slovne knjige vodi i finansijske izveštaje sastavlja po sistemu prostog knjigovodstva . Najvažnije pomoćne knjige koje treba da vode NVO su: knjiga osnovnih sredstava i inventara, knjiga primljenih i izdatih računa, delovodna knjiga (delovodnik), analitička evidencija dobavljača i prihoda, obračuni zarada i drugih ličnih naknada, blagajnički dnevnik itd.. Potrebno je voditi i razne ostale evidencije u skladu sa propisima o porezu na dodatu vrednost, deviznom poslovanju i sl. U NVO gde postoje gotovinske isplate (mada uvek treba težiti poslovanju preko računa i gotovinske isplate svesti na najmanju moguću meru) treba voditi računa o važnosti urednog vođenja dnevnika blagajne i prateće blagajničke evidencije (nalog blagajni da naplati i nalog blagajni da isplati). Dnevnik blagajne je hronološka evidencija u koju se unose poslovne promene koje nastaju po osnovu gotovine i drugih vrednosti koje se vode u blagajni NVO. Dnevnik blagajne zaključuje se na kraju svakog radnog dana i dostavlja računovodstvu na knjiženje istog, a najkasnije narednog dana. Ukoliko se NVO bavi nekom privrednom delatnošću potrebno je da se pridržava propisa koji regulišu tu oblast. Na primer, ako se NVO bavi prometom robe na malo (udruženje penzionera prodaje ogrev) mora da vodi evidencije koje su zahtevane propisima o trgovini. Knjiženje svih poslovnih promena nastalih u aktivnostima NVO vrši se isključivo na osnovu urednih, pravnovaljanih računovodstvenih isprava. Računovodstvena isprava predstavlja pisani dokaz o nastaloj poslovnoj promeni i obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz nje može saznati osnov i vrsta poslovne promene i koja je potpisana od strane lica koja su ovlašćena za sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava. Isprava može biti u pisanom ili elektronskom obliku, a potrebno je da bude likvidirana (prekontrolisana) i odobrena što se dokumentuje potpisom ovlašćenog lica. Da bi se sprečile finansijske malverzacije, protivpravno prisvajanje sredstava i zloupotrebe službenog položaja raznih vrsta koje rezultiraju u protivpravnom sticanju imovinske koristi, računovodstvena isprava treba da bude potpisana i overena službenim pečatom NVO. Fotokopija računovodstvene isprave je osnov za knjiženje poslovne promene, pod uslovom da je na njoj navedeno mesto čuvanja originalne isprave, sa potpisom odgovornog lica NVO. Lica odgovorna za sastavljanje i kontrolu računovodstvenih isprava svojim potpisom, u pisanom ili elektronskom obliku, potvrđuju da je računovodstvena isprava potpuna, istinita, računski tačna i da prikazuje poslovnu promenu. Kontrolu računovodstvenih isprava ne mogu da vrše lica koja su zadužena materijalnim stvarima (vrednostima) na koje se isprave odnose. Primera radi, lice koje u NVO obavlja blagajničke poslove ne može vršiti kontrolu – likvidaturu blagajnične dokumentacije. Računovodstvene isprave sastavljene na računaru mogu da imaju elektronski potpis Sistem prostog knjigovodstva se primenjuje kod finansijskog izveštavanja pojedinačnim donatorima za realizovane projekte, a na osnovu odobrenih budžeta („primljeno – potrošeno“).
16