Caso de Productividad Laboratorios MERIAL by Kinetical

Caso de éxito:

Implantación de Kinetical “K-Viewer” en Merial Una herramienta comercial al servicio de la Productividad Josep Vilalta, Business Productivity Advisor Centro de Innovación en Productividad – Microsoft Innovation Center

Caso de éxito: Implantación de Kinetical “K-Viewer” en Merial Una herramienta comercial al servicio de la Productividad. Merial, líder mundial en el mercado de la salud de los animales, con presencia en más de 150 países y 5.000 trabajadores en todo el mundo, ha escogido la solución K-Viewer de la compañía catalana Kinetical para conseguir una mejora de la experiencia de demostración de contenidos en las visitas comerciales y un aumento de la eficiencia y productividad de su red de visitadores. Los más de 40 visitadores que Medial dispone en su filial de España dispondrán a partir de ahora de Tablet PC para la realización de sus visitas en clínicas veterinarias y granjas ganaderas. Los Tablet PC de los visitadores dispondrán de la solución K-Viewer, desarrollada por Kinetical, que les permitirá la presentación en formato digital y multimedia de sus productos, eliminando el formato tradicional en papel de folletos, muestrarios y otros materiales de soporte. K-Viewer es una herramienta de comunicación visual que permite mostrar y generar documentos con un alto contenido gráfico que mejora notablemente la eficiencia comercial. Además, el sistema permite a los agentes comerciales el mantenimiento y actualización de sus documentos de forma automática, organizada y centralizada con la central de Merial. El objetivo de la implantación de K-Viewer ha sido, en palabras de Àlex Torrens, Responsable de Informática de la filial española de Merial, “conseguir la excelencia comercial, dotando a la red de visitadores de una herramienta que mejora ampliamente la experiencia y la calidad de la visita, al mismo tiempo que dota a la compañía de una valiosa plataforma de explotación de márquetin a partir de la información obtenida en cada visita individual”. Tras una primera fase piloto, han podido observarse una serie de mejoras en la productividad del proceso de las visitas comerciales y el reporting de las mismas. Las mejoras de la productividad han podido agruparse en dos grandes bloques: por un lado una serie de claros beneficios e incremento de la efectividad de las visitas, y un segundo bloque de ahorro de costes respecto al anterior sistema.

Beneficios / Incremento de efectividad Los beneficios obtenidos con la solución K-Viewer son múltiples, y especialmente cabe destacar: - Preparación de las visitas. Permite a los agentes comerciales una preparación mucho más productiva, ya que permite una enorme personalización de los contenidos a ofrecer en cada visita. Dota por lo tanto a la fuerza comercial de una herramienta potentísima para la personalización del mensaje y contenidos para cada cliente.

Reducción de tiempo de la visita. Dentro de los objetivos generales del proyecto se engloba la necesidad de optimización del número de visitas. Con la solución de Kinetical, el visitador dispone de una alta flexibilidad para la preparación personalizada de los documentos y contenidos, de forma que las duraciones de las visitas pueden reducirse, al mismo tiempo que se consigue una mejor experiencia de visita

Mejor experiencia de visita. Los clientes o potenciales reciben únicamente la información que precisan, pudiendo además interactuar con la información multimedia a través de las pantallas táctiles de los Tablet PC. Merial puede conocer ahora no sólo qué necesita y qué quiere su cliente, sino además conocer cuál es la percepción de los clientes sobre sus gamas de producto. El resultado: una mejor experiencia y calidad de la información recibida para los clientes y una fuente de información de alto valor para Merial.

Diferenciador de la competencia. La alta calidad y posibilidades de la solución proporciona a Merial una diferencia competitiva, al poder ofrecer a sus clientes una experiencia comercial dinámica y ajustada al cliente, que tiene como resultado un mejor posicionamiento de compañía respecto a la competencia y un claro refuerzo de la marca como compañía con alta vocación al cliente.

Disponibilidad de contenidos actualizados en todo momento. A diferencia de las tradicionales visitas con catálogos o folletos en papel, la solución digital de Kinetical permite una enorme flexibilidad para la actualización de contenidos de forma centralizada. Así, cambios que antes suponían la reimpresión de folletos, se realizan ahora de forma automática y en tiempo real.

