Guía para una buena práctica comercial No. 02

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

Para una buena práctica empresarial

GUÍA DIDÁCTICA No. 2:

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

¡Incluye Incluye glosario técnico técnico-contable de fácil consulta!

1. Libro Fiscal 2. Caja Menor 3. Documentos Fuente 4. Estados Financieros

2011 Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 1

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

CONTENIDO Pág.

ORIENTACIONES GENERALES PARA EL USO DE LA GUÍA DIDÁCTICA

3

1. LIBRO FISCAL

4

2. CAJA MENOR

9

3. DOCUMENTOS FUENTE

13

4. ESTADOS FINANCIEROS

32

GLOSARIO

36

BIBLIOGRAFIA

41

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 2

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

ORIENTACIONES GENERALES PARA EL USO DE LA GUÍA DIDÁCTICA

A

migo estudiante San joseista del grado 11º, continuando con nuestro proceso de acompañamiento en su prácticas empresariales, en esta oportunidad le hacemos entrega de la GUIA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial, la cual enfatiza en varios aspectos relacionados con la Gestión Contable, entre otros: Libro Fiscal, Caja Menor, Documentos Fuente y Estados Financieros. entrega, Al igual que en nuestra anterior entrega recalcamos que para lograr un aprendizaje significativo, es necesario que usted se apropie de un método o procedimiento para realizar una lectura más gráfica,, para ello, elabore frecuentemente gráficos, cuadros sinópticos, mapas conceptuales, entre otros. Así mismo, con la ayuda de su profesor, es necesario cesario desarrollar todos y cada uno de los ejercicios y talleres propuestos, los cuales deben ser socializados en espacios pedagógicos para alcanzar un excelente ambiente de aprendizaje colaborativo con sus compañeros de aula y de práctica.

En forma paralela a la entrega de las respectivas GUÍAS DIDÁCTICAS, se vienen desarrollando talleres prácticos liderados por el equipo coordinador y de docentes vinculados al programa de la media técnica de gestión empresarial institucional, dirigidos a fortalecer rtalecer sus prácticas.

En cada una de las sesiones, los estudiantes han dejado entrever algunas inquietudes para afianzar temáticas muy relacionadas con la gestión contable, como es el caso muy particular del Libro Fiscal, el cual ha sido incluido en esta e nueva entrega de la Guía No. 2.

De igual manera, las inquietudes y dificultades que se vayan presentando en la marcha de las respectivas prácticas, irán abriendo el camino para nuevas y futuras publicaciones que incluyan temas de actualidad y de interés para todos nuestros estudiantes practicantes. ÉXITOS

“La práctica, lo mismo que la teoría valen poco por si solas; pero ambas internamente unidas y armonizadas pueden producir brillantes resultados” José de la Luz y Caballero

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 3

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

1. Libro fiscal

1.1 CONCEPTO Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones real realizadas por cada establecimiento, Este libro no requiere registrarse ante ninguna autoridad, debe estar marcado arcado con el nombre del contribuyente, foliado, sin enmendaduras y al final de cada mes debe totalizar los ingresos y egresos.

Hay que aclarar que este libro no reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.

1.2 QUIENES S PERTENECEN AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO Veamos a continuación cuáles son los requisitos que se deben cumplir para poder pertenecer al régimen simplificado en el año 2011.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Es necesario recordar que sólo las personas naturales pueden pertenecer al régimen simplificado, y a la luz del artículo 499 del estatuto tributario, para pertenecer al régimen simplificado es preciso cumplir con todos y cada uno de los siguientes requisitos: Qué en el 2010 sus ingresos hubieren sido inferiores a 4.000 UVT, VT, esto es a $98.220.000.

Que se tenga como máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad.

Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.

No ser usuario aduanero.

Que en el 2010 no haya celebrados contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 UVT,, es decir $81.032.000.

Que en el 2011 no celebre contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por un valor individual superior a 3.300 UVT,, esto es $82,936.000.

Página 4

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

Que en el 2010 el monto total de sus consignaciones bancarias no haya superado los 4.500 UVT,, es decir $110.498.000.

Que en el 2011 el monto total de sus consignaciones no supere el monto de 4.500 UVT,, esto es la suma de $113.094.000.

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

egresos en el día deberá registrar cero (0) en esta casilla.

Columna 4. Saldo: aldo: es el resultado de la siguiente operación: Saldo anterior + Ingresos globales del día – Egresos globales del día. día Subtotal: es el resultado de totalizar cada página.

Es importante recordar que el UVT para el año 2011 tiene un valor de $25.132.

1.3 INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL LIBRO FISCAL 1.3.1 Marque claramente este libro en la hoja de información general con los siguientes datos:

Libro No.: Apellidos y nombres o razón social C.C. o Nit. Nombre del establecimiento Actividad económica principal Dirección del establecimiento Teléfono Ciudad

1.3.2 En cada hoja registre el año y el mes al cual corresponde las operaciones.

1.3.3 En cada una de las hojas encontrará 4 columnas: Columna 1. Día ía de la transacci transacción: corresponde al día calendario. En la primera hoja se registra el movimiento comprendido entre el 1 al 15 del mes y en la segunda hoja del día 16 al 31.

Columna 2. Ingreso ngreso diario global: rregistre aquí el valor total de las ventas diarias efectuadas o el valor de la prestación de servicios. A falta de ingresos en el día diligencie en esta casilla con un cero (0).

Columna 3. Egresos gresos diarios globales: registre el valor global de las compras o pago de servicios. El valor de la adquisición de bienes debe incluir el IVA pagado. El pago de servicios debe incluir todos los conceptos: servicios públicos, arrendamientos, sueldos, prestaciones sociales, entre otros. A falta de Mg. Jorge Sánchez Noguera

Total mes: es el valor total de los ingresos y egresos de cada mes.

Observaciones: para indicar aspectos que considere importantes.

Recuerde que este libro se debe diligenciar con tinta y especial cuidado, evitando borrones, tachaduras, etc.

Cada página está numerada consecutivamente por lo tanto y por ningún motivo pueden ser desprendidas. desprend 1.4 EJEMPLO ALMACÉN EL TENDERO está dedicado a la compra de víveres y abarrotes en general, es de propiedad del señor CARLOS HERNANDEZ BUSTAMANTE, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. 31.445.001.

Inicia operaciones comerciales el 1º de julio de 2011.

Como el señor Hernández cumple con las condiciones para pertenecer al régimen simplificado, una de sus primeras tareas como propietario de su negocio fue comprar el “Libro Fiscal” y realizar los correspondientes registros de sus ingresos y egresos, tal y como se puede observar en las ilustraciones de las páginas 7 y 8, respectivamente.

Explicaciones: 1º de julio de 2011: al cierre de su jornada de trabajo suma todas las ventas en forma global, que para el caso son de $590.400. De igual manera, en la misma fecha ha realizado compras de mercancías por valor de $300.000.

Ahora bien, para obtener el saldo se procede de la siguiente manera: Página 5

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

Ingresos Menos: Egresos SALDO:

$590.400 300.000 $290.400

2 de julio de 2011: los os ingresos a la fecha suman $35.220. En cuanto a sus egresos, el señor Hernández ha comprado mercancías para su negocio por valor de $40.000.

Para obtener el saldo se procede de la siguiente manera: SALDO ANTERIOR Más: Ingresos Menos: Egresos SALDO:

$290.400 35.220 40.000 $285.620

Como el señor Hernández no labora los días dominicales ni festivos, registra cero (0) tanto en la columna de ingresos como en la de egresos. El saldo obviamente se repite para poder actualizarlo en la fecha en que nuevamente se producen ingresos y egresos.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

5 de julio de 2011: los ingresos en esta oportunidad suman $611.310. En cuanto a sus egresos, en la fecha se han comprado mercancías rcancías por valor de $380.000, pero también ha cancelado arrendamiento del local por un valor de $70.000, es decir, sus egresos totales en la fecha suman $450.000. Para obtener el saldo se procede de la misma manera que en los días anteriores.

De la misma manera se procede en cada una de las fechas calendario para registrar los ingresos y egresos que se producen en su negocio.

Al finalizar la primera quincena (Página 7) se procede a subtotalizar todos los ingresos y egresos y a verificar el respectivo saldo.

En la ilustración de la página 8 se pueden observar los registros correspondientes a la segunda quincena del mes de julio, es decir al período comprendido entre el 16 al 31 de julio de 2011.

Finalmente, al concluir el mes, se totalizan los ingresos sos y gastos y se verifica el saldo final del mes.

Página 6

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

AÑO 2011

MES JULIO

NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE CARLOS HERNANDEZ BUSTAMANTE - ALMACÉN EL TENDERO INGRESO DIARIO GLOBAL

C.C.

3 1 4 4 5 0 0 1

EGRESOS DIARIOS

(Ventas i/o Prestación de Servicios)

(Copra de Bienes y/o Pago de Servicios)

$

$

NIT.

