ERASMUS MC DIENSTENCENTRUM ONDERWIJS
Jaarverslag 20 14
INHOUDSOPGAVE Voorwoord
3
1
Management Review
4
2
Geneeskunde (Erasmus MC Desideriusschool)
8
3
Nanobiology
14
4
Klinische Technologie
16
5
Research Masters / Graduate School
18
6
Erasmus MC Zorgacademie
22
7
Functioneel Beheer
26
8
IT
30
9
Roostering en Zaalreservering
32
10
Audiovisuele Ondersteuning (AVO)
34
11
FinanciĂŤn en Communicatie
36
12
Event Management
38
VOORWOORD
“Het Erasmus MC staat voor een gezonde bevolking en excellente zorg door onderzoek en onderwijs. Baanbrekend werken, grenzen verleggen en voorop lopen, in onderzoek, onderwijs en zorg. Bij ons werken denkers die doen: gedreven aanpakkers die met veel verstand van zaken de kennis over ziekte en gezondheid vergroten, de diagnostiek en behandeling van zorg verbeteren en voortdurend zoeken naar manieren om te vernieuwen.” Het DienstenCentrum Onderwijs (DCO) herkent zich onvoorwaardelijk in deze missie en geeft dagelijks vorm en inhoud aan de kernwaarden ‘verantwoordelijk, verbindend en ondernemend’. Sinds september 2013 heeft het DienstenCentrum Onderwijs een enorme evolutie doorgemaakt. Onze eerste prioriteiten lagen in het op orde brengen van de exploitatie, het verhogen van de klant- en medewerkerstevredenheid, het optimaliseren van het roosterproces en het verhogen van de bezettingsgraad van het Onderwijscentrum. Hier zijn aansprekende resultaten geboekt!
In 2014 hebben wij veel zorg en aandacht besteed aan het harmoniseren van beleid en uitvoering. Anders dan in het verleden positioneert het DienstenCentrum Onderwijs zich pro-actief in het epicentrum van de dagdagelijkse praktijk. Vanuit onze expertise sparren we met onze partners over de beste oplossingen en het vormgeven van excellentie binnen het Erasmus MC. Natuurlijk, zoals het binnen het onderwijsdomein betaamt, zijn wij bovenal een ‘lerende organisatie’, waarbij wij ons werk iedere dag nog beter willen doen! In dit jaarverslag nemen wij u graag mee in onze ontwikkeling en successen van 2014 en de ambities voor 2015. Wij wensen u veel inspiratie toe!
Erik Paul Forsten Sectormanager DienstenCentrum Onderwijs Erasmus MC Elly de Zwart Stafadviseur management DienstenCentrum Onderwijs Erasmus MC
3
Hoofdstuk 1
MANAGEMENT REVIEW In dit jaarverslag geven wij per opleiding en afdeling een overzicht van de gerealiseerde doelstellingen en speerpunten. Dit Management Review verwoordt de aspecten die elders beperkt aan de orde komen of een meer overstijgend karakter kennen. Een eerste analyse van de exploitatie 2014 toont aan dat wij een positief resultaat hebben bereikt van 60K, conform de eerder opgestelde begroting. Onze ‘scope of activity’ is in 2014 beduidend vergroot. Doordat wij onze werkzaamheden dynamischer hebben georganiseerd, hebben wij onze organisatie met circa drie fulltime arbeidsplaatsen kunnen inkrimpen. Ons ziekteverzuimpercentage daalde van 6,8% in 2013 naar 6,4% in 2014. Ook de ziekmeldingsfrequentie daalde: van 1,8 in 2013 naar 1,4 in 2014. Door het volledig herstel van langdurig verzuim kenden wij in december 2014 nog maar een ziekteverzuimpercentage van 1,9%. In 2015 willen wij een maximaal ziekteverzuim van 4% behalen. Het aantal ontvangers van onze wekelijkse DCO-nieuwsbrief is gestegen tot ruim 700. Dat ook thema’s/afdelingen buiten het onderwijsdomein aangeven deze uitgave te willen ontvangen, geeft aan dat de behoefte bestaat om elkaar goed en frequent te informeren.
4
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
De contacten met de diverse vertegenwoordigers van studieverenigingen, zoals MFVR en Studentenraad, zijn in 2014 geïntensiveerd. Wij houden structureel 6-wekelijks beleidsoverleg. In lijn met ‘Beter met Minder’ zijn de contacten met de Service Organisatie (SO) verstevigd. Een mooi voorbeeld hiervan zijn de gezamenlijke inspanningen om tot een uniform huisbreed ruimtebeheer te komen. Met het accountmanagement van de SO hebben wij elke drie maanden overleg. Er is samen met de frontdesk SO hard gewerkt om alle eerstejaars studentenpassen binnen een aanvaardbare termijn te genereren.
Het DCO is als beheerder en ‘huisvader’ van onderwijsruimtes direct en in samenspraak met het Programma Integrale Bouw betrokken bij de realisatie van het rekenmodel voor onderwijshuisvesting. Dit als opmaat naar de realisatie van fase 2 van het Onderwijscentrum en het Programma Faculteit. Het DCO is in 2014 als eerste universitair onderwijsbureau door Lloyds’ Register geaccrediteerd voor informatiebeveiliging. Wij hebben een groot aantal maatregelen getroffen voor het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de informatievoorziening van het Erasmus MC.
De relatie met de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is in 2014 verder bestendigd. Zo participeren wij in het Veranderteam en het Erasmus Programma Bureau. Daarnaast vaardigen wij vanuit het DCO veel key-users af naar de specifieke overleggen voor faculteiten. De goede relatie met de EUR resulteert al duidelijk in het verhogen van onze kwaliteit van dienst verlening naar studenten.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Review aManagement a a a a a a a
a
5
In de Perspectiefnota 2015 hebben wij de v olgende ambities geformuleerd:
Erasmus MC-waardige werkcultuur ■■
Een organisatie met een herkenbaar profiel ■■
■■
■■
Het DienstenCentrum Onderwijs wil het facultaire karakter benadrukken van het totaal van opleidingen die raken aan het domein van Geneeskunde. Het in de praktijk belijden van de facultaire eenheid maakt het onderwijskundig profiel van het Erasmus MC beduidend meer herkenbaar. Samen met onze partners TU Delft, Universiteit Leiden, LUMC en de EUR heeft ons DienstenCentrum Onderwijs een brugfunctie in de coördinatie van de onderscheidende opleidingen Nanobiology en Klinische Technologie. Binnen het DCO werken wij mee aan de uitvoering van projecten binnen Koers 18 die voor de opleiding Geneeskunde zijn geformuleerd.
■■
■■
Goed gestroomlijnde organisatie ■■
Stevige internationale positie ■■
■■
■■
6
a
Het DCO voert de stroomlijning van de organisatie voor Foreign Services en de Graduate School en Research Masters uit. Hierbij onderscheiden wij servicepaden voor inkomende en uitgaande studenten/ medewerkers. Door eenduidig en in samenhang activiteiten te beleggen, bereiken wij een betere kwaliteit en kunnen wij de responstijden verkorten. Het DienstenCentrum Onderwijs heeft een administratieve regierol in het vormgeving van het Erasmus+ programma.
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
Binnen de professionele werkcultuur van het DienstenCentrum Onderwijs hebben wij het geven en ontvangen van feedback ingebed in ons dagelijks handelen. Wij verwachten van medewerkers dat zij zich competentiegericht ontwikkelen, waarbij persoonlijke kwaliteitsen organisatiedoelen nauw op elkaar aansluiten. De contacten met de klant staan centraal. Wij willen optimaal voldoen aan de principes van ‘demand management’ en hebben dit leidend gesteld in ons palet aan diensten.
