Eventbranche magazine 4 2013 by Robin van Leeuwen

EventBranche.nl

SEPTEMBER 2013 JAARGANG 4

EVENTBRANCHE MAGAZINE: NIEUWS, ACHTERGRONDEN EN NEED TO KNOW INFORMATIE

10 trends in festivals en events B2C evenementen zijn de toekomst De zoektocht naar nieuwe verdienmodellen ‘Iedereen wil een moment of fame’ 1

arnhem@partyrent.com

Al in een vroeg stadium denken we met onze opdrachtgevers mee in het ontwikkelen van sprekende

advies

en creatieve ruimteconcepten. We maken heldere afspraken en laten niets aan het toeval over. Onze

ontwerp

projectleiders, chauffeurs en opbouwmedewerkers gaan dus altijd goed voorbereid op pad, richten

logistiek

de locatie tiptop in met meubilair en decoratie en staan garant voor een inspirerende ambiance

inrichting

waarin de gasten optimaal kunnen genieten. Zo doen we dat!

decoratie

WIJ GEVEN

U GRAAG ALLE RUIMTE

Het ss Rotterdam is een plek waar gasten op avontuur gaan, iets beleven. Tijdens een weergaloos feest, inspirerend congres, de mooiste bruiloft, een luxe hotelovernachting of een bijeenkomst waar uw klant centraal staat. Iedereen merkt het: dit is de beste locatie ooit voor een evenement. Om u ook werkelijk de ruimte te geven, bieden we u een tweede zaal aan. Voor meer informatie over de oneindige mogelijkheden aan boord en voorwaarden van deze actie, verzoeken we u contact op te nemen met één van onze Account Managers.

HOTEL RESTAURANTS EXCURSIONS CONGRES EVENTS CATERING LEARNING

10 - 3.500 GASTEN

20 VERGADERRUIMTES

| 1 MULTIFUNCTIONEEL THEATER 2 RESTAURANTS | 3 BARS | 254 HOTELKAMERS 48 BUSINESS BOARD ROOMS | 600 PARKEERPLAATSEN 14 BANQUETINGRUIMTES

RONDLEIDINGEN

TSEHOOFD 25 3e KATENDRECH TTERDAM RO AM 72 30 POSTBUS 51041 DAM 3007 GA ROTTER 33 T +31 10 206 65 NSHORE.NL WWW.ONBOARDO WW W.SSROTT ER

DA M-EV ENTS.NL

HOTEL RESTAURANTS EXCURSIONS CONGRES EVENTS CATERING LEARNING

BEST OF EVENTS

INTERNATIONAL

INTERNATIONALE VAKBEURS VOOR COMMUNICATIE 路 LIVE-MARKETING (BUSINESS) EVENTS & CONGRESSEN

DE VAKBEURS VOOR DE EVENTBRANCHE

22 EN 23 JANUARI 2014 MESSE WESTFALENHALLEN DORTMUND (DUITSLAND)

BEL VOOR INFORMATIE: +49 40 529010-65 WWW.BOE-MESSE.DE

Inhoud

9 BrancheGebabbel: lijnen vervagen 11 EventBranche Journaal 15 Column Patrick Roubroeks 16 Nieuwe verdienmodellen 23 Event Trends Top 5 24 NIDAP-onderzoek 26 Column Lieve Sofie/ Column IDEA 29 Bureau Journaal 30 Reisbureauregeling 32 De nieuwe generatie eventprofs 36 EventBranche Select Bureaus 37 Interview: Guido Thys 40 Basis tips voor sprekers 44 Catering en toeleveranciers Journaal 45 Catering TIPS 49 Generatie Z spreekt zich uit 52 Locatie Journaal 53 Locatie TIPS 54 Duinrell 60 Column Frans Miggelbrink / Agenda

Allemaal op zoek naar verdienmodellen

De 5 trends in zakelijke events

Weet niet 2%

Stijgt 10%

Daalt 24%

Blijft gelijk 64%

NIDAP: de opkomst van B2C

Guido Thys: niet zeuren, ondernemen!

Publieksevenementen en festivals 63 Nieuws 64 Innovaties en gadgets 65 Festival en event trends TOP 10 68 Buma Stemra en boekingskantoren 71 Evenementenveiligheid 74 Merkactivatie Wagner 76 Entertainment en boekingen TIPS 78 Vers & Veilig 80, 81 en 82 Event Society

Duinrell, LOC 7000 en Sanoma

TOP 10 trends in festivals en events

BUMA/STEMRA en boekingskantoren

MAAK MAAK VAN VAN UW UW KERST KERST EVENT EVENT EEN SFEERVOLLE BELEVING! EEN SFEERVOLLE BELEVING! UW KERSTBORREL, WINTERSE EVENT OF BEDRIJFSPAND UW KERSTBORREL, WINTERSE GETRANSFORMEERD TOT EEN EVENT OF BEDRIJFSPAND WARE KERSTBELEVING GETRANSFORMEERD TOT EEN WARE KERSTBELEVING

Van der Maarel Sfeermeesters is al 60 jaar Vanspecialist der Maarel Sfeermeesters al 60 jaar dé in eventstyling metiseen dé specialistlook in eventstyling met een eigentijdse & feel. eigentijdse look &zijn feel. Ook deze winter wij uw betrouwbare Ook dezevoor winter zijn wijvoor uw betrouwbare partner elk event, ieder budget. partner voor elk event, voor ieder budget. Van business events, personeelsfeesten, Van business events, en personeelsfeesten, productpresentaties congressen tot publiekeproductpresentaties en congressen tot thema’s publiekeof privé events; wij weten uw wensen, of privé events; wij weten uw wensen, thema’s en communicatiedoelstellingen te en communicatiedoelstellingen te vertalen naar de juiste sfeerbeleving! vertalen naar de juiste sfeerbeleving!

CREATIEVE STYLINGCONCEPTEN CREATIEVE STYLINGCONCEPTEN VOOR UW KERST EVENT! VOOR UW KERST EVENT!

Ons creatieve team ontwikkelt eigentijdse Onsinnovatieve creatieve team ontwikkelt eigentijdse en stylingconcepten, ook ten en innovatieve ook ten behoeve van uwstylingconcepten, winter- en kerst events. behoeve vannu uwplaatsvindt winter- en bij kerst Of uw event uwevents. bedrijf Of bij uween event nu plaatsvindt bij uw bedrijf of kleineof grote eventlocatie; of bij een kleineof grote eventlocatie;in wij kunnen elke ruimte transformeren wij kunnen elke ruimte transformeren in een complete sfeersetting. een complete sfeersetting.

Get Inspired! Get Inspired! Bezoek onze website voor meer informatie of Bezoek onze website laat umeer inspireren door of voor informatie onze X-MAS laat uunieke inspireren door stylingconcepten op: onze unieke X-MAS stylingconcepten op: www.vandermaarel.nl www.vandermaarel.nl

BrancheGebabbel

Colofon

De lijnen vervagen EventBranche.nl heeft sinds een aantal jaar een zetel in de jury van de European Best Event Awards. En daar zijn we heel trots op. De Italiaanse organisatie zoekt in ieder land corporate eventmanagers, brancheorganisaties en vakmedia. Zo ontstaat een jury met eventmanagers van IBM, Samsung, Siemens, Skoda etc etc. Een super interessant genootschap, dat dit jaar op Malta de winnaars koos. Pas eind november mogen wij de

Uitgevers: Sjoerd Weikamp en Mark Wichmann Operationeel Manager: Robin van Leeuwen Redactie: Sjoerd Weikamp (hoofdredacteur), Lieke Hogenkamp, Robin van Leeuwen (eindredactie), Frans Miggelbrink, Patrick Roubroeks, Robert de Vries, Ivo van den Belt, Jan Jacobs, ‘Sophie’en Ellen van Ree (senior editor MICE) . Fotografie: Clickshots , Mr greenscreen, Jordi Wallenburg Fotografie, FotoCarlo e.a Coverfoto: Jordi Wallenburg Fotografie. EventBranche Magazine wordt mede mogelijk gemaakt door:

uitslag bekend maken, maar als er één conclusie getrokken kan worden uit de jurysessie: de lijntjes tussen de diverse takken van marketing vervagen en overal zie je typische eventprincipes de leiding nemen. Goed nieuws dus! Mocht u nu denken: bij EventBranche zijn ze blijkbaar op zoek naar positief nieuws. Mis. Het is de praktijk, de waarheid en vooral de toekomst. Waar de internationale jury in de voorgaande jaren nog lange discussies voerde over de vraag ‘is dit wel of niet een evenement’, was de hoofdvraag nu: heeft ‘eventmarketing’ voldoende invloed gehad op de case? Het lijkt een detail, een ogenschijnlijk klein verschil, maar het staat symbool voor de ontwikkeling in de marketingen communicatiewereld: in alle stilte neemt het event, de live vorm de leiding. Dat de lijnen tussen alle takken van marketing en communicatie vervagen, is een conclusie die we een paar jaar geleden al trokken, maar wat is het mooi om te zien dat eventmarketing daar een krachtige aanvoerder in blijkt te zijn. Fieldmarketing, promoties, guerrilla, maar ook beurzen en congressen, het lijkt wel of ze in alles de vormen van eventmarketing en live communicatie als kapstok gebruiken. Zo kan het dat de winnaar van de European Best Event Award eigenlijk verre van een conventioneel evenement is. Sterker nog: is het wel een evenement? Maar die vraag stellen eventjury’s niet meer. Waarschijnlijk zijn er wel reclamebureaujury’s die zich afvragen hoe het kan dat live communicatiebureaus de spil worden in communicatiecampagnes. Er is vast ook een jury die vraagtekens zet bij de winnaar van de congresaward: is het nog wel een congres, of is het een evenement. Mocht het nog niet duidelijk zijn: de markt gaat weer aantrekken en ‘wij’ konden wel eens spekkoper zijn. In alle stilte en met zachte trom zijn de lijnen vervaagd en neemt de eventmarketing en live communicatie de aanvoerdersband over. Van wie of wat, dat weten wij ook niet, maar de tijd dat de jury van de European Event Awards zich afvraagt of het wel of niet een evenement is, die tijd is sinds kort voorbij. Doe er uw voordeel mee. Hup eventmarketeers!

Sjoerd Weikamp - Hoofdredacteur sjoerd@eventbranche.nl

Sales en Marketing Mark Wichmann 0314-361060 mark@eventbranche.nl Askin Ozay 0314-361060 askin@eventbranche.nl Events Robin van Leeuwen 0314-361060 robin@eventbranche.nl Traffic & Back Office Charmaine Gerritsen 0314-361060 Charmaine@eventbranche.nl Strategisch onderzoek: Elin van der Hoorn Vormgeving: Goedkoopstevormgevers.nl, Groningen Druk: Senefelder Misset, Doetinchem Abonnementenbeheer SP Abonneeservice Mail: eventbranche@spabonneeservice.nl Tel: 0172-476085 Branchenieuws, tips of vragen? Neem contact op met de redactie: Postbus 165 7000 AD Doetinchem. Tel: 0314 361060 Mail: info@eventbranche.nl Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door printouts, kopieën, of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De informatie in deze uitgave is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Uitgevers en auteurs zijn niet aansprakelijk voor mogelijke handelingen en/of beslissingen gebaseerd op deze informatie. EventBranche Magazine is een uitgave van Proef Media BV.

DĂŠ congres- en evenementlocatie in Midden-Nederland spant.org 035 7504 705

product presentaties congressen evenementen modeshows theater/televisie

EventBranche Journaal In ieder magazine vindt u het EventBranche Journaal. Hierin een verzameling van opmerkelijke en markante nieuwsfeiten uit de eventbranche, aangevuld met innovaties, trends en onderzoeken. Het dagelijkse nieuws vindt u natuurlijk op EventBranche.nl. U kunt daar ook eenvoudig lid worden van onze gratis nieuwsbrief: www.eventbranche.nl/nieuwsbrief

Locaties zetten in op breder servicepakket Lange tijd gingen evenementenlocaties op zoek naar preferred partners. Nu is een andere beweging zichtbaar op de locatiemarkt. Waar een preferred partner nog vaak ‘opgedrongen’ werd aan de opdrachtgever, zijn evenementenlocaties nu bezig

16 bureaus goed voor 105 mln euro In Duitsland wordt jaarlijks een omzetranking bekend gemaakt onder de grootste eventbureaus. Wederom bleek VOK Dams het grootste live communicatiebureau in Duitsland. Het bureau met 150 medewerkers is goed voor ruim 20 miljoen euro omzet. Het bureau van Colja Dams met roots in Wuppertal wordt met exact 20,6 miljoen euro op de voet gevolgd door Avantgarde. Het bureau uit München is goed voor 20,2 miljoen euro honorariumomzet. Op gepaste afstand van deze twee giganten volgt Uniplan met een kleine 10 miljoen euro. Aan het onderzoek van V&W deden 16 live communicatiebureaus mee. Samen bleken zij goed voor 105,75 miljoen euro. Dat betekent een groei van 3 procent t.o.v. 2011. Bron: www.wuv.de

vanuit 1 organisatieloket producten en diensten aan te bieden van specifieke toeleveranciers. Hierbij gaat het in bijna alle gevallen niet om toeleveranciers als een decorateur of cateraar, maar meer om de toeleveranciers die een product hebben die het inhoudelijke/ conceptuele deel direct kunnen versterken. Denk hierbij aan bedrijven die interactie tijdens keynotes versterken, bouwers van eventapp’s, registratiebedrijven, activiteitenprogramma’s, maar bijvoorbeeld ook sprekers en entertainment. Daarbij lijkt de locatie meer en meer op te treden als organisatiespil. Niet voor niets nemen steeds meer locaties oud-corporate eventmanagers of ex-medewerkers van evenementenbureaus in dienst. Los van deze personele krachten, die conceptueel mee kunnen denken, breiden locaties hun dienstenaanbod uit. Veelal vanuit een 1 loketgedachte: één aanspreekpunt, waar naast alle locatiefaciliteiten ook overige producten en diensten worden aangeboden. Deze worden als service aangeboden. Daarmee ontstaat een win-win-win-situatie: handel voor de locatie, de toeleverancier en voor de opdrachtgever een extra service.

EventBranche Journaal

Generatie Z: massa werkt niet meer

Terwijl wij allemaal druk bezig zijn met aanpassen en inspelen op de generatie X en Y, komt de generatie Z alweer de arbeidsmarkt op zetten. De trendwatchers en trendanalisten, die het beste weten hoe de generatie Z denkt, zijn jongeren uit de doelgroep zelf. De 17-jarige Laura Moens en haar 16-jarige zus Julie kunnen alles vertellen over de generatie Z. ‘Klein is het nieuwe groot’, vertelt Julie. ‘In België heeft een groot deel van de discotheken al de deuren gesloten, omdat het concept ‘massa’ niet meer werkt. Festivals waar je moet wachten in rijen, zijn ook kansloos. Onze tip; maak wachten via fun tot een beleving. De generatie Z wil ook graag invloed op de sfeer, de activiteiten en de beleving van een festival. Lowlands doet het goed. Dit festival is al uitverkocht nog voordat de programmering bekend is. Dat is het bewijs dat het de bezoekers niet komen voor de artiesten, maar voor de beleving. Lowlands heeft hetzelfde wat Ben & Jerry’s en Red Bull hebben: karakter. Wij zouden bedrijven willen meegeven: zorg dat je een doel hebt. Dat begint met de vraag: waarom ben je het bedrijf ooit begonnen? Blijf dicht bij jezelf. Mona doet dat goed met het Mona-toetje van de maand. Voor Mona is een toetje geen dessert; het is een moment om te genieten. En ze laten consumenten het toetje van de maand kiezen. Lays chips doet iets soortgelijks. Het laat consumenten nieuwe smaken ontwikkelen en de winnaars krijgen 1% van de omzet van hun zelf ontwikkelde smaak. Dat is fun voor de consumenten en dubbel fun voor de winnaars.’

EventBranche start met publiekskatern en nieuwe site EventBranche.nl is in 4 jaar tijd uitgegroeid tot het evenementenmediaplatform van Nederland. Daar zijn wij heel erg trots op, maar het is niet het eindstation. Zo start EventBranche Magazine vanaf dit nummer met een publiekskatern. Daarin inhoudelijke content over publieksevenementen. Niet alleen omdat de overlap van zakelijk en publiek duidelijk zichtbaar is, maar vooral omdat we veel van elkaar kunnen leren. In 2014 lanceert EventBranche.nl ook een nieuwe site: evenementorganiseren.nl. Een site waar iedere organisator van een evenement terecht kan voor een checklist, tips, trends en expertise. Naast een checklist met veel advies en trends, bestaat de site uit vele tientallen korte video’s waarin experts hun expertise delen en de organisator op weg helpen naar een geslaagd evenement. Ook EventBranche.nl wordt verder uitgebreid. Zo zal eindelijk EventGezicht live gaan, krijgen studenten een eigen plek op de site en gaan we nog meer aandacht besteden aan videocontent.

IDEA Offline: eerste indruk, kijken en aandacht IDEA kijkt terug op een geslaagde eerste editie van IDEA OFFLINE. Op 6 en 7 september jl. ging een select aantal IDEA leden even ‘offline’ bij Hof van Saksen in Nooitgedacht. De bijeenkomst stond in het teken van ‘netwerken’. In alle rust en met aandacht focussen op elkaar en het vak. Het programma startte met een kick-off door Stephan Fellinger, die stilstond bij online en offline netwerken anno 2013. ‘De grootste schaarste anno nu is: aandacht, tijd en vertrouwen. Cruciaal om online maar vooral ook offline succesvol te zijn. En deze componenten zijn ook cruciaal bij het bouwen van een waardevol netwerk met duurzame relaties. Aandacht verdien je door relevant te zijn. Het gaat zelfs zo ver dat hersenen zich aanpassen bij commercieel of gekleurde boodschappen; ze gaan als het ware op stand-by stand’, aldus Fellinger. De trend is ‘social CRM’ zoals de tool Rapportive, die diverse social media kanalen koppelt aan Gmail. Maar ook Vine (tool om 6 seconden video’s mee te maken), Buffer (tool om tweets klaar te zetten en op door jou te bepalen moment te tweeten) en IFFTT (voor het delen van berichten via verschillende social media kanalen) werden door Stephan getipt. Drie punten om mee te nemen in events: eerste indruk (besteed dus aandacht aan dat eerste moment van een event), ‘kijken’ zou een vak moeten zijn (let goed op je gasten en geef ze een welkom en goed gevoel) en tot slot geef ze aandacht en laat ze met een goed gevoel naar huis gaan.

EventBranche Journaal

Event organiseren? Community managen!

7 irritaties tijdens een bedrijfsuitje De collega’s van Intermediair hebben onderzoek gedaan naar irritaties op de werkvloer. Dat leidde bij irritaties rondom bedrijfsuitjes zelfs tot een top 7:

De Connected Society heeft een enorme impact op de evenementenbranche. Het samenbrengen en verbinden van mensen is het belangrijkste waar het bij beurzen, congressen en evenementen om gaat. Zeker met de opkomst van virtuele ontmoetingen en toepassingen, lijkt de juiste vorm en inhoud van evenementen interessanter dan ooit. Organisatoren van evenementen kijken nadrukkelijk naar de mogelijkheden om aan te sluiten op de technologische en maatschappelijke trends. Amsterdam RAI liet het onderzoeken en deelt haar inzichten graag. Het goede nieuws is dat het fenomeen beurzen en evenementen springlevend is, want ook volgens de Connected Society gaat er niets boven de ‘realness’ van persoonlijke ontmoetingen. Anderzijds maakt technologie het mogelijk om altijd, overal met iedereen in verbinding te staan. Daarmee kent een succesvol evenement- of beursbezoek voor de Connected Society vele nieuwe dimensies; ook ver buiten de fysieke grenzen van de venue. Wat je niet live mee kunt maken, is misschien wel online beschikbaar. In de huidige overvloed aan informatie is communicatie op maat een voorwaarde: wie moet ik spreken en wat mag ik absoluut niet missen? De behoefte om ervaringen te delen en meningen te horen wordt steeds vaker online in de praktijk gebracht. Wat anderen interessant vinden is een bron van inspiratie en keuzes. Het opgeven van privacy is bespreekbaar, als er maar voldoende relevante content tegenover staat. Het advies uit het trendrapport voor evenementprofessionals: zorg dat het evenement een ‘connected hub’ is waar alle digitale faciliteiten om te ‘sharen’ voorhanden zijn. Het organiseren van een evenement wordt steeds vaker het managen van een community. Idealiter is de rol van community manager belegd in het event team en worden bezoekers individueel, op het juiste tijdstip voorzien van relevante content.

1. Afgezaagde activiteiten 2. Gênante taferelen 3. Geforceerde teambuilding 4. Geheimhouding 5. Zweten geblazen 6. Dronken collega’s 7. Zelf organiseren Intermediair besluit in haar weekblad na alle irritaties met een prikkelende conclusie: ‘Kortom: een bedrijfsuitje is nog vermoeiender dan een dag op kantoor.’

NOM IN GE

Het ideale decor voor uw congres of event staat in Apeldoorn

2013 Congreslocatie van het jaar

onder auspiciën van

Conference

& EVENT

Orpheus is méér dan een podium voor kunst en cultuur Ontdek Orpheus als ontmoetingsplaats voor congressen en evenementen van 10 tot 4.000 gasten. Wij verwelkomen jaarlijks ruim 300 congressen, galadiners, vergaderingen, bedrijfsfeesten, workshops en productpresentaties. Met zoveel verschillende theaterzalen, vergaderruimtes en foyers is alles mogelijk. De allure van een theater in combinatie met de passie en kennis van ons team: uw evenement is van succes verzekerd! Neem contact met ons op voor de mogelijkheden via 055-5270330 of mail naar sales@orpheus.nl

orpheus.nl Awardlogo congresloc.2013.indd 1

01-07-

Column Patrick Roubroeks

What’s going on? Deze foto maakte ik deze zomer met mijn nieuwe iPhone 5 op het strand van IJmuiden. Maar, de locatie doet eigenlijk niet ter zake. De foto had immers overal gemaakt kunnen worden. U en ik kennen dit soort kleurrijke ‘totems’ van verre vakanties op Ibiza en Cuba. Vaak stonden er dan namen op van tropische cocktails of dito bestemmingen. Dit keer stond er echter niets en dat maakt deze kiek zo fraai. Uren kan ik dwalen in een foto als deze. Ik kan verzinnen wat er op de gejutte plankjes zou moeten komen te staan. Je kan hierbij denken aan iets functioneels als een richting, een koers, een bestemming. Of aan een product….. of aan een smakelijk hapje of een drankje. Kortom, een paal die dingen duidelijk maakt.

die ons reizen doen maken in ons hoofd. Verticaal reizen noem ik dat bij ons op kantoor. Een reis waarbij je geen Oad bus nodig hebt om tijdig op de plaats van bestemming te komen.

Maar ik zie liever geen teksten op dit van sprokkelhout gemaakte object. En als ik daar dan toch wat op zou moeten denken dan een tekst die de zaken aan de verbeelding overlaat. Woorden als geluk, liefde, hoop…. Of klinkt dat te zweverig? U leest deze column immers in de wintertijd en kunt zich het lomige gevoel, dat mij bekroop bij het maken van de foto, niet eigen maken op dit moment. Logisch, dat begrijp ik. Maar misschien is het daarom juist goed dat ik u in deze tijd met deze foto confronteer.

Ik wens u - en de uwen - een creatief en uitdagend jaar. Vul het in met uw eigen dromen. En heeft u even geen inspiratie? Kijk dan maar naar bovenstaande foto of onderneem - als u het echt niet meer weet een frisse wandeling langs de Hollandse kust. En, wie weet, komen wij elkaar daar in het nieuwe jaar ergens tegen, ik help u graag een eindje op weg.

Een aangespoeld geluksmoment. Zo zou ik het willen noemen. Een ‘Tom Tom Totempaal van het geluk’! Het is juist in deze dagen, wanneer de zonnestralen zich voor ons lijken te verstoppen, dat ik de behoefte heb aan dit soort happy snapshots die mij voor even terugbrengen naar de met zon overgoten strandmomenten van afgelopen jaar. Wat hebben we genoten en wat blijkt die Nederlandse kust toch een onuitputtelijke bron van strandgeluk! Laten we – als goed voornemen voor 2014 - wat meer wegdromen op de beelden die ons dagelijks ‘gratis en voor niets’ worden aangeboden langs het strand, de snelweg of in het park. Laten we de beelden invullen met lieve wensen of mooie creatieve gedachtes

Patrick Roubroeks

www.xsaga.nl In de column van Patrick Roubroeks geeft de creatief directeur van Xsaga een kijkje in zijn creatieve bronnen. Aan de hand van foto’s neemt hij u mee in zijn wereld.

Het vak verandert.

Gevraagd:

nieuwe verdienmodellen!

Marcel Bullinga Fotograaf Alex Dokter 17

De eventbranche is op zoek naar een nieuw evenwicht. De oude businessmodellen, gebaseerd op het aanbieden van expertises als 'goed organiseren' en 'creativiteit' volstaan niet meer. Aangezwengeld door de digitalisering van de wereld, de economische crisis en de roep om accountability ontstaan steeds meer nieuwe business- en verdienmodellen in de branche. Aan welke criteria dienen business- en verdienmodellen anno 2013 te voldoen om succesvol te zijn? Een aantal experts van binnen en buiten de eventbranche laat er zich over uit.