X

SALDO

$

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

5 9 0 4 0 0 3 5 2 2 0 0 0 6 1 1 3 1 0 4 2 0 3 2 0 8 2 1 5 5 0 6 3 3 2 0 0 1 2 5 0 0 0 0 6 3 0 5 0 1 2 2 0 0 0 0 9 5 0 0 0 0 8 4 2 2 2 2 1 5 2 2 3 0 0

3 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 0 4 5 0 0 0 0 3 3 0 0 0 1 2 0 5 0 0 5 2 0 0 0 5 4 2 0 0 0 5 5 0 0 0 6 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 2 1 3 0 0 0 0

1 2 2 2 2 2 3 4 3

SUBTOTAL

DÍA

PÁGINA No. 000001

7 8 3 4 5 7 2

3 9 1 4 7 0 0

3 9 1 9 8 7 2

2 2 2 2 4 8 5 1 1 1 1 8 6 5 9

9 8 8 8 4 3 3 1 8 8 9 1 8 2 1

0 5 5 5 6 4 5 6 7 7 5 5 5 7 9

4 6 6 6 9 2 3 5 3 3 3 3 3 5 8

0 2 2 2 3 5 0 0 0 0 5 5 5 7 7

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2

Registre el valor de la compra incluyendo el IVA (D.R. 380/98, art. 14, numeral num 3º) OBSERVACIONES:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 7

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

AÑO 2011

MES JULIO

NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL DEL CONTRIBUYENTE CARLOS HERNANDEZ BUSTAMANTE - ALMACÉN EL TENDERO INGRESO DIARIO GLOBAL

DÍA

SUBTOTAL

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

(Copra de Bienes y/o Pago de Servicios)

$

$

6 1 0 9 0 0 0 3 5 0 7 0 0 6 1 1 4 0 0 0 1 0 0 0 0 0 8 5 0 3 0 0 9 7 5 2 1 0 0 8 0 0 5 0 0 6 4 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 3 5 0 2 0 0 8 4 2 2 5 2 9 9 5 3 0 0 0

7 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 5 2 5 0 0 0 7 3 0 0 0 0 7 8 0 0 0 0 0 4 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 9 8 0 0 0 0 0 2 5 0 0 0 0 0 0

2 3 1 8 1 3 3 4

1 0 2 5 0 2 0 0

1 1 1 1 1 1 1

C.C.

NIT.

X

3 1 4 4 5 0 0 1

EGRESOS DIARIOS

(Ventas i/o Prestación de Servicios)

1

PÁGINA No. 000002

SALDO

$

1 1 1 1 1 1

3 3 4 5 5 5 7 8 8 9 0 1 1 3 2 2

8 8 9 5 5 5 4 6 6 0 6 2 5 4 9 9

3 3 8 4 4 6 1 1 1 1 0 2 9 3 3 3

0 0 1 0 0 7 7 2 2 3 3 3 3 5 1 1

7 7 4 3 3 3 6 8 8 3 3 3 5 8 1 1

7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 3 3 3

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 4 4 4

1 2 9 3 1 1 3 4

Registre el valor de la compra incluyendo el IVA (D.R. 380/98, art. 14, numeral num 3º) OBSERVACIONES:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 8

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

2. Caja Menor

2.1 CONCEPTO La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños gastos o desembolsos, y para su control se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos a través de laa cuenta Bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que nno sean representativos, se manejan por este fondo.

2.2 MANEJO Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA MENOR El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, a, puesto que mientras en alguno algunos negocios $500.000 serán suficientes, en otras, será necesario disponer de un fondo de mayor cuantía..

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de ciertas políticas, como por

Mg. Jorge Sánchez Noguera

ejemplo: “A A través del fondo de caja menor se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados eterminados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor”. menor” En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “dinero de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe autorizarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

2.2.1 Constitución del fondo de caja menor. menor Para constituir el fondo de caja menor, se retira plata del Banco a través del giro de un cheque ch por el monto presupuestado.

Ejemplo: el 10 de julio de 2011, Almacén el Palacio del Calzado,, según cheque No. 49001 del Banco del Caribe, constituye su fondo fijo de caja menor por un valor de $400.000 00.000 para gastos menores o iguales a $50.0000.

De igual manera autoriza a María Contreras como responsable del fondo.

El registro contable a la hora de constituir el fondo, será como se muestra a continuación:

Página 9

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

Almacén El Palacio del Calzado Nit. No. 900450360-5 Sincelejo, Sucre - Colombia

CÓDIGO 1105 110510 11051001 1110 111005 11100501

DETALLE CAJA Cajas menores María Contreras BANCOS Moneda Nacional Banco del Caribe Para constituir fondo fijo según cheque No. 49001 SUMAS IGUALES:

2.2.2 Reembolso de caja menor. Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

Ejemplo: continuando con el caso de Almacén el Palacio dell Calzado, a continuación se muestran los diferentes pagos realizados a través del fondo de caja menor: 12 de julio de 2011: recibo No. 0001 0001, 2 resmas de papel a $7.000 cada una 15 de julio de 2011: recibo ecibo No. 0002 0002, gastos de cafetería por valor de $12.000.

16 de julio de 2011: recibo No. 0003, tinta para impresora por valor de $42.000.

18 de julio de 2011: recibo No. 0004, servicio de taxi por valor de $5.000.

19 de julio de 2011: recibo No. 0005, servicio de aseo por valor de $40.000.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD FECHA: 10 de julio de 2011 PARCIALES

No.: DÉBE $400.000,00 00.000,00

HABER

$400.000,00 $400.000,00 $400.000,00 $400.000,00 00.000,00

$400.000,00

21 de julio de 2011: recibo No. 0006, acarreo de mercancías por valor de $50.000.

22 de julio de 2011: recibo No. 0007, flores cumpleaños por valor de $32.000 2.000 22 de julio de 2011: recibo No. N 0008, fotocopias por valor de $18.000.

23 de julio de 2011: recibo de No. 0009, 000 elementos de aseo por valor de $50.000.

24 de julio de 2011: recibo No. 0010, gastos de cafetería por valor de $47.500.

25 de julio de 2011: recibo No. 0011, pintura para decorar oficinas por valor de $32.800.

27 de julio de 2011: recibo No. 0012, servicio servi de taxi por valor de $12.000.

28 de julio de 2011: recibo No. 0013, papelería y elementos de oficina por valor de $32.300.

Procedimiento: PRIMER PASO: Para su control, cada vez que se realiza un pago a través del fondo fijo de Caja Menor, la responsable del mismo prepara el correspondiente recibo, tal y como se puede observar a continuación:

Página 10

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Modelo de recibo de Caja Menor:

Almacén El Palacio del Calzado Nit. No. 900450360 900450360-5 Sincelejo, Sucre - Colombia

Recibo de caja menor Fecha: 12-07-2011 No. 0001

Pagado a: Papelería Escolar Ltda.

Valor: $7.000.00 .000.00

Por concepto de: Una resma de papel tamaño carta.

CÓDIGO 519530

VALOR

Recibido:

$$7.000,00 PAPELERÍA ESCOLAR Ltda.

Elaborado por: María Contreras

SEGUNDO PASO: En forma simultánea, cada vez que se produce un pago a través del fondo fijo de Caja menor, la persona

Nit, No. 980211601-9 Sincelejo, Sucre

responsable del fondo, registra cada uno de los comprobantes o recibos en el Libro Auxiliar de Caja Menor, tal y como aparece en la siguiente ilustración:

Caja Menor FECHA 2011 Julio 10 Julio 12 Julio 15 Julio 16 Julio 18 Julio 19 Julio 21 Julio 22 Julio 22 Julio 23 Julio 24 Julio 25 Julio 27 Julio 28

DETALLE Cheque No. 49001 Bco. del Caribe, Constitución Fondo Fijo Rbo. No. 0001: una resma de papel Rbo. No. 0002: gastos de cafetería Rbo. No. 0003: tinta para impresora Rbo. No. 0004: servicio de taxi Rbo. No. 0005: servicio de aseo Rbo. No. 0006: acarreo de mercancías Rbo. No. 0007: flores cumpleaños Rbo. No. 0008: fotocopias Rbo. No. 0009: elementos de aseo Rbo. No. 0010: gastos de cafetería Rbo. No. 0011: pintura para decorar oficinas Rbo. No. 0012: servicio de taxi Rbo. No. 0013: papelería y elementos de oficina

Mg. Jorge Sánchez Noguera

DEBE

HABER

400.000,00 7.000,00 12.000,00 42.000,00 5.000,00 40.000,00 50.000,00 32.000,00 18.000,00 50.000.00 47.500,00 32.800,00 12.000,00 32.300,00

SALDO 400.000,00 39.300,00 381.000,00 339.000,00 334.000,00 294.000,00 244.000,00 212.000,00 194.000,00 144.000,00 96.500,00 63.700,00 51.700,00 19.400,00

Página 11

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

TERCER PASO: Como puede observar amigo estudiante San joseista, el fondo fijo de Caja Menor ha llegado a un nivel mínimo, es decir, solamente se dispone de $19.400 (según libro auxiliar), es el momento para que la responsable María Contreras solicite a la gerencia o

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

ante el propietario etario del negocio un reembolso o reintegro para cubrir los gastos realizados hasta la fecha.

