Udviklingsprojektet TEMA 3

Temakatalog 3

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 1

Ă…rhus kommune | BeskĂŚftigelsesforvaltningen

Indholdsfortegnelse Introduktion........................................................................................................3 Hvad er grøn bølge og hvor er barriererne?......................................................4 1. Mange organisatoriske enheder....................................................................5 2. Arbejdsgange, snitflader og ansvarsområder................................................5 3. Delt myndighedsansvar.................................................................................6 4. Ventetider på tilbud........................................................................................6 5. Kommunikation..............................................................................................6 6. Ressourcefordeling efter sagsbelastning.......................................................6 Temadrøftelse: Sikring af smidige sagsovergange og bedre kommunikation............................7 Grøn Bølge i aktiveringsstrategien.....................................................................9 Grøn Bølge i aktiveringen for de ikke-forsikrede ledige...................................10 Grøn Bølge i aktiveringen for de forsikrede ledige...........................................11 Temadrøftelse: Hvordan spiller aktiveringsstrategien sammen med målet om grøn bølge?....12 Hvordan kan LEAN skabe grøn bølge?...........................................................13 Temadrøftelse: Hvordan spiller LEAN sammen med målet om grøn bølge?............................14 Hvad er næste skridt?.....................................................................................15

KOLOFON

Tekst: Stine Rasmussen, Merete Morell, DISCUS Layout: Bjarne Gren Århus januar 2010 2 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

Temakatalog 3 Introduktion Dette temakatalog er det tredje i rækken af fem temakataloger i Udviklingsprojektets 2- årige periode. Udviklingsprojektets mål er at skabe fælles fodslag og fælles metoder i indsatsen alt sammen med henblik på at skabe bedre borgerbetjening. Den tredje temadag, der blev afholdt den 22. oktober 2009, satte fokus på temaet ’Grøn bølge – borgerens vej rundt i systemet’.

Temadagen forløb som de forrige to temadage med oplæg, der fra forskellige vinkler satte fokus på udfordringer og løsninger knyttet til dagens tema. Oplæggene blev efterfulgt af gruppedrøftelser, hvor de ca. 70 deltagende medarbejdere tog hul på spændende diskussioner om temaet – i dette tilfælde, hvordan det sikres, at borgeren oplever grøn bølge på sin vej gennem systemet. I dette katalog er hovedlinjerne fra oplæggene og gruppedrøftelserne gengivet i tre afsnit: • Hvad er grøn bølge og hvor er barriererne?

• Grøn Bølge i aktiveringsstrategien • Hvordan kan LEAN skabe Grøn Bølge?

Formålet er at give inspiration til fortsatte drøftelser i jeres lokale afdelinger. Vi håber, I vil tage del i debatten og komme med ideer til, hvordan der sikres smidige sagsovergange, hvordan korteste vej til job og uddannelse sikres, og hvordan der i overensstemmelse med LEAN-principper kan opnås værdiskabende arbejdsgange.

Vil du vide mere om udviklingsprojektet, kan du læse om det på Beskæftigelsesforvaltningens intranet.

God læselyst!

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 3

Hvad er grøn bølge og hvor er barriererne?

På temadagen indledte jobcenterchef Christian Schacht-Magnussen med at indkredse temaet for dagen: Grøn bølge. Hvad vil det sige at skabe grøn bølge på borgerens vej gennem systemet? Og hvor har Jobcenter og Udførerafdeling sine udfordringer i den forbindelse?

En vigtig målsætning for jobcentret og Udførerafdelingen er, at helhedstænkning præger indsatsen.

Det handler om at tænke sin indsats som en del af en større indsats for borgeren og sørge for, at der er et konstant flow i sagen. Det kræver også, at man tænker i at udnytte den tværfaglighed, der er i jobcentret og i kommunen som helhed, og at man er klar over, hvor man skal finde de relevante samarbejdspartnere.

