LEADER VaaraKarjalan laatuk채sikirja
Sivu 1
19.8.2014
Alkusanat LEADER-ryhmien valtakunnallinen laatutyöhanke käynnistyi toukokuun aloitusseminaarissa 7.5.2013. Keski-Suomen, Satakunnan, Pirkanmaan ja Etelä-Pohjanmaan LEADER-ryhmät lähtivät ensimmäisenä toteuttamaan laatutyön valmennusohjelmaa. Uuden ohjelmakauden kynnyksellä on tarve luoda yhtenäiset, dokumentoidut käytännöt koko Suomen LEADER-kentälle. Näin luodaan entistä paremmat edellytykset toiminnan laadukkaalle suunnittelulle, johtamiselle, seurannalle ja arvioinnille sekä resurssien tehokkaalle ja oikeaan suunnatulle käytölle. Laatutyön tavoitteena on laatukäsikirjan muotoon dokumentoitu ja aktiivisesti päivitetty Leader-toiminnan kuvaus. Lisäksi Laatuhankkeen tavoitteena on: - Vahvistaa toimintaryhmien hallituksien sitoutumista ja tarjota apuja ja työkaluja heille - Vahvistaa toimintaryhmien roolia vahvoina paikallisen kehittämisen asiantuntijoina - Pyrkiä vahvistamaan ELY-keskusten ja toimintaryhmien välistä rajapintaa ja luottamusta.
Sivu 2
19.8.2014
Perustiedot LEADER-ryhmästä Toimiston osoite
Vaara-Karjalan Leader ry Pielisentie 26 81700 Lieksa
Avaimet
Avaimia toimistoon on 3 kpl seuraavilla henkilöillä: toiminnanjohtaja, projektisihteeri ja hankeassistentti. Lisäksi vara-avain löytyy vuokranantajalta (Hautaustoimisto Lahtinen). Arkiston avaimia 2 kpl seuraavilla henkilöillä: Toiminnanjohtaja ja projektisihteeri.
Puhelinnumerot
040 1044 905 toiminnanjohtaja 040 1044 906 projektisihteeri 040 1044 907 hankeassistentti
Sähköiset
leader(a)lieksa.fi etunimi.sukunimi (a) lieksa.fi www.vaarakarjalanleader.fi
Hallitus
Hallituksen ajantasaiset yhteystiedot löytyvät yhdistyksen nettisivuilta
Työterveyshuolto
Yhdistyksen työterveyshuolto on järjestetty Lieksan kaupungin työterveyshuollon kautta. Osoite KoskiJaakonkatu 7, 81700 Lieksa. ”Omana” työterveyshoitajana toimii Krista Muikku, jonka suora numero on: 040 1044 567. Työntekijämuutokset on ilmoitettava viipymättä Krista Muikulle krista.muikku(a)lieksa.fi
Isännöitsijä
Kiinteistön isännöitsijänä toimii Pielisen OP-Kiinteistökeskus Oy, isännöitsijä Eija Salmi p. 050-576 3560. Huoltoyhtiö Pekka Aho Oy huoltomies Arto Kurki p. 0400-673 089
Sivu 3
19/08/2014
Perustiedot LEADER-ryhmästä Pankkiasiat
IBAN: FI05 5343 0720 0392 59 (Pielisen Osuuspankki) • Yhdistyksellä on voimassa oleva verkkopalvelusopimus. • Yhdistyksellä on kaksi pankkikorttia käytössään. Korttien haltijat ovat toiminnanjohtaja ja projektisihteeri. • Laajat tilinkäyttöoikeudet on toiminnanjohtajalla. • Vuokranmaksu (900 €/kk). Maksupäivä kuun 5. päivä. Vesimaksu 10€/hlö/kk. Sähkö kulutuksen mukaan. • Laskujen maksun hoitaa projektisihteeri, hänen ollessaan estynyt maksut hoitaa toiminnanjohtaja.
Kirjanpito
Kirjanpidosta ja palkanmaksusta huolehtii projektisihteeri.
Tilintarkastajat
Argunda Oy, Sulo Karhu 0400-277 280 sulo.karhu(a)argunda.fi
Nimenkirjoitusoikeudet
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä yhden hallituksen jäsenen kanssa. Hallitus voi antaa nimenkirjoitusoikeuden määräämälleen henkilölle. (Yhdistyksen säännöt 5.6.2013). Määrätyt nimen kirjoittajat (kirjoittaa nimen yksin): Toiminnanjohtaja Hannele Pyykkö (Yhdistysrekisteri 19.6.2013)
Toiminta-alue ja yhteyshenkilöt
Sivu 4
19/08/2014
Lieksan ja Nurmeksen kaupungit sekä Juuan, Ilomantsin ja Valtimon kunnat. Yhteyshenkilöinä kuntien- ja kaupunkien johtajat sekä maaseutusihteerit.
Perustiedot LEADER-ryhmästä ATK
• Yhdistys kuuluu Pohjois-Karjalan maakuntaverkkoon • ATK-tuki Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Oy Matti Kärkkäinen p. 013-3390057 tai Toni Hollström p. 0133390024 • Jokaisella työntekijällä on käytössään oma kotiasema (X:), lisäksi käytässä on M:asemalla yhteinen kansio, joka näkyy kaikilla työntekijöillä. (asema M hallintopalvelukeskusprojektitLeader) • Yhdistyksen kotisivujen (www.vaarakarjalanleader.fi) päivitys onnistuu miltä tahansa koneelta osoitteessa www.maakaista.fi. Päivitykseen tarvitsee Maakaistakäyttäjätunnuksen, jonka saa tiedottaja Mari Voutilaiselta p. 040-508 6143 • Tiedottaja Mari Voutilainen vastaa nettisivujen palvelimesta ja ulkoasusta. • Toiminnanjohtajalla on sekä Pääsynhallinnan että Katsopalvelun laajat käyttöoikeudet.
LEADER asiaa
• Huomioi käytössä oleva diaarijärjestelmä sekä rahoitusseurannat. • Kaikki hankkeet nykyisellä ohjelmakaudella (2007-2013) löytyvät omista mapeistaan. • Päättyneiden ohjelmakausien hankkeet on arkistoitu. • Toimintaryhmäämme lähin vastaavaa työtä tekevä alueellinen toimintaryhmä on Joensuun seudun leaderyhdistys, Niskakatu 4A, 80100 Joensuu. Puh. 013-610 0020 • ELY-keskuksessa toimintaryhmien yhteyshenkilönä toimii Tuomo Hämäläinen (myöntö) p. 044-246 4564) ja Ritva Kastinen (maksatus) p. 050-395 2651 • Hankehakemukset ja maksatushakemukset toimitetaan toimintaryhmän tarkastuksen ja lausunnon antamisen jälkeen postitse Pohjois-Karjalan ELY-keskukseen, PL 69, 80101 Joensuu.
Muuta
• Yhdistyksellä on KONEVA Ky:ssä (Moisionkatu 1, 81700 Lieksa) tili, johon voi ostaa toimistotarvikkeita. • Koneet-, laitteet- ja kalusto on pääsääntöisesti yhdistyksen omaa (pl. kopiokone, joka hankittu Pohjois-Karjalan ELYkeskuksen teknisellä tuella)
Sivu 5
19/08/2014
Sisällysluettelo 1/2 1. 1.1. 1.2. 1.3.
