Diretrizes de Comunicação Interna Gerência de Endomarketing – Grupo Estado
Sumário 1. Missão ........................................................................................................................ 3 2. Objetivos .................................................................................................................... 3 3. Público‐alvo................................................................................................................ 3 4. Ferramentas de comunicação..................................................................................... 4 5. Identidade visual ........................................................................................................ 5 6. Anexo I – Canais de Comunicação Interna.................................................................. 8 7. Anexo II ‐ Descrição de Fluxo...................................................................................... 9 8. Anexo III – Política Editorial........................................................................................ 11 9. Anexo IV – Boletim Grupo Estado .............................................................................. 12 10. Anexo V – Informe Gerencial.................................................................................... 13 11. Anexo VI – Mural...................................................................................................... 14 12. Anexo VII – Métricas................................................................................................. 16
2
Diretrizes de Comunicação Interna Gerência de Endomarketing – Grupo Estado 1. Missão Produzir conteúdo voltado aos profissionais do Grupo Estado e gerenciar os canais de comunicação interna, realizando um jornalismo institucional transparente, atrativo e prestativo que contribua para a evolução contínua da empresa, a manutenção dos seus valores e o alcance das estratégias de negócio.
2. Objetivos • Informar e conscientizar funcionários, colaboradores e terceiros; • Disseminar e explicar estratégias da corporação; • Engajar os funcionários nos projetos corporativos; • Estimular o orgulho em pertencer ao Grupo Estado; • Ampliar o conhecimento do portfólio do Grupo pelo público interno; • Auxiliar na melhoria do clima organizacional e na qualidade de vida; • Disseminar valores institucionais, virtudes pessoais e a prática da comunicação na empresa.
3. Público‐alvo A Comunicação Interna visa a atingir todos os 2.896 funcionários do Grupo Estado (Fonte: Departamento de Pessoal / Novembro de 2009). Esse público é majoritariamente masculino (60%), com pouco tempo de casa (42% há menos de 4 anos e 26% entre 5 e 10 anos), casado (44%) e com idades entre 26 e 45 anos (64%). O nível de escolaridade médio dos funcionários É o Ensino Superior (1.472 pessoas) e Médio (1.025 pessoas). O público interno pode ser dividido nas seguintes camadas, cada uma com especificidades de horários, interesses e recepção da comunicação interna: Gestores; Funcionários – 3
Administrativo; Funcionários – Redação; Funcionários – Industrial; Funcionários – Vendas; e Funcionários – Sucursais e Escritórios.
4. Ferramentas de comunicação • Boletim Grupo Estado: Informativo eletrônico diário enviado por e‐mail a todos os funcionários. Contém notícias do tipo “hard news” e possibilita uma comunicação rápida de assuntos urgentes. Sua prioridade são os assuntos de ordem interna, porém pode incluir novidades do portfólio do Grupo Estado. É o veículo utilizado para notícias com links. Objetivos gerais: informação rápida e engajamento. • Informe Gerencial: Informativo eletrônico ocasional enviado por e‐mail apenas aos gestores. Deve ser utilizado para informações de ordem interna exclusivas ou estratégicas. Possibilita uma comunicação rápida de assuntos urgentes. Objetivos gerais: informação exclusiva e alinhamento. • Jornal Interno: Veículo jornalístico trimestral dedicado a todos os funcionários. Reúne os principais acontecimentos na empresa de forma mais aprofundada e tem o objetivo de tornar acessível as estratégias, os projetos e a identidade do Grupo Estado. Objetivos gerais: entendimento, identificação e alinhamento. • Murais: Painéis informativos semanais fixados em 23 unidades de mural no prédio‐sede. Contém notícias do tipo “hard news”, porém não possibilita a comunicação de assuntos urgentes. Comporta ainda notícias diferenciadas, como o mercado de comunicação, premiações recebidas por funcionários ou fotos da Convenção de Vendas, por exemplo. É o veículo de comunicação
4
alternativo para atingir os funcionários que não têm e‐mail, como a Industrial. Objetivos gerais: informação, engajamento e reconhecimento. • Quadros de Cortiça: Painéis informativos quinzenais voltados a divulgar a memória dos 135 anos de Grupo Estado. Objetivos gerais: conhecimento e orgulho de pertencer. • Intranet: Site disponível para acesso de todos os funcionários. Arquiva todas as notícias de todos os canais de comunicação interna e também pode ser utilizado para incluir mais detalhes sobre os assuntos divulgados. Contém canais diferenciados por assunto ou área corporativa, como Língua Portuguesa, Saúde, Intranet Agência Estado. Oferece facilidades, como busca de ramais e acesso ao holerite particular, ao cardápio do dia e aos jornais digitais do Grupo Estado. Objetivos gerais: facilidade, interatividade e repositório de informações. • Ferramentas esporádicas: Banners e folhetos podem ser produzidos para campanhas internas e projetos corporativos específicos, conforme demanda e orçamento.