- Grøn bølge handler om at skabe sammenhæng i sagerne, at holde kadencen og undgå huller, hvor indsatsen går i stå’, sagde Christian Schacht-Magnussen i sit oplæg.

Nogle har måske allerede et billede af, hvornår der ikke er grøn bølge i en sag. Christian SchachtMagnussen fremlagde for eksemplets skyld en aktuel historie fra Århus Stiftstidende om, hvordan en ung mand blev sendt fra det ene sted til det andet i sit forsøg på at aflevere en ansøgning om kontanthjælp. Det er naturligvis et enkeltstående eksempel, men den slags historier tjener alligevel som en øjenåbner for, hvor vanskeligt det fra borgerens side kan være at forstå og overskue procedurer og opgavefordelingen i jobcentret.

Jobcentret og Udførerafdelingen er store organisationer sammensat af mange forskellige enheder.

Det betyder, at der er mange flere overgange og snitflader end i mindre organisationer. Samtidig er både Udførerafdeling og jobcenter konstant i forandring for at håndtere stigende krav til indsatsen (dokumentation for indsatsen) og strukturelle forandringer på arbejdsmarkedet. Det er ifølge Christian Schacht-Magnussen vilkår, der giver særlige udfordringer, når det drejer sig om at have det overblik, som det kræver for at skabe klare arbejdsgange og grøn bølge i indsatsen.

I foråret 2009 er der gennemført en arbejdsgangsanalyse i Jobcenter Århus af BDO kommunernes revision. Christian Schacht-Magnussen fremlagde på temadagen seks hovedpointer fra analysen, hvor der peges på konkrete barrierer for effektive sagsgange. På nogle områder har Jobcentret allerede iværksat og/eller planlagt en indsats for at løse problemerne, men formålet med dette temakatalog er netop at sætte en debat i gang decentralt mhp. at komme med flere ideer til at skabe grøn bølge.

4 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

1. Mange organisatoriske enheder Jobcenter Århus er en stor organisation med mange enheder, der løser samme typer arbejdsopgaver, men som er lokaliseret på forskellige adresser i byen. BDOs analyse viser, at der i afdelinger og enheder med ens arbejdsopgaver er forskellige tilgange til opgaveløsningen og forskellige kulturer. Det betyder, at der er en uensartet sagsbehandling, og at samarbejdet mellem disse afdelinger og med fælles samarbejdspartnere vanskeliggøres.

Christian Schacht-Magnussen slog fast, at det ikke er et mål at skabe helt ensartet sagsbehandling, men derimod en fælles tilgang og fælles forståelse af opgaven. En borger i Århus syd skal gerne opleve samme serviceniveau og samme principper for afgørelser i en sag som en borger i Århus nord.

2. Arbejdsgange, snitflader og ansvarsområder BDOs analyse viser, at arbejdsgange, snitflader og ansvarsområder ikke er tydelige for alle i organisationen. Arbejdsgangene opleves som velbeskrevne, men uoverskuelige - man får ikke læst dem regelmæssigt og kan ikke få overblikket.

Denne udfordring stiller nogle krav til både ledere og medarbejdere. Krav til ledere om at sørge for, at information om arbejdsgange og nye procedurer gøres tilgængelig for alle. Krav til medarbejdere om at holde sig opdateret om denne information.

Indtil nu har der været et fælles redskab til det formål i Århus Kommunes Beskæftigelsesforvaltning nemlig BEF-guiden. Men det er alment kendt, at denne database ikke har været tilstrækkeligt opdateret til at udgøre et validt arbejdsredskab. Det vil der blive rettet op på. Christian SchachtMagnussen fortalte på temadagen, at der allerede er iværksat en gennemgang af BEF-guiden med henblik på at opdatere den og rydde op i informationsmængden.

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 5

3. Delt myndighedsansvar Fra arbejdsgangsanalysen konkluderes det, at der ikke i alle dele af organisationen er klarhed over delingen af myndighedsansvaret - hvem har ansvaret for hvad og hvornår?

