Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 by jobcenter

Virksomhedsplan 2008-2009 Beskæftigelsesforvaltningen

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 Århus Kommune | Beskæftigelsesforvaltningen

| 1

Virksomhedsplan 2008-2009 Beskæftigelsesforvaltningen Indhold

1. Forord .................................................................................................................................................. 3 2. Virksomhedsmodellen.......................................................................................................................... 5 3. Ydre Vilkår ........................................................................................................................................... 7 4. Grundlag og strategi for Beskæftigelsesforvaltningens arbejde i 2008 og 2009................................. 8 5. Ressourcer......................................................................................................................................... 13 6. Organisation....................................................................................................................................... 15 7. Ydelser............................................................................................................................................... 22 8. Forventet effekt................................................................................................................................... 30 9. Kommunikation og omdømme........................................................................................................... 32

KOLOFON

Tekst: Vibeke Jensen, Henriette Halgaard Rasmussen Grafisk idé, layout og fotos: Bjarne Gren Udgiver: Århus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen, Jægergården, Værkmestergade 15, 8100 Århus C august 2008

2 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

Forord – udfordringer i 2008 Fokus på resultater I 2008 og 2009 er der fokus på resultater. Med afsæt i Beskæftigelsesforvaltningens fælles strategi for de kommende to år, har vi defineret en ramme, der både skal afspejle vores handlinger og måde at arbejde på. Vores strategi tager udgangspunkt i, at borgeren er i centrum. Vi er her for borgernes skyld, og primært er det vores mål at øge mulighederne for, at kontanthjælpsmodtagere og folk på sygedagpenge bliver i stand til at forsørge sig selv.

Stort fald i antallet af kontanthjælpsmodtagere Det forgangne år har været præget af højkonjunkturer, hvilket har været tydeligt at aflæse på ledighedskurven. Siden januar 2006 og frem til maj 2008 er antallet af ledige på kontanthjælp faldet fra 9.030 til 6.100. Det er primært ledige i matchgrupperne 1-3, der for alvor har fået fat på arbejdsmarkedet, men også mange af de svageste ledige er kommet godt med. Det gælder blandt andet flygtninge og indvandrere, hvor vi med de seneste opgørelser kan konstatere, at kommunen for andet år i træk har nået sit ambitiøse mål om, at beskæftigelsesprocenten for denne målgruppe skal stige med mindst tre procentpoint om året.

Sygedagpengeområdet er den store udfordring Den helt store udfordring på vores område i 2008 og de kommende år er sygedagpengemodtagerne. I Århus og på landsplan kan vi desværre konstatere en stigning specielt i antallet af de langvarigt sygemeldte. Med afsæt i vores aktuelle strategi og handleplan på sygedagpengeområdet, arbejder vi målrettet både med at styrke indsats overfor borgerne og skabe bedre forudsætninger for sygedagpengemedarbejdernes opgaveløsning, så de i endnu højere grad end hidtil kan støtte sygemeldte borgere i fastholdelse eller tilbagevenden til arbejdsmarkedet.

Beskæftigelsesområdet er komplekst Generelt set er beskæftigelsesområdet præget af stor kompleksitet. Virksomhedsplan 2008 og 2009 er et helt konkret billede på denne kompleksitet, idet vi også her skal sammentænke og omsætte visioner, værdier, konkrete mål, strategier, beskæftigelseshandlingsplan og afdelingernes virksomhedsplaner – og det på mange forskellige niveauer. Vores dagligdag er præget af, at vi arbejder med en kompliceret lovgivning. Samtidig skal vi sikre rettidig-

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

hed og korrekt drift. Vi skal have fokus på, at vores arbejdsgange er så effektive og smidige som muligt, og vi skal kunne dokumenter vores indsats og resultater - blot for at nævne nogle af de udfordringer, vi dagligt stilles overfor. Og det uanset om vi arbejder som sagsbehandler, jobkonsulent, administrativ medarbejder eller kontorchef. I denne kompleksitet skal vi kunne ”levere varen”. Og det gør vi allerbedst, når vi er tilfredse på vores arbejde. Derfor er et af vores helt centrale strategiområder da også den gode og attraktive arbejdsplads.

Den gode og attraktive arbejdsplads Den gode og attraktive arbejdsplads er noget, vi i fællesskab skal arbejde for at opretholde og skabe. For mig betyder det, at vi i langt højere grad skal have fokus på arbejdsmiljø, medarbejdertilfredshed, medarbejderudvikling og ledelsesudvikling. Hvad betyder det? Hvordan bidrager man til det? Det kan spænde lige fra flekstid og frugtordninger til kompetenceudvikling og indflydelse på eget arbejde.

4 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

Den gode og attraktive arbejdsplads skal sikre, at vi både kan tiltrække nye fagligt kompetente medarbejdere og fastholdelse de mange dygtige medarbejdere, vi allerede har.

Sammenhæng i indsatsen En særlig udfordring for beskæftigelsesområdet er, at få indsatsen til at hænge sammen. Borgerne er ofte i kontakt med flere dele af systemet. I de kommende år vil vores resultater afhænge af, om vi hele tiden kan skabe ”grøn bølge” igennem systemet, så der fx ikke opstår ventetider og at der er en progression i indsatsen. Min vurdering er, at der udføres en engageret og professionel indsats i beskæftigelsesforvaltningen, denne positive udvikling skal styrkes i den kommende år,- så vi opnår endnu bedre resultater. Med venlig hilsen Vibeke Jensen Beskæftigelseschef

2. Om virksomhedsmodellen - En model - en forenkling af virkeligheden Beskæftigelsesforvaltningen befinder sig – som mange andre offentlige serviceproducerende virksomheder – i en kompleks struktur med en sammensat og differentieret opgaveportefølje og under konstant forandring og udefrakommende pres.

I virksomheder med så stor en spændvidde i opgaverne er det vigtigt at have et fælles sprog og en fælles referenceramme. Med Århus Kommunes virksomhedsmodel har vi en fælles referenceramme for arbejdet med hele tiden at udvikle bedre og billigere tilbud til kommunens borgere.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Virksomhedsmodellen tager udgangspunkt i de ydre vilkår, som Beskæftigelsesforvaltningen er underlagt i f.eks. lovgivningen, regeringens årlige økonomiaftale med kommunerne, befolkningsudviklingen, samfundskonjunkturerne, mediernes omtale m.v.

Virksomhedsmodellen er således vores fælles platform for service- og kvalitetsudvikling og vores fælles sprog. Virksomhedsmodellen er derfor også det naturlige grundlag for nærværende virksomhedsplan og den danner strukturen i planen.

De ydre vilkår påvirker Beskæftigelsesforvaltningens grundlag og strategi, som også omfatter byrådets vision og værdier for Århus Kommune og for Århus som by-samfund og de overordnede politiker i kommunen.

I kapitel 3 har vi forsøgt at ridse de væsentligste ydre vilkår op.

