EventBranche TrendMagazine 2-2013

TrendMagazine INSPIRATIEBRON VOOR ZAKELIJKE EVENEMENTEN

OKTOBER 2013 JAARGANG 4

8

Tips en voor- ct je natra

Effectieve events en meetings

Registratie, netwerken

Kleinschalige evenementen

Trendwatchers generatie

en ment Evene schap weten

Z

Tips en Trends voor uw evenement

MAAK VAN

UW BUSINESS MEETING EEN UNIEKE BELEVING

Het ss Rotterdam is een plek waar gasten op avontuur gaan, iets beleven. Tijdens een we weergaloos w weer weerga ergaloos rggaloo rgaloo oos os enkomst enko enk koms komst om mst st waar w waa aar ar ar feest, inspirerend congres, de mooiste bruiloft, een luxe hotelovernachting of een bijeenkomst ment me ent.t ent. uw klant centraal staat. Iedereen merkt het: dit is de beste locatie ooit voor een evenement.

Om u ook werkelijk de ruimte te geven, bieden we u een tweede zaal aan. Voor meer informatie over de oneindige mogelijkheden aan boord en voorwaarden van deze actie, verzoeken we u contact op te nemen met één van onze Account Managers.

HOTEL RESTAURANTS EXCURSIONS CONGRES EVENTS CATERING LEARNING ARNING RNING

10 - 3.500 GASTEN

|

20 VERGADERRUIMTES

|

14 BANQUETINGRUIMTES

|

1 MULTIFUNCTIONEEL THEATER

|

2 REST

TAURANTS

|

3 BARS

|

254 HOTELKAMERS

|

48 BUSINESS BOARD ROOMS

|

600 PARKEERPLAATSEN

|

RONDLEIDINGEN

WIJ GEVEN

U GRAAG ALLE RUIMTE

TSEHOOFD 25 3e KATENDRECH DAM RO 3072 AM TTER POSTBUS 51041 DAM 3007 GA ROTTER 33 T +31 10 206 65 SHORE.NL WWW.ONBOARDON WW W.SSROTT ER

DA M-EV ENTS.NL

Van product tot project…

Het creëren van beleving in beeld, licht en geluid, daar staan wij voor. Of het nu om de beleving voor 25 of 25.000 personen gaat, niets is onmogelijk. Bij ons kunt u terecht voor het huren of aanschaffen van audiovisuele apparatuur en aanvullende dienstverlening. Onze afdeling Content Creation heeft veel ervaring in het maken van product- en bedrijfspresentaties, voorlichtings- en veiligheidsvideo’s.

Onze professionals zijn goed getrainde en servicegerichte specialisten. Innovatief, trendsettend en altijd energiek!

Geïnteresseerd? Neem vandaag nog contact met ons op: 030 – 600 5252.

Hulskamp audiovisueel | I www.hulskamp.nl | e info@hulskamp.nl

Intertent biedt grenzeloze mogelijkheden voor de invulling van uw evenement, met haar spiksplinternieuwe productenfolio, een uitstekende reputatie en haar zeer slagvaardige en flexibele organisatie.

Kwaliteit, perfectie, klantgerichtheid en beloven is doen!

Nieuw bij Intertent... state of the art Alu Vision anelen)

( Panoramische, horizonta

Elke gebeurtenis een belevenis

le glasp

www. intertent.nl | T 0251 21 66 95

6

Inhoud

10

13

Event Trends Top 5

De generatie Z laat zich horen

35

71

Tips: evenementen en de wetenschap

Dossier: voor- en natraject

76

50 Het warenhuis voor entertainment

Geurmarketing en geurproducten

TRENDMAGAZINE

84 Dress Code: oh zit dat zo!

08

Inhoudsopgave: 9

Voorwoord

10

Event Trends Top 5

13

Trendwatchers

20

Hulskamp

22

Dordrecht

24

DeFabrique

28

SkyFly.nl

31

Historia Events

35

Dossier voor- en natraject

44

Event Assist

45

Noordwijk Marketing

48

Buitenplaats Amerongen

50

Het Boekingsburo.nl

54

De Broodfabriek

57

BK2 Fotomarketing

58

Crowd Support

60

Grand Hotel Opduin

62

Rotterdam Marketing

67

Blue Boat Company

69

Tips: netwerken

71

Tips: effectieve events

74

Haarlem Marketing

76

Geurmarketing

80

Tips: goed fout

84

Tips: dress code

89/90 Cases 92

Bizarre bedrijfsuitjes

95

Masterclass ROI

7

B U I T EN G E WO O N Z A K EN D O EN

Op Hof van Saksen in Drenthe is het inspirerend zakendoen. U vindt alles op ĂŠĂŠn stijlvolle locatie om uw zakelijke bijeenkomst tot een succes te maken. Vergaderen, een productintroductie, teambuilden of een event waarbij ruim 3000 personen op het resort kunnen overnachten.

Alles is mogelijk. Het hoge serviceniveau, de verscheidenheid aan accommodaties en faciliteiten maken het de ideale locatie voor uw volgende bijeenkomst.

Interesse?

Bel 0592-24 59 55 of mail zakelijk@hofvansaksen.nl voor meer informatie of een offerte op maat. www.hofvansaksen.nl/zakendoen Hof van Saksen | Veldweg 22-24 | 9449 PW Nooitgedacht |

@hvszakelijk

Colofon Uitgevers: Sjoerd Weikamp en Mark Wichmann Operationeel Manager: Robin van Leeuwen Redactie: Sjoerd Weikamp (hoofdredactie), Jan Jacobs, Robin van Leeuwen (eindredactie), Lieke Hogenkamp en Ellen van Ree Fotografie: FotoCarlo.nl e.a.

Coverfoto: Dreamstime.com Sales en Marketing Mark Wichmann 0314-361060

TRENDMAGAZINE

08

Evenementen zijn generatieloos

De complete communicatie- en marketingwereld was lange tijd

mark@eventbranche.nl Askin Ozay 0314-361060

in de ban van de Experience Economy. Belevenissen, ervaringen

askin@eventbranche.nl Events

en verhalen, het zouden de nieuwe waarden worden van onze

Robin van Leeuwen 0314-361060

economy. Nu een paar jaar later lijkt die voorspelling niets dan

robin@eventbranche.nl

de waarheid. De kracht van live communicatie en marketing

Traffic & Back Office Charmaine Gerritsen 0314-361060

naast en mét de kracht van alle nieuwe technieken en online

Charmaine@eventbranche.nl

mogelijkheden heeft zich diep, diep genesteld in onze economie.

Vormgeving: Goedkoopstevormgevers.nl, Groningen Druk: Senefelder Misset, Doetinchem

In ons leven. En dus durven wij de stelling wel aan: zakelijke

Abonnementenbeheer:

evenementen zijn vanaf nu generatieloos.

A tot Z l info@atotzet.nl l 010 4090099 Branchenieuws, tips of vragen? info@eventbranche.nl of 0314 361060

Verspreiding en doelgroepen: 28% Directie-secretaresses van bedrijven >100FTE 20% Communicatie-

en

marketingmedewerkers

van bedrijven >100FTE

Het is even de vraag wat de definitie van een zakelijke evenement is. Op het moment dat u een bijeenkomst, feest, congres, uitje, productintroductie of welke inhoudelijke bijeenkomst dan ook organiseert met een doelstelling, dan bent u wat ons betreft in de wereld van de zakelijke evenementen. Live communicatie, eventmarketing, live marketing, geef het beestje een naam.

U gebruikt in ieder geval een ‘bijeenkomst’ dan wel ‘event’ met een zakelijke insteek. De kracht van dat moment, zeker met een sterk voor- en natraject (zie pagina 35 en verder), is in onze ogen generatieloos. Dat moet ook wel, want in dit trendmagazine krijgt u in een inkijkje in de nieuwe generatie: de generatie Z (zie pagina 13 en verder). Daarna zullen volgens het alfabet geen andere generaties meer volgen…dus dit is het moment om met professionals het evenement tot een definitief blijvertje te maken.

15% Event- en Travelmanagers van bedrijven >100 FTE 9%

Productmanagers van bedrijven >100 FTE

4% Losse verkoop, verspreiding op Event-beurzen, -congressen en andere bijeenkomsten 24% Aanbieders van evenementen (organisatiebureaus, locaties, cateraars etc)

Oplage 24%

28%

25.400 exemplaren

4% 9% 15%

20%

Losse verkoop 29,95 euro

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie besteedt de grootst mogelijke aandacht aan de juistheid van informatie op deze site. Fouten zijn echter niet volledig uit te sluiten. U kunt daarom geen rechten ontlenen aan deze teksten.

EventBranche TrendMagazine is een uitgave van Proef Media BV

In dit trendmagazine geven wij u, als opdrachtgever van evenementen, niet alleen de nodige inspiratie met een breed scala aan kwalitatieve aanbieders en organisatoren, maar ook weer tips, handvatten, gadgets, tools, apps en de laatste trends. Kijk bijvoorbeeld eens op pagina 10 en 11 voor een interessante trend top 5. Daarnaast bent u als opdrachtgever ook gewoon bezig om de beste randvoorwaarden te scheppen, zodat uw gast het evenement zo optimaal mogelijk beleeft.

Dan is het wel handig om eindelijk eens duidelijk te hebben wat er bij welke dress code van uw gast gevraagd wordt (84/85). Of neem uw eventgewoontes eens onder de loep, want er gaat nog zo vaak iets fout, terwijl we denken dat we het goed doen (80/81).

Maar wat u ook doet: blijf evenementen organiseren, met een doelstelling. Meet het effect en maak uw bedrijf of merk sterker door live communicatie, live marketing of hoe u het ook wilt noemen. Evenementen zijn dankzij u en goede organisatoren een blijvertje.

Ook voor de generatie A2.0.

Sjoerd Weikamp Hoofdredacteur sjoerd@eventbranche.nl

Wilt u meer weten over evenementen en live communicatie? Neem dan eens een kijkje op eventbranche.nl. Geboeid door dit vak? Neem dan vandaag nog een abonnement op ons vakblad: eventbranche.nl/abonneren/

9

10

Event Trends Top 5

Kleinschalige,

interactieve combi-evenementen Zoals ieder jaar destilleert EventBranche.nl voor haar trendmagazine een top 5 van trends uit diverse nationale en internationale event- en meetingonderzoeken. Dit jaar geen containerbegrippen, maar praktische trends. Dit zijn de trends in evenementenland, doe er als opdrachtgever uw voordeel mee.

1 - Kleinschalige evenementen Een duidelijk zichtbare trend: afgebakende doelgroepen, geen bombastische taferelen, liever iets meer budget voor een kleinere doelgroep, dan geld kwijt zijn aan kwantiteit. Een respondent uit een internationaal onderzoek typeerde de trend als volgt: 'Met het gekrompen budget wil je wel kwaliteit bieden. Dus laten we alle overbodige lucht uit onze invulling. Het komt het evenement alleen maar ten goede.' Uitzonderingen bevestigen de regel: zo kreeg de redactie signalen van een enkele grote locatie dat er juist weer massale bedrijfsfeesten worden georganiseerd.

2 - Interactie met sprekers Het heeft even geduurd, maar we realiseren ons eindelijk massaal: de oude communicatiemodellen kunnen de kast in. Je kunt niet meer uitgaan van ZenderBoodschap-Ontvanger. Ook op evenementen lijkt dat besef er nu te zijn. Steeds meer wordt er interactie gezocht met het publiek. Dat kan dmv tools en apps, maar ook gewoon met een microfoon of discussiesessies. De meest extreme varianten? Publiek bepaalt hoe lang er gesproken wordt. Reacties en vragen uit de ochtendsessie bepalen de inhoud van de middagsessie. Webinar in voortraject bedoeld om de spreker al met de gasten te laten discussieren om daar zijn of haar programma op aan te passen, etc etc. Let wel, er blijven natuurlijk sprekers, die gewoon hun verhaal moeten vertellen ter inspiratie.

3 - Social Media integratie Waar we lange tijd vooral heel hard riepen dat 'wij' als organisatoren voor onze opdrachtgevers ook social media konden integreren in het evenementenconcept, maar we stiekem niet veel verder kwamen dan een Twitter-wall of een LinkedIn-groep voor het evenement, zie je nu dat social media in voor- en natrajecten voor een echte versterking zorgen van het evenement. Complete social media trajecten monden inmiddels uit in het hoogtepunt: het evenement.

En dankzij slimme toepassingen op bijvoorbeeld video- en fotomarketinggebied heeft het natraject ook aan kracht gewonnen. Daarnaast blijven social media ideaal als interactie of verslaglegging/reactie tijdens een evenement.

TRENDMAGAZINE

08

4 - Combinatie evenementen In diverse onderzoek kwam deze term naar boven.

De redactie van EventBranche.nl vertaalde dit naar twee dicht bij elkaar liggende verklaringen: steeds meer krijgt ieder evenement een doelstelling mee en dus inhoud. Een tweede verklaring: bedrijven kiezen 1 dag om zowel de jaarcijfers, het bedrijfsuitje als het feest te geven.

5 - Hybride evenementen Het lijkt wel of Nederland hier achterloopt. In de internationale onderzoeken kwamen wij regelmatig voorbeelden tegen van hybride evenementen (vrij vertaald: evenementen waar naast de face to face ontmoeting ook een online aanvulling is, zodat de doelgroep vergroot wordt,RED). Kantoren overzees die massaal en soms zelfs in een andere eventlocatie meekeken en discussieerden met een evenement in een ander land. Congressen die live gestreamd werden en zo het bereik vertienvoudigden. Het is en blijft in alle opzichten een prachtige eventaanvulling voor nu en in de toekomst.

Geen event meer zonder effectmeting Uit de diverse onderzoeken kwam ook een aantal overkoepelende trends en bewegingen.

Daar hebben wij een drietal trends uitgepakt, die in onze ogen groter zijn dan een trend. Het zijn in ieder geval drie maatschappelijke bewegingen die ook duidelijke invloed hebben op evenementen, congressen en meetings.

1 - ROI/ effectmeting Het hoort bij deze tijd: niet zo maar ergens geld in stoppen zonder te berekenen wat het op levert. Lange tijd werd er gezegd dat een return on investment bij een evenement lastig te meten is, maar daar komt men nu massaal op terug. Het kan wel. Sterker nog het moet!

Het hoeft niet altijd een complete ROI-meting te zijn, maar meet op zijn minst het effect, de

tevredenheid etc. Om een complete ROI-meting te doen verwijzen wij graag naar Master in Eventmanagement. Zij organiseren de masterclass ROI voor events (zie pagina 95). U zult zien, het is vooral een manier van denken/ werken, waarbij geen evenement meer georganiseerd wordt zonder doelstelling en meetvariabelen.

2 - MVO / duurzaam Het leek even een trend, een soort hype. Zo snel als het opkwam, verdween het ook weer uit de evenementenwereld. Maar net als in de rest van de maatschappij wordt Maatschappelijk Verantwoord en Duurzaam Ondernemen inmiddels gemeengoed. Vrijwel ieder bedrijf heeft een MVO-hoofdstuk in haar bedrijfsstrategie, zo ziet

men ook bij steeds meer eventbedrijven duurzame materialen, catering, locaties etc.

3 - Costsharing/samenwerkingen In lastige economische tijden trek je sneller naar elkaar toe. Om krachten te bundelen, om sterker te staan en vaak om kosten te besparen. In de eventbranche zie je naast de vele samenwerkingen waar u als opdrachtgever van kunt profiteren, ook interessante costsharing-mogelijkheden: bij eventbedrijven kunt u in hun transparantie zogeheten voordelige data en locaties voorstellen. Bijvoorbeeld kiezen voor een locatie waar die dag ervoor al een groot evenement heeft plaatsgevonden en u kunt profiteren van de materialen die al aanwezig zijn.

11

Laat je inspireren door Héman

Trendy hoeft niet duur te zijn!

Met Héman kan je elk event houden op elke locatie.

Laat je inspireren. Scan de QR-code en bezoek ook onze website www.heman.nl Joan Muyskenweg 34 1099 CK Amsterdam

Tel. (020) 668 68 58 www.heman.nl

Z

TRENDMAGAZINE

generatie

08

De zeven kenmerken van de

Terwijl merken, media, marketeers en event organizers steeds meer rekening houden met de specifieke kenmerken van de generatie X en Y, dient de volgende generatie zich aan: de generatie Z. Dat is de generatie, die is geboren tussen 1992 en 2012. Scholieren en studenten, die binnenkort de werkvloer opstromen. De digital natives, de generatie die altijd online is, de generatie voor wie digitale technologie voelt als een tweede huid. De trendwatchers en trendanalisten, die het beste weten hoe deze generatie denkt, zijn jongeren uit de doelgroep zĂŠlf. De 17-jarige Laura Moens en haar 16-jarige zus Julie kunnen alles vertellen over de generatie Z. Ze geven er regelmatig lezingen over op congressen, symposia en bedrijfsevenementen.

Door Jan Jacobs Tekstbureau

13

14

Generatie Z

TRENDMAGAZINE

08

'Generatie Z is een generatie slimmer en creatiever dan ooit, die in staat zal

zijn kennis en kunde uit alle hoeken en gaten van de wereld te genereren en te verenigen, om de grote thema’s van de toekomst op te lossen.'

- Adjiedj Bakas -

'Wij leven eigenlijk in the new sixties', begint Laura. 'De tijd van de nieuwe hippies ofwel de hipsters. Een generatie die zorgt voor een positieve stroom, voor zelfvertrouwen. Deze golfbeweging houdt ongeveer aan tot 2021.

De eerste signalen van verandering zie je in de mode én het gedrag van mensen.'

Hate authority – Love Inspiration Laura en Julie hebben, samen met hun vader, de strategische vernieuwer Jempi Moens van Fresh Forward een lijst opgesteld van zeven kenmerken van de generatie Z. 'Onze generatie heeft niets met autoriteit', vertelt Julie.

'Een overheidscampagne met een belerende of dwingende boodschap werkt averechts. De generatie Z komt in beweging zodra ze geinspireerd wordt. Een goed voorbeeld is Dance4Life: Aids bestrijden door te dansen. De wereld iets beter maken door iets leuks te doen.

Voor inspiratie is overigens geen vaste plek nodig. Inspiratie ligt letterlijk op straat, denk maar aan street art.'

Laura vult aan: 'In de generatie Z is iedereen elkaars autoriteit. Autoriteit ligt niet bij instanties, maar bij de mensen. Hoewel autoriteit eigenlijk niet het goede woord is, want – nogmaals- het gaat om inspiratie.'

Julie: 'Ik wist bijvoorbeeld tot voor kort niet wat de Consumentenbond is of doet. Dat is dus geen autoriteit voor de generatie Z.' Hate the average – Love customization Laura: 'De generatie Z wil alles op maat. Dat zie je terug in het nieuwsmedium www.wtf.nl; een online krant, toegespitst op jongeren, met korte berichten, die je kunt doorklikken als je meer wilt weten. Ook bij mobiele telefoontjes

zie je die customization. Geen iPhone is hetzelfde: elk mobiele telefoon is via de specifieke apps, die je downloadt, aangepast aan de individuele wensen van de gebruiker. Zelfs in het uiterlijk van de iPhone zie je een enorme variatie, bijvoorbeeld door de vele verschillende soorten hoesjes.'

Julie: 'Onlangs was mijn iPhone gestolen. Vervelend. Niet vanwege de materiële waarde, want hij was verzekerd, maar omdat hij helemaal gecustomized was naar mijn voorkeuren.'

Laura: 'Sommige merken hebben dit goed door. Bij Nike kun je je schoen customizen, en je kunt Coca-Cola flesjes kopen met je eigen naam op de fles.'

Hate Individualism – Love to Share & Co-create De generatie Z heeft minder op met het individualisme dan de generatie Y ('What's in it for me?'), en is meer van het delen en samen creëren. Julie: 'Dat zie je bijvoorbeeld aan de 'Dead Drops.' Dat is een anoniem, off-line, filesharing netwerk in een openbare ruimte.

Iedereen kan vanaf zijn laptop foto's, filmpjes en andere bestanden, delen of ontvangen via USB-sticks die zijn ingemetseld in muren, gebouwen en stoepranden.'

Laura: 'Bedrijven die aan co-creatie doen, scoren punten bij jongeren. Een DJ van BNN stuurde een tweet naar de KLM met het verzoek voor een rechtstreekse vlucht naar Miami zodat jongeren uit Nederland het Ultra Music Festival konden bijwonen. BNN en de KLM sloten daarop een spontane deal. BNN stond garant voor een vol toestel, waarop KLM een privé-vlucht organiseerde naar Miami, een bestemming waar ze normaal niet op vliegen. Dit

soort spontane acties spreekt jongeren aan.

KLM deed later nog zo'n actie waarmee ze inspeelden op de actualiteit: eindexamen leerlingen, wier examen Frans een dag was uitgesteld, konden hun ticket gratis omboeken.’

Hate difficulties – Love comfort Laura: 'De generatie Z is van het gemak en comfort. De Google glasses (brillen waarin via 3D technologie info is opgeslagen-red.) zijn een van de speeltjes van de toekomst.'

Julie: 'Deze brillen worden de nieuwe mobieltjes. Want in wezen zijn mobieltjes niet handig.

Je moet ze altijd ergens laten: in je tas, jas of broekzak. De kans is aanwezig dat over een aantal jaren niemand nog begrijpt waarom we ooit mobieltjes gebruikten. Veel te onhandig voor echt comfort.'

Hate standards - Love to play & Xp 'De generatie Z kun je het beste bereiken via fun', vervolgt Laura. 'Fun is de meest effectieve manier om het gedrag van mensen te beinvloeden. Een oproep op een bord 'Neem wat vaker de trap in plaats van de lift' is fantasieloos en kansloos. De generatie Z zit niet te wachten op ongevraagde adviezen. Volkswagen creëerde in een treinstation naast de roltrap in de gewone trap een pianosysteem. Zodra mensen de trap namen, klonk bij elke traptrede een pianonoot. Heel grappig. Het effect: zonder tekst en uitleg namen 60% meer mensen de trap.'

Hate to compromise – Love tot maximize Julie: 'De generatie Z is niet van de compromissen. We willen 'the best of both worlds.'

Het MadNes Festival op Ameland is een milieu-

15

16

Generatie Z

vriendelijk festival. Het levert een bijdrage aan de wereld om ons heen, zonder enige concessie te doen aan de kwaliteit die je van een festival verwacht. Dat is wat de generatie Z wil: niet 'of...of', maar 'en...en.' We willen goed doen, en tegelijkertijd willen we iets leuks beleven.'

Hate negative stuff – Love to create a better world Laura: 'De generatie Z heeft oog voor de wereld om zich heen en omarmt bedrijven die goed doen. Authentieke bedrijven met karakter. Zoals Ben & Jerry's, dat staat voor peace, love & icecream. Dit bedrijf maakt de slogan waar, die het uitdraagt. Red Bull doet dat ook: het staat, mede door zijn evenementen, synoniem voor adrenaline. Die oprechtheid is belangrijk voor de generatie Z. We kopen immers geen producten uit economische noodzaak, maar omdat het merk bij ons past.'

Werk dient te voelen als een tweede thuis De twee jeugdige meiden geven nog een aantal tips voor bedrijven, merken en event organizers. Julie: 'Veel bedrijven doen aan webcare, om de generatie Z te volgen op de social media. Maar dat werkt averechts. Als ik een tweet verstuur met een mening over een product of bedrijf, zit ik echt niet te wachten op een standaard reply van zo'n bedrijf. Dat is dodelijk. Reclame luistert ook heel nauw. Acties van een bedrijf om hun product te 'liken' zijn kansloos.

Dat werkt als een boemerang.'

Wat moeten bedrijven dan wel doen om de generatie Z te bereiken en te raken? Laura: 'Heel simpel: niet een duur reclamebureau uitnodigen, maar een groep jongeren bij elkaar zetten en hun mening vragen. Dat levert gegarandeerd een aantal heel goede ideeën op. Jongeren denken nu eenmaal anders dan ouderen. Dat is altijd zo geweest. En de generatie Z heeft geen schroom om zijn mening te geven, dus hoe moeilijk kan het zijn? Google pakt dat goed aan. Hun medewerkers mogen 20% van hun werktijd in belevingsruimtes besteden aan experimenteren, aan het bedenken van nieuwe fun ideeën. Bedrijven waar mensen in saaie kantoren onder tl-lampen werken, hebben het niet begrepen. De generatie Z wil altijd genieten. Niet alleen in het weekend, ook

tijdens studie en werk. Werk dient aan te voelen als een tweede huis.'