Analysen viser også, at det ikke er alle medarbejdere, der føler sig ’klædt på’ til at overtage myndighedsansvaret. Risikoen i den sammenhæng er, at sagerne falder mellem to stole, ind til nogen tager sagen.

4. Ventetider på tilbud Der opleves, ifølge BDOs analyse, ventetider til de mest populære tilbud - fx nogle projekter og virksomhedskonsulenterne. Det skaber ’propper’ i sagsgangene, hvis der ikke vælges alternative tilbud.

Den igangværende opdatering af BEF-guiden vil give et bedre grundlag for at orientere sig om alternative tilbud i tilbudsviften. Samtidig arbejdes der bestandigt på at rydde op i tilbuddene, så der så vidt muligt er de tilbud, der er brug for.

5. Kommunikation Der er lang vej ud i alle dele af organisationen, hvorfor kommunikation om vedtagne beslutninger kan være lang, langsom og forskelligartet, konkluderes det i BDOs analyse. Det kan medføre, at ikke alle får samme besked samtidig, hvilket skaber uklarhed om arbejdsgange, snitflader og ansvarsfordeling, og det besværliggør samarbejdet.

Christian Schacht-Magnussen fortalte på temadagen, at han fremover vil være ekstra opmærksom på, at kommunikationen hele vejen ud i organisationen bliver bedre, og at han selv vil bestræbe sig på at kommunikere mere direkte til medarbejderne på centrene.

6. Ressourcefordeling efter sagsbelastning BDOs analyse har vist, at sagsbelastningen i dele af organisationen er for stor, og at det skaber flaskehalse i sagsgangene.

I forlængelse heraf fortalte Christian Schacht-Magnussen, at jobcentret på den baggrund har udarbejdet en ny ressourceallokeringsmodel. Ressourcerne tildeles på baggrund af den model til de områder og afdelinger, hvor sagsmængden er størst eller tungest.

6 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

Temadrøftelse: Sikring af smidige sagsovergange og bedre kommunikation Deltagerne på temadagen blev bedt om at forholde sig til Christian Schacht-Magnussens oplæg om BDOs analyse af barrierer for grøn bølge, og der var generelt genkendelse af udfordringerne.

Kulturforskelle Mange medarbejdere kan nikke genkendende til, at der er kulturforskelle mellem de fire decentrale jobcentre. Der er forskellige opfattelser af, hvilken form for sagsbehandling, der er den rigtige, og hvilket serviceniveau der er acceptabelt. Det betyder, at borgerne modtager forskellig sagsbehandling og service alt efter, hvor i byen borgeren bor, men også at der opstår udfordringer, når to jobcentre eller afdelinger skal samarbejde eller overtage sager fra hinanden.

Der var enighed om, at det er vigtigt at fremme tilliden og loyaliteten mellem de fire job-centre, således at der i højere grad er tillid til, at de afgørelser eller vurderinger, der er foretaget på en sag, der overgår til et andet center, er korrekt og velbegrundet. Deltagere på workshoppen fortalte om tendenser til, at sagerne startes op på ny, når en borger skifter jobcenter, idet der ikke er tiltro til, at det afgivende jobcenter har foretaget de rigtige vurderinger i sagen. Der er også erfaringer med, at afdelinger afviser videresendte sager, hvis der er den mindste fejl/mangel i det fremsendte, hvilket betyder, at en sag går i stå, mens den sendes frem og tilbage mellem afdelinger.

I den forbindelse blev der fra nogle medarbejdere stillet forslag om faste koncepter for indhold i jobplaner og overleveringer af sager. Der kom også forslag om tjeklister, som skal udfyldes af afgivende team/afdeling/leverandør.

• • •

Hvordan kan tilliden mellem jobcentre, afdelinger og kolleger fremmes?

Hvad skal der til for at give en bedre overlevering af sager?

Er et fast koncept eller en tjekliste til brug ved overlevering af sager en løsning og hvad skal denne i så fald indeholde?