Virksomhedsmodellen fremhæver i sit tredje lag: ”Mål og handlinger”, sammenhængen mellem: • • • •

Ressourcer Organisation Ydelser Effekt

Beskæftigelsesforvaltningen sætter sine ressourcer - i form af budget, medarbejdere, kompetencer og teknologi m.v. - ind på at levere forskellige ydelser. Dette sker gennem en organisation, som fastlægger, hvordan arbejdet tilrettelægges, hvordan brugeren inddrages og hvordan ledelse og samarbejde m.v. skal udøves. Ydelserne, som typisk er serviceydelser eller myndighedsopgaver, har et fastlagt formål, hvor effekten søges målt med faglige standarder og/eller brugeroplevet tilfredshed.

6 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

I kapitel 4: ”Grundlag og strategi for Beskæftigelsesforvaltningens arbejde i 2008 og ’09” fortæller vi om vores vision, mission og værdier, samt den strategiplan vi har lagt for de næste par år. I kapitel 5 findes en beskrivelse af organisationens ressourcer og de mål vi har for bedst mulig ressourceudnyttelse. Organisationen – bredt forstået og omfattende teknologi og politikker m.v. er beskrevet i kapitel 6. Vores ydelser og mål for disse findes i kapitel 7 og den forventede og tilsigtede effekt i kapitel 8. Endelig er vores omdømme og bestræbelsen på at bevare det vi har og endda forbedre det, beskrevet i sidste kapitel – kapitel 8: ”Kommunikation og omdømme”.

3. Ydre vilkår Beskæftigelsesområdet har en række ydre vilkår, som sætter rammerne for såvel servicen overfor borgerne, systemets effektivitet som resultaterne af indsatsen. Af særlig stor betydning er samfundets generelle økonomiske udvikling og efterspørgslen efter arbejdskraft. De seneste års økonomiske vækst samt den markante stigning i efterspørgslen på arbejdskraft er et tydeligt eksempel herpå. Antallet af ledige er faldet markant, både for borgere som er tæt på arbejdsmarkedet og borgere, der har forskellige vanskeligheder. Virksomhederne har efterspurgt og massivt manglet arbejdskraft. Personer, der tidligere havde svært ved at klare sig i konkurrencen om jobbene, får nu også en chance. Efterspørgslen på arbejdskraft bliver også i den kommende periode den centrale ydre faktor, som sætter rammerne for Beskæftigelsesforvaltningens arbejde. Meget tyder på, at det økonomiske opsving er aftagende, og det centrale spørgsmål bliver, hvorledes det påvirker muligerne for de ledige kontanthjælpsmodtagere. Samtidig er vi en situation, hvor seniorernes afgang langt overstiger tilgangen på arbejdsmarkedet. Samspillet mellem de to faktorer bliver rammesættende for vores indsats. Vi er samtidig i en situation, hvor der er flere personer på sygedagpenge end personer på kontanthjælp, hvilket i de kommende år vil udfordre såvel vores metodik som styring af området.

forhold i sagsbehandlingen, ikke mindst rettidighed i opfølgningen på såvel kontanthjælps- som sygedagpengeområdet. Området er blevet og må forventes i stigende grad at blive nationalt reguleret og vurderet. Et redskab her til primært Arbejdsmarkedssstyrelsen database Jobindsats.dk, hvor udviklingen på overførselsesområdet i alle landets kommuner kan følges, og resultaterne benchmarkes. Lovgivningen om annonceringspligt og konkurrenceudsættelse er også vilkår, som vil få stadig stigende betydning for anvendelse af beskæftigelsesrettede tilbud. Historisk har beskæftigelsesområdet i kommunerne selv drevet en række tilbud. Disse tilbud vil i fremtiden i langt højere grad blive sammenlignet med tilbud fra private aktører på markedet. Sidst, men ikke mindst, de lokale rammer for økonomien. Det indebærer, at vi til stadighed skal udvikle vores effektivitet, så vi under stramme økonomiske rammer kan skabe resultater.

En række andre forhold i de ydre vilkår, som kan fremhæves, er lovgivningen og styringen af området. I de senere år har der været stor fokus på processuelle

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

4. Grundlag og strategi for Beskæftigelsesforvaltningens arbejde i 2008 og ’09 Vision

Visionen skal forstås som en idealtilstand, der stræbes efter men som måske aldrig bliver realiseret. Visionen er den ”drøm”, som vi i det daglige arbejde skal styre efter, og som er styrende for vores mission og værdier. Visionen for beskæftigelsesforvaltningen tager udspring i den overordnede vision for Århus Kommune:

Århus - en god by for alle - en by i bevægelse - En god by for alle

I Beskæftigelsesforvaltningen lægger vi stor vægt på ordet: ”Alle”. Alle borgere skal indgå som ansvarlige og respekterede deltagere i fællesskabet. For Beskæftigelsesforvaltningen betyder det, at de borgere som af den eller anden grund er ude af arbejdsmarkedet skal støttes i opnå tilknytning til arbejdsmarkedet og at tage ansvar for eget liv og udnytte egne evner. Vores opgave er i høj grad – med mindst mulig indsats - at mobilisere relevante ressourcer hos brugeren. Det betyder, at vores indsats skal være smidig, individuel og differentieret i forhold til den brugerens behov. ”Alle” betyder også, at der skal være plads til forskellighed. Vi skal i vores arbejde være med til at signalere i samfundet at mangfoldigheden er et gode. Vi skal

8 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

altid se på muligheder frem for begrænsninger, så vi får skabt plads til alle.

- En by i bevægelse

Beskæftigelsesforvaltningen skal bidrage aktivt til at holde byen i bevægelse. Vi skal være med til at sørge for, at byens virksomheder får den fornødne og kvalificerede arbejdskraft. Samtidig skal vi samarbejde med virksomhederne om at få skabt plads til de borgere, som kun kan deltage på arbejdsmarkedet på særlige vilkår, og finde løsninger som både borgeren og virksomheden kan profitere af. ”Bevægelse” betyder også, at vores egne tilbud til borgeren skal bygge på viden og hele tiden udvikles i forhold hertil. Vi skal være kreative, dristige og innovative i vores arbejde med at støtte ledige til fodfæste på arbejdsmarkedet.

Mission

Beskæftigelsesforvaltningen skal støtte kommunens borgere i at få eller bevare fodfæstet på arbejdsmarkedet. Beskæftigelsesforvaltningen skal endvidere medvirke til, at disse borgere kan tage ansvar for eget liv og udnytte egne evner. Vi skal støtte de ledige i at finde den korteste vej til beskæftigelse. Alternativt støtte uddannelse på ordinære vilkår. Vi skal samarbejde med kommunens virksomheder og være en aktiv medspiller i forhold til disse med hensyn til mobilisering af arbejdskraft. Vi skal samtidig samarbejde

Århus - en god by for alle - en by i bevægelse med virksomhederne om, at finde løsninger for borgere, som har behov for særlige vilkår på arbejdsmarkedet.

ningen. Vi er en rummelig arbejdsplads og forvaltning, som betragter mangfoldighed som en styrke.

Værdier

Vi er fagligt engagerede og motiverede i opgaveudførelsen. Vi sætter pris på nye ideer og initiativer. Vi arbejder effektivt og målrettet. Vi skal beskytte hinanden mod dårligt arbejdsklima gennem åbenhed og dialog, så vi kan fastholde engagementet.

