Documentación Excel
1.
Importar Datos
La operación de Importar datos consiste en llevar a Excel información que ha sido creada mediante una aplicación diferente a Excel. Una vez que se han importado los datos a Excel y éstos han cambiado en la fuente original, puede actualizarse la información en la hoja de cálculo, sin tener necesidad de volver a importarlos. Para importar datos a Excel desde la mayoría de los orígenes de datos, se puede elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic en Importar datos y, a continuación, elegir los datos que desea importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.
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MARIA CARMEN GIMENO
Documentación Excel Un archivo de origen de datos es un conjunto almacenado de información sobre la fuente "origen" de los datos que se van a utilizar mediante otra aplicación, en este caso Excel. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión. Al pulsar sobre el botón Nuevo origen… en la ventana anterior, aparecen los Proveedores de datos disponibles en el equipo que permitirán crear la conexión con el origen que deseemos abrir:
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Al finalizar el Asistente, los datos del origen externo, están disponibles en la hoja de cálculo de Excel.
a. IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO Para importar un archivo de texto se realizan las siguientes acciones. 1)
Click en la celda en la que se desea poner los datos del archivo de texto.
2)
Menú Datos Obtener datos externos Importar datos
3)
Seleccionamos en el cuadro de diálogo mostrado Tipo de Archivo=Archivos de Texto
4)
Buscamos el archivo que deseamos Importar.
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Especificamos cómo deseamos dividir el texto en columnas con el Asistente para importar Texto.
Finalmente, pulsamos el botón Finalizar.
Pasos del Asistente para Importar Archivos de Texto:
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b. MICROSOFT QUERY. Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Excel. Los datos a los que se tiene acceso mediante Microsoft Query son diversos: Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También se puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto. Con MS Query se recuperan datos creando un Consulta o Pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos están almacenados en una base de datos de Access, puede que se desee conocer las cifras de ventas de un producto determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región que se desee analizar y omitir los datos que no se necesiten. La incorporación de datos externos a Excel con Query es un proceso de tres pasos: primero se establece un origen de datos para conectar la base de datos, después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y, finalmente, se devuelven los datos a Excel donde puede aplicarles formato, resumirlos y crear informes con ellos.
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Documentación Excel Iniciar MS Query Para iniciar esta aplicación menú Datos Obtener Datos Externos Nueva Consulta de Base de Datos:
Aparece la siguiente ventana para seleccionar el tipo de origen de datos al que se va a conectar Excel para recuperar la información:
Es necesario crear un origen de datos, por lo que en la ventana anterior se debe seleccionar la opción Nuevo origen de datos. Para establecer la conexión a los datos mediante MS Query es necesario establecer una conexión del tipo ODBC. Dicha conexión se realiza con un asistente que muestra las ventanas siguientes:
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En el cuadro anterior, se define un nombre para la conexión, en el ejemplo ConexiónQuery. Este nombre es cualquier texto. Seguidamente se establece el tipo de origen de datos al que Query se va a conectar, por ejemplo Access. Tras pulsar el botón Conectar, se muestra la ventana siguiente en la que se selecciona el archivo de los datos:
Una vez seleccionado el archivo se pulsa en el botón Aceptar. Con esto se ha creado una conexión del tipo ODBC. En la ventana de inicio se tiene la conexión creada:
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Al pulsar el botón Aceptar el Asistente muestra una ventana con la información de la base de datos conectada, en la que se permite seleccionar las Tablas o Consultas de la Base de datos que se desea importar a Excel:
Mediante este paso, se puede importar una tabla completa, o bien, seleccionar las columnas de la tabla o tablas con la información necesaria. También existe la posibilidad de seleccionar mediante filtros la información a importar.
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Documentación Excel Pulsando en el botón Siguiente de la ventana anterior, el próximo paso es Seleccionar las filas según los criterios necesarios y una vez definidas las condiciones, ordenar los datos en el siguiente paso:
El último paso del Asistente de MS Query presenta la ventana siguiente:
Las opciones disponibles permiten Finalizar el proceso y mostrar los datos importados en una hoja de Excel, Ver los datos y modificar la consulta creada o bien crear un cubo OLAP (Tabla dinámica). Si se elige la segunda opción, Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query se muestra el siguiente cuadro de diálogo:
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Según el ejemplo de la imagen anterior, se devolverán a una hoja de Excel solamente las filas donde el valor del campo “City” sea London.
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