En este momento María, como responsable del fondo prepara el respectivo documento de Reembolso (Ver ilustración):

Modelo de reembolso de Caja Menor:

Almacén El Palacio del Calzado Nit. No. 900450360 900450360-5 Sincelejo, Sucre - Colombia

Reembolso de Caja Menor No. 001 Fecha: 29 de julio de 2011 PAGADO A Papelería Escolar Ltda.

Panadería Las Delicias Mundo impresoras Radio Taxi Ltda.

Claudia Pacheco Acarreos del Caribe S.A. Floristería Los Laureles Fotocopias de Sincelejo Almacén Éxito Panadería Las Delicias Pintulacas de Sucre Radio Taxi Ltda.

Papelería Escolar Ltda.

Valor del fondo: Menos efectivo: Vales: Otros: Valor del reembolso:

CONCEPTO Resmas de papel Gastos de cafetería Tinta para impresora Servicio de taxi Servicio de aseo Acarreo de mercancías Flores cumpleaños Fotocopias Elementos de aseo Gastos de cafetería Pintura para decorar oficinas Servicio de taxi Papelería y elementos de oficina

TOTAL: Elaborado por:

Revisado por:

CUARTO PASO:

$400.000,00 19.400,00 0,00 0,00 $380.600,00

VALOR $ 7.000,00 12.000,00 42.000,00 5.000,00 40.000,00 50.000,00 32.000,00 18.000,00 50.000,00 47.500,00 32.800,00 12.000,00 32.300,00 $ 380.600,00

Aprobado por:

Contabilizado por:

valor de $380.600 que corresponde al valor del reembolso.

Finalmente, el gerente o propietario del negocio, gira el cheque No. 49501 del Banco del Caribe por un Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 12

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

3. Documentos Fuente DOCUMENTOS FUENTE

GESTIÓN CONTABLE

Hechos Económicos

Soportes Contables

Registro en los libros de Contabilidad

3.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y además punto de partida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas débito y notas crédito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de contabilidad, los

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Comprobantes de Contabilidad

Se presenta la información en los estados financieros

cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de las operaciones comerciales de los entess económicos.

Las cuatro etapas del proceso contable: recolección, registro, clasificación y resumen, representan el procedimiento mediante el cual se genera la información contable. Por esta razón, la Contabilidad representa un sistema para la creación de la información financiera, en el cual la unidad de entrada está constituida por los documentos fuente; la unidad de procedimiento, por el registro y clasificación y la unidad de salida, por el resumen de información registrada en los estados financieros. financiero

Página 13

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

3.2 CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS Instrumentos Negociables Según Significado Económico

Títulos valores

No Negociables

Informativos Según Función Administrativa Soportes de Contabilidad

3.2.1 Documentos No Negociables. Los documentos no negociables sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial y suministran los datos necesarios para su registro contable; sin embargo, no tienen carácter negociable negociable.

Ejemplo: Cotización, pedido, remisión, factura, rrecibo.

3.2.2 Documentos Informativos. Una transacción comercial puede iniciarse con la solicitud de una cotización. Aceptadas las condiciones de compra y venta, se produce el pedido, que a su vez origina la remisión y la facturación. Estos últimos do documentos permiten los registros en el kárdex.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Letra de cambio, Pagaré, Cheque, Libranza Acciones, Bonos, Cédulas, Certificados

Cotización, Pedido, Remisión, Factura, Recibo Cotización, Pedido, Remisión Negociables o no negociables, sirven de respaldo al asiento contable y por lo tanto deben anexarse al comprobante de contabilidad.

Realizada la negociación, los comerciantes proceden a utilizar nuevos documentos, para pagar o garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, tales como el cheque, el pagaré, la letra de cambio, la factura cambiaria, etc.

3.2.3 Documentos Soporte: Soporte Toda transacción comercial origina una serie de documentos utilizados como prueba de la acción realizada y para pagar o respaldar una obligación monetaria.

Los documentos soporte, ya sean negociables o no negociables, sirven además de respaldo al asiento contable y por lo tanto deben anexarse al comprobante de contabilidad.

Página 14

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3 CONTENIDO Y CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

por el comprador, como prueba de haberla recibido a satisfacción, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente.

3.3.1 Factura. Una vez despachada la mercancía y recibida la copia de la remisión debidamente firmada El objeto fundamental undamental de la factura es la de servir de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente.

Una factura contiene básicamente los siguientes datos: Denominación: Indicar expresamente “factura de venta” preimpreso a través de m medios litográficos, tipográficos o similar.

Identificación del vendedor o de quien presta el servicio: Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente impresos.

Identificación del adquiriente de los bienes y servicios: Apellido y nombre o razón social del adquiriente, cuando este exija la discriminación del impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las ventas con derecho al correspondiente descuento.

Numeración consecutiva: Debe estar preimpreso a través de medios litográficos, tipográficos o similares.

Fecha de la expedición: Día, mes y año de facturación.

Debe corresponder a la realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados prestados: Descripción,, cantidad, precio unitario, valor de la mercancía o servicio, descuentos recargos. Cuando la operación comprenda

Mg. Jorge Sánchez Noguera

venta y prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos y otros.

Valor alor total de la operación: operación Debe incluirse el monto total de la operación, independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la última, y podrá subtotalizarse en cada cad una de ellas.

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los correspondientes libros.

Identificación ación del impresor. La factura debe contener el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar previamente impresos.

Calidad de agente retenedor del IVA: Indicarse mediante cualquier medio mecánico, manual o sello. En todo to caso deberá constar cuando quien expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas por operaciones con responsables del régimen común.

Discriminación del impuesto sobre las ventas: La discriminación del impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la factura sea expedida por un responsable del régimen común. Sin perjuicio de lo anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos deberá incluirse en el precio de venta al público. públi

Página 15

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Modelo de factura: ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda.

FACTURA Nit. No. 802561001 802561001-5 Calle 78 No. 25 – 102, Tel.: 28451522 No. 00512 Reg. Común - Res. DIAN No. 2010001 del 00001 al 50000 Sincelejo, Sucre VENDIDO A: Claudia Pacheco C.C. o NIT. No.: 31801562 FECHA: 21-05-2011 DIRECCIÓN: Cra. 45 No. 56-100 FORMA DE PAGO: Crédito 60 días VENDEDOR: María Osorio No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD Vlr. lr. UNITARIO Vlr. TOTAL 1 Escritorios tipo gerente IMP, Ref.: XW XW-1500 2 $ 350.000,00 $ 700.000,00 2 Sillas reclinamatic IMP, Ref.: ST ST-500 3 $ 85.400,00 256.200,00 3 4 5 6 7 8 9 10 ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO: SUBTOTAL: $ 956.200,00 IVA: 16% 152.992,00 0,00 TOTAL: $ 1.109.192,00

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 16

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.2 Recibo de Caja. Este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan dineros a la empresa y también se conoce como comprobante de ingreso. Contiene la siguiente información.

Número: Consecutivo para control.

Persona o entidad de quien recibe: Natural o jurídica, número de cédula o NIT. Fecha: Día, mes y año de ingreso.

Concepto y valor: Motivo y monto del ingres ingreso en números y letras.

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Forma de pago: Cheque, tarjeta de crédito, efectivo.

Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y acreditan y valores.

Firma y sello: Funcionario responsable que recibe el dinero.

Membrete. Indicar en forma preimpresa p apellidos y nombre o razón social, cédula o NIT, dirección de la empresa.

Modelo de recibo de caja: ALMACÉN LA REBAJA Nit. No. 800500002-5 Cra. 45 No. 78-90 Sincelejo, Sucre RECIBÍ DE: Carlos Eduardo López M.

C.C. o Nit. No: 30502631 POR CONCEPTO DE DE: Cuota inicial valor factura No. 0152

RECIBO DE CAJA

No. :

FECHA: 14 – 06 – 2011 VALOR NETO $ 1.200.000 00

VALOR EN LETRAS: Un millón, doscientos mil pesos M. Cte. CODIGO CTA. DÉBITO CRÉDITO CHEQUE No. 110505001 1.200.000,00 010522 Bco. Caribe 413524001 1.200.000,00 EFECTIVO Firma y sello

Mg. Jorge Sánchez Noguera

00025

$ 1.200.000 00 $ 1.200.000 00 $ $

Página 17

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.3 Comprobante de Egreso: Este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, la empresa realiza pagos de dinero.

El comprobante de egreso tiene como objetivo fundamental servir de constancia de los dineros entregados por la empresa. Contiene la siguiente información.

Número. Consecutivo para control.

Identificación del cheque: Banco y número del cheque con el cual se hace el pago.

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Identificación del beneficiario: Nombre acompañados del número de cédula o NIT. Concepto y valor: Motivo y monto del pago.

Trama de seguridad d: Copia al carbón del cheque.

Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y acreditan y valores.

Cuando existe una sola columna, para diferenciar los créditos, se indican entre paréntesis.

Beneficiario: Firma de quien recibe.