Johtaminen Toiminta-ajatus, visio, strategia Arvot tai toimintaperiaatteet Toimintapolitiikka ja pelisäännöt
2. 2.1. 2.2.
Toiminta ja prosessit Asiakkuudet ja asiakkuuksien hallinta Ydinprosessit 2.2.1 Yhdistystoiminta 2.2.2 Leader-toiminta 2.2.3 Oma aluekehitystoiminta 2.3. Viestintä 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.
Sivu 6
Henkilöstö Henkilöstö ja tehtävänkuvaukset Osaaminen Perehdyttäminen Työhyvinvointi
19.8.2014
Sisällysluettelo 2/2
4. 4.1 4.2 4.3.
Kumppanuudet ja resurssit Kumppanuudet strategian tukena Kumppanianalyysi Vaikuttaminen
5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.
LaatutyÜn malli Johdon katselmus Poikkeamien käsittely ja riskienhallinta Riskianalyysi Itsearviointi
6. 6.1. 6.2
Tulokset Tuloskehitys Tulosmittarit
Sivu 7
19.8.2014
1. 1.1.
Johtaminen
Toiminta-ajatus, visio, strategia
Vaara-Karjalan alue on virkeä, viihtyisä ja vetovoimainen aktiivisten kansalaisten alueyhteisö, jossa luonnonvarat sekä kulttuuri antavat voimaa alueen kehittämiselle. Hyödynnämme nopeita tietoliikenneyhteyksiä, jotka mahdollistavat uusien, innovatiivisten ja helppokäyttöisten palvelumallien luomisen. Alueemme toimijoiden yhteistyöverkosto luo positiivista virettä ja työskentelee tiiviissä yhteistyössä alueemme hyväksi, vahvistaen uskoa paremmasta tulevaisuudesta.
•
•
•
Sivu 8
Yhdistyksen toiminta-ajatuksena on edistää maaseudun monipuolista kehittämistä tukevia hankkeita, edistää alueen asuttuna säilymistä, edistää maaseutuelinkeinojen ja palvelujen monipuolistamista, parantaa asuinympäristön viihtyvyyttä ja ympäristönhoitoa maaseudulla, kehittää koulutusta sekä kaikilla muilla tavoin tukea ja edistää maaseudun asukkaiden sosiaalista ja henkistä hyvinvointia. Yhdistyksen strategista toimintaa määrittää kulloinkin vahvistettu maaseudun paikallinen kehittämisstrategia, joka sisältää vision yhdistyksen toiminnasta. Yhdistyksen toimintaa säätelevät vuosittain vahvistettava toimintasuunnitelma ja talousarvio.
19.8.2014
1.2.
Arvot tai toimintaperiaatteet
Arvomme ovat: • Paikallisuus • Kumppanuus • Asiakaslähtöisyys • Verkostojen osana toimiminen • Aktiivisuus • Elinvoimaisuus • Avoimuus • Kansainvälisyys LEADER-periaatteiden mukaisesti panostamme paikallisuuteen. Toiminnalla vastataan toiminta-alueen toimijoiden tarpeisiin. Pyrimme myös aktiivisesti toimimaan erilaisissa verkostoissa ja tarvittaessa myös luomaan uusia verkostoja alueellemme. Hanke- ja yritystuen hakijoiden ohjauksessa välitämme tietoa rahoitusmahdollisuuksista, hakuprosessista, maaseuturahaston toimintaperiaatteista ja - käytännöistä.
Sivu 9
19.8.2014
1.3.
Toimintapolitiikka ja pelisäännöt
Toiminta perustuu yhdistyksen sääntöihin, LEADER-periaatteisiin ja omaan kehittämisohjelmaan. Yhdistyksen toimintaa ohjaa ohjesääntö ja prosessinkuvaus, joihin on kirjattu hallituksen ja työntekijöiden työnjako, vastuut ja velvollisuudet ja hanke-& yritystukien käsittelyyn liittyvät prosessit. ELYn ja ryhmän välisestä työnjaosta on sovittu ohjelmakauden alussa paikallisen kehittämisstrategian laadinnan yhteydessä.
Sivu 10
19.8.2014
2. 2.1. ASIAKASRYHMÄ/ SEGMENTTI YHDISTYKSET •Paikalliset yleishyödylliset yhdistykset •Kylät •Metsästysseurat •Urheilujärjestöt
YRITYKSET •Aloittavat yrittäjät •Toimivat yritykset
KUMPPANIT MSL, Maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueet Yrittäjäyhdistykset Ammatilliset, alueelliset toimijat Kunnat, Pro Agria, AMK, Yo, kehittämisyhtiöt, ELY, MAVI, MMM ASIAKASRYHMÄ/ SEGMENTTI
Sivu 11
19.8.2014
Toiminta ja prosessit
Asiakkuudet ja asiakkuuksien hallinta ASIAKASTARVE
•Neuvonta ja tukeminen •Yhteistyö ja kumppanuus •Investoinnit ja kehittäminen •Asiantuntijapalvelu •Kyläsuunnitelmat •Rahoitus •KV-hankkeet •Koulutukset
•Investointi ja kehittäminen •Neuvonta, tuki ja ohjaus hankkeen kirkastamisen •Käynnistämistuki •Tuki konehankintoihin •Rahoitus •Yhteistyö ja kumppanuus •Alueellinen asiantuntemus •Koulutushankinnat •Aktivointi •Maaseudun kehittäminen (henk, sos) •Rahoitusta •KV-hankkeet
ASIAKASTARVE
TAVOITELLUT ASIAKASVAIKUTUKSET
•Investoinnit ja toiminnan kehittäminen •Yhdistysten välisen yhteistyön lisääminen •Paikalliseen kehittämiseen osallistaminen ja osallistuminen •Lisäpotkua toimintaan •Toimintaedellytysten parantuminen •Yhteisöllisyyden lisääntyminen •Ympäristövaikutukset
•Investoinnit ja kehittäminen •Työpaikat •Toimijoiden aktivoiminen •Viihtyvyyden ja vetovoimaisuuden lisääminen •Ympäristövaikutusten huomioiminen
•Maaseudun kehittyminen •Sosiaalisen pääoman lisääntyminen •Uudet toiminnot •Verkoston vahvistaminen ja vahvistuminen
TAVOITELLUT ASIAKASVAIKUTUKSET
2.2.
Ydinprosessit
Leader-ryhmien ydinprosessien kehittämistyöllä on ollut seuraavat tavoitteet. 1. Vastuiden selkeyttäminen • Nähdään selkeästi eri toimintojen rooli kokonaisuudessa • Vastuu lopputuloksesta ja koko prosessin sujumisesta 2. Toimintatapojen yhdenmukaistaminen 3. Läpinäkyvyys ja systemaattisuus 4. Sisäinen ja ulkoinen viestintä organisaation toiminnasta 5. Toiminnan kytkeminen koko organisaation tavoitteisiin 6. Kehittäminen edellyttää, että ymmärrämme riittävän hyvin toiminnan nykytilaa. Prosesseja kuvattaessa olemme käyttäneet seuraavia käsitteitä:
•
Prosessi on joukko toisiinsa loogisesti liittyviä toimintoja so. toimintoketju, jolle on määritelty tarvittavat resurssit, tuotokset ja niiden vastaanottajat eli asiakkaat.