Tekst: Jan Jacobs Tekstbureau Vrijwel geen bedrijf in de eventbranche werkt nog op dezelfde manier als vijf jaar geleden. Sinds het uitbreken van de economische crisis in 2008 ging een aantal bedrijven failliet, andere bedrijven pasten hun tarieven aan en ontsloeg personeel, dat vervolgens weer wordt ingehuurd zodra er projecten zijn binnengehaald. “Prijsdumping en outsourcing zijn signalen dat een branche de weg kwijt is. Het zijn kenmerken dat de sector aan het eind van zijn levenscyclus zit”, zegt trenddeskundige en lange termijn denker Fons Maenhoudt van Trendsverklaard. “Eventbureaus die enkel inkrimpen om kosten te besparen en verder geen vernieuwing doorvoeren, staan aan het eind van de keten. Kennis en creativiteit gaan verloren; deze bedrijven verworden tot lege hulzen. Vroeg of laat worden deze bureaus overgenomen of ze verdwijnen geruisloos”. Tijd dus voor vernieuwing. In de partycatering bloeien de nieuwe verdienmodellen al volop. Waar partycateraars nog maar luttele jaren geleden honderd(en) meer mensen op de payroll hadden staan en een zware overhead mee torsten, werken veel cateraars tegenwoordig volgens een compleet ander model: een handvol mensen in vaste dienst, geen productiekeukens of magazijnen meer in eigen bezit. Het koken gebeurt veelal op de locatie van het event met ingehuurde professionals en ingehuurd materiaal. Resultaat: een beter product, meer flexibiliteit en een scherpere prijs. Bij sommige eventbureaus zie je dat de expertise verplaatst van uitvoering naar advies. Of eventbureaus breiden hun expertise uit met andere disciplines, zoals multimedia.

Van bezit naar toegang tot hulpbronnen “Partycateraars die volgens dat nieuwe model werken, begrijpen dat het in het Nieuwe Werken niet gaat om het bezit van hulpbronnen, maar om de toegang tot nieuwe hulpbronnen,” vertelt Marcel Bullinga, futurist en trendwatcher van FutureCheck en @Trendrede. “De oude businessmodellen in de eventbranche zijn gebaseerd op een eigen kantoor, een banklening, een businessplan en concurrentie. Wil je in de huidige tijd succesvol zijn, dan ben je beter af met een flexplek, crowdfunding, een open start en samenwerking. Veel bedrijven in de eventbranche zijn inwisselbaar. Ze zijn ontstaan in een tijd van economische overdaad. Toen was het niet erg dat je wellicht hetzelfde deed als je buurman. Maar in de huidige tijd is het wel belangrijk om je te onderscheiden. Bedrijven die nu min of meer op een dood spoor zitten, zou ik willen adviseren om zichzelf de vraag te stellen: ‘als ik nu mijn bedrijf verlaat en ik begin opnieuw, wat zou ik dan fundamenteel anders doen?’ Denk na over je rol in de keten. Focus je niet op je concurrentie, maar kijk met wie je kunt samenwerken. Laat het idee los dat je hulpbronnen dient te bezitten. Bekijk de mogelijkheden van ruilen en delen. Kun je een abonnement nemen op je grondstoffen, je kapitaal en medewerkers? Kun je upgraden, bijvoorbeeld van uitvoering naar advies? De kernvraag is: “Als ik failiet ga en opnieuw begin, wat doe ik dan volstrekt niet meer? Als ik studenten mijn bedrijf opnieuw laat uitvinden, welke trends zouden zij dan combineren, zoals 100% transparant - de Customer Company - Ruilen & Delen?”

Nieuwe waarde creëren “De wereld is fundamenteel veranderd. Ingrijpender zelfs dan door de Industriële Revolutie aan het eind van de 19e eeuw. Die verandering dwingt ondernemers en zelfs complete industrieën te zoeken naar nieuwe relevantie. Nieuwe waarde. Wie daarin niet slaagt, kan zijn nering nog een tijdje in de aanbieding doen, maar houdt het uiteindelijk niet vol. Ook wij zijn zo’n industrie. En wie denkt dat het na de crisis wel zal overwaaien, heeft het mis”. Dat is de stellige overtuiging van Rob Captijn van BENG! Amsterdam en New York.

“We zijn met elkaar –CFO’s, projecteigenaren, eventmanagers, bureaus en toeleveranciers- in een kostenspiraal beland. Steeds harde bestedingsprioriteiten aan de top komen steeds harder aan in de hele keten. En de enige manier om daaraan te ontsnappen, is om onze dienstverlening zo onmisbaar relevant en waardevol te maken dat ondernemingen daar ook graag in investeren”. En dat ziet Captijn als een collectieve brancheverantwoordelijkheid. “Als je je realiseert dat ondernemingen niet langer investeren in media zonder harde bijdrage, kunnen we ons als industrie niet langer de luxe veroorloven om te blijven roepen, dat het creëren en meten van de ROI van evenementen toekomstmuziek is”, aldus Captijn. “Daarmee ontken je bovendien ruim 75 jaar wetenschap en evidence based praktijkervaring. Recent is in de VS weer een toonaangevend onderzoek gepubliceerd waarin b-to-b marketeers het evenement, voor het vierde jaar op rij, als het meest effectieve medium voor content overdracht waarderen. Waarom woont ons prachtmedium hier dan nog steeds, terwijl het evenement in de perceptie van beslissers hier, nog steeds geen echt serieuze rol in het medialandschap speelt“? Het goede nieuws is, dat alles dat je voor keihard renderende evenementen nodig hebt, haplaar voor het oprapen ligt. Captijn heeft recentelijk zelfs een ‘placemat’ ontworpen met de 12 logische stappen van waardecreatie, die je gratis op www. bengnl.com kunt downloaden. Ook helpt hij steeds meer bedrijven om die harde ROI ook te realiseren.“Zoals ik recent in een ROI Masterclass waardecreatie heb uitgelegd, moeten we leren om naar het evenement te kijken zoals Albert Heijn naar een supermarkt kijkt. In Zaandam weten ze feilloos hoe ze je zachtjes door de schappen naar de kassa moeten laveren met een voller karretje, dan je vooraf van plan was. Met evenementen kun je mensen op een identieke wijze verleiden tot gedragsverandering. Met dezelfde middelen die je al jaren hanteert, maar dan anders gefocust”.Door zo naar evenementen te kijken ziet Captijn meer kansen voor alternatieve verdienmodellen dan ooit te voren. Nieuwe waardevolle specialismen op het gebied van content creatie, activatie, media integratie en strategische waardecreatie”. “De eerste tekenen daarvan zijn inmiddels zichtbaar. Kijk bijvoorbeeld naar de top-tien van Europese Event Start-ups. Tien frisse jonge ondernemers, vaak van buiten de traditionele geledingen van de industrie, met een totaal andere kerncompetentie dan ‘organiseren’ of ‘creativiteit’, die tools of technieken hebben ontwikkeld waarmee je harde waarde kunt creëren en meten”.

‘Accountability en de digitalisering zijn de twee grootste oorzaken van de nieuwe businessmodellen’

Bart Smulders Accountability en digitalisering Accountability en de digitalisering zijn de twee grootste oorzaken van de nieuwe businessmodellen, is de overtuiging van Bart Smulders van MOVE. Vijf jaar geleden, nog vlak voordat de economische crisis toesloeg, veranderde hij de propositie van zijn bedrijf. “We hadden al een breed verdienmodel: naast eventmarketing stoelt MOVE op fieldmarketing, merkactivatie en artiesten. In 2008 besloten we te werken aan een nieuwe propositie. We wilden niet meer een eventmarketingbureau zijn, maar wilden – min of meer middelenvrij – de vraag achter de vraag van opdrachtgevers helder krijgen vanuit een marketing/communicatie achtergrond, waarbij onze specialisatie live communicatie is, omdat we geloven dat de ontmoeting het sterkste communicatiemiddel is”. Dat betekende ander personeel. “Onze seniors komen van reclamebureaus en actiemarketingbureaus” Het leidde ertoe dat het bureau hoger instapt bij opdrachtgevers. “Meestal zitten we niet aan tafel bij eventmanagers, maar bij de marketingafdeling. In feite hebben we drie stappen gezet. Eerst zijn we veranderd van event producent naar specialist in live communicatie. Vervolgens trok ik marketeer/strateeg Victor Neyndorf aan als partner. Daardoor zitten we inmiddels vaak aan tafel met strategen. We denken strategisch vanuit het merk en kunnen dat vertalen naar live communicatie, zoals events, promoties, acties, enzovoort. Een derde stap vloeit voort uit onze fieldmarketing tak. Die stap is accountability. We bedenken concepten, die resultaten opleveren. We dwingen min of meer onze opdrachtgevers te vertellen wat ze van ons verwachten. Accountability en Return Of Investment zijn in de eventbranche nog ‘enge’ woorden, die velen liever niet horen, maar er is geen weg terug. Opdrachtgevers zijn uiteindelijk benieuwd naar de vraag hoe het gedrag van hun klanten verandert na een live communicatie campagne of project. Wij laten ons afrekenen op de resultaten van onze concepten”. Het nieuwe businessmodel van MOVE overstijgt het oude hokjesdenken. Regelmatig stuurt het bureau bijvoorbeeld het mediabu-

reau, de creatieven en het onlinbureau van opdrachtgevers aan; iets wat je een paar jaar geleden meer van een reclamebureau dan van een bureau uit de eventwereld zou verwachten.

Customer company, educational marketing en andere verdienmodellen Welke nieuwe business- en verdienmodellen hebben kans op succes? Marcel Bullinga van Futurecheck en @Trendrede noemt naast Crowdfunding en Social Funding ook de Customer Company: samen met klanten een bedrijf oprichten, gebaseerd op het (eeuwenoude) idee van een coöperatie. “Samen het risico nemen en samen de winst delen. Voorwaarde is natuurlijk dat beide partijen absoluut vertrouwen in elkaar hebben. Grote voordeel van dit verdienmodel is dat beide partijen hun uiterste best doen om het project te laten slagen.” Bart Smulders van MOVE signaleert enkele andere nieuwe verdienmodellen in de eventbranche: “Sommige organisatoren wachten niet op een klantvraag, maar organiseren, soms samen met sponsors en leveranciers, voor eigen rekening en risico netwerk events en incentivereizen. Daarnaast vragen sommige opdrachtgevers aan organizers om samen het risico en de winst van een event of campagne te organiseren. Dit was bijvoorbeeld het geval bij het event ‘24 uur van de reclame’.

‘De eigen signatuur is het goud van onze bedrijven’

Nicoline van Straten Bij Sanoma en andere bedrijven doen ze aan Education Marketing: in plaats van relatie events te organiseren, geven ze trainingen aan klanten. Dat is duidelijk een andere manier van omgaan met je klanten. Buiten de eventbranche zie je tegenwoordig veel gratis of goedkope instapmodellen, waarbij men pas betaalt bij grote(re) afname. Denk aan Dropbox, Twoppy en WeTransfer. Deze modellen zijn gebaseerd op schaalgrootte. Vertaald naar de eventbranche, zou je kunnen denken aan gratis ticketingssystemen, waarbij men pas betaalt bij een grote afname of bij branding of personalisering. Een ander businessmodel is doen wat MOVE gedaan heeft: verschuiven in de bedrijfskolom. Na onze nieuwe propositie zitten we dankzij een breder dienstenpakket sneller aan tafel bij een hoger bedrijfsechelon”.

Van concurrenten klanten maken Goede verdienmodellen ontstaan meestal niet vanuit noodzaak (economische druk), maar vanuit visie. Zo heeft LiveHouse vanuit een marktontwikkeling de afgelopen jaren twee nieuwe BV’s opgericht: LiveLAB (een technisch/creatieve AV-producent, die content en creativiteit verenigt met technische hoogstandjes) en LiveOnlineEvents (een bedrijf dat de impact van events vergroot via gebruik van social media en webtools). “Deze twee BV’s werken zelfstandig, dus bijvoorbeeld ook voor andere eventbureaus”, vertelt Ad de Haan van LiveLAB. “Waar we ons ‘vroeger’ op eindgebruikers richtten, richten deze twee BV’s zich op paraplu organisaties, die onze eindgebruikers kunnen bedienen. Voormalige ‘concurrenten’ kunnen dus klanten van LiveLAB en Live Online Events zijn. Uiteraard kan dat alleen doordat we intern LiveHouse strikt scheiden van LiveLAB en LiveOnlineEvents”. Nicoline van Straten van The Live House vult aan: “Tegenwoordig zie je een palet van allerlei soorten samenwerkingsverbanden. Het gedrag van opdrachtgevers is veranderd: ze zijn over het algemeen minder trouw, grilliger en reageren meer ad hoc. Daarbij kiezen ze bewust hun toeleveranciers. Dat vergt van bureaus een heldere propositie, met kernwaarden en be-

wezen specialisme. Ik vind dat een goede ontwikkeling: de generalist is uit, de specialist is in, de nichemarkt is in. Het is absoluut zaak voor bureaus om hun eigen signatuur te behouden en om de creativiteit en originaliteit in huis te houden. Bureaus die ook nog conceptontwikkelaars inhuren, hebben geen toegevoegde waarde en zijn verworden tot aannemers. Die eigen signatuur is het goud van onze bedrijven. Zo zetten wij met LiveHouse al jaren in op interne communicatietrajecten en verandermanagement. En LiveLAB haalt haar opdrachten deels uit de eventbranche en deels uit de podiumvormgeving van artiestenconcerten. Een eigen signatuur behouden is beter dan ten koste van alles proberen omzet te genereren door opdrachten aan te nemen die niet bij je passen”. Nicoline van Straten: “Daarnaast zie je dat ook opdrachtgevers de afgelopen jaren hun eventmanagers hebben geoutsourced. Deze ex-eventmanagers zijn toegetreden tot de grote poel van freelancers. Het is dan ook niet verwonderlijk dat het bedrijfsleven zelfstandig events gaat organiseren, met hun ex-eventmanager als spil en daaromheen specialistische freelancers. Daar spelen wij op in met LiveLAB en LiveOnlineEvents. Overigens zie je alle tussenvormen van ondernemen en aannemen ontstaan. Bij veel bureaus en cateraars zijn veel mensen van de payroll verdwenen, maar vaak werkt een aantal van hen op contractbasis of op projectbasis toch weer voor hen. Juridisch is de samenwerking dan anders geregeld, maar de kwaliteit of samenwerking is eigenlijk bijna hetzelfde”.

Producten naast diensten

Lapmiddelen

Een andere ontwikkeling is dat eventbureaus steeds meer producten gaan aanbieden. “Producten zijn gemakkelijker te verkopen dan diensten”, geeft Nicoline van Straten aan. “Bij LiveLAB en Live Online Events bieden we naast maatwerk ook kant-en-klare concepten en producten aan. Een combinatie van diensten en producten dus”.

Voor trendwatcher Fons Maenhoudt, die de eventbranche van buitenaf beschouwt, zijn dit echter lapmiddelen. “De eventbranche maakt een ontwikkeling door die verschillende andere branches al een jaar of vijftien geleden hebben doorgemaakt. De branches waar men toen begon personeel te outsourcen of te offsourcen, komen daar nu van terug en gaan weer resourcen. Outsourcen is geen oplossing: het verandert de mentaliteit of denkwijze van een bedrijf niet. Bij een volgende crisis kunnen deze bureaus niet meer krimpen en worden ze opgeslokt, waarschijnlijk door een van hun toeleveranciers, die met een slim format wel is blijven groeien. De Nederlandse economie zit in een crisis, omdat men de maakindustrie verwaarloost en zich te veel focust op de creatieve industrie als motor van de economie. In andere landen heeft men die fout ook gemaakt, maar is men tijdig op zijn schreden terug gekomen. Kijk maar naar Duitsland. Berlijn is al 15 jaar de meest creatieve stad van Duitsland, maar het is ook de stad met de grootste werkloosheid (vooral onder de kunstenaars), die met miljardensteun van de staat overeind gehouden dient te worden. Toch gaat het Duitsland economisch voor de wind, omdat de maakindustrie daar goed is vertegenwoordigd. In Nederland gelooft men nog steeds in the rise of the creative class. De Nederlandse eventindustrie beschouwt in deze tijd concepting als kerncompetentie en leent productiepersoneel per project in. Maar outsourcen is een lapmiddel, het verandert alleen tijdelijk iets. Het is een signaal dat de productieketen is versleten. Het is een teken dat men het probleem herkent, maar niet erkent, laat staan dat men een oplossing zoekt. Het is geen vernieuwing. De oud-medewerkers doen in veel gevallen hetzelfde als vroeger, alleen voor een lager tarief en minder werkuren. Natuurlijk roepen al die ZZP’ers dat ze het leuk vinden om vrij te kunnen werken, maar als je er neutraal naar kijkt is het pure uitbuiting. Dergelijke ZZP’ers zijn ook geen echte ondernemers. Het is in feite verborgen werkloosheid. En er verandert nauwelijks iets. Het bureau bespaart alleen maar. Dat is alles. Ze blijven aan het eind van de keten zitten. In andere sectoren kun je zien wat dat uiteindelijk oplevert: kaalslag”.

Veel nieuwe verdienmodellen ontstaan ook simpelweg door het aanboren van nieuwe markten. Daar zijn de eventbranche honderden voorbeelden van te vinden. Hulskamp bijvoorbeeld, aanbieder van AV-apparatuur, biedt tegenwoordig ook webcasting, het live uitzenden via het internet, aan. “Dat deden we al veel langer, maar voorheen huurden we deze dienst in, tegenwoordig verzorgen we zelf webcasting. Full service wel te verstaan: we verzorgen niet alleen de techniek, maar ook de content”, vertelt Jack Davids van Hulskamp. “Ons productaanbod van audio- en video-apparatuur hebben we verder verbreed met de verhuur van lichtapparatuur. Daarnaast hebben we geinvesteerd in slimme apparatuur, waardoor we naar minder personeel toe kunnen”. De digitalisering van de samenleving heeft voor een technisch bedrijf als Hulskamp de nodige gevolgen. “Tien jaar geleden positioneerden we ons als specialist in HD-apparatuur. We waren het enige AV-bedrijf in Nederland dat dergelijke apparatuur kon aanbieden, maar dat is inmiddels veranderd. De toegankelijkheid van HD-apparatuur is gemeengoed geworden, nu iedereen in zijn binnenzak een smartphone heeft met HD en 16 megapixels. Daarnaast zijn er bedrijven opgestaan die voor de business-to-business markt voor zeer concurrerende prijzen de modernste AV-apparatuur aanbieden voor huur, lease of koop. Daarom positioneren we ons tegenwoordig anders. We zoeken onze toegevoegde waarde niet meer in goederen, maar in mensen. We zetten in op hospitality. We opereren niet meer met buitendienstmedewerkers, maar met professionals, zeg maar de mannen in de zwarte hesjes. We willen het verschil maken door een goede service. Daarvoor hebben we intern een programma opgesteld, waarin we medewerkers stimuleren opdrachtgevers klantgericht te benaderen in hun communicatie. We betrekken hen bij allerlei informatie, en we halen hen uit hun comfortzone, om hen te stimuleren mee te denken.”

Wat nu? Allemaal goed en wel, maar hoe kunnen bedrijven zich handhaven, die uit economische noodzaak (lees: omdat de omzetten dramatisch zijn teruggelopen in een afgelopen jaren) personeel hebben afgevloeid? Die min of meer zijn overvallen door de economische crisis, en die nu merken dat hun oude businessmodel niet meer werkt? Leon Kruitwagen, directeur van het Freelancers Event Professionals: “Voor gekrompen bureaus is het een goede zaak een stevig netwerk van freelancers, een soort tweede schil om zich heen te hebben. Om de identiteit van het bureau te waarborgen, is het belangrijk veel energie te steken in deze losse medewerkers, onder meer door hen te betrekken bij creatieve denkprocessen binnen het bedrijf”. Kruitwagen vervolgt: “Ik verwacht dat het verdienmodel van traditionele bureaus verandert naar zuiver factureren op basis van gewerkte uren of voor het concept. En niet meer op basis van commissies, opslagen en kick backs. Freelance leveranciers laten toeleveranciers bijna altijd rechtstreeks factureren naar de opdrachtgever. Daarmee omzeilen ze ook de omzetgarantie, die sommige opdrachtgevers vragen aan bureaus. Daarmee lopen ze ook minder risico, mocht een project om welke reden dan ook niet doorgaan. Daarnaast zie je veel co-creatie, met name in risicodragende projecten. Voorts is de trend van ‘samenwerking’ inmiddels goed geland in de eventbranche. Steeds meer partijen verdienen samen het geld of besparen op de kosten door investeringen te delen. Dat zie je bijvoorbeeld weerspiegeld in de beurs Event: waar tien jaar geleden bedrijven zich nog individueel presenteerden, gebeurt dat nu bijna altijd collectief. Spelers uit de eventbranche delen steeds vaker hun doelgroepen met elkaar. Een andere ontwikkeling is dat veel spelers hun omzet ook buiten de eventbranche halen. Cateraars leven allang niet meer van partycatering alleen, maar ook van bedrijfscatering, (pop-up)restaurants, vestiging in locaties, enzovoort. Datzelfde geldt natuurlijk voor AV-bedrijven, decorateurs en hospitality bedrijven”.

Wat moet de event industrie dan wel doen? Fons Maenhoudt: “De eventbranche in Nederland kampt een beetje met hetzelfde probleem als de horeca. Het schort nog steeds aan waarden als service, kwaliteit en klantvriendelijkheid. Het gaat in de horeca en de eventbranche kennelijk nog niet slecht genoeg, want deze sectoren zijn nog steeds arrogant. Het beste is niet meer te focussen op de trends uit Engeland en Amerika, want daar komt de vernieuwing allang niet meer vandaan. Als men op het gebied van service en gastvrijheid wil leren, hoeft men maar naar België te kijken: daar krijgen ‘gewone’ bezoekers van events de service die in Nederland is voorbehouden aan VIP’s. Ik heb het al eens eerder gemeld: stel niet de opdrachtgever centraal, maar neem de bezoeker van het event als uitgangspunt. Stel kwaliteit boven kwantiteit en ga van groot naar klein. Bedrijven die vanuit hun oude businessmodel willen doorstarten doen er verstandig aan de kennis zoveel mogelijk in huis te houden. Of ze kunnen het businessmodel volledig omgooien en een prijsvechter worden. Dat kan natuurlijk alleen met kant-en-klare concepten. Dan is het juist weer slim om de productie zoveel mogelijk in eigen huis te houden”.

De Event Trends TOP 5 Zoals ieder jaar destilleert EventBranche.nl voor haar trendmagazine een top 5 van trends uit diverse nationale en internationale event- en meetingonderzoeken, aangevuld met de bevindingen uit interviews met Nederlandse eventprofessionals. Dit jaar geen containerbegrippen, maar trends uit de evenementenpraktijk:

1 - Kleinschalige evenementen Een duidelijk zichtbare trend: afgebakende doelgroepen, geen bombastische taferelen, liever iets meer budget voor een kleinere doelgroep, dan geld kwijt zijn aan kwantiteit. Een respondent uit een internationaal onderzoek typeerde de trend als volgt: ‘Met het gekrompen budget wil je wel kwaliteit bieden. Dus laten we alle overbodige lucht uit onze invulling. Het komt het evenement alleen maar ten goede.’ Uitzonderingen bevestigen de regel: zo kreeg de redactie signalen van een enkele grote locatie dat er juist weer massale bedrijfsfeesten worden georganiseerd.

2 - Interactie met sprekers Het heeft even geduurd, maar we realiseren ons eindelijk massaal: de oude communicatiemodellen kunnen de kast in. Je kunt niet meer uitgaan van Zender-BoodschapOntvanger. Ook op evenementen lijkt dat besef er nu te zijn. Steeds meer wordt er interactie gezocht met het publiek. Dat kan d.m.v. tools en apps, maar ook gewoon met een microfoon of discussiesessies. De meest extreme varianten? Publiek bepaalt hoe lang er gesproken wordt. Reacties en vragen uit de ochtendsessie bepalen de inhoud van de middagsessie. Webinar in voortraject bedoeld om de spreker al met de gasten te laten discussieren om daar zijn of haar programma op aan te passen, etc. etc. Let wel, er blijven natuurlijk sprekers, die gewoon hun verhaal moeten vertellen ter inspiratie.

3 - Social Media integratie Waar we lange tijd vooral heel hard riepen dat ‘wij’ als organisatoren voor onze opdrachtgevers ook social media konden integreren in het evenementenconcept, maar we stiekem niet veel verder kwamen dan een Twitter-wall of een LinkedIn-groep voor het evenement, zie je nu dat social media in voor- en natrajecten voor een echte versterking zorgt van het evenement. Complete social media trajecten monden inmid-

dels uit in het hoogtepunt: het evenement. Dankzij slimme toepassingen op bijvoorbeeld video- en fotomarketinggebied heeft het natraject ook aan kracht gewonnen. Daarnaast blijven social media ideaal als interactie of verslaglegging/ reactie tijdens een evenement.

4 - Combinatie evenementen In diverse onderzoeken kwam deze term naar boven. De redactie van EventBranche.nl vertaalde dit naar twee dicht bij elkaar liggende verklaringen: steeds meer krijgt ieder evenement een doelstelling mee en dus inhoud. Een tweede verklaring: bedrijven kiezen 1 dag om zowel de jaarcijfers, het bedrijfsuitje als het feest te geven.

5 - Hybride evenementen Het lijkt wel of Nederland hier achterloopt. In de internationale onderzoeken kwamen wij regelmatig voorbeelden tegen van hybride evenementen (vrij vertaald: evenementen waar naast de face to face ontmoeting ook een online aanvulling is, zodat de doelgroep vergroot wordt, RED). Kantoren overzees die massaal en soms zelfs in een andere eventlocatie meekeken en discussieerden met een evenement in een ander land. Congressen die live gestreamd werden en zo het bereik vertienvoudigden. Het is en blijft in alle opzichten een prachtige eventaanvulling voor nu en in de toekomst.

