División Legal
Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano
Manual de Inducción
Grupo de Desarrollo Humano y Bienestar Social
División de Servicios Sociales
Grupo de Servicios Generales
Oficina Jurídica
Grupo de Recursos Financieros
Oficina de Informática
Grupo de Estadística
Oficina de Control Interno Oficina de Planeación y Desarrollo
Secretaría General
a. Actitud de servicio hacia los clientes y compañeros de trabajo. b. Cultura de autocontrol. c. Mejoramiento de conducta colectiva institucional.
Consejo Asesor
3. Impactar la cultura organizacional fomentando en nuestros funcionarios:
DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR
1. Desarrollar las competencias del recurso humano de la SSF, de acuerdo con los requerimientos, objetivos y metas institucionales.
División Financiero Contable
Grupo de Prensa
OBJETIVOS DE CALIDAD
2. Mejorar continuamente la efectividad de nuestros procesos a través del registro de las desviaciones detectadas.
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
División Operativa
“La Superintendencia del Subsidio Familiar en cabeza de la alta dirección, se encuentra comprometida con el desarrollo, modernización y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión; enmarcado bajo los lineamientos de los planes de gobierno e institucionales, contando con personal capacitado en desarrollar nuestra función de Inspección, Vigilancia y Control y enfocado a satisfacer los requisitos de nuestros clientes”.
ORGANIGRAMA
POLÍTICA DE CALIDA
POLÍTICA DE CALIDAD
Bienvenidos
Bienvenida A partir de hoy, usted hace parte del equipo de trabajo de la Superintendencia del Subsidio Familiar, entidad creada por la Ley 25 de 1981 y reestructurada por el Decreto 2150 de 1992. Este documento ha sido elaborado pensando en usted, como nuevo miembro de esta Entidad. Nuestro objetivo es que la conozca y adquiera un compromiso real, que unido al de todos sus nuevos compañeros, permita el logro no solo de los objetivos institucionales sino los personales. Deseamos que se sienta a gusto en nuestra Entidad y que pueda desarrollar todas sus habilidades.
Quiénes somos La Superintendencia del Subsidio Familiar (SSF) es una entidad del Estado, adscrita al Ministerio de la Protección Social y ejerce el control de gestión y resultados de las Cajas de Compensación Familiar.
MISIÓN El objetivo primordial de la Superintendencia del Subsidio Familiar es garantizar, mediante sus funciones de inspección, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar, acorde con la ley y normas vigentes, la ampliación de su cobertura y la calidad de los servicios que prestan, en especial a la población de medianos y bajos ingresos, en aplicación de los principios de universalidad y solidaridad.
VISIÓN La Superintendencia del Subsidio Familiar en 10 años tendrá un posicionamiento en tecnología y atención al usuario, logrando un alto impacto social a través de sus funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar.
Flor Modesta Gnecco A. Superintendente
Nelson Miguel Jaime O. Secretario General
Margarita Rosa Hernández V. Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano
John Gaviria Marín
Coordinador Grupo de Prensa
Marly Amparo Quintero O. Grupo de Prensa
Nuestros Valores Institucionales Imparcialidad Lealtad Tolerancia Responsabilidad Compromiso Transparencia Respeto Servicio Probidad Solidaridad
Recuerde... “En cada acto de nuestra vida hay una elección entre valores; hay una acción estimada por la ética, ya sea en las relaciones personales o profesionales, en el entorno particular o en la proyección social.”
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DESARROLLO Y BIENESTAR SOCIAL LOS COLABORADORES DE LA SSF SE CLASIFICAN EN: FUNCIONARIOS O EMPLEADOS: Aquellas personas que se encuentran vinculadas a la entidad mediante una relación legal reglamentaria, concretada en forma de posesión del cargo. Se constituyen en servidores públicos al servicio del Estado. CONTRATISTAS: Aquellas personas que han suscrito un contrato de prestación de servicios con la entidad. DERECHOS: Los funcionarios de la SSF tienen derecho a: • Percibir puntualmente la remuneración fijada o convenida para el respectivo cargo. • Disfrutar de la seguridad social en la forma y condiciones previstas por la Ley. • Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones. • Participar en todos los programas de bienestar social que para ellos y sus familiares establezca el Estado tales como vivienda, educación, recreación, cultura, deporte y programas vacacionales. • Gozar de estímulos e incentivos pecuniarios y no pecuniarios. • Obtener permisos y licencias en los casos previstos por la ley. • Recibir un tratamiento cortés de acuerdo con los principios básicos de las relaciones humanas. • Participar en los concursos que le permitan obtener promociones dentro del servicio. • Obtener el reconocimiento y pago de las prestaciones consagradas en los regímenes generales y especiales. • Los demás que señalen la Constitución, las leyes y los reglamentos. DEBERES: • Cumplir y hacer cumplir la Constitución, los tratados públicos ratificados por el gobierno colombiano, las leyes, las ordenanzas, los acuerdos municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos, los manuales de funciones, las órdenes superiores cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones y los contratos de trabajo.