Events, congressen, concerten, festivals Hoe denkt de generatie Z over de wereld van events, festivals, congressen, beurzen en concerten? 'Klein is het nieuwe groot', vertelt Julie.

'In België heeft een groot deel van de discotheken al de deuren gesloten, omdat het concept 'massa' niet meer werkt. Festivals waar je moet wachten in rijen, zijn ook kansloos. Onze tip; maak wachten via fun tot een beleving. De generatie Z wil ook graag invloed op de sfeer, de activiteiten en de beleving van een een festival.’

‘Lowlands doet het goed. Dit festival is al uitverkocht nog voordat de programmering bekend is. Dat is het bewijs dat het de bezoekers niet komen voor de artiesten, maar voor de beleving. Lowlands heeft hetzelfde wat Ben & Jerry's en Red Bull hebben: karakter. Wij zouden bedrijven willen meegeven: zorg dat je een doel hebt. Dat begint met de vraag: waarom ben je het bedrijf ooit begonnen? Blijf dicht bij jezelf.

Mona doet dat goed met het Mona-toetje van de maand. Voor Mona is een toetje geen dessert; het is een moment om te genieten. En ze laten consumenten het toetje van de maand kiezen. Lays chips doe tiets soortgelijks.’

'Het laat consumenten nieuwe smaken ontwikkelen en de winnaars krijgen 1% van de omzet van hun zelf ontwikkelde smaak. Dat is fun voor de consumenten en dubbel fun voor de winnaars.'

Laura en Julie zijn intussen redelijk ervaren sprekers tijdens congressen, symposia en events. Hun oordeel over het format van doorsnee congressen is niet mals. 'Congressen zijn vaak saai. Een spreker spreekt over de hoofden van de luisteraars. Vragen stellen mag pas na afloop. Iemand sjouwt dan met een hengelaar door de zaal om toehoorders in de microfoon te laten spreken. Saai, achterhaald en niet effectief. Veel luisteraars durven in een volle zaal bovendien geen vraag te stellen, waardoor de interactie smoort. Sommige organisatoren zetten stemkastjes in om de bezoekers te laten reageren op stellingen, maar dat is slechts schijn interactie. Voor de sprekers is een der-

gelijk format ook niet altijd leuk. Het is niet fijn een verhaal af te draaien zonder feedback te krijgen. Congressen zijn vaak voorspelbaar. Iedereen houdt zich aan een format, dat ooit is bedacht, maar dat inmiddels niet meer aansluit bij de behoeften, zeker niet bij die van de generatie Z. Congresbezoekers kijken vaak heel vreemd op als ze ons in de zaal zien. Twee jonge meiden, tussen 100 zwarte kostuums. Dat past niet in het beeld dat ze van een congres hebben. Het leuke is dan weer wel dat hun houding verandert zodra wij ons verhaal doen.

Maar over het algemeen lijken congressen op klassikaal onderwijs in collegezalen.’

'Het onderwijs mag ook wel veranderen, als het wil aansluiten bij de behoeften van de jonge generatie. Dat mag wel meer op maat en met meer fun. De een leert nu eenmaal het beste door te lezen, de ander door te luisteren en de derde door naar beelden te kijken. De een is 's ochtends op zijn best, de ander 's middags of 's avonds. Leerstof zou je eigenlijk digitaal tot je moeten kunnen nemen, waarna lessen bestemd zouden kunnen worden voor het stellen van vragen. De studiemethode www.efaqt. com is wat dat betreft een goede lesmethode: die biedt een op maat gesneden leermethode.

Het blijkt dat 80 % van de mensen, die volgens deze methode studeert, de stof sneller en beter tot zich neemt!'

De generatie Z volgens Laura en Julie Moens 1. Hate authority – Love inspiration 2. Hate the average – Love customization 3. H ate individualism – Love to share & co-create 4. Hate difficulties – Love comfort 5. Hate standards – Love to play & Xp 6. H ate to compromise – Love to maximize 7. H ate negative stuff – Love to create a better world

TRENDMAGAZINE

08

Boeken en websites 'De grenzeloze generatie' van Frits Spangenberg'. De generatie Z. Ken ze, begrijp ze en inspireer ze voor een beter leven.' van René Boender en Jos Ahlers www.teeuwengroep.nl www.thefuntheory.com www.wtf.nl www.efaqt.com

'Motiveren kun je ze niet, maar inspireren des te meer.’

René Boender en Jos Ahlers hebben een boek geschreven over 'De generatie Z.' Enkele van hun bevindingen: 'Werken, leren en spelen lopen bij de generatie Z door elkaar. Leren vindt, net als alle andere activiteiten, steeds meer plaats, onafhankelijk van tijd en plaats. Structuur, autoriteit en organogrammen kunnen hen niet erg boeien. De logica van getrapte organisaties ontgaat ze. Ze zitten het liefst bij de baas aan tafel. Hoe platter de organisatie, hoe beter. Deze netwerkers hebben moeite met hiërarchische systemen en representatieve democratie. De macht overdragen aan iemand anders, die het voor je gaat regelen, doen ze niet gemakkelijk. Ze willen zelf aan het stuur zitten, meepraten en meebeslissen. Op dit moment hebben we de systemen nog niet om hier mee om te gaan, maar we zullen wel actief moeten gaan zoeken naar oplossingen.’

‘De generatie Z werkt zowel thuis als op kantoor. ‘Het Nieuwe Werken’ is voor Generatie Z de natuurlijke manier om je werk te doen. Deze generatie groeit op met de mogelijkheden van chat, Skype en FaceTime. Tegelijkertijd is dit ook een generatie die zoekt naar belevenissen en ontmoetingen. Face-to-face zal nooit verdwijnen. Betalen voor nieuws gaat deze generatie niet doen. Nooit en te nimmer. Voor glossy’s zijn ze wel bereid te betalen, want die leveren unieke content, beleving en inspiratie. Hun referentiekader is het world wide web. Lokaal, nationaal, internationaal; dat loopt online allemaal door elkaar. Voor hen is de wereld zowel de on- als offline wereld.

Real life personen zijn ook online te vinden en te volgen terwijl virtuele karakters (denk aan de band Gorillaz) ook in het echt verschijnen. Het gaat voor hen om inspirerende mensen die zowel online als offline te benaderen zijn.'

17

GELREDOME.NL EVENTS@GELREDOME.NL

IN GELREDOME IS VERGADEREN EEN FEEST VOOR UW SMAAKPAPILLEN. Tongstrelende banketten. Cooking-on-the-spot. Kookworkshops. Dankzij onze topkoks is er op culinair gebied van alles mogelijk. Ook bepaalt u zelf in welke ambiance u wilt vergaderen. Onze nieuwe zalen richten we net zo gemakkelijk in voor een intieme vergadering of receptie als voor een grootscheeps congres of personeelsfeest.

Meer weten? Bel 026 - 880 70 45 of kijk op GelreDome.nl.

Hulskamp

Hulskamp

20

Audiovisueel De kracht van video! Wie durft?

Na Google is inmiddels Youtube de meest gebruikte zoekmachine op het internet. Het geeft vooral aan dat de transitie van tekst en geluid naar video allang is ingezet: video is hét communicatiemiddel voor de directe toekomst.Toch lijken Nederlandse opdrachtgevers angstig. In de omringende landen worden events live gestreamd, bestaan voor- en natrajecten grotendeels uit video’s, maar blijken de voorbeelden uit Nederland op één hand te tellen.

Zet de angst op zij, bereken letterlijk uw voordeel en durf. Hulskamp Audiovisueel heeft het u nog makkelijker gemaakt door kant en klare producten aan te bieden, die snel en eenvoudig custom made te maken zijn voor uw specifieke eventdoelstelling.

Hulskamp Audiovisueel is een grote naam als het gaat om audiovisuele oplossingen voor uw evenement. ‘Eigenlijk gaat het om de oplossingen voor communicatieproblemen. U organiseert immers een evenement met een communicatiedoelstelling. Daarom hebben wij bij Hulskamp naast de verhuur- en verkoopafdeling ook een afdeling content creation. Daar zijn wij eigenlijk altijd met hetzelfde bezig: samen met u kijken naar de antwoorden op de vragen wie, wat, waar, wanneer en waarom.

De antwoorden op die vragen zorgen ervoor dat we gezamenlijk weten welke content er gecommuniceerd moet worden. Pas aan het eind van de rit kijken we naar de producten die daarbij ingezet moeten worden.

Daarbij is de kracht van video onomstotelijk bewezen. In veel gevallen is video, in welk concept dan ook, de oplossing voor uw evenementenvraagstuk. Daarom hebben wij naast onze professionele apparatuur en adviesfunctie, nu ook twee videoproducties in eigen huis: webcasting en een virtual studio’, legt Marc van Sambeek, coördinator content creation bij Hulskamp uit. Voor beide producten geldt dat Hulskamp sinds kort de complete productie voor haar rekening kan nemen. Daar zit een logische gedachte achter. ‘Wij merken dat veel opdrachtgevers angst hebben

TRENDMAGAZINE

voor het nieuwe. Sinds onze projectleiders aan hun opdrachtgevers ook deze laagdrempelige oplossingen aanbieden, loopt het niet alleen storm, maar zijn opdrachtgevers ook zeer tevreden’, aldus Van Sambeek. En laagdrempelig is het. ‘Onze virtual studio bevindt zich in ons pand in Utrecht. Daar beschikken we over alle apparatuur inclusief bijvoorbeeld een autocue en camera, maar ook een groene wand waarop alle denkbare decors geprojecteerd kunnen worden. Zo kunt u als bedrijf een compleet custom made televisieprogramma gebruiken om te communiceren met uw klanten, werknemers of relaties. Ook de toepassingen in het voor- of natraject van een evenement zijn evident. Zo hebben we een productie gedraaid waarbij iedere video begon met een persoonlijke begroeting aan de ontvanger. U kunt het responspercentage bijna wel raden.’

In no time De virtual studio van Hulskamp is zo gemaakt dat er binnen een enkel uur na de opname al een complete uitzending in uw mailbox zit om te verspreiden naar uw doelgroep. En daar hoeft u helemaal niet diep voor in de buidel te tasten. ‘Daarbij gaan wij wel uit van abonnementen en dus meerdere opnames. Dat heeft alles te maken met de herkenning en

De angst voorbij Het blijft bizar dat een dergelijk krachtig product maar zo weinig wordt ingezet. Van Sambeek weerlegt alle remmingen: - Eng? Alles wat nieuw is, is eng, maar naast dat wij alles zeer laagdrempelig aanbieden, kan ik ook nog verzekeren dat de content op verzoek op alle devices zichtbaar is.

- Het kost te veel?

Voor een paar honderd euro heeft u al uw uw eigen videojournaal.

Met webcasting bespaart u niet alleen kosten om een grote groep mensen direkt aan te kunnen spreken, maar kunt u bijvoorbeeld ook bij de live stream player adds verkopen, gericht op de doelgroep.

- Het is niet te meten wat de meerwaarde is.

Bij onze oplossingen zitten de meest uitgebreide analyseprogramma’s. Dat betekent dat u niet alleen kan zien hoeveel mensen hoe lang hebben gekeken, maar heel gedetailleerd kunt u zien wie, wat, waar, wanneer en hoe lang heeft bekeken.

- Door een stream is alles openbaar.

De beveiliging van een live stream is dankzij onze partner tot in de perfectie verzorgd.

08

de meerwaarde bij trajectmatige inzet. Daarnaast kunt u zich voorstellen dat de kosten zitten in het maken van het virtuele decor en bijvoorbeeld het trainen van uw presentator. Voor slechts één video zijn de kosten hoger. Met een aantal opnames in uw abonnement, heeft u echter al een compleet eigen videonieuwsbrief voor een paar honderd euro’, schetst Van Sambeek.

Angst voor techniek?

Bij Hulskamp moeten ze gedacht hebben: hoe kan het toch dat Nederlandse opdrachtgevers, in tegenstelling tot onze buurlanden, maar niet durven om video in te zetten. Angst voor de techniek? Voor de kostprijs? Kiezen voor zekerheid? Overtuigd van de kracht van video komt Hulskamp daarom met nog een product om de angst te doorbreken: webcasting. ‘Met ons webcastingconcept kunnen wij evenementen of congressen op locatie live streamen, terwijl op afstand uw collega’s of relaties in de rest van het land, of zelfs de wereld, live meekijken. Waar de stream eerst nog vaak gebruikt werd om mee te kijken, is ons product daarin volledig doorontwikkeld. Nu is ons webcastingconcept gestoeld op interactie. Met Twitterstreams, chatmogelijkheden, polls en alle andere soorten van interactie, wordt de online live stream het discussieplatform van uw evenement. Op de locatie waar het evenement opgenomen wordt, kunnen wij bijvoorbeeld een side kick aanbieden, die de online discussie vertaalt naar de zaal.’

Meerwaarde Over de meerwaarde van dergelijke live streams en zogeheten hybride evenementen hoeft Van Sambeek niet lang na te denken. ‘Naast het live streamen van uw evenement, kan Hulskamp ook op de meekijklocaties alles in richten en dat bespaart u op alle vlakken kosten. Het is niet langer nodig om al uw gasten naar één punt te vervoeren. U bespaart op het gebied van catering, energie, etc etc. Daarnaast wordt uw bereik bijna onbeperkt. Aan de andere kant, als u uw live stream niet wilt delen en veel waarde hecht aan de online beveiliging van uw webcast, is het prettig om te weten dat wij samenwerken met een bedrijf dat de allerhoogste beveiligingscertificaten heeft.’

Van Sambeek kent de onderscheidende kwaliteit: ‘Alles wat wij doen is in HD en kan dus overal voor gebruikt worden. De online player maken wij volledig in uw bedrijfslook and feel. Na afloop is er een on demand functie om alle content terug te zien, maar boven alles is de meerwaarde dat gasten op afstand live mee kijken, meebeleven en mee discussiëren.

Onze kracht zit in de creativiteit bij het gebruik van alle content en daarbij het inzetten van de bijbehorende techniek zodat de totale beleving bereikt wordt.´ www.hulskamp.nl

21

22

Dordrecht

Dordrecht

vergaderstad met een mooie oude 'ziel’ Een directievergadering in de oude watertoren,

een evenement in een distilleerderij, een training in de kelder van het stadhuis of een backpack in de Hollandse Biesbosch; het kan in Dordrecht. En het is ook zo geregeld via www.vergaderenindordrecht.nl.

Dordrecht is niet alleen een prachtige bestemming voor een toeristisch bezoek, maar is ook een interessante bestemming voor zakelijke meetings en een interessante plek voor de evenementenmarkt.

Waarom? Vanwege de krachtige pijlers historie, kunst en cultuur. Compact verpakt in een sfeervol en eeuwenoud stadshart, met een prachtige achtertuin – Nationaal Park de Biesbosch.

Dordrecht heeft een aantal ijzersterke USP's voor deze branche. Direct na aankomst voor een korte site inspectie en sfeerproeverij wordt het historisch besef flink op de proef gesteld. Nee, in jaren is de nabij gelegen metropool Rotterdam aanmerkelijk jonger en ja, Dordrecht heeft als ‘oudste stad van Holland’ een tastbaar historisch verleden binnen handbereik en daarmee een groot aantal troeven in de hand. Kenmerken zijn klein in de zin van compactheid en middelschaligheid en onderscheidend door de fraaie en verfrissende nieuwe invulling die veel erfgoed gekregen heeft. En dat wordt weerspiegeld in het aanbod van vergaderlocaties.

De stad heeft eigenlijk maar één echt probleem. Bezoekers, ook zakelijke, vinden weliswaar steeds gemakkelijker de weg naar Dordrecht, maar uiteindelijk zijn er nog steeds te veel mensen die de stad niet kennen.

Klein maar fijn klinkt clichématig, maar deze stad timmert doordacht en met een heldere focus op de toekomst aan de weg. De goed gevulde prijzenkast toont aan dat die ontwikkeling niet onopgemerkt is gebleven.

Erfgoedgemeente van 2010.

TRENDMAGAZINE

08

De Nationale Citymarketing Trofee en de titel Evenementenstad van het jaar in 2012.

En dit jaar een nominatie voor De Beste Binnenstad. Dordrecht Marketing is, onder leiding van directeur Gerben Baaij, verantwoordelijk voor de citymarketing van de stad. Daarbij wordt met veel personen en partijen in en om Dordrecht samengewerkt.

Eén van hen is Petra Venekamp. Zij ondersteunt, stimuleert en coördineert de activiteiten van de plaatselijke horecaondernemers. Dordrecht Marketing nam het initiatief voor de website www.vergaderenindordrecht.nl, die in nauwe samenwerking met Venekamp tot stand kwam. Inmiddels zijn ruim 35 locaties aangesloten. Wat opvalt zijn de uitstraling en een professionele aanpak. De keuze is groot, van vergadercapaciteit in een historisch pand waar geschiedenis werd geschreven, in de torenkamer van hotel Bellevue, tot een meeting houden in een paardenstal of een superstrak architectenkantoor. En alles wat daartussen past. Baaij: ‘Door samen te werken kunnen we ons bijzondere aanbod onder de aandacht brengen. Alleen zouden al die prachtige, maar relatief wat minder grote locaties dat niet kunnen.'

De website www.vergaderenindordrecht.nl biedt snel en overzichtelijk toegang tot informatie en foto’s van vergaderlocaties in Dordrecht. Meeting planners kunnen tijdens ‘proeverijen’ in oktober zelf kennis komen maken; meer informatie daarover op de website. De afdeling Groepsdagtochten van de VVV Dordrecht helpt graag bij het samenstellen van een actief of cultureel programma op maat.

Trends volgens Dordrecht Marketing. Wij zijn terughoudend in het volgen daarvan, zo luidt het verrassende antwoord.

Baaij: ‘Je moet uitgaan van je eigen kracht. Ons motto is: nuchter bijzondere dingen doen. We zijn een beetje dwars en eigenzinnig en volgen alleen die trends die écht bij ons passen. Het liefst verzinnen we zelf iets nieuws.’

Hoog tijd dat de branche meer kennis vergaart over deze oude handelsstad, gelegen aan het punt waar de drie rivieren Beneden-Merwede, de Oude Maas en de Noord elkaar ontmoeten. Wat een ongekend levendig én pittoresk decor vormt voor zakelijke meetings die vragen om kwaliteit en uitstraling. Dordrecht is een eiland, met een stadscentrum dat een heerlijke mozaïek is van liefst drie havens, allemaal met hun eigen sfeer, dynamiek en functie, en een wirwar aan straten, met prachtige imposante patriciershuizen. Opvallend zijn de internationale namen op de gevels van diverse panden, zoals Stokholm en Rusland, die verwijzen naar het handelsverleden.

Ooit de belangrijkste doorvoerhaven voor wijn. De Groothoofdspoort biedt, als markant ijkpunt, al sinds de 15e eeuw toegang tot de binnenstad. Dordrecht kijkt terug naar een ver en roemrucht geuzenverleden, zo maakte de Voorstraat, in feite een dijk, deel uit van de waterkering. Kuipers en wijnhandelaren beleefden gouden tijden op de vroegste kaden van Dordrecht, toen de stad in de Middeleeuwen de meest vooraanstaande handelsstad in de verre omstreken was. Illustere namen hebben een verbinding met de stad. Denk aan Willem van Oranje, die hier tot leider van de opstand tegen Spanje werd benoemd, in 1572. En aan meesterschilders als Albert Cuyp, Nicolaas Maes en Ferdinand Bol (hun werk hangt in het Dordrechts Museum) maar ook de dichter Cees Buddingh om aan namedropping te doen: zij zagen allen hier het levenslicht.

Oude luister, frisse aanpak 'De stad leent zich uitstekend voor een bezoek van een dag of een dagdeel. Het achterland, met De Biesbosch en de molens van Kinderdijk, maar ook de havens in onze stad, verbonden met de riveren die nog steeds zorgen voor getijden, eb en vloed.

De elektrische rondvaartfluisterboot de Dordtevaar verbindt de havens met elkaar en doet onderweg de rivier aan. De stad is letterlijk gegroeid uit het water, maar voor wie het 'droog' wil houden bieden we ook genoeg. Er is en wordt veel geïnvesteerd in voorzieningen, waarbij vaak het geven van een nieuwe functie aan erfgoed kenmerkend is. Villa Augustus en het Energiehuis, een multifunctioneel cultureel podium in een voormalige energiecentrale, bijvoorbeeld. En het pas heropende Dordrechts Museum, dat in 2014 in samenwerking met de Hermitage in St. Petersburg de tentoonstelling ‘Willem II, 'Kunstkoning’ brengt. Maar er is nog meer. Het Hofkwartier, voormalig Augustijnenklooster en plek van de 1e Vrije Statenvergadering wordt een museum en in 2014 gaat het Nationaal Onderwijs Museum open. En niet te vergeten ons rijke evenementenaanbod', aldus Gerben Baaij.

Maar de stad blijft ook van oudsher onlosmakelijk verbonden met jenever (Rutte), bier (Sleutelbier, de oudste brouwerij van Nederland!) beide leuk voor proeverijen en .... wijn. De uitdrukking "Goede wijn behoeft geen krans" is namelijk van Dordse origine.

En slaat wat Dordrecht als zakelijke bestemming betreft, trefzeker de spijker op de kop! www.vergaderenindordrecht.nl

23

24

DeFabrique

DeFabrique in Utrecht:

Evenementenlocatie 3.0

U bent alleen nog verantwoordelijk voor de inhoud De tijd dat een evenementenlocatie louter haar accommodatie verhuurde, ligt jaren en jaren achter ons.

Opdrachtgevers van evenementen stellen steeds hogere eisen aan een locatie, willen advies en verwachten dat locaties faciliteren in nieuwe vragen op het gebied van MVO, social media of multifunctionaliteit. En terecht, want de juiste locatie kiezen is oh zo belangrijk voor het slagen van uw event.

EventBranche Trendmagazine nam een kijkje bij DeFabrique in Utrecht. Een bekende naam, zeker onder de industriĂŤle evenementenlocaties die ons land rijk is. Maar hoe gaat een locatie als DeFabrique om met uw vraag? Uw verwachtingen? De evenementenlocatie 3.0: van locatieverschaffer naar eventpartner in 6 stappen.

TRENDMAGAZINE

1. Wat mag ik verwachten van een goede locatie?

Een evenementenlocatie is goed in alle facilitaire zaken rondom een evenement: catering, inrichting, techniek, parkeren, veiligheid en internet zijn de basis voor een goede evenementenlocatie. De huidige locaties onderscheiden zich daarbij door als adviespartner op te treden voor u als opdrachtgever of voor u en uw bureau. U als opdrachtgever of organisator bent zelf verantwoordelijk voor de boodschap; de inhoud van het evenement. Met alle andere facilitaire zaken kan een kwalitatieve locatie u helpen.

TIP:

Een goede locatie selecteren is niet makkelijk. Vaak ontdek je te laat dat een locatie zijn zaakjes niet voor elkaar heeft. Dus wees zeer zorgvuldig in uw locatiekeuze en ga altijd het gesprek aan.

2. Adviesrol De moderne evenementenlocatie faciliteert haar opdrachtgevers in het organiseren van een evenement. De tijd dat u de ruimte huurt en de sleutel krijgt, ligt mijlenver achter ons. Een goede evenementenlocatie kent de kwaliteiten en tekortkomingen van de eigen locatie en heeft zelf de kennis in huis om uw evenement te produceren. Een locatie ontzorgt u voornamelijk op het facilitaire vlak en draagt daarmee bij aan een kwalitatief product, maar maak vooral ook gebruik van de adviesrol en expertise van een locatie.

TIP:

Vraag naar het tijdspad voor uw productie en de wijze van interne organisatie van de evenementenlocatie.

Schakel een evenementenbureau in als de locatie zelf niet de gewenste kennis in huis heeft.

3. Social Media De aanwezigheid van een goede (mobiele) internetverbinding is een must voor ieder zakelijk evenement. Houd hier al rekening mee bij de selectie van uw locatie. En staar niet blind op de aanwezigheid van WiFi, want soms is dat slechts geschikt voor hele kleine groepen. Omdat locaties veel evenementen voorbij zien komen, hebben zij vaak hele bruikzame tips en faciliteiten om social media in uw evenement te integreren.

TIP:

Vraag een locatie hoe ze om gaan met draadloos internet? Tot hoeveel personen kunt u goed gebruik maken van de verbinding? Controleer ook het bereik van 3G in de locatie en de eventuele aanwezigheid van een glasvezelnetwerk.

08

4. Turn Key Hoe meer standaardfaciliteiten een locatie aanbrengt, hoe meer budget u overhoudt voor de extra’s in uw evenement. Een ‘lege’ locatie kan heel interessant zijn, maar brengt vaak hogere facilitaire kosten met zich mee.