•
Ydinprosessit kuvaavat palveluita, joita tarjotaan ulkoisille asiakkaille. Organisaation vaikuttavuus syntyy ydinprosesseissa niiden välityksellä. Ydinprosessit tuottavat ne palvelut, joita varten organisaatio on olemassa.
•
Tukiprosessi t palvelevat organisaation sisäisiä asiakkaita eli henkilöitä, jotka ovat organisaation palveluksessa. Tukiprosessit tuottavat ydinprosessien toiminnalle tarvittavia palveluita, joten ne mahdollistavat ydinprosessien toiminnan (esim. osaamisen kehittäminen).
•
Ohjausprosessit ovat prosesseja joilla suunnitellaan, johdetaan ja seurataan organisaation prosessien toimintaa (esim. strategian laadinta).
•
Osaprosessit ovat isompien prosessien osakokonaisuuksia. Esimerkiksi ydinprosessit koostuvat lukuisista erilaisista osaprosesseista.
•
Alaprosessit ovat jonkin yleisemmän prosessin alakategorioita tai erityistyyppejä. (esim. rekrytointiprosessin alaprosesseja voivat olla työsopimussuhteeseen rekrytointi ja virkasuhteeseen rekrytointi) (alaprosessit ovat irrallisia, itsenäisiä kokonaisuuksia)
Sivu 12
19.8.2014
Prosessikartta
Sivu 13
19.8.2014
Leader prosessiarkkitehtuuri
Taso 0: Prosessikartta (Valtakunnallisesti yhdenmukainen kaikiilla Leader-ryhmillä)
Taso 1: Ydinprosessit Leader-toiminta
(Leader toiminnan kannalta yhteisesti määriteltyt ydinprosessit)
Taso 2: Osa- ja alaprosessit (Erityisesti yhteinen päätöksentekoprosessi Leader-ryhmän ja ELY:n kanssa) Leader-toiminta
AKTIVOINTI TIEDOTTAMINEN NEUVONTA
• • • • •
Työohje Roolin tarkoitus Vastuu Tehtävät Keskeinen osaaminen
PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI Käsittely ja myöntö
Maksatus
Hankkeen aikainen neuvonta ja maksatuskoulutus
Taso 3: Toimintotaulukot (Työohjeiden, -tehtävien ja roolien kuvaukset Leader-ryhmittäin)
2.2.1
Yhdistystoiminta
Ydinprosessi: mitä tehdään?
Prosessin omistaja: kuka on vastuussa?
Osaprosessit ja alaprosessit: mikä on tekemisen sisältö?
Yhdistystoiminta
Toiminnanjohtaj a Hallitus Yhdistyksen vuosikokous
Alaprosessit 1. Toiminnan suunnittelu ja seuranta 2. Työnantaja rooli ja henkilöstön tukeminen 3. Jäsenyyden edistäminen
Osaprosessi/ alaprosessi
Toimen-piteet
Vastuu-henkilö
Miten onnistumista mitataan?
Toiminnan suunnittelu ja seuranta
Toimintasuunnitelma Talousarvio Toimintakertomus ja tilinpäätös Hallituksen valinta
Toiminnanjohtaja valmisteluvastuu Henkilöstö osallistuu Vuosikokous vastaa Johtoryhmä
Vuosiraportti Reagointi muuttuviin olosuhteisiin
Tunnettuus ja jäsenyyden edistäminen
Aktivointi Jäsentiedote Hakijat jäseniksi Nettisivut Verkostoituminen
Henkilöstö hallitus
Uusien ja erilaisten hakijoiden määrä Kansainväliset hankkeet Näkyvyys alueella ja aluekehittäjän rooli asiantuntijana kasvaa Nettisivujen kävijämäärät Lehtiartikkeleiden määrä
Työnantajarooli ja henkilöstön tukeminen
Esimiesroolin ymmärtäminen Työsopimukset Ylityöt Työterveyssuunnitelma ja sopimus Rekrytointi Perehdyttäminen
Hallitus ja hallituksen puheenjohtaja Toiminnanjohtaja Johtoryhmä
Vaihtuvuus Sairauspoissaolojen määrä Kokemus työhyvinvoinnin laadusta, työn mielekkyydestä ja tuottavuudesta
Sivu 15
19.8.2014
Vuosikello
Sivu 16
19.8.2014
Hyvä hallintotapa
Yhdistystoiminnan kannalta:
Budjetti ja toimintasuunnitelma omasta toiminnasta laaditaan vuosittain hallitukselle ja vuosikokoukselle hyväksyttäväksi ja sitä seurataan säännöllisesti hallituksen kokouksissa puolivuosittain. Kirjanpito hoidetaan yhdistyksen omana työnä. Maaseutuohjelmatyön kannalta: Oman ohjelman toteutumista seurataan säännöllisesti. Rahoituskehyksen toteumaa seurataan neljännesvuosittain ja tiedot käsitellään hallituksessa. Kehittämisohjelman tavoitteita ja tuloksia käsitellään hallituksen kokousten yhteydessä vähintään kerran vuodessa vuosiraportin yhteydessä sekä lisäksi vuosittain järjestettävässä hallituskoulutuksessa, jossa käydään tulosten ohella läpi myös LEADER-toiminnan ja hallituksen toimintatapoja. Toimintarahan ja omien hankkeiden kirjanpidon järjestäminen suunnitellaan kustannuspaikkakohtisesti siten, että se palvelisi mahdollisimman hyvin maksatusten tekemistä sekä viranomaisten vaatimuksia (noudattaen kuitenkin kirjanpitolakia). . Suunnittelussa huomioidaan, että kunkin hankkeen kustannukset ovat vaikeuksitta eroteltavista muusta kirjanpidosta/toiminnasta & vientiselitteet ovat informatiivisia
Sivu 17
19.8.2014
2.2.2.
Leader-toiminta
Ydinprosessi: mitä tehdään?
Prosessin omistaja: kuka on vastuussa?
Osaprosessit ja alaprosessit: mikä on tekemisen sisältö?
Leader-toiminta/ ohjelman toteuttaminen
Hallitus Toiminnanjohtaja Johtoryhmä
Osaprosessit 1.Tiedottaminen hanke- ja yritystuista 2.Aktivointi 3.Neuvonta 4.Päätöksenteko rahoittamisesta 5. Hallinta, arviointi ja seuranta
Osaprosessi
Toimenpiteet
Vastuuhenkilö
Miten onnistumista mitataan?