2 • Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que se le ha encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación de un servicio esencial o que implique abuso o ejercicio indebido del cargo. • Utilizar los recursos que tenga asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, las facultades que le sean atribuidas o la información reservada a que tenga acceso por su función exclusivamente para fines a que estén destinados. • Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a las cuales tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. • Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relación con motivo del servicio. • Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos inmediatos o mediatos le dicten en el ejercicio de sus atribuciones y cumplir con los requisitos y citaciones de las autoridades. • Desempeñar su empleo, cargo o función sin obtener o pretender obtener beneficios adicionales a las contraprestaciones legales. • Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas. • Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas y responder por el uso que se le delegue, así como la ejecución de las órdenes que puedan impartir, sin que en este caso queden exentos de la responsabilidad que les incumbe por la que corresponda a sus subordinados.
3 • Ejercer sus funciones consultando permanentemente sus intereses de bien común y tener siempre presente que los servicios que prestan constituyen el reconocimiento de un derecho y no liberalidad del Estado. • Permanecer en el desempeño de sus labores mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba reemplazarlo, salvo autorización legal reglamentaria o de quien deba proveer el cargo. • Denunciar los delitos, contravenciones y faltas de que tuviere conocimiento. • Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización. • Además de los anteriores, también son deberes de los servidores públicos los consignados en la Ley 190 de 1995, en las demás disposiciones legales y en los reglamentos. PROHIBICIONES: • Solicitar o recibir dádivas o cualquier otra clase de lucro proveniente directa o indirectamente del usuario del servicio, del funcionario, empleado de su dependencia o cualquier otra persona que tenga interés en el resultado de su gestión. • Tener a su servicio en forma estable o transitoria para las labores propias, personas ajenas a la entidad. • Ocupar o utilizar indebidamente oficinas o edificios públicos • Ejecutar actos de violencia, malos tratos, injurias o calumnias contra superiores, subalternos o compañeros de trabajo. • Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que estén obligados. • Ejecutar en el lugar de trabajo actos que atenten contra la moral o las buenas costumbres. • El reiterado e injustificado incumplimiento de sus obligaciones civiles, laborales, comerciales y de familia, salvo que medie solicitud judicial. • Tomar parte en las actividades de los partidos y movimientos políticos y en las controversias políticas. • Reproducir actos administrativos suspendidos o anulados por jurisdicción contencioso administrativa, o proceder contra resolución o providencia ejecutoriada del superior. • Proporcionar noticias o informes sobre asuntos de la administración, cuando no estén facultados para hacerlo.
4 • Gestionar en asuntos que estuvieron a su cargo, directa o indirectamente a título personal o en representación de terceros. • Las demás prohibiciones incluidas en leyes y reglamentos.
Régimen Salarial y Prestacional de los Funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar La entidad tiene establecidas las siguientes asignaciones salariales: *Asignación Básica: Determinada de acuerdo con las funciones, responsabilidad y los requisitos de conocimientos y experiencia para el ejercicio de cada empleo, según escala establecida por decreto del Gobierno. *Bonificación por Servicios Prestados: Corresponde a un reconocimiento que se hace al empleado cada vez que cumpla un año continuo de labor en una entidad oficial. Esta bonificación es independiente de la asignación básica y no es acumulativa, y corresponde al 35% o 50% del valor conjunto de la asignación básica, incrementos por antigüedad y gastos de representación, que correspondan al funcionario en la fecha en que se cause el derecho a percibirla. La variación del porcentaje es establecida por el Gobierno Nacional a través de Decreto, mediante el cual se fija un tope salarial hasta el cual se causa la bonificación indicada. *Prima de Servicios: Corresponde a una prima anual equivalente a quince días de emuneración que se pagará en los primeros quince días del mes de julio de cada año, siempre y cuando o cuando el trabajador haya laborado más de seis mesesen la entidad y cuando no se ha laborado el año completo, la prima se pagará en forma proporcional. Para su pago se tomará como base la cuantía de los factores salariales causados a la fecha de su pago o del retiro del empleado. *Vacaciones: Todo funcionario de la Superintendencia que haya prestado servicios a la entidad durante un año continuo tiene derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones , los cuales se pagarán con el salario que se viene devengando al momento de disfrute.
