MATRIZ DE PROGRAMACIÓN GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMACION PLAN DE ACCION - AÑO 2011
1. OBJETIVO GENERAL: Administrar el Programa de Gestión Documental. 11 Clase y Tipo de Indicador 2 Objetivo Sectorial
4 3 Objetivos Específicos de Objetivo Institucional Dependencia
5 Ponderación Obj.Espec.
6 Proyecto o Area Temática
8 Ponderación Actividad
9 Indicador de la Actividad
10 Ponderación Indicador
Diseñar y desarrollar campaña de concientización en cuanto a los perjuicios asociados a la utilización del fax en papel químico como medio de remisión de documentos.
15%
No. De funcionarios y colaboradores con participación activa en la campaña / Total del personal de la SSF
100%
Estudiar y analizar la estadistica de los costos financieros y ambientales derivados del uso del fax.
10%
Informe estadistico con analisis elaborado.
100%
15%
No. de funcionarios y colaboradores con participación activa en la campaña / Total de funcionarios y colaboradores de la SSF
100%
7 Actividad
Iniciar campaña de utilización del escaner y el correo electronico .
Optimizar el desempeño físico, Fortalecer las financiero y instituciones del sector de administrativo de la la protección social y la Superintendencia del rendición de cuentas en Subsidio Familiar, ejercicio del Buen mediante el monitoreo Gobierno, en búsqueda y seguimiento de la de la modernización, gestión para el eficiencia y eficacia mejoramiento de las administrativa. funciones y competencias de la Entidad.
Fomentar la modernización de los recursos tecnologicos, administrando de manera eficiente y oportuna el Sistema de Gestión Documental procurando la adecuada operación del archivo central.
70%
ATFortalecimiento de la Gestión
Controlar el servicio no conforme en materia de las devoluciones de correspondenciaque permita maximizar la utilización de los recursos (fisicos, humanos y financieros)
Cuantitativo (Absoluto o Cobertura a Demanda )
Proceso (Componente Simple o Secuencial Simple)
Cobertura a Demanda
Componente Simple
Cobertura a Demanda
13 Cantidades o productos programados por Trimestre 12 Meta Anual
I
II
III
IV
100%
100%
100%
100%
100%
100%
Componente simple
100%
100%
Informe derivado de las estadisticas del servicio no conforme con diagnostico del estado actual.
100%
15 Responsables
Cordinadora y colaboradores del Centro de Documentación
Cordinadora y colaboradores del Centro de Documentación
Informe estadistico analizado.
1
14 Recursos por Indicador de la Actividad por Trimestre I II III IV
100%
Documento de Publicación y políticas de divulgación de envío de las políticas de correspondenci corresppondenci a. a.
Cordinadora y colaboradores del Centro de Documentación
Cordinadora y colaboradores del Centro de Documentación
20%
Producto entregado en oportunidad.
100%
Actualizar las Tablas de Retención Documental
10%
N° de TRD modificadas en el período / N° de solicitudes de modificación a las TRD recibidas en el período
100%
Cobertura a Demanda
100%
100%
100%
100%
100%
Cordinadora y colaboradores del Archivo Central
Digitalizar el archivo de gestión recibido en el Archivo Central
5%
No de carpetas digitalizadas / No. De carpetas recibidas.
100%
Cobertura a Demanda
100%
100%
100%
100%
100%
Encargado de archivo y auxiliar
Realizar seguimiento a la documentación generada por las áreas para crear mecanismo de control
1
Informe de seguimiento elaborado, revisado y aprobado
100%
Informe de seguimiento trimestral
Informe de seguimiento trimestral
Informe de seguimiento trimestral
Cordinadora y colaboradores del Archivo Central
Componente Simple
3
3
Velar por el cumplimiento de la norma NTCGP 10002009 en lo relacionado con la gestión documental en la SSF
20%
AT- Seguimiento y Control
Nº de acciones correctivas cumplidas/Nº de acciones correctivas programadas *100
50%
Cobertura a Demanda
100%
100%
100%
100%
100%
Cordinadora y colaboradores del proceso.
50%
Nº de acciones preventivas cumplidas/Nº de acciones preventivas programadas *100
50%
Cobertura a Demanda
100%
100%
100%
100%
100%
Cordinadora y colaboradores del proceso.
50%
Nº de planes de acciones correctivas con eficacia global /Nº de planes de acciones correctivas *100
50%
Cobertura a Demanda
100%
100%
100%
100%
100%
Cordinadora y colaboradores del proceso.
50%
Nº de planes de acciones preventivas con eficacia global /Nº de planes de acciones preventivas *100
50%
Cobertura a Demanda
100%
100%
100%
100%
100%
Cordinadora y colaboradores del proceso.
50%
Dar cumplimiento a las acciones de mejora del SIG.
ciones de consolidación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión: MECI - CALIDAD Contribuir al Contribuir en la mejora implementado en la mejoramiento de los continua del Sistema Superintendencia del estándares de calidad de Integrado de Gestión: MECI Subsidio Familiar, para los servicios prestados - CALIDAD implementado cumplir con nuestras por el Sistema Integral de en la Superintendencia del funciones de IVC con Seguridad Social – SISS Subsidio Familiar. procesos controlados que garanticen la satisfacción de los requisitos de nuestros clientes.
GLORIA PATRICIA PACHECO RODRIGUEZ Coordinadora Grupo de Gestión Documental
10%
(AT) Sistema Integrado de Gestión: MECICALIDAD Velar por la efectividad de las acciones de mejora del SIG.