Holstebro Mejeri skaber trivsel med nye værktøjer

HEALTH er omdrejningspunktet i Holstebro Mejeris målrettede arbejde for at skabe optimal trivsel. Tre elementer har gjort en særlig forskel: Individuelle trivselsvurderinger på uge-basis, SAFER-samtaler og klar procedure ved sager om krænkende adfærd.

Da Holstebro Smør og Holstebro Flødeost i 2018 blev samlet som et mejeri – Holstebro Mejeri, skulle 500 medarbejdere finde en ny fælleskultur. Mødetider, pausepolitik, – og sågar årets julefrokost skulle blandt meget andet tilpasses. Mejeridirektør Mette Møller og fællestillidsrepræsentant Jan Andersen fortæller her om forløbet.

Jan Andersen har været ansat i Holstebro de sidste 15 år, og han var overrasket over omfanget af de mange udfordringer, som opstod i kølvandet på sammenlægningen. - Mange havde en oplevelse af, at man landede på laveste fællesnævner i for mange sammenhænge, hvilket betød skepsis og frustration over den nye konstruktion. Og det kunne aflæses tydeligt i vores trivselsundersøgelser, lyder det fra Jan Andersen.

I 2019 fik arbejdsmiljøgruppen, nedsat af Samarbejdsrådet i Arla DK, til opgave at arbejde målrettet med stressforebyggelse. Det blev hurtigt klart for arbejdsmiljøgruppen, at opgaven blev mere proaktiv, hvis fokus var rettet mod trivsel. Arbejdsmiljøgruppen udviklede HEALTH, som rummer 6 fokuspunkter relateret til arbejdstrivsel (se figur).

I begyndelsen af dette år tiltrådte Mette Møller som ny mejeridirektør i Holstebro, og hun var ikke i tvivl om, at stressforebyggelse er nært beslægtet med højere trivsel. Og da Mette Møller er medlem af arbejdsmiljøgruppen nedsat af samarbejdsrådet, blev Holstebro Mejeri pilot for HEALTH. - Stress opstår jo typisk som en reaktion på, at trivslen ikke fungerer, så derfor forsøger vi med HEALTH at skabe fokus på god trivsel og på sigt undgå, at medarbejderne havner i en stressoplevelse. Vi skal håndtere dårlige oplevelser i arbejdssituationen, før de vokser og kommer ud af kontrol, forklarer Mette Møller. Med dette udgangspunkt gik mejeriets samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøorganisation i gang med at udvikle tiltag som løbende skal støtte medarbejdernes trivsel. - Og det er ikke et kvikfix – det er en lang og vedholdende proces, som forudsætter tillid til hinanden, forklarer Mette Møller.

Et af de nye tiltag er, at hver enkelt medarbejder hver fredag angiver egen oplevelse af samlet trivsel i arbejdsugen på en skala fra 1 – 5. 5 er en perfekt uge og 1 er utilfredsstillende. 1 og 2 anses som problematiske, og det indebærer, at nærmeste leder er forpligtet til at foretage en opfølgende drøftelse og spørge ind til medarbejderens negative oplevelser. - Det er i udgangspunktet arbejdsforhold, som er relevante, men en dårlig uge kan i princippet også handle om private forhold,

Arlas HEALTH-program, som er omdrejningspunkt for det psykiske arbejdsmiljø.

Holstebro Mejeris fællestillidsrepræsentant Jan Andersen og mejeridirektør Mette Møller.

og det kan faktisk være fint at dele problemer på hjemmefronten med ens leder, forklarer Jan Andersen. Som en del af samtalen aftaler man også, hvordan problemet skal håndteres på det fælles tavlemøde i den efterfølgende uge, herunder om medarbejderen ønsker at stå frem eller være anonym.

Holstebro Mejeri har arbejdsmiljørepræsentanter, som typisk repræsenterer 10-15 kollegaer. De er tydelige med grønne hatte, så alle bliver mindet om deres tilstedeværelse. Det psykiske arbejdsmiljø er opprioriteret i arbejdsmiljørepræsentanternes arbejde, idet man er pålagt én gang om måneden at gennemføre en såkaldt SAFER-samtale, hvor medarbejderens mentale trivsel (HEALTH) og fokus på sikkerhed (SAFER) er helt central. Ligeledes skal alle med ledelsesansvar på mejeriet have SAFER-samtaler med medarbejdere hver måned. - Vi har en skabelon med ideer til samtalen, hvor vi også forsøger at få ord på de positive oplevelser, så man også kan være med til at sætte fokus på alt det, der fungerer godt, forklarer Mette Møller.

På Holstebro Mejeri er ét af indsatsområderne at øge indrapporteringen, når man som medarbejder oplever uacceptabel adfærd. Det kan handle om mobning, dårlig omgangstone, sexchikane m.m. Et område, som kan blive bedre, da spørgeundersøgelser viser, at kun halvdelen af de dårlige oplevelser er indrapporteret. I skemaform har Holstebro Mejeri en klar skabelon for processen, når enten leder, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant får en indrapportering om uacceptabel adfærd.

- Med tre mulige indgange til rapportering forsøger vi at gøre det lettere for medarbejderen at gå den vej, hvor man er mest tryg. Endvidere har alle parter en oversigt over, hvem der gør hvad – både på kort og på længere sigt, forklarer Mette Møller. Skabelonen angiver frekvenserne for minimum 6 gange opfølgning, hvor oplevelse og løsninger drøftes mellem nærmeste leder, tillidsrepræsentant og de involverede parter. Sidste opfølgning sker efter ét år – uanset om konflikten for længst er bilagt. - Jeg må ærligt indrømme, at jeg nogen gang har tænkt, at det her er meget omstændigt, når problemet tilsyneladende er løst. Men samtidigt har jeg også oplevet, at der efter ét år faktisk er dukket nye elementer op, som efterfølgende har medvirket til højere trivsel hos de involverede, så jeg støtter modellen, siger Jan Andersen.

Holstebro Mejeri bruger ganske mange løntimer på at drøfte arbejdsmiljø. Det sker blandt andet med 4 kantinemøder for samtlige medarbejdere, hvilket ligger udenfor normal arbejdstid. For Mette Møller og Jan Andersen skal tallet ganges med 5-7 møder, før alle skiftehold er kørt igennem én runde. Det er lønnet for medarbejderne, men frivilligt at deltage. - Det er meget tilfredsstillende, at over 90 pct. vælger at deltage. For mig er det utroligt vigtigt, at vi skaber en fælles forståelse af vores arbejde med det psykiske arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen, siger Mette Møller. Hun ser således timerne som en vigtig investering, som i øvrigt giver et godt afkast. - Du kan se en klar sammenhæng mellem trivsel og vores nøgletal for kvalitet, sikkerhed og generel performance, så også derfor skal vi bruge de nødvendige mødetimer, lyder det fra mejeridirektøren.

Hun kan derfor glæde sig rigtig meget over tallene i den seneste barometerundersøgelse, som netop er opgjort i oktober måned. Holstebro Mejeri ligger over Arla-gennemsnittet på alle arbejdsmiljøparametre. Det gælder både de fysiske og de psykiske. - Vi har flyttet os, og det gør mig rigtig glad. Men et godt arbejdsmiljø er et langt sejt træk, som hele tiden kan gøres bedre, lyder det fra Mette Møller, som høster et anerkendende nik fra Jan Andersen.

LW