Open Space: Calidad e innovación en los procesos de mediación.
OPEN SPACE: CALIDAD E INNOVACIÓN EN LOS PROCESOS DE MEDIACIÓN Cristina Merino Ortiz Ramón Alzate Sáez de Heredia Este artículo está pendiente de publicar en la Ed. La Ley (2011)
INTRODUCCIÓN El propósito de este trabajo es describir la metodología del Open Space o Espacio Abierto, como modelo de participación de grandes grupos aplicado a un colectivo profesional muy sensibilizado con la gestión de conflictos: mediadores y mediadoras, profesionales de la intervención de conflictos de Andalucía. La primera pregunta que surge es ¿por qué un Open Space en Almería? La respuesta es por la petición del propio comité organizador de las jornadas. Por ello, nuestras primeras palabras son de agradecimiento a la invitación a desarrollar esta técnica en la Comunidad Andaluza en la que la mediación se ha desarrollado, en los últimos años, con gran interés y de modo diverso en sus ocho provincias. La valentía y confianza de las personas que diseñaron el programa permitió llevar adelante un modelo de participación que, en un principio, puede resultar etéreo para toda persona desconocedora de estas metodologías. Por ello, nuestras explicaciones previas trataban de destacar la importancia del grupo y de su sabiduría, basarse en el dejar hacer y en la improvisación a partir de las inquietudes de quienes asistiera. En este sentido, insistimos en valorar el compromiso de todas las personas que estuvieron detrás de la organización y se animaron a llevar adelante esta experiencia.
Si bien, como decimos, el diseño del Open Space fue en respuesta a una invitación, la elección de esta metodología frente a otras de participación de grandes grupos, fue realizada a partir de nuestra convicción de que toda persona que dedica su tiempo a asistir a unas jornadas, congreso o encuentro relacionado con la mediación y procesos de gestión de conflictos quiere seguir aprendiendo y, simultáneamente, tiene mucho que aportar. Este último aspecto es de gran relevancia para poner en práctica esta metodología. Combinar la pasión por el tema que les convoca: “Calidad e innovación en los procesos de mediación”, con la responsabilidad de mejora, se convierten en aspectos Merino C., Alzate, R. (2011)
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fundamentales del Open Space, son precisamente estos sus motores: la pasión y la responsabilidad.
La estructura de un congreso al que se invitan a personas expertas en temas específicos atrae el interés del público a acudir como oyente, en ocasiones de forma pasiva. Sin embargo, por la experiencia en la participación en este tipo de eventos, nos consta que la motivación se mantiene, incluso aumenta, cuando hay espacio para la participación. Precisamente porque el interés y motivación son la base del Open Space y, al mismo tiempo, son aspectos intrínsecos a los procesos de gestión y resolución de conflictos, consideramos que era el encuentro adecuado para poner esta metodología en marcha.
Expresamos nuestro agradecimiento a los creadores de esta metodología, por habernos iniciado y por su generosidad en permitirnos propagarla, gracias a Lisa Heft, Michael Herman y Harrison Owen.
1. CONCEPTUALIZACIÓN DEL OPEN SPACE
Los procesos de facilitación de grandes grupos son diversos y adaptables a las necesidades y objetivos de sus protagonistas. Algunos tienen como finalidad llegar a conclusiones, otros adoptar acuerdos, algunos se centran en resolver conflictos o, simplemente, ayudar a que las conversaciones fluyan. Este artículo trata de un tipo de facilitación especial, con unas características diferenciales muy marcadas, la denominada Tecnología de Espacio Abierto.
Harrison Owen, siendo consultor de empresa, desarrolló el concepto y el proceso de la “Tecnología de Espacio Abierto” (Open Space Technology). El diseño partió de la observación del comportamiento humano en los congresos científicos y eventos profesionales. El hallazgo resultó al identificar que el intercambio real y apasionado entre las personas asistentes a los Congresos, surgía en los momentos del café o interrupciones para la comida, más que en las sesiones estructuradas. A continuación transcribimos la propia experiencia de Harrison Owen extraída de su manual Open Space Technology: A practical user´s guide”:
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“En 1983 tuve la ocasión de organizar una conferencia internacional para 250 participantes. Me tomó todo un año de trabajo. Una vez que había finalizado de abordar todos los detalles, frustraciones, y egos (el mío y el de los demás) que acompañan a este tipo de eventos, decidí no volver a hacerlo nunca más. Esta resolución se confirmó al final de la conferencia, cuando todo el mundo estaba de acuerdo (incluido yo mismo)
en que, aunque la conferencia había sido
sobresaliente, la parte verdaderamente útil había sido la de los espacios dedicados al café. Este es el resultado de un
año de esfuerzos para organiza, las
comunicaciones, los participantes y los ponentes. La única cosa que gustó a todo el mundo fue lo único con lo que yo no había tenido nada que ver: los descansos para el café. Esto debía significar algo” (Owen, 1997, p. 3).