1. Tiedottaminen hanke- ja yritystuista
Mediatiedotteet, esitteet, nettisivut, some, teemajutut, hyvät esimerkit, erilaiset infotilaisuudet
Henkilöstö, hallitus
Lukumäärät: tiedotteet, esitteet, tilaisuudet, nettisivujen kävijämäärät, hakemusten/rahoitettujen hankkeiden lukumäärä
2. Aktivointi
Tilaisuudet (yleiset ja räätälöidyt), muiden järjestämät tilaisuudet,
Henkilöstö, hallitus
Tilaisuuksien määrät ja osallistujamäärät, hakemusten laatu
3. Neuvonta
Henkilökohtainen neuvonta koulutustilaisuudet, hanketreffit
Henkilöstö
Neuvontakäynnit, hakemusten laatu
4. Päätöksenteko rahoittamisesta
Hakemuksen käsittely Hakemuksen myöntö Hakemuksen maksatus
Hakija itse, henkilöstö, hallitus, ELY
Käsittelyajat, ELY:n käsittelyn läpäisseiden hankkeiden lukumäärä
Sivu 18
19.8.2014
Leader-toiminnan prosessihierarkia
Sivu 19
19/08/2014
0
Leader-toiminta
2
2. Aloituspalaveri / hankehallinointi Hankekohtainen päätöksen avaaminen ja kertominen asiakkaalle ymmärrettävästi Hankesuunnitelman tarkentaminen; aikataulut, kielletyt/sallitut asiat Taloussuunnitelman läpikäynti Hankkeen toteutussuunnitelman päivittäminen Ohjaus maksatushakemuksen tekoon Hankehallinnon käytäntöjen läpikäynti, hanketoimijan vastuut ja velvollisuudet
Käsittely ja myöntö
Hankkeen aikainen neuvonta ja maksatusohjaus
1. Hankesuunnitelman valmistelu Luottamuksen rakentaminen Hanke-idean konkretisointi Hankesuunnitelman tarkentaminen Hanke-asiakkaan ja –yhdistyksen vastuun kirkastaminen sekä suunnitelman riskien arviointi Kustannusarvion tarkentaminen Rahoitusuunnitelman laatiminen Tarvittavien liitteiden listaaminen Yhteisön päätös ja allekirjoitusten merkitys Hankekansion luominen asiakkaan kanssa Hahmo hankkeen toteutussuunnitelmasta Keskustelu hankkeen perusteluista ja hyödystä alueelle Sovitaan hankkeen etenemistä ohjaavat tapaamiset sekä asiakkaan vastuu hankkeen toteuttamisessa Ja LEADER-ryhmän ohjaavasta roolista
1
Hanke-asiakkaan/ hanketoimijan prosessi 1/3
0. Esivalmistelu, hanke-aiheen esillä pitäminen Tarpeen tunnistaminen Pohdinta Tiedon hankinta ja aktivointi Rohkaistuminen Tutustuminen Yhteisten päämäärien määrittely Aktivointi hankkeen aiheen edistämiseksi
AKTIVOINTI TIEDOTTAMINEN NEUVONTA
19.8.2014
Sivu 20
Hankkeen seuranta hankkeen aikana Hanketoiminnan käynnistymisen ja kustannusten syntymisen jälkeen Hanke-asiakkaan ohjaus, motivointi ja seuranta Hankkeen viestinnästä sopiminen; esim. paikallislehdet, Leaderryhmän näkyvyyden varmistaminen Kirjanpidon tarkentaminen Muutosilmoituksista muistuttaminen Vuosiraporttien ja seurantatietojen tekemisestä varmistaminen
4
-
4.
Leader-toiminta
Hanketoimijan prosessi 2/3
3. -
-
3
Hankkeen maksatuksen ja lausunnon varmistaminen Laadukkaan maksatushakemuksen varmistaminen Lisäselvitysten kokoaminen; tiliotteiden, kuittien, selvitysten, matkakulujen, työsopimusten, työajanseurantojen yms. Tarvittavien selvitysten läpikäyminen ja aikatauluttaminen Asiakkaan neuvonta ja ohjaus maksatushakemuksen ja lausunnon varmistamiseksi
Hankkeen toteuttaminen Hankkeen aikainen neuvonta ja maksatusohjaus
Maksatus
19.8.2014
Sivu 21
Maksatuspäätöksen tarkentaminen Maksatuspäätöksen tarkentaminen asiakkaan kanssa Asiakkaan ohjaus ja neuvonta mahdollisten lisäselvitysten lähettämiseen Loppumaksatuksen varmistaminen Yhteistyöstä sopiminen
-
-
64.
Leader-toiminta
Hanketoimijan prosessi 3/3 5 5. -
-
Hankkeen toteutus
Hankkeen etenemisen seuranta ja hankkeen jälkeinen arviointi Hankkeen etenemisen ja maksatuksen seuranta Tarkastuskierrokset ja MAVI:n hankekierrokset – hankkeen tulosten arviointi Hyvien käytäntöjen jakaminen, viestiminen, levittäminen ja juurruttaminen
Hankkeen aikainen neuvonta ja maksatusohjaus Maksatus
19.8.2014
Sivu 22
2
Ilmoitus hakemukseen kuntarahan määrästä
4
3
5% Otantatarkastusten tekeminen (MAVI)
Kuntarahan maksaminen Osana kokonaisrahaa
YHTEINEN PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI: Maksatus
Leader-ydinprosessi: MAKSATUS Prosessi käynnistyy kustanuksien syntymisen kautta
Maksuhakemuksen tarkastaminen ja lausunnon toimittaminen ELY:yn
1 Maksatustarkastus (ja hallinnollisen tarkastuksen tekeminen asiakkaalla)
5
Maksupäätöksen toimittaminen asiakkaalle ja LEADER ryhmälle
6
Prosessi päättyy, kun Mavi maksaa EU:n ja valtion osuuden tuesta asiakkaalle
19.8.2014
Sivu 23
Leaderryhmä
ELY
Leader-toiminnan osaprosessit Osapro sessit
Leader-ryhmän rooli ja tehtävät prosessissa
Ely-keskuksen rooli ja tehtävät prosesissa
Vastuutaho
Menetelmät ja tarvittavat työohjeet
Käytössä olevat järjestelmät ja tietojen syöttö
Hakemust en käsittely
• hakemuksen arviointi, neuvonta ja jatkotyöstäminen • Hankekielen tulkkaaminen •Sopivan rahoituskanavan löytäminen asiakkaalle (jos muu kuin Leader) ohjaus
• vuoropuhelu (ELY+Leader) valmistelu
• Eri tahot vastuuss a eri asioista: hakija, Leader ja ELY
• Tietämys (laki, tarkistuslistat jne.) •Rahoituslinjaus-paperi • Hallituksen tekemät periaate linjaukset
• Diaari • Prosessikuvaus •Oma Accesstietokanta
Myöntöpäätösten käsittely
• Hankkeiden valmistelu •Hallituskäsittely • Lausunnon anto •Hakemuksen liitteiden tarkistaminen •Yhteistyöryhmään osallistuminen
• Laillisuuden varmistaminen ja päätöksen tekeminen •Yhteistyöryhmän käsittely
• Kukin vastaa omasta roolistaan! Tämä on selkeä • Menetelmät: HVJ-kuvaukset ELYissä, seikkaperäisesti kuvattu hakemuksen kulku, sekä tarkistuslistat • Hanke 2007-järjestelmä ELYissä, Hyrrä jossa yhdistyy myös maatilapuolen tukijärjestelmä •Oma Access-tietokanta
Hakemust en maksatus
•Hankkeiden neuvonta maksuhakemuksen teossa •Maksuhakemuksen käsittely: onko tarvittavat paperit mukana •Täydennyspyynnöt maksuhakemukseen
• Tukikelpoisuustarkastus tarkistuslistan mukaisesti • Lisätietojen pyytäminen tarvittaessa • Tarkastus-käynnit paikan päällä hankkeiden osalta • Maksatus •(mahdollinen takaisinperintä) • Hylätyn päätöksen perustelu, asiakkaan oikeus saada perustelut
Sivu 24
19.8.2014
• Työohjeet tulee Mavista, kansallinen ja EU säädäntö, nämä saadaan suoraan järjestelmistä
• Diaari • Hanke2007järjestelmä (prosessointia varten) • Hyrrä (tulossa) • Hankedvjärjestelmä nykyisin • Oma Accesstietokanta
2.2.3.