Trazabilidad del contenido de las visitas. La herramienta dispone de la capacidad de generar de forma semiautomática el reporting de cada visita, reduciendo los tiempos dedicados a tareas administrativas por parte de los visitadores comerciales, convirtiendo en tiempo productivo. K-Viewer proporciona información sobre cada detalle obtenido en la vista, qué folletos se visualizaron, durante cuánto tiempo, la duración de la visita.

Tablet PC como herramienta de trabajo. Merial ha procedido a la renovación de equipos de los visitadores, dotándoles de Tablet PC como ordenador de trabajo. Este

mismo equipo cubre las necesidades de herramienta de trabajo diario y herramienta para las visitas con el uso de K-Viewer. Este tipo de dispositivo ha permitido además el trabajo de los comerciales en el “tercer lugar”, es decir, poder trabajar en movilidad y en ubicaciones diferentes a la oficina o vivienda del comercial, optimizando así los “tiempos muertos” entre visitas, etc.

Rapidísima adaptación de los visitadores a la nueva herramienta. La sencillez de uso de K-Viewer ha permitido que la red comercial adopte la herramienta prácticamente sin tiempos de espera respecto a la curva de aprendizaje del nuevo sistema. Esto ha supuesto al mismo tiempo el ahorro en las formaciones habituales que se producen al implantar una nueva herramienta, así como los tiempos en los que los gestores comerciales pueden usar con 100% de productividad la misma.

Explotación de los datos recogidos en cada visita. K-Viewer dispone de la capacidad de registrar “logs” sobre lo que sucede en cada visita, de forma que Merial dispone con esta herramienta de una valiosa información sobre qué productos y documentos fueron mostrados, qué rutas de contenidos se siguieron en la visita, durante cuánto tiempo, qué despertó más interés, cuánto duró la visita en total, etc. A partir de estos datos, la compañía puede analizar y optimizar desde un punto de vista de márquetin la eficiencia de las visitas y redirigir los contenidos y mensajes para optimizar cada visita y cada cliente, de forma individualizada. Los datos obtenidos pueden ser exportados a otros sistemas para ser explotados posteriormente por otros departamentos de la compañía.

Sistema centralizado de catálogos y materiales de apoyo. La actualización del contenido de los folletos ya no es un problema ni requiere costes de reimpresión y tiempos de espera. Con la nueva herramienta, Merial puede realizar una total actualización de los contenidos de una forma centralizada a todos los visitadores, para que dispongan siempre y en tiempo real de los folletos y contenidos más actualizados. Sin más retrasos ni tiempos de espera, además de reducir todos los costes asociados a la maquetación, impresión, almacenamiento y envío de los nuevos folletos respecto al anterior sistema de folletos en papel.

Múltiples funciones añadidas. K-Viewer no es sólo una herramienta de “visualización”, sino que permite además a los agentes comerciales la creación individual de todo tipo de documentos digitales e interactivos, como guías de procedimientos, encuestas, lanzamiento de nuevos productos, formación, manuales técnicos, programas educativos, herramientas de márquetin, protocolos de actuación, presentaciones corporativas, etc.

Reducción del “tiempo de oferta” posterior a la visita. Gracias a las nuevas funcionalidades para los visitadores disponibles en K-Viewer, al finalizar la visita ya se conocen de una forma más precisa los intereses y necesidades del cliente, ya que ha

interactuado directamente con la información. Una vez acabada la visita, el visitador está en disposición de realizar las tareas administrativas necesarias para la gestión de este cliente, como por ejemplo, la realización de pedidos tales como productos, envío de muestras, inscripción a formaciones, gestión de la asistencia a cursos, etc. siempre desde el mismo Tablet PC sobre el que se hizo la presentación durante la visita.

Ahorro / Reducción de costes En cuanto al ahorro o reducción de costes, podemos destacar que con el uso de K-Viewer, Merial ha conseguido los siguientes beneficios cuantitativos:

Reducción y posterior eliminación de los costes relacionados con la creación de folletos y catálogos en papel. Con la implantación de la herramienta de Kinetical, Merial ha podido eliminar el uso del papel durante las visitas, con el ahorro directo que ello supone. Se han eliminado los costes de maquetación, impresión, almacenaje y envío de los folletos y catálogos a todos los visitadores. Por el contrario, se ha tenido que adaptar el equipamiento informático, aprovechando la renovación de ordenadores, escogiendo modelos Tablet PC en lugar de laptops. Con la digitalización de todos los contenidos, Merial sólo necesita ahora disponer de la creatividad y maquetación de los materiales, realizando por ellos mismos cualquier actualización de los contenidos de forma centralizada, además de todos los materiales complementarios a los folletos. Analizado el ROI del proyecto, se constata que el ahorro de los anteriores procesos de producción de materiales en papel justifica la inversión en el proyecto.

