ESCOLA BÁSICA E SECUNDÁRIA DIOGO BERNARDES
Disciplina: Gestão
Módulo:
12
Controlo de Tesouraria
Governo da República Portuguesa
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“ A Tesouraria pode ser definida como a diferença entre os recursos disponíveis para financiar a actividade de uma empresa e as necessidades resultantes dessa mesma actividade”. O
seu
propósito
é
acompanhar
os
recebimentos
e
pagamentos
diários
disponibilizando informações de tesouraria, para prover em caixa ou nos bancos recursos suficientes para os compromissos diários.
Os objetivos do controlo de tesouraria consistem em detetar problemas financeiros na empresa, desvios de montantes, fraudes pela análise e implantação de mecanismos práticos e eficazes no dia-a-dia das operações; conhecer as tecnologias disponíveis e saber criticar as falhas que as mesmas contêm. Compete à Tesouraria: a) Proceder à arrecadação de receitas e ao pagamento de despesas, nos termos legais e regulamentares e no respeito das instruções de serviço; b) Liquidar juros moratórios, referentes à arrecadação de receitas; c) Proceder à guarda de valores monetários; d) Proceder ao depósito, em contas bancárias; e) Elaborar os mapas diários de Tesouraria; f) Promover a execução de, pelo menos, quatro conferências anuais e aleatórias aos valores à guarda da Tesouraria, para além das que se encontram definidas por lei ou regulamento; g) Acompanhar o movimento de valores e comprovar, mensalmente, o saldo das diversas contas bancárias; h) Exercer as demais funções que lhe forem cometidas.
Assim, como uma das áreas mais importantes dentro de uma organização a tesouraria assegura os recursos e instrumentos financeiros necessários para a manutenção e viabilização dos negócios da empresa. No quadro que se segue, são apresentadas algumas funções e atividades da tesouraria.
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Centremos agora a nossa atenção sobre as situações de desequilíbrio meramente conjuntural: Tesouraria excedentária - aplicações de tesouraria - análise da rentabilidade efetiva e do grau de liquidez - obrigações - ações - depósitos a prazo - aumento do crédito concedido a clientes c|c - aumentos dos stocks - redução de fornecedores c\c, títulos a pagar - descontos de pronto pagamento obtidos ou antecipação de pagamentos a fornecedores - antecipação de reembolsos de empréstimos de CP - realização de alguns investimentos em carteira - atraso de desinvestimento com maior potencial Tesouraria deficitária - análise da sua origem, (orçamento de exploração, orçamento dos investimentos ou orçamento financeiro) - orçamento de exploração poderá ser o responsável por esta situação, por razões de natureza económica ou financeira: - nível de meios libertos brutos de exploração - nível de actividade
- organização do processo técnico produtivo.
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Funções/atividades da tesouraria
FUNÇÕES
ATIVIDADES
PLANEAMENTO FINANCEIRO
Elaborar projeção de fluxo de caixa; analisar estrutura de capital e alternativas de financiamento e estabelecer política de aplicação financeira
ADMINISTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA
Controlar os recursos disponíveis em bancos e em caixa; elaborar e analisar a demonstração de fluxo de caixa realizado; fazer conciliação bancária; projetar e realizar ações para suprir insuficiências; planear e executar ações para minimizar as sobras; analisar antecipações de recebimento e pagamentos.
NEGOCIAÇÃO E CONTROLE DE APLICAÇÕES FINANCEIRAS
Negociar e controlar as aplicações financeiras; estabelecer limites de crédito para operar com instituições financeiras; controlar e analisar a rentabilidade das aplicações financeiras.
NEGOCIAÇÃO E CONTROLE DE EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
Analisar os aspetos legais de financiamentos; negociar linhas de crédito com instituições financeiras; negociar e controlar empréstimos e financiamentos bancários; controlar e analisar os custos de empréstimos e financiamento; controlar adiantamentos a fornecedores e fiscalizar abatimentos e devoluções de mercadorias.
CONTAS A PAGAR
Verificar cobranças bancárias e cobranças em carteira.