NIDAP Bedrijfsevenementen onderzoek 2013:

De opkomst van consumenten events Hoe gaat het in de evenementenbranche? Het is de meest gestelde en tevens meest onbeantwoorde vraag binnen onze branche. Bij de één gaat het redelijk, de ander gaat altijd goed en elders valt een bedrijf om. De enige instantie die een continu onderzoek doet naar de ontwikkelingen in onze industrie is onderzoeksbureau NIDAP. De Amsterdamse onderzoekers hebben in branchevereniging IDEA een partner gevonden om het onderzoek te ondersteunen. Uit een voorinzage van de jongste uitkomsten trekt EventBranche.nl een duidelijke conclusie: de groeikansen liggen in de business to consumer events. ‘Een zeer interessante ontwikkeling en eigenlijk een bevestiging dat het best goed gaat met onze branche’, vat IDEA-voorzitter Christine van Dalen de duidelijke ontwikkeling in de budgettrend samen. Haar uitspraak lijkt opvallend in een tijd waar veel eventbedrijven het moeilijk hebben, maar met het oog op de toekomst heeft ze volkomen gelijk. Steeds meer bedrijven zien blijkbaar dat events en live communicatie de krachtigste werking hebben in de communicatie- en marketingmix naar klanten toe. Ook Paul van de Wal directeur van het NIDAP noemt onderstaande resultaten als een van de meest opvallende uit het onderzoeksrapport van 2013:

Verwachte budgetontwikkeling B2B evenementen [%] [2013] Een kwart daalt [verder]; bescheiden aantal organisaties ziet stijging Weet niet 2%

Stijgt 10%

Voor de branche het belangrijkste gegeven uit deze grafiek: 2/3 van de ondervraagde opdrachtgevers houdt het budget voor business to business evenementen op peil. Toch is het aantal respondenten dat een daling verwacht, in verhouding aanzienlijk groter dan zij die een stijging voorspellen. Daarbij geven met name de relatief kleinere bedrijven, tot 200 werknemers, aan geen budgetstijging te verwachten voor B2B events. Nog minder dan 1 op de 12 opdrachtgevers verwacht hier een groei. Bij de grotere bedrijven, 500+, is dat bijna 1 op de 8.

Verwachte

budgetontwikkeling

B2C

evenementen [%] [2013] B2C: Meer dan een kwart stijgt; zoeken organisaties fysiek contact met hun consument?

Daalt 24%

Stijgt 27% Weet niet 22%

Blijft gelijk 64%

Daalt 24%

Blijft gelijk 27%

De mooiste (te verwachten) rapportcijfers zijn voor de evenementen gericht op de consument. Er van uitgaande dat de grote multinationals altijd trendbepalend zijn geweest in de budgetontwikkeling van eventmarketingbudget, zijn de cijfers nog krachtiger: bij de 500+ bedrijven geeft een derde aan in 2013 een groei van het B2C-budget te verwachten. ‘Zoeken organisaties fysiek contact met hun consument?’, vragen de NIDAP-onderzoekers zich openlijk af. Het lijkt inderdaad dé verklaring. Waarbij de positieve eventprofessional best mag concluderen dat er dus langzaam het besef komt dat events en live communicatie de meest krachtige tool zijn om te communiceren en marketing te bedrijven, juist naar de consument. In welke vorm van live communicatie is dan minder relevant. ‘Het gaat er dan ook niet meer om wat nou wel of niet een evenement is. Het is een positief teken dat er groei zit in het eventbudget als het gaat om live marketing gericht op de consument. Een interessante ontwikkeling waar wij als branche iets mee kunnen’, aldus Christine van Dalen van IDEA.

Bij deze grafiek horen vanzelfsprekend een aantal kanttekeningen. Zo zullen respondenten die een evenement in de eigen locatie organiseren het percentage bestedingen aan een locatie sterk drukken. Daarnaast kan het zo zijn dat de locatie zelf catering, AV en bijvoorbeeld decorbouw voor haar rekening heeft genomen, in die gevallen zijn de posten gesplitst en gaat er dus in de praktijk meer geld naar een locatie dan het percentage doet vermoeden. Dat het budget procentueel besteed aan een locatie bij de opkomende B2C evenementen het kleinst is, is logisch te verklaren doordat hier steeds vaker voor de openbare ruimte wordt gekozen. Interessante gegevens, waarbij duidelijk mag zijn dat catering gemiddeld een kwart tot een derde van het budget in beslag neemt.

Verwachte budgetontwikkeling in 2013 – Interne events (B2E)

Een aantal interessante feiten uit het

Stijgt 5%

Weet niet 1%

NIDAP-onderzoek over evenementenbureaus:

Daalt 17%

Blijft gelijk 77%

De verwachte budgetontwikkeling voor interne/personeelsevenementen lijkt op het eerste oog het meest stabiel. Ruim driekwart verwacht in 2013 geen daling of stijging. Bij de bedrijven met minder dan 100 werknemers voorspelt zelft 95% van de opdrachtgevers een stabiel budget. Daarbij moet wel worden opgemerkt dat alleen al de laatste twee jaren dergelijke budgetten tot twee keer toe met ruim 10 procent krompen.

Meer geld naar catering dan naar locatie De opdrachtgevende bedrijven werd in het onderzoek ook gevraagd om hun budgetten procentueel op te splitsen: welke percentage gaat waar heen? Let op, het gaat hier om de percentages van het gehele budget, besteed aan het soort toeleverancier. Zo is duidelijk te zien dat er gemiddeld 9 procent van het budget betaald wordt aan een organisatiebureau. In het onderzoek zijn bijvoorbeeld ook cijfers over het percentage van het evenementenbudget dat wordt uitbesteed via een evenementenbureau (16%, was in 2012 nog 14%), maar dat is dus een geheel andere vraag. Hier is puur gekeken naar welk bedrag besteed is aan welke externe partij.

• Instellingen en bedrijven in de Zorg zijn koploper als het gaat om budget uitbesteden via bureaus: 27% tegen gemiddeld 16%. Bij Non-Profit organisaties is dit slechts 8%. • Belangrijkste reden om een bureau in te schakelen is nog altijd ‘werk uit handen nemen’. • Opvallend: tov 2012 wordt creativiteit veel minder genoemd als toegevoegde waarde, zeker bij B2C evenementen…(Daar is dus terrein te winnen, RED.) • ‘Kennis in eigen huis’, is onveranderd de belangrijkste reden om niet met een bureau in zee te gaan. ‘Kosten te hoog’ wordt ook veel genoemd. NIDAP doet jaarlijks onderzoek onder honderden opdrachtgevers. Jarenlang gebeurde dat onder bedrijven met meer dan 100 werknemers, maar in samenspraak met IDEA zijn dit jaar ook de 50+ bedrijven meegenomen. Het NIDAP Bedrijfsevenementenonderzoek is van oudsher het enige continue bedrijfsevenementenonderzoek en daarmee van grote waarde voor onze branche en industrie. Het NIDAP Market report kost 3.250 euro exclusief btw. Al vanaf 3.750 euro is het mogelijk om de analyses voor uw organisatie op maat af te stemmen [regio, naamsbekendheid]. Voor bestelling van het rapport of voor vragen over [analyse]mogelijkheden mailt u naar info@nidap.com

Verdeling van de bestedingen 2013 over externe toeleveranciers [%]: Extern Organisatiebureau 9

B2E

Vervoer en verblijfskosten

Doelgroep communicatie Presentatie en communicatietechniek (internet, licht, media) B2C

Eventregistratie & Ticketing Catering

Locatie Entertainment Decor/standbouw B2B

Beveiliging Anders

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Column Lieve Sophie:

Sophie geeft antwoord op al uw vragen In haar rubriek Lieve Sophie geeft eventprofessional Sophie antwoord op uw vragen rondom evenementen. De Story heeft Mona, de Libelle Lita en in de VS heb je natuurlijk Dear Abby. Vanaf dit nummer heeft EventBranche Magazine Sophie. Sophie is de eventprofessional aan wie je alles kunt vragen wat je altijd al had willen weten of delen, maar niet durfde. En bij wie je terecht kunt voor advies bij al je dilemma’s en problemen. Dus zit je ergens mee in de eventbranche… Vraag

Column IDEA / Bart Smulders

het “Lieve Sophie!”

De live puzzel heeft steeds meer stukjes

LIEVE SOPHIE

“Onlangs zaten we aan tafel met een potentiële opdrachtgever die twee evenementen op de planning had staan. Na een eerste presentatie van onze twee concepten, bleek het evenement een hele andere richting op te gaan. Kortom we maakten een nieuw voorstel op basis van een nieuwe briefing. Echter halverwege werd er nog een 2e en later zelfs nog een 3e partij bij betrokken. We hebben nu besloten ons terug te trekken omdat het budget niet meer in verhouding staat tot hetgeen gevraagd wordt aan investering in het voortraject. Hoe vertel ik deze opdrachtgever op een professionele doch duidelijke manier dat wij ons terugtrekken zonder de relatie te verstoren?”

Om betrokkenheid te creëren zien we dat traditionele media steeds meer haar kracht verliezen. Digitale media bieden mogelijkheden, maar zijn ook vluchtig. Daarom zie je dat live

Salesmanager evenementenbureau (naam bij de redactie bekend)

communicatie in de marketingcommunicatiemix steeds waardevoller wordt. Want je zult het met ons eens zijn: als je

Beste salesmanager, Allereerst, wat knap en dapper dat je hebt besloten je terug te trekken! Ook ik heb wel eens in een pitch gezeten en gedacht: wat gebeurt er nu? Ik ben erg zorgvuldig geweest tijdens de briefing en mij is niets ontgaan. Ik heb ze een concept gepresenteerd dat precies paste bij wat ze vroegen, binnen hun randvoorwaarden en ruim binnen budget. Maar ja, niets is zo veranderlijk als een opdrachtgever… Ook ik heb me teruggetrokken uit de pitch. Daarbij ben ik van mijn eigen kracht uitgegaan. In mijn brief heb ik – in iets meer woorden – geschreven dat ik binnen de nieuwe voorwaarden en planning niet de kwaliteit zou kunnen garanderen waar ik voor sta. Dat ik daarom tot mijn spijt geen nieuw voorstel zou kunnen doen dat zowel aan de eisen van de opdrachtgever als van mijn eigen bedrijf zou passen. Dat ik ze uiteraard heel veel succes, plezier en wijsheid wenste bij het evenement. En dat ik bij latere pitches graag weer met ze om tafel wilde. En geloof het of niet, ik ben nu weer met een voorstel voor ze bezig!

iets beleeft dan vergeet je het niet meer. Live marketing is drastisch aan het veranderen. De invloed van digitale communicatie in combinatie met live is steeds belangrijker. Door social media, maar ook het mobile web en location based services krijgen we nieuwe mogelijkheden om het resultaat van live communicatie significant te verhogen. Overigens is het in beeld krijgen van dit resultaat al een uitdaging op zich. Aan de ene kant zien we dus dat het creëren van positieve verbindingen door live ervaringen steeds relevanter wordt gevonden door merkbouwers. Aan de andere kant krijgt de puzzel om dit te bereiken steeds meer stukjes. Bij IDEA bieden we mogelijkheden via de website en tijdens bijeenkomsten om de puzzel van live communicatie beter te begrijpen en in te vullen. Met masterclasses brengen we de bureaumedewerkers in contact met de laatste ontwikkelingen van het vak. Ook de nieuwe generatie eventprofessionals ondersteunt IDEA door partnerships met de opleidingen. Zo leveren we een actieve bijdrage om mensen te laten groeien in ons vak.

e i h p So

Die gezamenlijke aandacht voor de groei van ons vakgebied vindt IDEA essentieel in tijden van grote economische veranderingen en technologische ontwikkelingen. Zodat we allemaal de puzzelstukjes goed op elkaar aan kunnen laten sluiten.

Heeft u ook een vraag voor Sophie? Mail uw vraag dan ovv Lieve Sophie naar info@eventbranche.nl. Sophie zal zonder blad voor de mond en gesteund door vele jaren eventervaring antwoord geven.

Bart Smulders MOVE People & Experience Marketing

gooiland

EVENEMENTENLOCATIE

Congressen

Centraal

Evenementen

Feesten 500 m van Centraal Station

Gratis WiFi Vergaderen 1500 Parkeerplekken Emmastraat 2 | 1211NG Hilversum | www.gooilandevents.nl | (+31) 35 7440115 | info@gooilandevents.nl Onze ďŹ&#x201A;exibiliteit draagt bij aan uw perfect georganiseerde evenement!

Evenementenbureau Journaal Case: Nauta organiseert duurzaam jubileumtraject Opdrachtgever: Ekwadraat initieert, ontwikkelt en begeleidt projecten op het gebied van duurzame energie en energiebesparing. Het bedrijf is momenteel actief in de sectoren landbouw, MKB, industrie, overheid, tuinbouw en woningbouw en onderdeel van de Ekwadraat Group.

Janine Dechesne maakt comeback

Doel/opdracht: Ekwadraat bestaat in 2013 tien jaar. Aan Nauta Evenementencommunicatie is in 2012 de vraag gesteld om dit ‘duurzaam’ vorm te geven.

Concept:

Janine Dechesne is toch een beetje de ‘godmother’ van de evenementenbranche. Dechesne verkocht een aantal jaar geleden haar aandelen in haar evenementenbureau Dechesne & Boertje, kwam eerder al terug met Bijzondere Ontmoetingen, en wil nu vooral met haar kennis en ervaring (event)bedrijven op weg helpen.

‘Kleinschalige klantbijeenkomsten, een digitaal kookboek, collectieve deelname aan Loop Leeuwarden, een veiling en een symposium met als thema ‘Decennium van duurzaam delen, durven en doen!’. Tien activiteiten verspreid over het gehele jubileumjaar’, aldus Petra Zwaan van Nauta Evenementencommunicatie. ‘De uitvoering was een echte coproductie, gebruik de individuele kwaliteiten en stem daar je dienstverlening op af’, aldus Petra Zwaan, projectcoördinator.

En eventmarketing? Helemaal los laten doet ze niet: ‘Ik ben heel gelukkig, dat ik zover ben om weer echt aan de slag te gaan met hetgeen ik mijn hele leven al doe: mensen in beweging brengen. Nu is het tijd om mensen een stap verder te helpen, zodat ze weer in beweging komen. Een stap verder met de vragen die zij hebben over hun werk, leven, hun business, een presentatie in het openbaar of een eventmarketing campagne. En dat ga ik doen vol energie, met een team van Co Professionals om mij heen: Sans Gêne met inspiratie & daadkracht.’

Bureaunieuws uit de overige media Telegraaf: Ouderenfonds wordt grootste eventbureau Het Nationaal Ouderenfonds wil in 3 jaar tijd uitgroeien tot het grootste evenementenbureau voor ouderen. Nu bedient het fonds jaarlijks ongeveer 41.000 ouderen met het 125.000 activiteiten; van boodschappen doen tot stranduitjes. Over 3 jaar moeten jaarlijks 125.000 ouderen deelnemen aan 400.000 activiteiten die het fonds dan ieder jaar organiseert. BRON: Telegraaf.nl

Quote.nl: Schadeclaim na geweld op event? De schadeclaim die Duncan Stutterheim overweegt in te dienen tegen Badr Hari, heeft volgens advocaat Hendrik Jan Bos weinig kans van slagen. Volgens Stutterheim is de naam van Sensation bezoedeld door de mishandeling van Koen Everink - waarvan Badr Hari wordt verdacht. BRON: Quotenet.nl

18 Eventbureaus in België goed voor 100 miljoen Voor het vierde opeenvolgende jaar kent de evenementensector in België een groei van zijn omzetcijfer en personeelsbestand. In 2012 rapporteerden de 18 belangrijkste Belgische evenementenbureaus een gezamenlijke omzet van 94,7 miljoen euro (88,5 in 2011) en stelden ze 303 vaste medewerkers tewerk.

Ook het aantal uitgevoerde evenementen is gestegen wat wijst op het steeds groter belang van evenementen binnen de communicatiemix van bedrijven. De goede gezondheid van de Belgische bureaus blijkt uit de recentste sectoranalyse van het ACC Expert Center Event Marketing.

CLC VECTA, Belastingdienst.nl en Ernst & Young scheppen nog 1 keer duidelijkheid

De reisbureauregeling kan u heel veel geld kosten De reisbureauregeling. Een regeling die qua naam ver van het evenementenbed lijkt te staan, maar niets is minder waar. De regeling is er al sinds april 2012, maar of we dat als eventprofessionals allemaal wel in de gaten hebben, is een tweede. Onder meer branchevereniging CLC VECTA en haar partner Ernst & Young zijn dan ook al geruime tijd bezig om de eventbranche voor te lichten. EventBranche.nl kwam via CLC VECTA in contact met Hans Houben van Ernst&Young. Samen met hem, informatie van CLC VECTA en de uitleg van de Belastingdienst willen wij u nog ĂŠĂŠn keer wakker schudden: pas op, want een evenement valt al snel binnen de regeling en als u dan niet goed handelt, zijn de boetes van de Belastingdienst fors.

Wat houdt de regeling in?

Welke risico’s loop ik als ik niet goed handel?

De reisbureauregeling is sedert 1 april 2012 een nieuwe btw-regeling die geldt als u reisdiensten verkoopt. Dit is het geval als u 1 of meer onderdelen van een reis inkoopt bij andere ondernemers en op eigen naam verkoopt aan reizigers. Dit zijn bijvoorbeeld vervoer en/ of accommodatie) en de jurisprudentie laat zien dat zelfs bij het ontbreken van één van beide nog steeds gesproken kan worden van een reis. De reisbureauregeling houdt onder meer in dat u (21%) btw betaalt over uw winstmarge op reisdiensten, in plaats van over de totaalprijs van de reisdienst. Daar staat tegenover dat de btw op de inkoopprijs van reisdiensten niet aftrekbaar is.

Hans Houben, Ernst & Young: ‘Daar waar de belastingdienst controleert en er worden foute zaken geconstateerd, dan wordt meestal om een uitleg gevraagd. Is die onderbouwing niet afdoende dan kom je als ondernemer al snel in de problemen. Daarbij gaat het om naheffingen waarbij een boete van minimaal 25 procent kan worden opgelegd. Echter, rondom de reisbureauregeling is dusdanig veel communicatie en uitleg geweest, dat de fiscus snel zal oordelen dat een foute aangifte in deze onder ernstig verwijtbaar gedrag valt en dan loopt de boete bij de naheffing al snel op naar 50 procent. Dus zorgt dat u weet wanneer u onder de regeling valt en wat er dan van u verwacht wordt, als het gaat om de btw en belastingaangifte over de reis.’

Hans Houben Ernst & Young: ‘Een evenementenbureau dat 2 ingrediënten van een reis inkoopt voor zijn klant, bijvoorbeeld het hotel en het busvervoer, en dit (als service) ‘ op eigen naam verkoopt’ aan de opdrachtgever valt binnen de regeling. De reisbureauregeling is, na Europese jurisprudentie, van toepassing op iedere ontvanger van een reisdienst, dus zowel op de werkelijke individuele privé reiziger als op de ondernemer die optreedt als reseller van de reisdienst. Dit betekent dat de regeling ook van toepassing is op ondernemers die reisdiensten leveren aan resellers/touroperators of andere zakelijke klanten. Samengevat: zodra een evenementenbureau binnen een pakket reisonderdelen inkoopt en in pakketvorm op eigen naam doorverkoopt, vallen die onderdelen onder de reisbureauregeling.’

Waarover betaal ik wel/niet btw? Hans Houben, Ernst & Young: ‘Voor een opdrachtgever koopt een organisatiebureau een pakket in met minimaal 2 onderdelen van een reis, waardoor de reisbureauregeling van kracht is. Dan is de btw op de inkopen van het bureau niet aftrekbaar, ongeacht in welk land je die inkopen doet. Over de marge, verkoop – inkoop, wordt wel btw (21%) betaald. Koopt een opdrachtgever rechtstreeks in, dan vervalt de regeling omdat er direct betaald wordt voor geleverde diensten inclusief de btw (vaak 6%) die dan in beginsel aftrekbaar is.’ Belastingdienst.nl: ‘Er is btw verschuldigd over de marge. Die btw mag verrekend worden per reis of per tijdvak. Wilt u de winstmarge berekenen per tijdvak van btw-aangifte? Dat doet u als volgt. U telt al uw verkopen (inclusief btw) van reisdiensten in het tijdvak van aangifte bij elkaar. Daarvan trekt u het totaalbedrag van de goederen en diensten af (inclusief btw) dat u in dat tijdvak bij andere ondernemers hebt ingekocht, en die rechtstreeks ten goede komen aan uw reizigers. De uitkomst is uw tijdvakwinstmarge. De winstmarge per reis bepaalt u als volgt. U berekent het deel van de totale reissom (inclusief btw) dat betrekking heeft op de door u geleverde reisdienst. U trekt daarvan de kosten van goederen en diensten af (inclusief btw), die u voor deze reisdienst bij andere ondernemers hebt ingekocht en die rechtstreeks ten goede komen aan uw reiziger. De uitkomst is uw winstmarge op de reis.’

Wat zijn de gevolgen voor een evenementenbureau? Hans Houben, Ernst & Young: ‘In grote lijnen kun je zeggen dat het in de praktijk voor bijvoorbeeld evenementenbureaus lastig is. Een opdrachtgever zal snel zeggen: regel het maar voor me, maar juist die servicefunctie vervalt door de nadelige gevolgen, zodra het evenement binnen de regeling valt. Het evenementenbureau zal dan ook duidelijk een andere rol in moeten nemen, namelijk die van bemiddelaar. De bemiddelaar of reisagent valt niet onder de reisbureauregeling. Zodra hij zijn klant in contact brengt met bijvoorbeeld de accommodatie en de vervoerder, dan verricht het bureau zelf niet de daadwerkelijke inkoop en is er weer sprake van een directe aankoop door het opdrachtgevende bedrijf. Wat dat betreft hoeft het voor bureaus in deze nieuwe rol niet alleen kommer en kwel te zijn, want je ziet steeds meer bedrijven outsourcen. Dat geldt ook voor events. ’ Tot slot wijzen wij wel op een complicatie bij de bemiddelaarsrol en/of bij evenementen in een andere lidstaat: de plaats van bemiddelingsdienst (daar waar de btw verschuldigd is) is daar waar de onderliggende prestatie plaatsvindt waarvoor wordt bemiddeld en die is verschillend bij een dienst B2B of B2C of bijvoorbeeld bij een dienst met betrekking tot onroerend goed. Anderzijds komen bij de bemiddeling de mogelijkheden voor de toepassing van het verlaagde btw-tarief (6%) weer in zicht.

Tot slot geeft Belastingdienst.nl nog twee voorbeelden van hoe aangifte te doen over een reis. In het eerste voorbeeld per aangiftevak in het tweede per reis: - Methode 1: winstmarge per btw-aangiftetijdvak Hebt u gekozen voor winstmargeberekening per btw-aangiftetijdvak? In dat geval moet u 21/121 van de tijdvakwinstmarge als te betalen btw in uw aangifte opnemen. Voorbeeld U hebt in een aangiftetijdvak € 25.000 inclusief btw aan reisdiensten verkocht. U hebt in dat tijdvak bij andere ondernemers voor € 20.000. inclusief btw, goederen en diensten gekocht. Deze goederen en diensten moeten rechtstreeks ten goede komen aan uw reizigers. Het maakt niet uit in welk tijdvak dit gebeurt. Uw tijdvakwinstmarge bedraagt dan € 25.000 -/- € 20.000 = € 5.000. In uw btw-aangifte neemt u voor deze reisdiensten een bedrag van € 868 (21/121 x € 5.000) aan te betalen btw op. - Methode 2: winstmarge per reis Hebt u gekozen voor winstmargeberekening per reis? Dan moet u 21/121 van de winstmarge op de reisdienst als te betalen btw in uw aangifte opnemen. Voorbeeld U hebt een reisdienst voor € 2.455 inclusief btw. Van andere ondernemers hebt voor € 1.800 inclusief btw aan goederen en diensten gekocht. Deze goederen en diensten komen rechtstreeks ten goede aan de reiziger. Uw winstmarge op de reisdienst is dan € 2.455 -/- € 1.800 = € 655. In uw btwaangifte neemt u voor deze reisdienst een bedrag van € 114 (21/121 x € 655) aan te betalen btw op.

Over games, interactie en de hang naar the moment of fame

Generatiekloof? Durf met ons in zee!

‘Wij zijn iedere dag bezig om weer iets nieuws te verzinnen, want wat vandaag goed is, is morgen niet meer goed genoeg. Dus zijn wij continu aan het pionieren en van de 100 ideeën zijn er 2 of 3 blijvend.’ Het was een uitspraak van Sybren Ophof van evenementen- en congreslocatie De Fabrique in Utrecht. Het bleek de aanzet om eens met 3 jonge ondernemers om tafel te gaan, die de wereld anders zien. Die ondernemen anders benaderen, die niet meer in producten denken, maar in oplossingen. Benieuwd naar hun visie op events? Ouderwets ontmoeten, verrassen en samenkomen is hun antwoord, maar dan wel met lef, met nieuwe technieken en mogelijkheden en gericht op interactie, effectiviteit en dat ene moment of fame.

Zet drie jonge energiebommen aan één tafel met een doorgewinterde en een jongervaren eventprofessional en de conclusies liggen al snel op tafel. Waar de jonge ondernemers nog regelmatig onbegrepen tegen een muur oplopen met hun prachtige ideeën, lijkt de gevestigde orde niet open te staan voor de Milennio’s. De 18 tot 35-jarigen die de brug vormen tussen de ervaren professionals en de generatie Z die er nu aankomt, blijken de oude vertrouwde krachten van live communicatie en eventmarketing niet anders te zien dan u of ik, maar ze benaderen het event wel veel gedurfder en met technische mogelijkheden. ‘Eventprofessionals moeten die angst voor techniek overboord gooien, het enige dat ze zich moeten realiseren: met de nieuwe technieken kan alles, punt. Hoe meer interactie, hoe meer klanten. Doe daarbij wel altijd iets dat uw gasten niet verwachten, daar moet u letterlijk 3 stappen verder voor denken. Zo ver dat het voor u schokkend lijkt. De nieuwe generatie is gewend aan Facebook en Twitter en zal dus ook op een evenement op zoek zijn naar dat ene moment of fame’, vullen de drie (zie kader) elkaar aan.