■■
■■ ■■
■■
a
a
a
a
Wij hebben de registratie van onderwijsprestaties volledig geborgd. Binnen een zo beperkt mogelijk aantal bronsystemen leggen wij onderwijsprestaties en de onderwijsfinanciering vast. Vanuit het DCO bieden wij alle partners binnen het onderwijsdomein ‘tools’ voor managementinformatie en bestuurlijke kengetallen. Wij houden ons in alle gevallen aan de wet- en regelgeving. Het DienstenCentrum Onderwijs maakt integraal deel uit van de realisatie van de Erasmus School of Medicine. Binnen ons DCO beheersen wij de dynamiek om adequaat te anticiperen op interne en externe ontwikkelingen.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
In verbinding staan met de wereld ■■
■■
Leidend in meer waarde toevoegen voor de patiënt ■■
■■
Wij streven excellentie na in onze ambities en ondersteunen studenten, zodat zij zich kunnen bekwamen tot topprofessionals, die de patiënt de allerbeste zorg kunnen bieden.
■■
■■
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Het DienstenCentrum Onderwijs werkt in een continue synergie met de wereld rondom het onderwijscentrum. Wij zien het als taakstellend om integraliteit en extra kwaliteit te bewerkstelligen met partners zoals Communicatie, IT Operations, Huisvesting, Facilitair en frontoffice SO om optimaal maatwerk, customer intimacy en ‘one stop shop’ te bieden. Ons DCO heeft een spilfunctie in de toewijzing en roostering van alle algemeen ambulante en onderwijsgerelateerde ruimtes in het Erasmus MC. Wij hechten vanuit het DienstenCentrum aan een inhoudelijk consistente relatie tussen het Erasmus MC en de EUR op het vlak van onderwijsontwikkeling en -ondersteuning. Het DCO geeft vorm en inhoud aan zijn positie binnen de driehoek TU Delft, Universiteit Leiden en het Erasmus MC ten aanzien van de onderscheidende opleidingen Nanobiology en Klinische Technologie.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Review aManagement a a a a a a a
a
7
Hoofdstuk 2
GENEESKUNDE (ERASMUS MC DESIDERIUSSCHOOL) In 2014 hebben wij vanuit team Geneeskunde veel aandacht gegeven aan het optimaliseren van administratieve processen, en aan het 足transparant maken van de studievoortgangs足 gegevens voor studenten en de opleiding.
Rector Magnificus van de Erasmus Universiteit Rotterdam, prof. dr. Huib Pols, opent het academisch jaar 2014/2015.
8
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
FACTS V
1.296
aanmeldingen voor Geneeskunde
488 Samen met de coördinator Masteronderzoek hebben wij het proces van aanvragen Masteronderzoeken geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Met de coördinator Master hebben wij dat ook gedaan met de Keuze en oudste coschappen. Daarvoor hebben wij een smart documentscanner bij de balie gekoppeld aan een bijbehorende workflow in Corsa.
Op 1 september zijn wij met iPads gestart met het digitaal registreren van de aan wezigheid tijdens verplichte VO’s binnen het themaonderwijs. Als vervolg daarop onderzoeken wij nu of wij kunnen aansluiten op aanwezigheidsregistratie software op laptops, die speciaal is ontwikkeld door de opleiding Klinische Technologie.
In augustus 2013 ging de EUR Onderwijs catalogus online. Daarmee hebben wij al in 2014 belangrijke winst geboekt bij de aanmaak van SIN-Online en Blackboardchannels. Deze worden nu rechtstreeks gevuld vanuit OSIRIS en hoeven niet meer handmatig te worden aangemaakt.
Sinds september kunnen de afdelingen Medische Psychologie en Huisartsgeneeskunde met de OSIRIS Docent module het PKV-onderwijs en de bijbehorende toetsen en studentnotities registreren. In 2014 hebben 3.222 studenten aan de MAK-toetsen deelgenomen, waarvan 207 met een HER. Wij hebben de organisatie en logistiek rondom de MAK-toetsen nu volledig ingebed binnen de DCO-organisatie met een goedlopend en goed georganiseerd logistiek proces.
In 2014 hebben wij de aanwezigheids registratie van verplichte onderwijs onderdelen overgebracht van SIN-Online naar OSIRIS, zodat daarmee op één plek in het studievoortgangsoverzicht zichtbaar is welk onderwijs een student gemist of gevolgd heeft.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
deelnames aan de toetsweek in mei
104
directe decentrale selecties
336
diploma- uitreikingen aan artsen en masters
In het begin van het jaar hebben wij het vier-ogen-principe in de administratie van de coschappen ingevoerd.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Geneeskunde a a a a a
a
9
Tijdens de Witte Jas Ceremonie mogen de studenten die de bachelorfase hebben afgerond voor het eerst als co-assistent hun witte jas dragen. Deze feestelijke bijeenkomst vond plaats in maart 2014.
In november hebben wij de eerste aanzet gedaan tot het inrichten van de coschappenmodule in OSIRIS én tot de uitfasering van KlinPlan. Sinds 2014 staan met terug werkende kracht naar 2013 alle coassistentgroepen met hun coschappenplanning in OSIRIS. Voor het toewijzen van startdata voor de coschappen, en het vastleggen van de procedures rondom toewijzing, zijn wij in november gestart met de ontwikkeling van een nieuwe procedure. In 2014 zijn wij gestart met de werkgroep N=N voor de implementatie, inrichting en monitoring van N=N in OSIRIS.
Open Dag van de Faculteit Geneeskunde.
Voor het collegejaar 2014/2015 hebben wij het proces van de indeling van studiegroepen geoptimaliseerd. Daardoor worden de studiegroepen nu maximaal gevuld met studenten die het onderwijs werkelijk moeten volgen. De recidivisten worden gelijkelijk verdeeld over dit geheel. Hierdoor waren er minder studiegroepen nodig in de studiejaren bachelor 2 en 3 en master 1. Samen met de secretaris Examencommissie hebben wij het proces van doorstroombepaling optimaal gemaakt. Daarvoor hebben wij voorlopige toetsresultaten in het studievoortgangoverzicht eerder beschikbaar gemaakt.
Uitreiking van de artsendiploma’s door de leden van de Examencommissie Geneeskunde (links) dr. Karin Schurink en (rechts) dr. ir. Leen Blok.
10
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
664
aanmeldingen voor decentrale selectie
De Witte Jas Ceremonie wordt voorgegaan door de pedel. Daarachter links opleidings directeur Geneeskunde dr. Walter van den Broek, en rechts decaan en vice-voorzitter van de Raad van Bestuur van Erasmus MC prof. dr. Jaap Verweij.
Ook in 2014 leverden we weer tal van managementinformatie en -rapportages over opleidingsrendementen, toetsrendementen, N=N, fraudepreventiebeleid, de Examencommissie, internationalisering, visitatie en OFM.
835
aanvragen voor Keuze- en oudste co-schappen
De aanwezigheid van een vaste toets begeleider vanuit het DCO bij tentamens, is in 2014 nader uitgewerkt en geborgd. Voor het eerst hebben wij een centraal minortentamen op de EUR met logistieke ondersteuning en begeleiding vanuit het DCO.