Responsables onsables del egreso: Quien elabora, aprueba y contabiliza, entre otros.

Modelo de comprobante de egreso: DISTRIBUIDORA ARCO IRIS S.A. COMPROBANTE DE EGRESO Nit. No. 914500208-9 Cra. 50 No. 100 - 41 No. : 12506 Sincelejo, Sucre C.C. o Nit. BENEFICIARIO FECHA: BANCO: CHEQUE No. Unión 21005001 714500101 20 – 08 – 2011 POR CONCEPTO DE: VALOR NETO Pago Factura No. A-15201 $ 4.535.500 00

VALOR EN LETRAS: Cuatro millones, quinientos treinta y cinco mil, quinientos pesos M. $ 4.535.500 00 Cte. CODIGO CTA. DÉBITO CRÉDITO FIRMA RECIBIDO 220501025 $ 4.700.000 111005001 $ 4.535.500 236540022 $ 164.500 ELABORADO POR:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

C.C. o Nit. No. 714500101 APROBADO POR: CONTABILIZADO POR:

Página 18

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.4 Comprobante de Consignación Consignación. Este comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas de crédito en la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignación tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del banco.

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Número de la cuenta corriente: La que se beneficiará con la consignación.

Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o código del banco emisor de los cheques y valor girado.

Nombre del titular de la cuenta: Persona natural o jurídica Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en n cheques de otros bancos y recibos de tarjetas de crédito.

Total consignación: La suma de los valores consignados en efectivo y en cheques.

Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la consignación.

Firma del depositante: Persona encargada en de hacer la consignación.

El objetivo fundamental del comprobante de consignación es servir de constancia de del valor depositado en una cuenta corriente bancaria.

Un comprobante de consignación contiene básicamente, los siguientes datos: Fecha: Día, mes y año de la consignación; ciudad y oficina bancaria.

Modelo de comprobante de consignación:

Banco del Caribe Nit. No. 900501256-9

CONSIGNACIÓN EN EFECTIVO ÚNICAMENTE No.1256145211 MARQUE UNA X SI ES CUENTA CORRIENTE

X CUENTA DE AHORROS

NUMERO DE LA CUENTA 3 4 5 6 5 6 8 9 NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA ALMACEN CASA HOGAR Ltda.

NOMBRE DEL DEPOSITANTE IVAN LÓPEZ BUELVAS REFERENCIA 1

2

CIUDAD SINCELEJO

TELÉFONO 28052001

Mg. Jorge Sánchez Noguera

0

PUEDE CONSIGNAR EN CUALQUIER SUCURAL Y PARA CUALQUIER TIPO DE CUENTA EN EL PAÍS

TOTAL EFECTIVO

FECHA AÑO

MES

DÍA

2011

08

02

$1.500.000

Página 19

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.5 Nota Débito. Este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente acerca del valor de su deuda o de algún tipo de incremento por diferentes conceptos.

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Identificación: Cédula o NIT. Dirección: De la persona a quien se le notifica.

Fecha: Día, mes y año cuando se hace la notificación.

Concepto: Motivo específico de la información.

Monto del débito: En letras y números.

Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y acreditan y valores.

Firma responsables: Quien elabora, aprueba y contabiliza.

El objetivo fundamental de la nota débito es informar sobre el movimiento en la cuenta de los clientes.

Una nota débito contiene los siguientes datos: Número: Consecutivo para control.

Persona a quien se le notifica: Natural o jurídica.

Modelo de Nota Débito: INDUSTRIAS ALFA Ltda.

Nit, No. 800520601-9 Cra. 72 No. 101- 200 Barranquilla Almacén Calza Unión S.A.S. SEÑORES: DIRECCIÓN: Calle 75 No. 45 – 82 Medellín CONCEPTO Intereses de mora en Letra No. 7/12

CÓDIGO CTA.

NOTA DEBITO

No. C.C. o Nit. No.: No. FECHA:

DÉBITO $ 120.500

CRÉDITO $

ELABORADO POR:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

TOTAL:

1020 900100256-5 12 – 08 -2011 VALOR $ 120.500 00

$ 120.500 00 Firma y Sello

120.500

APROBADO POR:

CONTABILIZADO POR:

Página 20

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.6 Nota Crédito. Este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente que su deuda se ha visto disminuida por algún concepto.

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Identificación: Cédula o NIT. Dirección: De la persona a quien se notifica.

Fecha: Día, mes y año de la notificación.

Concepto: Motivo específico de la información.

Valor: Monto total acreditado.

Imputación contable: contable Código auxiliar de las cuentas que se debitan o acreditan y valores.

Firma responsables:: Quien elabora, aprueba y contabiliza.

El objetivo fundamental de la nota crédito es informar ar sobre la disminución o cancelación de una deuda.

Contiene básicamente los siguientes datos: Número: Consecutivo para control.

Persona a quien se le notifica notifica: Natural o jurídica.

Modelo de Nota Crédito: INDUSTRIAS ALFA Ltda.

Nit, No. 800520601-9 Cra. 72 No. 101- 200 Barranquilla Industrias Omega S.A. A. SEÑORES: 52 Montería DIRECCIÓN: Cra. 89 No. 102-52 CONCEPTO Descuento por pronto pago en Fact. No. B B-10050

CÓDIGO CTA.

NOTA CRÉDITO

No. C.C. o Nit. No.: No. FECHA:

DÉBITO $ 250.000

CRÉDITO $

ELABORADO POR:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

TOTAL:

10115 800512006-9 21 – 07- 2011 VALOR $ 250.000 00

$ 250.000 00 Firma y Sello

250.000

APROBADO POR:

CONTABILIZADO POR:

Página 21

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.7 Cheque. Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa la presentación del mismo.

Contiene básicamente los siguientes datos: Nombre del banco girado: Donde se tiene la cuenta corriente. (preimpreso).

Serie y número del cheque:: Consecutivo para control. (preimpreso).

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Ciudad y fecha de expedición: Lugar, día, mes y año de la orden de pago.

Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica autorizada para cobrar el cheque.

Valor: En números y letras del monto que se ordena pagar.

Girador: Firma del titular de la cuenta corriente.

Número de la cuenta corriente: Identificación de la cuenta. (preimpreso).

Modelo de cheque:

BANCO DEL NORTE Cra. 31 No. 28-102, Barranquilla

CHEQUE No.

4359563

$ 10.500.000,00-.-.-.-.-.-.-.-.

10.500.000,00 CIUDAD Y FECHA: Barranquilla, 15 10 de agosto de 2011 PAGUESE A LA ORDEN DE: PINTULACAS S.A. LA SUMA DE: DIEZ MILLONES, QUINIENTOS MIL PESOS, M. Cte. Cte.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-..-.-.-. .-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.--.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.--.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.CUENTA No. 190

– 004 21 - 5

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 22

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.8 Pagaré. Es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en papel de seguridad. Es de circulación privadaa y lo utilizan principalmente las entidades de crédito.

Contiene básicamente los siguientes datos: Número: Consecutivo de control.

Valor: Monto de la obligación en números y letras.

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando se cancelará la obligación.

Identificación del suscriptor: Nombre de quien se compromete con su firma a cancelar el pagaré.

Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelará el pagaré.

Interés pactado. Tanto por ciento.

Estipulaciones: Condiciones pactadas para garantizar el pago.

Firmas: Deudor y codeudor.

Modelo de pagaré:

PAGARE No.: 000514 Lugar y Fecha de Firma: Sincelejo 1 de agosto de 2011 Valor: $10.000.000 (Diez millones de pesos m m. cte.)

Plazo: 24 meses Intereses corrientes durante el plazo: 2% (dos por ciento) Intereses de mora: 2% mensual sobre saldo vencido Persona a quien debe hacerse el pago (acreedor): Juan Pérez, identificado con C.C. 16.793.999 Lugar donde se efectuará el pago: Sincelejo.