Århus Kommune har som organisation et fælles værdigrundlag. Værdierne: troværdighed, respekt og engagement kendetegner den måde vi i vores daglige arbejde agerer på. Det gælder i forhold til den enkelte medarbejders kontakt med borgere, virksomheder og andre interne og eksterne samarbejdspartnere. Det gælder i samværet og dialogen med kollegerne, og det gælder i den overordnede ledelsesmæssige styring og i vores personaleledelse.

Troværdighed

Vi står ved det, vi siger. Man skal kunne have tillid til os. Tillid er forudsætningen for at samarbejdet med borgeren, virksomhederne, øvrige samarbejdspartnere - såvel eksterne som interne - kan lykkes. Tillid opnås gennem troværdighed.

Respekt

Vi møder borgere, eksterne samarbejdspartnere og hinanden med respekt. Respekt betyder, at man er bevidst om egne fordomme og villig til at skubbe dem til side. Vi skal altid i vores dialog lægge stor vægt på åbenhed, ansvarlighed og tolerance, så enhver oplever respektfuld behandling fra Beskæftigelsesforvalt-

Engagement

Strategi

Grundlaget for Beskæftigelsesforvaltningens arbejde er vores vision, mission og værdier. I det grundlag ligger vores forestilling om, hvad vi stræber efter og hvad vi er ”sat i verden for”. For at kunne realisere vores mission må vi have en strategi. Strategien er svaret på spørgsmålet til mission: ”Hvordan gør vi det så?”. I en organisation som Beskæftigelsesforvaltningen, hvor der produceres vidt forskellige ydelser, og hvor ydelserne kun i nogen grad kan standardiseres, er det særligt vigtigt med en fælles strategi. Alle i Beskæftigelsesforvaltningen skal trække på samme hammel, og alle medarbejdere skal opleve, at de i deres daglige arbejde er med til at realisere en mission. Vi skal gå i takt, men aldrig mere end der skal være plads til at stoppe op og lytte, hvis der er behov for at ændre kursen. Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Beskæftigelsesforvaltningens chefgruppe har udarbejdet en overordnet plan for seks strategiske indsatsområder, der skal sættes fokus på i de kommende to år. Strategierne skal være retningsgivende for vores aktiviteter i Beskæfigelsesforvaltningen de kommende to år. Det betyder, at handlinger og initiativer skal være understøttende og udviklende for strategien. Emnerne er tværgående for hele forvaltningen, men der kan være lidt forskellighed i den vægt initiativerne får i søjlerne. Strategiplanen er allerede i vidt omfang implementeret i en række tiltag rundt omkring i organisationen, og skal sammen med vores værdier og mission styrer den daglige indsats.

10 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

Strategiplan 2008-2009 Beskæftigelsesforvaltningens strategiplan – i daglig tale: Strategidiamanten - har seks facetter, som kort skitseres her. En del af de konkrete tiltag i forhold til diamanten er beskrevet i de kommende afsnit under henholdsvis: ”Ressourcer”, ”Organisation”, ”Ydelser” og ”Forventet effekt”:

- Borgeren i centrum Den øverste facet i diamanten – overlæggeren – er ”Borgeren i centrum”. Årsagen til den placering er, at de øvrige fem indsatsområder alle skal udfoldes i det perspektiv – alt hvad vi gør i Beskæftigelsesforvaltningen skal i sidste ende komme vores borgere til gode. Det er borgerne, vi er her for. I dele af forvaltningen er borgerperspektivet mere åbenlyst end andre steder. Alle afdelinger i Beskæftigelsesforvaltningen har arbejdet med diamanten, og medarbejderne er blevet inddraget i dialogen omkring, hvordan ”Borgeren i centrum” skal udmøntes i de enkelte afdelinger.

- Udvikle effektive arbejdsgange Vi skal altid udnytte vores ressourcer bedst muligt, sådan at vi kan yde mest muligt for de ressourcer, vi har til rådighed. Nogle arbejdsgange, rutiner og kutymer har udviklet sig over tid, men er måske ikke udtryk for ”best practice”. Vi skal derfor se på den måde vi arbejder på – kan det gøres mere effektivt – det vil sige: mindst lige så godt, men med en mindre ressourceindsats.

- Proaktiv kommunikation I Beskæftigelsesforvaltningen er vi stolte af den indsats vi leverer. Vi skal være en organisation som kender sit værd, vi skal have tillid til os selv. Hvis ikke vi har tillid til os selv som organisation, vil vi ikke være troværdige og opnå tillid fra vores omgivelser. Engang imellem oplever vi, at vi får dårlig omtale, og nogle

gange kommer nuancerne ikke med i pressen. I de situationer ligger der altid et stykke oprydningsarbejde, idet det skader organisationens ”selvværd”. Vi skal tage den kritik vi fortjener, og vi skal omstille os, hvis kursen er forkert, men vi skal også værne om alt det gode, vi har bygget op – og vi skal være stolte af det. Beskæftigelsesforvaltningen har fokus på at være mere proaktiv – frem for reaktive – i forhold til kommunikation både eksternt og internt med henblik på at værne om og forbedre vores omdømme.

- Skabe attraktive arbejdspladser Den vigtigste ressource i Beskæftigelsesforvaltningen er medarbejderne. Uden dygtige medarbejdere kan vi ingenting. Medarbejdere der trives og som føler, at vi gør en forskel yder også bedre i forhold til borgerne. Arbejdspladsen skal være attraktiv, så vi kan fastholde de gode kræfter, vi har i organisationen og trække nye til. I de kommende år skal vi have mere fokus på rekruttering og efteruddannelse af de medarbejdere, vi har. Vi skal have fokus på arbejdsglæden og sikre, at den enkelte har gode forudsætninger for at løse opgaverne. Vi skal blive klogere på, hvad det vil sige at være en attraktiv arbejdsplads.

- Udvikling af ledelse Ledelse skal gøre en forskel og positivt påvirke organisationen til at skabe resultater. Ledelsen skal sætte kursen og prioritere ressourceindsatsen. Ledelsen skal være tydelig, og hele tiden have opmærksomhed på vores værdigrundlag, så alle beslutninger træffes

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

i overensstemmelse hermed. Vi har ledere på mange forskellige niveauer i vores organisation, og i den kommende tid vil vi forstærke indsatsen til de forventninger, der er til ledelsen på de forskellige områder.

- Sikring af korrekt drift Troværdigheden i Beskæftigelsesforvaltningen skal kunne aflæses ned i den enkelte sag. Beskæftigelsesområdet er et gennemreguleret område med et meget komplekst lovgrundlag. Det betyder, at der er mange procedurer som skal overholdes, for at vores drift er lovlig. Vores sager bliver gennemgået af revisionen, og opfylder de ikke alle procedurekrav, koster det kommunen penge, idet der skæres i statsrefusionen. Vi kan stadig blive bedre, og vi skal blive bedre. Vi har det sidste år haft stor fokus på den formelle korrekthed i sagsbehandlingen, og vi kan se, at det har skabt forbedringer. Vi leverer dagligt en indsats af høj kvalitet overfor vores brugere – samme omhu og kvalitetsbevidsthed skal kunne læses ned i de enkelte sager. Der er her en sammenhæng til udviklingen af de effektive arbejdsgange, idet disse gerne skulle give et overskud i organisationen til at få korrektheden helt i top.