Daarentegen is een volledig gefaciliteerde locatie soms net iets minder flexibel. Een goede locatie heeft veel in eigen beheer, maar denkt met u mee over de beste invulling.

TIP:

Vraag uw locatie naar de basisfaciliteiten op het gebied van inrichting, techniek, stroomvoorziening en decoratie en vooral welke voordelen u daarvan terugziet op uw rekening.

5. Multifunctioneel Gelet op het feit dat steeds meer evenementen meerdere onderdelen in zich hebben (congres en netwerk bijvoorbeeld) is de multifunctionele locatie erg populair. Grote zalen, break-outs, terrein voor een activiteit, of de mogelijkheid voor een groot diner, het liefst allemaal onder één dak.

Die multifunctionele locaties zijn vaak in alle opzichten flexibel. Een locatie moet die flexibiliteit ook hebben om wijzigingen in uw evenement op te kunnen vangen. Toch een extra spreker? Iets meer gasten dan verwacht? De informatiemarkt heeft meer vierkante meters nodig? Vraag naar de mogelijkheden van de ruimtes bij de locatie en vraag naar cases die de flexibiliteit kunnen bevestigen.

TIP:

Inventariseer de wensen en eisen aan de ruimtes van uw locatie. Denk hierbij aan voldoende subzalen en houd rekening met een worst case en best case scenario wat betreft het aantal bezoekers. Aan de hand daarvan komt u tot de meest geschikte multifunctionele en flexibele locatie.

6. Innovatief Een goede locatie is continu aan het ontwikkelen. Van regulier onderhoud tot het upgraden van de faciliteiten. Het is inmiddels bekend dat veel evenementenlocaties goede stappen hebben gezet op het gebied van duurzaamheid en in het bezit zijn van een Green Key, maar het is nu zaak om ook daar weer op voor te lopen. Datzelfde geldt voor technische ontwikkelingen en extra service naar u als opdrachtgever. Een goede locatie kan mee in uw veranderde wensenpatroon. Een kijkje nemen bij een evenementenlocatie 3.0? Neem vrijblijvend contact op met DeFabrique Evenementenlocatie voor een locatiebezoek.

TIP:

Vraag naar de nieuwste ontwikkelingen in de locatie en maak hier gebruik van.

www.defabrique.nl

25

EEn EvEnEmEnt organisErEn En strEss om dE tEchniEk? acs biEdt u graag dE pErfEctE ondErstEuning!

Als u regelmatig zakelijke bijeenkomsten of evenementen organiseert dan weet u hoe belangrijk het is dat de techniek vlekkeloos is geregeld. Bij ACS bent u op het goede adres, want wij zijn dè leverancier voor de verhuur en van audiovisuele faciliteiten, zoals beeld, geluid en licht.

Bovendien bieden wij via ons zusterbedrijf Eventresult slimme en gebruikersvriendelijke presentatie oplossingen met behulp van ICT. Onze professionele technici staan 24 uur per dag voor u klaar, omdat wij weten hoe belangrijk uw bijeenkomst is!

Bel met 020 6719909 of stuur een email naar avisco@acsaudiovisual.com

dedicated to your performance

everyone enjoys the beach ook in de winter uw unieke locatie voor evenementen!

Carlton Beach Gevers Deynootweg 201 2586 HZ Scheveningen/Den Haag T. 070 354 14 14 E. info@beach.carlton.nl

www.carlton.nl/beach

Sea you soon!

Your personal

DJ

Representatieve DJ’s

TRENDMAGAZINE

DJ show met muzikant

08

Touch DJ show

Logo op DJ Booth

Sfeervolle uitstraling

Een gekreukt doek over een tafel met daarop cd-spelers, druk knipperende discolampen en schreeuwend harde muziek uit enorme speakers. Een DJ achter de draaitafel met een biertje in de hand en een sigaret op de lip is vooral bezig met zichzelf en zijn eigen muziekstijl. Dit is nog vaak het beeld van een DJ en zijn show.

Die tijd ligt echter gelukkig al ver achter ons. De professionele DJ van nu is inmiddels uw representatieve muzikale gastheer. Met zijn show zorgt hij voor de juiste sfeer qua licht en geluid.

In de huidige tijd waarin budgetbeheersing een rol speelt, is de keuze voor een DJ show zeker interessant. Veelal sluit een goede DJ zelfs beter aan bij het publiek, dan een band of artiest. Het vinden van de juiste DJ show is van essentieel belang voor een geslaagd evenement. Waar moet u op letten?

Tips: 1. Kies een professionele DJ show met keus uit meerdere DJ’s die diverse muziekstijlen beheersen. Van lounge, klassiekers tot modern.

2. Geef zoveel mogelijk informatie over uw evenement, uw bedrijf, en de gewenste uitstraling.

3. Vaak zijn er meerdere opstellingen, dj booths en uitstralingen mogelijk.

Laat u hierover informeren.

4. Wat is de werkwijze van het bedrijf: hoe snel zijn ze op- en afgebouwd, hoe worden kabels weggewerkt, hoe is het personeel gekleed, enz.?

Met bovenstaande informatie kan een erkend bedrijf, in samenspraak met u, de meest geschikte DJ show voor uw evenement samenstellen.

Trends: 1. Gebruik van LED-verlichte zuilen. Deze houden de uitstraling van de zorgvuldig uitgekozen locatie in ere, geven een sfeervolle uitstraling en zijn duurzaam in gebruik.

2. Touch DJ show. De DJ draait de muziek vanachter een groot doorzichtig touchscreen waarop hij ook bedrijfslogo’s en teksten kan projecteren. Innovatief en interactie met het publiek.

3. Één of meerder muzikanten die de DJ ondersteunen. Denk hierbij aan een saxofonist, percussionist en vocalen. Zo heb je toch ook live muziek, maar dan wel in combinatie met de originele muziek.

4. Uw bedrijfslogo op de DJ Booth of zelfs een compleet custom made DJ Booth afgestemd op uw bedrijf en evenement.

Op zoek naar een DJ show die aan bovenstaande eisen voldoet?

SKYFLY.nl dj shows is al jaren marktleider en trendsetter op het gebied van stijlvolle DJ shows in heel Nederland.

Een personal DJ op uw evenement? www.skyfly.nl

29

KERSTFEEST, CHIQUE CHRISTMAS PARTY OF NEW YEAR’S KICK OFF? BELEEF HET IN DÉ EVENEMENTENLOCATIE VAN UTRECHT!

BOEK NÚ UW EVENT VOOR DECEMBER OF JANUARI IN STUDIO A12 EN ONTVANG 25% KORTING OP DE ZAALHUUR! BEL ONS SALESTEAM VOOR BESCHIKBAARHEID EN DE VOORWAARDEN:

030 744 00 55

TRAFFIC FOR EVENTS - BUNNIK/UTRECHT - WWW.STUDIOA12.NL

TRENDMAGAZINE

08

Beurs van Berlage, Amsterdam

Congrescentrum Bovendonk, Hoeven

Kasteel Heeswijk, Heeswijk Dinther

Kasteel Oud Poelgeest, Oegstgeest

Kasteel Wittem, Wittem

Slot Zeist, Zeist

HistoriaEvents.nl

Het startpunt voor een historische locatie In de evenementenwereld zijn maar weinig specialisten en adviseurs zo duidelijk onderscheidend als Historia Events. Met ruim 200 historische evenementenlocaties is de website HistoriaEvents.nl een ideaal startpunt voor iedere boeker of opdrachtgever die ook de kracht van een locatie met historie inziet.‘Het is een feit dat er tegenwoordig minder vaak iets buiten de muren van een bedrijf georganiseerd wordt, maar zodra dat gebeurt dan merk je dat opdrachtgevers op zoek zijn naar een bijzondere en onderscheidende locatie. Dat zijn historische locaties’, aldus eigenaresse Joke Paans van Historia Events. Een website als start voor het boeken van een historische locatie, met locatieadvies, kennis en zelfs de ervaring en expertise om uw gehele bijeenkomst te organiseren.

Historia Events heeft inmiddels een zeer divers aanbod van historische evenementenlocaties en hotels in binnen- en buitenland. Overnachtingen, huwelijken, zakelijke bijeenkomsten van feesten tot congressen, arrangementen; voor alles wat op een locatie met geschiedenis georganiseerd kan worden, geeft Paans gratis advies. Dat gaat verder dan alleen een check op beschikbaarheid en prijs. ‘Wij zijn met recht een specialist in historische locaties, daarbij hoort ook advies: welke locatie past het best bij uw budget, maar vooral ook: welke locatie past het best bij uw concept en doel van de bijeenkomst.’

Voor organisatoren en opdrachtgevers is Historia Events een prima startpunt. Het bureau biedt volledig kosteloos advies en brengt u in contact met de juiste persoon bij de diverse locaties. ‘Bij de grote online directory’s verzand je veelal in ellenlange lijsten met honderden resultaten. Onze toegevoegde waarde is advies

en expertise. Dat is onze kracht.' Deze expertise heeft Paans zeker met onder meer haar jarenlange ervaring als eventvrouw binnen de Pieterskerk in Leiden. ‘Een voorbeeld? Laatst was een opdrachtgever op zoek naar een geschikt kasteel waar een diner moest plaatsvinden. Doordat ik in nauw contact sta met de diverse locaties, kan ik dan een kasteel aanraden waar de catering en keuken van heel hoog niveau zijn.'

daar kennen wij de diversiteit in prijsstelling, dus kunnen wij voor ieder budget een passend advies geven.’

‘Historische locaties zijn een synoniem voor sfeervol. Geen enkele locatie in ons bestand is standaard. Altijd bijzonder, dat is een heel prettig uitgangspunt voor ieder evenement. En tegenwoordig beschikt ook deze locatiegroep over WiFi, veelal perfecte AV-voorzieningen etc. Ook hoeft u niet bang te zijn om met uw moderne bedrijf voor een oudere accommodatie te kiezen. Juist het contrast kan heel krachtig zijn. Over het algemeen begeeft u zich wel in het hogere segment qua locatieprijs, maar ook

Historia Events heeft door de duidelijke specialisatie in combinatie met de adviesrol een eigen plek in de evenementenbranche. Daarbij is de site gebruiksvriendelijk en zet u meteen op het juiste pad voor een geschikte historische locatie. De meerwaarde zit in het persoonlijke contact en de adviesrol van het bedrijf. Een mooie vertaling van de trend dat online portals juist offline hun meerwaarde bewijzen.

De trend van Historia Events: online gemak, offline service

www.historiaevents.nl

31

Het ideale decor voor uw congres of event staat in Apeldoorn NOM IN GE

E

E

RD

2013

Congreslocatie van het jaar

onder auspiciĂŤn van

Conference

& EVENT

Orpheus is mĂŠĂŠr dan een podium voor kunst en cultuur Ontdek Orpheus als ontmoetingsplaats voor congressen en evenementen van 10 tot 4.000 gasten.

Wij verwelkomen jaarlijks ruim 300 congressen, galadiners, vergaderingen, bedrijfsfeesten, workshops en productpresentaties.

Met zoveel verschillende theaterzalen, vergaderruimtes en foyers is alles mogelijk. De allure van een theater in combinatie met de passie en kennis van ons team: uw evenement is van succes verzekerd!

Neem contact met ons op voor de mogelijkheden via 055-5270330 of mail naar sales@orpheus.nl

orpheus.nl

De Haven van Zandvoort 365 dagen per jaar geopend voor particuliere en zakelijke bijeenkomsten van 8 – 800 personen

www.dehavenvz.nl Voor reserveringen: 023-571 88 88, 06 – 46 11 66 16 óf sales@dehavenvz.nl

Gedurende de maand december is dit unieke Strandpaviljoen geheel aangekleed in kerstsfeer

TRENDMAGAZINE

08

Evenement Organiseren:

Tips voor het voor- en natraject

De tijd dat een evenement slechts een moment was, is in 2013 definitief voorbij. Het evenement moet gezien worden als het hoogtepunt van een communicatie- of marketingtraject. Dat geldt eigenlijk voor alle soorten events en meetings. Zorg voor een goed doordacht voor- en natraject om zodoende het maximale uit uw evenemententraject te halen. In dit dossier tips en voorbeelden om het voor- en natraject effectief te gebruiken. Betrokkenheid, interactie, enthousiasmeren, samenvatten, relevante informatie delen en de doelgroep vergroten en bereiken. Het kan allemaal met een goed ingezet voor- en natraject.

35

36

Dossier

De uitnodiging Ieder evenement start met de uitnodiging, de save the date of de bekendmaking van het evenement aan de doelgroep. Benader dit dan ook als het startpunt van uw evenemententraject en dus uw eerste indruk.

En u krijgt nooit een tweede kans voor een eerste indruk. Zorg dan ook dat vanaf het eerste moment de communicatie de juiste uitstraling heeft, leg de relevantie van het evenement bloot voor uw potentiele gast en maak tot slot de uitnodiging persoonlijk.

TIP:

Een mailing op persoonlijke titel is veel krachtiger dan een ‘Beste gast’, of iets dergelijks. Om het nog gerichter te doen en nog meer impact te krijgen met de uitnodiging, zorg voor een persoonlijke uitnodigingsvideo of een gepersonaliseerde ouderwetse postzending.

De registratiesite Er is een aantal redenen waarom een goede registratiesite belangrijk is als centraalpunt binnen uw voortraject. Er zijn tegenwoordig registratiebedrijven die aan de achterkant van dergelijke sites een perfect geautomatiseerd aanmeldsysteem hebben ontwikkeld, met betaalmogelijkheden, segmentering in de gastenlijst en mogelijkheden tot interactie binnen de online gastenlijst. Maar nog veel belangrijker: door de registratie via een website te laten verlopen, ontstaat aan de achterzijde een digitale gastenlijst, die straks tijdens het evenement ideaal is voor het registreren op locatie, evenals het uitdraaien van badges. Daarnaast is de site vanzelfsprekend het centrale punt in het voortraject om te communiceren over het evenement en met uw gasten. (zie ook pagina 44)

TIP: Houd het simpel en prop de registratiewebsite niet helemaal vol met overbodige informatie. Vermeld locatie, tijdstip, routebeschrijving, programma en als allerbelangrijkste een eenvoudige inschrijfmodule.

Social Media De online mogelijkheden om het voortraject te versterken zijn ongekend.

Een aantal simpele toepassingen per medium: Youtube: video’s kunnen in het voortraject voor veel binding zorgen.

Een uitleg over het waarom van het evenement. Sprekers die alvast een voorzet geven voor hun keynotes, etc etc.

Twitter: ideaal in het voortraject om dagelijks een update te geven mbt de inhoud, de voorbereidingen, sprekers etc Vergeet daarbij niet een hashtag aan te maken voor uw evenement.

LinkedIn: niet de meest gebruikte social mediumtool maar door middel van het aanmaken van een aparte groep, prima te gebruiken om interactie op gang te brengen met uw doelgroep.

Facebook: laagdrempelige manier om met likes en informatieverstrekking bezoekers aan uw eventsite te binden.

Maak de inhoud levend Met de online mogelijkheden heeft u meer dan voldoende kans om uw boodschap al in het voortraject te laden en eigen te laten maken door uw gasten.

Door bijvoorbeeld sprekers in een video alvast een tipje van de sluier op te laten lichten, of de directie van uw bedrijf die online de discussie aangaat in een webinar en die input gebruikt om het evenementenprogramma te verfijnen.

TRENDMAGAZINE

TIP:

Durf uw gasten uw inhoud te laten verfijnen. Uiteindelijk gaat het om uw boodschap, maar nog meer om uw communicatiedoel naar uw gast toe. Het kan op zo veel manieren: vragen verzamelen voor de sprekers, of in een gedurfder geval: laat uw gasten de sprekers/onderwerpen kiezen.

De gastenlijst Een ideale reminder en tevens een prima kans om twijfelaars over te halen: maak de gastenlijst openbaar enkele dagen voor het evenement.

Zo kunnen gasten zien met wie ze kunnen netwerken en zo kunnen twijfelaars zien of het naast het programma relevant is om te komen.

Daarnaast is het aan te raden om de gastenlijst die u online heeft opgebouwd zo in te richten dat u straks als organisator op het evenement tot een simpele en slimme check-in kunt komen.

TIP:

Zorg voor ambassadeurs voor uw evenement. Kijk zelf in uw gastenlijst welke gasten interessant zijn en gebruik deze om uw event in het voortraject te promoten.

De no show mailing Niets zo vervelend als een hoge no show, gasten die zich wel op hebben gegeven, maar niet komen opdagen. Door in het voortraject de voorgaande stappen in te zetten en vooral duidelijk te maken wat de gast op uw evenement kan ‘halen/krijgen’, neemt u de grootste no show-kans

08

al weg. Toch is het aan te raden om ook gebruik te maken van een zogeheten no show mailing: een paar dagen voor het evenement naar alle geregistreerde gasten een mailing met de vraag: weet u zeker dat u komt, u kunt zich nu nog afmelden.

TIP:

Om uw boodschap meer kracht bij te zetten kunt u een indrukwekkend no show-filmpje meesturen in uw mailing. Ga naar Youtube.com en zoek op ‘Don’t spoil the party’, dit filmpje is ideaal voor een no show mailing en eenvoudig te embedden.

De herinnering Zorg de dag voor het evenement, of op de ochtend van het evenement voor een reminder in de vorm van een sms, een mailtje of een andere persoonlijke korte boodschap.

Maak uw evenement relevant Het aller allerbelangrijkste van het voortraject: gebruik het om aan alle gasten en potentiële gasten de relevantie van het evenement duidelijk te maken. Dat zorgt voor een hoge opkomst en kwalitatieve inschrijvingen. (zie ook pagina 41 en 43)

37

Expo Houten

exponentieel GROTER! ZAAL 2

ZAAL 1

3.200 m2 beursruimte 3.50 m hoogte

3.850 m beursruimte 5.50 m hoogte 2

ZAAL 3

2.150 m2 beursruimte 3.50 m hoogte

HOOFDINGANG

expo Houten is verbouwd!

Naast nieuwe congres- en vergaderruimtes met veel meer daglicht, is onze grootste beurszaal gegroeid naar 3.850 m² en 5.50 m hoogte. Hiermee groeien voor u ook de mogelijkheden voor uw beurs of event!

BEKIJK HIER ALVAST DE TRAILER!

Goede bereikbaarheid | Centraal gelegen midden in NL | Gratis parkeren | 1 aanspreekpunt | Korte lijnen | Uitstekende dienstverlening | Persoonlijke aandacht | Klein ervaren team | Facilitaire ondersteuning | Eigen systeem-standbouw en meubilair | Eigen horeca

Expo H outen

|

Meidoornka de 2 4, 3 992 AE H oute n info@expohouten.nl

|

T 030 - 634 91 0 0

| ww w.expohouten.nl

|

F 030 - 634 91 0 1

TRENDMAGAZINE

Evenement Organiseren:

08

Tips voor de registratiesite

Centraal in het voortraject staat tegenwoordig de registratiesite. Het is de plek om snel en eenvoudig alle informatie te delen die uw gast nodig heeft. Evenementenregistratie is in de loop der jaren veranderd van een massale mailing naar een persoonlijk uitnodigingstraject en van lange afvinklijsten naar complete inscansystemen. Andy Jansen van Event Assist geeft 5 tips voor optimaal gebruik van de registratiemogelijkheden. (zie ook pagina 44)

1. Eerste contactmoment is key!

Je moet vanaf moment één zorgen dat dit moment volledig aansluit bij het evenement. Daarbij is beeldmateriaal essentieel. Plaats geen foto’s van een strakke zakelijke setting als het om een activiteitendag in de modder gaat. Dit klinkt heel logisch, maar gaat vaak mis.

2. Registratiewebsite De registratie website heeft een duidelijk doel: de bezoeker moet weten waar hij aan toe is.

Houd het dus bij registreren en het programma. Dresscode, buiten of binnen, contact- en registratieformulier, programma, locatie met routebeschrijving en de introductie van het evenement zelf. Dat is wat er op een dergelijk site moet komen te staan, meer niet. Houd het simpel.

3. Registratietraject Het registratietraject is de essentie van de aanmeldsite. Denk na wat je in de registratie vraagt

en hou het simpel. Het is fijn dat er in de persoonlijke uitnodigingsmail een deeplink staat naar het registratieformulier waar al veel informatie is (voor)ingevuld. Neem de deelnemer bij de hand. Stel de juiste vragen en vermijd open vragen. Met selectievelden kun je ook eenvoudig aantallen zien: wie wil wat en welke groepen zijn aanwezig. En zorg na registratie voor een bevestiging waarbij duidelijk vermeld wordt: x-dagen voor het evenement ontvangt u van ons het E-ticket. En stuur bijvoorbeeld een dag voor het evenement nog een sms.

4. Op locatie Op locatie kun je dankzij een goede registratiesite veel rendement winnen: zorg voor het inscannen van de bezoekers dankzij een digitaal systeem. Daardoor kun je in één oogopslag zien wie er binnen zijn en bijvoorbeeld achteraf een bedankmail sturen. Zorg bij netwerkevenementen dat er badges zijn, zodat iedereen kan zien wie wie is. Bij grootschalige

registratie is crowdcontrol belangrijk. Loop zelf alvast de routes die je genodigden ook gaan lopen. Zorg bijvoorbeeld dat de garderobe na het inscannen zit, want anders zit het E-ticket vaak nog in de jaszak…Zorg ook dat je rekening houdt met de inlooptijd. In een half uur 500 man? Maak dan een filter: laat hostessen mensen begeleiden naar de juiste rij. ‘Heeft u alles bij u, sluit dan aan in de linker rij. Heeft u niet alles, dan de rechter rij.’

5. Nieuwe mogelijkheden Het registratietraject is in de loop der jaren erg veranderd. Denk aan de mogelijkheden van inscannen met barcodes op je smartphone of Ipad. Duurzaam en snel inscannen.

Daarbij is het inscannen rechtstreeks gekoppeld aan de registratiesystemen, dus behoren lange lijsten die afgevinkt moeten worden, tot het verleden. Maak gebruik van de nieuwe mogelijkheden, want die zijn er niet voor niets.

39

streetfood party arrangement Uw eigen besloten event incl. 4 uur drank en streetfood!

vanaf

46,95

p.p. (excl. BtW)

cheers arrangement het 1,5 uurs arrangement voor een complete, gezellige, informele borrel!

p.p. (excl. BtW)

Smart people spend wisely and have more fun.

www.claus.nl

amsterdam metropolitan area

experience arrangement Uw eigen besloten event incl. 4,5 uur drank, BBQ-buffet, fingerfood en dessert!

64,95

vanaf

BEACH H USE

IN

O

S

S

9

21,95

PAP A’

vanaf

DS 19

8

p.p. (excl. BtW)

Tips

TRENDMAGAZINE

08

Evenement Organiseren:

voor het voor- en natraject

Het natraject is misschien wel net zo belangrijk als het evenement zelf. Het is het moment om de samengevatte kennis te delen, te meten of uw doelstelling behaald is, te enquêteren, video’s en foto’s te delen en alvast een vervolgevenement aan te kondigen. In vrijwel alle gevallen betekent een goed natraject, een goed evenement, want het verplicht u al in de eerste voorbereiding rekening te houden met de doelstellingen en resultaten die u in het natraject wilt delen.

Ga de discussie aan Ook in het natraject is interactie met uw gasten van groot belang. Hoe hebben zij uw boodschap ingeinterpreteerd, wat doen ze er mee en hoe gaan ze er mee om? Nog veel belangrijker: wat is hun feedback? En wat speelt er nav het evenement bij uw doelgroep? Allemaal vragen die simpel beantwoord kunnen worden door in het natraject de discussie aan te gaan. Dat kan via social media groepen, maar ook heel gericht per mail.

TIP:

een zeer doeltreffende oplossing om het evenement te verlengen, is een webinar na afloop. Nodig uw gasten uit voor het online discussieplatform en laat de directie of 1 van de sprekers de discussie leiden.

Deel samenvattingen uit De indrukken op een evenement zijn soms heftig. Veelal zorgt de content voor een inspiratiepiek of een tijdelijke verfrissing van kennis en expertise. De kunst is om die educatie of inspiratie langer te laten beklijven.

Ook daar leent het natraject zich uitstekend voor. Maak bijvoorbeeld video-opnames van de keynotes zodat die samenvattingen na afloop gedeeld kunnen worden met de gasten. Een samenvatting van alle relevante content van die dag zorgt voor lange termijn kennisoverdracht: het is eerst live beleefd en later nogmaals geinjecteerd, wat het onthouden van de informatie ten goede komt.