La cuestión que Owen se planteó como resultado de esta experiencia fue buscar la posibilidad de combinar el nivel de sinergia y excitación presente en una buena charla de café, con la actividad y resultados propios de una buena reunión. Durante años fue diseñando el espacio abierto, junto a un grupo de pioneros, tratando de capturar este intercambio libre y espontáneo de las ideas. Owen comenta que muchas de sus ideas básicas provienen de una pequeña aldea del este de África, de las tradiciones de los Nativos Americanos y de la sabiduría del Este, y por eso considera el Open Space “un producto mundial”.
Nuestra propia experiencia de ser formados en esta metodología y, asimismo, participar en diversos Open Space, nos ha llevado a utilizar este proceso cuando confluyen una serie de aspectos que a continuación desarrollamos.
El concepto de Open Space se enmarca en un proceso grupal que usa el poder de los sistemas auto-organizados. Se ha definido como metodología de reuniones, transformación de organizaciones y comunidades, auto-organización intencional, navegadora del caos. También ha sido considerada como una filosofía, práctica y proceso que permite a los grupos, de cualquier tamaño, juntarse para sacar algo de provecho en temas complejos e importantes.
Uno de los aspectos que más llaman la atención ante la complejidad de los sistemas actuales, es su estructura minimalista con respecto al resto de métodos. En vez de Merino C., Alzate, R. (2011)
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utilizar actividades ya prediseñadas o grupos ya previstos, sitúa la responsabilidad de crear y manejar la agenda en los propios participantes. Owen describe el espacio abierto como un método efectivo en situaciones de gran conflicto, aspecto de gran interés para ampliar las técnicas de intervención y facilitación de conflictos grupales.
2. METODOLOGÍA: MECANISMOS, PRINCIPIOS, MOTORES Y LEY
Owen utiliza el concepto de technology para describir todo lo que engloba el Open Space. En este artículo lo hemos traducido como metodología, aún siendo más cercano al concepto de filosofía, como planteamiento que subyace a todo el proceso. Este aspecto ideológico se manifiesta en los siguientes elementos que caracterizan su desarrollo: cuatro mecanismos, cuatro principios, dos motores y una ley que hacen que todo ello funcione.
2.1. LOS CUATRO MECANISMOS.
El punto de partida viene de la inspiración y sabiduría proveniente de culturas alejadas del ámbito occidental y los cuatro mecanismos sobre los que se fundamente el Espacio Abierto son:
El círculo.
La respiración.
El tablón de anuncios.
El mercado.
2.1.1. El círculo
Todas las reuniones de Open Space comienzan con un círculo. Se prescinde de las mesas, de la distribución en filas o forma de aula tradicional. El formato clave es un círculo de sillas o círculos concéntricos en caso de ir destinado a grupos muy numerosos, siempre dejando espacio abierto en el centro.
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El círculo representa la “geometría fundamental de la comunicación humana abierta” (de hecho no hablamos de un cuadrado de amigos, ni de la intimidad del cuadrado familiar). En el círculo no hay cabecera, no hay lados en los que posicionarse, no hay una fuente de poder o autoridad como en la disposición en filas, ni oportunidad para ser utilizado por las partes beligerantes para mantenerse separadas, como en el cuadrado. De este modo, las personas se encuentran cara a cara y se reúnen con un objetivo común. La disposición circular de las sillas significa que toda persona es igual, tan experta y aprendiz como las demás.
2.1.2. La respiración
Respirar es una función vital que nos mantiene en contacto con el momento. No se necesita ayuda para respirar, no tiene sentido un comité organizador para dirigir la respiración. Es un fenómeno natural que permite al organismo, bien sea una empresa, una aldea, una reunión o un individuo, sentirse vivo a través de la cadencia rítmica de la inhalación-exhalación.
Hablar de la respiración puede resultar un tanto extraño a la hora de explicar qué es lo que ocurre durante las reuniones. No obstante, es la respiración la que de alguna forma resalta metafóricamente la cualidad orgánica de las sesiones de Espacio Abierto. No es un proceso mecánico con engranajes, bielas y cables. Sino que se trata de la vida y de la creación de espacios en donde la creatividad pueda expandirse y compartirse, lo mismo que compartimos el espacio para respirar.