12 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

5. Ressourcer Ressourcerne er grundlaget for de ydelser Beskæftigelsesforvaltningen leverer. ”Ressourcer” dækker over såvel kompetencer blandt medarbejderne som afdelingens økonomiske grundlag og de fysiske rammer. Beskrivelse af Beskæftigelsesforvaltningens ressourcer Der er pr. 1. januar 2008 i alt ansat godt 1.100 perso-

ner i Beskæftigelsesforvaltningen, inkl. elever, personer i løntilskud samt personer i fleks- og skånejob. Beskæftigelsesforvaltningen har et samlet bruttobudget på 4,8 mia. kr. i 2008. Det er det beløb, der er til rådighed, for at Beskæftigelsesforvaltningen kan løse opgaverne indenfor rammerne af lovgivningen. Nedenfor ses udgifternes fordeling på indsatsområder.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Beskæftigelsesforvaltningens ressourcemål for 2008 Ressourcemålene for 2008 skal bl.a. ses i lyset af ”den attraktive arbejdsplads” og består bl.a. af en nedbringelse af sygefraværet i Beskæftigelsesforvaltningen. Det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder i Beskæftigelsesforvaltningen skal falde med 0,5 dag i forhold til 2005, dvs. maksimum 16,3 sygedage i 2008 pr. ansat. Der vil i 2008 blive gennemført en Arbejdspladsvurdering (APV) i overensstemmelse med beslutningen om, at der skal gennemføres en sådan minimum hvert tredje år samt ved større organisationsændringer.

Ligeledes skal der også i 2008 udarbejdes en samlet plan for kompetenceudvikling for arbejdspladsen. Der skal afsættes min. 2 % af lønsummen til kompetenceudvikling. I forhold til Beskæftigelsesforvaltningens budget er der også i 2008 fokus på at overholde budgettet inden for administration og serviceudgifter. Målsætningen skal ses i lyset af statens påbud til kommunerne om ikke at overskride budgetterne på hhv. administrations- og serviceområderne.

Oversigt over Beskæftigelsesforvaltningens ressourcemål for 2008 Sygefravær

x Det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder skal reduceres med 0,5 dag i forhold til niveauet for 2005.

MUS

x Alle medarbejdere skal tilbydes en udviklingssamtale én gang årligt, hvor der aftales en individuel udviklingsplan.

Kompetenceudvikling

x Der skal udarbejdes en samlet plan for Tværgående mål for kompetenceudvikling for arbejdspladsen. Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse x Der skal afsættes min. 2 % af lønsummen til kompetenceudvikling.

Arbejdspladsvurdering x Der skal mindst hvert 3. år gennemføres en arbejdspladsvurdering (APV). Overholdelse af budget x Budgettet for 2008 skal overholdes (gælder Administration (1.41) og Serviceudgifter (1.42))

14 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

6. Organisation Beskæftigelsesforvaltningens organisation sætter rammerne for, hvordan ressourcerne udnyttes. Derfor er organisationen dynamisk – eller ”organisk” – og tilpasses løbende de ydre vilkår og behov på Beskæftigelsesforvaltningens forretningsområde. Organisationen skal her forstås bredt. Den består både af en struktur der opdeler forvaltningen i forretningsområder for at sikre en optimal arbejdsdeling og samtidig koordinering samt samarbejdsrelationer blandt andet i form af MED-systemet. Organisationen omfatter også administrative rutiner og arbejdsgange som løbende revideres og justeres i forhold til bedst mulig servicering af borgeren. Beskæftigelsesforvaltningens overordnede organisering samt målsætninger inden for organisering er beskrevet nedenfor: Overordnet er Beskæftigelsesforvaltning opdelt i tre driftsenheder – ”søjlerne”: Ydelsescentret, Jobcentret og Udførerafdelingen, som understøttes af to stabsenheder: administrativ og økonomisk stab.

gemliggjort af en tæt central og decentral koordinering af aktivering og ydelse. Der er samtidig foretaget en prioritering af udvikling og strategisk og værdibaseret ledelse. Organiseringen af de enkelte enheder stiller store krav til arbejdsgange. Det er vigtigt, at borgerne oplever en så smidig og hurtig sagsgang muligt i bestræbelserne på at opnå selvforsørgelse eller i forbindelse med arbejdsfastholdelse. Blandt andet har vi vores virksomhedskonsulenter i jobcenteret, som via joblinier på virksomhederne skaber muligheder for afklaring, træning og opkvalificering - meget ofte med et job til følge. Derudover køber vi forløb hos forskellige virksomheder og uddannelsesinstitutioner, mv. Vi driver vi også en del tilbud selv. Det vil være nødvendigt i de kommende år at have en bred buket at forskellige tilbud, da de borgere, vi betjener, har mangeartede behov og forudsætninger. En af de store udfordringer de kommende år er at sikre sammenhæng i vore indsatser og forløb såvel fagligt som organisatorisk.

Den strukturelle organisering af Beskæftigelsesforvaltningen skal afspejle en helhedsorienteret indsats – le-

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

16 |

BeskĂŚftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

Århus Kommunes Integrationspolitik ”At styrke sammenhængskraften i det århusianske samfund, og at alle uanset etnisk eller kulturel baggrund indgår som aktive medborgere med respekt for de grundlæggende demokratiske værdier. Etniske minoriteter skal have reelt samme muligheder, rettigheder og pligter som byens andre borgere.” Århus Kommunes byråd vedtog i juni 2007 en ny integrationspolitik. Ud over en række målsætninger for områderne uddannelse, beskæftigelse og bosætning, indeholder politikken 3 tværgående indsatsfelter. Dette drejer sig om: • • •

Mainstreaming Servicedifferentiering og Borgerinddragelse

Mainstreaming betyder, at integrationspolitikkens tværgående målsætninger gør sig gældende på alle

områder. Integration af etniske minoriteter er ikke en aktivitet for specialister, men er et ansvar, som alle medarbejdere har del i, uanset arbejdsfunktion. Servicediffentiering drejer sig om bekæmpelse af institutionel diskrimination. Institutionel diskrimination foregår oftest ubevidst, og det viser sig f.eks når en gruppe borgere med etnisk minoritetsbaggrund ikke benytter sig af, eller ikke tilbydes et offentligt tilbud på lige linje med borgere fra den etniske majoritet Borgerinddragelse handler om, at det i Århus Kommune er obligatorisk at sikre borgerinddragelse på væsentlige beslutninger med konsekvenser for borgerne. Borgerinddragelse kan ske af mange veje: Det kan f.eks dreje sig om mere formelle skriftlige høringer eller tilfredshedsundersøgelser. Men høringen af borgerne kan på mere uformel vis via dialoggrupper, netværk etc.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Projekt Lean på sygedagpengeområdet Lean handler om at skabe mere værdi med færre ressourcer. Lean betyder trimmet, og går ud på at øge produktiviteten og borgerens tilfredshed gennem effektivisering.