Deudor: EL EJEMPLO S.A. c.c. 890.000.000 Declaro: PRIMERA.-OBJETO:: Que por virtud del presente título valor pagaré incondicionalmente a la orden de: Juan Pérez, identificado con c.c.16.793.999 o a quien represente sus derechos, en la ciudad y dirección indic indicados, ados, y en las fechas de amortización por cuotas señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, la suma de DIEZ MILLONES DE PESOS ($10.000.000), ($10.000.000) más los intereses señalados en la cláusula segunda de este documento. SEGUNDA.- INTERESES: Que sobre la suma debida se reconocerán intereses corrientes a una tasa nominal mensual del 2% (dos por ciento).. Sin embargo, en caso de mora en el cumplimiento de las cuotas señaladas en la cláusula tercera de este pagaré, cancelaré intereses de mora a un tasa nominal mensual del 2% (dos por ciento) mensual sobre el saldo de capital que llegue a estar en mora. TERCERA.-PLAZO.. Que pagaré el capital indicado en la cláusula primera de este pagaré mediante veinticuatro (24) cuotas iguales, mensuales y sucesivas, cada una de ellas por un monto de quinientos veintiocho mil setecientos once pesos ($528.711). La primera de estas cuotas se cancelará el día 30 de septiembre de 2007 y de allí en adelante en forma mensual el último día de cada mes.. CUARTA. CUARTA.-CLAUSULA ACELERATORIA:: El tenedor del presente pagaré podrá declarar vencidos la totalidad de los plazos de esta obligación o de las cuotas que constituyan el saldo de lo debido y exigir su pago inmediato ya sea judicial o extrajudicialmente, cuando el deudor entre en m mora ora o incumpla una cualquiera de las obligaciones derivadas del presente documento. QUINTA.-GARANTIA GARANTIA PRENDARIA PRENDARIA:: Para respaldar el cumplimiento de la deuda aquí contraída, el deudor efectuará, a favor del acreedor, la constitución de una hipoteca de primer grado sobre el inmueble ubicado en la Calle 15 20-45 20 de Sincelejo, identificado con matricula inmobiliaria No.370 No.370-145678, 145678, diligencia que se llevará a cabo mediante escritura pública que ha de otorgarse en cualquier notaría de Sincelejo dentro de los diez ((10) días siguientes a la firma del presente pagaré. SEXTA – IMPUESTO DE TIMBRE:: Los gastos originados por concepto de impuesto de timbre correrán a cargo de EL DEUDOR En Constancia de lo anterior, se suscribe este documento en la ciudad de Sincelejo el día 1 (primero) de septiembre de 2011 (dos mil once) ___________________________ David Gómez c.c.16.793.234 de Sincelejo Representante Legal de la sociedad EL EJEMPLO S.A. Nit.890.000.000 DEUDOR

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 23

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.9 Letra de Cambio. Es un documento negociable, mediante el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar determinado y en un tiempo estipulado.

Contiene los siguientes datos.

Número: Consecutivo de control.

Fecha: Día, mes y año de expedición.

Valor: En números y letras.

Girado: Nombre de la persona que deberá efectuar el pago.

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Lugar: Sitio donde se hará efectivo el pago.

Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando se efectuará el pago.

Beneficiario: Persona a la orden de quien se hará el pago.

Interés pactado: Tanto por ciento mensual acordado por mora.

Girador o librador: Persona que autoriza el pago.

Aceptada: Firma del girado.

Modelo de letra de cambio: ACEPTADA

FECHA 12 de agosto de 2011

LETRA No. 1/5

POR VALOR $500.000,00

CÉDULA DE CIUDADANÍA O NIT.

EL DÍA: 21 DE DICIEMBRE DE 2011

SE SERVIRA(N) UD.(S) PAGAR SOLIDARIAMENTE EN SINCELEJO POR ESTA ÚNICA DE CAMBIO EXCUSADO EL PROTESTO, LA PRESENTACIÓN Y LA NOTICIA DEL RECHAZO.

A LA ORDEN DE: MARTHA LUCIA CASTRO S. LA SUMA DE: QUINIENTOS MIL PESOS M. Cte. MÁS INTERESES DURANTE EL PLAZO DEL ACEPTADA

CÉDULA DE CIUDADANÍA O NIT.

CÉDULA DE CIUDADANÍA O NIT.

SEÑORES: EDUARDO JOSÉ BLANCO BUELVAS

Mg. Jorge Sánchez Noguera

DIRECCIÓN Cra. 34 No. 69 69-95 Sincelejo

% Y DE MORA DEL

TELÉFONO

% MENSUALES

ATENTAMENTE

2801799

Página 24

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.10 Libranza. Es un documento comercial, regularmente utilizado por cooperativas o empresas en las cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito.

Mediante la libranza, el deudor autoriza a su empleador (empresa) la deducción de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participacio participaciones a que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia.

La libranza contiene los siguientes datos:

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Número: Consecutivo para control.

Beneficiario: Nombre de la persona que recibe el préstamo o crédito.

Dependencia y cargo: Puesto desempeñado desempe por el beneficiario.

Dirección y teléfono del trabajador.

Autorización: Al pagador para que deduzca las cuotas indicadas.

Autorización adicional: En caso de retiro del trabajador.

Firmas: Del trabajador, codeudor con el número respectivo de documento document de identificación.

Modelo de libranza: LIBRANZA No. _______________ Fecha_______________ SEÑORES: _____________________ (Nombre del Empleador) ASUNTO: Crédito de ________________ (Se describe la clase de crédito) _________________________(Nombre del trabajador), mayor de edad, identificado con aparece al pie de mi firma, autorizo expresa e irrevocablemente para que de mi salario, bonificaciones, prestaciones sociales, o de cualquier suma de dinero que se vaya gener generando ando a mi favor, me sean descontados _____(Número de Cuotas) cuotas mensuales por valor de $__________ (Valor de la cuota) para el pago del crédito que soy deudor ante ______________(Nombre del Acreedor, Banco o Almacén), aún en el evento de encontrarme disfrutando d de vacaciones o licencias.

Igualmente autorizo expresa e irrevocablemente a __________( __________(Nombre Nombre del Empleador), Empleador para que las sumas descontadas mensualmente en los términos aquí establecidos sean giradas y entregadas en forma mensual a ________________(Nombre Nombre del Acreedor, Banco o Almacén Almacén)) dentro del término fijado para tal efecto, amortizando de esta forma el crédito que me fue concedido. Si mi empleador no descuenta y no paga a _______________(Nombre Nombre del Acreedor, Banco o Almacén Almacén) el valor de las cuotas mensuales del respectivo crédito, no quedo exonerado de la responsabilidad de pagar la cuota mensual y eventuales de mora.

También autorizo a ________________( ________________(Nombre del Empleador) a descontar de mi salario, sueldo, bonificaciones, prestaciones sociales iales e indemnizaciones a que tengo derecho, las cuotas que se estén adeudando si se llegare a terminar mi contrato de trabajo por cualquier causa.

Declaro que conozco el reglamento del crédito otorgado y su aceptación para lo cual me acojo a ellos incluso incl asumiendo que la empresa solo es un canal de pago.

Atentamente, _____________________ (Firma Firma del Empleado Empleado) C C:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 25

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.11 Cotización. Este documento se expide por el vendedor, a solicitud del cliente, y contiene información referente al objeto que se ofrece en venta y las condiciones bajo las cuales se plantea la negociación.

El objetivo fundamental de la cotización es el de facilitar al cliente la toma de decisiones cisiones acerca de la mejor opción; por esta razón, antes de realizar una negociación, el interesado solicita varias cotizaciones y compara las diferentes propuestas.

Una cotización contiene los siguientes datos: Número: Consecutivo de control.

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Cliente: Nombre de la persona natural o jurídica a quien se dirige la cotización.

Fecha: Día, mes y año en que se expide la cotización.

Tiempo de validez: Período de vigencia de las condiciones ofrecidas.

Forma de pago: Contado o a crédito.

Forma de despacho: Vía, fletes y seguro.

Descripción: Características del objeto de cotización, precio unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.

Observaciones: Condiciones particulares de la negociación.

Firmas: Quien cotiza y quien aprueba.

Modelo de cotización: ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda.

COTIZACIÓN Nit. No. 802561001 802561001-5 Calle 78 No. 25 – 102, Tel.: 28451522 No. 10091 Sincelejo, Sucre COTIZADO A: Claudia Pacheco C.C. o NIT. No.: 31801562 FECHA: 21-05-2011 DIRECCIÓN: Cra. 45 No. 56-100 TIEMPO DE ENTREGA Inmediata FORMA DE PAGO: Crédito No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD Vlr. lr. UNITARIO Vlr. TOTAL 1 Escritorios tipo gerente IMP, Ref.: XW XW-1500 2 $ 350.000,00 $ 700.000,00 2 Sillas reclinamatic IMP, Ref.: ST ST-500 3 $ 85.400,00 256.200,00 3 4 5 6 7 8 9 10 ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO: SUBTOTAL: $ 956.200,00 IVA: 16% 152.992,00 0,00 TOTAL: $ 1.109.192,00

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 26

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.12 Pedido. Una vez determinada la mejor opción, el cliente procede a elaborar el correspondiente pedido, el cual contiene información sobre el objeto que desea comprar y las condiciones bajo las cuales acepta la negociación.

El objeto fundamental del pedido es dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un objeto o servicio específico, bajo determinadas condiciones.

Contiene los siguientes datos.

Número: Consecutivo de control.

Cliente: Nombre de la persona natural o jurídica interesada en la compra.

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Fecha del pedido: Día, mes y año en que se hace la solicitud.

Dirección del cliente: Lugar donde enviarse la mercancía o servicio.

Forma de entrega o envío: Personal, aérea, marítima, terrestre.

Nombre del vendedor: Persona natural o jurídica.

Forma de pago: Según cotización.

Descripción del objeto del pedido: Cantidad, detalle, precio, descuentos, recargos y valor total.

Firmas: Comprador y vendedor.

Modelo de pedido: ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda.