2.1.3. El tablón de anuncios
El tablón de anuncios nos permite identificar aquello en lo que la gente está interesada a través de un medio sencillo y práctico. El tablón de anuncios es uno de esos fenómenos universales que ayuda a relacionar a los seres humanos. Independientemente de que te encuentres en Bilbao, Almería, Katmandú, San Francisco, Nairobi, o conectado al tablón de anuncios global como es Internet, las reglas de un tablón de anuncios son universales: si hay algo que preocupa o interesa, se anuncia.
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El procedimiento del tablón de anuncios se resume en que las personas interesadas escriben el tema en un papel a modo de propuesta a reflexionar, así como ofrece la información sobre la hora y espacio en el que se tratará tal asunto. Después se colocarán en una pared para conformar el tablón de anuncios. Esta actividad hace ver a toda persona participante que si su tema no aparece en el tablón de anuncios, ella es la principal responsable. En sentido positivo, todas las personas podrán tratar aquellas cuestiones que les interesan en la medida que tomen la iniciativa de proponerlo en el tablón.
2.1.4. El mercado El mercado es un fenómeno tan universal como el tablón de anuncios. Hay múltiples estudios y teorías sobre el mercado y su funcionamiento. Podemos aceptar cualquier teoría, lo que es seguro es que el mercado funciona en la medida que permite acoger los intereses de todas las partes de una forma ordenada. En el Open Space, una vez que se ha creado el tablón de anuncios, es cuando se abre el mercado. Se invita a todas las personas participantes a apuntarse a tantos temas como deseen, así todo se pone en marcha. Se identifican los grupos de trabajo, quienes convocan, la hora, el lugar y las personas convocantes. En los supuestos de grupos grandes (más de 100 personas) este proceso conlleva menos de una hora y media.
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2.2. LOS CUATRO PRINCIPIOS
El Open Space gira en torno a cuatro principios que dan contenido a su filosofía subyacente. La capacidad de adaptación al momento es uno de los aspectos fundamentales de esta metodología, por ello se requiere gran flexibilidad y creatividad para desarrollarla. Estos cuatro principios que se describen a continuación, son la esencia del aquí y el ahora, lo que ocurra es lo mejor que puede ocurrir. Esta premisa genera cierta sorpresa ante el pensamiento imperante en las organizaciones y en la sociedad en general sobre la necesidad de estructurar, controlar y prevenir cualquier tipo de sobresalto que pueda surgir en los eventos y congresos de carácter profesional.
Quien sea quien venga es la persona indicada.
Lo que suceda será justamente lo que deba suceder.
Sea cuando sea que empiece, ése es justamente el momento apropiado de empezar.
Cuando termina, es el momento de terminar.
2.2.1. Quien sea quien venga es la persona indicada.
El primer principio, quien sea que venga es la persona indicada, recuerda el hecho obvio de que las personas presentes son las únicas que están ahí. Cualquier cosa que se vaya a hacer se hará con ellas o no se hará. No tiene mucho sentido plantearse quien debería haber venido, quien podría haber venido, pero no vino. Es fundamental concentrarse en los que están. El principio reconoce que sólo aquellas personas que se preocupan de verdad o eligen libremente implicarse, son capaces de hacer un buen trabajo con relación al tema propuesto. Una conversación requiere únicamente dos personas que compartan interés sobre el mismo tema, aún teniendo opiniones enfrentadas. Se puede dar la posibilidad de que no se encuentren mínimo dos personas, por ello, es conveniente plantear la posibilidad de que una persona proponga un tema y nadie acuda a su sesión. En el caso de que se planteara la situación de que una persona convocante se encuentre sola mirando a su alrededor sintiéndose frustrada, esperando que alguien se acerque, tiene varias opciones: reflexionar a nivel individual sobre ese
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tema, esperar a que pase el tiempo por si alguien se acerca o levantarse y participar en otra sesión en la que se trate cualquiera de los temas que le interese.