TIP:

naast video’s zijn lijstjes ook erg bruikzaam. De Top 10 met belangrijkste tips van die dag, of een bulletlist met puntsgewijze samenvattingen van sprekers.

(zie voor meer tips: pagina 43) >

41

Ontdek de kracht van

Supernova Een nieuwe dimensie in congressen en events

Nieuwsgierig naar meer? Bekijk deze advertentie met Layar

Supernova geeft een nieuwe dimensie aan uw congres of event in een bijna buitenaardse ambiance. Met deze veelzijdige locatie heeft Jaarbeurs Utrecht een kennisknooppunt gecreĂŤerd waarin alles draait om verbinding en de juiste energie. Supernova is dĂŠ ontmoetingsplek van Nederland waar u kennis deelt en vermenigvuldigt.

Ga naar jaarbeurssupernova.nl of bel (030) 295 58 81 voor meer informatie of reserveringen.

TRENDMAGAZINE

Video/foto’s Het komt steeds weer terug in dit na- en voortraject dossier, maar video’s en foto’s zijn niet meer weg te denken in een natraject. Los van de branding- en gadgetmogelijkheden hebben de beeldmedia ook een nadrukkelijke inhoudelijke rol: door goede verslaglegging, interviews en goede edits is een video de perfecte samenvatting van uw evenement.

Zo kunt u na afloop mensen die niet op het evenement aanwezig waren toch ook het evenement laten beleven.

TIP:

maak het evenement hybride met een live videostream online. Dat hoeft natuurlijk niet bij het 100-jarig bestaan bedrijfsfeest, maar misschien wel tijdens de toespraak op dat evenement en al helemaal bij inhoudelijke evenementen. Zo wordt de doelgroep vergroot en heeft u een sterke contentbasis voor het natraject.

Meten is weten Van tevredenheidsonderzoek tot een complete Return on Investment berekening, het natraject is hét moment om te meten of uw doelstelling behaald is met het evenement. Voor de echt goede effectmetingen is een nulmeting voor en een 1-meting na het evenement essentieel, maar daarnaast is er nog zo veel meer te meten. Wij zouden bijna zeggen: als u maar wat meet! Het is geheel afhankelijk van wat uw doelstelling voor het evenement is, welke metingen u gaat verrichten. Maar gebruik in ieder geval het natraject om uw gasten te laten oordelen en feedback te geven.

TIP:

bij sommige evenementenlocaties zijn inmiddels zuilen voorhanden waar u uw eigen enquete/onderzoek kunt invoeren, zodat gasten bij het weggaan al de vragenlijst in kunnen vullen.

Verstuurt u uw onderzoek per mail, houd het dan kort en bondig en geef ook aan hoe lang het onderzoek ongeveer duurt. Als de gast na het invullen van het onderzoek de foto's van het afsluitende feestje krijgt, dan wordt de respons hoger.

08

Gebruik natraject als voortraject voor het vervolg evenement Het natraject is daarnaast het ideale moment om uw volgende evenement onder de aandacht te brengen. Eigenlijk maakt het dan niet uit of het volgende event direct aansluit op het laatste, maar als het goed is, bent u in contact met een tevreden gast en die kunt u meteen weer enthousiast maken voor het volgende live moment.

TIP:

gebruik uw tevreden bezoekers direct als ambassadeurs. Laat ze nieuwe relaties aanmelden, of geef ze simpele social media tools zodat ze heel laagdrempelig met foto’s of tekst uw evenementen kunnen promoten.

Media De mediawaarde van een evenement was lange tijd de enige te meten waarde. Gelukkig hebben we die tijd achter ons gelaten en gaat het bij evenementen om het oplossen van een probleem binnen een bedrijf met een live event. Maar wanneer mediawaarde nog wel van belang is, dan is het goed om na te denken over uw mediaplan. Het uitnodigen van journalisten tijdens het event wordt door veel opdrachtgevers niet gedaan, maar een goed persbericht achteraf kan voor veel mediawaarde zorgen.

Richt u daarbij dan wel op de inhoud. Dat het gezellig was, met lekker eten, is niet afdoende. Pak de belangrijkste content of momenten eruit en bundel dat in een kort persbericht met sterke kop.

TIP:

zorg voor beeldmateriaal. Het liefst een combinatie van foto’s en video(s). Waarbij het essentieel is om de juiste perscontacten aan te schrijven en ook dat zijn gewoon mensen: stuur ze een persoonlijke mail en leg de relevantie van uw persbericht per contact bloot.

43

44

Event Assist

Uw voortraject moet meer zijn dan alleen een registratie website!

Gebruikt u een registratie website voor uw evenement en zo ja, waarvoor? Om bij te houden wie er naar uw evenement komt? Dit is een terechte eerste stap in uw registratieproces maar vergeet alstublieft niet de volgende minstens net zo belangrijke aspecten van uw voortraject. gaat u eerst uw mailbox doorspitten of gaat de envelop als eerste open?

De eerste indruk is Key! We kunnen niet vaak genoeg benadrukken dat de eerste indruk van uw evenement wordt bepaald door onder andere uw registratiewebsite. Een eerste indruk wordt gevormd in de eerste drie minuten, onderschat daarom niet de waarde van een goed voortraject.

Communicatie plan Door alle communicatie mogelijkheden is het van belang uw doelgroep op de juiste manier te benaderen. Wat is de juiste manier? Verplaats uzelf eens in de schoenen van de deelnemer en stel uzelf de vraag: Op welke manier zou ik getriggerd worden in te gaan op een uitnodiging van dit evenement? Zijn het bijvoorbeeld voornamelijk de secretaresses van uw genodigde zijn die de registraties doorlopen, besteed dan niet te veel tijd aan extra features die toch niet van toegevoegde waarde zijn omdat uw genodigden deze zelf niet te zien krijgen. Toch exclusiviteit creëren? Exclusiviteit komt tegenwoordig in uw mailbox nog maar zelden voor. Wat zou u doen: Er ligt een gesloten handgeschreven envelop op uw bureau,

Is uw registratiewebsite to-the-point en informatief of een speurtocht naar informatie?

De tijd van oneindig veel toeters en bellen is nu toch wel echt voorbij. Denk weer even terug aan die drie minuten. Probeer deze zo effectief mogelijk in te vullen door de gewenste informatie op uw website goed vindbaar te maken. Voorkom naaldhakken in de blubber door bijvoorbeeld een pagina “praktische informatie” voor onder andere de dresscode. Ook de adresgegevens, heeft u deze zelf al eens ingevoerd in uw navigatie, komt u op de juiste bestemming aan of staat u voor de goedereningang, dit zou een domper zijn op uw eerste indruk.

Heeft uw registratie op locatie dezelfde wachtrij als de leukste achtbaan van het pretpark?

Is dit onderdeel van uw voortraject? Ja zeker, uw voortraject moet uw deelnemers zo vloeiend mogelijk laten doorstromen naar het evenement, en niets is minder irritant dan voor de trein een kaartje te kopen en vervolgens niet gecontroleerd worden door een conducteur.

Waarvoor heb ik dan al die (registratie)moeite gedaan?

Dit is ook het geval bij uw registratie. Is het een dusdanig klein evenement dat een registratie met scanner en E-tickets overbodig is?

Gebruik dan de nieuwe smart Guestlist App van EventAssist. Een App die uw aangemelde deelnemers vertaald naar een Guestlist, te bedienen op meerdere iPads. Verwelkom uw genodigden persoonlijk en registreer dit eenvoudig met de digitale gastenlijst en laat uw Excellijsten lek-

ker op de printer liggen. EventAssist Guestlist zorgt er ook voor dat u real-time kan zien wie er aanwezig zijn, en wie u nog kunt verwachten zonder eerst lijsten heen en weer te sturen.

Is het wél een groot evenement waarbij u door middel van het E-ticket uw deelnemers gaat inscannen?

Vergeet dan niet het verwelkomingsproces.

Bij de term crowd control denkt men vaak alleen aan hele grote festivals waarbij alles draait om zo snel mogelijk zo veel mogelijk mensen naar binnen te krijgen. Toch is dit ook van belang bij uw evenement. De beleving van aankomst bij het evenement is tenslotte het eerste fysieke contact wat uw genodigden hebben met het evenement. Hierbij komt meer kijken dan u denkt. Indeling, looproutes, aantal scanpunten etc.. Hierin een miscalculatie maken kan fataal zijn voor uw evenement. Lange wachtrijen, mensen die van hot naar her lopen en niet weten waar ze aan toe zijn. Kortom, ook hier valt veel eer te behalen want een negatieve eerste indruk voorspelt niet veel goeds voor de rest van het evenement.

Kortom, heeft u een goed voortrajectplan en heeft u echt overal aan gedacht? De trend hierin is niet laagdrempeligheid of eenvoud maar juist het voortraject toegespitst op uw evenement en genodigde. Creëer doormiddel van een goed voortraject het gevoel en de beleving die u wilt verankeren aan uw evenement. Stel hierbij de vraag: Wat zou u willen meegeven aan uw deelnemers als ze allemaal in een grote zaal zaten en u drie minuten heeft om hen een eerste indruk te geven van uw evenement.'

Kende u ons al? Zo niet, dan heeft u nu een eerste indruk van ons. Nu die van uw evenement nog!

TRENDMAGAZINE

08

De verrassende kanten van congresplaats Noordwijk Veel extra's: special events, acties en activiteiten

Noordwijk staat al vele jaren te boek als een geliefde congresplaats. De centrale ligging, de vele congresfaciliteiten en hotels, het compacte karakter van de badplaats, de aantrekkingskracht van de kust en de prijs/kwaliteit verhouding zorgen er voor dat vele nationale en internationale professionele congresorganisatoren de weg naar Noordwijk weten te vinden. Wat velen niet weten, is dat in Noordwijk doorlopend veel special events en acties plaatsvinden, die een verblijf in de badplaats zowel voor de particuliere als de zakelijke gast veraangenamen. In oktober kan men in Noordwijk tijdens The Space to Be astronauten ontmoeten, ruimtevaartdeskundigen spreken, satellieten bekijken en voorwerpen aanraken die in de ruimte zijn geweest. En in november is het aantrekkelijk om een vergadering of meeting te combineren met een zakendiner in een van vele restaurants in Noordwijk. Dan geldt namelijk de hele maand de actie 2 for 1: culinair genieten voor de prijs van ĂŠĂŠn!

45

46

Noordwijk Marketing

Noordwijk neemt al vele jaren een sterke positie in als congresbestemming. Het is de tweede congresstad van Nederland. Ook internationaal staat Noordwijk er goed op als congresstad. 'Noordwijk is een exclusieve badplaats, die door zijn centrale ligging in de Randstad uitstekend bereikbaar is. Het bijzondere van Noordwijk is dat we congresfaciliteiten hebben die een grote stad waardig zijn, en dat we tegelijkertijd de charme van een kleine badplaats weten te behouden', vertelt Tom van Dijk van de Stichting Noordwijk Marketing. Deze stichting is een samenwerkingsverband tussen de gemeente Noordwijk en de Noordwijkse ondernemers.

Citywide hosting Noordwijk is er op ingericht grote en kleine congressen te huisvesten.

Daarvoor staat het grote aantal congreshotels en congrescentra garant.

Bijzonder in Noordwijk is dat de vele partijen intensief samenwerken, met Noordwijk Marketing als aanjager. Grote congressen worden citywide gehost. Gasten worden tijdens grootschalige congressen ondergebracht in verschillende hotels, die al jarenlang samenwerken op basis van een gentlemen's agreement. Op zo'n moment bewijst ook het compacte karakter van de badplaats zijn meerwaarde. De onderlinge afstanden tussen de verschillende locaties in Noordwijk zijn heel klein, op loop- en fietsafstand. EĂŠn stap buiten het hotel, en je ziet de andere hotels al liggen, hoewel de gasten vooral oog zullen hebben voor de zee en het strand... Voor de organisator is het prettig dat lange transfers niet nodig zijn. Ideaal om de beschikbare tijd maximaal uit te nutten, en wel zo relaxed voor de gasten.

USP's: centraal, rust, ruimte Waar de markt van meetings, incentives, congressen en events de laatste jaren kwetsbaar is gebleken, groeit de congresmarkt in Noordwijk juist ten opzichte van 2012. De vier grootste congreshotels van Noordwijk (Hotels van Oranje, Grand Hotel Huis ter Duin, het Palace Hotel en NH Leeuwenhorst) meldden al eerder dit jaar dat 2013 hard op weg is een goed congresjaar te worden voor Noordwijk. Dat komt doordat de internationale congresmarkt zich sneller herstelt dan de nationale markt.

Ook heeft het te maken met de vele USP's van Noordwijk. Met zo'n 2000 bedden en 225 congreszalen is Noordwijk voor veel nationale en buitenlandse boekers de ideale uitvalsbasis voor grotere congressen.

Ook steekt de prijs/kwaliteit verhouding gunstig af tegen hotels midden in de Randstad. De centrale ligging in West-Europa en de korte afstand tot luchthaven Schiphol (20 minuten met de auto) spreken ook in het voordeel van Noordwijk. En ten slotte spelen de zee, de rust en de ruimte sterk in het voordeel van de badplaats. Het aantal sociale activiteiten dat gecombineerd kan worden met congresbezoek, is bijna onbeperkt groot.

Actief ontspannen: tientallen activiteiten 'Naast een grote variatie aan kwalitatief hoogwaardige congreslocaties, een ruim aanbod aan bijzondere vergaderlocaties, uitstekende congreshotels en restaurants, biedt Noordwijk namelijk ook een omgeving om actief te ontspannen', vertelt Tom van Dijk. 'De combinatie van strand, natuur en alle sportieve faciliteiten maakt Noordwijk 'the best place to meet''. Hij noemt een aantal mogelijkheden: heisessies, personeels-

TRENDMAGAZINE

avonden en andere uitjes. Inspiratie opdoen en teambuilding kan op verschillende manieren. Voor de thrillseekers: life rescue op de Noordzee, powerkiten, brandingraften, mountainbiken, beachgolf, kitesurfen, golfsurfen en suppen. Voor de liefhebbers van lekker easy zijn er fietstochten, beach games, wandeltochten, GPS Team Challenge, speurtochten, rallyrijden en Vespa- of solextochten. 'Er zijn weinig plaatsen langs de Europese kust die een dergelijk compleet pakket kunnen bieden in zo'n compact en rijk decor', stelt Tom van Dijk vast.

Handig om te weten Meer weten over de vele mogelijkheden voor congressen, zakelijke en special events en acties die interessant zijn voor de zakelijke gast? Kijk dan op www.noordwijk.info, de website van Noordwijk Marketing, die eind september is vernieuwd. Noordwijk Marketing heeft nu een adaptieve website die zich aanpast aan het device waar hij in bekeken wordt. Op smartphones hoeft er geen app gedownload te worden: de website toont zich zelf als een app.

Noordwijk Marketing is actief op Social Media onder de naam VisitNoordwijk. Via Twitter en Facebook worden Noordwijk-liefhebbers op de hoogte gehouden van alle ins en outs, evenementen en activiteiten. Onder de naam 'Noordwijk Marketing – Zakelijke Markt' deelt de LinkedIn Group van de congresafdeling van Noordwijk Marketing informatie over ontwikkelingen, nieuws en weetjes over congresbadplaats Noordwijk.

Noordwijk in oktober The Space to Be voor ruimtevaartliefhebbers In de maand oktober is Noordwijk The Space to Be. Er zijn dan doorlopend ruimtevaart activiteiten, in en buiten Space Expo. Interessant voor zowel particulieren als voor zakelijke bezoekers. Nadat eind september op de Koningin Wilhelmina Boulevard de eerste tegel van de Walk of Space, met de voetafdruk van Wubbo Ockels is onthuld (vele astronauten zullen de komende tijd volgen) barst The Space to Be los vanaf het eerste weekend van oktober.

Op de Koningin Wilhelmina Boulevard is er op zaterdag 5 oktober een Space to Be markt, die in het teken staat van lucht en ruimtevaart. Er staan diverse stalletjes waar bezoekers kunnen leren over de ruimtevaart, en waar ze verschillende Star Wars-figuren kunnen ontmoeten of rondjes kunnen draaien in de Astronautentrainer van Space Expo.

08

Wie altijd al eens een kijkje in de keuken van de Europese ruimtevaart heeft willen nemen, kan op zondag 6 oktober terecht bij ESTEC. Het testcentrum van ESA opent die dag zijn deuren voor het grote publiek, in het kader van het Weekend van de Wetenschap (www.hetweekendvandewetenschap.nl). Bij Space Expo, het bezoekerscentrum van ESAESTEC, zijn op zondag 6 oktober verschillende interessante lezingen over bemande ruimtevaart te volgen. Er zullen die dag ook één of meerdere astronauten bij Space Expo aanwezig zijn. Space Expo biedt op 6 oktober een korting aan van 50% op de entreeprijs. De open dag is dé kans om ESA-astronauten te ontmoeten, te praten met ruimtewetenschappers, de gespecialiseerde laboratoria van ESTEC van binnen te zien, satellieten te bekijken en voorwerpen aan te raken die écht in de ruimte geweest zijn. Aanmelden is verplicht en kan via de website www.esa.int/About_Us/ESTEC. Al vanaf begin oktober staat er op de Koningin Wilhelmina Boulevard een heuse F16 in het kader van het 100-jarig bestaan van militaire luchtvaart Nederland, dat op vrijdag 11 oktober onder andere wordt gevierd met een concert, verzorgd door de Kapel van de Koninklijke Luchtmacht.

November:

de hele maand 2 for 1 in Noordwijk Een vergadering, congres of meeting combineren met een zakendiner in een van de vele restaurants in Noordwijk wordt in de maand november extra aantrekkelijk. De hele maand november is het namelijk 2 for 1 in Noordwijk. Dan betaal je met 2 personen voor 1 menu. Noordwijk biedt een rijke variëteit aan sfeervolle restaurants. Dat varieert van Nederlandse delicatessen, vers gebakken vis, een snelle daghap tot haute cuisine. Altijd in een ambiance die varieert van gezellige bistro's tot bekroonde culinaire keukens.

Vaak met uitzicht over zee en duinen. Aan en rond de boulevard liggen veel restaurants, waarbij alle smaken en prijsklassen zijn vertegenwoordigd. Alle restaurants die deelnemen aan 2 for 1 zijn te vinden op www.noordwijk.info

Vergaderen in Noordwijk Vergaderen in Noordwijk is populair vanwege de rust, de natuur, het uitzicht op zee en de inspirerende locaties. Er zijn legio mogelijkheden om een vergadering of teambuildingsessie te combineren met een lunch op het strand of een diner in een van de vele toprestaurants. Op onze website staat een selectie van diverse (vergader)arrangementen. www.noordwijk.info

47

Buitenplaats Amerongen

Buitenplaats

Amerongen:

48

Het is misschien wel het best verstopte pronkstuk in locatieland: Buitenplaats Amerongen. Aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug in het historische Amerongen loopt u door een poort een paar eeuwen terug in de tijd. Buitenplaats Amerongen is werkelijk een plaatje voor het oog.

Maar mocht u denken dat uw evenement hier terechtkomt in een verouderde locatie met een ouderwetse inrichting, dan heeft u het helemaal mis.

Buitenplaats Amerongen is een multifunctionele evenementenlocatie met alle moderne gemakken in een authentiek historisch jasje. De locatie beschikt over WiFi, prima AV-mogelijkheden, een prettige afwisseling tussen moderne inrichting en een historisch uiterlijk en is sinds kort Green Key gecertificeerd. Daarmee is het één van de weinige historische evenementenlocaties met een duurzaamheidskeurmerk. 'Een evenementenlocatie is zeer belangrijk voor de uitstraling van uw evenement en dus van uw bedrijf: zoek als bedrijf daarom naar een locatie die past bij uw eigen uitstraling, strategie en kernwaarden.

Historische locatie kiest bewust voor duurzaam 'Welke bedrijven dan bij ons moeten zijn? Bijvoorbeeld corporates die net als wij kwaliteit en service hoog in het vaandel hebben staan en zich daarnaast met maatschappelijk verantwoord ondernemen willen profileren en vereenzelvigen, want dat kan juist tijdens een evenement.’

In eerdere uitgaven van het EventBranche Trendmagazine werd Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en duurzaamheid steeds weer genoemd als één van de vijf trends met de meeste invloed op de organisatie van evenementen. Toch leek de hype even weg, om nu weer terug te keren als een vanzelfsprekendheid voor ondernemend Nederland. Er is vrijwel geen enkel bedrijf zonder raakvlakken met MVO of duurzaam ondernemen. Bij veel bedrijven is het zelfs opgenomen in de strategie en visie van het bedrijf. Maar hoe groen of duurzaam het bedrijf ook, vaak wordt het bedrijfsevenement niet gebruikt om die kernwaarde van een bedrijf tijdens een evenement tot leven te laten komen. ‘En dat is een gemiste kans, want een evenement is daar de uitgelezen kans voor', aldus Erika Swijnenburg-Vermeer en Peter Paul Swijnenburg van de historische locatie in Amerongen.

TRENDMAGAZINE

Bijzondere locatie voor zakelijke events Buitenplaats Amerongen is hét landgoed nabij Utrecht voor uw bedrijfsevenement, vergadering, personeelsfeest, presentatie en congres van 2 tot 350 personen. Het is prachtig gelegen in Nationaal Park de Utrechtse Heuvelrug, op 10 autominuten van de A12, met gratis parkeergelegenheid op eigen terrein en een gratis shuttleservice vanaf NS station Maarn.

Verspreid over het landgoed liggen 6 bijzondere locaties met in totaal 9 zalen. Alle gebouwen zijn eigentijds ingericht en standaard voorzien van gratis Wifi, professionele geluidsapparatuur, beamers en schermen. De locaties liggen op loopafstand van elkaar, dus u kunt één of meerdere gebouwen exclusief voor uw gezelschap reserveren.

Gebaseerd op uw doelstelling, denken wij graag mee over programma, benodigde techniek, zaalopstellingen, catering, bloemdecoratie, entertainment en/of activiteiten. Ons doel is dat u een maximaal resultaat uit uw bijeenkomst of evenement haalt.

08

‘Tijdens een evenement kan een bedrijf zich prima profileren als duurzaam bedrijf. Bij ons krijgt men daar ook nog eens de kwaliteit, service en de allure van een historische locatie bij.’ De monumentale locatie onderscheidt zich door de uitstraling, de perfecte staat en het ondernemende echtpaar met betrokken collega’s die weten wat er nodig is voor een geslaagd evenement. Vanuit een gezonde ondernemersgeest en zonder te willen pronken, zette de locatie het afgelopen jaar grote stappen op duurzaamheidsgebied. Het leverde een Green Key op, het keurmerk voor duurzame locaties. En dat is best bijzonder voor een eeuwenoude locatie. Maar hoe merkt een opdrachtgever of evenementenorganisator dat duurzame in de praktijk? Buitenplaats Amerongen zette haar duurzame stappen op een rijtje: Eten en drinken ‘Ons streven is om minimaal 50% van onze culinaire productie duurzaam in te kopen. Dit betekent: werken met lokale en regionale leveranciers en het inkopen van eten en drinken met een duurzaamheidkenmerk (bv UTZ gecertificeerd, fair-trade, biologisch of lokaal). Zo wordt bijvoorbeeld ons huiswater op het landgoed gebotteld en ons eigen Pilsener op de fles wordt gebrouwen in biologische speciaalbier brouwerij De Leckere in Utrecht.’

Cultureel erfgoed ‘Door onze huur en afdracht aan Stichting Kasteel Amerongen dragen wij voor een substantieel deel bij aan de totale instandhoudingkosten van het tot cultureel erfgoed benoemde landgoed. Hiermee willen wij dit prachtige ensemble bewaren voor toekomstige generaties.’

Energie en water ‘Wij gaan zuinig om met ons energie- en waterverbruik. Als onderdeel van ons MVO plan werken wij op dit moment aan onze doelstelling om 100% groene stroom en gas te gebruiken. U maakt bij ons gebruik van de waterbesparende kranen in de gebouwen, zonder dat u daar als bezoeker iets van merkt. Daarnaast worden het komende jaar alle rijksmonumenten grotendeels voorzien van energiezuinige LED verlichting.’

Vervoer ‘Op het landgoed rijden wij in elektrische golfkarren, die geladen worden met groene stroom. Hiernaast trachten wij onze gasten en bezoekers te motiveren om met het openbaar vervoer naar ons landgoed te komen door hen met een gratis shuttletransport van/naar station Maarn te vervoeren.’

