Arbetsmiljo for chefer

ARBETSMILJÖ FÖR CHEFER

6:e upplagan

Prevent

Innehåll n Inledning �� 7 n Chefens egen arbetsmiljö �� 8 n Lagar och regler Lagar och regler om arbetsmiljö �� 10 Systematiskt arbetsmiljöarbete �� 12 Uppgiftsfördelning ��14 Din omgivning �� 16 Samverkan på arbetsplatsen �� 18

n Risker Undersökning av den fysiska arbetsmiljön �� 20 Undersökning av den psykosociala arbetsmiljön �� 22 Riskbedömning �� 24 Riskbedömning vid förändringar �� 26

n Genomföra och följa upp åtgärder Handlingsplaner, åtgärder och uppföljning �� 28

n Praktiskt arbetsmiljöarbete Rutiner och instruktioner �� 30 Introduktion på arbetsplatsen �� 32 Tillbud, olycksfall och ohälsa �� 34 Tidiga signaler �� 36 Första hjälpen och krisstöd �� 38 Sjukskrivning, arbetsanpassning och rehabilitering �� 40 Resurser i arbetsmiljöarbetet �� 42

n Praktiskt arbetsmiljöarbete – psykosociala risker Stress �� 44 Konflikter på arbetet �� 46 Kränkande särbehandling �� 48 Alkohol och droger �� 50

n Psykosociala arbetssätt Utvecklingssamtal �� 52 Svåra samtal �� 54 Arbeta friskt �� 56

Inledning

Inledning Chefer och arbetsledare har förmånen att arbeta med människors och verksamheters utveckling. Det är ett både roligt och utmanande uppdrag, som när det är framgångsrikt ger en djup tillfredsställelse med arbetet. I ledarrollen ligger att upptäcka och lösa problem. En nyckel till framgång är att ligga steget före – leda förändringar och planera för goda förutsättningar för arbetet. Planering och strukturer är A och O för att lyckas leda snarare än ledas av förändringarna. Allt som sker i verksamheten påverkar hur människor trivs och mår i arbetet. Arbetsmiljö är inte ett separat område utan en dimension av verksamheten, och de bästa besluten fattas om arbetsmiljöaspekterna finns med hela tiden. Ditt arbete som chef blir betydligt lättare om arbetet för en god arbetsmiljö är strukturerat och har tyngdpunkt på förebyggande insatser. Det finns flera dimensioner av hälsa, och bilden här intill, det så kallade hälsokorset, illustrerar tydligt detta. Människor kan må dåligt utan att i medicinsk mening vara sjuka. Men man kan också må bra trots att man har en sjukdom eller en funktionsnedsättning. Med denna helhetsbild i medvetandet blir det också tydligt att psykosociala faktorer som samarbetsklimat, konflikter och stress starkt påverkar arbetsmiljön. Den här skriften är ett utbildnings- och faktamaterial för chefer och arbetsledare. Här sammanfattas i hu-

Prevent – Arbetsmiljö för chefer

vuddrag det du som chef behöver veta om lagar, regler och praktiskt arbetsmiljöarbete. Vi förmedlar också praktiska råd om hur du kan gå till väga. Målet har varit att skapa ett kortfattat och lättöverskådligt material som bidrar till att ge chefer och arbetsledning överblick och vägledning i arbetsmiljöfrågor. Skriften har tagits fram för Prevents arbetsmiljöutbildningar för chefer, men fungerar också som ett fristående material.

Hälsokorset Må bra

Sjuk

Frisk

Må dåligt Källa: Professor G. Tibblin

Chefens egen arbetsmiljö

n n n Det ställs höga krav på chefer, inte minst när det gäller arbetsmiljö. För att utföra ett bra arbete behöver du som chef vara närvarande och se hur var och en mår och fungerar i arbetet. Du ska känna till lagar och regler, bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och se till att rutiner efterlevs. För att detta ska vara möjligt måste du ha rätt förutsättningar – en bra egen arbetsmiljö.