2.2.2. Lo que suceda será justamente lo que deba suceder.
El segundo principio, lo que suceda será justamente lo que tenga que suceder, nos centra específicamente en el citado principio, difícil de alcanzar, el “aquí y ahora”. Vivir en el pasado nos limita, vivir en el futuro es pura expresión de deseos. Vivir en el aquí y el ahora elimina todos los podría haber sido, debería haber hecho, debería ser, permitiendo prestar toda nuestra atención en lo que realmente está ocurriendo, en qué tema se está tratando, cuál es el discurso que emite una persona del grupo, la observación y la participación son las que son posibles en esos momentos. Trabajaremos en lo que podemos cambiar. Lo único que hay es el presente. Este principio está relacionado con las expectativas que quienes participan tiene sobre lo que va a ocurrir en el espacio abierto, ya que nos responsabiliza de que será lo que cada uno quiere que sea, con lo cual se favorece la espontaneidad y naturalidad de su desarrollo. Harrison Owen considera que las expectativas juegan un papel crítico en el éxito o fracaso del Open Space, ya que la máxima común en todos las celebraciones de espacios abiertos es: “estate preparado/a para ser sorprendido/a.”
2.2.3. Sea cuando sea que empiece, ése es justamente el momento apropiado de empezar.
El tercer principio, sea cuando sea que empieza, ése es justamente el momento apropiado de empezar, pone en evidencia y nos recuerda la relevancia de la creatividad y la inspiración. Ambos conceptos son fundamentales en el espacio abierto, y ninguno de ellos presta atención al reloj. Aparecen –o no- en su momento, lo que, por definición, es el momento adecuado. En la vida moderna, existe la creencia de que para conseguir un resultado de calidad necesitamos una disciplina y un control firme, es decir una organización con su cronograma llevado con rigor. La realidad es con frecuencia completamente diferente a lo planeado. En muchas ocasiones, el rendimiento mejora cuando somos capaces de prescindir de la ilusión de control y nos relajamos ante los imprevistos, permitiendo adaptarnos a las novedades.
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2.2.4. Cuando termina, es el momento de terminar.
El cuarto principio, cuando termina, termina, reconoce que nunca se sabe el tiempo que tomará tratar un tema, aunque haya una estructura horaria. El objetivo es hacer el trabajo, no rellenar el tiempo. Este principio permite ahorrar tiempo y molestias. Si una discusión está planificada para durar dos horas, y el grupo ha finalizado de tratar el asunto en treinta minutos, el sentido común nos dice que es hora de terminar y cambiar. Sin embargo, si analizamos la dinámica dominante parece que hay algún extraño mecanismo que impide dejar de actuar hasta que no finalice el tiempo.
2.3. LOS MOTORES
El espacio abierto funciona apoyándose en dos pilares: la pasión y la responsabilidad. Sin pasión nadie está interesado; sin responsabilidad, nadie hará nada Como hemos comentado anteriormente, las personas adecuadas para el Espacio Abierto, son aquellas que están presentes, y esto es así porque tienen la pasión y el interés suficiente como para haber reorganizado su calendario para estar presente. La noción de pasión, puede parecer
a algunas personas un poco excesiva y melodramática, y preferirían usar
intereses o preocupaciones. Sin embargo, para el creador del Espacio Abierto, es una noción fundamental para el proceso. Sin pasión nadie tomará la responsabilidad de algo por lo que no se siente atraída.
A su vez, la pasión por sí sola no es suficiente, debe de haber también responsabilidad, que asegure que los asuntos por los que sentimos pasión se trasladen a la acción. Sin responsabilidad, la pasión es un espejismo, bonitas ideas, humo que se desvanece. Por otro lado, la responsabilidad también es insuficiente. La responsabilidad sin pasión es aburrida, deslucida, no motiva. Si tenemos que hacer las cosas en nombre del deber, o el deber se convierte en pasión, o el rendimiento será bajo.
Aquí encontramos una de las claves de por qué los procesos de Espacio Abierto deben ser voluntarios. Acudir a un Espacio Abierto, obedeciendo órdenes de un superior, o forzado de cualquier otra manera, no tiene sentido. Ser voluntario/a es el requisito fundamental para la expresión plena de la pasión y la responsabilidad.
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2.4. LA LEY DE LOS DOS PIES.
La ley del Open Space fue originalmente llamada la ley de los dos pies por Owen (1997), posteriormente fue nombrada como la ley del movimiento por Herman (2006) y, más completa, como la ley del movimiento y la responsabilidad Hefts (2006). Expresada de manera sencilla, esta ley implica que si no estás aprendiendo o contribuyendo en una sesión, se requiere que te levantes y que te dirijas hacia otra sesión en desarrollo, dónde sientas que eres útil y puedas tener mayor inspiración y, por tanto, aportar mayor creatividad al tema y al grupo. Esta regla podría ser una ley universal a seguir, en realidad, se podría considerar como la Ley de la Gravedad, ya que describe una realidad básica. Nos indica que sólo cada persona sabe si está aprendiendo o contribuyendo todo lo que puede, y nos recuerda que tenemos dos pie para movernos o cualquier vehículo o silla que usemos para movernos alrededor (en el caso de existir alguna dificultad de movilidad)- e ir a donde tengamos o necesitemos ir. Si estamos perdiendo el tiempo, movámonos, hagamos una visita a la mesa del café, demos un paseo al sol, hagamos una llamada telefónica, pero no perdamos el tiempo. Si tu mente divaga, lleva tu cuerpo con ella, mantente trabajando, mantente moviéndote, siendo consciente de toda la persona, es decir, cabeza y cuerpo dirigido por los pies.