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 7

Uensartet og langsommelig kommunikation Der kommer ofte nye instrukser i Jobcenter og Udførerafdeling, og deltagerne på temadagen bekræfter billedet af, at kommunikation om vedtagne beslutninger kan være lang, langsom og uensartet. De gav eksempler på, at man i nogle dele af organisationen har arbejdet videre efter tidligere gældende principper eller strategier, som, der ellers er truffet afgørelse om, ikke skal anvendes mere. Det har ifølge disse medarbejdere samtidig medført unødvendige diskussioner med kolleger om, hvilken tilgang, der skulle anvendes. Flere efterspørger i den forbindelse også klare begrundelser fra ledelsen for de nye strategier og instrukser. Der var på temadagen generelt enighed om, at det dels er et ledelsesansvar at kommunikere nye instrukser ud og dels et medarbejderansvar at opsøge den tilgængelige information.

BEF-guiden blev i sin tid oprettet med det formål at afløse papirinstrukser og opfylde behovet for en fælles vidensdatabase , hvor informationen altid lå tilgængelig, når behovet opstod. Deltagerne på temadagen var enige i, at den varslede opdatering af BEF-guiden er tiltrængt. Der er dog også flere, der mener, at det ikke er tilstrækkeligt med en opdatering af indholdet. Nogle mener, at der også er behov for en bedre søgefunktion efter samme principper som Google. Flere påpeger desuden nødvendigheden af, at tilliden til databasen som validt arbejdsredskab genetableres.

• Hvordan skal BEF-guiden opdateres, hvis I skulle have mere glæde af den?

8 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

Grøn bølge på enkeltsagsniveau I drøftelserne på temadagen var der enighed om, at ikke kun den generelle kommunikation om nye instrukser er vigtig. Kommunikation på enkeltsagsniveau er en mindst lige så vigtig faktor for målet om grøn bølge i borgerens vej gennem systemet. Medarbejdere på temadagen oplever, at i tilfælde, hvor man kender sine samarbejdspartnere godt eller sidder på samme adresse, fungerer videndeling og samarbejdet om fælles sager - man orienterer hinanden løbende om udvikling i sagen og hører hinanden om centrale beslutninger.

Når man ikke sidder på samme adresse, er kommunikationen på enkeltsagsniveau en større udfordring. Da de færreste medarbejdere kan være tilgængelig på telefonen hele dagen, må megen kommunikation foregå skriftligt. I samme forbindelse fortæller deltagere på temadagen, at der er behov for højere kvalitet i fælles skriftligt materiale om den enkelte borger. Fx om beskæftigelsesmål og beskrivelser i jobplaner, som er bærende elementer i borgerens sag.

Flere deltagere på temadagen pointerede vigtigheden af, at sagsbehandlere, konsulenter eller vejledere foran i planlægningen på en borgers sag, således at der ikke skal ventes på grønt lys for at komme videre. Det er vigtigt, før et forløb går i gang at forholde sig til, hvad der skal ske bagefter, så der ikke kommer en ”død” periode, hvorefter sagen skal genopfriskes og fortsætte.

• • •

Hvordan kan videndelingen på sagerne blive bedre?

Kan I nævne 5 gode principper for god videndeling, som bidrager til grøn bølge?

Hvor kan man på jeres arbejdsområde være bedre til at være på forkant med planlægningen, så borgeren ikke skal opleve at vente på grønt lys for at komme videre?

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 9

Grøn Bølge i aktiveringsstrategien På temadagen fremlagde Claus Bislev og Karin Rasmussen de principper i aktiveringsstrategien for henholdsvis de ikke-forsikrede og de forsikrede ledige, som har til hensigt at skabe grøn bølge i indsatsen.

Grøn Bølge i aktiveringen for de ikke-forsikrede ledige

Der er flere principper i aktiveringsstrategien for de ikke-forsikrede ledige, som spiller sammen med målet om grøn bølge. På temadagen fremlagde Claus Bislev de fire vigtigste.

