Kapitel 1
Utnyttja bildens kraft Alla tänker i bilder mer eller mindre, och ju mer medveten man blir om det, desto lättare kan man nå fram med sin kommunikation till andra människor. Så vad är kommunikation? Möten, presentationer, samtal, inre dialoger i hjärnan, surfa på nätet, utformning av objekt. Allt kommunicerar något, och de delar vi ska fokusera på i den här boken är; 1. den inre dialogen, den kommunikation du har med dig själv
Figur 1:1 Din inre dialog 11
Ny inlaga v 5.indd 11
9/20/2012 7:15:55 PM
Kapitel 1 Utnyttja bildens kraft
2. mötet, i dialog med andra människor, två eller flera
Figur 1:2 Dialog med andra människor 3. presentationen, när du ska dela information med andra på ett eller annat vis.
Figur 1:3 Presentera budskap för andra 12
Ny inlaga v 5.indd 12
9/20/2012 7:15:55 PM
Bokens uppbyggnad Boken är uppbyggd så du ska kunna bläddra i den som en referensbok, när du behöver lite inspiration och kunskap på ett visst område, men passar bäst att läsa från pärm till pärm då den är uppbyggd utifrån att först förstå hur människan fungerar, hur man ritar symboler och modeller, hur människor konverserar och sist hur budskap uppfattas i presentationer. Boken är upplagd med kapitel utifrån kommunikationsformerna möten och presentationer. För att göra den mer praktiskt tillämpbar har vi ett kapitel med exempelsituationer och förslag på lämpliga modeller för att förtydliga budskapet i dessa situationer. Boken har några övningar för att öva på ett nytt sätt att tänka och kommunicera, men är främst tänkt för dig att ta med dig tips och tekniker från boken och tillämpa i din vardag.
“Förmågan att idag tänka annorlunda än igår, skiljer den vise från den envise.” John Steinbeck
Bokens läsare Boken är tänkt för dig som behöver nå fram med din kommunikation i ditt arbete, i form av möten eller presentationer. Den ger dig en inblick i hur man med en metodisk syn på kommunikationen kan bli mer effektiv i sitt sätt att kommunicera. Här är några nämnda, men det finns många fler.
13
Ny inlaga v 5.indd 13
9/20/2012 7:15:56 PM
Kapitel 1 Utnyttja bildens kraft
Figur 1:4 Effektiv kommunikation
Möteskulturen idag Möten har blivit en tidstjuv för många. Möten tar för mycket tid, men vill man vara utan dem? Nej, verkligen inte, det är ju trots allt i mötet, interaktionen, som resultat sker. Men det finns stor förbättringspotential i de möten som anordnas på företag. Det är inte många företag som insett nyttan av att se över sin mötesteknik, trots att människor sitter i möten varje dag. Alla förväntas kunna sätta ihop ett produktivt möte eller givande presentation utan att ha fått några realistiska förutsättningar för det. För ett bra arbetsklimat och prestation krävs en balans av följande delar: 14
Ny inlaga v 5.indd 14
9/20/2012 7:15:56 PM
Figur 1:5 De tre F:en · Vad förväntas av ett möte, en person på jobbet? · Vad ska man förhålla sig till vad gäller policys, mallar, etik och värderingar? · Vilka förutsättningar krävs för att leva upp till förväntningarna med detta förhållningssätt? Ofta är det en brist i detta, att företag sätter upp mallar för agendor, Powerpoint-presentationer som de anställda ska förhålla sig till, men sen tar stödet slut. Var är det tänkt att personalen ska få lära sig förutsättningarna att faktiskt nyttja mötestiden/åhörarnas deltagande så effektivt som möjligt? Varje företag har sin unika kultur vilket gör att det skulle underlätta för de anställda att få vägledning i den mötesteknik och presentationsteknik som är lämpligast för just sitt företag. Ännu en rapport att läsa, hur ofta läser du Det har producerats dagstidningen numera? Vi översköljs av lika mycket inforinformation i alla dess former, text, bilder, mation under 2010och filmer. 2011 som det gjorts Idag handlar det inte om att nå ut, för samunder hela männishället har blivit så demokratiserat, så alla kans existens fram kan nå ut, men kan du nå fram? Kan du till och med 2009. nå igenom det dagliga bruset? Kan du nå mottagaren på deras frekvens? 15