In collegejaar 2013/2014 heeft het DCO alle tentamencijfers ruim binnen de gestelde deadlines kunnen publiceren. Slechts één tentamen was ‘laat’, maar kon desondanks nog steeds op de deadline bekend worden gemaakt.
Wij hebben in 2014 een aanzet gedaan voor her-implementatie van Kana Express en voor een opzet studiepunt Geneeskunde.
3
herstarters in jaar 1
De eerste masterstudent Geneeskunde studeerde in april af. In oktober 2014 kon het DCO de artsexamenc.q. masterexamenuitreikingen weer voorzien van de nodige cachet met een aangeklede borrel. In de zomer van 2014 is OSIRIS 6 live gegaan als resultaat van de implementatie van het nieuwe Studenten Informatie Systeem.
6.103
De eerste stappen zijn gezet in de overdracht van het onderwijsfinancieringsmodel Geneeskunde (OFM) naar het DCO.
beoordelingen van coassistenten
Met ingang van september 2014 verwerken wij weer meerdere tentamenversies en de daarbij behorende tentamenlogistiek.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Geneeskunde a a a a a
a
11
Een presentatie over Klinische Technologie in de collegezaal.
In 2014 hebben wij diverse Heisessies beleefd van de EUR met de werkgroep examenprogramma’s.
Optimalisatie proces Zorgstage
Een groot aandachtsgebied van de Zorgstage lag voornamelijk in het realiseren van voldoende stageplaatsen en de indeling van de studenten. Afgelopen jaar is de planning strakgetrokken waardoor in een vroeg stadium contact is opgenomen met de verschillende instellingen. Voor de start van het collegejaar was het aantal benodigde stageplaatsen al gerealiseerd. In plaats van studenten zichzelf te laten registreren via SIN-online is dit jaar besloten de indeling zelf te doen op basis van postcode van studieadres en in tweede instantie de postcode van het tweede adres. Dit is door studenten als zeer prettig ervaren. De enkele gevallen waarbij de reistijd onevenredig hoog bleek, zijn naar tevreden heid opgelost. Afhandeling van aanvragen voor vrijstelling en zelfgeregelde stages worden nu volledig digitaal afgehandeld. De coördinator heeft toegang tot Corsa en handelt de aanvragen daar af. De communicatie rondom de zorgstage is ter verbetering vatbaar, hierop zal komend collegejaar de focus liggen.
12
a
Aandachtig gehoor bij de uitreiking van de artsendiploma’s.
Optimalisatie van het gebruik van de BSA module
Alle historie van uitgebrachte adviezen zijn verwerkt in de BSA-module. Studenten worden vanuit de module geïnformeerd over het uitgebrachte BSA-advies. De papieren brief behoort hiermee tot het verleden. Bij verzending van de BSA-mededeling is het advies direct aan de student gekoppeld. Extra acties om de brieven in het digitale dossier van student te zetten zijn nu niet meer nodig. Wel is gebleken dat de koppeling tussen advies en mededeling tekst nog niet in alle gevallen goed werkt. Hier zal in 2015 samen met ABO snel naar worden gekeken.
Beter inzicht met OSIRIS inschrijf
Door het in gebruik nemen van OSIRIS inschrijf hebben wij nu beter inzicht en mogelijkheid tot controles vooraf. Concreet is het nu mogelijk in een vroeg stadium de inschrijvingen van aankomende en zittende studenten te controleren. Hierdoor kunnen wij studenten van goed advies voorzien indien er zaken rondom de inschrijving niet goed lopen. Dit collegejaar hebben wij alle studenten met een foutieve inschrijving, met consequenties voor de bekostiging, in een vroeg stadium kunnen signaleren en corrigeren.
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
2.773 studenten Geneeskunde in september
104
directe selecties van kandidaten op basis van een gemiddelde 7,5 in VWO5
Tijdens een voorlichtingsbijeenkomst voor aspirant studenten vertelt dr. Walter van den Broek, opleidingsdirecteur Geneeskunde, over de decentrale selectie.
Studenten in vroeg stadium bereiken en informeren
Naar afschaffing centrale loting
Naar afschaffing centrale loting De Kerngroep Selectie & Plaatsing heeft in 2014 een goede voorzet gemaakt naar de afschaffing van de centrale loting. De Kerngroep heeft drie blauwdrukken samengesteld, die aan de minister zijn voorgelegd. Met haar keuze is vervolg gegeven aan de wet Kwaliteit in Verscheidenheid. In 2015 behandelt de kerngroep alle issues rondom allerlei praktische zaken. Daarnaast vindt een vertaling plaats naar de toelatingscommissie van het Erasmus MC, met name gericht op de opleiding Geneeskunde, en naar de werkgroep afschaffing loting van de EUR, waarin alle faculteiten met een lotingstudie zitting hebben.
Door het transparante karakter van OSIRIS inschrijf kunnen wij studenten in een vroeg stadium bereiken en informeren. Dit jaar krijgen alle nieuwe studenten die zich hebben ingeschreven direct een e-mail met daarin aanvullende informatie over alle data rondom de decentrale selectie én een FAQ-lijst met de meest voorkomende vragen. Ten opzichte van 2013 heeft dit in 2014 geleid tot een aanzienlijke daling van het aantal vragen dat deze groep in deze periode stelt.
Aanmeldproces voor de CTBG overzichtelijker
In 2014 hebben wij een nieuw aanmeldproces voor de Commissie Toelating Bijzonder Gevallen (CTBG) ingevoerd. Waar de studenten met deficiënties voorheen alle documenten rondom aanvragen voor beschikkingen en/of vrijstellingen via e-mail aanleverden, is dit proces nu ingeregeld in OSIRIS. Hierdoor kunnen wij de aanvraag overzichtelijk en efficiënter afhandelen.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
413
nieuwe eerstejaars studenten
13.175 mails van studenten
Overstap naar BaMa-programma
Overstap naar BaMa-programma In 2014 is hard gewerkt aan de regeling voor de overstap naar het BaMa- programma voor studenten die nog in de ongedeelde opleiding studeren en niet kunnen afstuderen vóór augustus 2016.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Geneeskunde a a a a a
a
13
Hoofdstuk 3
NANOBIOLOGY Op 1 september 2014 vond een geweldige Introductiedag plaats voor negentig nieuwe 足eerstejaars Nanobiology-studenten en hun zestien mentoren. Wij hebben dit kunnen organiseren in de nabijgelegen Kunsthal, met assistentie vanuit het DienstenCentrum Onderwijs.
14
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Wij hebben voor de opzet van het Servicepunt van het Onderwijscentrum materialen en informatie aangeleverd om studenten aan de balie eveneens over Nanobiology-gerelateerde zaken te kunnen informeren. Voor Nanobiology is er ook een baliebord opgehangen ter herkenbaarheid.
De studieadviseur van Nanobiology zit nu op vaste tijden in de spreekkamers van het Onderwijscentrum. Op woensdagmiddagen en soms ook maandag is zij bereikbaar voor de Nanobiology-studenten. Nanobiology-collega’s vanuit Onderwijs & Studentenzaken van de faculteit TNW van de TU Delft, een vergelijkbare dienst als het DCO, hebben twee maal een bezoek gebracht voor een rondleiding door het Onderwijscentrum en het DCO.
De roostering vanuit het Erasmus MC voor Nanobiology liep in 2014 erg goed. De communicatie, de tijdsplanning en onderlinge taakverdelingen werden goed met elkaar afgestemd. De roostering voor Nanobiology is nu bij binnenkomst van het Onderwijscentrum goed zichtbaar op de digitale roosterwand. De studenten weten zo beter en sneller waar ze op welk moment worden verwacht. Het komt ook de zichtbaarheid van de opleiding ten goede.