Det helt overordnede princip om at vende den ledige i døren, når vedkommende søger kontanthjælp, har flere formål, men et vigtigt formål er at afprøve den lediges muligheder for ved egen ustøttet jobsøgning at komme i arbejde. Det betyder, at tilstrømningen til kontanthjælpsområdet begrænses til de, der har behov for støtte til at komme i beskæftigelse. Og ledige, der ved egen hjælp kan finde job, undgår at bruge unødig tid på aktivering/afklaring.

Princippet om straks aktivering/straks afklaring har til formål, at indsatsen for de ikke-forsikrede ledige sættes i gang fra dag 1. Der arbejdes til stadighed på at kunne give det tilbud til alle ikke-forsikrede ledige og på at have de rigtige tilbud. Samtidig er det i dag sådan, at løntilskud først kan iværksættes efter 26 ugers ledighed. På den baggrund har man oprustet og forlænget aktiverings- og afklaringsforløbene.

I aktiveringsstrategien arbejdes der efter princippet om, at aktivering skal være ubrudt og der arbejdes hele tiden på, at der opstår færre stop/go situationer i aktiveringsforløbene. Det bærende i disse principper om at gøre aktiveringen ubrudt er, at straksafklaring efterfølges af virksomhedspraktik, og straksafklaringen afsluttes ikke, før der er etableret en virksomhedspraktik.

10 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

Grøn Bølge i aktiveringen for de forsikrede ledige Karin Rasmussen fremlagde på temadagen de principper i aktiveringsstrategien for forsikrede ledige, som spiller sammen med målet om grøn bølge. Udgangspunktet for indsatsen for de forsikrede ledige er, at de er jobparate. Et kendetegn ved denne gruppe ledige er desuden, at de har sat sig ind i, hvad deres rettigheder er, og hvilken service de som minimum har krav på. Det afspejles i aktiveringsstrategiens principper.

Det overordnede fokus på rettidighed gælder for hele jobcentret og også indsatsen for forsikrede ledige.

Et vigtigt princip i aktiveringsstrategien er tilbud til tiden. Det betyder, at der er stort fokus på, at tilbud om fx samtale, 2 ugers jobsøgningsforløb, infomøde og individuelt jobsøgningsforløb samt selvvalgt uddannelse falder inden for de lovgivningsbestemte frister.

For at sikre, at samtalerne holdes til tiden og for at sikre, at der holdes et højt fagligt niveau i samtalerne, arbejdes der ud fra et princip om zoneopdækning og ikke mandsopdækning. Borgeren har således ikke fast sagsbehandler gennem sit ledighedsforløb, men kommer til en aktiveringsmedarbejder, når samtalen handler om aktivering og en virksomhedskonsu-lent, når samtalen handler om jobsøgning.

Ifølge lovgivningen har forsikrede ledige inden for første ledighedsperiode krav på 6 ugers selvvalgt uddannelse/kursus. Et princip i indsatsen for de forsikrede ledige er imidlertid også at sikre korteste vej til job. Derfor er fokus i indsatsen også på, at alle jobsøgningsmuligheder er udtømt, før der iværksættes faglig opkvalificering. Med til det billede hører, at 95 % af alle forsikrede ledige har en uddannelse.

En del af strategien er desuden, at anvendelsen af anden aktør skal understøtte og aflaste jobcentret og bruges derfor strategisk til bestemte grupper. Flere af disse private aktører har fået overdraget opgaver med myndighedsansvar, for at sagsgangen kan forløbe med så få stop/go situationer som muligt. Grøn Bølge er ikke kun en målsætning for indsatsen for borgeren, men også for samarbejdet med fx anden aktør. Derfor er jobcentrets samarbejde med anden aktør samlet på et særligt ”anden aktør-team”, der tager mod alle henvendelser og spørgsmål fra anden aktør til jobcentret.