Oma aluekehitystoiminta
Ydinprosessi: mitä tehdään?
Prosessin omistaja: kuka on vastuussa?
Osaprosessit ja alaprosessit: mikä on tekemisen sisältö?
Oma aluekehitystoiminta
Hallitus, yhdistys, toiminnajohtaja
Hankemuotoinen aluekehitystoiminta Ideariihi-toiminta Asiantuntijan rooli Verkoistoijan rooli
Osaprosessi/ alaprosessi
Toimenpiteet
Vastuuhenkilö
Miten onnistumista mitataan?
Hankemuotoin en aluekehitystoi minta
Hankkeiden suunnittelu yhdessä kumppaneiden kanssa Yhteiset tiedotushankkeet
Hallitus Toiminnanjohtaj a Muu henkilöstö
Uusien toimijoiden osallistuminen Kunkin hankkeen tavoitteiden toteutuminen
Ideariihitoiminta
Teemakohtaisten ideointitilaisuuksien järjestäminen
Toiminnanjohtaj a, henkilöstö
Ideariihiin osallistujien määrä Uusien toimijoiden osallistuminen Kunkin hankkeen tavoitteiden toteutuminen Rahoitusvälineiden monipuolisuus, uudet rahoittajat
Asiantuntijan rooli
Osallistuminen muiden kehittäjäorganisaatioiden toimintaan Yhteiset tapaamiset/ajankohtaispäi vät
Toiminnanjohtaj a, henkilöstö
Ryhmien lukumäärä Osallistumisen rooli ja vaikuttavuus (aktiivisuus) Leader-ryhmän tavoitteiden näkyminen muissa ohjelmissa
Verkostoija
Aktiivinen toimija Uusien asioiden esiinnostaja ja ”potkija
Toiminnanjohtaj a + muu henkilöstö Hallitus
Yhteistyöverkostojen määrä Yhteydet oman alueen ulkopuolelle
Sivu 25
19.8.2014
2.3. Viestintä
1: Asiakasviestintä
2: Tiedotus yhteistyökumppaneille
3: Mediaviestintä
4: seudun päättäjien informointi
Sivu 26
19.8.2014
Leader- ryhmän pääviesti asiakkalle
Pääviesti (pohjautuu visioon)
Avainargumentit
perusteet
IHMISTEN KOKOISILLE IDEOILLE
LEADER ON TOIMINTAA
LEADER ON NEUVONTAA
LEADER ON RAHOITUSTA PAIKKAKUNNAN PARHAAKSI
Leader-ryhmät kannustavat asukkaita kehittämään omaa elinympäristöää n. Ryhmän toimintaan voi kuka tahansa osallistua
Leader-ryhmät neuvovat ideoiden kehittelyssä ja valmistelussa hankkeiksi.
Paikalliset päättävät alueensa yhteisöjen ja yritysten ideoiden rahoittamisesta. Leader-tuki muodostuu EU:n, valtion ja kuntien rahoituksesta.
Viestintäsuunnitelma KENELLE VIESTITÄÄN
MITÄ VIESTITÄÄN
MITEN VIESTITÄÄN
MILLOIN VIESTITÄÄN
MIKSI VIESTITÄÄN
Hallitus
Kokousmateriaali, tilaisuudet, koulutukset
sähköposti, postitse, puhelin
Tarvittaessa
Välttämättömyys Toiminnan avoimuus
Toiminnanjohtaja
Jäsenet
Jäsentiedote, vuosikokouskutsut, hankeretket
Jäsentiedote, Maakaista-sivut, FB
Jäsentiedote 2-4 kertaa vuodessa Muuten tarvittaessa
Tiedonjakoa, aktivointia, osallistamista
Toiminnanjohtaja, hankesihteeri, kvkoordinaattori, tiedottaja…
Hanketoimijat
Ohjeistusta ja muut hanketoiminnan ajankohtaiset asiat
Henk.koht. neuvonta, sähköposti, puhelin
Koko prosessin ajan
Hankkeen onnistumiseksi, ohjelman toteuttamiseksi
Koko henkilökunta
Suuri yleisö/ asukkaat
Tuloksia, mahdollisuuksia
Media, tilaisuudet, nettisivut ja FB
Vähintään kerran vuodessa raportoinnin yhteydessä
Tiedon lisäämiseksi, aktivoimiseksi
Henkilöstö, hallitus
Kunnat
Rahojen käyttö (paljonko mennyt&kohteet), toimintasuunnitelmat ja -kertomukset
Tapaamiset, sähköposti kuntakirjeet
Yleisten kokousten yhteydessä Vuosiraportoinnin yhteydessä
kehittäjäkumppanuus, tiedon lisäämiseksi Kuntarahoituksen seuraamiseksi
Henkilöstö, hallitus
Viranomaiset
Pelisääntökeskustelu, hanke/maksatuslausun not
Sähköposti, puhelin, videoneuvottelu, työryhmät yms.
Päivittäin (vars. ELY)
Osa järjestelmää
Henkilöstö
Tiedotusvälineet
Leader-toiminta, tulokset
Sähköposti, tiedotustilaisuudet, uutiskirje
Yhteistyöryhmän jälkeen Vuosiraportoinnin yhteydessä Vuosikokouksen yhteydessä
Tiedotusta olemassaolosta
Henkilöstö, hallitus, tiedottaja
Kv-kumppanit
Projektien suunnittelu&seuranta, hankkeiden toteuttaminen
FB, sähköposti, Skype, puhelin
Tarvittaessa
Hankeyhteistyön sujuvoittaminen Yhteistyön ylläpitäminen PR
Toiminnanjohtaja
Ei-kunnalliset päättäjät
Tuloksia, byrokratian ongelmia
Sähköposti
Tarvittaessa
Tiedon lisäämiseksi, toimintaedellytysten kehittämiseksi
Toiminnanjohtaja
Muut Suomen Leader-ryhmät
Hyvät käytännöt, työn haasteet, yhteistyökuviot
Tapaamiset, sähköposti, puhelin, FB
Kontakteja päivittäin
Vertaistuki, koko systeemin kehittäminen
Toiminnanjohtaja, tiedottaja
Sivu 28
19.8.2014
VASTUUHENKILÖ
Sisäinen ja ulkoinen viestintä •
•
•
•
•
Sivu 29
Leader -yhdistyksellä on sekä ulkoista että sisäistä viestintää. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan yhdistyksen hallituksen ja henkilökunnan kesken käytävää viestintää. Ulkoisella viestinnällä tavoitetaan yhteistyökumppanit, uudet potentiaaliset hanketoimijat, yritystukien hakijat ja jäsenistö. Yhdistyksen viestinnästä vastaavat yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja. Viestinnän pääkanavat ovat verkko ja henkilökohtainen vuorovaikutus. Niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä käytetään selkeää ja ymmärrettävää yleiskieltä. Viestinnän tavoitteena on, että toiminta on avointa ja läpinäkyvää - viestit ovat selkeitä ja ymmärrettäviä. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan hallituksen ja henkilökunnan kesken käytävää viestintää. Sisäisen viestinnän päävälineitä ovat kanssakäyminen, puhelin, sähköposti ja hallituksen kokouskutsut, pöytäkirjat sekä kokoukset. Tavoitteena on avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri sekä toinen toistemme tunteminen ja tukeminen. Yhdistyksen sisäisessä viestinnässä tärkeää on ajantasaisuus ja ymmärrettävyys. Ulkoisen viestinnän yhtenä tavoitteena on hankkia uusia hanketoimijoita ja yritystukien hakijoita. Yhdistyksen pääviestikanava verkossa on Maakaista.fi-sivusto ja sen muut verkkokanavat, tiedotteet ja henkilökohtainen vuorovaikutus. Lisäksi verkkokanavia ovat Mavi.fi, Maaseutu.fi ja tuleva Leadersuomi.fi -sivustot. Myös koulutus- ja hanketapaamiset toimivat pääasiallisina viestintäkanavina sähköpostin ja puhelimen lisäksi. Uusien hanketoimijoiden lisäksi tavoitteena on yleisen mielenkiinnon herättäminen maaseutua ja maaseudun kehittämistä kohtaan. Lisäksi tavoitteena on luoda, kehittää ja ylläpitää hyviä suhteita hanketoimijoihin, Pohjois-Karjalan ELYkeskukseen, maakunnan Leader-ryhmiin ja muihin yhteistyökumppaneihin ja yhdistyksen jäsenistöön. Ulkoista viestintää ovat myös mediasuhteet paikalliseen mediaan ja maakunnallinen Maakaista-uutiskirje. Pohjois-Karjalan Leader-ryhmät mediatiedottavat yhdessä esimerkiksi uusista rahoitusesityksistä. Lisäksi yhdistys tekee yhteistyötä paikallisen median kanssa. Pohjois-Karjalan Leader –ryhmät näkyvät yhtenä rintamana medialle.