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Sistema de controlo Na tesouraria de uma organização a existência de controlos internos eficientes e que devam estar relacionados com os agentes externos da empresa tornam-se indispensáveis para que os responsáveis por esta área consigam dimensionar as suas transações em números, refletindo então a sua capacidade de gerar de caixa. Dessa forma, auxiliando a empresa a planear com segurança a capacidade em liquidar os seus compromissos e ainda gerar lucro ao capital investido pelos sócios. A tesouraria desempenha o importante controlo das informações e movimentações financeiras oriundas de todos os departamentos da empresa e também administra a aplicação dos recursos operacionais. Importância essa que faz a ligação direta de todos os setores estratégicos e decisórios da organização. Os controlos internos na área da tesouraria e as suas atividades principais, são: CAIXA - Segregação de funções entre tesouraria/caixa e contabilidade; - Cobertura de seguro de fidelidade; - Os recebimentos devem ser depositados diária e integralmente; - O setor encarregado da guarda dos títulos e duplicados deve remetê-los ao caixa somente no ato do recebimento, devendo diariamente efetuar o confronto entre o total enviado ao caixa e o total dos valores depositados nas contas bancárias; - O responsável pelo caixa não deverá interferir nas seguintes funções: expedição ou entrega de mercadorias; preparação e expedição de notas fiscais ou faturas; acesso ou confeção de qualquer registo de vendas; escrituração de contas a receber de clientes; acompanhamento e controle de cobranças; elaboração de conciliações bancárias; escrituração do razão geral; autorização de créditos referentes a devoluções, descontos e baixas de contas incobráveis. - Autorização formal para o desconto de cheques de funcionários ou para concessão de adiantamentos para despesas ou vales;
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- Autorização formal para adiantamentos salariais; - Fixação de prazos máximos de permanência de vales e adiantamentos; Cancelamentos dos documentos de pagamento, para evitar a sua reapresentação; - Pagamentos exclusivamente por cheques, acima de um limite e - Endosso restritivo nos cheques recebidos. Dessa forma, as normas estabelecidas na tesouraria para os controles internos devem ser seguidas, a fim de se observar a eficiência nos processos realizados. Na movimentação de caixa, por exemplo, a segregação das funções exercidas por cada colaborador bem como a fixação de prazos e autorizações de responsáveis para efetuar pagamentos na tesouraria faz com que todo o processo funcione corretamente em todas as suas etapas.
BANCOS - Adequada segregação de funções entre os elementos com as funções de caixa e de tesouraria;
-
As procurações para movimentação das contas bancárias devem ser
estabelecidas pela tesouraria, restringindo-se ao mínimo necessário aos poderes;
- As contas bancárias devem estar em nome da empresa; - Os signatários devem assinar os cheques após o preenchimento dos mesmos e com base nos documentos suportes; - Controle dos talões de cheques ainda não utilizados; - Controle na sequência numérica dos cheques emitidos;
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- O sistema de cancelamento de cheques deverá ser sempre o mais completo possível; - Todos os cheques devem ser nominais; - Todas as contas bancárias devem ser conciliadas o mais breve possível. Tais conciliações devem ser conferidas e aprovadas; - Devem ser estabelecidos valores máximos para assinatura de cheques em cada nível de procuração; - Deve existir um sistema formal de comunicação com os bancos e - Controle dos cheques emitidos a serem entregues aos favorecidos. 3 - Instrumentos de controlo O controlo interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotados na empresa para salvaguardar os ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contáveis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o segmento das políticas administrativas prescritas.
Estratégia
Aqui não se trata de saber o que aconteceu durante o ano findo, mas de conhecer a realidade que teremos de enfrentar já na próxima semana. É indispensável que saibamos com detalhe os compromissos a que temos de fazer face e os recursos de que dispomos. Acrescentaríamos a inventariação dos meios suplementares a que poderemos
recorrer
para
ultrapassar
uma
dificuldade
resultante
de
uma
contrariedade surgida à última hora (uma cobrança que se não concretiza, por exemplo). Desde logo aceitemos que todo o planeamento da tesouraria deve ser feito com o tempo necessário para suportar um razoável volume de imprevistos. Pode acontecer, por essa razão, que seja oportuno abordar imediatamente um fornecedor
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cujo pagamento esteja marcado para a semana próxima no sentido de obter a sua concordância para a dilação do prazo se vier a verificar-se um atraso, por exemplo, na efetivação de uma transferência; ou, se isso não for possível, de todo em todo, negociar com o Banco a possibilidade de utilizar um descoberto para uma utilização de curtíssima duração, tendo em conta que a taxa de juro respetiva é significativamente mais elevada do que a dos financiamentos normais. O planeamento da tesouraria que vimos referindo pode exprimir-se num mapa de que se oferece um modelo no quadro abaixo.