PEDIDO Nit. No. 802561001 802561001-5 Calle 78 No. 25 – 102, Tel.: 28451522 No. 14156 Sincelejo, Sucre CLIENTE: Claudia Pacheco C.C. o NIT. No.: 31801562 FECHA: 21-05-2011 DIRECCIÓN: Cra. 45 No. 56-100 CONDICIONES DE PAGO: Crédito 60 días No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD Vlr. lr. UNITARIO Vlr. TOTAL 1 Escritorios tipo gerente IMP, Ref.: XW XW-1500 2 $ 350.000,00 $ 700.000,00 2 Sillas reclinamatic IMP, Ref.: ST ST-500 3 $ 85.400,00 256.200,00 3 4 5 6 7 8 9 10 ELABORADO: APROBADO: CONTABILIZADO: SUBTOTAL: $ 956.200,00 IVA: 16% 152.992,00 0,00 TOTAL: $ 1.109.192,00

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 27

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.13 Remisión. Cuando el vendedor recibe el pedido, procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado.

La mercancía se despacha con una remisión, en la cual se relacionan los objetos enviados.

El objetivo fundamental de la remisión es el de permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido.

Una remisión contiene los siguientes datos:

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Número: Consecutivo de control.

Nombre y dirección del comprador: Persona natural o jurídica.

Transportador: Empresa encargada del transporte de la mercancía.

Descripción de la mercancía: Referencia, detalle, unidad y cantidad.

Observaciones: Condiciones especiales para el despacho.

Firmas: Quien despacha, quien transporta y recibe.

Modelo de remisión: ALMACÉN ELECTROEQUIPOS Ltda.

REMISIÓN Nit. No. 802561001 802561001-5 Calle 78 No. 25 – 102, Tel.: 28451522 No. 41005 Sincelejo, Sucre Claudia Pacheco 31801562 21-05-2011 SEÑORES: C.C. o NIT. No.: FECHA: 814 DIRECCIÓN: Cra. 45 No. 56-100 TRANSPORTADOR Transucre S.A. GUÍA No. : No. DESCRIPCIÓN CANTIDAD 1 Escritorios tipo gerente IMP, Ref.: XW XW-1500 2 2 Sillas reclinamatic IMP, Ref.: ST ST-500 3 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES: DESPACHADO POR: TRANSPORTADO POR: RECIBIDO POR:

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 28

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.14 Acción. Es un título que representa una parte o cuota del capital social de una sociedad. Una acción le confiere a su titular legítimo la condición de socio, y a veces a derecho a voto (dependiendo del tipo de acción).

Un socio es dueño de un X% de una sociedad de acuerdo a la cantidad de acciones que posee

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

(expresado en moneda) dividido el capital social de dicha sociedad o empresa.

Las acciones se negocian en los mercados de acciones o bolsas de comercio, de acuerdo a la cotización de las mismas (según la valoración que le da el mercado a las distintas empresas)

Modelo de una acción:

DISTRIBUIDORA ALFA S.A. Nit. No. 90256301-9 Sincelejo, Sucre - Colombia SOCIEDAD CONSTITUIDA POR ESCRITURA PÚBLICA N. 10578 del 12 de julio de 2011 DE LA NOTARIA Tercera DEL CIRCULO DE Sincelejo, Sincelejo DEPARTAMENTO DE Sucre,, CON DOMICILIO EN LA CIUDAD DE Sincelejo.

TITULO N Nº: 4150 POR 50 ACCIONES ORDINARIAS CERTIFICAMOS QUE EL SR(A): Carloss Alberto Rodríguez Álvarez, Álvarez CON CÉDULA N.º 90.102.563 de Sincelejo, HA SUSCRITO Y PAGADO LA SUMA DE: Veinticinco millones de PESOS MCTE ($25.000.000,00 25.000.000,00) MONEDA LEGAL COLOMBIANA COLOMBIANA, EQUIVALENTE AL 100% DEL VALOR DE LAS ACCIONES NOMINATIVAS ORDINARIAS DE VALOR NOMINAL DE Quinientos mil PESOS ($500.000,00)) MONEDA LEGAL COLOMBIANA, POR ACCIÓN, DE ACUERDO A LAS NORMAS LEGALES ESTATUTARIAS. __________________ Representante Legal

Mg. Jorge Sánchez Noguera

__________________ Secretario

Página 29

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.3.15 Bonos. Los bonos son títulos valores que incorporan una parte alícuota de un crédito colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujetas a la inspección y vigilancia del Gobierno.

Los títulos de los bonos contendrán: La palabra "bono" y la fecha de su expedición; El nombre de la sociedad o entidad emisora y su domicilio; El capital suscrito, el pagado y la reserva legal de la sociedad; La serie, número, valor nominal y primas primas, si las hubiere; El tipo de interés; El monto de la emisión, la forma, lugar y plazo para amortizar el capital y los intereses;

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Las garantías que se otorguen; El número, fecha y notaría de la escritura por medio de la cual se hubieren protocolizado el contrato de emisión, el balance general consolidado y sus anexos y la providencia que hubiere otorgado el permiso, y Las demás indicaciones que en concepto de la Superintendencia fueren indispensables o convenientes.

Loss bonos llevarán la firma del representante legal de la sociedad o entidad emisora, o de la persona autorizada para el efecto, ya sea autógrafa o puesta por cualquier otro medio que, a juicio de la Superintendencia, garantice la autenticidad del documento.

Modelo de Bono:

SERIE A Sub-Serie A-12 No. 023456

REPÚBLICA DE COLOMBIA BONOS DE DEUDA PÚBLICA UN MILLÓN PESOS M. LEGAL

$1.000.000

UN MILLÓN PESOS M. LEGAL

PESOS M. LEGAL Devengará el interés del 18% anual, el mismo que se capitalizará trimestralmente y se pagará conjuntamente con la redención de este Bono, que ocurrirá el 30 de junio de 2015 Bogotá, 1 de enero de 2011

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 30

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

3.4 TALLER DE APLICACIÓN Teniendo en cuenta la siguiente información, preparar los correspondientes comprobantes de contabilidad y los respectivos documentos fuente para cada caso: 1. El 1 de junio, se constituye la empresa “Cosmoequipos Ltda.” (Régimen común). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital: Madeleine Álvarez, aporta: $75.000.000 representados en efectivo. $22.000.000 representados en una camioneta Guillermo Zapata, aporta: $27.030.000 representados en mercancías, discriminadas así: 12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 1.200 a $350.000 cada uno 15 Televisores, Ref. TH-1.000 1.000 a $450.000 cada uno 12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 100 a $520.000 cada uno 18 Lavadoras, Ref. TW-700 700 a $430.000 cada una.

14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 1500 a $150.000 cada una 2. El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un 70% del disponible. En la misma fecha se deposita en cuenta de ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible.

3. El 9 de junio, según factura No. D-300 300 se adquiere para uso del negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A. (Gran contribuyente y autorretenedor): Escritorios a $320.000 cada uno Maquinas de escribir a $270.000 cada ada una Computadores a $1.250.000 cada uno

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

meses de junio y julio a razón de $600.000 por mes, según cheque eque No. 78902 del Banco Anglo.

A compra 5. El 14 de junio, según factura No. A-707 mercancía a Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Régimen común): 7 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 SD a $550.000 cada uno 5 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 XC a $350.000 cada uno 6 Televisores, Ref. TH-1.000 1.000 a $470.000 cada uno 9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 2.000 a $780.000 cada una 5 Juegos de alcoba, Ref.: FH--700 a $600.000 cada uno Se cancela de contado con cheque No. 78903 del Banco Anglo. Le conceden un descuento comercial del 12%.

6. El 17 de junio, según factura No. 001 se vende mercancía a Almacén Hogar Ltda. (Régimen común): 2.000 a $1.326.000 cada una 3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 2 Juegos gos de alcoba, Ref.: FH-700 FH a $1.020.000 cada uno 1 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 SD a $935.000 cada uno Un 60% de contado y el saldo a crédito (30 días de plazo).

7. El 23 de junio, por desperfectos Almacén Hogar Ltda., devuelve 1 nevera, Ref.: WQ-2.000 WQ vendida el pasado 17 de junio.

8. El 28 de junio, según cheque No. 78905 del Banco Anglo, se cancela servicio de energía por valor de $170.000.

Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a crédito (60 días de plazo).

En la misma fecha y según cheque No. 78906 del Banco Anglo, se cancela servicio telefónico por valor de $350.000.

4. El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local comercial con “Arrendamos Ltda.” (Régimen común), ), se cancela por anticipado los

9. El 30 de junio, según cheque No. 78907 del Banco Anglo, se cancelan sueldos por valor de $3.200.000 correspondientes al mes de junio.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 31

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

4. Estados Financieros

4.1 ESTADOS FINANCIEROS Los os estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad idad de los administradores de la empresa o negocio,, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de una unidad productiva roductiva.

4.1.1 Clases, Características y Aspectos Normativos. Teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos o los objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de propósito general al y de propósito especial.

El Decreto Reglamentario 2649 de 1993, hace una clasificación de los estados financieros atendiendo las características de los usuarios a quien van dirigidos, así: De propósito general: 1. Estados financieros básicos: a) Balance general; b) Estado de resultados; c) Estado de cambios en el patrimonio; d) Estado de cambios en la situación financiera, y e) Estado de flujos de efectivo.