Ny inlaga v 5.indd 15
9/20/2012 7:15:56 PM
Kapitel 1 Utnyttja bildens kraft
Att delta i möten och hålla presentationer är något som tillhör yrkesrollen för de flesta, men få har fått lära sig tekniker för att göra detta effektivt. Till skillnad från andra processer som går att effektivisera med avancerade it-applikationer så har detta att göra med en annan faktor – nämligen människor. Att interagera med människor på olika sätt är en stor del av ledarskapet. För att göra detta underlättar det att ha lite insikt i hur människan fungerar, hur tänker vi och varför? Vad händer när vi är i möten? När vi håller presentationer, vad är annorlunda då? Att tänka stort är att också tänka systematiskt, att kunna kombinera olika komponenter till större helheter. Att då använda bilder är en genväg till att nå fram, då man plockar fram gemensamma nämnare och på så vis hjälper deltagarna att fokusera på det som ska diskuteras och minimerar inflytande från deltagarnas egna referensramar som annars kan bidra till missförstånd. Vi har många likheter som människor, men vi har också några olikheter som kan vara bra att känna till. Vi tar in information och bearbetar den på olika sätt och därför är det bra att reflektera över den målgrupp man har framför sig för att se om man kan bemöta den på ett effektivare sätt, som passar dem. Denna bok är tänkt att öppna nya perspektiv till att se på omvärlden och att bli medveten om hur man arbetar med möten och presentationer. Så förbered dig på både aha-upplevelser, insikter och tekniker i både stort och smått och vi önskar dig lycka till! Efter denna bok ser omvärlden förhoppningsvis annorlunda ut, eller så ser du kanske på den med nya ögon! I dagens samhälle så har vi ett överflöd av information, vilket gör att vi måste filtrera hårt för att kunna vara produktiva. Vi kan inte läsa varje email, varje tidning, varje webbsida, utan skummar igenom och bildar oss en uppfattning om huruvida det är relevant eller inte. Vi måste därför fånga uppmärksamheten väldigt snabbt för att få igenom vårt budskap.
Figur 1:6 Möteshysteri Dags för ännu ett arbetsmöte eller workshop? Det finns en möteströtthet i organisationer då man lätt bjuder in till möten för att reda ut saker, men glömmer bort att förbereda mötet. Denna möteshysteri har i sin tur lett till att människor är väldigt uppbokade i kalendrar och det råder brist på mötesrum, vilket i sin tur leder till ytterligare hets i att boka upp mötet för man har både människor och rum som bristfälliga resurser. När man sen skickat iväg bokningen så anses mötet vara planerat. I den bästa av världar är mötesbokningen ett av de sista stegen i planeringen.
”Att lära sig saker handlar om att plötsligt förstå något man alltid förstått, men på ett nytt sätt” Doris Lessing
Vi ska i denna bok gå igenom några grundstenar för att lyckas med ett möte och hur man med hjälp av bilder skulle kunna få resultat som blir bestående och kan utvecklas efter mötet då man enats om bilder som speglar ens verksamhet. 17
Ny inlaga v 5.indd 17
9/20/2012 7:15:57 PM
Kapitel 1 Utnyttja bildens kraft
Email har blivit synonymt med att hantera ärenden och frågeställningar och när det inte räcker, bokar man ett möte. Som om Outlook var svaret på alla frågor hur man driver en verksamhet. Email skrivs i form av löpande text, och kan på sin höjd struktureras med punkter och rubriker, men det förekommer sällan någon email-etikett eller policy för hur man skickar email inom företag, och än mindre hur man bedriver möten.