Schoonmaakmiddelen en afval ‘Er is grote zorg voor afvalverwerking. Daarbij werken wij met 100% biologisch afbreekbare schoonmaakmiddelen.’

Drukwerk en papier ‘Wij streven ernaar om zo min mogelijk papier te gebruiken. Offertes en facturen versturen wij uitsluitend per email. Wij werken vooral met digitale brochures. Het drukwerk dat wij nodig hebben wordt verzorgd door onze partner Vandenberg Concept & Design | Printmedia uit Maarn. Zij werken met 100% FSC of PEFC papier en produceren 100% CO² neutraal en duurzaam.’

www.buitenplaatsamerongen.nl

49

50

Het Boekingsburo.nl

Wearebookings.nl is een warenhuis voor entertainment

Voor ieder event, passend entertainment Daar waar diverse bedrijven hun krachten bundelen, ontstaat vaak iets nog veel ‘krachtigers’. Zo ook in de entertainmentwereld. De samensmelting van Extended Music, AT Theater, AT Bookings, 8ball Bookings, Armada Bookings en het label voor de zakelijke markt Het Boekingsburo.nl, resulteert nu in een fullservice entertainmentorganisatie, met als online startpunt www.wearebookings.nl. Mocht u denken hier terecht te komen op een verzameling boekingskantoren, die slechts voor u een artiest bellen en regelen dat hij of zij op tijd op uw evenement is, dan zit u er naast.‘Wij zijn full service. We vertegenwoordigen inmiddels een zeer groot aantal artiesten welke exclusief onder contract staan.

Gaan met onze opdrachtgevers voor de lange termijn. Zijn vooral adviserend en zoeken samen met u naar de best passende entertainmentinvulling voor ieder evenement.’

TRENDMAGAZINE

08

‘Met ruim 100 artiesten en acts komen we altijd tot passend entertainment voor uw event’ Tijden veranderen. Zeker in de wereld van evenementen en entertainment. Waar u als opdrachtgever of organisator tot 10 jaar terug nog in een schimmige wereld van fee’s en onduidelijke commissies terecht kwam, is er nu een aantal kwalitatieve boekingsbureaus dat op zeer professionele wijze entertainment weet in te passen in uw evenement. Zonder dat ze het zelf zullen roepen is Het Boekingsburo. nl voor de zakelijke markt één van de allergrootste partijen. ‘Maar daar gaat het ons niet om. Wij willen niet per se de grootste zijn, maar de beste en zetten daarom vooral in op onze service- en adviesrol. Gedragen door een zeer professioneel team, geautomatiseerde processen en volledige transparantie en eerlijkheid in onze manier van zakendoen, kunnen wij ons onderscheiden op de entertainmentmarkt’, is de duidelijke kwaliteitsvisie van salesdirecteur Bjorn Pinas.

Maar dan is het wel heel goed om een groot en divers aanbod te hebben?

‘Absoluut, maar dat is niet ons doel. Dat is iets dat in de loop der jaren ontstaat door te hameren op de kwaliteit en het serviceniveau.

Maar omdat wij geen enkele aanvraag beantwoorden met de naam van een artiest, maar altijd vragen naar het doel, het concept en de doelgroep, is het wel prettig om uit een grote en diverse vijver te kunnen vissen. Uit de ruim 100 artiesten en acts die wij met de diverse

labels vertegenwoordigen, vinden wij dan altijd een passende invulling voor uw evenement.’

Is jullie aanpak en bundeling van krachten het antwoord op de nieuwe vraag in de evenementen en meetingwereld?

‘Lange tijd leek de zakelijke evenementenwereld qua entertainment volledig voorspelbaar te zijn geworden. Een duootje bij binnenkomst, een hoofdact, een coverband en tot slot een DJ…Nu de zakelijke evenementenwereld vrijwel altijd het evenement of feest combineert met inhoud, veel events in het bedrijfspand plaatsvinden en je steeds meer kleinschalige events tegenkomt, past een dergelijke standaardinvulling van het entertainment niet meer.

Wij, maar ook de artiesten, moeten flexibel zijn.

Wij moeten begrijpen dat we onderdeel zijn van een boodschap, een evenement of een festival. Bij ons zakelijke en meest brede label Het Boekingsburo.nl, maar ook bij de andere labels, hebben wij die behoefte vertaald in alle lagen van ons bedrijf. Zo is ons boekingssysteem volledig geautomatiseerd, zodat er meer tijd is om onze adviserende rol te vervullen. Dan kun je ook voor lange termijn relaties gaan.’

Maar uiteindelijk blijf je een boekingskantoor en gaat het er toch om zo veel mogelijk artiesten weg te zetten?

‘Nou, nee dus. Sterker nog, wij verkopen ook

geregeld nee. En als de vrouw van de baas fan is van een artiest, maar wij zeker weten dat die artiest niet past binnen het doel en het concept, dan zullen wij de juiste artiesten of acts adviseren. En omdat wij nu 6, en straks zelfs 8 (er komt nog een hiphop boekings label en sprekersbureau (zie kader) bij, RED), samenwerkende labels onder één dak hebben, bieden wij in alle soorten van entertainment een ruim aanbod. Daar zit altijd de juiste oplossing tussen. Natuurlijk zijn er nog altijd bureaus die bezig zijn met dozen schuiven, zo veel en zo snel mogelijk artiesten wegzetten. Vaak gerund vanaf een zolderkamertje met een laptop en een telefoon. Pure in- en verkoop. Wij richten ons op one stop shop en full service, dat is een hele andere benadering.’

Alleen als opdrachtgever krijg je wel te maken met een artiest en die zal zich toch niet zo snel schikken in zijn rol binnen het concept van die dag?

‘Dat is echt een misvatting. Onze artiesten zijn heel flexibel en weten heel goed waar ze heen gaan en wat er van hen verwacht wordt. Of het nou een festival is, of een zakelijk evenementen, onze briefing gaat tot in de perfectie. Zo zie je dat artiesten hun kleding aanpassen, hun repertoire en zelfs het publiek, uw gasten, op de juiste manier zullen benaderen. Sterker nog, die artiesten zijn ons visitekaartje en tevens onze ambassadeurs, want het is niet alleen

51

52

Het Boekingsburo.nl

Bookings Divisie AT Productions De Bookings Divisie van AT Productions verzorgt met zes labels - AT Bookings, AT Theater, Het Boekingsburo.nl, 8ball Bookings, Extended Music en Armada Bookings – de verkoop van optredens voor meer dan 100 artiesten. Van livebands tot zangers en zangeressen, van presentatoren tot DJ's, van personalities tot kinderacts.

De divisie bestaat uit 6 afdelingen, te weten: AT Bookings:

verkoop van optredens van live-artiesten

AT Theater:

verkoop van theaterproducties

Het Boekingsburo.nl: verkoop van optredens van artiesten, presentatoren, coverbands , auteurs en DJ’s 8ball Bookings

verkoop van optredens van artiesten uit talentenjachten.

Extended Music:

boeking, management en verkoop van dance artiesten.

Armada Bookings

verkoop van internationale dance artiesten en clubconcept Armada Night

TRENDMAGAZINE

onze taak om voor de organisator alles tot in de perfectie te regelen, maar dat geldt natuurlijk ook voor al onze artiesten.’

Wat is dan de kracht van de kwantiteit, het grote aantal artiesten?

‘Vooropgesteld dat het hier om kwalitatieve kwantiteit gaat, betekent dat onder meer dat wij complete programmeringen kunnen invullen. Als het om meerdere artiesten gaat is het heel prettig om één partij als aanspreekpunt te hebben. Denk alleen maar eens aan de diverse riders, die wij allemaal voor de organisatoren bundelen en beheren. Het is onze taak om u daar compleet in te ontzorgen en te regelen dat alles klopt van het eerste contact tot het evenement zelf. Door de diversiteit in combinatie met de service en het advies zie je ook steeds meer dat grotere corporates een lange termijn relaties met ons aangaan en altijd bij ons boeken.’

Voor de opdrachtgever zijn jullie dus een soort warenhuis voor entertainment met een extreem hoge servicegraad?

‘Ja, precies. En dan is het ook niet zo heel belangrijk bij welk label je boekt, maar voor de zakelijke markt zetten wij wel heel bewust de spotlights op Het Boekingsburo.nl. Daarmee zijn wij bijvoorbeeld ook als enige entertainmentpartij partner bij het Genootschap voor Eventmanagers en werken wij samen met het vakblad

EventBranche.nl. Natuurlijk moet voor ieder bedrijf dat entertainment nodig heeft Het Boekingsburo.nl een herkenningspunt zijn voor het boeken van artiesten en acts voor evenementen, maar intern zijn hier alle labels aan elkaar gekoppeld. Dus stel dat niet de winnaar van The Voice het best bij uw evenement past, maar bijvoorbeeld een danceact dan zal uw contactpersoon een act uit een ander label adviseren.’

Samengevat is de tijd van artiestje boeken helemaal voorbij?

‘Ja, zeker voor de bedrijfsmarkt. Op een zakelijke evenement moet het entertainment onderdeel zijn en volledig passen bij het doel van het event. Daarnaast willen wij vooral een last wegnemen bij de organisator en zijn wij als adviseur een ideale sparringspartner voor de invulling. Doordat wij daarbij slimme samenwerkingen aangaan binnen de diverse labels beheren wij veel agenda’s van artiesten en kunt u dus opties plaatsen. Goed voorbeeld is de samenwerking met 8ball Music, de platenmaatschappij van Talpa waardoor wij alle artiesten die voortkomen uit talentenjachten kunnen aanbieden aan organisatoren. Dit doen wij binnen het label 8ball Bookings. Sterker nog, u kunt zelfs al optie plaatsen voor de komende winnaar van The Voice of Holland.’

08

Binnenkort ook voor het boeken van sprekers In de diversiteit van labels wordt binnenkort nog een 7e en 8e label gelanceerd. Naast een hiphop-label, ‘een zeer populair genre binnen de publieksmarkt’, aldus Pinas, komt er een sprekerslabel. ‘Daarvoor zijn wij een strategische samenwerking aangegaan met het Sprekersplatform. Bij ons konden organisatoren altijd al wel sprekers boeken, maar dat beperkte zich veelal tot BN’ers en entertainment personalities. Door de samenwerking kunnen we nu het aanbod bieden waar de zakelijke markt omvraagt.

Met kwalitatieve sprekers in combinatie met hetzelfde service en advies niveau als bij de overige labels. Dat daar vraag naar is, blijkt alleen al uit het feit dat wij al regelmatig dergelijke aanvragen binnenkregen, maar die toen nog niet perfect konden invullen. Nu wel.’ En zo groeit de verzameling van krachtige labels verder door en is www.wearebookings.nl een echt warenhuis voor entertainmentboekingen.

www.wearebookings.nl www.hetboekingsburo.nl

53

De Broodfabriek

De Broodfabriek

54

het aroma van succes ..

Industriele locatie met eigentijdse touch

Midden in de Randstad, op steenworp afstand van de A12, de A13 en de A4, ligt multifunctioneel beurzen-, congressen- en evenementencentrum De Broodfabriek. De industriële evenementenlocatie is gesitueerd in de voormalige broodfabriek van Bakkerij Hus in Rijswijk. Een perfecte plek, zeker na de hippere metamorfose, voor consumenten evenementen én de zakelijke variant.

De bijna antieke machinerie en andere opvallende, subtiel geplaatste stylingattributen doen de locatie alle eer aan. Het verleden draagt de toekomst. Want op deze locatie werd geschiedenis geschreven. Decennia lang werden hier vele duizenden broden, ontbijtkoeken, krentenbollen en kadetjes gebakken voor de wijde regio van Den Haag. En ver daarbuiten, want men bevoorraadde ook het Amerikaanse leger, toen nog in Duitsland gesitueerd. In 1996 is het pand geopend als evenementenlocatie om in 2012 geheel gerenoveerd open te gaan als De Broodfabriek. De naam verwijst naar de voormalige functie van het complex als broodfabriek.

Succesvolle ingrediënten na upgrade Anno 2013 waait er een geheel nieuwe verfrissende wind. De Broodfabriek B.V. werd eind 2012 overgenomen door Martin Nieuwenhuizen en Jeldert de Boer. De nieuwe eigenaren van De Broodfabriek continueren het faciliteren van vak- en publieksbeurzen en zakelijke evenementen in het complex in Rijswijk. Jeldert de Boer verzorgt voor het TrendMagazine een rondleiding door het gigantische pand. Elke spijker, ieder schroefje en elke millimeter van de vele vierkante meters kent hij op zijn duimpje,

TRENDMAGAZINE

08

want Jeldert begon zijn carrière 13 jaar geleden als....kaartjesscheurder aan de deur. Rolde hier binnen dankzij een bijbaantje, organiseerde er tijdens zijn studie aan de Haagse Hogeschool een heus groots event op deze locatie met toen al spraakmakende artiesten als Anouk en Tiësto.

Anno nu, dertien jaar later geeft hij zijn tijd vol bezieling en enthousiasme en terechte trots aan 'zijn' Broodfabriek.

Trends volgens De Broodfabriek. Jeldert de Boer: "Een trend die ik bespeur is dat de opdrachtgever anno 2013 value voor money wil.

Op voorhand een kosten/baten analyse maakt, eruit haalt wat hij wil bereiken. Het over de top tijdperk is voorbij, de basis moet goed zijn.

En dat is het geval bij ons, bij De Broodfabriek'.

'We richten ons op, zeker naast alle andere mogelijkheden van sitting dinners tot productintroducties en personeelsfeesten, serieus op de congresmarkt. Hiervoor gaan we subruimtes inrichten en hebben daarvoor inflates aangeschaft, met LEDverlichting. Ideaal en sfeervol intiem voor een breakout moment tijdens een event. De opdrachtgever kan hier met relatief weinig uit de voeten. Onze locatie heeft een grote makeover gehad, oogt fris, netjes en eigentijds modern. Zes personeelsleden geven vorm aan de beursafdeling en een team van drie vrouwelijke werknemers houdt zich puur bezig met alles rondom de organisatie van evenementen. Wij zijn een platte organisatie, we bieden eigen catering, maar als de opdrachtgever eigen catering wil inbrengen is dat prima.

Wij werken ook niet met preferred suppliers. Wat ik wil benadrukken is het feit dat onze locatie zich uitstekend leent voor exclusiviteit en voor branden. Bij de entree aan de vlaggenmasten kan het feest al beginnen.'

Het complex van ruim 17.500 m2 is inmiddels omgebouwd en zeer verzorgd aangekleed tot volledig geoutilleerde beurzen-, congressen- en evenementencentrum en vormt een uitstekend decor voor vakbeurzen, congressen, bedrijfsevenementen, personeelsfeesten maar ook, net als vroeger, publieksbeurzen. Er zijn drie trendy evenementenruimten en 10.000 m2 beursvloer verdeeld over Bakkerij 1 & 2, uiteraard voorzien van uitgebreid facilitaire voorzieningen. De Huszaal, voorzien van echte industriële Dudok kroonluchters heeft twee podiumpunten. Achterin deze ruimte van 787 m2 zijn vijf vergaderkamers die multifunctioneel inzetbaar zijn, bijvoorbeeld als kleedkamers tijdens een bedrijfsfeest. De kleinere Patriazaal, bijna 600 m2, heeft een gladde studiovloer, overal elders liggen tapijttegels. Daglicht komt binnen via de lichtkoepels in de plafonds. Het centrale ontmoetingsplein van De Broodfabriek is het Horeca Plaza, dat weer grenst aan het enorme buitenterras, waar een fijne serre bij slecht weer uitkomst biedt en waar de verstokte roker een interne rookruimte vindt.

Easy parking De Broodfabriek is voor bezoekers uitstekend bereikbaar met zowel het openbaar vervoer als met eigen vervoer. Het NS-station Rijswijk ligt op een luttele 5 minuten loopafstand en een bus en tram stoppen pal voor de deur. De Broodfabriek heeft twee parkeerterreinen voor zo’n 300 auto’s en beschikt daarnaast over een enorme parkeergarage die plaats biedt aan ruim 800 auto’s. Dit naast de vele gratis (!) parkeermogelijkheden in de directe omgeving.

Gezien de ideale verbinding met Rotterdam The Hague Airport en de twee grote hotelaccommodaties die zich op loopafstand van De Broodfabriek bevinden, is alle potentie aanwezig om ook internationale opdrachtgevers aan te trekken. Van 100 tot 10.000 gasten… in De Broodfabriek kan alles! Een verrassende plek waar gasten verleidt kunnen worden tot creatief denken, en daarnaast een goed feest kunnen vieren.

Een venue waar verwachtingen worden overtroffen. www.de-broodfabriek.nl

55

TRENDMAGAZINE

08

Fotomarketing koppelt uw bezoeker aan uw merk De frequente bezoeker van zakelijke evenementen en bijeenkomsten heeft ze vast wel eens zien staan: de greenscreen fotograaf. Leuk als fun-onderdeel of entertainment tijdens een bedrijfsfeest.

Met collega’s voor een groen scherm en als achtergrond een tropisch eiland, een mooie sportwagen of de Champions League finale. Maar bij Mr. GreenScreen, onderdeel van BK2 Fotomarketing, hebben ze die vorm van fotografie doorontwikkeld tot een krachtige vorm van live marketing.‘Met de door Mr. GreenScreen ontwikkelde software koppelen wij uw bezoeker of gast aan uw merk.

Door deze vorm van fotomarketing krijgen uw gasten een blijvende herinnering aan uw evenement, zowel offline als online. Daarmee maken wij de merkbeleving op een event tastbaar, ontvangt uw bezoeker een aandenken en verlengt u de impact van uw eigen marketingmoment.’

De virtuele achtergrond, het fotoframe en de eventuele tekst op de foto wordt altijd op maat gemaakt en dus beslist u zelf hoe u uw gast vast wilt laten leggen in combinatie met uw merk, bedrijf of product.

‘Tijdens bijvoorbeeld een productintroductie, een merkactivatie of een relatie-evenement is de marketingkracht van een dergelijke foto groot.

Wij verzorgen zowel concept, creatie als realisatie. Daar hoort o.a. ook een klantspecifieke webpagina bij waarop alle foto’s direct online worden gezet. Bezoekers kunnen daar hun foto terugvinden en eenvoudig delen via de diverse social media kanalen. Voor u als opdrachtgever biedt dat de kans om een specifieke rapportage op te vragen over het bereik van uw foto’s en de impact. De cijfers liegen er niet om: afhankelijk van het soort evenement opent altijd tussen de 40 en 80 procent een foto, om deze direct door te plaatsen op hun eigen social media accounts.’

‘Wij blijven innoveren en onze software en dienstverlening doorontwikkelen. Er zijn nu al mogelijkheden met de combinatie van greenscreen, augmented reality en motion tracking. Wat zorgt voor nog meer beleving

voor de bezoeker. Speciaal voor vaste locaties zijn er pilots voor het plaatsen van een permanente fotoinstallatie.’ www.mrgreenscreen.nl Een voorbeeld case Mr. GreenScreen was drie dagen lang aanwezig tijdens de Wereld Haven Dagen in Rotterdam. Daar werden ruim 1500 foto’s geschoten, waarbij ongeveer 4500 mensen werden vastgelegd. Die foto’s werden direct uitgeprint en online gezet. De harde cijfers: liefst 70 procent verzond de foto per e-mail en ruim 45 procent van de mensen opende een foto online en verspreidde deze via social media. Wat neerkomt op een totaal online bereik van ruim 59.000 personen. www.mrgreenscreen.nl

Scan de QR-code om de case van de Wereld Haven Dagen te bekijken.

Mr. GreenScreen heeft goed nagedacht over een onderscheidende kracht en ontwikkelde een ingenieus systeem. ‘Uw gast stapt alleen, of met een aantal gasten, voor het greenscreen en kan live meekijken op de tv schermen naar de achtergrond van de foto. Vervolgens kunnen we de foto live bewerken en evenutele extra’s toevoegen. Dat zorgt voor nog meer beleving. Niet alleen voor degene die op de foto gaat, maar ook voor de toeschouwers. Door het live beeld en het live bewerken kunnen wij tot maximaal 120 foto’s per uur maken’, kent Bart Klaassen van BK2 Fotomarketing de kracht van zijn greenscreenconcept.

Producten voor uw evenement Naast Mr. GreenScreen verzorgt BK2 ook evenementenfotografie en 360 graden foto’s. ‘Voor de evenementenfotografie werken wij samen met Clickshots.nl, een grote naam binnen de eventfotografie.

Zij zorgen voor kwalitatieve fotoreportages tijdens zakelijke events en meetings en foto’s rondom bijvoorbeeld netwerkevenementen.

Ideaal voor een krachtig natraject online. De 360 graden fototechniek zorgt voor verbluffende foto’s van uw bedrijf of evenement.’ www.bk2.com www.clickshots.nl

57

Crowd Support

Crowd Support

Vergeet de beveiliging niet!

Beveiliging, het zal waarschijnlijk bij veel evenementen niet de eerste schakel zijn waar u als organisator of opdrachtgever aan denkt. Zeker niet bij een zakelijk evenement. Maar een goede beveiligingspartner is essentieel. Zeker als u een beveiligingspartner vindt die mee kan denken, beschikt over grote expertise en ruime ervaring, risicoanalyses kan maken en de inzet van beveiligers combineert met hostmanship hierdoor krijgt u een passende uitstraling op uw evenement. Crowd Support is een bedrijf waar u dat allemaal onder één dak vindt. Als specialist in evenementenbeveiliging is zij veel meer dan een ‘leverancier van beveiligers’. Crowd Support manifesteert zich als partner in het evenemententraject en neemt qua beveiliging alles uit handen. Een prettig gevoel voor u als opdrachtgever en voor al uw gasten tijdens het evenement.

58

Er zijn meer dan genoeg voorbeelden waar goede beveiliging op een zakelijk evenement onmisbaar bleek. De beveiliging van hooggeplaatste gasten of BN’ers. Een bedrijfsfeest waar het tussen collega’s even uit de hand dreigt te lopen. Ongewenste gasten op uw congres of bezoekersstromen die advies en begeleiding nodig hebben (crowdmanagement), om hun weg te vinden en opstoppingen te voorkomen. Het zijn maar een paar voorbeelden waar Crowd Support de helpende hand biedt.

Het grote en ervaren beveiligingsbedrijf is als naam een nieuwe speler op de markt, maar is een samenvoeging van een grote organisatie op het gebied van beveiliging op grootschalige publieksevenementen en de expert in het veld van premium zakelijke evenementen (Trigion Event Security). ‘Aan de kwalitatieve bovenkant van de beveiligingsmarkt is het aantal spelers beperkt. Wij bieden daar als professionele eventorganisatie kwaliteit met goed geschoolde beveiligers, hoogwaardige advisering en onderscheiden ons zo op kennis, uitvoeringskracht en hostmanship’, weet Mari van Dorst, directeur van Crowd Support.

Waarom moet een opdrachtgever kiezen voor Crowd Support?

‘De markt van beveiligingsorganisaties is een verdringingsmarkt, waar veel op prijs geconcurreerd wordt. Dat wil nog wel eens ten koste gaan

TRENDMAGAZINE

08

van de kwaliteit. Met Crowd Support werken we aan een zeer krachtige organisatie die juist een sterke focus heeft op kwaliteit. Een ervaren en kundige staf, aangevuld met een grote groep beveiligers met een onderscheidende uitstraling. Door veel te doen aan de opleiding van onze medewerkers, leveren wij betere diensten. Wij zijn meegegroeid met de professionalisering van de eventbranche. Trigion Event Security was al stappen aan het zetten door hun beveiligers op te leiden in een combinatie van beveiliging met hostmanship.

Een sterke insteek die wij hebben aangevuld met onze visie op evenementenbeveiliging. Hierbij benadrukken wij dat het totaal iets anders is dan beveiliging van niet-evenementen. Crowd Support is vanuit die expertise gebaseerd op een no-nonsens aanpak en kent daartoe een extreem dynamische en flexibele bedrijfsvoering. Wij zouden hierdoor bij wijze van spreken binnen een dag een operationele structuur inclusief 100 geschikte evenementenbeveiligers neer kunnen zetten voor een evenement. Voor reguliere beveiligingsbedrijven is dat vrijwel ondoenlijk.’

TIPS: analyse, geen routine en aansluiting 1. Maak een risico-analyse van een evenement of evenementenlocatie. Doe dit in een zo vroeg mogelijk stadium.

2. Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet en ieder evenement behoeft een op maat gemaakte beveiliginsaanpak.

3. Laat maatregelen en inzet aansluiten op het evenement. Dat geldt niet alleen voor het beveiligingsplan, maar zeker ook voor de personen die ingezet worden.