Synligheden er sikret ved ugentlige målinger af sager der påbegyndes, sager der afsluttes, antal sagbehandlere, gennemsnitlig antal sager pr. sagsbehandler og overskredne advis.

Lean tankegangen har gennem det sidste halvandet år været i fokus på sygedagpengeområdet.

Gennemskueligheden på tværs bruges til at forbedre og benchmarke de respektive områder.

Det konkrete mål er at øge produktiviteten med 25% gennem bedre styring, fjernelse af spild og indførelse af én fælles bedste praksis.

Lederne har fået nye værktøjer til at lede, motivere og styre med. Lederne kan med denne målstyring prioritere indsatsen og dermed nå resultater.

Produktiviteten tænkes øges gennem: • Forbedring af trivsel • Øget sagsflow og dermed mindre sagsbunker • Alle advis håndteres inden for fristen Det har fra begyndelsen været ambitionen at skabe ensartethed, synlighed og gennemskuelighed i hele sygedagpengeområdet. Ensartetheden er sikret ved, at alle skal følge ”fælles bedste praksis”. Det gælder arbejdsgange, styring og organisering mv.

18 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

MED udvalget i Beskæftigelsesforvaltningen Et centralt samarbejdsforum i Beskæftigelsesforvaltningen er MED-strukturen. Det overordnede MEDudvalg understøttes af underudvalg blandt andet vdrørende arbejdsmiljø og uddannelse. Derudover er der lokale MED-udvalg i de enkelte afdelinger eller lokale arbejdssteder.

Medlemmer i MED udvalget: Vibeke Jensen (formand) Helle Rix (næstformand) Ledelsesrepræsentanter: Ann-Britt Anna Marie Mikkelsen Anne Hyldegaard Christian Schacht-Magnussen Hans Peter Jensen Lene Frost Medarbejderrepræsentanter: Christina Rohde Christian Bang Kristensen Keld Kristensen Litten Hansen Mads Bilstrup Peter Risvig Poul Lund Rasmussen Trine Qvist

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Det Lokale Beskæftigelsesråd (LBR) for Århus og Samsø Det lokale Beskæftigelsesråd for Århus og Samsø rådgiver og understøtter Jobcenter Århus på områder, der kan forbedre og udvikle den lokale beskæftigelsesindsats for personer, som har svært ved at klare sig på arbejdsmarkedet. Rådet er også inddraget i udarbejdelsen af Jobcenter Århus’ (herunder Samsøs) årlige beskæftigelsesplaner. LBR modtager et tilskud fra staten til at understøtte sine aktiviteter. Ca. 10 mio. kr. fordeles årligt til finansiering af nyskabende, virksomhedsrettede initiativer til gavn for det lokale arbejdsmarked. Den forholdsvis store pulje gør det muligt at støtte smalle, men væsentlige projekter, som mindre kommuner ikke kan

20 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

finde midler til. LBR Århus og Samsø arbejder derfor målrettet på at udbrede kendskabet til de projekter, man støtter, gennem hjemmeside, presse, fagblade og interesseorganisationernes bagland. Hvert år udarbejder LBR en handlingsplan inden for de overordnede rammer af beskæftigelsesplanen, hvor årets indsatsområder beskrives. Det Lokale Beskæftigelsesråd er sammensat af repræsentanter fra DA, LO, FTF, AC, De Samvirkende Invalideorganisationer, De Praktiserende Lægers Organisation, Integrationsrådet i Århus og lokale foreninger.

Beskæftigelsesforvaltningens Internationale Kontor Har ansvaret for at operationaliserer og forestå gennemførelse af Århus Kommunes internationale politik i Beskæftigelsesforvaltningen. Som led i arbejdet med at gøre arbejdspladserne i beskæftigelsesforvaltningen attraktive tilbydes ansatte et internationalt kompetenceudviklingsforløb, bestående af undervisning, studiebesøg, konsulentjob m.v. Internationalt Kontor analyserer endvidere muligheder for at Beskæftigelsesforvaltningen tager egne initiativer for at sikre erhvervslivet i kommunen den nødvendige udenlandske arbejdskraft Derudover deltager Internationalt Kontor i deltagelse i EU-projekter m.v. og sælger sin knowhow til andre lande.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

7. Ydelser Beskæftigelsesforvaltningen leverer årligt årligt ydelser overfor ca. 85.000 af kommunens borgere. Det er indenfor områderne vejledning, kontanthjælp og aktivering, revalidering, sygedagpenge, fleksjob, førtidspension og skånejob. Dertil kommer vejledningsindsatsen overfor unge samt opgaven omkring flygtninge og integration.

Udbudsforretninger

Jobcentret konkurrenceudsætter de tilbud, som forvaltningen ikke selv driver på egne institutioner. Det er en proces, som er igangsat for flere år siden og som er blevet intensiveret med ny lovgivning vedr. annonceringsforpligtigelse. Det betyder, at den offentlige forvaltning har pligt til at annoncere og beskrive de opgaver, som man ønsker løst af andre aktører. Det er en meget stor opgave for os, og det er også en udfordring for de mange firmaer, foreninger og institutioner, som vi har samarbejdet med igennem årene. Blandt andet har der lige været et større udbud på sygedagpengeområdet og til forløb for målgruppen til ”Ny chance til alle”. Vi håber, at processen bliver smidig, så vi er helt klar pr. 1.januar 2008.

Pris og kvalitet skal passe sammen

Formålet med konkurrenceudsættelse er, at vi som offentlig indkøber får tilbud til de ledige, hvor pris og kvalitet passer sammen. Vi indkøber de tilbud, der er behov for til vores indsats for borgerne, så den enkelte sagsbehandler, vejleder og jobkonsulent har mulighed

22 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

for at sætte de aktiviteter i gang, som giver udvikling og progression for borgerne. Her er det vigtigt at pointere, at sigtet hele tiden er, at træning og opkvalificering skal foregå så tæt på det ordinære arbejdsmarked som muligt. Derfor har aktiviteter, der foregår ude på virksomhederne og i samarbejde med virksomhederne, første prioritet.

Vi driver selv 35-40 procent

Ud over det, vi køber af eksterne leverandører, er der også en stor aktivitet, som vi selv driver. I dag er det sådan, at vi selv driver cirka 35-40 procent af alle vores tilbud til borgerne. Dette område har gennemgået en meget stor udvikling i de forgangne år. Dels er det forhenværende Århus Amts revalideringsinstitutioner overgået til kommunen. Dels er der sket en nedjustering af budgettet på cirka 26 millioner kr. Vi har lukket flere store projekter, og der er foretaget en meget stor omstrukturering således, at vi i dag driver tre arbejdsmarkedscentre, AMC-Nord, AMC-Midt og AMCSyd. Samt to mindre specialinstitutioner; HSC og RCF samt Sociallægeinstitutionen. Vore institutioner er inde i en rivende udvikling, hvor det bliver vigtigt hele tiden at have fingeren på pulsen i forhold til borgernes behov. Vores tilbud er mangeartede og opgavekompleksisteten er stor. Virksomhedsplanen indeholder ikke en udtømmende beskrivelse af vore ydelser, men der er indlagt bokse med eksempler på Beskæftigelsesforvaltningens ydelser.