19.8.2014
3. 3.1. •
Henkilöstö
Henkilöstö ja tehtävänkuvaukset
Hallitus - Antaa hankkeita koskevat rahoitusesitykset - Päättää avustushakemuksista, yhdistyksen omista hankehakemuksista ja osallistumisesta muihin hankkeisiin - Päättää liittymisestä ja eroamisesta muiden yhteisöjen jäseneksi - Päättää yhdistyksen varojen sijoittamisesta - Päättää mahdollisen velan ottamisesta ja takauksen antamisesta - Päättää lausunnoista, kannanotoista ja esityksistä, joilla on merkitystä yhdistyksen kannalta - Päättää kaikista voimaan tulevista työsopimuksista ja niiden ehdoista - Päättää työjaoston, ennakkoarviointiryhmän, johtoryhmän tai muun vastaavan toimikunnan perustamisesta ja niiden jäsenille maksettavista korvauksista - Vastaa ja osallistuu yhdistyksen toiminnan kehittämiseen - Lisäksi hallituksen tehtäviin kuuluu yhdistyslain määrät tehtävät
•
Puheenjohtaja - Hyväksyy toiminnanjohtajan matkalaskut - Allekirjoittaa yhdessä toiminnanjohtajan kanssa rahoitusesitykset - On toiminnanjohtajan lähiesimies - Kutsuu koolle yhdistyksen kokouksen - Toimii tarvittaessa esittelijänä hallituksen kokouksessa
•
Varapuheenjohtaja - Hyväksyy puheenjohtajan matkalaskut
•
Johtoryhmä - Toimiston ajankohtaisten asioiden läpikäynti - Johdon auditointi
Sivu 30
19.8.2014
•
Toiminnanjohtaja - Toteuttaa yhdistyksen käytännön toimintaa hyväksyttyjen toimintasuunnitelmien, talousarvioiden sekä hallituksen tekemien päätösten mukaan - laatii yhdistyksen toimintasuunnitelman ja talousarvion hallituksen ja yleiskokouksen esitysten mukaisesti - Antaa hankeneuvontaa - Tekee hankkeiden valmisteluun ja toimeenpanoon liittyviä tehtäviä - Vastaa yhdessä hallituksen kanssa yhdistyksen toiminnan kehittämisestä
- Valvoo yhdistyksen taloutta ja raportoi hallitukselle yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta - Seuraa ja tilastoi käytettävänä olevaa myöntövaltuutta - Vastaa kuntarahoituksen laskuttamisesta - Vastaa sidosryhmätyöskentelystä - Valmistelee hallituksen kokoukset, hanketukihakemukset ja toimii esittelijänä yhdistyksen eri kokouksissa
- Vastaa yhdessä hallituksen kanssa yhdistyksen kehittämisohjelman/strategian suunnittelusta ja toimeenpanosta - Vastaa kansainvälisestä yhteistyöstä - Toimii henkilökunnan esimiehenä - Vastaa mahdollisen harjoittelijan työhön ottamisesta ja toimii hänen ohjaajanaan - Hyväksyy yhdistyksen laskut (pl. omat ja puheenjohtajiston matkalaskut) - Vastaa yhdistyksen henkilökunnan, hallituksen, jäsenistön sekä muiden alueen asukkaiden leader-toiminnan tiedottamisesta ja kouluttamisesta - Vastaa talousarvion puitteissa yhdistyksen kone-, kalusto- ja laitehankinnoista - On toimintaryhmän edustajana hankkeiden ohjausryhmissä - Vastaa toimintarahan seurannasta - Toimeenpanee rekrytoinnit
Sivu 31
19.8.2014
•
Hankeneuvoja/hankeassistentti - Antaa hankeneuvontaa ja aktivoi alueen asukkaita mukaan leadertoimintaan - Ohjaa hankkeita ja hankeaihioita hankkeiden suunnittelussa ja valmistelussa - On mukana ja järjestää alueen asukkaille aktivointi-, tiedotus- ja koulutustilaisuuksia - Hoitaa yhdistyksen omien hankkeiden työtehtäviä
•
Hankesihteeri - Hoitaa yhdistyksen toimiston ylläpitoon ja asiakaspalveluun liittyviä tehtäviä - Antaa hankkeille maksatusneuvontaa - Valmistelee maksuhakemukset ELY-keskukseen
- Ylläpitää toimintarahan seurantaan liittyvää kirjanpitoa - Avustaa yhdistyksen kirjanpitäjää - Vastaa yhdistyksen maksuliikenteestä
Sivu 32
19.8.2014
3.2.
Osaaminen
OSAAMIALUE
SUBSTANSSI
TYÖYHTEISÖOSAAMINEN
Asiakas- ja verkostoyhteistyö • Vireä viestiminen ja markkinointi • Verkostoyhteistyö • Kuuntelutaito erit. Asiakkaille Sisäiset yhteistyötaidot •
KEHITTÄMISOSAAMINEN
KEHITTYMISOSAAMINEN
SUBSTANSSIOSAAMINEN
Sivu 33
19.8.2014
Yhteistyökyky
• Tiimityötaidot • Johtamis- ja esimiestaidot/alaistaidot Toiminnan kokonaisuuden hallinta • Tiedonhakutaito Organisaatiokulttuurin omaksuminen • Viestintätaidot: suullinen ja kirjallinen Uudistumiskyky • Kehittämisketteryys • Itsensä kehittäminen • Uuden omaksumis- ja oppimiskyky esim. Teknologian hyödyntäminen •
Sopeutumis- ja joustavuuskyky
•
Positiivinen hulluus
• Byrokratiansietokyky Ammatilliset perustaidot • Paikallistuntemus • Talouden hallinta • Rahoitusosaaminen • Yhdistysosaaminen • Valtio, kunta ja EU –tuntemus • Yhteiskunnan eri osa-alueiden, rakenteiden ja prosessien tuntemus • Liiketoimintaosaaminen • Ympäristöosaaminen (esim. Biotalous) • Juridiikka • Kielitaito ja kv-osaaminen
3.3.