In 2014 hebben wij verschillende verbeteringen gerealiseerd rondom apparatuur. Zo hebben wij de beschikbare handleidingen bij apparatuur in collegezalen aangepast, is de bereikbaarheid van ondersteuning bij problemen met audio visuele apparatuur en computer nu beter en hebben wij de audiovisuele apparatuur in CQ1dab verbeterd.
Voor Nanobiology zijn drie surveillanten aangewezen die aanwezig kunnen zijn bij tentamens en herkansingen voor Nanobiology. Hierdoor verloopt dit proces nog soepeler.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
aNanobiology a a a a
a
15
Hoofdstuk 4
KLINISCHE TECHNOLOGIE
De bacheloropleiding Klinische Technologie is op 1 september 2014 bij het Erasmus MC in Rotterdam van start gegaan. Samen met 足penvoerder TU Delft en de Universiteit Leiden wordt het onderwijs nu in deze drie steden vormgegeven.
16
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Medische technologie is niet meer weg te denken uit de zorg. Denk aan geavanceerde scans en op maat 3D-geprinte kunstorganen. Deze innovatieve behandelmethoden vragen echter om een nieuw soort medisch professional. Iemand met medische én technische kennis, die de brug slaat tussen de techniek en de patiënt.
Een ander aspect waaraan wij in 2014 extra aandacht hebben besteed, is de relatie van de onderwijsvorm, oftewel werkcolleges, tot de beschikbare configuratie van de aanwezige onderwijsruimtes. Om tegemoet te komen aan de werkcolleges voor de eerstejaarsstudenten zijn voor 1 september de ruimtes Gk-160a en b geüpgraded.
De bacheloropleiding Klinische Technologie is een multidisciplinaire opleiding. Studenten maken zowel kennis met de geneeskunde als met de uiteenlopende medische technieken die daarin worden gebruikt. Naast deze kennis komen eveneens klinische en communicatieve vaardigheden aan bod, en is er aandacht voor ondersteunende vakken als statistiek en academische vorming. Voorafgaand aan de start van het academisch jaar spraken wij met alle betrokkenen bij de TU Delft over o.a. weblogin, licentieservers, BYOD (Bring You Own Device), Dropbox en Eduroam.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
aKlinische a a a Technologie a a a a
a
17
Hoofdstuk 5
RESEARCH MASTERS / GRADUATE SCHOOL
Onderlinge samenwerking Het team Graduate School ondersteunt de administratieve processen van de Research Masters NIHES, Infection & Immunity, Neuroscience en MolMed. De mate van ondersteuning en samenwerking verschilt per Research Master. In 2015 willen we de Research Masters allemaal dezelfde richting op te krijgen wat de administratieve processen betreft. Daarnaast is er behoefte aan duidelijkheid over wederzijdse verwachtingen tussen het DienstenCentrum Onderwijs en de Research Masters. Dit moet uiteindelijk resulteren in nieuwe service level agreements (SLA).
Aanmeldmodule Research Masters Door het in gebruik nemen van de aanmeldmodule Research Masters is de papierstroom van dossiers tot het verleden verbannen. Door het gebruik van de aanmeldmodule is er nu beter overzicht over de stand van zaken van de aanmeldingen, wordt er gebruik gemaakt van één bronsysteem en is de aanmelding voor iedereen digitaal inzichtelijk.
18
a
Hoogtepunten van het jaar Met OSIRIS 6 hebben wij in 2014 een gebruiksvriendelijker overzicht gekregen van de studentenregistratie. Alle zaken staan nu bij elkaar in één oogopslag. Dit werkt fijner en effectiever. De aanmeldmodule OSIRIS werkt nu alleen nog voor de initiële studenten. Het aanmelden van de alternatieve instroom (P-IN, losse deelnemers) volgt snel in 2015, waarna wij de overgang SRS/ OSIRIS kunnen voltooien. De Canvas elektronische leeromgeving biedt nu een enorme vooruitgang en geeft een efficiëntieslag. Canvas biedt echter nog veel meer mogelijkheden. Daarom gaan wij onderzoeken welke Canvas-tools wij verder kunnen gaan inzetten voor de administratieve processen. Denk aan het uploaden van research proposals, papers door studenten, toekennen van beoordelingen door docenten, etc. Het Corsa digitaal archief is geïmplementeerd. Dit betekent een prachtige efficiëntieslag die wij verder binnen het team gaan uitrollen. We willen er in 2015 voor zorgen dat de Research Masters geen papieren studenten dossiers meer hanteren.
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Samenwerking Erasmus MC en EUR De samenwerking binnen het Erasmus MC kunnen we verder uitbreiden. Bijvoorbeeld bij de Desiuderiusschool en voor internationalisering / exchange studenten. Wij kunnen helpen met de administratieve ondersteuning die nodig is op het gebied van inschrijving, begeleiding, communicatie, visa en housing. Dit willen we doen in nauwe samenwerking met de EUR, en aan de hand van duidelijke procedures en werkafspraken.
Migratie SRS Het is al lang de wens van het NIHES om alle studenten die in SRS geregistreerd staan, over te zetten naar OSIRIS. Dit sluit ook mooi aan bij het basisbeginsel van het SIS project: zoveel mogelijk gebruik maken van één bronsysteem. De laatste stappen naar de realisatie van de migratie zijn gezet, en naar verwachting kunnen wij dit afronden in februari 2015. Hiermee komt een einde aan een dubbele administratie en kan de studentadministratie efficiënt en eenduidig vanuit OSIRIS worden bediend.
Instroom Research Masters 200
Studenten 2012-2013
180 160
Waarvan buitenland 2012-2013
140 120
Studenten 2013-2014
100 80
Waarvan buitenland 2013-2014
60 40 20
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
al Tot a
enc e sci Ne uro
Mo le Me culai dic re ine
Inf ect Im ion a mu nd nit y
Do c Sci tor o enc f es
P-I NH Sci ealth enc es
C Res linica ear l ch
IN H Sci ealth enc es
0
a
a
Research Graduate a a a masters a a a /a a a aschool a a
a
19
Erasmus Winter Programme 2014 Participants
2014
NIHES
91
Other
79 0
Fellowship Total
170
Courses
20
a
Other
NIHES
Total
EWP01
Introduction to Clinical Research
8
0
8
EWP02
Adv. Topics in Decision Making in Med.