5. Identidade visual Além de buscar ser atrativo e profissional, o objetivo do projeto gráfico é facilitar o processo de leitura e a compreensão dos assuntos, de modo que a comunicação atinja seus objetivos. Por esses motivos, por exemplo, os veículos eletrônicos foram reformulados para incluir sumário e links diretos às notícias de interesse do leitor.
• Tipologia para impressos:
5
Fontes: Família “Human 521” (Versão True Type) ou Família “Humanst521” (Versão Type1).
• Tipologia para eletrônicos:
Fontes: Impact, Tahoma e Calibri.
Impact 1234567890abcdefghijklmnopqrstuvxwyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXWYZ Tahoma 1234567890abcdefghijklmnopqrstuvxwyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXWYZ Calibri 1234567890abcdefghijklmnopqrstuvxwyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVXWYZ
• Tabela de cores:
6
Cores principais e suas variações de 50%:
CMYK 50/25/0/50 23/10/0/27 0/25/95/0 0/12/40/0 10/0/0/52 10%K RGB 0/63/127 127/159/188 255/191/13 253/222/151 96/122/122 196/204/204 PANTONE 541 136
CMYK 25/0/50/30 13/0/18/16 0/70/80/20 0/33/35/10 45/10/0/40 RGB 113/178/50 181/213/166 209/36/33 232/145/144 38/127/153 190/215/222 PANTONE 7489 1795
7
Anexo I – Canais de Comunicação Interna Resumo: Veículos x Público x Objetivos
Canal Boletim Grupo Estado
Informe Gerencial
Jornal Interno
Murais
Quadros de Cortiça 135 anos Intranet
Público Funcionários com e‐mail.
Gestores
100% dos funcionários.
Objetivos Gerais Informação rápida e engajamento Informação exclusiva e alinhamento estratégico Entendimento, identificação e alinhamento estratégico
Funcionários do prédio‐sede (ideal
Informação, engajamento e
para quem não tem e‐mail).
reconhecimento profissional
Funcionários do prédio‐sede (ideal
Conhecimento e orgulho de
para quem não tem e‐mail).
pertencer.
100% dos funcionários (acesso pelas
Facilidade, interatividade e
estações de trabalho ou totens)
repositório de informações.
8
Anexo II – Descrição de Fluxo Mural, E‐mail, Intranet e Ferramentas Esporádicas 1. Obtenção de Conteúdo Fornecedor
Envolvidos
Processo de Participação
Equipe de
Margaret, Luciana,
Equipe identifica temas e encaminha para
Endomarketing
Cristiane e Mauro.
Cristiane e Luciana. Envia demanda formal para o e‐mail de
Cliente Interno
Áreas do
Comunicação Interna e se dispõe a enviar mais
Grupo Estado
material ou participar de reunião para esclarecer o assunto, quando necessário.
2. Produção de Conteúdo Tarefas
Descrição
Gerenciamento de
• Escolha dos canais adequados à mensagem
Conteúdo
• Produção de projetos de divulgação • Pesquisa eletrônica e de arquivo
Apuração
• Obtenção de imagens e material • Realização de entrevistas.
Redação
• Estruturação dos textos conforme canal • Redação dos textos • Diagramação e adequação ao canal
Edição
• Aprovação das áreas entrevistadas no prazo definido • Revisão dos textos 9
• Aprovação final: Endomarketing / Desenvolvimento Org.
3. Fechamento Tarefas
Descrição • Impressão e fixação dos impressos
Fechamento
• Envio dos veículos eletrônicos por e‐mail • Atualização da Intranet • Orçamento e produção das ferramentas esporádicas.