4. Kies niet direct de laagste inzet, maar schenk vooral aandacht aan de efficiëntie van de inzet. Daar speelt een goed beveiligingsbedrijf een belangrijke adviserende rol in.

5. Let op de kwaliteit van zowel de organisatie als de dienstverlening. Laat dit vooral ook aantonen, door middel van een keurmerk of ervaring. Crowd Support zorgt bijvoorbeeld zelf voor interne opleidingen, specifiek voor het beveiligen van evenementen.

Dont’s: geen uitzendbureau en ‘specialisten’ 1. De organisatie die de verantwoordelijkheid krijgt op het gebied van veiligheid beschouwen als een ‘uitzendbureau’.

Vraag niet zomaar om een bepaald aantal beveiligingsmedewerkers, maar laat u adviseren over de inzet.

2. Een beveiligingsorganisatie inzetten die niet in evenementen gespecialiseerd is.

Wat is de meerwaarde van Crowd Support?

‘Vooropgesteld: een groot deel van het resultaat wordt behaald middels goede voorbereiding en een krachtige operationele staf op het evenement. Daarbij moeten de diensten worden uitgevoerd door kundige medewerkers. Het komt in de praktijk voor dat beveiligingsorganisaties niet de meest geschikte beveiligers inzetten, omdat men bij gebrek aan capaciteit inleent, waardoor dus minder grip is op de kwaliteit van de individuele medewerker. Wij hebben een zeer grote basis eigen personeel waarbij heel goed gekeken is of ze bij Crowd Support passen. De selectie heeft plaatsgevonden op criteria die echt aansluiten bij evenementen. De medewerkers die voor ons werken krijgen de aanvullende opleidingen die wij nodig achten. We investeren in de mensen om met hen een band te ontwikkelen en de betrokkenheid te vergroten. Crowd Support is in Nederland de enige beveiligingsorganisatie van een zekere omvang die niets anders doet dan evenementen. Onze beveiligers moeten daarom ook eventprofessionals zijn. Uiteindelijk hebben wij twee doelen: de organisator willen we ontzorgen op het gebied van veiligheid en de bezoeker moet uit de inzet van onze beveiligers een veilig evenement beleven. Een organisator zou in principe nauwelijks meer bezig hoeven te zijn met veiligheid op hun evenement.’

Bij welke events moet ik Crowd Support in de arm nemen?

‘Crowd Support zal snel doorgroeien als organisatie in zijn geheel en wat betreft het aantal beveiligers. Dat betekent dat wij als organisatie de mega-evenementen waarvoor we de beveiliging nu al verzorgen, kunnen behappen. Dat is niet vanzelfsprekend in de branche. Maar het oog voor detail is in onze hele bedrijfsvoering doorgevoerd. Dat betekent, vertaald naar de praktijk, dat de professionals van Crowd Support zich ook thuisvoelen op kleinschalige evenementen zoals zakelijke evenementen. Voor alle evenementen geldt: betrek ons tijdig in uw organisatieproces, want dan profiteert u optimaal van onze expertise, risicoanalyses en maken wij een gedegen beveiligingsplan dat aansluit op uw event. Vanuit het principe dat wij voor evenementorganisatoren alles op het gebied van veiligheid uit handen willen nemen, zijn wij een ideale partij voor organisatoren met weinig ervaring en kennis op dat vlak. Aan de andere kant: organisatoren met veel ervaring weten wat ze aan ons kunnen overlaten en herkennen snel dat wij verstand van zaken hebben.’

De USP’s van Crowd Support voor uw evenement?

‘Dat is de combinatie van hostmanship, beveiligingsspecialisten, strakke en open processen, (leverings)betrouwbaarheid, een groot en betrokken personeelsbestand, opleidingen en een onderscheidende uitstraling.’ www.crowdsupport.nl

59

Grand Hotel Opduin

Texel:

60

Succesvolle zakelijke bijeenkomsten gecombineerd met vakantiegevoel Een lichte zeebries strijkt door je haren, de meeuwen zweven mee op de wind. De zon verlicht een schitterend panorama over zee en de bestemming. Klinkt dit als de perfecte vakantie? Wat dacht je van de ideale bestemming voor je volgende meeting of event? Texel is niet alleen een heerlijk eiland om met de familie vakantie te vieren of voor een romantisch weekendje weg, maar is ook uitermate geschikt voor zakelijke bijeenkomsten en evenementen.

TRENDMAGAZINE

Om dit te illustreren nodigde Grand Hotel Opduin in samenwerking met collega ondernemers op het eiland organisatoren van zakelijke bijeenkomsten en evenementen in september uit om persoonlijk kennis te maken met Texel als zakelijke bestemming.

Tijdens het tweedaagse evenement werd een bezoek gebracht aan Stayokay Texel, Zandbank Texel, De Texelse Bierbrouwerij, Grand Hotel Opduin en Paal 17. Het vervoer werd aangeboden door Texeltours en Van der Linde fietsen en TBO Texel. Het Wilde Keukentje verzorgde een wilde picknick lunch in natuurgebied de Slufter en op vrijdag mochten de gasten nog een rondvlucht maken over het eiland met Paracentrum Texel. Vooral de grote diversiteit van het aanbod en de professionaliteit van de ondernemers verraste de deelnemers van het inspiratie bezoek.

Initiatiefneemster Kirsten Dashorst over het evenement: 'We zijn ontzettend dankbaar dat de collega-ondernemers zo enthousiast waren samen met ons kosteloos deze inspiratiedagen te organiseren. De Texelse ondernemers hebben weer eens bewezen dat ze goed kunnen samenwerken en hebben zich van hun beste kant laten zien om alle gasten fan te maken van Texel.'

08

Diederick van Eeden, eigenaar van de evenementenadviseur: 'Een erg leuke manier om Texel met al z’n – zakelijke – mogelijkheden te ontdekken. Super georganiseerd door Kirsten van Grand Hotel Opduin'.

Het tweedaagse inspiratiebezoek is de eerste in een reeks initiatieven voor meeting- en eventplanners die worden georganiseerd door Grand Hotel Opduin op Texel.

Wilt u graag meer weten over de komende evenementen, de vergaderarrangementen van het hotel of wilt u deelnemen aan de volgende inspiratie tweedaagse op Texel? Neem dan contact op met: kirstendashorst@opduin.nl Ruijslaan 22 1796 AD De Koog T. +31 (0)222 317 445 F. +31 (0)222 317 777 info@opduin.nl

61

Rotterdam Marketing

De aantrekkingskracht van zakelijk

Rotterdam 62

Rotterdam is volop in beweging.

Zeker op de zakelijke markt, waar steeds meer bedrijven de havenstad kiezen als zakelijke bestemming. Door de hele stad verrijzen opvallende bouwwerken, die de Maasstad nog aantrekkelijker maken als locatie voor zakelijke evenementen. Nieuwe hotels verbreden het aanbod in verschillende prijssegmenten, terwijl ambitieuze bouwprojecten oude delen van de stad nieuw elan geven en ook het bestaande aanbod voor zakelijke evenementen en meetings de aandacht blijft trekken.

Hotelketen Accor is een van de partijen die grootse plannen heeft met Rotterdam als vestigingslocatie. Zo zal aan de historische Wijnhaven een ibis-hotel verrijzen met honderdveertig kamers en heeft de gemeenteraad onlangs de bouw goedgekeurd van een Novotel met honderdvijftig kamers. Dit hotel zal gevestigd worden in het oude ABN AMRO-gebouw tegenover de Bijenkorf. Daarnaast zal naar verwachting ook een ibis Styles en ibis budget aan het Rotterdamse hotelaanbod worden toegevoegd. Rudolph Schöningh, Director Hotel Development bij Accor, legt uit: ‘We vinden het belangrijk dat de merken in ons portfolio op de juiste locatie vertegenwoordigd zijn. Rotterdam heeft de afgelopen jaren een interessante ontwikkeling doorgemaakt, maar we zijn van mening dat het in de stad nog ontbreekt aan een viersterrenhotel in het centrum, van het merk NOVOTEL. Daarnaast zien we dat er aan de onderkant van de hotelmarkt (budget en economy) nog vrij weinig aanbod is vanuit internationale ketens. Daar past het merk ibis goed in.’

Diversiteit Een belangrijke doelgroep van deze hotels is de zakelijke markt, vooral de mensen die grotere evenementen bezoeken. ‘We hebben er bewust voor gekozen om het

TRENDMAGAZINE

08

Die architectuur speelt ook een belangrijke rol bij de nieuwe hotels. ‘Het project Novotel op de hoek Coolsingel-Binnenwegplein is architectonisch een mooie ontwikkeling. Ook op de kop van Zuid vinden dergelijke ontwikkelingen plaats, met het gebouw De Rotterdam van Rem Koolhaas waar het NH hotel komt. Rotterdam is een stad in beweging, het is een dynamische stad, een echte werkstad. Die is moeilijker te profileren dan een openluchtmuseum als Amsterdam. Dat betekent dat je de opvallende onderdelen van de stad, zoals de architectonische hoogstandjes, goed voor het voetlicht moet brengen.’

bron: Citizen M

Novotel in het centrum te ontwikkelen zonder vergaderzalen, alleen met een paar boardrooms voor kleinere meetings. We richten ons daarmee op de zakelijke gasten die hotelkamers nodig hebben voor evenementen die plaatsvinden in Beurs-WTC, de Doelen en Ahoy en uiteraard de corporate markt. Ook met ibis bedienen we de zakelijke markt. In de MICE markt is ook behoefte bij congresdeelnemers om driesterrenhotels te boeken van een internationale operator. Dat vullen we daarmee in.’

Maar hij verwacht ook een nieuwe categorie bezoekers aan te trekken. Volgens hem is die diversiteit in het hotelaanbod een belangrijke voorwaarde voor het organiseren van evenementen in een stad als Rotterdam. ‘Wanneer het aanbod in het hogere segment te eenzijdig is, mis je mogelijkheden. Wij zien grote behoefte aan economy-producten.

Dat willen we graag in Rotterdam introduceren.’ Volgens Schöningh is het zo mogelijk het aanbod van zakelijke evenementen te verbreden.

‘Rotterdam is nog altijd een belangrijke locatie voor grote eendaagse evenementen, zoals het Zomercarnaval, de marathon en de Wereldhavendagen. Daarnaast zie je dat het uitgaanssegment in Rotterdam zich steeds meer profileert. Ook deze bezoekers willen we met onze producten kunnen bedienen.’

Architectuur Deze gedachte sluit aan bij zijn visie op Rotterdam: ‘Rotterdam moet je beleven. Het is een stad die meerdere centra heeft. Het zijn erg leuke gebieden, maar je moet ze wel weten te vinden. Door het aanbod dat je in een stad creëert kun je diverse bezoekers aantrekken, van zakelijke bezoekers tot toeristen. Rotterdam is voor allerlei leeftijdsgroepen aantrekkelijk. Het is bovendien belangrijk dat Rotterdam zich internationaal competitief kan opstellen. Steden als Berlijn en Hamburg hebben een parallel met Rotterdam, en zij hebben een divers hotelaanbod in combinatie met architectuur.’

Durf Maasstede is een vastgoedontwikkelaar die al dertig jaar actief is in Rotterdam en omstreken, met een breed portfolio aan projecten en vastgoedbeleggingen. Project Developer Jan Bovy beschouwt Rotterdam als een unieke locatie om te bouwen: ‘We durven hier veel. Dat is bijzonder, zeker in de huidige economische tijd. In Nederland en in het buitenland worden we geroemd om de voor Nederlandse begrippen ongekende bouwactiviteiten, zowel in aantal als in omvang. De Rotterdam bijvoorbeeld is het grootste gebouw van Nederland, maar het vorige grootste gebouw van Nederland, het Groothandelsgebouw, stond ook in Rotterdam. Dat bevalt ons goed, zowel in het stadsbestuur als bij de ondernemers zit veel durf.’

Zelf is hij betrokken bij een in het oog springend project, bij de historische Oude Haven: ‘We bouwen daar een hotel dat geëxploiteerd gaat worden door CitizenM. Dat is een relatief jonge hotelketen, ooit begonnen met één hotel op Schiphol, maar al snel uitgegroeid tot een keten met hotels over de hele wereld. Daarnaast maken we er een kantoorgebouw en, samen met de gemeente, een nieuw plein. Dat gebied is sinds de oorlog onbebouwd gebleven, en nu, zeventig jaar na dato, maken we het af.’ Volgens Bovy ontstaat zo midden in de stad een bijzondere openbare ruimte. ‘Het project ligt aan de Oude Haven, op een knooppunt van vervoer: zowel met de trein, de metro, de tram, de bus en de fiets is het optimaal bereikbaar. Het hotel en het plein liggen in een deel van het centrum van Rotterdam dat niet alleen aanspreekt, maar waar zelfs de geschiedenis van Rotterdam is begonnen.’

Meeting place Hij wijst op de nabijheid van allerlei faciliteiten, zoals de eveneens nieuwe Markthal. In het gebied zitten veel advocatenkantoren, en ook Erasmus University Campus is er gevestigd. ‘Het is een hotel dat het zakenleven zal aanspreken, zowel prijstechnisch als wat betreft de beleving en sfeer.’ Bovy verwacht nog veel interessante, nieuwe ontwikkelingen op het gebied van gebouwen en architectuur. ‘We hebben in Rotterdam nog steeds de ruimte om op een aantal bijzondere plekken hoogbouw uit te voeren, zoals op de Kop van Zuid en in het Central District. Daarnaast hebben we te maken met veel kantoorgebouwen die relatief jong zijn, waarbij we een behoorlijke transitie-opgave hebben. Als ons dat lukt, en we maken daarin veel vorderingen, dan krijgen we een stad waarin het centrumgebied nog levendiger is, met een brede mix van functies.’

Voor meer informatie over de hotelmarkt en de zakelijke eventmogelijkheden in Rotterdam, raadpleeg Rotterdam Marketing (Judith Boer – j.boer@rotterdam-marketing.nl) of kijk op www.rotterdam.info www.rotterdam.info

63

Groots in intimiteit In het kloppende hart van Rotterdam ontvangt de Doelen bezoekers van grote internationale congressen tot intieme symposia.

We stellen ons graag op als uw partner; we denken en bewegen met u mee zonder het doel van uw bijeenkomst uit het oog te verliezen.

Zo wordt uw bijeenkomst een unieke beleving.

• 100-3.000 gasten • verbonden met het 5 The Manhattan Hotel Rotterdam • tegenover Centraal Station • drie congreszalen • 18 vergaderzalen • 7.000 m2 expositieruimte

www.dedoelen.nl

evenementenwerving@dedoelen.nl

Je kan in een kroeg gaan borrelen.

Je kan het ook op een boot doen!

Borrel Cruise

Anderhalf uur varen en borrelen met bier, wijn, frisdrank, zoutjes & kaas al vanaf € 32,00 per persoon! Een luxe rondvaartboot haalt u op bij de door u gewenste locatie, bijvoorbeeld uw hotel of het station, en laat u kennis maken met Amsterdam vanaf het water. Terwijl u geniet van het uitzicht vanuit de heerlijk verwarmde boot (of in het zonnetje op het achterdek) serveren onze obers u nog een lekker biertje.

Dinner Cruise

Culinaire hoogstandjes op de grachten; dat zijn de dinner cruises van Blue Boat Company!

Sla 2 vliegen in één klap en laat uw gasten genieten van een prachtige rondvaart tijdens een heerlijk dinner of buffet. Altijd op een privé boot, dus zeer flexibel in planning. U heeft al een dinner cruise vanaf € 62,50 per persoon, inclusief drankjes Hollandse bar.

Open sloep vaarten

Wij noemen onze sloep liefkozend de Blue Sky Boat. Hij kan op plekken in de stad komen waar de grotere schepen niet kunnen komen, waardoor u een heel ander deel van de stad kunt ontdekken. En natuurlijk is het ook op de sloep mogelijk om met uw gezelschap te genieten van een heerlijk drankje en hapje.

Zo heeft u al een 1,5 uur durende vaart met prosecco vanaf € 25,00 per persoon.

En je kan nog veel meer doen op een boot!

Check: www.blueboat.nl

Blueboat A Stadhouderskade 30 P 1071 ZD Amsterdam T +31 (0) 20 679 13 70 F +31 (0) 20 675 43 62

TRENDMAGAZINE

08

De trend van dit moment:

Blue Boat Company: kleinschalige gecombineerde events

De Top 5 event trends in dit EventBranche Trendmagazine heeft een duidelijke nummer 1: kleinschalige evenementen. Die trend heeft alles te maken met het afbakenen van de doelgroep, een duidelijke doelstelling en de persoonlijke aandacht/intimiteit. Een andere trend uit de Top 5 zijn de combinatie evenementen: inhoud, in combinatie met fun op één dag. Voeg daaraan toe dat opdrachtgevers met hun beperkte budget altijd op zoek zijn naar kwaliteit én een bijzondere locatie en je komt vanzelf uit bij Blue Boat Company. Van varende bedrijfsborrels tot diners en van break-outroom tot bijzonder evenementenvervoer, de boten van Blue Boat Company maken een evenement in Amsterdam intiem en speciaal.

De vloot van Blue Boat Company is groot. Naast de 8 partyschepen, heeft het Amsterdamse bedrijf ook nog de beschikking over grote open sloepen voor in de zomermaanden. Tel daar de ruim 200 aanlegplaatsen bij en het groepsvervoer over het water in Amsterdam is zo goed als gedekt. Toch gebruiken veel organisatoren nog altijd de bus of taxi’s om hun gasten van bijvoorbeeld de evenementenlocatie naar het hotel of restaurant te vervoeren. ‘Logisch, in de meeste steden is dit de enige mogelijkheid. Echter, door te kiezen voor vervoer met één van onze boten verlengt u het evenement. Op de boot kunt u kiezen voor een plezierige netwerkborrel en zien uw gasten tegelijkertijd de stad van een compleet andere kant. Of organiseer na het congres tijdens het vervoer over water een leuke workshop op de boot, of een inhoudelijke discussie. Tot 80 personen per boot en binnen de ruimte van onze boot is veel mogelijk. Daarbij is Blue Boat Company als één van de weinige rederijen compleet ingericht voor zakelijke groepen. Zo zijn al onze boten voorzien van losse tafels en stoelen, zodat ieder gewenste opstelling en aankleding mogelijk is‘, kent Cindy Koning als marketingmanager de kracht van Blue Boat Company.

Locaties als de Amsterdam RAI, maar bijvoorbeeld ook hotels als Double Tree, zetten regelmatig boten in om groepen over het water te vervoeren. Maar er is meer dan de bijzondere vervoersfunctie van Blue Boat. De partyschepen zijn al vele jaren immens populair op de zakelijke

borrel- en bedrijfsuitjesmarkt. ‘Onze borrelcruise is daarbinnen nog altijd het nummer 1 arrangement. Ook wel logisch, want je kunt als bedrijf wel weer gaan borrelen in een kroeg, maar als het ook op een boot varend over de grachten kan. Wat is dan leuker? En het kan al voor 32,- euro per persoon all-inclusive. Naast een speciale locatie krijgt u natuurlijk ook kwaliteit en goede verzorging. Met bijvoorbeeld onze huiscateraar Noord Holland Catering hebben wij een partycateraar die door de lange samenwerking specialist is in catering aan boord. We mogen niet met open vuur koken, maar verder is er weinig dat zij niet kunnen! Bijkomend voordeel voor de organisator: een borrel aan boord is klaar zodra je aanlegt en dat neemt het bekende ‘uitloopprobleem’ weg.’

Blue Boat Company is daarmee een bijzondere locatieaanbieder, die haar product in de loop der jaren helemaal klaar heeft gestoomd voor de huidige markt en de huidige vraag. Speciaal, intiem, kleinschalig en bijzonder (vervoer), dat zijn de speerpunten van Blue Boat. ‘Waarbij wij erg duidelijk zien dat bedrijven niet te gek willen: borrelen, hapje eten, vervoer naar het casino of theater en gewoon een goede prijs-kwaliteitsverhouding. Maar ook een sushiworkshop, entertainment, de discoboot of juist een inhoudelijke sessie aan boord, misschien wel gekoppeld aan bepaalde plekken die u aandoet tijdens de rondvaart…het kan allemaal nog steeds.’ www.blueboat.nl

67

TRENDMAGAZINE

08

Tips

optimaal netwerken op uw event

Netwerken is steeds vaker een van de belangrijkste toegevoegde waardes op een evenement. Het is de meest effectieve manier om nieuwe contacten op te doen, kennis te delen en op deze manier samen verder te komen. Om het maximale resultaat te bereiken moet je het wel professioneel aanpakken. Swingbo.nl deelt 7 tips om effectief te netwerken.

1. Maak het netwerkdoel duidelijk Maak vooraf duidelijk dat er genetwerkt wordt.

Iedereen heeft dan ruim de tijd om zich voor te bereiden en eventueel ook anderen op het event te wijzen. Netwerken kun je met externen doen om elkaar aan nieuwe contacten te helpen of ervaringen uit te wisselen. Binnen organisaties kun je elkaars netwerk gebruiken om kennis te delen, expertises inzichtelijk te maken, elkaar hulpvragen te stellen of bijvoorbeeld cross-selling te versterken. Als je overtuigd bent van je aanpak kun je de deelnemers een belofte doen (“Je gaat naar huis met 10 nieuwe contacten”, “Je krijgt minimaal 5 nieuwe inzichten om je hulpvraag aan te pakken”,…)

2. Profileer de deelnemers Laat alle deelnemers een profiel van zichzelf creëren. Deze informatie kun je gebruiken om mensen met elkaar te matchen. Ook kun je deze informatie afdrukken op een badge zodat je snel een indruk kunt krijgen van degene die je voor je hebt. Zorg voor een goede mix van persoonlijke en zakelijke vragen. Als extra aanmoediging om te netwerken, kun je de

statistieken op grote schermen presenteren van de meest gekozen antwoorden.

3. Betrek de deelnemers Betrek de deelnemers in een vroeg stadium bij het event. Vraag hen naar hun doelen voor de bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? Welke informatie willen ze krijgen? Op welke elementen willen ze netwerken. Zorg voor een nulmeting, die je achteraf koppelt aan de enquête met het resultaat van het event.

4. Creeër een goede netwerk sfeer Kies een passende locatie. Zorg voor een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek, zodat je elkaar goed kunt verstaan. Een dynamische opstelling bevordert verbinding en delen. Statafels met krukken of lage tafels met poefjes hebben een actief karakter en bieden toch comfort.

5. Maak een persoonlijke klik Zorg voor voldoende tijd om elkaar eerst op een persoonlijk niveau te leren kennen. Hier ontstaat de klik tussen mensen. Door deze klik zijn de netwerkers bereid om ook uit hun

achterliggende netwerk te putten om elkaar verder te helpen. Dit opent de deur naar een 100 keer groter netwerk dan puur het netwerk van de aanwezige mensen.

6. Activeer het netwerk Gebruik een werkvorm om je deelnemers aan het werk te zetten. Netwerken is een leuke bezigheid, maar om ook effectief te zijn moet iedereen tegelijkertijd in actie komen. Dit moet je faciliteren, anders lukt het niet. De mensen die de persoonlijke klik met elkaar hebben, zet je bij elkaar met de vraag om hun netwerkvraag te pitchen. Vanwege de goede sfeer kun je van iedereen aan je tafel een tip, ervaring of nieuw contact verwachten. Dit is het uiteindelijke, concrete resultaat van de netwerk activiteit.

7. Follow up Geef mensen inzicht in het complete netwerk dat tijdens het event is ontstaan. Vraag de deelnemers om het resultaat te beoordelen.

Voldoet dit resultaat aan je verwachting?

Bron tips: Swingbo.nl

69

tips

TRENDMAGAZINE

08

voor effectieve events en meetings

Jonathan Bradshaw van de Meetology Group is een fenomeen in de evenementenwereld. Hij geeft evenementenadvies op basis van wetenschappelijke bevindingen. Steeds weer stelt hij vragen: hoe krijg ik mijn gast zo optimaal mogelijk voorbereid? Hoe is hij/zij het scherpst? Het meest effectief?

Voor het EventBranche Magazine en voor dit TrendMagazine en dus voor u als opdrachtgever, deelt hij 20 tips. Wellicht een tip voor u: de Meetology Group heeft wetenschappers in huis die meetings en events wetenschappelijk benaderen en spreken daarover op menig event: www.meetology.com. De 20 meeting tips van Bradshaw en zijn Meetology Group zijn hapklaar, eenvoudig in te zetten en in alle gevallen gestoeld op wetenschappelijk onderzoek. Doe er uw voordeel mee.