6
27
33
EWP03
Pharmaco-epidemiology and Drug Safety
7
22
29
EWP04
Intervention Research & Clinical Trials
1
24
25
EWP05
Diagnostic Research
4
19
23
EWP10
Advanced Topics in Clinical Trials
8
22
30
EWP11
Intro. To Clinical and Public Health Genomics
n/a
n/a
n/a
EWP13
Advanced Analysis of Prognosis Studies
13
26
39
EWP16
Prognosis Research
5
25
30
EWP22
Biostatistics for Clinicians
22
1
23
EWP23
Regression Analysis for Clinicians
11
0
11
EWP24
Survival Analysis for Clinicians
13
8
21
EWP25
Princ. of Epidemiologic Data-analysis
16
42
58
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Erasmus Summer Programme 2014 Participants
2014 245
ESP
13
ESP fellowship
1
ESP Tuition Waiver
a
a
a
Courses
ESP
NIHES
Total
ESP01
Principles of Research
48
109
157
ESP03
Introduction to Data-analysis
36
2
38
ESP04
Clinical Decision Analysis
n/a
n/a
n/a
ESP09
Regression Analysis
26
4
30
ESP
259
ESP10
Methods of Clinical Research
15
24
39
NIHES
210
ESP11
Methods of Public Health
18
88
106
Total
469
ESP14
Clinical Trials
18
31
49
ESP15
Topics in Meta-analysis
16
24
40
ESP21
Pharmaco-epidemiology
13
16
29
ESP25
Health Economics
28
70
98
ESP28
Survival Analysis
26
3
29
ESP29
Genome Wide Association
14
18
32
ESP38
Conceptual Foundation of
29
20
49
ESP39
Cohort Studies
21
18
39
ESP40
Case-control Studies
4
11
15
ESP41
Introduction to Global Public
13
88
101
ESP42
Methods Health Services
20
40
60
ESP43
Principles of Genetic
22
25
47
ESP45
Primary and Secondary
12
66
78
ESP48
Causal Inference
18
32
50
ESP53
History of Epidemiologic Ideas
7
21
28
ESP57
Genomics in Molecular Medicine
11
19
30
ESP59
Demography of Ageing
n/a
n/a
n/a
ESP61
Social Epidemiology
14
42
56
ESP62
Markers and Prediction
21
5
26
ESP63
Master Class Adv in Genomics Res.
8
14
22
ESP64
Master Class Adv in Epidemiologic
12
13
25
ESP65
The Practice of Epidemiologic
14
44
58
ESP66
Logistic Regression
13
20
33
ESP67
MC Epidemiologic Research (2012)
n/a
n/a
n/a
ESP68
Intro to Bayesian Methods
10
9
19
ESP69
Causal Mediation Analysis
10
29
39
ESP70
Fundamentals of Medical Dec Mak
10
74
84
ESP71
Workshop Adv Med Writing & Editing
26
1
27
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Research Graduate a a a masters a a a /a a a aschool a a
a
21
Hoofdstuk 6
ERASMUS MC ZORGACADEMIE
Overzicht aanmeldingen vakinhoudelijke bijscholingen In 2014 hebben wij in totaal 2446 aan meldingen ontvangen voor vakinhoudelijke bijscholingen waarop de Erasmus MC Zorgacademie maatwerk levert.
22
a
Strategie, Beleid en Verantwoording
1
Finance & Control
4
Thema Biomedische Wetenschappen
5
Onbekend
11
Raad van Bestuur
32
Thema Gezondheidswetenschappen
33
Service Organisatie Kennis
41
Thema Spoed, peri-operatief en intensief
111
Thema Thorax
125
Thema Diagnostiek en Advies
178
Thema Hersenen en Zintuigen
179
Thema Sophia
212
Service Organisatie
223
Extern
332
Thema Daniel den Hoed
463
Thema Dijkzigt
496
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
Verpleegkundige vervolgen medisch ondersteunende opleidingen In 2014 hebben wij de hernieuwde service level agreement (SLA) met de Erasmus MC Zorgacademie afgerond. In deze SLA zijn de door ons te leveren diensten, de wederzijdse verwachtingen en de responstijden expliciet verwoord. Binnen ons team DCO-Zorgacademie hebben wij de werkzaamheden inzichtelijk gemaakt en opnieuw verdeeld aan de hand van de SLA. Daardoor kunnen wij de werkzaamheden nu beter uniformeren, hebben wij meer inzicht in de voorwaarden per opleiding en hebben wij helder in beeld wie waarvoor van afhankelijk is. Door gebruik te maken van de Werkmonitor, kunnen wij onze werkzaamheden inzichtelijker en overzichtelijker inplannen en krijgen wij prioriteiten goed zichtbaar. Via onze gezamenlijke mailbox is ons team nu beter bereikbaar, het werk meer transparant, kunnen wij elkaars werk overnemen en kunnen wij elkaar beter
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Eduplaza en managementinformatie
ondersteunen. Door inzichtelijk te maken welke diensten wij als team Zorgacademie allemaal leveren en door met elkaar in gesprek te gaan, proberen wij de samenwerking continu te verbeteren.
Het DienstenCentrum Onderwijs is in gesprek met de Zorgacademie om de afbouw van STORM in 2015 te bewerkstelligen. De unit Eduplaza gaat daarin als pilot fungeren.
De teams van het DCO en de Zorgacademie hebben met veel plezier deelgenomen aan de training in OSIRIS6, verzorgd door de EUR. Alle kennis wordt inmiddels goed toegepast in de praktijk.
Managementinformatie is een verzamel naam voor alle informatie die laat zien hoe een organisatie er voor staat. Informatie ter ondersteuning van de bedrijfsvoering die noodzakelijk is voor het nemen van beslissingen of om het proces zo nodig bij te sturen is dan ook essentieel om een helder beeld te verschaffen zodat beleid en plannen zo nodig aangepast kunnen worden. Ons team Zorgacademie heeft behoefte aan ‘echte’ sturende- en managementinformatie op een gebruiksvriendelijke manier en op een zelf in te stellen frequentie. Op basis van de overeengekomen zogeheten ‘kritieke prestatie-indicatoren’ (kpi) zullen wij, zolang de applicatie STORM niet uitgefaseerd is, managementinformatie met Business Objects of Crystal Objects gaan bieden.
Het wekelijks teamoverleg geeft focus aan de werkzaamheden die we moeten verrichten. De Werkmonitor helpt daarbij. Onze partner College Zorg Opleidingen (CZO) speelt een belangrijke rol bij de registratie van de studenten die een erkende opleiding volgen. Door intensief contact te onderhouden met het CZO zijn in 2014 de beoogde doelstellingen met betrekking tot de toetsing van de accreditatie gerealiseerd.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Erasmus a a a MC a Zorgacademie a a a a a
a
23
Aantal studenten per verpleegkundige vervolgopleiding 2014 Instroom Anesthesiemedewerker
16
Cataract Chirurgie
14
Geriatrie Verpleegkundige
14
IAZ (totaal) Kinderverpleegkundige Gipsverbandmeester Operatieassistent Operatieassistent 2e deskundigeheid
13
Itslearning
5
In samenspraak met de Zorgacademie zijn de procedures voor de elektronische leer omgeving ‘itslearning’ nader uitgewerkt en gedocumenteerd. Het team DCO-Zorg academie maakt nu zelf accounts aan voor de studenten, waardoor studenten nu sneller in het bezit zijn van een account en zo tijdig aan de benodigde informatie en het voor bereidingsmateriaal kunnen komen.
16 0 31
Oncologie Verpleegkundige
119
Palliatieve Zorg Verpleegkundige
64
Radiodiagnostisch Laborant
13
Radiotherapeutisch Laborant
14
Sedatie Praktijk Specialist
11
Overige
0
Wondconsulent
13
Wondverpleegkundige
43
Totaal
a
183
Obstetrie Verpleegkundige
Verpleegkundige Overgangsconsulent
24
Totaal
Het aanvragen van een gewaarmerkt diploma kan nu per post, mail of via het Studiepunt. Hierdoor is het niet langer noodzakelijk om diploma’s tijdens diplomeringen te waarmerken. Cursisten Stralings hygiëne krijgen hun diploma en Bewijs van Deelname thuisgestuurd. Voorheen moest de cursist zijn of haar diploma/certificaat zelf ophalen.