Esta ley tan simple tiene gran poder y produce unos resultados importantes. Sólo con su enunciado, se elimina el gran “ellos/ellas”, y se establece la responsabilidad personal. Ya no es posible responsabilizar a “los/las otros/as” de lo que haces o no haces. Si no te gusta, o no te va, cámbialo. Con este establecimiento de la libertad y responsabilidad personal, se hace manifiesta la naturaleza esencialmente voluntaria del Espacio Abierto. Nadie tiene por que estar allí, nadie tiene por qué hacer nada en contra de su voluntad.
Esta ley del movimiento contribuye poderosamente a la vitalidad, diversidad y flexibilidad del grupo, creando las condiciones para la aparición de dos personajes: los abejorros y las mariposas.
Los abejorros son aquellas personas que se toman seriamente la ley de la movilidad y se mueven constantemente entre los grupos. Zumban de sesión a sesión polinizando y conectando ideas y temas entre los grupos. Estas criaturas posibilitan un alto nivel de sinergia y creatividad. Merino C., Alzate, R. (2011)
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Las mariposas son criaturas bastante diferentes, también revolotean y participan en el espacio natural. Son aquellas personas que en raras ocasiones se juntan a ningún grupo en sesión, más bien flotan alrededor del espacio abierto. Nos las encontramos continuamente en el bar, la mesa del café, en las comidas o en los espacios de descanso. Podríamos llegar a preguntarnos por qué se molestaron si quiera en venir. Aparentemente, las mariposas no hacen casi nada. Sin embargo, si las observamos atentamente, veremos que de vez en cuando alguien se les acerca y establecen una conversación. Con frecuencia, en estas conversaciones suelen surgir temas que, de una manera u otra, terminan siendo significativos y acaban reflejándose en la discusión de un grupo en particular o en el Open Space en general.
Para finalizar con la ley de los dos pies, queda aportar que una de las consecuencias importantes de la ley del movimiento es su aparente contribución a la resolución de conflictos. Decimos “aparente” porque no disponemos de evidencia directa, con el debido rigor científico, que conecte esta ley con la resolución de conflictos. Si bien tenemos constancia, que grupos con conflictos muy intensos alcanzan soluciones amigables a través de esta metodología, sin utilizar procedimientos formales de resolución de conflictos, e incluso sin personas facilitadoras que gestionen el proceso. No sabiendo cuál es la causa directa, compartimos con Owen la sospecha de que la ley del movimiento y la responsabilidad favorecen este fin.
3. REQUISITOS PARA EL OPEN SPACE: EL TIEMPO Y EL ESPACIO
El espacio abierto requiere muy pocos elementos previos. Debe haber un tema claro y con gancho, un grupo interesado y comprometido, un tiempo, un espacio, y una persona facilitadora.
El espacio abierto ocurre en un espacio y un tiempo, y, aunque los requisitos son mínimos, sin embargo tienen mucha importancia. Como muchas otras cosas en Espacio Abierto, no existen ni espacios ni tiempos ideales, todo viene determinado por lo que consideremos apropiado para el grupo de gente al que va dedicado y el tipo de tarea que pretendemos realizar. Las posibilidades, por tanto, son múltiples. Merino C., Alzate, R. (2011)
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En cualquier caso, más importante que la duración de la reunión es su integridad temporal. Un Espacio Abierto no funciona si es interrumpido. Esto significa que no se recomiendan nuevas incorporaciones; las personas que asisten deben estar allí desde el principio y, en la medida de lo posible, permanecer allí hasta el final. Del mismo modo, una vez que empieza no debe ser interrumpido por otro tipo de proceso o intervenciones. Si se necesita de intervenciones concretas deben realizarse o antes o después del proceso de Espacio Abierto.
A continuación, siguiendo las reflexiones de Heft (2006), se describe el formato de Open Space que fue elegido para las características concretas del encuentro de profesionales de la mediación en Almería.