Perehdyttäminen
Yhdistyksellä on käytössään perehdyttämislomake sekä –kansio. Perehdyttämislomakkeen asiat käydään läpi uuden työntekijän kanssa. Perehdyttämisestä vastaa toiminnanjohtaja. Uusi työntekijä on velvollinen kirjaamaan perehdyttämislomakkeeseen perehdyttämisen ajankohdan ja palauttamaan lomakkeen esimiehelleen, joka tallettaa lomakkeen perehdyttämiskansioon Yhdistyksen perehdyttämiskansiossa sisältää perehdyttämislomakkeen lisäksi mm. laatukäsikirjan, kulloinkin voimassa olevan paikallisen kehittämisstrategian, Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman sekä ajantasaisen lainsäädännön.
Sivu 34
19.8.2014
3.4.
Työhyvinvointi
Työn tulee olla kivaa. Ei vain siksi, että se vie valtaosan ajastamme ja ajatuksistamme, vaan myös siksi, että työstään tykkäävä tekee parempaa tulosta. Kun töihin on mukava mennä ja siellä saa kokea onnistumisen iloa, riittää energiaa muuhunkin elämään. Jokainen työyhteisön jäsen on vastuussa sekä työyhteisön hyvinvoinnista että omasta voinnistaan. Samoin työn ilon lisääminen on jokaisen tehtävä ja oikeus. Jokainen pystyy vaikuttamaan siihen, että ilmapiiri töissä on miellyttävä: työntekijöiden väliset suhteet ovat kunnossa, joukkuehenki pelaa, erilaiset persoonat hyväksytään. Ristiriitoja ei pidä jättää ratkaisematta; mieltä vaivaavista asioista pitää puhua heti ja suoraan asianosaisten kanssa. Aito kuuntelu lisää ymmärrystä ja ehkäisee ristiriitoja. Työyhteisö muodostuu yhteistyöstä ja osallistumisesta. Yhteiset kahvitauot ja ruokailut kasvattavat yhteisöllisyyttä ja antavat mahdollisuuksia muidenkin kuin työasioiden jakamiseen. Taukojen ja vapaan tiedonvaihdon merkitystä ei pidä aliarvioida. Kun tuntee työtoverinsa hyvin, osaa tunnistaa ne vähemmän hyvät päivät ja mahdollisesti jakaa toisen taakkaa. Toisesta välittäminen ja sen osoittaminen antaa voimia kummallekin osapuolelle. Keskinäinen luottamus ja vuorovaikutus on tärkeää. Työvälineiden ja -olosuhteiden tulee olla kunnossa. Hyvä tiedonkulku säästää väärinymmärryksiltä. Tiimi- ja viikkopalaverit pitävät kaikki ajan tasalla. Ymmärrys yhteisistä tavoitteista lisää työn miellyttävyyttä. Ja aikaansaannoksista kannattaa aina iloita yhdessä. Innostuneisuus ja motivoituneisuus voivat jopa tarttua! Positiivisen palautteen vaikutus on ihmeellinen. Se antaa voimia sekä palautteen antajalle että saajalle. Yleinen kannustava ilmapiiri toimii itsessäänkin työn mielekkyyden lisääjänä. Porukalla voidaan sopia, että jokainen myönteinen ajatus ja kiitos sanotaan ääneen.
Sivu 35
19.8.2014
Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyys vaikuttaa työstä saatavaan mielihyvään. Kun työt tehdään hyvin, asiakkaat ovat valtaosin tyytyväisiä ja työn ilo kasvaa. Kokouksia on hyvä pitää hanketoteuttajien kohteissa, jolloin voidaan kokea iloa yhteistyön tuloksista. Yhteiset tavoitteet, menot, juhlat, retket ja opintomatkat lisäävät yhteenkuuluvaisuuden tunnetta. Alueelliset tyky-päivätkin toimivat vertaistuen mahdollistuttajina. Työ tulee organisoida niin, että työntekijä pääsee hyödyntämään parhaita ominaisuuksiaan ja osaamistaan. Uusia ideoita voi löytyä ja eri näkökulmia kunkin osaamista hyväksi käyttäen. Työstä ja sen tekemisestä katoaa iloa, mikäli tehtäviä on jatkuvasti liikaa. Ajankäytön hallintaa ja priorisointia voi opetella. Stressin hallitseminen ja lepo tukevat jaksamista, samoin työn joustavuus. Työ pitää tarvittaessa organisoida uudelleen. Mahdollisuus osaamisen kehittämiseen ja omien vaikutusmahdollisuuksien parantamiseen kasvattaa työstä saatavaa iloa. Epävarmuus omasta osaamisesta tekee työstä raskaampaa. Tosiasia sekin, että hyvä palkka = parempi mieli. Palkan tulee olla oikeudenmukaisesti mitoitettu työtehtävien vaativuuden ja määrän mukaan.
Sivu 36
19.8.2014
4. 4.1.
Kumppanuudet ja resurssit Kumppanuudet strategian tukena
Vaara-Karjalan Leader ry:n kumppanit Elinkeinoyhtiöt Kyläyhdistykset, metsästysseurat ym. yhdistykset ja alueen asukkaat Oppilaitokset Maaseudun Sivistysliitto Pohjois-Karjalan Kylät Yrittäjät Muut toimintaryhmät (ml. muu Eurooppa) Maakuntaliitto
Sivu 37
19.8.2014
4.2. Kumppanianalyysi
Sivu 38
19.8.2014
4.3. •
Vaikuttaminen
Vaikuttamista tapahtuu neljällä tasolla, joita ovat:
Kansainvälinen Valtakunnallinen Alueellinen Paikallinen
Vaikuttamisen taso
Kenelle
Mitä
Miksi
Kansainvälinen
Kv Leader-ryhmät Kuntataso Hanketoimijat Verkostoyksikkö Ministeriö Euroopan komissio
Hankekäytäntöjen erilaisuudet/hankkei den pelisäännöt, hallinnolliset rakenteet, kulttuurierot, Suomen Leadertoiminta
Partnerihaku, aktivointi, yhtenäinen kuva/Leader-perhe
Valtakunnallinen
Viranomaiset media, (eduskunta)
Brändityö, kentän realiteetit valtakunnan tietoon (vaikuttamassa jo suunnitteluvaiheess a), hanketyön tulokset
Erilaiset työryhmät, Leader-asiamies, viestintäverkosto
Alueellinen
Maakuntaliitto JANE ELY-keskus
Lausuntoja ja kommentteja maakuntaohjelmaan & maaseutuohjelmaan
Seminaarit, työryhmät, opintoretket/hankere tket
Paikallinen
Kuntapäättäjät
Osallistuminen työryhmiin
Sivu 39
19.8.2014
5. Laatutyön malli 5.1.
Johdon katselmus
Johdon katselmuksen suorittaa johtoryhmä, jonka kokoonpanosta päättää hallitus. Johdon katselmuksessa käydään läpi laatukäsikirja, johon tehdään samalla tarvittavat päivitykset. Lisäksi johdon katselmuksessa käydään läpi seuraavat teemat: -
Työnkuvat Prosessit Riskianalyysi Oman toiminnan kehittäminen Reklamaatiot Mittaristo Yleinen taloudellinen tilanne Verkostot
Johdon katselmus voidaan jakaa vuoden aikana useampaan eri osaan. Katselmuksessa nimetään kehittämistoimenpiteet sekä vastuulliset toteuttajat.