‘Mijn collega van 55 gaat mee in onze ideeën en wij in zijn expertise’ ‘Maar waarom doen wij dan niet iets met elkaar’, vraagt Sybren Ophof zich onmiddellijk af. Jochem Cuppen van het Erasmus Centre for Entrepeneurship weet exact waarom: ‘Het generatiegat is er zeker. Maar dat is ook zo te overbruggen, mijn collega is 55 jaar en gaat vol mee met onze ideeën en wij met zijn expertise. Maar zeker bij technische concepten gaat het vaak om nerds. Die leggen heel moeilijk contact in het bedrijfsleven, maar ook met ons concept werden we in het begin, voor het succes, regelmatig uitgelachen. Dat komt vooral omdat de eventbedrijven die wij benaderen het evenement echt zien als een opdracht. Hoeveel kopjes koffie, en dat soort vragen. Terwijl wij in het hele traject bezig zijn met onze deelnemers, gasten en investeerders, dat blijkt een hele andere benadering dan die van de huidige markt. En als een locatie als De Fabrique bezig is met pionieren en dus op zoek is naar concepten en bedrijven als de onze, laat dat dan ook duidelijk weten.’ Daarmee lijkt één van de belangrijkste obstakels meteen geslecht. Het klopt dat de gevestigde orde angst heeft voor de vele nieuwe mogelijkheden en tegelijkertijd durven de nieuwkomers maar mondjesmaat zich te melden voor samenwerkingen. Terwijl de wereld echt niet compleet veranderd is, bevestigd ook Cuppen: ‘Ook nu moet de basis gewoon goed zijn, de oude waardes gelden nog altijd, maar maak ook eens ruimte voor iets nieuws, zodat gasten echt verrast worden. En bedenk daarvoor steeds weer iets nieuws.’

‘Games zitten bij oudere generaties in een onterecht verdomhoekje’ ‘Wat wij proberen, is in onze concepten de techniek onzichtbaar te maken’, sluit Sjoerd Wennekes van Monobanda.nl aan. ‘Alleen heeft Monobanda nog een ander probleem en dat is het beeld dat oudere generaties hebben bij games. Een soort onterecht verdomhoekje, waar wij uit proberen te komen met de term serious gaming. Daarbij zijn wij continu bezig om techniek niet eng te maken. Zo hebben wij een interactieve zandbak ontwikkeld, waarbij een deelnemer in de zandbak een online landschap creëert. Maar ook hebben wij Zen-games, of een game met alleen audio, of games vertaalt naar de fysieke wereld om bijvoorbeeld patiënten spelenderwijs te helpen herinneren aan het innemen van hun medicijnen. Mensen blijven het leuk vinden om samen een spel te spelen, met games kun je daarbij ook nog eens prima communiceren. Wij willen mensen weer laten spelen, met moderne games, zonder dat techniek eng is.’

Julien de Waal van Showrush.com moet regelmatig uitleggen wat hij precies doet. ‘De evenementenmarkt is wel lastig. Sommige bedrijven zien de kracht van onze interactieve shows, waarbij de kijkers, of gasten op een evenement zelfs de hoofdrol kunnen spelen, maar dan is vaak geld het grootste probleem. Maar stel dat het op termijn geld oplevert, dat je een band creëert als nooit te voren? Daarbij merk ik dat er nog wel eens games of shows ingezet worden, puur om het inzetten ervan. Maar Nederlandse bedrijven moeten gaan omdenken: waarom wil je een game, app of show? Innoveren mag nooit een doel op zich zijn, maar het doel moet zijn om met innovaties het grootste effect te bereiken. Daarbij geloven wij heilig in het feit dat mensen altijd op zoek zijn naar hun moment of fame, ook op evenementen. Wie kent niet de camera’s in een voetbalstadion, waarbij de beelden live worden uitgezonden op een groot scherm. Jong, oud, man, vrouw, zodra iemand in beeld is, gaan ze helemaal uit hun dak. Dus betrek je gasten in de communicatie. En dat hoeft niet altijd met de nieuwste techniek, zo zag ik een keer een CEO tijdens een keynote die de gasten uitdaagde vragen te stellen. Hij zou dan in zijn telefoonlijst kijken welke bevriende CEO antwoord kon geven op die vraag. Dat was zeer indrukwekkend, dat voelde je ook in de zaal.’ Sybren Ophof, De Fabrique: ‘Ik behoor tot een generatie die niet is opgegroeid met internet, maar dat betekent niet dat wij daar nog veel meer voor open zouden moeten staan. Dat gaan we met De Fabrique nog meer doen. Wij zien nu nog vaak gasten die het liefst meteen in de zaal gaan zitten, maar misschien gaan we de volgende keer wel een game gebruiken om ze met elkaar in contact te brengen.’

Julien de Waal – Showrush.com

Showrush is een innovatief entertainmentbedrijf dat interactieve live shows en evenementen produceert. Daarbij is het voor kijkers of bezoekers mogelijk om interactief te participeren in de shows, zelfs met beeldintegratie door middel van webcams.

Jochem Cuppen – Get in the Ring

Get in the ring is een non-profit evenement, geïnitieerd door het Erasmus Centre for Entrepreneurship (ECE). Doel van Get in the Ring: de meest veelbelovende ondernemers uit de hele wereld in contact brengen met investeerders en om bezoekers te inspireren om hun ondernemende reis te beginnen.

Sjoerd Wennekes – Monobanda.nl

Monobanda ontwerpt interactieve ervaringen voor verrassende locaties. Ze staan allemaal in het teken van een missie: Monobanda wil je laten spelen. ‘Voor ons betekent spel toegankelijkheid, open communicatie, vrijheid, helderheid en creativiteit. Deze belangrijke eigenschappen passen wij toe op de meest uiteenlopende situaties in het dagelijks leven. Wij zorgen er voor dat een complexe boodschap op een luchtige manier wordt overgebracht aan uw publiek’, aldus CEO Sjoerd Wennekes.

Select bureaus BINK organiseert lancering Twinkle100 Op 26 september vond tijdens ‘Shopping Today’ de lancering van de Twinkle100 plaats in het Topsportcentrum Almere. Twinkle100 - een uitgave van BBP media - is het overzicht van de honderd in omzet grootste online retailers van Nederland. Om te onderstrepen dat e-commerce topsport is, liet BINK de Crazydunkers uit Frankrijk invliegen. In een spectaculaire show vlogen de namen van de retailers over het scherm en de basketballen door de lucht. Steeds hoger, verder en sneller met een knallende finale dunk waarmee de nummer één bekend gemaakt werd. Concept & organisatie BINK incentives | evenementen Foto: © BBP Media / Giuseppe Toppers www.twinkle100.nl

Performance Improvement geeft derde boekje uit Performance Improvement (PI) heeft het in september verschenen boekje 'Master in Networking' uitgereikt tijdens PI @ the Beach. Na 'Master in Incentives' en 'Master in X-Mas Celebrations' is de trilogie compleet met 'Master in Networking'. De 'Master in Networking' vat de jarenlange ervaringen samen en geeft een kijkje in de PI keuken. In dit boekje staan voorbeelden hoe je mensen op een creatieve, speelse en luchtige manier met elkaar in contact kunt brengen om de (bedrijfs)doelstellingen te realiseren. Bent u van plan een (netwerk)evenement te organiseren, vraag dan het boekje aan via jose@performance-improvement.nl.

Time-Out Events Dat een ‘TERUG NAAR DE BASIS’ programma nog altijd succes heeft, bewijst het evenement voor 800 enthousiaste leden van de politieacademie uit Apeldoorn afgelopen maand. Ook dit jaar koos men weer voor TimeOut Events uit Arnhem. Een basic programma vol met diverse sporten en atrracties zorgde weer voor de nodige hilariteit en inspanning onder de 800 deelnemers. Daarnaast organiseerden we in september een event voor 200 personen inclusief overnachting in tenten bij de locatie de Maaslanden, met overdag een sportprogramma en ’s avonds een feest. Bij GoldenTulip Epe mochten we een teambuilding event organiseren compleet met bamboe construct Challenge activiteiten plus filmpjes maken met thema voor 200 personen. Ook een activiteit of (kerst)feest of de nieuwsbrief met ideeën, bel of mail voor een vrijblijvende afspraak : 026 4456513 / info@timeoutevents.nl

Guido Thys, spreker en bedrijfsverloskundige:

‘Wie nu zeurt, is geen ondernemer’ In samenwerking met sprekersbureau speaQable verraste EventBranche tijdens de EventBranche Borrel bij Fort Voordorp met spreker Guido Thys. De geboren Vlaming kwam voor velen als een verrassing, maar wist ruim 300 eventprofessionals te boeien met humor, een verfrissende blik op de echte waarde van eventbedrijven en zijn prikkelende stelling: ‘dit is geen economische crisis’. Maar wie dacht dat Thys rooskleurig naar de economie en eventondernemers kijkt, die heeft het helemaal mis. ‘Ondernemen is een dubbele job: je moet werken in én aan je bedrijf. Dus mensen die nu zeuren dat er te weinig evenementen zijn, die moeten zich nu echt gaan afvragen wat hun klanten willen.’

Thys heeft een broertje dood aan bedrijven die nou eenmaal ‘hun ding doen’, omdat ze dat altijd al zo doen. Die bedrijven kijken volgens hem niet naar de waarde van hun product en stellen zich niet de vraag waarom hun product wordt afgenomen en wat de behoefte van de klant is. ‘Zeker eventbedrijven moeten ondernemen onafhankelijk van de waan van de dag. Om dat te kunnen, moet je dieper ingaan op de achterliggende klantbehoefte. In plaats van naar buiten te wijzen en te roepen dat het niet goed gaat en dat er minder events zijn, moet je juist naar je eigen bedrijf kijken. Stel je zelf de vraag ‘wat ga je doen?’. Wat is er aan de hand? Wat wil de klant? En vooral waarom? En bied ik waarde die de behoefte van mijn klant inlost. Focus op die waarde.’

De wijze lessen van Thys voor de eventbranche: 1- Weet wat de vraag (product), achter de vraag (wens), achter de vraag (behoefte) is. 2- W eet wat het core effect is van je core business. 3- Z ijn die optimaal gecombineerd en aangesloten. 4- Is er genoeg waarde gecreëerd voor je klant.

Tip voor evenementenlocaties:

Communicatie is geen ondernemen ‘Ondernemen is altijd al een survival of the fittest, alleen is die strijd nu wat heftiger. Ok, de consumentenbestedingen blijven achter, het vertrouwen is minder, maar in een branche waar meer aanbod is dan vraag kun je overleven door zelfreflectie en het blootleggen van de klantbehoefte. Het bedrijf dat zich daar op kan aanpassen heeft bestaansrecht, ook nu. Zij die nu zeuren zijn eigenlijk geen echte ondernemers. Dat is ook een bekend probleem in communicatiebranches, waar de eventbranche ook een goed voorbeeld van is. Communicatieopleidingen leiden niet op tot ondernemerschap. Terwijl er wel een explosie aan eventstudenten de branche binnenstroomt, zijn ze dus slecht voorbereid om te kunnen anticiperen op de veranderende vraag uit de markt. En dat leidt tot problemen. Die zijn nu heel duidelijk te zien.’

Verander je core business Toch ziet Thys ook in de eventbranche genoeg bedrijven die wel heel veel aan hun bedrijf werken en de vraagstellen wat de klant nou eigenlijk wil. Maar volgens hem

‘Stel jezelf de vraag: blijf ik mijzelf positioneren als eventlocatie, of trek ik het faciliteren van ontmoetingen breder en bied ik mij bijvoorbeeld ook aan als tweede kantoor. Richt je op ontmoeten in de breedste zin van het woord.’

Tip voor eventbureaus:

‘Realiseer jezelf dat je onderdeel bent van de communicatiemix en durf daarbij over het hek te kijken. Dan zie je dat online meetings en webinars nog vaak oersaai zijn, omdat techneuten de organisatie in handen hebben. Er ligt een mooie kans voor bureaus die professionaliteit en fun in deze kunnen combineren.’ Volg een workshop: Klanten Wegjagen of Uw organisatie heeft geen toekomst

durft het gros van die bedrijven niet ver genoeg te gaan. Ze blijven uiteindelijk toch vasthouden aan hun core business. ‘Stel jezelf de vraag: sluit mijn product of dienst qua waarde nog wel aan bij de behoefte van mijn klant. Kijk naar de business to business ontmoetingen. Daar kun je jezelf de vraag stellen of mensen onder de 25 jaar uberhaupt nog naar congressen en seminars willen. ‘Kost me de hele dag’, ‘Moet ik eerst weer de file in’ en ‘Die informatie vind ik wel online.’ Daaruit kun je de conclusie trekken dat veel ‘media’ aan het einde van hun levenscyclus zijn. Kijk daarom over je hekje heen, maar pas wel op, want het is niet altijd even simpel. Zo zou je als eventorganisatoren vanuit bovenstaande kunnen concluderen dat webinars de oplossing zijn. In Amerika klopt die aanname en slaat deze nieuwe oplossing enorm

Zorg voor een doosje ++ ‘Belanghebbenden verwachten niet één, maar drie soorten waarde, samengevat in het beroemd/beruchte Doosjesconcept dat de kern vormt van al mijn presentaties en boeken. Via deze kanalen heeft het de weg gevonden naar de strategie van honderden organisaties:

Doosje:

de producten en diensten die we verkopen. Essentieel maar voor de klant qua deugdelijkheid en kwaliteit een vooronderstelling.

Doosje+:

datgene wat we doen om het te klant makkelijk te maken: communicatie, verkoop, service, distributie, etc., kortom: het comfort om het Doosje heen.

Doosje++:

datgene wat iedereen daar als persoon aan toevoegt en wat de beleving van de klant bepaalt: zijn wij een plezante organisatie om mee om te gaan? Doosje+ en Doosje++ samen vormen onze gunbaarheidsfactor die bepaalt of het ruilproces uiteindelijk tot stand komt en eventueel herhaald wordt.’

Geld stroomt naar waarde ‘Geld stroomt naar waarde: wie iets biedt wat waarde heeft, wordt beloond met geldstromen en andere middelen om het bedrijf of de organisatie in stand te houden. Het creëren van waarde is dus ons enige doel en onze enige bezigheid, ondanks het feit dat sommige onderzoeken aangeven dat we er maar 15% van onze beschikbare tijd aan besteden. Dit feit vormt de rode draad doorheen al mijn presentaties en workshops.’

aan, maar in Nederland nog helemaal niet. Misschien wel omdat hier de techneuten vaak de webinars organiseren, maar wat als een evenementenbureau de stap durft te zetten en webinars met beleving gaan organiseren? Creëer waarde!’ Tot slot een voorbeeld van een bedrijf dat het aangedurfd heeft de core business kritisch te bekijken? Die gekeken heeft naar de klantbehoefte? Thys twijfelt even, maar noemt dan Albert Heijn. ‘AH bevond zich in een traditionele vechtmarkt. Door het supermarktaanbod steeds meer aan te vullen met non-food, door BOL.com over te nemen en door een strategische samenwerking met UPS aan te gaan, verwordt Albert Heijn tot de plek (zowel fysiek als online) waar je aankopen doet in de breedste zin van het woord. Dan creëer je waarde voor je klant. Straks doe je boodschappen, koop je een cadeautje en haal je meteen je pakketje op…dan wordt Lidl toch steeds minder interessant?’ www.guidothys.nl

En opeens moet je zelf het podium op:

18 tips voor de onervaren spreker Een presentatie geven is voor veel personen niet vanzelfsprekend. Gelukkig zijn er veel professionele sprekers in de evenementenwereld, maar wat als je nu zelf het podium moet beklimmen en je verhaal moet houden voor een zaal vol met publiek? Veel van jullie zullen je herkennen in de klamme handjes, rood hoofd, tekst vergeten en soms zelfs slapeloze nachten. Onderstaand vind je handige tools, hulpmiddelen en tips om het jezelf wat gemakkelijker te maken en je zekerder te voelen. Het lijken soms hele logische en voor de hand liggende tips en oplossingen, maar toch zitten bepaalde basis dingen nog altijd niet standaard in ons systeem.

1. Bezoek de locatie

10. Stem gebruik

Bezoek de locatie om te kijken hoe de ruimte eruit ziet en hoe deze is ingedeeld.

Varieer het geluid van je stem. Denk aan je intonatie en wissel het volume van je stem en wees stellig.

2. Test de apparatuur Test ruim van te voren de apparatuur als er geen AV-bedrijf aanwezig is. Als er wel een AV-bedrijf aanwezig is, neem dan alles even door en bekijk hoe zij alles opgesteld hebben. Bekijk ook of je niet in het licht van de beamer staat en de presentatie op jouw voorhoofd geprojecteerd wordt. Dit is niet alleen voor jezelf erg vervelend, maar ook een ergernis voor het publiek.

3. Oefenen Oefen de presentatie hardop zodat je weet hoelang je er over doet en of je binnen de gestelde tijd blijft.

4. Hou visuele hulpmiddelen subtiel Wanneer je PowerPoint of Prezi gebruikt zet dat niet hele verhalen op een Dia, maar alleen kernwoorden. Wanneer je foto’s en filmpjes gebruikt let er dan op, dat dit originele afbeeldingen en video’s zijn die de meerderheid van je publiek waarschijnlijk nog niet kent.

11. Blijf jezelf! Blijf tijdens het presenteren altijd jezelf! Wanneer je niet jezelf bent, zal het publiek daar heel snel doorheen prikken en gaat je geloofwaardigheid achteruit. Wees tevreden met wie je bent en steek dit niet onder stoelen of banken. Het klinkt waarschijnlijk ongelofelijk cliché, maar toch denken veel mensen nog steeds dat ze zich anders voor moeten doen dan degene die ze werkelijk zijn.

12. Kies voor een verrassend begin Niets zo dodelijk als een saai begin. De kans is erg groot dat je vanaf moment één achter de feiten aanloopt. Dus zorg voor een verrassend begin of een ongewone binnenkomer.

13. Oogcontact Spreek met de zaal en niet alleen naar de zaal. Kies regelmatig een ander persoon en kijk hem of haar recht in de ogen aan.

5.Geen spelfouten Zorg dat er geen grammatica- en spellingsfouten in de visuele hulpmiddelen staan. Soms sluipt er nog wel eens een foutje tussendoor. Dit gebeurt iedereen. Laat de presentatie daarom altijd nog eens lezen aan iemand anders dan jezelf.

6. Zenuwen Als je zenuwachtig bent en je weet niet goed waar je je handen moet laten, houdt dan een pen in je handen en als je een clicker hebt, een clicker. Clickers zijn te verkrijgen in een prijsrange van €10,- tot €100,- op verschillende websites en winkels.

7. Bewegen Er zijn twee mogelijkheden: beweeg zinvol, passend bij de inhoud, of beweeg niet. Sta stevig met beide benen op de grond en ontspan.

8. Stiltes Wanneer het rumoerig is, wees dan niet bang om als presentator een stilte te laten vallen zodat de aandacht weer op jouw gevestigd wordt. Een andere manier om de luisteraars rustiger te krijgen is om tegen degene die de presentatie verstoord te praten.

9. Zie er verzorgd uit Wanneer je gekleurde kleding of kleding met een print wilt dragen is het verstandig om dit in de bovenkleding te doen. Door een rustige kleur (bruine, blauwe of zwarte) broek of rok aan te trekken met daarboven iets gekleurds, wordt de aandacht meteen naar je gezicht getrokken. Het is absoluut not-done witte sokken onder welke kleding dan ook te dragen. De witte sokken vallen als eerste op en zullen de ogen van de luisteraars naar beneden trekken. Voor vrouwen is het belangrijk om geen afgebladderde nagellak op te hebben en overdrijf niet met een te dikke laag make-up.

14. Deel je gevoel Overmand door zenuwen? Of juist helemaal opgewonden om te mogen spreken tegen juist deze doelgroep? Zo lang het echt en gemeend is, kun je prima jouw gevoel delen.

15. Spreek (voor)beeldend Soms kun je er beter voor kiezen om zaken sprekend uit te beelden, mensen mee te nemen in jouw verhaal, door ze verhalend een beeld te geven ipv een foto of filmpje. Beeldspraak en vergelijkingen binden. Daarnaast geven voorbeelden uw toespraak kracht.

16. Interactie Interactie met de zaal kan even krachtig als storend werken. Zolang de interactie gebaseerd is op betrokkenheid van de spreker met de zaal, dan is het goud waard. Daarvoor zijn diverse hulpmiddelen. Gebruik je het opsteken van de hand als stemmiddel? Steek dan zelf de hand op en je zult zien dat de zaal mee doet.

17. Value Framing Spreek de taal van de zaal. Per doelgroep is een andere tone of voice nodig. Dus investeer in het leren kennen van de doelgroep en leef je in.

18. Eindig met een knaller De mens blijft eenvoudig: ga je er als spreker uit met een knaller, dan zal dat on top of mind van de toehoorders blijven.

Lieke Hogenkamp is vierdejaars Duaal student Communicatie aan de Hogeschool Arnhem en Nijmegen in Arnhem. Ze is nu bijna een jaar werkzaam bij EventBranche.nl waar zij zich bezig houdt met de redactie en het opzetten van EventStudent.com, het platform voor alle studenten die een evenementen opleiding volgen. Er zijn haar een aantal praktische en basale zaken opgevallen als het gaat om presenteren tijdens evenementen. Reden voor haar om enkele praktische tips te geven over het presenteren. Heb je tips, advies, vragen of andere opmerkingen dan kun je een mail sturen naar lieke@eventbranche.nl

Toeleveranciers en catering Journaal

Meinders Catering neemt Leenders over Meinders Catering heeft cateraar Leenders overgenomen. Hofleverancier Leenders kent een geschiedenis die teruggaat naar 1887 en blijft zich naar eigen zeggen ‘als vanouds richten op de hoogste kwaliteit in de evenementen en partycatering’. Leenders blijft na de overname als zelfstandig merk opereren. Meinders Catering voorziet voor beide cateringbedrijven voordelen van de overname. ‘Zo zullen de opdrachtgevers van Leenders profiteren van het maatwerk en efficiency van de eigen bakkerij van Meinders Catering, Brood BV en van het ervaren en goed geschoolde personeel van WerQdag, de uitzendorganisatie van Meinders Catering. Ook kan Leenders nu gebruik maken van een ontwikkelingsafdeling en een proefkeuken. Leenders blijft de exclusieve kwaliteitscateraar die het altijd al was en zal volledig zelfstandig opereren’, aldus Richard Spierenburg, directeur van Meinders Catering. ‘Beide cateringmerken hebben hun eigen rol in de markt. Leenders richt daarbij duidelijk op de bovenkant van de party- en evenementenmarkt, op bijzondere diners en lunches.’

Mixid stopt na vijf jaar De aandacht van oprichter Dick de Jong wordt elders gevraagd. De Jong betreurt het dat hij dit besluit heeft moeten nemen. ‘In de vijf jaar dat het bestond heeft Mixid laten zien waartoe het in staat is. Wat de mogelijkheden van Mixid betreft was het einde nog lang niet in zicht’, zegt Dick de Jong van de specialist in evenemententechniek. ‘Door een brug te slaan tussen creativiteit en techniek hebben we een markt aangeboord waarin voor ons nog veel te doen viel. De reden waarom we stoppen ligt dan ook niet bij Mixid zelf, maar bij een ander bedrijf waarbij ik betrokken ben. Huidige en toekomstige projecten van Mixid worden met alle zorg en aandacht uitgevoerd door LiquidX, een partnerbedrijf met wie Mixid tijdens haar bestaan heeft samengewerkt.’

Entertainmentbureau speciaal voor zakelijke markt

Next Kitchen richt zich nadrukkelijk op zakelijke markt

‘Plugged Corporate Entertainment biedt hoogwaardig entertainment aan voor alle soorten en maten van bedrijfsevenementen. Of je nu een pianist als achtergrondmuziek zoekt of een complete negenkoppige live-danceband met danseressen, met meer dan 65 uiteenlopende acts zit er voor elk evenement iets passends en unieks bij.’ ‘We merkten dat er veel vraag was naar nieuw aanbod van entertainment voor bedrijfsevenementen, want deze wereld put al lange tijd uit hetzelfde aanbod. Hierdoor hebben we besloten om een derde label onder Plugged op te zetten wat zich puur op deze branche richt. Het nieuwe bedrijf biedt bijzondere acts aan en wil het voor de organisatoren van evenementen extra gemakkelijk maken om offertes te maken. We hebben de nieuwe website zo ingericht dat je snel en eenvoudig een voorstel naar een klant kan maken. Je kunt vanaf onze website met één druk op de knop promotiemateriaal en een technische rider van de gewenste act downloaden. Daarnaast kun je een act meteen in optie zetten’, vertelt Koen Colmbijn van Plugged Corporate Entertainment.

‘Wij zijn een catering bedrijf in de regio Utrecht dat events verzorgt voor grote en kleine partijen op locatie’, zet de cateraar zich nadrukkelijk op de zakelijke kaart. Next Kitchen is onder meer de cateraar op het EventBranche Paviljoen tijdens Festivak. ‘Next Kitchen catering is een jong en energiek cateringbedrijf in Utrecht dat professioneel, creatief en met liefde voor het vak invulling geeft aan uw evenement. Wij verzorgen catering voor bedrijven en particulieren die niet alleen houden van lekker en eerlijk eten, maar ook verrast willen worden met een eigenzinnige presentatie en trendy aankleding.’ Met het Wie vult uw Broodtrommel-concept heeft de cateraar een origineel concept waar eenvoudig bedrijfslunches te bestellen zijn via www.wievultuwbroodtrommel.nl

’30 procent eventcatering wordt weggegooid’ 4 tips voor duurzame catering

Voor het eerst is wetenschappelijk onderzocht hoe groot het aandeel voedselverspilling is in de partycateringbranche. Verantwoordelijk voor het onderzoek zijn cateraar Hutten, de universiteit van Wageningen en het Platform Verduurzaming Voedsel. Het blijkt dat gemiddeld per partij 30 procent voedsel wordt weggegooid. Een enorm percentage. Maar wat zijn de tips om deze waste te voorkomen? Enkele resultaten uit het onderzoek: - gemiddeld wordt per partij 30 procent weggegooid - de dinervorm ‘buffet’ zorgt voor de meeste derving (38%) - walking diner (31%) - ‘gewoon’ diner (zittend, 28%) De belangrijkste oorzaken zijn ‘het teveel meenemen aan grammage per persoon’ en slechts deels ‘het opkomen van het geplande aantal gasten’, de zogeheten no show. Hutten heeft opdracht gegeven voor het onderzoek vanwege de maatschappelijke relevantie. ‘Voedsel produceren kost enorm veel energie, in geld en van de planeet. Hutten heeft al veel initiatieven gestart om dat energiezuiniger te doen. Maar door efficiënter met voedsel om te gaan hoeft al minder geproduceerd te worden. Veel duurzamer dus.’