De propósito especial 1. Balance inicial.

2. Estados financieros de períodos intermedios.

3. Estados de costos.

4. Estado de inventarios.

5. Estados financieros extraordinarios.

6. Estados de liquidación.

7. Estados financieros que se presentan a las autoridades.

8. Estados financieros preparados sobre una base b comprensiva distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Estados financieros comparativos.

Estados financieros certificados dictaminados.

y

Básicos Son estados 4.1.2 Estados Financieros Básicos. financieros básicos: 1. El balance general, 2. El estado de resultados, 3. El estado de cambios en el patrimonio, 4. El estado de cambios en la situación financiera, 5. El estado de flujos de efectivo.

2. Estados financieros consolidados: Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 32

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Periódico): Modelo de Estado de Resultados (Según Sistema de Inventario Periódico)

ALMACÉN LA REBAJA Estado de Resultados Del 1 de enero a 31 de diciembre de 200?

VENTAS NETAS Menos:

Menos:

COSTO DE VENTAS Inventario inicial icial de mercancías Más: Compras netas Total mercancía disponible Menos: Inventario final de M/cías TOTAL COSTO DE VENTAS: UTILIDAD BRUTA EN VENTAS GASTOS OPERACIONALES De administración: Gastos de personal Arrendamientos Servicios Amortizaciones Honorarios

$7.000.000 $ 9.000.000 5.000.000 $14.000.000 8.500.000 5.500.000 $1.500.000 $2.600.000 $1.000.000 900.000 200.000 200.000 300.000

De ventas: Provisiones $ TOTAL GASTOS OPERACIONALES: PÉRDIDA OPERACIONAL Menos:

GASTOS NO OPERACIONALES Financieros PÉRDIDA DEL EJERCICIO

Mg. Jorge Sánchez Noguera

7.000 7.000 2.607.000 ($1.107.000) 5.000 ($1.112.000)

Página 33

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Permanente): Modelo de Estado de Resultados (Según Sistema de Inventario Permanente)

ALMACÉN LA REBAJA Estado de Resultados Del 1 de enero a 31 de diciembre de 200?

VENTAS NETAS

$7.000.000

Menos:

COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

5.500.000 $1.500.000

Menos:

GASTOS OPERACIONALES De administración: Gastos de personal Arrendamientos Servicios Amortizaciones Honorarios

$2.600.000 $1.000.000 900.000 200.000 200.000 300.000

De ventas: Provisiones $ TOTAL GASTOS OPERACIONALES: PÉRDIDA OPERACIONAL Menos:

GASTOS NO OPERACIONALES Financieros PÉRDIDA DEL EJERCICIO

Mg. Jorge Sánchez Noguera

7.000 7.000 2.607.000 ($1.107.000) 5.000 ($1.112.000)

Página 34

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

Modelo de Balance General o Estado de Situación Financiera:

ALMACÉN LA REBAJA Balance general 31 diciembre de 200?

ACTIVO ACTIVO CORRINTE Caja Bancos Clientes $2.000.000 Menos: Provisión 7.000 Cuentas por cobrar a trabajadores Mercancías ncías no fabricadas por la empresa Gastos pagados por anticipado TOTAL ACTIVO CORRIENTE: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO Equipo de oficina Equipo de computación y comunicación ión TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

$ 480.000 7.995.000 1.993.000 20.000 8.500.000 400.000 $19.388.000 $2.000.000 3.000.000 5.000.000

OTROS ACTIVOS Cargos diferidos TOTAL ACTIVO:

400.000 $24.788.000 PASIVO

PASIVO CORRIENTE Proveedores nacionales Acreedores varios Costos y gastos por pagar TOTAL PASIVO CORRIENTE:

$ 8.000.000 5.000.000 300.000 $13.300.000 PATRIMONIO

Capital de personas naturales Menos: Pérdida del ejercicio TOTAL PATRIMONIO: TOTAL PASIVO MÁS PATRIMONIO

Mg. Jorge Sánchez Noguera

$12.600.000 1.112.000 11.488.000 $24.788.000

Página 35

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

GLOSARIO A ACCION: título valor; cada una de las partes en que se divide el capital de las sociedades anónimas; representa la participación del propietario en el patrimonio de la empresa.

ACREDITAR: registrar una cifra en el lado derecho de una cuenta.

ACTIVO: representación ción financiera de los recursos obtenidos por una organización en el pasado, de los cuales se espera generar ingresos en el futuro.

ACTIVOS DEPRECIABLES: recursos de vida limitada cuya contribución a la generación del ingreso debe reconocerse en los resul resultados del ejercicio mediante la distribución de su valor histórico ajustado.

ACTIVOS INTANGIBLES: activos que, al carecer de naturaleza material, implica un derecho o privilegio oponible a terceros, como las patentes y los derechos de autor, entre otros.

ACTIVOS NO CORRIENTES: recursos de propiedad de la empresa cuya duración supera un año o período corriente.

APORTES SOCIALES: valor alor del capital invertido por los socios en una sociedad de personas al momento de constituir el ente económico, respaldado por la escritura pública de constitución. Los aportes pueden ser en efectivo o en especie.

ASIENTOS DE AJUSTE: registros egistros contables realizados al finalizar un periodo y que tienen como objetivo registrar hechos económicos ejecutados pero no reconocidos, corregir errores y omisiones, y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

ASIENTOS DE CIERRE: asientos sientos contables que se deben realizar al finalizar un periodo contable, con el Mg. Jorge Sánchez Noguera

propósito de cerrar las cuentas de resultados resulta y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio (Ganancias y pérdidas).

B BALANCE DE PRUEBA: listado istado de saldos débito y saldos crédito de todas las cuentas del libro mayor a una fecha determinada, para verificar su igualdad por partida doble.

BALANCE GENERAL: o estado de situación financiera, estado financiero que muestra la situación económica de una organización a una fecha determinada.

C CAPITAL DE PERSONAS NATURALES: valor de los derechos, reales o personales, bienes muebles m o inmuebles corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha destinado para el ejercicio de las actividades de comercio.

CAPITAL DE TRABAJO: diferencia entre los activos corrientes y los pasivos corrientes.

Representa los fondos disponibles de la empresa para realizar sus operaciones normales.

CARGOS DIFERIDOS: costos ostos y gastos incurridos por la empresa en su etapa de organización, construcción, montaje y puesta en marcha.

Representan bienes o servicios recibidos de los lo cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Su valor histórico, reexpresado por virtud de la inflación, se debe amortizar en forma sistemática durante el lapso esperado de su recuperación.

CONCILIACIÓN BANCARIA: procedimiento Mediante ante el cual se compara el saldo del extracto bancario con el saldo de los libros auxiliares de bancos, a fin de detectar errores u omisiones que afecten el saldo de la cuenta bancos de la empresa. .

Página 36

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CONTABILIDAD FINANCIERA: sistema de información integradoo a la empresa, cuyas funciones son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.

COSTOS: erogaciones rogaciones y cargos asociados con la compra y producción de bienes y servicios, de los cuales la empresa obtiene sus ingresos.

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

DESCUENTO COMERCIAL: deducción en el precio de lista de una mercancía que el vendedor otorga a sus clientes.

DESCUENTO POR PRONTO PAGO: deducción en el precio que el vendedor otorga al comprador para estimularlo a pagar la factura antes de su vencimiento.

DIVIDENDO: utilidad tilidad proporcional por cada acción.

ado derecho de una cuenta, valor CREDITO: lado registrado en el lado derecho de una cuenta.

E

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: documento ocumento contable que permite asentar las partidas en los libros y que se prepara con base en los soportes. Se numeran consecutivamente e indican la fecha, origen, descripción, valor de las operaciones y cuentas afectadas con el asiento. Se pueden elaborar resúmenes periódicos de estos comprobantes, por lo menos mensuales.

e económico dedicado EMPRESA COMERCIAL: ente a la compra y venta de bienes, conocidos como mercancías.

CUENTA: registro contable utilizado para clasificar y resumir todos los aumentos y disminuciones en cualquier partida del activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto.

EMPRESA DE SERVICIOS: ente económico dedicado a la prestación de servicios o a la venta de una capacidad profesional.

CUENTAS TEMPORALES: o nominales, partidas del estado de resultados que deben cerrarse al finalizar un periodo contable table para determinar la utilidad o pérdida operacional.

D DEBITAR: registrar egistrar una cifra en el lado izquierdo de una cuenta.

DEBITO: lado ado izquierdo de una cuenta. registrado en el lado izquierdo de una cuenta.

Valor

DEPRECIACIÓN: distribución istribución del valo valor histórico ajustado de propiedades, planta y equipo en los distintos periodos de vida útil.

DEUDAS MALAS: cuentas uentas que por diversos factores no pueden cobrarse y deben eliminarse del saldo de la cuenta Clientes.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

EMPRESA DE MANUFACTURA: ente económico dedicado a producir y vender un producto elaborado a partir de materias primas y sometido a un proceso productivo.