Jobkonsulentindsatsen for Flygtninge og Indvandrere – JFI JFI er et 4 årigt projekt – startende i 2007 – finansieret af midler fra Beskæftigelsesministeriet mhp at få den sidste gruppe af ledige med ikke-vestlig baggrund i beskæftigelses, eller afklaret ift. mulighederne på arbejdsmarkedet. Bevillingen er på 13 mio. kr. årligt, hvilket muliggør ansættelse af ca. 32 nye jobkonsulenter. JFI er organiseret som en selvstændig afdeling i Jobcenter Århus, hvor de fleste af jobkonsulenterne er udstationeret på de decentrale jobcentre, på arbejdsmarkedscentrene og på LærDansk Århus. Endvidere er der i afdelingen ansat specialister mhp en hurtig afklaring af de ledige, som f.eks. et sundhedsteam bestående af psykolog, sociallæge og antropolog, en sprogvejleder, en psykolog med speciale i misbrug, og en livsstilsvejleder. Arbejdsformen er den ”håndholdte” indsats, hvilket indebærer en tæt personlig opfølgning for den enkelte borger. Det kan dreje sig om ugentlig samtaler, hjemmebesøg, hyppige opfølgningsbesøg på virksomheder, samt en hurtig afklaring af evt. helbredsmæssige, sproglige eller andre problemstillinger. Indsatsen foregår, hvor det overhovedet er muligt, ved praktikker og lignende i private virksomheder. Målet er at få de ledige på kontanthjælp med ikke vestlig baggrund i ordinært job eller fleksjob. Såfremt dette ikke er muligt er en afklaring til pension også en mulighed.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Sociallægeinstitutionen Sociallægeinstitutionen er Århus Kommunes konsulent- og udviklingsafdeling på det socialmedicinske, sundhedspsykologiske og socialpsykiatriske område. Det drejer sig om socialmedicinske, psykologiske og psykiatriske udredninger, vurderinger og undersøgelser af henviste borgere samt om sociallæge- og psykologkonsulentbistand til forvaltningernes sagsbehandlere. Sociallægeinstitutionen har endvidere lægeopgaver på området forsorg og afrusning samt på området substitutionsbehandling af stofmisbrugere. , ligesom der tilbydes supervision og coaching af processer/projekter.

24 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

300 timers reglen udfordrer os 300 timers reglen har også givet os pæne udfordringer. En kompliceret lovgivning, der forudsætter stor sikkerhed i omsætningen. Vi arbejder hele tiden på at hjælpe personer ud af kontanthjælpssystemet, og vil have en ekstra fokus på familier, der har vanskeligt ved at indfri kravet om 300 timers arbejde.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Café Monroe - et kommunalt aktiveringsprojekt Café Monroe er et projekt under Arbejdsmarkedscenter Midt. Her arbejder 14 unge mødre mellem 18 og 30 år. I fællesskab driver de et spisested som fungerer som en kantine for Kulturhus Århus. Samtidig lærer de at få en dagligdag med både børn og arbejde til at fungere.

Gert Bjerregaard fik serveret en velsmagende suppe, da han besøgte Cafe Monroe. I samtale med en af de unge mødre, som er i aktivering på cafeen, fik han et indblik i hvad projektet kan bidrage med, når livet føles ensomt, netværket mangler og problemerne synes alt for svære at tackle. ”Café Monroe har været det helt rigtige for mig. Efter en længere sygemelding, hvor jeg måtte afbryde mit studie på grund af en depression, er jeg nu ved at komme ovenpå igen. Det er sket i mit eget tempo. Jeg er blevet skubbet blidt til, og det har gjort, at jeg har kunnet bygge mig selv op igen”, siger Shanti. Shanti er alene med sin datter på seks år og har i snart halvandet år været i aktivering på Café Monroe. I starten af det nye år genoptager hun sin uddannelse som SOSU-hjælper. Hun mangler kun en eksamen. Herefter vil hun i gang med at uddanne sig til pædagog. Shanti og de andre unge mødre på Café Monroe får i deres aktiveringsperiode opbygget et netværk. ”Vi tumler hver især med vores problemer. Vi lytter til hinanden, giver hinanden gode råd og oplever jo også, hvordan vi hver især udvikler os og får mere styr på tingene. Her er en god stemning og vi hjælper hinanden så godt vi kan”, slutter Shanti. Lærer at få dagligdagen til at fungere Café Monroe er et projekt under Arbejdsmarkedscenter Midt. Her arbejder 14 unge mødre mellem 18 og 30 år. I fællesskab driver de et spisested som fungerer som en kantine for Kulturhus Århus. Samtidig lærer de at få en dagligdag med både børn og arbejde til at fungere. Projektleder Grete Østergaard fortæller: ”Aktiveringsforløbene for de unge mødre på Café Monroe er en kombination af træning i et økologisk køkken og undervisning. Alle opgaver skal varetages lige fra indkøb, borddækning og madlavning til servering og planlægning af næste dags menu. Vi har fokus på den individuelle vejledning og opkvalificering i hele processen, og der er hele tiden progression i de faglige og personlige krav vi stiller til den enkelte”, siger projektchef Grete Østergaard. Café Monroe har eksisteret som tilbud til unge mødre i 12 år. Og mellem 20-30 kvinder er tilknyttet projektet i løbet af et år. Mange har efterfølgende et ønske om at få job i en butik eller arbejde med børn i en børnehave. Men også job eller uddannelse som vagt og maler tiltrækker. ”Mange af dem realiserer deres job- og uddannelsesplaner efterfølgende. Nogle har brug for at være hos os i et halvt år, andre har brug for længere tid, inden de har styr på sig selv og overskud til at tænke i uddannelse og fremtid. En vigtig opgave er for os at de netop lærer at få styr på jobbet og alt det andet. Det være sig lægebesøg, samtaler med psykolog eller vejleder”, siger Grete Østergaard.

26 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

Støtte de unge til uddannelse At støtte op om de unges uddannelsesvalg og at ungdomsuddannelsen gennemføres kommer højt på dagsordenen i de kommende år. Ikke mindst for unge med flygtninge-indvandrerbaggrund. En vigtig nøgle til integration er uddannelse.