GMIC TIP 2: Producten van het seizoen ‘Ook lokale aanbieders bieden groente en fruit aan uit andere seizoenen. De kunstmatige verwarming en verlichting voor het groeiproces in de kas leidt tot extra CO2 uitstoot. Seizoen producten zijn niet alleen beter voor het milieu maar ook voor je portemonnee. Vraag je cateraar om met seizoen producten te werken. Wat is er mis met een klassieke, hartige stamppot in de wintermaanden of Hollandse primeur groenten in het voorjaar?’

GMIC TIP 3: Goed zonder gif

Vrijwel tegelijkertijd met de publicatie van het rapport kwam de Nederlandse afdeling van de Green Meetings Industry Council (GMIC) met tips voor duurzame partycatering. ‘De samenstelling van de maaltijd kan een groot verschil maken voor de effecten op het milieu. ‘Kies een cateraar die je helpt om duurzame maaltijden samen te stellen. Hier zijn een paar simpele tips om je op weg te helpen.’

‘Het werden een tijd lang uitgemaakt voor hippie-voedsel. Maar organische producten beginnen een serieuze trend te worden. Ze zijn vrij van bestrijdingsmiddelen en meststoffen. Vlees krijgt alleen het keurmerk organisch als het afkomstig is van dieren die geen antibiotica kregen toegediend. Fans van organisch voedsel zijn er van overtuigd dat onbehandeld voedsel een intensievere en betere smaak heeft. In ieder geval is het milieuvriendelijker en gezonder.’

GMIC TIP 1: Lokale lekkernijen

GMIC TIP 4: Nooit meer restjes

‘Je eten zou niet verder moeten reizen dan je gasten. Producten van lokale aanbieders zijn de eerste stap naar duurzame catering. Exotisch voedsel moet een heel eind getransporteerd worden voor dat het op je bord ligt. De CO2 uitstoot die dat met zich meebrengt draagt bij aan klimaatverandering. Lokale producten zijn extra vers, snel bezorgd en vaak goedkoper.’

‘Zorg er voor dat alle borden, schalen en bestek herbruikbaar zijn. Als ze niet aanwezig zijn, kun je ze huren. Overleg goed met je cateraar over de te serveren hoeveelheden. Voorkom dat er eten en drinken overblijft. Overgebleven, afgesloten, gekoelde etenswaren kun je doneren. Bijvoorbeeld aan de voedselbank.’

4 tips van GMIC

KERST- O F

? L E R R O B S R N IEUWJAA nu slechts

€695,00

incl 70” LED scherm

ac9e geldig tot 31 januari 2014

DÈ DJ SHOW VAN ZAKELIJK NEDERLAND

WITTE DJ BOOTH

WALKING DJ

TOUCH DJ

event branche.nl platform voor live communicatie en mice

'Sinds ik het vakblad EventBranche Magazine lees, zijn mijn evenementen 28x effectiever, 4x zo goed bezocht, krijg ik alleen maar complimenten, heb ik opslag gekregen, contractverlening, ben ik 8 kilo afgevallen en voel ik me beter dan ooit...' * * Dit citaat is fictief, maar onze marketingafdeling vond het te saai om u te vertellen dat door abonnee te worden van EventBranche Magazine u kennis en tips opdoet over professionele evenementenorganisatie, u op de hoogte blijft van innovaties, nieuw aanbod, nieuwe wetgeving en inspirerende interviews. Daarnaast bent u 6x per jaar welkom op het grootste netwerkplatform voor eventprofessionals, de EventBranche Borrel. www.eventbranche.nl/abonneren/

Feel the Magic Van Straaten is het toonaangevende productiebedrijf voor innovatieve visuele communicatie. Met een compleet portfolio en full service realiseert Van Straaten de meest uiteenlopende printprojecten voor events, retail en beurzen.

EVENEMENTEN Alleen bij Van Straaten vindt u de creativiteit en expertise die nodig zijn om uw evenement de aankleding te geven die indruk maakt.

ViSuAl brANdiNg Van Straaten geeft winkels de magische uitstraling voor een merkbeleving die shoppers inspireert en activeert.

STANdbOuW & iNTEriEur bij Van Straaten vindt u een uniek totaalpakket aan diensten en producten om state-of-the-art stands en opvallende interieurs te realiseren.

Ontdek zelf waarom professionals voor Van Straaten kiezen.

W W W.VA N S T r A AT E N . c O M

Generatie Z over evenementen: klein is het nieuwe groot Terwijl wij allemaal druk bezig zijn met aanpassen en inspelen op de generatie X en Y, komt de generatie Z alweer de arbeidsmarkt op zetten. De trendwatchers en trendanalisten, die het beste weten hoe de generatie Z denkt, zijn jongeren uit de doelgroep zélf. De 17-jarige Laura Moens en haar 16-jarige zus Julie kunnen alles vertellen over de generatie Z. Hoe denkt de generatie Z over de wereld van events, festivals, congressen, beurzen en concerten? ‘Klein is het nieuwe groot’, vertelt Julie. ‘In België heeft een groot deel van de discotheken al de deuren gesloten, omdat het concept ‘massa’ niet meer werkt. Festivals waar je moet wachten in rijen, zijn ook kansloos. Onze tip; maak wachten via fun tot een beleving. De generatie Z wil ook graag invloed op de sfeer, de activiteiten en de beleving van een festival. Lowlands doet het goed. Dit festival is al uitverkocht nog voordat de programmering bekend is. Dat is het bewijs dat het de bezoekers niet komen voor de artiesten, maar voor de beleving. Lowlands heeft hetzelfde wat Ben & Jerry’s en Red Bull hebben: karakter. Wij zouden bedrijven willen meegeven: zorg dat je een doel hebt. Dat begint met de vraag: waarom ben je het bedrijf ooit begonnen? Blijf dicht bij jezelf. Mona doet dat goed met het Mona-toetje van de maand. Voor Mona is een toetje geen dessert; het is een moment om te genieten. En ze laten consumenten het toetje van de maand kiezen. Lays chips doet iets soortgelijks. Het laat consumenten nieuwe smaken ontwikkelen en de winnaars krijgen 1% van de omzet van hun zelf ontwikkelde smaak. Dat is fun voor de consumenten en dubbel fun voor de winnaars.’

Congressen zijn saai ‘Congressen zijn vaak saai. Een spreker spreekt over de hoofden van de luisteraars. Vragen stellen mag pas na afloop. Iemand sjouwt dan met een hengelaar door de zaal om toehoorders in de microfoon te laten spreken. Saai, achterhaald en niet effectief. Veel luisteraars durven in een volle zaal bovendien geen vraag te stellen, waardoor de interactie smoort. Sommige organisatoren zetten stemkastjes in om de bezoekers te laten reageren op stellingen, maar dat is slechts schijn interactie. Voor de sprekers is een dergelijk format ook niet altijd leuk. Het is niet fijn een verhaal af te draaien zonder feedback te krijgen. Congressen zijn vaak voorspelbaar. Iedereen houdt zich aan een format, dat ooit is bedacht, maar dat inmiddels niet meer aansluit bij de behoeften, zeker niet bij die van de generatie Z.’

Toeleveranciers en catering

“A new era of scientific poster presentations, does it exist?” Onder deze titel organiseert Eventresult tijdens de EIBTM van 19 t/m 21 november a.s.in Barcelona, een interactieve panel discussie over de ins en outs van het gebruik van ePosters tijdens wetenschappelijke congressen. Aan de hand van het congres van ISTH dat deze zomer in Amsterdam plaatsvond en waar voor de eerste keer in Europa op grote schaal gebruik gemaakt werd van ePosters, zal een panel van specialisten de inzet van ePosters vanuit diverse invalshoeken toelichten. Tijdens dit congres werden met behulp van de 80 touchscreen beeldschermen meer dan 2.500 posters toegankelijk gemaakt. Moderator Patrick Delaney, Vice President Industry Relations van MCI Group en Ovation Global DMC zal het panel aansturen dat is samengesteld uit Peter-Willem Burgmans (Managing Director MCI Amsterdam), Tilman Hackeng (President van de Netherlands Society for Thrombosis and Hemostasis), Joe Chetzroni (CEO Multilearning Group) en Ben Buurke (Managing Director van Eventresult). Iedereen is welkom op woensdag 20 november van 14.30 tot 15.30 uur in het door ACS audiovisual solutions op de beursvloer gebouwde tijdelijke Lecture Theater. De entree is gratis en aanmelden is niet nodig.

EventAssist heeft voor evenementenlocaties een speciaal pakket samengesteld. Met behulp van EventAssist is het voor locaties mogelijk om zelf een website en registratie van deelnemers aan te bieden aan haar klanten. EventAssist speelt hiermee in op de toenemende behoefte van locaties om een grotere rol te spelen in de organisatie van evenementen. Het locatie concept van EventAssist bevat alles wat nodig is voor een professioneel voortraject, van uitnodiging tot E-ticket. Nieuwsgierig geworden? Wij komen graag langs om alle voordelen zelf te laten ervaren of neem contact op via: andy@eventassist.nl

Kronenburg laat klanten aan het woord en krijgt een 9,5! Uit recent onderzoek is gebleken dat (internationale) klanten de dienstverlening van Kronenburg waarderen met gemiddeld een 9,5. De 100% bezettingsgarantie en het niveau van de hosts en hostesses worden aangemerkt als belangrijke kernwaarden van Kronenburg. Termen als very intelligent, smart looking, zeer competent en excellente service komen zeer regelmatig terug in de rapporten. Kronenburg laat klanten regelmatig aan het woord om feedback te krijgen over haar dienstverlening en klanttevredenheid te toetsen. ‘Het is natuurlijk altijd fijn om te horen dat onze klanten onze inzet zo waarderen en een 9,5 is een prachtige opsteker voor onze medewerkers. De feedback is voor ons van essentieel belang en stelt ons in staat om te blijven streven naar een 10’, aldus een trotse Kim Kronenburg.

Grill’nSmoke Grill’nSmoke is dé barbecue-cateraar van Nederland, in 4 jaargetijden. Misschien zijn BBQ’s in de winter nog wel knusser dan in de zomer…. We bieden u en uw gasten zelfgemaakte worstjes en hamburgers, zó van de houtgestookte BBQ. Ook onze befaamde wintersoepen (vanuit een gietijzeren ketel geserveerd) zijn een warme, winterse delicatesse. Met een stamppotbuffet en rookworst uit de rookoven zorgen we voor een rijk lunch of diner. We nemen houtkorven en vuurtonnen mee om het nog sfeervoller te maken, de geur van lekker eten en brandend eikenhout doen de rest. Ideaal voor: Nieuwjaars- of kerstreceptie, buitenborrel, managementmeeting op de hei, lunch na een teamuitje op het strand of in het bos Leuk als u contact met ons opneemt. We nemen graag uw wensen met u door of inspireren u met ideeën! Grill’nSmoke, Produktieweg 14, 2404 CC, Alphen aan den Rijn, 0172-750771

Skanna Basics breidt samenwerking met bestaande relaties uit dmv horecatrainingen op locatie Sendsteps neemt intrek in oud Shell Laboratorium “A-Lab” Afgelopen september opende Carolien Gehrels, Amsterdamse wethouder van EZ, het A-Lab op Amsterdam Noord. Dit voormalige Shell Laboratorium, gelegen aan het IJ en pal naast het EYE Filmmuseum, biedt nu kantoor aan verschillende IT, design- en communicatieburo’s. Afgelopen zomer nam Sendsteps hier haar intrek. ‘Juist de nabijheid van andere innovatieve clubs, maakt het zo leuk om hier kantoor te houden’, aldus Coumans, directeur van Sendsteps. ‘We verwachten veel van de kruisbestuiving die hier makkelijk tot stand kan komen’. De locatie werd eind september feestelijk geopened, onder andere met de inzet van Sendsteps tijdens een kort openingsdebat over de internationale positie van Amsterdam als ‘Creative City’.

Skanna Basics Horeca Uitzendbureau, specialist in het uitzenden van kwalitatief hoogwaardig en gastvrij horecapersoneel, heeft de samenwerking met o.a. Het Spant! (Bussum), Beurs van Berlage (Amsterdam) en Kasteel de Wittenburg (Wassenaar) uitgebreid door op maat gemaakte horecatrainingen op locatie aan te bieden. De horeca trainingen worden aan zowel de vaste medewerkers, als aan de horeca-uitzendkrachten (‘Skanezen’) gegeven. Hierdoor wordt er een win-win situatie gecreëerd, aldus directeur Skander Rana. ‘De trainingen zorgen voor een soepele samenwerking tussen het vaste personeel en de Skanezen, zodat ze als één team optimale gastvrijheid kunnen bieden. Men traint op de benodigde horecavaardigheden en Skanezen worden wegwijs gemaakt op de locatie. Skanna Basics creëert zoveel mogelijk vaste teams per opdrachtgever, dus het loont de moeite om zo’n team van horeca uitzendkrachten ‘op maat’ en dus ‘op locatie’ te trainen.’

Eindelijk een indrukwekkende eindejaarsborrel met SKYFLY.nl De kerst- of Nieuwjaars borrel waar nog jaren over wordt nagepraat? Uw medewerkers en relaties met een top gevoel aan het nieuwe jaar laten beginnen? SKYFLY.nl maakt het waar. Muziek, licht en entertainment tot in de puntjes verzorgd. Kies met SKYFLY.nl voor de juiste sfeer voor de borrel die bij uw bedrijf past. Laat zien wie u bent met de: ∙ Witte dj Booth: chic-wit is de stijl, één lust voor het oog ∙ Walking dj: persoonlijk en dichtbij de gasten, één persoonlijke ervaring ∙ Touch dj: open en meegaand, zie zelf wat de dj doet Een dj-show van SKYFLY.nl voor uw borrel zorgt voor de ideale combinatie van een indrukwekkende start van het nieuwe jaar en uw bedrijfspresentatie. Wij leveren alle benodigdheden als een groot 70 inch led scherm en AV-techniek. En als klapper op de vuurpijl de kracht van SKYFLY.nl; het creatief meedenken met onze klanten!

Crowd Support Tijdens de 94e editie van het KLM Open, welke gehouden werd op de Kennemer Golf & Country Club in Zandvoort, kon de nieuwe evenementenbeveiligingsorganisatie Crowd Support voor het eerst de nieuwe uniformen dragen en de nieuwe corporate identiteit tonen. Crowd Support werkt we aan een krachtige organisatie die juist de focus heeft op kwaliteit. Bij het Golftournooi dat TIG Sports jaarlijks organiseert kwam dit het geheel goed tot zijn recht. Met een stuk hostmanship hebben is de bezoekers en organisator een mooi evenement kunnen bezorgd en heeft Crowd Support haar visite kaartje afgegeven. Tot genoegen van organisator en publiek werden zij uiteindelijk met Joost Luiten beloond met een Nederlandse winnaar.

Locatie Journaal Locaties met uitgebreide servicepakketten Lange tijd gingen evenementenlocaties op zoek naar preferred partners. Nu is een andere beweging zichtbaar op de locatiemarkt. Waar een preferred partner nog vaak min of meer ‘opgedrongen’ werd aan de opdrachtgever, zijn evenementenlocaties nu bezig vanuit 1 organisatieloket producten en diensten aan te bieden van derden: locaties met uitgebreide servicepakketten. Hierbij gaat het om toeleveranciers met producten die interactie tijdens keynotes versterken, bouwers van eventapp’s, registratiebedrijven, activiteitenprogramma’s, maar bijvoorbeeld ook sprekers en entertainment. Daarbij lijkt de locatie meer en meer op te treden als organisatiespil. Niet voor niets nemen steeds meer locaties oud-corporate eventmanagers of ex-medewerkers van evenementenbureaus in dienst. Los van deze personele krachten, die conceptueel mee kunnen denken, breiden locaties hun dienstenaanbod uit. Veelal vanuit een 1 loket-gedachte: één aanspreekpunt, waar naast alle locatiefaciliteiten ook overige producten en diensten worden aangeboden. Deze worden als service aangeboden.

TAETS: exploitatie van Verhaaf naar Tates TAETS Art And Event Park staat aan de vooravond van grote veranderingen die samenhangen met ontwikkelingen op het Hembrugterrein waar TAETS gevestigd is. Zo zal eigenaar Peter Tates de verhuur en het beheer van de evenementenlocatie weer over te nemen van Verhaaf Party Catering. Peter Tates, eigenaar van TAETS Art And Event Park, heeft recent de ambitie uitgesproken om het beheer en de verhuur van TAETS als veelzijdige evenementenlocatie weer in eigen hand te willen nemen. ‘Na een intensieve samenwerking van zeven jaar met het Amsterdamse Verhaaf Party Catering, die de vermarkting van de locatie op zich nam, is er door beide partijen gekozen om in de toekomst (vanaf 1 januari 2014) de focus te leggen op ieders eigen kernactiviteiten. Verhaaf blijft verbonden aan TAETS als één van de cateraars.’

Locaties komen met winterse concepten Winter Efteling: van kleine tot mega events Van 18 november 2013 t/m 2 februari 2014 vindt de Winter Efteling plaats. ‘Het gehele park is voorzien van duizenden twinkelende lichtjes, sneeuw en kampvuren en biedt hiermee een prachtig decor voor kerstdiners, eindejaarsbijeenkomsten, nieuwjaarsborrels en kick-offs’, aldus de locatie die in de winter op enkele dagen zelfs ruimte biedt aan evenementen voor groepen tot 13.000 gasten. Ook het IJspaviljoen ontbreekt dit jaar niet in het winterse decor. Aquanura, de grootste watershow van Europa, kan ingezet worden voor een spetterende afsluiting. www. efteling.com

WinterWorx: ideaal voor bij uw bedrijf Tentworx zet dit jaar WinterWorx in de markt: een modulair evenementenpakket voor een ‘winters’evenement. ‘WinterWorx staat voor knapperend houtvuur, een verwarmde Tentworx tent in winterse sferen, stoer meubilair, verlicht door kaarsen. Optioneel met de geur van kruidnagelen, glühwein, chocolademelk, marsh-mallows, erwtensoep en andere winterse lekkernijen’, legt het bedrijf in tijdelijke evenementenlocaties uit. www. tentworx.nl

Nieuwe eventlocatie Noordwijk De Oude Jeroenskerk: een middeleeuws kerkgebouw in het centrum van Noordwijk-Binnen, zal vanaf nu ook voor evenementen beschikbaar zijn. ‘Klooster | podium, kunst & interieur’ neemt de commerciële exploitatie op zich. De locatie heeft 857 m2 vloeroppervlakte en is geschikt voor seminars, vergaderingen, congressen, zakelijke diners, (product) presentaties, modeshows, recepties, etc. Aan de voorzijde ligt de Oude Jeroenskerk aan een mooi plein en aan de achterzijde heeft het een tuin. Een terras aanleggen of een tent aanbouwen is daarom ook een aantrekkelijke extra mogelijkheid op deze locatie. Er is ook voldoende parkeergelegenheid. De locatie is catering vrij.’

538 Events lanceert Winter Truck Speciaal voor kerst- en nieuwjaarsborrels heeft 538 Events een mobiele Winter Truck in de markt gezet. De rijdende evenementenlocatie kan eenvoudig op de parkeerplaats van een bedrijf neergezet worden. De truck kan onder meer geboekt worden met een DJ, hostess, complete winterdecoratie en bijvoorbeeld glühwein en vuurkorven. www.538events.nl

De specifieke problematiek voor industriële locaties

6 tips

Industriële evenementenlocaties zijn populair, maar hebben ook een heel eigen organisatieproblematiek. De fabrieken waren immers ooit bedoeld voor heel andere doeleinden. Sybren Ophof van De Fabrique in Utrecht geeft 7 gouden tips.

Parkeergelegenheid Veel industriële locaties liggen op industrieterreinen. Dan zou je denken: de bereikbaarheid zal wel goed zijn. Maar controleer dit goed: is er bijvoorbeeld overdag voldoende parkeergelegenheid? Bij veel locaties is rondom de venue nog bedrijvigheid en is er dus pas na werktijden afdoende parkeergelegenheid. En kijk ook goed naar de bereikbaarheid per OV.

Subzalen en akoestiek Voor veel evenementen en congressen zijn subzalen essentieel. Zijn die er voldoende in de locatie van uw keuze? Het ‘bouwen’ van subzalen met doeken of andere vormen van afzettingen is in industriële locaties af te raden. In een grote fabriekshal kun je gewoon niet 2 dingen tegelijkertijd doen, dan krijg je echt akoestische problemen. De fabrieken bestaan vaak uit hoge hallen, gebouwd voor ander doel, waarbij nooit rekening gehouden is met dergelijke problematiek. Een borrel of presentatie in een galmende locatie kan erg vermoeiend zijn voor bezoekers. Test de akoestiek goed en kijk of er bijvoorbeeld voor een congres voldoende subzalen zijn.

Klimaat Klimaat is erg lastig onder controle te krijgen in oude fabrieken. Controleer vooraf of de locatie niet tocht of niet te koud is. Is het warm te krijgen? En vooral ook: hoe wordt de ruimte verwarmd? Gebeurt dit met luidruchtige kachels, realiseer dan wel dat dit erg storend werkt tijdens plenaire gedeeltes of congressen. Hier moet goed op doorgevraagd worden.

Techniek Catering is vaak de grootste kostenpost, zeker als op een industriele locatie alles naar de locaties gebracht moet worden. Een locatie met eigen catering kan dus erg interessant zijn. Dat geldt ook voor techniek. Ook hier gaat vaak een groot deel van het budget aan op. Steeds meer locaties zijn turn key en daarom interessant voor de klant. Techniek die

standaard in de locatie aanwezig is, is in bijna alle gevallen optimaal aangebracht. Er moet immers dagelijks mee gewerkt worden. Kijk naar locaties met veel voorzieningen, zeker als budget een ding is.

Online Er gebeurt tegenwoordig zo veel online tijdens bijeenkomsten en ontmoetingen. Dus controleer dit tot in de details en weet wat uw bezoekers online gaan doen. Wat ligt er aan WiFi of andere snelle verbindingen in de locatie? Bedenk daarbij: een Wifi netwerk per stand kan erg goed werken, een overall wil nog wel eens plat gaan door een te lage capaciteit. Kijk naar de basiscapaciteit van de locatie, want per keer aanleggen is een dure exercitie.

Partner Bij de keuze van een locatie is de klik met de medewerkers voor 80% leidend. En terecht want je gaat samen een traject aan. Treft u bij uw locatie een jongen of meisje met te weinig kennis? Doe het dan niet. Het is een proces dat je ingaat en het is geen broodje kopen op de hoek. Werken als partners betekent ook dat de locatie voor een optimaal resultaat gaat, want goede evenementen, tevreden opdrachtgevers en tevreden bezoekers zijn hun beste uithangbord. Dus zoek naar een locatie waarbij het partnership gebaseerd is op goed gevoel en eerlijkheid. Tip? Vraag eens waar een locatie slecht in is… krijg je een zwak verhaal, dan zou u eigenlijk moeten twijfelen over de locatie. Zijn ze eerlijk, dan heb je in veel gevallen een goede partner, die vast met een oplossing komt.

Succesvolle samenwerking Duinrell, LOC 7000 en Sanoma

Coproductie zorgt voor ijzersterk evenement Zaterdag 28 en zondag 29 september was Attractiepark Duinrell in Wassenaar omgetoverd tot een heuse roze Tinawereld voor de 22e Tina-dag XL. Dagelijks bezochten 9000 lezers van Tina al dan niet met begeleiders het evenement en vrijdag en zaterdag waren er nog eens ca 3500 verblijfsgasten. Met in totaal rond de 25000 bezoekers was het evenement voor de derde keer op rij uitverkocht. Bijzonder aan dit 2-daagse evenement is dat het een coproductie is van Duinrell, Sanoma en LOC7000.

Sinds jaar en dag wordt de Tina-dag gehouden bij Attractiepark Duinrell. Vier jaar geleden hebben Sanoma en Duinrell de organisatie van het evenement samen opgepakt, zonder tussenkomst van een evenementenbureau. LOC 7000 is er later als partner bijgekomen om het logistieke traject uit te stippelen. Zij verzorgden onder andere het podium, geluid en stage management. ‘Het leuke van werken in een locatie als Duinrell is dat je overal merkt dat het nog een echt familiebedrijf is. Het hele park leeft mee met het evenement’, vertelt Ronald Arnts unitmanager projectspecials bij LOC 7000. ‘Dat gevoel van welkom zijn, trots en meeleven geeft een extra jus over deze productie.’ Het evenement kan georganiseerd worden zonder hulp van een evenementenbureau, omdat het attractiepark in Wassenaar alle expertise en faciliteiten in huis heeft om evenementen te organiseren. Duinrell heeft een grote technische dienst, EHBO, beveiliging, een eigen decoratieafdeling en eigen eventmanagers. In combinatie met de eventmanagers en professionals met eventachtergronden van Sanoma en de productie expertise van LOC 7000 komt het meidenblad tijdens de Tina-dagen echt tot leven. ‘Drie bedrijven functioneren bijna als één bedrijf tijdens het organiseren van de Tina-dag. Het gaat ons als familiebedrijf om de lange termijn investering. Zo hebben we speciaal voor dit evenement extra faciliteiten gebouwd’, vertelt Dolf Zwaanswijk van Duinrell.

‘De drie bedrijven functioneren bijna als één’ ‘In drie jaar tijd is de samenwerking uitgegroeid tot een geoliede machine’, bevestigt ook Ronald Arnts. ‘Het eerste jaar was het nog even aftasten, logisch ook want wij zijn als LOC 7000 gewend om van bijvoorbeeld een weiland een complete evenementenlocatie te maken en nu kwamen we in een attractiepark. Voor Duinrell komt er dan opeens een andere partij op hun locatie, dus hebben wij vooral goed geluisterd en het project echt samen opgepakt. Door in het tweede jaar duidelijke afspraken te maken, blijkt de samenwerking in het derde jaar uitgegroeid tot een perfecte teamprestatie. Binnen de gemaakte afspraken zijn wij verantwoordelijk voor de technische productie, het podium en onder meer de tenten. Duinrell heeft daarbij een prettige aanvullende facilitaire rol en daar waar we elkaar raken met werkzaamheden, bijvoorbeeld bij hekwerk en dranghekken, doe we zelfs samen de inkoop.’