5 Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado. *Prima de Vacaciones. Cuando se disfrute el período vacacional se pagará al funcionario una prima de vacaciones equivalente a quince (15) días de salario por cada año de servicio, pago que se efectuará mínimo dentro de los cinco (5) días anteriores a la fecha señalada para la iniciación del descanso remunerado. *Bonificación por Recreación: Los empleados que adquieran el derecho a vacaciones e inicien su disfrute, tendrán derecho a una bonificación especial de recreación en cuantía equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de causarlas , la cual se pagará mínimo dentro de los cinco (5) días anteriores al disfrute . El valor pagado no se tiene en cuenta para la liquidación de prestaciones sociales. *Prima de Navidad: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho a la prima de navidad que consiste en un mes del sueldo que corresponda al cargo a 30 de noviembre de cada año , pagadero en la primera quincena del mes de diciembre. Se tiene derecho a este pago en proporción al tiempo servido, a razón de una doceava por cada mes completo de servicios.
6 *Auxilio de Cesantía: La Superintendencia liquida mensualmente y entrega al Fondo Nacional de Ahorro las cesantías de sus empleados , que corresponden a un mes de sueldo por cada año de servicios continuos o discontinuos y proporcionalmente por las fracciones de año. Cuando el empleado se retira de la entidad, debe solicitar directamente su liquidación de cesantías ante el Fondo Nacional del Ahorro, que se encargará del trámite correspondiente . Igualmente procede la solicitud de avance de cesantías cuando el funcionario lo requiera y cuando se utilice para los siguientes eventos: -Adquisición de vivienda -Construcción de vivienda en lote del empleado o trabajador o de su cónyuge. -Mejora de vivienda propia del empleado o de su cónyuge. -Liberación de gravámenes hipotecarios que afecten la vivienda de su propiedad o la de su cónyuge y se hayan constituido para satisfacer el pago total o parcial del precio de la misma . -Para reparaciones y ampliaciones de su casa de habitación o la de su cónyuge. Sobre el valor consignado en el Fondo Nacional de Ahorro, se liquidarán y abonarán en cuenta , intereses del 12% anual sobre las cantidades que a 31 de diciembre de cada año figuren a favor de cada empleado.
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-Licencias: Los empleados tienen derecho a licencias renunciables sin sueldo hasta por sesenta (60) días al año, continuos o divididos. Si concurre justa causa, a juicio de la autoridad nominadora, la licencia puede prorrogarse hasta por treinta (30) días más. Durante la licencia, los empleados no podrán ocupar otros cargos dentro de la administración pública. El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio. En este caso es conveniente hacer claridad al empleado que la licencia suspende la vinculación a la entidad ; así por ejemplo, si el empleado decide tomar una licencia a partir del 16 de junio de 2002 hasta el 30 de julio de 2002, es decir, cuarenta y cinco (45) días , éste tiempo transcurrirá en dos meses distintos (15 días en junio y 30 días en julio). Para la liquidación de prestaciones sociales en general por parte de la Administración Pública se cuenta mes completo trabajado por tanto, en este caso hay dos (2) meses que no fueron completamente trabajados, lo que hará que los meses de junio y julio no se computen para efecto de reconocimiento de prestaciones sociales, cesantía, etc. Por tanto para este funcionario que había ingresado a la entidad en mayo 1o de 2002 por haber solicitado en junio de 2002 la licencia de cuarenta y cinco (45) días, para efectos de liquidación de primas, vacaciones, bonificación por servicios prestados etc., se corre su fecha de ingreso en dos (2) meses, tomándose como fecha para liquidación la de dos (2) meses después, o sea el mes de julio. Automáticamente el vencimiento de su año de servicios para efectos de recibir la bonificación correspondiente no será en mayo 1 de 2002 sino a julio 1 de 2002. Igualmente para el caso expuesto , la liquidación de su Prima de Navidad y Prima de Servicios no se efectuará sobre doce (12) meses trabajados sino sobre diez (10) meses realmente trabajados, durante el año 2002. *Subsidio Familiar: Es una prestación social pagadera en dinero , especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos en proporción al número de personas a cargo con el objeto
8 de aliviar las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad . Actualmente la Superintendencia se encuentra afiliada a la Caja de Compensación Familiar Colsubsidio, la cual reconoce el subsidio familiar monetario a aquellos funcionarios de la entidad que devengan una asignación básica mensual igual o menor a cuatro salarios mínimos legales vigentes.
SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Tiene sus inicios en la Constitución Política de 1991 cuando se hizo referencia a la Seguridad Social, determinándola como un derecho fundamental irrenunciable y un servicio público que se presta bajo la dirección, coordinación y control del Estado . El 23 de diciembre de 1993 fue expedida la Ley 100 de 1993 por la cual se creó el Sistema de Seguridad Social Integral, para garantizar las prestaciones económicas y de salud a sus afiliados, garantizar las prestaciones de los servicios sociales complementarios y la ampliación progresiva de su cobertura hasta alcanzar el 100% de la población. La Ley 100 establece tres grandes sistemas: 1. El Sistema de Pensiones 2. El Sistema de Seguridad Social en Salud 3. El Sistema de Riesgos Profesionales 1. El Sistema de Pensiones, tiene como objetivo garantizar el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez y muerte. Voluntariamente un trabajador como lo es hoy usted, puede afiliarse a uno de los regímenes de pensiones que habla la Ley 100, que son: El Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida y el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad. El primero, administrado por el Seguro Social y las Cajas de Previsión autorizadas por el Gobierno Nacional, en el cual se tiene en cuenta para acceder al derecho pensional, el número de semanas cotizadas y la edad.
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El segundo , administrado por las Sociedades Administradoras de Pensiones organizadas con ese fin, se basa en un ahorro individual y no está sujeto a requisitos sino a una condición , como es la de que se ahorre un capital que financie la pensión mínima del 110% del salario mínimo legal para el resto de la vida. Para ambos regímenes hay obligatoriedad de afiliación y libre escogencia del uno u otro. Sistema de Seguridad Social en Salud: Basado en el principio de la universalidad, equidad, obligatoriedad, protección, integración, escogencia, autonomía institucional, descentralización administrativa, participación social, concertación y calidad, busca que todos los habitantes del país tengan acceso a una protección en salud con atención preventiva, médico quirúrgica y medicamentos esenciales denominada Plan Obligatorio de Salud (POS). Las cotizaciones que nutren este sistema se efectúan por aquellas personas que pertenecen al régimen contributivo, como lo es usted ahora, recaudadas a través del Fondo de Solidaridad y Garantía, que se encarga de distribuirlas entre las EPS (Entidades Promotoras de Salud) que a su
10 vez contratan con las IPS (Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud) para que atiendan las necesidades de la población. Este Plan Obligatorio de Salud, tiene cobertura familiar que se extiende al cónyuge o compañero (a) permanente cuando haya unión superior a dos (2) años, a los hijos menores de 18 años que dependan económicamente de alguno de los cónyuges, a los hijos mayores de 18 años con incapacidad permanente o aquellos que tengan menos de 25 años, pero sean estudiantes con dedicación exclusiva y dependan del afiliado. Los funcionarios solteros tienen derecho a afiliar a sus padres . La afiliación al Sistema es obligatoria. Sistema General de Riesgos Profesionales: Busca la promoción y prevención de la salud de los trabajadores, fijando las prestaciones en salud y económicas a que tienen derecho en razón de incapacidad temporal o definitiva a causa de un accidente de trabajo o enfermedad profesional. Está administrado por las ARP (Administradoras de Riesgos Profesionales), como entidades encargadas de la afiliación y administración de este Sistema. Ahora que usted conoce brevemente el esquema de Seguridad Social que rige en nuestro país, debe conocer igualmente la importancia de pertenecer al mismo, como un derecho de todo ciudadano a una salud integral que comprometa todos los aspectos de su vida laboral y no laboral. Es su obligación escoger a qué Fondo de Pensiones se va a afiliar y a qué Entidad Prestadora de Salud (EPS) va a aportar, para contribuir a que se subsidien sus servicios de salud y las de aquellas personas que no reciben remuneración alguna a causa del desempleo o su incapacidad para trabajar. La Administradora de Riesgos Profesionales es escogida por el empleador.