569
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Doelen 2015 In 2015 hebben wij onszelf ambitieuze doelen gesteld. Een opsomming: ■■ Processen aan de hand van Business Process Model & Notation inzichtelijk maken of afronden ■■ Samen met de EUR vormgeven van een digitale aanmeldmodule ■■ CZO; het testen van het nieuwe registratiesysteem en de samenwerking versterken ■■ Digitaliseren van de factuurlijsten ■■ Brieven Zorgacademie, uitsluitend aan de hand van bestaande SLA/processen en de wijze van verzending (digitaal) ■■ Vervolg-training OSIRIS6 voor de Zorgacademie ■■ Optimaliseren van de inzet van de werkplanning en de inzetbaarheid van medewerkers aan de hand van kennis en vaardigheden. ■■ Monitoren van procedures in relatie tot de SLA.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Erasmus a a a MC a Zorgacademie a a a a a
a
25
Hoofdstuk 7
FUNCTIONEEL BEHEER Voor het team DCO-FB (DienstenCentrum Onderwijs – Functioneel Beheer) was 2014 een jaar van transitie, op gebied van personele bezetting, inhoud én organisatie van het werk.
In 2014 is lang gezocht naar een nieuwe functioneel beheerder, die in augustus gelukkig kon beginnen. Vanaf 1 januari 2015 zijn wij helemaal op de beoogde sterkte met één coördinator en twee functioneel beheerders.
In 2015 dragen wij het beheer van de projectenportfolio Onderwijs over aan een informatiemanager, die als schakel gaat fungeren tussen business en de IT- organisatie in het demand-supply-proces. Voor de functioneel beheerders ligt de focus traditioneel op de call-afhandeling. Onze In de loop van 2014 hebben wij meer vorm speciale aandacht gaat nu en het komende kunnen geven aan beleidsmatige taken op jaar uit naar het documenteren van onze het gebied van de informatievoorziening. taken en werkzaamheden en de applicaties. Wij geven in een bottom up-proces geleidelijk BiSL is daarbij de leidraad bij het organiseren invulling aan de rol van informatiemanager van de informatie, want zowel de EUR als het en de informatievoorzieningsorganisatie. Erasmus MC hanteren deze standaard. Vanaf medio 2015 gaan wij daarom binnen Waar mogelijk zoeken wij samenwerking de EUR en het Erasmus MC in informatie met de domeinen waarin wij opereren: managersoverleggen participeren. Geneeskunde, Graduate School en Zorgacademie. Met de Desiderius School In het najaar hebben wij deelgenomen aan werken wij al zeer nauw samen en met het een leer- en ontwikkeltraject van het CIO Office team DCO-Geneeskunde hebben wij sinds van de EUR over visievorming, g overnance, kort structureel operationeel overleg. architectuur en verandermanagement. In november hebben wij ons aangesloten bij de projectgroep IT-Roadmap en -Meerjarenbegroting die in opdracht van de Raad van Bestuur alle IT-projecten binnen het Erasmus MC in kaart brengt.
26
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Projecten Hét project van 2014 was voor Functioneel Beheer het Checkmate Plus-project, waarin Checkmate geschikt is gemaakt voor het verwerken van tentamens in meerdere versies. Wij hebben de applicatie kunnen opleveren voor de start van de eerste tentamens in het nieuwe collegejaar. In het najaar hebben we een begin gemaakt met vier nieuwe projecten:
Door de invoering van het digitaal toetssysteem TestVision kunnen (in eerste instantie) toetsen worden afgenomen met gebruik van de bestaande IT-infrastructuur – dus PC’s. Het project maakt deel uit van het overkoepelende project Digitaal toetsen op de EUR, dat zich vooral richt op de totstandbrenging van een infrastructuur voor grootschalig digitaal toetsen. Ons deelproject heeft daarbinnen de functie van een pilot, waaraan het Erasmus MC verder onafhankelijk van de EUR invulling geeft.
Binnen het Practicum Klinische Vaardigheden (PKV) wordt nu het Beoordelingssysteem Vaardigheden (BSV) gebruikt voor de stations toets. Wij evalueren nu deze applicatie en bekijken of wij wellicht een nieuwe applicatie willen verwerven en implementeren. De deadline is gesteld op augustus 2016.
Met het HERMES-project willen wij de kwaliteit en het beheer van de documentatie van bijvoorbeeld de organisatie, werkprocessen en taken, informatiesystemen en de informatievoorzieningsorganisatie binnen het onderwijsdomein structureel verbeteren. Het doel is om al deze informatie zodanig digitaal te ontsluiten, zodat printen onnodig is. Wij richten on nu nog op functioneel beheerders, later willen wij ook de business laten aansluiten bij het project.
Het project KANA Express behelst de herimplementatie van het call-afhandelingssysteem en de kennisbank ASK Erasmus. Deze worden ingezet bij de informatievoorziening naar geneeskundestudenten en bij de communicatie tussen de front- en backoffice bij de afhandeling van calls.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Bij de uitvoering van deze projecten baseren we ons op de principes en methodieken van PRINCE2, en gebruiken we de modellen die door het PMO beschikbaar zijn gesteld.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Functioneel Beheer a a a a a a a
a
27
Verwachtingen voor 2015 Naast de ‘klassieke’ functioneel-beheertaken en de nieuwe projecten, zullen de teamleden van DCO Functioneel zoveel als mogelijk investeren in informatiemanagement en in de inrichting van de informatievoorzieningsorganisatie binnen het onderwijsdomein. De ontwikkelingen bij zowel de EUR (Universitair Service Centre, CIO Office) als het Erasmus MC (Service Bedrijf, met daarbinnen het SSC IT-MT met een Competence Center Onderwijs, Erasmus School of Medicine) bieden een uitgelezen kans om daar handen en voeten te geven aan beter informatiemanagement en functioneel beheer.
28
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Functioneel Beheer a a a a a a a
a
IT
Hoofdstuk 8
Ruim 350 Pc’s van alle studenten moesten nog voor 1 april 2014 worden omgezet van XP naar Windows 7. Wij hebben die klus nog voor die deadline geklaard! Ook hebben wij alle servers op tijd vervangen, die ervoor zorgen dat de Pc’s op afstand beheerd kunnen worden. Met ons project Checkmate hebben wij zowel aan de voorkant als aan de achterkant van de IT-systemen veel veranderd. Aan de voorkant hebben wij alle versies geupdate. Aan de achterkant hebben wij de server vervangen waar de tentamen-scans worden opgeslagen. Ook de Pc die aan de scanner is gekoppeld, hebben wij vervangen en voorzien van de laatste softwareversies. Halverwege 2014 hebben wij versie 6 van Osiris in gebruik genomen. Daarnaast hebben wij ook het datamodel aanzienlijk aangepast. Dat heeft gelukkig niet al te veel impact gehad op de Erasmus MC- koppelingen met bijvoorbeeld Corsa of Klinplan, maar het moest wel goed getest worden.
Behalve de uitbreiding met Eduroam, hebben wij de Wi-Fi capaciteit in het OnderwijsCentrum kunnen vergroten en hebben wij enkele bugs kunnen oplossen. Orazis heet de Master Datamanagement database van het Erasmus MC, waarin onder andere patiënt- en personeelsgegevens worden opgeslagen. Onder andere Checkmate, Storm en Eduplaza halen daar hun personeelsgegevens uit. In Orazis hebben wij diverse ICT-wijzigingen door gevoerd. Meestal zijn ICT-wijzigingen ook aan de voorkant zichtbaar, maar bij Orazis is dat volledig op de achtergrond gebeurd. Van de wijzigingen heeft dan ook niemand iets gemerkt. De VLC player is een gratis mediaplayer die alle mogelijke formaten afspeelt. Voor studenten was die player al beschikbaar. Wij hebben ervoor gezorgd dat de player sinds april 2014 ook op de docenten-Pc’s in de onderwijsruimtes beschikbaar kwam.