‘Beleving’ Tijdens de dagen dat Tina tot leven kwam, konden de bezoekers gebruik maken van alle attracties en het subtropische waterparadijs, het Tikibad met meer dan 1 kilometer aan overdekte waterglijbanen. Op vrijdagavond was het waterparadijs alleen toegankelijke voor meiden en zaterdagavond werd er een disco georganiseerd. Op het Tina-plein stonden 18 merken met leuke kraampjes waar de in het roze geklede meiden, naar harte lust onder an-

dere make-up, sieraden en tassen konden shoppen. Bij de boekenmarkt stonden diverse uitgeverijen die signeersessies georganiseerd hadden met de lievelingsschrijvers van de meiden. Ook waren hier natuurlijk boeken te koop met korting. In de Tina Doe Hoek werd de creativiteit van de Tina lezeressen getest. Er werden maar liefst 10 workshops aangeboden van decopatch workshop tot aan cocktail shaken. De Tina-quiz kon gedaan worden op het Tina Terras. Hier kon ook een ontmoeting plaatsvinden met de tekenaars van de Tina-strips. Op de Tina Promenade waren enkele merken met een stand vertegenwoordigt als Rebelista en Hole in the Wall. In het zomertheater was het uitgifte punt van de Tina-tas die iedere bezoeker kreeg. De ouders kregen een goodie bag mee naar huis.

‘De Tina-dag op Duinrell is uitgegroeid tot een totaalbeleving’ Naast alle bovenstaande activiteiten was er ook een muzikaal programma met een zeer uitgebreide line-up met meer dan 15 artiesten verdeeld over twee dagen. De zonneweide bij het Tiki bad liep bij de meidenband van dit moment, MainStreet helemaal vol en het gegil en enthousiasme van de meiden was in het gehele park te horen. Ook Ralf Mackenbach en B-Brave waren een publiekslieveling aan het aantal decibellen te horen. De lezeressen van meidenblad waanden zich tijdens deze twee dagen volledig in de belevingswereld van Tina. Een goed voorbeeld van hoe eventmarketing zou moeten zijn.

Organisatiekracht ‘De Tina-dagen zijn echt uitgegroeid tot een evenement dat helemaal af is. Een totaalbeleving die volledig past bij de doelgroep. Je ziet dat die meiden zich de hele dag vermaken, dan klopt dus het hele plaatje’, beschouwt Ronald Arnts van LOC 7000. Naast de Tinadagen organiseert Duinrell meerdere evenementen als de Thomas de trein dagen, Landgoed van Sinterklaas en Spangas fan-dagen en nu ook feestavonden voor bedrijven onder het motto winterse gezelligheid. ‘Wij zijn een locatie met een enorme hoeveelheid faciliteiten en organisatiekracht. Veel concepten en bijzondere evenementen zijn op ons park mogelijk’, vertelt Zwaanswijk.

Van product tot project…

Het creëren van beleving in beeld, licht en geluid, daar staan wij voor. Of het nu om de beleving voor 25 of 25.000 personen gaat, niets is onmogelijk. Bij ons kunt u terecht voor het huren of aanschaffen van audiovisuele apparatuur en aanvullende dienstverlening. Onze afdeling Content Creation heeft veel ervaring in het maken van producten bedrijfspresentaties, voorlichtings- en veiligheidsvideo’s. Onze professionals zijn goed getrainde en servicegerichte specialisten. Innovatief, trendsettend en altijd energiek! Geïnteresseerd? Neem vandaag nog contact met ons op: 030 – 600 5252.

Hulskamp audiovisueel | I www.hulskamp.nl | e info@hulskamp.nl

Select locaties Record bouwsnelheid De Boer voor IBC Amsterdam 2013 In negentig uur tijd realiseerde De Boer Structures tussen 4 en 8 september bij de RAI Amsterdam een levensgrote extra beurshal voor de prestigieuze International Broadcasting Convention (IBC) Amsterdam 2013.

Zakelijk kerstarrangement voor ZZP-ers en klein-zakelijke markt Buitenplaats Amerongen, evenementenlocatie in Midden-Nederland, biedt net als voorgaande jaren diverse kerstarrangementen voor zakelijke gezelschappen. Tot zover niks nieuws. Wat wél nieuw is dit jaar is een kerstdiner voor ZZP’ers en kleinere ondernemingen op donderdag 19 december. Peter-Paul Swijnenburg van Buitenplaats Amerongen vertelt: ‘Met dit concept bereiken we een volledig nieuwe doelgroep: ZZP’ers en kleine bedrijven, die hun kerstdiner met medewerkers of relaties wel op een feestelijke manier willen vieren, maar waarvoor een exclusieve locatie te groot of kostbaar is. In de bijgebouwen van Kasteel Amerongen richten we voor deze avond een restaurant in, waarbij ieder bedrijf een eigen tafel heeft.’ Daarnaast worden er in samenwerking met regionale ondernemersverenigingen eveneens ZZP-tafels aangeboden.

De Boer Structures voorzag de IBC van twee Delta structuren: een meeting room die binnen het complex zelf als Hal 13 diende en de grote Hal 14, die op het Europaplein als uitbreiding van de fysieke beursvloer werd geplaatst. Ruim anderhalf jaar voorbereiding ging aan de exercitie vooraf. Extra uitdaging was de complexiteit van de te bouwen structuur. Doordat De Boer op hetzelfde moment op andere plaatsen drie vergelijkbare structuren aan het opbouwen was, moest slim worden geschoven met mensen en knowhow. Aan de IBC-structuur werd non-stop gewerkt in twee ploegen van veertig man. Hierdoor was De Boer binnen vijftig uur en vijftien vrachtwagens gereed met de werkzaamheden. Daarna kon de facilitaire inrichting plaatsvinden; het installeren van de verlichting, het aanbrengen van plafondisolatie en wandstoffering.

Voor meer informatie of reserveren: (0343) 45 56 90 of bekijk het arrangement op: www.buitenplaatsamerongen.nl/item14

Een workshop volgen in een opblaasbare subruimte? Dat kan bij De Broodfabriek! Sinds januari 2012 is de regio Haaglanden een evenementenlocatie rijker; De Broodfabriek Expo & Event Centre te Rijswijk. De Broodfabriek krijgt steeds meer aanvragen waarbij subruimtes van belang zijn. Om in deze behoefte te kunnen voorzien, wordt de locatie uitbreid met ‘inflates’. Vanaf eind oktober 2013 kan gebruikt gemaakt worden van deze innovatie oplossing voor het creëren van subruimtes. Inflates lijken op opblaasbare iglo’s. Door de vorm en constructie zijn de inflates goed naast elkaar te gebruiken, zonder dat men geluidsoverlast van een naastgelegen bijeenkomst ondervindt. Om extra sfeer te creëren kunnen de opblaasbare ruimtes van binnenuit verlicht worden in diverse kleuren. De Broodfabriek heeft zes inflates aangeschaft, die ieder plaats bieden tot maximaal 72 stoelen in plenaire opstelling. Er blijft dan nog voldoende ruimte over voor bijvoorbeeld de spreker en een Tv-scherm op statief. De inflates kunnen flexibel geplaatst worden in elke ruimte van De Broodfabriek. Dit najaar staan verschillende evenementen gepland waarbij de opblaasbare ruimtes in gebruik genomen worden.

De Haven van Zandvoort Langs de kust zijn weinig locaties te vinden met een zo’n ruime capaciteit als dit strandpaviljoen. Inpandig kunnen er groepen van 8 tot 800 personen ontvangen worden bij De Haven van Zandvoort. De locatie is direct gesitueerd op het strand, midden in het centrum van Zandvoort. Zéér geschikt voor diverse evenementen als een beachconcert, een congres, megaparty of zakelijke bijeenkomst. Daarnaast biedt het ‘Grand Café aan Zee’ ook een prachtige omgeving voor particuliere feesten, bruiloften en partijen. 365 dagen per jaar zijn wij geopend voor ontbijt, lunch, borrel en diner. In de maand december is het paviljoen traditioneel geheel aangekleed in kerstsfeer voor een eindejaarsbijeenkomst of diner in stijl! Voor meer informatie mail naar sales@dehavenvz.nl of bel direct 06 - 46 11 66 16 www.dehavenvanzandvoort.nl

Fokker Terminal staat voor grenzeloze flexibiliteit

Intertent official supplier Concours d’ÈlÈgance

De afgelopen weken was de Fokker Terminal het decor van een breed scala aan evenementen. In slechts 2 weken tijd waren achtereenvolgens te gast: de nieuwe kunstbeurs ‘Art The Hague’, een roadshow i.o.v. BENG!, het jaarlijkse VENECA galadiner en een congres i.o.v. het ministerie van justitie, georganiseerd door Spitz Congres & Event. Een drukte van belang dus!

Intertent mag zich de official supplier noemen voor de plaatsing van de sponsor paviljoens van het prachtige evenement Concours d’ÈlÈgance, georganiseerd door Classic Events. Intertent prolongeert de zeer prettige samenwerking met de organisatie na de eerdere samenwerking voor het evenement Wings Wheels and Goggles in Teuge.

Een logistieke operatie van formaat met voor elk event een eigen indeling. ‘Een dergelijk complexe periode vraagt om flexibiliteit en toewijding van onze partners en leveranciers en uiteraard scherp overleg met onze opdrachtgevers. In een centraal productieoverleg werden de verschillende events minutieus besproken en waar mogelijk combinaties gezocht in AV en decoratie. Een besparing die ook voor de klant iets opleverde; minder opbouwkosten, doorhuurvoordeel en een professionele begeleiding door 1 team gedurende het hele traject.’

Namens Classic Events zette de directie Jan-Peter Nijmeijers en Timo Rietbergen hun handtekening onder de overeenkomst. “Met plezier gaan wij deze overeenkomst aan met Intertent. Hiermee wordt de inmiddels plezierige en goede samenwerking gecontinueerd en verstevigd. Door deze keuze denkt de organisatie de wel bekende kwaliteit voort te kunnen zetten in een nieuw jasje.”

Deze periode onderstreept de brede mogelijkheden binnen de Fokker Terminal. Op papier 4 compleet verschillende events, van een beurs tot een galadiner, van congres tot productpresentatie, maar dan alles onder het dak van de inspirerende Hangar.

Directeur Roland de Boer deed dit namens Intertent: ‘Ook wij zijn erg blij met de voortzetting van deze prettige en succesvolle samenwerking. De passie voor tenten vindt een prima combinatie met de passie voor klassieke auto’s en techniek, aanbrengen van plafondisolatie en wandstoffering.’

Unieke mogelijkheden bij Omnisport Apeldoorn gebundeld in arrangementen. Volleybal, atletiek, boogschieten, medaillerace en kogelstoten

NBC, the place to business

Omnisport Apeldoorn is een topsport accommodatie. Nederlandse toppers op het gebied van baanwielrennen, volleybal en atletiek maken dagelijks gebruik van de accommodatie. De locatie biedt ook vele zakelijke mogelijkheden, voor grote en kleine bijeenkomsten. Omnisport heeft sinds kort arrangementen samengesteld die de zakelijke en sportieve mogelijkheden van de locatie combineren.

Als er één plek is waar u moet zijn als u zaken wilt doen dan is dat het NBC Congrescentrum. Hoe groot het gezelschap van uw meeting of event ook is en hoe uitgebreid uw mensen ook mogen zijn, Het NBC heeft de juiste zaal voor u. Wat dacht u van de keuze uit meer dan 30 vergaderzalen en 2 enorme evenementenhallen? Optimaal vergaderen is bij het NBC Congrescentrum ook ontspannen vergaderen met echte Nespresso koffie. Dat wakkere gevoel kun je thuis of op kantoor nog eens dunnetjes over doen.

De zakelijke mogelijkheden van Omnisport zijn uniek, waar anders kunnen organisatoren een congres, seminar, vergadering of beurs te midden van een wielerbaan organiseren. Martijn van Roon, vestigingsmanager van Omnisport: ‘We zijn als locatie natuurlijk uniek, maar waren ons er ook van bewust dat we nog niet alle facetten van Omnisport optimaal gebruikten. Daarom hebben we sportieve arrangementen samengesteld. De verschillende programma’s zijn leuk voor echte fanatiekelingen, maar ook voor gasten die wat minder sportief zijn. De activiteiten kunnen worden ingezet als onderbreking van een vergadering, als teambuilding activiteit of voor een volledige sportdag.’

Want als u nu boekt krijgt u gratis een Nespresso machine van ons cadeau. www.nbccongrescentrum.nl/vergadering/actie. Ook voor het organiseren van grote evenementen bent u bij het NBC aan het juiste adres. Bij het NBC wordt een event organiseren een feestje! Helemaal als u nu boekt. Want dan krijgt u ook nog eens een Ipad2 cadeau. NBC, the place to business. www.nbccongrescentrum.nl/evenementen/actie.

Kijk voor meer informatie op www.omnisport.nl/arrangementen/

Website: www.nbccongrescentrum.nl

De Zwolse kracht Neptunus crosst in Boekelo De Military Boekelo prijkt al vele jaren op de oktoberkalender van Neptunus, specialist op het gebied van tenten en tijdelijke accommodatie. Met zo’n 65.000 bezoekers is Miltary Boekelo volgens kenners één van ’s werelds beste Military’s. Voor de 43ste editie die begin oktober plaatsvond, leverde Neptunus wederom vele pagodetenten, alu-hallen en een Galeria op het uitgestrekte terrein bij Enschede. Naast de verschillende accommodaties droeg Neptunus een steentje bij op het parcours. Ook dit jaar zorgde de Boekeldome, een hindernis die Neptunus speciaal voor Military Boekelo ontwierp, voor de nodige sensatie. “De hindernis was een echte eye-catcher in het parcours”, aldus voorzitter Robert Zandstra, “Geweldig!” De betreffende hindernis werd in de diverse sportprogramma’s op tv dan ook veelvuldig in beeld gebracht. Dorrie Eilers, directeur van Neptunus: “Ook dit jaar hebben we weer laten zien waar we goed in zijn, namelijk het ontwerpen en produceren van ‘eye-catching’ tenten en tijdelijke accommodaties. Graag feliciteren wij Lizzie Brown Eventing met de deze schitterende overwinning en Robert Zandstra met de geslaagde organisatie. Ik kijk nu al uit naar volgend jaar.’’

Op de mooie datum 11-12-13 is theater De Spiegel voor de tweedemaal host voor het Regio Zwolle Congres. Het wordt een groot congres voor ondernemers met boeiende presentaties, nuttige discussies en inspirerende sprekers zoals Wiebe Draijer (SER) en Peter Swinkels (Bavaria). Verbinding, samenwerking en profilering m.b.t. de Regio Zwolle zijn centrale thema’s. Het Salesteam van theater De Spiegel is nauw betrokken bij de inhoudelijke organisatie van het Regio Zwolle Congres. “Regio Zwolle behoort economisch gezien tot de sterkste regio’s van Nederland. Met dit congres denken wij mee hoe wij o.a. Zwolle op de landelijke kaart krijgen. Er is zoveel mogelijk in onze regio!”, aldus Audrey Kruisdijk (salesmanager theater De Spiegel). “Met de organisatie van dit congres hopen wij onze stad én onze theaters meer top-of-mind te krijgen. Want waarom staat een congresbezoeker wel graag een uur in de file naar Amsterdam en rijdt men niet op het gemakje in 45 minuten naar Zwolle?” Een kritische vraag die Kruisdijk zich dagelijks stelt. Voor meer informatie over het Regio Zwolle Congres in theater De Spiegel: www.regiozwollecongres.nl

Obama en Poetin in tenten van Veldeman CASCADE KERSTCIRCUS 25-JAAR Vanaf 21 december is het jaarlijkse kerstcircus ‘Cascade’ weer te zien in Stadsschouwburg Utrecht. Cascade groeide in 25 jaar uit tot een circusspektakel met fans uit het hele land. Met elk jaar een nieuw programma dat een combinatie is van topartiesten, vernieuwende acts uit alle hoeken van de wereld, een swingende band, verrassende cross-overs met andere disciplines als dans of mime en bijzondere theatereffecten. De circusacts zullen afgewisseld worden met filmbeelden op grote schermen. Vijfentwintig is ook zo ongeveer de leeftijd van de meeste van onze artiesten. Welke dromen hadden zij, toen ze vijf, tien of vijftien jaar oud waren en zijn die uitgekomen? Die verhalen en dromen vormen door middel van de filmbeelden een visueel decor. Vanzelfsprekend zijn er rondom deze voorstelling verschillende ontvangst mogelijkheden voor u en uw relaties. Zie voor meer informatie: www.stadsschouwburg-utrecht.nl/verhuur/bedrijfsarrangementen

Op 5 en 6 september verzamelden in het Russische Sint-Petersburg de regeringsleiders en staatshoofden van de G20, de 20 grootste industriemachten. Voor de tijdelijke accommodatie van deze topbijeenkomst werd een beroep gedaan op het Belgische Veldeman Structure Solutions, dat maar liefst 22.000m² tentstructuren plaatste, gaande van aluhallen in verschillende zijkanthoogtes tot etagetenten bestaande uit 2 verdiepingen. Maar liefst 54 vrachtwagens waren er nodig om het materiaal naar Rusland te vervoeren. Het montageteam was een maand lang bezig met de opbouw van de infrastructuur. De tentstructuren werden gebruikt als vergaderruimte, accommodatie voor pers, restaurant, expositieruimte, voor stockage en toegangscontrole. Met behulp van bedrukkingen werden de tenten gepersonaliseerd. Zo werden twee dubbeldekkers volledig bedrukt om het werkpaleis van president Poetin na te bootsen. Het resultaat was indrukwekkend. Veldeman was met deze opdracht niet aan haar proefstuk toe. In 2006 leverde het bedrijf voor dezelfde opdrachtgever ook al de tijdelijke structuren voor de G8, die op dezelfde locatie doorging. Producten van topkwaliteit, een hoge afwerkingsgraad en stiptheid waren doorslaggevende elementen bij de keuze voor de Belgische partner Veldeman.

AGENDA

EIBTM 19, 20 en 21 november 2013 Fira Gran Via, Barcelona Van 19 t/m 21 november zal de vakbeurs voor meeting, business travel en incentive industrie haar deuren geopend hebben. 1500 MICE-professionals zullen hier bij elkaar komen om te netwerken, ideeën te vergaren en zaken te doen bij of met de ruim 3100 exposanten en elkaar. Meer info: www.eibtm.com

Kilometers Helden

FRESH Conference

Het is 03.45 uur, middenin de nacht. Ik zucht diep en draai me om maar kijk niet het gezicht van mijn altijd lief mompelende slapende vrouw, maar in dat van duizenden te frissen gezichten. 50.000 wandelgezichten: On a mission van het grootste emoevent van Nederland. De 4Daagse van Nijmegen. Alle media stralen massaal vanuit Nijmegen over die eerlijke missie van ome Henk die loopt met een klompvoet voor de suiker van tante Greetje. De kruistocht van Agaath van de stichting Cannabis voor cellulitis. Stotterende kleinkinderen moedigen aandoenlijk opa aan die loopt met zijn manke kleinzoon voor oma die helemaal niet meer lopen kan. Nederland loopt zich in de kijker met ziektes, klompen, aandoeningen en kekke mutsjes. De X-Factor voor wie te oud is. Met een Koninklijk predicaat wandelen voor de medemens. Nederlanders met blaren tot aan de buitenkant van de schoenen worden bijgeschreven op het netvlies. Kotsend en in close-up veroveren ze onze harten, terwijl ze van voren niet meer weten dat ze van achteren een missie hadden. Of het nu een rondje elf steden is in Friesland met kapotte schaatsen en afgevroren zwarte tenen voor in de vitrinekast, de helden met blaren waar ergens een voet onder zat uit Nijmegen of wielersnot en marathonleed: voor deze mannen en vrouwen pinkt Nederland graag een traan weg en gaat er met een meter bier vertederd en vooral breed voor zitten. Wandelaars op zeven heuvelen en lange dijken. Lachend zwaaiend en te blij voor dorpsstraten en voorbij defilerende ambtskettingen. Gadegeslagen door rijen stoeltjes met obesitas. Nederlandser kan het niet. Het emotionele podium gaat irriteren, maar mijn eventgevoel tintelt, want elke avond ontploft Nijmegen weer in een mega-event. Miljoenen stromen binnen om een dansje te maken op de eer van deze wandelende ambassadeurs van het Vaderlandse emo-gevoel. Leerschool voor elke grijze city-marketing-ambtenaar of festivalorganisator die zijn succes blijft zoeken in zeven frisse banieren en drie wervende vlaggen. De verplichte stage om af te komen van kleurloze wijnproevers, kaasgeneuzel en andere antieke onderonsjes. De flauwe mosterdtocht en andere azijnideeën. Knuppel elke maandag de middenstand op het marktplein neer. Stuur de hele bevolking op blote voeten voor 40 rondjes het maaiveld in, verhoog de afstand van elke avondvierdaagse met 40 kilometer en laat die kinderen jankend en totaal uitgeput strompelend binnen waggelen. Een standbeeld zal de uwe zijn.

26, 27 en 28 januari 2014 Crowne Plaza Copenhagen Towers Hotel FRESH is een tweedaagse conferentie waarbij tips worden gegeven om de effectiviteit van conferenties, meetings en evenementen te vergroten. De nieuwste tools en kennis worden geïntroduceerd en gedemonstreerd. Alle presentaties, indelingen van de ruimten, de locatie, het podium en het eten zullen nieuw of innovatief zijn en op zijn minst interessant genoeg zijn om te ervaren. Meer info: www.thefreshconference.com

European Sustainable Events Conference (ESEC) 28 en 29 januari 2014 Crowne Plaza Copenhagen Towers Hotel Aansluitend op de FRESH Conference vindt de European Sustainable Events Conference plaats in Kopenhagen. Bezoekers van de FRESH Conference kunnen de 28e januari zo aansluiten bij de volgende conferentie. Het kost de bezoekers maar een vlucht en alleen een dag extra. De ESEC wordt georganiseerd door de Green Meetings Industry Council (GMIC). Zij brengen professionals uit alle hoeken van de meeting- en evenementenbranche samen om maar één missie te bewerkstelligen: de branche transformeren door duurzaamheid te integreren in de gehele levenscyclus van het plannen en uitvoeren van een evenement. Het evenement is een kans om ervaringen te delen, nieuwe tools te ontdekken en te netwerken. Meer informatie: www.sustainableeventsdenmark.org Wanneer je je inschrijft bij de FRESH Conference en de ESEC ontvang je 15% korting op beide evenementen.

www.miggelbrink.nl

EventBranche.nl EVENTBRANCHE MAGAZINE: NIEUWS, ACHTERGRONDEN EN NEED TO KNOW INFORMATIE

Publieksevenementen en festivals De TOP 10 van trends en ontwikkelingen Buma Stemra gooit het roer om Events veranderen, veiligheid verandert mee 61

Evenement en Festival Journaal

ID&T roept op tot duurzame dance festivals Wanneer dance festivals hun krachten bundelen kunnen zij samen bergen verzetten als het gaat om duurzaamheid. Dat concludeerde ID&T in de Chicago Social Club in Amsterdam tijdens ADE Green, waarbij experts uit de internationale dance wereld bij elkaar kwamen om te discussiëren over hoe zij de industrie kunnen verduurzamen. Tijdens ADE Green werd besproken hoe internationale pioniers duurzaamheid integreren in hun bedrijf. Lyke Poortvliet, Sustainability Manager bij Mysteryland: ‘Mysteryland wil de plastic kringloop sluiten door samen te werken in de gehele keten met zowel partners als Coca-Cola, als maatschappelijke organisaties, zoals Nederland Schoon en onze afvalverwerker. Hopelijk kunnen de festivalbekers in de toekomst niet meer gezien worden als afval, maar als het begin van een nieuw product.’ In het artiestenpanel, met onder meer Gregor Salto en Headhunterz, werd besproken hoe DJ’s hun fans kunnen inspireren om deel te nemen aan duurzame initiatieven. Carlijn Lindemulder, Sustainability Director ID&T: ‘Dit was een startschot van een mooie samenwerking met ADE. De komende jaren trekken we met elkaar op om het onderwerp ‘duurzaamheid’ op de agenda te zetten.’

Festivals goed voor 400 miljoen In opdracht van de Vereniging van EvenementenMakers (VVEM) heeft Respons voor het eerst branchecijfers over culturele festivals samengesteld. De cijfers geven inzicht in hoeveel festivals er zijn op het gebied van popmuziek, dance, theater, film, enzovoort. Lex Kruijver, directeur van Respons schat de totale omzet van de culturele festivals op 400 miljoen euro. In 2012 zijn er 708 culturele festivals Verdeling van 708 festivals met 3000 of meer bezoekers. Een belangrijke trend is dat de festivalmarkt 113 zich lijkt te stabiliseren. Het aantal festiTheater vals is dertig jaar lang toegenomen van festivals 150 in 1980 naar 700 in 2010. Maar sinds drie jaar is de groei eruit. De cij81 overige fers uit het onderzoek: bruto recette geschat op 148 miljoen euro. Er waren 514 Muziekfestivals 20 miljoen bezoekers en de 708 festivals werden georganiseerd door 581 organisatoren.

Zelfde SENA-tarief voor in- en outdoor events De dance organisaties zijn gematigd positief over een rechterlijke uitspraak met betrekking tot de betalingen voor SENA-repertoire. Voor hen lag de winst met name in de toepassing van het gelijkheidsbeginsel op indoor- en outdoor dance evenementen. De organisatoren wisten de rechter ervan te overtuigen dat er geen enkele rechtmatige grondslag is om een ander tarief te rekenen voor een dance evenement dat in een club wordt georganiseerd dan in de buitenlucht. Hieruit volgt de conclusie dat SENA in de periode 2004 t/m 2013 het zogeheten discothekentarief had moeten toepassen en voor dance festivals geen hogere tarieven had mogen vragen. Wel ging de rechtbank mee in het verzoek van SENA om in de toekomst af te rekenen op basis van een percentage van de recette in plaats van – zoals tot op heden - een bedrag per bezoeker. De hoogte van dit percentage - de rechter oordeelde dat 1,5% van de recette billijk is (SENA wenste 3%) - wordt wat gedaagden en collega-organisaties verenigd in de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) betreft onderwerp van komende onderhandelingen. De rechtbank staat het SENA verder toe uit te gaan van een algemene regel van gebruik SENA repertoire van 70% of meer, zonder dat SENA exact hoeft te weten welke muziek ten gehore is gebracht. Dit is al jarenlang een gevoelig punt voor de organisatoren omdat SENA naar de mening van de dance organisaties daardoor niet weet aan wie ze de vergoeding moet uitkeren.