Sivu 40
19.8.2014
5.2.
• •
•
Sivu 41
Poikkeamien käsittely ja riskienhallinta
Poikkeaman käsittelyssä käytetään apuna lomaketta, jonka asiakas täyttää esim. reklamaation yhteydessä Lomakkeeseen kirjataan mitä asiaa poikkeama koskee, milloin poikkeama on sattunut ja millaisessa tilanteessa. Poikkeamat käsitellään pikaisesti ja lomakkeelle kirjataan, kuka poikkeaman käsittely ja mihin toimenpiteisiin ryhdyttiin Poikkeamat tallennetaan erilliseen mappiin
19.8.2014
5.3.
Riskianalyysi
Keskeiset toiminnan riskit
Riskipisteet
Toimenpiteet riskien toteutumisen estämiseksi
Vastuuhenkilöt toimenpiteistä
HENKILÖSTÖ •Osaamisen katoaminen , äkilliset henkilöstövaihdokset ja sairastumiset
Todennäköisyys/ Vakavuus 4/5 = 20
Työhyvinvoinnista huolehtiminen
Hallitus
• Epäonnistuneet henkilövalinnat
2/3 = 6
•Motivaatio-ongelmat
2/3 = 6
•Luottamuspula
2/5 = 10
•Henkilöstön ja hallituksen sitoutumattomuus
2/4 = 8
•Hallituksen jäsenten osaamisen katoaminen (hallitus vaihtuu kerralla)
2/2 = 4
Vakituiset työsuhteet Hankkeiden onnistunut ketjuttaminen Rekrytointiin käytetään riittävästi aikaa, oikeanlainen tehtävä ja asiantuntijuuden määrittely, koeaika rekryissä Koulutusmahdollisuuden tarjoaminen, jos osaaminen puuttuu kokonaan Kriisimappi Työnkuvien päivittäminen osaamisen ja työmotivaation mukaan
VIRANOMAISET •ELY , kunta, Mavi, MMM
Luottamus työntekijöihin ja vastuun antaminen Rehellisen palautteen antaminen Työntekijöiden tasa-arvoinen kohtelu ja tarvittaessa rinnalla kulkeminen Tarkoituksenmukainen palkkaus (vastaa tehtävää ja osaamista)
TALOUS •Välirahoitus ja likviditeetti omissa hankkeissa •Maksatusongelmat ja takaisinperinnät • Muuttuvat ohjeet ja määräykset, jotka vaikuttavat takautuvasti STRATEGIAN TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN • Tavoitteet väärin asetettuja • Liian vähän/liikaa hakemuksia • ohjelmaan sopimattomia hakemuksia • rahoitettujen hankkeiden maksatushakemusten käsittely •Hankkeiden likviditeetti
3/ 4 = 12 3 / 4 =12 3/5= 15
3 /4=12 3/3= 9 1 /2 = 2
Hallitus ja työntekijät, hallituksen puheenjohtaja
Tavoitteet riittävän mahdollistaviksi Riittävä tiedotus, ohjaus ja hakuneuvonta Riittävä osaaminen ja asiantuntijuuden jatkuva päivittäminen Hakijoiden tasa-arvoinen kohtelu Asiakaslähtöinen ja tasalaatuinen palvelut
Hallitus, henkilöstö
Pilvipalveluiden hyödyntäminen Varmuuskopiointi ja ilmainen lisätila Paperikopiot ja niiden säilytys lukkojen takana paloturvallisesti, tuhoaminen Työsuhteiden päättyessä tunnus- ja salasanat poistetaan Hakijoiden liikesalaisuuksista huolehtiminen, hakemuspapereiden asiallinen käsittely
Hallitus, henkilöstö
Auton kunto ja oma käyttäytyminen työntekijän virkeystila ennakointi
Hallitus ja henkilöstö
2 /3= 6 3 /3 =9
TIETOTURVA JA TIEDONHALLINTA •Tietojen tallennusongelmat •Koneiden rikkoutuminen
Kuntarahoituksen etupainotteisuus ja kuntalainoitus Hyvät neuvotteluyhteydet kuntiin Avoin ja luottamuksellinen tiedotus Tarkka talouden seuranta Riittävä asiantuntemus taloudesta Sisäinen tarkastusjärjestelmä (kaksoistsekkaus) Jäsenhankinta
1 /5= 5 2 / 5= 10
FYYSISET RISKIT • • • • •
Kolari Tapaturma Uhkaava asiakas Tulipalo Tieliikenne Sivuonnettomuus 19/08/2014 toimiston 42ikkunan alla
3/5 =15 3 /4 = 12 1 /5 = 5 2 /5= 10 1 /5 = 5
Leader-ryhmän laatukäsikirja
5.4.
•
•
Toimintaryhmässä tehdään itsearviointia vuosittain. Itsearvioinnin yhteydessä kirjataan ylös hyvät käytännöt ja toiminnan vahvuudet, parantamisalueet sekä kehittämisideat. Itsearviointi tehdään johdon katselmuksen yhteydessä. Itsearviointia tehdään seuraavien teemojen osalta: -
Sivu 43
Itsearviointi
Johtaminen Toiminta ja prosessit Henkilöstö ja toimenkuvat Kumppanuudet ja resurssit Mittarit
19.8.2014
6.
Tulokset
6.1. Tuloskehitys
• Toimintaryhmässä on käytössä Accesstietokanta, johon kirjataan hankkeiden osalta seurantatiedot. Tuloskehitykseen liittyvät seurantatiedot ovat samat kuin yhdistyksen voimassa olevassa strategiassa. • Seurantatietoja käydään vuosittain läpi sekä johtoryhmässä että hallituksessa
Sivu 44
19.8.2014
6.2
Tulosmittarit
• Tulosmittareita on kolme, joilla on omat mittarinsa 1) Yhdistystoiminta • Kuinka monta eri hallituksen jäsentä yhdistyksen hallitustyöskentelyyn on osallistunut • Yhdistyksen jäsenmäärä • Yhdistyksen omavarainhankinta 2) Leader-toiminta • Hankkeiden lukumäärä • Myöntövaltuustiedot (saadaanko valtuus sidottua) • Tiedotus- ja aktivointitilaisuuksiin osallistuneiden määrä • Talkootyöntekoon osallistuneiden määrä • Kertyneet talkootyötunnit 3) Oma aluekehitystoiminta • Järjestettyjen Ideariihien määrä ja sitä kautta edenneet hankkeet • Osallistuminen eri asiantuntijaorganisaatioiden työhön
Sivu 45
19.8.2014