PLANEAMENTO À VISTA E CONTROLO
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(n)ª Semana
PAGAMENTOS/ RECEBIMENTOS
Previsto
Efetuado
A
B
(n+1)ª Semana Desvio B>A
B<A
Previsto
Efetuado
A
B
Desvio B<A
B<A
PAGAMENTOS Fornecedores (Atrasados) Rendas Água, Luz e Saneamento Computador+Impressora Prestações do equipamento Patrocínios:SOL NASCENTE e NOVO SOM
Salário líquidos de Enc. Sociais Encargos Sociais Pessoal Perman SS Contribuição da Empresa Soluç.integ.:Contabilid + Expediente IRC Retido Gab.Contabilidade (IRC Retido Rendas Mês seguinte) IVA: 23% da faturação Comunicações:CTT,Telef.Internet Viagens e Estadas Serviço Empréstimo "15000" Total dos Pagamentos RECEBIMENTOS Disponibilidades Caixa Disponibilidades Bancos Vendas a Dinheiro Cobrança de Faturas c/ 30 dias Cobrança de Faturas c/ 60 dias Cobrança de Faturas c/ 90 dias Cobrança de Faturas atrasada Renovação de Financiamento Forn. Total dos Recebimentos Saldo mensal Saldo mensal acumulado
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Este instrumento, cuja utilidade pode ser fortemente melhorada se o adequarmos às especificidades de cada empresa, será preenchido com a antecedência possível, tomando por base os valores (aproximados) que são permanentes (Prestações, águas e saneamento, eletricidade, comunicações …) e acrescentando-lhe, à medida que os dias decorrem, as alterações que vão sendo conhecidas como inevitáveis na semana seguinte. Quando o cenário das semanas futuras começa a tornar-se suficientemente nítido, é altura de alinhar as várias que serão mobilizadas em caso de necessidade. Já referimos o caso do provável contato com um ou vários fornecedores com vista a obter a dilação dos prazos e do Banco para negociar a eventual utilização de um descoberto. Referimos ainda um outro meio de reduzir a ameaça das tensões de tesouraria: negociar com o Banco uma operação de Factoring que permitirá à empresa obter a antecipação do pagamento das suas faturas. Se a clientela puder ser escolhida e se a cobrança das faturas, no prazo que tenha sido negociado, não for fonte de conflitos e atrasos, se a margem com que a empresa trabalha suportar o custo debitado pelo Factor (o Banco ou outra entidade especializada) pela tomada dos créditos da empresa, a estabilidade da tesouraria passará a não depender da pontualidade do recebimento dos valores das faturas: a cobrança foi antecipada. A variável estratégica desloca-se para a ação comercial a quem cabe assegurar um volume suficiente de vendas (logo de faturação) e para a escrupulosa triagem da clientela com vista a evitar cortes e restrições por parte do Factor.
O controlo interno compreende: ORÇAMENTOS; CONTABILIDADE; INVENTÁRIOS; CONSOLIDAÇÃO DE BALANÇOS;
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RELATÓRIOS DE INSPEÇÕES; RELATÓRIOS DE AUDITORIAS; CHEFIAS DE ÓRGÃOS;
Controlo estratégico Segundo Maximiniano (2000), o controlo estratégico tem a finalidade de avaliar o desempenho da organização na realização das suas missões e acompanhar os fatores externos que influenciam a sua organização. Produz informações de análise interna e externa, permitindo corrigir o desempenho defeituoso.
Controle operacional Para Maximiniano (2000), o controlo operacional focaliza as atividades e o consumo de recursos em qualquer área funcional. Cronogramas, diagramas de procedências e orçamentos são as principais ferramentas de planeamento, e, simultaneamente, de controlo operacional.