71

72

Event Wetenschap

1. Mentaal: Brandstof Net zoals het lichaam hebben hersenen brandstof nodig om optimaal te presteren. Het soort brandstof en het tijdstip is cruciaal voor de alertheid van uw gasten/bezoekers. Om te voorkomen dat deelnemers verslappen: zorg ervoor dat ze altijd de beschikking hebben over eten en drinken. Met voorkeur eten dat rijk is aan omega-3 olie, lijnzaad walnoten, groene groenten, zalm en bosbessen. Volgens onderzoek versterken zij de cognitieve performance.

2. Mentaal: Koffie De wetenschap heeft het onomstotelijk bewezen: cafeïne heeft een positief effect op de werking en activiteit van onze hersenen. Dus: geef ze koffie! Maar geen kannen tegelijk.

3. Mentaal: Meditatie Over meditatie bestaan verschillende inzichten, maar dat het zorgt voor een verbeterd mentaal gestel, is wetenschappelijk alom erkend. Creatiever, gefocust en minder stress. Het kan al door even voor een meeting, congres of event, even jezelf mentaal voor te bereiden.

4. Mentaal: Hersentraining Waarom geen hersentraining op uw volgende

evenement. In de vorm van een spel of met videos zijn diverse braintrainingen beschikbaar.

Daarmee zet u de hersenen van uw gasten op scherp. Een simpel voorbeeldje: laat uw gasten hardop vragen beantwoorden. Bij ja, moeten zij nee-schudden, en bij nee tegelijkertijd jaschudden. Het leidt tot effectieve alertheid.

5. Sociaal: Gastenlijst Als veel mensen het doen, dan zal het wel goed zijn. Het zit in ons allemaal, dus waarom niet het aantal inschrijvingen openbaar maken.

Het zou goed kunnen dat u daarmee twijfelaars over de streep trekt voor uw evenement of congres.

6. Sociaal: Foutje Onderzoekers hebben aangetoond dat mensen een grotere verbondenheid hebben met mensen die een foutje maken. Dus vrees niet als spreker of organisator, een klein foutje wordt gewaardeerd. Daarnaast blijkt dat uw gast lang niet alles ziet waar u zich druk over maakt.

7. Sociaal: Simpel Houd uw taal simpel. Geen moeilijke woorden gebruiken om intelligenter te lijken. Onderzoek

toonde aan dat uw gasten dan zullen denken dat u te hard uw best doet en dat leidt tot het gevoel van niet oprecht zijn.

8. Sociaal: Warmte Begin uw meeting niet met het aanbieden van water of ander koud drinken. Wetenschappers vonden een verband tussen het aanbieden van koud water en een ‘koud gevoel’ bij die persoon. Bij koffie, thee of warme chocolademelk volgt daarentegen een warm gevoel jegens de aanbieder.

9. Locatie: Groen Psychologen vonden een verband tussen planten en bloemen in uw meeting- of eventlocatie en een toename van creativiteit. Uw gast is maar liefst 15% creatiever als u zorgt voor genoeg natuur in de locatie.

10. Locatie: Kunst Onderzoek toonde aan dat als uw gasten tijdens een meeting blootgesteld zijn aan creatieve kunst, dat zij dan zelf ook creatiever worden.

11. Locatie: Kleuren De kleur blauw maakt uw gast creatief. Wetenschappers vergeleken onder meer de invloed

TRENDMAGAZINE

van de kleuren rood en blauw. Waar rood het geheugen versterkte, bleek blauw te zorgen grotere creativiteit.

12. Locatie: Staand Vergadering waarbij de deelnemers staan duren gemiddeld een derde korter, terwijl de kwaliteit gelijk bleef aan de zittende variant. Er zijn inmiddels al diverse (grote) vergadertafels om staand aan te vergaderen.

13. Fysiek: Hardlopen Het schijnt steeds meer te gebeuren: de meeting of het congres beginnen met een hardlooprondje. De wetenschap heeft stapels bewijzen dat beweging zorgt voor een toename van de hersenactiviteit en dus lijkt een inhoudelijk event zonder beweging een gemiste kans.

14. Fysiek: Ontbijt Een ontbijt rijk aan proteïne (vis, kaas, eieren of yoghurt) heeft een positief effect op de deelnemers van een vergadering of meeting. Juist die proteïne zorgt voor langdurige brandstof tijdens de meeting en voorkomt ongezond snacken tussendoor, wat weer tot minder alertheid zou kunnen leiden.

08

15. Fysiek: Koolhydraten Pas op met suiker, want dat leidt tot een kortstondige energiestoot, maar uw gast komt in een dipje zodra de suikerwerking wegebt. Het geheim is dan ook complexe koolhydraten in bijvoorbeeld bruin brood, rijst, pasta of aardappelen. Ook hier wordt de energie geleidelijk over een langere periode verdeeld.

18. Extra: Kijk in de ogen Als we van iemand houden kunnen we eindeloos in elkaars ogen kijken. Het wekt ook zakelijk vertrouwen, maar kijk niet te lang, want wetenschappers vonden een omgekeerd effect: als we te lang in elkaars ogen kijken, ontstaat een romantisch gevoel en dat kan toch niet de bedoeling zijn van uw event of meeting.

16. Fysiek: Zout Tijdens een onderzoek naar het angstige gevoel dat veel bezoekers van grote congressen hebben, bleek dat zoute snacks zorgen voor een vermindering van dat angstige gevoel.

Daardoor kan uw gast zich dus vrijer bewegen en zodoende wordt het congres effectiever.

Zoute snacks zijn dus een prima tussendoortje.

19. Extra: Dommel even weg Psychologen vonden tijdens een experiment dat mensen die tijdens een congres of meeting even wegdommelden, de inhoud beter onthielden dan andere gasten. Dus dommelt u gerust even weg. En voor sprekers: uw luisteraar vindt u niet saai, maar onthoudt waarschijnlijk meer dan een ander.

17. Fysiek: Liggen Staand vergaderen is een uitkomst, maar liggend nadenken is dat netzo. De toekomst van meetings kon wel eens op de vloer zijn, want neuropsychologen toonden aan dat de bloedtoevoer naar het hersendeel dat gelinkt is aan probleemoplossingen, toeneemt als we liggen.

Mensen werden daardoor creatiever en kwamen sneller tot een oplossing.

20. Extra: Schokkend Er zijn inmiddels onderzoeken waarbij bepaalde delen van de hersenen van buitenaf, kortstondig een stroompje elektriciteit toegediend krijgen. Zo kunnen bepaalde functies desgewenst geprikkeld worden. Even een stootje geheugen, of een shotje creativiteit…het zou maar zo de toekomst kunnen zijn.

73

Haarlem Marketing

Haarlem

74

een wereldplek met menselijke maat Een stad waar het monumentale centrum de sfeer van de Gouden Eeuw uitademt, terwijl het dorpsgevoel nog overal bewaard is gebleven. Zee en strand op enkele kilometers. Tientallen uiteenlopende locaties en gevarieerde natuur rondom de stad. Dat moet haast een succesnummer zijn voor zakelijke bijeenkomsten? Een zakelijke speeltuin voor iedere organisator. EventBranche Trendmagazine koos Haarlem als dé stad om uw zakelijke evenement te doen slagen. De charme en het bijzondere van Haarlem, het innemende en gastvrijheid van een provinciestad. Haarlem, een wereldplek met menselijke maat.

‘Haarlem is een unieke en inspirerende plek voor zakelijke bijeenkomsten. Op relatief korte afstand zijn alle ingrediënten te vinden die nodig zijn voor een geslaagd zakelijk verblijf. Er is een grote variëteit aan locaties; van efficiënt ingerichte, historische congres- en vergaderruimten en sfeervolle restaurants tot uitstekende overnachtingsmogelijkheden. De locaties en faciliteiten zijn alle kwalitatief hoogwaardig’, weten Djoeke Kalis en Leontine Splinter. De twee hebben met Haarlem Marketing de krachten van de diverse aanbieders in de ‘Muggenstad’ gebundeld en vermarkten de stad en omgeving met succes als dé nieuwe hotspot voor zakelijke bijeenkomsten in Nederland.

Historisch centrum: de Gouden Eeuw herleeft De sfeervolle binnenstad van Haarlem kenmerkt zich door de vele monumentale gebouwen, interessante bezienswaardigheden op het gebied van kunst en cultuur, goede cafés en restaurants. Samen met de karakteristieke winkelstraten en alles op loopafstand van elkaar, wordt de Gouden Eeuw herleefd. Het bijzondere ‘achtergronddecor’ voor ieder evenement is dus al aanwezig.

TRENDMAGAZINE

08

‘Een stad met een informele sfeer in combinatie met ouderwetse hoffelijkheid’ ‘Aan de Grote Markt liggen het Middeleeuwse stadhuiscomplex, de Hoofdwacht, de Grote of St. Bavokerk en de Vlees- en Vishal. Maar ook elders in de stad zijn talloze monumenten te bewonderen zoals de Waag, de Janskerk en de Kathedrale Basiliek Sint Bavo. Een groot deel van deze historische locaties, van heren- of regentenkamer tot kerk, kan ook geboekt worden voor een meeting, evenement of andere zakelijke bijeenkomst’, vertellen Kalis en Splinter enthousiast. Aan het nieuwe Raaksplein liggen nog twee bijzondere vergader locaties: de Jopenkerk (grandcafé en brouwerij in voormalige kerk) en Pathé Bioscoop Haarlem met een groot aantal verrassende zalen. In het centrum ook genoeg overnachtingsmogelijkheden, bijvoorbeeld in het viersterren Amrâth Grand Hotel Frans Hals of Stempels.

Rondom het historische hart Het Haarlemse centrum wordt omsloten door water en dat biedt weer een totaal ander scala aan zakelijke mogelijkheden. Rivier Het Spaarne, de Nieuwe Gracht, de Leidsevaart en de singels vormen een natuurlijke ring waarover prima gevaren kan worden. Net buiten de ‘waterring’ bevinden zich bijzondere, goed bereikbare evenementenlocaties met ieder hun eigen karakter. Zoals de Lichtfabriek, Van der Valk Hotel Haarlem en Carlton Square.

Het buitengebied van Haarlem: ongekend Het buitengebied van Haarlem kenmerkt zich door de grote diversiteit: natuurgebieden, landgoederen en natuurlijk strand en zee. Badplaatsen als Bloemendaal en Zandvoort liggen dichtbij de stad, maar bieden een compleet ander aanbod. De locaties in het buitengebied combineren de sfeer van de prachtige omgeving met hoogwaardige faciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan Orangerie Elswout, landgoed Waterland, het Oude Slot en landgoed Duin en Kruidberg of aan zee NH Zandvoort en De Haven van Zandvoort.

Bereikbaarheid Haarlem en omgeving Haarlem is centraal gelegen ten opzichte van Amsterdam (17 km), Schiphol (12 km), Utrecht (46 km) en andere steden in de Randstad en is uitstekend bereikbaar, zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Haarlem telt twee NS treinstations. Eén in het centrum, station ‘Haarlem’, en één aan de rand van de stad, station ‘Haarlem Spaarnwoude’. De treinreis van Amsterdam naar Haarlem kost slechts 15 minuten, die van Haarlem naar Zandvoort 10 minuten.

Ideaal om uw gasten per openbaar vervoer naar Haarlem te laten komen. Daarnaast liggen er rondom het centrum diverse parkeergarages en ligt Haarlem nabij luchthaven Schiphol (12 km) waardoor de stad voor buitenlandse gasten snel en eenvoudig te bereiken is.

Vanaf heden is onze nieuwe gratis brochure met vergader- en congreslocaties verkrijgbaar, ook tijdens Management Support Live!

Kunst en cultuur Stadsschouwburg Haarlem, Philharmonie, Toneelschuur en poppodium Patronaat bieden een kwalitatief hoogwaardig programma op het gebied van toneel, dans, film en muziek. De Philharmonie is dé concertzaal van Haarlem, met landelijke en internationale bekendheid. De intieme theaterzaal van de Stadsschouwburg Haarlem is daarentegen eveneens een prachtig decor voor een avondje uit. Alle genoemde locaties hebben veel te bieden op het gebied van meetings en congressen, waarbij de Philharmonie de meeste mogelijkheden heeft voor grotere congressen.

Naast het zakelijk aanbod zijn natuurlijk ook diverse andere programmaonderdelen met deze culturele instellingen bespreekbaar. Haarlem huisvest daarnaast een aantal prachtige musea, zoals het Frans Hals Museum met veel kunst uit de Gouden Eeuw, Teylers Museum, het eerste en oudste museum van Nederland (1784) en Het Dolhuys dat de bezoeker op interactieve wijze laat kennismaken met de geschiedenis van de psychiatrie. Deze drie musea zijn bij uitstek geschikt voor de wat exclusievere vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij private views onderdeel kunnen zijn van het programma. www.haarlem.nl

75

Geurmarketing

De geur van een evenement

76

Als eventorganisatoren bent u dagelijks bezig met het communiceren van boodschappen en het vermarkten van merken. Daarbij speelt tijdens de boodschapoverdracht de prikkeling van zintuigen een grote rol. Een goed evenement bespeelt de emoties om de boodschap te versterken. De ogen worden met mooie decoratie, aankleding en visuele communicatie perfect bediend. De smaak van goede catering draagt bij aan de totaalbeleving. Prettige muziek of sprekers voeden uw oren. Een vriendelijke handdruk of het aanraken van het nieuwe product, ook aan gevoel geen gebrek op events. Alleen blijven we de neus nog altijd vergeten. Geurmarketing: een kans die u niet mag laten liggen. EventBranche Trendmagazine vond een aantal gespecialiseerde aanbieders, producten en wetenswaardigheden.

“Een lang congres? Citrusgeur zorgt voor extra uithoudingsvermogen en concentratie."

Wist u dat?

• De geurprikkel gaat als enige zintuigelijke prikkel direct naar het oerdeel van de hersenen • Goed gebruik van geur maakt mensen loyaal • 75 % van onze dagelijkse emoties wordt bepaald door wat we ruiken • Een aangename geur verlengt de verblijfsduur van een consument met 15,9% • De koopbereidheid bij een aangename geur neemt met 14,8% toe • De omzet in winkels met een de juiste stimulerende geur stijgt met 6% • Bedrijven besteden gemiddeld 95 procent van het marketingbudget aan audiovisuele uitingen, slechts 2 procent gaat naar geurmarketing. www.makingscents.nl ‘De aandacht van de consument wordt steeds schaarser omdat zij gebombardeerd wordt met een overdaad aan visuele boodschappen en inmiddels getraind zijn in het ontwijken van visuele informatie. Voor evenementen dus ook belangrijk om alle zintuigen te prikkelen zodat dit bezoek ook een ware belevenis wordt. Geur

kan deze beleving onderscheidend, intens en verassend maken. Bovendien is de reukzin nauwelijks uit te schakelen en blijven geurherinneringen relatief lang hangen. Onze technologie maakt het mogelijk om zowel in kleine als in grote ruimtes binnen of buiten geuren te verspreiden.’ www.allsens.nl ‘Elk zintuig heeft een eigen functie bij het waarnemen. Zo is ons visuele waarnemingsvermogen vooral geschikt om kennis over te dragen en is de reuk nauw verbonden met het geheugen en de emotie. In combinatie versterken ze elkaar. De zintuiglijke marketing maakt daar gebruik van. Als het plaatje helemaal klopt, stijgt de gevoelsbeleving enorm. 83% van de commerciële communicatie richt zich op onze ogen. De andere zintuigen, tast, smaak, geur en geluid worden nauwelijks gebruikt in de marketing. En dat terwijl bijvoorbeeld 75% van onze emoties bepaald wordt door wat we ruiken. Naar aanleiding van het 20-jarig jubileum van VoitAir is een nieuwe geurmachine ontwikkeld. Deze geurmachine is geschikt voor ruimtes tot 150 m².’

TRENDMAGAZINE

www.annindriya.nl ‘Als je het niet goed doet, doe het dan niet. Geur gebruikt als sluitpost, of als een ‘leuk extraatje’, werkt niet. Dan is geur al snel als te harde muziek: storend. Net als muziek en belichting moet ook de geur in samenhang zijn met het gehele plaatje.

Daarnaast moet u er wel zorg voor dragen met een kwalitatieve partij in zee te gaan. Voor evenementen kunt u een 4-stappenplan hanteren: 1. Begin bij de doelstelling van uw evenement?

Wat is het doel en welke rol kan geur daarbij spelen?

2. Zorg voor consistentie: het gaat om de totale beleving, dus alle zintuigprikkelingen moeten op elkaar aansluiten. Echter verwarring en contrast kunnen ook voor een positief effect zorgen.

3.

De implementatie van geur moet kwalitatief goed zijn. Geen geld, of geen tijd, doe het dan niet. Slecht gebruik van geur kan tot een extreem negatief effect leiden.

4. Bij het succesvol volgen van de drie voorgaande stappen wordt geur op een juiste wijze geïmplementeerd in uw evenement en zal het de emotionele verankering van uw boodschap bij uw gast versterken.

08

www.air-aroma.nl ‘Geurmarketing is meer dan het verspreiden van een prettige geur in een ruimte. Het is het combineren van uw merkidentiteit, marketinguitingen en klantenprofielen en hierop gebaseerd een passende geur te selecteren.

De gekozen geur versterkt op die manier de verschillende merkaspecten. Het toepassen van geurmarketing zorgt ervoor dat andere aspecten die onze zintuigen prikkelen, zoals licht, geluid en een luxe interieur, verder versterkt worden. Hierdoor wordt een nog diepere en langdurigere connectie met de consument gecreëerd.’

Geurmachines Een geurmachine is een instrument dat voor diverse doelen gebruikt kan worden. Van geurmarketing tot product-, imago- of themaondersteuning. Speciaal voor evenementen zijn er diverse verhuurders van geurmachines en dispensers die zelfs hele grote locaties kunnen ‘begeuren’. Daarnaast is het mogelijk om in locaties geursystemen aan te sluiten op de luchtbehandeling. www.effecterie.nl www.sense-company.nl www.aromasolutions.eu www.geurmachine.nl

Geurproducten voor uw evenement: Geur DJ Scentman zorgt voor een subtiele opbouw van uw evenement, hij speelt creatief in op de situatie of timed precies waar nodig. De geuren sluiten aan bij de uitstraling van het evenement waardoor bezoekers een totaal beleving ervaren. GeurDj Scentman zorgt voor de juiste geuren. De aromajockey heeft een enorm geurenpallet waaruit hij kan kiezen. www.scentman.nl

Zuurstofbar De geur van pure zuurstof…Het verfrist en zorgt voor pure concentratie en een verfrissende stoot energie. De zuurstofbars zijn voorzien van professionele Italiaanse aromastations en zuurstofconcentrators. De aromastations zijn uitgerust met ieder vier opvallende flesjes met bubbelend water. www.barcompany.nl

77

INFORMEER NAAR DE

EYN N-KK TUGR RESPA KETTE CON

RSONEN

VOOR 150 TOT 1.000 PE

.nl

Check FokkerTerminal

Fokker Terminal - Binckhorstlaan 249 - Den Haag Informatie en boekingen: Tim Rosman 06 52038755 en Tom Verhaar 06 20603286

EEN MULTIFUNCTIONELE CONGRESLOCATIE IN DEN HAAG • Industriële uitstraling • Flexibel in te richten • 17 subruimtes!

• Zeer goede bereikbaarheid • 400 parkeerplaatsen

FOKKERTERMINAL.NL

Evenement organiseren

Evenement organiseren?

Goed

80

nadenken!

Of het nou om een evenement gaat dat een belangrijk deel uitmaakt van de marketing- of communicatiemix van uw bedrijf, of een bedrijfsfeest voor het goede gevoel, in alle gevallen is het orgsaniseren van een evenement ook gewoon logisch nadenken.

Dan merkt u vast ook dat er een paar zaken zijn die u wellicht al jaren zo doet, maar die ook best anders kunnen. EventBranche TrendMagazine zette er 10 voor u op een rijtje.

Het dagevenement?

Het file evenement!

‘U bent van harte welkom op ons evenement/ congres van 09.30 tot 16.30.’ Slim, want alleen een kopje koffie, een lunch en nog een klein hapje aan het eind van de dag. Maar die standaardtijden zorgen voor groot fileleed en dat is niet bevorderlijk voor de beoordeling van uw evenement. Uw gast komt gestrest binnen en komt geïrriteerd thuis.

TIP:

eerst registreren en daarna de garderobe, of de registratiebalie in de garderobe.

De onleesbare badge Het gebeurt eigenlijk bijna altijd: uw naambadge heeft een lettertype waardoor het altijd staren wordt. Daarnaast wordt vaak vergeten het bedrijf, of de bedrijfstak te vermelden.

TIP:

de tijd is rijp om uw tijden aan te passen, compactere programma’s zijn een prima oplossing.

Eerst de jas op hangen?

Het klinkt heel logisch en gebeurt ook bijna standaard: na een hartelijk welkom bij de deur mogen uw gasten eerst hun jas ophangen bij de garderobe. Daarna stuurt een vriendelijke hostess uw gast door naar de registratiebalie.

En zo waar: daar staat weer een beste rij. Wat blijkt uit navraag: de meeste opstoppingen bij de registratie ontstaan omdat het uitgeprinte (e)ticket nog in de jaszak zat…

TIP: een voor het gevoel veel te grote badge, met in groot lettertype naam of bedrijf. Of een badge met alleen een kleur, waarbij de kleur overeenkomt met de kleur van andere gasten die bijvoorbeeld een interessegebied delen.

Staand eten, lastig snijden Of het een buffet is, of uitgeserveerde catering, bij veel evenementen wordt staand gegeten en dat is niet altijd even handig. Daar staat u dan tijdens een stamppottenbuffet: boerenkool met een worst op een bord in uw ene hand, bestek

TIP: Serveer vlees in kleine hapklare stukjes, of zorg voor voldoende (sta) tafels(!). in de ander, maar geen statafels om te eten.

Dat eet erg lastig.

De voorste rijen zijn weer leeg Een plenaire zaal vult zich meestal van voor na achter. ‘Hier voor zijn nog plekken genoeg’, is een veel gehoorde opening van een spreker of dagvoorzitter.

TIP:

zorg voor hostessen bij binnenkomst van de zaal, die uw gasten naar de voorste rijen begeleiden. Nog beter: laat uw directie of management dit doen.

De losse flodder(s) Of het nou om entertainment gaat, een spreker, een dagvoorzitter, het gebeurt zo vaak dat ze ingehuurd worden op naam en helemaal

TRENDMAGAZINE

niet op het criterium of ze passen bij het doel van uw dag/evenement. Dat zorgt nog veel te vaak voor losse flodders. Zorg er nou voor dat het echt deel uit maakt van uw communicatie die dag.

TIP: denk bij ieder onderdeel aan uw doelstelling en doelgroep van het evenement. Betrek de toeleveranciers in uw conceptontwikkeling.

Het programma: standaard Als er één ding is dat slechts op een zeldzame uitzondering na, altijd hetzelfde is, dan is het wel de programma indeling. Neem een inhoudelijke dag met sprekers: welkom, koffie, beetje netwerken, zaal in, meestal de keynote als opener, spreker op verhoogd podium, nog een spreker, 10 minuten pauze, terug de zaal in, nog 2 sprekers, zaal uit, borrel, netwerken, druppelsgewijs naar huis…

TIP: durf anders te zijn. Zo is er bijvoorbeeld wetenschappelijk aangetoond dat het slim is om het evenement in te delen met 3 of 4 hoogtepunten verdeeld over de dag. Daar tussen even gas terug, om vervolgens te pieken.

De beamer, de powerpoint, de microfoon…presenteren is een vak Presentaties die pijn doen aan ogen en oren.

Dan staat er weer iemand vol in de lamp van een beamer te presenteren, of nog treuriger de haardos van enkele van uw gasten wordt meegeprojecteerd…ah, daar houdt de spreker al weer tien minuten de microfoon te ver van zijn mond. Ach en kijk op de powerpoint staat het complete verhaal uitgeschreven…in lettertype 12...Stop ermee.

TIP: laat u adviseren door AV-bedrijven of andere experts en doe altijd een generale.

Netwerken? Bijpraten zult u bedoelen De dag sluiten we vanzelfsprekend af met een netwerkborrel. Een hele dag vol met interessante informatie delen met nieuwe contacten.

Zo zou het idealiter moeten gaan, maar uiteindelijk staan we met onze directe collega’s of kennissen nog wat te drinken, om vervolgens naar huis te gaan.

08

TIP: er zijn heel veel tools, apps en zelfs simpele concepten om het netwerken te begeleiden.