En un primer momento, surgió el debate con el comité organizador sobre si esta metodología debía ser desarrollada al inicio o al final del Congreso. Tras la reflexión de las personas que facilitaríamos el espacio abierto, junto con las conversaciones de las personas que organizaban el evento global, se decidió ubicar como cierre en la tarde del segundo día, para lo cual se reservó un intervalo de cuatro horas.
Un Open Space de esta extensión de cuatro horas permite principalmente:
Establecer contactos entre personas que vienen de diferentes experiencias de mediación.
Compartir información sobre recursos, servicios y programas de mediación
Intercambiar conocimientos de las propias experiencias.
Desarrollar ideas con un enfoque interdisciplinar, interorganizacional, o intergrupal.
Compartir desafíos, buenas prácticas, ideas para colaborar en el presente y desarrollar proyectos futuros.
Permite una rápida revisión de asuntos de interés con respecto a un tema o situación específica.
El tiempo en el que se desarrolla el Open Space estructura a su vez la participación de los grupos y subgrupos en cuanto al número de sesiones que se pueden llevar a cabo, el Merino C., Alzate, R. (2011)
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tiempo que se dedique a cada sesión y, a su vez, el número de temas tratados simultáneamente. Este aspecto será variable en función del tiempo y del número de personas participantes.
El cronograma que se planteó a lo largo de la tarde fue distribuido desde las 16.00h hasta las 20.00h del siguiente modo:
Presentación de la metodología y explicación de la misma .
Inicio de la participación espontánea planteando temas para cada una de las sesiones.
Distribución de las personas por grupos en dos sesiones consecutivas de 40 minutos con unos minutos para el cambio de grupos y espacio.
Reunión plenaria para la puesta en común de las reflexiones y dudas surgidas en el desarrollo.
Cierre, palabras de agradecimiento y evaluación.
El espacio común donde se reúne el plenario del Open Space requería una extensión acorde con el número de participantes en el proceso, aspecto que hasta el mismo día, aproximadamente dos horas antes de su celebración no se podía precisar. El modo de concretar esta cifra fue mediante la formulación de la pregunta directa antes de dar cierre a la estructura formal del congreso que tuvo lugar al mediodía. Si bien la metodología estaba anunciada en el programa informativo del Congreso, se consideró necesario formular la pregunta directa: ¿Quiénes quieren participar en la metodología Open Space que se celebrará a la tarde y tendrá como tema de reflexión la calidad e innovación en los procesos de mediación?
El número total de participantes fue de 38 personas, un número amplio teniendo en cuenta que era un viernes por la tarde y muchas personas se tenían que desplazar a su lugar de residencia. Esta información permitió reajustar los espacios que deberían estar disponibles, en cuanto a espacios amplios que permitieran simultáneamente reunir dos grupos que pudieran trabajar sin interferencias. Por tanto, se mantuvo un círculo plenario permanente en el aula en el que se presentó la metodología y se dio cierre a la misma y se abrieron dos aulas en las que cada una tenía preparadas dos áreas con sillas
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en forma circular para trabajar los respectivos temas que se habían distribuido en dos sesiones.
Si bien es cierto que el Espacio Abierto no tiene agenda predeterminada, si debe existir una estructura general. Esta estructura no está diseñada con la finalidad de decir a la gente lo que tiene que hacer ni cuándo lo tiene que hacer, sino que más bien crea un ambiente que permite que las personas participantes resuelvan esos problemas por sí mismos. Algunos elementos mínimos de esa estructura son: la invitación, la apertura, la creación de la agenda, el espacio abierto, el cierre y las actas finales. Otro aspecto de gran trascendencia es la actitud de las personas facilitadoras del evento para transmitir confianza y generar el clima adecuado para que cada persona aporte lo mejor de sí mismos.
4. EL LEMA: “CALIDAD E INNOVACIÓN EN LOS PROCESOS DE MEDIACIÓN” “Todo el mundo está aquí porque ha elegido estar aquí, porque siente fuerte interés por el tema, asunto o problema a tratar, porque cree que esta reunión es una oportunidad única para conectar con otras personas que también están dispuestas a analizar, planificar y actuar en un tema que consideran importante para el éxito de un proyecto, una organización, o unas relaciones” (Owen, 1997b)
La invitación se realiza de forma simple, probablemente en una página se puede sintetizar, quizás un breve correo electrónico o postal, o incluso una nota en el tablón de anuncios. Enuncia de manera sencilla algún asunto relacionado con el tema concreto. En el caso que nos ocupa, era una invitación para crear conjuntamente algo nuevo que mejore la mediación en Andalucía. Cada persona podía enfocar su objetivo a su organización, comunidad o hacerlo extensivo a todo el mundo relacionado con la mediación. Se trata de formular el tema del modo en que se esté dispuesto a participar de forma positiva, no era una convocatoria para quejarnos o incluso, para “solucionar problemas”. Esto no significa que se minimizara la importancia de los problemas, sino que se ponía énfasis en las fortalezas y recursos e invitaba a la gente a basarse en ellas para crear algo nuevo. Merino C., Alzate, R. (2011)
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El proceso mismo de la invitación es crucial para establecer el compromiso de franqueza, pasión y capacidad de autoorganización. Este es un buen momento para recordar que las dos únicas razones que hacen fracasar un espacio abierto son la posibilidad de que quienes participen acudan sin pasión o que algunos participantes traten de controlar el proceso intentando lograr un resultado predeterminado por ellos.