Incompatibilidades de los Servidores Públicos Para el desempeño de un cargo público en la Superintendencia del Subsidio Familiar se consideran las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución, las leyes y reglamentos administrativos y en especial , las que se enuncian a continuación:
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1. Haber sido condenado por delito sancionado con pena privativa de la libertad, excepto cuando se trate de delitos políticos o culposos salvo que estos últimos hayan afectado la administración pública. 2. Hallarse en interdicción judicial, inhabilitado por una sanción disciplinaria o penal o suspendido en el ejercicio de su profesión o excluido de ésta. 3. Quienes padezcan, certificado por médico oficial cualquier afección física o mental que comprometa la capacidad necesaria para el debido desempeño del cargo. 4. Los servidores públicos no podrán celebrar, por sí o por interpuesta persona, o en representación de otro, contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recursos públicos. 5. No podrán ser elegidos miembros de los consejos o juntas directivas, ni directores administrativos o gerentes de las Cajas de Compensación Familiar , quienes hayan desempeñado cargos del nivel directivo, asesor, ejecutivo, técnico o administrativo en la Superintendencia , durante el año anterior a la fecha de la elección.
Normas que reglamentan el funcionamiento de la SSF: • • • • • • •
Ley 25 de 1981 Creación de la SSF Decreto ley 2150 de 1992 Reestructuración de la SSF Decreto 1042 de 1987 Decreto 1950 de 1973 Decreto 2400 de 1968 Ley 909 de 2005 Decretos 775 y 2929 de 2005
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OBJETIVOS DE LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS, MISIONALES Y OPERATIVOS DE NUESTRA ENTIDAD
MISIONALES DIVISIÓN DE SERVICIOS SOCIALES ANÁLISIS DE LOS SERVICIOS SOCIALES DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Analizar la eficiencia y la eficacia de los Servicios Sociales desarrollados por las Cajas de Compensación Familiar, en cumplimiento de su función social y la búsqueda de beneficios para la población afiliada. Este proceso aplica para toda actividad que se realiza en la Superintendencia del Subsidio Familiar para conocer, medir y controlar los Servicios Sociales que ofrecen las Cajas de Compensación Familiar a sus afiliados. DIVISIÓN FINANCIERO CONTABLE CONTROL FINANCIERO CONTABLE DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Analizar, reglamentar y fijar procedimientos, emitir observaciones y recomendaciones e impartir instrucciones a las Cajas de Compensación Familiar (CCF) sobre temas financieros y contables con base en la normatividad vigente. Controla la emisión de la información Financiero Contable de las Cajas de Compensación Familiar, para análisis y evaluación y emite conceptos o actos administrativos por cada variable analizada. DIVISIÓN OPERATIVA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Velar por el cumplimiento y la efectividad de las Cajas de Compensación Familiar en sus planes, programas y proyectos mediante el análisis y evaluación de sus informes de
visitas y de gestión, así como satisfacer los requerimientos o iniciativas de capacitación en temas relacionados con el Sistema de Subsidio Familiar. El proceso debe realizarse a todas las Cajas de Compensación Familiar y aplica desde la recepción de la información sobre su gestión hasta los controles y recomendaciones. Incluye la evaluación del cumplimiento de lo programado. DIVISIÓN LEGAL CONTROL LEGAL DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Vigilar y controlar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias relacionadas con la constitución, organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar y demás entes recaudadores y pagadores del subsidio familiar. Además, satisfacer los requerimientos o iniciativas de capacitación en temas relacionados con el Sistema de Subsidio Familiar. SECRETARÍA GENERAL PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE VISITAS: Optimizar la evaluación a las Cajas de Compensación Familiar mediante la ejecución de un Plan Anual de Visitas (PAV), que permita programar, articular, ajustar y priorizar las actividades de verificación a través de visitas de inspección general o especial y obtener un conocimiento integral de su situación financiera, del manejo de los negocios o de aspectos especiales requeridos, ejerciendo las facultades de ley para recibir y utilizar los medios de prueba legalmente admitidos.