Houdoe en bedankt…

En dan loopt uw gast naar zijn of haar jas. Bij de uitgang nog vriendelijk begroet door de beveiliging of een hostess die nog een tasje meegeeft, maar daarna wordt het akelig stil. Nog altijd lijkt het evenement een moment. Dan hebben we het nog niet eens over een voortraject, maar dat er na afloop niet geënquêteerd wordt, of aan afterevent gedaan wordt…onbegrijpelijk.

TIP: voor tips voor in het natraject, zie pagina pagina 41 en 43.

81

82

VDMS Breakers Beach House

moodboard

In dit moodboard vindt u een sfeerimpressie waarbij de vormen, materialen en kleuren voor uw event worden weergegeven.

p. 3

TRENDMAGAZINE

08

Van der Maarel Sfeermeesters is uw creatieve partner sinds 1953 voor de totaalstyling van uw evenement. Van congressen, relatiemeetings, productpresentaties, publieke evenementen tot bruiloften en privĂŠ feesten; Wij weten uw wensen te vertalen naar de juiste sfeerbeleving. Van der Maarel is gespecialiseerd in de creatie en realisatie van eigentijdse, innovatieve stylingconcepten. Door de creatieve combinatie van onze vijf sfeerelementen kunnen wij iedere locatie transformeren in een integrale sfeersetting.

Als ware Sfeermeesters!

83

Evenement Organiseren

Tips

84

Dress codes

Niets vervelender dan niet chic genoeg gekleed te zijn, maar het is ook niet prettig om te net gekleed op een evenement rond te lopen. De reden voor over- en underdressed? Die ligt bijna altijd bij de organisator, want of de dress code wordt niet vermeld, of de dress code is een totaal onduidelijk bijeenraapsel van wat termen: smart sun in the city casual‌ succes! Natuurlijk kan humor altijd uw dress code richting geven en is ieder kledingvoorschrift aan de tijd en mode onderhevig, maar hier een overzicht van de juiste vermelding met de juiste kledij.

De meest gangbare dress codes voor uw evenement of bijeenkomst op rij.

TRENDMAGAZINE

08

geen avondkleding. Note voor de dames: blote benen zijn binnen Tenue de Ville eigenlijk not done. Aan de andere kant, en om maar even aan te geven hoe lastig: een chique japon is tegenwoordig al snel weer te.

Cocktail Ook wel aangeduid als feestelijk. Beide termen roepen vooral vraagtekens op. Mocht u uw gast willen sturen in dit kledingvoorschrift vertel dan wat u verwacht: mannen in strak zwart of donkerblauwe avondkledij, in alle gevallen met een wit shirt en een stropdas is niet verplicht.

Vrouwen dragen een korte feestelijke jurk, inderdaad: de cocktailjurk.

Waar de mannen geacht worden strak en een tikkeltje sober (door de kleuren zwart en blauw) te verschijnen, mag de vrouw qua kleren en schoenen los gaan.

Black Tie Als er één dresscode is waar u eigenlijk zeker weet dat uw gasten weten wat er verwacht wordt, dan is het wel Black Tie. Er zijn dan ook strikte en duidelijke kledingvoorschriften: mannen in smoking, zwarte leren schoenen én niet te vergeten zwarte (en dus geen witte!) sokken. Het helder-

En ook al behoeft uw evenement of bijeenkomst geen dress code, dan is

het nog wijs om dat te vermelden: ‘kleedt u vooral zoals u zelf wilt’.

Casual Casual, ook wel aangeduid als informeel, is één van die kledingstijlen waar de richting niet helemaal duidelijk is. En terecht, want behalve termen als informeel, sportief en makkelijk zittend, wordt er eigenlijk geen grens bepaald. Uw gasten mogen aantrekken wat ze willen. Toch wordt volgens de etiquetteboeken van zowel de man als de vrouw verwacht om een nette jeans aan te trekken. De mannen mogen daarbij ook varieren met een katoenen broek en voor een vrouw is een sportieve rok ook toegestaan. Casual is dus geen dress code om met een korte broek en slippers op te komen dagen, maar hikt wel tegen het informele aan.

Smart Casual Met Smart Casual hoopt de organisator van het evenement dat u een zakelijke/chique invulling geeft aan uw dagelijkse casual-stijl. Smart Casual geeft in ieder geval aan dat een pak niet hoeft. Mannen mogen een stropdas thuis laten. Linnen, katoen of een moderne pantalon worden veelal gecombineerd met overhemd en jasje. Vrouwen kiezen binnen deze kledingstijl voor een nette broek of rok, met blouse en eventueel een blazer.

witte hemd en dubbelgeslagen manchetten maken de man in Black Tie af. De dames hebben iets meer speelruimte, maar de samenvatting is toch wel avondjurk. Gaat uw gast volledig traditioneel dan horen hier naast open schoenen met hak ook nog halflange handschoenen bij.

White Tie Om dan toch nog voor een beetje verwarring te zorgen heeft de Black Tie nog een variant: de White Tie. Daarbij worden mannen geacht op uw evenement te verschijnen in een rokkostuum, met dus een jas met zogeheten lange achterpanden en vanzelfsprekend een witte vlinderdas. Voor de dames verandert er niet veel, maar hier zijn de lange handschoenen min of meer een verplichting.

Tenue de Ville Misschien wel de dress code met de meeste flaters: Tenue de Ville betekent niet: trek maar aan wat u naar ‘de stad’ ook aan doet! Het is een kledingstijl voor overdag die vergeleken met de casual varianten al dicht in de buurt komt bij formeel. Vroeger diende de heer bij de dresscode Tenue de Ville gekleed te gaan in maatpak bestaande uit een grijze pantalon en blauwe colbert. De dame hoorde zich te kleden in een mantelpak of chique japon. Voor mannen is echter een twee- of zelfs driedelig pak passend, omdat de invulling inmiddels vooral als zakelijk te bestempelen valt. Geen kermisdas, maar keurig effen. De kleuren zwart en donkerblauw zijn veel voorkomend. Dames gaan in een jurk waar de lengte toch echt zo lang moet zijn om tot op de knie te vallen. Een mantelpakje behoort echter ook tot de mogelijkheden. Het is in ieder geval

85

Connexxion Projexx: Spin in het web bij grootschalige evenementen Connexxion Projexx heeft zich het afgelopen decennium met veel succes toegelegd op het busvervoer bij grootschalige evenementen. Juist door de massaliteit is dat vakwerk Ên maatwerk. Connexxion Projexx heeft alle disciplines daarvoor in huis. Bij al die grote evenementen moeten alle puzzelstukjes naadloos in elkaar passen. Dat is ook de kracht van Connexxion Projexx. Niet voor niets hebben we in de branche van grootschalige evenementen zo’n grote en goede naamsbekendheid.

Connexxion Projexx is o.a. verantwoordelijk geweest voor de coordinatie en het personenvervoer bij projecten als: In opdracht van FNV en AOB: Grootste lerarenstaking in 30 jaar in opdracht van Min. Defensie: landmachtdagen, luchtmachtdagen, vlootdagen in opdracht van Gem Rhenen/Veenendaal: Koninginnedag in opdracht van Achmea: 200 jaar Achmea Event in opdracht van Wehkamp: 60 jaar Wehkamp in opdracht van St. Kinderpostzegels: scholieren Event Walibi in opdracht van Dance4Life: scholen tour in opdracht van Ned. Zwembond: EK Waterpolo in opdracht van Ned. Bridgebond: WK Bridge in opdracht van Congrex: Ministersconferentie in opdracht van RAI Amsterdam , Gelredome: Alle evenementen in opdracht van Le Champion: Dam tot Dam loop Postadres | Postbus 357, 8260 AJ Kampen in opdracht van LOC7000: Lowlands Telefoon | 088 - 339 49 40 In opdracht van UPC: Personeelsfeest | Email projexx@connexxion.nl In opdracht van KPN: UItjes voor ouderen en personeel | Internet www.connexxionprojexx.nl In opdracht van Traffic Support: Alle evenementen

event branche.nl platform voor live communicatie en mice

'Sinds ik het vakblad EventBranche Magazine lees, zijn mijn evenementen 28x effectiever, 4x zo goed bezocht, krijg ik alleen maar complimenten, heb ik opslag gekregen, contractverlening, ben ik 8 kilo afgevallen en voel ik me beter dan ooit...' * * Dit citaat is fictief, maar onze marketingafdeling vond het te saai om u te vertellen dat door abonnee te worden van EventBranche Magazine u kennis en tips opdoet over professionele evenementenorganisatie, u op de hoogte blijft van innovaties, nieuw aanbod, nieuwe wetgeving en inspirerende interviews.

Daarnaast bent u 6x per jaar welkom op het grootste netwerkplatform voor eventprofessionals, de EventBranche Borrel. www.eventbranche.nl/abonneren/

Lunchen & dineren met een echte plus Meld u aan voor een proeflunch via www.openluchtmuseum.nl/proeflunch

2012 TRENDMAGAZINE

De Beste Evenementen van

08

Europa Tijdens de European Best Event Awards worden jaarlijks de beste evenementen van Europa gekozen. Ter inspiratie op deze pagina’s een paar voorbeelden van uitzonderlijk effectieve, creatieve of indrukwekkende evenementen.

Smart EBALL: effectief

Doel: Volgens Daimler, fabrikant van de nieuwe elektrische smart, heeft een elektrische auto veel voordelen, maar lijkt er een soort grijs en saai imago om dat soort auto’s te hangen. Dus werd evenementenbureau BBDO gevraagd om het tegendeel te bewijzen met een concept. Waarbij de opdracht ook nog eens was om de boodschap verder te laten dragen dan alleen op de autoshow.

Concept: De elektrische smart heeft een uitzonderlijk acceleratievermogen. Dat moesten potentiële kopers ervaren. Het was de basisgedachte van een zeer effectief concept: EBALL. Het principe is al vele jaren oud en lijkt op wat wij vroeger Balspel of Pong noemden op de eerste computers. Alleen nu wordt het spel bestuurd door de smart.

Het spel wordt gespeeld door de auto snel naar voren en naar achter te bewegen. De positie van de auto wordt door lasers bijgehouden en vertaald naar de plek van de auto op een groot scherm (28 vierkante meter), waar je als bestuurder de bal achter de tegenstander moet zien te krijgen. Spelenderwijs raakten zou duizenden testritrijders onder de indruk van het acceleratievermogen van de nieuwe E-smart.

Resultaat: 520.000 toeschouwers bekeken één of meer van de 300 EBALL spellen die in Frankfurt gespeeld werden. Binnen 10 dagen hadden 11.000 bezoekers zich geregistreerd om meer informatie te ontvangen. Ontelbaar veel tweets, facebookberichten, online video’s, blogs en comments werden gemaakt over het concept en de auto. Uiteindelijk adopteerde zelfs één van Duitslands grootste televisieshows het smart EBALL-spel.

24 hours with Philips: merk tot leven

Doel: Philips was op zoek naar een nieuw roadshowconcept. Live communicatie, beleving en een ‘eventgevoel’ moesten daarin centraal staan.

Ver van de traditionele productroadshows die we onderhand wel kennen, was de briefing van Philips. Een merk moest door haar producten tot leven komen.

Concept: Het resulteerde in een A perfect day – 24 hours with Philips.

Daarbij werd de slogan ‘Philips products accompany you all day long’ tot leven gebracht. In een ronde setting liepen bezoekers letter van de ochtend naar de avond en konden onderweg op een bijzondere manier kennis maken met Philips nieuwe producten. Het room-in-room-concept leende zich perfect voor wat eventdrama, met onverwachte wendingen, bekende personen die opeens opduiken en in het centrale gedeelte ruimte voor entertainment en catering. ‘Experience turns into expertise: try and interact’, zoals bureau en opdrachtgever het samen beschrijven.

Resultaat: ‘Het creatieve concept heeft exact onze woorden en visie vertaald naar een beleving en een ervaring voor onze klanten. Uit de enquête onder bezoekers trok Philips de conclusie dat bezoekers het event ervaren hadden als een presentatie van een brand die ze nog nooit eerder ervaren hadden.

89

90

Cases

Cisco Live: congres nieuwe stijl

Doel: Cisco wilde letterlijk met de convention een community creëren.

Klanten, partners en Cisco-medewerkers moesten met elkaar in contact komen, delen en netwerken. Daarmee wilde Cisco de loyaliteit met het merk versterken. Dat alles moest gekoppeld worden aan de systemen en technology die Cisco leverde voor de OS2012 in Londen.

Concept: Het congres werd neergezet als een grote showproductie met diverse podia. Daar werden onder meer London Gospel Choir, de basketbalacrobaten van de Dunking Devils gemixt met inhoudelijke content. Zo kregen de bezoekers een soort Olympische beleving. In het midden van de locatie hing een enorme videocube. Een opvallend scherm waar meer dan 100 contentboodschappen werden gedeeld, de bezoekers elkaars tweets konden zien en er direct contact was met de Social Media studio, zodat bezoekers elkaar ook via online netwerken konden vinden. Kortom een concept waarbij ieder grijs imago van een congres volledig achterwege werd gelaten.

Resultaat: Van de 6400 bezoekers, gaf 98% aan dat de investering om naar het evenement te komen, het meer dan waard was. Tijdens het event logden meer dan 33.000 mensen in op de viruele site van het event. De mobiele app werd 3500 keer gedownload en de sociale activiteit online rondom het merk Cisco werd met ruim 300% verhoogd. En zo creëerde het evenement dus de gewenste community.

Porsche: imposante introductie

Doel: Voor Porsche moest het evenement eens en te meer duidelijk maken aan de dealers over de hele wereld dat de 911 het meest belangrijke model binnen de Porsche-familie is. Het is Porsches Identy wagen.

Concept: Porsche schakelde enkele bureaus in voor de ontwikkeling van het juiste concept. Een samenwerking tussen Mindact, AMT, S&T Wirth en Vok Dams zorgde uiteindelijke voor een allesomvattend concept. De 2100 gasten werde verdeeld in 8 lichtingen die alle 8 vier dagen lang overrompeld werden. Het absolute hoogtepunt was de productlancering van de nieuwe 911 op een vliegveld. Daar werd een choreografie van muziek, Porsche en zelfs 3 straalvliegtuigen opgevoerd. Natuurlijk kregen alle gasten de mogelijkheid om de nieuwe auto te testen op het circuit, in de wegen rondom Kaapstad en in workshops. Daarnaast werden de gasten verwelkomd op het zomerverblijf van de president, kregen ze Porsche selection modeshow voorgeschoteld en genoten ze van al het moois van Zuid Afrika.

Resultaat: Het budget van meer dan 5 miljoen schrikt natuurlijk af, maar de ROI is er zeker. Uit de survey die Porsche hield, bleek het event meer dan ooit te hebben gezorgd voor een motivatieboost. En een boost voor het merk an sich. Dat is makkelijk onderzoeken hoor ik u zeggen, maar Porsche behaalde in mei 2012 de hoogste customer deliveries in de historie van het merk…

SPORTIEVE EVENTS

WIJ BRENGEN JE IN BEWEGING!

Sportieve events voor uw medewerkers op een van onze unieke Optisport Locaties:

Voor elke doelgroep een aansprekend concept:

• Sloterparkbad - Amsterdam • Kunstijsbaan De Westfries - Hoorn • Sportboulevard - Dordrecht • Dudok Arena - Hilversum • Breda Indoor Soccer - Breda

• Business events • Dance events • Sport events • Kids events • Fitness events

Meer informat ie: www.optispor tevents.nl T 0183 66 88 88 E events@optis port.nl

92

Bedrijfsuitjes

De meest bijzondere

Wellness aan de rand van de afgrond Waar: Wat: Info:

Living on the edge: op 175 meter hoogte Waar: Wat: Info:

Tallinn, Estland wandeling op grote hoogte www.conference-expert.com

Eentje uit de categorie: dat moet je wel durven.

Maar in Tallinn in Estland staan ze er voor in de rij. Even een frisse neus halen met de collega’s of relaties. Een wandeling aan de rand van de Tallinn TV Tower op bijna 200 meter hoogte.

Het uitzicht zal u niet verbazen: verbluffend, met een combinaite van de oude stad Tallinn en de prachtige bossen van Muuga, omringd door de Baltische Zee. Vroeger, toen het IJzeren Gordijn er nog stond, gebruikten de locals het uitzicht als raam naar de wereld. Nu is het een prachtige vorm van teambuilding, adrenalinekick en vertrouwen in elkaar.

Zambia badderen in Devils Pool www.suninternational.com

Het is misschien wel de meest bizarre plek ter wereld: aan de rand van de imposante Victoria watervallen bevindt zich Devils Pool. Daar waar de Zambesi rivier over een breedte van bijna 2 kilometer met enorme kracht meer dan 100 meter naar beneden dendert, zorgt een groot rotsblok aan de rand van die watervallen voor een soort bad: The Devils Pool. Vanuit Royal Livingstone Resort, een luxe incentiveparadijs waar veel bedrijven u al voorgingen, is de tocht over land en door de rivier als een adrenalinekick van jewelste.

Eenmaal in de poule kijkt u over de rand van de waterval en beleeft u iets dat u nooit meer mee zult maken. Tip: ga er niet in als het water hoog staat, of als er net een olifant oversteekt…

Speel Braveheart in The Highland Games Waar: Wat: Info:

Schotland de keiharde Highland Games www.visitscotland.com

Het Nederlandse bedrijfsleven heeft een aardige traditie als het gaat om actieve bedrijfsuitjes. Maar je hebt actief en je hebt actief. In Schotland gaat de broek uit, de kilt aan en vormt uw afdeling een ‘clan’. Klaar om het gevecht aan te gaan tegen ‘collega clans’ tijdens de Highland Games.

Boomstamwerpen en sporten met namen als tossing the caber, tug of war en throwing the haggies. Met een beetje verf op het gezicht en typische Schotse muziek zult u het zien: ook u haalt uw innerlijke Braveheart naar boven.

TRENDMAGAZINE

08

bedrijfsuitjes ter wereld

Formule eentje spelen in Abu Dhabi Waar: Wat: Info:

Met het hele bedrijf in een vliegtuigcrash Waar: Wat: Info:

Abu Dhabi Pit Stop Challenge www. abudhabi-cb.ae

Ach, nu we er toch zijn: speel met uw collega’s het pitstop-team na tijdens een Formule 1 race.

Een wel heel bijzondere vorm van teambuilding. In een groep werkt u samen als pitcrew. Wie verwisselt het snelst de vier banden en wie werkt het best samen. Gekleed in echte racepakken gaat u de strijd aan.

Londen flight safety course www.britishairways.com

British Airways is verantwoordelijk voor de opleiding van 3.500 piloten en 14.000 man cabinepersoneel. Dat gebeurt allemaal op het Heathrow trainingcenter. ‘Met al deze ervaring en expertise in elk aspect van de vliegveiligheid, hebben we een cursus voor bedrijven. De cursus is ontworpen rond een gesimuleerde vliegtuigcrash in een full-motion simulator cabine en bevat een grondige debriefing vol met veiligheidsaanbevelingen, informatie en technieken.

Uw medewerkers krijgen de kans om naar beneden te springen, er zijn evacuatieglijbanen via geopende vliegtuigdeuren en uitgangen boven de vleugel, compleet met reddingsvesten en de ervaring van een met rook gevulde omgeving. Leerzaam, spannend en een echte teambuilder.´

Township jazzconcerten Waar: Wat: Info:

Playingforchange

Kaapstad CapeTown Jazz Tour www.andulela.com

Kaapstad blijft een populaire bestemming voor Nederlandse bedrijven. De stad en de omgeving heeft zo veel te bieden, dat de kans bestaat dat u alleen naar de toeristische hoogtepunten gaat, maar voor wie echt wat anders wil: de Cape Town Jazz Tour. Een indrukwekkende tocht door één van de townships. De lokale bevolking zet de deur voor u open en dan ontdekt u een enorm talent aan jazzmuzikanten. Daarnaast zijn de gesprekken een herinnering voor de rest van uw leven en is de gastvrijheid verbluffend. Zo krijgt u een hele andere kant van Kaapstad te zien, tijdens een prachtige tour met de beste jazzmuzikanten van de wereld.

93

Unieke events natuurlijk bij Landal GreenParks

Ervaar met uw gezelschap het ‘wij-gevoel’ door te kiezen voor de juiste mix van samen eten, drinken, feesten, vergaderen, genieten en ontspannen midden in de natuur. Onze ruim 70 parken in 7 landen zijn hierop ingericht en zorgen voor de ultieme vakantiebeleving. Dit maakt onze parken ideaal als eventlocatie.

Interesse?

Kijk voor meer informatie op www.landalbusinessline.nl/events @landalzakelijk

TRENDMAGAZINE

08

Masterclass Return on Investment:

Wat levert een evenement op?

De Return on Investment van evenementen. Meer dan ooit wil uw bedrijf weten wat de toegevoegde waarde is van een evenement. Moeten we wel of niet investeren in live communicatie of live marketing? Zodra u kunt aantonen wat de toegevoegde waarde is, met onderzoek en een duidelijke berekening, dan

Masterclass Return On Investment (ROI) Middagprogramma + certificaatuitreiking Maximaal rendement uit Live Communicatie. Een exclusieve EventBranche ROI Masterclass.

Rob Captijn en Elling Hamso delen in deze unieke masterclass ruim vijfentwintig jaar internationale praktijkervaring met de architectuur van optimaal renderende events. Naast de strategische onderbouwing en tal van prijswinnende praktijkvoorbeelden, krijgt u een praktisch 12 stappenplan waarmee u de evenementen binnen uw organisatie direct significant waardevoller maakt. En daarmee waardevoller voor uw organisatie wordt.

blijft u tot uw pensioen effectieve evenementen organiseren. Om dat te leren, is er de 1-daagse masterclass Return on Investment voor organisatoren van evenementen.

De volgende leerdoelen staan tijdens deze masterclass centraal: • U leert hoe U ROI creëert, meet en evalueert • U begrijpt de unieke waarde van events t.b.v merk- en relatieontwikkeling, interne processen & omzet • U kunt het evenement in een merk-, campagne- c.q. (social) mediacontext plaatsen • U kunt uw stakeholders van de omvang en relevantie van de investering overtuigen Data & locaties Dinsdag 29 oktober 2013 13:30 tot 17:30 uur DeLaMar Theater Amsterdam Voor wie?

Opdrachtgevers en organisatoren van evenementen Docenten Harry de Winter Directeur Master in Event Management Sjoerd Weikamp EventBranche (dagvoorzitter) Rob Captijn Strategy Director & Partner BENG! Elling Hamso Managing Partner Event ROI Institute Lesmateriaal & studiebelasting Deelnemers krijgen tijdens het programma de beschikking over lesmateriaal.In deze masterclass is geen tentamen opgenomen. U ontvangt bij volledige aanwezigheid wel een deelnamecertificaat.

Kosten Masterclass: € 185,- exclusief BTW Abonnees EventBranche: € 125,- exclusief BTW Early Bird abonnees EventBranche: € 85,- exclusief BTW Inclusief: deelnamecertificaat en reflectieborrel

www.masterineventmanagement.nl

95

Gun uw gasten een welverdiend feest met collega’s

info@partyrent.com K a s s e l | Mü n c h e n | Stuttgart | Luxemburg | Parijs | Kopenhagen | M a lm ö | S tockh olm | Osl o | Wels (A)

Gun uw gasten een geurig en kleurig welkom

Arnhem | Berlijn | Bocholt | Bremen | Dortmund | D端sseldorf/Keulen | Frankfurt a. M. | Hamburg | Hannover

Gun uw gasten een smakelijk eten en drinken

info@partyrent.com K a s s e l | MĂź n c h e n | Stuttgart | Luxemburg | Parijs | Kopenhagen | M a lm Ăś | S tockh olm | Osl o | Wels (A)

Gun uw gasten een inspirerende presentatie

Arnhem | Berlijn | Bocholt | Bremen | Dortmund | D端sseldorf/Keulen | Frankfurt a. M. | Hamburg | Hannover

d e c o ra t i e

g eniet e n en bel ev en.

i n ri c h t i n g

in ric ht in g, aankl edi ng en s feer el kaar v ers terken en waari n d e g a s te n k u n n e n

l o g i st i e k

met o nze opdrachtgev ers te kom en tot creati ev e opl os s i ngen. C o n c e p te n w a a r in

o n t w e rp

h et bij o ns j ui s t ni et. H et i s een ui tdagi ng en het s ti m ul e e r t o n s o m s a me n

a d vi e s

Bij e vent s draai t al l es om de gas ten! H et l i j kt v anz el fs pre k e n d , ma a r d รก t is

S T Y L E G U I D E 2 013