Eduroam maakt het mogelijk voor studenten en medewerkers om met de login-gegevens van hun eigen instelling draadloos in te loggen op het gastnetwerk. Zeker voor de studenten en docenten van Klinische Technologie was dit een belangrijke aanvulling om hier te kunnen studeren. Wij zijn er trots op dat het systeem vanaf 1 september in het OnderwijsCentrum en het Na-gebouw voor iedereen beschikbaar was, en vanaf 19 november in het hele Erasmus MC.
30
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Projecten voor 2015 Zowel Erasmus MC- als EUR-medewerkers willen graag hun overleggen plannen zoals ze dat gewend zijn binnen hun eigen organisatie. In 2015 gaan wij de agendasystemen van beide organisaties trachten te koppelen.
Digitale Microscopie gaan wij voorzien van een nieuwe Digimic server en van de laatste versie van de viewer van Hamamatsu. Halverwege februari komt er een door de EUR en CACI (de leverancier van Osiris) ontwikkelde ‘app’ waarop studenten onder andere hun rooster kunnen bekijken. Wij checken of die goed werkt.
Het bereik van mobiele telefoons in het OnderwijsCentrum is niet optimaal. In januari gaat onze afdeling Telefonie van IT Operations de oorzaken onderzoeken en hopelijk snel met oplossingen komen. Met een zogenaamde LaptopTrolley kun je op een flexibele manier trainingen verzorgen. Dit willen wij in het eerste kwartaal van 2015 ook mogelijk maken voor de trainingen voor medewerkers in het OnderwijsCentrum. Daarvoor moeten wij nog een aantal beheerstaken uitzoeken en testen.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Vanzelfsprekend onderzoeken we altijd nieuwe trends, zoals de Push bullet. Met deze ‘bullet’ kun je content op de telefoon of tablet direct op je PC of Beeldscherm plaatsen. Wij gaan de Push bullet op bruikbaarheid en behoefte onderzoeken. Samen met de EUR stellen wij een service level agreement op voor alle systemen die tussen het Erasmus MC en de EUR draaien.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
IT a
a
31
Hoofdstuk 9
ROOSTERING EN ZAALRESERVERING Roostering Met meer dan 3.500 studenten per jaar, worden er jaarlijks meer dan 29.000 onderwijsmomenten ingeroosterd. Er wordt met man en macht gewerkt om de agenda’s zo foutloos mogelijk in te plannen. Dit jaar is er grote vooruitgang geboekt. Hadden wij in 2013 nog 6.000 agendaconflicten, dit jaar waren dat er slechts 19! Het team Roostering en Zaalreservering is onder andere verantwoordelijk voor de roostering van het onderwijs dat verzorgd wordt binnen het Erasmus MC binnen Geneeskunde, Research Masters, Zorgacademie, HAG, Onderzoekscholen, ESP, EWP en NIHES. Wij voeren twee maal per jaar het roosterproces uit. De eerste keer voor de periode van september tot en met februari, de tweede keer voor de periode van maart tot en met augustus. Hiervoor gebruiken wij het programma IRIS. In 2014 hebben wij de werkwijze aangepast. Door gebruik te maken van de optie ‘sjablonen’ in IRIS, kunnen wij elk onderwijsmoment vastleggen in een sjabloon. In dat sjabloon vullen wij alle kenmerken van het onderwijsmoment in. Bij Geneeskunde vullen wij dit samen in met de projectmedewerkers. Nadat alle sjablonen zijn ingevuld, kunnen wij het totaalrooster maken. Voordeel van het gebruik van de sjablonen is, dat wij alleen de wijzigingen in het onderwijsprogramma hoeven aan te passen die naar aanleiding van de evaluaties worden vastgesteld. Vervolgens kan het jaar daarna het rooster worden gemaakt op basis van de informatie in de sjablonen. Als wij dit eenmaal goed invullen, hoeven wij dit niet elk jaar te doen.
32
a
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Zaalreservering Ons team verwerkt individuele aanvragen voor zalen. Alle afdelingen binnen het Erasmus MC doen zaalaanvragen. Voor vergaderingen tot symposia, van groepsbijeenkomsten georganiseerd door studenten tot patiëntbijeenkomsten. Het DienstenCentrum Onderwijs draagt de zorg voor circa 14.000 vierkante meter huisvesting. In 2014 is binnen het DienstenCentrum Onderwijs ook Event Management van start gegaan. Op verzoek van aanvragers hanteren wij nu het zogenaamde ‘one stop shop-principe’. Wanneer een zaal wordt gereserveerd, kunnen wij alle bijkomende activiteiten verzorgen: van bewegwijzering, audiovisuele ondersteuning tot catering.
Zaalhuur In 2014 zijn wij gestart met het doorbelasten van zaalhuur aan externe gebruikers bij (grote) evenementen. Zo kunnen wij in de toekomst ook investeren in noodzakelijke voorzieningen, en willen wij het aantal ‘no shows’ beperken. De doorbelasting van zaalhuur aan ‘kleinere gebruikers’, zoals voor vergaderingen met kleinere groepen, is nog niet van kracht.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a Roostering a a a aenaZaalreservering a a a a a
a
33
Hoofdstuk 10
AUDIOVISUELE ONDERSTEUNING (AVO), FACILITEITEN EN BEHEER Dit derde studiejaar in het Onderwijscentrum (OWC) hebben wij de ingezette dienstverlening op audiovisueel, facilitair en beheersgebied kunnen stabiliseren. Wij hebben de kinderziekten na de opstart overwonnen, en zijn nu gewend aan het nieuwe gebouw met z’n eigen aandachtspunten en bijzonderheden. Vanzelfsprekend blijven wij telkens oplossingen zoeken voor nieuwe ontwikkelingen op onderwijsgebied en evenementen. Als team Audiovisuele Ondersteuning (AVO), faciliteiten en beheer waren wij in 2014 bij tal van bijzondere momenten betrokken.
Bij de voor- en najaarsbijeenkomsten van de Raad van Bestuur (RvB) in de foyer, hebben wij samen met een externe AV-leverancier gezorgd voor een goed werkend audio- en video-systeem. In april overhandigde Koningin Maxima het duizendste diploma aan een cursist Nederlandse taalles. Ons DienstenCentrum Onderwijs (DCO) verzorgde samen met de organiserende partij, de Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak- en Glazenwassersbranche, de zaalreservering
34
a
en audiovisuele zaken. Het was een inspannende, maar ook leuke en zeer geslaagde ochtend. Bij de derde versie van het Erasmus Summer Programme 2014, nu in het nieuwe Onderwijs Centrum, bleek de continue aandacht vanuit het AV-team weer zeer succesvol. Het Onderwijscentrum heeft zich ontpopt tot een populaire locatie voor symposia en congressen. Om bij deze evenementen
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
vragen te beantwoorden op audiovisueel en facilitair gebied, is DCO Event Management in het leven geroepen. De resultaten zijn heel positief, gezien de goede reacties van onze klanten.
voor de onderwijssetting. Daarnaast gaan wij de horizon van onze dienstverlening verder vergroten door huisbreed service level agreements voor audiovisuele ondersteuning aan te bieden.
