelning

Uppgiftsfördelning

Uppgiftsfördelningen har till exempel betydelse när en domstol eventuellt ska bedöma det straffrättsliga ansvaret vid en händelse. Straffansvaret kan då enbart ligga på fysiska personer till skillnad mot arbetsmiljöansvaret som även kan ligga på en juridisk person. Däremot innebär straffansvar inte per automatik att den som har fått en arbetsmiljöuppgift blir straffad om det händer till exempel en arbetsplatsolycka som är kopplad till en arbetsmiljöuppgift. Arbetsgivaren kan alltså inte på förhand bestämma att någon viss person ska straffas om det inträffar någonting. Vem eller vilka personer som har brustit i sitt ansvar vid en händelse, och därmed riskerar ett straff, får avgöras i efterhand av domstol.

Arbetsmiljöansvar Straffansvar Arbetsmiljölagen

Arbetsmiljölagen och brottsbalken

Förebyggande syfte

Sanktionerande syfte

Kan ligga på fysiska eller juridiska personer

Kan enbart ligga på fysiska personer

Kan inte flyttas

Kan läggas på olika personer

Arbetsgivaren fördelar uppgifter Uppgiftsfördelning görs i förväg

Åtal väcks mot person och domstol beslutar om straff

Uppgiftsfördelningen förutsätter befogenheter, resurser, kunskaper och tydlighet

Straff förutsätter uppsåt eller oaktsamhet, behov av uppgiftsfördelning, befogenheter, resurser, kunskaper och tydlighet i uppgifts- fördelningen

Är lätt att konstatera

Är ofta komplicerat att reda ut

Åtal väcks i efterhand, straff bestäms i efterhand

Källa: Arbetsmiljöansvar och straffansvar, Arbetsmiljöverket

Prevent – Uppgiftsfördelning

Uppgiftsfördelning

Skriftlig eller muntlig uppgiftsfördelning Alla företag med tio anställda eller fler ska, enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, ha en skriftlig uppgiftsfördelning. I en chefsuppgift ingår att leda och fördela arbetet vilket även gäller uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Uppgifterna behöver fördelas på bestämda personer eller befattningar. De kan inte fördelas till en hel grupp. I många fall kan det vara underförstått att vissa arbetsmiljöuppgifter ska utföras som en del av chefsuppgiften. Det kan dock bli otydligt om uppgiftsfördelningen inte finns dokumenterad. Fördelen med en skriftlig uppgiftsfördelning är att det blir tydligt för alla anställda hur organisationen hanterar arbetsmiljöfrågorna. En effekt kan bli att det är lättare att åtgärda brister i arbetsmiljön. Chefer har ofta en befattningsbeskrivning och i den kan hänvisning göras till en bilaga om arbetsmiljöuppgifter. Dessa kan också skrivas in direkt i befattningsbeskrivningen. Uppgiftsfördelningen blir ännu tydligare om dokumentet undertecknas av den som fördelar och den som tar emot uppgifterna. Det är även viktigt att det finns en ersättare till den som har fått arbetsmiljöuppgifter. Någon ska kunna sköta dessa uppgifter vid semestrar, sjukdom eller annan längre frånvaro. Det ska vara klarlagt om det finns begräsningar i ansvaret för uppgifterna. Oklarheter kan uppstå i verksamheter som bedrivs med personal som arbetar skift eller på arbetsplatser där arbetsledning inte ständigt finns på plats. Det är då viktigt att arbetsgivaren har tydliggjort hur löpande arbetsmiljöuppgifter tas om hand. Mindre företag omfattas inte av kravet på skriftlig uppgiftsfördelning. Här är det extra viktigt att den som muntligen fördelar uppgifterna noggrant försäkrar sig om att mottagaren verkligen förstått att denne har fått uppgiften och att den ska genomföras enligt särskilda rutiner. Anställda utan personalansvar De flesta arbetsuppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet är av sådan karaktär att de bör skötas av en chef eller arbetsledare Prevent – Uppgiftsfördelning

AFS 2001:1, 6 §

Uppgiftsfördelning

– så kallade arbetsgivaruppgifter. Vissa praktiska uppgifter som har arbetsmiljökaraktär kan dock fördelas på anställda som inte har arbetsledande ställning. Det kan vara sådana som tillsyn av maskiner, förbandslådor och sandning vid halka. Observera att skyddsombud inte kan utföra arbetsgivarens arbetsmiljöuppgifter. Skyddsombudets uppgift är i stället att bevaka arbetsgivarens arbetsmiljöarbete. Arbetsgivaren kan därför inte fördela några arbetsmiljöuppgifter till skyddsombudet. Det kan enbart ske om arbetsmiljöuppgifterna utförs för arbetsgivarens räkning i den ordinarie tjänsten, som exempelvis personalhandläggare.

Projektarbete Den rena linjeorganisationen kännetecknas av att varje anställd har en enda chef som bär det övergripande ansvaret. I de allra flesta organisationer finns det dock arbetsuppgifter som av olika skäl passar bättre att genomföra i projektform. Då har i stället projektledaren ofta det totala ansvaret för att leda och fördela arbetet till projektdeltagarna. I praktiken får projektledaren alltså en arbetsledande roll som påverkar projektdeltagarnas arbetsmiljö. Innan ett projekt startar ska arbetsgivaren bedöma om aktiviteterna i eller omkring projektet kan leda till ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren gör då en riskbedömning. Den kan resultera i att projektledaren eller andra medarbetare får uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Projektledaren kan till exempel få i uppgift att bevaka arbetsbelastningen för projektmedarbetarna så att ingen riskerar överbelastning på grund av snäva tidsramar eller stor arbetsmängd. En god dialog och samordning med linjeorganisationens chefer är viktig ur arbetsmiljö- och säkerhetssynpunkt. Om flera arbetsgivare ingår i projektet måste det finnas en person som har samordningsansvaret för arbetsmiljöfrågorna. Enligt arbetsmiljölagen är det den som råder över driftstället som i första hand har samordningsansvaret. 10

Prevent – Uppgiftsfördelning