Los gestores de tareas ¿nos facilitan realmente la vida? Por Jorge Morán Corzo En 2001, el experto en gestión del tiempo, David Allen, escribió su libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity u Organízate con eficacia: Máxima productividad personal sin estrés (GTD según sus siglas en inglés), en el cual nos recomienda que debemos borrar de nuestra mente todas las tareas que tenemos pendientes por realizar y guardarlas en un lugar específico. De este modo, nuestra mente se libera del trabajo de recordar todo lo tenemos que hacer y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas. Allen también dice que la clave definitiva del GTD es la organización, de acuerdo con el sistema recordatorio o gestor de tareas que utilicemos. Así mismo, afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable, ya que, incluso, puede ser un trozo de papel, si necesitamos almacenar alguna referencia o un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. Tal vez, lo primero que se nos ocurra para evitar que los asuntos pendientes se conviertan en un dolor de cabeza es usar nuestra agenda, ya sea en su versión tradicional en papel o electrónica, así como el uso de calendarios digitales como el de Outlook, el del teléfono iPhone (iCalendar) o incluso el calendario de Google. Pero, en el presente artículo, conoceremos más a fondo los organizadores modernos, los cuales fueron creados para facilitarnos la vida, estamos hablando de los gestores de tareas. Gestores de tareas más usados En Internet, podemos encontrar algunos listados con los gestores de tareas más utilizados. En esta oportunidad, nos centraremos en cuatro de ellos, los cuales son conocidos por su popularidad, su uso y su adaptación a todo tipo de aparatos y sistemas operativos. Things Es una de las aplicaciones GTD más conocidas para el sistema operativo Mac Os X y está enfocada en la gestión de tareas y proyectos. Dispone de diferentes carpetas donde guardar y alojar los asuntos pendientes en función de la organización prevista por el usuario. El buzón de entrada permite guardar la información que sea necesaria utilizar más adelante; una forma de “descargar información de la mente”. Para la gestión de tareas, presenta una pestaña de “proyectos activos” donde cada proyecto no es más que la agrupación de determinados asuntos relacionados. Respecto a la gestión del tiempo, propone diferentes pestañas con las tareas previstas para ese día: “hoy”, así como las “siguientes” y las “programadas”. La licencia de uso personal cuesta 41,97 euros. Omnifocus Es otro programa para Mac Os X y es considerado una de las soluciones más completas para la gestión de tareas y productividad. Sin embargo, es necesario realizar un aprendizaje previo para sacarle todo el partido a la
herramienta, ya que proporciona varias herramientas y opciones. Aun así, es una opción recomendable en entornos empresariales y corporativos. El costo de una licencia de uso individual es de 75,95 dólares. Evernote Este organizador de tareas y notas combina un programa de escritorio con un espacio de almacenamiento y sincronización on-line, lo que se conoce como la nube. Posee versiones para diferentes sistemas operativos de ordenador (Windows y Mac Os X) y para dispositivos portátiles (iPhone e iPod Touch, Blackberry y Palm Pre), una solución para quienes trabajan en constante movimiento. Cuenta con un entorno gráfico fácil de usar, e incluye extensiones para capturar información de forma instantánea de múltiples fuentes, como notas de texto, páginas web, imágenes, archivos PDF, escritura manual, etc. Nirvana Es una plataforma on-line para la gestión de tareas y proyectos que se encuentra actualmente en beta privada. Es decir, es necesario solicitar y recibir una invitación para poder acceder a la plataforma. Facilita una versión para acceder desde un ordenador y otra pensada para su consulta desde un Smartphone. La ventaja de Nirvana es que permite tener todos los datos alojados en Internet, por lo que no es necesario sincronizar los archivos almacenados en diferentes dispositivos, como la computadora y el teléfono móvil. La organización de carpetas y el entorno gráfico son similares a “Things” y dispone de algunas funcionalidades bien pensadas, como delegar una tarea a una tercera persona con la que el usuario esté interconectado. Por tal razón, podemos concluir que los gestores de tareas sí nos facilitan la vida, ya que, sí los usamos de manera eficaz, tal como lo indican las teorías GTD, primero determinando qué plataforma vamos a utilizar para guardar y gestionar las tareas que no podemos resolver al instante. Segundo, debemos seguir la sugerencia de David Allen de mantener un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitamos. De esta manera, vamos a liberarnos de estar recordando todo lo que tenemos que realizar en nuestro diario vivir.