El tema u objetivo para se les invitaba era abierto, amplio aunque fueran conceptos identificados (calidad e innovación), sin duda exigente de una respuesta colectiva creativa. La invitación había sido realizada con carácter abierto a un diverso grupo de personas, estableciendo los parámetros del trabajo a realizar. De modo, que todas las personas que acudieron lo hicieron voluntariamente, basadas en la creencia de poder aprender o contribuir en algo a la tarea que les ofrecía el Open Space.
Precisamente, la expresión de inquietud que emerge del colectivo de la mediación: “¿dónde estamos y hacia dónde vamos?” había sido la referencia inspiradora al título “Open Space: Calidad e Innovación”, queríamos provocar la reflexión y la autocrítica. Por ello, elegimos conceptos de gran actualidad en cualquier disciplina, que generan interés por la preocupación que supone a cualquier profesional el garantizar la calidad de sus intervenciones y la capacidad de adaptarse a lo que se aproxima. En el ámbito de la mediación, que aún está sin regular con detalle aunque existan ya once leyes autonómicas reguladoras de la mediación familiar y un anteproyecto de ley estatal, esta inquietud se encuentra más generalizada. A su vez, el título tenía la finalidad de provocar una selección natural de las personas que decidieran participar en el Open Space, sabiendo que todas ellas tenían mucho que aportar y se dejarían contagiar por el espíritu innovador y creativo de esta metodología.
Los temas que fueron propuestos de forma espontánea por las personas asistentes, algunos eran “lugares comunes” para quienes trabajamos en el campo de la gestión de conflictos y otros específicos de las experiencias profesionales de cada área.
Así se fue creando la agenda. Las personas facilitadoras incitábamos al grupo a pensar en qué temas desearían tratar y estarían dispuestas a comprometerse a hacer de anfitriones de una sesión de reflexión sobre dicho asunto. Se les invita a que se acerquen al centro del círculo, en el que se encuentran hojas en blanco y rotuladores, para escribir Merino C., Alzate, R. (2011)
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el tema que les interesa y lo anuncien en voz alta. En su hoja añadirán su nombre y lo colocarán en alguno de los espacios disponibles del tablón improvisado en la pared. En la cabecera se encuentran los espacios para los grupos de discusión, y en el lateral los distintos tramos de tiempo.
Durante este proceso es conveniente recordar que nadie tendrá la responsabilidad de que no se trate un tema, ya que cada persona es responsable de que sea planteado. Por tanto, nada se tratará si no está en el tablón de anuncios comunitario. Pasaron unos segundos, que en esas ocasiones toman la dimensión de minutos al estar el círculo en silencio, hasta que la gente empieza a animarse hacia el centro del círculo. Afortunadamente, como ocurrió en otras experiencias, en un breve espacio de tiempo, el movimiento del grupo empieza a hacerse intenso. Las personas que fueron saliendo a proponer temas, fueron leyendo sus planteamientos y colocándolos en la pared para ocupar un lugar y un espacio determinado. También se puede dar la posibilidad de que se unifiquen propuestas si van a tratar temas reconducibles, de modo que se puedan aprovechar los espacios y sesiones del modo más eficaz para tratar asuntos que no se solapen.
5. CONCLUSIONES
A modo de conclusiones queremos destacar una serie de aspectos extraídos de las opiniones de quienes participaron y de la propia dinámica de esta metodología en Almería, así como una serie de reflexiones por parte de las personas que facilitamos el Open Space.
Entre los aspectos a destacar consideramos de interés:
La facilidad de relación entre las personas.