Planeamento estratégico É o processo de decidir, dentro do quadro de referência definido pela visão, missão e políticas, sobre os objetivos da organização, bem como sobre os recursos a serem usados para atingi-los e as estratégias que orientarão a obtenção, o uso e a disposição desses recursos. O planeamento estratégico clarifica e define o elenco de objetivos a serem perseguidos, bem como os recursos necessários e as estratégias mais funcionais para visualização dos resultados esperados. O planeamento diz respeito ao futuro impacto das decisões que são tomadas hoje, implicando em avaliar o futuro e preparar-se para ele. O planeamento estratégico é um dos principais instrumentos de orientação e de controlo de todas as atividades da empresa. A sua elaboração compreende a
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determinação da missão, que diz respeito ao propósito final perseguido pela organização.
Fluxo de Caixa
É um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresário a tomar decisões sobre a situação financeira da empresa. Consiste em elaborar um relatório que informa toda a movimentação de dinheiro (entradas e saídas), sempre considerando um período determinado, que pode ser uma semana, um mês etc.
O Fluxo de Caixa serve para: -
Planear e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo
determinado; - Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa; - Verificar se a empresa está a trabalhar com aperto ou folga financeira no período avaliado; -
Verificar se os recursos financeiros são suficientes para tocar o negócio em
determinado período ou se há necessidade de obtenção de capital de giro; - Planear melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos; - Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; - Conhecer previamente (planeamento estratégico) os grandes números do negócio e a sua real importância no período considerado; - Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado; - Avaliar o melhor momento para efetuar as reposições de stock em função dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa; - Avaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas visando melhorar o caixa do negócio.
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Termos utilizados no Fluxo de Caixa: - Saldo Inicial: é o valor constante no caixa no início do período considerado para a elaboração do Fluxo. É composto pelo dinheiro em caixa mais os saldos bancários disponíveis para saque. - Entradas de Caixa: correspondem às vendas realizadas à vista, bem como a outros recebimentos, tais como cheques pré-datados, faturas de cartão de crédito etc., disponíveis como “dinheiro” na respectiva data. -
Saídas de Caixa: correspondem a pagamentos de fornecedores, aluguéis,
impostos, água, luz, telefone e outros, entre eles alguns descritos em nosso modelo. - Saldo Operacional: representa o valor obtido de entradas menos as saídas de caixa na respetiva data. Possibilita avaliar como se comportam os seus recebimentos e gastos periodicamente, sem a influência dos saldos de caixa anteriores. - Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro no seu negócio no período considerado e passa a ser o Saldo Inicial do próximo período. Observe que existem as colunas Previsto e Realizado. Qual o objetivo? Um dos fatores mais importantes para o sucesso na gestão de uma empresa é o planeamento adequado. Dessa forma, a gestão financeira deve ser cuidadosamente planeada, executada, acompanhada e avaliada. No quadro abaixo podemos ver um exemplo de fluxo de caixa realizado e projetado:
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Observe que existem as colunas Previsto e Realizado. Qual o objetivo? Um dos fatores mais importantes para o sucesso na gestão de uma empresa é o planeamento adequado. Dessa forma, a gestão financeira deve ser cuidadosamente planeada, executada, acompanhada e avaliada. Isso só é possível se estabelecermos metas (objetivos, previsões) que nos orientem a fim de evitar “surpresas inesperadas”. Se passarmos a
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projetar recebimentos e pagamentos com base em nossos conhecimentos anteriores e expetativas futuras quanto ao que esperamos do mercado, poderemos nos preparar para enfrentar dificuldades antes que elas ocorram. Assim, trabalhar com valores previstos e compará-los com o realizado (acontecido na data), além de mostrar futuras faltas ou sobras de caixa, permite tomar decisões antecipadas sobre aumento de compras, liquidações, racionalizações de custos e até a hora certa para fazer investimentos. Para elaborar o Fluxo de Caixa existem dois métodos: Direto e Indireto. O método direto demonstra os recebimentos e pagamentos derivados das atividades operacionais da empresa em vez do lucro líquido ajustado. Mostra efetivamente as movimentações dos recursos financeiros ocorridos no período. Já o método indireto é aquele no qual os recursos provenientes das atividades operacionais são demonstrados a partir do lucro líquido, ajustado pelos itens considerados nas contas de mresultado que não afetam o caixa da empresa.