10
Anexo III – Política Editorial Diretrizes de Comunicação Interna • É proibida a publicação de mensagens ofensivas ou discriminatórias a grupos específicos ou por gênero, raça, cor, religião, opção política ou sexual, origem, classe social e portadores de necessidades especiais. • A publicação deve atender à legislação de direitos autorais e de imagem no uso de textos, fotos e citações. • As mensagens transmitidas ao público interno devem ser coerentes com a prática empresarial e devem evitar o excesso de teor publicitário, que leva à perda de credibilidade. • A transparência deve ser assegurada, resguardadas as informações confidenciais e estratégicas da empresa. • As informações e os números informados devem ser reais e verdadeiros. Em caso de erro de informação, é obrigatória a correção em local visível. • Todos os textos devem ser aprovados por e‐mail pelos responsáveis pela informação ou por gestor acima deles. As aprovações devem ser guardadas por três meses. • A veracidade das declarações dadas em entrevistas é de responsabilidade do entrevistado. • A veracidade das informações passadas pelas áreas é de responsabilidade das áreas. • Este manual deve ser revisado anualmente, para confirmar diretrizes e recomendar reposicionamentos.
Diretrizes específicas para o jornal interno: • Todas as entrevistas devem ser gravadas em equipamento próprio e conservadas por três meses após a publicação do jornal. • Todos os textos devem ser aprovados por e‐mail pelos responsáveis pela informação ou por gestor acima deles. As aprovações devem ser guardadas por seis meses. 11
Anexo IV – Boletim Grupo Estado Novo Layout
12
Anexo V – Informe Gerencial Novo Layout
13
Anexo VI – Mural Editorias e Layout
Novas Editorias Curtas
Nossa Gente
Descrição Contém de duas a quatro notícias rápidas. Reconhecimento aos profissionais da empresa, como perfis, premiações recebidas e lançamentos culturais pessoais.
Informe Organizacional
Informes relevantes do Grupo Estado.
MIP
Oportunidades de movimentação interna de pessoal.
Qualidade de Vida
Notícias e dicas de saúde, bem‐estar e qualidade de vida. Notícias sobre o mercado no qual está inserido o Grupo Estado e
Mercado
oportunidades de desenvolvimento, como cursos, bolsas de estudo e prêmios.
ARJM
Novidades da Associação Recreativa Julio Mesquita.
Parceiros
Semelhante ao mural ARJM, contém novidades de parceiros.
Sustentabilidade
Notícias e dicas de sustentabilidade e meio ambiente.
No Trimestre
Coletânea das manchetes mais importantes do último trimestre.
Coberturas Especiais
Abranger grandes movimentos da empresa em torno de um tema e valorizar os profissionais envolvidos na cobertura. 14
15
Anexo VII – Métricas Canais de Comunicação Interna 1. Descrição das métricas existentes e meta da área: Ferramenta
Descrição do Procedimento Todos os funcionários podem participar por formulários nas urnas ou intranet. Objetivo: opinião sobre os canais internos.
Pesquisa de Satisfação
Mudanças em relação ao modelo antigo: •
Incluir perguntas para avaliação qualitativa
•
Layout mais amigável
•
Aquisição de urnas de acrílico
Todos os funcionários podem participar por formulários nas urnas ou intranet. Objetivo: avaliação da compreensão da leitura dos canais; Pesquisa de Retenção de Conteúdo
Mudanças em relação ao modelo antigo: • Mais rápida de responder •
Melhores premiações (ingressos, cortesias, ajuda de custo)
•
Layout mais amigável e atrativo
META:
85% DE PARTICIPANTES COM 100% DE ACERTO DAS QUESTÕES
* CTRL + clique na imagem para vê‐la maior.
16
2. Resultados obtidos nas pesquisas de 2009 e 2010:
Pesquisa de Satisfação 2009
2010
I
II
III
I
70 participantes
81 participantes
99 participantes
464 participantes
Jornal Interno Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
33% 66% 1% 0%
Jornal Interno Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
41% 58% 1% 0%
Jornal Interno Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
45% 53% 1% 1%
Mural Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
23% 73% 4% 0%
Mural Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
40% 58% 2% 0%
Mural Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
39% 59% 2% 0%
Intranet Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
24% 66% 10% 0%
Intranet Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
47% 47% 5% 1%
Intranet Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
46% 49% 4% 0%
E‐mail Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
29% 64% 7% 0%
E‐mail Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
43% 47% 10% 0%
E‐mail Muito satisfeito Satisfeito Insatisfeito Muito insatisfeito
43% 49% 6% 1%
Jornal Interno Ótimo Razoável Ruim
77% 22% 1%
Mural Ótimo Razoável Ruim
69% 29% 2%
Intranet Ótimo Razoável Ruim
73% 24% 3%
E‐mail Ótimo Razoável Ruim
77% 20% 3%
Pesquisa de Retenção 2009
2010
I
II
III
I
95 participantes
151 participantes
168 participantes
525 participantes
Acertos: 78%
Acertos: 88%
Acertos: 85%
Acertos: 94,5%
17