”Om du inte kan förklara det enkelt, så förstår du det inte tillräckligt bra.” Albert Einstein
I dessa tider då man pratar om nedskärningar och att man måste effektivisera, är det synnerligen märkligt att man inte tar personalens kompetens på allvar och utnyttjar den till fullo. Den är ju ändå en bristvara, det finns 40 arbetstimmar på en vecka som en anställd finns tillgänglig för företaget. Då borde man ju utnyttja det till fullo och inte slentrianmässigt bjuda in de gamla vanliga till möten, utan att reflektera över kostnaden. Som exempel kan tas att man använder en internkostnad för en anställd på mellan 500- 800 kr per timme, och konsulter har en faktisk kostnad på 1000-1500 kr per timme. Ett vanligt statusmöte med 7 deltagare varav 2 är konsulter och som pågår i 1,5 timme kostar alltså 5*500*1,5 + 2*1000 *1,5 = 6750 kr om man räknar på de lägsta priserna ovan. Möten kostar betydligt mer än man tror, så det är mycket värt att se över hur man håller möten och kan få ut mer resultat och korta ner mötestiderna etc. En dags workshop med 8 deltagare landar på 8*8*500=32 000 kr i kostnad lågt räknat, och med konsulter involverade går det ofta runt 100 000 kr, enbart för den arbetstid som läggs ner under mötet. I det perspektivet kan det vara värt att lägga en timme eller två på att läsa denna bok och se om det finns något man kan göra för att förändra den möteskultur man har inom företaget. 18
Ny inlaga v 5.indd 18
9/20/2012 7:15:57 PM
Att förbereda mötet rätt kan spara tid och pengar, genom att kanske se över antalet deltagare som bjuds in, antalet punkter som ska tas upp med just den deltagarskaran. Man kanske delar upp mötet i flera små, vilket gör att man spar tid. Att ha 2 halvdagsmöten med 4 deltagare vardera, jämfört med att bjuda in alla 8 till en heldag, har gett en besparing på 50 % redan där.
Figur 1:7 Spara pengar på rätt möten Att sen använda rätt typ av mötesform till rätt syfte kan också spara in. Vissa punkter gör sig kanske lika bra på telefon och ger då en besparing i reskostnad, medan de punkter som behöver arbetas igenom bör göras i fysisk eller virtuell form för att främja att ha en gemensam syn på ämnet genom att dela samma bildplattform. Denna bok tar upp mötesteknik för att lättare kunna påvisa var det lönar sig att använda bilder, det behöver viss förberedelse ibland för att kunnat tillämpa bilder på ett bra sätt.
19
Ny inlaga v 5.indd 19
9/20/2012 7:15:57 PM
Kapitel 1 Utnyttja bildens kraft
Vad har man att vinna på att använda bilder? Att involvera bilder i sitt sätt att kommunicera ger en hävstångseffekt som är både mätbar och icke mätbar. 1. Ökad minnesförmåga: En studie vid Harvard University visar på att ditt budskap kan kommas ihåg 38 % bättre om man använder grafiska hjälpmedel. 2. Tidsbesparande: i USA har man vid David Peoples sett att man kan reducera tiden för att beskriva komplexa ämnen med 40 % om man använder bilder. Har man väldigt ont om tid för att nå fram med sitt budskap, når man längre med hjälp av visuellt stöd. 3. Övertygande: 3M kom fram till att åhörare var 43 % troligare att bli övertygade om idéer om visuella bilder användes. 4. Förtroendeingivande: Wharton Business school genomförde en studie som visade på att en presentatör med effektivt bildmaterial framstod som mer professionell än en utan. 5. Resultatfokus: Decker Communications Inc utförde en studie som visade på att ledare utan visuella hjälpmedel lyckades nå sina mål 1 gång av 3, dvs. 33 %, medan ledare med visuella presentationer nådde fram 2 gånger av 3, det är en fördubbling av resultatet bara genom att använda presentationshjälpmedel. Det finns alltså mycket att vinna på att lära sig mer om hur man använder bilder mer effektivt och har man väl hittat några bra bilder som fungerar med ens budskap så är de lätta att återanvända.
”Den som kan förklara problemet bäst, är den som löser problemet” Okänd
20
Ny inlaga v 5.indd 20
9/20/2012 7:15:58 PM