App’s, gadgets en innovaties

Met ‘Tile’ vind je al je spullen terug

Altijd en overal je telefoon opladen met ‘Everpurse‘

En opeens ben je alles kwijt op het festivalterrein waar je staat. Je sleutels, je iPod en ga zo maar door. De ‘Tile’ biedt hier een uitkomst voor. De ‘Tile’ is een klein soort chipje die je vast kunt maken aan je sleutelbos, in je tas kan gooien, aan je laptop kunt hangen en eigenlijk bij alles kunt neerleggen of vastmaken wat je maar kwijt kunt raken. De Tile maakt verbinding met de speciale app. Je kunt dan op de app zien hoever je van het voorwerp verwijdert bent en ook is het mogelijk om op een button te drukken waardoor de Tile gaat piepen. Helaas is de Tile nog niet beschikbaar voor Android telefoons, omdat die niet beschikken over Bluetooth 4.0.

Het tasje van Everpurse is geen normale clutch. Er zit namelijk een speciale telefoonoplader in. Het docking systeem op de bodem zorgt ervoor dat je je smartphone overal en altijd kunt opladen zonder stekkertjes. Erg handig voor op het festivalterrein, in de tent. De Everpurse wordt opgeladen door hem op het oplaadmatje te leggen. Het oplaadmatje stuurt de energie draadloos naar de oplader in het tasje. Na een nacht opladen, beschikt het docking systeem over genoeg energie om je telefoon twee keer helemaal opladen. Alle iPhones 4 en 5 en de Samsung Galaxy S 3 en 4 zijn geschikt voor de Everpurse.

De ‘Tile’ is te bestellen als preorder op www.thetileapp.com en zal in de winter verscheept worden. De handige gadget kost $18,95.

De Everpurse is in verschillende kleuren te verkrijgen, maar ze zijn niet goedkoop. Via www.everpurse.com zijn de clutches te bestellen. De prijzen variëren van $249,- tot $329,-.

Interactief presenteren met Presentain

Shomobi: publiek deel van interactieve show

Presentain is een tool waarmee je interactieve presentaties kunt geven. Het is ook mogelijk om de presentatie op te nemen, zodat je deze terug kunt kijken en luisteren. De presentatie upload je in Presentain. Op je Smartphone download je de app en die communiceert een code. Deze code voer je in op de website van presentain.com. Vanaf dat moment kun je vanaf je mobiel door de presentatie slides gaan. De mensen in de zaal kunnen ook meekijken op hun telefoon, tablet of laptop. Het is voor de toeschouwers ook mogelijk om vragen te stellen tijdens de sessie. De presentator kan deze vragen op zijn device zien en deze beantwoorden. Het is ook mogelijk om polls er in te integreren. Aan het einde kunnen de kijkers een email adres invullen, zodat ze een link ontvangen waar ze de presentatie terug kunnen kijken. De link kan ook gepubliceerd worden, zodat mensen die niet aanwezig waren ook de presentatie kunnen bekijken.

De showproductie bedrijven Plugged Productions en Unlimited Productions hebben vandaag de interactieve show applicatie ‘Shomobi’ gelanceerd. Met deze innovatieve app maakt de bezoeker van een evenement onderdeel uit van opening- en eind shows. Door middel van de applicatie wordt het publiek tijdens een show op een nog niet eerder vertoonde manier betrokken. ‘De applicatie heeft tal van mogelijkheden die de beleving van een show extra bijzonder maken. Zo kan de app de smartphone laten vibreren, kleuren laten zien, audio afspelen, video afspelen, acties communiceren en dat allemaal in synchronisatie met de show,’ aldus medeoprichter Koen Colmbijn. Behalve de showelementen beschikt de applicatie ook over de mogelijkheid tot het integreren van een ticketshop, line-up timetable en andere overige informatie.

Top 10 trends in festivals en publieksevenementen:

Intiem, crowdsourcing en nieuwe locaties Dat de wereld langzaam overgaat in een evenementenmaatschappij, dat is inmiddels geen nieuws meer. Festivals en evenementen zijn populair. Sterker nog: de horeca probeert in haar zaken een festivalsfeer te creĂŤren om niet nog meer terrein te verliezen. Maar ook de festivals en evenementen zitten niet stil en lijken alles behalve terrein te willen verliezen. Met het oog op de bomvolle festivalagendaâ&#x20AC;&#x2122;s worden nieuwe concepten en ideeĂŤn uitgewerkt. EventBranche Magazine polste organistoren om tot een top 5 van ontwikkelingen en trends te komen. Belangrijkste uitkomst: alle festivals, hoe groot ook, zetten in op intimiteit.

1. Intimiteit Waar de zakelijke evenementenmarkt steeds meer kiest voor kleinschalige evenementen (zie pagina 23), zien we een zelfde beweging in de festivalbranche. Daar bestempelen organisatoren die ontwikkeling echter als intiem. En terecht, want de grote festivals van Nederland richten zich niet op kleinere evenementen, maar zorgen op de soms massale eventlocaties voor intimiteit. Te midden van al het entertainment op de terrein ontstaan overal intieme plekken voor klein theater, ontmoetingen of private optredens. De ontwikkeling is natuurlijk al jaren gaande, maar de trend zet zich door. Dat gaat zelfs zo ver dat diverse organisatoren van grote festivals kiezen voor een intiemer en wel kleinschaliger label. De combinatie bekende organisator, kleiner concept en beperkt aantal kaarten zorgt in veel gevallen voor succesvolle events.

2. Crowdsourcing Ja hoor, daar zijn ze dan: de line ups die (deels) zijn samengesteld door de bezoekers. Het zorgt niet alleen voor tevreden bezoekers, maar ook voor een enorme binding van de doelgroep met het evenement. Daar speelt in het voortraject vaak social media een hele grote rol. Echter, organisatoren geven wel aan dat hier een enorm organisatorisch struikelblok zit: crowdsourcing botst natuurlijk

met vroegtijdige vaststelling van line ups en ook met de haalbaarheid van acts/artiesten. Daarom kiezen organisatoren in veel gevallen nog voor bijvoorbeeld een poll voor het herboeken van artiesten uit het jaar ervoor. Welke acts waren volgens de bezoekers zo goed, dat ze die acts het jaar erop weer willen zien? In de randprogrammering van veel evenementen laten organisatoren ‘het publiek’ meer toe in het concept. Waar liggen de behoeftes? Wat wil de bezoeker op het event en bijvoorbeeld welke van de 3 door de organisatie gesignaleerde bijzondere cateringconcepten zouden voor volgend jaar een aanvulling zijn. Slimme zet in het bindingsproces.

3. Nieuwe locaties Een aantal organisatoren sprak over de grote trek uit de Randstad. Het overvolle evenementenlandschap in de grote steden deed dan ook een paar evenementen omvallen, maar het is meer dan een trek naar de festivals en evenementen in de ‘provincie’. Wat organisatoren vooral noemen als ontwikkeling is de zoektocht naar niet alledaagse festivalterreinen. Dat wil niet zeggen dat de bekende locaties minder te doen hebben, maar er ontstaan steeds meer initiatieven op onbekende en nieuwe locaties. Terrein binnen de stadsgrenzen, nieuwe outdoorlocaties, vliegvelden, historische locaties en andere creatieve oplossingen zorgen voor extra beleving.

4. Merk boven artiest Het is misschien wel de meest opvallende reactie uit de rondgang langs organisatoren: veel evenementen kiezen voor een investering in het verder uitbouwen van het eigen imago en de eigen beleving. Daar ligt de focus en de investering, daarbij durven evenementen te werken met een ‘mindere’ line-up. ‘Mensen komen voor de sfeer en in steeds mindere mate voor de artiest. Wij hebben bewust gekozen om dit jaar minder budget in de line-up te stoppen en de investeringen te focussen op de sfeer en beleving die wij willen creëren’, aldus één van de respondenten in de enquête.

5. Social Media Promotie Voortraject, natraject, live, twitterredactie, Facebookacties, foto- en videowedstrijden…social media hebben al een paar jaar grote invloed op de concepten en organisatie van evenementen. De mogelijkheden zijn inmiddels enorm divers en volgen elkaar in rap tempo op. Waar organisatoren het in ieder geval over eens zijn: het bereik, de binding en het verlengen van het ‘moment’ zijn goud waard. Ook sponsoren hebben de kracht van de combinatie festival-social media definitief ontdekt. Foto en videoactie met branding op de fotoframes of bumpers voor en na iedere video die door bezoekers is geüpload. De verwachting is dat promotie voor zowel de evenementen zelf als sponsoren via social media de komende jaren zich steeds verder

6. Sponsoring op sponsoring Dat veel evenementen en festival varen op sponsoren is geen geheim. Ook het feit dat steeds meer bedrijven publieksevenementen inzetten om hun product of merk tot leven te laten komen, is niets nieuws, maar sinds kort is er nog een overtreffende trap: sponsoren die zich aansluiten bij sponsored events. Misschien wel het beste voorbeeld is automerk Opel dat Red Bull Crashed Ice sponsort. Een interessante ontwikkeling om in de gaten te houden.

9. Openbreken leeftijd De speelweide, het kinderparadijs, het is nog even wachten op de 65+ uitrusttent, maar steeds meer evenementen breken de leeftijdsgrens aan beide kanten open. Veel festivals en evenementen bieden programmering voor de hele familie. Een trend die ook weer te vergelijken is met een ontwikkeling in de zakelijke markt waar een congres of zakelijke bijeenkomst gecombineerd wordt met een familieprogramma.

10. Eten centraal

7. Internationale ontmoetingsplekken Een aantal evenementen en festivals is uitgegroeid tot heuse internationale ontmoetingsplekken. Over de hele wereld komen festivalgangers voor het concept van een bepaald evenement ingevlogen. Soms puur op reputatie, soms gedreven door de kaartverkoop: bepaald (klein) percentage kaarten voor bezoekers uit het land zelf, de rest voor internationale bezoekers.

8. Turnkey festival In de zakelijke evenementenindustrie is het al gebruikelijker dan in de publieke sector: profiteren van het evenement dat voor jouw evenement wordt georganiseerd. Er is al een aantal evenementen dat het aandurft: twee edities kort op elkaar, andere labels, ander publiek, maar dezelfde toeleveranciers, podiumbouwers etc etc. Costsharing in optima forma.

Als paddenstoelen schieten ze uit de grond: evenementen waar het eten (of drinken) centraal staat. De afgelopen weken was er veel discussie over de explosieve groei van het bierevenement bij uitstek, de Oktoberfest-evenementen, in Nederland. Bier centraal. Maar daarnaast zijn er veel culinaire festivals en evenementen, veel regionaal gebonden en volledig gericht op de culinaire programmering.

Inkomsten BUMA/STEMRA Podia: bijna 18 miljoen euro per jaar

Boekingskantoren factureren zelf auteursvergoeding BUMA/STEMRA blijft de gemoederen in de eventbranche bezig houden. Niet omdat organisatoren van festivals en evenementen zich niet kunnen vinden in het feit dat rechthebbenden betaald krijgen voor hun auteursaandeel in de muziek op een evenement, maar eerder omdat BUMA/STEMRA continu probeert het innen van de auteursrechtvergoedingen te vereenvoudigen en dekkend te maken. Daartoe is BUMA/STEMRA bijvoorbeeld al enkele maanden bezig om met boekingskantoren overeenkomsten te sluiten. â&#x20AC;&#x2DC;De kantoren factureren de auteursvergoeding mee aan organisatoren en leveren setlijsten aan BUMA/STEMRA. Zo komen organisatoren niet meer achteraf voor verrassingen te staan en krijgen de Buma-leden waar ze recht op hebben.â&#x20AC;&#x2122;

Auteursrechtenorganisatie BUMA/STEMRA tekende eind vorig jaar een overeenkomst met 4 grote boekingskantoren. Deze boekingskantoren factureren auteursrechtvergoedingen voor live-optredens automatisch mee aan de organisatoren. Daarnaast gaan zij setlijsten aanleveren aan BUMA/STEMRA. ‘Over elk optreden in Nederland wordt door de organisator een percentage afgedragen aan BUMA/STEMRA. Dit geld is bestemd voor de componisten, tekstschrijvers en uitgevers van de liedjes die gespeeld worden bij het optreden. Deze hebben recht op een eerlijke vergoeding voor het gebruik van hun werk. De boekingskantoren gaan nu automatisch deze vergoeding mee factureren en betalen deze door aan BUMA/STEMRA. Om dit geld nauwkeurig uit te kunnen keren is het voor BUMA/STEMRA belangrijk om precies te weten welke nummers er gespeeld zijn. Nu spreekt BUMA/STEMRA de organisator en artiest aan voor het opgeven van de setlijsten. Door de overeenkomst gaan de boekingskantoren voortaan zorg dragen voor het aanleveren hiervan met betrekking tot de artiesten die zij boeken’, aldus de auteursrechtenorganisatie. ‘Nadat deze grote boekingskantoren het voortouw hebben genomen, streeft BUMA/ STEMRA ernaar in de komende periode ook met andere boekingskantoren soortgelijke overeenkomsten te sluiten. Voor optredens waarvan de afdracht van licentievergoedingen en het aanleveren van speellijsten niet of niet volledig via een boekingskantoor is geregeld, blijft BUMA/STEMRA de organisatoren en artiesten aanspreken’, aldus BUMA/ STEMRA, die inmiddels met zo’n 15 boekingskantoren overeenkomsten heeft gesloten. BUMA/STEMRA directievoorzitter Hein van der Ree is blij met de overeenkomst: ‘Deze overeenkomst is goed nieuws voor onze leden. Hierdoor zijn wij in staat om hen nog nauwkeuriger te betalen wanneer hun werk gebruikt wordt.’ Toch blijft de controle een hot topic. De auteursrechtenorganisatie houdt weliswaar de openbare optredens en concerten nauwlettend in de gaten via het internet, kranten en via

‘Tot een waterdichtsysteem komen we nooit, maar we komen wel een heel eind’ 69

onaangekondigde bezoekjes, maar heeft geen agenda van alle privéfeesten, bedrijfsevenementen en andere besloten evenementen. Sommige organisatoren doen daar stilzwijgend hun voordeel mee onder het motto ‘zolang BUMA/STEMRA geen rekening stuurt, stuur ik geen setlijsten op.’ De regeling moet daar een einde aan maken. ‘Tot een waterdichtsysteem voor de inning van de Buma-heffing zullen we nooit komen, maar we komen wel een heel eind’, is de analyse van Bas Erlings, communicatie BUMA/STEMRA. ‘We kunnen niet voorkomen dat sommige mensen onjuiste informatie verstrekken, maar zodra auteurs dit merken en dit aan ons melden, dan maken wij daar meteen werk van. Via de overeenkomst met de boekingskantoren stroomlijnen we de processen nog meer.’ Artiestenbureau Jan Vis is een van de drijvende krachten achter de overeenkomst. ‘We hebben goede ervaringen met het doorrekenen van de Buma-heffing aan organisatoren. Ik zou het toejuichen dat veel meer boekingsbureaus dit voorbeeld zouden volgen. Buma hoeft dan niet meer uit te zoeken waar artiesten optreden. Organisatoren hoeven er geen onaangename verrassing achter te vrezen en componisten en auteurs krijgen waar ze recht op hebben’, aldus Brigitte Vis, die wordt aangevuld door Jan Dirk Vis: ‘Voor componisten zijn de inkomsten uit optredens hartstikke belangrijk. Als die getalenteerde componist dankzij Buma in zijn onderhoud kan voorzien, kan hij weer mooie nieuwe liedjes schrijven waar wij allemaal ons brood mee verdienen.’ . Ook overige aangesloten boekingskantoren reageren positief. Jaap Buijs (Volendam Music): ‘Wij als Volendam Music Bv willen hier graag aan meewerken omdat wij vinden dat componisten en tekstdichters ook hun rechten hebben. Het gaat uiteindelijk om hun eigendom.’ Ook Ludo Voeten (Rocket) vindt het een logische zet: ‘BUMA/STEMRA staat voor be-

‘Organisatoren krijg geen verrassing achteraf en auteurs krijgen waar ze recht op hebben’ langenbehartiging van de auteurs en iedereen moet krijgen waar hij recht op heeft! Dus wij gaan met Rocket voor het incasseren van de Buma rechten.’ Leon Lukassen (Lukassen produkties): ‘Ook aan de achterkant van de optredens zijn er belanghebbenden die rechten hebben op de composities en teksten die zij aan de artiest hebben geleverd. BUMA/STEMRA regelt dat de auteurs krijgen wat hen toekomt. Daar werken wij graag aan mee.’ Toch zetten evenementorganisatoren enkele vraagtekens bij de overeenkomsten. Communicatie en PR-man Bas Erlings van BUMA/STEMRA nam de tijd om deze geluiden van een antwoord of tegengeluid te voorzien.

Wanneer is de organisator van een evenement verplicht muziekrechten af te dragen? Zodra er muziek openbaar gemaakt wordt. Vanaf dat moment hebben de componisten, teksschrijvers en uitgevers van de muziek recht op een vergoeding. De organisator is uiteindelijk altijd verantwoordelijk.

Hoeveel euro wordt er jaarlijks vanuit evenementen- en festivalorganisatoren afgedragen? Hoe wordt dit geld verdeeld? De totale inkomsten Podia bedraagt een kleine 18 mln. Hierin zitten echter ook inkomsten die niet rechtstreeks bij evenementen festivalorganisatoren vandaan komt. Het geld wordt verdeeld via de setlijsten die we ontvangen van artiesten, Managers, boekingskantoren en organisatoren. Als we die echt niet te pakken krijgen gaat het op referentierepertoire.

Welke rol speelt de artiest hier tegenwoordig in. Er werd wel eens door artiesten zelf gezegd: laat ons toch gewoon al onze speellijsten doorgeven, zodat het direct met de artiest geregeld wordt?

Nog meer (basis)vragen over BUMA/STEMRA: Waar moet ik als organisator aan denken? Organiseert u voorstellingen, concerten of evenementen, dan betaalt u voor muziekgebruik een vergoeding die in principe bestaat uit een klein percentage van de opbrengst van de uitvoering (recette), de gage of de uitkoopsom (het bruto-bedrag dat u betaalt voor het optreden, exclusief BTW). Onder recette wordt verstaan: het totaal van de bruto ontvangsten minus de geldende BTW uit entreegelden, subsidies, donaties, sponsorgelden, programmaverkoop en/of andere inkomsten met betrekking tot de uitvoering. Onder uitkoopsom wordt verstaan: het bruto bedrag exclusief de geldende BTW dat gevraagd wordt door het bureau dat artiesten, musici en dergelijke optredens boekt. Onder gages wordt verstaan: het totaal van de bruto bedragen inclusief loonbelasting en sociale lasten alsmede onkostenvergoedingen en kosten van lichten/of geluidsinstallaties die de organisator van een uitvoering aan musici of anderen voor hun medewerking aan die uitvoering moet betalen. Let wel: in principe is de organisator/opdrachtgever altijd verantwoordelijk voor de juiste betaling.

We vragen artiesten om set- en speellijsten aan te leveren. Het is voor hen ook belangrijk dat de mensen die hen van liedjes voorzien hier een eerlijke vergoeding voor krijgen.

Welke percentage betaal ik als organisator? Vergoeding voor het muziekgebruik is een percentage van de recette, of de gages/uitkoopsom, maar het percentage is wel afhankelijk van het aandeel door Buma beheerd repertoire tijdens uw evenement of festival. In grote lijnen gelden de volgenden percentages:

Welk voordeel heeft een organisator door te boeken bij een boekingskantoor dat een contract heeft afgesloten?

Groter dan 2/3 Buma-repertoire = 7% Tussen de 1/3 en 2/3 = 5% Kleiner dan 1/3 = 3%

Je weet dan precies waar je aan toe bent en dat het allemaal netjes geregeld is, zonder facturen achteraf.

Krijgen de boekingskantoren betaald voor het heffen van de Buma-heffing? Wij horen geluiden dat in de deal is afgesproken 50% van de 7% heffing voor de kantoren. Nee, dit klopt niet. Het is geen heffing. Het is een bedrag dat organisatoren betalen voor het verkrijgen van een licentie om muziek van onze leden te mogen gebruiken. Boekingskantoren krijgen hiervoor een administratievergoeding. Die ligt heel erg ver bij 50% van het bedrag vandaan.

Is het de bedoeling dat alle boekingskantoren op termijn zich hier aan committeren? En kunnen eventbureaus deze rol ook spelen als inhuurder van entertainment/muziek? Nee, niet alle boekingskantoren zullen hieraan meedoen, maar een groot aantal wel. Zij willen graag service leveren aan hun klanten en dit hoort daar ook bij. Bij eventbureaus ligt dit moeilijker. Zij vertegenwoordigen zelf ook geen artiesten. Momenteel behoren zij niet tot onze doelgroep voor dit soort overeenkomsten.

‘De administratievergoeding van boekingskantoren ligt heel ver bij 50% vandaan… 70

Hoe betaal ik als organisator? Wilt u muziek gebruiken, dan kunt u het betalen van de licentievergoeding eenvoudig van tevoren regelen via onze portal of met een opgaveformulier. Ook is het mogelijk om een voorschotregeling te treffen via uw boekingskantoor. Voor meer informatie lees verder op goed geregeld via uw boekingskantoor. Maar wat is dan het verschil tussen Buma en Sena? Sena int het geld voor de naburige rechten van muziek, bestemd voor de uitvoerende artiesten van de muziekopname. Sena is het kleinere broertje van BUMA/STEMRA, de organisatie die incasseert voor de auteursrechten. BUMA/STEMRA neemt zelf de verantwoordelijkheid voor monitoring van festivals, in de praktijk uitgevoerd door het bedrijf DJ Monitor. Hiermee kan haast tot op de seconde bepaald worden welke tracks gedraaid worden en hoeveel afgerekend moet worden. Bron: VVEM.nl Veel meer informatie: www.bumastemra.nl

Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV):

Events veranderen, de veiligheid verandert mee Het KCEV helpt professionals in de evenementenbranche en bij overheidsorganisaties om zich te ontwikkelen op het gebied van veiligheid door middel van opleidingen, trainingen en oefeningen. Het KCEV biedt kennis en expertise op veel verschillende veiligheidsthemaâ&#x20AC;&#x2122;s, en streeft naar een professionaliseringsslag bij de verantwoordelijken in het veiligheidstraject rondom evenementen. De adviseurs van het KCEV zien een snel veranderend evenementenlandschap: technische innovaties, meer en strengere regelgeving en de revival van lokale en regionale evenementen. Syan Schaap en Jorien van den Heuvel van KCEV kijken kritisch naar enkele trends en ontwikkelingen en maken een vertaling naar de praktijk.

Technische innovatie:

Staar niet blind op nieuwe mogelijkheden ‘Er zijn steeds meer technische toepassingen en app’s voor evenementen en festivals. Vaak zijn dit instrumenten die inspelen op diverse trends, in sommige gevallen kunnen die tools aanvullend zijn op de bestaande middelen op het gebied van veiligheid bij evenementen. Enkele innovaties die ingezet kunnen worden voor evenement en veiligheid hebben het laatste jaar een vogelvlucht genomen. Dit zijn onder meer toepassingen op het gebied van:’ 1. het tellen van bezoekers – bijvoorbeeld app’s met druktemeters voor festival- en evenementterreinen, camerasystemen en metingen van telefoonsignalen; 2. het monitoren van publieksbewegingen – van geavanceerde camerasystemen tot drones; 3. het betalen, accrediteren en registreren met chip – polsbandjes of kaarten met GPS, RFID of andere chips. ‘Organisatoren moeten zich realiseren dat deze app’s en tools vooral aanbod gestuurd zijn. Er zitten over het algemeen marktleveranciers en technici achter die denken vanuit de technologische oplossing, en niet meteen ook de wereld van de evenementenorganisator snappen. De technische innovatie is altijd maar een puzzelstukje in het gehele veiligheidsconcept van een evenement. Voordat de organisator de toepassing gaat gebruiken, moet hij terug naar de daadwerkelijke problemen en risico’s van het evenement. Dit kan door eerst een goede risicoanalyse uit te voeren. Van daaruit breng je in kaart wat er nodig is voor de het bereiken van de gewenste veiligheid: wat is mijn probleem en hoe los ik dit op? Hoe past een technische innovatie hierbij? Instrumenten die als losse flodder worden ingezet zonder dat ze een logische plek hebben in het totale veiligheidsconcept, kunnen zelf een risico gaan vormen. Mensen kunnen teveel gaan vertrouwen op de vaak flitsende, indrukwekkende technologie.’ ‘Een tweede aandachtspunt omtrent het inzetten van technologische innovaties op evenementen: doet de techniek in de praktijk wel wat het zegt te doen? Is er een voorbeeld-case? Zo niet, is de aanbieder van de techniek bereid om een pilot uit te voeren? Als voorbeeld: BlueTooth metingen maken het mogelijk om een inschatting te maken van de de drukte op een bepaalde locatie . Daarbij wordt er vanuit gegaan dat een bepaald percentage van de bezoekers zijn of haar BlueTooth aan heeft gestaan. Maar bij het maken van aannames ontstaat er al gauw een foutmarge. Ook een foutmarge van maar 5% kan op grote mensenmassa’s al grote gevolgen hebben. En wat te denken van massaal gebruik van de beschikbare internetcapaciteit op een evenement, waardoor de druktemeters in onder meer Amsterdam en Nijmegen al vroeg wegvielen.’ ‘Tot slot is er nog een belangrijke reden om ons niet blind te staren op dergelijke toepassingen. De tools kunnen echt een aanvulling zijn op het veiligheidsconcept, maar realiseer je wel: dergelijke toepassingen zijn in bijna alle gevallen bedoeld als signaleringstool

‘Druktemeters op grote evenementen vallen vaak uit’

en lossen het probleem nog niet op. De tool kan pas veiligheidsbevorderend werken wanneer het past in het totale veiligheidsconcept, en je de grenzen en mogelijkheden van die tool op jouw evenement kent. Een mooi voorbeeld met betrekking tot blindstaren: bij de Hajji in Mekka maken ze gebruik van een crowd monitoring-tool. Die geeft melding van plekken en momenten waar het te druk is…maar dan? Benader de techniek als deel van de oplossing en ga daarbij niet uit van aannames. Zo is er bijvoorbeeld een tool waarbij bezoekers op hun smartphone rode bolletjes zien daar waar het erg druk is. Er wordt dan aangenomen dat bezoekers dergelijke plekken mijden, maar misschien is het tegendeel wel de praktijk. Of mensen daadwerkelijk afschrikken van communicatie over drukte op bepaalde evenementenlocaties is namelijk nog niet goed onderzocht. De tool zou al veel krachtiger zijn als er live een alternatief geboden wordt: bijvoorbeeld een podium op een nabijgelegen plein. In de toekomst kan dat alternatief zelfs gekoppeld worden aan de persoonlijke voorkeuren van de ontvanger.’