UU Århus

Ungdommens Uddannelsesvejledning for Samsø og Århus kommuner UU Århus har til opgave at vejlede alle unge mellem 12 og 25 år (indtil man fylder 25 år), som bor i Samsø eller Århus kommune UU Århus vejleder om uddannelse og job til: · Elever i grundskolens 6.-10. klasse · Unge under 19 år, som ikke er i gang med en uddannelse · Unge mellem 19 og 25 år, som selv henvender sig Vejledning Det er UU Århus´ opgave at sikre, at eleverne løbende arbejder med individuel uddannelsesplanlægning. Uddannelsesplanlægningen skal mindst omfatte: · Udarbejdelse af uddannelsesbog · Udarbejdelse af uddannelsesplan · Deltagelse i vejledningsaktiviteter. Derudover tilbydes eleverne vejledningssamtaler efter behov. Målet for vejledningen i UU Århus er: · at vejledningen fører til, at alle der forlader folkeskole, privatskole, efterskole eller tilsvarende skal fortsætte i en ungdomsuddannelse, alternativt uddannelsesforberedende aktiviteter eller arbejde. · At vejledningen i særlig grad målrettes unge med særligt behov for vejledning om valg af uddannelse og erhverv · At vejledningen inddrager såvel den enkeltes interesser og personlige forudsætninger som det forventede behov for uddannet arbejdskraft og selvstændige erhvervsdrivende i UU Århus dækningsområde · At vejledningen bidrager til at frafald og omvalg i ungdomsuddannelserne begrænses mest muligt · At vejledningen bidrager til, at den enkelte unge selv kan søge og anvende informationer herunder it-baserede informations- og vejledningstilbud.

Mentorordning Baggrund

Århus Byråd vedtog i september 2007 at bevillige ressourcer til en fremskudt metorordning på skolerne i Gellerup-området i Århus Vest. Ordningen retter sig mod elever i 9. klasse og skal bidrage til fastholdelse af eleverne i deres fremtidige ungdomsuddannelse.

Mål og intentioner med metorordningen

Målet med mentorordningen er at fastholde de unge i en ungdomsuddannelse. I 9. klasse skal eleverne foretage et valg mod en fremtidig uddannelse. Nogle er afklarede og fortsætter direkte i en ungdomsuddannelse, mens andre har brug for et afklarende og/eller et kvalificerende forløb, inde de påbegynder en ungdomsuddannelse. Det er i denne proces mentorerne kan bidrage ved at støtte eleverne og fastholde deres fokus på uddannelse. Mentorer holder kontakt til de unge indtil de er startet på ungdomsuddannelse.

Målgruppe

Eleverne i målgruppen går i 9. klasse på Nordgårdskolen, Tovshøjskolen, Sødalskolen og Lykkeskolen. De er fortrinsvis tosprogede.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Beskæftigelsesforvaltningens ydelsesmål for 2008 For at understøtte målsætningen om at støtte kommunens borgere i at få eller bevare fodfæstet på arbejdsmarkedet er der opstillet en række målsætninger inden for de enkelte ansvarsområder. Målsætningerne relaterer sig til de ydelser, som Beskæftigelsesforvaltningen leverer overfor borgerne. Målsætningerne afspejler den stadig stigende fokus på samarbejdet med det private arbejdsmarked omkring jobplacering af ledige, bl.a. via praktik og løntilskud. Også i 2008 vil en del placeringer blive foretaget via private leverandører. Andelen af personer i praktik/ løntilskud skal således være stigende. Et vigtigt redskab til yderligere at øge antallet af placeringer er de ”Job-linjer”, som virksomhedskonsulenterne opretter i samarbejde med virksomhederne inden for flere forskellige brancher. Der vil også i 2008 være fokus på dette redskab, der er en central løftestang i forhold til at få flere ledige i selvforsørgelse på det private arbejdsmarked. Det gælder også i forhold til de målgrupper der umiddelbart vurderes at være længere væk fra arbejdsmarkedet.

28 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

På kontanthjælpsområdet understøttes målsætningen om selvforsørgelse af en målsætning om, at kontanthjælpsmodtagere, såvel match 1-3 som match 4-5, løbende skal være i gang med en aktivitet ligesom der er målsætninger for målgruppen omfattet af ”Ny chance til alle”. Ligeledes er der fokus på at de unge påbegynder en ungdomsuddannelse i forlængelse af grundskolen samt at hjælpe de unge i gang, der endnu ikke er i gang med en ungdomsuddannelse. Sygedagpengeområdet er i særligt fokus i 2008. Her er det stadig de lange sager over 26 og 52 uger der vil blive fulgt tæt, hvor målsætningen er, at vi i 2008 vil være blandt de 25 kommuner i landet der har den laveste (udgifts)andel af de længerevarende sygedagpengesager. I forhold til det rummelige arbejdsmarked har der i flere år være fokus på oprettelse af flere fleks- og skånejob.

BeskĂŚftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

8. Forventet effekt Effekten af Beskæftigelsesforvaltningens indsats handler om i hvilken grad vores indsats virker og om indsatsen forbedrer brugernes situation. Effekt handler også om den brugeroplevede kvalitet. Dvs. om brugerne er tilfredse med de ydelser, Beskæftigelsesforvaltningen leverer. Effektmålene retter sig primært mod Jobcentret. Ydelsesescentret og Udførerområdet har igangsat en proces, med at udarbejde relevante effektmål, som skal gælde for budget 2010.

Beskæftigelsesforvaltningens mål for effekt

Der vil også i 2008/09 være fokus på, at kontanthjælpsmodtagere finder den korteste vej til selvforsørgelse. Her har straksafklaring vist sig at være et godt redskab. De borgere der har gennemført afklaringen er generelt godt tilfredse med forløbene.

Udover fokus på hurtigt at få de arbejdsmarkedsparate gjort selvforsørgende rettes indsatsen også mod de personer der umiddelbart vurderes at være længere fra arbejdsmarkedet således at også denne gruppe oplever en progression i indsatsen. Bl.a. er fokus øget på personer med flygtninge/indvandrerbaggrund og særligt indsatsen over for de kvindelige flygtninge/ indvandrere. Målsætningerne der knytter sig til ”En ny chance” har således i høj grad fokus på gruppen af flygtninge og indvandrere. Endelig er der fokus på at få de unge, der falder fra en ungdomsuddannelse, sporet ind på en anden uddannelse.

Den brugeroplevede kvalitet Koncept for brugerundersøgelse skal udarbejdes og gennemføres i 2009. Brugerne af Beskæftigelsesforvaltningens tilbud og services skal opleve en respektfuld, fagligt kvalificeret behandling, som hjælper bru-

30 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

geren til afklaring af hans eller hendes muligheder for selvforsørgelse. Hvis selvforsørgelse eller delvis selvforsørgelse er muligt, skal brugeren opleve direkte hjælp og støtte til at få fodfæste på arbejdsmarkedet.

BeskĂŚftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

9. Kommunikation og omdømme Intern og ekstern kommunikation Kommunikation er et nøglebegreb for Beskæftigelsesforvaltningen, idet vi ser det som et vigtigt bindemiddel mellem organisationen og omverdenen og mellem de ansatte i organisationen. Det er vores mål, at ledelse, medarbejdere, borgere og samarbejdspartnere oplever, at vores kommunikation skaber merværdi for organisationen.

