Fremtiden har været her længe

AF RASMUS EKMAN, KØBENHAVNS KOMMUNE

Udover de åbenlyse fordele, der er ved denne udvikling, så er der overordnet også to risici: For det første kræver det, at medarbejdere, som genererer viden, kan ajourføre det i GIS. For det andet kræver det, at medarbejdere, som trækker information, kan udnytte mulighederne til at optimere deres arbejdsgange.

I Klimatilpasningsafdelingen i Københavns Kommune sidder cirka 50 medarbejdere og administrerer kommunens 250 klimatilpasningsprojekter, som skal integreres i den øvrige byudvikling. For at skabe flest mulige synergier er det vigtigt, at der screenes grundigt i planlægningsfasen. Det er også vigtigt, at nødvendig information om projekterne deles frit i projekterings- og anlægsfasen, samt at viden om det udførte projekt er tilgængelig for medarbejdere i andre afdelinger.

Her spiller KK-kort, der er Københavns Kommunens WebGIS-løsning, en central rolle i, hvordan afdelingerne videndeler og koordinerer den førnævnte viden. Det er gennem KK-kort, at medarbejdere, som fysisk sidder på forskellige lokationer, finder hinanden og skaber de nødvendige synergier. Det er derfor forbundet med stor risiko, hvis information i KK-kort ikke er opdateret eller hvis medarbejdere ikke ved, hvor den tilgås.

Efter en kortlægning af optimeringspotentialer i afdelingen blev der udvalgt to fokusområder. Det ene var at optimere screeningsprocessen, da den var meget tidskrævende. Den anden indsats var at sikre, at klimatilpasningsdata i KK-kort altid er opdateret. Da projektlederne ikke har normale arbejdsgange i GIS, blev selve opdateringen af KK-kort anset som en afrapporteringsopgave, der ikke skabte fremdrift i selve projektet.

Det overordnede formål var derfor at sørge for, at arbejdet i GIS blev en integreret del af projektledernes eksisterende arbejdsgange. De affødte ændringer i arbejdsgangene skulle leve op til følgende krav: Den nye arbejdsgang skal være nemmere og mindre tidskrævende end den forrige. Projektlederen må ikke kunne komme i mål uden at udføre den. Den nye arbejdsgang må ikke være afhængig af en enkelt person.

I den indledende planlægningsfase af projektet skal projektområdet screenes for en lang række parametre såsom fredninger, forurening, servitutter, særlige ledninger og andre anlægsprojekter. Den fulde screening omfatter 97 forskellige lag i KK-kort, og blev førhen foretaget manuelt.

I den nye arbejdsgang bliver alle 97 lag samlet på en side for sig, og planlæggerne bliver introduceret til et overlapværktøj, der ud fra et projektområde kan udtrække alle lag, som området skærer med. Disse lag bliver dels eksporteret til Excel, hvor attributtabellen kan ses, og dels til et pdfdokument, hvor der autogenereres kort for alle overlappene. Før planlæggerne kan benytte sig af værktøjet, skal de dog tegne deres projektafgrænsning ind i GIS. Hvis et projekt udvikler sig og får en ny afgrænsning, skal screeningen foretages igen. Det gøres ved, at projektafgrænsningen igen opdateres i GIS og derpå vil være retvisende igen i KK-kort.

Ændringen sikrede, at projektafgrænsninger for planlagte projekter altid er retvisende, og den sparrer planlæggerne for flere dages arbejde pr.