De grotere rol van de overheid:

Van incidentenpolitiek naar gefundeerd beleid ‘Incidenten als de strandrellen in Hoek van Holland, de Love Parade in Duisburg en de ingestorte tent op Pukkelpop hebben voor een schrikreactie gezorgd in de politiek. Daarop volgt vaak een periode waarin nieuw beleid wordt gemaakt op basis van die incidenten. Inmiddels is er op veel plekken meer beleid op het gebied van evenementenveiligheid. Dat zie je niet alleen terug in de grote steden, ook de middelgrote steden vormen meer en meer hun eigen evenementenbeleid met veiligheidsparagraaf. Toch blijft de inhoud van het evenementenbeleid nog heel afhankelijk van de gemeente, en zijn er tussen gemeenten veel verschillen in omgaan met evenementen. Ook is er veel verschil in de expertise die daar aanwezig is over evenementen en ook op welke positie de verantwoordelijke ambtenaren werkzaam zijn binnen de gemeente. Hierdoor worden organisatoren geconfronteerd met uiteenlopende veiligheidseisen per gemeente. Dat resulteert er zelfs in dat sommige organisatoren bewust de meest eventminded gemeente kiezen voor hun festival.’ ‘De Wet Veiligheidsregio’s en de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV) hebben er ook voor gezorgd dat er door heel Nederland anders naar evenementen en veiligheid gekeken wordt. Verbeterde risicoanalyses, veiligheidsplannen en beter opgeleide veiligheidscoördinatoren zijn voorbeelden van de positieve uitkomsten van dergelijke ontwikkelingen. Aan de andere kant, de praktische vertaling

‘Organisatoren kiezen voor de meest eventminded gemeente’ van deze regelgeving staat of valt met de juiste kennis bij de juiste personen. Zolang de hulpverleningsdiensten nog veelal adviseren op grond van toevallige ervaringen, gedreven door grote incidenten of met standaard staffels voor onder meer het aantal beveiligers op een aantal bezoekers, is er nog veel te verbeteren bij de overheid.’ ‘Eigenlijk gaat het nog nergens perfect, maar bijvoorbeeld een regio als Hollands Midden is al wel heel ver. In onze ogen bewandelen zij het juiste traject: zij hebben de HEV als basis genomen om te vertalen naar een regionaal beleid, om er vervolgens lokaal beleid van te maken. Vervolgens worden de gemeentemedewerkers heel gericht getraind om te werken in hun regierol op de vergunningverlening, samen met organisatoren en adviserende diensten. Voor een goed veiligheidsbeleid moeten gemeenten en regio’s buiten de eigen organisatie denken, en al vroeg in gesprek gaan met elkaar en de organisator over alle ins en outs van het evenement. Met alle partijen moeten relevante risico’s in kaart worden gebracht, en er moet kennis aanwezig zijn over hoe om kan worden gegaan met mensenmassa’s. Tot slot valt of staat er veel met een goede veiligheidsadviseur. Hij of zij moet volledig toegewijd zijn aan de veiligheid van het evenement, en veel kennis van de praktijk hebben. Om het met een voorbeeld samen te vatten: je hebt met de ‘Facebookrellen’ in Haren gezien dat het voor een wijkagent heel moeilijk is om te adviseren over een nieuw fenomeen, zonder duidelijk kader en specialistische kennis.’ Er moet niet worden doorgeslagen in de veiligheidseisen. In de praktijk worden in vergunningvoorwaarden regelmatig niet-bestaande normen vermeld die dicteren dat er 1 beveiliger op 250 of 500 bezoekers moet worden ingezet. Door tijdig plannen aan te leveren en met de lokale overheid in gesprek gegaan, kan de organisator ervoor zorgen dat het evenement minder als een formaliteit wordt behandeld, zodat er met zorg naar de plannen gekeken wordt. Om de volgende stap in deze professionalisering te zetten, moeten gemeenten, veiligheidsregio’s en overheden zich nu minder bezig gaan houden met de ultieme rampscenario’s of grote crises en meer doordacht maatwerk willen leveren. Maak beleid vanuit de realistische basis en noodplannen voor de excessen.’

De trek naar de regio en authenticiteit:

Het evenement als vervanger van de discotheek ‘Heel kort door de bocht: landelijke mega-dancefeesten zijn uit, lokaal en bijzonder is in. Er ontstaan steeds meer lokale en regionale evenementen, die vaak kunnen rekenen op grote bezoekersaantallen. Dat zorgt zeker op het gebied van veiligheid voor lastige praktijksituaties, want ervaring en evenementenveiligheid zijn vrijwel onlosmakelijk met elkaar verbonden. Onder andere in Brabant, de Achterhoek en Twente zie je veel beginnende organisatoren met een eigen concept, succesvolle eerste edities organise-

ren. We zien dat evenementen die eerder kleinschalig werden georganiseerd, telkens meer uitgroeien tot bezoekersmagneet. In veel gevallen gaat het om semiprofessionals of vriendengroepen die in een stichting uit hobbyisme een evenement neerzetten, gedreven door een mooi programma, een maatschappelijk doel of een mooie baromzet.’ ‘Het succes van deze evenementen en festivals zijn op het eerste gezicht redelijk verklaarbaar. Waar tot een aantal jaar geleden de discotheek de plek was waar de lokale jongeren ieder weekend samenkwamen, hebben we nog altijd behoefte aan die eigen omgeving, maar zijn we tegenwoordig steeds weer op zoek naar iets nieuws. Daarin voldoet de discotheek steeds minder, want die omgeving is ieder weekend hetzelfde. De lokale en regionale evenementen vervullen meer en meer die rol: een plek in de eigen omgeving, met mensen uit de buurt, maar dan wel iedere keer in totaal andere setting. Die trend zal zich dan ook naar verwachting nog wel even doorzetten.’

‘Veiligheid door schade en schande’ ‘Voor dergelijke organisatoren zijn veiligheid van grote groepen en de do’s en don’ts rond beveiliging nog vaak een ver van hun bed show. De trek naar de regio, die ook wel vertaald wordt als een hang naar authenticiteit, bevestigt de ingeslagen beleidsweg: er moet professioneel en vanuit expertise en kennis lokaal en regionaal beleid gemaakt worden. Anders zouden dergelijke organisatoren slechts door schade en schande wijs worden. De verplichting om ook bij de eerste editie in samenspraak met alle veiligheidsinstanties, gebaseerd op de expertise van deze professionals, tot een sluitend veiligheidsplan te komen, is een hele gezonde ontwikkeling binnen het veranderende evenementenlandschap. Er zullen nog veel discussies komen, maar we komen alleen verder door verregaande samenwerking en door het delen en ontwikkelen van kennis en expertise.’

Wagner scoort op Zwarte Cross Dat veel bedrijven en merken de kracht van publieksevenementen kennen en weten te benutten is een duidelijk zichtbare ontwikkeling. Zo koos Wagner Pizza voor het tweede opeenvolgende jaar voor een merkactivatie op de Zwarte Cross. Onder meer met de Big Pizza Koeriers op motoren verkocht Wagner meer dan 30.000 pizza’s. Wagner en de Zwarte Cross vinden elkaar in gemoedelijkheid en originaliteit en dan blijkt een merkactivatie op een festival van grote waarde. Wagner Pizza kijkt dan ook terug op een succesvol Zwarte Cross festival. De pizzaspecialist was dit jaar met de Big Pizza voor de tweede keer hoofdsponsor van dit muziek- en motorspektakel in Lichtenvoorde. Ondanks de zinderende hitte trok een recordaantal van ruim 162.795 bezoekers richting de Zwarte Cross voor een weekend vol muziek, motorcross, stunts en theater. Wagner Pizza verkocht dit weekend meer dan 30.000 Big Pizza’s. De pizzaspecialist wist daarmee het resultaat van vorig jaar te overtreffen. Zes Big Pizza Koeriers reden op echte Wagner-crossmotors af en aan over de festivalcamping om hongerige campinggasten te voorzien van een flinke dosis pizza. Nieuw op het festivalterrein was het Big Pizza Koeriers Motorhome, de thuisbasis van de Big Pizza Koeriers en de Big Pizza Missen. De missen legden hier vele motorliefhebbers vast op de gevoelige plaat met een echte Wagner-crossmotor.

pizza voor de grote trek onder de aandacht brengen en laten proeven. Het evenement werd ook gebruikt om de festivalbezoeker te laten kennismaken met de nieuwste Big Pizza binnen het Wagner-assortiment: de Big Pizza Beef Jalapeños. Bijzondere ingrediënten als mals rundergehakt, pikante jalapeños, pittige nacho chees crème met roomkaas en paprika zorgen voor de speciale smaak. Deze pizza werd in 2013 uitgeroepen tot Gekozen Product van het Jaar en is helemaal afgestemd op de behoeften van een jonge doelgroep, op mensen die ook eens ongewonere smaken willen uitproberen.

Naast halve pizza’s konden pizzaliefhebbers bij Motorhome ook terecht voor een Big Pizza in de vorm van een vredesteken, bloem of tandwiel. Een dergelijke knipoog naar het thema van de Zwarte Cross (love, peace and harmony) past volgens Henrik Jäger, marketing manager van Wagner Pizza, prima bij het pizzamerk: ‘Ook dit jaar kijken we weer tevreden terug op de prettige samenwerking met de Zwarte Cross. Er zijn nog meer Big Pizza’s verkocht dan vorig jaar, en we hadden nu zelfs onze eigen thuisbasis in de vorm van het Big Pizza Koeriers Motorhome. We houden van de gemoedelijke sfeer en originaliteit van het festival. Wagner Pizza en de Zwarte Cross passen gewoon uitstekend bij elkaar.’

‘Uit een online enquête die door Wagner samen met de Zwarte Cross onder circa 900 festivalgangers na het event werd gehouden bleek dat 75% van de deelnemers aangaf dat Wagner Big Pizza zeer goed bij het festival past. De Big Pizzakoeriers op het campingterrein werden door 90% van de bezoekers met ‘nice’ en ‘awesome’ aangeduid. Ook is het imago van Wagner onder Zwarte Cross-bezoekers flink verbeterd. Na afloop van de Zwarte Cross zagen we een positieve trend in de baseline rotatie van de Big Pizza en een duidelijke verbetering van de imagoscore onder 20-34-jarigen’, zegt marketing manager Henrik Jäger.

EventBranche.nl vroeg Henrik Jäger, de marketing manager van Wagner Pizza, naar het achterliggende idee van de merkactivatie: ‘Met het hoofdsponsorschap willen we de naamsbekendheid van Wagner op de Nederlandse markt verder vergroten en onze Big Pizza in Amerikaanse ‚deep pan style‘ als dé

Zijn er harde resultaten na 2 jaar?

In het volgende nummer een special over merkactivaties op evenementen.

Expo Flora Harmelen B.V. www.expoflora.nl

KANTOORDECORATIE.NL BEURSDECORATIE.NL EVENEMENTENDECORATIE.NL

Ruud Peeters (AT Bookings) over entertainment op events:

‘Lees de rider voordat je een band boekt’ Natuurlijk, de grote spelers op de festival- en evenementenmarkt hoef je niet veel uit te leggen over het boeken en inzetten van acts en entertainment op evenementen. Maar wat blijkt: entertainmentbureaus- en boekingskantoren krijgen met de regelmaat van de klok te maken met de meest vreemde situaties. ‘Het gebeurt vooral bij organisatoren met weinig of zelfs geen ervaring, weet Ruud Peeters boeker bij AT Bookings. Om onbegrip weg te nemen en samen te zorgen voor geslaagde evenementen, deelt Peeters zijn kennis.

1. Programma en Promotie: onderzoek je doelgroep, wees op tijd en reserveer budget ‘Het klinkt zo logisch: ken je doelgroep, weet voor wie je het organiseert, maar het is het bestaansrecht van je evenement. Onderschat het dus niet en besteed hier voldoende aandacht aan. Kom bijvoorbeeld met alle partijen samen en brainstorm met elkaar: voor wie doen we wat en hoe bereiken we onze doelgroep. Win ook informatie over je doelgroep in, bijvoorbeeld bij de lokale jongerencentra.’ ‘Om een event goed neer te zetten is het essentieel om het programma tijdig rond te hebben. Plan alles zo, dat je als organisator een jaar voor het evenement al met de programmering bezig bent. Wij krijgen nog geregeld verzoeken: ‘Ik organiseer volgende maand een evenement, hebben jullie nog een artiest?’ Dan gaat het dus gegarandeerd mis. Denk vanuit je doelgroep, zoek daar acts bij en boek tijdig, zodat ruim van te voren een promotietraject kan worden ingezet.’ ‘Reserveer in het totaalbudget een potje voor de promotie. Zoek daarvoor bijvoorbeeld sponsoren. Ook voor het werven van sponsoren geldt: tijdig mee beginnen. Denk bij de promotie van het evenement aan lokale kranten, de good old posters, maar gebruik ook social media om heel gericht de doelgroep te benaderen.’

2. Productie: Riders, change over time en vergunningen ‘Dan staat alles, van doelgroepanalyse, tot sponsoren en van concept tot programmering, maar hoe groot moet het podium? Welke licht en geluidsinstallatie heb ik nodig en hoe hard mag de muziek? Via het boekingskantoor krijg je riders van artiesten en acts. Op de één of andere manier denken veel startende organisatoren dat riders bedoeld zijn om aan te geven dat een artiest alleen blauwe M&M’s wil, maar de rider is essentieel voor je productie. Hierin staan namelijk de eisen voor geluid en licht, minimale podiumgrootte, wat de band wel en niet zelf meeneemt, logistieke voorwaarden en bijvoorbeeld ook voor hoeveel mensen er kleedruimte nodig is. Lees dus eerst de rider voordat je een band boekt.’ ‘Binnen de programmering plan je exact van wanneer tot wanneer een band speelt. Dat bands en acts tijd nodig hebben om open af te bouwen is ook bekend, maar toch gaat het zelfs op de meest professionele evenementen nog mis. Ook hier biedt de uitkomst, daarin staat per band exact hoeveel tijd nodig is voor de change over.’ ‘Al in het voortraject is er goed contact geweest met gemeente en de veiligheidsdriehoek. Als de vergunning aangeeft: mechanische muziek tot 01.00 uur, houd daar dan ook rekening mee in de programmering. Er staan hele pittige boetes op en je vergunning voor de

volgende editie staat meteen op de tocht. Hetzelfde geldt voor het aantal decibels. Laat metingen uitvoeren en bepaalde aan de hand daarvan de richting van het podium. Vanzelfsprekend zijn de eisen in een stadscentrum anders dan in een weiland. Gesneden koek? Dit jaar werd er bijna een optreden van een grote Nederlandse band platgelegd en kreeg de organisatie van het evenement een enorme boete opgelegd.’

3. Financieel: Niet rijk rekenen en vooraf betalen ‘De grootste fouten worden gemaakt als het gaat om het financiële plaatje. Organisatoren moeten zich echt bewust zijn van het feit dat veel vooraf betaald moet worden. Wij hebben als boekingskantoor bijvoorbeeld een verplichting naar onze artiesten toe. De agenda wordt geblokt en de organisator moet 21 dagen voor het optreden betalen. Het gebeurt een paar keer per jaar dat bijvoorbeeld een vriendengroep een stichting opricht om een festival op te zetten, met veel enthousiasme beginnen en boeken, maar vervolgens geen geld hebben om te betalen. Of een paar dagen voor het evenement annuleren in verband met tegenvallende kaartverkoop…Ook bij een stichting kun je aansprakelijk gesteld worden in dit soort gevallen van mismanagement.’ ‘Reken jezelf ook vooral niet rijk. Is het terrein bestemd voor 1000 bezoekers en kosten de kaarten 15 euro? Ga dan nooit uit van een uitverkocht festival. Maak naast een reële inschatting van het aantal bezoekers ook een voorcalculatie over de kosten aan Buma of de gemeentelijke belasting. Zorg dat je rekenwerk klopt en maak bijvoorbeeld rondom de Buma-afdracht gebruik van de expertise van het boekingskantoor. De meeste kantoren houden de Buma al in, maar vraag hier naar.’

Op woensdag 13 november spreekt Ruud Peeters tijdens de eerste beursdag van Festivak 2013 over de inzet van entertainment op festivals en evenementen. Van 17.00 tot 17.30 geeft Peeters een presentatie over de do’s en don’ts op het EventBranche Paviljoen. Toegang is gratis.

HACCP beter, sneller én makkelijker geregeld

Vers & Veilig opent cateraars de ogen

Het vak van (party)cateraar is prachtig. Goede concepten en kwaliteit kunnen een evenement of bijeenkomst echt maken. Maar professionele cateraars moeten ook voldoen aan regels en eisen op gebied van voedselveiligheid. Om dat goed te doen, kost veel tijd en moeite. Maar als het druk is, is die tijd er soms niet. Als het niet druk is, kost dat vooral geld… Evenementen hebben vaak een doel en boodschap. Maar wat is de boodschap als gasten ziek worden van het eten? Wat is het afbreukrisico voor opdrachtgever, bureau of locatie en ook de cateraar zelf? Ernstige incidenten komen in Nederland gelukkig weinig voor, maar het kan beter en vooral makkelijker. Zo biedt het bedrijf Vers & Veilig een eenvoudige online applicatie, om gegevens sneller en makkelijker te registreren. In de keuken, maar ook op locatie. Het programma zorgt dat geplande handelingen niet worden vergeten en eventueel kan het systeem per mail of sms waarschuwen. Dat klinkt aantrekkelijk, maar om de service en de applicatie te testen, trok EventBranche.nl aan de bel bij partycateraar De Borrelfabriek. ‘Het is zeker een uitkomst.’ Mocht u niet ingevoerd zijn in de cateringwereld dan zeggen hygiënecode, HACCP, ISO 22000 en voedselthermometers u waarschijnlijk niet zoveel. Toch zijn het de basiselementen voor een kwalitatieve cateraar. Tot een paar jaar terug werden alle verplichte metingen en registraties handmatig bijgehouden. ‘Wij documenteerden inderdaad alles handmatig in ordners’, bevestigt Olaf Oldenburg van De Borrelfabriek. ‘Maar dan groeit je bedrijf door van 3 eigenaren naar 25 medewerkers, kom je in drukke tijden terecht en dan is de kans groot dat het versloft. Dat gebeurde ons ook. Na een controle van de voedsel- en warenautoriteit kregen wij een hele duidelijke waarschuwing. Het was voor ons reden over te stappen op de applicatie van Vers & Veilig.’

Digitale stap voorwaarts Een ingrijpende omslag en het was de vraag of een dergelijke digitale stap voorwaarts, ook echt vruchten af zou werpen. Inmiddels drie jaar verder, kijkt Oldenburg tevreden terug op de implementatie van de software door het gehele bedrijf. ‘Wat eerst enorm veel tijd in beslag nam, is nu teruggebracht naar 5 minuten per dag. Alles in de software is geijkt en daardoor kunnen wij bij controles – ook op locatie – meteen aantonen wat we doen aan

uitvoering en registratie. Daar komt nog eens bij dat de software van Vers & Veilig voorziet in een intern controle- en waarschuwingssysteem. Daardoor krijgen wij meteen een melding als iets niet goed of niet op tijd is ingevuld. Na een dergelijke melding kunnen wij heel eenvoudig de betreffende collega hierop aanspreken.’ Het Vers & Veilig keurmerk is inmiddels ook voor de controle instanties een bekend kwaliteitsstempel. ‘Bij De Borrelfabriek merken wij dat er nog strakker op de regels en documentatie gezeten wordt. Natuurlijk is het even wennen in het, maar het is eigenlijk heel makkelijk en behalve de tijdwinst is vooral de waarschuwende functie voor ons perfect. Ook in drukke tijden wordt alles netjes bijgewerkt. En de investering? Die valt erg mee. Tijdwinst en zekerheid zijn ons meer waard. En als je tent moet sluiten door een tekortkoming in je administratie… dat is pas prijzig. Voor ons is het prettig werken met Vers & Veilig. Ze geven ook advies en doen periodiek een audit, zodat we zeker weten dat alles helemaal in orde is. Reden om nu door te pakken naar een ISO-certificering. Met name voor opdrachtgevers bij de (semi)overheid is dat een vereiste, maar ook andere opdrachtgevers stellen steeds hogere eisen.’ Voor meer informatie over De Borrelfabriek: www.deborrelfabriek.nl Voor meer informatie over Vers & Veilig: www.versenveilig.nl

EEN MULTIFUNCTIONELE CONGRESLOCATIE IN DEN HAAG Industriële uitstraling • Flexibel in te richten • 17 subruimtes! • Zeer goede bereikbaarheid • 400 parkeerplaatsen

INFORMEER NAAR DE

EYN N-KK TUGR RESPA KETTE CON

RSONEN

VOOR 150 TOT 1.000 PE

l.nl

Check FokkerTermina

Fokker Terminal - Binckhorstlaan 249 - Den Haag Informatie en boekingen: Tim Rosman 06 52038755 en Tom Verhaar 06 20603286

WWW.FOKKERTERMINAL.NL

BrancheBorrel Fort Voordorp Fotografie: Clickshots Wie: 250 eventprofessionals Waar: Fort Voordorp in Groenekan Bijzonderheid: plenair gedeelte met Guido Thys over doosje++

Anne-Mieke (ZELF Project & Interim Management) en Frank van Hunnik (Bourgonje)

Bart Buwalda (Amsterdam Boat Events)

Guido Thys vertelt een inspirerend verhaal over waarde creatie

Ingrid Claasen (Cape consultancy) en Pieter Bas Boertje (Dechesne en Boertje) worden geregistreerd door Kronenburg

Jantine van Denderen en Esther Vermeer van Fort Voordorp in gesprek met Meno Tielemans van het Spporwegmuseum

Kirsten den Hartog, Marc van Aalst (Het Organisatie Team BV)

Sebastiaan van Dam

Sjoerd Weikamp wordt gefeliciteerd door Robin van Leeuwen met de 25e print uitgave

Volledig white label verzorgde catering van Vineyard

BrancheBorrel De Fabrique Fotografie: Clickshots Wie: 300 eventprofessionals Waar: Evenementenlocatie De Fabrique in Utrecht Bijzonderheden: Zeer indrukwekkende en inspirerende sprekers

Baja Hoedt (SpeaQable) heeft de spreker voor de volgende EventBranche Borrel geselecteerd

De Fabrique pakte zeer goed uit met hun eigen catering concept

En gezellig was het!

Er kwamen verrassende smaken voorbij tijdens het plenair gedeelte van Koppert Cress

Joseph Oubelkas boeide, verbaasde en inspireerde

Liselotte Oomen (Liselotte Oomen Producties) in gesprek met Jasper Reijgers (Faber Audiovisuals)

Professor Drabb leest tegenwoodig alleen nog maar digitale handen.....

Roger Scheurs (Voorzitter SITE Nederland) gaat samen met Joris Bots (BrancheContact) het netwerkcafe in van Jan Verhuur

Wilmar Hettema gaf op muzikale wijze de route aan

EventBranche Paviljoen Management Support Live 2013 Fotografie: Clickshots.nl Wie: 26 bedrijven uit de evenementenwereld Waar: Management Support Live in Jaarbeurs Utrecht Bijzonderheid: 26 bedrijven profileerden zich op het EventBranche Paviljoen tijdens de directiesecretaresse beurs, Management Support Live.

In EventBranche Magazine nummer 1 van 2014, onder meer: - De Top 20 van meest invloedrijke eventprofessionals van Nederland - Het evenement als ideaal podium voor merkactivatie -D e beste evenementen van Europa - En nog veel meer achtergronden, trends, ontwikkelingen en interviews Â Nog geen abonnee? Voor 99,- ex BTW ontvangt u niet alleen al onze uitgaven, maar ontvangt u ook voorinschrijvingen voor onze populaire EventBranche Borrels, waar honderden abonnees samen komen.

Laat je inspireren door Héman

Trendy hoeft niet duur te zijn!

Met Héman kan je elk event houden op elke locatie. Laat je inspireren. Scan de QR-code en bezoek ook onze website www.heman.nl

Joan Muyskenweg 34 1099 CK Amsterdam

Tel. (020) 668 68 58 www.heman.nl

EVENEMENTENBEVEILIGING - CROWD MANAGEMENT

EVENEMENTENBEVEILIGING EN CROWD MANAGEMENT Wilt u kennismaken met onze adviseurs? Bezoek ons 13 en 14 November op Festivak Utrecht, standnummer 75

nnismaken met onze adviseurs?

WWW.CROWDSUPPORT.NL

Muziek

Bedrijven

upport@crowdsupport.nl of bel: 020-3552600

Muziek

Corperate

Sport

ementenbeveiliging Crowd Management

Media

Bellen of mailen kan naar desksupport@crowdsupport.nl / 020-3552600