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ESTRATÉGICOS
OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL: Definir de una manera adecuada y sistemática los lineamientos para orientar y focalizar los esfuerzos de la Entidad, hacia el desarrollo y sostenimiento de su designio misional, la búsqueda del logro de su visión, así como de sus cometidos sociales y legales. Comprende la planeación de la Superintendencia del Subsidio Familiar con base en las directrices nacionales y sectoriales y la definición de la Plataforma Estratégica; los Planes Indicativo Institucional, Administrativo, de Desarrollo Institucional y Anual de Acción y sus correspondientes Informes. Incluye, además, la trazabilidad y ajuste de los objetivos y metas fijados por la alta dirección para una vigencia determinada. SECRETARÍA GENERAL PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD: Cumplir los requisitos citados en los numerales 4.1, 4.2, 4.2.1, 5.1, 5.2, 5.3 y 5.4 de la NTCGP 1000:2004 (Ver CD), así como la política y objetivos de calidad para mejorar el desempeño y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades y expectativas de los clientes de la Superintendencia del Subsidio Familiar. El proceso comprende las actividades de diseño y documentación del SGC para su implementación. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA: Apoyar la gestión de adquisición de bienes, servi-
cios y obras que requiere la Entidad para su mantenimiento, cumplimiento de objetivos, la continuidad y eficiente prestación de sus servicios y la efectividad de los derechos e intereses de las personas que colaboran para la consecución de los fines de la contratación legal. Comprende desde la formulación de los planes de compras y contratación de servicios personales, hasta la liquidación de los contratos por parte de los supervisores y contratistas. OFICINA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN Y CONTROL: Evaluar el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, la aplicación de controles y verificar la efectividad del Sistema de Control Interno, mediante el seguimiento, medición y análisis de la gestión y resultados conducentes a la implementación de acciones de mejora continua. Incluye Auditorías Internas, Análisis de Datos (indicadores), Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno e informes a entes externos. MEJORAMIENTO CONTINUO: Intervenir las no conformidades y hallazgos presentados en la evaluación, control y revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y del Sistema de Control Interno, por medio de acciones orientadas a la mejora continua para su eficacia, eficiencia y efectividad. Incluye el análisis de los informes de auditorías internas, la implementación de los planes de mejoramiento, acciones correctivas y preventivas, así como la eliminación de sus causas.
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GRUPO DE ATENCIÓN E INTERACCIÓN CON EL CIUDADANO: INTERACCIÓN CON EL CIUDADANO: Fortalecer la imagen de la entidad mediante la implementación de soluciones de alto impacto, efectivas y oportunas, respondiendo a las necesidades de sus clientes en atención y orientación frente a la gestión pública del subsidio familiar. GRUPO DE PRENSA COMUNICACIÓN PÚBLICA: Generar mecanismos que permitan a la Superintendencia del Subsidio Familiar direccionar sus comunicaciones internas y externas hacia el logro de sus objetivos estratégicos. Comprende estrategias de comunicación que impacten a todos los públicos clave de la organización y apoyen los objetivos estratégicos de la misma.
APOYO GRUPO DE DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR SOCIAL INGRESO, DESARROLLO Y RETIRO DE PERSONAL: Gestionar el ingreso, desarrollo y retiro del personal al servicio de la Entidad con el propósito de contar con servidores públicos competentes, para alcanzar los objetivos institucionales, generar continuidad en los procesos de la Entidad y cumplir con los requisitos legales establecidos. Además de las actividades relacionadas con la selección, vinculación y desvinculación de funcionarios,
incluye capacitación, bienestar, administración de salarios y el cumplimiento de las obligaciones del sistema de seguridad social. GRUPO DE SERVICIOS GENERALES GESTIÓN DOCUMENTAL: Garantizar una oportuna y adecuada administración y control de los documentos y registros internos y externos de la organización. El proceso aplica para todas las actividades relacionadas con el quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración o recepción del documento hasta su eliminación o conservación permanente. RECURSOS FÍSICOS: Planear, coordinar y prestar los servicios requeridos por las diferentes dependencias de la entidad en materia de comunicaciones, transporte, reproducción de documentos, aseo, vigilancia, suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario y equipo, así como el aseguramiento de los mismos, de manera oportuna y eficiente. Incluye la atención de eventos institucionales, seguridad física, administración del parque automotor y aseguramiento de bienes. OFICINA DE INFORMÁTICA GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Garantizar que las necesidades de implementación, administración y mantenimiento del sistema de información (software y hardware) en la Superintendencia del Subsidio Familiar sean suplidas en condiciones controladas, de terminando claramente los requerimientos y
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aprobando el diseño más idóneo para cumplir con los mismos, evitando traumatismos durante su implementación y teniendo el menor número de interrupciones durante su uso. Aplicado a todos los sistemas de información que se utilizan o se planeen utilizar en la SSF desde que se presentan las necesidades del desarrollo hasta su implementación y mejoramiento continuo.