Politik omsat i praksis

Den interne og eksterne kommunikationen i Beskæftigelsesforvaltningen tager afsæt i Århus Kommunes overordnede politik på området. Det helt centrale er imidlertid, at politikkerne omsættes i praksis, gøres nærværende for alle medarbejdere og afspejler sig i vores dialog med omverdenen. Derfor udarbejder vi i Beskæftigelsesforvaltningen også konkrete handlingsplaner og initiativer, der skal understøtte og udvikle behovene for intern og ekstern kommunikation - såvel på forvaltningsniveau som på de enkelte arbejdspladser. Vores strategier, handlingsplaner og initiativer i 20082009 tager blandt andet afsæt i input fra lederstrategiseminar i december 2007 samt nogle af de anbefa-

32 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

linger, der beskrives i en undersøgelse af Social- og Beskæftigelsesforvaltningens interne og eksterne kommunikation, 2007, hvor såvel ledere, medarbejdere, borgere, samarbejdspartnere og pressen har bidraget.

Fælles kommunal brandingindsats

Et fælles kommunalt projekt skal frem mod sommeren 2009 – via en styrket fælles indsats på HR- og kommunikationsområdet – synliggøre og understøtte den personalepolitiske vision om attraktive arbejdspladser, så Århus Kommune til stadighed kan rekruttere tilstrækkelig og kvalificeret arbejdskraft samt fastholde de dygtige medarbejdere, der allerede er ansat. Konkrete initiativer i den forbindelse vil blandt andet være at udarbejde forslag til en fælles kommunikationsstrategi for en fælles brand samt relevante brandinginitiativer.

Den interne kommunikation Den interne kommunikation skal understøtte vores strategier, mål og visioner samt skabe tilfredse og engagerede medarbejdere.

nettet kan vi melde hurtigt og ensartet ud og sikre, at samtlige brugere samtidig og hurtigt har adgang til den samme information.

Det er en ledelsesopgave at sikre, at kommunikationen er godt integreret i vores arbejde. Men vi har alle et ansvar for, at kommunikationen fungerer. Derfor er alle også forpligtet til at komme med noget, selv at søge information og gå ind i dialogen.

Vi arbejder målrettet for at optimere og udvikle de kommunikative og strategiske muligheder, der ligger i dette medie. Det være sig som platform for værdikommunikation, ledelseskommunikation, vidensdeling, formidling af initiativer og resultater samt øget kendskab til hinandens funktioner og kompetencer.

Intranettet er Beskæftigelsesforvaltningens primære informations- og kommunikationsnetværk. Via intraLæs og find rapporter og pjecer på intranettet: • • • • • • • • • • • •

Kommunikationspolitik for Social- og Beskæftigelsesforvaltningen. Kommunikationspolitik – fra mål og principper til handling. Kommunikationsstrategi 2006-2007 for Social- og Beskæftigelsesforvaltningen. Presseguide for Social- og beskæftigelsesforvaltningen. Strategi for intern og ekstern kommunikation i Jobcenter Århus. Kommunikationsanalyser 2007. Kort og godt om ytringsfrihed. Sprogguide – gode råd når du skriver. Sådan skriver du en tale. Skriv til nettet. Telefonservice. Designmanual.

• På BEFs intranet finder du også:

o Strategi 2008-2009 – en beskrivelse af BEFs strategiplan o Bibliotek – alle udsendte pressemeddelelser o Administrativ stab – en præsentation af kommunikationsgruppens opgaver

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Den interne kommunikation vil i 2008 specielt have fokus på:

en personlige kommunikation – den kontinuerlige kommunikation og dialog mellem medarbejdere og nærmeste chef eller leder prioriteres højt i alle afdelinger og på alle arbejdspladser. Der skal være plads til at tale om såvel problemer som de positive historier. Fora for den personlige kommunikation er eksempelvis samtaler, personalemøder, dialogmøder, mm. Et nyt medie vi eventuelt vil tage i anvendelse er blogs.

ormidling af visioner, mål, prioriteringer, forandringer, mm. – chefer og afdelingsledere vil prioritere denne information, idet en sådan viden er en væsentlig forudsætning for, at den enkelte kan se sin egen betydning for helheden og kan handle, så man bidrager til at målene nås.Da der her er tale om en generel og mere formel information, der henvender sig bredt til medarbejderne, vil intranet, nyhedsbreve, temamøder, dialogmøder, seminarer, mm. blive anvendt som formidlingskanaler.

Den eksterne kommunikation vil i 2008 specielt have fokus på:

34 |

enlig, ligeværdig og respektfuld kommunikation med borgere og samarbejdspartnere. Borgerne og samarbejdspartnere skal have et klart og realistisk billede af, hvad de kan forvente af os, og hvilke krav vi stiller til dem. Vi vil arbejde målrettet for, at kommunikation anvendes som en del af en fremskudt sagsbehandling, hvor den store og nødvendige strøm af information fra forvaltningen skal kunne skaffes, når som helst og af hvem som helst.

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

e positive historier i pressen er vigtige for vores omdømme. Vi skal frem på beatet og fortælle, hvad vi står for. Vi skal frem og fortælle de gode historier. Derfor har en systematisk og professionel pressekontakt høj prioritet i det daglige arbejde. Vi bestræber os på, at journalisterne får en samlet og perspektiveret tilbagemelding. Og vi fortsætter det strategiske arbejde med at anvende pressemeddelelser som et proaktivt redskab, idet vi via en aktuel kommunikationsundersøgelse har belæg for, at de sætter positive spor - også indadtil i organisationen.

Den eksterne kommunikation Kommunikation med omgivelserne spiller en central rolle i det daglige arbejde, idet den eksterne kommunikation har stor indflydelse på, hvordan omgivelserne oplever og bedømmer os. Beskæftigelsesforvaltningen vil være med til at sætte dagsordenen i forhold til beskæftigelsesområdet og de kerneydelser, vi leverer til borgerne og virksomhederne. Derfor er vi åbne og offensive i vores kommunikation, og vi opfatter pressen som en samarbejdspartner, som vi bestræber os på at servicere bedst muligt.

Kommunikation fra det virkelig liv: PRESSEMEDDELELSE

Stor succes på JOBmessen Hele 28 ledige kunne gå hjem med et job i hånden efter JOB-messen i DGI-huset 15. maj. Samtidig blev der lavet aftaler om 1.318 jobsamtaler og afleveret 799 CV’er direkte på messen. - Det er et rigtig flot resultat. Specielt i betragtning af, at ledigheden i øjeblikket er rekordlav, siger rådmand Gert Bjerregaard (V), Sociale Forhold og Beskæftigelse. Han hæfter sig ved, at de ledige, som er tilbage nu, er nogle af de allersværeste at få ind på arbejdsmarkedet. - Men vi kan se, at det lykkes for os. F.eks. kommer flere og flere flygtninge og indvandrere i job. Nu skal vi bare holde fast i vores sær-lige indsats, så vi får de allersidste med. Gert Bjerregaard ser også en tendens til, at virksomhederne begynder at være mere opsøgende over for de ledige. - Nogle arbejdsgivere efterspørger nu svage ledige, som de selv kan uddanne på deres egne virksomheder. Det er meget positivt, og den situation oplevede vi ikke for bare nogle år tilbage. Yderligere oplysninger: Rådmand Gert Bjerregaard (V), Sociale Forhold og Beskæftigelse, mobil 40 84 96 50

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009 |

Beskæftigelsesforvaltningen Jægergården Værkmestergade 15 8000 Århus C tlf: 8940 2000

36 |

Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009