Cรณdigo: MF-RH-12-37
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO
Versiรณn: 07 Fecha: 23-May-2012
DESCRIPCION DEL CARGO Nombre del Cargo: Cargo superior inmediato:
SECRETARIA DIRECTOR DE INTERVENTORIA
Cargo bajo dependencia directa:
ร rea a la que pertenece: Proceso al que pertenece:
CONTROL ADMINISTRATIVO MISIONAL
N/A
OBJETIVO Llevar a cabo actividades de apoyo secretarial y administrativo de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Procedimientos, con el objetivo de asistir a las diferentes รกreas
FUNCIONES
Manejo y control de la caja menor
Manejo y control de la correspondencia
CONTRIBUCION INDIVIDUAL
FRECUENCIA
Desembolsar el efectivo de la caja menor
cuando se requiera
Llevar el control de los diferentes soportes de la caja menor
cuando se requiera
Diligenciar cuadro de gastos de caja menor
cuando se requiera
Radicaciรณn de correspondencia cuando el mensajero se encuentra ausente
cuando se requiera
Distribuir internamente la correspondencia y elaborando las planillas de control para la misma, utilizando los sistemas de información y formatos adoptados para este fin
Diario
suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos
cuando se requiera
Manejo y control de la correspondencia Hacer seguimiento de respuestas en tiempo oportuno, informando a la coordinación del proyecto de su estado.
Diario
Realizar la migración de datos de correspondencia, colaborar con la verificación de la información migrada, y verificarla en la base de datos
Diario
Scanear la correspondencia recibida y actualizar la base de datos.
Diario
Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que Asistir al logro de objetivos establecidos por el área de correspondan a la naturaleza del cargo. acuerdo a los procedimientos establecidos.
Cuando se requiera
RESPONSABILIDADES Maquinaria y/o equipos: Procesos:
QHSE:
Equipos de oficina, recursos fisicos del proyecto Proceso de interventoria de estudios y diseño y/o contrucción. Plantear acciones de mejoramiento al identificar condiciones o actos inseguros Cumplir las normas y procedimientos del sistema de gestión integral establecidos por la organización Participar activamente de las diferentes actividades convocadas por la organización. Conocer y cumplir las metas, objetivos y políticas organizacionales. Utilizar elementos de protección personal según riesgo, cuando se requiera Desarrollar actividades de manera responsable, evitando poner en riesgo la vida propia y de sus compañeros Proponer acciones de mejoramiento (correctivas, preventivas, de mejora), con el fín de minimizar los incumplimientos en la organización
Uso y reserva de la información
Velar por la seguridad de los visitantes que tenga el colaborador. Custodiar y hacer uso de la informacion de manera etica, cuidadosa y responsable. No revelar, ni permitir que se revele la informacion de la organización.
Informes: Información de usuarios
manejo de caja menor Responsable de realizar copias de seguridad de la informacion que esta bajo su responsabilidad y del correo
AUTORIDAD Realizar solicitud de insumos de papeleria y mantenimiento de equipos y recursos fisicos del proyecto. RENDICION DE CUENTAS Mantener actualizada la base de datos de la correspondencia enviada y recibida. Control del manejo de la caja menor del proyecto.
ESTUDIOS
EXPERIENCIA
Minimo bachiller
FORMACION / ENTRENAMIENTO Manejo de Correspondencia (Esta formación es propia de MAB ingeneria de valor según procedimientos establecidos). Manejo de office. Formacion en Ergonomia, Riesgo psicosocial, Riesgo Publico. Conocimiento del estatuto 1474.
N/A
HABILIDADES Competencias Orientación a resultados Compromiso con la organización Integridad Trabajo en equipo y colaboración Aprendizaje continuo Credibilidad técnica Comunicación eficaz Adaptabilidad al cambio
A
B
C
D