Reducción de tareas administrativas por parte de los visitadores. La herramienta KViewer posibilita disponer de un reporting en tiempo real de cada una de las visitas, de forma que los visitadores pueden reportar el resultado de las acciones comerciales en el mismo día en que se producen, en lugar de agrupar esta tarea administrativa para , por ejemplo, ser realizada una vez a la semana. Este beneficio produce un gran incremento de la eficiencia de las acciones comerciales y la gestión administrativa, y dota a Merial de un gran potencial de información que puede ser utilizada con fines de márquetin y comerciales. Al mismo tiempo, esta reducción de tiempos dedicados a tareas administrativas, libera tiempo y preocupaciones a los agentes comerciales, que pueden utilizar para continuar mejorando sus materiales de presentación.

Posibilidad de segmentación y personalización de las visitas, lo que reduce y optimiza la duración de las mismas. La información que el sistema captura servirá a los visitadores para adaptar y personalizar las visitas, consiguiendo una mayor eficiencia comercial y mejores resultados. Al mismo tiempo, proporciona a la compañía una fuente de información de alto valor estratégico sobre el funcionamiento

de sus fuerzas comerciales, el conocimiento de sus clientes al detalle y el éxito de las campañas de productos. -

Costes de formación. La sencillez de K-Viewer por parte de los visitadores permite que la curva de aprendizaje y las acciones necesarias para la puesta al día con el uso de la nueva herramienta sean tiempos muy breves. Los comerciales han adoptado la herramienta de una forma muy activa y positiva, ya que incrementa su potencial comercial y les hace ser más productivos.

La incorporación de K-Viewer en las fuerzas comerciales de Merial ha supuesto un incremento significativo en el potencial de os visitadores, cumpliendo con el objetivo inicial de la compañía sobre la optimización de las visitas. Se ha podido incrementar el número de visitas y sobre todo la calidad de las mismas, consiguiendo una mejora clara de la productividad comercial. Los clientes pueden interactuar con los contenidos y recibir información específica de su interés, y los comerciales pueden preparar visitas totalmente personalizadas, con contenidos específicos y únicos para sus clientes. Al mismo tiempo, Merial dispone en base a la información que el sistema recopila en cada visita, de un enorme potencial para la explotación de los datos, lo que en definitiva les permite conocer mucho mejor su mercado y afinar en sus campañas y productos. En el momento en que cualquiera de los contenidos sufre una actualización, Merial dispone de la capacidad de actualizar de forma remota en los Tablet PC de sus visitadores cualquiera de los contenidos, de forma que la información siempre está actualizada, evolucionada y disponible. Por otro lado, se han reducido y finalmente eliminado todos los costes asociados a la producción de materiales impresos de soporte a las visitas, con el consecuente ahorro y eliminación de costes. Además de las posibilidades de K-Viewer como instrumento de presentación en las visitas comerciales, la herramienta dispone de múltiples funcionalidades para la creación de diferentes tipos de documentos digitales, entre otras: guías de procedimientos, encuestas, lanzamiento de nuevos productos, formación a la red comercial, manuales técnicos, programas educativos, herramientas de márquetin, protocolos de actuación, presentaciones corporativas, formación, etc. La implantación de K-Viewer como herramienta de trabajo para los visitadores comerciales de Merial ha supuesto un enorme salto adelante en el potencial de su fuerza comercial. Claramente la incorporación de esta herramienta ha producido una notable mejora de la productividad de la actividad comercial, un incremento de la eficiencia empresarial, así como un fuerte impacto en la reducción de costes, cuantificados en costes tangibles y en tiempos productivos.

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© Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. Septiembre de 2010. NOTA LEGAL: “Este documento ha sido elaborado por el Centro de Innovación en Productividad para Kinetical Business, siendo esta la propietaria del mismo. Cualquier reproducción, total o parcial de su contenido, o uso del mismo, por parte de terceros requiere la autorización de ambas organizaciones.”