Formulário para o controlo das contas a pagar:
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Formulário para o controlo das contas a receber:
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Controlo de Caixa O controlo do caixa é importante, pois: - Ajuda a fornecer informações para apuração dos custos/despesas, vendas e stock; - Contribui para controlar e analisar despesas; - Controla o movimento de entrada e saída de dinheiro da empresa. Exemplo de formulário de controlo de caixa, onde serão lançadas diariamente todas as operações de entradas e saídas de dinheiro no caixa, e apurado o saldo respetivo:
MOVIMENTO
Formulário para a realização do controle bancário:
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DESCRIÇÃO
A composição de um sistema de tesouraria abrange controles de informações financeiras oriundas de todos os departamentos da empresa. A interface entre os
diversos setores das empresas convergem em informações financeiras na Tesouraria. As vendas gerarão contas a receber, as compras gerarão contas a pagar e estas invariavelmente transitam por contas bancárias, nas quais se faz os devidos controles de débitos avisados, estornos, cheques emitidos, compensados, devolvidos, apresentados e os respectivos saldos. Exemplos de folhas de caixa:
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Folha de Caixa Folha de Caixa nº _______ RECEBIMENTOS Data
Descrição
Classificação
PAGAMENTOS Valor
Data
Resumo
Descrição
Classificação
Valor
Saldo do dia anterior _______________ Recebimentos ____________________ Pagamentos ______________________ Saldo para o dia seguinte ___________
Executado __________________________ Conferido ___________________________
O orçamento anual de tesouraria constitui um indispensável instrumento de gestão e do controlo financeiro a curto prazo, assim deverá haver uma articulação e circulação da informação entre os diversos departamentos. O gestor financeiro deverá estabelecer uma clara definição da metodologia interna, bem como fazer uma revisão obrigatória corrigindo os orçamentos previsionais e efectuando novas previsões para os três meses seguintes.
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Por último temos que dar atenção aos valores reais mensais das rubricas do orçamento de tesouraria que dão origem ao Mapa de Fluxos Financeiros.
Tarefas/Operações de Tesouraria Recebimentos; Cobranças; Pagamentos; Controlo; Orçamento de tesouraria Métodos e Procedimentos de Controlo Numerário Contas bancárias Pagamentos por transferência bancária Cheques Recepção de valores por correspondência.
Orçamento de tesouraria Um dos instrumentos fundamentais para uma boa gestão financeira da empresa é o denominado orçamento de tesouraria. Este destina-se a apurar as diferenças entre os recebimentos e os pagamentos previstos. Assim, torna-se importante indicar quais os prazos de pagamentos e recebimentos previstos nos orçamentos que originam fluxos de tesouraria. No grupo dos recebimentos, há a considerar os recebimentos de vendas do período e de períodos anteriores e de outras operações. Quanto aos pagamentos, estes abrangem os oriundos das compras, dos custos comerciais fixos e variáveis, dos custos da área fabril e não fabril.
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A estrutura do orçamento de tesouraria pode apresentar-se da seguinte:
Orçamento de Tesouraria Descrição
jan. fev mar abr maio jun jul agos set out nov dez
Total Anual
Saldo Inicial 1. Recebimentos 1.1 Ano anterior 1.2 do ano Vendas
Retenções
Total (A) 2. Pagamentos 2.1 Ano Anterior 2.2 do ano
Encargos Sociais
Diversos
Total (B) 3.Saldo do mês (A-B) Saldo do fim do mês
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O período a adotar na elaboração do orçamento de tesouraria, normalmente para empresas que têm uma situação sólida, o mês poderá ser o período normal. No entanto, existem numerosos casos em que a previsão de tesouraria é feita de semana a semana, tendo em vista o exercício de uma análise e controlos apertados.
Por outro lado, o facto de o saldo de tesouraria ser positivo no início e no fim do mês, não invalida a existência de saldos negativos durante o mês. Daí a necessidade de prever e acompanhar, dia a dia, a evolução da tesouraria no intuito de detetar esses eventuais défices.
Concluída a leitura deste capítulo e tendo refletido sobre as ideias que, passo a passo, se vão transmitindo a propósito do relacionamento com os fornecedores, com os Bancos, com o Estado e com os Trabalhadores, os interessados terão adquirido uma consciência clara da importância da gestão da tesouraria e do acompanhamento que ela exige; sublinhamos a necessidade de planear com tempo, corrigir as expetativas com frequência, encontrar soluções em tempo oportuno, sem ansiedade nem crispação. Ao mesmo tempo disponibilizaram-se várias sugestões para a criação de instrumentos de planeamento e controlo.
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