Als team AVO richten wij onze aandacht continu op het onderwijs, op andere gebruikers van het Onderwijscentrum en op andere onderwijsgebouwdelen. In 2014 is de bezettingsgraad van de onderwijsruimtes duidelijk verder gestegen. Wij monitoren nu aanvragen voor ruimtes tegen de effectieve realisatie, waardoor wij de zogeheten ‘no shows’ duidelijk in kaart kunnen brengen. Door de sluiting van het Auditorium stromen nu meer gebruikers naar onze onderwijs faciliteiten. Met de hoge bezettingsgraad is het een grotere uitdaging geworden het reguliere onderhoud in te plannen. In 2015 gaan wij verder werken aan het project Desiderius: het project onderwijs videoportal, waarmee wij in 2014 begonnen. Met Desiderius kunnen wij onderwijs op video opnemen en gericht distribueren naar onze studenten en onderwijspartners. Dit kan grote veranderingen gaan betekenen
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Audiovisuele a a a a aondersteuning a a a a a(AVO), a a Faciliteiten a a a aenaBeheer a a
a
35
Hoofdstuk 11
FINANCIËN EN COMMUNICATIE Financiën Op het gebied van financiën was 2014 een positief jaar, ondanks de beperkte bezetting. De goede samenwerking met de afdeling Financiën van de Service Organisatie, maakte dit mede mogelijk. Doordat wij goed communiceren met de Zorgacademie en duidelijke afspraken hebben met de verschillende units, kan er zonder overleg snel worden gefactureerd en doorbelast. Vragen lossen we altijd samen op. Ook met International Office zijn goede afspraken rondom reiskosten en huisvesting voor Minoren gemaakt, die naar ieders tevredenheid worden nageleefd. Inzake de reiskostenregeling voor de studenten werken wij nauw samen met de Desideriusschool. Collega’s binnen het DCO weten ons team Financiën steeds beter te vinden, zodat wij de juiste antwoorden kunnen geven aan studenten. Bijvoorbeeld over de Reiskostenregeling coassistenten of over de Aanvragen financiële vergoeding vanuit de Erasmus MC-beurs.
36
a
Het contact met de studenten verloopt goed. In 2014 hebben wij ingesteld dat studenten met specifieke vragen een afspraak kunnen maken met één van onze financieel medewerkers. Vragen per e-mail of telefonische vragen van studenten beantwoorden wij nu standaard nog dezelfde dag of uiterlijk de volgende dag. De facturatie van de woningen in de Snellinckstraat verviel per september 2014. Nieuw in 2014 was de interne en externe doorbelasting van de Events. Als alle partijen op deze manier blijven werken en communiceren, kan de financiële samenwerking in 2015 alleen nog maar beter worden. Aandachtspunten zijn wel dat er per 2015 een aangepaste reiskostenregeling voor de studenten komt, en dat de regels rondom de Erasmus MC-beurs worden gestandaardiseerd.
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Communicatie Buiten de reguliere werkzaamheden om, hebben we in 2014 in samenwerking met de afdeling Communicatie twee open dagen voor de Faculteit Geneeskunde georganiseerd. Daarbij verzorgden wij ook de voorlichting vanuit het DienstenCentrum Onderwijs.
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Nieuw in 2014 was de succesvolle Summerschool Geneeskunde. Dit samenwerkingsproject tussen de minorcoördinator Geneeskunde, de afdeling Communicatie en de staf adviseur communicatie DCO, wordt in 2015 weer opgepakt. In 2015 gaan wij ook de website aanpassen.
a
a
a
a
a
a
a
aFinanciën a a a en a
Communicatie a a a a a
a
37
Hoofdstuk 12
EVENT MANAGEMENT Per 1 maart 2014 zijn de werkzaamheden binnen het DCO uitgebreid met de functie Event Management. Wij coördineren nu de één-loket- functie voor het organiseren van kleinschalige evenementen als vergaderingen, symposia en congressen. Onze interne en externe klanten willen bij het organiseren van een event niet met allerlei verschillende organisaties en personen zaken hoeven doen. Door daarin als ‘spin in het web’ te fungeren, hebben wij inmiddels al verschillende events tot grote tevredenheid van de klant afgerond. Wij hebben twee grote events georganiseerd in samenwerking met Congress Care, een extern landelijk congresbureau. Om te kunnen voorzien in de ‘total cost of ownership’ van een innovatief Onderwijscentrum en overeenkomstig de ingezette beleidslijnen, wordt het gebruik van ruimtes door externe klanten die niet verbonden zijn aan onderwijs en onderzoek, doorbelast. Event Management denkt ook mee over het evenementenbeleid en het implementeren en controleren van uitvoer hiervan. Bijvoorbeeld over netwerken, het onderhouden van klantencontacten, coördineren van de betrokken collega’s, het regelen van ruimte, catering en alles wat verder nodig is om het event tot een succes te maken. Vanuit deze functie werken wij nauw samen met het Roosterteam, het team Beheer & AVO, het
38
a
Congresbureau, het Facilitair Bedrijf en de cateraar ISS. Voor het promoten van het Onderwijscentrum wordt samengewerkt met de afdeling Communicatie, Rotterdam Partners en het blad QM. Voor het verhuren van de ruimtes en overige dienstverlening werken wij met contracten. In verband met de uitbreiding van de verhuur van de ruimtes, hebben wij de inzet van de AVO-werkstudenten vergroot. Deze studenten hebben inmiddels instructies gekregen hoe te handelen bij calamiteiten. Ze zijn over het algemeen ook in het bezit van een EHBO-diploma. In 2015 willen we intern nog beter communiceren over het doorbelasten van de ruimtes. Wij gaan een presentatiemap maken over de mogelijkheden van de verhuur, met foto’s van de ruimtes. In verband met die verhuur gaan wij algemene voorwaarden opstellen in 2015. Ook gaan wij de Service Portal opnieuw inrichten.
Erasmus 2014 a a a MC a DienstenCentrum a a a a a a Onderwijs a a a aJaarverslag a a a a a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
a
Event Management a a a a a a a
a
39
COLOFON Dit Jaarverslag 2014 een uitgave van het DienstenCentrum Onderwijs van het Erasmus MC. Postbus 2040 3000 CA Rotterdam Bezoekadres: Wytemaweg 80 3015 CN Rotterdam
www.erasmusmc.nl Opdrachtgever E.P. Forsten, sectormanager DienstenCentrum Onderwijs Redactie E.P. Forsten (Management Review), E. Thuis-de Graaf en M.G. Prochazka-Venema (Geneeskunde, Erasmus MC Desideriusschool), E.P. Forsten (Klinische T echnologie TU Delft en Universiteit Leiden), F.J. Kruijsdijk (Nanobiology TU Delft), Q. Jaddi-Kassrioui en M.G. Prochazka-Venema (Research Masters en NIHES), B.V. Wesenhagen (Erasmus MC Zorgacademie), D.H. Wooldrik (Functioneel Beheer), M.J.M. Eijgermans (IT), E. de Zwart (Roostering en Zaalreservering), S.A. van Wijk (Finance, Communicatie en Event Management), H.C. Kazenbroot (Audiovisuele Ondersteuning) Eindredactie, projectbegeleiding Janet van Huisstede, van huisstede communicatie, www.hc.nl Ontwerp en opmaak Ontwerpwerk, Den Haag Fotografie ©Erasmus MC en ©EUR, Rotterdam Dit jaarverslag verschijnt digitaal op http://issuu.com februari 2015