EMPRESA UNIPERSONAL: persona natural o jurídica que reúne las calidades requeridas para ejercer el comercio y que destina parte de sus activos para realizar una o varias actividades de carácter mercantil.

ESTADO DE RESULTADOS: estado financiero que presenta los resultados operacionales logrados por un ente económico a lo largo de un periodo contable.

ESTADOS FINANCIEROS: informes contables que presentan los resultados operacionales, la situación económica y los flujos de fondos de un ente económico para un periodo determinado.

G GANANCIAS Y PÉRDIDAS: cuenta temporal que tiene como finalidad resumir los ingresos y gastos de d un periodo contable.

Página 37

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

GASTOS: disminuciones isminuciones patrimoniales representadas por aumento en un pasivo, disminución de un activo o una combinación de ambos, originados en las actividades de administración, comercialización y financiación de una empresa.

cuenta a través de sus movimientos de débito y crédito.

GASTOS ACUMULADOS: gastos astos causados pero no reconocidos a finalizar el periodo contable.

M

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: desembolsos realizados por la empresa que tienen como finalidad pagar por anticipado ciertos gastos operacionales.

I IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS-IVA: IVA: gravamen establecido por el Gobierno sobre determinados artículos y servicios, el cual se encarga de recaudar el vendedor. ncrementos patrimoniales INGRESOS: incrementos representados por aumentos en el activo, disminución en el pasivo o una combinación de ambos, originados por la venta de bienes y servicios.

INGRESOS ACUMULADOS: servicios ervicios prestados cuyo pago a la fecha de corte no se han recibido.

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO: dinero inero recibido por la empresa como anticipo de servicios por prestar en el futuro.

INVENTARIO: relación elación detallada del patrimonio.

L LETRA O PAGARÉ: documento ocumento que contiene una promesa escrita e incondicional de pago de una suma de dinero en una fecha determinada.

LIBRO DIARIO: libro ibro que permite asentar las operaciones en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan un mes.

LIBRO MAYOR: libro ibro que permite establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada Mg. Jorge Sánchez Noguera

ibros que propician la LIBROS AUXILIARES: libr comprensión total del libro diario y del libro mayor.

MAYORIZACIÓN: traslado raslado de la información del libro diario a las cuentas del libro mayor.

MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA: cuenta uenta que presenta los bienes adquiridos para la venta por el ente económico y que constituyen la base de las operaciones de los negocios comerciales. Estos bienes no sufren ningún proceso de transformación y se encuentran disponibles para la venta.

MÉTODO DE PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR (PEPS): ( Método de valuación de mercancías que se basa en el supuesto de que las primeras mercancías adquiridas son las primeras que se venden, y que el inventario final consta de las mercancías adquiridas más recientemente.

MÉTODO DE PROMEDIO PONDERADO: método de valuación de mercancías en el cual el costo promedio por unidad se calcula dividiendo el costo total de las mercancías disponibles para la venta por el número total de unidades disponibles para la venta.

MÉTODO DE ÚLTIMAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR ALIR (UEPS): método de valuación de mercancías que se basa en el supuesto de que las últimas mercancías adquiridas son las primeras que se venden, y que el inventario final comprende las mercancías más antiguas.

MÉTODO RETAIL: método étodo de valuación del inventario entario que se basa en el supuesto de que el costo de las mercancías disponibles tienen la misma relación porcentual para los precios al pormenor que la del costo total de las mercancías disponibles para la venta, a los precios iniciales al por menor. El inventario se valora primero al precio al por menor, Página 38

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

convirtiéndose luego a través de la aplicación de un porcentaje del costo al por menor.

cumplir disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos.

P

RETENCIÓN EN LA FUENTE: mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de renta y complementarios.

PARTIDA DOBLE: procedimiento rocedimiento por el cual las transacciones se registran mediante un asiento de igual valor en débito y en crédito.

PASIVO: representación epresentación financiera de obligaciones contraídas por el ente económico, por las cuales se deben transferir recursos o servicios a personas naturales o a otros entes económicos.

PASIVOS CONTINGENTES: obligaciones potenciales ciales que pueden convertirse en pasivos reales o desaparecer, dependiendo de circunstancias externas a la empresa.

PASIVOS DIFERIDOS: valores alores que la empresa ha cobrado por anticipado y que le significan la prestación de un servicio futuro o la entrega fu futura de mercancías.

PASIVOS ESTIMADOS: obligaciones bligaciones que existen, pero cuyo valor exacto es incierto y sólo se conocerá en el futuro.

PATRIMONIO: conjunto onjunto de bienes, derechos y obligaciones que pertenecen a una persona natural o jurídica. Valor residual ual de los activos, después de deducir todos los pasivos.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC (PUC): plan elaborado y diseñado en conformidad con los Principios de contabilidad generalmente aceptados, que aboga por un registro uniforme de los hechos económicos realizados por la empresa con el objeto de evaluar en forma permanente la evolución y la situación financiera de las organizaciones, a través de un registro más claro, confiable y comparable.

R RESERVAS: valores que la asamblea general de accionistas o la junta de socios apropia de las utilidades de ejercicios anteriores con el objeto de Mg. Jorge Sánchez Noguera

S SALDO CRÉDITO: saldo aldo d una cuenta en la que el total de los créditos excede al total de los débitos.

SALDO DÉBITO: saldo aldo de una cuenta en la que el total de los débitos excede al total de los créditos.

SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO: sistema empleado para contabilizar las mercancías adquiridas para la venta, y en el cual el inventario final se determina mediante inventario físico.

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANANTE: sistema istema utilizado para contabilizar las mercancías adquiridas para la venta, y que permite conocer permanentemente el inventario existente y el costo de la mercancía vendida.

SOCIEDAD ANÓNIMA: sociedad ociedad también conocida con el nombre de corporación, que requiere para su constitución un mínimo de cinco socios. Su capital se divide en acciones de igual valor, y la responsabilidad de los socios se limita a los aportes de capital.

SOCIEDAD COLECTIVA: sociedad constituida por dos o más socios y una vez con carácter legal forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados, quienes responden solidaria e ilimitadamente por las operaciones ejecutadas por la empresa.

SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA: sociedad ociedad que requiere por lo menos de dos socios capitalistas y cuyo número de socios no debe exceder de 25. Los socios responden hasta por el monto de sus aportes.

SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES: sociedad ociedad que requiere dos tipos de socios: colectivos y Página 39

IESJ

CÓDIGO:

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

comanditarios, estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad, y los segundos limitan la responsabilidad a sus aportes. El capital social está conformado por títulos de igual valor.

SOPORTES: documentos ocumentos de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado, que sirven de respaldo a los hechos económicos.

SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLE: sociedad que requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios. Los socios colectivos comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los comanditarios limitan su responsabilidad de acuerdo con sus aportes.

VALOR EN LIBROS: diferencia iferencia entre el valor histórico ajustado de las propiedades, piedades, planta y equipo y su depreciación acumulada.

SOCIO: cada ada una de las personas propietarias de la sociedad quee se comprometen por las operaciones sociales.

VALUACIÓN DE INVENTARIOS: asignación de valor a las mercancías existentes en el inventario, a través de métodos de reconocido valor técnico, como PEPS, UEPS,, promedio ponderado e identificación específica.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

V

alor asignado originalmente a VALOR NOMINAL: valor las acciones, expresado tanto en la escritura social como en el título correspondiente.

Página 40

IESJ

Ministerio de Educación Nacional Secretaría de Educación y Cultura Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO EMPRESARIAL SAN JOSÉ Sincelejo, Sucre – Colombia

GUÍA DIDÁCTICA No. 2: Para una buena práctica empresarial

CÓDIGO: VERSIÓN: 01 FECHA: 10-08-2011

BIBLIOGRAFÍA ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad Contabilidad, Bogotá, McGraw-Hill, Hill, 1986. 88 p.

BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. Contabilidad Comercial, Mejorar Recursos Humanos en la Empresa,, Bogotá, Norma, 1993. 368 p.

2011 CODIGO DE COMERCIO,, Bogotá, Legis, 20 CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. Doctrinas Sobre Contaduría Pública, Pública Bogotá, Ecoe, 1996. 162 p.

CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia. Contabilidad Universitaria, Universitaria Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 2011 2011.311 p.

MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales. Bogotá: McGraw-Hill, McGraw 1982.

540 p.

NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad Intermedia II, México, Trillas, 1989. 373 p.

General, Medellín, Ediciones diciones Previas, 1988. 294 OSORIO MARÍN, Iván. Elementos Básicos de la Contabilidad General p.

OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera: Análisis, Diagnóstico y Pronóstico, Pronóstico Bogotá, Usta, 1989.

593 p.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES COMERCIANTES, Bogotá, Legis, 2011. 345 p.

REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO COLOMBIANO, Bogotá, Legis, 2011. 852 p.

SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, Organizaciones Bogotá, McGrawHill, 1992. 338 p.

Mg. Jorge Sánchez Noguera

Página 41