• Ved hvilke tilbud oplever I ventetider og flaskehalse? Hvad er det, der gør disse populære tilbud særligt gode?

• Oplever I andre barrierer for grøn bølge på aktiveringsområdet? Hvilke?

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 11

Temadrøftelse: Hvordan spiller aktiveringsstrategien sammen med målet om grøn bølge?

Medarbejderne på temadagen blev bedt om at overveje, hvor de oplever barrierer for grøn bølge, når borgeren skal i aktiverings- eller afklaringstilbud.

Drøftelserne på temadagens workshop om aktiveringsstrategien viste, at der opleves udfordringer med flaskehalse og ventetider til populære tilbud og manglende overblik over tilbudsviften.

Det opfattes som et generelt problem, at der er ventelister på de ”populære” tilbud og overkapacitet på andre, som sjældent bruges. Flere deltagere fortæller, at tilbudsviften er svær at få overblik over, og at det derfor i høj grad beror på den enkelte sagsbehandlers erfaring, hvilke tilbud sagsbehandleren anvender. Derfor er nye tilbud længe om at blive implementeret i den daglige brug. Der blev derfor fra mange deltagere ytret ønske om, at der bliver ryddet op i tilbudsviften og at kapaciteten på de mest populære tilbud udvides (fx flere pladser og løbende optag, så borgerne ikke skal vente på at komme i gang).

Aktiveringen for de ikke-forsikrede ledige er underlagt et kvotesystem, som er budgetmæssigt bestemt.

Dette betyder, at sager må vente eller visiteres andre stedet hen, hvis der lukkes pga., at kvoten på det pågældende område er opbrugt. Det opleves af mange medarbejdere som et ufleksibelt system, som ofte medfører stop/go situationer. Flere medarbejdere mente, at det ville være oplagt at flytte personaleressourcerne derhen, hvor behovet er. Fx blev det foreslået, at virksomhedskonsulenter bør kunne tage flere sagstyper og dermed også kunne flyttes mellem grupperne, når der er pres på en gruppe og mindre pres på en anden.

Flere pointerede også, at målet om grøn bølge i aktiveringsstrategien ikke kun bør handle om, at et nyt tilbud starter, når et andet slutter, men at det nye tilbud også skal kunne vise noget nyt og belyse sagen yderligere.

12 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

Hvordan kan LEAN skabe grøn bølge?

På sygedagpengeområdet har man igennem længere tid arbejdet med at forenkle og optimere arbejdsgangene efter principperne i LEAN. På Temadagen fremlagde kontorchef Søs Nielsen (Jobcenter Nord) og afdelingsleder Mette Skov Seiersen (Jobcenter Vest) principperne i LEAN samt nogle eksempler på, hvilke initiativer til optimering af arbejdsgangene, der er gennemført på den baggrund.

Centrale principper i LEAN er: • At identificere de arbejdsgange, der skaber værdi for kunden • At fjerne de ikke værdiskabende arbejdsgange • At skabe flow omkring de værdiskabende arbejdsgange • At lade slutkunden trække ydelserne igennem systemet • At stræbe efter det perfekte med løbende forbedringer På sygedagpengeområdet har dette fokus på at optimere de værdiskabende arbejdsgange bl.a. medført indførelsen af en ensartet organisering af sygedagpengeafdelingerne. Organiseringen bygger på erfaringerne fra Jobcenter Nord, hvor der er gode erfaringer med en opdeling eller specialisering på opgaverne med dagpengemodtagelse (DPM) og opgaverne med dagpengeopfølgning (DPO). DPM beholder de sager, hvor der ikke skal foretages en indsats, mens de øvrige sager straks-visiteres til DPO. Med den opdeling bruges mindre tid på sager, der forventes at løse sig selv, mens der frigives tid til de mere komplicerede sager. Sygedagpengelovgivningen indeholder mange frister for sagsbehandlingen. Hvis administrationen ikke overholder disse frister, bortfalder statsrefusionen. Derfor er der også etableret et vikarkorps, der sikrer, at organisationen er bemandet således, at det er muligt at overholde disse frister, når sygedagpengemedarbejdere holder ferie eller er sygemeldt.

