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EL INFORMADOR [ INFORMACIÓN AL INSTANTE EN: ELINFORMADOR.COM.VE ] BARQUISIMETO JUEVES 28 DE FEBRERO DE 2013
BANQUETE > UNA BUENA ANIMACIÓN Y UN EXCELENTE SHOW MUSICAL PUEDEN MITIGAR CUALQUIER DETALLE NEGATIVO DE LA FIESTA
CADA DETALLE CUENTA >> DECÁLOGO PARA ORGANIZAR EL MOMENTO MÁS IMPORTANTE DE SU VIDA FABIÁN SOTO RUEDA
• Nadie quiere perderse la celebración de un momento especial. Más aún si se trata de la boda de un hijo, los 15 años de una hija, o el aniversario de una empresa o negocio. Sin embargo, sucede con mucha frecuencia que sus protagonistas se pierden el evento tratando de resolver inconvenientes de última hora o, en el peor de los casos, lidiando con situaciones que no están preparados para sortear.
P
or eso, una dedicada planificación, con supervisión antes, durante y después de la celebración, es el primer paso para garantizar que ese momento sea gratamente inolvidable. Éxito que lo complementará una adecuada administración del tiempo, comenzando por ser estrictos en la puntualidad. “Es necesario que por lo menos una semana antes del evento, uno de los organizadores llame a los invitados para confirmar su asistencia y al mismo tiempo aproveche de hacer énfasis en la puntualidad, especialmente cuando se trata de celebraciones que tienen un protocolo previo como una boda o unos 15 años”, explica Eduardo Cordero, presidente de Quinta Larense, y organizador de eventos con 10 años de experiencia, quien puntualiza que la última semana es fundamental para corregir detalles y así minimizar sorpresas desagradables de último minuto: “La idea es que los anfitriones, sus protagonistas, estén ese día relajados, en un spa, con el estilista, no pegando carreras buscando hielo o llevando el festejo”.
Justamente para evitar esos imprevistos, el asesor de Quinta Larense enumera 10 claves a tomar en cuenta cuando tiene en puertas la celebración del mejor momento de su vida: 1. Definir la fecha: Por lo menos seis meses antes. Al mismo tiempo un aproximado de invitados y el estilo que se quiere dar a la recepción, de acuerdo al gusto de los anfitriones. Eso permitirá seleccionar el lugar más adecuado, horario y servicio. Reserve cuanto antes. 2. Valerse de un asesor: Puede ser una empresa o una persona. Lo importante es que se encargue de velar por el más mínimo detalle para su tranquilidad y máximo disfrute. Su participación incluso puede ayudarle a economizar gastos. 3. Definir un coordinador: Lo puede proveer la misma empresa. Se encargará del montaje, manejo del personal y del cumplimiento de la planificación, diseñando un cronograma con las pautas del evento. La idea es aprovechar al máximo el tiempo en función al disfrute de los asistentes. Vale destacar también que debe haber un responsable muy cercano a los anfitriones, un familiar o amigo de confianza, que se comunique permanentemente con el coordinador. 4. Definir la decoración: Al tener establecido el estilo y dimensión de la recepción es hora de contratar la decoración. Algunas empresas incluyen este servicio. 5. Definir la tarjetería: En función a la decoración se elige el estilo de las tarjetas de invitación, arreglos florales y centros de mesa, entre otros detalles para el lugar.
6. Establecer locaciones: Con el coordinador, diseñar un mapa del espacio con las locaciones de invitados y áreas que se utilizarán para el servicio, la torta o mesa de quesos, pista de baile y hall de fotos. 7. Concretar alimentos y bebidas: Dependiendo del evento, se recomienda entremeses cada 30 ó 40 minutos, de 20 a 30 unidades por personas, entre fríos y calientes. Además de un plato fuerte, una estación de comida o mesa de quesos, dulces y coctel o bebida de su preferencia, acorde al menú. 8. Sírvase de animación y show musical: Un ambiente festivo agradable determina el éxito de una fiesta. Tome en cuenta los gustos de los anfitriones, pero también de la mayoría de sus
invitados a partir de su edad o procedencia. En el cronograma del coordinador debe estar planteado presentaciones especiales y la ‘hora loca’, recomendable a la medianoche. Si está en sus posibilidades presupuestarias incluya un grupo musical y un Dj. 9. Contratar fotógrafo: Algunos incluyen también video profesional. Un momento tan especial merece ser inmortalizado cronológicamente, cubriendo las etapas más importantes. 10. Compartir con los invitados: Por último, es importante que los anfitriones organicen el tiempo durante la recepción para hacer un recorrido oportuno por todas las mesas y compartir los deseos y bendiciones de sus invitados.
Considere agregar una estación de comida, mesa de quesos o dulces. (Foto: Cortesía Quinta Larense)