Chefens egen arbetsmiljö Tydligt uppdrag Gå tillsammans med din chef igenom uppdragsbeskrivningen och de förväntningar som ställs på ditt arbete. Det garanterar en samsyn om vad som är viktigast och högst prioriterat. Klara ut avgränsningar gentemot andra chefer och ansvarsområden.

Tydligt handlingsutrymme Dina ansvarsuppgifter ska stämma överens med de resurser, befogenheter och mandat du har. Klargör vilket ekonomiskt ansvar och mandat du har för frågor som inköp, arbetsorganisation, lön och kompetensutveck-

ling. Om du ser stora brister inom ditt ansvarsområde men inte har resurser eller mandat att åtgärda dem, bör du göra din egen chef uppmärksam på detta.

Information och rapportering Som chef har du rätt att få fullständig information i rätt tid och före dina medarbetare. Ditt förtroende som chef kan undergrävas om dina medarbetare får information innan du får den, eller om du får och vidarebefordrar ofullständig eller felaktig information. Klargör därför hur rapportering ska ske i företaget. Ta också reda på hur du förväntas agera om viss rapportering av medarbetares prestationer går direkt till andra chefsnivåer i företaget. Detta kan till exempel vara fallet i projekt där det finns parallella rapporteringsvägar.

Tid att leda Det är mycket som konkurrerar om chefens tid. Det administrativa arbetet ska utföras och avrapportering ska skötas. Antagligen ska du dessutom delta i sammanträden och hålla regelbunden kontakt med andra funktioner på företaget. Samtidigt ska du också vara närvande på arbetsplatsen för att leda och utveckla verksamhet och medarbetare. Det kan vara svårt att finna balansen mellan olika delar av arbetet. För att frigöra tid för ledarskapet kan du delegera uppgifter och utnyttja service- och stödfunktioner inom företaget. Kanske finns det möjligheter att köpa in externa tjänster som kan avlasta dig i ditt arbete. Det ska vara möjligt för dig att utföra arbetet inom en rimlig arbetstid. 8

Prevent – Arbetsmiljö för chefer

Chefens egen arbetsmiljö

Antal medarbetare Som chef ska du hinna se, stödja och vägleda alla medarbetare. Detta kan ske genom planerade möten, som medarbetar- eller utvecklingssamtal, men mycket kan också fångas upp i dagliga spontana möten och under arbetets gång. Antalet medarbetare bör inte vara så stort att dessa möten inte hinns med.

Mental beredskap

• Tänk igenom hur du kan agera för att bli den ledare och chef du vill vara. Vilka ledstjärnor och förebilder har du för ditt ledarskap? Hur är förutsättningarna för den typen av ledarskap på din arbetsplats? Vilken relation vill du ha till medarbetare, chefs kollegor och arbetsgivaren?

• •

Utbildning och kompetensutveckling Chefsuppdraget kräver särskild kompetens. Samtidigt är det vanligt att chefer och arbetsledare rekryteras internt inom företagen och saknar erfarenhet eller särskild chefsutbildning. Även om du har erfarenhet och utbildning kan den behöva kompletteras, till exempel vad gäller grupprocesser, kommunikation eller arbetsmiljö. Inom många områden är kunskap en färskvara, och du kan därför behöva återkommande utbildning. Räkna inte med att du någonsin blir »färdig« som chef. Se istället uppdraget som ett ständigt lärande.

Kunskap om verksamheten och branschen

• Hur ser förutsättningarna ut i branschen, nu och i framtiden? Vilka faktorer är kritiska för branschens och företagets utveckling? Vilken företagskultur och vilket arbetsklimat verkar du i? Vilka nyckelaktörer finns på och utanför arbets platsen?

• • •

Medarbetarna

Stöd från omgivningen Det viktigaste stödet i ditt arbete som chef kan du antagligen få från din uppdragsgivare. Det är dit du i första hand ska vända dig för att föra samtal om sådant som kan vara svårt i chefsuppdraget. Din chef ska också hålla utvecklingssamtal med dig. Andra former för chefsstöd kan vara nätverk med andra chefer på och utanför arbetsplatsen. Du kan också undersöka möjligheten att få en mentor. Mentorn kan ha sin bakgrund i en annan bransch eller arbetsplats och kan vara ett bollplank inför svåra beslut och i frågor som rör din utveckling som chef.