En vigtig del af LEAN er målinger på de parametre, der er valgt som målsætninger. Fx: • får borgerne de tilbud, de skal have?

• hvor mange sager kan man have og stadig nå sit arbejde?

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 13

Temadrøftelse: Hvordan spiller LEAN sammen med målet om grøn bølge?

Deltagerne på temadagen blev bedt om at forholde sig til, om LEAN kan anvendes i andre dele af Jobcentret eller i Udførerafdelingen.

Generelt var der en opfattelse af, at LEAN kan være et godt redskab til at se med nye øjne på opgaverne og løsningen af disse. Mange deltagere kunne se mulighederne i at bruge LEAN til at gøre administrative opgaver mindre ressourcekrævende eller snitflader mellem afdelinger/leverandører mere tydelige og velbeskrevne. Samtidig så mange også vanskeligheder ved at skære ikke-værdiskabende processer helt væk.

Deltagere på temadagen foreslog at tænke i LEAN principperne på IT området. ’IT skal understøtte effektive arbejdsgange, ikke sinke dem’ udtrykte en medarbejder. Medarbejdere fortæller næsten samstemmende, at visse dele på IT området ikke er værdiskabende. Workbase kræver mere registrering, end lovgivningen og sund fornuft tilsiger, udtrykker en medarbejder. Der berettes også om, at det kræver uhensigtsmæssigt mange klik at navigere rundt i systemet eller oprette nye sider i en journal. Andre fortæller, at systemet arbejder langsomt eller er for tungt til at kunne køre på computeren.

• Hvor er de værdiskabende arbejdsgange i jeres afdeling?

• Hvilke arbejdsgange skaber ikke værdi for borgeren?

• Hvordan skaber I flow omkring de værdiskabende arbejdsgange?

14 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

Hvad er næste skridt?

På baggrund af jeres lokale drøftelser af emnerne i dette temakatalog vil der blive lavet en opsamling, som I vil kunne finde på intranettet under punktet ”Jobcenter Århus”, ”Udviklingsprojektet”. Resultaterne af de lokale drøftelser vil være med til at danne grundlag for den videre proces i Udviklingsprojektet, herunder bl.a. hvilke emner de kommende temadage i projektet skal beskæftige sig med.

Som et led i processen mellem projektets temadage er der blevet etableret et ambassadørforum, hvor forskellige medarbejdere vil få mulighed for at deltage. Der afholdes et ambassadørmøde umiddelbart før temakataloget sendes ud til alle medarbejdere.

Formålet med mødet er at klæde de lokale ambassadører på til at drøfte og videreformidle de centrale pointer fra temadagen til de medarbejdere, som ikke deltog. Ligeledes er det et forum, hvor medarbejderne kan få idéer fra andre dele af organisationen samt give input til fremtidige temadage og aktiviteter i projektet.

I Udviklingsprojektet vil der blive afholdt yderligere to temadage. Den næste temadag vil blive afholdt den 15. april 2010. Dagens tema er endnu ikke endeligt fastlagt. Hvis du har en god idé eller et ønske om et tema, vi skal tage op i Udviklingsprojektet, er du velkommen til at skrive til en af projektets tovholdere.

Hvis I har spørgsmål til Udviklingsprojektet eller gode ideer, er I velkommen til at kontakte enten Merete Morell (memj@aarhus.dk) eller Morten Hedegaard (mhej@aarhus.dk).

TEMAkatalog 3 | Udviklingsprojektet | 15

+? =!

Udviklingsprojektet Jobcenter Århus • Værkmestergade 3-5 • 8000 Århus C • tlf: 8940 2000

16 | Udviklingsprojektet | TEMAkatalog 3

w w w. j o b c e n t e r - a a r h u s . d k