La estabilidad de los grupos que se crearon de modo espontáneo. En el balance de la dinámica expresaron que, aún teniendo presentes los personajes de la mariposa y abejorro y siendo conscientes que en otros grupos se estaban debatiendo temas de su interés, se mantuvieron en el grupo inicial. La explicación la basaron en el interés en el tema que habían elegido, las
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reflexiones generadas a partir de ese tema y la novedad de la ley de los dos pies que no veían el momento de ponerla en práctica y poder levantarse a otro grupo.
Valoración muy positiva de la metodología.
Gran expresión emocional ante el aprendizaje y la posibilidad de relacionarse que les había generado la dinámica.
Con relación a las reflexiones que surgieron de su desarrollo queremos compartir las siguientes:
En primer lugar, la necesidad de que las personas organizadoras de un evento en el que se desee incluir esta metodología sean innovadoras y depositen su confianza en las personas que lo vayan a dinamizar. Por ello, queremos destacar la confianza depositada y sus funciones en cuanto a la logística al comité científico de este Congreso.
Uno de los dilemas que nos generó la convocatoria de este Open Space fue la conveniencia de utilizar esta dinámica al inicio o al final de las Jornadas o Congreso. ¿Nos interesa generar esta relación antes de comenzar un evento? ¿Tiene más sentido al final cuando se han activado una serie de temas y debates a lo largo del proceso?. Nos quedamos con la duda de si hubiera sido de mayor interés al inicio al escuchar a personas participantes expresar que les hubiera gustado haberlo experimentado al inicio del Congreso para aprender y disfrutar más durante los dos días del encuentro.
Otro aspecto fue el título que impulsara la participación, ¿de qué queremos que se hable? La filosofía que subyace al Open Space, aún siendo de “dejar hacer” requiere un marco de referencia que precisamente es el lema aglutinador. Calidad e innovación recogía las dos preocupaciones que detectamos en la realidad profesional, por ello, nos animamos a utilizar una terminología de plena actualidad en el ámbito del desarrollo tecnológico.
El inicio de la puesta en escena de esta metodología siempre genera momentos de silencio, incluso de tensión en el ambiente. Cuando el círculo está formado, los papeles y bolígrafos dispuestos a que alguna persona los utilice y las
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Open Space: Calidad e innovación en los procesos de mediación.
personas que dinamizan se mantienen en silencio, es entonces cuando surge una situación inquietante. El silencio, las miradas que invitan a la participación, los gestos evitativos, la comunicación no verbal de “no sé qué hacer”. Aquí se corre el riesgo de convertirse en una dinámica directiva si quien la facilita toma un rol de mandar a las personas a participar condicionando su voluntad. Al mismo tiempo, en este momento, las personas facilitadoras estábamos seguras que bien sea un grupo de 38 personas, 120 o1200 participantes, de que el grupo estaba al borde de llenar esa pared vacía de una detallada agenda que les mantendrá ocupados durante las horas previstas. Sin embargo, el grupo no lo sabe y puede actuar de modo cuestionador ante el equipo facilitador.
Esta incomodidad inicial comienza a diluirse a medida que alguna persona se levanta de su silla y se acerca a las hojas en blanco para proponer un tema a tratar y dejar constancia de su propuesta en el panel de información. En estos momentos, el clima de confianza, la sencillez en el planteamiento del tema, la cercanía del lenguaje invitan a la participación de otras personas que también se sienten responsables de aprovechar el momento de debatir su dilema voluntariamente con aquellas personas que quieran unirse a su grupo. Resultó especialmente interesante observar el comportamiento en los que el límite del tiempo, indirectamente, nos empujaba a animar a las personas a no dilatar esta fase de la dinámica. De hecho, se propusieron más temas de los que finalmente se podían tratar por el límite temporal y por ello decidimos distribuir los ocho temas en dos sesiones con cuatro grupos en cada uno de los intervalos.
El balance de quienes facilitamos este Open Space es muy positivo y de agradecimiento a todas las mediadoras y mediadores que participaron en este círculo. Gracias por permitirnos seguir aprendiendo cada vez que nos dan la oportunidad de desarrollar esta metodología. En este sentido compartimos la reflexión de Owen: “El diseño e intención de la tecnología del Espacio Abierto es simple. Funcionará igual de bien en el entorno de una aldea del Tercer Mundo, que en una sofisticada sala de Consejo de Administración de una multinacional. Como la mayor parte de las cosas sencillas, es cierto que cualquiera puede hacerlo. También es cierto que hacerlo bien puede requerir, fácilmente, toda una vida de práctica”. (Owen, 1997a, p. 13). Merino C., Alzate, R. (2011)
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Open Space: Calidad e innovación en los procesos de mediación.
BIBLIOGRAFÍA
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