diciales de la Superintendencia del Subsidio Familiar ante cualquier autoridad judicial. Este proceso aplica para toda acción judicial que se inicie en contra de la Superintendencia del Subsidio Familiar o que esta entidad inicie contra un tercero y abarca desde la notificación del auto admisorio o la presentación de la correspondiente demanda hasta la ejecutoria del fallo correspondiente.
GRUPO DE ESTADÍSTICA ESTADÍSTICAS DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Garantizar información estadística de las Cajas de Compensación Familiar, en forma oportuna y confiable, que permita una acertada toma de decisiones sobre el Sistema del Subsidio Familiar. Este proceso aplica para el recibo y consolidación de los datos de la siguiente información: población afiliada, aportes, subsidio monetario, cobertura en servicios sociales, recurso humano de las Cajas de Compensación Familiar, infraestructura para prestación de servicios; incluyendo el recibo, trámite y divulgación de los consolidados e informes analizados, además del análisis financiero de las Cajas de Compensación Familiar, FONIÑEZ, FONEDE Y FOVIS.
ANÁLISIS Y ASESORÍA JURÍDICA: Apoyar la gestión jurídica de la entidad y sus vigilados, así como el desarrollo del ordenamiento jurídico del Sistema de Subsidio Familiar. Este proceso aplica para toda asesoría jurídica prestada tanto para la Superintendencia del Subsidio Familiar como para sus vigilados desde la solicitud de análisis de una situación hasta la emisión del concepto o acto administrativo al que haya lugar.
OFICINA JURÍDICA DEFENSA JUDICIAL: Ejercer una adecuada y permanente defensa de los procesos ju-
COBRO COACTIVO: Gestionar y hacer efectivas las resoluciones por medio de las cuales la Superintendencia del Subsidio Familiar
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS: Adelantar los procesos disciplinarios con plena garantía del derecho de defensa y del debido proceso para el disciplinado. Aplica para todo proceso disciplinario que se inicie en la Superintendencia del Subsidio Familiar; desde la indagación preliminar hasta el fallo.
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impone sanciones pecuniarias a sus vigilados. Aplica para todas las resoluciones por medio de las cuales la SSF impone sanciones, que se encuentren ejecutoriadas, desde la recepción de las resoluciones de sanciones ejecutoriadas hasta la terminación del proceso y el efectivo archivo del expediente de cobro. GRUPO DE RECURSOS FINANCIEROS PRESUPUESTO: Programar, registrar y controlar el presupuesto de gastos de la institución sujeto a la normatividad vigente. El proceso aplica para toda proyección de gasto de la entidad; desde la formulación del anteproyecto de presupuesto hasta la ejecución del mismo. CONTABILIDAD: Registrar y procesar la información financiera y tributaria para la elaboración de informes y toma de decisiones. Aplica para el tratamiento de toda la información contable de la SSF; desde su reporte hasta el registro y análisis de la misma. PAGADURÍA: Controlar los recursos del Plan Anual de Caja asignado a la entidad y pagar las obligaciones de la institución. Aplica para
todo proceso de pago que se realiza en la SSF; desde la asignación de los recursos hasta el pago al beneficiario final. ALMACÉN E INVENTARIOS: Controlar el ingreso y salida de elementos del almacén y llevar el registro y control de inventarios de bienes devolutivos y de consumo controlado de la entidad. Aplica para el manejo de bienes tanto de consumo como devolutivos en la SSF, desde la entrada del bien al almacén hasta su consumo o baja.