Ta hand om dig själv Motion minskar följderna av negativ stress, och ökar både fysisk och mental ork. Aktiv avslappning, yoga och andra former för stresshantering fungerar också bra för många människor. I pressade situationer är det alltid bra att försöka ta en paus och hitta sätt att prioritera och strukturera arbetet bättre.

Ny som chef? Den första tiden som chef är avgörande för hur du kommer att lyckas i längden. Här följer några områden att tänka över för dig som nyligen fått ditt uppdrag.

Prevent – Arbetsmiljö för chefer

• Boka gärna in samtal med var och en av med-

arbetarna. Lyssna till hur de upplever arbetsupp- gifter, arbetssituation och arbetsklimat. Lyssna med chefsauktoritet. Du kan ägna din första tid som chef åt att bilda dig en egen upp- fattning om arbetsplatsen, men klargör också att du kommer att återkomma med förslag till för ändringar om det behövs.

•

Att tänka på – chefens egen arbetsmiljö • Klara ut eventuella otydligheter i uppdraget till sammans med din chef så att ni når en samsyn om vad som är dina prioriterade uppgifter. • Dina ansvarsuppgifter ska stämma överens med dina resurser, befogenheter och mandat. • Du har rätt att få fullständig och relevant information före dina medarbetare. • Det ska vara möjligt för dig att utföra arbetet inom en rimlig arbetstid. • Antalet medarbetare får inte vara så stort att du inte hinner med att se, stödja och vägleda dem. • Du har rätt till den utbildning och kompetensut veckling du behöver för uppdraget. • Sök stöd i din omgivning, i första hand från din egen chef.

Lagar och regler

n n n Arbetsmiljölagen är den centrala delen i arbetsmiljölagstiftningen. Den innehåller allmänna minimikrav för arbetsmiljön och reglerar bland annat ansvarsförhållanden, samverkan och sanktioner för brott mot lagen. Arbetsmiljölagen kompletteras av arbetsmiljöförordningen och föreskrifter utfärdade av Arbetsmiljöverket.

Lagar och regler om arbetsmiljö Riksdag

Beslutar

Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160)

Regering

Beslutar

Arbetsmiljöförordningen (SFS 1977:1166)

Arbetsmiljöverket

Beslutar

Föreskrifter (AFS)

Arbetsgivarorganisation Arbetstagarorganisation

Beslutar

Yttrar

Arbetsmiljölagen Lagen innehåller nio kapitel, som i korthet lyder: Kapitel 1. Lagens ändamål (att uppnå en god arbetsmiljö) och för vilka den gäller (även för till exempel egenföretagare och elever). Kapitel 2. Allmänna krav för arbetsmiljö och arbetsplatser samt regler om vad arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön omfattar. Kapitel 3. Reglerar arbetsgivarens skyldigheter och ansvar samt medarbetarnas ansvar. Reglerar även arbetsgivarens skyldighet att anmäla arbetsskador och tillbud till Arbetsmiljöverket, samt ansvarsförhållanden för andra aktörer som installatörer, byggherrar och samordningsansvariga.

Avtal

Kapitel 4. Beskriver vilka föreskrifter regeringen och Arbetsmiljöverket får utfärda med stöd av lagen. Kapitel 5. Innehåller regler för minderåriga i arbetslivet. Kapitel 6. Beskriver att samverkan mellan arbetsgivare och anställda ska organiseras genom skyddsombud och skyddskommitté. Kapitel 7. Reglerar tillsynen av lagen, vilka befogenheter Arbetsmiljöverket har och vilka slags upplysningar arbetsgivare och andra aktörer är skyldiga att lämna. Kapitel 8. Straff och påföljder. Kapitel 9. Möjligheter att överklaga Arbetsmiljöverkets beslut.

Prevent – Arbetsmiljö för chefer